Informatyczny System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego

Transkrypt

1 Informatyczny System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego System powstał w ramach projektu PHARE 2002/ Zarządzanie Finansami Publicznymi Dokumentacja administracyjna Podręcznik administratora Podsystem RIO

2 2

3 Spis treści 1. OPIS KONCEPCJI SYSTEMU WPROWADZENIE DO PROGRAMU Wstęp INSTRUKCJA INSTALACJI I KONFIGURACJI PROGRAMU Minimalne wymagania Instalator programu Instalowanie programu z podłączeniem do już istniejącego serwera Instalowanie programu wraz z serwerem MS SQL Instalowanie serwera MS SQL bez programu BeSTi@ Pierwsze uruchomienie programu Czynności w przypadku wystąpienia błędu w połączeniu do bazy Brak zainicjowanej bazy Połączenia blokowane przez firewall Pierwszy użytkownik Zmiana parametrów połączenia z bazą danych Aktualizowanie programu INSTRUKCJA PRZYGOTOWANIA I ODTWARZANIA KOPII BEZPIECZEŃSTWA Tworzenie kopii bazy danych Tworzenie harmonogramu kopii bazy danych Przywracanie bazy danych z kopii zapasowej Porządkowanie bazy danych MS SQL INSTRUKCJA MODUŁU KOMUNIKACYJNEGO Funkcje modułu Komunikacja Zasady pracy w ramach modułu Bilet komunikacyjny Odbieranie i przetwarzanie wiadomości Skrzynka odbiorcza Pobieranie wiadomości Sytuacje szczególne podczas odbierania wiadomości Przetwarzanie zawartości wiadomości Elementy przetworzone

4 Elementy źle przetworzone Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości Wysyłanie wiadomości Skrzynka robocza Skrzynka nadawcza Elementy wysłane Podgląd wiadomości w formacie XML INSTRUKCJA TWORZENIA RAPORTÓW Funkcje modułu Raporty Zasady pracy w ramach modułu Operacje na raportach Operacje na grupach raportów Operacje na pojedynczym raporcie Generowanie raportu INSTRUKCJA ADMINISTRACJI PODSYSTEMEM RIO Funkcje modułu Administracja Zasady pracy w ramach modułu Administracja Role...56 Spis ról systemowych Użytkownicy Jednostki Cechy jednostek Grupowania Dane kontrolne Słowniki Spis słowników Klasyfikacja Reguły kontrolne Układy dokumentów planistycznych Opcje Dziennik zdarzeń Eksport danych do programu Statistica Eksport danych Tworzenie szablonu eksportu Eksport do GUS WERYFIKACJA PODPISU ELEKTRONICZNEGO

5 9. INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W SYTUACJACH SZCZEGÓLNYCH I AWARYJNYCH Zdalna asysta techniczna Postępowanie w przypadku awarii systemu i utraty bazy danych Postępowanie w przypadku reinstalacji bazy Instalacja programu BeSTi@ z serwerem SQL na innym komputerze Problemy z tworzeniem bazy programu BeSTi@ na serwerze MS SQL Problemy z instalacją programu BeSTi@ na komputerach z zainstalowanym programem antywirusowym MKS_VIR Najczęstsze pytania użytkowników programu BeSTi@...94 ANEKS A PRZEWODNIK ADMINISTRATORA Obsługa techniczna aplikacji Konfigurowanie programu Środowisko pracy Zaawansowane konfiguracja systemu

6 1. Opis koncepcji systemu System przeznaczony jest dla trzech grup odbiorców:, Regionalne Izby Obrachunkowe i ich Zespoły Zamiejscowe, Jednostki Samorządu Terytorialnego i ich Związki. Podstawowym zadaniem tworzonego systemu jest gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie i udostępnianie danych (rys. 1). GUS, COMP. A EUROSTAT, SINDBAD SIMIK,... MF dane: sprawozdawcze słownikowe, kontrolne, sterujące. ZZRIO RIO JST (GMINY, POWIATY, MIASTA NA PRAWACH POWIATÓW, WOJE- WÓDZTWA SAMORZĄDOWE, ZWIĄZKI JEDNOSTEK) Rysunek 1. Przepływ informacji w systemie 6

7 Dane można podzielić na dwie kategorie: Dane zasadnicze (dane planistyczne, sprawozdania, bilanse), Dane sterujące (słowniki, dane kontrolne, reguły kontrolne, żądania korekty danych, okresy sprawozdawcze). Miejsce powstawania danych jest ściśle związane z ich rodzajem: Dane zasadnicze powstają na poziomie JST, Dane sterujące na poziomie MF i RIO. Dane na poziomie JST mogą zostać wprowadzone ręcznie bądź też zaimportowane z systemów zewnętrznych. Dane planistyczne wprowadzane będą do systemu na bieżąco natomiast dane sprawozdawcze w cyklach miesięcznych i kwartalnych. Aby rozpocząć wprowadzanie danych sprawozdawczych należy zainicjować odpowiedni okres sprawozdawczy (kwartalny lub miesięczny). Kwartalne okresy sprawozdawcze przekazywane będą z podsystemu MF. Rozwiązanie takie zapewni pracę wszystkich użytkowników JST na aktualnej wersji programu oraz aktualnym zestawie danych sterujących (przekazanie przesyłek w następującej kolejności: nowa wersja programu, nowa wersja danych sterujących, kwartalny okres sprawozdawczy). Cykle miesięczne nie będą obowiązkowe i będą inicjowane bezpośrednio przez JST. Inicjacja okresu sprawozdawczego (miesięcznego lub kwartalnego) polega na wygenerowaniu zestawu pustych sprawozdań. Generowane sprawozdania można podzielić na trzy typy: Sprawozdania zawsze występujące w określonej liczbie (np. Rb-N, Rb-Z itp.), Sprawozdania występujące w zależności od typu i liczby podległych jednostek organizacyjnych (np. Rb-30, Rb-31 itp.), Sprawozdania występujące na podstawie sprawozdań zdefiniowanych w poprzednim okresie (np. Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-ZN). Do wygenerowania sprawozdań z grupy Rb-3x konieczne będzie uzupełnienie listy jednostek organizacyjnych (zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, funduszy celowych oraz rachunków dochodów własnych). Wygenerowane sprawozdania uzupełnia się przez ręczne wprowadzenie danych bądź przez import z pliku o określonym formacie. Obowiązkowi przekazywania do RIO podlegają kwartalne sprawozdania JST oraz sprawozdania za miesiąc grudzień. Z tego powodu system umożliwiał będzie uzyskanie sprawozdań zbiorczych na dwa sposoby: Uzupełnienie sprawozdań jednostkowych i poprzez operację agregacji uzyskanie sprawozdania zbiorczego, 7

8 Bezpośrednie wprowadzenie sprawozdania zbiorczego (pozostawiając sprawozdania jednostkowe puste). Wprowadzone sprawozdania będą podlegać weryfikacji: Ręczne uruchomienie w dowolnym momencie istnienia sprawozdania, Automatyczne uruchomienie przy zmianie statusu na status umożliwiający wysłanie sprawozdania. Weryfikacja sprawozdania będzie polegać na zastosowaniu na nim zestawu reguł kontrolnych (definiowanych na poziomie MF). Reguły kontrolne ze względu na typ zwracanego wyniku będą dzielić się na: Błędy, Ostrzeżenia. Dodatkowo błędy będą dzielić się na zwykłe i krytyczne. W przypadku wystąpienia Błędu krytycznego system nie pozwoli na zmianę statusu weryfikowanego sprawozdania. Dzięki temu mechanizmowi i odpowiednio zbudowanym i oznaczonym regułom kontrolnym system nie dopuści do zatwierdzenia i przekazania do RIO/MF sprawozdań zawierających najpoważniejsze błędy. Specyficzną regułą kontrolną będzie reguła sprawdzająca zgodność sprawozdania o dochodach z danymi kontrolnymi przekazanymi z MF. Dane kontrolne są to wartości planu i wykonania kwot subwencji wyliczonych na poziomie Ministerstwa. Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu sprawozdania nadawany będzie mu znacznik kontrolny. Znacznik kontrolny jest to ciąg znaków generowany na podstawie wszystkich danych sprawozdania tzw. odcisk palca. Znacznik ten znajdować się będzie na wydruku sprawozdania, który przekazywany jest (oprócz wersji elektronicznej) do RIO. Pracownikom RIO znacznik ten potrzebny będzie do uzgodnienia otrzymanej wersji papierowej sprawozdania z jego wersją elektroniczną. Zatwierdzone sprawozdania będą gotowe do wysłania do RIO. Sprawozdania wysyła się paczkami. Paczki to zestaw sprawozdań o tym samym terminie przekazania. Każda paczka zawsze zawiera komplet sprawozdań nawet, jeśli od momentu ostatniej wysyłki dokonano korekty tylko jednego sprawozdania. Tak przygotowane dane zostaną za pomocą serwera komunikacyjnego przekazane do RIO. Sprawozdania odebrane w RIO podlegają weryfikacji i przy pozytywnym jej wyniku przekazywane dalej do MF. W przypadku stwierdzenia błędów w przekazanym sprawozdaniu może zostać ono opisane przyczyną odrzucenia oraz oznaczone jako do korekty. Operacja ta spowoduje przekazanie do adekwatnej JST żądania korekty wraz z opisem problemu. 8

9 Proces weryfikacji danych będzie bardzo ważnym elementem systemu, ponieważ zapewni on gromadzenie danych odpowiedniej jakości (rys. 2). Gromadzone na poziomie MF dane będą wykorzystywane do wielu zadań: Wykorzystywanie danych do naliczania subwencji i udziału JST w podatku PIT, Wykorzystywanie danych do analizy sytuacji finansowej Jednostek Samorządu Terytorialnego, Udostępnianie danych systemom zewnętrznym jak między innymi SIMIK, SINDBAD, Generowanie dowolnych raportów na istniejących w bazie danych za pomocą modułu raportowego udostępniającego wyniki w postaci tabeli, raportu, kostki OLAP, mapy. 9

10 Prośba o wyjaśnienie dotyczące wątpliwości Zwrot sprawozdań (wymagana korekta) Decyzja o odrzuceniu sprawozdań gdy weryfikacja negatywna JST Sprawozdania budżetowe Rb Błędy formalne Weryfikacja pod względem formalnym Sprawozdania poprawne formalnie Błędy rachunkowe Weryfikacja poprawności rachunkowej Sprawozdania poprawne rachunkowo Błędy merytoryczne Baza danych kontrolnych (dotacje, subwencje, udziały w PIT,...) Dane kontrolne Weryfikacja poprawności merytorycznej Baza danych planistycznych (uchwały, układy wykonawcze, zmiany...) Plan po zmianach Baza sprawozdań w RIO Dane za okresy poprzednie Dane sprawozdawcze do analiz Analiza potencjalnych błędów merytorycznych w sprawozdaniach (ostrzezenia) Analiza naruszeń prawa (dyscyplina finansów publicznych) Analiza sytuacji finansowej JST Zweryfikowane sprawozdania budżetowe Rb Baza raportów MF Rysunek 2. Proces weryfikacji sprawozdań Poza gromadzeniem danych jednym z głównym zadań, jakie ma spełniać tworzony system jest zapewnienie komunikacji pomiędzy podsystemami MF, RIO i JST. Konsultant zdecydował się na zasto- 10

11 sowanie serwera komunikacyjnego jako centralnego ogniwa łączącego trzy podsystemy w całość. Serwer komunikacyjny będzie odpowiedzialny za utrzymanie ruchu danych pomiędzy podsystemami - każda z instancji dowolnego podsystemu będzie łączyć się z serwerem komunikacyjnym poprzez sieć Internet. Dodatkowym utrudnieniem jest konieczność zapewnienia komunikacji pomiędzy podsystemami JST i RIO w trybie off-line. Tryb off-line rozumiany jest jako brak dostępu do sieci Internet na stanowisku roboczym podsystemu JST. Problem ten zostanie rozwiązany w następujący sposób: cała komunikacja odbywająca się pomiędzy stanowiskiem roboczym działającym w trybie on-line (z dostępem do sieci Internet) a serwerem komunikacyjnym w sposób automatyczny, w trybie off-line będzie zapisywana do pliku, który następnie poprzez przeglądarkę WWW (na innym stanowisku mającym dostęp do Internetu) zostanie przekazany na serwer komunikacyjny skąd już w trybie online zostanie pobrany przez podsystem RIO. Przepływ informacji w systemie odbywa się w dwóch kierunkach (rys. 3): dane sterujące (między innymi słowniki, dane kontrolne, reguły kontrolne, okresy sprawozdawcze): MF -> RIO, MF -> JST, dane podstawowe (dane planistyczne, sprawozdania, bilanse) JST -> RIO -> MF. 11

12 Rysunek 3. Koncepcja komunikacji Serwer komunikacyjny posłuży również do aktualizacji oprogramowania na wszystkich poziomach przy pomocy mechanizmu LiveUpdate. Zastosowanie tego mechanizmu zapobiegnie sytuacji, w której użytkownicy korzystają do wprowadzania i przekazywania danych z różnych wersji systemu, co w prosty sposób mogłoby doprowadzić do utraty integralności danych (rys. 4). 12

13 Rysunek 4. Schemat przepływu danych z wykorzystaniem serwera komunikacyjnego 13

14 2. Wprowadzenie do programu 2.1. Wstęp Program służy do zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego. Ma na celu wspomóc pracę służb finansowych JST w realizacji zadań w zakresie: planowania budżetu począwszy od etapu przygotowania projektu budżetu, poprzez wszystkie jego zmiany, sporządzania sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych, sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budżetu JST, bilansu skonsolidowanego, a także rachunków zysku i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki, graficznego przedstawiania danych planistycznych i danych z wykonania budżetu za pomocą modułu raportowego, wymiany danych między jednostkami samorządu terytorialnego a regionalną izbą obrachunkową bez użycia zewnętrznych programów pocztowych. Program wspomaga także prace związane z nadzorem regionalnych izb obrachunkowych nad działalnością jednostek samorządu terytorialnego. W szczególności program ułatwia wydawanie opinii o: możliwości spłaty kredytu, pożyczki lub wykupu papierów wartościowych, możliwości sfinansowania deficytu budżetowego oraz prognozy kształtowania się długu publicznego, przedkładanych projektach budżetów jednostek samorządu terytorialnego wraz z informacjami o stanie mienia jednostek samorządu terytorialnego i objaśnieniami, przedkładanych przez zarządy powiatów i województw oraz przez wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) informacjach o przebiegu wykonania budżetu za pierwsze półrocze, przedkładanych przez zarządy powiatów i województw oraz przez wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) sprawozdaniach z wykonania budżetu. jest przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników i nie opisuje wszystkich modułów i funkcjonalności programu. Skupia się na opisaniu tych elementów, które dotyczą zarządzania użytkownikami, instalacji, konfigurowania i innych technicznych spraw związanych z systemem BeSTi@. 14

