REGULAMIN ORGANIZACYJNY Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii Towarzystwa Wiedzy Powszechnej w Olsztynie. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 27/13 Rektor WSIiE TWP z dnia r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii Towarzystwa Wiedzy Powszechnej w Olsztynie Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Wyższa Szkoła Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie, zwana dalej Uczelnią, działa w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164 poz.1365, z późn. zm.) i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, oraz w oparciu o postanowienia Statutu Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie. 2. Poza przepisami wymienionymi w ust.1, poszczególne obszary funkcjonowania Uczelni podlegają również innym przepisom prawa, a w szczególności obowiązującym w zakresie: 1) gospodarki finansowej Uczelni, 2) rachunkowości, 3) stopni i tytułów naukowych. 3. Szczegółowe zasady funkcjonowania Uczelni w poszczególnych obszarach jej działalności, z uwzględnieniem przepisów, o których mowa w ust.1-2, regulowane są wewnętrznymi aktami normatywnymi, tj. uchwałami senatu, zarządzeniami rektora i kanclerza Regulamin organizacyjny określa organizację Uczelni i zadania poszczególnych jednostek organizacyjnych w zakresie nieuregulowanym w przepisach, o których mowa w Jednostki organizacyjne zobowiązane są do realizowania zadań wynikających z treści niniejszego Regulaminu oraz zadań, do wykonywania których zobowiązane są odrębnymi przepisami (w tym uchwałami senatu, zarządzeniami rektora i kanclerza). 3. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U nr 164 poz.1365, z późn.zm.), 2) Uczelni należy przez to rozumieć Wyższą Szkołę Informatyki i Ekonomii Towarzystwa Wiedzy Powszechnej w Olsztynie, 3) statucie należy przez to rozumieć Statut Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie, 1

2 4) regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin organizacyjny Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie, 5) senacie należy przez to rozumieć Senat Wyższej Szkoły Informatyki i Ekonomii TWP w Olsztynie, 6) podstawowej jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostki naukowodydaktyczne, 7) jednostce administracji należy przez to rozumieć grupę jednostek administracji podległych bezpośrednio rektorowi, prorektorowi i kanclerzowi. Rozdział II Struktura i władze Uczelni 3 1. Struktura organizacyjna Uczelni obejmuje: 1) podstawowe jednostki organizacyjne, realizujące zadania Uczelni określone w ustawie i statucie, 2) jednostki ogólnouczelniane, realizujące zadania uczelni określone w ustawie i statucie, 3) jednostki administracji, wspomagające funkcjonowanie Uczelni w obszarze, o których mowa w pkt. 1 i 2, realizujące zadania o charakterze organizacyjnym, finansowym, gospodarczym, technicznym i usługowym Jednostki, o których mowa w 3 ust.1 pkt 1) funkcjonują w Uczelni jako: 1) wydziały: a) Wydział Informatyki i Ekonomii, b) Wydział Socjologii i Pedagogiki, c) Wydział Zamiejscowy. 2. Jednostki, o których mowa w 3 ust.1 pkt 2) funkcjonują w Uczelni jako: 1) jednostki ogólnouczelniane: a) Biblioteka Główna, b) Wydawnictwo Uczelniane, c) Studium Języków Obcych, d) Archiwum. 3. Jednostki, o których mowa w 3 ust.1 pkt 3) funkcjonują w Uczelni jako: 1) jednostki administracji: a) Sekretariat Uczelni, b) Radca Prawny, c) Stanowisko ds. kadr, 2

3 d) Biuro Informatyzacji, e) Stanowisko ds. Współpracy z Zagranicą, f) Biuro Planowania i Koordynacji Studiów, g) Biuro Karier i Praktyk Zawodowych, h) Kwestura, i) Biuro Administracyjno-Gospodarcze. 2) jednostki ds. jakości kształcenia: a) Uczelniana Komisja ds. Jakości Kształcenia, b) Punkt Konsultacyjny KRK/ECTS Administracja funkcjonuje jako: 1) administracja, którą tworzą jednostki podległe bezpośrednio rektorowi, prorektorowi lub kanclerzowi, 2) administracja podstawowych jednostek organizacyjnych, podlegająca kierownikowi jednostki. 2. W ramach administracji jednostki funkcjonują jako: 1) biura równorzędne jednostki, obsługujące określony zakres merytoryczny funkcjonowania Uczelni, 2) sekcje jednostki obsługujące określony, jednorodny zakres zadań w ramach jednostek, o których mowa w pkt.1, 3) stanowiska w przypadkach, gdy określony zakres merytoryczny funkcjonowania Uczelni realizowany jest jednoosobowo. 3. Jednostki, o których mowa w ust. 2, zgrupowane są w pionach, podległych rektorowi, prorektorowi lub kanclerzowi. 4. W podstawowych jednostkach organizacyjnych administracja funkcjonuje jako: 1) dziekanaty jednostki w ramach wydziałów, realizujące zadania z zakresu obsługi procesu kształcenia na studiach pierwszego i drugiego stopnia, 2) sekretariaty realizujące zadania o charakterze organizacyjno-administracyjnym na wydziałach. 5. Do określonych zadań rektor może powoływać pełnomocników Rektor reprezentuje Uczelnię na zewnątrz, jest przełożonym wszystkich pracowników i studentów. 4. Kompetencje rektora określają: Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i Statut Uczelni. 3

4 7 1. Prorektor podlega bezpośrednio rektorowi. 2. Prorektor podejmuje działania zapewniające prawidłowe funkcjonowanie Uczelni w zakresie posiadanych kompetencji, na zasadach ustalonych przez rektora, i przed rektorem ponosi za te działania odpowiedzialność Kanclerz kieruje administracją i gospodarką Uczelni. 2. Kompetencje kanclerza określa Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i Statut Uczelni Kwestor pełni w Uczelni funkcję głównego księgowego. 2. Kwestora powołuje i odwołuje rektor na wniosek kanclerza. 3. Zadania kwestora jako głównego księgowego regulują odrębne przepisy, w tym w szczególności przepisy z zakresu rachunkowości i finansów publicznych Wydziałem kieruje dziekan, samodzielnie lub przy pomocy prodziekana. 2. Obowiązki dziekana określa Statut Uczelni Jednostką badawczo-naukową, funkcjonującą w ramach wydziału, kieruje kierownik katedry wydziałowej. 2. Kierownika katedry powołuje i odwołuje rektor, po zasięgnięciu opinii dziekana, spośród zatrudnionych nauczycieli akademickich Uczelni. 3. Kierownika katedry może odwołać rektor przed okresem, na który został powołany, po zasięgnięciu opinii dziekana. 4. Kierownik katedry jest odpowiedzialny przed Radą Wydziału za pracę katedry. 5. Zadania kierownika katedry obejmują: 1) sprawowanie nadzoru nad przebiegiem procesu dydaktycznego na wydziale przez kontrolę (hospitacje) zajęć prowadzonych przez nauczycieli na danym kierunku studiów, 2) współtworzenie programu kształcenia obowiązującego na danym kierunku studiów, 3) inicjowanie i organizowanie działalności naukowej, 4) przygotowywanie planu projektu/tematu badawczego, 5) tworzenie warunków sprzyjających rozwojowi naukowemu młodych pracowników, 6) pomoc merytoryczna i organizacyjna w przygotowywaniu konferencji naukowych organizowanych przez wydział, 7) organizowanie zebrań z pracownikami katedry, 4

