Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok)

Transkrypt

1 Regulamin Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok) I. Postanowienia ogólne 1. e-bok jest własnością Dąbrowskich Wodociągów Spółka z o.o. w Dąbrowie Górniczej przy ul. Powstańców 13, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice Wschód w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS Niniejszy Regulamin, zwany dalej Regulaminem e-bok lub Regulaminem, określa zakres, zasady i rodzaj świadczenia usług drogą elektroniczną przez Dąbrowskie Wodociągi Spółka z o.o. w Dąbrowie Górniczej oraz warunki udostępniania i korzystania z Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok) w tym zakładania i wykorzystania indywidualnego konta Użytkownika, zapewniającego dostęp do usług (opcji) internetowych. 3. Dostęp do Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok) możliwy jest poprzez stronę internetową z panelu o nazwie e-bok. 4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) są Dąbrowskie Wodociągi Spółka z o.o. w Dąbrowie Górniczej. II. Wyjaśnienie pojęć Użyte w Regulaminie e-bok określenia oznaczają: 1. Dostawca Dąbrowskie Wodociągi Spółka z o.o. z siedzibą w Dąbrowie Górniczej przy ul. Powstańców e-bok - Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta. 3. Usługobiorca - podmiot, który jest stroną umowy o zaopatrzenie w wodę /i odprowadzanie ścieków. 4. Użytkownik Usługobiorca, będący jednocześnie przedstawicielem działającym na podstawie pełnomocnictwa/zgody ew. pozostałych Usługobiorców, zarejestrowany w Elektronicznym Biurze Obsługi Klienta (e-bok), posiadający umowę o dostępie do Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok). 5. Umowy o zaopatrzenie w wodę /i odprowadzanie ścieków Umowa zawarta pomiędzy Usługobiorcą a Dostawcą, na podstawie której świadczone są usługi dostawy wody /i odprowadzania ścieków. 6. Umowa o dostępie do Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok) - umowa zawierana pomiędzy przedstawicielem Usługobiorcy a Dostawcą umożliwiającą Usługobiorcy korzystanie z usług związanych z realizacją umową o zaopatrzenie w wodę /i odprowadzanie ścieków, o której mowa w pkt. 5, drogą elektroniczną poprzez e-bok z wykorzystaniem systemu informatycznego. 7. Świadczenie usług drogą elektroniczną wykonanie usługi, która następuje przez wysyłanie i odbieranie danych za pomocą systemów informatycznych, na zasadach indywidualnych, bez jednoczesnej obecności stron w rozumieniu Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. O świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2002 r. Nr 144, poz ) 8. Login/Kod Klienta jest 5-cyfrowym ciągiem liczb identyfikującym Usługobiorcę, znajduje się na fakturze VAT po lewej stronie nad tabelą, niezbędny do uwierzytelnienia Użytkownika w e-bok. 9. Hasło - kombinacja 5 znaków (w tym minimum jedna litera) zapewniająca Użytkownikowi wyłączność dostępu do Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok). 10. Faktura elektroniczna (e-faktura) dokument elektroniczny, w formie pliku PDF, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, udostępniony Użytkownikowi do pobrania z zabezpieczonej strony WWW po wpisaniu loginu i hasła unikatowego dla każdego Użytkownika. 11. e-przelewy to forma płatności online dokonywana przez Użytkownika w taki sposób, że po wybraniu formy płatności z poniżej wymienionych sposobów płatności online, zostaje on przekierowany na stronę logowania swojego banku. Po zalogowaniu Użytkownik otrzymuje gotowy do zaakceptowania formularz przelewu z odpowiednią kwotą, tytułem 1

