Podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika 1

2 Streamsoft Podręcznik użytkownika programów z serii PCBIZNES (Ala, Ewa, Aga, Iza) jest stale aktualizowany. Najnowsze wersje podręcznika są dostępne na stronie internetowej produktu: oraz na płycie instalacyjnej. 2

3 PCBIZNES Spis treści Informacje ogólne... 7 Instalacja... 8 Instalacja pojedynczego programu... 8 Instalacja pakietu PCBIZNES lub wersji OEM Instalacja sieciowa Uruchamianie programu Przeniesienie programu na inny komputer, formatowanie dysku twardego Obsługa programu za pomocą klawiatury Ala - Księga podatkowa Uruchamianie programu Ustawienia ABC Pomoc Prawna Dane właścicieli Powiązanie właścicieli i firm Inne dochody Księga przychodów i rozchodów Ewidencja przychodów (ryczałt) Rejestry VAT Ewidencja przebiegu pojazdów Różnica inwentarzowa Rozliczanie firmy Deklaracja VAT-UE z załącznikami oraz deklaracja VAT-UEK e-deklaracje Rozliczanie właścicieli Ewidencja Środków Trwałych Przykład liczenia amortyzacji Ewidencja wyposażenia Rozrachunki (dostępne tylko w wersji Ala Max) Noty korygujące Zamykanie raportów kasowych Wydruki Zestawienia Słowniki

4 Streamsoft 4 Kontrahenci Konta Kraje Numery ewidencji VAT Urzędy skarbowe Zdarzenia gospodarcze Stawki VAT Nazwy usług Samochody Trasy Stawki Opisy Wydruki definiowane Współpraca programu Ala z Ewa i Aga Praktyczne rady Postępowanie w przypadku awarii Korzystanie z trybu awaryjnego Opis plików z danymi księgowymi Ewa Fakturowanie Uruchamianie programu Ustawienia Dane kontrahentów Kartoteki towarowe Wystawianie dokumentów Faktura VAT zaliczkowa Definiowanie stałych wzorów dokumentów Faktura pro forma Księgowanie do programu Ala Faktury VAT RR Dokumenty walutowe Faktura VAT marża Noty korygujące Wprowadzanie dokumentów kasowych, bankowych i innych Zamykanie raportów kasowych Kontrola rozrachunków rozliczanie

5 PCBIZNES Naliczanie odsetek Ewidencja przelewów Inwentaryzacja Słowniki Zestawienia Księgowanie do księgi podatkowej Ala Odksięgowanie dokumentów Uwagi końcowe Opis plików z danymi programu Aga Kadry i płace Przygotowanie programu do pracy ABC Pomoc Prawna Dane pracowników Zaświadczenie ZUS Rp Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z Nowe zasady naliczania zasiłków wychowawczych i macierzyńskich Archiwum osób zwolnionych Dane właścicieli Dane firmy Liczenie płac Obliczanie wynagrodzenia za czas choroby i urlopu w programie Aga Przykład obliczenia wynagrodzenia chorobowego Przykład obliczenia wynagrodzenia za urlop Grupowe wpisywanie danych płacowych Zamykanie miesiąca Listy dodatkowe Ewidencja obecności Rodzaje wydruków dostępnych w oknie Płace e-deklaracje Słowniki Eksport danych płacowych do programu Ala Wysłanie danych do programu Płatnik Opis plików z danymi programu Iza - Biuro Rachunkowe Ustawienia

6 Streamsoft Słowniki Statystyki Rejestr operacji e-deklaracje Sortowanie, szukanie i filtrowanie Sortowanie Szukanie i filtrowanie Wydruki Podgląd wydruku Wydruki tabel Wydruki deklaracji Rejestry wydruków Aktualizacja programów Archiwizacja danych Odtwarzanie danych z kopii (dearchiwizacja)

7 PCBIZNES Informacje ogólne Program jest rozprowadzany w pakiecie zawierającym płytę CD-ROM, podręcznik, kartę licencyjną i płytę licencyjną. Użytkownik otrzymuje płytę licencyjną, jeśli program został zakupiony bezpośrednio w siedzibie firmy Streamsoft lub przez Internet. Płyta CD-ROM zawiera instalacje pełnych wersji wszystkich programów. Ponadto zawiera instalacje wersji demonstracyjnych, podręcznik w postaci elektronicznej, prezentacje multimedialne oraz program do rejestracji pakietu PCBIZNES. Podręcznik zawiera opis programów Ala, Ewa, Aga, Iza. Podręcznik do programu Przelew znajduje się na płycie CD-ROM w postaci elektronicznej. Karta licencyjna zawiera umowę licencyjną, nazwę programu, numer licencji, kody rejestracyjne oraz kartę rejestracyjną. Płyta licencyjna zawiera plik licencji z zakodowaną nazwą użytkownika programu (posiadacza licencji). UWAGA! Jeżeli zakupiony został program w pakiecie PCBIZNES, w wersjach MINI, MIDI lub pakiet w wersji OEM sprzedawany wyłącznie z nowymi komputerami, należy postępować zgodnie ze wskazówkami zawartymi w rozdziale Rejestracja pakietu PCBIZNES lub wersji OEM. 7

8 Streamsoft Instalacja Instalacja pojedynczego programu Instalacja pojedynczego programu obejmuje następujące etapy: 1. Instalacja programu z płyty CD-ROM Aby zainstalować program z płyty CD-ROM, należy wykonać następujące czynności: 8 Zamknąć wszystkie programy. Włożyć płytę instalacyjną do napędu CD-ROM. Jeżeli program nie uruchomi się automatycznie, należy z menu Start wybrać Uruchom i wpisać D:\stream, gdzie D jest literą napędu CD, po czym nacisnąć <Enter>. Po uruchomieniu programu pojawi się ekran powitalny. Należy wcisnąć przycisk <Dalej>. W kolejnym okienku należy wybrać z menu, opcję Instalacje programów. Wybieramy żądany program z wersji pełnych (np. Aga). Uruchomiona zostanie instalacja wybranego programu. Aby zainstalować program poprawnie, należy postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie monitora. 2. Rejestracja licencji za pomocą dyskietki licencyjnej Podczas rejestracji licencji za pomocą dyskietki, należy wykonać następujące czynności: Uruchamiamy zainstalowany program za pomocą ikony programu znajdującej na Pulpicie lub menu Start np. Start Programy (Wszystkie programy) STREAMSOFT Aga. Podczas pierwszego uruchomienia program zapyta o sposób rejestracji. Należy wówczas wybrać opcję rejestracji za pomocą dyskietki licencyjnej, następnie włożyć dyskietkę do stacji dysków. Następnie pojawi się okno, w którym należy wskazać lokalizację pliku licencji (jest to najczęściej a:\). Jeżeli użytkownik w oknie zapytania o sposób rejestracji zaznaczy parametr Zarejestruje się później, uruchom wersję demonstracyjną, to po wciśnięciu przycisku <Ok> zostanie uruchomiona wersja demonstracyjna programu. Z poziomu wersji demo można również zarejestrować program. W tym celu, należy wybrać z menu programu opcję Inne Operacje na licencji Pobranie nowego pliku licencji, włożyć dyskietkę licencyjną do stacji

9 PCBIZNES dysków i wybrać opcję Rejestracja za pomocą dyskietki licencyjnej. Następnie pojawi się okno, w którym należy wskazać lokalizację pliku licencji (jest to najczęściej a:\) i zatwierdzić przyciskiem <Ok>. UWAGA! W przypadku instalacji programu na Windows Vista zalecamy, aby programy były zainstalowane poza folderem Program files. W tym celu należy utworzyć nowy folder na dysku C, o nazwie np. Streamsoft i poprowadzić do niego instalację programu. Zmianę miejsca docelowego instalacji programów można wprowadzić w kreatorze podczas instalacji. W przypadku instalacji licencja programu na Windows 7 zalecamy, aby programy były instalowane przy wyłączonej funkcji Kontrola konta użytkownika. 3. Rejestracja licencji za pomocą płyty CD Podczas rejestracji licencji za pomocą płyty CD, należy wykonać następujące czynności: o Włożyć płytę CD do napędu i zgrać plik licencji na dysk twardy, np. C:\. o Uruchomić zainstalowany program za pomocą ikony programu znajdującej na Pulpicie lub menu Start, np. Start Programy(Wszystkie programy) STREAMSOFT Aga. Podczas pierwszego uruchomienia program zapyta o sposób rejestracji. Należy wówczas wybrać opcję rejestracji za pomocą płyty licencyjnej i potwierdzić przyciskiem <Ok>. Następnie pojawi się okno, w którym należy wskazać lokalizację pliku licencji, przeniesionego z płyty na dysk np. C:\. o Jeżeli została uruchomiona wersja demonstracyjna programu (zaznaczono parametr Zarejestruję się później, uruchom wersję demonstracyjną w oknie System kontroli licencji), to należy wybrać z menu programu opcję Inne Operacje na licencji i zaznaczyć parametr Pobranie nowego pliku licencji i zatwierdzić przyciskiem <OK>. o Następnie pojawi się okno, w którym, należy wskazać lokalizację pliku licencji, np. C:\ i zatwierdzić przyciskiem <Ok>. o Jeśli plik licencji został poprawnie skopiowany, to na ekranie monitora pojawi się komunikat, który potwierdzi prawidłowe wczytanie licencji. Po zatwierdzeniu komunikatu przyciskiem <Ok>, program wyświetli aktualny stan licencji programu oraz dane właściciela. Rejestracja licencji zostanie zakończona. Dla programów: Ala (od wersji ), Aga (od wersji ) i Ewa (od wersji ), zmieniono sposób rejestracji licencji. Nie jest wymagane kopiowanie pliku licencji z płyty CD na dysk twardy komputera. Plik ten można wgrać do programu bezpośrednio z płyty CD, wskazując lokalizację płyty w napędzie komputera. Umożliwiono również obsługę licencji przesłanych jako załącznik do a w formacie zip. Załącznik taki, należy skopiować na dysk twardy 9

10 Streamsoft 10 komputera i przeprowadzić standardową rejestrację licencji bezpośrednio z programu. 4. Rejestracja zdalna przez Internet Programy, które nie zostały zakupione w siedzibie firmy Streamsoft tylko u partnerów firmy, można zarejestrować zdalnie przez Internet. W tym celu, należy w oknie System kontroli licencji, zaznaczyć parametr Rejestracja zdalna (przez Internet) i zatwierdzić przyciskiem <OK>. Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym należy wypełnić wszystkie dane dotyczące użytkownika programu. Po wprowadzeniu danych, należy kliknąć na przycisk <Rejestruj>. Na ekranie pojawi się okno z danymi użytkownika programu. Informacja o rejestracji programu, zostanie przekazana pocztą elektroniczną do firmy Streamsoft, skąd zostanie na adres mailowy użytkownika przesłany plik licencji do programu. UWAGA! Użytkownicy, którzy zakupili program w jednym z punktów dystrybucji oprogramowania firmy Streamsoft i nie otrzymali płyty CD lub dyskietki licencyjnej, powinni wykonać poniższe operacje: Podczas pierwszego uruchomienia, program zapyta o sposób rejestracji. Należy wówczas wybrać opcję Rejestracja za pomocą kodów rejestrujących z karty licencyjnej. Kody te użytkownik znajdzie na karcie licencyjnej programu. Wprowadzenie kodów rejestracyjnych uaktywnia program o numerze licencji i parametrach zgodnych z załączoną kartą licencyjną, lecz wymaga od użytkownika przeprowadzenia rejestracji oprogramowania u producenta. Nie zarejestrowany program będzie przy każdym uruchomieniu przypominał o konieczności rejestracji oraz nie pozwoli na przeprowadzanie aktualizacji. W celu rejestracji, należy oderwać od karty licencyjnej kartę rejestracyjną, poprawnie wypełnić i przesłać na adres firmy Streamsoft. Producent po otrzymaniu karty rejestracyjnej niezwłocznie wyśle na podany adres korespondencyjny płytę CD lub dyskietkę licencyjną. Plik z licencją może zostać przesłany również na adres pod warunkiem, że taką opcję użytkownik zaznaczył na karcie rejestracyjnej. Jeśli użytkownik, podczas pierwszego uruchomienia programu, zrezygnuje z wprowadzenia kodów rejestracyjnych, może to uczynić przy kolejnym uruchamianiu programu lub w dowolnym momencie, wybierając opcję Inne Operacje na licencji Rejestracja licencji za pomocą kodów z karty licencyjnej lub Pobranie nowego pliku licencji (gdy użytkownik posiada płytę CD lub dyskietkę). Bez wprowadzenia kodów rejestrujących lub licencji płyty lub dyskietki, program może działać wyłącznie jako wersja demonstracyjna. Parametry zainstalowanej licencji można sprawdzić, wybierając z menu głównego programu opcję Pomoc O programie. W celu zmiany parametrów licencji, należy skontaktować się z dystrybutorem oprogramowania lub producentem - firmą Streamsoft.

11 PCBIZNES Instalacja pakietu PCBIZNES lub wersji OEM Instalacja pakietu PCBIZNES lub pakietu w wersji OEM przebiega według następujących etapów: 1. Zainstalowanie programu z płyty CD-ROM Aby zainstalować program z płyty CD-ROM, należy wykonać następujące czynności: Zamknąć wszystkie programy. Włożyć płytę instalacyjną do napędu CD-ROM. Jeżeli program nie uruchomi się automatycznie, należy z menu Start wybrać Uruchom i wpisać D:\stream, gdzie D jest literą napędu CD, a następnie nacisnąć klawisz <Enter>. Po uruchomieniu programu, pojawi się ekran powitalny. Należy wcisnąć przycisk <Dalej>. W kolejnym okienku należy wybrać z menu Instalacje programów Pakiet PCBIZNES. Uruchomiona zostanie instalacja pakietu trzech programów. Aby zainstalować pakiet poprawnie, należy postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie monitora. 2. Rejestracja licencji za pomocą dyskietki Po zainstalowaniu programów pakietu PCBIZNES, wyświetlone zostanie okno Operacje na licencji pakietu PCBIZNES. W oknie tym, należy zaznaczyć parametr Zarejestrowanie pakietu PCBIZNES z dyskietki licencyjnej i kliknąć przycisk <Wykonaj>. Następnie pojawi się okno, w którym należy wskazać lokalizację pliku licencji w przypadku dyskietki będzie to ścieżka a:\. Jeśli plik licencji został poprawnie skopiowany, to na ekranie monitora pojawi się komunikat, który potwierdzi prawidłowe wczytanie licencji. Po zatwierdzeniu komunikatu przyciskiem <Ok>, program wyświetli aktualny stan licencji programu oraz dane właściciela. Rejestracja licencji zostanie zakończona. Bez wprowadzenia licencji z dyskietki, programy mogą działać jedynie jako wersje demonstracyjne. UWAGA! Rejestracja pakietu PCBIZNES jest możliwa pod warunkiem, że płyta instalacyjna znajduje się w napędzie. 3. Rejestracja licencji za pomocą płyty CD Rejestracja licencji dla pakietu PCBIZNES, zawartej na płycie CD, przebiega analogicznie jak rejestracja licencji za pomocą dyskietki. Różnica polega na tym, że plik licencji dostarczony na płycie CD, należy zgrać na dysk twardy (np. C:\) i ścieżka lokalizacji pliku licencji będzie wskazywała na dysk twardy. 11

12 Streamsoft UWAGA! Rejestracja pakietu PCBIZNES jest możliwa pod warunkiem, że płyta instalacyjna znajduje się w napędzie. 4. Rejestracja licencji za pomocą kodów Po zainstalowaniu programów pakietu PCBIZNES, wyświetlone zostanie okno Operacje na licencji pakietu PCBIZNES. W oknie tym, należy zaznaczyć parametr Zarejestrowanie pakietu PCBIZNES za pomocą kodów i kliknąć przycisk <Wykonaj>. Następnie pojawi się okno, w którym należy wprowadzić dostarczone na karcie licencyjnej kody rejestracyjne i zatwierdzić przyciskiem <Ok>. Wprowadzenie kodów rejestracyjnych uaktywnia wszystkie programy o numerze licencji i parametrach zgodnych z załączoną kartą licencyjną. Jeśli użytkownik, podczas pierwszego uruchomienia zrezygnuje z wprowadzania kodów rejestrujących - może to uczynić w dowolnym momencie. Wówczas rejestrację należy przeprowadzić uruchamiając z dostarczonej płyty instalacyjnej opcję Rejestracja Pakietu PCBIZNES (lub Rejestracja OEM) przycisk Dalej Zarejestruj programy. Bez wprowadzenia kodów rejestrujących programy mogą działać wyłącznie jako wersje demonstracyjne. UWAGA! Rejestracja pakietu PCBIZNES jest możliwa pod warunkiem, że płyta instalacyjna znajduje się w napędzie. 5. Rejestracja zdalna przez Internet Programy, które nie zostały zakupione w siedzibie firmy Streamsoft tylko u partnerów firmy, można zarejestrować zdalnie przez Internet. W tym celu, należy po zainstalowaniu programów, wybrać z okna Operacje na licencji pakietu PCBIZNES, parametr Rejestracja zdalna przez Internet i zatwierdzić przyciskiem <Wykonaj>. Na ekranie monitora pojawi się okno System kontroli licencji. W tym oknie, należy wypełnić wszystkie dane w poszczególnych polach. Po wprowadzeniu danych, należy kliknąć na przycisk <Rejestruj>. Na ekranie pojawi się okno z danymi użytkownika programu. Informacja o rejestracji programu, zostanie przekazana pocztą elektroniczną do firmy Streamsoft, skąd zostanie na adres mailowy użytkownika przesłany plik licencji do pakietu PCBIZNES. UWAGA! Rejestracja zdalna przez Internet pakietu PCBIZNES jest możliwa pod warunkiem, że płyta instalacyjna znajduje się w napędzie. Parametry posiadanych wersji poszczególnych programów można sprawdzić wybierając, w dowolnym programie (Aga, Ewa, Ala), z menu głównego opcję Pomoc O programie. W celu zmiany parametrów licencji, należy skontaktować się z dystrybutorem oprogramowania lub producentem - firmą Streamsoft. 12

13 PCBIZNES 6. Rejestracja z poziomu programu Dla programów: Ala (od wersji ), Aga (od wersji ) i Ewa (od wersji ), możliwa jest rejestracja licencji dla pakietu PCBIZNES, bezpośrednio z poziomu pojedynczego programu. W tym celu, należy uruchomić jeden z programów wchodzących w skład pakietu, a następnie, w menu Inne Operacje na licencji TAK Rejestracja pakietu PCBIZNES Wczytanie nowego pliku licencji Wykonaj, wskazać lokalizację pliku licencji (OEM.LIC). Dla programów Ala, Aga, Ewa w wyżej wymienionych wersjach, możliwe jest wgrywanie pliku licencji bezpośrednio z płyty CD oraz wgranie pliku licencji w formacie zip (przesłanym jako załącznik do a). Obie możliwości dotyczą również pliku licencji dla pakietu PCBIZNES. W tych sposobach rejestracji licencji z poziomu programu, nie jest wymagane użycie płyty instalacyjnej. Instalacja sieciowa 1. Założenia przyjęte do opisu W sieci istnieje komputer (serwer), na którym będą przechowywane i udostępniane wszystkie dane. Do przechowywania i udostępniania danych na serwerze wykorzystywany jest dysk C. Używając nazwy <program> mamy na myśli dowolny z programów: Aga, Ala, Ewa. 2. Przebieg instalacji sieciowej Instalację wersji sieciowej należy rozpocząć od instalacji programu na serwerze. Zalecamy instalowanie programów bezpośrednio na dysku C serwera (np. C:\Streamsoft\Aga). Po zainstalowaniu programu należy udostępnić cały dysk, na którym zainstalowano program. W tym celu należy kliknąć menu Windows Start Mój komputer, zaznaczyć dysk lokalny C, a następnie z menu prawego klawisza myszki wybrać opcję Udostępnianie i zabezpieczenia. W polu Nazwa udziału, należy wpisać krótką nazwę (do 8 znaków), która nie powinna zawierać polskich liter, przecinków, kropek, spacji itp. Następnie na dysku C należy utworzyć pusty katalog (np. o nazwie net ). Jeżeli komputer (serwer) będzie również używany do pracy z programami, to kolejnym krokiem jest zamapowanie dysku C pod dowolną literkę (np. P). W następnej kolejności, należy odszukać program BDEAdmin.exe. Domyślnie jest on w katalogu C:\Program files\borland\common files\bde 13

14 Streamsoft lub C:\Program files\common files\borland Shared\BDE. W przypadku innej lokalizacji, trzeba poszukać tego programu używając opcji Wyszukaj z menu Start Windows. Po uruchomieniu programu BDEAdmin.exe, należy wybrać zakładkę Configuration i w lewej części okna wybrać Drives Native PARADOX. W prawej części okna pojawi się spis parametrów. Dla parametru NET DIR, trzeba ustalić ścieżkę, wspólną dla wszystkich komputerów w sieci, czyli w opisywanym przypadku: P:\net. Następnie, należy ponownie przejść do lewej części okna, wybrać System INIT i ustawić parametr LOCAL SHARE na wartość TRUE. Aby zachować wszystkie ustawienia, należy wybrać z menu głównego okna opcję Object Exit i nacisnąć Yes. Po tych czynnościach uruchomić program na serwerze, aby sprawdzić czy podczas uruchamiania nie zgłasza błędów. Po sprawdzeniu czy program poprawnie uruchamia się na serwerze, zamykamy program na serwerze i przechodzimy do zainstalowania go na komputerach (stacjach) roboczych. Najpierw należy zamapować dysk, na którym jest udostępniony zasób z serwera. Mapujemy go pod dowolną literką (kolejną wolną literką jaką podpowiada komputer), np. P. Po tej czynności instalujemy program na komputerze roboczym i ustawiamy parametry w programie BDEAdmin.exe: o dla parametru NET DIR należy podać zamapowany dysk serwera (np. P) i dopisać nazwę pustego katalogu utworzonego na dysku C na serwerze (przykładowa ścieżka będzie wyglądać następująco: P:\net), o parametr LOCAL SHARE należy ustawić tak samo jak na serwerze, czyli na wartość TRUE, o zamykając program BDEAdmin, należy pamiętać, aby wybrać z menu głównego opcję Object Exit i nacisnąć Yes. Następnie należy uruchomić program na komputerze roboczym i w menu Ustawienia na zakładce: o Katalogi w programie Ala, o Ustawienia w programie Ewa, o Katalogi, Przypominanie w programie Aga, wpisać katalog bazy danych z programu (np. P:\Streamsoft\<program>\dane). UWAGA! Jeżeli program Ala zainstalowany jest sieciowo i użytkownik posiada również program Ewa, a katalog kontrahentów dla obu programów ma być wspólny, to zalecamy aby baza kontrahentów znajdowała się w programie Ala, a w programie Ewa należy poprowadzić ścieżkę do kontrahentów z danych programu Ala (menu Ustawienia Kontrahenci Katalog kontrahentów). 14

15 PCBIZNES Uruchamianie programu Podczas uruchamiania programu, mogą się pojawić następujące komunikaty: Komunikat 1: Format lub separator daty nie jest prawidłowy. Program może nie działać poprawnie. Zalecany format to rrrr-mm-dd. Sposób postępowania: Zalecamy wprowadzić w ustawieniach Windows długi format daty (zawierający cztery cyfry roku). W tym celu należy uruchomić w Windows Start Ustawienia Panel sterowania Ustawienia regionalne Data Styl daty krótkiej. Format daty powinien wyglądać następująco: np.: rrrr-mm-dd. Jeżeli program jest zainstalowany na Windows 7 i pomimo poprawnego ustawienia formatu daty krótkiej, przy uruchamianiu pokazuje się komunikat o niepoprawnym formacie daty, należy wrócić do ustawień dotychczasowych formatów, uruchomić Ustawienia dodatkowe i na zakładce Data kliknąć na przycisk Resetuj. Po zresetowaniu ustawień, należy zapisać zmiany i ponowić próbę uruchomienia programów. Komunikat 2: Do poprawnej pracy programu wymagana jest rozdzielczość 800*600 lub wyższa. Chcesz przerwać i zmienić rozdzielczość? Sposób postępowania: Gdy rozdzielczość ekranu jest mniejsza niż 800*600, niektóre okienka w programie mogą być zbyt duże i nie będą w pełni widoczne. Należy na pulpicie Windows kliknąć prawym klawiszem myszki i wybrać Właściwości. Na zakładce Ustawienia należy ustawić rozdzielczość na co najmniej 800*600, zalecana ilość kolorów to True color (6,7 mln. kolorów) lub High color (65 tys. kolorów). Warto też sprawdzić częstotliwość odświeżania, aby była co najmniej 75 Hz. Mniejsza powoduje migotanie ekranu, co może być przyczyną męczenia oczu. Większość sprzedawanych obecnie komputerów ma powyższe parametry ustawione poprawnie. Przeniesienie programu na inny komputer, formatowanie dysku twardego Aby zainstalować program na nowym systemie operacyjnym lub innym komputerze, wraz z przeniesieniem dotychczasowej bazy danych, należy: 1. Przed przeniesieniem programu Aga/Ala/Ewa/Iza/Przelew wykonać jego aktualizację oraz aktualizację programu do dearchiwizacji do najnowszej wersji. 2. Wykonać archiwizację danych programu. Użytkownik ma do wyboru dwa sposoby archiwizacji: 15

16 Streamsoft Bezpośrednio z programu Aga/Ala/Ewa/Iza/Przelew. Należy wykonać archiwizację danych firmy oraz danych systemowych na PenDrive a lub inny zewnętrzny nośnik, poprzez wskazanie w ustawieniach programu katalogu archiwizacji, kliknięcie na ikonę zamknięcia programu, a następnie na przycisk <Archiwizuj>. Katalog archiwizacji wskazujemy: o w programie Aga w menu Ustawienia Katalogi, Przypominanie Katalog kopii użytkownika, o w programie Ala w menu Ustawienia Katalogi Katalog kopii użytkownika, o w programie Ewa, Iza oraz Przelew w menu Ustawienia Archiwizacja Katalog. Poprzez przeniesienie na PenDrive a lub inny zewnętrzny nośnik danych, folderów Dane oraz Kopia znajdujących się (w przypadku standardowej instalacji): o dla Windows XP w C:\Program files\streamsoft\aga/ala/ewa/iza/przelew lub C:\Documents and settings\all users\dane aplikacji\streamsoft\aga/ala/ewa/iza/przelew, o dla Windows Vista oraz Windows 7 w C:\Program Data\Streamsoft\Aga/Ala/Ewa/Iza/ Przelew. 3. Przenieść pliki licencji również na PenDrive a lub inny zewnętrzny nośnik danych. Są to: dla programu Aga kskp.lic, dla programu Ala kpir.lic, dla programu Ewa faktura.lic, dla programu Iza br.lic, dla programu Przelew przel.lic, dla pakietu PCBIZNES oem.lic. Pliki te znajdują się (w przypadku standardowej instalacji): dla Windows XP w C:\Program files\streamsoft\aga/ala/ewa/iza/przelew lub C:\Documents and settings\all users\dane aplikacji\streamsoft\aga/ala/ewa/iza/przelew, dla Windows Vista oraz Windows 7 w C:\Program Data\Streamsoft\Aga/Ala/Ewa/Iza/Przelew. 4. Zainstalować program na nowym systemie operacyjnym lub innym komputerze. UWAGA! W przypadku instalowania programu na Windows Vista lub Windows 7, należy instalować z płyty nie starszej niż z 2009 roku. UWAGA! 16

17 PCBIZNES Podczas instalacji programu na Windows Vista, zalecamy zainstalować go w innym folderze niż Program Files. W takim przypadku należy utworzyć nowy folder (np. o nazwie STREAMSOFT) bezpośrednio na dysku C:\, a następnie poprowadzić do niego instalację programu. W przypadku instalacji licencja programu na Windows 7 zalecamy, aby programy były instalowane przy wyłączonej funkcji Kontrola konta użytkownika. 5. Skopiować pliki licencji na komputer (np. na dysk C:\), uruchomić program Aga/Ala/Ewa/ Przelew i wejść w menu Inne Operacje na licencji Pobranie nowego pliku licencji oraz wskazać lokalizację pliku licencji (w tym przypadku dysk C:\). W przypadku pakietu PCBIZNES można wgrać plik licencji z poziomu programu Ala, Aga lub Ewa. 6. Wykonać aktualizację programu Aga/Ala/Ewa/Iza/Przelew oraz aktualizację programu do dearchiwizacji do najnowszej wersji. 7. Wykonać odtwarzanie z kopii. Użytkownik ma do wyboru dwa sposoby: W menu Start Programy/Wszystkie programy STREAMSOFT Ala/Aga/Ewa/Iza/Przelew, należy wybrać opcję: Odtwarzanie z kopii. W oknie Odtwarzanie z kopii dla programu Ala/Aga/Ewa/Przelew, wybrać: innej lokalizacji i wskazać ścieżkę, gdzie została zrobiona archiwizacja danych, np. PenDrive lub inny zewnętrzny nośnik danych. UWAGA! Należy pamiętać, aby wykonać odtwarzanie z kopii danych firmy, a także danych systemowych. Skopiować foldery Dane i Kopia, znajdujące się na zewnętrznym nośniku danych, a następnie wkleić: o dla Windows XP w C:\Program files\streamsoft\aga/ala/ewa/przelew lub C:\Documents and settings\all users\dane aplikacji\streamsoft\aga/ala/ewa/przelew, o dla Windows Vista oraz Windows 7 w C:\Program Data\Streamsoft\Aga/Ala/Ewa/ Przelew. System wyświetli komunikat czy zamienić foldery. Należy kliknąć na przycisk <Tak>. UWAGA! NIEZASTOSOWANIE SIĘ DO POWYŻSZEJ INSTRUKCJI GROZI UTRATĄ DANYCH LUB PARAMETRÓW POSIADANEJ WERSJI PROGRAMU. 17

18 Streamsoft Obsługa programu za pomocą klawiatury We wszystkich programach wchodzących w skład pakietu PCBIZNES, przy przeglądaniu danych, można posługiwać się klawiszami funkcyjnymi od <F1> do <F9>. Dzięki temu możliwe jest wywoływanie opcji bez użycia myszy. Spis opcji programu dostępnych za pomocą klawiszy funkcyjnych: Klawisz funkcyjny Opis funkcji Ikona w programie 18 <F1> Uruchamia pomoc Nie występuje <F2> <F3> <F4> <F5> <F6> <F7> <F8> <F9> Umożliwia bezpieczne przeglądanie danych, bez możliwości poprawy. Umożliwia dodanie nowej pozycji np. nowego kontrahenta do spisu. Zmienia sposób sortowania, czyli porządkowania zapisów w tabeli. Umożliwia poprawę wskazanej pozycji z tabeli. Umożliwia odszukanie pozycji według zadanego kryterium. Umożliwia filtrowanie danych według zadanego kryterium. Służy do anulowania lub kasowania zbędnej pozycji. Operacja jest nieodwracalna. Umożliwia wydrukowanie danych z aktualnej tabeli. Pokaż Dodaj Sortuj Popraw Szukaj Ustal filtr Usuń Drukuj

19 PCBIZNES Wewnątrz okien edycyjnych można poruszać się pomiędzy polami lub zakładkami za pomocą kombinacji klawisza <Alt> oraz litery zapisanej z podkreśleniem, np. Zamknij - <Alt+z> (najpierw przycisnąć <Alt> i jednocześnie trzymając <Alt>, nacisnąć klawisz z). Korzystając z klawiszy funkcyjnych oraz skrótów (<Alt>+ litera) można znacznie przyspieszyć prace polegające na wprowadzaniu dużej ilości zapisów np. w biurach rachunkowych. Między kolejnymi polami w oknach edycyjnych, użytkownik może poruszać się za pomocą klawisza <Tab> (lub <Enter>). Aby cofnąć się do poprzedniego pola, należy wcisnąć klawisz <Shift> i trzymając go nacisnąć klawisz <Tab> (lub <Enter>). Użytkownik może zmieniać zakładki (przełączać się nimi) wciskając klawisz <Ctrl> i jednocześnie naciskając <Tab>. Chcąc cofnąć się na poprzednią zakładkę, należy wcisnąć jednocześnie klawisze <Shift+Ctrl> i trzymając je, nacisnąć klawisz <Tab>. Okno z tabelą można zamknąć, naciskając kombinację klawiszy <Ctrl+F4> lub <F12>. Wyjść z programu można poprzez naciśnięcie kombinacji <Alt+F4>. Aby uzyskać polskie litery, należy wciskając prawy klawisz <Alt> i trzymając go wybrać podstawową literę np. <Alt>+a = ą. Wyjątkiem jest litera ź, którą uzyskujemy poprzez równoczesne naciśnięcie klawiszy <Alt>+x. Jeżeli chcemy uzyskać dużą literę, należy do klawisza(y) dołączyć klawisz <Shift>. Przy pisaniu dużymi literami przez dłuższy czas, należy wcisnąć klawisz <Caps> (lub <CapsLock> w zależności od klawiatury). Ponowne naciśnięcie tego klawisza odwołuje pisanie dużymi literami. Wpisując duże ilości danych liczbowych można korzystać z klawiatury numerycznej (podobnej do kalkulatora). Działa ona wtedy, gdy lampka z napisem Num Lock jest zapalona. Jeśli klawiatura numeryczna jest wyłączona (lampka się nie świeci), aby ją włączyć należy wcisnąć klawisz Num Lock. Chcąc wprowadzić tekst, który już jest gdzieś wpisany, można skorzystać z kopiowania zaznaczonych tekstów. Zaznaczamy tekst poprzez przytrzymanie klawisza <Shift> i naciskanie strzałek na klawiaturze. Zaznaczony tekst zmieni kolor tła na niebieski. Należy go teraz zapamiętać. Służą do tego klawisze <Ctrl+Insert> lub <Ctrl+C>. Następnie przechodzimy do miejsca, w którym chcemy umieścić zapamiętany tekst i wciskamy klawisze <Shift+Insert> lub <Ctrl+V>. Zapamiętany tekst zostaje usunięty z pamięci po ponownym wciśnięciu klawiszy <Ctrl+Insert> lub <Ctrl+C> (zapamiętanie innego tekstu). W ten sposób możemy przenosić np. nazwy kontrahentów, lub ich numery NIP do innych programów. Jeżeli na zaznaczonym tekście zaczniemy pisać, tekst ten zostanie zastąpiony nowo wpisanym. Jeżeli pomyliliśmy się podczas wprowadzania danych i chcemy przywrócić poprzednią wartość pola, należy wcisnąć kombinację klawiszy <Ctrl+Z> np. jeśli w polu jest napis Warszawa, a my przez pomyłkę skasowaliśmy ten wyraz, to wciśnięcie <Ctrl+Z> w tym polu przywróci napis Warszawa. 19

20 Streamsoft W okienkach z tabelą danych można zobaczyć wszystkie, dostępne w danej chwili, opcje uruchamiając podręczne menu. W tym celu, należy wcisnąć na tabeli danych prawy klawisz myszki lub na klawiaturze klawisz z wizerunkiem menu i strzałki (nie na wszystkich klawiaturach klawisz ten istnieje). Korzystanie z menu podręcznego może przyspieszyć pracę. W polach wartościowych lub kwotowych (tzn. w takich, do których należy wpisać wartość liczbową lub kwotę), można skorzystać z podręcznego arkusza kalkulacyjnego. Do tego celu służy kombinacja klawiszy <Ctrl+Schift+K>. Możemy tam skorzystać z dodatkowych obliczeń i wynik przepisać do aktualnego pola. 20

21 ALA Ala - Księga podatkowa Uruchamianie programu Program Ala można uruchomić na dwa sposoby: 1. Poprzez wybranie ikony programu Ala na pulpicie Poprzez naciśnięcie na pasku zadań przycisku <Start>, a następnie wybranie Programy(lub Wszystkie programy) STREAMSOFT Ala Ala. Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się kreator tworzenia nowej firmy, który zapyta użytkownika o identyfikator, nazwę skróconą firmy, początkowy numer zapisu w księdze oraz miesiąc, od którego chcemy prowadzić książkę w programie. Są to dane początkowe firmy niezbędne do działania programu. Jeśli użytkownik nie będzie chciał podać wszystkich danych w tym momencie, to może wcisnąć przycisk w oknie Zakładanie nowej firmy. Identyfikator - jest to krótka nazwa firmy, którą użytkownik będzie się posługiwał w programie. Identyfikator jest także nazwą podkatalogu, do którego są zapisywane dane firmy. Po pierwszym zapisaniu danych firmy jego zmiana nie jest możliwa. Powinien on składać się co najwyżej z ośmiu znaków i nie należy używać w nim polskich liter. Opis - to pole, w które należy wpisać opis firmy, nazwa ta pojawia się w lewym dolnym rogu ekranu. Można go zmienić w dowolnym momencie. Nazwa skrócona - w to pole należy wpisać nazwę, która będzie drukowana na deklaracjach (PIT-5(L), VAT-7). Można ją zmienić w dowolnym momencie. Komputerowe prowadzenie księgi od daty ważny jest rok i miesiąc. Program zawsze ustawia datę na pierwszy dzień aktualnego miesiąca. Datę można zmienić tylko wtedy, gdy w książce nie ma zapisów. Początkowy numer Lp. zapisów w księdze od tego numeru zaczyna się numeracja zapisów w księdze. Można go zmienić tylko wtedy, gdy w książce nie ma zapisów. Po wprowadzeniu wszystkich początkowych danych, na ekranie monitora pojawi się okno, umożliwiające logowanie do programu. Logowanie będzie możliwe po podaniu Użytkownika i Hasła: 21

22 Streamsoft Podczas logowania, program sprawdza czy dostępna jest nowa wersja programu (pod warunkiem, że opcja zapytania została włączona w Ustawieniach, w zakładce Ogólne). Jeśli tak, to na ekranie monitora wyświetlony zostanie komunikat: Po wybraniu przycisku <Tak>, program przystąpi do pobierania nowej wersji. Na ekranie pojawi się okno Aktualizacja programu, w którym należy kliknąć na przycisk, a po zakończeniu pobierania przycisk. Aby możliwe było pobranie aktualizacji dla programu, użytkownik powinien wgrać plik licencji. Jeśli tego pliku nie będzie, program wyświetli komunikat, w którym poinformuje, ze aktualizacja nie jest możliwa z powodu braku pliku licencji. Po wgraniu licencji, można przystąpić do aktualizacji programu. 22

23 ALA Uzupełnienie pozostałych danych firmy, należy wykonać za pomocą opcji Inne Ustawienia na zakładce Dane firmy. Ustawienia Program będzie działał poprawnie, jeżeli dostosujemy go do własnych potrzeb za pomocą ustawień dostępnych w programie. Do tego celu służy opcja Ustawienia. Można ją wywołać za pomocą menu Inne Ustawienia lub za pomocą ikony znajdującej się na pasku ikon programu. Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się okno z zakładkami: Ścieżka dostępu: menu Inne Ustawienia Okno Ustawienia podzielone jest na następujące zakładki tematyczne: 1. Użytkownicy w tej zakładce można dodać nowego użytkownika (osobę obsługującą program), poprawić jego dane lub usunąć go ze spisu. Realizacja tych funkcji możliwa jest dzięki wbudowanemu menu: 23

24 Streamsoft 24 Program, po zainstalowaniu, zakłada jednego użytkownika o nazwie Admin z hasłem admin. Aby osoby niepowołane nie miały dostępu do danych zawartych w programie, należy zmienić to hasło. W tym celu trzeba nacisnąć klawisz <F5> (lub ikonę Popraw) i wpisać nowe hasło w polach: Hasło i Hasło powtórzone. Duże i małe litery nie mają znaczenia. Dodatkowo każdemu użytkownikowi można nadać prawa do poszczególnych opcji. Służy do tego przycisk na okienku Edycji danych użytkownika. Po jego naciśnięciu, pojawi się okno edycyjne, w którym będzie można ustawić prawa dla poszczególnych użytkowników. Przycisk umożliwia ustalenie, do których firm użytkownik ma prawo. Domyślnie użytkownik ma prawo do wszystkich firm. Nie jest możliwe ustanowienie praw dla użytkownika Admin, ponieważ ma on dostęp do wszystkich opcji w programie oraz do wszystkich firm. UWAGA! Na niektórych dokumentach drukuje się informacja o wystawiającym (dotyczy przede wszystkim programu Ewa). Jest to nazwa aktualnego użytkownika. Aby program wydrukował w tym miejscu określone imię i nazwisko osoby wystawiającej, należy wprowadzić dane nowego użytkownika lub poprawić dane użytkownika Administrator wpisując określone informacje w okienku edycyjnym (Ustawienia Użytkownicy Popraw) w polu Nazwa. 2. Spis firm zakładka ta służy do wpisania firm rozliczanych w programie. Można dodać nową firmę lub poprawić opis już istniejącej. Można również zobaczyć datę ostatniej archiwizacji. Po prawej stronie okienka ze spisem firm, znajduje

25 ALA się przycisk. Klikając na niego, można zobaczyć jaka osoba ma udziały w wybranej firmie i w jakiej wysokości. Można także dopisać nowe udziały. Jeżeli nie uzupełnimy danych, program nie będzie w stanie poprawnie wyliczyć danych dotyczących każdego z właścicieli. 3. Dane firmy w zakładce wyświetlane są aktualne dane firmy. W prawej części okna edycyjnego zakładki, znajduje się przycisk, który umożliwia przejście do okna edycyjnego z danymi firmy. Okno Dane firmy podzielone jest na dwie zakładki: I i II. Na zakładce II, należy ustawić: czy firma prowadzi ewidencję VAT, czy jest to okres rozliczeniowy miesięczny czy kwartalny, od kiedy i w jaki sposób ma być generowana deklaracja VAT UE miesięcznie czy kwartalnie, czy prowadzi ewidencję przychodów (ryczałt), czy automatycznie przelewać nadwyżkę VAT na konto (na deklaracji VAT-7), czy firma prowadzi tylko najem (dane do sekcji M PIT-5(L)) i czy obliczać limit wydatków na reklamę i pomniejszać te koszty na PIT-5(L). Jeżeli w ustawieniach zaznaczyliśmy Pokazuj słowniki zgodnie z ustawieniem w firmie, możemy w każdej z firm zaznaczyć osobno czy automatycznie pokazywać słowniki podczas wprowadzania danych, czy też nie. W tym miejscu określamy również osobowość firmy czy jest to osoba fizyczna czy podatnik nie będący osobą fizyczną. Na zakładce II, należy również zaznaczyć wg jakiego wzoru jest prowadzona księga przychodów i rozchodów (w przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej na podatkowej księdze przychodów i rozchodów po 15 marca 2007r., należy zaznaczyć obowiązkowo, a jeżeli działalność została rozpoczęta przed tym dniem, to do końca 2007r. można kontynuować na starym wzorze). W przypadku zakończenia działalności gospodarczej, datę zakończenia należy wpisać w pole Data zakończenia działalności. Data ta ma wpływ na to czy wpisane dane będą wliczane do rozliczeń podatku dochodowego właścicieli, szczególnie w przypadku posiadania wielu firm. Dla firm rozliczających się na zasadzie ryczałtu dostępna jest II strona, na której można ustawić czy ryczałt będzie rozliczany miesięcznie, czy kwartalnie. 4. Właściciele służy do wprowadzenia danych właściciela lub właścicieli, rozliczanych w programie (rozdział Dane właścicieli). Z prawej strony okienka istnieje możliwość sprawdzenia jaki procent udziału posiada dany właściciel w określonej firmie, czy ma dodatkowe dochody z innego źródła oraz możliwość wydrukowania zgłoszenia NIP Katalogi w zakładce znajdują się katalogi: kontrahentów, poleceń księgowania, rozrachunków, kopii użytkownika i katalog e-deklaracji. Katalog kontrahentów tworzy się automatycznie momencie założenia firmy. Można pozwolić na korzystanie z danych zawartych w katalogu kontrahentów różnym firmom w programie Ala lub firmom prowadzonym w programie Ewa. W tym celu, 25

26 Streamsoft należy podać katalog danych firmy z programu Ewa. Standardowo katalog ten ustawiany jest na katalog danych firmy. W ten sposób każda firma ma oddzielnych kontrahentów. W środkowej części okna mamy miejsce do ustawienia katalogu poleceń księgowania ważnego przy imporcie dokumentów z programu Ewa lub danych płacowych z programu Aga. Zaznaczając opcję Pobieraj dane o składkach ZUS właściciela z programu Aga do deklaracji PIT-5(L) umożliwiamy automatyczne wpisywanie kwot składek ZUS właściciela do PIT-5(L) i umieszczenia ich na tej deklaracji. Dolna część okienka służy do wskazania miejsca archiwizacji danych. Program proponuje wykonanie kopii bezpieczeństwa bezpośrednio na dysk C. Po zmianie tego katalogu kopia będzie wykonywana do wskazanego katalogu na dysku (w ten sposób możemy robić kopię np. na inny komputer w sieci). W wersji dla biur rachunkowych dodatkowo istnieje możliwość wyboru czy katalog archiwizacji jest taki sam dla wszystkich firm (zalecane), czy dla każdej firmy katalog jest zdefiniowany oddzielnie. W wersji sieciowej na dole okna, należy wpisać katalog bazy danych. Wszystkie katalogi możemy zmienić stojąc w polu danego katalogu i wpisując całą ścieżkę dostępu lub naciskając klawisz <F6> (lub przycisk ), skorzystać z podpowiedzi. 6. Podatki w zakładce tej można obejrzeć dane dotyczące podatków za dany rok. Aby zmienić dane, należy nacisnąć przycisk. Pojawi się okno edycyjne z możliwością zmiany progów podatkowych, kwoty wolnej od podatku, procent podatku oraz stawki procentowej podatku zryczałtowanego. Chcąc wrócić do standardowych ustawień należy nacisnąć przycisk, który znajduje się w lewym dolnym rogu okienka. Z prawej strony okienka jest tabelka do wpisywania obliczonego na podstawie sprzedaży za poprzedni rok procentu możliwego do odliczenia podatku VAT od zakupów związanych ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną. 26

27 ALA 7. Ogólne - w tym miejscu użytkownik może wpisać dane biura rachunkowego, a także czy i w jakie dni program ma sprawdzać dostępność nowej wersji programu. 8. Edycja zawiera ustawienia umożliwiające zoptymalizowanie szybkości wprowadzanych danych. W prawej części okna znajduje się pole, do którego użytkownik może wpisać domyślny numer ewidencji w rejestrze VAT. W lewej części okna dostępna jest opcja, której włączenie spowoduje, że program będzie obsługiwał transakcje 27

28 Streamsoft 28 odwrotnie opodatkowane. Po zaznaczeniu opcji Pozwól na obsługę dokumentów umożliwiających transakcje odwrotnie opodatkowane w rejestrach VAT pojawią się nowe rejestry: Rejestr VAT sprzedaż Sprzedaż odwrotnie opodatkowana, Korekty sprzedaży odwrotnie opodatkowanej, Dokument wewnętrzny do zakupu odwrotnie opodatkowanego; Rejestr VAT zakup Zakup odwrotnie opodatkowany oraz Korekty zakupu odwrotnie opodatkowanego. Z tej samej strony znajduje się klawisz umożliwiający bezpośredni dostęp do słownika stawek VAT. Po jego kliknięciu otworzy się okno, w którym należy zaznaczyć z jakich stawek VAT firma będzie korzystać, czy pola tych stawek powinny być aktywne, czy tylko edycyjne (Używane), np.: jeżeli ktoś nie używa stawki 0% eksport, to stawka taka nie musi być wyświetlana podczas edycji wpisu do Rejestru VAT (Nie używana). Wyłączenie zbędnych stawek spowoduje bardziej czytelny wygląd okienek związanych z Rejestrem VAT. Ikony Przełącz na sprzedaż i Zakup służą do zmiany stawek VAT obsługiwanych w Rejestrze VAT Sprzedaż lub w Rejestrze VAT Zakup. W słowniku stawek VAT dostępne są zarówno stawki obowiązujące do roku, jak i nowe stawki, które obowiązują od roku. W prawej części okna znajdują się opcje, które ułatwiają użytkownikowi określenie, które pola na oknie edycyjnym rejestru VAT będą często wykorzystywane. Podczas wprowadzania danych do rejestru VAT, program automatycznie będzie poruszał się po wybranych polach. W przypadku księgi przychodów i rozchodów możemy zaznaczyć, czy program automatycznie ma zatrzymywać się na polach: Dzień i Konto. Dobre ustawienie powyższych opcji pozwoli na przyspieszenie pracy podczas wprowadzania danych. 9. Rozrachunki - pozwala na włączenie/wyłączenie w programie, możliwości prowadzenia rozrachunków z dostawcami i odbiorcami. 10. Inne zakładka zawiera następujące ustawienia: Korzystaj w aktualnej firmie ze wspólnego słownika zdarzeń gospodarczych ustawienie tego pola powoduje, że aktualna firma będzie korzystała ze wspólnego słownika zdarzeń gospodarczych. Automatycznie pokazywane słowniki - po zaznaczeniu tej opcji podczas wprowadzania danych do księgi, automatycznie pokazane będą słowniki dla pól edycyjnych np. słownik kontrahentów i zdarzeń gospodarczych, wg kryterium wyboru: o o o Zgodnie z ustawieniem w firmie patrz ustawienie tej opcji w ustawieniach dla firmy, Zawsze niezależnie od ustawienia dla firmy, Nigdy niezależnie od ustawienia dla firmy. Wliczaj zakupy opodatkowane stawką 0% do deklaracji VAT-7. Nie ograniczaj kwot społecznego/zdrowotnego na wydruku PIT-5(L), gdy przekraczają koszty/ podatek.

