Oświatowy PORADNIK. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach. Nr 4 (55)/2014 PRACA ZBIOROWA

Transkrypt

1 PO Nr 4 (55)/2014 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach MIESIĘCZNIK ISSN NUMER INDEKSU marzec 2014 Cena 39,90 zł (w tym 5% VAT) Nr 4 (55)/2014 PORADNIK Oświatowy PRACA ZBIOROWA Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach

2 INFORorganizer Niezbędne narzędzie dla Księgowych i Kadrowych INFORorganizer w nowej wersji 1.5 to m.in.: Aktualności prezentowane na bieżąco przez cały dzień Komplet fachowej informacji dla księgowych i kadrowych w jednym miejscu Zawsze trafne odpowiedzi dzięki precyzyjnej wyszukiwarce Kalendarium terminów sprawozdawczych i podatkowo-finansowych Pakiet narzędzi zawsze pod ręką (wskaźniki i stawki, aktywne formularze, umowy, kalkulatory) Cotygodniowe prezenty dla użytkowników Nie zwlekaj! Pobierz bezpłatnie i zainstaluj jeszcze dzisiaj Zamów na

3 Spis treści Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach 1. Gdzie znajdują się regulacje dotyczące funduszu socjalnego funkcjonującego w jednostce oświatowej Kto ma obowiązek tworzenia ZFŚS Co to jest działalność socjalna Jakie wydatki nie mogą być finansowane z ZFŚS Kto jest uprawniony do korzystania z ZFŚS Jak należy obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych Na jakich zasadach należy dokonywać odpisu Jaka jest wysokość odpisu dla nauczycieli czynnych zawodowo Jaka jest wysokość odpisu dla nauczycieli będących emerytami i rencistami Jaka jest wysokość odpisu dla pracowników niebędących nauczycielami O co mogą być zwiększane środki na ZFŚS Za jakie działania pracodawca może zapłacić karę grzywny Czy każdy nauczyciel ma prawo do świadczenia urlopowego Kiedy świadczenie urlopowe nie przysługuje Jaka wyliczyć świadczenie urlopowe dla nauczyciela zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy Jak jest wysokość świadczenia urlopowego Kiedy wypłaca się świadczenie urlopowe dla nauczycieli Na jakich zasadach przyznawane są świadczenia z ZFŚS Co to jest i na czym polega wspólna działalność socjalna pracodawców Jakie dokumenty księgowe należy sporządzać w zakresie ZFŚS INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/2014 1

4 PORADNIK Oświatowy 21. Czym jest regulamin gospodarowania środkami ZFŚS Jak stworzyć regulamin ZFŚS Jak powinien wyglądać przykładowy regulamin Co musi zawierać plan wydatków Kto administruje środkami ZFŚS Jaką rolę przy przyznawaniu świadczeń odgrywają związki zawodowe Czym jest i jakie ma uprawnienia komisja socjalna Kto obsługuje ZFŚS W jakim celu prowadzi się odrębny rachunek bankowy Z czego pokrywa się opłaty bankowe i inne opłaty związane z rachunkiem ZFŚS Czy odsetki od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku ZFŚS zwiększają fundusz Jak opodatkować i oskładkować świadczenia z ZFŚS kwiecień 2014 r.

5 Praca zbiorowa Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach Wstęp Jak co roku z końcem maja, upływa pierwszy obowiązkowy termin związany z przekazaniem odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W tym terminie jednostki muszą przekazać równowartość 75% naliczonego odpisu podstawowego na rachunek bankowy funduszu. Na przekazanie następnej raty mają czas do 30 września, ale całą kwotę odpisu na 2014 r. należy wyliczyć do końca maja. Dlatego też warto przypomnieć sobie zasady, które obowiązują jednostki tworzące zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest aktem prawnym regulującym działalność pracodawców podejmowaną w zakresie pozapłacowego wspierania pracowników oraz zaspokajania ich potrzeb socjalnych. Do działań tych pracodawcę zobowiązuje art. 94 pkt 8 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz pragmatyki służbowe. Jednak w szkołach i placówkach objętych systemem oświaty fundusz ten jest tworzony na zasadach szczególnych, na podstawie ustawy z 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, a jedynie w sprawach w niej nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Odrębne regulacje dla szkół i placówek oświatowych dotyczą: z sposobu tworzenia funduszu, z wysokości odpisów podstawowych, z zwiększeń odpisu dla emerytów i rencistów oraz osób niepełnosprawnych, INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/2014 3

6 PORADNIK Oświatowy z wypłaty świadczenia urlopowego przysługującego jedynie nauczycielom. Mimo że w ostatnich latach w regulacjach dotyczących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie było wielu zmian, tematyka ta cały czas budzi wątpliwości naszych Czytelników. Dlatego w Poradniku przedstawione zostały w formie pytań i odpowiedzi najważniejsze zagadnienia związane z tworzeniem i funkcjonowaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w jednostkach oświatowych. Poradnik zawiera wzory podstawowych dokumentów związanych z administrowaniem środkami funduszu, m.in.: z przykładowy regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z plan wydatków, z roczny plan rzeczowo-finansowy gospodarowania środkami funduszu. Zostały w nim również omówione zasady opodatkowania i oskładkowania świadczeń wypłacanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 4 kwiecień 2014 r.

