Proces Zarządzanie Majątkiem (ZM) Procedura Zarządzanie remontami planowanymi i inwestycjami (ZM-01) INSTRUKCJA Strona 2 / 13

Transkrypt

1

2 INSTRUKCJA Strona 2 / 13 Spis treści: 1. Cel instrukcji 2. Zakres stosowania 3. Opis instrukcji I. Procedura wyboru wykonawcy/dostawcy przy zawieraniu umowy/ów na realizację projektu w oparciu o przepisy KC (przetarg art ) i Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego, dla których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp: II. III. IV. Etap I Przygotowanie postępowania Etap II Przeprowadzenie postępowania Etap III Zamknięcie postępowania Procedura wyboru wykonawcy/dostawcy dla umów, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp, w przypadku umów do wartości zł bez podatku od towarów i usług Procedura wyboru wykonawcy/dostawcy dla umów, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp, w przypadku umów, których wartość przekracza kwotę zł do euro bez podatku od towarów i usług Instrukcja wnioskowania o płatność V. Instrukcja dotyczącą sprawozdawczości VI. Instrukcja archiwizowania dokumentacji projektowej VII. Trwałość projektu VIII. Instrukcja ścieżka dojścia do dokumentów zaewidencjonowanych w elektronicznym systemie księgowym IX. Obowiązywanie X. Dokumenty przywołane XI. Aktualny Schemat organizacyjny Załączniki 4. Zapisy -01 Opis faktury -02 Ścieżki dostępu do dokumentów na wyodrębnionym koncie księgowym oraz do dokumentów OT na przykładzie projektu Konwersja kotła OP230 nr 2 (K3) na kocioł opalany biomasą w Elektrociepłowni nr 4 Dalkia Łódź 5. Tabela zmian

3 INSTRUKCJA Strona 3 / CEL INSTRUKCJI Udokumentowanie zasad weryfikacji i poświadczania, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programów Operacyjnych na lata wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego. 2. ZAKRES STOSOWANIA Przedmiotowo niniejsza instrukcja ma zastosowanie do projektów, dla których Spółka zamierza starać się o lub pozyskała dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej w ramach Programów Operacyjnych na lata Podmiotowo stosowaniem instrukcji są objęte wszystkie komórki organizacyjne Spółki, na których ciążą jakiekolwiek zadania z tytułu uczestnictwa w procesie pozyskiwania współfinansowania lub z tytułu realizacji projektu z udziałem środków z Unii Europejskiej. 3. OPIS INSTRUKCJI I. Procedura wyboru wykonawcy/dostawcy przy zawieraniu umowy/ów na realizację projektu w oparciu o przepisy KC (przetarg art ) i Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp: Etap I - Przygotowanie postępowania 1. Opracowanie Specyfikacji warunków zamówienia przy uwzględnieniu następujących zasad: a. opis przedmiotu zamówienia nie może zawierać postanowień mogących preferować konkretnych wykonawców, a w przypadku konieczności wskazania konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, należy obligatoryjnie dopuścić rozwiązania równoważne, b. zakaz stawiania wykonawcom wymagań oraz żądania dokumentów na ich potwierdzenie, które naruszałyby zasadę równego dostępu dla podmiotów z krajów UE. Zapewnienie przez Zamawiającego Wykonawcom traktowanie ich na równych prawach z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. Przykładowo zakazane są wymagania nakładające: - posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w wykonywaniu zamówienia w Polsce,