29 W zestawieniu firmy uwzględniaj otwarte miesiące. Zlikwidowane środki trwałe przepisuj na następny rok. Drukuj dane firmy na wydrukach definiowanych. Dobowe rejestry z kas fiskalnych wprowadzaj od netto. W zestawieniu obrotów kont uwzględniaj bilans otwarcia. Drukuj LP księgi na dowodzie wewnętrznym. Proponuj przenumerowanie gdy dokumenty są powpisywane nie wg dat. Rozbijaj udziały na PIT-5(L). Rozbijaj udziały gdy inne miejsce/zmiana adresu prowadzenia działalności. Na zbiorczym podsumowaniu księgi uwzględnij tylko zamknięte miesiące. ALA Włącz tryb awaryjny - opcja dostępna dla administratora systemu lub innego użytkownika, któremu administrator przydzielił takie prawo. Opcja ta pozwala otwierać zamknięte już miesiące, a także przenumerować wpisy w książce, jeżeli dokumenty nie są wpisane według dat. Opcja dostępna po kliknięciu na przycisk, znajdujący się w lewym dolnym rogu zakładki Inne. 11. ABC Pomoc Prawna na tej zakładce można włączyć dostęp do serwisu, umożliwiającego korzystanie z pomocy prawnej. Opcja ta jest dostępna po wykupieniu abonamentu do serwisu, umożliwiającego korzystanie z pomocy prawnej. ABC Pomoc prawna to nowatorskie rozwiązanie, dające bogate i rozbudowane możliwości korzystania bezpośrednio w programie z fachowej pomocy prawnej. Funkcjonalność ta praktycznie z każdego miejsca w programie dostarcza odpowiedzi na poszukiwane pytania, oszczędzając czas użytkownika programu oraz zapewniając płynność jego pracy. Więcej informacji w dziale ABC Pomoc Prawna. 12. Certyfikaty na tej zakładce można wybrać certyfikat kwalifikowany, który ma zostać użyty do podpisywania dokumentów wysyłanych do systemu e-deklaracje. Dane o certyfikacie są pobierane z systemu Windows, gdzie certyfikaty te są zainstalowane. Po włączeniu możliwości obsługi wysyłania dokumentów do systemu e-deklaracji nowym sposobem i wybraniu odpowiedniego certyfikatu cały proces generowania, podpisywania i wysyłania dokumentu do e-deklaracji będzie odbywał się tylko i wyłącznie w programie Ala. ABC Pomoc Prawna W programie Ala wprowadzono usługę ABC Pomoc prawna, która dostępna jest po wykupieniu abonamentu do serwisu, umożliwiającego korzystanie z pomocy prawnej. Warunkiem korzystania z pomocy prawnej jest również dostęp do Internetu, na komputerze, na którym zainstalowany jest program Ala (szczegółowe wymagania techniczne podane są na ostatniej stronie instrukcji). 29

30 Streamsoft ABC Pomoc prawna to nowatorskie rozwiązanie, dające bogate i rozbudowane możliwości korzystania bezpośrednio w programie z fachowej pomocy prawnej. Funkcjonalność ta praktycznie z każdego miejsca w programie dostarcza odpowiedzi na poszukiwane pytania, oszczędzając czas użytkownika programu oraz zapewniając płynność jego pracy. Aby w programie Ala dostępna była usługa ABC Pomoc Prawna, należy w menu Ustawienia na zakładce Pomoc prawna zaznaczyć parametr Włącz porady prawne Wolters Kluwer. Po włączeniu pomocy, na pasku ikon, pojawi się ikona przeznaczona do pomocy prawnej:. Ikona ta dostępna jest również w wielu oknach w programie, m.in.: Księgowość: o Księga Przychodów i Rozchodów, o Rejestr VAT sprzedaży, o Rejestr VAT zakupów, o Ewidencja przebiegu pojazdów, o Środki trwałe, o Wyposażenie, o Import poleceń księgowania, o Wartości magazynu na dany dzień, o Noty korygujące, 30

31 ALA Deklaracje o VAT-7, o VAT -UE, o PIT-5(L), PIT-36(L). Kliknięcie na ikonę Pomoc prawna powoduje, że w zależności od otwartego okna w programie, wyświetlą się listy z tematami dotyczącymi tego okna. Przykładowo: 1. w oknie Środki trwałe, po kliknięciu na ikonę Pomoc prawna, wyświetli się lista z tematami dotyczącymi m.in. likwidacji i zbycia środka trwałego, ulepszenia i remontu środka trwałego, wartości początkowej środka trwałego oraz wiele innych. 2. w oknie edycyjnym deklaracji VAT-7, po kliknięciu na ikonę Pomoc prawna, dostępne będą tematy dotyczące wypełniania deklaracji VAT-7, a także ich obecne wzory, które można pobrać w formacie PDF lub XLS (arkusz kalkulacyjny, który możemy wypełnić i wydrukować). 31

32 Streamsoft Aby zapoznać się z tematem, np. wypełniania deklaracji VAT-UE, należy kliknąć na niego, a następnie w oknie przeglądarki internetowej, które się otworzy, wybrać odpowiedni temat dotyczący deklaracji VAT-UE. UWAGA! ABC Pomoc Prawną można bezpłatnie przetestować w wersji Trial programu Ala, dostępnej na stronie: Więcej informacji na temat usługi ABC Pomoc Prawna można uzyskać pod nr tel.: (Dział Handlowy) oraz (Pomoc do programów Ala, Ewa, Aga, Iza). Dane właścicieli Aby wprowadzić dane właścicieli, należy z menu głównego wybrać opcje Inne Ustawienia, lub ikonę Ustawienia z paska ikon. Następnie wybrać zakładkę Właściciele. Na ekranie wyświetli się spis wszystkich właścicieli rozliczanych w programie. Aby dodać nowego właściciela, należy nacisnąć klawisz <F3> (lub ikonę dodawania) i wprowadzić niezbędne informacje. Podatnikowi można zaznaczyć w jaki sposób będzie rozliczał się w danym roku podatkowym z podatku dochodowego (podatek liniowy bądź wg skali podatkowej). Osobie mogącej odliczyć sobie kwotę wolną od podatku, należy zaznaczyć pole Odjąć kwotę wolną od podatku. Dla właściciela, który rozlicza się na zasadzie ryczałtu ewidencjonowanego, można określić czy odliczenia od ryczałtu mają być rozliczane narastająco. Pozwala to naliczyć wartość podatku bez różnic wykazanych 32

33 ALA w podsumowaniu rocznym. Na przykład, jeśli w grudniu nie będzie przychodu ani odliczeń, to wartość podatku naliczonego za poprzednie 11 miesięcy będzie taka sama jak rozliczona na PIT-28. Opcja Weź właściciela na VAT-7, pozwala wskazać dane jednego z właścicieli, który ma zostać umieszczony na deklaracji VAT-7. Jeżeli ustawienie to nie będzie zaznaczone u żadnego z właścicieli, wówczas program pobierze na deklarację dane pierwszego z właścicieli. Zaznaczenie (włączenie) opcji Od 2011 roku podatek rozliczaj kwartalnie, spowoduje, że dany właściciel będzie rozliczał się podatkiem dochodowym kwartalnie. Dane będą naliczać się co miesięc (przychód, koszty, dochód), ale zaliczka na podatek dochodowy będzie występowała tylko w końcowym miesiącu kwartału. Jeżeli podatek dochodowy ma być płacony z konta właściciela nie trzeba wypełniać pól: Właściciel konta i Adres właściciela. W przypadku, gdy podatek dochodowy ma być płacony z innego konta (np. konta firmy), należy wpisać odpowiedniego właściciela konta wraz z jego adresem. Po wpisaniu danych osobowych, adresu i urzędu skarbowego, należy dane zapisać naciskając przycisk <Zapisz>. Aby poprawić dane właściciela, należy ustawić się kursorem na wybranym właścicielu i nacisnąć klawisz <F5>. Do usunięcia danych właściciela ze spisu służy klawisz <F8>. Na zakładce po prawej stronie spisu właścicieli znajduje się przycisk <Firmy>. Po naciśnięciu tego przycisku możemy zobaczyć w jakich firmach i w jakiej wysokości wybrana osoba ma udziały. Następny przycisk <Inne Dochody> służy do wpisania właścicielowi pozostałych źródeł dochodów. Może to być najem lub firma nie prowadzona za pomocą programu. Opcja NIP-1 pozwala na wygenerowanie i wydrukowanie tego druku dla wybranego właściciela. Powiązanie właścicieli i firm Jeżeli użytkownik programu chce poprawnie rozliczyć właścicieli, to powinien przypisać im udziały w jednej lub w kilku firmach. Jeden właściciel może mieć udziały w dowolnej ilości firm, jednocześnie w jednej firmie może być dowolna ilość właścicieli. 1. W celu przypisania właścicielowi udziału w określonej firmie, wybieramy opcję Inne Ustawienia lub ikonę Ustawienia znajdującą się na pasku ikon. Na zakładce Spis firm, znajduje się spis wszystkich firm rozliczanych w programie. Wybieramy firmę, do której powinien zostać przypisany dany właściciel wraz z udziałem. Po prawej stronie spisu (w dolej części okna) jest przycisk <Udziały>. Po jego naciśnięciu pojawi się spis udziałowców firmy. 2. Aby dodać kolejnego właściciela (udziałowca) w wybranej firmie, naciskamy klawisz <F3> i wprowadzamy jego dane. Stojąc w polu Nazwisko i naciskając klawisz <F6> można w szybki i łatwy sposób wybrać odpowiednią osobę 33

34 Streamsoft 34 ze spisu Właścicieli (potwierdzając dwukrotnym kliknięciem myszki lub klawiszem <Enter>). Należy pamiętać o tym, aby wprowadzić prawidłowo początkową datę udziałów w wybranej firmie. Jest to data, od której program ma uwzględniać wprowadzony udział właściciela. 3. Udział możemy wpisać procentowo lub w postaci ułamka zwykłego. W przypadku, gdy właściciel ma 1/3 udziału nie zaleca się wpisywać 33,3333%, gdyż taki wpis może spowodować, przy dużych kwotach przychodu w firmie, błąd w rozliczaniu. Wpisanie udziału ułamkowo w postaci 1/3 lub 3333/10000 powoduje, że program zawsze dokładnie obliczy wartość przychodów i kosztów, niezależnie od ich wielkości. Oczywiście w przypadku, gdy udziały wyrażają się w liczbach całkowitych (w procentach np. 50%) możemy podawać wartości procentowo. Należy pamiętać o dacie początkowej udziału. 4. Aby zakończyć udział właściciela w wybranej firmie, należy wpisać datę końcową. Na deklaracji PIT-5(L) ta działalność będzie uwzględniana tylko do końca miesiąca wg wyżej wprowadzonej daty i nie będzie już obliczana w kolejnych miesiącach. UWAGA! Możliwość wprowadzania udziałów jest dostępna tylko na zakładce Spis Firm za pomocą przycisku <Udziały>. Przycisk <Firmy> na zakładce Właściciele służy tylko do przeglądania udziałów wybranej osoby w firmach, nie ma tam możliwości dodania nowego udziału. Inne dochody W ustawieniach, na zakładce Właściciele, znajduje się przycisk <Inne dochody>. Uruchamia on opcję służącą do wpisania źródeł przychodów nie wynikających bezpośrednio z programu. Mamy do wyboru najem lub firmę nie prowadzoną w programie. Możemy dla jednego właściciela wprowadzić dowolną ilość obu źródeł przychodów. W zależności od ilości wprowadzonych pozycji w oknie Inne dochody, program uzupełni deklarację PIT-5(L) odpowiednimi załącznikami (PIT-5A). Podobnie jak przy określaniu udziałów w firmie właścicieli, należy określić datę początkową innego dochodu, a po jego zakończeniu datę końcową. W oknie edycyjnym, należy wpisać udział w procentach jaki przypada na danego właściciela. Udział ten jest używany tylko do wydruku na PIT-5(L), nie jest brany pod uwagę do żadnych obliczeń. Dochody z innej działalności można wprowadzić na dwa sposoby: 1. Podczas zamykania miesiąca na deklaracji PIT-5(L) - w dolnej części okna edycyjnego PIT-5(L) znajduje się przycisk <Inne dochody>. Po naciśnięciu, istnieje możliwość wprowadzenia kwot przychodów i kosztów z danej działalności. W tym celu w oknie edycyjnym Pozostałe źródła przychodów właściciela, należy z głównego paska menu tego okna, wybrać opcję Źródło Dochody (<Ctrl+F2>), bądź użyć ikony.

35 ALA 2. W Ustawieniach, na zakładce Właściciele Inne dochody również używając tych samych przycisków i ikon. Nie ma takiej potrzeby, aby pamiętać o wpisaniu tych kwot co miesiąc, gdyż program podczas rozliczania właściciela sam pyta o dochody z każdej działalności wcześniej wpisanej w Inne dochody. Księga przychodów i rozchodów Zapisy można wprowadzać bezpośrednio do księgi lub poprzez rejestr VAT (jeżeli firma jest płatnikiem VAT). Wprowadzanie zapisów do książki poprzez rejestr VAT, zostanie omówione w następnych rozdziałach, teraz zajmiemy się wprowadzaniem zapisów bezpośrednio do księgi. Rozpoczynając pracę wybieramy z menu Księgowość Książka przychodów i rozchodów lub kombinację klawiszy <Ctrl+K>. Pojawi się ekran z tabelą, która wyglądem przypomina wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Do przeglądania wszystkich kolumn księgi służą klawisze strzałek w prawo i w lewo. W dolnej części ekranu widoczne są aktualne podsumowania wszystkich kolumn księgi z uwzględnieniem przeniesienia z poprzedniego miesiąca. Klawisz <F3> lub ikona dodawania służy do wprowadzenia nowego zapisu. Po jego naciśnięciu pojawi się okno z polami umożliwiającymi wprowadzenie wszystkich potrzebnych danych zapisu w księdze. W polu Dzień, program domyślnie wpisze dzień ostatnio wprowadzonego zapisu. Chcąc zmienić dzień zapisu, należy posłużyć się przyciskami przewijania. Przejście między polami następuje po przyciśnięciu klawisza <Tab> lub <Enter>. 35

36 Streamsoft Po wpisaniu numeru dokumentu i przejściu do następnego pola, zostanie wyświetlony słownik kontrahentów. Jeśli w słowniku istnieje kontrahent, którego dotyczy wprowadzany zapis, to przenosimy jego dane do zapisu przyciskając klawisz <Enter>. Jeśli zapis dotyczy nowego kontrahenta, to możemy dopisać go do słownika klawiszem <F3>. W słowniku powinni znajdować się stali kontrahenci. Jeśli nie chcemy wybierać kontrahenta ze słownika, przyciskamy klawisz <Esc> i wpisujemy dane kontrahenta ręcznie. Po wpisaniu danych kontrahenta i przejściu do nowego pola, automatycznie pojawi się słownik zdarzeń gospodarczych. Korzystanie ze słownika zdarzeń przebiega identycznie jak korzystanie ze słownika kontrahentów. Słownik ten powinien zawierać nazwy często występujących w firmie zdarzeń gospodarczych. Słownik będzie podręczny tylko w przypadku niewielkiej ilości pozycji w słowniku. Po wprowadzeniu zdarzenia ze słownika lub wpisaniu ręcznie i określeniu kolumny zapisu, należy wpisać kwotę i zapisać dane naciskając przycisk. Chcąc zapisać dwie kwoty do dwóch kolumn w jednym zapisie, należy kliknąć myszką w polu drugiej kwoty lub nacisnąć kombinację klawiszy <Lewy Alt+K>. Jeśli użytkownik programu, zaznaczy opcję Wyposażenie, to program po zapisaniu dokumentu, umożliwi automatycznie przeniesienie danych do ewidencji wyposażenia. Zaznaczenie opcji Faktura za samochód podlegająca 60% (50%) odliczeniu VAT sprawi, że program będzie pilnował wydatków na samochód. Jeśli użytkownik zaznaczy opcję Faktura handlowa (nie podlegająca VAT), to program automatycznie pobierze ją do zestawienia faktur handlowych. Zestawienie faktur handlowych dostępne jest w menu ikony Drukuj <F9>: Dla firm będących płatnikami VAT, dodatkowo pojawia się przycisk. Służy on do wprowadzania zapisów, których nie chcemy wpisywać jednocześnie do rejestru VAT. Po wciśnięciu przycisku <Zapisz>, 36

37 ALA użytkownik może wybrać rodzaj zapisu do rejestru VAT, a następnie pojawia się zapytanie o stawkę na jaką można zapisać kwotę w rejestrze. Po wybraniu odpowiedniej stawki, pojawi się okno zapisu do rejestru VAT: W oknie rejestru VAT można dokonać modyfikacji lub od razu zatwierdzić zapis do rejestru. Jeśli użytkownik naciśnie, w dowolnym momencie, klawisz <Esc>, to wpis nie zostanie dodany do rejestru VAT. Dla firm nie będących płatnikiem VAT nie ma przycisku <Bez rejestru> w oknie edycyjnym zapisu księgi, a wciśnięcie przycisku <Zapisz> nie wywołuje żadnych dodatkowych operacji. Jeżeli nie wpiszemy kontrahenta, program nie pokaże okienka edycji pozycji rejestru VAT. W programie istnieje możliwość wyłączenia automatycznego pojawiania się słowników kontrahentów i zdarzeń, podczas wprowadzania zapisów. W tym celu, należy w opcji Ustawienia, wybrać zakładkę Inne i dla opcji Automatycznie pokazywane słowniki ustawić parametr Nigdy. Można przyspieszyć dodawanie wpisów do książki, wybierając w oknie księgi, opcję z menu prawego klawisza myszki Dodawaj ciągle lub naciskając klawisze <Ctrl+F3>. Wówczas, po naciśnięciu przycisku <Zapisz>, automatycznie pokazuje się nowe okno edycyjne zapisu, bez wyświetlenia księgi. Chcąc przerwać ciągłe dodawanie, należy nacisnąć klawisz <Esc> lub przycisk <Anuluj>. 37

38 Streamsoft Do poprawy wpisu służy klawisz <F5> lub ikona Popraw. Jeśli użytkownik zechce, aby zapis do księgi został przeniesiony do rejestru VAT (a wcześniej nie był tam wprowadzony), to po zapisaniu poprawionego wpisu, program zapyta się czy dopisać go do rejestru VAT. Usunięcie zapisu w księdze, powoduje pytanie programu o usunięcie wpisu w rejestrze VAT (jeżeli taki istnieje). Dodawanie do książki nowego zapisu, nie powoduje jego automatycznego zaksięgowania (blokady do poprawy). Zapis, który został dopisany nazywamy zapisem zarejestrowanym. Taki zapis można poprawiać i ewentualnie usunąć jeżeli został niepoprawnie wprowadzony. Do zaksięgowania służy opcja księguj <Ctrl+F2>. Pozycja jest poprawna z punktu widzenia prawa, dopiero po jej zaksięgowaniu. Zaksięgowanej pozycji nie można już poprawić lub usunąć. Jeżeli podczas zamykania miesiąca znajdzie się jakiś zapis niezaksięgowany, to program zaksięguje go automatycznie. Przed wydrukiem książki można określić szerokości kolumn na wydruku. Do tego celu służy opcja Ustawienia szerokości kolumn, znajdująca się w oknie definiowania wydruku książki. W programie umieszczono opcję umożliwiającą przesłanie danych w postaci pliku pdf lub txt. Umożliwi to dalszą obróbkę danych lub ich archiwizację. Sposób wysyłania tych plików opisany jest w rozdziale Wydruki. Ewidencja przychodów (ryczałt) Zapisy można wprowadzać bezpośrednio do ewidencji przychodów lub poprzez rejestr VAT (jeżeli firma jest podatnikiem VAT). Aby rozpocząć pracę, należy w menu Księgowość wybrać opcję Ryczałt ewidencjonowany lub wcisnąć kombinację klawiszy <Ctrl+K>. Wyświetli się okno z tabelą, która wyglądem przypomina wzór ewidencji przychodów. Do przeglądania kolumn ewidencji służą klawisze strzałek w prawo i w lewo, a w dolnej części 38

39 ALA ekranu widoczne są aktualne podsumowania wszystkich kolumn ewidencji, z uwzględnieniem przeniesienia z poprzedniego miesiąca. Klawisz <F3> lub ikona dodawania służy do wprowadzania nowego zapisu. Po jego naciśnięciu pojawi się okno z polami, umożliwiającymi wprowadzenie wszystkich potrzebnych danych w ewidencji. W polu Dzień, program domyślnie wpisze dzień ostatnio wprowadzonego wpisu, natomiast chcąc zmienić dzień zapisu, należy posłużyć się przyciskami przewijania. Po wpisaniu numeru dokumentu, należy uzupełnić kwotę w odpowiedniej stawce i zapisać dokument. Wybierając opcję <Bez rejestru> dany dokument zostanie zapisany tylko do ewidencji przychodów, natomiast po kliknięciu na przycisk <Zapisz>, użytkownik może wybrać rodzaj zapisu do rejestru VAT, a następnie wybrać stawkę, na jaką można zapisać kwotę w rejestrze. Po wybraniu odpowiedniej stawki, pojawi się okno zapisu rejestru VAT, w którym można dokonać modyfikacji lub od razu zatwierdzić zapis do rejestru. UWAGA! Jeśli użytkownik naciśnie, w dowolnym momencie, klawisz <Esc> to wpis nie zostanie dodany do rejestru VAT. Jeżeli firma rozlicza się za pomocą ryczałtu i dodatkowo rozlicza najem lub podnajem, to aby kwoty z najmu były wyszczególnione w odpowiednich rubrykach w PIT-28, należy zaznaczyć parametr Najem, podnajem w oknie Wpis do ewidencji przychodów. Rejestry VAT Opcja umożliwia wprowadzanie dokumentów zakupu i sprzedaży do rejestrów VAT. Dostępna jest w menu Księgowość Rejestry VAT sprzedaży oraz Księgowość Rejestry VAT zakupu. W przypadku gdy opcja ta nie jest widoczna 39

40 Streamsoft w menu, należy zaznaczyć w danych firmy, że jest ona płatnikiem podatku VAT (Ustawienia Dane firmy Zmień dane firmy). Wprowadzanie dokumentów sprzedaży i zakupu przebiega w bardzo podobny sposób. Po wybraniu określonego typu rejestru VAT zakupu lub sprzedaży, można rozpocząć dodawanie dokumentów do spisu. Umożliwia to klawisz <F3> lub ikona dodawania. Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym będzie można wybrać rodzaj zapisu: Faktura VAT, Korekty, Dobowe raporty fikalne, itd. Następnie na ekranie monitora pojawi się okno: Pole Numer ewidencji służy do grupowania dokumentów wewnątrz rejestru, w określony przez użytkownika sposób. Możliwe jest późniejsze wydrukowanie podsumowania każdej z ewidencji. Służy do tego wydruk Podsumowanie ewidencji, 40

41 ALA dostępny za pomocą ikony Drukuj lub klawisza <F9>. Jednocześnie można wskazać, w jaki sposób dokument ma zostać zaksięgowany do książki. Służy do tego przycisk, znajdujący się obok pola Numer ewidencji. Po jego naciśnięciu pojawi się Słownik ewidencji. W nim możemy określić, do jakich kolumn w księdze ma zostać zapisana kwota dokumentu. Chcąc maksymalnie przyspieszyć wprowadzanie danych, po poprawnym zdefiniowaniu numerów ewidencji, możemy wyłączyć pokazywanie się okna do księgowania w książce. Zostanie to omówione szerzej w opcji Słowniki Ewidencje. Dokument może być wystawiony od netto lub od brutto. Do przełączania pomiędzy oba sposobami służy pole Liczony od brutto lub kombinacja klawiszy <Alt+B>. Po wpisaniu numeru dokumentu i wybraniu kontrahenta, wpisujemy w pola: podstawy podatku VAT, kwoty z dokumentu. Może zdarzyć się tak, że dokument ma wyliczony podatek VAT inaczej niż wyliczony przez program. Wtedy należy zaznaczyć pole Ręcznie, znajdujące się przy danej stawce VAT i wprowadzić wszystkie kwoty ręcznie. Jeżeli faktura jest dokumentem wewnątrzwspólnotowym i dotyczy transakcji trójstronnej, możemy wówczas zaznaczyć opcję Transakcja trójstronna, dzięki której generowana jest deklaracja VAT UE. Wprowadzony do rejestru VAT zapis, może zostać zapisany do księgi. Po wciśnięciu przycisku <Zapisz> pojawi się okno edycyjne wprowadzenia zapisu do księgi (chyba, że zostanie wyłączone pokazywanie tego okienka w Opcje Słowniki Numery ewidencji wtedy zapis pojawi się w książce automatycznie). Wciskając przycisk <Anuluj> na okienku edycyjnym książki, zapis nie pojawi się w księdze, ale pozostanie w rejestrze VAT. Można też od razu wcisnąć przycisk <Bez księgi> (<Alt+K>). Aby przyspieszyć wprowadzanie dokumentów do rejestru VAT, możemy określić po jakich polach okienka edycyjnego program ma domyślnie umożliwić wpisywanie danych. Do tego celu, służy w Ustawieniach, zakładka Edycja. Znajdują się tam pola, za pomocą których można ustawić przy jakich stawkach program ma się automatycznie zatrzymywać podczas wprowadzania danych. Jeżeli używamy tylko stawki 23% możemy przyspieszyć wprowadzanie danych i włączyć tylko stawkę 23%. Program nie zatrzyma się w innych polach stawki VAT, tylko w polu 23%. Jeżeli sporadycznie zdarzy się inna stawka, należy w wybranym polu kliknąć myszką. Jeżeli dla danego dokumentu, wpisywanego do rejestru VAT, chcemy dodać uwagę (np. termin zapłaty), to należy ją wpisać w pole Uwagi, klikając na przycisk Uwagi lub wciskając kombinację klawiszy <Alt+U>. W oknie Edycja pozycji rejestru VAT Sprzedaż widnieje również pole Nazwa usługi, które staje się polem aktywnym, gdy zaznaczymy parametr Podlega art.100 ustawy, po wpisaniu kwoty w stawce np (dostawa poza krajem). Przy dodawaniu dokumentu dotyczącego importu usług w rejestrze VAT aktywny jest również znacznik Uwzględnij w polu 39 na deklaracji VAT-7 (art.28b ustawy), 41

42 Streamsoft którego zaznaczenie spowoduje, że kwota z tego dokumentu zostanie dodatkowo wykazana w deklaracji VAT-7 w polu 39. Przykład wprowadzenia dokumentów wewnątrzwspólnotowych do rejestrów VAT W programie Ala wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów wprowadzamy poprzez otworzenie księgi, a następnie wybranie ikony Dodaj. Po uzupełnieniu daty dokumentu, numeru, kontrahenta, zdarzenia gospodarczego oraz kwoty klikamy na przycisk <Zapisz>. Otworzy się okno z wyborem rodzaju zapisu, gdzie należy wybrać Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, a następnie wybrać stawkę VAT. Kolejne okno będzie dotyczyło wpisu do rejestru VAT. Po sprawdzeniu poprawności wpisu, należy kliknąć na przycisk <Zapisz>. System wyświetli zapytanie: Do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług należy wystawić dokument wewnętrzny w celu rozliczenia podatku należnego. Czy chcesz to zrobić teraz?, które należy potwierdzić klikając na przycisk <TAK>, a następnie wybrać stawkę VAT i kliknąć na <Zapisz>. Kwoty z tak wpisanego dokumentu będą widniały w deklaracji VAT-7 w poz. 33, 34 oraz 51 i 52. Wewnątrzwspólnotową dostawę towarów wprowadzamy poprzez Rejestr VAT sprzedaż, za pomocą ikony Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>, następnie wybieramy rodzaj zapisu jako Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz wypełniamy Edycję pozycji rejestru VAT sprzedaż, kwotę wpisujemy w polu Sprzedaż 0% na eksport. W deklaracji VAT 7 pojawi się kwota w pozycji 31. Aby na deklaracji VAT-7 widniały kwoty w poz. 21 i 22, należy wpisać kwotę w stawce np. (dostawa poza krajem) oraz zaznaczyć parametr Podlega art.100 ustawy podczas edycji pozycji rejestru VAT sprzedaż. Kwoty widniejące w deklaracji VAT-7 i dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy oraz wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług zostaną przeniesione do deklaracji VAT-UE. Przykład wprowadzenia dokumentu dotyczącego zakupu środka trwałego z krajów Unii Europejskiej Aby wprowadzić środek trwały zakupiony w jednym z krajów Unii Europejskiej, należy wykonać następujące czynności: 1. W oknie Rejestr VAT zakupy dodać zapis o rodzaju ewidencji Zakupy Środków trwałych, a następnie podać kwotę netto zakupu oraz VAT. W dolnej części okna należy zaznaczyć Dotyczy WNT i kliknąć <Zapisz>. Wyświetli się wówczas pytanie: Do wewnątrzwspólnotowego nabycia środka trwałego należy wystawić dokument wewnętrzny. Czy chcesz to teraz zrobić? które należy potwierdzić klikając na przycisk <TAK>, a następnie wybrać stawkę VAT i kliknąć na <Zapisz>. Kwoty z tak wpisanego dokumentu będą widniały w deklaracji VAT-7 w poz. 33, 34 oraz 49 i Na deklaracji VAT-7, w pozycji dotyczącej kwoty podatku należnego do wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu (pozycja 42

43 ALA 44 w deklaracji VAT-7 w wersji 11), określić kwotę Podatku należnego od wew. nabycia środka trwałego. Kwoty z tak zaksięgowanego środka trwałego zostaną również uwzględnione w deklaracji VAT-UE w części D (Informacja o wewnątrzwpólnotowych nabyciach towarów). Księgowanie dokumentów dot. transakcji odwrotnie opodatkowanych Aby w programie Ala zaksięgować dokumenty dotyczące transakcji odwrotnie opodatkowanych, należy zaznaczyć w menu Ustawienia zakładka: Edycja parametr: Pozwól na obsługę dokumentów umożliwiających transakcje odwrotnie opodatkowane. Po zaznaczeniu tej opcji w Rejestrze VAT Zakupów oraz Rejestrze VAT Sprzedaży będą dostępne podrejestry: dla zakupu Zakup odwrotnie opodatkowany oraz Korekty zakupu odwrotnie opodatkowanego; dla sprzedaży Sprzedaż odwrotnie opodatkowana, Korekty sprzedaży odwrotnie opodatkowanej oraz Dokument wewnętrzny do zakupu odwrotnie opodatkowanego. Dodając zakup odwrotnie opodatkowany do rejestru, należy wpisać dokument z już naliczonym podatkiem VAT, a po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych tego dokumentu, kliknąć na przycisk <Zapisz> lub <Bez księgi>. Wyświetli się komunikat informujący, że dla tego typu transakcji należy wystawić dokument 43

44 Streamsoft wewnętrzny (klikamy na przycisk <Tak>), a następnie wybrać odpowiednią stawkę VAT i zapisać wpis. Wartości z tak zapisanego dokumentu będą widniały na deklaracji VAT-7 w pozycji 41 i 42 oraz 51 i 52. Księgując dokumenty dotyczące sprzedaży, należy wybrać rejestr Sprzedaż odwrotnie opodatkowana, wartość dokumentu wpisać w stawkę np i zapisać wpis. Wartość z tak dodanego wpisu na deklaracji VAT-7 będzie widoczna w polu 41. Ewidencja przebiegu pojazdów Ewidencja przebiegu pojazdu pozwala na rozliczanie kosztów eksploatacji oraz prowadzenie ewidencji przebiegu samochodów (o pojemności do 900 cm 3 i powyżej 900 cm 3 ), a także motocykli. Opcję Ewidencji przebiegu pojazdów można włączyć korzystając z głównego paska menu Księgowość Ewidencja przebiegu pojazdów lub za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+E>. Istnieje również możliwość włączenia tej opcji poprzez ikonę. Jeśli na pasku ikon nie widać takiej ikony, to należy ją tam umieścić. W tym celu wystarczy wybrać z menu głównego Inne, opcję Ikony i zaznaczyć ikonę, która od tej pory będzie dostępna na pasku ikon okna programu. 44

45 ALA UWAGA! Przed przystąpieniem do pracy w tym oknie warto uzupełnić następujące słowniki: Samochody, Trasy, Stawki (więcej w rozdziale Słowniki). Ewidencja przebiegu pojazdów składa się z dwóch części: 1. Koszty eksploatacji pojazdów spis kosztów eksploatacji pojazdów, dostępny jest po kliknięciu na ikonę lub wciśnięciu kombinacji klawiszy <Ctrl+B>. 2. Ewidencja przebiegu pojazdów - ewidencja przebiegu pojazdów dostępna jest po kliknięciu na ikonę lub wciśnięciu kombinacji klawiszy <Ctrl+B>. W prawej górnej części okna znajduje się panel służący do ustawiania ewidencji. W polu Samochody, wybieramy samochód, dla którego chcemy oglądać wpisy. Można oglądać dane dotyczące konkretnego samochodu lub wszystkie jednocześnie: 45

46 Streamsoft Program oblicza kwoty wynikające z przebiegu oraz z kosztów, a następnie wybiera mniejszą i umożliwia wprowadzenie do księgi dowodu wewnętrznego. Aby wprowadzić nowy wpis do ewidencji przebiegu pojazdów lub kosztów eksploatacji, należy posłużyć się klawiszem funkcyjnym <F3> lub ikoną dodawania. Na ekranie monitora pojawi się okno edycyjne, w którym należy wprowadzić dane ewidencji przebiegu pojazdu: Pole Samochód Nr, służy do wpisania numeru samochodu lub dodania jego nazwy ze słownika samochodów. Nie ma możliwości wpisania samochodu, którego nie ma w słowniku. Chcąc wprowadzić do słownika dane nowego samochodu, należy wcisnąć przycisk. Jeśli w słowniku nie ma wprowadzonego samochodu, to należy za pomocą klawisza <F3> lub ikony dodawania dopisać nowy samochód. W polu Trasa należy wpisać trasę ręcznie lub wybrać trasę ze słownika. W słowniku tras powinny znajdować się tylko najczęściej wprowadzane trasy. Słownik może być słownikiem podręcznym tylko przy ograniczonej ilości zapisów. W przypadku wpisania trasy ręcznie, należy wpisać ilość kilometrów. 46

47 ALA Pole Cel wyjazdu może pozostać niewypełnione. Cele wyjazdu to nazwa kontrahenta. Dane w tym polu można wprowadzać ręcznie lub wybrać (za pomocą przycisku ) odpowiedni wpis ze słownika. Przycisk Stawki umożliwia zdefiniowanie stawek za 1 km według pojemności silnika. Po przełączeniu widoku na tabelę dotyczącą kosztów eksploatacji, w podobny sposób należy wprowadzić kolejne dane, używając w tym celu wcześniej wymienionych już przycisków i ikon. W oknie Dane kosztów eksploatacji wybieramy najpierw samochód ze słownika, a następnie wpisujemy pozostałe dane takie jak faktura, opis wydatku itp. Po naciśnięciu przycisku <Zapisz>, wpisane dane zostaną zapamiętane. Różnica inwentarzowa Przy rozliczeniu rocznym firmy, należy wprowadzić kwoty z inwentaryzacji początkowej i końcowej. Wartość magazynu można wprowadzić na dowolny dzień, co pozwala rozliczyć właścicieli także przy zmianie udziałów. W celu rozliczenia różnicy inwentaryzacyjnej, wskazane jest wprowadzenie stanu początkowego. Jeśli go nie będzie, program może dokonać błędnych rozliczeń lub w ogóle nie uwzględnić wpisów dotyczących wartości magazynu na dany dzień. Rozliczanie odbywa się pomiędzy wartością aktualną w danym miesiącu, a stanem początkowym lub poprzednio rozliczoną wartością magazynu (w kolejności dat). Aby prawidłowo rozliczyć taką różnicę, należy z menu Księgowość wybrać opcję Wartość magazynu na dany dzień. 47

48 Streamsoft W tabelę wpisujemy datę sporządzenia inwentaryzacji oraz kwotę spisu z natury. Jeżeli wpis dotyczy inwentaryzacji początkowej, to należy zaznaczyć Traktuj jako stan początkowy. Natomiast dla inwentaryzacji końcowej, należy zaznaczyć Rozlicz na PIT-5(L). Różnica inwentarzowa wyliczona przez program, będzie widoczna na wydruku Zbiorcze podsumowanie księgi, dostępnym z pozycji Książka Drukuj zbiorcze podsumowanie księgi. Rozliczanie firmy Rozliczanie firmy polega na naliczeniu amortyzacji oraz rozliczeniu podatku VAT. W celu prawidłowego rozliczenia podatku VAT, należy wprowadzić brakujące dane np. kwota do zwrotu na rachunek bankowy. W przypadku gdy firma nie jest płatnikiem podatku VAT, rozliczenie firmy polega na naliczeniu amortyzacji. Opcję tą uruchamiamy z menu Księgowość Rozliczenia firm, VAT - 7 lub z paska ikon, za pomocą ikony deklaracji VAT-7(K). 48. Na ekranie monitora wyświetli się okno System pobiera dane do deklaracji VAT-7 z Rejestrów VAT. W przypadku, gdy użytkownik rozpoczyna pracę na programie Ala, a firma istnieje już od pewnego czasu i z poprzedniej deklaracji VAT została kwota do przeniesienia, to kwotę tę można wpisać do deklaracji VAT w poz. 47. Można to zrobić poprzez ustawienie się na tym polu kursorem myszy, wciśnięcie prawego klawisza myszy i wybranie opcji Wymuś. Pole to zostanie podświetlone na czerwono i będzie można wpisać dowolną kwotę. Rozpoczynając komputerowe prowadzenie księgi od miesiąca innego niż styczeń,