7 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach 1. Gdzie znajdują się regulacje dotyczące funduszu socjalnego funkcjonującego w jednostce oświatowej Ogólne zasady tworzenia i sposób gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnym (dalej: ZFŚS) reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest w celu finansowania działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego (art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Natomiast szczegółowe regulacje dotyczące funduszu socjalnego tworzonego w szkole zostały określone w ustawie z 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (dalej: Karta Nauczyciela) i są one związane przede wszystkim z: z dokonywaniem odpisów na fundusz dla nauczycieli i byłych nauczycieli emerytów i rencistów, z wypłacaniem nauczycielom świadczenia urlopowego, z zasadami korzystania z ZFŚS przez nauczycieli będących emerytami lub rencistami w przypadku likwidacji szkoły, w której dotychczas korzystali oni ze świadczeń socjalnych art. 53 Karty Nauczyciela. W wymienionym zakresie Karta Nauczyciela ustala inne zasady niż wynikające z unormowań ogólnych, zawartych w ustawie o ZFŚS. W tym przypadku przepisy Karty Nauczyciela jako przepisy szczególne mają pierwszeństwo przed ogólnymi unormowaniami ustawy o ZFŚS i należy je stosować w pierwszej kolejności. Przepisy ustawy o ZFŚS mają zastosowanie dopiero wówczas, gdy dana kwestia, dotycząca ZFŚS, nie jest uregulowana w Karcie Nauczyciela. Zasada ta wynika bezpośrednio z treści samego art. 53 ust. 5 Karty Nauczyciela, który stanowi, że w sprawach w niej nieuregulowanych stosuje się przepisy o ZFŚS. INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/2014 5

8 PORADNIK Oświatowy Zapamiętaj! Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest funduszem mającym łagodzić różnice w poziomie życia osób uprawnionych do korzystania z jego zasobów. Z orzecznictwa Pracodawca, administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00 2. Kto ma obowiązek tworzenia ZFŚS Obowiązek tworzenia ZFŚS w szkołach, jako jednostkach sektora finansów publicznych, wynika wprost z ustawy o ZFŚS. Pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych takich jak: jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe mają obowiązek tworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Zarówno szkoły prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jak i szkoły, dla których organem prowadzącym jest organ administracji rządowej, funkcjonują jako jednostki budżetowe. W innych jednostkach oświaty (nieprowadzonych w formie jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego) tworzenie ZFŚS odbywa się na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Zgodnie z jej przepisami, do tworzenia funduszu socjalnego zobowiązani są pracodawcy zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. 6 kwiecień 2014 r.

9 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach 3. Co to jest działalność socjalna Jedną z podstawowych powinności pracodawcy wobec pracownika jest działalność socjalna. Pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników (art. 16 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy; dalej: k.p.). Jest to jedna z podstawowych zasad prawa pracy. Wskazano ją również w obowiązkach pracodawcy jako strony stosunku pracy (art. 94 ust. 8 k.p.). Pracodawca ma obowiązek w szczególności zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników. Tak sformułowane przepisy nie stanowią jednak podstawy roszczenia pojedynczego pracownika, gdy pracodawca troszczy się w sposób niedostateczny o zaspokojenie tych potrzeb. Wtedy należy sięgnąć do prawa wewnątrzzakładowego. Z orzecznictwa Artykuły 16 i 94 pkt 8 k.p. nie dają pracownikowi prawa podmiotowego do uzyskania od macierzystego zakładu pracy dofinansowania z funduszu socjalnego do indywidualnie wykupionych poza tym zakładem wczasów. Nie można natomiast wykluczyć, że charakter roszczeniowy nada niektórym świadczeniom z funduszu socjalnego tzw. prawo wewnątrzzakładowe. Zależy to jednak od postanowień wewnątrzzakładowych aktów, które są niewątpliwie uzależnione od wielkości funduszu socjalnego i liczby pracowników mających potencjalne prawo do korzystania z niego. Podstawowym aktem wewnątrzzakładowym, który reguluje świadczenia z funduszu socjalnego, jest regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wyrok SN z 15 lipca 1987 r., sygn. akt I PRN 25/87 Artykuł 2 ustawy o ZFŚS zawiera definicje podstawowych pojęć związanych z działalnością socjalną pracodawcy. Zasadniczo ze środków ZFŚS finansowane są świadczenia niebędące elementem warunków wynagradzania za pracę i nieuzależnione od rodzaju, wyników i jakości wykonywanej pracy. INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/2014 7

10 PORADNIK Oświatowy Zapamiętaj! Od 13 lipca 2013 r. obowiązuje rozszerzona definicja działalności socjalnej. Od tej daty ze środków ZFŚS mogą być finansowane również usługi świadczone na rzecz opieki nad dziećmi sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię. Przykłady usług i świadczeń, które mogą być udzielane w ramach działalności socjalnej, przedstawia tabela 1. TABELA 1. Rodzaje i przykłady usług oraz świadczeń udzielanych w ramach działalności socjalnej Usługi świadczone na rzecz różnych form wypoczynku działalności kulturalno-oświatowej działalności sportowo-rekreacyjnej opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez opiekuna dziennego lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego Udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej Rodzaj usługi zfinansowanie krajowych i zagranicznych kolonii dla dzieci i młodzieży, obozów, zimowisk, wycieczek, zielonych szkół, zdopłata do wypoczynku organizowanego indywidualnie przez pracownika (tzw. wczasów pod gruszą) zakup biletów do kina, teatru, filharmonii, na wystawy, imprezy artystyczne zorganizowanie pikników, spływów kajakowych, zawodów sportowych i gier dla pracowników, ich rodzin oraz innych uprawnionych osób, zzakup sprzętu sportowego, wyposażenie sali gimnastycznej, zzakup karnetów na basen i siłownię ztworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych i przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego, zdofinansowanie opłat związanych z wymienioną formą opieki nad dziećmi zbony towarowe, z Rodzaj pomocy karty przedpłacone, zpaczki świąteczne, zwyprawka szkolna dla dzieci, 8 kwiecień 2014 r.

