PROGRAM AKWIZYTOR v 1.4 system wsparcia dla przedstawiciela handlowego INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA wersja 1.0

Transkrypt

1 ALBECO Soft mgr inż. Piotr Berłowski ul. Wawrzyniaka Poznań tel. (61) , fax nr ewid. /14452/98 Urzędu Miasta Poznania REGON NIP PROGRAM AKWIZYTOR v 1.4 system wsparcia dla przedstawiciela handlowego INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA wersja 1.0 Poznań, maj 2005 wersja 1.0 KASY I DRUKARKI FISKALNE KOMPUTERY I OPROGRAMOWANIE DLA HURTOWNI, MAGAZYNÓW I SKLEPÓW

2 1.Wstęp Program Akwizytor zainstalowany na palmtopie umożliwia przechowywanie pełnej bazy towarowej hurtowni w zakresie celowo udostępnianym przedstawicielom handlowym; przechowywanie bazy danych klientów (zawierającej ich podstawowe dane oraz nieuregulowane płatności); przygotowanie zamówienia na towar i przesłanie go do hurtowni, natychmiastowe przez internet lub po powrocie do centrali firmy połączeniem przez kabel; przygotowanie i wysłanie do hurtowni notatki o kliencie raportu z wizyty. System AKWIZYTOR zakłada wyposażenie przedstawicieli handlowych w palmtopy (32 MB RAM, procesor min. 233MHz) pracujące pod systemem operacyjnym Pocket PC 2003 oraz telefon komórkowy wyposażony w funkcje GPRS i Bluetooth. Łączność z hurtownią przez internet jest szyfrowana, aby zapobiec dostępowi do danych przez osoby niepowołane. 2. Posługiwanie się palmtopem - uruchamianie programu Akwizytor Niniejsza dokumentacja nie jest instrukcją użytkowania palmtopa, ma tylko na celu pokazanie sposobu posługiwania się programem Akwizytor. Dlatego na ten temat tylko kilka słów. Praca z palmtopem pod systemem operacyjnym Pocket PC nie odbiega zdecydowanie od pracy z komputerem stacjonarnym z zainstalowanym systemem Windows. Istotną różnicą jest posługiwanie się rysikiem zamiast myszką lub klawiaturą. Palmtopy są wyposażone w ekran dotykowy. Operator wybiera opcje z menu i naciska klawisze stukając rysikiem w określone miejsce ekranu. Do wprowadzania danych liczbowych lub tekstów służy klawiatura pokazująca się w dolnej części ekranu. Gdy jest niewidoczna należy stuknąć w pole

3 [PL] w prawym dolnym rogu ekranu. Układ klawiatury i opisy na niej są analogiczne jak w dużych komputerach. Chcąc uruchomić program Akwizytor trzeba stuknąć w [Start] a następnie w odpowiednią opcję menu, czyli [Akwizytor]. 3. Pobieranie bazy danych z hurtowni Dzień pracy terenowej przedstawiciela handlowego powinien zaczynać się od włączenia palmtopa i pobrania aktualnej bazy danych z hurtowni. W zależności od przyjętego trybu pracy dane można pobrać przez internet lub poprzez połączenie kablowe z odpowiednio skonfigurowanym komputerem stacjonarnym. Pobieranie danych przebiega dwuetapowo. 3.1Połączenie przez internet Na ekranie startowym należy nacisnąć na klawisz [Połącz]. Następuje podłączanie palmtopa poprzez telefon komórkowy do punktu dostępowego internetu operatora sieci komórkowej np. Połączenie musi być uprzednio skonfigurowane w ustawieniach systemowych palmtopa. Przedstawiciel może obserwować postęp połączenia na wyświetlaczu telefonu komórkowego. Połączenie w prawidłowo skonfigurowanym systemie nie wymaga podejmowania żadnych dodatkowych czynności. Po podłączeniu do internetu następuje automatycznie etap logowania się na serwerze firmowym. Do podłączenia do serwera używane jest oprogramowanie szyfrujące - niestety angielskojęzyczne. Operator musi tylko stuknąć na klawiszu [Connect] a następnie wpisać swoje hasło i nacisnąć na [OK]. Po automatycznym powrocie na polski ekran należy nacisnąć klawisz [Pobierz dane]. Program będzie kolejno wyświetlał nazwy ściąganych plików. HURTOWNI.TXT,GRUPY.TXT pliki zawierające bazę towarów KLIENCI.TXT plik z danymi klientów FAKTURY.TXT plik z niezapłaconymi fakturami. Czas ściągania plików jest zależny od wielkości bazy danych, prędkości serwera, siły sygnału sieci komórkowej, odległości palmtopa od komórki i może wynosić do kilkunastu minut.