15 3. Instrukcja instalacji i konfiguracji programu 3.1. Minimalne wymagania System BeSTi@ pracuje w środowisku Microsoft Windows XP/Vista/Windows 7. System jest instalowany na serwerze lokalnym oraz stacjach roboczych. Komputery powinny posiadać następujące parametry: Serwer lokalny: Intel Pentium 400MHz lub szybszy (zalecane 2,4 GHz), 1 GB pamięci RAM (zalecane 2 GB), 1 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym, karta graficzna obsługująca rozdzielczość 800x600 w 256 kolorach (zalecane 1024x768 16bit). Stacja robocza: procesor Intel Pentium 700 MHz (zalecane 1GHz), pamięć RAM 1 GB (zalecane 2 GB), wolne miejsce na dysku 1 GB, CDROM 4x, karta grafiki pracująca w trybie 800x600/16 bit (zalecane 1024x768 16bit), kolorowy monitor, klawiatura, mysz, system operacyjny: minimum MS Windows XP (ServicePack 3 i framework 3.5). Podane parametry sprzętowe powinny być odpowiednio wyższe, jeśli na komputerze zainstalowane są programy rezydentne albo gdy komputer pełni inne funkcje angażujące znacząco zasoby procesora i pamięci operacyjnej. Systemy operacyjne MS Windows 95, MS Windows 98, MS Windows ME oraz MS Windows 2000 nie są wspierane przez wykonawcę systemu BeSTi@ Instalator programu Przed rozpoczęciem instalacji należy zapisać otwarte dokumenty oraz pliki, a następnie zamknąć wszystkie uruchomione aplikacje. Komputer, na którym nastąpi pierwsze uruchomienie systemu, musi 15

16 posiadać połączenie z internetem. Jest to niezbędne do przeprowadzenia weryfikacji poprawności klucza licencyjnego. Instalator posiada trzy opcje konfiguracji: instalowanie programu BeSTi@ oraz serwera baz danych, instalowanie samego programu BeSTi@, instalowanie samego serwera baz danych. Wszystkie trzy opcje zostały opisane w dalszych podpunktach instrukcji. Na stacjach roboczych należy instalować wyłącznie program BeSTi@. Natomiast na serwerze lokalnym należy zainstalować program oraz serwer MS SQL albo sam serwer MS SQL. Stacje robocze muszą być połączone z serwerem poprzez sieć wewnętrzna. System BeSTi@ może korzystać zarówno z serwera dostępnego w pakiecie instalacyjnym, jak i z już istniejącego serwera MS SQL w wersji 2000 lub nowszego. W przypadku korzystania z istniejącego serwera, parametry połączenia z bazą danych podaje się przy pierwszym uruchomieniu programu BeSTi@ Instalowanie programu z podłączeniem do już istniejącego serwera Instalacja programu BeSTi@ z podłączeniem do już istniejącego serwera powinna być przeprowadzana na komputerach roboczych połączonych z lokalnym serwerem za pomocą sieci wewnętrznej. Serwer powinien posiadać bazę danych skonfigurowaną pod kątem pracy z programem BeSTi@. W przypadku korzystania z istniejącego serwera MS SQL serwer ten powinien być zainstalowany w trybie CASE INSENSITIVE. Instalacja przebiega w następujący sposób: Po umieszczeniu dostarczonej płyty w napędzie CD pojawi się menu, w którym należy wybrać opcję Instaluj program. Po wybraniu tej opcji zostanie uruchomiony instalator programu (rys. 5). Aby przejść do następnego etapu należy użyć przycisku Dalej. 16

17 Rysunek 5. Okno instalatora Na kolejnym etapie instalacji należy zapoznać się z Umową licencyjną (rys. 6). Po zaakceptowaniu warunków Umowy i kliknięciu na przycisk Dalej instalator będzie kontynuował proces instalacji. Rysunek 6. Umowa licencyjna Kolejne okno (rys. 7) poinformuje o lokalizacji na dysku twardym, w której zostanie zainstalowany program. Istnieje możliwość zmiany lokalizacji za pomocą przycisku Przeglądaj. Po dokonaniu wyboru lokalizacji należy kliknąć Dalej. 17

18 Rysunek 7. Ścieżka do programu Następnie należy wskazać folder w Menu Start, w którym będzie znajdował się skrót do programu (rys. 8). Po wykonaniu tej czynności należy kliknąć na przycisk Dalej. Rysunek 8. Folder w menu Start Na kolejnym etapie instalacji należy wybrać pakiet, który ma zostać zainstalowany na bieżącym komputerze (rys. 9). Po kliknięciu na przycisk Dalej instalator przejdzie do kolejnego etapu konfigurowania programu. 18

19 Przy instalowaniu programu na komputerze roboczym należy wybrać Zainstaluj aplikację. Podłączenie do serwera bazy danych zostanie skonfigurowane przy pierwszym uruchomieniu programu. Rysunek 9. Wybór trybu instalacji Po wykonaniu powyższych czynności instalator przedstawi ustawione parametry i zgłosi gotowość do rozpoczęcia instalacji (rys. 10). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. 19

20 Rysunek 10. Podsumowanie parametrów Program rozpocznie instalację programu na bieżącym komputerze (rys. 11). Rysunek 11. Postęp instalacji Po zakończeniu kopiowania plików, instalator poprosi o ponowne uruchomienie komputera (rys. 12). W tym celu należy kliknąć na przycisk Zakończ. Po ponownym uruchomieniu systemu Windows, program BeSTi@ będzie dostępny w menu Start w folderze wskazanym w punkcie 4-tym instalacji. 20

21 Rysunek 12. Zakończenie instalacji 3.4. Instalowanie programu wraz z serwerem MS SQL Instalacja programu BeSTi@ wraz z serwerem MS SQL powinna być przeprowadzona na jednym komputerze, pełniącym rolę serwera lokalnego. Serwer musi być połączony z komputerami roboczymi za pomocą sieci wewnętrznej. Instalacja przebiega analogicznie, jak to opisano w poprzednim podrozdziale, z tą różnicą, że w punkcie piątym należy zaznaczyć opcję Zainstaluj aplikację oraz serwer MS SQL 2005 Express SP4 (rys. 13). Zaznaczenie opcji Inicjuj tworzenie nowej bazy danych spowoduje utworzenie nowej, pustej bazy danych. 21

22 Rysunek 13. Wybór trybu instalacji W kolejnym etapie instalator przedstawi domyślne parametry połączenia z bazą (rys. 14). W tym oknie użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego hasła i nazwy instancji serwera. Dane te trzeba zapamiętać, ponieważ będą one potrzebne podczas konfigurowania dostępu innych komputerów do serwera lokalnego. Domyślne hasło dostępu do serwera to bestia. Hasło jest tworzone dla konta administratora, którego login to sa. Po ustaleniu parametrów należy kliknąć na przycisk Dalej. 22

23 Rysunek 14. Wprowadzanie danych dla era W następny oknie będą widoczne wszystkie ustawienia instalacji (rys. 15). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Program rozpocznie instalowanie programu BeSTi@ wraz z serwerem bazy danych. Po zakończeniu instalacji użytkownik zostanie poproszony o ponowne uruchomienie systemu Windows. Rysunek 15. Podsumowanie parametrów 23

24 3.5. Instalowanie serwera MS SQL bez programu Instalacja serwera bazy danych MS SQL 2005 Express SP4 powinna być przeprowadzana na serwerze lokalnym połączonym z komputerami roboczymi za pomocą sieci komputerowej. Na serwerze lokalnym nie trzeba instalować programu BeSTi@. Instalacja przebiega analogicznie, jak to opisano w poprzednich podrozdziałach, z tą różnicą, że w punkcie piątym należy zaznaczyć opcję Zainstaluj serwer MS SQL 2005 Express SP4 (rys. 16). Rysunek 16. Wybór trybu instalacji Na kolejnym etapie instalator przedstawi domyślne parametry połączenia z bazą (rys. 17). W tym oknie użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego hasła i nazwy instancji serwera. Dane te trzeba zapamiętać, ponieważ będą one potrzebne podczas konfigurowania dostępu innych komputerów do serwera lokalnego. Domyślne hasło dostępu do serwera to bestiasql. Hasło jest tworzone dla konta administratora, którego login to sa. Po ustaleniu parametrów należy kliknąć na przycisk Dalej. 24

25 Rysunek 17. Konfigurowanie serwera W następny oknie będą widoczne wszystkie ustawienia instalacji (rys. 18). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Program rozpocznie instalowanie programu BeSTi@ wraz z serwerem bazy danych. Po zakończeniu instalacji użytkownik zostanie poproszony o ponowne uruchomienie systemu Windows. Rysunek 18. Podsumowanie parametrów 25

26 3.6. Pierwsze uruchomienie programu Podczas pierwszego uruchomienia programu program sprawdzi zawartość bazy danych na serwerze MS SQL. Jeśli będzie ona pusta, wtedy przy pierwszym uruchomieniu programu użytkownik zostanie zapytany, czy ma zostać zainicjowana nowa baza danych (rys. 19). Po kliknięciu na Tak program przygotuje bazę danych pod kątem pracy z programem. Rysunek 19. Okno komunikatu Po zainicjowaniu nowej bazy zostanie wyświetlony ekran logowania (rys. 20). System domyślnie posiada jednego użytkownika o loginie sysadmin z hasłem adm. W polach logowania należy wpisać dane tego użytkownika i kliknąć OK. Rysunek 20. Ekran logowania Przy pierwszym uruchomieniu programu, należy podać klucz licencyjny, który został przekazany razem z kopią programu (rys. 21). Po wprowadzeniu klucza program samoistnie ustawi się na odpowiedni poziom (JST, RIO lub MF) i będzie gotowy do pracy. Po zainstalowaniu programu i podaniu klucza licencyjnego zostanie wygenerowany bilet komunikacyjny. Operacja ta zostanie wykonana w trakcie pierwszej komunikacji z serwerem w module Komunikacja. Więcej na ten temat podrozdziale Bilet komunikacyjny. 26

27 Rysunek 21. Okno wpisywania klucza licencyjnego Po każdej kolejnej instalacji programu (np. w przypadku reinstalacji) i uruchomieniu opcji Wyślij/Odbierz, bilet komunikacyjny zostanie zablokowany. W miejscu przycisku Wyślij/Odbierz pojawi się przycisk Odzyskaj wiadomości. Wtedy należy uruchomić procedurę odblokowania biletu. Po kliknięciu na Odzyskaj wiadomości program pobierze z serwera komunikacyjnego wszystkie dane, które zostały wcześniej wysłane, a których nie ma w bazie Czynności w przypadku wystąpienia błędu w połączeniu do bazy Jeśli podczas próby połączenia z bazą wystąpi błąd albo nie podano wcześniej parametrów bazy danych, wtedy zostanie wyświetlone okno ustawienia komunikacji z serwerem MS SQL (rys. 22). W oknie należy wpisać właściwe parametry bazy i kliknąć na przycisk Sprawdź połączenie. Jeśli wprowadzone ustawienia są poprawne, należy zapisać je klikając na przycisk OK. Parametry podłączenia do bazy zostały ustalone w trakcie instalacji serwera MS SQL. Rysunek 22. Okno konfigurowania połączenia z bazą 27

28 Brak zainicjowanej bazy W przypadku, kiedy: instalowano osobno serwer SQL i program, albo instalowano tylko program przy istniejącej instancji serwera, wtedy trzeba utworzyć nową bazę danych dla programu BeSTi@. W tym celu należy podać nazwę, użytkownika i hasło serwera, a w polu Baza wybrać opcję < nowa baza >. Wtedy pojawi się okienko z pytaniem o nazwę dla nowej bazy (np. bestia). Po kliknięciu na OK zostanie utworzona baza dla programu i program wróci do okienka ustawień połączenia. Po kliknięciu na OK zostanie zainicjowana nowa baza i uruchomi się program BeSTi@ Połączenia blokowane przez firewall Jeśli na serwerze zainstalowany jest firewall, system antywirusowy z funkcją firewalla lub zapora systemu Windows jest aktywna, należy odblokować dwa porty na komputerze z zainstalowanym serwerem SQL. W przypadku zapory systemu Windows można zrobić to wybierając Panel sterowania > Zapora systemu Windows > Wyjątki -> Dodaj port Pierwszy użytkownik Po zainstalowaniu programu BeSTi@, dostępny jest jeden domyślny użytkownik. Posiada on login sysadmin i hasło adm, które należy podać w oknie logowania. Hasło użytkownika sysadmin można zmienić wybierając z menu Narzędzia opcję Zmiana hasła. Użytkownik sysadmin ma ograniczone prawa do pracy z programem. Może on jedynie wejść do systemu w celu zdefiniowania kolejnych użytkowników i ról. Poza tym nie może wykonywać żadnych innych czynności. Konta sysadmin nie można usunąć z programu. Proces konfiguracji ról oraz użytkowników został przedstawiony w instrukcji (zob. rozdział Administracja i podrozdziały Role i Użytkownicy) Zmiana parametrów połączenia z bazą danych Zmiana parametrów dostępu do serwera i bazy jest możliwa po wybraniu w menu Plik opcji Baza danych. Wtedy pojawi się okienko, w którym można zmienić ustawienia połączenia (rys. 23). Poprawność parametrów trzeba zweryfikować przyciskiem Sprawdź połączenie. Jeśli program wyświetli komunikat o udanym połączeniu testowym, wtedy trzeba zapisać ustawienia przyciskiem OK i zrestartować program. 28

29 Rysunek 23. Okno konfigurowania połączenia z bazą Aktualizowanie programu Aktualizacja programu odbywa się poprzez internet za pomocą specjalnego narzędzia wbudowanego w program BeSTi@. Program podczas uruchamiania sprawdza dostępność nowych wydań Bestii. Jeśli są dostępne, wtedy pojawia się okienko z powiadomieniem. W celu wykonania aktualizacji należy wybrać z górnego menu Narzędzia pozycję Pobierz aktualizacje. Wtedy wyświetli się okno z informacjami o wersji oprogramowania zainstalowanego na komputerze oraz o wersji dostępnej do pobrania. Informacje o numerach wersji znajdują się w polach Zainstalowana wersja oraz Dostępna wersja (rys. 24). Rysunek 24. Okno aktualizacji programu LiveUpdate Jeśli będzie dostępna nowsza wersja programu, wtedy uaktywni się przycisk Pobierz aktualizacje, który umożliwi pobranie uaktualnień. W trakcie pobierania aktualizacji z serwera, w dole okna będzie wyświetlany postęp ściągania danych (rys. 25). 29

30 Rysunek 25. Postęp aktualizacji Po pobraniu aktualizacji może pojawić się komunikat o konieczności zamknięcia programu (rys. 26). Po kliknięciu na Tak aplikacja zostanie zamknięta. Rysunek 26. Komunikat zamknięcia programu. Ponowne uruchomienie programu nastąpi już w nowej wersji. Jeśli zaktualizowany program będzie wymagał uzupełnienia bazy danych, wtedy pojawi się odpowiedni komunikat (rys. 27). Po zatwierdzeniu komunikatu przyciskiem Tak, program zaktualizuje strukturę bazy. Rysunek 27. Komunikat aktualizacji bazy danych. Jeżeli program jest zainstalowany sieciowo, wtedy aktualizację wystarczy przeprowadzić na jednym komputerze. Na pozostałych stanowiskach pojawi się komunikat, że baza jest w nowszej wersji niż oprogramowanie, oraz propozycja zaktualizowania programu. 30