2 przelewu i danymi odbiorcy. Po zaakceptowaniu przelewu, klient powraca na stronę internetową Dąbrowskich Wodociągów Spółki z o.o. w Dąbrowie Górniczej. Usługa polega na możliwości łatwego przyjęcia płatności online za pomocą następujących przelewów bezpośrednich: - mtransfer (mbank) - MultiTransfer (MultiBank) - Millennium Płatności Internetowe (Bank Millennium S.A.) - Płacę z Nordea (Nordea) - Przelew24 (BZ WBK) - Płacę z Citi Handlowego (Bank Handlowy w Warszawie S.A.Citi Handlowy) - Przelew z BPH - Płacę z ipko (PKO BP S.A.) - Płacę z Inteligo (Inteligo) - Eurobank płatność online (Euro bank S.A.) - Credit Agricole przelew online (Credit Agricole Bank Polska S.A.) - Pekao24Przelew - Płać z BOŚ (Bank Ochrony Środowiska S.A.) - Płacę z Alior Bankiem (Alior Bank S.A.) - MeritumBank Przelew (Meritum Bank ICB S.A.) - Pay Way Toyota Bank (Toyota Bank Polska S.A.) - Płać z ING ( ING Bank Śląski S.A.) 12. Przelewy półautomatyczne są uzupełnieniem usługi e-przelewów; usługa ta jest instrumentem płatniczym stworzona dla banków, które nie posiadają wdrożonych e-przelewów. Różnica pomiędzy e-przelewem a przelewem półautomatycznym polega na tym, że Użytkownik dokonujący płatności po zalogowaniu się do banku, wypełnia samodzielnie formularz przelewu na podstawie danych przekazanych przez ecard. e Card S.A. oferuje przelewy półautomatyczne z następującymi bankami: - Deutsche Bank Polska S.A. - Invest Bank S.A. - Kredyt Bank S.A. - Raiffeisen Bank Polska S.A. - Bank Spółdzielczy we Wschowie - Bank Pocztowy S.A. 13. Płatność kartą online to forma płatności, w której po wybraniu usługi i zadeklarowaniu chęci zapłaty kartą, Użytkownik przekierowany zostaje na stronę ecard S.A. poprzez stronę www, gdzie na specjalnym formularzu podaje dane swojej karty (numer, data ważności, kod ostatnie trzy cyfry umieszczone na rewersie karty płatniczej). Autoryzacja odbywa się w ciągu kilku sekund a Użytkownik zostaje poinformowany o jej wyniku stosownym komunikatem. System autoryzacji kart płatniczych ecard S.A. umożliwia przyjmowanie płatności dokonywanych poprzez stronę www kartami płatniczymi: Visa, MasterCard, Maestro, Visa Electron i MasterCard Electronic. System autoryzacji kart płatniczych w ecard S.A. gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa swoim klientom. III. Rejestracja 1. Przed rejestracją Usługobiorca zobowiązany jest do zapoznania się i zaakceptowania niniejszego Regulaminu. Rejestrując się Usługobiorca potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu i wyraża zgodę na wszystkie postanowienia w nim zawarte. 2. Zarejestrowanie Usługobiorcy może nastąpić tylko drogą internetową. 3. Usługobiorca wypełnia wniosek o udostępnienie konta na portalu internetowym umieszczony na stronie 4. Po wypełnieniu i wysłaniu przez Usługobiorcę drogą elektroniczną wypełnionego formularza następuje automatyczne przesłanie informacji zwrotnej na podany adres , w celu potwierdzenia przez Usługobiorcę adresu owego. Po wykonaniu przez Usługobiorcę wszystkich dyspozycji na adres owy przesłane zostaje potwierdzenie rejestracji Usługobiorcy w e-bok. 2