11 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach zzapomogi wypłacane w związku z zaistnieniem indywidualnych zdarzeń losowych (m.in. kradzieży, wypadku, pobicia), klęsk żywiołowych (m.in. powodzi, pożaru), śmierci lub długotrwałej choroby, zzapomogi dla pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej (życiowej) zwrotnej lub bezzwrotnej na cele mieszkaniowe (na warunkach określonych umową) zzapomoga, zpożyczka Uwaga! Przez cele mieszkaniowe należy rozumieć w szczególności: zzakup lub budowę lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego bądź wielorodzinnego zarówno na rynku pierwotnym, jak i wtórnym, zwykup lokalu na własność lub uzupełnienie wkładu budowlanego w spółdzielni, zmodernizację i remont mieszkania lub domu, zadaptację pomieszczeń niemieszkalnych na mieszkanie Dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych Rodzaj dofinansowania finansowe wspieranie funkcjonowania np. zakładowych ośrodków wczasowych i kolonijnych, domów wypoczynkowych, sanatoriów, ogrodów działkowych, obiektów sportowo-rekreacyjnych oraz obiektów służących działalności kulturalnej Zapamiętaj! Środki ZFŚS mogą być wydatkowane jedynie na rodzaje działalności socjalnej, które zostały wymienione w ustawie o ZFŚS. Ustawa o ZFŚS zawiera jedynie wykaz ogólny rodzajów działalności socjalnej, który powinien zostać dookreślony w regulaminie ZFŚS obowiązującym w danej jednostce oświatowej. INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/2014 9

12 PORADNIK Oświatowy Z ORZECZNICTWA Artykuł 2 pkt 1 oraz art. 8 ust. 2a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, Nr 118, poz. 561, Nr 139, poz. 647 i Nr 147, poz. 686; z 1997 r. Nr 82, poz. 518 i Nr 121, poz. 770; z 1998 r. Nr 75, poz. 486 i Nr 113, poz. 717; z 2002 r. Nr 135, poz. 1146; z 2003 r. Nr 213, poz oraz z 2005 r. Nr 249, poz. 2104) w zakresie, w jakim przepisy te uniemożliwiają pracownikom skorzystanie z usług świadczonych przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo- -rekreacyjnej, jeśli są one świadczone poza terenem kraju, są niezgodne z art. 32 w związku z art. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej. Wyrok TK z 28 marca 2007 r., sygn. akt K 40/04 Sprzeczne z prawem rozwiązanie umowy o pracę nie uzasadnia natychmiastowej wymagalności pożyczki udzielonej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, chociażby regulamin zakładowy określał taką wymagalność na skutek wypowiedzenia umowy przez pracodawcę. Wyrok SN z 18 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 359/00 Przyznawanie świadczeń z ZFŚS oraz ich wysokość są uzależnione od sytuacji życiowej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z jego środków. Oznacza to, że pracodawca nie może w dowolny sposób dysponować środkami ZFŚS. Wypłata świadczeń powinna być oparta na indywidualnej ocenie sytuacji osobistej uprawnionego oraz mieścić się w definicji działalności socjalnej. W tabeli 2 został przedstawiony katalog świadczeń, jakie mogą być finansowane z ZFŚS. TABELA 2. Katalog świadczeń finansowanych z ZFŚS Przeznaczenie środków Rodzaj wydatków z funduszu 1 2 Dopłaty do wypoczynku Przez usługi świadczone na rzecz różnych form wypoczynku zorganizowanego pracowników należy rozumieć wypoczynek pracowników zorganizowany w formie: zwczasów, 10 kwiecień 2014 r.

13 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach 1 2 Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży zwczasów profilaktycznych, zpobytu w sanatorium na leczeniu lub rekonwalescencji, zkolonii, zobozów, zimowisk, rajdów dla dzieci i młodzieży, zwypoczynku zorganizowanego przez pracowników we własnym zakresie (tzw. wczasy pod gruszą), zwycieczek, zwyjazdów weekendowych. Termin przyznania dofinansowania do wypoczynku podlega wewnątrzzakładowym regulacjom w regulaminie ZFŚS. To pracodawca decyduje, czy świadczenie będzie wypłacane jeszcze przed urlopem, po jego zakończeniu czy też w dwóch częściach jednej przed rozpoczęciem, a drugiej po zakończeniu urlopu. Działalność socjalna, która może być realizowana przez pracodawcę ze środków ZFŚS, obejmuje różne formy wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, organizowane zarówno na terenie Polski, jak i poza jej granicami. Uprawnienia pracowników do świadczeń z ZFŚS powinny być zróżnicowane jedynie w zależności od sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej tych osób i ich rodzin. Dzieci i młodzież członkowie rodziny pracownika są uprawnione do korzystania z ZFŚS. Pracodawca musi w regulaminie uszczegółowić: zjakie formy wypoczynku będą przez niego dofinansowywane lub finansowane, zwarunki, jakie muszą zostać spełnione, zdokumenty, jakie muszą zostać dostarczone, aby dofinansowanie uzyskać. Zasadami, jakie mogą być zastosowane przy przydzielaniu świadczeń, będą tak jak w przypadku pozostałych osób uprawnionych kryteria socjalne, czyli sytuacja życiowa, rodzinna i materialna uprawnionego. W regulaminie trzeba też określić, do jakiego wieku dzieci pracownika będą mogły korzystać z dofinansowania do wypoczynku. W zasadzie nie jest możliwe, aby wyłączyć z korzystania z funduszu dzieci do 18 lat. W przypadku osób do lat 18 wszelkie formalności związane z przydzieleniem świadczeń będą za dziecko załatwiać rodzice jako przedstawiciele ustawowi (chyba że dziecko ma wyznaczonego przez sąd innego opiekuna). Można wydłużyć okres dofinansowania dla dzieci powyżej tego wieku, np. kontynuujących naukę. W regulaminie trzeba też ustalić wysokość dofinansowań (może być różna dla różnych form wypoczynku), a także częstotliwość wypłat. Wszystko zależy od wielkości środków na ZFŚS. INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/

