PROCEDURA WEWNĘTRZNA udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wartości określonej w art.4 pkt.8 ustawy pzp

Transkrypt

1 PROCEDURA WEWNĘTRZNA udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wartości określonej w art.4 pkt.8 ustawy pzp Rozdział I. Postanowienia ogólne 1. Niniejsza Procedura dotyczy zamówień na zakup usług, dostaw oraz zlecania robót budowlanych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2013 poz.907 ze zmianami oraz z 2014, poz. 423), zwanej dalej ustawą na podstawie wyłączeń określonych w ustawie, a w szczególności których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro a nie przekracza, zgodnie z art.4 pkt.8 ustawy, wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 2. Opisana poniżej Procedura ma zastosowanie do zamówień udzielanych na podstawie art.4 pkt.8 ustawy, jeżeli: a) łączna wartość dostaw, robót budowlanych lub usług tego samego rodzaju, liczona z należytą starannością dla poprzedniego roku kalendarzowego, przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, albo b) zamawiający zamierza udzielić w bieżącym roku kalendarzowym zamówienia na dostawy, roboty budowlane lub usługi tego samego rodzaju o łącznej wartości przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 3. Decyzję co do wyboru jednego ze sposobów obliczania łącznej wartości dostaw, robót budowlanych i usług tego samego rodzaju, o których mowa w ust.2, podejmuje kierownik właściwego kompetencyjnie wydziału w PWiK. 4. Wartości występujące w niniejszej Procedurze są wartościami netto. 5. Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczeń zamówień publicznych ustala się na podstawie aktualnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, wydanego na podstawie art.35 ust.3 ustawy. 6. Dla zamówień o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty euro zamawiający może przeprowadzić telefoniczne rozeznanie cenowe z taką liczbą wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, które zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż dwie, sporządzając jednocześnie notatkę służbową zawierającą potwierdzenie zlecenia dokonania zamówienia lub opisując dowód zamówienia, w tym fakturę. Notatki, o których mowa wyżej sporządza Kierownik właściwego wydziału, przekazując je równocześnie pracownikowi odpowiedzialnemu za realizację zamówień publicznych w PWiK. 7. Zamówienia, których wartość nie przekracza równowartości kwoty euro może udzielić samodzielnie kierownik wydziału w PWiK lub osoba przez niego upoważniona, pod warunkiem, że jego udzielenie nie prowadzi do podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów procedury wewnętrznej oraz przepisów ustawy. Udzielenie zamówienia potwierdza kierownik jednostki, akceptując dowód księgowy w rozumieniu przepisów o rachunkowości. 8. Wyłączenia. Procedury wewnętrznej nie stosuje się do: a) Zamówień i konkursów o wartości poniżej równowartości kwoty euro netto rocznie, z zastrzeżeniem pkt. 6 i 8 b) W przypadku środków finansowanych pozyskanych z zewnątrz w ramach określonych projektów, jeżeli wytyczne danego projektu określają sposób wydatkowania tych środków c) zamówień z kategorii dostawy bonów z tytułu posiłków profilaktycznych dla pracowników PWiK, d) zamówień z kategorii dostawy bonów świątecznych dla pracowników PWiK finansowanych ze środków ZFŚŚ, e) zamówień z kategorii usługi naprawcze pojazdów będących w użytkowaniu PWiK, f) zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane realizowane w przypadku zaistnienia awarii lub innego zdarzenia losowego i związanej z tym konieczności natychmiastowej realizacji zamówienia, g) zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia,