5 8) występowanie z wnioskami do właściwych organów Uczelni w sprawach dotyczących katedry, 9) zapewnienie i doskonalenie jakości kształcenia, 10) wykonywanie innych czynności przewidzianych przepisami prawa, postanowieniami Statutu Uczelni oraz uchwałami i zarządzeniami organów Uczelni Do podstawowych kompetencji, obowiązków i odpowiedzialności kierowników (dyrektora) jednostek organizacyjnych wymienionych w 5 ust. 2 należy: 1) organizowanie pracy podległej jednostki i odpowiedzialność za prawidłową realizację jej zadań, 2) znajomość obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych aktów normatywnych Uczelni związanych z wykonywaną pracą, 3) gromadzenie podstawowych aktów normatywnych Uczelni, w tym w szczególności z zakresu działalności kierowanej przez siebie jednostki, 4) wstępne opracowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych Uczelni (tj. uchwał senatu, zarządzeń rektora, prorektora, kanclerza i dziekana) w zakresie działania podległej jednostki, z uwzględnieniem przepisów, o których mowa w pkt.2, 5) opracowywanie i podpisywanie pism dotyczących spraw wchodzących w zakres działania podległej jednostki lub opracowywanie projektów pism i przedkładanie ich do podpisu rektora, prorektora, kanclerza i dziekana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym wewnętrznymi aktami normatywnymi, 6) doskonalenie umiejętności związanych z wykonywanymi obowiązkami oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych, 7) ustalanie i aktualizowanie zakresu obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień podległych pracowników, 8) wyznaczanie osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań, 9) wnioskowanie w sprawach przyjęć, zwolnień, przeszeregowań, nagród i kar dla podległych pracowników, 10) dokonywanie okresowych ocen pracowników, 11) składanie wniosków w zakresie usprawnienia funkcjonowania Uczelni, w tym przedstawianie projektów zmian w organizacji pracy, metodach pracy oraz technicznym wyposażeniu stanowisk pracy, mających na celu zwiększenie efektywności pracy, 12) składanie informacji bezpośredniemu przełożonemu o stanie wykonania nałożonych zadań i ewentualnych trudnościach w ich realizacji, 13) prawidłowe i terminowe sporządzanie sprawozdań związanych z zakresem działania jednostki, 5

6 14) inicjowanie zmian w regulaminie organizacyjnym, dotyczących zakresu działania kierowanej jednostki, w celu dostosowania przepisów regulaminu do obowiązującego stanu prawnego i faktycznego, 15) nadzór i kontrola nad: a) dyscypliną pracy w podległej jednostce, b) przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych aktów normatywnych Uczelni, c) przestrzeganiem przez podległych pracowników tajemnicy służbowej i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, d) przestrzeganiem przez podległych pracowników zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, e) prawidłowym i terminowym wykonywaniem obowiązków przez podległych pracowników, f) właściwym sporządzaniem, obiegiem i przechowywaniem dokumentów w podległej jednostce, g) powierzonym jednostce mieniem i użytkowaniem go zgodnie z przeznaczeniem, h) aktualizacją baz danych w systemach informatycznych Uczelni w zakresie obejmującym działalność jednostki. 2. W miarę potrzeb wynikających ze specyfiki działania i organizacji danej jednostki, kierownik przygotowuje plany i harmonogramy pracy podległej jednostki, zawierające cele i zadania, z uwzględnieniem przydziału zadań dla poszczególnych pracowników, a także prowadzi okresowe narady robocze z udziałem wszystkich pracowników jednostki w celach instruktażowych i organizacyjnych. 3. Kierownik jednostki organizacyjnej odpowiedzialny jest za prawidłową realizację zadań jednostki, zapewnienie w jednostce prawidłowego podziału zadań, ustalenie szczegółowych zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników zatrudnionych w tej jednostce. 4. Zakres obowiązków i odpowiedzialności dla nowo przyjętych pracowników ustala kierownik jednostki organizacyjnej niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 5 dni roboczych od momentu zatrudnienia. 5. Kierownik jednostki organizacyjnej odpowiedzialny jest za dostarczanie stosownych informacji i materiałów kierownikowi jednostki odpowiedzialnej za koordynowanie prac w powierzonym zakresie. Kierownik jednostki administracji odpowiedzialny jest za dostarczenie stosownych informacji kierownikowi jednostki odpowiedzialnej za koordynowanie prac nad sprawozdaniem rektora z działalności Uczelni oraz kierownikowi jednostki odpowiedzialnej za przygotowanie informatorów dla studentów. 6

7 13 1. Kierownik każdej jednostki organizacyjnej sprawuje ustawowy obowiązek kontroli zarządczej w jednostce oraz odpowiada za przestrzeganie przez podległych mu pracowników postanowień wewnętrznych aktów normatywnych Uczelni. 2. Kierownik jednostki dba o kształtowanie właściwych stosunków międzyludzkich w kierowanej jednostce. 3. Kierownikowi jednostki przysługują uprawnienia do występowania z wnioskami o zatrudnienie, zwolnienie, przeszeregowanie, przeniesienie i ukaranie pracownika, a także o przyznanie pracownikowi premii lub nagrody. 14 W pionie rektora funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: 1. Podstawowe jednostki organizacyjne (wydziały). 2. Jednostki organizacyjne: 1) Sekretariat Uczelni, 2) Biblioteka Główna, 3) Wydawnictwo Uczelniane, 4) Stanowisko ds. Współpracy z Zagranicą, 5) Pełnomocnik Rektora ds. Studentów Niepełnosprawnych, 6) Stanowisko ds. Kadr, 7) Radca prawny, 8) Biuro Informatyzacji, 9) Akademicka Poradnia Specjalistyczna. 15 W pionie prorektora funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: 1) Biuro Planowania i Koordynacji Studiów, 2) Studium Języków Obcych, 3) Biuro Karier i Praktyk Zawodowych. 16 W pionie kanclerza funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: 1) Kwestura, 2) Biuro Administracyjno-Gospodarcze, 3) Archiwum. 7