49 ALA na zakładce Księga, należy wpisać podsumowania kolumn z ręcznie prowadzonej księgi w miesiącach poprzednich. Miesiąc zamykamy wybierając przycisk <Zamknij styczeń>, dla kolejnych miesięcy będzie to przycisk <Zamknij luty>, <Zamknij marzec>, itd. Po zamknięciu wszystkich miesięcy dotyczących ręcznie prowadzonej Księgi, zostanie udostępnione okno dotyczące deklaracji VAT-7. Po wprowadzeniu danych możemy zamknąć (rozliczyć) miesiąc dla firmy (klikając na ikonę <Zatwierdź> ). Należy pamiętać o tym, że program sam oblicza większość pól deklaracji podatkowych, na podstawie danych z tabel Książki, Rejestry VAT zakupów oraz Rejestry VAT sprzedaży. UWAGA! W przypadku gdy firma nie dokonała sprzedaży w danym miesiącu, wszystkie zakupy przechodzą do odliczenia w następnym miesiącu. Po wpisaniu danych, o które prosi program, jeśli użytkownik nie chce zamykać miesiąca, to może nacisnąć przycisk <Zamknij>. Operacja ta spowoduje zapamiętanie wszystkich danych oraz zamknięcie okna. Dla firm prowadzących ewidencję środków trwałych program sprawdzi, przed zamknięciem miesiąca, czy amortyzacja została naliczona. W przypadku nie naliczenia amortyzacji, program naliczy ją automatycznie i wprowadzi zapis dowodu wewnętrznego do Księgi. Wydruk deklaracji VAT-7 możliwy jest dopiero po jej zatwierdzeniu (kliknięciu na ikonę kłódki <Zatwierdź>). Deklaracja VAT-UE z załącznikami oraz deklaracja VAT-UEK Deklaracja VAT-UE dostępna jest w menu Deklaracje VAT-UE. Dane do deklaracji VAT-UE pobierane są na podstawie wpisów dodanych do rejestru VAT zakup i sprzedaż, dotyczących transakcji z kontrahentami z Unii Europejskiej. Deklaracja VAT-UE może być generowana miesięcznie lub kwartalnie, a sposób generowania, należy określić w Danych firmy na II stronie w tabeli Podatek VAT w Ustawieniach dla VAT-UE. Jeżeli w rejestrach VAT dodane są wpisy na temat transakcji z kontrahentami z Unii Europejskiej, to deklaracja VAT-UE pojawi się automatycznie po zamknięciu VAT- 7, a gdy liczba kontrahentów nie mieści się na VAT-UE, program wygeneruje załączniki VAT-UE/A, B, C, które dostępne będą z poziomu deklaracji VAT-UE, pod ikoną Opcje dodatkowe. Użytkownik również ma możliwość wystawienia deklaracji VAT-UEK., która dostępna jest pod ikoną Opcje dodatkowe dokumentu VAT-UE, a następnie pod pozycją Korekta: VAT-UEK. Korekta ta tworzona jest pomiędzy danymi zapisanymi przy zatwierdzeniu deklaracji VAT-UE a aktualnym stanem rejestrów VAT, dlatego też deklaracja VAT-UEK dostępna jest po zatwierdzeniu dokumentu VAT-UE. Deklaracja ta generowana jest w przypadku, kiedy w rejestrze VAT zostaną dokonane jakiekolwiek zmiany, w przypadku transakcji z kontrahentami z krajów 49

50 Streamsoft Unii Europejskiej. Przy ponownym zamykaniu deklaracji VAT-UE, na dokumencie tym będą widoczne dane z pierwotnej deklaracji, natomiast zmiany będą widoczne w deklaracji VAT-UEK w polach Było i Jest. e-deklaracje Z programu Ala możliwe jest wysyłanie do systemu e-deklaracje następujących formularzy: VAT-7(K), VAT-UE, załączniku do VAT-UE: VAT-UE/A\B\C: VAT- UEK, PIT-28, PIT-36(L) oraz załączniki: PIT-B, PIT-O, PIT-D, PIT-2K, PIT/M, PIT/ZG, i PIT/Z. Możliwe są dwa sposoby podpisywania dokumentów za pomocą zewnętrznej aplikacji do podpisywania podpisem kwalifikowanym oraz bezpośrednio z programu Ala. Przed rozpoczęciem wysyłania deklaracji z programu Ala, należy sprawdzić, czy komputer, na którym planujemy wykonać taką operację, ma aktywne połączenie z Internetem, jest na nim zainstalowane oprogramowanie do podpisu elektronicznego oraz jest dostępny kwalifikowany podpis elektroniczny. Aby wysłać formularz do systemu e-deklaracje Deklaracje za pomocą zewnętrznej aplikacji do podpisu elektronicznego, należy w programie Ala kliknąć na menu Księgowość i wybrać opcję Rozliczenia firm, VAT 7. Następnie, należy kliknąć na ikonę Wyślij do system e-deklaracji. Program uruchomi Kreator eksportu do e- Deklaracje: Następnie, należy kliknąć na przycisk <Dalej> i wybrać miejsce docelowe, w którym zostanie zapisany plik w formacie xml (standardowo program zapisuje plik w C:\Temp). Kolejnym krokiem jest podpisanie dokumentu tzw. kwalifikowanym podpisem. W tym celu, należy wskazać plik do podpisania (zapisany na dysku C) i wybrać opcję: Otwórz lokację: 50

51 ALA Na ekranie monitora zostanie wyświetlony folder, do którego zapisano dokument. W tym oknie, należy również wybrać plik do podpisania podpisem kwalifikowanym. Na wybranym pliku, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy program do podpisu elektronicznego. UWAGA! Podczas podpisywania dokumentu, należy zapisać dane (podpisane) razem z podpisem. Program Ala umożliwia wygenerowanie pliku w formacie xml, który następnie należy podpisać i zapisać dane razem z podpisem w jednym pliku. Podpis dokumentu podpisem kwalifikowanym odbywa się za pomocą programów przeznaczonych do tego typu operacji. Programy takie oferują: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Unizeto Technologies SA oraz Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej Sigillum. Po podpisaniu dokumentu za pomocą odpowiedniego programu, należy wrócić do programu Ala i kliknąć na przycisk <Dalej>, a w kolejnym oknie <Wyślij>. Po wyświetleniu się komunikatu o poprawnym zakończeniu eksportu do systemu e-deklaracje, klikamy przycisk <Zakończ>. UWAGA! Program Ala nie ma wpływu na to, czy plik, który został wysłany do systemu e-deklaracje (z programu Ala) jest poprawnie podpisany przez aplikację zewnętrzną służącą do podpisu elektronicznego i czy w danym pliku zawarty jest zarówno podpis kwalifikowany, jak i dane z wybranej deklaracji. Wysyłanie dokumentu do systemu e-deklaracje można również wykonać bezpośrednio z programu Ala. W tym celu na należy włączyć obsługę wysyłania dokumentów do systemu e-deklaracje nowym sposobem, w Ustawieniach na zakładce Certyfikaty, oraz wybrać odpowiedni certyfikat kwalifikowany. Następnie należy w programie Ala kliknąć na menu Księgowość i wybrać opcję Rozliczenia firm, VAT 7, po czym kliknąć na ikonę Wyślij do system e-deklaracji. 51

52 Streamsoft Podczas pierwszego użycia nowego sposobu wysyłania dokumentów, program wyświetli okno, w którym należy wybrać odpowiedni certyfikat. Po wybraniu danego certyfikatu, należy kliknąć <Wybierz>, w kolejnym oknie wpisać numer PIN, który został nadany przez producenta podpisu elektronicznego i kliknąć na przycisk <OK>. Po wyświetleniu się komunikatu o poprawnym zakończeniu eksportu do systemu e-deklaracje, klikamy przycisk <Zakończ>. Aby pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), należy w programie Ala w menu Deklaracje wybrać: Deklaracje wysłane do serwisu e-deklaracje i za pomocą ikony Pobierz UPO, pobrać dokument potwierdzający wysłanie dokumentu do systemu e-deklaracje. Po poprawnym przetworzeniu dokumentu w serwisie e-deklaracji, dokument otrzyma status: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. W przypadku otrzymania innego komunikatu można skontaktować się bezpośrednio z serwisem e-deklaracje w celu wyjaśnienia braku możliwości pobrania UPO. UWAGA! Komunikaty w polu Status dokumentu są ściśle powiązane z wysłanym dokumentem do serwisu e-deklaracje i nie pochodzą one z programu Ala. Rozliczanie właścicieli Rozliczanie właściciela polega na obliczeniu miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy oraz wyliczeniu pól deklaracji PIT-5(L). W przypadku gdy, rozliczana osoba posiada udziały w kilku firmach prowadzonych w programie lub posiada dochody z innych źródeł (np. firma nie prowadzona w programie lub najem), zostaną one uwzględnione w obliczeniach. Jeśli podczas rozliczania jedna z firm, w której właściciel posiada udziały, jest nie rozliczona w tym miesiącu (w oknie Rozlicz 52

53 ALA Firmę jest nie zamknięty miesiąc), program umożliwi jej rozliczenie, po czym powróci do rozliczania właściciela. 1. Opcję rozliczania właścicieli, należy uruchomić w menu Księgowość Rozliczenia właścicieli (dotyczy wszystkich właścicieli zdefiniowanych w programie) lub Księgowość Rozliczenie właścicieli aktualnej firmy PIT-5 (opcja dostępna za pomocą ikony ). Po wybraniu właściwej opcji na ekranie zostanie wyświetlony spis właścicieli aktualnej firmy. 2. Należy wybrać właściciela, którego chcemy rozliczyć podświetlamy właściciela i dwukrotnie klikamy myszką lub klawiszem <Enter>. Następnie program sprawdzi, czy w rozliczanym miesiącu wszystkie firmy w których ten właściciel jest udziałowcem są zamknięte (rozliczone). 3. Kolejna czynność związana z rozliczaniem właścicieli, polega na wpisaniu dochodów z wszystkich dodatkowych źródeł (za pomocą przycisku ) oraz rozliczeniu wszystkich firm, w których wybrany właściciel ma udziały. Dochody z innych źródeł wprowadza się po wejściu do okna z Rozliczeniem właściciela (PIT-5(L)), wówczas program sam prosi o uzupełnienie przychodów i kosztów z danego miesiąca. Załóżmy, że rozliczamy kwiecień i uruchamiamy opcję rozliczania właścicieli. Program sprawdzi, czy wszystkie firmy wybranego do rozliczeń właściciela, mają rozliczony kwiecień oraz czy zostały wprowadzone przychody i koszty wynikające z INNYCH DOCHODÓW (w/w najem lub firma nie prowadzona w programie). W przypadku, gdy wystąpi chociaż jedna firma (w której wybrana osoba ma udziały) z nie zamkniętym miesiącem kwietniem program poprosi najpierw o jej rozliczenie. W tym przypadku program zapyta czy chcemy zamknąć kwiecień w nierozliczonych jeszcze firmach. Po zamknięciu (rozliczeniu) miesiąca we wszystkich firmach z udziałem wybranej osoby, możemy przystąpić do rozliczenia deklaracji PIT-5(L) właściciela za miesiąc kwiecień. 4. Następnie program zapyta się o dodatkowe dane oraz udostępni wyniki obliczeń deklaracji PIT-5(L) w oknie z zakładkami zawierającymi zgrupowane pola tej deklaracji. W górnej części okna zawarte są informacje o tym, za jaki miesiąc i którego właściciela dotyczą dane. W celu rozliczenia właściciela należy wprowadzić wszystkie niezbędne dane do prawidłowego obliczenia zaliczki na podatek dochodowy np. na zakładce Dane kwotę miesięcznej składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne (w wysokości, jaką można odliczyć od podatku). Można zdefiniować w programie, które pola mają pojawić się jeszcze na zakładce Dane. Na przykład darowizny, ulgi i inne z których korzysta właściciel. 53

54 Streamsoft UWAGA! W przypadku, gdy właściciel posiada udziały w więcej niż dwóch firmach, program automatycznie w odpowiedniej kolejności umieści dane z kolejnych firm na załączniku PIT-5A, który zostanie wydrukowany po deklaracji PIT-5(L). Ewidencja Środków Trwałych Opcja Środki trwałe pozwala na prowadzenie ewidencji majątku trwałego firmy, obliczanie amortyzacji oraz wycenę środków trwałych. Amortyzację środków trwałych można obliczać miesięcznie, kwartalnie, rocznie lub sezonowo - w sposób liniowy, degresywny i jednorazowy. Można również skorzystać z metody, która umożliwia wprowadzenie dowolnej wartości procentowej amortyzacji jednorazowej, miesięcznej, kwartalnej lub rocznej. Nowy środek trwały wprowadzamy przyciskając ikonę Przyjęcie środka lub klawisz funkcyjny <F3>. Podczas wprowadzania, należy określić wartość początkową oraz klasyfikację GUS. Prawidłowe określenie klasyfikacji, pozwoli prawidłowo wybrać stawkę amortyzacyjną. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych, środek trwały zostanie przyjęty do ewidencji. Dla nowo przyjętego środka trwałego można wydrukować dowód przyjęcia OT oraz plan amortyzacji. Istniejący środek trwały można ulepszyć lub zlikwidować. W tym celu, należy odpowiednio użyć ikon z paska: Ulepszenie środka - oraz Likwidacja, zbycie -. Istnieje również możliwość zmniejszenia wartości środka trwałego. Opcja ta jest dostępna w menu pojawiającym się po kliknięciu na prawy klawisz myszki (menu podręczne) lub na głównym pasku menu pod nazwą Środki trwałe (opcja ta jest widoczna w menu głównym tylko wtedy, gdy okno z tabelarycznym spisem środków trwałych jest włączone w programie stanowi aktualny widok na monitorze). Po wprowadzeniu nowego środka trwałego dane takie jak: wartość nabycia, wartość inwentarzowa oraz umorzenie można poprawiać tylko wówczas, kiedy miesiąc jest jeszcze nierozliczony (otwarty). Opcja Amortyzuj... % (dowolna wartość procentowa amortyzacji wprowadzona przez użytkownika), pozwala na amortyzowanie środka trwałego: Jednorazowo do księgi będzie zaksięgowana jednorazowa amortyzacja wyliczona wg wprowadzonej wartości procentowej przez użytkownika w miesiącu nabycia środka trwałego. Miesięcznie do księgi będzie zaksięgowana 1/12 część amortyzacji wyliczona wg wprowadzonej wartości procentowej przez użytkownika, Kwartalnie do księgi będzie zaksięgowana ¼ część wyliczona wg wprowadzonej wartości procentowej przez użytkownika wartości środka trwałego na koniec każdego kwartału. 54

55 ALA Rocznie do księgi będzie zaksięgowana wartość w wysokości określonej przez użytkownika środka trwałego jednorazowo na koniec roku. Jeżeli dla danego środka trwałego została wybrana metoda jednorazowa, to w opcji Amortyzuj...% nie należy wybierać również odpisu jednorazowego. Opcję tę należy stosować jedynie przy wybranej metodzie liniowej lub degresywnej, w przypadku kiedy odpis amortyzacyjny ma zostać naliczony wg wpisanej wartości procentowej jednorazowo, miesięcznie, kwartalnie lub rocznie. W przypadku wprowadzania środka trwałego, który był już wcześniej amortyzowany, należy w danych środka w polu Wartość początkowa wpisać faktyczną wartość tego środka trwałego oraz w polu Umorzenie początkowe wpisać sumę odpisów amortyzacyjnych, które zostały już rozliczone w poprzednich miesiącach. Naliczenie amortyzacji automatycznie wprowadza do księgi nowy zapis o nazwie dokumentu DWAM-Nr (gdzie Nr jest numerem aktualnego miesiąca) i datą ostatniego wprowadzonego zapisu w księdze. Wszystkie dane o środku trwałym znajdują się na zakładkach w oknie edycyjnym dotyczącym danego środka. Pierwsza zawiera dane podstawowe, druga tabelę amortyzacyjną, trzecia przeprowadzone operacje i bilans środka. Przykład liczenia amortyzacji Opcja prowadzenia środków trwałych oraz obliczania amortyzacji dostępna jest w wersji MAX programu Ala. Opcja Środki trwałe znajduje się w menu Księgowość. Można ją również uruchomić za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+D> lub ikony znajdującej się na pasku ikon programu. Nowy środek trwały wprowadzamy za pomocą ikony Dodaj lub klawisza <F3>. Podczas wprowadzania, należy określić wartość początkową oraz klasyfikację GUS. Prawidłowe określenie klasyfikacji, pozwoli prawidłowo wybrać stawkę amortyzacyjną. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych środek trwały zostanie przyjęty do ewidencji. Można automatycznie wybrać z tego okna wprowadzenie do rejestru VAT służy do tego przycisk <VAT-zakup>. Dla nowo przyjętego środka trwałego można wydrukować dowód przyjęcia OT oraz plan amortyzacji. 55

56 Streamsoft 1. Gdy wybierzemy metodę amortyzacji jednorazową, program wyliczy stawkę amortyzacji w miesiącu przyjęcia środka. 2. Wybierając metodę liniową i Amortyzuj...% program naliczy odpis amortyzacyjny również w miesiącu przyjęcia środka trwałego. Przykład: środek trwały przyjęty w czerwcu, wartość nabycia 15000, metoda liniowa, miesięczna, amortyzuj 20% jednorazowo. Program wyliczy amortyzację w czerwcu w wysokości 3.000,00 = (15000*20%). Kolejne odpisy amortyzacyjne będą wyliczane od początku następnego roku wg metody liniowej. 4. Wybierając metodę amortyzacji: degresywną lub liniową przy typie amortyzacji miesięcznej program wylicza amortyzację w następnym miesiącu. Przykład: środek trwały przyjęty w maju, wartość nabycia 7000, stawka amortyzacji 20%, Metoda amortyzacji: liniowa, Typ amortyzacji: miesięczna. Program wyliczy amortyzację w miesiącu czerwcu w kwocie 116,67= (7000*20%)/12. W grudniu w przebiegu amortyzacji odpis roczny wyniesie 56

57 ALA 816,69 = 116,67*7; procent umorzenia 11,67% = (20/12)*7, wartość netto: 6183,31= ,69 5. Gdy wybierzemy amortyzację kwartalną program wyliczy amortyzacje w: marcu, czerwcu, wrześniu i grudniu. Przykład: przyjęcie środka trwałego w maju, wartość nabycia: 7000, stawka amortyzacji: 25%;,Metoda amortyzacji: liniowa. Program wyliczy amortyzację w czerwcu za jeden miesiąc (7000*25%)/12=145,83, a następnie we wrześniu i grudniu naliczy amortyzację kwartalną czyli we wrześniu 145,83*3=437,49 i w grudniu też 145,83*3=437,49. Odpis roczny wyniesie 1020,81 (145,83+437,49+437,49); procent umorzenia: (25/12)*7 [miesiące amortyzacji]=14,58%; wartość netto= ,81=5979,19 Po wprowadzeniu nowego środka trwałego dane takie jak: wartość nabycia wartość inwentarzowa oraz umorzenie można poprawić wówczas, gdy miesiąc nie jest jeszcze rozliczony (zamknięty). 57

58 Streamsoft Program automatycznie nalicza amortyzację przy zamykaniu miesiąca (VAT 7). Naliczanie wprowadza automatycznie do księgi nowy zapis o nazwie dokumentu DWAM-nr (aktualnego miesiąca) i datą ostatniego wprowadzonego zapisu w księdze. Wszystkie dane o środku trwałym znajdują się na zakładkach w oknie edycyjnym dotyczącym danego środka. Pierwsza zawiera dane podstawowe, druga tabelę amortyzacyjną, trzecia przeprowadzone operacje (ulepszenie, likwidacja) i bilans środka. Ewidencja wyposażenia Opcja ta ułatwia użytkownikowi prowadzenie ewidencji wyposażenia dla celów wewnętrznych. Opcja dostępna jest w menu głównym Księgowość. Można w niej zapisywać zakupy nie kwalifikujące się do wpisania w ewidencję środków trwałych, miejsca ich wykorzystywania oraz dane osób, które je pobierają. W ten sposób możemy prowadzić ewidencję np. narzędzi lub przyrządów i osób za nie odpowiedzialnych. 58 Ścieżka dostępu: Księgowość Wyposażenie ikona Dodaj <F3>

59 ALA Rozrachunki (dostępne tylko w wersji Ala Max) Opcja ta umożliwia kontrolę należności i zobowiązań firmy. W tym miejscu znajdują się dokumenty, które nie zostały jeszcze rozliczone: należności i zobowiązania. Dokument jest uznawany za nierozliczony, jeżeli nie jest w całości spłacony, czyli suma spłat dokumentu jest mniejsza od jego wartości. Każdy dokument wprowadzany do rejestru VAT lub do książki podatkowej, po zapisaniu można rozliczyć w Kasie, Banku lub w Innych. Po wpisaniu dokumentu do książki lub do rejestru klikamy na przycisk <Zapisz>. Na ekranie monitora pojawi się okno Informacja o zapłacie. Jeżeli wpisywany dokument jest spłacony w całości to w pozycji Kwota zapłaty, należy wpisać całą zapłaconą kwotę. Jeżeli jest to dokument nie zapłacony, to należy skasować w tym miejscu kwotę, a następnie ustawić termin zapłaty i kliknąć <Zapisz>. Dokument taki automatycznie zostaje przeniesiony do rozrachunków jako nierozliczony. Aby go rozliczyć, należy utworzyć dokument rozchodu (KW, BW, IW) lub przychodu (KP, BP, IP), za pomocą opcji Dokumenty Kasa/Bank/Inne dostępnej w menu głównym Rozrachunki. Na dokumencie rozchodu/przychodu, należy wybierać kontrahenta i wpisać kwotę jaką wpłacamy lub otrzymujemy. Taki dokument można rozliczyć na dwa sposoby: W opcji Dokumenty Kasa/Bank/Inne przy tworzeniu dokumentu rozchodu lub przychodu, po wpisaniu kwoty można kliknąć Rozliczenia, wtedy program od razu podpowie, które dokumenty danego kontrahenta można rozliczyć i pozwoli rozliczyć je w tym miejscu wpisując ręcznie kwoty w pola Do rozliczenia lub kliknąć Rozlicz automatycznie (spowoduje rozliczenie dokumentów do wysokości kwoty Do dyspozycji według terminów płatności). Po wprowadzeniu kwoty w dokument rozchodu/przychodu i zatwierdzeniu jej przyciskiem <Zapisz>, można przejść do rozrachunków (opcja Należności i zobowiązania), a następnie wyszukać dokumenty niespłacone danego kontrahenta i kliknąć ikonę Rozlicz lub z menu podręcznego prawego przycisku myszy opcję Rozliczanie. Jeżeli mamy zobowiązanie wobec kontrahenta, który ma również zobowiązanie wobec naszej firmy, możemy rozliczyć oba te dokumenty. W takim przypadku, należy ustawić się na wybranym dokumencie, a następnie dwukrotnie kliknąć na ikonę Rozlicz <F5>. Program automatycznie dobiera dokumenty wybranego kontrahenta i pokazuje jakie dokumenty można skompensować. Możliwe jest również prowadzenie rozrachunków dla dokumentów nie zapisywanych w rejestrach VAT, a jedynie w książce przychodów i rozchodów. Takie rozrachunki jednak rozlicza się poprzez Rozlicz, a nie jak w przypadku dokumentów magazynowych czy zapisywanych w rejestrze VAT Dokumenty Kasa/Bank/Inne. 59

60 Streamsoft Inne funkcje w opcji Dokumenty Kasa/Bank/ Inne: - Podsumowanie - opcja ta powoduje podliczenie aktualnego stanu kasy, banku, innych. - Zamknięcie raportu - opcja ta wywołuje okno zamykania raportu kasowego, bankowego. <Ctrl+F5> - Pokaż spłaty - opcja powoduje pokazanie okna spłat dla aktualnego dokumentu. <Ctrl+Shift+K(B/I)> - przełączanie na widok Kasy, Banku, Innych. Umożliwiają to również ikony: Pokaż kasę -, Pokaż bank -, Pokaż inne -. Noty korygujące Program umożliwia dwa sposoby wystawiania not korygujących: 1. W menu Księgowość Noty korygujące klikamy na ikonę <Dodaj>, a następnie w oknie, które się wyświetli, uzupełniamy numer noty, jej datę, numer dokumentu korygowanego, datę dokumentu korygowanego, kontrahenta, treść korygowaną oraz treść noty. Po uzupełnieniu wszystkich danych notę można wydrukować lub wysłać jako załącznik do wiadomości Podświetlamy dokument, którego nota dotyczy, a następnie wciskamy prawy klawisz myszy i z menu kontekstowego wybieramy opcję Wystaw notę korygującą. Wybrana w ten sposób nota będzie miała uzupełniony: numer, datę dokumentu korygowanego oraz dane kontrahenta, natomiast pozostałe dane należy uzupełnić. Zamykanie raportów kasowych W oknie Dokumenty Kasa/Bank/Inne znajduje się opcja Zamknięcie raportu. Opcja jest dostępna po kliknięciu na ikonę lub po wybraniu z menu głównego Dokument, opcji Zamknięcie raportu. Menu Dokument dostępne jest po kliknięciu, w menu Rozrachunki, opcji Dokumenty Kasa/Bank/Inne. Po wybraniu jednej z tych opcji na ekranie ukaże się okienko edycyjne: 60

61 ALA Program umożliwi wpisanie numeru raportu, jeżeli jest to pierwszy raport. Kolejne raporty będą numerowane automatycznie. Najważniejszym zadaniem jest wpisanie daty, do której ma zostać wykonany raport. Data, od której wykonujemy raport ustalana jest na podstawie poprzedniego raportu. Po zamknięciu raportu komputer go podsumowuje: Drukowanie raportu uruchamiamy za pomocą opcji Drukuj Drukuj raport, dostępnej za pomocą ikony drukowania lub klawisza funkcyjnego <F9>. 61

62 Streamsoft Inne funkcje dostępne w opcji Rozrachunki Należności i zobowiązania, w menu podręcznym prawego klawisza myszki lub w menu głównym Rozrachunek (dostępnym wtedy, gdy włączone jest okno Zobowiązania - Należności) to: <Shift+F2> - Pokaż dokument źródłowy - opcja umożliwia odszukanie dokumentu w miejscu jego powstania i pokazanie jego podstawowych danych. Rozliczanie opcja ta posiada dodatkowe menu, w którym dostępne są następujące funkcje: o <F5> - Rozlicz - opcja ta służy do rozliczania wybranego dokumentu. o Rozlicz w kasie - (prawy przycisk myszy będąc na wybranym dokumencie) opcja umożliwia automatyczne rozliczenie dokumentu poprzez wystawienie dokumentu kasowego. o Rozlicz w banku - (prawy przycisk myszy będąc na wybranym dokumencie) opcja umożliwia automatyczne rozliczenie dokumentu poprzez wystawienie dokumentu bankowego. o Rozlicz w innych - (prawy przycisk myszy będąc na wybranym dokumencie) opcja umożliwia automatyczne rozliczenie dokumentu poprzez wystawienie dokumentu w bazie Inne. <F9> Drukuj - opcja ta służy do drukowania zestawienia zobowiązań i należności, wezwania do zapłaty, przelewu (z możliwością drukowania przelewu do wielu zobowiązań z tym samym kontrahentem), dowolnych kolumn z tabeli (Wydruki definiowane). <Ctrl+S> - Suma - opcja umożliwia podsumowanie należności i zobowiązań z wydzieleniem przeterminowanych. Wydruki Program umożliwia wydrukowanie pism do Urzędu Skarbowego takich jak: Zawiadomienia o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów/ewidencji przychodów. Zawiadomienia o zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej. Oświadczenie podatnika VAT do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy. Opcję tą wywołujemy z menu Księgowość Wydruki. Po wybraniu interesującego nas pisma, ukaże się okienko, w którym można uzupełnić dodatkowe dane, które powinny znaleźć się na wydruku. Zestawienia Użytkownik programu Ala może wykonać kilka podstawowych zestawień (opisane poniżej). Aby sporządzić dany rodzaj zestawienia, należy posłużyć się opcjami menu głównego Zestawienia: 62

63 ALA Obroty na kontach Za pomocą tego zestawienia można obejrzeć podsumowania kwot wprowadzonych na poszczególne konta. Aby sporządzić zestawienie, należy wybrać z menu Zestawienia Obroty na kontach. Na ekranie pojawi się spis kont, które są zdefiniowane w słowniku kont. W opcji drukowania dostępnej w oknie tego zestawienia, można podejrzeć lub wydrukować następujące dane: Rozliczenie konta, Miesięczne rozliczenie kont, Roczne rozliczenie kont, Definiuj użytkownik samodzielnie definiuje pola, które znajdą się na zestawieniu. Miesięczne rozliczenie firmy Zestawienie to umożliwia obejrzenie wartości przychodów i kosztów firmy (z wszystkich miesięcy) na przestrzeni jednego roku. Miesięczne rozliczenia właścicieli Zestawienie to umożliwia obejrzenie wartości przychodów i kosztów właścicieli (z wszystkich miesięcy) na przestrzeni jednego roku. Struktura zakupów Opcja ta umożliwia rozliczenie podatku należnego VAT dla firm, które rozliczają swoją sprzedaż procentowo w stosunku do zakupów czyli stosują tzw. sprzedaż bezrachunkową. Istnieje możliwość obliczenia i wydrukowania oddzielnych rozliczeń dla wybranych numerów ewidencji, które wcześniej oczywiście powinny zostać wprowadzone przez użytkownika i wykorzystywane przez niego podczas wprowadzania pozycji do rejestrów. Strukturę zakupów można również włączyć z poziomu okna Rejestr VAT Zakupy oraz Rejestr VAT Sprzedaż, za pomocą ikony drukowania lub klawisza funkcyjnego <F9>. 63

64 Streamsoft Struktura sprzedaży za rok Opcja ta umożliwia obliczenie prognozowanego i rzeczywistego procentu przysługującego odliczenia podatku VAT w przypadku, kiedy firma prowadzi sprzedaż zwolnioną i opodatkowaną. Program wylicza proporcję sprzedaży opodatkowanej w stosunku do sprzedaży ogółem. Wyliczony na podstawie sprzedaży w roku poprzednim prognozowany procent podatku należy wpisać w opcji Ustawienia na zakładce Podatki na początku roku lub w momencie rozpoczęcia pracy z programem. Program sam będzie wyliczał kwotę podatku możliwego do odliczenia i ujmował w odpowiedniej rubryce w deklaracji VAT-7. Na koniec roku obrachunkowego, po wpisaniu rzeczywistego procentu sprzedaży opodatkowanej wyliczonej na podstawie sprzedaży w roku bieżącym program w następnym miesiącu wyliczy korektę tego podatku i ujmie ją na deklaracji VAT-7. Zbiorcze podsumowanie księgi Opcja ta umożliwia wydrukowanie widoku wszystkich podsumowanych kolumn, związanych z księgą podatkową w przeciągu całego roku. Po wpisaniu różnicy inwentaryzacyjnej na wydruku będzie wyliczony dochód lub strata z działalności. Zestawienie zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy Opcja ta umożliwia wydrukowanie zestawienia zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy, pomocnego przy rozliczeniu rocznym właścicieli, z wykorzystaniem PIT-36(L). Słowniki Menu Słowniki, umożliwia wprowadzanie pewnych stałych danych (informacji) do programu. Wprowadzone dane są odpowiednio pogrupowane, np. dane dotyczące kontrahentów są umieszczane w słowniku Kontrahenci. Praca z programem powinna się rozpocząć od zdefiniowania słowników. Jest to ważne, ponieważ podczas dalszej pracy, użytkownik będzie korzystał z danych zawartych w słownikach. Ponadto, korzystanie w uzupełnionych słowników, znacznie przyspiesza i usprawnia pracę w programie. Poniżej znajduje się spis słowników dostępnych w programie Ala: 64

65 ALA Kontrahenci Słownik ten umożliwia wprowadzenie danych stałych kontrahentów, czyli takich, z którymi firma najczęściej współpracuje. Program kontroluje czy kontrahent o takim numerze NIP już istnieje. Pole NIP musi być wypełnione nie może zostać puste. W przypadku gdy, nie jest konieczne podanie NIP-u kontrahenta, należy wpisać numer, który jest numerem kontrahenta (jest to wygodny sposób rozróżniania kontrahentów). Po naciśnięciu ikony dodawania lub klawisza <F3> na ekranie pojawi się okno edycyjne danych kontrahenta: 65

66 Streamsoft Jeśli użytkownik programu zechce dopisać uwagi dla kontrahenta, to powinien nacisnąć przycisk <Uwagi>, znajdujący się w lewym dolnym rogu okna edycyjnego kontrahenta. Pojawi się wtedy okienko, w którym można dopisać tekst o dowolnej długości. Zapisane uwagi będą się wyświetlany w dolnej części okna ze spisem kontrahentów, po przełączeniu się na zakładkę Uwagi. Za pomocą ikony Drukuj lub klawisza funkcyjnego <F9>, użytkownik programu może wydrukować: przelew do kontrahenta, przelew od kontrahenta, adresowanie kopert, spis kontrahentów (wydruk definiowany). Ponadto, za pomocą opcji Definiuj (dostępna w spisie wydruków), może samodzielnie wskazać pola, które powinny znaleźć się na wydruku. Konta Słownik Konta jest użyteczną opcją, jeżeli chcemy pogrupować obroty z książki, według własnych zasad. W tym celu należy zdefiniować konta. Wybieramy z menu głównego Słowniki Konta. Na ekranie pojawi się spis kont używanych w programie. Aby dodać nowe konto, należy nacisnąć klawisz funkcyjny <F3> lub ikonę dodawania. 66

67 ALA W polu Bilans otwarcia można wpisać wartość początkową dla konta. Kraje W słowniku tym można dodać kod kraju, nazwę kraju oraz zaznaczyć, czy należy on do krajów Unii Europejskiej czy też nie. Kod i nazwa kraju są ważne i przydatne w momencie, kiedy firma prowadzi działalność na terenie Unii Europejskiej. Dane te są przekazywane do deklaracji VAT UE. Numery ewidencji VAT Numer ewidencji służy do grupowania dokumentów wewnątrz rejestru, według własnego uznania. Podobnie jak w przypadku kont, nie ma konieczności korzystania z numerów ewidencji. Stosujemy je w przypadku, gdy chcemy pogrupować dokumenty według własnych zasad. Dodatkowo numery ewidencji mogą służyć jako polecenia księgowania do księgi. Jeżeli dane wprowadzamy przez rejestr VAT i nie wpiszemy numeru ewidencji, program automatycznie, w przypadku zakupów wpisze w książce kwotę dokumentu do kolumny 10, w przypadku sprzedaży do kolumny 7. Następnie na ekranie pojawi się okienko księgi. Możemy zaakceptować dany wpis lub go poprawić. Natomiast, jeżeli w ewidencji zdefiniujemy sposób w jaki ma się księgować kwota dokumentu, możemy zmienić kolumnę 10 na przykład na 14. Dodatkowo dla każdej ewidencji istnieje możliwość wyłączenia okna edycyjnego księgi Nie pokazuj okienka księgowego podczas księgowania do księgi w takim wypadku program automatycznie zaksięguje dokument, według polecenia 67

68 Streamsoft księgowania. Poprawne zdefiniowanie numerów ewidencji pozwoli maksymalnie przyspieszyć pracę przy wprowadzaniu dokumentów. Urzędy skarbowe W tym miejscu tworzymy spis urzędów skarbowych przydatnych w działalności gospodarczej. Są one potrzebne m.in. do deklaracji VAT, PIT. Program posiada wbudowaną bazę urzędów skarbowych. Spis urzędów dostępny jest w oknie Dane urzędu skarbowego w polu Nazwa. Zdarzenia gospodarcze Podczas wprowadzania danych do książki, należy podać opis zdarzenia, kolumnę oraz konto. Ponieważ często powtarzają się podobne zdarzenia gospodarcze, w celu przyspieszenia wprowadzania danych możemy zdefiniować te, które najczęściej występują. Podczas wpisywania danych mamy możliwość wybrania zdarzenia. Przyspiesza to pracę, gdyż nie trzeba za każdym razem wpisywać opisu zdarzenia i innych danych. Jeżeli wpiszemy domyślny nr ewidencji, podczas wprowadzania wpisów z księgi do rejestru VAT, będzie on automatycznie przepisywany. Poszczególne dane wprowadzamy za pomocą okna edycyjnego zdarzenia gospodarczego. Stawki VAT W oknie słownika stawek VAT należy wybrać, z których stawek firma będzie korzystać, czy pola tych stawek powinny być aktywne (czyli kursor w rejestrze VAT zatrzyma się na polu z daną stawką), czy też tylko edycyjne (Używana czyli pole z tą stawką będzie widoczne w oknie edycyjnym wpisu do rejestru VAT, ale kursor 68

69 ALA się na nim nie zatrzyma i aby wpisać w nie odpowiednią kwotę trzeba będzie kliknąć w nie myszką). Wybierając daną stawkę jako Nie używana, stawka ta nie będzie widoczna w rejestrach VAT. Wyłączenie zbędnych stawek spowoduje bardziej czytelny wygląd okienek z Rejestrem VAT. Ustawienia stawek VAT są odrębne dla Rejestru VAT Zakup i dla Rejestru VAT Sprzedaż. Przełączanie się pomiędzy rejestrami odbywa się za pomocą ikon <VAT- S> i <VAT-Z> w oknie słownika Stawek VAT. W każdej stawce można zmienić: długość, nazwę oraz stan dla sprzedaży/zakupu. Aby te zmiany nanieść należy ustawić się na danej stawce i kliknąć ikonę <Popraw> lub wcisnąć klawisz <F5>. Nazwy usług Słownik ten przeznaczony jest do wpisywania nazw usług, które są wykorzystywane podczas dodawania wpisów w Rejestrze VAT Sprzedaż ze stawką np oraz z zaznaczoną opcją Podlega art.100 ustawy. Samochody Chcąc prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, należy zdefiniować samochody, dla których ewidencja będzie prowadzona. Dodatkowo można wpisać dane kierowcy prowadzącego dany samochód. Należy też określić pojemność samochodu. Według tej pojemności program będzie pobierał do obliczeń odpowiednią stawkę za jeden kilometr. Po zapisaniu danych kierowcy można kontrolować wydatki odnośnie samochodu. Klikając na ikonę, można utworzyć rejestr wydatków na dany samochód. Dzięki temu rejestrowi program pomoże w pilnowaniu odliczeń podatku VAT do wysokości 50 lub 60% wartości podatku VAT. Każda faktura dotycząca tego samochodu będzie ewidencjonowana w tym rejestrze pod warunkiem, że w księdze, w oknie edycji, użytkownik zaznaczy opcję Faktura za samochód podlegająca 60%(50%) odliczeniu VAT. Opcja ta jest przydatna najbardziej wtedy, gdy samochód jest zakupiony w formie leasingu. Program umożliwia również prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz kosztów eksploatacji dla motocykli. Trasy W celu przyspieszenia pracy w programie, można zdefiniować najczęstsze trasy. Podobnie jak w przypadku zdarzeń gospodarczych program przepisze wtedy, wszystkie dane do wprowadzanego wpisu. Nie trzeba za każdym razem pamiętać ile kilometrów odpowiada danej trasie. W polu Cel wyjazdu można wpisać nazwę kontrahenta. 69

70 Streamsoft Stawki Program oblicza wartość trasy na podstawie wpisanych stawek. W momencie rozpoczęcia prowadzenia ewidencji pojazdów, należy podać od jakiej daty obowiązuje dana stawka za 1 km dla samochodów o pojemności mniejszej niż 900 cm 3, większej niż 900 cm 3 oraz dla motocykli. Opisy Słownik ten jest przeznaczony do opisów wydatków dot. samochodów i jest pomocny podczas dodawania wpisów do kosztów eksploatacji pojazdu w Ewidencji przebiegu pojazdów. Wydruki definiowane Słownik zawiera spis wszystkich wydruków definiowanych, dotyczących różnych opcji w programie. Z tego miejsca istnieje możliwość usunięcia już niewykorzystywanych zdefiniowanych wydruków, poprawienia lub skopiowania. Współpraca programu Ala z Ewa i Aga Program Ala umożliwia odbiór poleceń księgowych z programu Aga, które dotyczą list wypłat: zleceń, umów o dzieło, umów o pracę. Aby odczytać dane z tych list, należy w kolejności wykonać następujące czynności: W konfiguracji programu, należy ustalić wspólny katalog poleceń księgowania z programem Aga: Ustawienia Katalogi Katalog poleceń księgowania. Po wysłaniu tych poleceń z programu kadrowo - płacowego (czynność ta zostanie omówiona w części dotyczącej programu Aga), należy odczytać te polecenia w Ala poprzez wybranie z menu Księgowość Import poleceń księgowania i użycie klawisza <F3> Odczytaj polecenia księgowania. ostatnia czynność, którą należy wykonać, to zaksięgowanie kwot. Do tego celu 70 używamy ikony (<F4> Zaksięguj polecenia księgowania). Dalej istnieje możliwość określenia czy podczas księgowania program powinien pokazać zarówno okno edycyjne dotyczące Książki i Rejestru VAT, czy tylko jednego z nich. W przypadku księgowania wynagrodzeń nie ma konieczności otwierania okna rejestru, więc można włączyć tylko okno Książki. Istnieje również możliwość księgowania wszystkich wystawianych faktur w programie Ewa do Książki przychodów i rozchodów (Ala). Aby wykonać tę czynność również należałoby podobnie jak w przypadku programu Aga określić wspólny katalog poleceń księgowania (wg wyżej wymienionych wskazówek). Odbiór i księgowanie dokumentów wygląda bardzo podobnie jak w punkcie

71 ALA pierwszym. Różnica polega na tym, że podczas księgowania faktur, należy pamiętać o tym, że z pewnością większość z nich powinna zostać zapisana jednocześnie w Książce jak również w Rejestrze. Praktyczne rady 1. Jak rozliczyć właściciela, który jest płatnikiem podatku VAT i jednocześnie wynajmuje lokale? Należy do rejestru VAT dodać fakturę dotyczącą wynajmowanych lokali. Na ekranie pojawi się okienko z zapisem do książki. Trzeba nacisnąć przycisk <Anuluj>. W ten sposób wprowadzimy fakturę VAT i nie wpiszemy jej do książki. Następnie za pomocą opcji Inne dochody, należy wprowadzić dodatkowe źródło dochodu najem. Program przy rozliczaniu właściciela zapyta o dochody z najmu. 2. Ustawienia pól do wprowadzania danych przy rozliczaniu właścicieli. Przy rozliczaniu właścicieli, na zakładce Dane, można ustalić pola, w które chcemy wprowadzać dane do rozliczenia właściciela. W tym celu, należy po przyciśnięciu przycisku <Ustaw pola do edycji>, zaznaczyć pola przy odpowiednich danych i zatwierdzić wybór przyciskiem <Ok>. Postępowanie w przypadku awarii W przypadku gdy na skutek zdarzeń niezależnych (awaria dysku, wirusy, itp.) powstanie uszkodzenie danych, należy niezwłocznie włączyć opcję indeksowanie danych Inne Indeksowanie. Korzystanie z trybu awaryjnego Jeżeli awaria okaże się poważniejsza (luki numeracji wpisów księgi, niepoprawne sumy itp.), należy w opcji Ustawienia, na zakładce Inne włączyć opcję tryb awaryjny za pomocą przycisku. Przycisk ten jest dostępny (widoczny) tylko dla użytkownika, który jest administratorem lub wówczas, gdy administrator nadał takie prawo innemu użytkownikowi w opcji Ustawienia Użytkownicy Popraw Prawa do obsługi. Praca w trybie awaryjnym prowadzona jest na odpowiedzialność użytkownika. Można z niej korzystać w momencie awarii danych. Praca w trybie awaryjnym uaktywnia następujące opcje: 1. W opcji Księga: Odksięguj - opcja umożliwia odksięgowanie wpisu. Przenumeruj według daty - umożliwia przenumerowanie wpisanych dokumentów według daty zdarzenia. Oznacza to, że jeżeli wprowadziliśmy 71

72 Streamsoft wpis, a jego data zdarzenia jest wcześniejsza od daty zdarzenia wcześniej wpisanych dokumentów, to program po wywołaniu tej opcji automatycznie przenumeruje wpisy i nada im kolejne numery według daty zdarzenia. Usuń (pozycje ze środka) - możliwe jest usunięci wpisu, który niekoniecznie znajduje się na końcu spisu. 2. W opcji Rozliczanie firmy: Otwórz rozliczenie za miesiąc... - otwarcie miesiąca powoduje, że wszystkie wpisy z danego miesiąca zostaną odksięgowane i będzie można dopisać nową pozycję. Jednak nie można odblokować miesięcy w dowolnej kolejności. Można odblokować tylko ostatni zamknięty miesiąc, następnie można otworzyć kolejny ostatni zamknięty miesiąc i tak aż do stycznia. Jeżeli istnieją jakieś wpisy w bieżącym miesiącu, to po otwarciu zamkniętego miesiąca stracą one swoje liczby porządkowe. Po jego ponownym zamknięciu te wpisy zostaną ponownie ponumerowane według daty zdarzenia. 3. W opcji Rozliczanie właścicieli Otwórz rozliczenie za miesiąc... - umożliwia otworzenie (odblokowanie) rozliczenia miesiąca dla wybranego właściciela. UWAGA! Opcja ta może być stosowana tylko w przypadku awarii danych. Stosowanie jej w innych przypadkach jest niezgodne z zasadami prowadzenia książki przychodów i rozchodów. Użytkownik odpowiada za wszelkie konsekwencje wynikające z nieprawidłowego używania opcji naprawy! Opis plików z danymi księgowymi W katalogu programu znajduje się katalog Dane. W nim znajdują się wszystkie dane. Katalog ten dzieli się na podkatalogi o nazwie takiej samej jak identyfikator firmy. Dane konkretnej firmy znajdują się w podkatalogu o nazwie identycznej z identyfikatorem firmy. W katalogach poszczególnych firm zakładane są podkatalogi dotyczące kolejnych lat działalności. W katalogu roku znajdują się następujące dane: plik Ksiega.db dane książki przychodów i rozchodów, plik Rejvat.db dane rejestru VAT, plik Przepoj.db dane ewidencji przebiegu pojazdu, plik Koszeks.db dane kosztów eksploatacji pojazdu, plik SrTrwal.db dane środków trwałych, plik kontrah.db dane kontrahentów. 72