14 PORADNIK Oświatowy 1 2 W praktyce najczęściej wypłacane jest: zraz lub dwa razy do roku dofinansowanie letniego i zimowego wypoczynku dzieci, zw miarę potrzeb dofinansowanie wypoczynku krótkotrwałego, np. sobotnio-niedzielnego. Tworzenie żłobków i przedszkoli Działalność sportowo rekreacyjna Działalność kulturalno oświatowa Pomoc materialna Pomoc finansowa Środki ZFŚS mogą być przeznaczane także na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Istnieje także możliwość dofinansowania, w ramach działalności socjalnej świadczonej przez zakład pracy, opieki nad dziećmi pracowników umieszczonych w zewnętrznych przedszkolach i żłobkach lub sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię. Ustalenia te należy uwzględnić w regulaminie ZFŚS. Określa on, na co mogą zostać przeznaczone gromadzone na rachunku ZFŚS pieniądze, a także kryteria, jakie należy spełnić, aby zostać beneficjentem tego funduszu. Pracodawca, dofinansowując czesne za przedszkole czy żłobek, nie może wszystkim pracownikom udzielić pomocy w takiej samej wysokości. Należy indywidualnie ocenić sytuację danej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS i dopiero na tej podstawie ustalić wysokość ewentualnego świadczenia. Działalność taka to m.in. zakup przez pracodawcę karnetów na basen, korty tenisowe, siłownię czy inne zajęcia oferowane przez kluby sportowe. Pracodawca może opłacać zakup usług sportowych i rekreacyjnych dla pracowników ze środków funduszu w całości lub jedynie w części. Działalność kulturalno-oświatowa to np. zakup przez pracodawcę biletów do kina, teatru czy na wystawy. Jednak działalność w tym zakresie może polegać również na zakupie podręczników i innych pomocy naukowych dla dzieci pracowników, którzy sami nie są w stanie sfinansować tych wydatków, czy też na zakupie książek i czasopism do zakładowej biblioteki. Jednym z ważniejszych rodzajów działalności socjalnej pracodawcy jest pomoc materialna, ponieważ dotyczy najpilniejszych potrzeb socjalnych pracowników, które mogą być zaspokajane najszybciej i najefektywniej. Przez pomoc finansową należy rozumieć różnego rodzaju zapomogi bezzwrotne. W regulaminie ZFŚS obowiązującym u danego pracodawcy należy określić częstotliwość ich przyznawania oraz wysokość. Regulamin powinien zawierać również szczegółowe 12 kwiecień 2014 r.

15 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach 1 2 zasady i warunki ubiegania się i przyznawania pomocy bezzwrotnej, tj.: zokoliczności uzasadniające przyznanie zapomogi, np. sytuacje losowe: pożar, zalanie mieszkania, kradzież, zgon pracownika (emeryta) lub członka jego rodziny, choroba pracownika lub członków jego rodziny, utrata zatrudnienia przez współmałżonka powodująca radykalne pogorszenie sytuacji materialnej rodziny pracownika lub emeryta, zformę finansową lub rzeczową, zzasady ustalania wysokości zapomogi (np. minimalna i maksymalna wysokość w danym przypadku; w szczególnie uzasadnionych sytuacjach ustalana indywidualnie); w praktyce o wysokości bezzwrotnej pomocy decyduje tzw. plan wydatków z ZFŚS, w którym corocznie ustala się wartość środków przeznaczonych na zapomogi, zczęstotliwość przyznawania zapomogi (np. raz, kilka razy w roku, w każdym przypadku wystąpienia potrzeby socjalnej itp.), zobowiązek i sposób dokumentowania okoliczności potwierdzających wystąpienie zdarzenia uzasadniającego udzielenie zapomogi; ma to istotne znaczenie nie tylko dla ustalenia zasadności udzielenia świadczenia z funduszu, lecz także dla celów podatkowych. W planie wydatków stanowiącym załącznik do regulaminu funduszu powinien być określony limit środków, które pracodawca zamierza w danym roku przeznaczyć na pomoc finansową dla pracowników. Uwaga! Wszystkie świadczenia socjalne, w tym zapomogi, mają charakter uznaniowy, gdyż decyzja o ich przyznaniu i wysokości jest zawsze uzależniona wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (dochód na osobę w rodzinie) osoby uprawnionej ubiegającej się o świadczenie. Wysokość zapomogi, która stanowi pomoc doraźną dla pracownika, powinna być za każdym razem rozpatrywana indywidualnie. Pracownik bądź emeryt zakładu pracy powinien legitymować się dokumentami, które uprawdopodobnią np. długotrwałą chorobę powodującą dodatkowe wydatki (konieczność zakupu lekarstw, sprzętu medycznego, płatnych badań i innych usług medycznych lub rehabilitacyjnych, niezbędnych w procesie leczenia, np. trudno dostępnych w publicznej służbie zdrowia). Przewlekłość leczenia może być także potwierdzona przez lekarza rodzinnego lub prowadzącego. INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/

16 PORADNIK Oświatowy 1 2 Pomoc rzeczowa Zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkalne Jest to rodzaj bezzwrotnej materialnej pomocy finansowanej z ZFŚS, przyznawanej osobom uprawnionym w postaci rzeczowej. Pracodawca dokonuje bezpośrednio zakupu określonych towarów za środki funduszu i przekazuje je zainteresowanym. W ramach pomocy takiego rodzaju pracodawca może zakupić dla pracownika odzież, artykuły i sprzęt gospodarstwa domowego, a także żywność czy lekarstwa. Uwaga! Decydując się na wybór formy pomocy udzielonej pracownikowi, pracodawca powinien kierować się wnioskami pracowników oraz wynikami z przeprowadzonego przez pracodawcę rozeznania sytuacji socjalnej pracownika. To pracodawca powinien decydować o celowości wsparcia pracownika pomocą rzeczową czy finansową. Warunki udzielania pomocy w takiej formie określają strony, tj. pracodawca oraz pracownik pożyczkobiorca, w umowie cywilnej o jej udzielenie. Formy pomocy: zbezzwrotna zapomoga na określone w regulaminie funduszu różne cele mieszkaniowe, zzwrotna zapomoga w postaci pożyczki. Pracodawcy tworzący ZFŚS mogą udzielać osobom uprawnionym do korzystania z funduszu zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Z reguły pracodawcy przeznaczają środki na: zbudowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego, zzakup lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego na rynku pierwotnym lub wtórnym, zmodernizację i przebudowę pomieszczeń niemieszkalnych (np. poddasza) na lokal mieszkalny, zmodernizację i remont mieszkania lub domu, zwykup lokalu na własność, zuzupełnienie wkładu budowlanego w spółdzielni, zpomoc finansową na zmniejszenie bieżących wydatków mieszkaniowych, zdoraźną lub systematyczną pomoc na zmniejszenie bieżących wydatków mieszkaniowych. Warunkiem udzielenia takiej pomocy jest zawarcie stosownej umowy między pracodawcą a osobą korzystającą z pomocy (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Przepisy nie precyzują rodzajów wydatków mieszkaniowych, jakie mogą być finansowane z ZFŚS. Decyzje w tych sprawach pozostawiono tworzącym ten fundusz. Wydatki te powinny być określone w regulaminie funduszu, uzgadnianym bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi, bądź 14 kwiecień 2014 r.