4 INSTRUKCJA Strona 4 / 13 - posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w realizacji zamówień współfinansowanych w ramach funduszy UE lub funduszy krajowych, c. wzajemne uznawanie dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem, d. wyznaczenie odpowiedniego terminu składania ofert, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się z przedmiotem zamówienia, przygotowania i złożenia oferty, e. określenie czy Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych i/ lub wariantowych, f. określenie możliwości zmian warunków udziału w przetargu, realizacji przedmiotu zamówienia (np. zmiana terminów określonych w SWZ, zebranie wykonawców), g. określenie możliwości odwołania warunków przetargu lub zamknięcia przetargu na każdym etapie/ bez wyboru oferty bez podawania przyczyn. 2. Sprawdzenie i zatwierdzenie Specyfikacji warunków zamówienia. 3. Przygotowanie treści ogłoszenia, które powinno zawierać co najmniej: a. nazwę (firmę) i adres Zamawiającego, b. określenie trybu zamówienia, c. temat Projektu/Zadania, d. czas, miejsce oraz warunki przetargu albo wskazać sposób udostępnienia warunków, e. numer postępowania nadany przez Zamawiającego, f. adres strony internetowej, na której zamieszczone jest ogłoszenie, g. adres , na który należy kierować wniosek o udostępnienie SWZ w wersji elektronicznej, h. planowany termin realizacji Projektu/Zadania, i. informację o warunkach udziału w przetargu lub wskazanie sposobu udostępnienia tych warunków, j. informację o możliwości zmiany ogłoszenia, a także warunków udziału w przetargu, k. termin składania stanowisk negocjacyjnych, l. dane osób do kontaktu ze strony Zamawiającego, m. informację o ubieganiu się Zamawiającego o dofinansowanie ze środków unijnych lub o uzyskaniu dotacji z UE, n. informację, że Zamawiajmy ma prawo odwołać warunki przetargu lub zamknąć przetarg na każdym etapie/ bez wyboru oferty bez podawania przyczyn. Etap II Przeprowadzenie postępowania 1. Powołanie Grupy Roboczej/ Komisji Przetargowej i zatwierdzenie trybu przetargu. 2. Wszczęcie postępowania poprzez ogłoszenie dotyczące zaproszenia do udziału w postępowaniu obligatoryjnie wg ppkt. a, b, c i d : a. w gazecie o ogólnopolskim zasięgu, w którym zgodnie z Art KC należy wskazać sposób udostępnienia warunków przetargu, b. zamieszczenie ogłoszenia na stronie internetowej Dalkia Łódź S.A.

5 INSTRUKCJA Strona 5 / 13 c. umieszczenie treści ogłoszenia na tablicy informacyjnej w siedzibie Dalkia Łódź S.A. d. zamieszczenie ogłoszenia na stronach Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, e. wysłanie indywidualnych zaproszeń do wskazanych Wykonawców. W I fazie postępowania mogą uczestniczyć wszyscy wykonawcy, którzy odpowiedzieli na zaproszenie o którym mowa w pkt Przekazanie specyfikacji warunków zamówienia wykonawcom. 4. Udzielanie na równych zasadach wszystkim oferentom wyjaśnień i modyfikacji dotyczących treści specyfikacji. 5. Złożenie przez oferentów stanowisk negocjacyjnych. 6. Złożenie oświadczeń przez każdego Członka Grupy Roboczej/ Komisji Przetargowej o braku lub istnieniu okoliczności skutkujących koniecznością wyłączenia się z prac Grupy Roboczej/ Komisji Przetargowej po zapoznaniu się członków z listą potencjalnych oferentów. 7. W trakcie oceny stanowisk negocjacyjnych zamawiający może prowadzić wyjaśnienia dotyczące treści złożonych stanowisk. 8. Ocena złożonych stanowisk negocjacyjnych. 9. Negocjacje techniczne ze wszystkim wykonawcami, którzy złożyli stanowisko negocjacyjne i spełnili warunki udziału w postępowaniu. 10. Wytypowanie do udziału w kolejnej fazie postępowania Wykonawców, którzy w największym stopniu oferują spełnienie wymagań Zamawiającego oraz technologię najlepszą do osiągnięcia celu, dla którego zamawiający będzie realizował Projekt/Zadanie. Wybór wykonawców do kolejnych etapów postępowania musi być przeprowadzony w oparciu o obiektywne i niedyskryminujące kryteria. 11. Uszczegółowienie negocjacji technicznych i postanowień przyszłej umowy. 12. Przekazanie wybranym wykonawcom informacji dotyczących nowych wymagań ustalonych w toku negocjacji i wyznaczenie ponownego terminu na złożenie stanowisk negocjacyjnych jeśli dotyczy. 13. Ocena ponownie złożonych stanowisk negocjacyjnych. 14. Negocjacje techniczne i handlowe. 15. Złożenie ofert przez wykonawców, którzy brali udział w II fazie negocjacji technicznych i handlowych. 16. Ocena złożonych ofert. 17. Wyjaśnianie treści złożonych ofert, omyłek pisarskich i rachunkowych. 18. Wybór najkorzystniejszej oferty w oparciu o warunki i wymagania określone w postępowaniu. Powiadomienie wykonawcy o wyborze jego oferty oraz pozostałych uczestników postępowania o nie wybraniu ich oferty. 19. Udzielenie zamówienia poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej z wykonawcą, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza dla Projektu/Zadania. Etap III Zamknięcie postępowania 1. Zakończenie prac Grupy Roboczej/Komisji Przetargowej następuje po obustronnym podpisaniu umowy.