73 EWA Ewa Fakturowanie Uruchamianie programu Program Ewa można uruchomić na dwa sposoby: 1. Poprzez wybranie ikony programu Ewa na pulpicie. 2. Poprzez naciśnięcie na pasku zadań przycisku <Start>, a następnie wybranie Programy(lub Wszystkie programy) STREAMSOFT Ewa Ewa. Program przy pierwszym uruchomieniu będzie prosił o rejestrację (sposób rejestracji został opisany na początku podręcznika), a następnie o podanie roku, od którego będą wystawiane dokumenty i sposobu numeracji dokumentów. Po podaniu tych informacji, należy przejść do opcji Ustawienia Dane firmy i uzupełnić wszystkie dane dotyczące firmy założonej w programie. Okno uzupełniania danych firmy, pojawi się po kliknięciu na przycisk. Ustawienia Przed rozpoczęciem użytkowania programu, należy dostosować ustawienia konfiguracyjne do własnych potrzeb. Podstawową grupą danych, bez których funkcjonowanie programu nie jest możliwe, są dane firmy. Aby zmienić ustawienia, należy skorzystać z menu Inne Ustawienia. Po jego wybraniu na ekranie pojawi się okienko, w którym po lewej stronie znajdować się będzie drzewo z poszczególnymi grupami tematycznymi. Każda gałąź drzewa pozwala na edycję ustawień z określonej grupy: 73

74 Streamsoft 1. Grupa Dane firmy pozwala edytować dane firmy. Przed rozpoczęciem pracy w programie, należy bezwzględnie uzupełnić wszystkie dane firmy, ponieważ będą one wykorzystywane podczas wydruku dokumentów. Po użyciu przycisku <Popraw dane firmy> pojawią się wszystkie niezbędne pola, w których należy wprowadzić dane: W zakładce Podstawowe: o Identyfikator - nazwa firmy w programie. o Nazwa skrócona skrócona nazwa firmy. o NIP Numer Identyfikacji Podatkowej firmy. o Nazwa pełna nazwa firmy. 74

75 EWA W zakładce Adres: o Ulica nazwa ulicy przy, której mieści się firma. o Miejscowość nazwa miejscowości, w której znajduje się firma. o Poczta nazwa poczty, która obsługuje firmę. o Miejsce wystawiania dokumentów nazwa miasta, w którym są wystawiane dokumenty. W zakładce Bank: o Bank nazwa banku obsługującego firmę. o Konto numer konta firmowego (można wprowadzić trzy numery kont). W przypadku wpisania nazwy banku w polu Bank oraz uzupełnieniu numerów trzech kont, na fakturach widoczna będzie nazwa banku oraz wszystkie trzy konta. Jeżeli firma posiada konta w różnych bankach, można wówczas pozostawić puste pole Bank, a w polach dot. numeru konta, wpisać skrót nazwy banku, a następnie numer konta. Istnieje również możliwość powiązania danego konta z określoną walutą. Opcja ta powoduje, że podczas wystawiania dokumentu walutowego, domyślnie ustawiane jest konto, do którego przypisana jest waluta, w której wystawiany jest dokument. Przy każdym koncie widnieje dodatkowe pole, w którym można wpisać, np. nr SWIFT lub inną dodatkową informację. W zakładce Inne: o Firma jest płatnikiem podatku VAT w tym polu należy zaznaczyć, czy dana firma jest płatnikiem podatku VAT czy też nie, a jeżeli tak, to w jaki sposób rozlicza podatek VAT. W zakładce Logo możliwe jest wskazanie lokalizacji pliku (tylko w formacie *.bmp) z logo firmy. Aby logo było drukowane na fakturze, należy zaznaczyć opcję Drukuj LOGO firmy w menu Ustawienia Wydruki Dokumenty Nagłówek w prawej części okna. W zakładce Dodatkowe logo możliwe jest wskazanie lokalizacji pliku (tylko w formacie *.bmp ). Aby logo było drukowane na fakturze należy zaznaczyć opcję Drukuj dodatkowe LOGO w stopce dokumentu w menu Ustawienia Wydruki Dokumenty Stopka w prawej części okna. Logo będzie widoczne pod podsumowaniem dokumentu. 2. Grupa Użytkownicy pozwala na dodanie nowego użytkownika (<F3>), usunięcie (<F8>) go lub poprawę jego danych (<F5>). Program po zainstalowaniu zakłada jednego użytkownika o nazwie Admin z hasłem admin. Podczas edycji danych użytkownika, należy wypełnić następujące pola: Identyfikator - jest to skrócona nazwa użytkownika, którą będzie podawał podczas uruchamiania programu (przelogowania). 75

76 Streamsoft Nazwa - jest to pełna nazwa użytkownika, która również jest drukowana na dokumentach wystawianych przez niego (w polu Podpis osoby wystawiającej). Hasło - jest to hasło użytkownika, które będzie podawał przy uruchamianiu programu (przelogowaniu). Hasło powtórzone - jest to drugi raz wprowadzone hasło użytkownika, w celu wyeliminowania pomyłki. Prawa do obsługi - ta opcja służy do ustalenia praw dostępu do programu przez danego użytkownika oraz praw dostępu do poszczególnych firm. W kolejnych polach, należy zaznaczyć jakie czynności i które opcje może on wykonywać w programie. Zaznaczone opcje będą dostępne dla każdej firmy, którą obsługuje wybrany użytkownik. 3. Grupa Spis firm - zawiera spis firm obsługiwanych przez program. Podczas dodawania do spisu nowej firmy, użytkownik może zaznaczyć opcję Zabroń innym Użytkownikom, poza Administratorem, wchodzenia do tej firmy. Wtedy tylko administrator programu będzie mógł oglądać i edytować wszystkie dane wprowadzone dla tej firmy. 4. W grupie Kartoteki towarowe dostępne są następujące ustawienia: Format indeksu: o Indeks - w tym polu możliwe jest ustawienie odpowiedniego formatu indeksu. Gdy w polu format indeksu wybrano Dowolna kombinacja liter i cyfr, to pole to jest puste, a indeks każdej kartoteki może mieć dowolny format. o Format - w tym polu użytkownik wybiera format indeksu kartotek. Do wyboru są: Dowolna kombinacja liter i cyfr - pole indeksu pozostaje nie wypełnione, a indeks każdej kartoteki może mieć dowolny format. Jedna litera - dwie cyfry - pole indeksu ma postać "L-00", Jedna litera - trzy cyfry - pole indeksu ma postać "L-000", Dwie litery - dwie cyfry - pole indeksu ma postać "LL-00", Dwie litery - trzy cyfry - pole indeksu ma postać "LL-000", Dwie litery - dwie litery - trzy cyfry - pole indeksu ma postać "LL-LL- 000". Po wybraniu jednego z formatów, program będzie pilnował, aby wszystkie indeksy miały taki sam format. Ułatwia to wyszukiwanie towarów po indeksach. Ceny w tym polu użytkownik wybiera, jakie ceny chce mieć zapamiętane w kartotekach towarów: NETTO czy BRUTTO. 76

77 EWA Cechy: o Nazwa - są to nazwy trzech cech określających towar np. waga, objętość, długość itp. Po wpisaniu w to pole nazwy, podczas edycji danych kartoteki w grupie cech pojawi się ta nazwa (np. Waga), a obok niej pole, w które użytkownik wpisuje wartość jednostkową cechy dla wybranego towaru (np. 0,5). o Jednostka miary - w tym polu użytkownik wpisuje nazwę jednostki miary danej cechy np. dla wagi mogą to być kg. o Cechy dodatkowe cechy przeznaczone są dla kartotek i mogą być również drukowane w pozycjach dokumentu. Jeśli podana zostanie co najmniej jedna nazwa cechy dodatkowej, wówczas pojawi się ona na oknie edycji kartoteki oraz oknie edycji pozycji dokumentu. Podczas dodawania nowej pozycji do dokumentu, wartości cech są automatycznie przepisywane z kartoteki. Możliwe jest także ręczne wpisanie wartości cech dodatkowych, podczas dodawania nowej pozycji do dokumentu. Aby wartości cech były drukowane w pozycjach dokumentu, należy określić to w Ustawieniach wyglądu wydruku dokumentu w konfiguracji programu, w gałęzi Dokumenty Sprzedaż/Zakup/Inne. W ten sposób można uzyskać dodatkowe informacje o towarach, np. cecha Waga, podsumowana na dokumencie sprzedaży pozwoli ocenić jaką ładowność musi mieć samochód do transportu, itp. Domyślny sposób określania ceny w zależności od ustawienia tego parametru, kursor w oknie edycji kartoteki przy cenach sprzedaży danego towaru, zatrzymuje się na polu narzut, marża lub na jednym i na drugim polu. Sposób edycji SWW/KU i PKWiU - w tym polu użytkownik wybiera, który z symboli SWW/KU lub PKWiU ma być podpowiadany podczas edycji danych kartoteki. Do wyboru są: Domyślnie SWW/KU, Domyślnie PKWiU. Obsługa kodów PKOB opcję tą zaznacza się wtedy, gdy użytkownik prowadzi działalność związaną z budownictwem. Pozwalać kasować kartoteki ze stanem <> 0 - zaznaczenie tej opcji umożliwia w oknie Kartoteki skasowanie wybranej kartoteki nawet wtedy, gdy jej stan ilościowy jest różny od zera. Dopuszczaj tylko cyfry w kodzie kreskowym - opcja ta pozwala na pilnowanie, aby w kodzie kreskowym były wpisane tylko cyfry. Domyślna stawka VAT - w tej opcji użytkownik wybiera domyślną stawkę. Jest to stawka VAT podpowiadana podczas wprowadzania nowych kartotek. Domyślna jednostka miary - jest to domyślna jednostka miary dla kartotek towarowych, która będzie podpowiadana podczas wpisywania nowej kartoteki. Wyświetlaj w tabeli pełną nazwę kartoteki zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w oknie Kartoteki w kolumnie Nazwa, w przypadku długiej nazwy towaru, 77

78 Streamsoft będzie wyświetlała się cała nazwa, która jest wpisana w kartotece danego towaru. 5. Grupa Kontrahenci - w tym miejscu można ustawić katalog kontrahentów. Aby katalog ten był wspólny dla programu Ewa i Ala, należy wskazać wspólną ścieżkę do jednego katalogu kontrahentów. Można tu również ustawić sposób płatności, ilość dni na termin płatności, miejscowość oraz województwo, które będą domyślne w przypadku, kiedy u danego kontrahenta w kartotece nie określimy w umowie indywidualnie tych wartości. 6. Grupa Dokumenty - umożliwia ustawienie następujących parametrów dla dokumentów: 78 Ogólne: o Dokumenty sprzedaży liczone od wystawiane dokumenty sprzedaży będą domyślnie liczone od netto lub brutto. Podczas wystawiania dokumentu można zmienić jego sposób liczenia. o Dokumenty zakupu liczone od wystawiane dokumenty zakupu będą domyślnie liczone od netto lub brutto. Podczas wystawiania dokumentu można zmienić jego sposób liczenia. o Zamówienia liczone od wystawiane dokumenty będą domyślnie liczone od netto lub brutto. Podczas wystawiania dokumentu można zmienić jego sposób liczenia. o Paragony sprzedaży liczone od opcja dostępna tylko w wersji sieciowej programu. Wystawiane dokumenty będą domyślnie liczone od netto lub brutto. Wybierając sposób wystawiania Od netto/brutto w spisie dokumentów przy wystawianiu dostępne będą dwa rodzaje paragonów paragon netto i paragon brutto o Wystawianie dokumentów walutowych opcja dotyczy wersji MIDI i MAX, po jej zaznaczeniu możliwe będzie wystawianie faktur eksportowych. o Wystawianie faktur RR dla rolników opcja również dostępna w wersji MIDI i MAX, umożliwia wystawianie faktury VAT RR. o Wystawianie faktur handlowych - opcja również dostępna w wersji MIDI i MAX, umożliwia wystawianie faktury handlowej. o Wystawianie faktur VAT marża opcja dotyczy wersji MIDI i MAX. Po jej zaznaczeniu możliwe będzie wystawianie faktur VAT marża. o Obsługuj nowe dokumenty walutowe zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wystawiana faktura walutowa będzie w całości wystawiana i wyliczana w walucie oraz podsumowanie dokumentu będzie i w walucie i w złotówkach. o Obsługuj fundusze rolne na fakturach sprzedaży zaznaczenie tej opcji spowoduje, że możliwe będzie naliczanie należności wobec Funduszy Promocji Produktów Rolno Spożywczych na fakturach sprzedaży.

79 EWA o Przy dokumentach sprzedaży podpowiadaj cenę - na dokumentach sprzedaży będzie podpowiadana jedna z wybranych cen (od Cena 1 do Cena 5). o Przy dokumentach innych podpowiadaj - na dokumentach innych niż dokumenty sprzedaży, będzie podpowiadana jedna z wybranych cen (od Cena 1 do Cena 5 lub Cena zakupu). o Bonifikata opcja umożliwia określenie sposobu naliczania bonifikaty: Od ceny. Od wartości. o Pozwalaj na udzielenie bonifikaty funkcja umożliwia udzielanie bonifikat na dokumentach. o Sposób aktualizacji stanu kartoteki - w tym polu użytkownik wybiera, kiedy program ma obliczyć aktualny stan ilościowy towaru na kartotece. Do wyboru są trzy możliwości: Tylko na życzenie operatora - aktualizację przeprowadza tylko operator za pomocą opcji Nalicz stan kartoteki lub Nalicz stany dla wszystkich w oknie Kartoteki. Edycja: Przy wejściu do bazy kartotek - aktualizacja kartotek odbywa się tylko po wyborze okna kartoteki, gdy pojawi się pytanie Naliczać stany dla wszystkich kartotek? Automatycznie przy modyfikacji pozycji - naliczanie stanu odbywa się na bieżąco w sposób automatyczny. Ta możliwość jest zalecana. Stan kartotek zawsze można zaktualizować opcjami Nalicz stan kartoteki (<Shift+Ctrl+L>) lub Nalicz stan dla wszystkich (<Shift+Ctrl+W> lub pod prawym klawiszem myszki) w oknie Kartoteki. o Sposób wystawienia pozycji dokumentu - w tym polu użytkownik wybiera w jaki sposób domyślnie mają być wystawiane pozycje dokumentu: Wystawiaj tylko istniejące kartoteki - program nie pozwoli wystawić dokumentu jeśli kartoteki nie ma w spisie kartotek. Ostrzegaj gdy nie ma kartoteki - program pozwoli dopisać do dokumentu kartotekę (pomimo tego, że nie ma jej w spisie) i ostrzeże operatora komunikatem Nie ma takiej kartoteki. Nie ostrzegaj gdy nie ma kartoteki - program pozwoli dopisać do dokumentu kartotekę (pomimo tego, że nie ma jej w spisie) i nie ostrzeże operatora komunikatem. Jeżeli użytkownik chce kontrolować stany magazynowe towarów musi wybrać opcję Wystawiaj tylko istniejące kartoteki. o Automatycznie pokaż spis kartotek - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że podczas wystawiania dokumentu, zaraz po wybraniu kontrahenta, 79

80 Streamsoft pojawi się automatycznie spis kartotek towarowych, z którego należy wybrać kartotekę. Następnie pojawi się okienko edycji pozycji dokumentu. Spis towarów pojawi się automatycznie tylko przy pierwszej pozycji na dokumencie. o Cykliczne wystawianie pozycji dokumentu - zaznaczenie tej opcji spowoduje, że podczas wystawiania dokumentu, po dopisaniu kolejnej pozycji do dokumentu, automatycznie pojawiać się będzie spis kartotek towarowych, z którego należy wybrać kolejną kartotekę do edycji pozycji dokumentu. o Po wpisaniu wartości zmień - w tej opcji można wybrać pomiędzy Ceną a Ilością. Wybranie parametru Ilość powoduje, że w trakcie edycji pozycji dokumentu możemy wymusić wartość towaru, a program automatycznie wyliczy jego ilość, na przykład na stacji benzynowej wpisujemy wartość sprzedanego paliwa, a program wyliczy odpowiednią ilość litrów. Podobnie będzie po wybraniu Ceny. Program automatycznie wyliczy właściwą cenę tak, aby uzyskać żądaną wartość. o Sposób zmiany ceny przy dokumentach zakupu - w tym polu użytkownik wybiera, w jaki sposób ma się zmieniać cena zakupów w zależności od dostaw: Nie zmieniaj ceny zakupu - cena zakupu na kartotece nie ulegnie zmianie po przyjęciu nowej dostawy. Zmieniaj cenę zakupu - cena zakupu na kartotece zawsze ulegnie zmianie po przyjęciu nowej dostawy i będzie równa cenie zakupu z ostatniej dostawy. Zmieniaj cenę zakupu gdy nowa jest większa - cena zakupu na kartotece ulegnie zmianie po przyjęciu nowej dostawy, pod warunkiem że nowa cena będzie wyższa od poprzedniej. o Przeliczyć ceny sprzedaży po zaznaczeniu tej opcji, program w trakcie wprowadzania dokumentu zakupu automatycznie obliczy nową cenę sprzedaży zgodnie z ustawioną marżą lub ustawionym narzutem i nową ceną zakupu. o Wybór kontrahenta opcja umożliwia określenie czy podczas wystawiania dokumentów sprzedaży (zakupów) będą pokazywani wszyscy kontrahenci, czy tylko przydzieleni do grupy odbiorcy lub dostawcy. Cechy: o Wyliczaj cechy z pozycji dokumentu - w tym polu użytkownik zaznacza, czy cechy na dokumencie mają być wyliczane z pozycji dokumentu. Jeżeli zaznaczono to pole i wcześniej wystawiono dokument, w którym na pozycjach obliczono wartość Cechy 1 według danych z kartoteki towarowej, a po jakimś czasie zmieniono wartość tej cechy na kartotece, 80

81 EWA to przy podglądzie dokumentu, wartość Cechy 1 w pozycjach dokumentu nie będzie obliczana na nowo. o Sposób naliczania wartości cech - w tym polu użytkownik wybiera, w jaki sposób naliczać wartości cech na dokumentach: Od ilości - cechy będą obliczane od ilości towaru na dokumencie. Od wartości NETTO - cechy będą obliczane od wartości netto towaru na dokumencie. Od wartości BRUTTO - cechy będą obliczane od wartości brutto towaru na dokumencie. Od wartości kartotekowej - cechy będą obliczane od wartości kartotekowej towaru na dokumencie. o Cechy Dokumentu są to nazwy trzech cech przypisanych do dokumentów np. zlecenie, akwizytor, kierowca itp. Cechy wprowadzamy podczas edycji danych dokumentu w zakładce VAT - Inne. Wszystkie cechy posiadają własny słownik, dostępny w menu Opcje Słowniki. Jeśli chcemy, aby dana cecha drukowała się na dokumencie, to stawiamy myszką znacznik w polu Drukuj. Dodatkowo można szukać, filtrować, drukować dokumenty wg wybranej cechy. Cechy dotyczą całego dokumentu, a nie jak poprzednie tylko pozycji dokumentu. Opcje: o Ostrzegać przed sprzedażą poniżej 0 - zaznaczenie tej opcji powoduje, że podczas próby sprzedaży większej ilości towaru z danej kartoteki niż aktualny stan ilościowy na kartotece (na magazynie), ukaże się komunikat z ostrzeżeniem. UWAGA! W przypadku zignorowania komunikatu, mogą powstać stany ujemne. o Ostrzegać przed sprzedażą poniżej ceny zakupu - zaznaczenie tej opcji powoduje, że podczas próby sprzedaży towaru poniżej ceny zakupu, ukaże się komunikat z ostrzeżeniem. o Dopuszczać cenę 0 przy wystawianiu pozycji - zaznaczenie tej opcji powoduje wyłączenie (w czasie edycji pozycji dokumentu) mechanizmu kontroli ceny. W ten sposób można wystawić pozycję z ceną równą zeru. Nie zaleca się włączania tej opcji. o Pytać o potwierdzenie przy paragonach - zaznaczenie tej opcji powoduje że przed zapisaniem dokumentu pojawi się okienko, w którym można wpisać kwotę wpłaty lub podać sposób płatności oraz termin płatności. Nie zaznaczenie tej opcji powoduje, że po wciśnięciu przycisku <Zapisz> paragon jest od razu zapisywany jako zapłacony (rozliczony). 81

82 Streamsoft o Liczyć VAT na dokumentach wewnętrznych - zaznaczenie tej opcji powoduje, że podczas wystawiania dokumentów wewnętrznych np. RW, PW będzie liczony podatek VAT. o Wymuszać VAT-0% na dok. eksportowych zaznaczenie tej opcji uniemożliwia zmianę stawki VAT na dokumencie eksportowym. Program automatycznie przypisuje do takiego dokumentu stawkę 0%. o Informacja o dokumentach nierozliczonych - w przypadku, kiedy kontrahent ma jakieś nierozliczone dokumenty w programie, przy wystawianiu kolejnej faktury na tego kontrahenta, program poinformuje, że ta firma ma nierozliczone dokumenty. o Drukować automatycznie paragon - w tym polu użytkownik zaznacza czy drukować automatycznie paragon na drukarce (drukarce zwykłej - niefiskalnej). Jeżeli użytkownik posiada drukarkę fiskalną, to nie powinien zaznaczać tej opcji, a paragon zostanie wydrukowany tylko na drukarce fiskalnej. Gdy użytkownik nie posiada drukarki fiskalnej, to należy zaznaczyć tą opcję, bo paragon nie zostanie wydrukowany na zwykłej drukarce. o Pytać o potwierdzenie przed poprawą dokumentu zaznaczając tą opcję, program będzie się pytał czy na pewno poprawić dany dokument. Funkcja ta eliminuje ewentualną pomyłkę w wyborze dokumentu do poprawy. o Do zestawień uwzględniających sprzedaż dla kontrahenta zamiast paragonów bierz faktury je uzupełniające przy zaznaczonej opcji, kiedy kontrahent dostaje paragon na zakupiony towar, a następnie paragon zostaje uzupełniony fakturą, na zestawieniu sprzedaży dla tego kontrahenta widoczne będą faktury, które uzupełniają paragony. 7. Grupy Dokumenty: Sprzedaż, Zakup, Inne, Zamówienia od odbiorców - zawierają spis dokumentów w każdej grupie. Użytkownik może dla każdego dokumentu zmienić kolejność i szerokość kolumn oraz postać numeru i nazwy dokumentu na wydruku. Zmiany tej można dokonać poprzez użycie przycisku. Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym użytkownik będzie mógł ustawić następujące parametry: Kolumny - tu ustawia się jakie kolumny mają być drukowane, w jakiej kolejności i jaką szerokość będą zajmować na wydruku. Do tego celu służą przyciski Dodaj, Usuń, Popraw oraz strzałki do ustalenia kolejności. Nazwa - jest to nazwa dokumentu na wydruku. Nr - jest to numer dokumentu na wydruku. W tym polu należy podać symbole, z których zdefiniowany jest numer np.: %RR-%NR - na dokumencie będzie wyglądać przykładowo /2. Symbole to: o %RR - rok na 4 znakach, np. "1999", o %R - rok na 2 znakach, np. "99", 82

83 EWA o %NR - numer dokumentu, np. "123", jeżeli na dokumencie jest numer dodatkowy "2" to numer będzie wyglądał "123/2 ", o %MM - miesiąc pisany słownie, np. "styczeń", o %M - miesiąc pisany dwoma cyframi, np. "01". 8. Grupa Wydruki - umożliwia określenie czy ustawienia dotyczące wydruków mają być przechowywane osobno dla aktualnej firmy, czy razem z wszystkimi firmami. 9. Grupa Wydruki - Dokumenty - umożliwia określenie parametrów wydruku nagłówka, pozycji i stopki dokumentu. Dodatkowo można ustawić wydruk przelewu dla kontrahenta zaraz za dokumentem. W tym miejscu można również wybrać jeden z trzech dostępnych szablonów wydruku dokumentu: szablon standardowy, ramkowy lub uproszczony. 10. Grupa Wydruki Rejestr VAT - umożliwia określenie długości nazwy i adresu kontrahenta przy wydruku rejestru. 11. Grupa Rozrachunki (dostępna tylko w wersji MAX) ta opcja umożliwia edycję ustawień dotyczących rozrachunków: Obsługa rozrachunków i kasy opcja umożliwia użytkownikowi korzystanie z okna Rozrachunki oraz Kasa, Bank. Informacja i drukowanie dokumentów kasowych - w tym polu użytkownik zaznacza, czy podczas wystawiania dokumentów sprzedaży i zakupu program ma informować o dodaniu dokumentów KP i KW oraz czy automatycznie je drukować. Podkreślanie pozycji raportu - W tym polu użytkownik zaznacza, czy program ma podkreślać - oddzielać pozycje na wydruku raportu kasowego. Drukuj dane kontrahenta na pozycjach raportu zaznaczenie tej opcji powoduje, że na drukowanym raporcie kasowy widnieje nazwa kontrahenta, z którym zaistniały jakiekolwiek rozrachunki. Sposób wpisywania dokumentu magazynowego do opisu dokumentu kasowego - Opcja ta posiada trzy parametry: Nie wpisuj, Wpisz nr wewnętrzny lub Wpisz nr zewnętrzny. Zaznaczenie wybranej powoduje, że automatycznie dokumenty powstające w kasie podczas przyjmowania gotówki na dokumentach magazynowych mogą w polu Opis mieć wpisane jakiego dokumentu dotyczą. Ilość dni na termin płatności opcja dotyczy kontroli przeterminowanych dokumentów. W tym polu użytkownik określa ile dni kontrahent ma na uregulowanie należności, gdy dokument był wystawiony na przelew. 12. Grupa Archiwizacja - zawiera ustawienie katalogu archiwizacji. Przy zaznaczonej opcji Automatyczna archiwizacja program po wyjściu automatycznie dokona archiwizacji danych i jeżeli katalog archiwizacji jest na dyskietce a:\ zapyta czy skopiować zarchiwizowane dane na dyskietkę. Można wskazać również inną ścieżkę katalogu archiwizacji. Archiwizacja może być przeprowadzona na płytę, ale należy pamiętać aby płyta była CD-RW sformatowana. Można również 83

84 Streamsoft wskazać ścieżkę na inne miejsce na dysku. W tym miejscu można również zaznaczyć, od którego roku mają być archiwizowane dane. 13. Grupa Aktualizacja - w tym miejscu można zaznaczyć, czy program ma automatycznie sprawdzać czy jest dostępna nowa wersja programu i w jakich dniach ma sprawdzać. 14. Grupa Drukarka fiskalna - (dostępna tylko w wersji MIDI i MAX), umożliwia ustawienie parametrów drukarki fiskalnej. Po wybraniu typu podłączonej drukarki i ustawieniu parametrów transmisji, należy w słowniku stawek VAT (menu Opcje Słowniki Stawki VAT), w polu Znak ustawić znaki stawek wysyłane do drukarki. Tu można też ustawić, które dokumenty są dokumentami fiskalnymi, czy dokumenty fiskalne nie wysłane na drukarkę mają być automatycznie drukowane, czy program ma ostrzegać przed wydrukiem czy ma nie drukować. W tym miejscu należy również określić na jakiej obsłudze portu COM ma działać drukarka fiskalna. Istnieje możliwość drukowania faktur VAT fiskalnych (FAF) na drukarce fiskalnej bez konieczności podłączania drukarki zewnętrznej. Opcja dotyczy nowych drukarek fiskalnych firmy POSNET (np. POSNET THERMAL HS FV). Domyślnie jest ona wyłączona, a jej dostępność określa parametr: Drukuj na drukarce fiskalnej pełen wydruk faktury VAT (do 15 pozycji), znajdujący się w menu Ustawienia Drukarka Fiskalna. Parametr ten widoczny jest, gdy Rodzaj drukarki ustawiony jest na POSNET 2001 oraz Obsługa portu COM ustawiona na wartość Nowa obsługa. Włączenie tej funkcjonalności zmienia dotychczasowe działanie programu, polegające na wydruku paragonu, a zaraz po nim faktury VAT na drukarce zewnętrznej, na wydruk faktury wyłącznie przez drukarkę fiskalną. 15. Grupa Księgowanie - zawiera ustawienia wykorzystywane przy współpracy z programem Ala. Współpraca polega na możliwości przeksięgowania w formie pliku tekstowego dokumentów wystawionych w programie Ewa do programu Ala w celu rozliczenia firmy i właściciela. Aby eksport tych dokumentów do Książki funkcjonował poprawnie, należy ustawić wspólny katalog poleceń księgowania. 16. Grupa Numeracja - zawiera ustawienia sposobu numeracji dokumentów. Do wyboru są dwie możliwości: numeracja roczna lub miesięczna. 17. Grupa Inne - zawiera różne ustawienia nie dające zakwalifikować się do żadnej z powyższych grup (np.: Ilość miejsc po przecinku w ilościach, czy Ilość miejsc po przecinku na dokumentach sprzedaży). Dane kontrahentów Przed rozpoczęciem pracy w programie, należy utworzyć dwie podstawowe bazy danych (Kartoteki i Kontrahenci), które w znacznym stopniu przyśpieszą pracę. 84

85 EWA Dane kontrahentów wprowadzamy do komputera używając opcji Kontrahenci z menu Opcje. Można też użyć klawiszy <Ctrl+T>, lub ikony na pasku ikon. Chcąc wprowadzić dane nowego kontrahenta używamy klawisza <F3> lub ikony Dodaj - znajdującej się w oknie Kontrahenci. Można też użyć menu podręcznego (prawy przycisk myszki). W oknie edycji danych kontrahenta, należy wprowadzić następujące informacje: Dane podstawowe (numer, skrót, NIP, nazwę). Adres. Telefon, fax, , adres strony internetowej (www). Dane banku. Dane o działalności gospodarczej. Typ czyli określenie kontrahenta jako dostawcę lub odbiorcę. Można też określić, że jest jednocześnie dostawcą i odbiorcą. Czy dany kontrahent rozlicza VAT metodą kasową. Uwagi dotyczące kontrahenta. Umowę, w której istnieje możliwość określenia indywidualnych założeń dotyczących kontrahenta, przede wszystkim takich jak: o bonifikaty przy założeniu, że danemu kontrahentowi przysługuje zawsze ten sam procent bonifikaty po wpisaniu tego procentu program automatycznie podczas wystawiania dokumentów sprzedaży dla tego kontrahenta będzie podpowiadał określoną bonifikatę wynikającą z umowy, o ile danemu kontrahentowi przysługuje dni na uregulowanie płatności (jeżeli pole pozostanie puste program przypisze wartość z ustawień Ustawienia Kontrahenci Termin na płatność) oraz sposobu płatności, o określenie czy płatnikowi przysługuje jakiś limit kredytu i w jakiej wysokości, o podanie nazwiska osoby upoważnionej do odbioru sprzedanego towaru lub usługi, o Numer płatnika, który przydaje się w przypadku, gdy za danego kontrahenta reguluje płatności inna firma, o sposób płatności w jaki sposób dany kontrahent będzie regulował należności za towar, o cena sprzedaży określa według jakiej ceny będzie sprzedawany towar, o domyślny numer konta firmy wskazuje, które konto firmowe będzie uwidocznione na fakturze dla kupującego. 85

86 Streamsoft Cennik dla kontrahenta - umożliwia on określenie indywidualnych cen na poszczególne kartoteki towarowe lub usługowe. Cennik może określać indywidualną cenę lub bonifikatę. UWAGA! Jeżeli sposób płatności w umowie dla kontrahenta zostanie określony jako gotówka, to przy wystawianiu dokumentów sprzedaży dla tego kontrahenta program podpowie całą kwotę dokumentu jako kwotę wpłaty do kasy. Inne opcje w oknie Kontrahenci: <Shift+Ctrl+W> - opcja ta umożliwia wejście na stronę www aktualnej firmy, pod warunkiem że pole WWW jest wypełnione. <Shift+Ctrl+E> - opcja ta umożliwia zredagowanie poczty elektronicznej ( ), pod warunkiem że pole jest wypełnione. <Shift+Ctrl+C> - opcja ta umożliwia określenie indywidualnego cennika dla kontrahenta na poszczególne indeksy. Cennik może określać cenę lub bonifikatę. Z okna Kontrahenci można również generować zestawienia: Zestawienie sprzedaży dla kontrahenta oraz Zestawienie zakupu od kontrahenta, które można wywołać z menu podręcznego (prawego klawisza myszy) na wybranym kontrahencie. Kartoteki towarowe UWAGA! Przy rozpoczynaniu pracy z programem, często istnieje konieczność wprowadzenia stanów początkowych (dostępne w wersjach MIDI i MAX). Należy to zrobić poprzez założenie bazy kartotek, a następnie wprowadzenie stanów magazynowych w opcji Inwentaryzacja (opisana w rozdziale Inwentaryzacja). Stany magazynowe można również wprowadzić, używając do tego dokumentów zakupu (FA VAT lub PZ). Dane kartotek wprowadzamy do komputera używając opcji Kartoteki znajdującej się w menu Opcje. Można też użyć klawiszy <Ctrl+K>, lub ikony na pasku ikon. Chcąc wprowadzić dane nowej kartoteki używamy klawisza funkcyjnego <F3>, ikony dodawania na pasku narzędziowym lub menu podręcznego (prawy przycisk myszki). Na ekranie monitora pokaże się okno edycyjne danych kartoteki: 86

87 EWA Po dodaniu nowej kartoteki, program podpowiada kolejny indeks zwiększając o jeden numer ostatniego indeksu w spisie. Po ukazaniu się okienka edycyjnego można także ustalić kolejny indeks w obrębie zadanej grupy znaków indeksu np. jeżeli chcemy uzyskać kolejny indeks w grupie KA- wpisujemy ten ciąg w pole Indeks i używamy opcji Ustaw następny indeks w podanej grupie. W oknie edycyjnym kartoteki wpisujemy następujące informacje: Dane podstawowe (indeks, kod kreskowy EAN, nazwę, rodzaj). Wyróżnik pozwalający dzielić kartoteki na grupy. Kod SWW/KU i PKWiU, dla kartotek o stawce VAT różnej od zwolnionej. 87

88 Streamsoft Kod PKOB, dla kartotek towarów budowlanych. Jednostkę miary. Cechy zdefiniowane wcześniej w opcji Ustawienia Kartoteki towarowe. Stawkę VAT. Cenę zakupu i pięć cen sprzedaży, wpisywanych wg wartości brutto lub netto w zależności od ustawień w opcji Ustawienia Kartoteki towarowe. Pola Narzut i Marża oznacza wyliczoną marżę i narzut. Procent narzutu lub marży program oblicza automatycznie po wpisaniu ceny sprzedaży, ale można również wpisać tylko procent narzutu lub marży i wówczas zostanie wyliczona cena sprzedaży. Na jakim dokumencie ma być naliczany fundusz promocji produktów rolnospożywczych. Rodzaj funduszu promocji produktów rolno-spożywczych (w przypadku wybrania Funduszu Promocji Mleka w polu Fundusz pr. prod. rolno-spoż., dostępne staje się dodatkowe pole Przelicznik JM na 1kg, w którym określamy ile jedna JM zawiera kg produktu). Dodatkową cechę kartoteki. Cechę tę uzupełniamy, jeżeli została ona zdefiniowana w menu Ustawienia Kartoteki towarowe Cechy dodatkowe. Uwagi dotyczące kartoteki (przycisk w lewym dolnym rogu okienka). 88 UWAGA! Stan magazynowy nanoszony jest poprzez Inwentaryzację lub dokument zakupu (FAVAT lub PZ). Dla każdej kartoteki w bazie kartotek można wygenerować zestawienie sprzedaży i zakupu danego towaru. W tym celu należy ustawić się na wybranej kartotece, kliknąć na niej prawym klawiszem myszy i z menu podręcznego wybrać Zestawienie sprzedaży towarów, Zestawienie zakupu towarów, Zestawienie sprzedaży według wyróżników lub Zestawienie zakupu towarów według wyróżników. Istnieje również możliwość definiowania zmiennych w nazwach kartotek. Służy do tego przycisk Dodaj parametr... Zmienne można również dodać bezpośrednio wprowadzając jej nazwę pomiędzy Podczas dodawania do pozycji dokumentu kartoteki zawierającej zmienną pojawia się okno służące do wprowadzenia wartości dla zmiennej. Zmienna taka jest w nazwie pozycji zastępowana podaną wartością. Kartoteki mogą być również wyświetlane wg wyróżnika. Służy do tego opcja w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy w dowolnym miejscu okna Kartoteki) Pokazuj listę wyboru wyróżnika. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w lewej części okna pokaże się tabela z poszczególnymi, zdefiniowanymi przez użytkownika wyróżnikami. Zaznaczenie danego wyróżnika w liście powoduje ograniczenie widoku do kartotek o zaznaczonym wyróżniku, a zaznaczenie zawsze widocznego pierwszego wpisu w liście Pokaż wszystkie wyróżniki powoduje wyświetlenie wszystkich kartotek.

89 EWA UWAGA! Niektóre dane w oknie edycyjnym kartotek są niezbędne do tego, aby pozycja pojawiła się w spisie kartotek. Program wymaga wprowadzenia indeksu, kodu SWW/KW i PKWiU, jeżeli dany towar ma stawkę VAT - zwolniona). W menu podręcznym (pod prawym klawiszem myszki) w oknie kartoteki dostępne są następujące opcje: <Ctrl+Shift+L> - opcja ta służy do ponownego naliczenia stanu dla ustawionej kartoteki. <Ctrl+Shift+W> - opcja ta służy do ponownego naliczenia stanu dla wszystkich kartotek ze spisu. <Ctrl+Shift+M> - opcja ta służy do podliczenia wartości magazynu oraz wydruku tych wartości według ceny zakupu aktualnie znajdującej się na kartotece oraz cen sprzedaży. Wartości te pokazane są w oknie: W oknie ze spisem kartotek możliwe jest kopiowanie kartotek na inny indeks (nowy indeks). Opcja ta pozwala na dodanie nowej kartoteki z przepisaniem danych z istniejącej kartoteki (bez stanu magazynowego). Umożliwia to kombinacja klawiszy <Ctrl+F3>. Po jej naciśnięciu na ekranie monitora pojawi się okno, w którym należy wpisać nowy indeks dla danej kartoteki: 89

90 Streamsoft Ikona Grupowa edycja danych w oknie Kartoteki umożliwia jednoczesną edycję danych wielu kartotek, np.: zmianę stawek VAT, zmianę nazwy wyróżnika, jednostki miary, cech, cen zakupu lub cen sprzedaży dla grup kartotek. Zmiany można przeprowadzić dla wszystkich (jeżeli użytkownik w oknie Grupowa edycja danych kartoteki wybierze opcję Wszystkich w oknie) lub wybranych (jeżeli użytkownik zaznaczy wybrane pozycje z kartoteki i w oknie Grupowa edycja danych kartoteki wybierze opcję Zaznaczonych) pozycji w oknie Kartoteki. Wystawianie dokumentów Dokumenty wystawiamy używając opcji Dokumenty z menu Opcje. Można też użyć kombinacji klawiszy <Ctrl+D>, lub ikony na pasku ikon. Aby wystawić nowy dokument można użyć klawisza funkcyjnego <F3>, ikony dodawania znajdującej się na pasku narzędziowym lub menu podręcznego (prawy przycisk myszki). Na ekranie pojawi się okno wyboru dokumentów: 90

91 EWA Okno to służy do wskazania jaki dokument i z jakiej grupy (Sprzedaż, Zakup, Inne) chcemy wystawić. W przypadku, gdy firma nie jest płatnikiem podatku VAT w okienku, zamiast faktur, wyświetlony zostanie Rachunek. Określone dokumenty wyświetlane są na liście, gdy w menu Ustawienia Dokumenty Sprzedaż mają zaznaczony parametr: Wystawiaj dokument. Po wybraniu konkretnego dokumentu pokaże się okno edycyjne dokumentu: 91

92 Streamsoft Okno edycyjne dokumentu podzielone jest na następujące sekcje: Dokument: o Rodzaj dokumentu podczas wystawiania nowego dokumentu można zmieniać jego rodzaj w obrębie tego samego typu (np.: dokumenty sprzedaży), program automatycznie odświeży numer kolejny i postać nazwy na wydruku dokumentu. o Numer kolejny nadawany automatycznie w obrębie roku, który można zmienić tylko wówczas gdy, jest to pierwszy wystawiany dokument w programie. o Datę wystawienia i datę sprzedaży program podpowiada aktualną datę. o Nazwę na wydruku dla dokumentów sprzedaży. o Dokument zewnętrzny dla dokumentów zakupu. Nabywca: Podczas wybierania nabywcy (kontrahenta) można podać numer ze spisu kontrahentów lub posłużyć się przyciskiem wyboru ze słownika kontrahenta nie ma w spisie, to należy jego dane wpisać własnoręcznie.. Jeśli Zakładki tematyczne: o Pozycje - na tej zakładce można wprowadzać pozycje dokumentu. Wprowadzanie pozycji odbywa się za pomocą klawisza <F3> lub ikony dodawania. Następnie korzystamy z założonej wcześniej bazy kartotek, wskazując tę, która powinna znaleźć się na dokumencie. Cena i procent bonifikaty zostaną podpowiedziane automatycznie zgodnie z ustawieniami w opcji Ustawienia Dokumenty. Można także wystawiać pozycje, które nie znajdują się w spisie kartotek, należy wtedy podać wszystkie dane (indeks, nazwa, jednostka miary, stawka VAT, cena). Jeżeli w ustawieniach programu została zdefiniowana dodatkowa cecha na kartotece, to będzie ona widoczna w oknie Dane pozycji, gdzie można wpisać dowolną wartość tej cechy, a jeżeli wartość cechy została zdefiniowana bezpośrednio w danych kartoteki, to będzie ona pobrana automatycznie z danych kartoteki. 92

93 EWA Wprowadzone pozycje można poprawiać (ikona Popraw <F5>), usuwać (ikona Usuń <F8>), przeglądać (ikona Pokaż <F2>). o VAT - Inne na tej zakładce znajduje się podsumowanie dokumentu w rozbiciu na poszczególne stawki VAT oraz informacje o rozliczeniach z kontrahentem - dotyczących tego dokumentu (tylko wersja MAX). W tym miejscu można także edytować cechy dokumentu zdefiniowane wcześniej w ustawieniach programu Ustawienia Dokumenty Cechy dokumentu. Na zakładce tej można również umieścić dodatkowe dane dotyczące transportu zakupionego lub sprzedanego towaru. Jeżeli na danym dokumencie znajdują się kartoteki, na których zostały zdefiniowane fundusze promocji produktów rolno-spożywczych, to na tej zakładce będzie widoczna wyliczona kwota potrąceń na te fundusze. o Opcje na tej zakładce możemy określić sposób zachowania się programu podczas wystawiania pozycji. Program może podpowiadać ilość w pozycjach dokumentu lub określać sposób wystawiania pozycji dokumentu. Jeżeli w Ustawienia Dane firmy zakładka Adres nie jest wpisane miejsce wystawiania dokumentów, to tutaj można to uzupełnić. Można również zmienić firmowe konto bankowe. Przy niektórych dokumentach można także zmienić sposób wyliczania od NETTO lub BRUTTO. Istnieje także możliwość określenia waluty na wydruku dokumentu oraz pobrania kursu danej waluty z internetu (jeżeli komputer ma połączenie z internetem), sposobu drukowania daty sprzedaży oraz sposobu księgowania do programu Ala. W trakcie wystawiania dokumentu można wykonać zestawienia dla poszczególnej kartoteki lub dla kontrahenta, dla którego jest wystawiany obecny dokument. Zestawienia te dostępne są w menu podręcznym (prawy klawisz myszy w dowolnym 93