8 17 1. Jednostki organizacyjne zobowiązane są do współpracy oraz do uzgadniania postępowania w przypadkach realizacji zadań wymagających współdziałania, w tym do wzajemnego przekazywania sobie informacji, opinii oraz konsultacji niezbędnych do prawidłowego załatwienia określonej sprawy. 2. Sprawy sporne pomiędzy jednostkami, dotyczące współpracy, rozstrzyga rektor lub kanclerz. 3. Przy załatwianiu spraw wchodzących w zakres działania kilku jednostek organizacyjnych obowiązuje zasada, że wiodącą jest jednostka, której zakres działania obejmuje główne zagadnienia lub większość zagadnień występujących w przedmiotowej sprawie, bądź jednostka wyznaczona przez rektora. 4. Wiodąca w określonej sprawie jednostka organizacyjna zobowiązana jest do przygotowania projektów odpowiednich wewnętrznych aktów normatywnych Uczelni, decyzji, poleceń, pism, wystąpień na zewnątrz Uczelni oraz innych niezbędnych dokumentów, w formie uzgodnionej z jednostkami współpracującymi oraz w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w tym wewnętrznego prawa Uczelni. 18 W sytuacji, gdy działania podejmowane przez jednostkę powodują lub mogą powodować dla Uczelni negatywne skutki finansowe, bądź wykraczają poza zakres działania jednostki, mogą być one podjęte wyłącznie za powiadomieniem rektora lub kanclerza. 19 Strukturę organizacyjną Uczelni określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do regulaminu. Rozdział III Obowiązki pracowników i organizacja pracy Każdy pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za powierzony mu zakres pracy oraz za powierzone mienie Uczelni. 2. Organizację i porządek w procesie pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa Regulamin pracy WSIiE TWP. 8

9 21 1. Poza obowiązkami pracowniczymi wskazanymi w Regulaminie pracy Uczelni, do obowiązków nauczyciela akademickiego należy stałe poszerzanie i pogłębianie wiedzy w reprezentowanej przez siebie dziedzinie i dyscyplinie naukowej, a ponadto: 1) w przypadku pracowników naukowo-dydaktycznych: a) kształcenie i wychowywanie studentów, b) prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych, rozwijanie twórczości naukowej, c) uczestniczenie w pracach organizacyjnych Uczelni; 2) w przypadku pracowników naukowych: a) prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych, rozwijanie twórczości naukowej, b) uczestniczenie w pracach organizacyjnych Uczelni. 3) w przypadku pracowników dydaktycznych: a) kształcenie i wychowywanie studentów, b) podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych, c) uczestniczenie w pracach organizacyjnych Uczelni; 2. Do obowiązków nauczycieli akademickich posiadających tytuł naukowy profesora lub stopień naukowy doktora habilitowanego należy również kształcenie kadry naukowej. Rozdział IV Zakresy działania jednostek administracji ogólnouczelnianej 22 Biblioteka Główna 1. Biblioteka Główna prowadzi działalność naukową, dydaktyczną i usługową. 2. Biblioteką Główną kieruje dyrektor, którego powołuje rektor po zasięgnięciu opinii senatu. 3. Dyrektor Biblioteki jest przełożonym wszystkich pracowników zatrudnionych w Bibliotece. 4. W skład Biblioteki Głównej wchodzą: dział opracowania zbiorów, punkt informacji naukowej, czytelnia, wypożyczalnia. 5. Zadania Biblioteki obejmują: 1) gromadzenie i udostępnianie zbiorów, 2) udostępnianie informacji o zbiorach, 3) prowadzenie dokumentacji prac naukowo-badawczych nauczycieli akademickich Uczelni we współpracy z sekretariatami Wydziałów, 4) prowadzenie katalogu gromadzonych zbiorów, 5) prowadzenie szkoleń bibliotecznych, 6) redakcja strony internetowej Biblioteki Głównej. 6. Szczegółowy zakres działań Biblioteki Głównej określa jej Regulamin nadany przez Rektora w formie zarządzenia. 9

10 23 Wydawnictwo Uczelniane 1. Wydawnictwo Uczelniane zajmuje się przygotowaniem, obsługą i koordynacją prac wydawniczych Uczelni. 2. Wydawnictwem Uczelnianym kieruje dyrektor, którego powołuje i odwołuje rektor po zasięgnięciu opinii senatu. 3. Zadania Wydawnictwa Uczelnianego obejmują: 1) organizację i obsługę cyklu wydawniczego publikacji naukowych, dydaktycznych i informacyjnych uczelni, 2) opracowywanie redakcyjne wydawanych publikacji, 3) rozsyłanie publikacji Uczelni w ramach wymiany międzyuczelnianej i z innymi instytucjami, 4) dystrybucję podręczników i wydawnictw Uczelni, w tym sprzedaż na miejscu oraz sprzedaż wysyłkową bibliotekom, księgarniom i odbiorcom indywidualnym, 5) propagowanie osiągnięć naukowych pracowników Uczelni, 6) opracowywanie projektów planów wydawniczych, harmonogramów i ich realizacja, 7) prowadzenie rejestru wydawnictw uczelnianych. 4. Szczegółowe zadania Wydawnictwa Uczelnianego określa jego regulamin. 24 Studium Języków Obcych 1. Studium Języków Obcych powołane jest w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych z języków obcych, zgodnie z obowiązującymi w Uczelni programami kształcenia na poszczególnych kierunkach. 2. Studium Języków Obcych kieruje kierownik powoływany i odwoływany przez rektora po zasięgnięciu opinii senatu. 3. Do zadań podstawowych Studium Języków Obcych należy: 1) organizowanie i prowadzenie lektoratów języków obcych, zgodnie z obowiązującymi w Uczelni programami nauczania i planami studiów, 2) opracowywanie jednolitych programów nauczania dla poszczególnych stopni zaawansowania oraz nadzór nad ich realizacją (w tym hospitacje zajęć), 3) organizowanie zaliczeń kończących cykl nauczania, 4) opracowywanie metod kształcenia i pomocy dydaktycznych dostosowanych do specyfiki poszczególnych kierunków studiów, 5) gromadzenie dokumentacji niezbędnej dla celów poszczególnych wydziałów. 4. Ponadto zadania Studium Języków Obcych obejmują: 1) dbanie o właściwy poziom świadczonych usług edukacyjnych, poprzez analizowanie opinii dotyczących przebiegu procesu kształcenia, 10

11 2) sporządzanie i przedstawianie prorektorowi sprawozdań z działalności Studium Języków Obcych, 3) zatwierdzanie programów i planów nauczania, zgodnie z obowiązującymi w Uczelni programami nauczania i planami studiów, 4) ocenę programów nauczania. 25 Archiwum 1. Archiwum prowadzi obsługę w zakresie gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania i udostępniania dokumentów podlegających archiwizacji, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 2. Archiwum kieruje kierownik, powoływany i odwoływany przez rektora po zasięgnięciu opinii senatu. 3. Do zadań archiwum należy: 1) przyjmowanie dokumentacji z jednostek organizacyjnych Uczelni, 2) porządkowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji, 3) udostępnianie dokumentacji w celach organizacyjnych i naukowo-badawczych jeśli wynika to z obowiązujących przepisów lub po uprzednim uzyskaniu zezwolenia rektora, 4) prowadzenie ewidencji prowadzonych akt, 5) zabezpieczanie właściwego porządku składowania akt, 6) przestrzeganie uregulowań prawnych dotyczących działalności archiwalnej. Rozdział V Zakresy działania jednostek organizacyjnych 26 Sekretariat Uczelni 1. Sekretariat Uczelni koordynuje obsługę rektora, prorektora, kanclerza i senatu. Zapewnia właściwą komunikację wewnętrzną w Uczelni. Prowadzi działalność weryfikacyjną i informacyjną w celu zapewnienia zgodności z prawem wydawanych w Uczelni wewnętrznych aktów normatywnych, zawieranych przez Uczelnię umów oraz innych działań podejmowanych przez Uczelnię. 2. Sekretariatem Uczelni kieruje kierownik. 3. Zadania Sekretariatu Uczelni obejmują: 1) w zakresie obsługi organizacyjnej: a) obsługa rektora, prorektora, kanclerza i senatu, w tym redagowanie pism, 11