17 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach 1 2 (jeżeli takie organizacje w zakładzie nie działają) z przedstawicielem pracowników. Regulamin powinien przede wszystkim określać: 1) na jakie rodzaje pomocy mieszkaniowej przeznaczone są pożyczki; 2) zasady i tryb (w tym np. niezbędne dokumenty, wzór wniosku) ubiegania się o pożyczkę; 3) zasady i tryb rozpatrywania wniosków (np. częstotliwość rozpatrywania); 4) warunki udzielania pożyczki (rodzaje pożyczek, wysokość, częstotliwość ich przyznawania): zoprocentowanie, zsposób zabezpieczenia spłaty pożyczek, zokres spłaty, ztryb ściągania zadłużenia w przypadku niespłacania, zmiany miejsca zamieszkania lub niewypłacalności pożyczkobiorcy, zzasady umarzania części lub całości udzielonej pożyczki, zwarunki zawieszania spłaty, zokoliczności powodujące natychmiastową wymagalność spłaty, zmaksymalną i minimalną wysokość pomocy na cele mieszkaniowe, zzasady udzielania pożyczek mieszkaniowych na ten sam cel dla członków rodziny zatrudnionych u tego samego pracodawcy, ztryb spłaty w przypadku rozwiązania umowy o pracę itp. Pomoc taką mogą uzyskać wyłącznie osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS pracownicy i ich rodziny, byli pracownicy emeryci, renciści i ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania z funduszu. Im bardziej szczegółowo zasady udzielania pomocy zostaną uregulowane w regulaminie, tym lepiej będą zabezpieczone interesy ZFŚS (a pośrednio osób uprawnionych do korzystania z pomocy), a także pracodawcy jako dysponenta funduszu. Przyznając pomoc, pracodawca powinien kierować się sytuacją życiową, materialną i rodzinną pracownika. Dlatego też udzielanie pomocy w postaci bezzwrotnej powinno być adresowane jedynie do pracowników pozostających w szczególnie ciężkiej sytuacji mieszkaniowej i materialnej. Pomoc mieszkaniowa (zwrotna i bezzwrotna) z ZFŚS ma charakter celowy, dlatego pracodawca jako administrator funduszu ma obowiązek dopilnować prawidłowości wykorzystywania jego środków. Obowiązkiem pracodawcy jest zebranie INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/

18 PORADNIK Oświatowy 1 2 od wnioskodawcy (lub już pożyczkobiorcy) dokumentów dowodzących, na jaki cel zamierza przeznaczyć pomoc. Należy żądać udokumentowania prawidłowości wydatkowanych pieniędzy. Szczegóły dotyczące rodzaju dokumentów, które będą akceptowane przy udzielaniu pożyczek, powinny być zamieszczone w regulaminie ZFŚS. To właśnie regulamin powinien rozstrzygać, jakiego rodzaju pomoc mieszkaniową świadczy pracodawca (np. zakup, wykup, remont), w jakiej wysokości i czy wszyscy pracownicy są uprawnieni do skorzystania z niej. Uwaga! Ponieważ pożyczki mogą być przyznawane wyłącznie na cele mieszkaniowe, nie można ich udzielać na kupno sprzętu AGD, samochodu, na budowę i zakup domków letniskowych, garaży itp. Zapamiętaj! Uszczegółowienie, jakiego rodzaju wsparcia socjalnego mogą spodziewać się osoby uprawnione, pracodawca powinien zawrzeć w regulaminie ZFŚS. 4. Jakie wydatki nie mogą być finansowane z ZFŚS Z powodu ścisłego katalogu zdefiniowanego w ustawie o ZFŚS nie wszystkie wydatki ponoszone na rzecz pracowników można zaliczyć do działalności socjalnej. Działalność socjalna nie powinna obejmować następujących wydatków: z inwestycji socjalnych, z wyjątkiem dofinansowania zakładowych obiektów socjalnych, tworzenia zakładowych żłobków, przedszkoli, klubów dziecięcych, opieki sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię oraz innych form wychowania przedszkolnego, a także na odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych w przypadku określonym w art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy o ZFŚS, przewidującym możliwość przeznaczenia na te cele części uzyskanego przychodu ze sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących zakładowej działalności socjalnej, z kosztów prowadzenia przyzakładowego żywienia zbiorowego (zakładowych stołówek, restauracji, barów itp.), z kosztów utrzymania przyzakładowej służby zdrowia, 16 kwiecień 2014 r.

19 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach z profilaktycznych szczepień ochronnych, z kosztów dojazdów do pracy, z składek należnych z tytułu polis grupowego ubezpieczenia pracowników na życie, z zobowiązań podatkowych wobec budżetu, z kosztów składek na ubezpieczenia ZUS, z kosztów związanych bezpośrednio z obchodami jubileuszowymi zakładowych świąt branżowych, kościelnych, spotkań pożegnalnych dla emerytów i rencistów itp. Zapamiętaj! Pracodawca odpowiada za wydatkowanie środków ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami. Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot ZFŚS środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS lub o przekazanie należnych środków na fundusz. Ponadto kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy o ZFŚS, nie wykonuje przepisów tej ustawy albo podejmuje działania niezgodne z jej przepisami, podlega karze grzywny (art. 12a ustawy o ZFŚS). W tych sprawach orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym w przepisach ustawy z 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Odpowiedzialność pracodawcy nie sprowadza się tylko do naruszeń przepisów ustawy o ZFŚS, ale także regulaminu działalności socjalnej, przy czym kryteria przyznawania pomocy przewidziane regulaminem muszą być spójne z treścią tej ustawy. 5. Kto jest uprawniony do korzystania z ZFŚS Katalog osób uprawnionych do korzystania z funduszu socjalnego określa art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS. Wskazuje się w nim trzy grupy: 1) pracowników danego zakładu pracy i ich rodziny, INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/