31 4. Instrukcja przygotowania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa Program BeSTi@ posiada wbudowane narzędzie do archiwizowania bazy danych z serwera MS SQL 2005 lub wyższej. Opcja Archiwizacja danych znajduje się w górnym menu Plik. Dla zwiększenia poziomu bezpieczeństwa należy systematycznie tworzyć kopie zapasowe bazy danych, aby w razie utraty informacji w programie, przywrócić je z wcześniej wykonanej kopii. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno archiwizacji (rys. 28). Okno archiwizacji podzielone jest na sekcje Rodzaj akcji, Plik kopii bazy danych, Informacje o kopiach bazy danych we wskazanym pliku oraz Harmonogram archiwizacji bazy danych. Poszczególne operacje związane z obsługą bazy danych zostały opisane w dalszych podrozdziałach. Rysunek 28. Okno archiwizacji bazy danych 31

32 4.1. Tworzenie kopii bazy danych Aby zarchiwizować bazę danych, należy zaznaczyć opcję Kopia zapasowa bazy danych, a następnie wprowadzić nazwę i opis kopii. Kolejną czynnością jest wskazanie docelowego foldera przyciskiem [...], znajdującym się w sekcji Plik kopii bazy danych. Kliknięcie na przycisku otwiera okienko nawigacyjne (rys. 29). Kopia zostanie utworzona na dysku, nam którym jest zainstalowany serwer SQL. Po wskazaniu docelowego katalogu należy kliknąć na przycisk Wybierz. Ostatnią czynnością jest wybranie przycisku Wykonaj w dolnej części okna archiwizacji. Wtedy program rozpocznie archiwizowanie bazy danych. Po zakończeniu operacji zarchiwizowany plik pojawi się w sekcji Informacje o kopiach bazy danych. Rysunek 29. Okienko nawigacyjne Jeśli przy wyborze docelowego archiwum został wskazany plik już istniejący (poprzez wybór w sekcji Informacje o kopiach bazy danych albo wskazanie go w sekcji Plik kopii bazy danych), wtedy program wyświetli okno z pytaniem, czy wybrany plik ma zostać nadpisany nowym (rys. 30). Kliknięcie na przycisku Tak spowoduje nadpisanie starego archiwum nowym. Rysunek 30. Okno komunikatu 4.2. Tworzenie harmonogramu kopii bazy danych W celu zautomatyzowania tworzenia kopii bezpieczeństwa można w systemie zdefiniować harmonogram ich tworzenia. 32

33 Harmonogram tworzenia kopii zapasowych dostępny jest w przypadku zainstalowania serwera MS SQL Server 2000 (po uruchomieniu usługi SQL Server Agent) oraz pełnej wersji serwera MS SQL Server 2005 lub nowszej. W przypadku zainstalowania serwera MS SQL 2005 lub nowszej w wersji Express tworzenie harmonogramu kopii bazy danych jest niemożliwe ze względu na brak usługi SQL Server Agent. Aby zdefiniować harmonogram tworzenia kopii bezpieczeństwa należy z menu Plik wybrać opcję Archiwizacja danych. W sekcji Rodzaj akcji należy wybrać opcję Harmonogram archiwizacji (rys. 31). Rysunek 31. Okno wyboru Harmonogramu archiwizacji W sekcji Harmonogram archiwizacji bazy danych (rys. 32) można określić w jakich odstępach czasowych zostanie wykonana kopia bazy (codziennie, godzinowo, minutowo) wraz z określeniem godziny rozpoczęcia. Można również wskazać lokalizację na dysku, w której będą znajdowały się pliki z kopią bazy. Rysunek 32. Okno Harmonogramu archiwizacji bazy danych W polu Rodzaj backupu można zdefiniować rodzaj wykonywanej kopii bazy danych: pełny - archiwizacji podlegają wszystkie dane, 33

34 różnicowy - archiwizowane są tylko te dane, które uległy zmianie od czasu przeprowadzenia ostatniego backupu różnicowego lub od ostatniego backupu całościowego jeżeli wykonywany jest pierwszy backup różnicowy po całościowym. Przed przystąpieniem do sporządzania kopii różnicowej należy wykonać pełen backup. Należy pamiętać, że w przypadku tworzenia kopii różnicowej kopia ta musi być dołączona do pliku, w którym znajduje się pełen backup czyli musi być zaznaczona opcja Dołącz do pliku kopii bazy danych Przywracanie bazy danych z kopii zapasowej Aby przywrócić wcześniej zarchiwizowaną bazę danych, należy zaznaczyć opcję Przywrócenie bazy danych z kopii zapasowej, a następnie wskazać plik archiwum w sekcji Informacje o kopiach bazy danych (albo wskazać plik w sekcji Plik kopii bazy danych). Po kliknięciu na Wykonaj program przystąpi do przywracania bazy danych. Pojawi się komunikat o konieczności zamknięcia aplikacji (rys. 33). Po ponownym uruchomieniu, program będzie korzystał z odtworzonej bazy danych. Rysunek 33. Okno komunikatu 4.4. Porządkowanie bazy danych MS SQL Porządkowanie bazy polega na zmniejszeniu rozmiaru bazy oraz pliku logu. Aby uporządkować bazę danych, należy wybrać z menu Plik opcję Archiwizacja danych i w oknie środkowym zaznaczyć opcję Uporządkuj aktualną bazę danych. Przycisk Wykonaj rozpoczyna porządkowanie zawartości bazy. Po zakończeniu operacji program przedstawi odpowiedni komunikat.. 34

35 5. Instrukcja modułu komunikacyjnego 5.1. Funkcje modułu Komunikacja Moduł jest przeznaczony do komunikowania się w ramach systemu BST pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego, regionalnymi izbami obrachunkowymi i Ministerstwem Finansów. Główne funkcje modułu to: przesyłanie danych planistycznych i sprawozdawczych pomiędzy JST RIO-MF wraz z możliwością otrzymania potwierdzenia odebrania wiadomości przez adresatów, wstępna weryfikacja przesłanych danych, dystrybucja słowników klasyfikacji budżetowej, jednostek samorządu terytorialnego i ich związków z MF do RIO i JST, dystrybucja reguł kontrolnych, kwot subwencji, dotacji, wpłat. Praca w ramach modułu Komunikacja odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. rozdział Wprowadzenie do programu w instrukcji użytkownika) Zasady pracy w ramach modułu W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na belkę z napisem Komunikacja, znajdującą się w lewym panelu. Po wyborze modułu można przystąpić do pracy w zakresie komunikacji. Wszystkie funkcje dostępne na drzewku nawigacyjnym w górnej części lewego okna (rys. 34). Rysunek 34. Drzewo nawigacyjne modułu Komunikacja Lista zawiera następujące foldery: Skrzynka odbiorcza, Skrzynka robocza, Skrzynka nadawcza, Elementy wysłane, Elementy przetworzone oraz Elementy źle przetworzone. Funkcjonalność poszczególnych folderów opisana jest w dalszych podrozdziałach. W pasku narzędzi znajdującym się nad oknem środkowym dostępne są funkcje podręczne, przydatne w pracy w module Komunikacja. Zawartość paska narzędzi jest inna dla każdego z elementów modułu i została opisana w poszczególnych podrozdziałach. 35

36 5.3. Bilet komunikacyjny W momencie pierwszej komunikacji z serwerem zewnętrznym (odebranie wiadomości) zostaje wygenerowany bilet komunikacyjny. Każda baza może posiadać tylko jeden taki bilet i tylko jeden bilet może zostać przypisany do jednego klucza licencyjnego. W przypadku przeinstalowania programu (wraz z bazą) administrator systemu BeSTi@ powinien podjąć stosowne kroki w celu odblokowania biletu. Więcej informacji na stronie Odbieranie i przetwarzanie wiadomości Skrzynka odbiorcza Po wyborze folderu Skrzynka odbiorcza w module Komunikacja, w oknie środkowym wyświetlony zostanie szczegółowy widok informujący o otrzymanych wiadomościach i ich składnikach. Okno Skrzynki odbiorczej składa się z sekcji Lista wiadomości oraz Wiadomość (rys. 35). Rysunek 35. Skrzynka odbiorcza Lista wiadomości składa się z kolumn opisujących dane poszczególnych wiadomości. Zawiera informacje takie, jak: Data wysłania, Data odbioru, Nadawca, Nazwa, Opis i Podpis. Sprawdzenie zawartości wiadomości odbywa się poprzez wskazanie określonej pozycji na Liście wiadomości. Otrzymana wiadomość może zawierać jeden lub więcej składników, widocznych w sek- 36

37 cji Wiadomość. Ich wyboru dokonuje się poprzez zaznaczenie myszką i kliknięcie przycisku Pokaż. Wtedy zostanie otwarte nowe okno z informacją o zawartości składnika (rys. 36). Rysunek 36. Szczegółowy widok składnika wiadomości Aby zamknąć okno podglądu składnika wiadomości, należy kliknąć na przycisk Zamknij. Jeśli użytkownik zmienił status dokumentu, musi zatwierdzić zmianę przyciskiem Zapisz i zamknij. Program wróci do widoku Listy wiadomości w skrzynce odbiorczej. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie pozwalają na selekcjonowanie wiadomości, Odebrane od, Odebrane do wyświetlają wiadomości z określonego przedziału czasowego, Filtruj jednostki przedstawia wiadomości jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie programu. Podczas pracy w skrzynce odbiorczej, na pasku narzędzi (rys. 37) dostępne są przyciski: Odbierz włącza pobieranie wiadomości z serwera komunikacji, Przetwórz wszystkie powoduje przetworzenie składników wszystkich wiadomości w skrzynce odbiorczej i przeniesienie do folderów z wiadomościami przetworzonymi, Przetwórz przetwarza składniki wskazanej wiadomości, Pokaż treść XML otwiera podgląd wiadomości w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML). Rysunek 37. Pasek narzędzi w skrzynce odbiorczej 37

38 Pobieranie wiadomości Aby sprawdzić, czy otrzymano nowe wiadomości, należy kliknąć przycisk Odbierz znajdujący się na pasku narzędzi. Program połączy się z serwerem komunikacji, skąd pobierze oczekujące paczki. Podczas pobierania wiadomości wyświetli się pasek postępu (rys. 38). Rysunek 38. Okno informujące o postępie pobierania wiadomości Nowe wiadomości zostaną umieszczone na Liście wiadomości. Do tych wiadomości należą m.in. informacje przekazane przez pozostałych użytkowników systemu, np. czy regionalną izbę obrachunkową. Mogą to być słowniki do zastosowania w programie, żądanie korekty, przyznane subwencje, uchwały itd Sytuacje szczególne podczas odbierania wiadomości Program BeSTi@ nadaje niektórym wiadomościom wyższy priorytet i przyznaje im pierwszeństwo w procesie przetwarzania. Wiadomości o wyższym priorytecie to paczki systemowe, wymagające natychmiastowego wczytania do programu BeSTi@, oraz paczki, które trzeba wczytać w pierwszej kolejności po to, aby pozostałe paczki mogły zostać poprawnie przetworzone. Może wystąpić sytuacja, że po odebraniu pewnej wiadomości program będzie wymagał natychmiastowego przetworzenia jej składników. W takiej sytuacji pojawi się okno z odpowiednim komunikatem (rys. 39). Po kliknięciu na przycisk OK program przetworzy wiadomości, po czym wyświetli raport. Rysunek 39. Okno komunikatu Przetwarzanie zawartości wiadomości Otrzymane wiadomości zawierają składniki, które trzeba wczytać do systemu. Aby tego dokonać, należy wskazać wybraną wiadomość i wybrać w pasku narzędzi przycisk Przetwórz. Wybranie przycisku Przetwórz wszystkie skutkuje przetworzeniem wszystkich wiadomości w Skrzynce odbiorczej. Po kliknięciu Przetwórz albo Przetwórz wszystkie, program zacznie przetwarzać zaznaczoną wiadomość oraz wyświetli okno o postępie operacji (rys. 40). 38

39 Rysunek 40. Okno informujące o postępie przetwarzania Po zakończeniu przetwarzania zostanie wyświetlony Raport z informacją o rezultatach pracy (rys. 41). Rysunek 41. Okno raportu przetwarzania wiadomości Okienko to zawiera listę przetworzonych paczek. Po rozwinięciu raportu (+) zostaje przedstawiona lista składników przetworzonej wiadomości. Prawa kolumna Status informuje o postępie przetwarzania składników każdej paczki. Po zapoznaniu się z raportem, należy kliknąć przycisk Zamknij. Jeśli operacja przebiegła bez zakłóceń, wtedy przetworzone wiadomości zostaną przeniesione do foldera Elementy przetworzone. Jeśli jednak w trakcie przetwarzania danej wiadomości wystąpiły błędy, wtedy wiadomość zostanie umieszczona w folderze Elementy źle przetworzone. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. Istnieje możliwość automatycznego odbioru i przetworzenia określonej ilości paczek w zadanej częstotliwości. W tym celu należy wybrać opcję Automatyczne przetwarzanie z menu Plik (rys. 42). Rysunek 42. Opcja w menu Plik 39

40 Następnym krokiem jest ustawienie odpowiednich parametrów w oknie dialogowym. Mechanizm zostanie uruchomiony po naciśnięciu przycisku Start (rys. 43) Elementy przetworzone Rysunek 43. Okno dialogowe z parametrami konfiguracji. Folder Elementy przetworzone ewidencjonuje te wiadomości, których składniki zostały z powodzeniem zaimportowane do systemu. Może być to np. słownik klasyfikacji budżetowej, wczytany poprzez opcję Przetwórz znajdującą się w Skrzynce odbiorczej (rys. 44). Rysunek 44. Elementy przetworzone 40

41 Zaznaczenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości daje możliwość sprawdzenia jej zawartości. Aby zapoznać się ze szczegółowymi danymi zawartości, należy w sekcji Wiadomość zaznaczyć wybraną pozycję, a następnie kliknąć przycisk Pokaż. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Przetworzone od, Przetworzone do prezentują wiadomości przetworzone w określonym przedziale czasowym, Filtruj jednostki wyświetla wiadomości dla jednostek zaznaczonych w prawym oknie. W pasku narzędzi (rys. 45) dostępne są przyciski: Przetwórz umożliwia ponowne przetworzenie składników wybranej wiadomości. Do przetwarzania wiadomości już wcześniej przetworzonej trzeba posiadać uprawnienia do modułu Komunikacja. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. Pokaż treść XML prezentuje wiadomość w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML). Rysunek 45. Pasek narzędzi nad oknem Elementy przetworzone W elementach przetworzonych domyślnie ustawiony jest filtr, pokazujący wiadomości przetworzone w ciągu ostatniego miesiąca Elementy źle przetworzone Niektóre otrzymane wiadomości pobrane z serwera komunikacyjnego mogą zostać źle przetworzone. Błędy w przetwarzaniu są spowodowane błędną kolejnością przetwarzania otrzymanych paczek, albo oczekiwaniem na inną paczkę, niezbędną do przetworzenia paczki bieżącej, albo starszą wersją programu BeSTi@. Folder Elementy źle przetworzone ewidencjonuje te wiadomości, których składniki nie zostały poprawnie zaimportowane do systemu. Istnieje możliwość ponownego przetworzenia takiej wiadomości. W tym celu należy podświetlić daną wiadomość, a następnie wybrać z paska narzędzi przycisk Przetwórz. Podczas procesu przetwarzania mogą wystąpić zdarzenia wyjątkowe, opisane w podrozdziale Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości. Wiadomości przetworzone z powodzeniem, zostaną przeniesione do foldera Elementy przetworzone. Obsługa wiadomości w folderze Elementy źle przetworzone odbywa się na zasadzie podobnej, jak w folderze Elementy przetworzone. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości daje możliwość sprawdzenia jej składników w sekcji Wiadomość. Do zapoznania się ze szczegółami składników wiadomości służy przycisk Pokaż. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: 41