94 Streamsoft miejscu w oknie Pozycje). Po wystawieniu wszystkich pozycji i zapisaniu dokumentu na ekranie pokazuje się okno potwierdzenia dokumentu: W tym okienku wprowadzamy dane dotyczące wysokości i sposobu płatności. Przy aktywnej opcji rozrachunków, program prowadzi kontrolę przyjmowanej i wypłacanej gotówki, generowane są także automatycznie dokumenty kasowe KP i KW. Z okna Potwierdzenie dokumentu można użyć kombinacji klawiszy <Ctrl+Shift+K>, która umożliwi wywołanie kalkulatora wydawania reszty w przypadku zapłaty gotówką. UWAGA! Istnieje kilka zasad, według których odbywa się wprowadzanie wpłat i wypłat gotówkowych: Kontrahent, który nie został wprowadzony do spisu kontrahentów musi płacić gotówką. Jeżeli data dokumentu jest mniejsza lub równa dacie ostatniego raportu kasowego, to nie można przyjmować gotówki. 94

95 EWA Gotówka przyjęta na paragonach nie wpływa na bieżąco do kasy, natomiast przed zamknięciem raportu kasowego program pyta czy dopisać do kasy zestawienie gotówki przyjętej na paragonach. W przypadku gdy kwota wpłaty lub wypłaty jest zablokowana, z prawej strony pola pojawia się przycisk BL, po naciśnięciu którego otrzymujemy wyjaśnienie dlaczego nastąpiła blokada. Na wydruku dokumentu można dodać listę zaległości danego kontrahenta (jeżeli takie widnieją w Rozrachunkach). Aby taka lista była widoczna, należy przed wydrukiem dokumentu w menu Ustawienia Wydruki Dokumenty Stopka, w polu: Sposób drukowania listy dok. nierozl. pod dok. sprz. wybrać Drukuj wszystkie albo Drukuj przeterminowane. Do każdego dokumentu można również dodać dodatkowe uwagi. Służy do tego przycisk Uwagi w oknie edycyjnym dokumentu. Uwagi mogą być dodawane do okna edycyjnego oraz do wydruku dokumentu. Dla uwag drukowanych można stworzyć osobny słownik. Uwagi drukowane pod dokumentem można formatować. Formatowany tekst, należy wpisać pomiędzy odpowiednimi znacznikami umieszczonymi w ostrych nawiasach. Dozwolone jest użycie następujących znaczników formatowania: B - pogrubienie tekstu, /B - koniec pogrubienia tekstu, I - kursywa, /I - koniec kursywy. Inne funkcje w opcji Dokumenty: Ikona lub kombinacja klawiszy <Ctrl+F3> Dodaj ze wzorca, służy do wystawiania dokumentów według wcześniej zdefiniowanych wzorców. Ikona lub kombinacja klawiszy <Shift+Ctrl+U> Uzupełnij dokument, służy do uzupełniania dokumentów. Można uzupełniać następujące dokumenty: o dokument WZ za pomocą FAS, FAF, FAK, o dokument PZ za pomocą FAZ, RZ, o dokumenty PARN, PARB za pomocą FAS, FAF, FAK. Ikona lub kombinacja klawiszy <Shift+Ctrl+O> Koryguj dokument, służy do wystawiania korekt ilościowo wartościowych dla dokumentów zakupu i sprzedaży. Aby skorygować nazwę pozycji na dokumencie należy przyjąć następujące działanie: o pierwszym krokiem powinno być zwrócenie na magazyn pozycji, która została błędnie wystawiona, czyli należy wykonać korektę zwrotu towaru (w pozycji korygowanej ilość 0), o następnym krokiem jest dodanie pozycji z poprawioną nazwą i z wartościami 0 (tej pozycji pierwotnie nie było na dokumencie), o następnie korekta tej pozycji z odpowiednimi ilościami i wartościami. 95

96 Streamsoft Koryguj nieistniejący dokument opcja służy do korygowania dokumentów, które nie znajdują się w bazie dokumentów. Podczas wystawienia dokumentu, należy podać stan pozycji przed korektą, a dopiero potem korygować pozycje. <Ctrl+F> Opcje drukarki fiskalnej - opcja ta służy do wysyłania poleceń do drukarki fiskalnej. Można odczytać czas, status, wysłać polecenia wykonania raportów, wysłać dokument na drukarkę, jeżeli nie został wysłany zaraz po wystawieniu oraz zmienić status dokumentu. <Ctrl+F5> Pokaż spłaty - opcja pozwala zobaczyć z jakimi dokumentami rozliczany był aktualny dokument i dokonać ewentualnych zmian - usunąć rozliczenie (dotyczy tylko wersji MAX programu). Faktura VAT zaliczkowa Aby utworzyć fakturę zaliczkową, należy najpierw utworzyć Zamówienie od odbiorcy. Zamówienie takie tworzymy klikając ikonę (dostępną na pasku ikon programu) lub poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+O>. Na ekranie monitora pojawi się okno ze spisem zamówień od odbiorców. Nowe zamówienie dodajemy do spisu za pomocą klawisza funkcyjnego <F3> lub ikony Dodaj. Dokument uzupełniamy tak, jakby to była faktura VAT. Po utworzeniu takiego zamówienia klikamy w ikonę lub wciskamy kombinację klawiszy <Shift+Ctrl+U>: Jeżeli wystąpiły juz jakieś zaliczki to w polu Poprzednie zaliczki, będzie widoczna ich kwota. Wpisujemy datę wpłynięcia zaliczki i kwotę, a następnie zapisujemy. Wówczas ukaże nam się okno edycyjne dokumentu Faktura VAT zaliczka. Przy ostatniej zaliczce możemy wystawić najpierw fakturę zaliczkową, a potem fakturę końcową, bądź od razu wystawić fakturę końcową. Aby wystawić fakturę końcową, należy w oknie ze spisem dokumentów wybrać ikonę Realizuj zamówienie 96

97 EWA lub kombinację klawiszy <Shift+F3>. Program poprosi o wybranie zamówienia do realizacji, należy je wskazać i zatwierdzić klawiszem <Enter>. Pojawi się okienko z informacją, że następuje tworzenie faktury VAT sprzedaż. Po zatwierdzeniu tych danych pojawi się informacja o tym, że zaliczki zostały przyjęte do zamówienia, a wystawiany dokument staje się dokumentem końcowym rozliczającym zaliczki. Po wciśnięciu <OK> zostanie utworzona Faktura VAT końcowa. Definiowanie stałych wzorów dokumentów Opcja dodawania dokumentów ze wzorca jest szczególnie przydatna wówczas gdy, co pewien określony czas zachodzi potrzeba wystawienia podobnego dokumentu, który może różnić się tylko kwotą, po za tym niczym więcej. Wzorce można zdefiniować w programie w następujący sposób: Należy wybrać z menu Opcje Dokumenty Wzorce stałe. Następnie, należy użyć ikony Dodaj lub klawisza <F3> i utworzyć wzór dokumentu, np.: Faktura za abonament telefoniczny (nazwa posiada ograniczenie znaków do 27). Uwaga! Nazwa grupy będzie drukowana na wydruku dokumentu dopisanego do danego wzorca. Można to wykorzystać np. do drukowania Faktury VAT PROFORMA. Po zdefiniowaniu wzorca, należy określić grupę dokumentów należących do niego. W tym celu trzeba powrócić do okna Dokumenty i użyć skrótu klawiszy <CTRL+F3> lub ikony. Opcję tę znaleźć można również pod prawym klawiszem myszki. Na ekranie monitora pojawi się okno ze spisem zdefiniowanych wzorców. Ze spisu, należy wybrać i potwierdzić określony wzorzec. Wyboru dokonujemy zaznaczając myszką wybrany wzorzec i klikając <Enter> (lub dwukrotnie myszką). Program wyświetli informację: Zaznacz dokumenty do wystawienia, w tym właśnie miejscu, należy wskazać dokument z danej grupy (sprzedaż, zakup, inne), który będzie okresowo wystawiany w programie. Jeżeli dokumenty znajdują się w określonym wzorcu i dotyczą, np. stałych usług comiesięcznych, przy tworzeniu dokumentów we wzorcu można wykorzystać funkcję zmiennej w kartotece. Podczas seryjnego wystawiania dokumentów ze wzorców stałych program raz pyta o wartości dla wszystkich zmiennych znajdujących się na pozycjach wybranych wzorców. Na wystawianych dokumentach zmienne zastępowane są wprowadzonymi wartościami. 97

98 Streamsoft Faktura pro forma W celu utworzenia faktury pro forma, należy w systemie zdefiniować stały wzorzec. Wzorzec ten tworzymy w menu Opcje Dokumenty Dokumenty, poprzez wybranie ikony Dodaj ze wzorca. Po kliknięciu na ikonę, otworzy się okno Wzorce stałe dokumentów, w którym należy dodać wzorzec za pomocą ikony Dodaj. W polu Nazwa, należy wpisać Faktura pro forma, a następnie kliknąć na przycisk <Zapisz>. Po zapisaniu wzorca, dwukrotnie klikamy na nim myszką, a następnie w oknie Wzorzec stały: Faktura pro forma zatwierdzamy komunikat: Zaznacz dokumenty do wystawienia, przyciskiem <OK>. W oknie Wzorzec stały: Faktura pro forma, należy kliknąć na ikonę Dodaj i wybrać dokument, który po sfinalizowaniu transakcji stanie się dokumentem końcowym (np. Faktura VAT dokument ten uzupełnia sie, tak jak zwykłą fakturę). Po uzupełnieniu wszystkich danych i zapisaniu dokumentu, aby wydrukować dokument jako pro forma, wybieramy opcję Drukuj z okna Wzorzec stały: Faktura pro forma. W momencie, kiedy transakcja się zakończy, dwukrotne kliknięcie na danym dokumencie spowoduje wystawienie dokumentu końcowego (np. Faktura VAT) i dodanie go do spisu dokumentów w oknie Dokumenty. Księgowanie do programu Ala Opcja pozwala wysłać dokumenty nie zaksięgowane do programu Ala. O statusie dokumentu informuje kolumna Księgowany. Dokumenty nie zaksięgowane mają w tej kolumnie znacznik Nie. Istnieje możliwość odksięgowania dokumentów. Powoduje to przywrócenie znaczników Nie w kolumnie Księgowany. Opcja jest opisana w rozdziale Księgowanie do księgi podatkowej Ala. Faktury VAT RR Program Ewa (od wersji MIDI) umożliwia wystawienie faktury VAT RR. Aby włączyć obsługę faktur VAT RR, należy zaznaczyć opcję Ustawienia Dokumenty Wystawianie faktur RR dla rolników. Po jej włączeniu, w oknie wyboru nowego dokumentu zakupu, pojawi się pozycja Faktura VAT RR. Rolników ryczałtowych wprowadzamy do słownika kontrahentów. Wszystkie wymagane przepisami dane rolnika, należy wprowadzić w pole Nazwa podczas edycji kontrahenta. Zalecamy również wypełnienie pól dotyczących banku i konta bankowego. Program umieści te dane na wydruku faktury VAT RR oraz umożliwi wydruk przelewu na konto lub bankowego dowodu wpłaty. Opcja wydruku przelewu lub dowodu wpłaty dostępna jest w Rozrachunkach lub w Przelewach. Aby na fakturach VAT-RR były obliczane potrącenia na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych, należy w kartotece danego towaru (menu Opcje Kartoteki) wybrać odpowiedni fundusz. Następnie, po dodaniu takiej kartoteki 98

99 EWA do dokumentu, na zakładce VAT-Inne program wykaże kwotę potrąceń na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych. Dla tych potrąceń można wykonać zestawienie, które dostępne jest w menu Zestawienia Należności wobec Funduszy Promocji Produktów Rolno-Spożywczych. Jeżeli w edycji dokumentu jest wyszczególniona kwota potrąceń na fundusze, to na wydruku faktury VAT RR będzie widniało oświadczenie Nabywcy o pobraniu potrącenia na fundusze od Rolnika. Pod oświadczeniem jest również miejsce na podpis. Aby w tym miejscu program drukował imię i nazwisko rolnika, należy w Ustawieniach na zakładce Wydruki Dokumenty Stopka, w prawej części okna, zaznaczyć opcję Pierwszą linię nazwy kontrahenta drukuj jako nazwisko rolnika na fakturze VAT-RR. Dokumenty walutowe Program Ewa umożliwia emisję dokumentów walutowych w postaci faktur eksportowych. Aby włączyć obsługę faktur eksportowych, należy zaznaczyć opcję Ustawienia Dokumenty Wystawianie dokumentów walutowych. Po jej włączeniu, w oknie wyboru nowego dokumentu, pojawią się pozycje: Sprzedaż - Faktura VAT eksport, Dostawa wewnątrzwspólnotowa, Faktura walutowa, Wydanie na zewnątrz-eksport, Wydanie na zewnątrz wewnątrzwspólnotowej, Zakup Faktura import, Nabycie wewnątrzwspólnotowe. Przed wystawieniem dokumentu walutowego program zapyta się o walutę, w jakiej ma być wystawiany dokument oraz o kurs. Kurs można wpisać ręcznie lub pobrać z internetu, klikając na ikonę Pobierz kursy walut z NBP. Po kliknięciu na nią wyświetli się tabela kursów NBP z aktualnego dnia, a dzień, z którego pobierany jest kurs można dowolnie ustawić. Obie te wartości mogą zostać zmienione podczas edycji dokumentu na zakładce Opcje. Podczas edycji pozycji dokumentu walutowego, użytkownik podaje cenę w walucie, która przeliczana jest na cenę w PLN wg podanego kursu. Po zaakceptowaniu dokumentu użytkownik ma możliwość wydruku dokumentu w dwóch postaciach: 1. Dokument walutowy z ceną i wartością w walucie. 2. Faktura VAT wyliczona w PLN. Jeżeli na wydruku dokumentu ma znaleźć się podsumowanie dokumentu i w walucie i w złotówkach, należy w Ustawieniach na zakładce Dokumenty Ogólne zaznaczyć parametr Obsługuj nowe dokumenty walutowe. Dokument taki będzie wyliczony w całości w walucie i dodatkowo będzie widniało podsumowanie dokumentu 99

100 Streamsoft w złotówkach. Faktura VAT marża UWAGA! Dokument Faktura VAT marża dostępny jest w wersji MIDI i MAX. Dokument ten będzie dostępny, gdy w menu Ustawienia Dokumenty Ogólne zaznaczymy parametr: Wystawianie faktur VAT marża. Aby wystawić dokument Faktura VAT marża, należy wejść w menu Dokumenty, kliknąć na ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny <F3> i wybrać Faktura VAT marża z dostępnych w spisie dokumentów. Na oknie edycji pozycji dokumentu Faktura VAT marża widnieje pole edycyjne Cena zakupu, określające cenę po jakiej nabyto towar od sprzedawcy. Cena podana w tym polu wykorzystywana jest do wyliczenia podstawy opodatkowania. Wartość netto stanowi marża rozumiana jako różnica wartości sprzedaży i wartości zakupu, pomniejszona o wartość podatku VAT. Różnica pomiędzy wartością sprzedaży brutto, wartością VAT oraz wartością netto to Kwota niepodlegająca opodatkowaniu. Pole prezentujące niniejszą wartość umieszczono na zakładce VAT - Inne na oknie edycji dokumentu. Wydruk dokumentu nie zawiera zestawienia VAT, a w pozycjach zawarte są informacje wyłącznie o jednostkowej cenie brutto oraz wartości brutto. Dla tego rodzaju faktur istnieje również zestawienie, które dostępne jest w menu Zestawienia Rejestry VAT Sprzedaży Faktury VAT marża. Kwoty podstawy opodatkowania oraz wartości podatku należnego obliczane są w oparciu o marżę. Noty korygujące Noty korygujące można wystawiać do istniejących już w programie dokumentów zakupu. Aby taką notę wystawić, należy w oknie Dokumenty ustawić się na wybranym dokumencie, a następnie w menu kontekstowym (prawego klawisza myszy) wybrać opcję Nota korygująca. Wyświetli się okno edycji dokumentu, w którym uzupełnione są dane kontrahenta, data dokumentu oraz dane dokumentu korygowanego, a następnie należy wpisać treść korygowaną oraz treść prawidłową. Tak utworzoną notę można wydrukować lub wysłać jako załącznik do wiadomości

101 EWA Wprowadzanie dokumentów kasowych, bankowych i innych Spis dokumenty kasowych (KP, KW), bankowych (BP, BW), innych (IP, IW) można przeglądać za pomocą Opcje Kasa, Bank, Inne Dokumenty. Można też użyć kombinacji klawiszy <Ctrl+A>, lub ikony znajdującej się na pasku ikon. Jeśli użytkownik zechce dodać nowy dokument do spisu, to należy kliknąć na klawisz <F3> lub ikonę Dodaj. można też użyć menu podręcznego (prawy przycisk myszki). Na ekranie pojawi się okno wyboru: W powyższym oknie, należy określić jaki dokument chcemy wystawić, przy czym typ dokumentu zależy od opcji w której aktualnie się znajdujemy (Kasa, Bank czy Inne). Po wybraniu konkretnego dokumentu, komputer pokaże listę kontrahentów. Z tej listy wybieramy kontrahenta, z którym przeprowadzamy transakcje (naciskając klawisz <Enter>). Można też zrezygnować z wyboru kontrahenta, będzie to oznaczać, że dokument nie zostanie wliczony do rozrachunków, a służyć będzie wyłącznie do wewnętrznych rozliczeń. Po dokonaniu powyższych operacji na ekranie pokaże się okno edycyjne: W przypadku gdy jest to pierwszy dokument tego rodzaju, program pozwoli zmienić numer dokumentu, następne dokumenty będą miały automatycznie nadawany numer 101

102 Streamsoft kolejny. W oknie, należy podać kwotę dokumentu oraz opis. Z poziomu dokumentu można także dokonywać rozliczeń należności lub zobowiązań używając przycisku Rozliczenia. Po zaakceptowaniu program automatycznie zaproponuje wydruk dokumentu. Inne funkcje w opcji Dokumenty Kasa, Bank, Inne: <Ctrl+S> - Podsumowanie - opcja ta powoduje podliczenie aktualnego stanu Kasy czy Banku. Ikona Zamknięcie raportu - opcja ta wywołuje okno zamykania raportu. <Ctrl+F5> - Pokaż spłaty - opcja powoduje pokazanie okna spłat aktualnego dokumentu. Opcja jest dostępna również w menu podręcznym (prawy klawisz myszki). <Shift+Ctrl+K (lub B, I)> - przełączanie okienka na odpowiednio Kasę, Bank, Inne. Pomiędzy dokumentami kasowymi, bankowymi oraz innymi można przełączać się również za pomocą ikon z paska narzędziowego: o o o - Pokaż kasę, - Pokaż bank, - Pokaż inne. Zamykanie raportów kasowych W oknie Dokumenty Kasa/Bank/Inne znajduje się opcja Zamknięcie raportu. Opcja jest dostępna po kliknięciu na ikonę lub po wybraniu z menu głównego Opcje Kasa/Bank/Inne Raporty. Po wybraniu jednej z tych opcji na ekranie pojawi się okienko edycyjne: 102

103 EWA Program umożliwi wpisanie numeru raportu, jeżeli jest to pierwszy raport. Kolejne raporty będą numerowane automatycznie. Najważniejszym zadaniem jest wpisanie daty, do której ma zostać wykonany raport. Data, od której wykonujemy raport ustalana jest na podstawie poprzedniego raportu. Po zamknięciu raportu, program wyświetli podsumowanie: Drukowanie raportu uruchamiamy za pomocą opcji Drukuj Drukuj raport. Dostępnej za pomocą ikony drukowania lub klawisza funkcyjnego <F9>. Kontrola rozrachunków rozliczanie UWAGA! Kontrola rozrachunków jest opcją występującą tylko w wersji MAX programu Ewa. W menu Opcje Rozrachunki znajdują się dokumenty, które nie zostały jeszcze rozliczone: należności i zobowiązania. Każdy dokument magazynowy, związany z obrotem towaru z kontrahentami, oraz dokumenty kasowe, bankowe i inne, są uwzględniane przez program do prowadzenia rozliczeń z kontrahentami. Dokument jest uznawany za nierozliczony, jeżeli nie jest w całości spłacony, czyli suma spłat dokumentu jest mniejsza od jego wartości. Istnieje kilka metod rozliczania dokumentów w programie: Podczas wystawiania dokumentów magazynowych istnieje możliwość przyjmowania gotówki, co powoduje automatyczne wystawienie dokumentu kasowego i powiązanie go z dokumentem magazynowym. Podczas wystawiania dokumentów kasowych i bankowych, można za pomocą opcji Rozliczanie ustalić za jakie dokumenty płacimy w danej chwili. W menu Opcje Rozrachunki można za pomocą opcji: Rozlicz (Rozlicz w kasie, Rozlicz w banku, Rozlicz w innych), dokonać rozliczenia dokumentu z automatycznie dodanym dokumentem w kasie banku lub innych. W menu Opcje Rozrachunki można użyć opcji Rozlicz, która umożliwia rozliczanie (powiązanie) dokumentów magazynowych z kasowymi, a także wykonywanie kompensat. 103

104 Streamsoft Poniżej przedstawione jest przykładowe okno rozliczeń w programie: W oknie rozliczeń widoczne są wszystkie dokumenty wybranego kontrahenta, które możemy powiązać (rozliczyć) z aktualnym dokumentem. Dokumenty są uporządkowane według terminu płatności. Chcąc rozliczyć dokument, należy wpisać kwotę na jaką rozliczenie ma nastąpić. Można także użyć przycisku <Rozlicz automatycznie> - spowoduje to rozliczenie dokumentów do wysokości kwoty do dyspozycji, według terminów płatności. Przycisk <Zamknij> powoduje rozliczenie dokumentów według określonych kwot. Inne funkcje w opcji Rozrachunki: <Shift+F2> - Pokaż dokument źródłowy - opcja umożliwia odszukanie dokumentu w miejscu jego powstania i pokazanie jego podstawowych danych. <F5> - Rozlicz - opcja ta służy do rozliczania wybranego dokumentu. <F9> - Drukuj - opcja ta służy do drukowania: zestawienia zobowiązań i należności, wezwania do zapłaty, przelewu, z możliwością drukowania przelewu do wielu zobowiązań z tym samym kontrahentem oraz dowolnych kolumn z tabeli (Wydruki definiowane). <Ctrl+S> Suma - opcja powoduje podsumowanie należności i zobowiązań ze wskazaniem tych przeterminowanych. Rozlicz w kasie - (prawy przycisk myszy) opcja umożliwia automatyczne rozliczenie dokumentu poprzez wystawienie dokumentu kasowego. Rozlicz w banku - (prawy przycisk myszy) opcja umożliwia automatyczne rozliczenie dokumentu poprzez wystawienie dokumentu bankowego. Rozlicz w innych - (prawy przycisk myszy) opcja umożliwia automatyczne rozliczenie dokumentu poprzez wystawienie dokumentu w bazie Inne. 104

105 EWA Noty odsetkowe - opcja pozwala na naliczenie odsetek za spłaty zaległych dokumentów. Noty odsetkowe zostały opisane w rozdziale Naliczanie odsetek. Naliczanie odsetek Odsetki naliczamy za pomocą opcji Noty odsetkowe. Opcja dostępna jest w menu Opcje lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <Ctrl+N>. Noty odsetkowe można uruchomić również z poziomu okna Zobowiązania Należności, które pojawia się po wybraniu opcji Rozrachunki. W pasku narzędziowym tego okna znajduje się ikona Noty odsetkowe. Każdy ze sposobów uruchomienia opcji Noty odsetkowej, powoduje, że na ekranie monitora wyświetli się okno ze spisem wystawionych wcześniej not. Aby naliczyć odsetki i utworzyć notę odsetkową, należy kliknąć na ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny <F3>: Wybieramy kontrahenta, któremu chcemy naliczyć odsetki, okres z którego będziemy analizowali spłaty oraz dodatkowe warunki tworzenia noty. Odsetki naliczane są od przeterminowanych spłat dokumentów. 105

106 Streamsoft Po zaakceptowaniu warunków program pokaże nam listę spłat, które spełniają zadane warunki. Użytkownik musi zaznaczyć te spłaty, od których chce naliczyć odsetki. Po zaznaczeniu wszystkich spłat (lub tylko wybranych), z menu prawego klawisza myszki, należy wybrać opcję Nalicz odsetki <F10>. Program naliczy odsetki od wszystkich zaznaczonych spłat wg tabeli odsetek zdefiniowanej w Opcje Słowniki Tabela procentów odsetek. Utworzona nota odsetkowa wchodzi do dokumentów nierozliczonych z terminem płatności wynikającym z ustawień w konfiguracji (Ustawienia Rozrachunki Noty odsetkowe Ilość dni na termin płatności). Wszystkie spłaty, od których naliczono odsetki są blokowane przed skasowaniem. Ewidencja przelewów Program Ewa umożliwia tworzenie i ewidencjonowanie przelewów bankowych. W menu Opcje Przelewy znajduje się spis wszystkich dotychczas wystawionych przelewów. W celu dodania nowego przelewu, należy wybrać ikonę Dodaj lub klawisz funkcyjny <F3>. W wyświetlonym oknie edycyjnym wypełniamy wszystkie dane dla przelewu. Program nie pozwoli utworzyć przelewu bez podania podstawowych danych. Przelewy mogą być również tworzone za pomocą: Opcji Rozrachunki (w oknie Zobowiązania - Należności), gdzie można tworzyć przelewy za zobowiązania na rzecz jednego kontrahenta. Jeżeli zaznaczymy kilka zobowiązań dla jednego kontrahenta, to po wybraniu opcji Drukuj Przelew/dowód - program utworzy przelew na łączną kwotę zobowiązań. Opcji Kontrahenci, gdzie można utworzyć przelew dla aktualnego kontrahenta na dowolną kwotę (Drukuj Przelew/dowód do kontrahenta). 106

107 EWA Inwentaryzacja UWAGA! Opcja inwentaryzacji dostępna tylko w wersji programu MIDI i MAX. Wprowadzanie danych ze spisu Inwentaryzację sporządzamy za pomocą opcji Inwentaryzacja, znajdującej się w menu Opcje. Można też użyć kombinacji klawiszy <Ctrl+I>. Na ekranie monitora pojawi się okno ze spisem inwentaryzacji (lub puste, jeśli żadna inwentaryzacja jeszcze nie była przeprowadzona). Nową inwentaryzację dodajemy za pomocą klawisza funkcyjnego <F3> lub ikony Dodaj znajdującej się na pasku narzędziowym okna Inwentaryzacja. Można też użyć menu podręcznego (prawy przycisk myszki). Na ekranie monitora pojawi się okno: Należy wpisać takie dane inwentaryzacji jak: datę spisu, opis., wybrać według, której ceny ma być liczony spis (pierwszej, drugiej... itd.), określić sposób ustalania stanu spis. ( >=0 lub 0). Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem <Zapisz>. Następnie, należy otworzyć pozycje spisu inwentaryzacji, na które powinny się składać wszystkie wcześniej wprowadzone kartoteki towarowe. W spisie tym można również dodać brakujące kartoteki (<F3>). 107

108 Streamsoft W oknie Spis pozycji inwentaryzacji podstawowe znaczenie mają dwie kolumny: Naliczono - zawiera ilość naliczoną przez program na dzień podany przy zakładaniu inwentaryzacji. Spisano - zawiera rzeczywisty stan spisany (program wpisuje stan naliczony do stanu spisanego, jeżeli stan naliczony jest większy od zera lub zero w zależności od ustawienia sposobu ustalania stanu spisanego w danych inwentaryzacji przy jej tworzeniu). Chcąc zmodyfikować stan spisany, należy użyć klawisza <F5> lub ikony Popraw z menu Pozycje (okno Spis pozycji inwentarzowych). W oknie możemy podać ilość o jaką ma być zwiększony/zmniejszony stan spisany oraz cenę zakupu i sprzedaży, w których będzie rozliczona dana pozycja arkusza. Przy wpisywaniu zmniejszenia wpisujemy znak - przed ilością, o którą chcemy zmniejszyć stan aktualny. Po dodaniu pozycji inwentaryzacji, należy ją rozliczyć i zamknąć (Ctrl+Z lub ikona 108

109 EWA ), program zapyta się czy na pewno zamknąć inwentaryzację. Po zaakceptowaniu danych nastąpi proces tworzenia arkusza spisowego i naliczania stanów księgowych na dzień inwentaryzacji. Stany księgowe (komputerowe) program oblicza bazując na wynikach ostatnio zamkniętej inwentaryzacji i obrotach. Rozliczanie inwentaryzacji Do rozliczenia - zamknięcia inwentaryzacji służy opcja <Ctrl+Z> lub ikona Zamknij inwentaryzację. Po uruchomieniu tej opcji program wykona następujące czynności: Doda brakujące kartoteki do arkusza (takie, które powstały po utworzeniu arkusza inwentaryzacji). Naliczy na nowo stany księgowe na dzień zamknięcia inwentaryzacji. Pokaże podsumowanie inwentaryzacji - w cenie zakupu i sprzedaży. Uaktualni stany w spisie kartotek. Rozliczy różnice inwentarzowe. Program Ewa rozlicza inwentaryzację według rzeczywistych cen zakupu. Oznacza to, że uwzględnia każdą zmianę ceny zakupu, która miała miejsce w odniesieniu do danej kartoteki obliczając w ten sposób rzeczywistą wartość magazynu. UWAGA! Po zamknięciu inwentaryzacji nie będą możliwe modyfikacje dokumentów wystawionych przed inwentaryzacją. Zamknięta inwentaryzacja stanowi zakończenie i rozliczenie okresu np. miesiąca. W oknie Inwentaryzacji, za pomocą ikony Drukuj lub klawisza <F9> można wydrukować: arkusze spisowe do wykonania spisu z natury, rozliczenie inwentaryzacji do wyboru w cenie zakupu i/lub w cenie sprzedaży, wydruk różnic inwentaryzacji, dowolne kolumny spisu (Wydruki definiowane). Słowniki Słowniki te umożliwiają zapamiętanie danych najczęściej używanych funkcji. Uzupełnienie tych słowników pozwoli na szybszą obsługę programu, a zwłaszcza kartotek, danych kontrahenta, prawidłowego naliczania odsetek oraz ustalenia jakie stawki VAT mają być używane i wyświetlane w dokumentach czy na zestawieniach. 109

110 Streamsoft Zestawienia W programie Ewa użytkownik może wykonać różnego typu zestawienia. Spis zestawień dostępny jest w menu głównym Zestawienia, które w zależności od wersji programu (MINI, MIDI czy MAX), dotyczyć będą sprzedaży i zakupów towarów, stanów magazynowych oraz spłat kredytów. Rodzaje zestawień występujących w programie przedstawia poniższy rysunek: Rejestry VAT Rejestr VAT sporządzamy w opcji Zestawienia Rejestry VAT Sprzedaż (Zakup). W oknie rejestru VAT, należy wybrać rodzaj rejestru i okres z jakiego chcemy otrzymać rejestr. Po akceptacji danych, czy po kliknięciu na przycisk <Twórz>, 110

111 EWA program przystąpi do wykonania zestawienia. Wynikiem zestawienia jest lista wszystkich dokumentów spełniających podane warunki. Następnie, należy wydrukować rejestr. Postać wydruku rejestru, zależy od ustawień w opcji Ustawienia Rejestr VAT oraz od definicji stawek VAT w opcji Opcje Słowniki Stawki VAT. Rejestr przychodu i rozchodu towaru Rejestr przychodu i rozchodu towaru sporządzamy w opcji Zestawienia Rejestr przychodu i rozchodu towaru: Użytkownik programu wybiera indeks towaru dla jakiego będzie analizować obroty. Po akceptacji program przystąpi do wykonania zestawienia. Wynikiem zestawienia jest uporządkowana lista pozycji dokumentów, wystawionych w wyniku sprzedaży/zakupu danego towaru. Zestawienie przyjmuje jako stan początkowy - stan naliczony na dzień rozpoczynający analizę obrotów, a stan końcowy wynika ze stanu początkowego plus przychody minus rozchody. W przypadku, gdy w zakresie dat wystąpiła zamknięta inwentaryzacja, na której pojawiła się różnica dla analizowanego indeksu, do zestawienia dodawane są dokumenty INW+ (dla nadwyżek) i INW- (dla niedoborów). Pomimo, że w bazie nie ma dokumentów INW, w celu zachowania ciągłości stanu muszą znaleźć się na zestawieniu. Stany na dany dzień Program Ewa daje możliwość śledzenia na bieżąco stanów magazynowych. Pozwala także naliczać stany aktualne na określony dzień, na podstawie stanu początkowego (inwentaryzacja lub stan 0) i dokumentów obrotu. Stany na dany dzień sporządzamy za pomocą opcji Zestawienia Stany na dany dzień: 111

112 Streamsoft Użytkownik powinien określić dzień, na który program ma naliczyć stan, zakres towarów, dla których nastąpi naliczenie stanu i czy uwzględniać dokumenty obrotu z dnia, na który nalicza stany - koniec dnia czy początek dnia. Po akceptacji parametrów, program przystąpi do wykonania zestawienia. Wynikiem zestawienia jest lista wszystkich lub wybranych kartotek wraz ze stanem początkowym plus przychody minus rozchody i stanem końcowym. Zestawienie spłat kredytów Zestawienie spłat kredytów sporządzamy w opcji Zestawienia Zestawienie spłat kredytów. W oknie tworzenia zestawienia, użytkownik programu określa czy interesują go rozliczenia kontrahenta w zadanym okresie czy rozliczenia konkretnego dokumentu. Zestawienie to pozwala przeanalizować historię spłat i na tej podstawie ustalić wiarygodność danego kontrahenta. Zestawienia sprzedaży i zakupów towarów Opcje zestawień sprzedaży i zakupu umożliwiają analizę obrotu towarowego w zadanym okresie, dla określonej grupy towarów oraz dla wybranego kontrahenta. Tworzenie zestawienia rozpoczynamy od określenia zakresu danych uwzględnionych na zestawieniu. 112

113 EWA Po utworzeniu zestawienia otrzymamy łączne wartości sprzedaży lub zakupu, dla wybranych indeksów towarowych. W przypadku zestawień wg wyróżnika istnieje możliwość podsumowania zestawienia dla każdego z wyróżników towarowych. Wydruk takiego zestawienia może składać się z analityki i/lub samych sum składowych. Drukarki fiskalne Program Ewa umożliwia współpracę z drukarkami fiskalnymi zgodnymi ze standardem POSNET, ELZAB. Współpraca ta odbywa się na zasadzie wysyłania wystawionych dokumentów fiskalnych do drukarki. Chcąc rozpocząć współpracę z drukarką, należy w opcji Ustawienia Drukarka fiskalna ustawić parametry podłączonej drukarki. W dolnej części okna ustawień pokaże się opcja: Obsługa portu COM- w której, należy ustawić czy jest to: stara obsługa, nowa obsługa i czy drukarka jest pod kablem USB, po czym w menu Opcje Słowniki Stawki VAT, należy ustawić odpowiednie symbole w polu Znak dla stawek wysyłanych do drukarki. Podczas otwierania okna Dokumenty, program sprawdzi połączenie z drukarką, w przypadku błędu wyświetlony zostanie komunikat. Wysyłanie dokumentów odbywa się automatycznie. Po zapisie dokumentu fiskalnego program 113

114 Streamsoft pyta czy wysłać dokument na drukarkę. Jako dokumenty fiskalne uznawane są dokumenty wymienione w opcji Ustawienia Drukarki fiskalne Dokumenty fiskalne. Wszystkie operacje związane z drukarką fiskalną można wykonać w oknie Dokumenty Opcje drukarki fiskalnej (<Ctrl+F>). Każdy dokument posiada status fiskalny zapisany w kolumnie Fisk: Puste pole - do tej grupy zaliczamy dokumenty, które nie są fiskalne i nie będą wysyłane do drukarki. Tak - są to dokumenty fiskalne poprawnie wysłane na drukarkę. Nie wysłano - są to dokumenty fiskalne nie wysłane na drukarkę z powodu błędu lub rezygnacji operatora. Zmiana tego statusu wiąże się z poważnymi konsekwencjami i może być wykonana tylko przy posiadaniu odpowiednich praw dostępu (domyślnie posiada je administrator). Istnieje możliwość drukowania faktur VAT fiskalnych (FAF) na drukarce fiskalnej bez konieczności podłączania drukarki zewnętrznej. Opcja dotyczy nowych drukarek fiskalnych firmy POSNET (np. POSNET THERMAL HS FV). Opcja jest domyślnie wyłączona, a jej dostępność określa parametr: Drukuj na drukarce fiskalnej pełen wydruk faktury VAT (do 15 pozycji), który znajduje się w menu Ustawienia Drukarka Fiskalna. Parametr ten dostępny jest, gdy Rodzaj drukarki ustawiony jest na wartość POSNET 2001 oraz Obsługa portu COM ustawiona jest na wartość Nowa obsługa. Włączenie tej opcji zmienia dotychczasowe zachowanie programu, polegające na wydruku paragonu, a zaraz po nim faktury VAT na drukarce zewnętrznej, na wydruk faktury wyłącznie przez drukarkę fiskalną. UWAGA! Zaleca się przeprowadzenie prób z niesfiskalizowaną drukarką w celu uniknięcia pomyłek i błędów podczas pracy z drukarką fiskalną. Księgowanie do księgi podatkowej Ala Program Ewa posiada możliwość automatycznego wysyłania dokumentów sprzedaży i zakupu do programu Ala. Proces ten polega na wysłaniu dokumentów polecenia księgowania w postaci pliku tekstowego, który następnie będzie mógł zostać odczytany w programie księgowym. Chcąc zaksięgować dokumenty, należy użyć opcji Dokument (na głównym pasku menu za Pomocą) Księgowanie Księgowanie do Ala. Następnie w oknie, które się pojawi na ekranie, ustalamy parametry księgowania: 114

115 EWA Dokumenty zostaną zaksięgowane od daty ostatniego księgowania (Ustawienia Księgowanie Data ostatniego księgowania) do daty podanej w oknie księgowania. Istnieje możliwość wyboru w jaki sposób dokumenty mają być zaksięgowane w programie Ala: Bez grupowania dokumenty zostaną przesłane do programu Ala i zaksięgowany każdy z osobna. Grupuj paragony oznacza to, że wszystkie paragony zostaną wysłane do programu Ala i zaksięgowane w jednej pozycji jako np. Zestawienie paragonów od do Grupuj sprzedaż - oznacza to, że zamiast każdego dokumentu z osobna, wysłane zostaną zestawienia dokumentów np. Zestawienie faktur od do Bardzo istotne jest miejsce (katalog), do którego wysłane zostaną polecenia księgowania (Ustawienia Księgowanie Katalog poleceń księgowań). Katalog ten powinien być taki sam jak w programie Ala (w innym przypadku program Ala nie będzie mógł odczytać wysłanych poleceń). Jak ustawić katalog w programie Ala opisano w części instrukcji, która dotyczy tego programu. Każdy dokument w programie posiada status księgowania zapisany w kolumnie Księgowany: Puste pole - dokument jest zaksięgowany lub nie podlega księgowaniu. Nie - dokument podlega księgowaniu i nie jest zaksięgowany. Sposób księgowania poszczególnych dokumentów, zależy od wartości pola 115

116 Streamsoft Księgowanie (Kolumna), znajdującego się w oknie edycyjnym dokumentu na zakładce Opcje. Pole to jest domyślnie wypełniane zgodnie z ustawieniami w konfiguracji Ustawienia Księgowanie Nr kolumny przy zakupach, Nr kolumny przy sprzedaży. Przed księgowaniem dokumentów można zmienić ich sposób księgowania za pomocą opcji Dokument (na głównym pasku za menu Pomoc) Księgowanie Zmiana sposobu księgowania. Opcja działa dla jednego ustawionego dokumentu lub grupowo dla zaznaczonych dokumentów. Zmiany tej można również dokonać bezpośrednio na dokumencie poprzez opcje Popraw w edycji danych dokumentu na zakładce Opcje Księgowanie (Kolumna). Odksięgowanie dokumentów W przypadku konieczności ponownego wysłania dokumentów do programu Ala istnieje możliwość odksięgowania dokumentów z wykorzystaniem opcji Dokument (na głównym pasku za menu Pomoc) Księgowanie Odksięgowanie dokumentów. Opcja powoduje zmianę statusu dokumentów, a także przesunięcie daty ostatniego księgowania. Uwagi końcowe 116 Program Ewa posiada numerację roczną i miesięczną, jednakże umożliwia wprowadzenie pierwszego dokumentu z dowolnie wpisanym numerem. Po dodaniu pierwszego dokumentu program kontynuuje zadaną numerację. Na wydruku faktury czy też innego dokumentu może być drukowana długa nazwa kontrahenta czy też kartoteki towarowej lub usługowej. Przed dokonaniem takiego wydruku, należy jednak odpowiednio skonfigurować program. W tym celu w opcji Ustawienia Wydruki Dokumenty, należy zwiększyć ilość linii tych nazw, a następnie podczas wprowadzania ich na dokument każdą z osobna złamać klawiszem <Enter>. Program posiada również możliwość drukowania na stałe lub zmiennie różnego typu uwag pod dokumentami sprzedaży. Uwagi drukowane na stałe, należy wpisać w Ustawienia Dokumenty Uwagi drukowane pod dokumentami sprzedaży oraz Ustawienia drukowane pod fakturą eksportową. Jeżeli natomiast jest to uwaga jednorazowa, która może tyczyć się tylko tego danego dokumentu, to można ją wpisać podczas uzupełniania danych na dokumencie w oknie Dokumenty. Podczas edycji tych danych w lewym dolnym rogu okienka znajduje się przycisk Uwagi. Dodatkowo uwagi drukowane pod dokumentem można formatować, a formatowany tekst należy wpisać pomiędzy odpowiednimi znacznikami umieszczonymi w ostrych nawiasach. Dozwolone jest użycie następujących znaczników formatowania: B - pogrubienie tekstu, /B - koniec pogrubienia tekstu, I - kursywa, /I - koniec kursywy. Program Ewa konsekwentnie kontroluje numerację i chronologię wystawianych dokumentów, w związku z czym istnieje tylko ograniczona możliwość

117 EWA korygowania tych dat i numerów. Dla wystawionego dokumentu nie ma możliwości poprawienia daty wystawienia czy też numeru. Opis plików z danymi programu W katalogu programu znajduje się katalog Dane przechowujący wszystkie wprowadzone dane. W katalogu Dane znajdują się katalogi firm jednoznaczne z identyfikatorem firmy. Z kolei w katalogu firmy zakładane są katalogi dotyczące działalności firmy w poszczególnych latach. Pliki niezależne od lat działalności firmy to: Ddok.DB definicje dokumentów, Inwn.DB inwentaryzacje, Inwp.DB pozycje inwentaryzacji, Kontrah.DB dane kontrahentów, Mat.DB - spis kartotek, Nieroz.DB dokumenty nierozliczone. Pliki znajdujące się w katalogu roku: Dok_KBI.DB dokumenty kasy i banku, Rap_KBI.DB raporty kasowe i bankowe, Ndok.DB nagłówki dokumentów, Pdok.DB pozycje dokumentów, Przel.DB przelewy, Splat.DB spłaty dokumentów. 117

118 Streamsoft Aga Kadry i płace Przygotowanie programu do pracy Przed rozpoczęciem pracy w programie, należy sprawdzić ustawienia konfiguracyjne, dostosowując je do własnych potrzeb. Do tego celu służy opcja Ustawienia znajdująca się w menu Inne. Opcję ustawienia można również uruchomić za pomocą ikony znajdującej się na pasku ikon programu. Po wybraniu tej opcji na ekranie monitora pojawi się okno ustawień, podzielone na zakładki: Zakładka Użytkownicy Umożliwia wprowadzanie danych nowego użytkownika (<F3>), usuwanie (<F8>) lub poprawę (<F5>). Program po zainstalowaniu zakłada jednego użytkownika o nazwie Admin z hasłem admin. Hasło to, należy zmienić i nikomu nie udostępniać, aby osoby niepowołane nie miały dostępu do danych zawartych 118