12 b) obsługa współpracy Uczelni z urzędami i instytucjami w sprawach nadzorowanych przez rektora, prorektora i kanclerza, c) prowadzenie spraw wynikających ze współpracy władz Uczelni z organami administracji państwowej, samorządowej, władzami innych uczelni oraz innymi instytucjami krajowymi i zagranicznymi, w zakresie nie należącym do kompetencji innych jednostek organizacyjnych Uczelni lub w zakresie ustalonym przez rektora, d) opracowywanie projektów dokumentów dotyczących organizacji Uczelni, nie wchodzących w zakres kompetencji innych jednostek, e) opracowywanie dokumentów ogólnouczelnianych dotyczących procesu dydaktycznego, f) przygotowywanie, powielanie i dystrybucja dokumentacji na posiedzenia senatu, a także sporządzanie, ewidencjonowanie i przechowywanie protokołów i wyciągów z protokołów posiedzeń senatu, g) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych Uczelni nie wchodzących w zakres kompetencji merytorycznych innych jednostek i przedkładanie ich radcy prawnemu do zaopiniowania, h) prowadzenie centralnej ewidencji oraz dystrybucja wewnętrznych aktów normatywnych, w tym nadzór nad prawidłowością merytoryczną i aktualnością informacji w tym zakresie na stronie internetowej Uczelni, i) nadzorowanie wykonania oraz terminowości realizacji zadań zleconych jednostkom bezpośrednio przez rektora, j) przyjmowanie i ekspedycja przesyłek pocztowych i kurierskich oraz telekomunikacyjnych, k) prowadzenie obsługi kancelaryjnej Uczelni, tj. przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej oraz innych przesyłek pocztowych i kurierskich, prowadzenie rejestru faktur, przesyłek i paczek, dekretowanie poczty, l) zamawianie pieczęci urzędowych i ich ewidencja, zamawianie pieczątek, prowadzenie ich rejestru, wycofanie z użytku i likwidacja, m) gromadzenie resortowych aktów normatywnych oraz decyzji organów i instytucji nauki i szkolnictwa wyższego, n) koordynacja i organizacja sympozjów, konferencji, zjazdów oraz innych uroczystości cyklicznych i okolicznościowych organizowanych przez władze Uczelni, a także zapewnienie obsługi protokolarnej oficjalnych wizyt odbywających się w Uczelni, o) przygotowywanie wniosków związanych z rankingami uczelni wyższych (Uczelnia Liderów, Perspektywy, itp.), p) prowadzenie ewidencji składu osobowego senatu, q) prowadzenie rejestru umów oraz porozumień krajowych i międzynarodowych, w szczególności w zakresie współpracy naukowej i dydaktycznej, 12

13 r) prowadzenie ewidencji skarg i wniosków wpływających do rektora, prorektora i kanclerza, a także sporządzanie sprawozdań dotyczących przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w Uczelni, s) prowadzenie książki kontroli zewnętrznych i przechowywanie materiałów pokontrolnych, t) obsługa administracyjna spraw związanych z przyznawaniem przez Uczelnię nagród i wyróżnień rektora, u) współpraca z władzami uczelni i zainteresowanymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie usprawniania rozwiązań organizacyjnych, v) opieka nad togami i insygniami Uczelni. 2) zadania Sekretariatu Uczelni w zakresie promocji: a) prowadzenie działań związanych z promocją Uczelni; tj. inicjowanie, przygotowanie i koordynacja działań dotyczących tworzenia i realizacji strategii Uczelni w zakresie promocji, b) opracowywanie we współpracy ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi wniosków związanych z listami rankingowymi uczelni wyższych, c) inicjowanie i koordynowanie współpracy ze środowiskiem gospodarczym, towarzystwami naukowymi oraz instytucjami samorządu lokalnego w sprawach związanych z działalnością Uczelni, a także pozyskiwanie sponsorów i współpraca z nimi, d) prowadzenie działań promocyjnych skierowanych do uczniów szkół średnich, w tym organizacja dni otwartych Uczelni, e) koordynowanie i organizowanie spotkań, sympozjów, konferencji, zjazdów oraz innych uroczystości cyklicznych i okolicznościowych organizowanych przez władze Uczelni, f) przygotowanie i realizacja prezentacji Uczelni podczas imprez promocyjnych i innych uroczystości, g) koordynowanie opracowania informatorów i innych materiałów promocyjnych i reklamowych Uczelni, a także wizytówek i papierów firmowych, h) przygotowanie i realizację strategii w zakresie prezentacji Uczelni w środowiskach masowego przekazu, i) projektowanie i koordynowanie działań związanych z zamieszczanymi przez Uczelnię ogłoszeniami prasowymi, j) gromadzenie związanych z Uczelnią informacji ukazujących się w środkach masowego przekazu, k) utrzymywanie kontaktów z mediami, l) reagowanie na dotyczącą Uczelni krytykę pojawiającą się w środkach masowego przekazu, m) współdziałanie z jednostkami administracyjnymi w zakresie przygotowania i odpowiedniej prezentacji medialnej imprez cyklicznych i okolicznościowych, 13

14 n) współpraca z przedstawicielami władz Uczelni w zakresie związanym z kontaktami z otoczeniem zewnętrznym (władze, instytucje, partnerzy, sponsorzy); 27 Radca Prawny 1. Radca Prawny podlega bezpośrednio Rektorowi. 2. Do zakresu działań Radcy Prawnego należy: 1) opracowywanie projektów i wzorów umów zawieranych przez Uczelnię i jej jednostki organizacyjne oraz wzorów decyzji administracyjnych; 2) analiza wniosków, opracowywanie zarządzeń Rektora oraz opiniowanie pod względem prawnym projektów aktów normatywnych w zakresie właściwości Uczelni; 3) interpretowanie zewnętrznych aktów prawnych oraz opiniowanie projektów innych dokumentów; 4) opiniowanie projektów umów o współpracy naukowo-badawczej i edukacyjnej; 5) udzielanie wyjaśnień dotyczących obowiązującego stanu prawnego oraz opinii i porad prawnych w sprawach z zakresu działalności Uczelni; 6) opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów umów zawieranych przez Uczelnię oraz projektów decyzji administracyjnych, z wyjątkiem projektów sporządzanych według ustalonego wzoru; 7) pomoc prawna w prowadzonych przez Uczelnię negocjacjach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego, dotyczących spraw nietypowych lub skomplikowanych pod względem prawnym; 8) obsługa prawna procesu naukowo-dydaktycznego; 9) zapewnienie obsługi prawnej Uczelni w zakresie zastępstwa procesowego w postępowaniu sądowym lub administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi w granicach określonych w art. 91 k.p.c. z prawem substytucji zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem; 10) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działalności Uczelni, uchybieniach prawnych w tej działalności i skutkach tych uchybień; 11) obsługa prawna w sprawach windykacyjnych; 12) prowadzenie rejestru spraw sądowych; 13) poradnictwo prawne w zakresie działań marketingowych i praw autorskich. 28 Stanowisko ds. kadr 1. Osoba zatrudniona na stanowisku ds. kadr podlega bezpośrednio Rektorowi Uczelni. 2. Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska ds. kadr należy: 1) nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa pracy, regulaminu pracy, zasad zatrudnienia i płac oraz prowadzenie w tym zakresie działalności informacyjnej, 14