20 PORADNIK Oświatowy 2) emerytów i rencistów byłych pracowników (wraz z członkami ich rodzin), 3) inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z tego funduszu. Do pierwszej grupy należą pracownicy i ich rodziny. Pracownikiem jest osoba zatrudniona u pracodawcy na podstawie umowy o pracę (bez względu na wymiar czasu pracy i rodzaj umowy o pracę), powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.). Do pracowników należy zaliczyć także osoby przebywające na urlopach wychowawczych, macierzyńskich, a także młodocianych zatrudnionych w celu nauki zawodu, pracowników sezonowych oraz osoby wykonujące na rzecz danego pracodawcy pracę nakładczą lub pracowników tymczasowych, jeżeli pracodawca w regulaminie gospodarowania środkami funduszu przyznał im prawo do korzystania ze świadczeń. Pracownik zachowuje prawo do ubiegania się o świadczenia z ZFŚS na zasadach dotyczących pozostałych pracowników także w okresie wypowiedzenia. W tym czasie nie traci on uprawnień pracowniczych. Jeśli chodzi o członków rodziny pracownika, to przepisy ustawy o ZFŚS nie wskazują, kogo do nich zaliczać. Należy uznać, że pewnych osób spod pojęcia członków rodziny wyłączyć nie można. Chodzi o osoby najbliższe, których wyłączenie spośród osób uprawnionych mogłoby zostać uznane za omijanie przepisów ustawy o ZFŚS oraz faktyczne nieprzyznawanie prawa do korzystania z funduszu członkom rodziny. Pracodawcy zwykle uwzględniają osoby uprawnione do renty rodzinnej po pracowniku, wskazane w art ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Członkami rodziny pracownika mającymi prawo do świadczeń socjalnych będą zatem: 1) małżonek; 2) rodzice (w tym również ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające) prowadzący wspólnie z pracownikiem gospodarstwo domowe; 3) pozostające na utrzymaniu dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione: z do ukończenia 16 lat, 18 kwiecień 2014 r.

21 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach z do ukończenia nauki w szkole, jeżeli przekroczyły 16 lat, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25 lat, z bez względu na wiek jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy. Osoby będące członkami rodziny pracownika oraz emeryta i rencisty powinny zostać szczegółowo wskazane w regulaminie gospodarowania środkami funduszu. Ważne, aby regulamin ZFŚS określał również: z górną granicę wieku dzieci pracownika (lub byłego pracownika emeryta/rencisty), której przekroczenie powoduje utratę możliwości uzyskiwania na nie wsparcia z ZFŚS, z wymóg pozostawania dziecka/dzieci na utrzymaniu pracownika (lub byłego pracownika emeryta/rencisty). Przykładowy zapis regulaminu w tym zakresie przedstawia ramka. Przykładowy zapis regulaminu X. 1. Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są: a) pracownicy zakładu, b) emeryci i renciści byli pracownicy zakładu, c) członkowie rodzin osób wymienionych w punkcie a) i b), d) pracownicy młodociani, z którymi zakład pracy zawarł umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, e) pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych. 2. Za członków rodzin, o których mowa w ust. 1 pkt c), uważa się: a) dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonka, wnuki i rodzeństwo pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej, o ile nie ukończyły 18 lat, a jeżeli pobierają naukę w formach szkolnych do ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 roku życia, b) osoby wymienione w ust. 2 lit. a) z orzeczonym stopniem niepełnosprawności bez względu na wiek, c) współmałżonków oraz osoby pozostające w faktycznym pożyciu, prowadzące wspólne gospodarstwo domowe, d) rodziców, jeżeli prowadzą wspólnie z uprawnionym gospodarstwo domowe. INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/

22 PORADNIK Oświatowy Drugą grupę uprawnionych do korzystania ze środków funduszu stanowią emeryci i renciści byli pracownicy oraz ich rodziny. Do wsparcia z ZFŚS mają również prawo emeryci i renciści byli pracownicy, którzy uprzednio korzystali z ZFŚS utworzonego przez placówkę oświatową, w której pracowali bezpośrednio przed przejściem na emeryturę lub rentę. Z tej grupy należy wyłączyć emerytów i rencistów nadal wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę u pracodawcy tworzącego ZFŚS, gdyż takie osoby korzystają z funduszu na zasadach dotyczących pracowników. Osoba, która uprzednio przeszła na wcześniejszą emeryturę i podjęła zatrudnienie w nowym zakładzie pracy, zawieszając wypłatę świadczenia, a następnie po rozwiązaniu umowy odwiesiła pobieranie emerytury, powinna być kwalifikowana jako emeryt były pracownik ostatniego zakładu pracy. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale z 15 listopada 1991 r. (sygn. akt I PZP 56/91). Wynika z tego, że intencją ustawodawcy było objęcie opieką socjalną przez placówkę oświatową wyłącznie tych byłych pracowników, którzy po zakończeniu zatrudnienia w tej placówce przeszli na emeryturę lub rentę (nawet jakiś czas po ustaniu stosunku pracy) oraz przed nabyciem statusu emeryta/rencisty nie zawierali umowy o pracę z innymi podmiotami. Zapamiętaj! Pracodawca nie może wykluczyć byłych pracowników emerytów (rencistów) z grupy osób uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚS. Trzecią grupę stanowią inne osoby, którym w regulaminie ZFŚS przyznane zostało prawo do korzystania ze świadczeń. Pracodawca ma możliwość swobodnego kształtowania kręgu osób, którym chciałby udzielić pomocy ze środków ZFŚS. Dzięki temu opieką socjalną można obejmować nie tylko obecnych lub byłych pracowników (emerytów/rencistów), ale również np.: dzieci z domu dziecka, dzieci zmarłych pracowników, osoby zatrudnione w placówkach ochrony zdrowia obsługującej daną placówkę oświatową, zleceniobiorców lub wykonawców umów o dzieło, konkubentów pracowników. Do grona innych osób uprawnionych do korzystania ze środków z ZFŚS można zaliczyć też osoby przebywające na świadcze- 20 kwiecień 2014 r.