3 5. Umowa o dostępie do Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok) przesyłana jest Usługobiorcy listem poleconym za potwierdzeniem nadania, w terminie 14 dni roboczych po aktywacji konta Usługobiorcy, bądź przekazywana jest osobiście na stanowisku w Biurze Obsługi Klienta. Usługobiorca po podpisaniu umowy zobowiązany jest jeden egzemplarz podpisanej umowy odesłać lub dostarczyć Dostawcy w terminie 14 dni roboczych od otrzymania umowy pod rygorem skuteczności zawartej umowy. 6. Po podpisaniu i zwrocie umowy przez Usługobiorcę, Dostawca dostarcza dokumenty autoryzacji, tj. hasło (osobiście lub listem poleconym za potwierdzeniem odbioru) po czym następuje możliwość pierwszego zalogowania się. 7. W przypadku otrzymania przesyłki naruszonej, w której znajdują się dokumenty autoryzacji, Usługobiorca powinien bezzwłocznie powiadomić o tym fakcie Dostawcę. Wówczas przygotowane zostaną nowe dokumenty autoryzacji. 8. Przy pierwszym logowaniu Użytkownik jest automatycznie przekierowany na stronę wymagającą zmiany hasła na własne. Od tego momentu hasło znane jest tylko Użytkownikowi. IV. Funkcje e-bok 1. Użytkownik może korzystać z następujących funkcji e-bok: a. Dane Klienta umożliwia użytkownikowi podgląd i zmianę danych teleadresowych oraz hasła dostępu. b. Faktury i saldo - Użytkownik ma możliwość sprawdzenia: datę wystawienia faktury, termin płatności faktury, kwotę faktury, historię faktur, podglądu i wydrukowania treści faktury oraz zapoznania ze stanem bieżącego salda. c. Umowy - Użytkownik ma możliwość: pobrania treści umowy, przeglądu zawartych umów (wykaz umów, numer umowy, adres, data zawarcia i obowiązywania) i związanych z nimi liczników wraz z odczytami. d. Odczyt - Użytkownik może podać stan wodomierza, jak również sprawdzić odczyty wodomierza. e. Korespondencja Użytkownik ma możliwość podglądu do spraw i pism, ma możliwość złożenia wniosku o zmianę danych; istnieje również możliwość sprawdzenia historii dokumentów wysyłanych do za pośrednictwem e-bok f. Napisz do nas Użytkownik ma możliwość zgłoszenia dowolnego wniosku, np. awarię, reklamację lub pismo innej treści, a także dołączenia dowolnego załącznika w formie pliku tekstowego (.txt,.doc,.pdf,.xls) lub graficznego (.jpg,.png,.gif) do danej sprawy. V. Zasady korzystania z e-bok 1. Korzystanie z e-bok jest bezpłatne. 2. Korzystanie z e-bok możliwe jest po podpisaniu umowy o dostępie do elektronicznego Biura Obsługi Klienta (e-bok) oraz pełnej aktywacji Użytkownika. Odbywa się przy użyciu loginu/kodu klienta oraz hasła. 3. e-bok jest udostępniony Użytkownikom 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu. Dostawca zastrzega sobie możliwość dokonywania przerw w dostępie do e-bok w związku z koniecznością przeprowadzenia okresowej konserwacji. 4. Użytkownik w sytuacji pojawienia się błędu (na przykład w momencie rejestracji, logowania) zobowiązany jest do kontaktu z Dostawcą. 5. Dostawca ma prawo zablokować dostęp do konta w przypadku stwierdzenia korzystania z niego przez Użytkownika w sposób sprzeczny z Regulaminem lub przepisami prawa. 6. Rozliczenie należności z tytułu zaopatrzenia w wodę / i odprowadzania ścieków odbywa się w oparciu o odczyty podawane przez Użytkownika. 7. Użytkownik reguluje należności wynikające z faktury za wykonaną usługę zgodnie z terminem płatności, wskazanym na fakturze, przesłanej (udostępnionej) wyłącznie w formie elektronicznej. 8. Za moment dostarczenia faktury Użytkownikowi przyjmuje się moment postawienia dokumentu w serwerze (systemie e-bok). 3