119 AGA w programie. Aby zmienić hasło, należy nacisnąć klawisz <F5> (lub ikonę Popraw) i wpisać nowe hasło w polu Hasło i Hasło powtórzone. Duże i małe litery nie mają tutaj znaczenia. Dodatkowo każdemu użytkownikowi można nadać prawa do poszczególnych opcji. Służy do tego przycisk na okienku edycyjnym danych użytkownika. Po jego naciśnięciu pojawi się okno edycyjne, w którym można ustawić prawa dla poszczególnych użytkowników. Nie jest możliwe ustawienie praw dla użytkownika Admin. Standardowo ma on dostęp do wszystkich opcji w programie. Istnieje również możliwość ustalenia dla użytkownika prawa do firm (opcja przydatna w odniesieniu do biur rachunkowych). W tym celu również po przejściu do okna edycyjnego danych użytkownika, należy użyć przycisku. W oknie, które się otworzy można zaznaczyć firmę (y), do których danych użytkownik ma prawo wejść. Zakładka Firma Umożliwia zakładanie (<F3>), usuwanie (<F8>) i edycję (<F5>) firm, które są obsługiwane w programie. Na zakładce tej podać można tylko identyfikator firmy (który nie może być dłuższy niż 8 znaków) oraz krótki opis. UWAGA! Należy pamiętać o tym, że raz nadany i zapisany identyfikator nie może zostać zmieniony. Nazwa ta nie podlega zmianom w programie, ponieważ po dodaniu nowej firmy o danym identyfikatorze zostaje założony katalog, w którym program będzie umieszczał dane dla tej firmy. Zakładka Dane firmy Umożliwia edycję danych aktualnie ustawionej firmy. Na zakładce tej po użyciu przycisku nazwa firmy, NIP i REGON, bank oraz konto firmowe, adres siedziby, Urząd Skarbowy, dane biura rachunkowego, datę rozpoczęcia działalności,, można definiować takie dane firmy jak: osobowość (fizyczna, prawna, budżetowa, spółka cywilna), zakład pracy chronionej (data rozpoczęcia i data zakończenia), dane do druków ZUS ZPA i ZUS ZFA. Zakładka Płace Na zakładce tej można skonfigurować wszystkie dane, które używane są podczas wyliczania płac. W tym celu, należy użyć ikony Dodaj (lub klawisza <F3>). 119

120 Streamsoft Jeżeli chcemy dodać nowe ustawienia na dany okres (np. gdy od pewnej daty wchodzą nowe przepisy, w których zmieniły się stawki podatkowe, kwota wolna od podatku lub podstawa naliczania składek ZUS dla właścicieli, koszty zlecenia, podatek od umów zleceń lub próg ryczałtu dla zleceń). UWAGA! Program jest na bieżąco aktualizowany wraz ze zmianami w przepisach i rozporządzeniach dotyczących w/w stawek podatkowych oraz składek funduszy. Dlatego też nie ma potrzeby aktualizowania ich ręcznie. Można zaktualizować program (patrz rozdział Aktualizacja programów) i za pomocą opcji dodawania (<F3>), podać od jakiej daty będą obowiązywać nowe ustawienia, a następnie użyć przycisku znajduje się w lewym dolnym rogu okienka. Ponadto, na zakładce znajdują się następujące opcje:, który Sposób przepisywania danych z poprzednich miesięcy - ustawiając odpowiednią wartość, możemy ustalić czy i w jaki sposób program przepisze dane na nowy miesiąc z poprzedniego miesiąca. Przepisuj wymuszenia parametr określa czy podczas przepisywania danych z poprzednich miesięcy przepisywać też wymuszenia nałożone podczas wprowadzania danych. Licz i drukuj osoby zwolnione domyślnie program pomija wszystkie osoby, które nie są zatrudnione w aktualnym miesiącu. Ustawienie to pozwala na uwzględnianie osób zwolnionych. Ustawienia naliczania wspólne parametr jest istotny w wersji dla biur rachunkowych. Określa on czy aktualna firma będzie miała ustawienia podatkowe wspólne z innymi firmami czy też specyficzne. Zaokrąglać podstawę podatku do 1 zł parametr ten, jeśli jest zaznaczony, to powoduje zaokrąglanie kwoty podstawy opodatkowania do pełnego złotego. Zaokrąglać podatek do 1 zł ( do 2006r - do 0,1 zł) podobnie jak w/w przypadku program wykona zaokrąglenie wyliczonego podatku do 0,1 zł. Zaokrąglać podstawę podatku od zleceń do 1 zł tak jak w poprzednim parametrze tylko w stosunku do umów zleceń. Obliczanie umów zleceń tak jak umów o pracę zaznaczenie tej opcji spowoduje, iż umowy zlecenie będą liczone dokładnie w taki sam sposób, jak umowy o pracę, nie uwzględniając ryczałtu od zleceń, kosztów i podatku (20%). Nie ryczałtuj dla pracowników własnych funkcja powoduje zmianę sposobu naliczania wynagrodzenia z umowy zlecenie dla pracowników własnych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i wykonujących dodatkowe 120

121 AGA zlecenie) dot. zmian w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych w roku Zgłoszono ponad 20 ubezpieczonych (zakład płatnikiem składek) - parametr ten zaznacza się wtedy, gdy w firmie zatrudnionych jest ponad 20 pracowników i zakład pracy jest zobowiązany do wypłaty zasiłków. Rozszerzaj składniki wliczane do stawki ekwiwalentu opcja ta powoduje, że przy obliczaniu kwoty ekwiwalentu urlopowego, rozszerzeniu ulegają składniki wliczone jako średnia z poprzednich miesięcy. Zakładka Premia. Płaca podstawowa Umożliwia ustalenie składników wchodzących do premii, jeżeli ta ma być naliczana procentowo: płaca zasadnicza, płaca podstawowa, funkcyjne, nadgodziny, nocne. Płaca podstawowa opcja Płacę podstawową obliczaj (przy niepełnym miesiącu) wg dni przepracowanych, dni zatrudnienia lub godzin nieobecności pomocna jest, gdy np. nowo przyjęty pracownik jest zatrudniony niepełny miesiąc. Przy zaznaczonej opcji: wg dni przepracowanych program płacę podstawową wylicza następująco: płaca zasadnicza/ilość dni roboczych w miesiącu*ilość dni przepracowanych, wg dni zatrudnienia płaca podstawowa jest wyliczana w następujący sposób: płaca zasadnicza /ilość dni w danym miesiącu*ilość dni zatrudnienia, wg godzin nieobecności płaca podstawowa wyliczana jest następująco: płaca zasadnicza/ilość godzin do przepracowania w miesiącu*ilość godzin przepracowanych. Zakładka Składniki definiowane Pozwala dodać dodatkowe niestandardowe składniki do płac. Możliwe jest dodanie pięciu składników jako Dodatki do brutto oraz pięciu składników do Potrąceń. Aby dodać składnik, wystarczy wpisać jego nazwę w polu edycyjnym. Należy też podać kod składnika do brutto, aby mógł zostać poprawnie zakwalifikowany do programu Płatnik oraz uwzględniony podczas naliczania stawki chorobowego za jeden dzień. Dodatkowe ustawienia przy każdym składniku, umożliwiają określenie czy dany składnik ma być wliczany do brutto, ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego czy do wyliczania wynagrodzenia za urlop. Nie wybranie żadnego z tych ustawień spowoduje, że składnik będzie wliczony tylko do wypłaty. Istnieje możliwość pobierania jednego ze składników z zewnętrznego pliku 121

122 Streamsoft 122 DBF Katalog składnika zewnętrznego. W tym polu, należy podać nazwę katalogu wraz ze ścieżką dostępu, w którym znajduje się plik zawierający zewnętrzny składnik definiowany do brutto. Wartość jego zostanie odczytana, gdy przed nazwą składnika umieścimy Plik ten musi posiadać określony format: o powinien być zapisany w standardzie.dbf (Data Base Format Windows), o musi zawierać kolumny : NIP - tekstowa, KWOTA numeryczna, o nazwa pliku : nnxxxxxx.dbf, gdzie: nn - nr miesiąca na dwóch znakach, xxxxxx - pierwsze sześć znaków z nazwy składnika. Wyszukiwanie wartości składnika dla konkretnej osoby odbywa się po polu NIP, a odpowiadająca mu Kwota, pobierana jest jako wartość składnika w zadanym miesiącu. W przypadku biur rachunkowych istnieje możliwość określenia czy składniki definiowane są wspólne dla wszystkich firm, czy nie. Określa to parametr Składniki definiowane osobno dla każdej firmy. Parametr Licz wynagrodzenie za godziny nocne jako, pozwala na wprowadzenie automatycznego naliczania dopłaty do godzin nocnych na zasadzie stałego procentu. Opcja Pobierz do podstawy godzin nocnych najniższe wynagrodzenie, umożliwia naliczanie podstawy godzin nocnych z najniższego wynagrodzenia, podczas gdy pracownik ma inną kwotę wynagrodzenia. Na tej zakładce można również określić czy stawka godzinowa urlopu ma być obliczana z dokładnością do 2,3 lub 4 miejscach po przecinku. Do tego celu służy parametr Dokładność obliczania stawki godzinowej urlopu -2,3,4 miejsca po przecinku. Zakładka Płatnik, Inne Zawiera pole do wpisania katalogu programu Płatnik. Wybrany katalog można wpisać z klawiatury lub wybrać za pomocą przycisku. Należy pamiętać o tym, że jeżeli katalog ten nie będzie poprawnie ustawiony (tak samo jak w programie Płatnik), to wówczas współpraca między tymi dwoma programami nie będzie możliwa. Umożliwia określenie czy naliczać wynagrodzenie dla płatnika za wypełnianie deklaracji DRA. Służy do tego parametr Liczyć wynagrodzenie dla płatnika. Przy eksporcie do płatnika pod uwagę brany jest miesiąc aktualnie ustawiony w oknie Płace. Parametr Czy pokazywać wybór miesiąca przy eksporcie powoduje, pytanie za który miesiąc chcemy eksportować dane niezależnie od miesiąca w płacach. Jest to szczególnie przydatna opcja dla firm, które for

123 AGA wypłacają wynagrodzenie w miesiącu następnym (np. za marzec w kwietniu). Wówczas należy pamiętać o tym, że wszelkie dane do programu Płatnik wysyłane są po dacie wypłaty. Parametr Przy obliczaniu funduszy pracowniczych uwzględniaj wszystkie listy wypłacone na dany miesiąc, pozwala na takie skonfigurowanie programu, aby przy eksporcie do programu Płatnik, uwzględniał wszystkie listy wynagrodzeń. Opcja szczególnie przydatna w momencie występowania list dodatkowych (np. lista trzynastek), która eliminuje możliwość powstania w programie Płatnik ewentualnych różnic groszowych związanych z obowiązkiem naliczania składek od sumy wszystkich wynagrodzeń dla danej osoby. Parametr Fundusze od umów zleceń dla pracowników własnych lub z kilku umów licz z uwzględnieniem wszystkich wypłat i łącz przy eksporcie do PŁATNIKA na kodzie umowy o pracę - powoduje, że w przypadku wystąpienia dwóch i więcej umów o pracę lub umowy o pracę i umowy zlecenie, program prześle dane do programu Płatnik pod jednym kodem tytułu ubezpieczenia odpowiednim dla umowy o pracę (np ). Parametr Właściciel odpowiedzialny za wypełnienie PIT-u, pozwala określić dane jednego z właścicieli do wydruku w polu Osoba odpowiedzialna za wypełnienie deklaracji podatkowej na deklaracjach PIT. Parametr Osoba odpowiedzialna za wypełnienie PIT-ów, pozwala określić dane osoby odpowiedzialnej za wypełnianie tych dokumentów. Parametr Drukuj rozszerzoną informację o nadgodzinach na liście płac zaznaczenie tego pola umożliwia wydrukowanie na liście płac wszystkich informacji o nadgodzinach, a nie tylko łączną kwotę za nadgodziny. Parametr Drukuj datę przekazania na rocznej karcie wynagrodzeń. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że na rocznej karcie wynagrodzeń będzie drukowana data przekazania deklaracji równa 20 dnia następnego miesiąca. Nie zaznaczenie tej opcji powoduje, że na rocznej karcie wynagrodzeń w polu data przekazania deklaracji nie będzie drukowana żadna data (można to pole wypełnić ręcznie po wydrukowaniu). Parametr Do PIT-4 pobieraj podatek ze wszystkich umów zleceń (z pominięciem ryczałtu) pozwala umieścić na PIT-4 podatek z umów zleceń w pozycji nr 50 lub w pkt. 9 poz PIT-4R. Umieść w katalogu... dane dla Ala o składkach właścicieli - zaznaczenie tej opcji powoduje, że w momencie wysyłania dokumentów do programu Płatnik, program prześle również dane o składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za dany miesiąc do deklaracji PIT-5(L). Należy jednak pamiętać, aby katalog ten był taki sam jak w programie Ala (w innym przypadku program Ala nie będzie mógł odczytać wysłanych poleceń). Składki ZUS właściciela są wykazywane w miesiącu następnym czyli, jeżeli z programu Aga były wysyłane dokumenty do programu Płatnik za miesiąc 123

124 Streamsoft 124 lipiec, to składki ZUS właściciela w PIT-5(L) za miesiąc lipiec będą widoczne na deklaracji za miesiąc sierpień. Zakładka Katalogi, Przypominanie Zawiera opcje dotyczące archiwizacji, przypominania w programie oraz aktualizacji. Katalog kopii użytkownika określa miejsce, do którego będą kopiowane dane programu (będzie wykonywana tzw. archiwizacja). Domyślnie parametr ten ustawiony jest na dysk lokalny C:\. Katalog archiwizacji wspólny dla wszystkich firm istotny w wersji wielofirmowej. Określa czy wszystkie firmy archiwizują dane w tym samym katalogu. W wersji sieciowej w opcji Katalog bazy wpisujemy ścieżkę do katalogu bazy danych. Przypominanie - pozwala określić liczbę dni przed, którą i po, której program przypomni nam w formie komunikatu o dacie: o zakończenia umowy, o badania lekarskiego, o szkolenia BHP, o mojej dacie. Daty powyższe przypisuje się indywidualnie każdemu pracownikowi w danych kadrowych na STRONIE V. Pokaż przypomnienie po starcie programu okno z komunikatem przypomnienia pojawia się zaraz po uruchomieniu programu. Aktualizacja - w tym miejscu możemy zaznaczyć, czy program ma automatycznie sprawdzać dostępność nowej wersji programu i jeżeli tak to w jakich dniach każdego miesiąca ma to robić. Zakładka Ewidencja Zawiera opcje dotyczące ewidencji obecności pracownika: Korzystać z ewidencji - określa sposób korzystania z ewidencji u pracowników. Wybranie opcji Zgodnie z ustawieniem w kadrach, pozwala na indywidualne określenie czy u danego pracownika należy korzystać z ewidencji czy nie. Obliczać automatycznie zasiłki na podstawie ewidencji - zaznaczenie tego parametru powoduje, określenie czy program automatycznie po wypełnieniu ewidencji obecności pracownika ma pobrać do danych płacowych okresy świadczeń przerwy i wyliczyć je. Liczyć automatycznie nadgodziny parametr pozwala określić czy program automatycznie po wpisaniu w ewidencji obecności pracownika większej ilości godzin ma je przeliczyć na nadgodziny. Można też określić rodzaje nadgodzin

125 AGA czy wszystkie nadgodziny mają być traktowane jako 50% i czy w niedziele i święta nadgodziny naliczać jako 100%. Pole Symbole w ewidencji nie zmniejszające płacy podstawowej - pozwala ustawić, które symbole w ewidencji nie zmniejszają płacy podstawowej. Poszczególne symbole, należy dopisywać oddzielając je od pozostałych znakiem ; (średnik). Domyślnie jest tam wpisane P;OP. Pole Symbole w ewidencji zmniejszające ilość dni urlopu jest analogiczne do pola powyżej. Pole Symbole nie pobierane przez świadectwo pracy do okresów nieskładkowych pozwala ustawić, które symbole w ewidencji nie będą pobierane do świadectwa pracy do okresów nieskładkowych. W tym miejscu należy określić, które składniki wynagrodzenia nie będą pobierane do świadectwa pracy jako okresy nieskładkowe. Zakładka Dni Zakładka umożliwia ustawienie ilość dni do przepracowania w poszczególnych miesiącach aktualnie ustawionego w programie roku. Za pomocą przycisku można wpisać dane zaszyte w programie. Ustawienie Ilości dni i daty przekazania wspólne z innymi firmami jest ważne w wersji wielofirmowej. Określa, czy ilości dni do przepracowania są dla wszystkich firm takie same. Zakładka ta umożliwia również podanie dat przekazania zaliczki na podatek dochodowy w poszczególnych miesiącach. Opcja Po... dniu miesiąca ustawiaj się na aktualny miesiąc przy uruchamianiu programu jest pomocna przy zamykaniu płac. Jeżeli np. do 10-tego dnia miesiąca są już naliczone płace, wówczas ustawiając liczbę 10 program po tym dniu zmieni miesiąc na aktualny. 11. Zakładka ABC Pomoc Prawna ABC Pomoc Prawna na tej zakładce można włączyć dostęp do serwisu, umożliwiającego korzystanie z pomocy prawnej. Opcja ta jest dostępna po wykupieniu abonamentu do serwisu, umożliwiającego korzystanie z pomocy prawnej. ABC Pomoc prawna to nowatorskie rozwiązanie, dające bogate i rozbudowane możliwości korzystania bezpośrednio w programie z fachowej pomocy prawnej. Funkcjonalność ta praktycznie z każdego miejsca w programie dostarcza odpowiedzi na poszukiwane pytania, oszczędzając czas użytkownika programu oraz zapewniając płynność jego pracy. Więcej informacji w dziale ABC Pomoc Prawna. 125

126 Streamsoft 12. Zakładka Certyfikaty Na tej zakładce można wybrać certyfikat kwalifikowany, który ma zostać użyty do podpisywania dokumentów wysyłanych do systemu e-deklaracje. Dane o certyfikacie są pobierane z systemu Windows, gdzie certyfikaty te są zainstalowane. Po włączeniu możliwości obsługi wysyłania dokumentów do systemu e-deklaracji nowym sposobem i wybraniu odpowiedniego certyfikatu cały proces generowania, podpisywania i wysyłania dokumentu do e-deklaracji będzie odbywał się tylko i wyłącznie w programie Aga ABC Pomoc Prawna W programie Aga wprowadzono usługę ABC Pomoc prawna, która dostępna jest po wykupieniu abonamentu do serwisu, umożliwiającego korzystanie z pomocy prawnej. Warunkiem korzystania z pomocy prawnej jest również dostęp do Internetu, na komputerze, na którym zainstalowany jest program Aga (szczegółowe wymagania techniczne podane są na ostatniej stronie instrukcji). ABC Pomoc prawna to nowatorskie rozwiązanie, dające bogate i rozbudowane możliwości korzystania bezpośrednio w programie z fachowej pomocy prawnej. Funkcjonalność ta praktycznie z każdego miejsca w programie dostarcza odpowiedzi na poszukiwane pytania, oszczędzając czas użytkownika programu oraz zapewniając płynność jego pracy. Aby w programie Aga dostępna była usługa ABC Pomoc Prawna, należy w menu Ustawienia na zakładce Pomoc prawna zaznaczyć parametr Włącz porady prawne Wolters Kluwer. 126

127 AGA Po włączeniu pomocy, na pasku ikon, pojawi się ikona przeznaczona do pomocy prawnej:. Ikona ta dostępna jest również w wielu oknach w programie, m.in.: Ustawienia Dane firmy, Ustawienia Premia, Płaca podstawowa, Ustawienia Dni, Kadry Dane pracownika Strona I, II, IV, V, Płace Dane płacowe zakładka: Brutto, Podatek, Potrącenia, Fundusze, Zasiłki, Wypłata, Opcje Eksport do Płatnika, Opcje Właściciele Dane właściciela Strona II i IV, Opcje Właściciele Dane płacowe zakładka: Fundusze, Zasiłki. Kliknięcie na ikonę Pomoc prawna powoduje, że w zależności od otwartego okna w programie, wyświetlą się listy z tematami dotyczącymi tego okna. Przykładowo: 127

128 Streamsoft 1. mając otwartą IV stronę danych płacowych pracownika, po kliknięciu na ikonę Pomoc prawna, wyświetli się lista z tematami dotyczącymi m.in. zasiłków, wynagrodzenia chorobowego czy podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. 2. na oknie edycyjnym danych kadrowych pracownika, na stronie II znajdziemy tematy dotyczące zawierania umowy o pracę, umów cywilno-prawnych, rozwiązywanie umów o pracę, wypowiedzenie umowy o pracę i wiele innych. 128

129 AGA Aby zapoznać się z tematem, np. kosztów uzyskania przychodów, należy kliknąć na niego, a następnie w oknie przeglądarki internetowej, które się otworzy, wybrać odpowiedni temat dotyczący kosztów uzyskania przychodów. 129

130 Streamsoft UWAGA! ABC Pomoc Prawną można bezpłatnie przetestować w wersji Trial programu Aga, dostępnej na stronie Więcej informacji na temat usługi ABC Pomoc Prawna można uzyskać pod nr tel.: (Dział Handlowy) oraz (Pomoc do programów Ala, Ewa, Aga, Iza). Dane pracowników Dane pracowników wprowadzamy używając w menu Opcje Kadry. Można też użyć skrótu klawiszowego <Ctrl+K> lub ikony, znajdującej się na pasku ikon programu. Po wywołaniu opcji Kadry, na ekranie monitora pojawi się okno ze spisem danych o pracownikach: W oknie danych kadrowych użytkownik programu będzie widział: Spis osób aktualnie zatrudnionych. Pasek narzędziowy z filtrem na rodzaj umowy (o pracę, zlecenie, dzieło, emeryci, renciści, uczniowie, pr. nakładczą). Pasek z ikonami. Panel dodatkowych informacji zawierający zdjęcie, numer akt, nazwisko i imię, adres, uwagi do pracownika (po prawej stronie okna). Aby wprowadzić do programu dane nowego pracownika, należy skorzystać z ikony - Dodaj lub klawisza funkcyjnego <F3>. Można też użyć menu podręcznego (prawy przycisk myszki). Na ekranie pojawi się okno edycyjne podzielone na zakładki: 130

131 AGA Charakterystyka poszczególnych zakładek: 1. Strona I zakładka podzielona jest na cztery grupy danych dotyczących pracownika: dane podstawowe, adres, dowód osobisty, dane o urzędzie skarbowym. Program wymaga, aby wypełnione zostały następujące pola: nazwisko i imię, numer PESEL oraz NIP pracownika. 2. Strona II zakładka podzielona jest na następujące grupy danych: dane małżonka, dane o dzieciach (tabela w lewym dolnym rogu), dane o zatrudnieniu, wykształcenie, konto bankowe, odliczać ulgę podatkową, korzystać z ewidencji pole aktywne tylko wówczas, gdy w opcji Ustawienia użytkownik zaznaczył na zakładce Ewidencja opcję Korzystać z ewidencji zgodnie z ustawieniami w kadrach. 131

132 Streamsoft W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło można określić wysokość kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli koszty te mają być w wysokości 50%, należy zaznaczyć opcję 50% kosztów (um. zlecenia / o dzieło). Bardzo istotny jest numer konta bankowego, ponieważ dla osób które mają wpisane to konto program, będzie tworzył przelewy na konta osobiste. Pozostałym osobom program sporządzi wypłatę gotówkową. W przypadku umowy o pracę, istotny także jest sposób rozliczania. Możliwe są dwa sposoby rozliczania: stawką miesięczną i stawką godzinową. W przypadku stawki miesięcznej program, w opcji płacowej, pozwala wpisać płacę zasadniczą, a w przypadku stawki godzinowej program pozwoli wpisać ilość godzin i stawkę za jedną godzinę. 3. Strona III w tej zakładce program umożliwia wprowadzenie zdjęcia dwoma sposobami: - opcja umożliwia wczytanie zdjęcia pracownika ze schowka. Zdjęcie można zapisać do schowka w programie graficznym podczas przeglądania, a następnie umieścić je w programie za pomocą tej opcji. Wymiary zdjęcia powinny być jak najbardziej zbliżone do rozmiaru 100x125 punktów, - opcja umożliwia wczytanie zdjęcia pracownika z pliku graficznego. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Otwórz, w którym należy wskazać na plik graficzny. Program umożliwia wczytanie plików map bitowych (o rozszerzeniu bmp). Wymiary zdjęcia powinny być jak najbardziej zbliżone do rozmiaru 100x125 punktów. Aby usunąć zdjęcie z ramki, należy kliknąć na przycisk. Zdjęcie powinno być w formacie BMP o rozmiarach 125*100. Program dokona przeskalowania zdjęcia o innych wymiarach, jednak może to spowodować utratę jakości obrazu. Zaleca się wczytywanie zdjęć o rozmiarze wskazanym powyżej. Zbyt duże rozmiary zdjęć, powodują znaczne zwiększenie rozmiaru bazy danych przy jednoczesnym pogorszeniu jakości wyświetlania. W tym polu edycyjnym Uwagi można umieścić dowolny opis na temat pracownika. Uwagi będą widoczne w oknie z dodatkowymi informacjami przy przeglądaniu listy kadr. W polu Przypomnienie można umieścić dodatkowe przypomnienie dla danego pracownika. Aby dodatkowe przypomnienie zostało wyświetlone, należy zaznaczyć parametr aktywności funkcji przypomnienia, datę przypomnienia oraz treść. Przypomnienie to zostanie wyświetlone przy uruchomieniu programu lub podczas zmiany firmy. 132

133 AGA 4. Strona IV i Strona V zakładki zawierają dane do ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych oraz składek na FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych). Bardzo ważnym polem jest Kod tytułu ubezpieczenia. Na podstawie tego pola program określa sposób zatrudnienia pracownika. Na zakładce Strona IV istnieje również możliwość określenia kodu tytułu ubezpieczenia przy zasiłku wychowawczym lub macierzyńskim. Szerzej na ten temat w podrozdziale Nowe zasady naliczania zasiłków macierzyńskich i wychowawczych. Pozostałe dane powinny być wypełnione w przypadku wykorzystywania opcji współpracy programu Aga z programem Płatnik. Na Stronie IV, należy również określić z ilu miesięcy ma być obliczana stawka chorobowego oraz urlop. Po wprowadzeniu wszystkich (potrzebnych) danych zapisujemy dane naciskając przycisk <Zapisz>. Inne funkcje dostępne w oknie Kadry: Drukuj (<F9> lub ikona wydruków: ) - opcja ta umożliwia sporządzanie następujących 133

134 Streamsoft Szukaj (<F6> lub ikona ) - opcja używana przy wyszukiwaniu danych osób według różnych warunków, umożliwia także zaznaczanie grupy osób spełniających pewne warunki np. z tego samego wydziału. Zaznaczanie - opcje zaznaczania umożliwiają wybranie (zaznaczenie) danych osób, które mają znaleźć się na wydrukach (lista pracowników): o <Ins> lub ikona osoby, - Zaznacz/Odznacz - zaznacza lub odznacza dane o <Shift+Ins> - Zaznacz wszystkich - zaznacza wszystkie osoby, o <Ctrl+Shift+Ins> - Odznacz wszystkich - odznacza wszystkie osoby, o <Ctrl+Ins> - Odwróć zaznaczenie - zaznacza nie zaznaczonych i odznacza zaznaczonych. Zaświadczenie ZUS Rp-7 Zaświadczenie ZUS Rp-7 drukujemy z poziomu okna Kadry za pomocą ikony Drukuj lub klawisza funkcyjnego <F9>, wybierając opcję Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7). Program umożliwia wskazanie składników, które będą wliczane w poszczególne kolumny zaświadczenia ZUS Rp-7. Aby zdefiniować poszczególne składniki, należy w menu Opcje wskazać Definicja składników RP-7. Okno Definicja składników RP-7 zawiera zakładki z poszczególnych kolumn w tabeli dotyczącej wynagrodzenia na wydruku zaświadczenia ZUS Rp-7. W zakładkach tych, należy zdefiniować, które składniki mają znaleźć się w poszczególnych kolumnach i w jaki sposób mają zostać ujęte. Możliwe są trzy sposoby wyliczania danej wartości: Dodaj opcja ta dodaje sumę danego składnika w wybranej kolumnie, Odejmij suma danego składnika zostanie odjęta od wartości w wybranej kolumnie, Nie wliczaj suma danego składnika nie będzie brana pod uwagę w danej kolumnie. Po zdefiniowaniu poszczególnych składników i kolumn można przejść do wydruku dokumentu Rp-7. Pierwsza zakładka dokumentu zawiera podstawowe dane pracownika: dane o zatrudnieniu, o okresach wynagrodzeń i zasiłków chorobowych, urlopu wychowawczego i bezpłatnego, informacja o dzieciach. Część danych pobierana jest bezpośrednio z kartoteki danego pracownika, a pozostałe pola nie wypełnione przez program należy uzupełnić ręcznie. Zakładka II zawiera informacje o wynagrodzeniu danego pracownika w poszczególnych latach, natomiast dane o wynagrodzeniu są pobierane z historii wynagrodzeń tego pracownika, dostępnej w jego kartotece w programie i według składników zdefiniowanych w Definicji składników Rp-7. Jeżeli dany pracownik był zatrudniony wcześniej niż użytkownik zaczął korzystać z programu Aga i dane te nie są ujęte na II stronie Rp-7, można dodać ten okres 134

135 AGA bezpośrednio na II stronie, korzystając z opcji Dodaj wiersz. Po jego dodaniu użytkownik może nanieść brakujące dane. Opcja Usuń wiersz służy do usunięcia z wydruku zbędnego wiersza na II zakładce. UWAGA! Wszystkie dane dotyczące wynagrodzenia pobierane są wg dat wypłat. Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 drukujemy z poziomu okna Kadry za pomocą ikony Drukuj lub klawisza funkcyjnego <F9> wybierając opcję Zaświadczenie płatnika składek (ZUS Z-3). Program umożliwia wskazanie składników, które będą wliczane w poszczególne kolumny zaświadczenia ZUS Z-3. Aby zdefiniować poszczególne składniki, należy w menu Opcje wybrać Definicja składników miesięcznych w ZUS Z-3. Okno Definicja składników miesięcznych ZUS Z-3 zawiera zakładki z poszczególnych kolumn w tabeli dotyczącej wynagrodzenia na wydruku zaświadczenia ZUS Z-3. Po zdefiniowaniu składników można przejść do generowania zaświadczenia. Zakładka I i II zawiera dane na temat pracownika, m.in.: dane o zatrudnieniu, o poprzednich okresach ubezpieczenia chorobowego, o okresach ubezpieczenia społecznego, wypłaconych wynagrodzeniach za okresy orzeczonej niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Zakładka III zawiera składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne danego pracownika z poprzednich miesięcy, zdefiniowanych w definicji składników miesięcznych w ZUS Z-3. Dane te są pobierane z historii wynagrodzenia tego pracownika, na jego kartotece w programie Aga. Pola w poszczególnych kolumnach są polami aktywnymi, co oznacza, że w każdej chwili użytkownik może w nich zmienić ręcznie każdą wartość. Zakładka IV zawiera składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne i roczne i tak, jak w przypadku zakładki III, dane są pobierane z historii wynagrodzeń oraz pola są aktywne. Na zakładce V widnieją składniki wynagrodzenia za inne okresy. W każdej zakładce istnieje możliwość dodania nowego wiersza poprzez opcję Dodaj wiersz lub usunięcia zbędnego wiersza poprzez opcję Usuń wiersz. UWAGA! Wszystkie dane dotyczące wynagrodzenia pobierane są wg dat wypłat. Nowe zasady naliczania zasiłków wychowawczych i macierzyńskich Z dniem r. weszły w życie nowe przepisy naliczania i wykazywania w dokumentach do ZUS zasiłków wychowawczych i macierzyńskich. Poniżej został opisany sposób jak skonfigurować program, aby prawidłowo wykazywał wymienione zasiłki: 135

136 Streamsoft 1. W menu Opcje Kadry, w oknie edycji danych kadrowych, w zakładce o nazwie Strona IV, znajduje się miejsce do wpisania kodu tytułu ubezpieczenia przy zasiłku wychowawczym lub macierzyńskim. Istnieje również możliwość skorzystania ze słownika kodów ZUS, których jest pięć i zaczynają się od cyfr 12xx. Aby uzupełnić pole Kod tytułu ubezpiecz. przy zasiłku macierzyńskim lub wychowawczym, należy kliknąć na przycisk okno z listą kodów do wyboru:. Na ekranie monitora pojawi się 136

137 AGA 2. Jeżeli u danego pracownika korzysta się z ewidencji obecności, to należy ją najpierw poprawnie uzupełnić odpowiednimi symbolami (W1, W2, M). W przypadku, gdy nie wykorzystuje się ewidencji obecności, należy przejść od razu do wypełniania tabeli Okresy świadczeń/przerwy, która znajduje się na zakładce Zasiłki w danych płacowych pracownika. Tabela ta powinna zostać wypełniona podobnie jak to ma miejsce przy zasiłku chorobowym z podaniem okresu od kiedy do kiedy dane świadczenie obowiązuje oraz z kodem ZUS. 3. W przypadku, gdy świadczenie jest wypłacane przez organ ZUS lub Urząd Miasta lub Gminy, na zakładce Zasiłki w danych płacowych, należy jedynie wykazać okres zasiłku tabeli Okresy świadczeń/przerwy. Należy pamiętać jednak o tym, aby wpisać datę wypłaty (pomimo braku wynagrodzenia), aby program miał sygnał żeby dla takiej osoby wysłać poprawny dokument do Płatnika. W przypadku jej braku, program nie weźmie takiej osoby w ogóle pod uwagę przy wysyłaniu dokumentów. 4. Po wpisaniu odpowiednich kodów w opcji Kadry na deklaracjach RCA i RSA zostaną wykazane odpowiednie wartości wg poniższych kodów: 1210 emerytalne i rentowe, 1211 emerytalne, rentowe i zdrowotne, 1220 żadne z w/w, 1230 zdrowotne, 137

138 Streamsoft 1240 emerytalne i rentowe (zasiłek macierzyński). Archiwum osób zwolnionych W przypadku zwolnienia pracownika, jeśli nie chcemy jego danych przechowywać w oknie Kadry, to możemy przenieść je do archiwum. W tym celu, należy wybrać opcję Przenieś do archiwum. Jest ona dostępna na pasku narzędziowym w postaci ikony lub w menu prawego klawisza myszki. Wraz z danymi kadrowymi przenoszone są wszystkie dane płacowe. Przeniesienia do archiwum danych kilku osób dokonujemy w sposób analogiczny, zaznaczając uprzednio wszystkie osoby w spisie. Chcąc przeglądać archiwum trzeba z menu Opcje wybrać Przełącz na archiwum lub wcisnąć kombinację klawiszy <Ctrl+A>. Po przejściu do archiwum, opcje poprawy danych kadrowych i płacowych nie będą dla nas dostępne. Opcja Eksport do Płatnika nie będzie aktywna. Nie można też wykonać niektórych wydruków (np. listy płac, PIT-4). Można natomiast dowolnie przeglądać dane, drukować zestawienia oraz formularze takie jak PIT-11, PIT-8b, itd. W przypadku, gdy ponownie zatrudnimy osobę przeniesioną do archiwum, to dane tej osoby możemy w dowolnym momencie przywrócić z archiwum. Aby to zrobić, należy użyć opcji Przywróć z archiwum. Powrót z archiwum do bieżących danych kadrowych, nastąpi po wybraniu z menu Opcje funkcji Wróć z archiwum. Dane właścicieli Dane właścicieli firmy wprowadzamy za pomocą opcji Właściciele dostępnej w menu Opcje. Można również skorzystać ze skrótu klawiszowego <Ctrl+W> lub ikony znajdującej się na pasku ikon programu. Należy wpisać dane wszystkich właścicieli firmy. Umożliwi to eksport formularzy zgłoszeniowych i rozliczeniowych do programu Płatnik. Okno edycyjne składa się z paska ikon oraz z listy wszystkich właścicieli. Na zakładce Strona II znajdują się opcje dotyczące umieszczania danych właściciela na formularzach PIT i w programie Płatnik, datę rozpoczęcia i zakończenia działalności. Na zakładce Strona III można umieścić uwagi dotyczące danej osoby oraz zdefiniować dodatkowe przypomnienie, które będzie wyświetlane przy uruchamianiu programu oraz podczas zmiany firmy. Na zakładce o nazwie Strona IV, należy wprowadzić dane dotyczące ubezpieczenia społecznego. Ikona, znajdująca się w pasku narzędziowym okna Właściciele umożliwia edycję (poprawianie) danych płacowych właścicieli (fundusze i zasiłki). Do tej opcji nie trzeba uruchamiać, jeżeli nie ma potrzeby wpisania okresów przerw lub 138

139 AGA poprawiania kwot podstaw naliczania zasiłków i składek, gdyż program przy eksporcie do programu Płatnik sam naliczy odpowiednie kwoty. Za pomocą ikony Drukuj lub klawisza funkcyjnego <F9> - można wydrukować zestawienie funduszy pracodawców oraz NIP-3. UWAGA! W przypadku osób współpracujących dane wprowadzamy tak jak dane właścicieli i na zakładce Strona IV wybieramy odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia. Dane firmy Dane firmy wprowadzamy za pomocą opcji Ustawienia znajdującej się w menu Inne. Opcję Ustawienia można wywołać także za pomocą ikony znajdującej się na pasku ikon programu. Na ekranie monitora pojawi się okno podzielone na zakładki. Aby wprowadzać lub modyfikować dane firmy, należy przełączyć się na zakładkę Dane firmy. Po zainstalowaniu programu, przy jego pierwszym uruchomieniu, użytkownik zakłada firmę (podaje identyfikator, nazwę, opis). Dane pozostałe, których nie wprowadzimy podczas zakładania firmy, należy uzupełnić za pomocą w ustawieniach dotyczących danych firmy. Po przełączeniu się na zakładkę Dane firmy w prawej części okna znajduje się przycisk. Należy go wcisnąć i wprowadzić brakujące dane. Okno, które się pojawi podzielone jest na dwie zakładki W zakładce I użytkownik wprowadza dane dotyczące: nazwy firmy, NIP, numeru konta, nazwy banku, adresu, dane biura rachunkowego, dane o urzędzie skarbowym. W zakładce II, należy wprowadzić dane o działalności gospodarczej, dane zakładów pracy chronionej, sąd rejonowy, osobowość prawną, dane do druków ZUS ZPA i ZUS ZFA. Liczenie płac Dane płacowe pracowników wprowadzamy za pomocą opcji Płace, dostępnej w menu Opcje. Można też użyć kombinacji klawiszy <Ctrl+P> lub ikony na pasku ikon programu. Aby obliczyć płace, należy wprowadzić dane płacowe (np. płacę podstawową, premię, nadgodziny, i inne). Podczas wprowadzania poszczególnych składników, program automatycznie oblicza płace. Zmiana dowolnego składnika pociąga za sobą ponowne przeliczenie płac. Po obliczeniu płac dla wszystkich osób, należy wydrukować listy płac. Następnie, po wybraniu nowego miesiąca do obliczeń płac, 139

140 Streamsoft (jeżeli w opcji Ustawienia, na zakładce Płace dla pola Sposób przepisywania danych z poprzednich miesięcy wybrano parametr Zapytaj i przepisz wszystkich), program zapyta, czy chcemy przenieść dane z poprzedniego miesiąca. Okno danych płacowych zawiera: spis osób aktualnie zatrudnionych, pasek narzędziowy z filtrem pozwalającym wybrać rodzaj umowy (o pracę, zlecenie) wraz z ikonami, panel dodatkowych informacji zawierający dane płacowe pracownika. Aby wprowadzić dane płacowe osoby, należy skorzystać z ikony Popraw lub klawisza funkcyjnego <F5> w oknie Płace. Można też użyć menu podręcznego (prawy przycisk myszki). Na ekranie komputera pokaże się okno edycyjne z zakładkami: Okno edycyjne dla umowy o pracę Opis poszczególnych zakładek (umowa o pracę): 1. Zakładka Brutto pozwala ustalić: 140 składniki stałe do brutto,

141 AGA składniki definiowane do brutto. Składniki te definiujemy używając opcji Ustawienia z menu Inne, na zakładce Składniki definiowane. Program pozwala zdefiniować (określić nazwę) do pięciu dodatkowych składników, które będą wliczane do brutto. 2. Zakładka Podatek, Potrącenia zawiera: składniki wymagane do naliczenia podatku, ubezpieczenia zdrowotnego, innych potrąceń, ustawienia dotyczące naliczania kosztów uzyskania i ulgi podatkowej, które konfiguruje się w oknie Kadry, na zakładce Strona II, składniki potrąceń definiowane. Składniki te definiujemy za pomocą opcji Ustawienia z menu Inne, na zakładce Składniki definiowane. Program pozwala zdefiniować (określić nazwę) do pięciu dodatkowych składników które będą wliczane do potrąceń. 3. Zakładka Fundusze zawiera składniki funduszy płaconych przez pracownika i pracodawcę. 4. Zakładka Zasiłki zawiera: składniki wynagrodzenia za okres choroby, składniki zasiłków ZUS opodatkowanych, składniki zasiłków ZUS nie opodatkowanych, ustawienia stawka chorobowego za 1 dzień (100%-towa), procent chorobowego, chorobowe szpitalne płacone 70%, tabelka zawierająca okresy świadczeń przerwy. 5. Zakładka Wypłata zawiera: podstawowe składniki do wyliczenia wypłaty według wzoru: Do wypłaty =Brutto Potrącenia razem + zasiłki ZUS nieopodatkowane + inne dodatki nieopodatkowane W przypadku, gdy pracownik posiada wpisane konto bankowe, to program przyjmuje kwotę wypłaty na przelew, pomniejszając przelew o kwotę Do wypłaty w kasie (jeśli jest wpisana). Jeśli w oknie Płace, użytkownik programu przełączy się na umowę zlecenie, to okno danych płacowych będzie wyglądało nieco inaczej. Przełączanie się pomiędzy umowami pole wyboru z listą rozwijaną, umieszczone w pasku narzędziowym okna Płace: 141

142 Streamsoft Po wybraniu z listy umów umowy zlecenie i edytowaniu danych płacowych pracownika, na ekranie monitora pojawi się okno, tym razem z dwoma zakładkami: 142 Okno edycyjne dla umowy zlecenie W zakładce Umowa zlecenie, należy podać kwotę zlecenia oraz (w prawej stronie części okna) wpisać numer umowy zlecenia, datę wypłaty. W prawym dolnym rogu okna można również wybrać wartość zaliczki na podatek oraz dostępna jest opcja

143 AGA Nie obliczaj ryczałtem, której zaznaczenie spowoduje, że wynagrodzenie z umowy zlecenia lub o dzieło, które jest poniżej progu limit, nie będzie obliczane na zasadzie ryczałtu. UWAGA! W okienku płacowym, niektóre pola są wyliczane przez program. Mają one ciemnoszary kolor. Jeśli użytkownik programu stwierdzi, że jakaś wyliczona kwota ma mieć inną wartość, to można ręcznie wpisać żądaną wartość. W tym celu, należy stanąć kursorem w polu, które nas interesuje i nacisnąć klawisz <F4> lub przycisk, który znajduje się w lewym dolnym rogu okienka. Pole zmieni kolor na żółty. Wówczas możemy wpisać dowolną wartość do takiego pola. Chcąc przywrócić wartość wyliczoną przez program, należy, stojąc kursorem na wybranym żółtym polu ponownie wcisnąć klawisz <Shift+F4> lub przycisk. Wpisana przez nas wartość zostanie zastąpiona wyliczoną przez program. Wszystkie składniki są obliczane na podstawie ustawień konfiguracji programu. Aby sprawdzić wartości tych składników, należy wybrać z menu Inne, opcję Ustawienia. Na zakładce Płace znajduje się spis wszystkich dostępnych składników. W celu ich zmiany, należy nacisnąć ikonę Popraw. Obliczanie wynagrodzenia za czas choroby i urlopu w programie Aga Wynagrodzenie chorobowe Do stawki chorobowego za jeden dzień program bierze pod uwagę składniki z 12 miesięcy (lub mniej jeżeli był zatrudniony później). Składniki te posiadają następujące kody RNA: 11 wynagrodzenie zasadnicze 12 wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych wraz z dopłatami 21 premia miesięczna 22 premia kwartalna 31 składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy roczne Miejsce w programie, w którym użytkownik powinien określić czy z 6 czy z 12 miesięcy będzie liczona stawka chorobowego, znajduje się w opcji Kadry, na zakładce Strona IV parametr Chorobowe wg zasad sprzed obliczaj z (...) miesięcy. W celu poprawnego naliczania zasiłków, należy uaktywnić funkcję w Ustawienia Ewidencja Obliczać automatycznie zasiłki na podstawie ewidencji. 143