42 Przetworzone od, Przetworzone do wyświetla wiadomości przetworzone we wskazanym okresie czasu, Usuń usuwa wskazaną wiadomość. Podczas pracy w folderze Elementy źle przetworzone, w górnej części okna jest dostępny pasek narzędzi (rys. 46) z przyciskami: Przetwórz ponownie przetwarza składniki wybranej wiadomości, Pokaż treść XML pozwala obejrzeć wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa wskazaną wiadomość. Rysunek 46. Pasek narzędzi nad oknem Elementy źle przetworzone Sytuacje szczególne w trakcie przetwarzania wiadomości 1. W przypadku, kiedy podczas przetwarzania wiadomości program napotka błędy, pojawi się okno z pytaniem, czy kontynuować przetwarzanie pozostałych przesyłek (rys. 47). Rysunek 47. Komunikat błędu Po kliknięciu na Tak program będzie kontynuował przetwarzanie wiadomości, natomiast kliknięcie na Nie spowoduje przerwanie procesu przetwarzania. Po zakończeniu przetwarzania zostanie wyświetlone okno Raport z informacjami o paczkach przetworzonych i nieprzetworzonych (rys. 48). Rysunek 48. Okno raportu przetwarzania wiadomości 2. Niektóre przychodzące przesyłki mogą wymagać natychmiastowego przetworzenia przez system tuż po ich odebraniu z serwera komunikacyjnego. Wtedy program wyświetli odpowiedni komunikat (rys. 49) i przetworzy taką wiadomość automatycznie (zob. podrozdział Przetwarzanie wiadomości). 42

43 Rysunek 49. Okno komunikatu 3. Może wystąpić sytuacja, kiedy do przetworzenia danej przesyłki konieczne jest wcześniejsze przetworzenie składników innej wiadomości. Wtedy program wyświetli okienko z informacją o wymaganej kolejności przetwarzania, a następnie wskaże listę wiadomości, które zostaną przetworzone w pierwszej kolejności. W ostatnim etapie przetworzy wszystkie wiadomości do systemu Sprawdzanie spójności danych Po przetworzeniu dokumentu planistycznego, bądź sprawozdania jest możliwe sprawdzenie spójności przesłanych danych. W tym celu należy przejść do modułu Uchwały bądź Sprawozdania, zaznaczyć daną uchwałę/sprawozdanie i poprzez menu Plik rozwinąć opcję Spójność danych, a następnie wybrać opcję (rys. 50): Wszystkie zostaną sprawdzone wszystkie pozycje na liście w oknie głównym; Zaznaczone zostanie sprawdzona tylko zaznaczona pozycja, bądź pozycje. Automatyczne sprawdzanie Rysunek 50. Opcja Sprawdź spójność Istnieje możliwość ustawienia automatycznego sprawdzania spójności, zaraz po przetworzeniu paczki w module Komunikacja. Aby to zrobić należy przejść do modułu Administracja, rozwinąć pozycję Opcje i wybrać Systemowe. Na wyświetlonych ustawieniach w oknie głównym należy zmienić opcję Po przetwarzaniu paczki z podpisanymi dokumentami sprawdź spójność ich danych na True, po czym zapisać ustawienia poprzez Zapisz i zamknij (rys. 51): 43

44 Rysunek 51. Opcja Sprawdź spójność Sprawdzanie spójności na podstawie podpisu elektronicznego W przypadku dokumentów zawierających podpisy elektroniczne, jest możliwe również sprawdzenie spójności danych na podstawie podpisu elektronicznego, a w przypadku wykrycia niespójności, możliwa jest próba naprawy danych dokumentu po otrzymaniu zgody od użytkownika. Aby sprawdzić spójność danych na podstawie sumy kontrolnej podpisu elektronicznego, należy przejść do dokumentu, który zawiera podpis elektroniczny, a następnie kliknąć Sprawdź w sekcji Podpis elektroniczny (rys. 52): Rysunek 52. Opcja Sprawdź 44

45 W przypadku kiedy zostanie wykryta niespójnść danych, program poinformuję o tym użytkownika wraz zapytaniem czy przeprowadzić próbę naprawy (rys. 53): Rysunek 53. Zapytanie o próbę naprawy dokumentu W przypadku zgody, po wszystkim pojawi się wynik próby naprawy spójności danych (rys. 54): Rysunek 54. Wynik próby naprawy spójności danych 5.5. Wysyłanie wiadomości Skrzynka robocza W Skrzynce roboczej przechowywane są wszystkie wiadomości, które nie zostały przekazane do Skrzynki nadawczej. Wiadomości w Skrzynce roboczej nie są uwzględniane w procesie wysyłania wiadomości z systemu. Układ Skrzynki roboczej jest podobny do układu Skrzynki odbiorczej. Skrzynka składa się z dwóch sekcji zatytułowanych Lista wiadomości i Wiadomość (rys. 55). Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami opisującymi parametry przesyłek, takie jak Data wstawienia, Nazwa, Opis i Podpis. 45

46 Rysunek 55. Skrzynka robocza W dolnej części Listy wiadomości dostępne są funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie umożliwia selekcjonowanie wiadomości, Filtruj jednostki przedstawia wiadomości dla jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie, Usuń usuwa wiadomość z listy. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości umożliwia sprawdzenia odbiorcy oraz zawartości przesyłki. Szczegółowe dane wyświetlają się w sekcji Wiadomość w grupach Odbiorcy i Zawartość (rys. 56). Rysunek 56. Skrzynka robocza, sekcja Wiadomość Grupa Odbiorcy wskazuje odbiorców wiadomości, zaś grupa Zawartość zawiera listę załączników wiadomości. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią 46

47 pozycję w grupie i kliknąć przycisk Pokaż. Wtedy pojawi się okno z właściwościami dokumentu (uchwały, zarządzenia, sprawozdania w zależności, jaki dokument został zapisany w Skrzynce roboczej). Podczas pracy w Skrzynce roboczej, nad oknem środkowym dostępny jest pasek narzędzi (rys. 57). Zawiera on opcje: Wyślij wszystkie przenosi wszystkie wiadomości do Skrzynki nadawczej w celu późniejszego wysłania, Wyślij przenosi zaznaczoną wiadomość do Skrzynki nadawczej, Pokaż treść XML przedstawia wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa wiadomość Skrzynka nadawcza Rysunek 57. Pasek narzędzi nad oknem skrzynki roboczej Skrzynka nadawcza służy do wysyłania wiadomości uprzednio przygotowanych w modułach programu. Jest ona zbudowana podobnie jak Skrzynka robocza z tą różnicą, że nie posiada funkcji do edycję wiadomości (rys. 58). 47

48 Rysunek 58. Skrzynka nadawcza Okno Skrzynki nadawczej podzielone jest na dwie sekcje zatytułowane Lista wiadomości oraz Wiadomość. Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami opisującymi parametry przesyłek. Kolumny zawierają takie dane, jak Data wstawienia, Nazwa, Opis i Podpis. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Zaznacz wszystkie, Odznacz wszystkie służą do selekcjonowanie wiadomości, Filtruj jednostki prezentuje wiadomości dla jednostek zaznaczonych na Liście jednostek w prawym oknie, Usuń usuwa wiadomość z listy. Podświetlenie wiadomości w sekcji Lista wiadomości umożliwia sprawdzenia odbiorcy oraz zawartości przesyłki. Dane o odbiorcy i zawartości wyświetlają się w sekcji Wiadomość odpowiednio w grupach Odbiorcy i Zawartość. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią pozycję w grupie Zawartość i kliknąć przycisk Pokaż. Podczas pracy w Skrzynce nadawczej, nad oknem środkowym dostępny jest pasek narzędzi (rys. 59). Zawiera on następujące opcje: Wyślij wszystko wysyła wszystkie wiadomości oczekujące w skrzynce nadawczej. Wiadomości zostaną przesłane do serwera komunikacyjnego, a ich kopie pojawią się w folderze Elementy wysłane. 48

49 Wyślij wysyła zaznaczoną wiadomość do serwera komunikacyjnego. Kopia wiadomości pojawi się w folderze Elementy wysłane. Pokaż treść XML pozwala obejrzeć wiadomość w formacie źródłowym XML, (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML), Usuń usuwa podświetloną wiadomość Elementy wysłane Rysunek 59. Pasek narzędzi nad oknem skrzynki nadawczej Folder Elementy wysłane ewidencjonuje kopie wysłanych wiadomości. Po jego otworzeniu, w środkowym oknie pojawi się lista przesyłek wysłanych do serwera komunikacji. Okno podzielone jest na dwie sekcje: Listę wiadomości oraz Wiadomość. Lista wiadomości opatrzona jest kolumnami zawierającymi informacje o przesyłkach. Kolumny zawierają takie dane, jak Data wysłania, Nazwa, Opis, Podpis oraz Odebrano (rys. 60). Rysunek 60. Elementy wysłane Kolumna Odebrano znajdująca się na Liście wiadomości zawiera informacje o tym, ile wiadomości zostało odebranych przez odbiorcę. Na przykład jeśli w kolumnie znajduje się wpis 1 z 2, oznacza to, że przesyłkę odebrał jeden z dwóch odbiorców wiadomości. Dokładne daty odbioru znajdują się w 49

50 sekcji Wiadomość w grupie Odbiorcy. Sąsiednia grupa Zawartość zawiera informacje o zawartości paczki komunikacyjnej. Aby zaznajomić się ze szczegółową zawartością załącznika, należy wybrać odpowiednią pozycję w grupie i kliknąć przycisk Pokaż. W dolnej części sekcji Lista wiadomości dostępne są następujące funkcje: Wysłane od, Wysłane do prezentuje wiadomości wysłane w określonym przedziale czasowym, Filtruj jednostki wyświetla wiadomości dla jednostek zaznaczonych w prawym oknie. W pasku narzędzi dostępny jest przycisk Pokaż treść XML, który prezentuje wskazaną wiadomość w formacie źródłowym XML (zob. podrozdział Podgląd wiadomości w formacie XML). W elementach przetworzonych domyślnie ustawiony jest filtr, pokazujący wiadomości przetworzone w ciągu ostatniego miesiąca Podgląd wiadomości w formacie XML Każda z wiadomości znajdujących się w module Komunikacja może zostać wyświetlona w formacie źródłowym XML. Odbywa się to poprzez zaznaczenie dowolnej wiadomości i kliknięcie na pasku narzędzi przycisku Pokaż treść XML. Otworzone zostanie okno zawierające źródłową treść wiadomości (rys. 61). Aby zamknąć okno podglądu, należy kliknąć na przycisk Zamknij. Rysunek 61. Podgląd treści przesyłki w formacie XML 50

51 6. Instrukcja tworzenia raportów 6.1. Funkcje modułu Raporty Moduł Raporty obsługuje pracę z raportami, służącymi do prezentowania danych systemowych w zdefiniowanym uprzednio układzie graficznym. Pozwala on na samodzielne modyfikacje raportów poprzez zmiany szablonu, jak i tworzenie nowych, wzorcowych układów danych. Raporty mogą być przedstawione w formie tabeli, dokumentu pozwalającego na wstawianie nagłówków czy też grup, kostki OLAP, mapy oraz zwykłego dokumentu, w którym znajdą się tylko wybrane informacje. Formę raportu należy dobrać w zależności od typu raportu oraz rodzaju danych, które mają się na nim znaleźć. Raporty można importować i eksportować w postaci pliku o rozszerzeniu RML. Szablony raportów zbiorowych można konfigurować w module Administracja > Szablony raportu. Operacja została opisana w odpowiednim podrozdziale. Moduł Raporty szczegółowo został opisany w dokumencie Raporty i analiza 6.2. Zasady pracy w ramach modułu. Aby uruchomić moduł, należy kliknąć na belkę Raporty w lewym oknie programu. W górnej części okna wyświetli się układ raportów w postaci drzewa (rys. 62). 51

52 Rysunek 62. Drzewo Raporty w lewym oknie programu Praca w module przebiega w nieco odmienny sposób, aniżeli w pozostałych modułach programu. Edycja danych odbywa się w graficznym oknie edycji raportu oraz w edytorze danych SQL. Wygenerowane dane są przedstawiane w oknie Raport-prezentacja, skąd mogą zostać wydrukowane, albo wyeksportowane do pliku tekstowego (TXT, PDF, HTML, RTF), graficznego lub arkusza kalkulacyjnego. Budowa okna prezentacji raportu jest podobna do okna Podgląd wydruku (zob. podrozdział Podgląd wydruku w instrukcji użytkownika) Operacje na raportach Na drzewie nawigacyjnym z listą raportów dostępne jest menu kontekstowe, pozwalające na dokonywanie operacji na raportach. Zawartość menu jest różna w zależności od tego, czy menu zostało otwarte po zaznaczeniu całej gałęzi raportów czy pojedynczego raportu Operacje na grupach raportów Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na gałęzi raportu w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe z dodatkowymi opcjami: Dodaj grupę tworzy na zaznaczonej gałęzi nową gałąź, Zmień nazwę zmienia nazwę zaznaczonej gałęzi drzewa nawigacyjnego, Usuń grupę usuwa wskazaną gałąź drzewa, Dodaj raport przechodzi do tworzenia nowego raportu za pomocą specjalnego edytora (zob. podrozdział Tworzenie nowego szablonu raportu), Wczytaj raport z pliku umożliwia zaimportowanie pliku raportu w formacie RML, 52

53 Operacje na pojedynczym raporcie Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na raporcie na drzewie w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe zawierające dodatkowe opcje: Pokaż otwiera okno raportu z wygenerowanymi danymi, Edytuj pozwala przejść do edycji bieżącego raportu lub jednej z jego kolejnych wersji; edycja raportu przebiega w sposób analogiczny, jak tworzenie nowego raportu. Usuń usuwa wskazany raport lub jego wersję, Status raportu umożliwia określenie statusu wskazanego raportu, Zapisz do pliku zapisuje raport do wskazanego pliku w formacie RML, Kopiuj raport otwiera okno edytora ze skopiowanymi wartościami ze wskazanego raportu, Uprawnienia otwiera w oknie środkowym listę użytkowników, dla których można zdefiniować osobne uprawnienia do pracy z raportem, 6.4. Generowanie raportu Raporty systemowe są to inaczej podglądy wydruku i nie mogą być uruchamiane z poziomu modułu Raporty, ponieważ wymagają dodatkowych parametrów, które są pobierane podczas wydruku z poziomu sprawozdań lub uchwał. Aby wygenerować raport w oparciu o gotowy szablon raportu, należy kliknąć dwukrotnie myszką na jednym z raportów, znajdujących się na drzewie nawigacyjnym w module Raporty. W oknie środkowym pojawi się formularz wpisywania parametrów, które są pomocne w tworzeniu raportu (rys. 63). Parametrami mogą być daty, rodzaje sprawozdań, szczegółowość, tytuł, opis itd. Rysunek 63. Definiowanie parametrów dla raportu Wykaz sprawozdań Po wpisaniu parametrów do formularza należy kliknąć na przycisk OK, który znajduje się w dolnej części okna. Wtedy program wygeneruje raport w oparciu o wskazany szablon (rys. 64). Wygenerowane dane można następne wydrukować albo wyeksportować do pliku graficznego, tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego. Okno podglądu raportu posiada pasek narzędzi z szeregiem dodatkowych opcji, które zostały opisane w podrozdziale Podgląd wydruku w instrukcji użytkownika. 53