15 2) planowanie i kontrolowanie gospodarki etatami oraz wykorzystania osobowego funduszu płac, funduszu socjalnego i nagród, 3) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi w utrzymaniu właściwej struktury zatrudnienia oraz efektywnego wykorzystania czasu pracy, 4) współdziałanie z dziekanami wydziałów, a także z organami opiniotwórczymi rektora, w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, 5) sporządzanie sprawozdawczości statystycznej dla jednostek zewnętrznych, MNiSW, GUS i innych, 6) prowadzenie akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę oraz umów cywilno-prawnych, w tym sporządzanie i ewidencja dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, 7) sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych oraz egzekwowanie terminów ich realizacji, prowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy i nieobecności pracowników, 8) prowadzenie ewidencji szkoleń nauczycieli akademickich oraz pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, 9) organizowanie badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych), nadzorowanie posiadania przez pracowników Uczelni aktualnych badań lekarskich i kierowanie pracowników na te badania, 10) przygotowywanie obowiązkowej sprawozdawczości w zakresie zatrudnienia i czasu pracy, sporządzanie i udzielanie informacji uprawnionym organizacjom kontrolnym oraz jednostkom wewnętrznym według potrzeb. 29 Biuro Informatyzacji 1. Biuro Informatyzacji organizuje i nadzoruje eksploatację sprzętu komputerowego oraz uczelnianej sieci informatycznej, realizuje zadania z zakresu zabezpieczania uczelnianych zasobów informatycznych, a także z zakresu danych osobowych: 2. Biurem Informatyzacji kieruje kierownik. 3. Do zadań Biura należy: 1) w zakresie informatyzacji: a) realizacja spraw związanych z informatyzacją Uczelni oraz administrowaniem istniejącym w Uczelni systemem informatycznym, b) prowadzenie działań interwencyjnych związanych z usuwaniem usterek i awarii użytkowanego systemu i sprzętu, c) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych Uczelni, d) planowanie, wdrażanie i rozwój systemów informatycznych w Uczelni, 15

16 e) nadzór nad inwestycjami, odbiór, obsługa umów i rozliczeń z kontrahentami dostarczającymi usługi i elementy ogólnouczelnianych aplikacji komputerowych, f) prowadzenie stałego nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem systemów, zgłaszanie licencjodawcom zauważonych nieprawidłowości i potrzeb w tym zakresie, g) wykonywanie eksportu i importu danych pomiędzy systemami informatycznymi na podstawie prawidłowych i kompletnych danych pozyskanych z systemów dziedzinowych w postaci elektronicznej, h) podejmowanie niezbędnych działań w sytuacji wykrycia zagrożeń systemu zabezpieczeń, i) kontrola stanu zabezpieczeń systemu informatycznego (wykonywanie kopii bezpieczeństwa, profilaktyka antywirusowa, nadzór nad dostępem oraz zapewnienie właściwego poziomu zabezpieczeń infrastruktury informatycznej). 2) w zakresie e-learningu: a) wdrażanie w Uczelni strategii w zakresie rozwoju metod i technik kształcenia na odległość oraz koordynacja i nadzór nad całokształtem działań w tym zakresie, b) organizowanie i wdrażanie systemów wparcia procesów e-learningowych dla pracowników i Uczelni, c) planowanie i realizacja działań w zakresie promocji e-learningu, d) metodyczne i techniczne wsparcie procesu przygotowania zajęć e-learningowych, e) modernizacja oprogramowania, strony graficznej i funkcjonalności e-platformy, f) monitorowanie i wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych w zakresie e-learningu. 3) w zakresie ochrony danych osobowych: a) przygotowywanie wniosków zgłoszeń rejestracyjnych i aktualizacja zbiorów danych oraz prowadzenie korespondencji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych; b) aktualizacja oraz bieżący nadzór nad dokumentacją wymaganą przez ustawę oraz przepisy wykonawcze do niej, tj. między innymi nad: dokumentacją opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, dokumentacją pracowniczą związaną z przetwarzaniem danych osobowych (upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych), oświadczeniami pracowników o zapoznaniu się z obowiązującymi procedurami; c) zatwierdzanie wzorów dokumentów [odpowiednie klauzule w dokumentach] dotyczących ochrony danych osobowych, przygotowywanych przez poszczególne komórki organizacyjne administratora danych; d) nadzorowanie udostępniania danych osobowych odbiorcom danych i innym podmiotom; e) sprawowanie nadzoru nad wdrożeniem stosownych środków organizacyjnych, technicznych i fizycznych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych; 16

17 f) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem systemu zabezpieczeń wdrożonym w celu ochrony danych osobowych; g) kontrola dostępu osób niepowołanych do systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe; h) nadzorowanie oraz podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń lub podejrzenia naruszenia; i) monitorowanie dostępu użytkowników do systemów przetwarzających dane osobowe; j) prowadzenie szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych. 30 Stanowisko ds. Współpracy z Zagranicą 1. Osoba zatrudniona na Stanowisku ds. Współpracy z Zagranicą bezpośrednio podlega rektorowi Uczelni. 2. Pracownik odpowiada za całokształt spraw związanych ze współpracą międzynarodową Uczelni w ramach projektów, porozumień, umów. 3. Do podstawowych zadań w zakresie współpracy z zagranicą należy: 1) koordynowanie działań związanych z uczestnictwem Uczelni w programach i projektach europejskich, 2) organizację i obsługę wyjazdów studentów na praktyki zawodowe oraz kadry dydaktycznej w celu prowadzenia zajęć oraz innych pracowników Uczelni w celach szkoleniowych, 3) wymianę korespondencji z uczelniami i przedsiębiorstwami w Europie, 4) sporządzanie umów na realizację studiów, praktyk, szkoleń i wykładów zagranicznych, 5) tłumaczenie dokumentów potwierdzających udział stypendystów programu Erasmus w mobilności akademickiej, 6) prowadzenie akcji informacyjnej na temat programu Erasmus, 7) pozyskiwanie nowych partnerów zagranicznych oraz zbieranie informacji na temat międzynarodowych programów wymiany oraz dofinansowania działań związanych z zadaniami uczelni wyższej, 8) przygotowywanie materiałów dotyczących działalności Uczelni na forum międzynarodowym, 9) sporządzanie sprawozdań zbiorczych dotyczących współpracy z zagranicą, 10) informowanie studentów partnerskich uczelni zagranicznych o możliwości studiowania na Uczelni, 11) reprezentowanie Uczelni podczas zagranicznych targów edukacyjnych organizowanych przez uczelnie partnerskie, 12) udział w organizowaniu konferencji międzynarodowych, 13) przygotowanie i prowadzenie obcojęzycznych stron internetowych, 14) tworzenie w języku angielskim prezentacji multimedialnej o Uczelni. 4. Do zadań związanych z przygotowaniem projektów unijnych należy: 1) prowadzenie analiz rynku w zakresie możliwości pozyskiwania środków z UE, 17

