REGULACJE ZGODNE Z WYTYCZNYMI W ZAKRESIE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO NA LATA

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia JM Rektora UAM nr 542/2015/2016 z dnia18 lipca 2016 r. PROCEDURA ZAWIERANIA UMÓW Z WYKONAWCAMI DLA ZADAŃ OBJETYCH PROJEKTEM pn. Kompleksowa modernizacja energetyczna obiektu po Wydziale Chemii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza przy ul. Grunwaldzkiej 6 w Poznaniu ZAWIERAJĄCA REGULACJE ZGODNE Z WYTYCZNYMI W ZAKRESIE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO NA LATA Tytuł projektu: Program, w ramach którego realizowani jest projekt: Oś Priorytetowa, w ramach którego realizowany jest projekt: Działanie, w ramach którego realizowany jest projekt: Podziałanie, w ramach którego realizowany jest projekt: Numer projektu: Kompleksowa modernizacja energetyczna obiektu po Wydziale Chemii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza przy ul. Grunwaldzkiej 6 w Poznaniu Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Oś Priorytetowa I Zmniejszenie emisyjności gospodarki Działanie 1.3 Wspieranie efektywności energetycznej w budynkach Poddziałanie Wspieranie efektywności energetycznej w budynkach użyteczności publicznej NFOSiGW-DRB

2 1. Postępowania w celu zawarcia umów z wykonawcami w ramach projektu Kompleksowa modernizacja energetyczna obiektu po Wydziale Chemii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza przy ul. Grunwaldzkiej 6 w Poznaniu realizowane są zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2015, poz z późniejszymi zmianami), w oparciu o Regulamin Zamówień Publicznych UAM (Zarządzenie Nr 116/2009/2010 Rektora UAM z dnia 17 grudnia 2009 roku z późniejszymi zmianami), zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura I Środowisko na lata oraz niniejszą Procedurą. 2. Regulamin Zamówień Publicznych UAM stanowi integralną część niniejszej Procedury. 3. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata , zwane dalej Wytycznymi, stanowią integralną część niniejszej Procedury. 4. Niniejsza Procedura oraz zarządzenia Rektora są ogólnie dostępne na stronie internetowej UAM 5. Niezależnie od trybu postępowania pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z niniejszą Procedurą zobowiązani są do zachowania bezstronności, co poświadczają podpisując stosowny dokument. 6. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia publiczne, z wyjątkiem zamówień sektorowych, nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z beneficjentem osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, zgodnie z pkt 8 sekcji Wytycznych. 7. Szacowanie wartości zamówienia publicznego jest dokonywane z należytą starannością, z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 oraz art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4 ustawy Pzp lub zamówień publicznych, o których mowa w sekcji pkt 15 Wytycznych oraz zgodnie z zasadami określonymi w sekcji pkt 1 Wytycznych. 8. Terminy odnoszące się do każdego etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ustalane są zgodnie z prawem krajowym, unijnym oraz Wytycznymi. 9. Wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny. 10. Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego muszą zostać określone zgodnie z zasadami określonymi w sekcji pkt 6 Wytycznych, tj. mają zawierać wymagania związane z przedmiotem zamówienia publicznego, przy czym nie mogą zawężać konkurencji oraz powinny, co do zasady, określać poza wymaganiami dotyczącymi ceny również inne wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji. 11. Za nienależyte wykonanie zamówienia stosowane są kary, które są wskazane w umowie zawieranej z wykonawcą. W razie niezastosowania kar, nastąpi pisemne udokumentowanie przyczyn ich niezastosowania. 2

3 12. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata realizacja projektu uwzględnia 3 podstawowe procedury postępowania przy zawieraniu umów: zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych - podrozdział 6.5, i Wytycznych; zgodnie z zasadą konkurencyjności (powyżej 50 tyś zł netto) - podrozdział 6.5, i Wytycznych; po przeprowadzeniu procedury rozeznania rynku (2 50 tyś zł netto) - podrozdział 6.2 pkt. 4 i 5 oraz podrozdział Wytycznych. I. Tryb postępowania w przypadku składania zamówienia zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych 1. W przypadku udzielania zamówień publicznych o wartości przewyższającej EUR (trzydzieści tysięcy euro) zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, Regulamin Zamówień Publicznych UAM (Zarządzenie Nr 116/2009/2010 Rektora UAM z dnia 17 grudnia 2009 roku z późniejszymi zmianami) oraz Wytyczne. II. Tryb postępowania w przypadku składania zamówienia do których, zgodnie z art. 4 pkt. 8 nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych A. Dla zamówień poniżej 2000 zł 1. Przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia przez jednostkę składającą zamówienie: Biuro ds. Realizacji Projektu Kompleksowa modernizacja energetyczna obiektu po Wydziale Chemii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza przy ul. Grunwaldzkiej 6 w Poznaniu. 2. Szacowanie z należytą starannością wartości zamówienia przez jednostkę składającą zamówienie. 3. Złożenie wniosku o dostawę produktu lub wykonanie usługi ze wskazaniem dostawcy/wykonawcy do Działu Zamówień Publicznych UAM. 4. Zachowanie formy pisemnej z wykonawcą przy zamówieniach o niższej wartości zamówienia poprzez złożenie pisemnego zamówienia. 5. Archiwizacja dokumentacji przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, z zastrzeżeniem konieczności dłuższego przechowywania dokumentów dla celów kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy, w sytuacjach wskazanych w ust. 3-5 oraz pod warunkiem, że są to terminy nie krótsze niż wynikające z PZP. B. Dla zamówień od 2000 zł netto do zł netto 1. Przygotowanie zapytania ofertowego przez jednostkę składającą zamówienie: Biuro ds. Realizacji Projektu Kompleksowa modernizacja energetyczna obiektu po Wydziale Chemii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza przy ul. Grunwaldzkiej 6 w Poznaniu. 2. Przeprowadzenie z należytą starannością rozeznania rynku, przy czym jednostka składająca zamówienie musi posiadać dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku, 3