54 Rysunek 64. Wygenerowany raport Wykaz sprawozdań 54

55 7. Instrukcja administracji podsystemem RIO 7.1. Funkcje modułu Administracja Moduł jest przeznaczony dla administratorów systemu w regionalnych izbach obrachunkowych. Służy on do zarządzania: użytkownikami systemu, prawami i rolami, które są przypisywane poszczególnym użytkownikom, listą (słownikiem) jednostek organizacyjnych, listą danych kontrolnych, grupami paragrafów klasyfikacji budżetowej, układem dokumentów planistycznych, parametrami systemu. Dodatkowo można przeglądać wykaz jednostek samorządu terytorialnego pozostających w obszarze działania Izby, a także do monitorowania pracy użytkowników w systemie. Praca w ramach modułu odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. Wprowadzenie do programu w instrukcji użytkownika) Zasady pracy w ramach modułu Administracja W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na belkę z napisem Administracja znajdującą się w oknie modułów w lewej dolnej części ekranu. Wówczas w górnej części lewego okna zostanie wyświetlone drzewo zawierające dostępne funkcje (rys. 65). 55

56 Rysunek 65. Drzewo Administracja 7.3. Role Rola jest to zbiór uprawnień przyznanych użytkownikom systemu. Celem tworzenia ról jest ułatwienie kontroli nad użytkownikami. Dzięki grupom uprawnień administrator systemu nie musi nadawać uprawnień do poszczególnych funkcji programu każdemu użytkownikowi osobno, lecz wystarczy nadać mu rolę, która zawiera już poszczególne uprawnienia. W razie zmiany zakresu praw grupy użytkowników, nie będzie konieczne edytowanie konta każdego użytkownika. Wtedy wystarczy edytować tylko wspólną dla tych użytkowników rolę. Należy przy tym pamiętać, że zmiany dotyczyć będą każdego użytkownika, któremu nadano tę rolę. Natomiast aby dodać lub odebrać uprawnienia tylko kilku użytkownikom, nie trzeba zmieniać ról, lecz wystarczy edytować konto tych użytkowników i dodać lub odebrać określone prawo. Domyślnie w programie BeSTi@ jest ustawionych kilka typów ról, niemniej administrator może skonfigurować role dla specyficznych potrzeb urzędu. Tworzenie nowej roli Aby utworzyć rolę, należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części okna Lista ról. W obszarze roboczym (okno środkowe) pojawi się formularz do wprowadzania danych o tworzonej roli (rys. 66). 56

57 Rysunek 66. Dodawanie nowej roli W pole Nazwa należy wpisać nazwę, która kojarzy się np. ze stanowiskiem pracy (Kierownik, Księgowy, Skarbnik, Administrator, Programista), natomiast do pola Opis dodatkowe informacje np. mogące ułatwić odnalezienie roli. Kolejnym krokiem jest nadanie określonych praw. Służy do tego rozwijane menu pod przyciskiem Prawa (w górnym pasku narzędzi lub w dole okna). W tym menu dostępne są następujące pozycje: Prawa pozwala na zdefiniowanie praw do poszczególnych modułów programu, a także zakresu czynności (np. dodawanie, czytanie, edytowanie, usuwanie) w obrębie modułów, Prawa do jednostek pozwala określić prawa użytkownika do pracy z jednostką samorządu terytorialnego i jej jednostkami organizacyjnymi (prawa nadawane są do każdej jednostki osobno), Prawa do statusów pozwala określić, jakie statusy dokumentów (planistycznych i sprawozdawczych) będzie mógł określić dany użytkownik (np. zmiana statusu z Roboczy na Zamknięty bądź Zatwierdzony), Prawa do grup raportów pozwala określić prawa do grup raportów zdefiniowanych w module Raporty (możliwe prawa to czytanie, edycja, usuwanie), Prawa do raportów pozwala określić prawa użytkownika do konkretnego raportu zdefiniowanego w module Raporty. Wybór jednej z pozycji menu spowoduje otworzenie okna Prawa z uprawnieniami do pracy z elementami programu (rys. 67). 57

58 Rysunek 67. Nadawanie uprawnień Tabela Prawa składa się z szeregu kolumn pozwalających dokładnie ustalić uprawnienia do pracy w różnych częściach programu. Pierwsza kolumna o nazwie Moduł wyszczególnia listę modułów; kolumna Domena wskazuje na obiekty modułu, na których można wykonywać czynności; zaś kolumna Czynność wymienia działania, jakie można przeprowadzać na obiektach. Na przykład moduł Uchwały zawiera obiekty takie jak m.in. Dokument Planistyczny. Każdy z tych obiektów może być edytowany, usuwany, dodawany, przeszukiwany czy przetwarzany. Zezwolenia do wykonywania każdego z tych działań z osobna przydziela się poprzez nadanie użytkownikowi odpowiednich praw. Prawa przydziela się poprzez kliknięcie odpowiedniego wiersza w kolumnie Nadaj/odbierz i wybranie z rozwijanego menu jednego z wariantów (rys. 68). Rysunek 68. Nadawanie praw Dostępne są trzy możliwości ustalenia uprawnień: + nadaje użytkownikowi prawo, o pozostawia prawa domyślne dla danej roli, które wynikają z praw z ról nadrzędnych, - odbiera użytkownikowi prawo. 58

59 Po ustaleniu uprawnień, w kolumnie Prawa pojawią się wynikowe informacje o tym, jakie prawa posiada dana rola. Jeśli w kolumnie Nadaj/odbierz została zaznaczona opcja Nie zmieniaj, wówczas w kolumnie Prawa pojawi się wartość domyślna. Po dokonaniu wyboru wszystkich żądanych praw i jednostek należy potwierdzić wybór klikając przycisk Zapisz i zamknij. Wówczas program wróci do widoku podstawowej konfiguracji roli. Jeśli wszystkie dane są wprowadzone poprawnie, należy ponownie użyć przycisku Zapisz i zamknij. Edycja roli W celu zmiany ustawień istniejącej roli należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Po podświetleniu wybranej (żądanej) roli na liście trzeba wybrać przycisk Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy pojawi się okno ze szczegółowymi danymi roli. Zamiana danych przebiega w taki sam sposób, jak tworzenie nowej roli. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy je zapisać przyciskiem Zapisz i zamknij. Usuwanie roli Aby usunąć rolę, należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie należy podświetlić właściwą pozycję i kliknąć na Usuń z paska narzędzi albo z dolnej części Listy ról Spis ról systemowych Admin rola dająca użytkownikowi prawa do pracy w module Administracja (m.in. zarządzanie systemem, dodawanie użytkowników, dodawanie jednostek itp.) oraz Komunikacja (oprócz wysyłania i podpisywania wiadomości). Admin Raportów prawo to daje użytkownikowi dostęp do modułu Raporty oraz do dodawania, edycji, usuwania oraz czytania wszystkich raportów znajdujących się w systemie. Budżet prawo do pełnej pracy w module Uchwały (tworzenie i edycja dokumentów planistycznych). Odbieranie wiadomości prawo do pracy w module Komunikacja (ograniczone do odbierania, czytania i przetwarzania wiadomości). Przegląd budżetu prawo do modułu Uchwały (ograniczone tylko do czytania dokumentów bez możliwości ich edycji). Przegląd sprawozdań prawo do czytania sprawozdań w module Sprawozdania. Sprawozdania Pełne prawo do pracy w module Sprawozdania. Użytkownik raportów Prawo do przeglądania raportów w module Raporty. Wszystkie funkcje Prawo do wszystkich funkcji w programie oprócz nadawania statusów w dokumentach (uchwały i sprawozdania). 59

60 Wszystkie jednostki Prawo do pracy w kontekście wszystkich jednostek wprowadzonych do systemu. Wszystkie raporty Prawo do pracy z większością raportów (czytanie, edycja, dodawanie). Wszystkie statusy Prawo do nadawania wszystkich statusów w systemie (w modułach Sprawozdania i Uchwały). Wysyłanie wiadomości Prawo do czytania, wysyłania, przetwarzania i usuwania (ze skrzynek roboczej i nadawczej) wszystkich wiadomości Użytkownicy Dodawanie użytkownika W celu dodania nowego użytkownika programu BeSTi@ należy kliknąć na gałąź Użytkownicy znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, która zawiera wszystkie istniejące profile użytkowników (rys. 69). Rysunek 69. Lista użytkowników Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części Listy użytkowników. Pojawi się formularz do wprowadzania danych nowo tworzonego profilu (rys. 70). 60

61 Rysunek 70. Dodawanie użytkownika W wyświetlonym formularzu należy uzupełnić wszystkie dane w sekcji Użytkownik. Następnie trzeba przypisać użytkownika do roli. Role wskazuje się poprzez zaznaczenie pól w kolumnie Zaznacz. Jeden użytkownik może mieć przydzielone kilka ról, przy czym należy pamiętać o zasadzie dziedziczenia praw z innych ról. Kiedy zaznaczone zostaną dwie role, z których tylko jedna przyznaje dane prawo, to nowo tworzony użytkownik otrzyma niższy poziom uprawnień. Jeśli jednak zachodzi potrzeba ustawienia wyższego poziomu uprawnień albo nadania indywidualnych praw, wtedy administrator musi dokonać odpowiednich zmian przechodząc do okna edycji praw. Służy do tego przycisk Prawa, który znajduje się w dolnej części okna środkowego. Zmiana uprawnień odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. podrozdział Tworzenie nowej roli). Po wypełnieniu formularza należy zapisać ustawienia przyciskiem Zapisz i zamknij. Program powróci do okna z Listą użytkowników. Efektem wyżej opisanych czynności będzie pojawienie się wprowadzonego użytkownika na drzewie Administracja w kategorii Użytkownicy. Edycja profilu użytkownika W celu zmiany ustawień istniejącego użytkownika należy kliknąć na kategorię Użytkownicy znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona 61

62 Lista użytkowników, która zawiera wszystkie istniejące profile użytkowników. Po podświetleniu wybranego użytkownika na liście trzeba wybrać przycisk Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy zostanie wyświetlone okno ze szczegółowymi danymi profilu. Zmiana danych przebiega podobnie jak dodawanie nowego użytkownika z wyjątkiem pola login, które jest nieedytowalne. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy dokonać zapisu przyciskiem Zapisz i zamknij. Usuwanie użytkownika Ze względu na rejestrowanie przez system czynności wykonywanych przez użytkownika, nie jest możliwe jego usunięcie z systemu. Za to konto użytkownika może zostać zablokowane. Aby zablokować użytkownika należy kliknąć na kategorię Użytkownicy znajdującą się na drzewie modułu Administracja w lewym oknie programu. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, zawierająca wszystkie istniejące profile użytkowników. Następnie należy wybrać z listy użytkownika, który ma zostać zablokowany, kliknąć Otwórz w dolnej części okna i w nowo otwartym oknie zaznaczyć opcję Zablokowany (rys. 71). Rysunek 71. Blokowanie użytkownika 7.5. Jednostki Kategoria ta umożliwia przeglądanie listy jednostek samorządu terytorialnego pozostających w obszarze działania regionalnej izby obrachunkowej. Słownik jednostek samorządu terytorialnego, jak i ich związków jest zarządzany centralnie na szczeblu Ministerstwa Finansów. Lista jednostek jest widoczna w prawym oknie programu. W celu przeglądania listy jednostek należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek (rys. 72). 62

63 Rysunek 72. Lista jednostek Niektóre jednostki na liście są rozwijanymi drzewami. Jeśli w kolumnie obok nazwy jednostki znajduje się znak + znaczy to, że nastąpiła zmiana danych jednostki (wynikająca np. ze zmian terytorialnych, zmian nazwy, statutu). Po rozwinięciu drzewa wyświetla się dodatkowa podlista zawierająca historyczne dane o jednostce. Aby sprawdzić zakres czasowy informacji o jednostce, należy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście, a następnie kliknąć przycisk Otwórz. Wtedy wyświetli się okno ze szczegółowymi datami przedziału czasowego, w którym obowiązywała ważność danych jednostki. Informują o tym pola Dane ważne od do Przeglądanie szczegółowych informacji o jednostce. W celu przejrzenia szczegółowych informacji o jednostce należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek, która zawiera wszystkie istniejące w systemie jednostki. Kolejną czynnością jest podświetlenie wybranej jednostki i wybranie przycisku Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy zostanie wyświetlone okno ze szczegółowymi danymi jednostki. Aby powrócić do list jednostek należy w dolnej części okna kliknąć przycisk Zamknij Cechy jednostek Kategoria ta służy do wprowadzenia dodatkowych informacji o jednostkach. Taką informacją może być np. liczba ludności czy liczba uczniów w szkole według stanu na określony dzień. Cechy jednostek można wykorzystać w raportach tworzonych na własne potrzeby, jako dodatkowe informacje o jednostkach (patrz funkcja PobierzDane opisana w dokumentacji Raporty i analiza ). 63

64 Aby dodać nową cechę, należy wybrać kategorię Cechy jednostek na drzewie Administracja w lewym oknie programu. W obszarze roboczym wyświetlona będzie Lista definicji cech. Następnie należy kliknąć na Nowy i wypełnić formularz podając określone dane (rys. 73). Rysunek 73. Definiowanie cechy W celu zapisania wprowadzonych informacji należy kliknąć Zapisz i zamknij. Wynikiem tych czynności będzie dodanie do kategorii Cechy jednostek nowej podkategorii na drzewie modułu w lewym oknie (rys. 74). Rysunek 74. Podkategorie cech jednostek Aby dodać szczegóły do cechy, należy wybrać na Liście cech żądaną pozycję i kliknąć na przycisk Nowy w dolnej części okna albo na pasku narzędzi. W nowym oknie należy wybrać z listy jednostkę, do której cecha ma zostać przypisana, podać odpowiednie wartości cechy i okres jej obowiązywania (rys. 75). 64

65 Rysunek 75. Definiowanie szczegółów cechy Aby zapisać wprowadzone wartości do bazy należy kliknąć Zapisz i zamknij. Spowoduje to powrót do okna z listą cech jednostek Grupowania W celu przeglądania listy grupowań należy kliknąć na kategorię Grupowania znajdującą się na drzewie Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista grupowań (rys. 76). Rysunek 76. Lista grupowań 65

66 Lista wybranych grupowań jest także widoczna podczas pracy w każdym z modułów programu. Umieszczona jest w oknie Opcje dodatkowe, które znajduje się w prawej górnej części ekranu (rys. 77). Zaznaczenie poszczególnego grupowania pozwala na filtrowanie danych według wybranej grupy, co znacznie ułatwia przeglądanie danych. Tworzenie nowego grupowania Rysunek 77. Lista grupowań Aby utworzyć nowe grupowanie, należy kliknąć na kategorię Grupowania znajdującą się na drzewie Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista grupowań, która zawiera wszystkie istniejące pozycje. Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części Listy grupowań. Wtedy zostanie wyświetlony formularz do wprowadzania danych o nowo tworzonym grupowaniu (rys. 78). Rysunek 78. Formularz definiowania nowej grupy W pierwszej kolejności należy w polu Nazwa wpisać taką nazwę grupowania, aby opis pokrywał się z funkcjonalnością grupowania. Na poziomie JST, w menu Typ dostępne jest tylko Grupowanie statyczne. Zaznaczenie pola Wartość przy atrybucie Występuje w drzewku do zaznaczenia JST spowoduje, że grupowanie będzie widoczne w Oknie kontekstowym. Po zaznaczeniu w menu Typ opcji Grupowanie statyczne, należy kliknąć przycisk Grupy. Zostanie otwarte nowe okno, w którym można ustalić klucz grupowania w oparciu o wybrane jednostki (rys. 79). 66