6 INSTRUKCJA Strona 6 / 13 Uwagi: 2. Dokumentację z postępowania przetargowego należy archiwizować wg zasad określonych w procedurach wewnętrznych oraz Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego przy zachowaniu ochrony danych oraz tajemnicy handlowej. Zamawiający może prowadzić dowolną ilość spotkań negocjacyjnych (technicznych i handlowych) z wybranym wykonawcą. II. Procedura wyboru wykonawcy/dostawcy dla umów, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp, w przypadku umów do wartości 2000 zł. bez podatku od towarów i usług Nie jest wymagana procedura dokumentowania rozeznania rynku. Wystarczającym dokumentem będzie notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami, III. Procedura wyboru wykonawcy/dostawcy dla umów, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp, w przypadku umów, których wartość przekracza kwotę 2000 zł do euro bez podatku od towarów i usług 1. Zamawiający jest zobowiązany posiadać dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku, wskazujące, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, Zamawiający powinien wykazać okoliczności uzasadniające koniczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku. 2. Dokonanie rozeznania rynku będzie polegać na: a) skierowaniu w formie pisemnej lub w formie elektronicznej do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowego potwierdzonych wydrukiem zapytań; lub b) zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej Zamawiającego potwierdzone wydrukiem ogłoszenia. 3. Należy uzyskać co najmniej dwie ważne oferty, w przypadku postępowania określonego w pkt 2 lit. b wymóg będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na ogłoszenia o zamówieniu, zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej, złożona zostanie tylko jedna ważna oferta. 4. Rekomendację wyboru najkorzystniejszej oferty dokumentuje Raport/Protokół z oceny ofert. 5. Udzielenie zamówienia poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej z wykonawcą, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza dla Projektu/Zadania.

7 INSTRUKCJA Strona 7 / 13 IV. Instrukcja wnioskowania o płatność Instrukcja określa sposób wnioskowania o płatność pośrednią oraz o płatność końcową zgodnie z terminami sprawozdawczości oraz wzorem wniosku o płatność zawartym w Wytycznych do sprawozdawczości w ramach Programów Operacyjnych, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego zamieszczonych na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Wniosek o płatność służy: wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków własnych (wypełniane są poz. 1 20), pełni funkcję sprawozdawczą w zakresie informacji o postępie rzeczowym projektu (wypełniane są poz. 1-5 i 12-20). Wniosek o płatność składany jest z częstotliwością i w terminie określonym w umowie o dofinansowaniu, jednak co najmniej raz na trzy miesiące. Dokumenty źródłowe: plan wystąpień o środki dotacji, dokumenty księgowe, dokumentacja projektu, protokóły odbioru robót, dostaw, dokumentacji, usług. Dokumenty pomocnicze: zestawienia rzeczowe i finansowe własne sporządzone przez poszczególne komórki organizacyjne. Kod Czynność Wykonujący Czas Działanie Weryfikacja i aktualizacja wzoru sprawozdania oraz wymogów IW*) w zakresie sporządzania wniosków o płatność 1 dzień Pobranie z Wydziału IB oryginałów faktur 2. i protokołów odbioru robót, dostaw, dokumentacji, usług oraz innych załączonych do protokółu dokumentów Pobranie z Wydziału Polityki Finansowej (FP) dowodów zapłaty poniesionych wydatków oraz dokonanie weryfikacji finansowego wykonania projektu Przekazanie wniosku o płatność do Kierownika Projektu w celu weryfikacji zgodności z zakresem rzeczowo-finansowym projektu Weryfikacja poprawności wniosku o płatność w zakresie określonym harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu Weryfikacja wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych do dofinansowania zgodnie z umową o dofinansowanie W przypadku stwierdzonych niezgodności dokonuje ich uzgodnienia z Wydziałem IM Przygotowanie kserokopii załączników do wniosku o płatność oraz przygotowanie do poświadczenia za zgodność z oryginałem Przedstawienie wniosku o płatność do zatwierdzenia przez Zarząd Spółki Kierownik Projektu Kierownik Projektu Kierownik Projektu 5 dni do 2 dni 1 dzień Przygotowanie wniosku o płatność Kontrola finansowa Weryfikacja rzeczowokontrolna merytoryczna I Zatwierd zenie wniosku o płatność kontrola merytory czna II