4 9. Użytkownik może dokonywać płatności online w formie: e-przelewy, przelewy półautomatyczne lub płatności kartą online zgodnie z Regulaminem płatności, którego treść jest dostępna do wglądu w systemie e-bok przed dokonaniem płatności. 10. Zgłoszenie przez Użytkownika zastrzeżeń do wysokości wystawionej faktury nie wstrzymuje jej zapłaty. 11. Dostawca ma prawo do zablokowania realizacji dyspozycji (na przykład podanie stanu wodomierza), gdy zaistnieje uzasadniona wątpliwość, co do jej autentyczności lub zgodności ze stanem faktycznym lub przepisami. 12. Użytkownik może zgłaszać wszelkie problemy z korzystaniem z funkcji e-bok oraz zasięgać informacji telefonicznie, em, na stronie internetowej Dostawcy oraz osobiście w Dziale Obsługi Klienta i Sprzedaży. 13. Użytkownik może zgłaszać wszelkie nieprawidłowości lub reklamacje dotyczące niedotrzymania z winy Dostawcy warunków umowy za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: ebok@dabrowskie-wodociagi.pl lub pod numerem telefonu (032) Zgłoszenie reklamacji nie wstrzymuje obowiązku zapłaty należnej Dostawcy. Czas odpowiedzi na złożoną reklamacje ustala się na 14 dni roboczych. 14. Reklamacje do transakcji online przyjmowane są w formie pisemnej na adres ebok@dabrowskie-wodociagi.pl i winny zawierać: adres Użytkownika, numer Transakcji, kwotę Transakcji, nazwisko i imię właściciela konta bankowego (karty płatniczej), datę Transakcji oraz nazwę banku, na konto, którego skierowana została płatność Użytkownika (w przypadku płatności kartą płatniczą - nazwa karty). W przypadku uzasadnionej reklamacji zwrot nastąpi na konto bankowe Użytkownika w trybie 14 dni od dnia rozpatrzenia reklamacji transakcji. W przypadku zwrotu do transakcji płatnej kartą, zwrot nastąpi na rachunek tej karty. VI. Pomoc techniczna 1. Użytkownik w sytuacji pojawienia się błędu (na przykład w momencie rejestracji, logowania) zobowiązany jest do kontaktu z Dostawcą. 2. Użytkownik może zgłaszać wszelkie problemy z korzystaniem z funkcji e-bok oraz zasięgać informacji telefonicznie, em na adres: ebok@dabrowskie-wodociagi.pl, na stronie internetowej Dostawcy oraz osobiście w Dziale Obsługi Klienta i Sprzedaży. 3. Dostawca zastrzega sobie możliwość dokonywania przerw w dostępie do e-bok w związku z koniecznością przeprowadzenia okresowej konserwacji. 4. Dostawca nie gwarantuje nieprzerwanego i niezakłóconego dostępu do Serwisu. 5. Dostawca e-bok podejmie wszelkie możliwe działania, aby zapewnić poprawne działanie serwisu, w zakresie możliwości wynikających z dostępu poziomu technicznego. 6. Usunięcie usterki powinno nastąpić w możliwie najszybszym terminie i według kolejności zgłoszenia. O ile usterka nie jest możliwa do usunięcia w ciągu 7 dni roboczych od jej zgłoszenia Dostawca usług określi termin jej usunięcia i przekaże tę informację zgłaszającemu Użytkownikowi. 7. Dostawca e-bok nie odpowiada za szybkość przesłanych danych i jej ograniczenia wynikające z uwarunkowań technicznych, technologicznych, systemowych oraz rodzajów łącz transmisyjnych. VII. Postanowienia końcowe 1. Regulamin stanowi integralną część Umowy korzystania z e-bok. 2. Prawem właściwym dla wszystkich stosunków prawnych wynikających z niniejszego Regulaminu jest prawo polskie. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez właściwe polskie sądy powszechne. 3. W sprawach nie uregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, w szczególności przepisy kodeksu cywilnego, ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 4. Regulamin wchodzi w życie z dniem roku. 5. Regulamin korzystania z e-bok jest dostępny na stronie internetowej oraz w Dziale Obsługi Klienta i Sprzedaży Dąbrowskich Wodociągów Spółka z o.o. przy ul. Powstańców 13, Dąbrowa Górnicza. 4

5 Załącznik nr 2a do umowy nr. ZGODA NA PRZESYŁANIE (UDOSTĘPNIANIE) FAKTUR WYŁĄCZNIE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ (e-faktur) Wystawca faktur/ Sprzedawca w umowie zwany Dostawcą: Adresat faktur/ Przedst. Usługobiorcy w umowie zwany Użytkownikiem: Dąbrowskie Wodociągi Spółka z o.o. ul. Powstańców 13, Dąbrowa Górnicza NIP: Tel. centr Tel./fax Działając w imieniu i na rzecz wszystkich osób występujących po stronie Usługobiorcy wyrażam zgodę na przesyłanie (w tym udostępnianie) faktur przez Wystawcę faktur w formie elektronicznej na podstawie art. 106m ustawy z dnia roku o podatku od towarów i usług (VAT) (Dz. U nr 177 poz z późn. zm.). Miejsce i data.. W celu wdrożenia fakturowania elektronicznego Wystawca faktur/sprzedawca (w umowie zwany Dostawcą) oraz Adresat faktur (w umowie zwany Użytkownikiem) oświadczają, że zgodnie przyjmują poniższe warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej: 1. Wystawca faktur ma prawo przesyłać faktury (udostępniać je) Adresatowi faktur/ Użytkownikowi do podglądu treści i pobrania bezpośrednio z serwera (systemu e-bok) Wystawcy w następujących formatach plików elektronicznych: FORMATY PLIKÓW: PDF 2. Wystawca zobowiązuje się podawać na fakturach wskazane powyżej dane identyfikujące Wystawcę oraz Adresata faktur. 3. Informacja o wystawieniu nowej faktury będzie przesyłana z następujących adresów poczty elektronicznej Wystawcy: ADRESY WYSTAWCY: ebok@dabrowskie-wodociagi.pl na wskazane poniżej adresy poczty elektronicznej Adresata: ADRESY ADRESATA: 4. Adresat faktur oraz Wystawca zobowiązują się informować o zmianach w adresach wykorzystywanych do wysyłania informacji o ich wystawieniu. 5. Akceptacja elektronicznej formy otrzymywania faktur nie wyłącza możliwości otrzymywania faktur w formie papierowej przez Wystawcę w przypadkach zaistnienia obiektywnych okoliczności o charakterze technicznym, uniemożliwiających Wystawcy udostępnienie faktur w formie elektronicznej. 5