4 wskazujące, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej. Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku to w szczególności: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe (bądź wydruk ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej) wraz z otrzymanymi ofertami, czy też wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierającego datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku. Ponadto: w przypadku wydatków wynikających z umów o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej UAM w przypadku wydatków wynikających z umów o wartości do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), szczegółowe warunki i procedury potwierdzania przez beneficjenta, że wydatek został dokonany w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zostały określone w Sekcji Wytycznych kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, beneficjent powinien wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku. 3. W celu zachowania jawności i efektywności upublicznienie zapytania ofertowego na tablicy ogłoszeń, stronie internetowej UAM oraz umieszczenie zapytania na stronie internetowej. 4. Udzielanie odpowiedzi na ewentualne zapytania oferentów. 5. Wybranie najkorzystniejszej oferty. Zamawiający winien w wyniku przeprowadzonego rozeznania otrzymać co najmniej dwie ważne oferty. Wymóg ten będzie spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta. Przy czym oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym/ogłoszeniem nie stanowi oferty ważnej. W przypadku wydatków o wartości od 20 do 50 tys. zł. netto oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, dokumentowanie rozeznania rynku 4

5 obejmuje co najmniej wydruk ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej wraz z otrzymanymi ofertami. 6. Sporządzenie protokołu wyboru najkorzystniejszej oferty. 7. Złożenie wniosku o dostawę produktu lub wykonanie usługi ze wskazaniem dostawcy/wykonawcy do Działu Zamówień Publicznych UAM). Do wniosku załącza się ofertę wybranego wykonawcy. 8. Zawarcie w formie pisemnej umowy z wykonawcą. 9. Archiwizacja dokumentacji przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, z zastrzeżeniem konieczności dłuższego przechowywania dokumentów dla celów kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy, w sytuacjach wskazanych w ust. 3-5 oraz pod warunkiem, że są to terminy nie krótsze niż wynikające z PZP. C. Dla zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), a w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej od kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) 1. Przygotowanie przez jednostkę składającą zamówienie: Biuro ds. Realizacji Projektu Kompleksowa modernizacja energetyczna obiektu po Wydziale Chemii Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza przy ul. Grunwaldzkiej 6 w Poznaniu zapytania ofertowego zgodnie z wymogami określonymi w pkt. 5 lit a sekcji Wytycznych, zawierającego co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, ich wagi punktowe i sposób punktacji, termin składania ofert, warunki zmiany umowy. 2. Upublicznienie zapytania ofertowego poprzez: a) umieszczenie zapytania na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego; oraz b) w przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne dodatkowo jego umieszczenie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. 3. Wybór najkorzystniejszej spośród wszystkich złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny (wybór dokumentowany jest stosownym protokołem). W przypadku wpływu tylko jednej oferty uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną. Jeśli nie wpłynie żadna oferta dopuszcza się zawarcie umowy bez zachowania tej zasady. 4. Sporządzenie w formie pisemnej protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (zgodnie wymogami określonymi w pkt. 10 sekcji Wytycznych). 5. Złożenie wniosku o zakup produktu lub wykonanie usługi ze wskazaniem dostawcy/wykonawcy do Działu Zamówień Publicznych UAM. 6. Zawarcie w formie pisemnej umowy z wykonawcą. W przypadku, gdy wybrany wykonawca odstąpi od podpisania umowy, możliwe jest jej podpisanie z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 5

6 Dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy jest możliwe, jedynie w przypadku przewidzenia w zapytaniu ofertowym takiej okoliczności wraz z określeniem warunków takiej zmiany. Dopuszczalne jest udzielanie zamówień uzupełniających i dodatkowych na zasadach analogicznych jak w ustawie Pzp oraz zgodnie z pkt. 15 i 15 sekcji Wytycznych. 7. Informację o wyniku postępowania umieszcza się na stronie internetowej przy czym w przypadku upublicznienia zapytania ofertowego w sposób określony w pkt 7 lit a tiret i sekcji Wytycznych, informację o wyniku postepowania umieszcza się co najmniej na stronie internetowej wskazanej w tym punkcie. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, istnieje obowiązek udostępnienia wnioskodawcy protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, przy czym nie dotyczy to załączników, o których mowa w pkt 10 lit. H tiret ii sekcji Wytycznych. 8. Archiwizacja dokumentacji przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu, z zastrzeżeniem konieczności dłuższego przechowywania dokumentów dla celów kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy, w sytuacjach wskazanych w ust. 3-5 oraz pod warunkiem, że są to terminy nie krótsze niż wynikające z PZP. 6