8 INSTRUKCJA Strona 8 / 13 Zatwierdzenie wniosku o płatność poprzez złożenie podpisów na oryginałach formularza 10 wniosku o płatność oraz poświadczenie za zgodność z oryginałem kserokopii załączników do wniosku o płatność Za pośrednictwem Sekretariatów Zarządu zwrot 11 podpisanych dokumentów do Wydziału IM Sporządzenie pisma przewodniego do IW*) oraz przesłanie Sprawozdania w wersji papierowej 12 i elektronicznej za potwierdzeniem przekazania dokumentów Zaewidencjonowanie Sprawozdania 13 w dokumentacji projektu w wersji papierowej i elektronicznej *) IW Instytucja Wdrażająca Zarząd Spółki lub osoba uprawomocniona Sekretariat Spółki do 2 dni 1 dzień Wysłanie i ewidencja wniosku o płatność Czas Całkowity: do 12 dni Ewidencja Wewnętrzna: Ewidencja Zewnętrzna: Instytucja Wdrażająca V. Instrukcja dotycząca sprawozdawczości W przypadku gdy w okresie sprawozdawczym beneficjent nie zamierza wnioskować o płatność wówczas wniosek o płatność służy przedstawieniu postępu rzeczowo-finansowego projektu. Dokumenty źródłowe: harmonogram rzeczowo-finansowy, dokumenty księgowe, dokumentacja projektu, protokóły odbioru robót, dostaw, dokumentacji, usług Dokumenty pomocnicze: zestawienie rzeczowe i finansowe własne sporządzone przez poszczególne komórki organizacyjne Kod Czynność Wykonujący Czas Działanie Weryfikacja i aktualizacja wzoru sprawozdania oraz 1 dzień 1. wymogów IW*) w zakresie sporządzania sprawozdania Pobranie z działu obsługi księgowej/wydziału 2. księgowości oryginałów dokumentów księgowych dotyczących okresu sprawozdawczego Pobranie z Wydziału IB oryginałów protokółów 3. odbioru robót, dostaw, dokumentacji, usług oraz innych załączonych do protokółu dokumentów Pobranie z Wydziału Polityki Finansowej (FP) 5 dni 4. dowodów zapłaty poniesionych wydatków oraz dokonanie weryfikacji finansowego wykonania projektu 5. Sprawdzenie powyższych dokumentów Przygotowanie danych do sprawozdania

9 INSTRUKCJA Strona 9 / Przygotowanie projektu sprawozdania i przesłanie do Kierownika celem weryfikacji i uzupełnienia danych Weryfikacja i uzupełnienie danych oraz zwrot do Wydziału IM Kierownik Projektu 3 dni Projekt Sprawoz dania 8. Przedstawienie Sprawozdania do zatwierdzenia przez Zarząd Spółki Zatwierdzenie Sprawozdania poprzez złożenie podpisów na oryginałach formularza Za pośrednictwem Sekretariatów Zarządu zwrot podpisanych dokumentów do Wydziału IM Zarząd Spółki lub osoba uprawomocniona Sekretariat Spółki do 2 dni Zatwierdzenie Sprawozdania Sporządzenie pisma przewodniego do IW*) oraz przesłanie Sprawozdania w wersji papierowej i elektronicznej za potwierdzeniem przekazania dokumentów Zaewidencjonowanie Sprawozdania w dokumentacji projektu w wersji papierowej i elektronicznej 1 dzień Wysłanie i ewidencja Sprawozdania *) IW Instytucja Wdrażająca Czas Całkowity: do 11 dni Ewidencja Wewnętrzna: Ewidencja Zewnętrzna: Instytucja Wdrażająca VI. Instrukcja archiwizowania dokumentacji projektowej 1. W ramach Programów Operacyjnych na lata okres archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu objętego dofinansowaniem obejmuje okres realizacji projektu oraz 3 lata od zamknięcia Programu Operacyjnego. 2. Z uwzględnieniem pkt. 1, w przypadku Projektu, w którym występuje pomoc publiczna obowiązek archiwizacji dokumentacji trwa 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej. 3. Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem na informatycznych nośnikach danych w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami. 4. Instytucja Wdrażająca poinformuje o dacie zamknięcia Programu Operacyjnego. 5. Wersję papierową Dokumentacji dotyczącej Projektu w okresie jego trwania przechowuje się w niżej wymienionych lokalizacjach: a) Dokumentacja przetargowa - EC-4, bud E, Wydział Zakupów /IZ/,