6 6. W przypadku cofnięcia przez Adresata akceptacji dla fakturowania elektronicznego, Wystawca utraci możliwość udostępniania faktur w formie elektronicznej w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia o rezygnacji. 7. Adresat faktur ma prawo rezygnacji z elektronicznej formy otrzymywania faktur w dowolnym momencie. 8. Adresat faktur oświadcza, że zapewni autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści oraz czytelność faktur udostępnianych w formie elektronicznej. 9.Wystawca faktur oświadcza, że zapewnia autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktur przesyłanych w formie elektronicznej i ich czytelność poprzez wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art.3 pkt.2 Ustawy z dnia r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz z późn. zm.) Podpis osoby/osób reprezentujących Wystawcę faktur: Dąbrowa Górnicza,

7 Załącznik nr 2b do umowy nr.. WYCOFANIE ZGODY NA ELEKTRONICZNE PRZESYŁANIE (UDOSTĘPNIANIE) FAKTUR (e-faktur) Wystawca faktur/ Sprzedawca w umowie zwany Dostawcą: Adresat faktur/ Przedst. Usługobiorcy w umowie zwany Użytkownikiem: Dąbrowskie Wodociągi Spółka z o.o. Imię i nazwisko:... ul. Powstańców 13, Dąbrowa Górnicza Adres:... NIP: Tel. centr kod klienta... Tel./fax PESEL/NIP... Działając w imieniu i na rzecz wszystkich osób występujących po stronie Usługobiorcy na mocy art. 106n Ustawy z dnia roku o podatku od towarów i usług (VAT) (Dz.U nr 177 poz z późn. zm.). wycofuję zgodę na przesyłanie (w tym udostępnianie) przez Wystawcę faktur w formie elektronicznej. W związku z powyższym Wystawca traci możliwość wystawiania (udostępniania) faktur w formie elektronicznej ze skutkiem od dnia określonego w dokumencie akceptacji elektronicznej formy wystawiania faktur

8 Załącznik nr 3a do umowy nr. ZGODA NA OTRZYMYWANIE POWIADOMIEŃ SMS Działając w imieniu i na rzecz wszystkich osób występujących po stronie Usługobiorcy wyrażam zgodę na otrzymywanie powiadomień SMS przypominających o brakującym odczycie wodomierza, zaległej płatności i o wystawieniu nowej faktury. W celu uruchomienia usługi powiadamiania SMS Wystawca faktur/sprzedawca (w umowie zwany Dostawcą) oraz Adresat faktur (w umowie zwany Użytkownikiem) oświadczają, że zgodnie przyjmują poniższe warunki: 1. Wystawca faktur/sprzedawca ma prawo przesyłać wiadomości SMS Adresatowi faktur/ Użytkownikowi pod wskazany niżej numer telefonu: Numer telefonu:... (proszę o wpisanie numeru telefonu) 2. Adresat faktur/użytkownik zobowiązuje się informować o zmianach numeru telefonu wykorzystywanego do odbierania powiadomień SMS. 3. W przypadku braku możliwości wykonania usługi powiadomienia SMS, z uwagi na problemy o charakterze technicznym, Wystawca faktur/sprzedawca wyśle informacje na Adresata faktur/ Użytkownika. 4. W przypadku cofnięcia przez Adresata faktur/użytkownika zgody na otrzymywanie powiadomień SMS Wystawca faktur/sprzedawca traci możliwość wykonania ww. usługi w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia o rezygnacji. 5. Adresat faktur/użytkownik ma prawo rezygnacji z otrzymywania powiadomień SMS w dowolnym momencie

9 Załącznik nr 3b do umowy nr.. WYCOFANIE ZGODY NA OTRZYMYWANIE POWIADOMIEŃ SMS Działając w imieniu i na rzecz wszystkich osób występujących po stronie Usługobiorcy wycofuję zgodę na otrzymywanie powiadomień SMS przypominających o brakującym odczycie wodomierza, zaległej płatności i o wystawieniu nowej faktury. W związku z powyższym Wystawca faktur/sprzedawca traci możliwość wysyłania powiadomień SMS w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia o rezygnacji