144 Streamsoft Ogólne zasady naliczania 1. Składniki o kodzie RNA takim jak wynagrodzenie zasadnicze (11), są wyliczane i rozszerzane do pełnego miesiąca. 2. Składniki o kodzie jak nadgodziny (12) oraz premia miesięczna (21) w przypadku absencji nie są rozszerzane do pełnego miesiąca. 3. Składniki typu premia kwartalna (22) brane są w wysokości 1/3 dla każdego miesiąca, z którego jest obliczana stawka chorobowego. Premia kwartalna może być wypłacona do 2 miesięcy wcześniej niż miesiąc początkowy obliczeń stawki. 4. Składniki typu premia roczna (31) wliczane są jako 1/12 za każdy miesiąc, z którego jest obliczana stawka chorobowego. Premia roczna może być wypłacona do 11 miesięcy wcześniej niż miesiąc początkowy obliczeń stawki. Program nie bierze pod uwagę miesięcy, w których pracownik przepracował mniej niż połowę dni roboczych w miesiącu. Za dni przepracowane uważa się dni faktycznie przepracowane oraz dni urlopu wypoczynkowego i okolicznościowego. Składniki pobierane do obliczeń są pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez pracownika (do o 18,71%, od o 15,71%, a od ,71%). Stawka 100% za jeden dzień choroby wyliczana jest w programie jako 1/30 średniej stawki miesięcznej. W przypadku, gdy dany zasiłek (chorobowe, urlop, macierzyńskie, wypadkowe) wystąpił w ciągu ostatnich 3 miesięcy, program pobiera stawkę wyliczoną w tamtym okresie. Jeżeli dany składnik nie ma być pobierany do stawki dziennej chorobowego, to należy zdefiniować go z kodem 50. Kod ten nie powoduje uznawania tego składnika do chorobowego. Szczególne zasady naliczania dotyczące niektórych składników płacowych 1. Dodatek funkcyjny, Dodatek socjalny są traktowane jako składniki wypłacane niezależnie od dni przepracowanych i nie wliczane do chorobowego. 2. Płaca zasadnicza brana jest, gdy pracownik rozliczany jest w trybie miesięcznym. Płaca zasadnicza pomniejszana jest o 1/dni do przepracowania za każdy dzień nieobecności nieusprawiedliwionej. 3. Płaca podstawowa brana jest, gdy pracownik jest rozliczany godzinowo. Płaca podstawowa jest rozszerzana do pełnego miesiąca. 4. Premia uznaniowa jeśli składnik jest obliczany procentowo na podstawie płacy podstawowej, to jest on wliczany, rozszerzony do pełnego miesiąca. Jeśli nie jest obliczany procentowo, to nie jest również uwzględniony przy obliczaniu stawki. 5. Urlop uwzględnia się tylko część pochodzącą od składników zmiennych. Jeśli urlop został obliczony tylko na podstawie płacy zasadniczej lub stawki godzinowej to składnik nie jest uwzględniany. 144

145 Przykład obliczenia chorobowego wynagrodzenia AGA Przykład wyliczenia wynagrodzenia chorobowego, w przypadku, gdy pracownik za ostatnie 12 miesięcy otrzymywał wynagrodzenie 940 zł i chorował 5 dni: 1. Wynagrodzenie chorobowe: 1386 zł *13,71% = 190,20 zł ((1386 zł 190,20) *12 m-cy)/12 m-cy = 1195,98 zł (podstawa naliczenia stawki) 1195,98 zł/30 dni = 39,87 zł * 80% = 31,90 zł (stawka za dzień chorobowego) 31,90 zł * 5 dni = 159,50 zł (wynagrodzenie za okres choroby) 2. Wynagrodzenie za pracę: 1386 zł/30dni = 46,20 zł (stawka dzienna) 46,20 zł * 5 dni = 231,00 zł (za nieobecność) 1386 zł 231,00 zł = 1155,00 zł (płaca podstawowa) 1155,00 zł 158,36 zł = 996,64 zł (podstawa minus składki społeczne) 1155,00 zł 158,36 zł + 159,50 zł = 1064,37 zł (podstawa ubezp. zdrowotnego) 1156,14 zł * 9 % = 104,05 zł (ubezpieczenie zdrowotne) 1156,14 zł * 7,75 % = 89,60 zł (ubezp. zdrowotne odliczane od podatku) 1156,14 zł 111,25 zł = 1045 zł (podstawa podatku) 1045 zł * 18 % = 188,10 zł (zaliczka na podatek ) 188,10 zł 46,33 zł = 141,77 zł (podatek potrącony) 141,77 zł 89,60 zł = 52,00 zł (podatek należny) do wypłaty 1155,00 zł 158,36 zł 52,00 zł 104,05 zł + 159,50 zł = 1000,09 zł Aby program automatycznie pobrał okresy świadczeń/przerw na IV zakładce danych płacowych, należy w opcji Ustawienia, na zakładce Ewidencja zaznaczyć opcję Obliczać automatycznie zasiłki na podstawie ewidencji. Należy również pamiętać aby w oknie Korzystać z ewidencji była zaznaczona opcja U wszystkich. Dzięki temu program przy każdej zaznaczonej w ewidencji nieobecności u któregokolwiek pracownika, pobierze do płac okresy przerw i wyliczy płacę podstawową i kwoty za nieobecności. Jeżeli natomiast chcemy wyliczyć stawkę za dzień chorobowego, należy pamiętać, że program do tych obliczeń pobiera dane z ostatnich 12 miesięcy. Aby ta stawka została poprawnie wyliczona, należy mieć uzupełnione wynagrodzenia od miesiąca choroby do 12 miesięcy wstecz. Jeżeli pracownik pracuje krócej, program pobierze do obliczeń wynagrodzenia z tylu miesięcy wstecz ile zatrudniony jest pracownik. Jeżeli pomiędzy okresami pobierania zasiłków, zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju, nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące 145

146 Streamsoft kalendarzowe, to program nie nalicza stawki na nowo tylko pobiera ją sprzed poprzedniego okresu choroby. W programie można również wyliczyć zasiłek chorobowy dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie. Zasiłek ten wyliczany jest analogicznie, jak w przypadku umowy o pracę, a wyliczany będzie tylko wtedy, jeżeli w danych kadrowych danego pracownika, na stronie IV jest zaznaczone, że dana osoba podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Wynagrodzenie urlopowe Aby wyliczyć stawkę dzienną urlopu, program bierze średnią z 3 (lub 6) miesięcy ze składników zmiennych i bieżącą wartość z płacy podstawowej. Średnią stawkę dzienną ze składników zmiennych wylicza się sumując wartość z tych składników z 3 miesięcy i dzieląc je przez ilość przepracowanych dni w tych miesiącach. Stawkę dzienną z płacy podstawowej program wylicza: W przypadku stawki miesięcznej - dzieląc płacę zasadniczą przez ilość dni do przepracowania w bieżącym miesiącu. W przypadku stawki godzinowej - mnożąc stawkę godzinową przez wymiar godzin i etat. Gdy w przeciągu ostatnich 3 miesięcy wystąpił miesiąc (jeden lub więcej), w którym pracownik nie przepracował ani jednego dnia, program cofnie się do 4 miesiąca (ewentualnie dalej). Aby program poprawnie wyliczał okresy nieobecności pracownika w pracy, należy mieć zaznaczoną opcję Korzystać z ewidencji U wszystkich (zalecane). Opcja dostępna w Ustawieniach na zakładce Ewidencja. Przykład obliczenia wynagrodzenia za urlop Chcąc aby program Aga automatycznie wyliczał urlopy wypoczynkowe, należy prowadzić ewidencję obecności pracownika. Opcję tą należy wskazać w Ustawieniach, w zakładce Ewidencja. Program umożliwia również wskazanie składników, które będą wliczane do wyliczenia stawki urlopu. Aby ustalić jak będzie liczony urlop, należy wejść w menu Opcje Definicja stawki urlopu. W polu Składnik płacowy można wybrać wszystkie dodatki, które będą wliczane do stawki urlopu. Można wybrać: dodatki funkcyjne, dodatki socjalne, dopłaty za nadgodziny nocne, inne dodatki nie opodatkowane, inne dodatki, kwota zlecenia, nadgodziny, nagroda jubileuszowa, odprawa emerytalna, odszkodowanie, płaca podstawowa, płaca zasadnicza, premia, stawka godzinowa, świadczenia urlopowe oraz składniki definiowane, które można samemu ustalać (Ustawienia, zakładka Składniki definiowane). Kolejne składniki płacowe można dodawać używając przycisku z symbolem

147 AGA Do każdego składnika definiowanego możemy ustalić osobny sposób wliczania do stawki urlopu: Obecna stawka - ten składnik będzie wliczany tylko z listy z obecnego miesiąca (w którym jest urlop). Średnia wg daty wypłaty - program bierze pod uwagę daty wypłat. Średnia wg daty listy - zostaną wzięte pod uwagę 3 ostatnie listy bez względu na datę wypłaty. Nie wliczany - składnik nie zostanie wzięty pod uwagę wyliczając stawkę urlopu. Mając ustalone parametry obliczania urlopu, należy wprowadzić dane kadrowe pracowników. Aby program prawidłowo wyliczał urlop trzeba pamiętać by uzupełnić w danych kadrowych rodzaj etatu, ilość godzin pracy w poszczególnych dniach, kod tytułu ubezpieczenia oraz datę zatrudnienia oraz ewentualnie datę zwolnienia (końca umowy). Po wprowadzeniu prawidłowo danych kadrowych należy wejść w ewidencję obecności pracownika i wpisać mu w polu przysługuje ilość dni urlopu, które pracownikowi przysługują. Wymiar urlopu, należy samemu wyliczyć na podstawie zebranych danych z poprzednich umów o pracę oraz biorąc pod uwagę ukończone szkoły. Prawo reguluje ustalanie wymiaru urlopu w Kodeksie Pracy w art.154 oraz 155. Często bywa iż program Aga jest zakupiony w trakcie funkcjonowania firmy. Należy wówczas wziąć pod uwagę pole Z poprzedniego roku jeśli urlop z poprzedniego roku nie został wykorzystany. Wypełniamy pole wymiar (dni) oraz pole Godz. przeliczając wymiar na godziny. Ważną funkcją do zaznaczenia jest Obliczaj proporcjonalnie. Funkcja ta sprawia, że program wylicza urlop biorąc pod uwagę ilość etatu oraz wylicza ile dni urlopu przysługuje do danego miesiąca. Osoba, która podejmuje pracę po raz pierwszy uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującej jej po przepracowaniu miesiąca. W praktyce oznacza to, że po zakończeniu pierwszego miesiąca pracy będzie mogła ona wziąć 1/12 należnego urlopu rocznego. Przykład: pracownik został zatrudniony w pełnym etacie od 1stycznia 2007r. Przysługuje mu 20 dni urlopu rocznego. Po użyciu funkcji obliczaj proporcjonalnie, w maju do wykorzystania (z uwzględnieniem etatu) program wylicza 9 dni urlopu (20/12)*5=8,333 9 (Kodeks pracy: art.155 <3> niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę). Gdy pracownik zatrudniony jest w wymiarze niepełnego etatu program po użyciu funkcji obliczaj proporcjonalnie przeliczy odpowiednio ilość dni urlopu jakie mu przysługują (w przysługuje wpisujemy pełny wymiar urlopu rocznego) Przykład: ten sam pracownik został zatrudniony na ½ etatu, przysługuje mu 20 dni urlopu. Po wykorzystaniu funkcji obliczaj proporcjonalnie biorąc pod uwagę ½ etatu program wylicza temu pracownikowi 10 dni ośmiogodzinnego urlopu rocznego w ciągu roku. W maju temu pracownikowi będzie przysługiwał wymiar: 5 dni urlopu, godz.: 40 tj. (10/12)*5=4,

148 Streamsoft W przypadku niepełnego etatu Urlop wykorzystany pomniejsza się w momencie wykorzystania ośmiu godzin urlopu. Czyli gdy przykładowo pracownik z etatem ½ weźmie 1 dzień urlopu to Urlop wykorzystany pozostaje bez zmian tylko pole Godz. pomniejszy się o 4 godziny. Dopiero po 2 dniach urlopu (8 godzin) w pozostało zmieni się Urlop wykorzystany. Nie zaznaczając opcji Obliczaj proporcjonalnie program będzie pokazywał w pozostało wymiar, który przysługuje pracownikowi w ciągu roku. Zazwyczaj ta opcja nie jest zaznaczana dla pracowników zatrudnionych na dłuższy okres. Gdy firma działająca od dłuższego czasu zakupuje program Aga proponujemy aby wypełnić listy płac z kilku poprzednich miesięcy. Wówczas program będzie wyliczał prawidłową stawkę urlopu z ostatnich 3 miesięcy. Gdyby dane płacowe nie były uzupełnione wtedy program nie ma z czego obliczyć prawidłowej stawki. Aby wyliczyć stawkę dzienną urlopu program bierze średnią z 3 miesięcy ze składników zmiennych i bieżącą wartość płacy podstawowej. Średnią stawkę dzienną ze składników zmiennych wylicza się sumując wartość z tych składników (Opcje Definicja stawki urlopu) z 3 miesięcy i dzieląc je przez ilość przepracowanych dni w tych miesiącach. Stawkę dzienną z płacy podstawowej program wylicza w przypadku: Stawki miesięcznej dzieląc płacę zasadniczą przez ilość dni do przepracowania w bieżącym miesiącu. W przypadku stawki godzinowej mnożąc stawkę godzinową przez wymiar godzin i etat. Gdy w przeciągu ostatnich 3 miesięcy wystąpi miesiąc, w którym pracownik nie przepracował ani jednego dnia wówczas program cofnie się do 4 miesiąca. Gdy mamy już ustaloną definicję stawki urlopu oraz uzupełniony wymiar przysługującego urlopu w ewidencji obecności pracownika, możemy przystąpić do uzupełnienia absencji. W Ewidencji obecności pracownika, aby udzielić pracownikowi urlopu musimy wpisać odpowiedni symbol przy dniach urlopu. W przypadku urlopu wypoczynkowego należy wybrać symbol U. Przykład obliczenia stawki urlopu: Pracownik zatrudniony od stycznia w pełnym wymiarze etatu, któremu przysługuje 20 dni urlopu rocznie bierze w maju 1 dzień urlopu. 1.luty: płaca zasadnicza 1000 zł 2.marzec: płaca zasadnicza 1000 zł 3.kwiecień: płaca zasadnicza: 1000 zł, premia uznaniowa 100 zł, dodatek funkcyjny 100zł, nagroda (składnik definiowany) 100 zł Program zsumuje płace zasadnicze oraz dodatki, które wystąpiły w miesiącu kwietniu, które również są wskazane w definicji stawki urlopu i podzieli przez ilość dni przepracowanych w 3 poprzednich miesiącach. Stawka dzienna: 3300/61 54,10 148

149 AGA Godzinowa stawka urlopu: 3300/488 6,76 Ekwiwalent urlopowy Do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego program pobiera wszystkie składniki, które były brane przy wyliczaniu stawki za dzień urlopu z tym, że suma tych składników podzielona przez 3 daje średnią miesięczną, którą następnie program wymnaża przez współczynnik ekwiwalentu. Współczynnik ten powinien zostać określony przez użytkownika w opcji Ustawienia, na zakładce Płace ikona Popraw, a następnie zaznaczamy parametr Współczynnik ekwiwalentu (w prawym dolnym rogu). Przykład wyliczenia ekwiwalentu: Pracownikowi pozostało w maju 160 godzin urlopu, za który należy mu wypłacić ekwiwalent (koniec umowy). W ewidencji obecności została wypełniona rubryka ekwiwalent. 1. luty: płaca zasadnicza 1000 zł 2. marzec: płaca zasadnicza 1000 zł 3. kwiecień: płaca zasadnicza: 1000 zł, premia uznaniowa 100 zł, dodatek funkcyjny 100zł, nagroda (składnik definiowany) 100 zł stawka dzienna: (3300/3)/21=52,38 stawka godzinowa: 52,38/8=6,55 ekwiwalent urlopowy: 6,55*160 godz.=1048 zł Grupowe wpisywanie danych płacowych Zdarza się, że trzeba wpisać jedną wartość jakiegoś składnika płacowego dla większej grupy pracowników, np. gdy 25 pracowników dostaje najniższą krajową pensję, która się nie zmienia. Aby usprawnić wprowadzanie danych została stworzona opcja Grupowe wpisywanie danych. Po wybraniu jej z menu Płace (na głównym pasku za menu Pomoc) lub pod prawym klawiszem myszki (menu podręczne), pojawi się na ekranie okno z możliwymi składnikami do wypełnienia. Zaznaczamy, które składniki chcemy wpisać oraz wprowadzamy ich wartość. Po wciśnięciu przycisku <OK>, program wpisze wszystkim wybranym osobom podane składniki. 149

150 Streamsoft Zamykanie miesiąca Po naliczeniu płac w danym miesiącu, należy zamknąć miesiąc w celach bezpieczeństwa. Zamykanie miesiąca powoduje zablokowanie danych przed dokonywaniem zmian. Zamknięcie miesiąca jest procesem odwracalnym, w każdej chwili można otworzyć zamknięty miesiąc. Zamykanie miesięcy jest szczególnie zalecane ze względu na zmieniające się w trakcie roku parametry naliczania. Listy dodatkowe Program umożliwia definiowanie dodatkowych list. Aby zdefiniować dodatkową listę, należy wybrać w oknie Płace ikonę, następnie wybrać rok, w którym chcemy dodać listę i w opcji Listy dodatkowe wybrać Dodaj nową listę i podać jej nazwę. Aby pracować na liście dodatkowej, należy z tego samego menu wybrać rok, Listy dodatkowe, nazwę listy dodatkowej, a następnie określić, które ze składników wynagrodzenia nie będą liczone ponownie na liście dodatkowej (koszty uzyskania, zasiłek rodzinny itp.). 150

151 AGA Na liście dodatkowej nie mamy możliwości wpisania przerw w pracy, gdyż lista ta nie dotyczy jakiegoś sprecyzowanego okresu. Bardzo ważna jest data wypłaty, według której dochody zostaną przyporządkowane do określonego miesiąca. Aby usunąć dodatkową listę płac, należy wybrać ją z menu (należy myszką zaznaczyć (podświetlić) listę, którą chcemy usunąć!), następnie wybrać z opcji Listy dodatkowe parametr Usuń listę. Program usunie wtedy bezpowrotnie dane płacowe z tej listy. Należy również pamiętać, aby lista dodatkowa została zamknięta przed listą główną w danym miesiącu. Odwrotna kolejność może powodować błędne naliczanie składek społecznych, zdrowotnych lub należnej zaliczki na podatek dochodowy. Ewidencja obecności Dla każdej osoby wprowadzonej w kadrach można prowadzić ewidencję obecności. W tym celu w oknie Kadry lub Płace należy wybrać z menu opcję Ewidencja (skrót klawiszowych <Ctrl+D> lub ikona ). Na ekranie pojawi się okienko z ewidencją obecności dla wskazanego kursorem pracownika. 151

152 Streamsoft W pierwszej kolumnie podany jest dzień z przeglądanego miesiąca (prawy górny róg). Wymienione są dni miesiąca oraz nazwy dni tygodnia. Możemy określić kolory dla każdego z dni tygodnia (np. niedziela na czerwono, sobota na żółto, pozostałe szare). W tym celu, należy wcisnąć przycisk <Kolory> znajdujący się w prawej dolnej części okienka. Następna jest kolumna o nazwie Symbol, opisująca co działo się z pracownikiem w określonym dniu. Znaczenie wszystkich symboli dostępnych w tej kolumnie możemy poznać po wciśnięciu przycisku. Z wyświetlonego spisu możemy wybrać symbol i zatwierdzić wybór naciskając klawisz <Enter>. Wskazany symbol zostanie wpisany do aktualnej pozycji. 152

153 AGA Pozostałe kolumny służą do wpisania ilości przepracowanych godzin, nadgodzin oraz godzin nocnych. Program sam podliczy wszystkie dni i godziny oraz odpowiednio wypełni pola w płacach. Ewidencja kontroluje też ilość dni urlopu, jaki pozostaje pracownikowi, oraz ilość dni chorobowego zakładowego. W przypadku, gdy ktoś miał przerwy w pracy, automatycznie na podstawie płacy zasadniczej jest obliczana płaca podstawowa. Można wyłączyć korzystanie z ewidencji obecności np. dla akwizytora. W tym celu należy w ustawieniach programu na zakładce Ewidencja w polu Korzystać z ewidencji zaznaczyć Zgodnie z ustawieniem w kadrach. Przy żądanym pracowniku, w kadrach na drugiej zakładce, należy odznaczyć w grupie Zatrudnienie pole Korzystać z ewidencji. Dodatkowo w ustawieniach możemy określić czy okresy przerwy (zasiłki) mają być generowane automatycznie oraz czy liczyć automatycznie nadgodziny. Aby dodać własny symbol, którego nie ma standardowo w programie, należy wcisnąć przycisk <Symbole> w oknie Ewidencji obecności pracownika. Na ekranie pojawi się wtedy okienko ze spisem symboli. Za pomocą ikon Popraw, Dodaj i Usuń możemy wprowadzać własne symbole. Wszystkim symbolom stałym (predefiniowanym), możemy zmienić kolor tła oraz kolor czcionki. We własnych symbolach dodatkowo możemy wpisać własną nazwę i ZUS-owski kod przerwy. Po przygotowaniu własnych symboli i poprawnym określeniu kodu przyczyny przerwy, nie trzeba będzie ponownie wpisywać przerw w płacach na zakładce Zasiłki. W przypadku, gdy dodamy własny symbol, program potraktuje go jako przerwę w pracy i będzie obliczał płacę podstawową tak, jakby to była nieobecność. Aby wpisać własny symbol nie mający wpływu na płacę podstawową, należy w ustawieniach na zakładce Ewidencja, w polu Symbole w ewidencji nie zmniejszające płacy podstawowej, wpisać po średniku nazwy symboli, które nie powinny obniżać podstawy pensji. W przypadku wpisywania chorobowego, nie wystarczy podać tylko symbolu C, po myślniku, należy wpisać kod choroby np. C-A, C-AB. Pole Chorobowe zakładowe jest wypełniane przez program automatycznie wg daty urodzenia danego pracownika. Dla pracowników do 50 roku życia, liczba dni chorobowego wypłacanego przez zakład pracy wynosi 33 dni, a dla pracowników powyżej 50 roku życia liczba ta wynosi 14 dni. 153

154 Streamsoft Rodzaje wydruków dostępnych w oknie Płace W oknie Płace jest możliwość wydrukowania dokumentów, które są potrzebne w celu rozliczenia wynagrodzeń czy też pracownika. Poniżej lista wydruków dostępna po wybraniu opcji drukowania (ikona Drukuj lub klawisz <F9>): 154

155 1. Lista płac AGA W celu wydrukowania listy płac, należy otworzyć okienko Płace z menu Opcje (<Ctrl+P>) i wybrać ikonę Drukuj <F9>. Następnie z menu wybrać opcję Lista płac. Program wyświetli okno, w którym można określić tytuł listy i datę wypłaty oraz wskazać, które osoby mają znaleźć się na liście. Data wypłaty jest bardzo istotnym parametrem ponieważ program bierze ją pod uwagę przy drukowaniu PIT-ów, eksporcie do Płatnika i zestawieniach. Możliwe jest podzielenie pracowników na grupy dla przykładu: firma zatrudnia 10 pracowników umysłowych i 20 fizycznych. Aby wpisać wypłaty za luty, należy w programie płacowym ustawić się w miesiącu lutym, i wpisać dane płacowe oraz dane o przerwach w pracy. Trzeba teraz zaznaczyć dane pracowników umysłowych i wydrukować listę płac z datą lutową (dzień nie ma znaczenia dla programu). Po wydrukowaniu proszę zaznaczyć dane pracowników fizycznych i wydrukować 155

156 Streamsoft listę płac z datą marcową. W takim wypadku do formularza PIT-4 za miesiąc luty wejdą tylko dane pracowników umysłowych, natomiast pracownicy fizyczni zostaną uwzględnieni w marcu. Tak samo działają pozostałe wydruki oraz zestawienia i eksport do płatnika. Aby wyeksportować dane za miesiąc luty, należy ustawić się w miesiącu lutym i wysłać dane do płatnika. Program wyśle dane płacowe dla pracowników umysłowych z lutego oraz dane płacowe pracowników fizycznych za miesiąc marzec (jeżeli data wypłaty w lutym była marcowa). Datę wypłaty dla danego pracownika możemy zobaczyć po prawej stronie okienka płacowego. Podobnie działają listy dodatkowe. Aby wypłata trzynastki była wpisana do PIT-u marcowego, należy wpisać marcową datę wypłaty. Program przygotowując listę określa z jakich składników będzie się ona składać. Jeżeli jakiś składnik np. Premia, nie wystąpił u żadnej osoby nie znajdzie się na liście, natomiast jeżeli jakiś składnik wystąpił choćby u jednej osoby będzie drukowany dla każdej osoby. 2. Lista płac dla kasjera Listę płac dla kasjera drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą ikony Drukuj lub klawisza funkcyjnego <F9>. Program wyświetli okno, w którym można określić tytuł listy i datę wypłaty oraz ustawić jakie osoby mają znaleźć się na liście. Wydruk dla kasjera jest to uproszczony wydruk listy płac, na którym znajduje się nazwisko, imię, kwota do wypłaty i podpis. 3. Przelewy na konta osobiste Aby wydrukować przelewy na konta osobiste, należy w oknie Płace użyć opcji Drukuj. Program wyświetli okno, w którym można określić tytuł i datę wypłaty. Program posiada opcję grupowania przelewów do jednego banku, użytkownik może określić od ilu osób grupować przelewy (domyślnie od dwóch). W przypadku grupowania przelewów drukowana jest zbiorówka, czyli imienna lista osób oraz łączny przelew do banku. W przeciwnym wypadku przelewy drukowane są osobno dla każdej osoby. Po zaznaczeniu opcji Pytać przed wydrukiem przelewu, program poprosi użytkownika o akceptację przed wydrukiem przelewów do każdego z banków. Aby program drukował poprawnie przelewy zbiorowe, należy przy każdej nazwie banku wpisać kod banku najczęściej 8-cyfrowy ciąg identyfikujący bank (w przypadku banków spółdzielczych ciąg ten jest dłuższy). Następnie trzeba wpisać konto na przelew zbiorowy w zależności od żądań banku możemy część środkową (nr konta pracownika) pominąć lub wypełnić kropkami. Aby znaleźć się w okienku danych zawierających spis banków, należy wybrać z menu Opcje Słowniki Banki. Formaty kont Należy pamiętać, aby do programu wprowadzić poprawny format konta bankowego (2-8-16), wtedy program poprawnie wygeneruje przelew. 156

157 4. PIT-11/8B AGA PIT-11, należy wydrukować z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj (klawisz <F9>). Komputer wyświetli na ekranie okienko z zawartością PIT-u z wypełnionymi polami, dając możliwość zmiany danych przed wydrukiem. Umożliwia to wpisanie na PIT danych, których program standardowo nie przechowuje. Możliwe jest wygenerowanie PIT również dla osoby, która była zatrudniona kilka razy z przerwami w ciągu roku. Należy zaznaczyć insertem pracownika, dla którego chcemy przygotować PIT-11. Program zapyta wtedy, czy uwzględnić na PIT-11 tylko zaznaczone osoby. Możemy także wydrukować przelew do danego PIT 11. W tym celu, należy na oknie z danymi PIT-u nacisnąć przycisk Przelew. 5. PIT-4/PIT-4R PIT-4/PIT-4R drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Program wyświetli na ekranie okienko z zawartością PIT-u z wypełnionymi polami, dając możliwość zmiany danych przed wydrukiem. Umożliwia to wpisanie na PIT danych, których program standardowo nie przechowuje. Program pobiera do deklaracji dane osoby, które są zatrudnione na umowę o pracę i umowę zlecenie i mają wpisane kwoty wynagrodzenia. 6. PIT 40 PIT-40 drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Program wyświetli na ekranie okienko z zawartością PIT-u z wypełnionymi polami, dając możliwość zmiany danych przed ich wydrukiem. Umożliwia to wpisanie na PIT danych, których program standardowo nie przechowuje. Program pobiera do deklaracji dane osoby, które są zatrudnione na umowę o pracę i mają wpisane kwoty wynagrodzenia. Jeżeli z rozliczenia rocznego wyniknie nadpłata podatku dochodowego, to po wydrukowaniu PIT-40, program zapyta się, czy zapisać w systemie kwotę w polu NADPŁATA równą kwocie nadpłaty wynikającej z PIT-40 do rozliczenia w marcu. Po zaakceptowaniu pytania, program zapisze w bazie daną kwotę, a następnie w miesiącu marcu rozliczy ją w danych płacowych pracownika (kwota będzie widoczna w danych płacowych pracownika za miesiąc marzec, na zakładce Wypłata w polu + Kwota z PIT-40) oraz w deklaracji PIT-4 i PIT-4R, w polu dotyczącym rozliczenia nadpłat, wynikających z rozliczenia za rok ubiegły. 7. Miesięczne zestawienie wynagrodzeń Miesięczne zestawienie wynagrodzeń należy wydrukować z poziomu okna Płace, za pomocą opcji Drukuj. Program pobiera do zestawienia dane osoby, które są zatrudnione na umowę o pracę i mają wpisane kwoty wynagrodzenia. 157

158 Streamsoft 8. Roczna karta wynagrodzeń Miesięczne zestawienia wynagrodzeń drukujemy z poziomu okna Płace, za pomocą opcji Drukuj. Program zapyta dla jakich osób drukować kartę. Na rocznej karcie wynagrodzeń znajdują się wszystkie składniki wykorzystywane w programie. Nie chcąc drukować wszystkich składników, można przed wydrukiem odznaczyć pole Drukować składniki zerowe. Wtedy wszystkie kwoty, które u wybranego pracownika są zerowe, nie będą drukowane. Oprócz wydruków wyszczególnionych w danym opisie, można wydrukować jeszcze kilkanaście wydruków kadrowych i płacowych, postępując przy każdym z nich w sposób analogiczny do wyżej opisanych. 9. Lista zleceń Listę zleceń drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Program wyświetli na ekranie okienko, w którym można określić tytuł listy i datę wypłaty oraz jakie osoby mają znaleźć się na liście. Program bierze pod uwagę osoby zatrudnione na umowę zlecenie. UWAGA! Należy pamiętać o tym, iż w przypadku nie wydrukowania listy zleceń program, każde wynagrodzenie wynikające z umowy zlecenia, potraktuje jako niewypłacone. Jest to jednocześnie wiążące w odniesieniu do drukowania wszelkich PIT-ów oraz wysyłania danych do Płatnika. W przypadku, kiedy program nie odnotuje wypłacenia kwoty zlecenia, żadna z nich nie będzie uwzględniona również w programie Płatnik jak również na formularzach PIT. 10. Rachunek do umowy o zlecenie Rachunek do umowy o zlecenie drukujemy w oknie Kadry za pomocą ikony Drukuj. Program wyświetli okienko z danymi, które można zmodyfikować przed wydrukiem. Kwoty wynagrodzenia zostaną pobrane z aktualnego miesiąca. Aby na rachunku do umowy zlecenie lub umowy o dzieło pojawił się numer tej umowy, należy pamiętać o tym, aby wpisać go podczas naliczania wynagrodzenia dla tych umów (w danych płacowych po prawej stronie obok okienka Kwota zlecenia). 11. PIT-8B Formularz PIT-8B drukujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Komputer wyświetli na ekranie okienko z zawartością PIT-u z wypełnionymi polami, dając możliwość zmiany danych przed wydrukiem. Umożliwia to wpisanie na PIT danych, których program standardowo nie przechowuje. 158

159 AGA 12. Przelewy do PIT-8B Przelewy do PIT-8b realizujemy z poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Program zbierze wszystkie osoby i pogrupuje według właściwych urzędów skarbowych, następnie wydrukuje dla każdego urzędu skarbowego przelew. 13. Przelewy do PIT-8A/PIT-8AR Formularz PIT-8A/PIT-8AR drukujemy poziomu okna Płace za pomocą opcji Drukuj. Komputer wyświetli na ekranie okno PIT-u z wypełnionymi polami, umożliwiając zmianę danych przed wydrukiem. Dzięki temu można zapisać na PIT dane, których program standardowo nie przechowuje. Program pobiera do deklaracji dane osób, które są zatrudnione na umowę zlecenie oraz umowę o dzieło i zostały rozliczone podatkiem zryczałtowanym. 14. Rejestr wydruków W programie istnieją trzy rejestry wydruków: 1. Pierwszy dostępny jest w oknie Kadry, po kliknięciu na ikonę Drukuj Rejestr wydruków. W rejestrze tym dostępna jest część wydruków dotyczących dokumentów kadrowych. 2. Drugi dostępny jest w oknie Płace, po kliknięciu na ikonę Drukuj. W rejestrze znajduje się część wydruków dotyczących dokumentów płacowych jednego pracownika lub wydruków grupowych. 3. Trzeci, w którym znajdują się wydruki takie, jak: Umowa o pracę, Aneks do umowy o pracę, ZUS-Rp7, ZUS-Z3, PIT-4R, PIT-40, PIT-11, widnieje pod ikonką szufladki w jednym z tych wydruków. Aby go otworzyć, należy np. w oknie Kadry ustawić się na dowolnym pracowniku, kliknąć Drukuj, wybrać np. Umowa o pracę, w oknie Umowa o pracę dla... kliknąć Dalej i w kolejnym oknie w lewym dolnym rogu ekranu kliknąć na ikonę szufladki, po kliknięciu której będzie widoczny rejestr wydruków. e-deklaracje Z programu Aga możliwe jest wysyłanie do systemu e-deklaracje następujących formularzy: PIT-11, PIT-4R, PIT-R, PIT-8AR. Przed rozpoczęciem wysyłania deklaracji z programu Aga, należy sprawdzić, czy komputer, na którym planujemy wykonać taką operację, ma aktywne połączenie z Internetem, jest na nim zainstalowane oprogramowanie do podpisu elektronicznego oraz jest dostępny kwalifikowany podpis elektroniczny. Aby wysłać formularz do systemu e-deklaracje, należy w programie Aga kliknąć na menu Płace i wybrać opcję Drukuj. Następnie, należy wskazać formularz, który będzie wysyłany. Na ekranie monitora zostanie wyświetlone okno edycyjne 159

160 Streamsoft deklaracji, w którym należy wybrać ikonę Wyślij do system e-deklaracji. Program uruchomi Kreator eksportu do e-deklaracje: Następnie, należy kliknąć na przycisk <Dalej> i wybrać miejsce docelowe, w którym zostanie zapisany plik w formacie xml (standardowo program zapisuje plik w C:\Temp). Kolejnym krokiem jest podpisanie dokumentu tzw. kwalifikowanym podpisem. W tym celu, należy wskazać plik do podpisania (zapisany na dysku C) i wybrać opcję: Otwórz lokację: Na ekranie monitora zostanie wyświetlony folder, do którego zapisano dokument. W tym oknie, należy również wybrać plik do podpisania podpisem kwalifikowanym. Na wybranym pliku, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy program do podpisu elektronicznego. UWAGA! 160

161 AGA Podczas podpisywania dokumentu, należy zapisać dane (podpisane) razem z podpisem. Program Aga umożliwia wygenerowanie pliku w formacie xml, który następnie należy podpisać i zapisać dane razem z podpisem w jednym pliku. Podpis dokumentu podpisem kwalifikowanym odbywa się za pomocą programów przeznaczonych do tego typu operacji. Programy takie oferują: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Unizeto Technologies SA oraz Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej Sigillum. Po podpisaniu dokumentu, należy kliknąć na przycisk <Dalej>, a w kolejnym oknie <Wyślij>. Po wyświetleniu się komunikatu o poprawnym zakończeniu eksportu do systemu e-deklaracje, klikamy przycisk <Zakończ>. Wysyłanie dokumentu do systemu e-deklaracje można również wykonać bezpośrednio z programu Aga. W tym celu należy włączyć obsługę wysyłania dokumentów do systemu e-deklaracja nowym sposobem, w Ustawieniach na zakładce Certyfikaty, oraz wybrać odpowiedni certyfikat kwalifikowany. Następnie należy w programie Aga wejść w Płace, kliknąć Drukuj i wybrać formularz, który ma zostać wysłany do systemu e-deklaracje. Kolejno klikamy na ikonę Wyślij do systemu e-deklaracje. Podczas pierwszego użycia nowego sposobu wysyłania dokumentów program wyświetli okno, w którym należy wybrać odpowiedni certyfikat. Po wybraniu danego certyfikatu, należy kliknąć na przycisk <Wybierz> i w kolejnym oknie wpisać numer PIN, który został nadany przez producenta podpisu elektronicznego, a następnie kliknąć na przycisk <OK>. Po wyświetleniu się komunikatu o poprawnym zakończeniu eksportu do systemu e-deklaracje, klikamy na przycisk <Zakończ>. UWAGA! 161

162 Streamsoft Program Aga nie ma wpływu na to, czy plik, który został wysłany do systemu e-deklaracje (z programu Aga) jest poprawnie podpisany przez aplikację zewnętrzną służącą do podpisu elektronicznego i czy w danym pliku zawarty jest zarówno podpis kwalifikowany, jak i dane z wybranej deklaracji. Aby pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), należy w programie Aga, w menu Opcje wybrać: Deklaracje wysłane do serwisu e-deklaracje i za pomocą ikony Pobierz UPO, pobrać dokument potwierdzający wysłanie dokumentu do systemu e-deklaracje. Po poprawnym przetworzeniu dokumentu w serwisie e-deklaracji, dokument otrzyma status: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie. W przypadku otrzymania innego komunikatu można skontaktować się bezpośrednio z serwisem e-deklaracje w celu wyjaśnienia braku możliwości pobrania UPO. UWAGA! Komunikaty w polu Status dokumentu są ściśle powiązane z wysłanym dokumentem do serwisu e-deklaracje i nie pochodzą one z programu Aga. Słowniki Uzupełnienie słowników pozwoli na szybszą obsługę programu. Opcja ta jest przydatna w np. edycji danych pracownika, w której podając konto osobiste pracownika czy też urząd skarbowy, pod który podlega pracownik można wybrać bank lub urząd skarbowy z listy banków lub urzędów i dane te są zdefiniowane na stałe w programie. Spis rodzajów słowników występujących w programie Aga została przedstawiony na poniższym rysunku: 162

163 AGA Eksport danych płacowych do programu Ala Podczas księgowania do programu Ala, należy pamiętać przede wszystkim o tym, aby zostały wygenerowane wszystkie listy na dany miesiąc. Program księguje dane płacowe na podstawie daty wypłaty. Data ta dla pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie lub o dzieło jest zapamiętywana podczas wydruku listy zleceń (na drukarkę lub na ekran, opcja Płace Drukuj Lista zleceń). Podobnie dotyczy to pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, wydruk listy wynagrodzeń. Dodatkowo można poprawić tę datę u każdego pracownika wybierając okno Płace, a następnie ikonę Popraw <F5>, zakładkę Wypłata, pole Data wypłaty. Jeżeli płace są już wygenerowane można je wyeksportować do programu Ala. W tym celu w oknie Płace, należy użyć menu podręcznego (pod prawym klawiszem myszki), a następnie wybrać Księgowanie do programu Ala. W oknie edycyjnym poleceń księgowych, należy najpierw ustawić wspólny katalog poleceń z programem Ala. Dalej użytkownik zaznacza rodzaje płac oraz określa kolumnę, do której poszczególne kwoty będą zaksięgowane i datę księgowania (czy księgowanie ma się odbyć wg daty listy, czy wg daty wypłaty). Możliwe jest również wysyłanie kwot funduszu pracy właścicieli. Kwoty są pobierane z miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonujemy eksportu danych. W poleceniu księgowania możemy również zaznaczyć, aby zostały obniżone składki płatnika wysyłane poleceniem księgowania 163

164 Streamsoft do programu Ala o składki refinansowane przez budżet państwa i PFRON (w przypadku zatrudnienia osoby z uprawnieniami do tego typu obniżeń). Używając przycisku <Zapisz> program stworzy plik tekstowy w domyślnie ustawionym katalogu poleceń księgowania. Odczyt księgowania w programie Ala wygląda podobnie jak podczas odczytu księgowania dokumentów z programu Ewa. Należy wybrać z menu polecenie Księgowość Import poleceń księgowania Odczytaj polecenie księgowania (<F3>), a następnie zaksięgować odczytane polecenia używając opcji Zaksięguj polecenia księgowania (<F4>). Wysłanie danych do programu Płatnik Przed wysłaniem danych do programu Płatnik, należy sprawdzić w konfiguracji katalog programu Płatnik. W tym celu, należy wybrać z menu Inne opcję Ustawienia. Na ekranie pojawi się okienko z zakładkami. Należy wybrać zakładkę Płatnik, Inne i wpisać katalog tam, gdzie znajduje się program Płatnik (plik pp.exe). Aby wysłać dokument do programu Płatnik, należy najpierw wskazać jaki dokument (lub dokumenty) nas interesuje. Do tego celu służy opcja Eksport do płatnika, znajdująca się w menu Opcje. Dostępna jest ona również za pomocą kombinacji klawiszy <Ctrl+E> lub ikony znajdującej się na pasku ikon programu. Po tych czynnościach na ekranie ukaże się okno eksportu do Płatnika. Wówczas możemy przystąpić do przygotowania interesującego nas zestawu dokumentów, używając w tym celu ikony Dodaj (<F3>). Zgłoszenie płatnika Aby wysłać dokument zgłoszeniowy płatnika, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj. Na ekranie pojawi się następujące okno: 164

165 AGA Za pomocą klawiszy strzałek użytkownik programu może wybrać pozycję Dokumenty zgłoszeniowe płatnika i nacisnąć klawisz <Enter>, następnie wybrać odpowiedni dokument i potwierdzić wybór klawiszem <Enter>. W zależności od wybranego dokumentu, należy jeszcze określić czy jest to pierwsze zgłoszenie, korekta danych, zmiana danych, czy wyrejestrowanie. Po wybraniu odpowiedniej opcji, w tabeli pojawi się nowa pozycja z typem i opisem wybranego dokumentu. Należy pamiętać o tym, że dokumenty zgłoszeniowe do Płatnika są wysyłane po dacie zatrudnienia lub dacie zwolnienia. Podobnie jak w przypadku dokumentów rozliczeniowych daty te odgrywają zasadniczą rolę w poprawnym i bezbłędnym przesłaniu tych dokumentów. Jeżeli data zatrudnienia wskazuje na miesiąc marzec, to dokumenty do Płatnika również powinny być wysłane za miesiąc marzec. Zgłoszenie ubezpieczonych pracowników Aby wysłać dokument zgłoszeniowy pracownika, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, następnie poruszając się klawiszami strzałek wybrać pozycję Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych pracowników i nacisnąć klawisz <Enter>. Następnie, należy wskazać odpowiedni dokument. W przypadku, gdy wybraliśmy dokumenty zgłoszeniowe dotyczące członków rodziny, należy wskazać czy jest to pierwsze zgłoszenie, korekta danych, zmiana danych, itd. Program zapyta dla jakich osób chcemy wystawić dokumenty. Można wybrać jedną z dwóch opcji: Wszystkie lub Zaznaczone. Wybierając opcję dla Zaznaczonych, należy wskazać (poprzez dwukrotne kliknięcie myszką lub za pomocą klawisza <Insert>) żądane osoby. UWAGA! Należy pamiętać o tym, że wszelkie dokumenty zgłoszeniowe płatnika wysyłane są po dacie zatrudnienia lub po dacie zwolnienia. 165