10 INSTRUKCJA Strona 10 / 13 b) Wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie, wniosek o płatność, informacje pokontrolne, promocja projektu EC-4, bud. D, VII p., korytarz, Wydział Inżynierii Remontów /IM/, c) Umowa z wykonawcą, faktury, protokóły odbioru oraz inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty dotyczące projektu (oryginały) EC-4, bud. E, Wydział Planowania i Rozliczeń Inwestycji i Remontów /IB/, d) Dokumentacja projektowa (techniczna) w zależności od miejsca realizacji projektu: - Wydział Przygotowania i Realizacji Robót EC2/EC3 (RP2/3) ul. Pojezierska 70, - Wydział Przygotowania i Realizacji Robót EC-4 (RP4) ul. J. Andrzejewskiej 5, - Wydział Eksploatacji Sieci Ciepłowniczej (CS) ul. Wieniawskiego 40, e) Oryginały dowodów OT wraz z Kartami obiektu inwentarzowego, wyciągi bankowe, przelewy EC-4 bud. D, Wydział Controllingu i Rachunkowości (FC). 6. Segregatory, w których przechowywana jest dokumentacja dotycząca ubiegania się o dofinansowanie oraz realizacji projektu powinny posiadać spisy zawartości zawierające w szczególności: liczbę porządkową, nazwę dokumentu, rodzaj dokumentu, datę dokumentu, numer dokumentu, określenie jego rodzaju (przychodzące, wychodzące) oraz opis od kogo do kogo został dokument przesłany. 7. Docelowo dokumentacja projektu będzie przechowywana w planowanym do realizacji archiwum dla Pionu Inwestycji i Remontów. VII. Trwałość projektu Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia trwałości Projektu, w rozumieniu art. 57 ust. 1 Rozporządzenia 1083/2006, w okresie 5 lat liczonych od daty zakończenia realizacji Projektu, pod rygorem obowiązku zwrotu środków. Pieczę nad właściwą eksploatacją urządzeń powstałych w wyniku realizacji Projektu finansowanego z udziałem środków UE, tak, aby nie dopuścić w jej trakcie do powstania zmian o charakterze zasadniczej modyfikacji w rozumieniu przepisów ww. Rozporządzenia i dochować trwałości projektu zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie, powierza się właściwym Głównym Inżynierom (PE2-4) jako użytkownikom majątku produkcyjnego, bądź Dyrektorowi ds. Sieci Ciepłowniczej (GC) jako użytkownikowi i właścicielowi majątku Zakładu Sieci Cieplnej oraz Dyrektorowi ds. Inwestycji i Remontów (GI) jako właścicielowi majątku produkcyjnego. O wszelkich zamiarach dokonania zmian użytkownicy, jak i właściciele majątku powstałego w wyniku realizacji projektu współfinansowanego ze środków UE mają obowiązek powiadamiać Wydział Inżynierii Remontów (IM) jako nadzorujący prawidłową realizację Projektów dofinansowywanych z Funduszy Europejskich.