67 Rysunek 79. Definiowanie grupowania statycznego Kolejnym krokiem jest kliknięcie przycisku Nowy, a następnie w nowo otwartym oknie wpisanie w polu Nazwa nazwy pojedynczej grupy (rys. 80). Rysunek 80. Definiowanie nazwy grupy Po kliknięciu Zapisz i zamknij program przejdzie z powrotem do okna grupowania statycznego, a na liście po lewej stronie zostanie wyświetlona nowo zdefiniowana grupa (rys. 81). 67

68 Rysunek 81. Lista grupowania Kolejną czynnością jest przypisanie utworzonej grupie konkretnych jednostek. W tym celu należy zaznaczyć grupę w lewym oknie, a następnie wskazać w prawym oknie wybrane pozycje. Pozycje te zostaną przypisane do wskazanej grupy po kliknięciu przycisku <<. Inną metodą na przypisanie grupie jednostek jest przeciągnięcie myszką wybranych pozycji w prawym oknie do listy grupowań znajdującej się w oknie lewym. Po wykonaniu powyższych czynności, grupa jednostek będzie dostępna w formie drzewa. Kliknięcie na + przy danej pozycji na liście grupowań spowoduje wyświetlenie podlisty przypisanych jednostek (rys. 82). Aby usunąć pozycję z podlisty, należy zaznaczyć wybraną jednostkę i kliknąć przycisk >>. Zaznaczona jednostka zostanie przeniesiona z powrotem na listę w prawym oknie. 68

69 Rysunek 82. Przeglądanie podlisty przypisanych jednostek Możliwe jest dodanie kolejnej grupy do listy jednostek w lewym oknie. W tym celu należy kliknąć przycisk Nowy i powtórzyć opisaną wyżej procedurę przypisywania jednostek do grupy. Trzeba przy tym pamiętać, że jedna jednostka nie może występować jednocześnie w dwóch grupach. Do usunięcia grupy z listy służy przycisk Usuń. Jednostki usunięte wracają na listę w prawej części okna, skąd można je przypisać do innych grup. Aby szczegółowo przejrzeć zawartość grupy, należy wskazać wybraną grupę i kliknąć przycisk Otwórz (rys. 83). Po zakończeniu tworzenia grup, należy kliknąć Zamknij. Program wróci do okna formularza nowej grupy. Aby zapisać zmiany, należy kliknąć Zapisz i zamknij. Nowo dodane grupowanie pojawi się na Liście grupowań, a także w oknie kontekstowym w prawej części ekranu. 69

70 Rysunek 83. Szczegółowy widok zawartości grupy 7.8. Dane kontrolne Dane kontrolne to zestaw informacji umożliwiających dokonanie przez system sprawdzenia (porównania z zadaną wartością) wartości dowolnego pola numerycznego, które jest elementem sprawozdania. Danymi kontrolnymi mogą być np. wielkości subwencji, wpłat do budżetu, udziały w PIT przekazywane przez, a także wielkości dotacji przekazywane przez Urząd Wojewódzki czy Krajowe Biuro Wyborcze. Dane kontrolne mogą być importowane z plików zewnętrznych o określonym formacie, przekazane poprzez serwer komunikacji w postaci paczki danych oraz wprowadzone do systemu ręcznie. Dane kontrolne związane z kwotami subwencji, wpłat, udziałów w PIT przekazywane są do jednostki samorządu terytorialnego oraz do regionalnych izb obrachunkowych z Ministerstwa Finansów za pomocą serwera komunikacji w formie paczki danych. Dane te odebrane w module Komunikacja będą wymagały przetworzenia przez system (zob. podrozdział Przetwarzanie zawartości wiadomości). Po przetworzeniu będą dostępne w module Administracja lub Sprawozdania w kategorii Dane kontrolne. Wprowadzanie danych kontrolnych Aby wprowadzić ręcznie dane kontrolne do systemu, należy wybrać w module Administracja lub Sprawozdania kategorię Dane kontrolne. W oknie środkowym wyświetli się lista danych kontrolnych (rys. 84). 70

71 Rysunek 84. Lista danych kontrolnych Następnie należy kliknąć prawym klawisze myszki na kategorii Dane kontrolne na drzewie i z menu kontekstowego wybrać opcję Dodaj dane kontrolne. Opcja ta jest też dostępna bezpośrednio pod drzewem modułu. W oknie środkowym wyświetli się formularz do wprowadzania danych (rys. 85). Rysunek 85. Edycja danych kontrolnych Okno podzielone jest na dwie sekcje Dane kontrolne i Pozycje. Sekcja Dane kontrolne pozwala na określenie typu danych (subwencje, dotacje itp.); jednostkę, której zostały przekazane; rok oraz kwartał, którego dotyczą. Grupa Pozycje służy do wprowadzania danych. Wprowadzanie danych odbywa 71

72 się na ogólnych zasadach przyjętych w programie (zob. podrozdział Obsługa list tabel). Po wprowadzeniu danych należy je zapisać do bazy klikając na Zapisz i zamknij. Na liście Dane kontrolne pojawi się nowo dodana pozycja z danymi kontrolnymi. Usuwanie danych kontrolnych W celu usunięcia danych kontrolnych należy kliknąć na kategorię Reguły kontrolne znajdującą się na drzewku Administracja lub Sprawozdania w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona lista Dane kontrolne. Następnie należy podświetlić właściwą pozycję i wybrać przycisk Usuń z paska narzędzi albo z dolnej części okna Słowniki Gałąź Słowniki na drzewie Administracyjnym umożliwia przeglądanie zawartości słowników wykorzystywanych w programie Spis słowników Słownik statusów słowniki m.in. danych kontrolnych, paczek przelewów, Pism Decyzji Subwencji, podziału administracyjnego, realizacji pojedynczej rezerwy, rezerw, rozporządzeń, Subwencji i wyliczeń. Słowniki systemowe słowniki z danymi wykorzystywanymi w całym programie takimi jak klasyfikacje dochodowe i wydatkowe, typy i podtypy jednostek, rodzaje pism, subwencji i wyliczonych kwot, typy okresów, paragrafów, tytułów, zadania dochodowe i wydatkowe. Konfiguracja dokumentów planistycznych słowniki m.in. atrybutów dokumentów, organów, statusów i załączników dokumentów planistycznych. Słownik atrybutów zawiera m.in. słowniki atrybutów pism i decyzji subwencji, statusów paczek, typów jednostek, budżetu itp. Słownik do obsługi reguł kontrolnych - zawiera słowniki atrybutów, kategorii i statusów reguł kontrolnych. Subwencje zawiera podstawowe dane do obsługi subwencji. Konfiguracja sprawozdań zawiera słowniki atrybutów sprawozdań jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego, regionalnych izb obrachunkowych i Ministerstwa Finansów. Komunikacja zawiera słowniki z informacjami wykorzystywanymi w module komunikacja. 72

73 7.10. Klasyfikacja Klasyfikacja stanowi jeden z ważniejszych słowników znajdujących się w programie. Słownik ten wykorzystywany jest w podczas wprowadzania do systemu danych planistycznych w module Uchwały, a także podczas sporządzania niektórych sprawozdań (w szczególności Rb-27S, Rb-28S i Rb-3x) w module Sprawozdania. Słownik ten obejmuje: Działy, Rozdziały, Paragrafy dochodów, Paragrafy wydatków, Paragrafy przychodów, Paragrafy rozchodów, Finansowanie paragrafów, Grupy paragrafów dochodowych, Grupy paragrafów wydatkowych. Słownik klasyfikacji budżetowej zarządzany jest centralnie przez, nie ma możliwości jego edycji na poziomie jednostek samorządu terytorialnego i regionalnych izb obrachunkowych. Każda pozycja słownika opisana jest zakresem dat obowiązywania oraz informacją dotyczącą źródła jej pochodzenia, czyli odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów. Dodatkowo pozycje słownika paragrafów opisane są informacjami określającymi możliwość ich wykorzystania przez poszczególne typy jednostek samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa, związki itp.) oraz możliwość wykorzystania w sprawozdaniach typu Rb-3x. Oprócz Działów, Rozdziałów i Paragrafów dostępne są również Grupy paragrafów zarówno dochodowych jak i wydatkowych. Grupy podzielone są na dwa rodzaje: systemowe i użytkownika. Grupy paragrafów systemowych pozwalają na spełnienie możliwości prowadzenia uchwał budżetowych w minimalnej szczegółowości wynikającej z przepisów prawa. Grupy te są zarządzane na szczeblu centralnym na poziomie Ministerstwa Finansów. Natomiast Grupy paragrafów użytkownika są edytowalne na poziomie jednostki samorządu terytorialnego i regionalnej izby obrachunkowej. Pozwalają one na uszczegółowienie grup systemowych dla każdej jednostki wprowadzonej do systemu w kategorii Jednostki, widocznej w prawym oknie programu. Grupy paragrafów użytkownika nie są brane pod uwagę podczas wysyłania dokumentów z JST do RIO. 73

74 Tworzenie grupy paragrafów użytkownika Aby utworzyć nową grupę paragrafów użytkownika (dochodowych lub wydatkowych) należy na drzewie Administracja wybrać kategorię Klasyfikacja, a następnie podkategorię Grupy paragrafów dochodowych (użytkownika) lub Grupy paragrafów wydatkowych (użytkownika) (rys. 86). Rysunek 86. Otwieranie listy paragrafów W środkowym oknie zostanie wyświetlona Lista grup paragrafów (rys. 87). Rysunek 87. Lista grup paragrafów Następnie należy wybrać przycisk Nowy w dole okna lub z górnego paska narzędzi. Efektem tej czynności będzie wyświetlenie w obszarze roboczym formularza, w którym należy podać symbol grupy (który powinien składać się od trzech do pięciu liter), określić ramy czasowe obowiązywania grupy i grupę nadrzędną, którą stanowi odpowiednia grupa systemowa (rys. 88). 74

75 Podgrupy paragrafów wydatkowych tworzy się odrębnie dla KAŻDEJ jednostki samorządu terytorialnego. Rysunek 88. Tworzenie grupy paragrafów W sekcji Występuje w typie jednostki można określić, w jakim typie jednostki będzie ona dostępna. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji należy zapisać je do bazy klikając Zapisz i zamknij. Wówczas na liście grup paragrafów pojawi się nowo dodana grupa. Aby przypisać do niej odpowiednie paragrafy, należy w dole okna wybrać przycisk Przypisz paragrafy. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlone okno, które składa się z dwóch kolumn: lewej, z symbolem nowododanej grupy i prawej, w której widoczna jest lista paragrafów z grupy nadrzędnej (systemowej) (rys. 89). 75

76 Rysunek 89. Przypisywanie paragrafów do grup Aby przypisać paragrafy do grupy należy zaznaczyć w prawej kolumnie odpowiednie pozycje, a następnie kliknąć w dole okna prawego na przycisk <<. Aby zaznaczyć kilka pozycji należy dodatkowo przytrzymać na klawiaturze klawisze SHIFT lub CTRL. Efektem tak wykonanych czynności będzie widoczna grupa paragrafów w lewej kolumnie. Aby powrócić na listę grup należy kliknąć Zapisz w dolnej części obszaru roboczego. Tak zdefiniowane grupy paragrafów będą mogły być użyte podczas tworzenia dokumentów planistycznych w minimalnej szczegółowości (pod warunkiem, że podczas definiowania układu dokumentów planistycznych zostanie wybrana opcja prowadzenia planu dochodów i wydatków w niepełnej szczegółowości oraz grupowanie paragrafów przy użyciu grup użytkownika zob. podrozdział Układy dokumentów planistycznych). W sytuacji gdy zajdzie potrzeba zmiany słownika systemowego (działów, rozdziałów, paragrafów dochodowych i wydatkowych oraz ich grup), użytkownik na poziomie RIO będzie mógł zgłosić tzw. żądanie korekty słownika i przekazać na szczebel centralny czyli do Ministerstwa Finansów. Propozycja zmiany słownika W sytuacji gdy zajdzie potrzeba zmiany słownika systemowego (działów, rozdziałów, paragrafów dochodowych i wydatkowych oraz ich grup), użytkownik na poziomie RIO będzie mógł zgłosić tzw. propozycję zmiany słownika i przekazać na szczebel centralny czyli do Ministerstwa Finansów. Propozycję zmiany odpowiedniego słownika klasyfikacji budżetowej należy zgłaszać zwłaszcza gdy: - przy weryfikacji sprawozdania pojawi się informacja o podziałce klasyfikacji nie dotyczącej danego typu JST a jednostka uznaje że poprawnie zastosowała klasyfikację - w słowniku brak jest podziałki klasyfikacji wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Finansów albo ma ona niewłaściwy opis - w słowniku występuje podziałka, która została skreślona rozporządzeniem Ministra Finansów - RIO dostrzeże nieścisłości w grupach systemowych paragrafów wydatkowych. 76

77 Aby zgłosić korektę słownika, należy z górnego menu Narzędzia wybrać opcję Propozycja zmiany słownika (rys. 90). Rysunek 90. Menu Narzędzia Wówczas w obszarze roboczym zostanie wyświetlony formularz, w którym możliwe będzie podanie niezbędnych informacji do zmiany słownika (rys. 91). Rysunek 91. Formularz propozycji zmiany słownika Pierwszym krokiem jest wskazanie w polu Słownik słownika, który ma zostać zmieniony. Następnie należy określić sposób korekty słownika (poprzez modyfikację wartości, dodanie bądź usunięcie pozycji), oraz określenie symbolu działu, rozdziału, paragrafu, grupy paragrafów w zależności od wybranego słownika. W kolejnych sekcjach okna należy podać bieżącą wartość słownika, wartość proponowaną oraz ewentualne uwagi związane ze zmianą słownika. Aby propozycja zmiany została wysłana do Ministerstwa Finansów, należy z górnego paska narzędzi kliknąć na przycisk Przygotuj do wysłania. W oknie środkowym otworzy się okno Wiadomości z informacjami o nazwie wiadomości, odbiorcy i jej zawartości (rys. 92). 77

78 Rysunek 92. Wysyłanie propozycji zmiany Kolejną czynnością jest wysłanie wiadomości przyciskiem Wyślij w dolnej części okna. Wiadomość ta może zostać także podpisana podpisem elektronicznym (więcej na temat podpisywania i wysyłania wiadomości w rozdziale opisującym moduł Komunikacja). Jeśli propozycja zmiany słownika zostanie uwzględniona na szczeblu Ministerstwa Finansów, wówczas do RIO i JST trafi za pośrednictwem serwera komunikacji wiadomość zwrotna z korektą słownika. W związku z tym, że będzie to paczka systemowa, zostanie ona przetworzona przez program niezwłocznie po jej odebraniu (zob. podrozdział Odbieranie i przetwarzanie wiadomości) Reguły kontrolne Reguły kontrolne to zbiór procedur (funkcji, algorytmów) służących do weryfikacji danych planistycznych wprowadzonych w module Uchwały oraz danych sprawozdawczych (w tym także bilansów) wprowadzonych w module Sprawozdania. Reguły można podzielić na rachunkowe i merytoryczne. Efektem działania reguł jest raport błędów, który jest wyświetlany po każdorazowej weryfikacji wprowadzonych danych. Zarządzanie słownikiem reguł kontrolnych odbywa się na poziomie Ministerstwa Finansów, skąd są dystrybuowane za pomocą serwera komunikacji do JST i RIO. 78