166 Streamsoft Zgłoszenie ubezpieczonych właścicieli W przypadku, gdy chcemy wysłać dokument zgłoszeniowy właściciela, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, a następnie poruszając się klawiszami strzałek wybrać pozycję Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych właścicieli i nacisnąć klawisz <Enter>. Następnie, należy wskazać odpowiedni dokument. W przypadku, gdy wybraliśmy dokumenty zgłoszeniowe dotyczące członków rodziny, to należy wskazać czy jest to pierwsze zgłoszenie, korekta danych, zmiana danych, itd. Program zapyta dla kogo wysyłać dokumenty. Możliwy jest wybór jeden z dwóch opcji: Wszystkich lub Zaznaczonych. Wybierając opcję dla Zaznaczonych, należy wskazać żądane osoby. Dokumenty rozliczeniowe dla pracowników Aby wysłać dokument rozliczeniowy, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, a następnie wybrać pozycję Dokumenty rozliczeniowe pracowników. Następnie, należy wskazać odpowiedni dokument. Program zapyta czy dokument dotyczy wszystkich pracowników, czy tylko zaznaczonych. W przypadku, gdy wybierzemy zaznaczonych pracowników, należy wskazać żądane osoby. Jeżeli zostanie wybrany dokument ZUS RSA raport imienny o wypłatach świadczeń i przerwach, to program wyśle ten raport tylko tym osobom, które w danym miesiącu, mają wpisane zasiłki w pracy. W przypadku gdy żadna osoba nie miała przerwy w pracy dokument RSA nie zostanie wysłany do programu Płatnik. UWAGA! Dokument ZUS DRA deklaracja rozliczeniowa zostanie wystawiony automatycznie, jeżeli wśród przygotowanych dokumentów znajdują się dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli pracownik był cały miesiąc na zwolnieniu lekarskim płatnym przez ZUS lub przebywa na urlopie wychowawczym albo macierzyńskim i wynagrodzenia za te urlopy nie wypłaca pracodawca, to należy w danych płacowych na ostatniej zakładce wpisać datę wypłaty (na dany miesiąc) nawet, jeżeli nie ma żadnych kwot do wypłaty, ponieważ program w razie nie wpisania tej daty nie uwzględni pracownika na dokumentach rozliczeniowych do ZUS. Dokumenty rozliczeniowe dla właścicieli Aby wysłać dokument rozliczeniowy, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F3> lub ikonę Dodaj, a następnie wybrać pozycję Dokumenty 166

167 AGA rozliczeniowe właścicieli. Następnie, należy wskazać odpowiedni dokument. Program zapyta czy dokument ma dotyczyć wszystkich właścicieli, czy tylko zaznaczonych. Gdy wybierzemy dla zaznaczonych właścicieli, to należy wskazać żądane osoby. Jeżeli wybierzemy dokument ZUS RCA lub ZUS RZA program uwzględni dodane dokumenty razem z dokumentami rozliczeniowymi pracowników i zostanie stworzony jeden dokument ZUS DRA podsumowujący pracowników i właścicieli. Po wybraniu dokumentu ZUS DRA, program dodatkowo stworzy oddzielnie dokument ZUS DRA dla każdego właściciela. UWAGA! Podstawą naliczenia składek dla właścicieli jest 60% średniej krajowej. Kwotę tę możemy ustawić w konfiguracji. Przygotowanie dokumentów dla wybranych osób W celu wysłania dokumentu dotyczącego wybranej grupy osób, należy wskazać o jaki dokument chodzi i gdy pojawi się wybór dla Wszystkich, Zaznaczonych wybrać pozycję dla Zaznaczonych. Na ekranie pojawi się okno ze spisem pracowników lub właścicieli, w zależności od wybranego dokumentu. Po spisie możemy poruszać się klawiszami strzałek. Aby zaznaczyć dane wybranej osoby, należy nacisnąć klawisz <Insert>. Ponowne naciśnięcie klawisza <Insert>, spowoduje odznaczenie jej danych. Aby zaznaczyć wszystkie osoby, należy wybrać z menu okna Zaznaczanie opcję Zaznacz wszystkie. Można wtedy odznaczyć jedną lub kilka osób i przygotować raport dla tak wybranej grupy pracowników. W przypadku gdy mamy zaznaczone dane osób, o które nam chodzi, należy nacisnąć klawisze <Alt+F4> lub zamknąć okienko naciskając myszką na przycisk w prawym górnym rogu okienka. Jeżeli chcemy zmienić kolejność wyświetlania osób w spisie, to należy wcisnąć klawisz <F4> lub z menu okna Zaznaczenie wybrać opcję Sortowanie. Jeżeli nie wybierzemy żadnej osoby dokument nie zostanie przygotowany. Wysyłanie przygotowanych dokumentów Aby wysłać przygotowane dokumenty, należy w oknie Eksport do płatnika nacisnąć klawisz <F4>. Program zapyta o datę wypełnienia deklaracji. Po wpisaniu tej daty dane zostaną wysłane do programu Płatnik. 167

168 Streamsoft UWAGA! W przypadku, gdy wysłanych dokumentów nie ma w programie Płatnik, należy sprawdzić ustawienie katalogu Płatnika w ustawieniach programu menu Inne Ustawienia. Opis plików z danymi programu Program przechowuje dane w katalogu Dane, znajdującym się w katalogu programu. Katalog Dane zawiera katalogi firm jednoznaczne z identyfikatorem firmy. W katalogu firmy zakładane są katalogi dotyczące poszczególnych lat działalności firmy. Pliki niezależne od lat to: Prac.DB pracownicy, Dziec.DB Wlas.DB dzieci pracowników, właściciele, DziecW.DB dzieci właścicieli, Ldod.DB spis list dodatkowych, Zamm.DB zamknięte miesiące. Pliki znajdujące się w katalogu roku: Plac.DB płace, Zas.DB okresy przerw zasiłkowych, Plcfg.DB stawki podatkowe, ubezpieczeniowe i inne. 168

169 IZA Iza - Biuro Rachunkowe Iza Biuro rachunkowe jest programem usprawniającym zarządzanie biurem rachunkowym. Wspomaga takie obszary jak: analiza wydajności pracowników, analiza klientów pod względem pracochłonności, automatyzacja zbiorczej wysyłki e-deklaracji oraz odbioru potwierdzenia UPO. Program Iza, stworzony z myślą o specyfice działalności biura rachunkowego oraz kancelarii doradztwa podatkowego, wyposażony został w zestaw funkcjonalności usprawniających pracę oraz przyśpieszających proces obsługi licznych klientów biura. Zawiera on instrumenty umożliwiające skrócenie i uproszczenie do minimum operacji wykonywanych seryjnie takich, jak wysyłka deklaracji do systemu e- Deklaracje, czy przyjęcie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Możliwości programu pozwalają również na ocenę efektywności i rozliczenie pracy pracowników biura rachunkowego oraz rentowności współpracujących z biurem klientów. Iza jest modułem w pełni zintegrowanym z programem kadrowym Aga, oraz księgowym Ala, co gwarantuje stałą synchronizację wykonywanych w programie operacji. Ustawienia Przed rozpoczęciem pracy z programem Iza, należy odpowiednio go skonfigurować. Konfiguracja ta dostępna jest w menu Inne Ustawienia: Ustawienia wpisujemy/wybieramy ścieżki dostępu do danych programu Ala/Aga i klikamy na przycisk <Sprawdź> (system sprawdzi poprawność dostępu do danych programu Ala i Aga). Wynikiem tego będzie odpowiednie wpisanie informacji do konfiguracji programu Ala i Aga. 169

170 Streamsoft UWAGA! Wszystkie te katalogi muszą znajdować się w jednej sieciowej lokalizacji, przykładowo: F:\Dane_Aga, F:\Dane_Iza. Po prawidłowym skonfigurowaniu połączenia, w programach Ala i Aga, w Ustawieniach na zakładce Biuro Rachunkowe zaznaczony będzie parametr Używany jest zapis do Rejestru operacji z programu Biuro Rachunkowe. Aby wyłączyć współpracę programu Ala/Aga z programem Iza, należy obok odpowiedniego programu, kliknąć na przycisk Odłącz w oknie Ustawienia. Wynikiem tej operacji będzie odznaczenie parametru z konfiguracji programu Ala/Aga, na zakładce Biuro Rachunkowe. UWAGA! W przypadku deinstalacji programu Iza, należy pamiętać o wcześniejszym odłączeniu jego współpracy z programami Ala/Aga. 170

171 IZA Na zakładce tej również zaznaczamy czy program Iza ma rejestrować informacje o przeprowadzonych operacjach w programach Ala i Aga oraz czy zbiorczo przesyłać e-deklaracje z tych programów. Dodatkowo dostępna jest opcja umożliwiająca używanie wewnętrznej lub zewnętrznej obsługi podpisu e-deklaracji. Podpis zewnętrzny odbywa się za pomocą programu dostarczonego przez dostawcę klucza elektronicznego, natomiast podpis wewnętrzny odbywa się za pomocą funkcji wewnętrznych programu Iza. Dane biura rachunkowego uzupełniamy podstawowe dane biura rachunkowego, który korzysta z programu Iza. Użytkownicy pozwala na dodanie nowego użytkownika (<F3>), usunięcie (<F8>) go lub poprawę jego danych (<F5>). Program po zainstalowaniu zakłada jednego użytkownika o nazwie Admin z hasłem admin. Podczas edycji danych użytkownika, należy wypełnić następujące pola: o Identyfikator jest to skrócona nazwa użytkownika, którą będzie podawał podczas uruchamiania programu (przelogowania), o Nazwa jest to pełna nazwa użytkownika, która również jest drukowana na dokumentach wystawianych przez niego, o Hasło jest to hasło użytkownika, które będzie podawał przy uruchamianiu programu (przelogowaniu), o Hasło powtórzone jest to drugi raz wprowadzone hasło użytkownika, w celu wyeliminowania pomyłki, o Prawa do obsługi/do firm ta opcja służy do ustalenia praw dostępu do programu przez danego użytkownika oraz praw dostępu do poszczególnych firm. W kolejnych polach, należy zaznaczyć jakie czynności i które opcje może on wykonywać w programie. Zaznaczone opcje będą dostępne dla każdej firmy, którą obsługuje wybrany użytkownik. Archiwizacja określamy ustawienia katalogu archiwizacji. Przy zaznaczonej opcji Automatyczna archiwizacja program po wyjściu automatycznie dokona archiwizacji danych. Archiwizacja może być przeprowadzona na dysk, płytę lub pamięć zewnętrzną. W tym miejscu można również zaznaczyć, od którego roku mają być archiwizowane dane. Aktualizacja zaznaczamy czy program ma automatycznie sprawdzać czy jest dostępna nowa wersja programu i w jakich dniach ma to sprawdzać. Słowniki Po odpowiednim ustawieniu parametrów konfiguracji, należy wejść w menu Opcje Słowniki Firmy. Wyświetli się komunikat: Lista firm jest pusta, czy chcesz importować firmy?, który po zatwierdzeniu spowoduje zaimportowanie wszystkich firm założonych w programie Ala i Aga. 171

172 Streamsoft Dodatkowo w słowniku tym, w menu podręcznym (prawego klawisza myszy), dostępne są opcje: Importuj firmy umożliwia import firm założonych w programie Ala i Aga do programu Iza. Aktualizuj dane firmy po podświetleniu danej firmy i kliknięciu na opcję, jeżeli dane tej firmy były zmieniane w programach Ala lub Aga, to program zapyta, które dane mają zostać zmienione w programie Iza. Po kliknięciu na przycisk <Zatwierdź listę zmian>, zostaną one zmienione. Eksportuj dane firmy po poprawie danych firmy w programie Iza, opcja ta umożliwia ich eksport do programu Ala oraz Aga. Analogicznie, należy kliknąć w menu Opcje Słowniki Operatorzy i po zatwierdzeniu komunikatu, zaimportowani zostaną wszyscy operatorzy programów Aga i Ala. Dodatkowo w słowniku tym, w menu podręcznym (prawego klawisza myszy), dostępne są opcje: Importuj operatorów umożliwia import operatorów programu Ala i Aga do programu Iza. Aktualizuj dane operatora po podświetleniu danego operatora i kliknięciu na opcję, wyświetli się komunikat, czy chcemy dane tego operatora zaktualizować na takie, które są w programie Ala czy też Aga. Statystyki W programie Iza, w menu Inne Statystyki, dostępne są następujące zestawienia: 1. Analiza wydajności operatorów zestawienie to pozwala na rejestrowanie i analizowanie ilości danych wprowadzonych do programu Ala i Aga, przez poszczególnych operatorów, a także poświęcony na to czas. Po kliknięciu na Analizę wydajności operatorów, w oknie Statystyka operacji dla operatorów określamy za jaki okres mają być wyświetlane dane, a po kliknięciu na przycisk Więcej dodatkowo definiujemy sposób wyliczania wskaźnika wydajności operatora (Czas na wprowadzenie jednego określa czas, jaki potrzebuje operator na wprowadzenie jednego dokumentu; Ilość dok. na minutę ile dokumentów wprowadził dany operator w ciągu jednej minuty), typ operacji wykonanych w programie Ala i Aga (Wprowadzanie danych dotyczy tylko nowo wprowadzonych danych; Wszystkie dotyczy nowo wprowadzonych danych oraz modyfikacji już istniejących) oraz czy analiza ma dotyczyć wszystkich, czy danego operatora. 172

173 IZA Aby analiza wydajności pracownika została utworzona, klikamy na przycisk <Ok>. 2. Analiza firm zestawienie to pozwala na rejestrowanie i analizowanie ilości danych wprowadzonych do programu Ala i Aga, w podziale na dane firmy, a także poświęcony na to czas. Po kliknięciu na Analizę firm, w oknie Statystyka operacji dla firm określamy za jaki okres mają być wyświetlane dane, a po kliknięciu na przycisk Więcej dodatkowo definiujemy sposób wyliczania wskaźnika wydajności operatora (Czas na wprowadzenie jednego określa czas, jaki potrzebuje operator 173

174 Streamsoft na wprowadzenie jednego dokumentu; Ilość dok. na minutę ile dokumentów wprowadził dany operator w ciągu jednej minuty), typ operacji wykonanych w programie Ala i Aga (Wprowadzanie danych dotyczy tylko nowo wprowadzonych danych; Wszystkie dotyczy nowo wprowadzonych danych oraz modyfikacji już istniejących) oraz czy analiza ma dotyczyć wszystkich, czy danej firmy. Aby analiza firm została utworzona, klikamy na przycisk <Ok>. 174

175 IZA 3. Ranking operatorów zestawienie to prezentuje, który pracownik wprowadził najwięcej danych i w jakim czasie zostało to wykonane. W oknie wyboru parametrów tego zestawienia określamy za jaki okres mają być wyświetlane dane, definiujemy sposób wyliczania wskaźnika wydajności operatora (Czas na wprowadzenie jednego określa czas, jaki potrzebuje operator na wprowadzenie jednego dokumentu; Ilość dok. na minutę ile dokumentów wprowadził dany operator w ciągu jednej minuty), a także wybieramy typ operacji wykonanych w programie Ala i Aga (Wprowadzanie danych dotyczy tylko nowo wprowadzonych danych; Wszystkie dotyczy nowo wprowadzonych danych oraz modyfikacji już istniejących). Aby ranking operatorów był dostępny, klikamy na przycisk <Ok>. 4. Ranking firm zestawienie to prezentuje, na którą firmę wprowadzono najwięcej danych i w jakim czasie zostało to wykonane. W oknie wyboru parametrów tego zestawienia określamy za jaki okres mają być wyświetlane dane, definiujemy sposób wyliczania wskaźnika wydajności operatora (Czas na wprowadzenie jednego określa czas, jaki potrzebuje operator na wprowadzenie jednego dokumentu; Ilość dok. na minutę ile dokumentów wprowadził dany operator w ciągu jednej minuty), a także wybieramy typ operacji wykonanych w programie Ala i Aga (Wprowadzanie danych dotyczy tylko nowo wprowadzonych danych; Wszystkie dotyczy nowo wprowadzonych danych oraz modyfikacji już istniejących). Aby ranking operatorów był dostępny, klikamy na przycisk <Ok>. 5. Analiza efektywności operatorów zestawienie to pozwala przeanalizować jak wynagrodzenie danego pracownika przekłada się na jego efektywność pracy. Dostępne są w nim informacje o ilości danych wprowadzonych do programu Ala i Aga, poświęconym na to czasie, a także o wynagrodzeniu pracownika za wykonaną pracę. Po kliknięciu na Analizę efektywności operatorów określamy za jaki okres mają być wyświetlane dane, a po kliknięciu na przycisk Więcej dodatkowo definiujemy sposób wyliczania wskaźnika wydajności operatora, typ operacji wykonanych w programie Ala i Aga oraz czy analiza ma dotyczyć wszystkich, czy danego operatora. 175

176 Streamsoft 6. Analiza rentowności firm dzięki temu zestawieniu uzyskać możemy informacje czy poświęcona jednostka czasu lub ilość wprowadzonych danych przekłada się na wysokość opłaty pobieranej od klienta. Po kliknięciu na Analizę rentowności firm określamy za jaki okres mają być wyświetlane dane, a po kliknięciu na przycisk Więcej dodatkowo definiujemy sposób wyliczania wskaźnika wydajności operatora, typ operacji wykonanych w programie Ala i Aga oraz czy analiza ma dotyczyć wszystkich, czy danej firmy. 7. Analiza okresowa dla operatorów analiza ta dostępna jest w postaci graficznej i przedstawia ilość wprowadzonych danych przez operatora/poświęcony czas na wprowadzenie danych/wskaźnik efektywności operatora w zadanym okresie. 176

177 IZA Użytkownik w oknie wyboru parametrów analizy może określić sposób sumowania danych (Dzienne, Miesięczne, Roczne), wyliczania wskaźnika wydajności oraz typ operacji. Po kliknięciu na przycisk <Zapisz> dostępna będzie graficzna prezentacja wybranych parametrów. 177

178 Streamsoft Przycisk <Zakres danych> umożliwia zmianę parametrów wykresu, natomiast po kliknięciu na <Ustawienia wykresu>, wyświetlają się opcje: Rodzaj umożliwia zmianę rodzaju wykresu, np. z liniowego na słupkowy, a także na wyłączenie trójwymiarowego wykresu, Ustawienia dzięki tej opcji możemy dowolnie modyfikować wykres jego osie, tytuł, legendę itp., Drukuj umożliwia odpowiednie ustawienie parametrów wydruku, a następnie wydrukowanie wykresu. 8. Analiza okresowa dla firm analiza ta dostępna jest w postaci graficznej i przedstawia ilość wprowadzonych danych na daną firmę/poświęcony czas na wprowadzenie danych/wskaźnik efektywności w zadanym okresie. Użytkownik w oknie wyboru parametrów analizy może określić sposób sumowania danych (Dzienne, Miesięczne, Roczne), wyliczania wskaźnika wydajności oraz typ operacji. 178

179 IZA Po kliknięciu na przycisk <Zapisz> dostępna będzie graficzna prezentacja wybranych parametrów. Przycisk <Zakres danych> umożliwia zmianę parametrów wykresu, natomiast po kliknięciu na <Ustawienia wykresu>, wyświetlają się opcje: 179

180 Streamsoft Rodzaj umożliwia zmianę rodzaju wykresu, np. z liniowego na słupkowy, a także na wyłączenie trójwymiarowego wykresu, Ustawienia dzięki tej opcji możemy dowolnie modyfikować wykres jego osie, tytuł, legendę itp., Drukuj umożliwia odpowiednie ustawienie parametrów a następnie wydrukowanie wykresu. wydruku, 9. Rejestr logowania zestawienie to zawiera informacje kiedy i jak długo poszczególny użytkownik zalogowany był na daną firmę. Dodatkowo w oknach statystyk dostępne są ikony: Drukuj umożliwia wydruk danych po uprzednim zdefiniowaniu parametrów wydruku. Sortuj Szukaj tabeli. określa sposób porządkowania danych w tabeli. umożliwia szybkie odnalezienie wybranej pozycji w wyświetlanej Ustal filtr umożliwia zmianę przeglądanych danych, poprzez wyświetlenie okna wyboru parametrów. Pokaż/Ukryj dodatkowe informacje / pozwala uzyskać informacje szczegółowe wyświetlanych danych. Wybór pól umożliwia zaznaczenie, jakie informacje mają być wyświetlane w sekcji danych szczegółowych okna (ikona ta nie występuje w oknach Analiza wydajności operatorów, Analiza firm, Ranking operatorów, Ranking firm oraz Rejestr logowania). Rejestr operacji W oknie Rejestr operacji dostępne są wszystkie informacje o dokonanych czynnościach operatorów w programie Ala i Aga. Aby dane te były dostępne, należy w ustawieniach programu Iza włączyć parametry: Używaj w programie Ala zapisu do Rejestru operacji, Używaj w programie Aga zapisu do Rejestru operacji 180

181 IZA W oknie tym dodatkowo umieszczone są ikony: Ustal filtr umożliwia zawężenie wyświetlanych informacji do danego operatora/firmy, modułu, typu operacji, daty dokumentu oraz statusu pracownika lub firmy. Filtr wszystkie wyświetla wszystkie operacje, które były wykonane w programie Ala i Aga. Filtr Aga w programie Aga. wyświetla wszystkie operacje, które były wykonane Filtr Ala Ala. wyświetla wszystkie operacje, które były wykonane w programie Pod przyciskiem prawego klawisza myszy znajdują się opcje Podsumowanie pracownika/firmy umożliwiające szybki podgląd ile danych zostało wprowadzonych przez danego operatora/na daną firmę, ile poświęcono na to czasu oraz ile operacji ogólnie wykonano. 181

182 Streamsoft e-deklaracje Współpraca programu Ala i Aga z programem Iza konfiguracja Aby w oknie e-deklaracje dostępne były deklaracje wyeksportowane z programów Ala i Aga, należy w programie Iza kliknąć na ikonę Ustawienia i zaznaczyć opcje: Używaj w programie Aga zbiorczego podpisu e-deklaracji oraz Używaj w programie Ala zbiorczego podpisu e-deklaracji. Jeżeli programy Ala i Aga są odpowiednio skonfigurowane do eksportowania e- Deklaracji, to w ich ustawieniach widoczna będzie zakładka Biuro Rachunkowe z włączoną opcją Używany jest podpis e-deklaracji z programu Biuro Rachunkowe. Eksport e-deklaracji do programu Iza Po poprawnej konfiguracji programu Iza, użytkownik ma możliwość eksportowania formularzy e-deklaracji z programu Ala i Aga, za pomocą ikony Wyślij do systemu e- Deklaracji, znajdującej się w oknie edycyjnym deklaracji. Po kliknięciu na ikonę Wyślij do systemu e-deklaracji, jeśli operacja eksportu przebiegła pomyślnie, wyświetli się informacja: Eksport e-deklaracji został wykonany poprawnie, natomiast w przypadku, gdy dany formularz był już eksportowany, ale nie został wysłany do systemu e-deklaracji, pojawi się komunikat: Ten dokument został już eksportowany. Czy chcesz go nadpisać? Po kliknięciu na przycisk Tak, eksportowana e-deklaracja zastąpi poprzednią, która zostanie zapisana do historii programu Iza. 182

183 IZA Podpisywanie i wysyłka e-deklaracji W przypadku, gdy w programie Iza znajduje się kilka formularzy, możemy je zbiorczo podpisać, za pomocą certyfikatu i wysłać do systemu e-deklaracje. Aby to wykonać, należy wejść w menu Opcje e-deklaracje. W oknie e-deklaracje dostępny będzie zbiór formularzy, które należy wysłać do systemu e-deklaracje. UWAGA! Wysyłać i podpisywać elektronicznie można tylko formularze posiadające status dokumentu Do wysłania. Jeżeli chcemy szybko wyfiltrować formularze ze statusem Do wysłania, to wybieramy ten parametr z menu rozwijanego w lewym górnym rogu okna. Przed wysłaniem formularzy, należy zaznaczyć te, które chcemy wysłać zaznaczyć je możemy za pomocą klawisza <Insert> lub ikony Zaznacz. Klikamy na ikonę Podpisz i wyślij e-deklaracje. System wyświetli komunikat: 183

184 Streamsoft Po jego zatwierdzeniu wyświetli się okno Podpisywanie e-deklaracji, w którym dodatkowo można odznaczyć te dokumenty, których nie chcemy wysłać. Kolejny raz klikamy na ikonę Podpisz i wyślij e-deklaracje. Otworzy się okno, w którym użytkownik wybiera certyfikat podpisu. 184

185 IZA Po wybraniu certyfikatu z dostępnej listy, klikamy na przycisk <Wybierz> i uzupełniamy PIN certyfikatu. 185

186 Streamsoft Formularze zostaną kolejno podpisane i wysłane do systemu e-deklaracje. Jeśli wysyłka dokumentów przebiegła poprawnie, formularze zmienią swój status na Pobierz UPO. Pobieranie UPO odbywa się zbiorczo dla wszystkich dokumentów posiadających status Pobierz UPO, poprzez naciśnięcie ikony Pobierz UPO. Jeżeli UPO nie zostało pobrane, system wyświetli komunikat, za ile minut nastąpi kolejna próba jego pobrania. Po zamknięciu okna Pobieranie UPO, status formularzy zostanie zaktualizowany otrzymają one status Błędny, Poprawny, lub Do wysłania (w przypadku problemów związanych z przetwarzaniem formularzy po stronie serwisu e-deklaracje). Obsługa formularzy poprawnie zweryfikowanych W przypadku, gdy formularz został poprawnie zweryfikowany, możemy wydrukować jego UPO, poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy w oknie e- Deklaracje, na formularzu posiadającym status Poprawny, i wybraniu opcji Drukuj UPO. Obsługa formularzy zawierających błędy W przypadku, gdy formularz zawierał błędne dane, powód jego odrzucenia możemy zobaczyć klikając na nim prawym klawiszem myszy i z rozwijanego menu wybrać opcję Pokaż powód błędu. Zostanie wyświetlone okno Przyczyna błędu zawierające opis błędu. W oknie tym można również wyświetlić plik w postaci XML, który jest odpowiedzią z serwisu e-deklaracje i zawiera informacje, które zostały umieszczone w oknie Przyczyna błędu. Gdy znaleźliśmy przyczynę błędu i chcemy zobaczyć poprzednio przesłane dane, możemy podejrzeć formularz, klikając na nim prawym przyciskiem myszy 186

187 IZA i wybierając opcję Pokaż spowoduje to wyświetlenie formularza zapisanego w formacie PDF. Ponowne przesyłanie formularza W przypadku, gdy formularz posiada status Do wysłania możemy go wysłać ponownie. Przy eksporcie formularza, program Ala lub Aga poinformuje, że dany formularz znajduje się już w bazie programu Iza i spyta czy chcemy go nadpisać. W przypadku kliknięcia przycisku Tak, stary formularz zostanie zastąpiony nowym, natomiast stary zostanie przeniesiony do historii przesyłanych formularzy. Przeglądanie poprzednio eksportowanych dokumentów Użytkownik ma możliwość podglądu historii dokumentu, w przypadku gdy dany formularz był już eksportowany wcześniej, a później były wprowadzane jego poprawki. Dostęp do tego okna uzyskujemy poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dany dokument, którego historię chcemy zobaczyć i wybranie opcji Pokaż historię. Wyświetli się okno, w którym dostępne są poprzednio eksportowane dokumenty, a także można w nim zobaczyć przyczynę błędów eksportu tych dokumentów (w formacie PDF). Przeglądanie e-deklaracji z poziomu programu Ala i Aga W programach Ala i Aga użytkownik ma możliwość podglądu poprzednio eksportowanych danych, a także ich aktualnych statusów. UWAGA! Dany użytkownik posiada wgląd jedynie do tych formularzy, które eksportował na swoim profilu. Nie ma możliwości podglądu formularzy eksportowanych przez innego użytkownika programu. W programie Aga dostęp do podglądu eksportowanych formularzy uzyskujemy poprzez kliknięcie w menu Opcje Deklaracje eksportowane do Biuro Rachunkowe, natomiast w programie Ala w menu Deklaracje Deklaracje eksportowane do Biuro Rachunkowe. Zestawienie eksportowanych formularzy Program Iza umożliwia wydrukowanie zestawienia formularzy eksportowanych przez daną firmę w danym okresie rozliczeniowym. W tym celu w oknie e- Deklaracje, należy kliknąć na ikonę Drukuj Drukuj zestawienie e-deklaracji. Wydruk zestawienia e-deklaracji jest również możliwy w programach Ala i Aga, jednakże tam użytkownik ma tylko możliwość wydrukowania zestawienia formularzy, które sam generował, a zestawienie dotyczy firmy, w której jest aktualnie zalogowany. 187

188 Streamsoft Używanie wewnętrznej/zewnętrznej obsługi podpisu e-deklaracji Program Iza umożliwia używanie zewnętrznej obsługi podpisu e-deklaracji, jaką posiadamy po poprawnym zainstalowaniu czytnika kart i samego certyfikatu. W przypadku odznaczonej opcji Używaj wewnętrznej obsługi podpisu e-deklaracji, która znajduje się w Ustawieniach programu, przy podpisywaniu e-deklaracji wyświetli się okno, w którym należy wpisać PIN certyfikatu. Po wpisaniu PIN-u, deklaracje zostaną podpisane bezpiecznym podpisem. 188

189 PCBIZNES Sortowanie, szukanie i filtrowanie Sortowanie Sortowanie umożliwia wybór sposobu uporządkowania danych. Na przykład w opcji Kontrahenci, istnieje możliwość wyboru czterech rodzajów sortowania: według numeru, identyfikatora (skróconej nazwy), miejscowości i numeru NIP. Po naciśnięciu klawisza <F4> (lub ikony ) kolumna, według której będą porządkowane dane, przemieści się na początek tabeli (do lewej strony). Możliwe jest tak zwane szybkie szukanie według tej kolumny poprzez wpisanie z klawiatury poszukiwanego ciągu. W zależności od typu danych kolumny, program zadziała na różne sposoby. W przypadku, gdy sortującą kolumną będzie ciąg znaków (miejscowość, identyfikator, NIP) wystarczy wpisać za pomocą klawiatury interesującą nas nazwę. Wtedy program, bez dodatkowych operacji, będzie się ustawiał na pierwszej pozycji zaczynającej się od podanego ciągu. W przypadku liczb (numer kontrahenta), na ekranie pojawi się okno pozwalające wprowadzić całą liczbę. Szukanie i filtrowanie Możliwość wyszukiwania żądanych pozycji pojawia się po naciśnięciu ikony lub klawisza funkcyjnego <F6>. Klawisz <F7> uruchamia filtrowanie (pozostawienie na ekranie tylko interesujących nas pozycji). W niektórych oknach (dokumenty Ewa, dokumenty Ala ) po naciśnięciu klawisza <F6> lub <F7>, na ekranie pojawia się okno poszukiwań: W oknie Księga w programie Ala zaawansowane możliwości poszukiwań umożliwia zastosowanie kombinacji klawiszy <Shift+F6>, <Shift+F7>. 189

190 Streamsoft Szukanie różni się od filtrowania sposobem prezentacji wybranych danych. W wyniku szukania widzimy wszystkie pozycje, ale kursor znajduje się na pozycji spełniającej podane warunki. W przypadku, gdy pozycji spełniających warunki jest więcej, pojawia się nawigator szukania, służący do przejścia do kolejnych pozycji spełniających zadane kryteria. Za pomocą przycisku <Zlicz> można policzyć ilość poszukanych pozycji. Filtrowanie powoduje, że widzimy tylko interesujące nas pozycje. Umożliwia to wydrukowanie tylko wybranych danych (np. spis kontrahentów z miasta Warszawa). Zadawanie warunków dla szukania i filtrowania niczym się nie różni. Po naciśnięciu klawisza (<F6>, <F7>) na ekranie pojawia się okienko służące do wpisania warunków: W okienku Pole, należy wybrać pole, według którego chcemy szukać. W okienku Warunek możemy wybrać jeden z kilku wariantów poszukiwania wpisanej dalej wartości. Znak = powoduje, że wpisana wartość musi być równa wartości wybranego pola w tabeli. Znak <> oznacza, że interesują nas wartości inne niż te, które są wpisane. Znaki <, > są oczywiste przy polach liczbowych, natomiast w przypadku wyrażeń literowych (np. Miejscowość) znak < oznacza wcześniejszy w alfabecie. Warunek w zakresie, pozwala znaleźć przedział danych (np. wpisy w księdze od nr 130 do nr 150). Zadawanie warunków rozpatrzymy na przykładzie kontrahentów. Załóżmy, że interesują nas kontrahenci z Warszawy. Dodatkowo chcemy, aby ich nazwa kończyła się na litery la, lub zaczynała się na litery ka. Powyższy warunek chcemy zastosować do kontrahentów o numerze od 7 do 13 (przykład nie jest zbyt realny, ale pokazuje działanie mechanizmów). W tym celu w pierwszym polu wybieramy Miejscowość, następnie warunek = oraz wartość Warszawa. W polu Wartość możemy wpisać całą nazwę, lub zastosować znaki specjalne *,!. Znak * oznacza dowolny ciąg liter, także brak ciągu. Znak! oznacza jedną dowolną literę. W polu Wartość możemy więc dla skrócenia pisania wprowadzić wartość Warsz*. Oznacza to, że program ma wyszukać wszystkich kontrahentów, dla których miejscowość zaczyna się od liter Warsz. Ponieważ prawdopodobnie w Polsce nie ma innego miasta niż Warszawa zaczynającej się od Warsz, możemy skrócić nazwę w ten sposób. Znak * może służyć np. do wybrania wszystkich kontrahentów zaczynających się od litery W W*. Wracając do naszego przykładu aby założyć dodatkowo warunek na pole Nazwa należy wcisnąć przycisk znajdujący się w lewym dolnym rogu okienka. Powyższy warunek powinien wyglądać następująco: 190

191 PCBIZNES 191

192 Streamsoft Wydruki Podgląd wydruku Przed wydrukowaniem, można wstępnie zobaczyć w jaki sposób wydruk będzie rozplanowany na kartce. W tym celu na okienku definiowania wydruku, należy wcisnąć przycisk <Podgląd>. Na ekranie pojawi się kartka, na której będzie przybliżony wygląd wydruku. Podgląd wydruku tekstowego umożliwia ocenienie proporcji wydruku w pionie i poziomie, jednak nie jest wiernym odwzorowaniem wyglądu czcionek. Każda drukarka drukując tekstowo wykorzystuje swój zestaw znaków. Podgląd ma więc tylko charakter orientacyjny. Podczas oglądania wydruku można posługiwać się klawiszami: strzałek przesuwają stronę zgodnie z kierunkiem strzałki, jeżeli istnieje następna strona, to strzałki przejdą na nią; <Page Up> przechodzi na poprzednią stronę, <Page Down> przechodzi na następną stronę, <Home> przechodzi na pierwszą stronę, <End> przechodzi na ostatnią stronę, - (minus) pomniejsza skalę wydruku, + (plus) zwiększa skalę wydruku. Dostępny jest także pasek narzędzi po naciśnięciu opcji z menu Pasek narzędzi. Można na nim dokładnie określić skalę podglądu oraz obejrzeć fizyczne marginesy drukarki (żółta obwódka). Wydruki tabel Każdy wydruk danych z takich tabel jak księga podatkowa, rejestry VAT, spis kontrahentów, daje możliwość ustawienia opcji wydruku. Okno ustawień wydruku pojawia się po naciśnięciu przycisku w oknie Wydruk dokumentu. Na ekranie monitora pojawi się okno Ustawienia wydruku: 192

193 PCBIZNES 1. Zakładka Podstawowe umożliwia: Wybór drukarki może to być drukarka sieciowa. Dodatkowego marginesu margines podawany jest w mm i liczony od początku obszaru drukowania, a nie od początku kartki. Aby sprawdzić rozmiar marginesu drukarki można, podczas podglądu wydruku, włączyć margines drukarki. W przypadku, gdy wydruk jest niepoprawny, gdyż na drukarce ustawiono inny papier, margines może posłużyć do poprawnego ustalenia rozmiaru kartki. Określenie stron wydruku wszystkie czy wymienione. Strony wymieniamy po przecinku np. 1,5 - wydrukuje stronę pierwszą i piątą jeżeli taka będzie. Podanie sekwencji 3..5 spowoduje wydrukowanie stron 3,4,5. To samo dotyczy kolumn (gdy wydruk w szerokości nie mieści się na kartce, jego prawa część zostanie przeniesiona na kolejną kartkę). Nie wpisując kolumn lub stron, program wydrukuje je wszystkie. Przykład: jeśli chcemy wydrukować tylko pierwszą kolumnę, wszystkie strony. W pole przy słowie wymienione nic nie wpisujemy, a w pole przy słowie kolumny wpisujemy 1. Zapytanie o drukowanie przed każdą stroną - program przed wydrukiem każdej strony będzie pytał czy ją drukować i prosił o włożenie nowej kartki. Umożliwia to dwustronne drukowanie. Wybór rodzaju wydruku możemy wybrać czy chcemy drukować graficznie (polecane w przypadku większości drukarek), tekstowo (zdecydowanie przyspiesza wydruk na drukarkach igłowych), do portu (wysyła dane bezpośrednio do portu w trybie tekstowym nie ma możliwości wydruku 193

194 Streamsoft sieciowego), do pliku tekstowego (umożliwia wysłanie tekstu do pliku TXT, który następnie możemy oglądać w edytorze tekstu należy podać katalog i nazwę na zakładce Inne), do arkusza kalkulacyjnego (wysyłane są tylko dane zawarte w tabeli nie ma żadnych dodatkowych treści umożliwia to ich dalszą obróbkę za pomocą Notatnika. Na zakładce inne należy wpisać katalog, w którym chcemy zapisać wysłany wydruk), do pliku dbf (wysyłane są dane tylko z tabeli umożliwia wysłanie danych do pliku DBASE). UWAGA! Nie zaleca się ustawiania wydruków tekstowo na drukarkach atramentowych i laserowych. Drukarki te są zaprojektowane do wydruków graficznych. Ustawienie trybu tekstowego jest trudne i jakość wydruku jest gorsza w przypadku tych drukarek. Z kolei jest on bardzo zalecany w przypadku drukowania na drukarkach igłowych, ponieważ jakość wydruku jest wówczas lepsza, a jednocześnie przyśpiesza to wydruk. 2. Zakładka Graficzny umożliwia: Wybór własnej czcionki i rozmiaru tej czcionki należy wtedy zaznaczyć, że chcemy użyć czcionki użytkownika i wybrać czcionkę. Zmiany czcionki mogą doprowadzić do nieczytelnych wydruków lub przy dużych czcionkach do ucinania napisów. Wybór rozmiaru tabelki jeżeli zmienimy czcionkę, tabelka pozostaje taka sama. Wydrukowany tekst będzie miał wtedy takie same proporcje w przypadku wydruku tekstowego i graficznego. Jeżeli jednak proponowana tabelka jest za mała w stosunku do wybranej czcionki, należy zaznaczyć opcję - Rozmiar tabelki - zależny od czcionki. Wybór orientacji (dotyczy to tylko wydruku graficznego), umożliwia wydruk poziomo i pionowo. W przypadku, gdy wydruk nie mieści się na jednej stronie w pionie można wydrukować go poziomo. 3. Zakładka Tekstowy umożliwia: Zagęszczenie możliwe jest wydrukowanie tekstu w dowolnym zagęszczeniu. W przypadku, gdy wydruk jest standardowo zaprojektowany, ze zbyt małymi literami, możemy zmienić zagęszczenie na inne (10 CPI, 12 CPI, 15 CPI, 17 CPI, 20 CPI). Pierwsze zagęszczenie ma największe litery, piąte jest dwa razy mniejsze. Ustawienie zagęszczenia ma wpływ na wydruk graficzny. Jeżeli w wydruku graficznym zmienimy czcionkę, wydruk nadal będzie miał różne rozmiary czcionki obliczone na podstawie czcionki użytkownika. Jeśli cały wydruk ma być w jednym rozmiarze, to należy wybrać jedno z zagęszczeń. Wybór rodzaju tabelki - tabelka prosta - drukuje się najszybciej (na drukarkach igłowych). Wybór ilości linii umożliwia wybór ilości linii na cal. Aby zmieścić więcej danych na jednej stronie, należy wybrać 8 linii na cal. 194

195 PCBIZNES Wybór typu liter należy dobrać doświadczalnie. W przypadku, gdy drukarka nie posiada żadnego standardu polskich liter możemy wybrać opcję Bez polskich wtedy zamiast polskich znaków wstawione są litery podstawowe np. ę e. Wybór kodów drukarki służy do wyboru i definiowania tekstowego sterownika do drukarki. Ustawienie wysokości strony w mm funkcja przydatna podczas drukowania na drukarkach o szerokim wałku. Ustawienie szerokości strony w mm podobnie jak wyżej. UWAGA! Jeżeli wydruk tekstowy nie powoduje żadnej reakcji drukarki, należy sprawdzić ten sam wydruk, wybierając Rodzaj wydruku: Do portu. Gdy to pomoże, należy ustawić w sterowniku drukarki w ustawieniach buforowania format przesyłu danych EMF. Format RAW może nie działać poprawnie. W niektórych sterownikach parametr ten nazywa się procesorem tekstu. Następnie, należy powrócić do wydruku tekstowego. Wydruk tekstowy ma tę przewagę nad wydrukiem bezpośrednio do portu, że zajmuje się nim menadżer wydruków. Program szybciej wraca do pracy po wydruku mimo, że drukarka jeszcze długo będzie drukować. W przypadku drukowania do portu w skrajnym wypadku program może nie być aktywny, aż do wydrukowania ostatniej strony. Jeżeli wydruk nie mieści się na stronie pomimo, że na podglądzie jest wszystko wydaje się być w porządku. W takim przypadku należy ustawić Kody drukarki. Są one dostępne w instrukcji dołączanej przy zakupie do drukarki. 4. Zakładka Inne Służy do wpisania katalogów i nazw plików potrzebnych do wysyłania danych do innych miejsc przeznaczenia niż drukarka. Wydruki deklaracji Przed wydrukiem deklaracji (np. VAT-7, PIT-4) można zmienić opcje wydruków. W górnej części okna wydruku, należy wybrać drukarkę do jakiej ma zostać skierowany wydruk. Opcja Drukuj strony umożliwia wydrukowanie dowolnych stron z drukowanego formularza. Konieczne jest określenie, które strony chcemy wydrukować wszystkie czy wymienione. Strony wymieniamy po przecinku np. 1,5 wydrukuje stronę pierwszą i piątą jeżeli taka będzie. Podanie sekwencji 3..5 spowoduje wydrukowanie stron 3,4,5. Ustawienie opcji Zapytaj przed wydrukiem każdej strony spowoduje, że przed wydrukiem każdej strony program poczeka na włożenie nowej kartki umożliwia to dwustronne wydrukowanie formularza. Cieniowanie jeżeli włączymy opcję cieniowania, możemy suwakiem ustawić poziom szarego tła na jakim mają się drukować pola wypełniane przez urząd skarbowy. W przypadku gdy standardowo wydruk nie mieści się na drukarce (drukarka ma duże marginesy) można wydrukować formularz w skali z przedziału 195

196 Streamsoft (50%-150%). Możliwe jest drukowanie deklaracji na oryginalnym wzorcu. W tym celu, należy włączyć opcję Drukuj tylko dane, a następnie należy włożyć oryginalny druk i dobrać przesunięcie tak, aby odpowiednie dane znajdowały się w odpowiednim polu. Rejestry wydruków W programie Ala i Aga jest opcja Rejestr wydruków. Konfigurując tę opcję, możemy tworzyć historię wykonanych wydruków. Program tworzy rejestr wydruków, które zostały wykonane w programie. Aby ta opcja była aktywna, to należy ją poprawnie skonfigurować. W programie Ala należy wybrać Rejestr wydruków (z menu głównego) i wybrać konfigurację rejestru zaznaczając jakie wydrukowane dokumenty mają zostać zapisane w rejestrze. W programie Aga można osobno skonfigurować rejestr wydruków dla kadr i osobno dla płac. Aby ustawić konfigurację w kadrach, należy wejść w okienko Kadry i kliknąć opcję Drukuj. Na samym dole wyświetlonej listy znajduje się rejestr wydruków. Rozwijając tą opcję mamy możliwość skonfigurowania rejestru w miejscu Konfiguracja rejestrów wydruków zaznaczając, które dokumenty mają w tym rejestrze zostać zapisane. Konfigurację dla płac ustawiamy analogicznie przelączając się na okno Płace. 196

197 PCBIZNES Aktualizacja programów Wszystkie programy znajdujące się w ofercie firmy Streamsoft są stale rozwijane i dostosowywane do zmieniających się przepisów. Istnieje możliwość aktualizacji posiadanych wersji poprzez Internet. Aby zaktualizować program, należy uruchomić aktualizację poprzez Start Programy (lub Wszystkie programy) Streamsoft <program> Aktualizacja, gdzie <program> jest dowolnym z programów (Ala, Ewa, Aga, Iza): Na ekranie monitora pojawi się okno, w którym będzie można pzreprowadzić aktualizację programu: 197