18 2) sporządzanie wniosków aplikacyjnych o dotacje z funduszy unijnych o dofinansowanie zadań statutowych Uczelni, 3) śledzenie harmonogramów konkursów o dotacje unijne i przesyłanie informacji do organów Uczelni, 4) udział w szkoleniach dotyczących zasad tworzenia wniosków i realizacji projektów unijnych, 5) sporządzanie wewnętrznych analiz wykonalności projektów, 6) koordynowanie działań związanych z realizacją partnerskich projektów unijnych z instytucjami zewnętrznymi, 7) współpraca z Założycielem Uczelni w zakresie spraw związanych z pozyskiwaniem środków unijnych, 8) współpraca z jednostkami, np. z firmami consultingowymi w zakresie pozyskiwania funduszy europejskich. 31 Pełnomocnik Rektora ds. Studentów Niepełnosprawnych 1. Do zakresu zadań Pełnomocnika ds. Studentów Niepełnosprawnych należy: 1) rejestracja studentów niepełnosprawnych oraz gromadzenie i weryfikacja dokumentacji dotyczącej stanu ich zdrowia, 2) wydawanie zaświadczeń dla studentów lub opiekunów studentów niepełnosprawnych, 3) inicjowanie i opiniowanie prac adaptacyjnych w budynkach Uczelni, w tym likwidacji barier architektonicznych i transportowych oraz utrudnień w dostępie do zasobów informacyjnych, 4) organizowanie indywidualnego wsparcia Uczelni dla niepełnosprawnych studentów, 5) promowanie aktywizacji zawodowej i społecznej niepełnosprawnych absolwentów Uczelni, 6) prowadzenie i przekazywanie sprawozdawczości dotyczącej osób niepełnosprawnych do MNiSW i innych, 7) inicjowanie i organizowanie współpracy Uczelni z innymi podmiotami w zakresie działalności na rzecz studentów niepełnosprawnych, 8) pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów studentów niepełnosprawnych. 32 Biuro Planowania i Koordynacji Studiów 1. Biuro Planowania i Koordynacji Studiów prowadzi całokształt spraw związanych z realizacją przez Uczelnię procesu dydaktycznego w ramach studiów wyższych. 2. Biuro współpracuje z władzami Uczelni i środowiskiem akademickim w zakresie szerzenia idei integracji społecznej poprzez zwiększanie dostępności Uczelni dla osób niepełnosprawnych. 3. Biurem kieruje kierownik. 4. Zadania Biura Planowania i Koordynacji Studiów obejmują: 1) w zakresie planowania: 18

19 a) opracowywanie planów studiów i planów zajęć dydaktycznych w Uczelni dla poszczególnych kierunków i specjalności na studiach pierwszego i drugiego stopnia oraz studiach podyplomowych, b) współpraca z dziekanami w zakresie zabezpieczenia odpowiedniej kadry naukowodydaktycznej do prowadzenia zajęć na poszczególnych kierunkach studiów pierwszego i drugiego stopnia oraz w ramach studiów podyplomowych, c) przygotowywanie i sporządzanie list godzin przepracowanych w każdym miesiącu przez pracowników dydaktycznych Uczelni, d) rozliczanie we współpracy z Kwesturą wynagrodzeń nauczycieli akademickich zatrudnionych na podstawie umów o pracę i umów cywilnoprawnych, e) uzgadnianie z dziekanami przydziałów godzin dla poszczególnych nauczycieli akademickich, f) kompletowanie dokumentów związanych z przydziałami godzin dydaktycznych dla nauczycieli akademickich zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych, g) planowanie przydziału sal na zajęcia dydaktyczne, h) przygotowywanie harmonogramów zjazdów na dany rok akademicki, i) przekazywanie podstawowym jednostkom organizacyjnym przydziałów przedmiotów realizowanych przez nauczycieli akademickich oraz przewidzianych w danym roku akademickim terminów zaliczeń i egzaminów, j) stały kontakt z administratorem strony internetowej Uczelni w zakresie umieszczania i aktualizacji danych będących przedmiotem działania Biura, k) archiwizacja planów studiów; 2) w zakresie koordynacji studiów: a) wprowadzanie i aktualizacja w Pro-Akademii planów studiów, b) koordynowanie realizacji programów kształcenia na poszczególnych kierunkach studiów, c) koordynowanie przydziału zajęć dydaktycznych nauczycielom akademickim, d) koordynowanie realizacji harmonogramów zjazdów i planów zajęć, e) sporządzanie obowiązujących sprawozdań statystycznych, w tym dotyczących studentów i słuchaczy oraz pomocy materialnej dla studentów min. MNiSW, GUS, Biura Uznawalności Wykształcenia i innych, f) drukowanie legitymacji studenckich g) prowadzenie albumu studenta, h) prowadzenie księgi dyplomów, i) zamawianie i wydawanie druków dokumentujących przebieg studiów, j) bieżąca współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni, k) prowadzenie czynności kontrolnych z zakresu sporządzania dokumentacji i spraw studiów i studentów prowadzonych przez dziekanaty; 19