11 INSTRUKCJA Strona 11 / 13 VIII. Instrukcja ścieżka dojścia do dokumentów zaewidencjonowanych w elektronicznym systemie księgowym 1. Projekt pn.: Konwersja kotła OP230 nr 2 (K3) na kocioł opalany biomasą w Elektrociepłowni nr 4 Dalkia Łódź w Dalkia Łódź miał przypisany kod nr I/D/406/10, a po zmianie nr projektu kod CID Decyzją z dnia r. dla projektu pn. Konwersja kotła OP230 nr 2 (K3) na kocioł opalany biomasą w Elektrociepłowni nr 4 Dalkia Łódź nr I/D/406/10.zostało wydzielone konto księgowe w Planie kont o numerze: Po podpisaniu umowy o dofinansowanie nr POIS /10-00 z dnia r. na projekcie zostało wydzielone zadanie nr. 1 koszty kwalifikowane ewidencja dokumentów objętych dotacją. W związku z decyzją Zarządu o rozliczaniu kosztów pracy osób uczestniczących w projekcie w koszty tego projektu, zmianie uległ numer projektu, od roku jest to numer CID Projekt pn.: Redukcja emisji tlenków azotu z kotła K7 w EC4 Dalkia Łódź zgodnie ze standardem Dyrektywy IED w Dalkia Łódź ma przypisany kod nr CID Po podpisaniu umowy o dofinansowanie nr POIS /12-00 z dnia r. na projekcie zostało wydzielone zadanie nr 2a koszty kwalifikowane dotyczące przebudowy kotła K7 wraz z wymiana palników oraz zadanie nr 3a koszty kwalifikowane dotyczące wybudowania instalacji SNCR. Dla projektu CID zostało wydzielone konto księgowe w Planie kont o numerze: Projekt pn.: Przebudowa sieci ciepłowniczej wodnej w Dalkia Łódź S.A. w celu ograniczenia strat ciepła objęty umową o dofinansowanie nr POIS /10-01 w Dalkia Łódź ma przypisane kody o numerach: a) CID koszty kwalifikowane zad. 2A, konto księgowe nr dla przebudowy sieci ciepłowniczej od K-164 do K-193 i od PS-803 do K-3305 Żeromskiego-Włókniarzy-Drewnowska b) CID koszty kwalifikowane zad. 2A, konto księgowe nr dla przebudowy sieci cieplnej od K-2025 do K-29 Os. Pienista c) CID koszty kwalifikowane zad.4a, konto księgowe nr dla przebudowy sieci wodnej magistralnej od K do K-1235 ul. Julianowska wraz z przyłączem do bud. Julianowska 7a d) CID koszty kwalifikowane zad.3a, konto księgowe nr dla przebudowy sieci wodnej rozdzielczej od K-617 do K-617/12 os. Czerwony Rynek wraz z przyłączami. 4. Projekt pn.: Przebudowa sieci ciepłowniczej w Łodzi Modernizacja sieci wodnej rozdzielczej w dzielnicach Łódź Polesie i Łódź Bałuty objęty umowa o dofinansowanie

12 INSTRUKCJA Strona 12 / 13 nr UDA-RPLD /10-00 z dnia r. w Dalkia Łódź ma przypisane kody o numerach: a) CID koszty kwalifikowane zad.1, konto księgowe nr dla projektu modernizacji sieci wodnej rozdzielczej od K-2019/3 do K-2019/10 Nowe Sady b) CID koszty kwalifikowane zad.1, konto księgowe nr dla projektu modernizacji sieci wodnej rozdzielczej od K-902 w kierunku Os. Teofilów C2 Ścieżki dostępu do dokumentów na wyodrębnionym koncie księgowym oraz do dokumentów OT zaprezentowano w załączniku nr -02 na przykładzie projektu Konwersja kotła OP230 nr 2 (K3) na kocioł opalany biomasą w Elektrociepłowni nr 4 Dalkia Łódź. IX. Obowiązywanie Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania i zastępuje Instrukcję w wersji z r. X. Dokumenty przywołane - Aktualny schemat organizacyjny zamieszczony w systemie ARIS Portal XI. Załączniki Opis faktury Ścieżki dostępu do dokumentów na wyodrębnionym koncie księgowym oraz do dokumentów OT na przykładzie projektu Konwersja kotła OP230 nr 2 (K3) na kocioł opalany biomasą w Elektrociepłowni nr 4 Dalkia Łódź 4. ZAPISY Brak zapisów. 5. TABELA ZMIAN Lp. Opis zmiany Data zmiany 1. Dodano pkt.2 pn. Zakres obowiązywania 02/04/ Pkt. 3.I zmiana tytułu 02/04/2013