79 Użytkownicy na poziomie jednostki samorządu terytorialnego mogą jedynie przeglądać poszczególne reguły i - podobnie jak w przypadku klasyfikacji budżetowej zgłosić propozycję zmiany (zmiany, dodania nowej bądź usunięcia istniejącej)reguły kontrolnej. Przeglądanie reguł kontrolnych Aby móc przeglądać reguły kontrolne należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Reguły kontrolne (rys. 93). Rysunek 93. Otwieranie listy reguł kontrolnych Wówczas w oknie środkowym wyświetlona zostanie lista reguł wbudowanych do programu (rys. 94). Rysunek 94. Lista reguł kontrolnych Aby przejrzeć szczegółowe informacje o danej regule kontrolnej, należy wybrać na liście żądaną regułę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz w dolnej części okna środkowego lub na górnym pasku na- 79

80 rzędzi. W oknie środkowym zostanie wyświetlony formularz zawierający podstawowe dane o regule (rys. 95). Rysunek 95. Formularz reguły kontrolnej Na dane o regule składa się nazwa, kategorie reguły, ramy czasowe jej obowiązywania, zakres obowiązywania (tzn. dokument planistyczny, sprawozdanie, bilans) oraz rodzaj wyniku, jaki ma być zwrócony po jej zadziałaniu (błąd lub ostrzeżenie). W drugiej sekcji okna określone są Atrybuty reguły tzn. informacja o tym, czy dana reguła może być uruchamiana podczas weryfikacji danych w trybie rzeczywistym oraz czy wymagany jest pozytywny wynik działania reguły, aby zatwierdzić dany dokument. W kolejnej sekcji są określone typy jednostek, dla których dana reguła się odnosi. Czwarta sekcja formularza to algorytm reguły, czyli określenie czynności, jakie wykonywane są podczas działania reguły zapisane w języku programowania C#. W ostatniej sekcji formularza jest widoczna podstawa prawna danej reguły. Propozycja zmiany słownika reguł kontrolnych Z uwagi na fakt, że użytkownik na poziomie RIO nie może zmieniać zawartości słownika reguł kontrolnych program umożliwia wysłanie propozycji zmiany słownika reguł kontrolnych. Czynność ta przebiega podobnie, jak to opisano w poprzednim podrozdziale. 80

81 7.12. Układy dokumentów planistycznych Kategoria ta jest ściśle powiązana z modułem Uchwał. Służy ona do przeglądania konfiguracji załączników poszczególnych typów dokumentów planistycznych, które zostały określone w momencie rozpoczęcia pracy z nowym rokiem budżetowym w module Uchwały. Układ załączników jest definiowany na dany rok budżetowy i w trakcie roku nie podlega zmianie, o ile są to już dokumenty zatwierdzone. Tzn. można zmieniać szczegółowość załączników dopóki nie zostanie zatwierdzony chociaż jeden dokument. W kategorii tej użytkownik może sprawdzić jaka szczegółowość została wybrana dla planu dochodów i wydatków (pełna lub niepełna), jakie grupy paragrafów będą używane przy wprowadzania danych w niepełnej szczegółowości (systemowe czy użytkownika), a także konfigurację poszczególnych załączników zarówno do uchwał, planów finansowych jak i zarządzeń. Aby przeglądać dane, należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Układy dokumentów planistycznych (rys. 96). Rysunek 96. Otwieranie układów dokumentów planistycznych W oknie środkowym wyświetli się lista układów (rys. 97). Rysunek 97. Lista układów dokumentów planistycznych 81

82 Następnie należy wybrać przycisk Otwórz z górnego paska narzędzi. Efektem tej czynności będzie wyświetlenie w obszarze roboczym okna z informacjami (rys. 98). Rysunek 98. Formularz układów dokumentów planistycznych Opcje Opcje jest to kategoria służąca do zarządzania parametrami systemu. Aby wejść do okna ustawień, należy na drzewie Administracja kliknąć kategorię Opcje. W oknie środkowym pojawi się formularz edycji ustawień (rys. 99). 82

83 Rysunek 99. Opcje domyślne Parametry systemu to elementy mające wpływ na sposób funkcjonowania programu. Za pomocą parametrów administrator systemu może określić specyficzne dla danego obszaru programu działanie. Każdy parametr jest ściśle związany z logiką działania programu, w związku z czym jest możliwe tylko edytowanie wartości danego parametru, natomiast nie można parametrów dodawać ani usuwać. Parametry systemu zostały podzielone na systemowe, użytkownika i domyślne Parametry systemowe są bezpośrednio związane z pracą systemu. Określone są w nich takie własności programu jak rodzaj połączenia i serwera SQL. Parametry domyślne to podstawowe parametry ustawień programu. Parametry użytkownika określają sposób zachowania się programu dla konkretnego zalogowanego użytkownika. Każdy użytkownik może na swój własny sposób spersonalizować ustawienia systemu. Może m.in. ustawić moduł startowy, jaki pojawi się na ekranie po uruchomieniu programu; zdefiniować czy system ma żądać potwierdzenia wyjścia z programu podczas jego zamykania; kolory pozycji wprowadzanych do systemu. Może także ustalić, czy podczas wprowadzania danych program ma powtarzać klasyfikację budżetową, a dodatkowo dla modułu Uchwały, czy w momencie tworzenia nowego dokumentu mają być pokazywane wartości z poprzednich układów. Aby zachować wprowadzone zmiany, należy kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij w dolnej części okna Dziennik zdarzeń Program pozwala administratorowi na podgląd akcji wykonywanych przez użytkowników systemu. Dzięki tej opcji administrator ma wgląd do dziennika zdarzeń, gdzie zapisywane są informacje o waż- 83

84 niejszych czynnościach wykonywanych przez użytkowników systemu m.in. o usuwaniu dokumentów, zmianie statusów dokumentów itd. Aby przejrzeć dzienniki zdarzeń, należy na drzewie Administracja zaznaczyć kategorię Dziennik zdarzeń. W dolnej części okna należy ustalić zakres czasowy, którego mają dotyczyć przeglądane zdarzenia oraz dziedzinę (moduł), w którym wystąpiły. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona odpowiednia lista zdarzeń (rys. 100). Rysunek 100. Dziennik zdarzeń Eksport danych do programu Statistica Administrator ma możliwość wyeksportowania danych do programu Statistica. Do tego celu służy opcja Eksport danych w module Administracja Eksport danych Aby wyeksportować dane do programu Statistica należy na drzewie Administracja rozwinąć gałąź Eksport danych i kliknąć na pozycję Statistica. Następnie w oknie środkowym należy wskazać szablon, na podstawie którego mają zostać wygenerowane informacje i kliknąć na przycisk Eksportuj. Na kolejnym etapie należy wskazać folder docelowy, rok, kwartał i datę, w oparciu o którą zostaną wyeksportowane dane (rys. 101). Po kliknięciu na przycisk Eksportuj rozpocznie się proces zapisywania danych w formacie CSV. 84

85 Rysunek 101. Eksport danych do programu Statistica Tworzenie szablonu eksportu Szablony eksportu danych do programu Statistica można tworzyć, zmieniać i usuwać. Aby przejść do pracy z szablonami należy na drzewie Administracja rozwinąć gałąź Eksport danych i kliknąć na pozycję Statistica. W oknie środkowym wyświetli się lista istniejących już szablonów (rys. 102). W dolnej części listy dostępne są następujące przyciski: Nowy tworzy nowy szablon, Otwórz otwiera szablon do edycji, Usuń usuwa wskazany szablon, Eksportuj eksportuje dane na podstawie szablonu, Zamknij zamyka listę szablonów. 85

86 Rysunek 102. Lista szablonów Przycisk Nowy posiada rozwijalną listę z następującymi pozycjami Cechy jednostek, Sprawozdania i Wyliczenia. Po wybraniu jednej z pozycji z tego menu, program otworzy formularz definiowania szablonu (rys. 103). Rysunek 103. Formularz definiowania szablonu W sekcji Szablon należy wpisać nazwę szablonu. Kolejną czynnością jest kliknięcie na przycisk Dodaj w sekcji Kategorie. Spowoduje to stworzenie nowej kategorii o domyślnej nazwie Kategoria 1, w oparciu o którą program będzie eksportował dane. Aby szczegółowo zdefiniować tę kategorię, należy zaznaczyć ją na liście, a następnie kliknąć na przycisk Definicja. Program otworzy wtedy nowy formularz (rys. 104). 86

87 Rysunek 104. Przykładowy formularz definiowania kategorii Kolejną czynnością jest wpisanie w sekcji Definiowanie kategorii nazwy aktualnej kategorii. Następnie należy w pozostałych sekcjach zaznaczyć pozycje, które mają być wykorzystywane w szablonie. Po zdefiniowaniu kategorii należy kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij. Program wróci do formularza definiowania szablonu. Po ponownym kliknięciu na Zapisz i zamknij program przejdzie do listy szablonów, na której zostanie umieszczony nowo zdefiniowany szablon Eksport do GUS Aby wyeksportować dane ze sprawozdań do GUS należy na drzewie Administracja rozwinąć gałąź Eksport danych i kliknąć na pozycję GUS. Następnie w oknie środkowym w sekcji Eksport należy wskazać rok, kwartał, dzień, na który mają obowiązywać eksportowane informacje oraz folder docelowy a w sekcji Sprawozdania do eksportu wskazać, z których sprawozdań mają być eksportowane dane (rys. 105). Po kliknięciu na przycisk Eksport rozpocznie się proces zapisywania danych w formacie DBF. 87

88 Rysunek 105. Eksport danych do GUS. Dodatkowo w tym miejscu można wyeksportować do pliku DBF dane z załączników projektu WPF i uchwały WPF. Aby wyeksportować dane z załączników WPF i Przedsięwzięcia WPF należy w sekcji Eksport określić folder docelowy a w sekcji Załączniki dokumentów planistycznych do eksportu wskazać odpowiedni załącznik (rys. 106). Po kliknięciu na przycisk Eksport rozpocznie się proces zapisywania danych w formacie DBF. Rysunek 106. Eksport danych z załączników do projektu WPF i uchwały WPF 88

89 8. Weryfikacja podpisu elektronicznego Weryfikacja podpisów elektronicznych odbywa się z poziomu modułu Sprawozdania. Aby sprawdzić, które sprawozdania zostały podpisane podpisem elektronicznym i ile podpisów zostało złożonych pod sprawozdaniem należy na drzewie modułu Sprawozdania wybrać okres sprawozdawczy a następnie kategorię Sprawozdania. Na liście sprawozdań w obszarze roboczym sprawozdania podpisane elektronicznie oznaczone są w kolumnie Podpisane elektronicznie symbolem, a w kolumnie Liczba podpisów widoczna jest liczba złożonych podpisów (rys. 107). Prawidłowo podpisane sprawozdanie powinno zawierać 2 podpisy elektroniczne. Rysunek 107. Informacja o podpisie elektronicznym Informacja o tym, że sprawozdanie zostało podpisane elektronicznie jest widoczna również po zaznaczeniu danego sprawozdania na liście w sekcji Podpis elektroniczny (rys. 108). Rysunek 108. Informacja o podpisie elektronicznym Przy każdym sprawozdaniu, które zostało podpisane elektronicznie, należy zweryfikować złożone podpisy. Aby tego dokonać należy wejść do danego sprawozdania, przejść do sekcji Podpis elektroniczny, zaznaczyć podpis i kliknąć Weryfikuj (rys. 109). 89

90 Rysunek 109. Wybór opcji Podpis elektroniczny Po weryfikacji należy sprawdzić czy złożone podpisy są formalnie zgodne (czy zostało podpisane przez upoważnione do tego osoby). Aby wyświetlić szczegóły certyfikatu należy wejść do sprawozdania i w sekcji Podpis elektroniczny zaznaczyć dany certyfikat, a następnie wybrać przycisk Certyfikat (rys. 110). Rysunek 110. Sekcja Podpis elektroniczny informacje o certyfikacie W nowym oknie użytkownik może odczytać informacje ogólne oraz szczegóły dotyczące wybranego certyfikat. Istnieje możliwość weryfikacji zbiorczej poprzez wejście w daną grupę sprawozdań, zaznaczenie sprawozdań, które mają zostać poddane weryfikacji podpisów i wybranie z menu Plik Weryfikacja podpisu. Użytkownik ma do wyboru zweryfikować Wszystkie oraz Zaznaczone z możliwością objęcia tylko Niezweryfikowane sprawozdania (rys. 111). Rysunek 111. Weryfikacja podpisu weryfikacja zbiorcza 90

91 W przypadku poprawnego złożenia podpisu elektronicznego, po kliknięciu w znak [ ] na końcu wartości kolumny Status weryfikacji, możliwe jest wejście do okna Szczegóły weryfikacji, gdzie użytkownik może odczytać datę i godzinę wprowadzenia podpisu (rys. 112). Rysunek 112. Okno Szczegóły weryfikacji Po uzyskaniu pozytywnych wyników weryfikacji dla każdego ze złożonych podpisów należy zaznaczyć pole Podpis wiążący prawnie w oknie Sprawozdania w sekcji Podpis elektroniczny. Zaznaczenie pola odbywa się poprzez dwukrotne kliknięcie myszą w pole zaznaczenia (rys. 113). Rysunek 113. Informacja o podpisie elektronicznym Ustalenie stanu pola Podpis wiążący prawnie (zaznaczenie w przypadku poprawnej weryfikacji podpisów elektronicznych bądź odznaczenie w przeciwnym przypadku) jest konieczne aby można było przekazać sprawozdania do Ministerstwa Finansów. Informacja o złożonych podpisach elektronicznych przekazywana jest do Ministerstwa Finansów 91

92 9. Instrukcja postępowania w sytuacjach szczególnych i awaryjnych 9.1. Zdalna asysta techniczna System BeSTi@ umożliwia uzyskanie zdalnej asysty technicznej. W tym celu z menu Pomoc należy wybrac opcję Zdalna asysta techniczna (rys. 114). Rysunek 114. Okno wywołania zdalnej asysty technicznej Następnie należy skontaktować się telefonicznie z Działem Wsparcia Technicznego i przekazać widoczne w oknie Pomocy Zdalnej informacje ID i Password (rys. 115). Umożliwi to pracownikom Działu Wsparcia Technicznego połączenie się z komputerem użytkownika. Rysunek 115. Okno Pomocy Zdalnej 9.2. Postępowanie w przypadku awarii systemu i utraty bazy danych W przypadku awarii systemu i utraty bazy danych, należy wykonać opisane poniżej czynności. 1. Ponowna instalacja programu (zob. podrozdział 2.2.). 92