4 W przypadku pojawienia się jakiegokolwiek komunikatu błędu należy palmtopa zresetować i czynność powtórzyć. Po przetworzeniu bazy danych, co trwa parę chwil, sygnał dźwiękowy oznacza gotowość do pracy. 3.2 Połączenie kablem Po podłączenia palmtopa do komputera stacjonarnego następuje automatyczna synchronizacja danych. Później wystarczy na ekranie startowym nacisnąć na klawisz [Pobierz dane]. Synchronizacja danych musi zostać uprzednio skonfigurowana na obu komputerach co opisuje osobna dokumentacja. I tak samo jak w pierwszym przypadku po przetworzeniu danych sygnał dźwiękowy zgłasza gotowość programu do pracy. 4. Wybór klienta Po ściągnięciu danych, na ekranie ponownie pojawi się pierwsza strona. Możemy teraz przystąpić do przygotowania zamówienia. Pierwszym niezbędnym krokiem, jest wybranie klienta. Kliknięcie rysikiem przycisk [Wybór klienta], spowoduje wyświetlenie się listy wszystkich kontrahentów, których dany przedstawiciel obsługuje. Posługując się rysikiem możemy przewijać listę do momentu, gdy odnajdziemy właściwego klienta. Za pomocą klawiatury możemy podać pierwszą literę co przyspieszy wyszukiwanie. W zależności od konfiguracji klienci są ustawieni na liście alfabetycznie według nazw lub według symboli. Kiedy klient jest podświetlony (dzięki puknięciu na nim rysikiem) możemy wyświetlić [Informacje o kliencie], albo zaakceptować wybór przyciskiem [Akceptuj].

5 W informacjach o kliencie znajdziemy jego podstawowe dane i dodatkowe informacje pobrane z programu magazynowego oraz kwotę ewentualnych zaległości. Po naciśnięciu na klawisz [Rejestr faktur] możemy również obejrzeć listę nieuregulowanych płatności. Program pokazuje numer i kwotę faktury oraz datę wystawienia i termin płatności. Naciśnięcie na klawisz [OK] powoduje powrót do pierwszego ekranu programu. 5. Przygotowanie zamówienia Dopiero po wybraniu klienta można przystąpić do przygotowania zamówienia. Program wyświetla każdorazowo wszystkie towary znajdujące się w obrębie jednej grupy towarowej. Należy więc wpierw wybrać grupę, a później kolejno zamawiane towary. Wybierając przycisk [Przygotuj zamówienie]. - zobaczymy następujący ekran.

6 Poniżej nazwy klienta znajduje się lista grup towarowych. By dokonać wyboru grupy należy rozwinąć listę, klikając na okienku z nazwą grupy, a następnie stuknąć na interesującą nas pozycję. Teraz wyświetli się lista towarów z danej grupy. Poziomy pasek przewijania pozwala na podglądanie danych poszczególnych towarów, a są to stan magazynowy, cena, jednostka, symbol i indeks. Aby przyspieszyć wyszukiwanie możemy na górze ekranu w polu Towar zacząć wpisywać nazwę, a lista zacznie się przesuwać do odpowiednich pozycji. By zaakceptować wybór należy kliknąć nazwę towaru rysikiem (dwa razy), bądź wybrać przycisk [Dodaj]. Naszym oczom powinien ukazać się ekran, jak poniżej: Za pomocą klawiatury należy wpisać ilość i zaakceptować, bądź też zrezygnować z wybranego towaru. Akwizytor może również wpisać cenę wynegocjowaną z klientem inną niż cennikowa. Pole Stan pokazuje ilość towaru w magazynie hurtowni w chwili eksportowania

7 bazy danych z oprogramowania hurtowni do systemu Akwizytor. Program pozwala na zamawianie dowolnej ilość towaru niezależnie od stanu magazynowego. Po wysłaniu zamówienia stan jest umniejszany o ilość zamówioną. Po akceptacji program wróci do poprzedniego ekranu i umożliwi wpisanie kolejnych towarów z wybranej wcześniej grupy. By zmienić grupę na inną należy przycisnąć [Akceptuj]. Program powróci wówczas do wyboru grup, wyświetlając jednocześnie (na tym samym ekranie) stan zamówienia (poszczególne pozycje i łączną wartość). Po podświetleniu określonej pozycji zamówienia można ją usunąć poprzez naciśnięcie na przycisk [Usuń] lub po naciśnięciu przycisku [Zmień] zmienić wprowadzone dane. W momencie, gdy sprzedawca znajduje się poza zasięgiem sieci, bądź też z innych przyczyn nie może wysłać zamówienia do centrali klawisz [Zapisz] pozwala zapisać zamówienie. Po ponownym uruchomieniu programu i wybraniu tego samego klienta zamówienie będzie gotowe do dalszej obróbki lub wysłania. Dla jednego klienta można odłożyć do późniejszego wykorzystania tylko jedną listę towarów. W tym samym miejscu przycisk [Rezygnuj] pozwoli zrezygnować z całego zamówienia. Jeśli zamówienie uznamy za zakończone na tej samej planszy wybieramy przycisk [Wyślij]