23 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach niu przedemerytalnym, ponieważ osoby takiej nie można uznać za emeryta w rozumieniu ustawy o ZFŚS. Kiedy więc osoba pobiera świadczenie przedemerytalne, nie ma prawa do korzystania ze środków funduszu jako emeryt. Grupa osób, którą pracodawca upoważni do korzystania z ZFŚS, powinna zostać wyraźnie określona w regulaminie funduszu. Przykład Jesteśmy zespołem szkół jednostką samorządu terytorialnego. Czy na podstawie przepisów o ZFŚS były pracownik niepedagogiczny zatrudniony w szkole (pobierający w trakcie zatrudnienia rentę) z którym rozwiązano stosunek pracy na mocy porozumienia stron na wniosek pracownika po prawie 3-letnim okresie korzystania przez niego z urlopu bezpłatnego powinien zostać objęty dostępem do świadczeń z ZFŚS jako były pracownik rencista? Tak, osoba ta jako rencista, były pracownik szkoły powinna być objęta opieką socjalną. Fakt pobierania w trakcie zatrudnienia renty nie powoduje, że utraciła ona prawo do korzystania w zakładzie pracy z funduszu socjalnego po definitywnym zakończeniu zatrudnienia. Nie ma tutaj znaczenia to, że formalne rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło po dłuższym okresie nieświadczenia pracy, spowodowanym urlopem bezpłatnym. Do korzystania z ZFŚS uprawnieni są m.in. emeryci i renciści byli pracownicy zakładu pracy, czyli osoby, które przeszły na któreś z tych świadczeń w danym zakładzie pracy na zasadach i w zakresie, jakim pracodawca sprawuje opiekę socjalną nad emerytami i rencistami. Natomiast jeżeli osoba mająca prawo do emerytury lub renty pozostaje w stosunku pracy, wtedy świadczenia z ZFŚS przysługują jej na zasadach dotyczących pracowników zakładu. Jeszcze inna jest sytuacja, gdy osoba, która uprzednio przeszła na emeryturę, podjęła zatrudnienie w nowym zakładzie pracy przy zawieszeniu wypłaty emerytury, a następnie po rozwiązaniu stosunku pracy ponownie pobiera emeryturę. Wtedy, zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 15 listopada 1991 r. (sygn. akt I PZP 56/91), osoba taka jest, w rozumieniu art. 3 ust. 2 pkt 6 ustawy (...) emerytem byłym pracownikiem tego ostatniego zakładu pracy. Opinię tę powinniśmy odnosić oczywiście zarówno do emerytów, jak i do rencistów. Jeżeli osoba, o której mowa w pytaniu, nie podjęła zatrudnienia po rozwiązaniu umowy o pracę ze szkołą, pozostaje zatem jej byłym pracowni- INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/

24 PORADNIK Oświatowy kiem rencistą i na podstawie art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS uprawniona jest do korzystania z funduszu socjalnego. Przykład W regulaminie ZFŚS jest zapisane, że członkiem rodziny uprawnionym do korzystania z ZFŚS są m.in. dzieci do 18 lat lub dzieci starsze do czasu zakończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 roku życia. Córka pracownika ma 22 lata, nadal studiuje (studia dzienne), lecz jest już mężatką. Mieszkają z mężem w domu naszego pracownika. Czy córka pracownika ma prawo do świadczeń z ZFŚS? Pojęcie dziecka jako członka rodziny pracownika czy byłego pracownika emeryta i rencisty, które może być uprawnione do korzystania ze środków ZFŚS na podstawie ustawy o ZFŚS, powinno dotyczyć dziecka, które nie tylko nie rozpoczęło jeszcze kariery zawodowej, ale pozostaje w ścisłych związkach z pracownikiem, na którego utrzymaniu pozostaje. Po wstąpieniu dziecka w związek małżeński, przy obowiązku łożenia współmałżonków na swoje utrzymanie, wynikającym z art. 27 ustawy z 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy, trudno jest mówić nadal o dziecku, które powinno być wspierane przez ZFŚS w zakładzie pracy jego rodzica. Przy zbyt ogólnym zapisie regulaminu ZFŚS mogą powstawać w tym zakresie wątpliwości. Dlatego dobrze, aby regulamin ZFŚS nie ograniczał się jedynie do wskazania, że uprawnione do korzystania ze środków funduszu jest dziecko pracownika, ale aby została w nim wskazana dokładna definicja dziecka uprawnionego (jego wiek, ewentualnie ograniczenie wiekowe, w zależności od faktu kontynuowania nauki czy stopnia niepełnosprawności, pozostawanie na utrzymaniu pracownika, stan cywilny wolna/kawaler). 6. Jak należy obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełne etaty). 22 kwiecień 2014 r.

25 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach Przeciętną liczbę zatrudnionych należy określić na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: rozporządzenie o sposobie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych). Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) należy zsumować liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik podzielić przez 12. Jeżeli planowana przeciętna liczba zatrudnionych różni się od faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, na 31 grudnia należy skorygować podstawę naliczania odpisu ZFŚS i w efekcie również kwotę tego odpisu. Gdy na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była: z niższa od planowanej należy dokonać korekty (praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku), z wyższa od planowanej należy dokonać uzupełnienia odpisu i środków przekazanych na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu. Taki sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy. Sposób określenia przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, przy obliczaniu odpisu na ZFŚS, przedstawia schemat. SCHEMAT. cztery kroki postępowania przy określaniu przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych Krok 1 Ustalić, jaki krąg osób zatrudnionych należy brać pod uwagę Krok 2 Przeliczyć niepełne etaty na liczbę pełnych etatów Krok 3 Określić, jakie będzie przeciętne planowane zatrudnienie w 2014 r. Krok 4 Obliczyć wysokość odpisu na ZFŚS INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/