13 INSTRUKCJA Strona 13 / Etap I - pkt 3.I.1.g. zmiana treści 02/04/ Etap I pkt. 3.I.3.j., k., n., - zmiana treści mająca na celu doprecyzowanie 02/04/2013 czynności Zamawiającego 5. Etap II pkt. 3.I.5., 8., 9., zmiana treści mająca na celu doprecyzowanie 02/04/2013 czynności Zamawiającego 6. Etap III pkt 3.I.1. - zmiana treści mająca na celu doprecyzowanie czynności 02/04/2013 Zamawiającego 7. Dodano pkt. 3. II i 3.III z uwagi na rozszerzenie zakresu stosowania 02/04/ Zmiana zapisów w tabelach w pkt. 3.IV. i 3.V. wynikających z doprecyzowania 02/04/2013 wykonujących czynności (odpowiednio pkt. 10 i 11 tabeli oraz pkt. 9 i 10 tabeli) 9. Zmiana zapisów pkt. 3.VI.5a. i c w zakresie zmiany przechowywania umów 02/04/ Zmiana zapisów pkt. 3.VI.5.d. w związku z likwidacją z połączeniem RP2 z RP3 02/04/2013 oraz likwidacją RP5 11. Rozdział VI dodano pkt 6 14/11/ Dodano rozdział VII pt. Trwałość projektu 14/11/ Rozdział IV, V, VI aktualizacja nazw i symboli wydziałów zgodna ze zmianami 21/02/2014 organizacyjnymi 14. Dodano rozdział VII pt. Instrukcja ścieżka dojścia do dokumentów 21/02/2014 zaewidencjonowanych w elektronicznym systemie księgowym 15 W Rozdz. XI. dodano załącznik -01 Ścieżka dostępu do dokumentów na wyodrębnionym koncie księgowym oraz do dokumentów OT na przykładzie projektu Konwersja kotła OP230 nr 2 (K3) na kocioł opalany biomasą w Elektrociepłowni nr 4 Dalkia Łódź 21/02/2014

14 -01 Opis faktury Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: 1) krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek. W przypadku RPD pomocy technicznej, jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowalną; 2) numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą z tytułu, którego poniesiono wydatek; 3) numer umowy o dofinansowanie / decyzji oraz nazwę i numer projektu; 4) nazwę Programu Operacyjnego, numer priorytetu i działania; 5) źródło finansowania (określenie odpowiedniego funduszu); 6) kategorię wydatku oraz podkategorię wydatku w przypadku wydatków w ramach pomocy technicznej na podstawie RPD; 7) kategorię wydatku w każdym innym przypadku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w punkcie 9 (np. Przygotowanie projektu Przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane - opłaty); 8) nr protokołu odbioru oraz datę sporządzenia (lub tylko datę jeśli protokół nie posiada numeru) w przypadku, gdy dokument potwierdzający wykonanie/odebranie roboty/usługi/dostawy nie jest wymagany do dołączenia do wniosku o płatność zgodnie z umową o dofinansowanie. Protokoły odbioru nie są wymagane jako załączniki do wniosku o płatność w przypadku wydatków realizowanych w ramach pomocy technicznej; 9) kwotę wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT; 10) w przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi kwotę wydatków kwalifikowalnych w części odpowiadającej EFRR lub FS oraz wkładowi krajowemu; 11) w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość; 12) numer projektu, nr wyodrębnionego konta księgowego. Opis powinien być zamieszczony na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, co najmniej w zakresie, o którym mowa w punktach 2-5 oraz 9 i W przypadku braku miejsca na odwrocie faktury, dalszy ciąg opisu należy sporządzić na odrębnej kartce papieru trwale dołączonej do faktury. Opisu faktury w zakresie danych jak wyżej dokonuje Wydział IB.

15 -02 A. Instrukcja ścieżka dojścia do dokumentów na wyodrębnionym koncie projektu Zaewidencjonowane na projekcie faktury pokazuje raport uruchamiany poprzez zlecenie: Raport projekty z fakturami wykonywany w module projektowym PA Oracle ebs. Procedura tworzenia raportu 1

16 Z listy zleceń wybieramy raport Raport projekty z fakturami W oknie parametrów wpisujemy numer projektu 2

17 Uzyskujemy raport B. Instrukcja ścieżka dojścia do dokumentów OT w ramach dotowanych projektów Aby uzyskać informację na temat środków trwałych oddanych do użytkowania w ramach dotowanych projektów, należy utworzyć raport. 3

18 Raport ten uzyskujemy z podmodułu DLD-ST- Przegląd danych w systemie Oracle Uruchamiamy procedurę tworzenia zleceń Z zestawu zleceń należy wybrać raport o nazwie Dalkia: Raport dokumentów OT/OTM 4

19 Po wypełnieniu właściwych danych Otrzymujemy raport. 5