8 6. Wysyłanie zamówienia Ostatnim etapem przygotowania zamówienia jest wpisanie ewentualnych notatek dotyczących zamówienia lub klienta oraz podanie terminu realizacji zamówienia. Program będzie automatycznie proponował datę jutrzejszą co można zmienić stukając w kalendarz (rysikiem). Można również wysłać do hurtowni przewidywaną datę następnej wizyty u tego klienta. 6.1 Wysyłanie przez internet Naciśnięcie [Wyślij] powoduje wysłanie zamówienia do hurtowni. Powrót do pierwszego ekranu programu bez żadnych komunikatów oznacza, że zamówienie zostało prawidłowo wysłane. Drugim potwierdzeniem jest fakt wyczyszczenia zamówienia do zera. W przypadku utracenia połączenia z serwerem hurtowni i internetem po naciśnięciu na [Wyślij] nastąpi automatycznie łączenie z internetem i logowanie na serwerze hurtowni. Utrata połączenia może nastąpić w wyniku wyłączenia palmtopa lub telefonu, przekroczenia odległości ok. 10 m pomiędzy palmtopem a komórką, albo znalezienia się poza zasięgiem sieci komórkowej. 6.2 Połączenie kablem W przypadku skonfigurowania programu do pracy z wykorzystaniem połączenia przez kabel, naciśnięcie klawisza [Wyślij] powoduje zapisanie zamówienia. Przy połączeniu z odpowiednio skonfigurowanym komputerem stacjonarnym wszystkie zapisane zamówienia są wprowadzane automatycznie do systemu, w trakcie synchronizacji danych, praktycznie bez udziału operatora.

9 czy czy czy czy 7.Kłopoty Kłopotów nie sposób uniknąć i nie sposób przewidzieć wszystkich możliwych. Po naciśnięciu na [Pobierz dane] lub [Wyślij] nic się nie dzieje. Najczęściej oznacza to, że chcemy wysłać zamówienie przez internet, a w ustawieniach jest zaznaczone pole Transmisja przez USB należy oczywiście wyczyścić to pole przez stuknięcie w nie rysikiem. Przy pobieraniu danych lub wysyłaniu zamówienia nie pojawia się ekran do logowania na serwerze firmowym ( angielski ). Oznacza to, że palmtop nie ma połączenia z internetem. Należy sprawdzić: na wyświetlaczu telefonu widnieje ikona [G] sygnalizująca połączenie z internetem przez GPRS jeśli nie oznacza to problem z modemem komórki należy zresetować komórkę (czasem nie wystarcza włączenie i wyłączenie tylko konieczne jest odłączenie akumulatora i wyjęcie na parę minut karty SIM); na wyświetlaczu telefonu widnieje ikona sygnalizująca włączenie bluetootha jeśli nie to włączyć; w komórce w ustawieniach Bluetooth jako aktywne urządzenie figuruje nasz palmtop jeśli nie to czy palmtop figuruje na liście urządzeń powiązanych sparowanych jeśli nie to należy powtórzyć parowanie komórki z palmtopem (czynność opisana w instrukcji instalacji oprogramowania). Jeśli nasz palmtop figuruje na liście urządzeń powiązanych to należy sprawdzić przy pomocy Menadżera Bluetooth w palmtopie czy widnieje tam nasza komórka jako urządzenie sparowane; w ustawieniach systemowych palmtopa nie zostało wykasowane połączenie z internetem. Po naciśnięciu na [Connect] nic się nie dzieje i nie pojawia się okienko do wpisania hasła. Należy skontaktować się z hurtownią i sprawdzić czy działa serwer. Po zalogowaniu przy próbie pobrania danych lub wysłania zamówienia pojawia się komunikat o zerwaniu połączenia z serwerem. Oznacza to nieprawidłowe działanie serwera należy to zgłosić w hurtowni lub serwisowi. Pobieranie danych lub wysyłanie zamówienia się nie kończy palmtop wisi Oznacza to sprzętowy kłopot najczęściej z modem komórki. Należy zresetować komórkę. Jeśli problem powtarza się często zwrócić się do serwisu telefonów komórkowych. Brak towarów pusta grupa towarowa Należy zgłosić w hurtowni by poprawiono konfigurację eksportu towarów. (Np. utworzono nową grupę towarową i nie zaznaczono, że towary z niej mają być eksportowane).

10