26 PORADNIK Oświatowy 7. Na jakich zasadach należy dokonywać odpisu Podobnie jak zasady tworzenia ZFŚS, również zasady dokonywania odpisu na tworzony w szkole ZFŚS zawarte są w przepisach: z Karty Nauczyciela która określa zasady dokonywania odpisów na ZFŚS dla nauczycieli oraz byłych nauczycieli emerytów i rencistów oraz nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, z ustawy o ZFŚS która określa zasady dokonywania odpisu na ZFŚS dla pracowników szkoły niebędących nauczycielami. Odpisy na ZFŚS dokonywane są w szkole na: z nauczycieli, z byłych nauczycieli emerytów i rencistów oraz pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, z pracowników szkoły niebędących nauczycielami aktualnie zatrudnionych oraz byłych pracowników emerytów i rencistów. Odpisy na poszczególne grupy pracowników (w tym byłych pracowników emerytów, rencistów i pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne) tworzą jeden fundusz w szkole. Nie jest dopuszczalne utworzenie dwóch (lub większej liczby) funduszy socjalnych odrębnych dla aktualnie zatrudnionych i byłych pracowników albo dla nauczycieli i dla pracowników niebędących nauczycielami. Zapamiętaj! Odpisy dokonywane na poszczególne grupy pracowników (w tym byłych pracowników emerytów i rencistów) tworzą jeden fundusz w szkole. Fundusz socjalny ma służyć zarówno nauczycielom i pracownikom aktualnie zatrudnionym w szkole, jak i byłym nauczycielom oraz pracownikom emerytom i rencistom. Zgodnie z obowiązującymi przepisami: z odpisy na ZFŚS dokonywane są corocznie (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS), z środki ZFŚS niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny (art. 11 ustawy o ZFŚS). 24 kwiecień 2014 r.

27 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach Przepisy ustawy o ZFŚS stosuje się w sprawach dotyczących ZFŚS nieuregulowanych w Karcie Nauczyciela. Dotyczy to m.in. terminów przekazania równowartości środków odpisu na odrębny rachunek bankowy funduszu. I tak, do: z 31 maja należy przekazać minimum 75% środków, z 30 września należy ostatecznie przekazać całość środków art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Terminy wpłat środków na rachunek bankowy funduszu obowiązują także w przypadku dokonywania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli. 8. Jaka jest wysokość odpisu dla nauczycieli czynnych zawodowo Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na ZFŚS w wysokości ustalanej jako iloczyn: z planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć), z 110% kwoty bazowej określanej dla nauczycieli każdego roku w ustawie budżetowej art. 53 ust. 1 Karty Nauczyciela. W 2014 r. do ustalania odpisu na ZFŚS dla nauczycieli stosuje się kwotę bazową obowiązującą 1 stycznia 2012 r. Tak wynika z art. 10 ustawy z 8 listopada 2013 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej. A zatem kwota bazowa dla nauczycieli stanowiąca podstawę naliczania odpisu na ZFŚS równa jest 2618,10 zł. Odpis na jednego nauczyciela w 2014 r. wynosi 2879,91 zł. Przykład Czy dokonując odpisu na ZFŚS należy brać pod uwagę przy ustalaniu liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym również nauczycieli przebywających na urlopie dla poratowania zdrowia? Wiem, INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/

28 PORADNIK Oświatowy że świadczenie im się należy, natomiast nie jestem pewna, czy robi się odpis. Tak, za nauczyciela przebywającego na urlopie dla poratowania zdrowia dokonuje się odpisu na ZFŚS. Nauczyciel na takim urlopie jest nadal nauczycielem zatrudnionym w szkole, który dodatkowo otrzymuje wynagrodzenie. Zasady tworzenia w szkole ZFŚS oraz dokonywania odpisów na ten fundusz określone zostały w art. 53 Karty Nauczyciela. Dla nauczycieli odpisu na ZFŚS dokonuje się w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej określanej dla nauczycieli każdego roku w ustawie budżetowej. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych. Pod uwagę bierze się pracowników w rozumieniu przepisów k.p., czyli osoby zatrudnione na czas określony, nieokreślony na umowę o pracę, powołania, mianowania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę, w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz m.in.: zpracowników przebywających na urlopach wychowawczych, macierzyńskich, zdrowotnych, zzatrudnionych na zastępstwo, zzatrudnionych w ramach prac interwencyjnych, zosób wykonujących pracę nakładczą. Przeciętna liczba zatrudnionych potrzebna do ustalenia odpisu podstawowego jest ustalana w przeliczeniu na pełne etaty, a więc niepełne etaty trzeba przeliczyć na pełne. 9. Jaka jest wysokość odpisu dla nauczycieli będących emerytami i rencistami Dla nauczycieli będących emerytami i rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dokonuje się odpisu na ZFŚS w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur, 26 kwiecień 2014 r.

29 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w oświacie w pytaniach i odpowiedziach rent i nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela). Dlatego w celu naliczenia odpisu na ZFŚS dla nauczycieli emerytów i rencistów lub nauczycieli pobierających nauczycielskie świadczenie kompensacyjne dyrektor szkoły powinien zwrócić się do emerytów i rencistów, objętych opieką socjalną, o przedstawienie danych dotyczących wysokości pobieranych przez nich emerytur (rent) czy nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych. Karta Nauczyciela nie uregulowała kwestii związanych ze sposobem naliczania i dokumentowania świadczeń emerytalnych czy rentowych. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Edukacji Narodowej z 31 maja 2012 r. (patrz: ramka), dane niezbędne do prawidłowego naliczenia odpisu na ZFŚS powinny być zbierane i weryfikowane przez poszczególne szkoły (placówki), w których nauczyciele będący emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi świadczenie kompensacyjne korzystają ze świadczenia funduszu. Stanowisko Ministerstwa Edukacji Narodowej z 31 maja 2012 r. w sprawie zasad dokonywania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne Zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla nauczycieli, nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi świadczenie kompensacyjne oraz zasady gospodarowania jego środkami określa ustawa z 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela oraz ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Na mocy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych do korzystania ze środków funduszu uprawnione są dwie grupy osób, tj.: pracownicy danego zakładu pracy i ich rodziny oraz emeryci i renciści byli pracownicy zakładu pracy wraz z członkami ich rodzin. Prawo korzystania ze środków Funduszu może zostać przyznane w regulaminie gospodarowania Funduszem także innym osobom. Odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, funkcjonujący w szkole, dokonuje się na podstawie następujących przepisów: 1) dla nauczycieli na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela; INFORLEX.PL BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA PO nr 4/