2 h) przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy, i) przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórcza lub artystyczną. Rozdział II. Procedura wszczęcia i przeprowadzenia postępowania 1. Podstawę do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia stanowi zaakceptowany przez Kierownika Jednostki wniosek o wszczęcie postępowania składany przez kierowników wewnętrznych lub osoby przez nich upoważnione. 2. Wniosek, o którym mowa w ust.1 stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. 3. Wnioskodawca jest zobowiązany do przygotowania wniosku o zamówienie z uwzględnieniem: a) opis przedmiotu zamówienia, zawierający np. szczególne wymagania odnośnie parametrów i funkcji, terminu realizacji, itp. b) określenie wartości szacunkowej zamówienia 4. Dla zamówień przeprowadza się pisemne rozeznanie cenowe, składające się z takiej liczby ofert, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. 5. Jeżeli nie można obliczyć wartości zamówienia na podstawie realiów rynkowych zamawiający może swój szacunek oprzeć na aktualnie powszechnie stosowanych katalogach, cennikach, taryfikatorach. 6. Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku to w szczególności: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania cenowe wraz z otrzymanymi ofertami, czy też wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców. 7. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierającego datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. 8. Procedura udzielania zamówienia polega na tym, że pracownik merytoryczny przeprowadza pisemne rozeznanie zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców, która zapewni konkurencję, nie mniej niż dwóch. 9. Jeżeli dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 10. Oferty powinny być złożone w formie pisemnej w terminie i miejscu określonym w zapytaniu ofertowym, przesyłką pocztową lub za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. 11. Niedozwolone jest kierowanie zapytań ofertowych do podmiotów, które uprzednio wykonały na rzecz PWiK Lidzbark Warmiński zamówienie publiczne z nienależytą starannością, a w szczególności: a) nie wykonały przedmiotu umowy w terminie z przyczyn leżących po ich stronie lub b) dostarczyły towary o niewłaściwej jakości lub nieodpowiadające warunkom umownym lub c) nie wywiązały się w terminie z warunków gwarancji lub rękojmi, lub d) wykonana przez nie usługa obarczona była wadą powodującą konieczność poniesienia przez PWiK Lidzbark Warmiński dodatkowych nakładów prac. 12. Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury. 13. Po otrzymaniu ofert od wykonawców, osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia zobowiązana jest do sporządzenia protokołu. Protokół zatwierdza Kierownik jednostki. 14. Protokół z przeprowadzonego postępowania stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury. Rozdział 3. Udzielenie zamówienia 1. Na podstawie otrzymanych ofert pracownik wybiera wykonawcę, który zaoferował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia oraz spełnia wymagania opisane przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym. Warunki udziału w postępowaniu określa się w zapytaniu ofertowym. strona 2

3 2. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. Przepisów dotyczących analizy rynku i zbierania ofert nie stosuje się, gdy zostanie spełniony warunek: zamówienie publiczne z przyczyn obiektywnych może być realizowane wyłącznie przez jednego wykonawcę. W tym przypadku za wystarczające zostaną uznane wydruki ofert / cenników z portali internetowych bądź notatka służbowa z przeprowadzonej analizy rynku. 3. W przypadku, kiedy w prowadzonym postępowaniu nie zostanie złożona żadna oferta lub też wszystkie oferty zostaną odrzucone przez zamawiającego ze względu na ich niezgodność z określonymi warunkami, zamawiający może udzielić zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. 4. Zatwierdzony przez kierownika jednostki protokół stanowi podstawę nawiązania z wybranym wykonawcą stosunku zobowiązaniowego, na podstawie którego wybrany wykonawca będzie wykonywał zamówienie publiczne. 5. Podstawą nawiązania z wybranym wykonawcą stosunku zobowiązaniowego jest również: a) zamówienie b) umowa o dzieło lub zlecenia c) inna umowa cywilnoprawna 6. Wnioskujący może wnioskować o udzielenie kolejnego zamówienia wykonawcy, realizującemu dotychczas przedmiot zamówienia, jeżeli zachodzi konieczność udzielenia zamówienia tożsamego z uprzednio udzielonym zamówieniem a udzielenie zamówienia w ten sposób jest z korzyścią dla Zamawiającego. Przez tożsame zamówienie należy rozumieć przedmiot zamówienia pod względem rodzajowym tożsamy z uprzednio udzielonym. Rozdział 4. Postanowienia końcowe 1. Obowiązkiem osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie procedury udzielania zamówień jest bezstronne oraz staranne przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem niniejszych wytycznych. 2. Do przeprowadzenia postępowań powinny być stosowane wzory dokumentów stanowiące załączniki do niniejsze Procedury. 3. Procedura wchodzi w życie w dniu określonym zarządzeniem Kierownika Jednostki i zastępuje dotychczas obowiązującą procedurę w tym zakresie. 4. Procedura obowiązuje wszystkie działy organizacyjne w PWiK Lidzbark Warmiński, za jego przestrzeganie odpowiedzialni są kierownicy działów. 5. Kierownicy wewnętrzni są obowiązani do zapoznania z treścią procedury podległych im pracowników. 6. Procedura dostępna jest do publicznej wiadomości na stronie internetowej zamawiającego: strona 3