20 3) w zakresie przyznawania pomocy materialnej dla studentów do zadań Biura Planowania i Koordynacji Studiów należą: a) prowadzenie dokumentacji związanej z przyznawaniem pomocy materialnej udzielanej studentom, 33 Biuro Karier i Praktyk Zawodowych 1. Biuro Karier i Praktyk Zawodowych promuje studentów i absolwentów Uczelni na rynku pracy oraz monitoruje rozwój ich karier zawodowych. 2. W zakresie praktyk zawodowych pracę wykonuje koordynator. 3. Zadania w zakresie praktyk zawodowych obejmują: 1) współpracę z opiekunami naukowymi praktyk zawodowych realizowanych na praktyk zawodowych realizowanych na poszczególnych specjalnościach studiów pierwszego i drugiego stopnia oraz w ramach zakresów studiów podyplomowych, 2) koordynację przebiegu praktyk w Uczelni, 3) przygotowanie oferty miejsc praktyk odpowiadających wymaganiom nowoczesnego kształcenia zawodowego, 4) przygotowanie dokumentacji dotyczącej porozumień w sprawach praktyk zawieranych z czołowymi interesariuszami, 5) prowadzenie dokumentacji praktyk. 4. Organizację i dokumentowanie praktyk zawodowych określa zarządzenie rektora. 5. Zadania w zakresie karier zawodowych: 1) wsparcie studentów i absolwentów w karierach zawodowych oraz monitorowanie przebiegu ich karier na rynku pracy, 2) pośrednictwo i pozyskiwanie ofert pracy, praktyk i staży dla studentów i absolwentów Uczelni, 3) nawiązywanie kontaktów oraz rozwijanie długofalowej współpracy z pracodawcami, promocja pracodawców współpracujących z Biurem Karier oraz wspomaganie prowadzonych przez nich procesów rekrutacyjnych, 4) współpraca z instytucjami działającymi na rzecz zatrudnienia oraz wspierania przedsiębiorczości wśród absolwentów i studentów wyższych uczelni, 5) organizacja targów pracy Uczelni oraz prezentacja Uczelni na targach pracy i innych podobnych przedsięwzięciach, 6) przedkładanie prorektorowi sprawozdania z wykonania zadań za rok akademicki. 34 Kwestura 1. Kwesturą kieruje kwestor, którego powołuje i odwołuje rektor na wniosek kanclerza. 2. Kwestor pełni w Uczelni funkcję głównego księgowego. 20

21 3. Zadania kwestora, jako głównego księgowego regulują odrębne przepisy, w tym w szczególności przepisy z zakresu rachunkowości i finansów publicznych. 4. Kwestura prowadzi obsługę finansowo-księgową działalności Uczelni. 5. Zadania Kwestury obejmują: 1) prowadzenie rachunkowości Uczelni zgodnie z obowiązującymi zasadami i przepisami, 2) przedstawianie organom Uczelni okresowych i rocznych sprawozdań sytuacji majątkowej i finansowej Uczelni oraz wyników finansowych za okresy sprawozdawcze, 3) przygotowywanie opracowań w zakresie powiązania kosztów z przychodami i rentownością poszczególnych dziedzin działalności oraz ośrodków odpowiedzialności Uczelni, 4) opracowywanie analiz ekonomiczno-finansowych, 5) sporządzanie sprawozdań finansowych dla władz Uczelni, dla ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki oraz innych uprawnionych urzędów i instytucji, 6) opracowywanie planów finansowych Uczelni, a w szczególności planu rzeczowofinansowego, stanowiącego podstawę prowadzenia gospodarki finansowej Uczelni, 7) ewidencjonowanie operacji gospodarczych w urządzeniach księgowych, 8) prowadzenie ksiąg rachunkowych Uczelni według obowiązującego planu kont, 9) ewidencja i rozliczanie spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego i windykacja należności, 10) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem płac i należności z tytułu umów o pracę i umów cywilnoprawnych, 11) współpraca z podstawowymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni, związana z rozliczeniami finansowymi, w tym z nakładami na działalność naukową, 12) bieżąca współpraca z bankami, 13) współpraca z dziekanatami wydziałów w zakresie przekazywania informacji o zadłużeniach studentów wobec Uczelni. 35 Biuro Administracyjno-Gospodarcze 1. Biuro Administracyjno-Gospodarcze prowadzi obsługę administracyjną i gospodarczą Uczelni. 2. Biurem Administracyjno-Gospodarczym kieruje kierownik. 3. Zadania Biura Administracyjno-Gospodarczego obejmują: 1) w zakresie zaopatrzenia: a) zabezpieczenie wyposażenia technicznego i materiałowego podstawowych jednostek organizacyjnych, b) prowadzenie magazynu zaopatrzenia opartego na ewidencji ilościowo-wartościowej, c) rejestrowanie faktur zakupów, d) ewidencjonowanie dokumentów wydania materiałów z magazynu, 21

22 e) przygotowywanie comiesięcznych raportów dla kwestury, dotyczących rozliczenia zakupów, gospodarki magazynowej, kosztów oraz innych według potrzeb; 2) w zakresie inwestycji i remontów: a) opracowywanie planów inwestycyjnych, remontów i konserwacji obiektów Uczelni oraz współdziałanie w tym zakresie z jednostkami zewnętrznymi, b) przygotowywanie zleceń zewnętrznych lub wewnętrznych w zakresie bieżących przeglądów, konserwacji i napraw w budynkach, w celu utrzymania obiektów Uczelni w technicznej sprawności, c) nadzór techniczny nad zlecanymi przez Uczelnię pracami budowlanymi oraz ich finansowe rozliczenie, d) udział w odbiorze obiektów przekazywanych Uczelni przez wykonawców oraz kontrolę stanu technicznego tych obiektów, e) prowadzenie archiwum dokumentacji technicznej obiektów Uczelni, istniejących i w budowie, prowadzenie książek obiektów budowlanych oraz dokumentacji utrzymania obiektów Uczelni, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa budowlanego; 3) w zakresie działań administracyjno-gospodarczych: a) administrację obiektów Uczelni i terenów przyległych, b) utrzymanie porządku i należytego stanu obiektów oraz ich otoczenia, c) ewidencję i rozliczanie mediów zasilających Uczelnię oraz rozmów telefonicznych w sieciach obsługujących Uczelnię, d) nadzorowanie i koordynowanie ochrony mienia w obiektach Uczelni; 4) w zakresie obsługi gospodarczej: a) monitorowanie zagrożeń (np. pożarowych, zalania), b) nadzorowanie systemów zabezpieczania obiektów i postępowanie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami, c) utrzymanie czystości i porządku na terenie Uczelni, d) pielęgnowanie terenów zielonych Uczelni, e) dostarczanie do jednostek organizacyjnych materiałów i umeblowania, zgodnie z zapotrzebowaniem, f) przygotowanie budynków, pomieszczeń i terenu Uczelni do uroczystości uczelnianych i świąt państwowych, g) pomoc w organizacji imprez zewnętrznych na terenie Uczelni oraz obsługę akcji promocyjnych i imprez wewnętrznych; 5) w zakresie administrowania nieruchomościami: a) kompletowanie dokumentacji formalnoprawnej należących do Uczelni nieruchomości, b) nadzorowanie, koordynowanie i realizację działań wynikających z przepisów dotyczących użytkowania nieruchomości, w tym obowiązkowych przeglądów okresowych i aktualizacji książek obiektów, 22