4 Załącznik nr 1 do procedury udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wartości określonej w art.4 ust.8 ustawy pzp (miejscowość i data) (pieczątka zamawiającego) Znak Sprawy: ZPP - /. Wniosek nr.. /... rok o dokonanie wydatku bez zastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, na podstawie Procedury Wewnętrznej obowiązującej w PWiK Lidzbark Warmiński wnosi o zaakceptowanie i zaangażowanie środków na realizację zamówienia na dostawy / usługi / roboty budowlane. Przedmiotem planowanego wydatku jest:.. Planowana data lub okres realizacji zamówienia:..... Kod CPV:.. Wartość zamówienia netto:.. PLN.. euro Wartość zamówienia brutto:.. PLN.. euro Podstawa ustalenia wartości zamówienia: Uzasadnienie celowości dokonania wydatku:... (data i podpis kierownika wnioskującego).. (data i podpis pracownika odpowiedzialnego za zamówienia publiczne) Źródło finansowania zamówienia:. (data i podpis głównego księgowego) Wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody na dokonanie wydatku bez zastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.. (data i podpis Dyrektora) strona 4

5 Załącznik nr 2 do procedury udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wartości określonej w art.4 ust.8 ustawy pzp (pieczątka zamawiającego) (miejscowość i data)... (nazwa i adres wykonawcy) Zapytanie ofertowe / Zaproszenie do złożenia oferty Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Lidzbarku Warmińskim zaprasza do złożenia ofert na: 1. Przedmiot zamówienia:. 2. Termin realizacji zamówienia Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej z uwzględnieniem załączonych do niniejszego Zapytania istotnych warunków wykonania zamówienia. 4. Ofertę należy złożyć do dnia: w formie: 1) pisemnej na adres: Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. ul. Piłsudskiego 18, Lidzbark Warmiński; 2) faksem na numer: lub ) w wersji elektronicznej na pwiklw@home.pl 5. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami: Podpis osoby upoważnionej Załączniki do zapytania*: 1. Opis istotnych warunków wykonania zamówienia 2. wzór umowy istotne warunki, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy 3. wzory oświadczeń dla wykonawcy * niepotrzebne skreślić strona 5

6 Załącznik nr 3 do procedury udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wartości określonej w art.4 ust.8 ustawy pzp Protokół z przeprowadzenia postępowania Znak Sprawy: 1. Opis przedmiotu zamówienia:.....wartość zamówienia oszacowano w dniu:.. na kwotę co stanowi równowartość euro / 1 euro = złotych 2. W dniu.. zwrócono się do niżej wymienionych wykonawców z zapytaniem ofertowym: 1) 2) 3) 4) 3. Analizę cenową dokonano poprzez*: Zapytanie ofertowe skierowano: faksem / mailem / drogą pocztową. W terminie do dnia. uzyskano poniższe oferty: lp Nazwa i adres wykonawcy Cena netto Cena brutto dokumenty, notatki służbowe w załączeniu. 4. W wyniku analizy ofert przedmiotowe zamówienie zostanie udzielone: 5. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej:. Postępowanie prowadził:... Lidzbark Warmiński, 22 kwietnia 2014 r. Zatwierdził: Prezes Zarządu mgr inż. Bartosz Buczyński strona 6