23 c) realizację i rozliczanie umów związanych z najmem lub dzierżawą powierzchni w nieruchomościach należących do Uczelni, d) opracowywanie materiałów analityczno-informacyjnych na zlecenie władz Uczelni, e) prowadzenie gospodarki samochodowej Uczelni, f) prowadzenie ubezpieczeń majątkowych Uczelni, g) nadzór nad lokalnymi systemami ochrony obiektów (monitoring, alarmy, dozór, ppoż); 6) w zakresie inwentaryzacji majątku: a) sporządzanie dokumentów dotyczących inwentaryzacji; b) prowadzenie rejestrów OT, PT oraz innych związanych z ewidencją majątkową. 36 Akademicka Poradnia Specjalistyczna 2. Akademicka Poradnia Specjalistyczna jest przeznaczona dla studentów i słuchaczy kształcących się w Uczelni oraz dla szerokiego środowiska społecznego, w którym Uczelnia działa. 3. Działalność Poradni jest wyrazem realizacji Strategii WSIiE TWP w zakresie wzmacniania związków Uczelni z otoczeniem społecznym. 4. Akademicka Poradnia Specjalistyczna jest tworzona przez poszczególne Poradnie lub Ośrodki, których powstanie i działalność obejmuje obszary funkcjonowania społecznego, charakteryzujące się potrzebą specjalistycznej pomocy. 5. Działalnością Akademickiej Poradni Specjalistycznej kieruje kierownik, którego powołuje i odwołuje rektor. 6. Do zadań kierownika Poradni należy w szczególności: 1) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Poradni, 2) sporządzanie planów pracy Poradni, nadzór nad ich realizacją oraz sprawozdawczością, 3) promowanie różnych form pomocy oferowanych przez Poradnię. 7. Poszczególne poradnie działają przy wydziałach, które są związane z ich specyfiką i zapewniają odpowiednie zaplecze kadrowe i materialne. 8. W ramach Akademickiej Poradni Specjalistycznej działa Poradnia Psychologiczna, która świadczy nieodpłatną pomoc psychologiczną adresowaną do studentów wszystkich wydziałów, a także słuchaczy studiów podyplomowych. 9. Akademicka Poradnia Specjalistyczna działa w porozumieniu z Biurem Karier, Biurem Planowania i Koordynacji Studiów, stanowiskiem ds. współpracy z zagranicą oraz Biurem Informatyzacji. 10. Szczegółowe zadania poszczególnych Poradni określa regulamin Akademickiej Poradni Specjalistycznej. 23

24 Rozdział VI Zakresy działania podstawowych jednostek organizacyjnych 37 Sekretariat 1. Sekretariat podstawowej jednostki organizacyjnej zapewnia obsługę administracyjno-biurową dla sprawnego realizowania procesu naukowo-badawczego i dydaktycznego danej jednostki. 2. Pracą sekretariatu kieruje pracownik podlegający bezpośrednio dziekanowi. 3. Do zadań Sekretariatu należą: 1) zapewnienie właściwej organizacji pracy wydziału w zakresie realizacji jego zadań, wynikających z postanowień Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, Statutu Uczelni, Regulaminu Studiów oraz innych aktów prawnych, 2) prowadzenie korespondencji i obsługi administracyjno-biurowej jednostki, w tym przygotowywanie decyzji i pism dziekana wydziału, 3) przyjmowanie podań studentów i przekazywanie ich do rozpatrzenia przez władze wydziału i uczelni oraz wysyłanie korespondencji zwrotnej do studentów, 4) prowadzenie zapisów studentów na seminaria dyplomowe oraz przedmioty do wyboru, 5) wydawanie zaświadczeń dotyczących badań prowadzonych przez studentów w ramach pracy dyplomowej, 6) przyjmowanie i prowadzenie rejestru prac dotyczących wyrównywania różnic programowych, 7) przyjmowanie zgłoszeń oraz ewidencja tematów prac dyplomowych, 8) informowanie studentów o sprawach bieżących związanych z procesem kształcenia w jednostce, 9) obsługa administracyjno-organizacyjna organizowanych przez jednostkę imprez naukowych (konferencji, seminariów, odczytów, wizyt gości krajowych i zagranicznych), 10) prowadzenie kalendarza spotkań, rejestru ważnych terminów oraz wykonywanie czynności związanych z ich organizacją wg zarządzenia o organizacji roku akademickiego, wynikających z postanowień Statutu Uczelni i Regulaminu Studiów, 11) opracowywanie danych i sprawozdań z zakresu działalności obsługiwanej jednostki dla jednostek Uczelni, 12) współpraca z pracownikami dziekanatu w zakresie prowadzenia spraw i obsługi studentów, 13) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej efektów kształcenia (sylabusów, prac zaliczeniowych i egzaminacyjnych, etc.), 14) obsługa administracyjna jednostek naukowych działających na Wydziale, 15) wykonywanie innych prac zleconych przez kierownika podstawowej jednostki organizacyjnej. 24

25 38 Dziekanat 1. Dziekanat prowadzi obsługę administracyjną procesu dydaktycznego realizowanego na wydziale. 2. Pracą dziekanatu kieruje kierownik podlegający bezpośrednio dziekanowi. 3. Zadania dziekanatu obejmują m.in.: 1) prowadzenie rekrutacji na studia pierwszego i drugiego stopnia, w tym: przyjmowanie dokumentów od kandydatów na studia, wprowadzanie danych osobowych kandydatów do programu Proakademia, przygotowywanie decyzji o przyjęciu na studia, sporządzanie protokołów z postępowania kwalifikacyjnego, protokołów rekrutacyjnych, list kandydatów przyjętych na studia z wyszczególnieniem wybranego wariantu płatności zgodnie z zawartą umową, wyboru języka obcego, różnic programowych itd. 2) prowadzenie akt osobowych studentów oraz ewidencji studentów danego wydziału z uwzględnieniem studiujących cudzoziemców, 3) prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów wyższych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, 4) sporządzanie umów o naukę i aneksów do umów, 5) sporządzanie i wydawanie studentom dokumentów związanych z przebiegiem studiów indeksów, kart okresowych osiągnięć studenta, itp.), 6) wydawanie legitymacji studenckich oraz ich aktualizacja, 7) ogłaszanie i podawanie do wiadomości studentów danego wydziału wszelkich informacji dotyczących przebiegu studiów, 8) przygotowywanie dokumentacji i organizowanie egzaminów dyplomowych, 9) obliczanie średnich ocen ze studiów i wydawanie stosownych zaświadczeń w tym zakresie, 10) przygotowywanie protokołów egzaminacyjnych, zaliczeniowych i innych zgodnie z planem studiów, planem zajęć oraz zarządzeniem rektora o organizacji roku akademickiego, 11) sporządzanie zestawień zbiorczych studentów, 12) sporządzanie i wydawanie dyplomów ukończenia studiów, suplementów, zaświadczeń, 13) sprawdzanie i aktualizację dokumentacji toku studiów indeksów, kart okresowych osiągnięć studenta, 14) przygotowywanie decyzji dotyczących toku studiów studentów, przeniesień, skierowań na powtarzanie przedmiotów, roku lub semestrów, skreśleń studentów, itp. 15) sporządzanie analizy i statystyk wyników kształcenia na podstawie uzyskanych przez studenta ocen, 16) aktualizację danych studentów w używanym systemie informatycznym, 17) stałą współpracę z Biurem Planowania i Koordynacji Studiów, 18) bieżące prowadzenie korespondencji ze studentami i przekazywanie jej do wysłania dla sekretariatu wydziału, 25