93 2. Po zainstalowaniu, należy utworzyć nową, pustą bazę zob. podrozdział Najczęstsze pytania użytkowników program u BeSTi@, punkt Następnie należy odzyskać wiadomości z serwera komunikacyjnego. Po uruchomieniu programu BeSTi@ trzeba kliknąć na przycisk Wyślij i odbierz. Powinno to spowodować blokadę biletu komunikacyjnego (dzięki temu będzie można odzyskać dane z serwera komunikacyjnego) 4. Zablokowany bilet należy odblokować według wskazówek w podrozdziale Najczęstsze pytania użytkowników program u BeSTi@, punkt Po odblokowaniu biletu będzie dostępny przycisk Odzyskaj wiadomości. Będzie się on znajdował w miejscu, gdzie dotychczas znajdował się przycisk Wyślij i odbierz. Wysłane sprawozdania, uchwały i jednostki podległe zostaną odzyskane z serwera. 6. Po odzyskaniu wiadomości, trzeba skonfigurować konta użytkowników i zmienić niektóre parametry sytemu wedle własnych potrzeb (zob. rozdział opisujący moduł Administracja) Postępowanie w przypadku reinstalacji bazy W momencie pierwszej komunikacji z serwerem zewnętrznym (odebranie wiadomości) dla każdej bazy wygenerowany zostaje bilet komunikacyjny. Każda baza posiadać może tylko jeden taki bilet i tylko jeden bilet może zostać przypisany do jednego klucza licencyjnego. W przypadku przeinstalowania programu (wraz z bazą) administrator programu BeSTi@ powinien postąpić zgodnie z instrukcjami na stronie w celu usunięcia z serwera komunikacyjnego informacji o wcześniej wygenerowanym bilecie. Po usunięciu klucza administrator powinien zainstalować program, podać wszelkie informacje (wraz z kluczem). W momencie pierwszej komunikacji zostanie ponownie wygenerowany bilet komunikacyjny. Będzie też dostępny przycisk Odzyskaj wiadomości, który (po odblokowaniu biletu) pozwoli na odzyskanie wszystkich wcześniej wysłanych danych (sprawozdania, jednostki) Instalacja programu BeSTi@ z serwerem SQL na innym komputerze Na komputerze, na którym będzie uruchomiony serwer SQL należy zainstalować sam serwer SQL - 3 opcja z menu wyboru Zainstaluj serwer Microsoft SQL2008R2. W przypadku, gdy na serwerze zainstalowany jest firewall lub aktywna jest zapora systemu Windows konieczne może się okazać odblokowanie portów (w systemie Windows można zrobić to w PANEL STEROWANIA -> ZAPORA SYSTEMU WINDOWS > WYJĄTKI (2 zakładka u góry) -> DODAJ PORT). Na komputerach, na których będą pracowali użytkownicy należy zainstalować program z 2 opcją Zainstaluj aplikację (podłącz się do istniejącego serwera MS SQL) 93

94 Podczas łączenia się do komputera z zainstalowanym serwerem SQL pojawi się okienko ustawień bazy danych, w którym należy wpisać (podane dane są domyślnie wprowadzone podczas instalacji serwera SQL): o o o o w polu serwer należy wpisać nazwę komputera, na którym jest zainstalowany SQL koniecznie z dopiskiem \BESTIASQL (jest to domyślna nazwa). W przypadku wpisania innej nazwy podczas instalacji serwera SQL należy wpisać nazwa komputera \ nazwa serwera) użytkownik domyślny: sa hasło domyślne: bestiasql (a dla starszych instalacji bestia) baza: należy rozwinąć pole i wybrać na samym dole opcję < nowa baza >. Po wpisaniu nazwy bazy program rozpocznie procedurę tworzenia nowej bazy. W przypadku łączenia z kolejnego komputera należy z rozwijanej listy Baza wybrać bazę wcześniej utworzoną Problemy z tworzeniem bazy programu BeSTi@ na serwerze MS SQL 2005 Problem: występuje podczas tworzenia nowej bazy na serwerze MS SQL Program generuje raport przy 84 % aktualizacji bazy. Rozwiązanie: należy w katalogu Bestia/scripts podmienić plik common.script. Plik należy pobrać ze strony Problemy z instalacją programu BeSTi@ na komputerach z zainstalowanym programem antywirusowym MKS_VIR Problem: podczas instalacji programu BeSTi@ na komputerze z zainstalowanym oprogramowaniem MKS_VIR wykrywany jest wirus (trojan) w niektórych plikach instalacyjnych. Rozwiązanie: na czas instalacji programu BeSTi@ należy wyłączyć program MKS_VIR. Po zainstalowaniu BeSTii i włączeniu programu antywirusowego problem nie występuje. Wersja instalacyjna systemu, dostępna na oryginalnym nośniku została wielokrotnie sprawdzana i z całą pewnością nie zawiera niebezpiecznego oprogramowania Najczęstsze pytania użytkowników programu BeSTi@ 1. Jak można usunąć niepotrzebny wiersz w sprawozdaniu? 94

95 Jeśli status sprawozdania pozwala na jego edycję, to należy zaznaczyć cały wiersz (klikając po jego lewej stronie) i na klawiaturze wcisnąć klawisz Delete. 2. Jak można uzupełnić kolumny Skutki w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27s, jeśli dokonano agregacji tego sprawozdania ze sprawozdań jednostkowych, gdzie te kolumny były nieaktywne? W takiej sytuacji należy dodać kolejną jednostkę w module Administracja i określić jej typ jako organ. Następnie w module Sprawozdania należy uzupełnić sprawozdania dla nowej jednostki. W sprawozdaniu Rb-27s dla tej jednostki kolumny Skutki są aktywne i tam należy uzupełnić te dane przed dokonaniem agregacji w sprawozdaniu zbiorczym. 3. Co zrobić, żeby podpisać korespondencję za pomocą podpisu firmy Kir lub Unizeto? Podpis firmy Kir S.A. Po poprawnej instalacji oprogramowania Menadżer CryptoCard Suite, należy upewnić się, czy podpis cyfrowy znajduje się w systemowym magazynie certyfikatów. W tym celu należy przejść na zakładkę Narzędzia i kliknąć na przycisk Uruchom, znajdujący się w części Menadżer certyfikatów. Jeśli certyfikat przypisany do karty będzie widoczny na liście, oznacza to, że jest on prawidłowo zainstalowany w systemie Windows. W przeciwnym przypadku należy uruchomić Dodatkowe narzędzia za pomocą przycisku Uruchom. Następnie należy wybrać opcję Rejestracja certyfikatu w systemie i kliknąć na przycisk Dalej. W kolejnym oknie należy wybrać odpowiendi certyfikat i znowu kliknąć Dalej. Następnie należy potwierdzić wybór wskazanego certyfikatu. W ostatnim oknie należy podać nazwę, pod którą będzie on widoczny w systemie. Na końcu należy ponownie sprawdzić w Menadżerze certyfikatów, czy proces zakończył się powodzeniem. Podpis firmy Unizeto Po poprawnej instalacji oprogramowania procertum CardManager przynajmniej w wersji , dostępnego na stronie firmy Unizeto, należy przejść na zakładkę Profil bezpieczny i kliknąć na przycisk Rejestruj certyfikaty. Spowoduje to rejestrację wszystkich certyfikatów znajdujących się na karcie w systemie Windows. 4. Co mam zrobić, gdy wysłane do RIO sprawozdania są niepoprawne? W takiej sytuacji należy skorzystać z Korekty sprawozdania. Opis procedury znajduje się w dokumentacji użytkownika. Nie należy przywracać zarchiwizowanej bazy danych! 95

96 5. Co mam zrobić, gdy mój bilet komunikacyjny został zablokowany? W takiej sytuacji należy wysłać faks na numer Faks musi zawierać: prośbę o odblokowanie biletu, powód zablokowania biletu komunikacyjnego, podpis i pieczątkę osoby decyzyjnej (naczelnik wydziału, burmistrz), nazwę i kod JST jednostki, telefon kontaktowy, adres , na który prześlemy potwierdzenie odblokowania biletu komunikacyjnego. Po wysłaniu faksu Dział Pomocy Technicznej systemu BeSTi@ odblokuje bilet i wyśle z informacją o zakończeniu procesu odblokowywania. zostanie wysłany na adres podany w faksie. Po otrzymaniu tego a należy kliknąć na przycisk Odzyskaj wiadomości. Będzie się on znajdował w miejscu, gdzie dotychczas znajdował się przycisk Wyślij i odbierz. 6. Dlaczego podczas weryfikacji sprawozdań wyświetlają się błędy i ostrzeżenia, które nas nie dotyczą? Jeśli po weryfikacji wystąpią błędy, które nie dotyczą Państwa jednostki, należy skorzystać z funkcji Propozycja zmiany słownika, która dostępna jest z menu Narzędzia > Propozycja zmiany słownika. Przykładowo: system wygenerował komunikat o błędzie: Czy istnieje GM treść : Podziałka klasyfikacyjna DZIAL 756, ROZDZIAL 75621, PARAGRAF 001 musi znaleźć się w sprawozdaniu. Za pomocą opcji Propozycja zmiany słownika, należy wybrać słownik Reguły kontrolne, czynność: Modyfikacja wartości, jako wpisy w poszczególne pola formularza ekranu podajemy w tym konkretnym przykładzie: wartość bieżąca: podajemy regułę kontrolną: Czy istnieje GM treść: Podziałka klasyfikacyjna DZIAL 756, ROZDZIAL 75621, PARAGRAF 001 Wartość proponowaną: (można zostawić puste) napisać propozycje zmiany. W zakładce Uwagi należy podać dlaczego proponujemy zmianę, np.: taka klasyfikacja nie występuje w naszej jednostce. Zalecane jest także dołączanie uwag do pozycji uznanych przez reguły kontrolne jako nieprawidłowe. 7. Dlaczego nie widać sprawozdań w głównym oknie programu? Jeśli po nadaniu wszystkich odpowiednich praw dla użytkownika nie widać sprawozdań na liście, a okres sprawozdawczy jest odebrany, to należy wejść do modułu Administracja i z drzewka nawigacji wybrać pozycję Jednostki. Następnie na liście jednostek w głównym oknie zaznaczyć swoją główną jednostkę i kliknąć na przycisk Prawa. 96

97 Zostanie wyświetlona lista użytkowników. Należy upewnić się, że dany użytkownik ma dostęp do jednostki. Jeśli nie to należy takie prawo nadać i zapisać zmiany. Następnie należy wrócić do modułu Sprawozdania i w drzewku nawigacyjnym kliknąć prawym przyciskiem na odpowiedni kwartał. Z menu kontekstowego należy wybrać pozycję Uzupełnij sprawozdania. Spowoduje to wygenerowanie sprawozdań. 8. Dlaczego po agregacji znikają mi wszystkie kwoty w sprawozdaniu? Dzieje się tak, ponieważ agregacja polega na: pobraniu pozycji ze sprawozdań jednostkowych, ich zsumowaniu, nadpisaniu wcześniej wprowadzonych danych w zbiorczym sprawozdaniu. W przypadku importu danych z programu BudżetST II nie trzeba dokonywać agregacji, ponieważ importowane dane już są zagregowane. Ponadto agregacja spowoduje usunięcie zaimportowanych danych i zastąpienie ich danymi ze sprawozdań jednostkowych. Jeśli taka sytuacja miała miejsce, należy usunąć zagregowane sprawozdania, uzupełnić listę sprawozdań oraz ponownie dokonać importu danych. jeśli agregacja miała miejsce po uprzednim ręcznym wpisaniu kwot w sprawozdaniu zbiorczym, to trzeba będzie jeszcze raz wprowadzić te dane. 9. Jak można przenieść bazę programu BudżetST II do systemu BeSTi@.? Nie ma możliwości przeniesienia całej bazy, ponieważ różnią się one strukturą. Można natomiast zaimportować sprawozdania stworzone w programie BudżetST II. Opis czynności znajduje się na stronie Czy można połączyć się do baz danych innych programów budżetowych? Nie, ale jeśli inne programy mają możliwość eksportu danych do pliku zgodnego z formatem systemu BeSTi@, to system może te dane zaimportować (sprawozdania i uchwały) 11. Jak zdefiniować parametry połączenia do istniejącego serwera MS SQL oraz jak utworzyć nową bazę? W oknie Ustawienia > Baza danych należy zdefiniować: Serwer - jest to nazwa komputera, na którym działa serwer MS SQL.. Gdy serwer znajduje się na komputerze, na którym zainstalowana jest również BeSTi@, 97

98 wówczas zamiast nazwy komputera można wpisać (local). Jeśli w systemie istnieją inne instancje serwera MS SQL na którym utworzona ma zostać baza danych, wówczas nazwę komputera uzupełniamy o nazwę instancji serwera poprzedzaną znakiem "\", np. (local)\bestiasql lub KOMPUTER1\BESTIASQL (domyślna instalacja serwera MS SQL dołączona do aplikacji BeSTi@, tworzy instancję serwera o nazwie BESTIASQL) Użytkownik - tutaj wpisać należy login do serwera MS SQL (domyślnie: sa) Hasło - tutaj należy wpisać hasło do serwera MS SQL. Hasło to ustanowione zostało podczas instalacji serwera MqSQL. Hasło domyślne dla serwera MS SQL dołączonego do BeSTi@ to: bestiasql (a dla starszych instalacji bestia) Baza - rozwijamy pole kombo Baza (klikamy strzałkę po prawej stronie tego pola) i z rozwiniętej listy wybieramy ostatnią opcję: <...nowa baza...> Podajemy nazwę bazy i zatwierdzamy przyciskiem OK. Wyświetlony zostanie komunikat z informacją, że wybrana baza nie zawiera danych oraz pytanie o inicjację bazy. Potwierdzamy komunikat wybierając Tak. Nastąpi inicjacja bazy, po której zakończeniu należy wpisać numer licencyjny i zatwierdzić go. Nastąpi aktualizacja bazy danych (dostęp do internetu nie jest wymagany). Po zakończonej aktualizacji należy zrestartować aplikację i rozpocząć pracę z systemem BeSTi@. 12. Nie mogę poprawić danych głównej jednostki, ponieważ po kliknięciu na Zapisz i zamknij pojawia się komunikat, że data jest niepoprawna. Co należy zrobić? Jeżeli sprawozdania zostały już odebrane i przetworzone, to są one powodem blokady danych jednostki. Aby zmiana danych była możliwa, najpierw należy usunąć po kolei wszystkie sprawozdania wygenerowane dla danej jednostki. Następnie należy zmienić dane jednostki i zapisać zmiany. Na końcu należy ponownie uzupełnić sprawozdania. Odbywa się to w module Sprawozdania poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na I kwartał w drzewie nawigacyjnym i wybranie z menu pozycji Uzupełnij sprawozdania. W sytuacji, gdy sprawozdania zostały już wypełnione lub wysłane, istnieje możliwość zgłoszenia zmiany danych jednostki poprzez Propozycję zmiany słownika. Opcja ta znajduje się w górnym menu Narzędzia. 13. Nadałem sobie rolę Wszystkie funkcje ale nie widzę sprawozdań. Jest to spowodowane tym, że ta rola nie nadaje pełnych praw do programu. Dopiero rola Sprawozdania w połączeniu z rolą Wszystkie jednostki daje pełen dostęp do sprawozdań. 98

99 14. Czy system korzysta z ustawień proxy przeglądarki Internet Explorer? Tak. 15. Mam już w systemie zainstalowany serwer MS SQL. Czy po zainstalowaniu systemu Be- STi@, wszystko będzie działało tak jak poprzednio? Czy nie usuną mi się bazy danych programów, które korzystają z tego MS SQL-a? BeSTi@ współpracuje z dowolnym serwerem MS SQL przynajmniej w wersji W przypadku gdy w systemie zainstalowany jest już serwer MS SQL spełniający powyższe kryterium, nie ma potrzeby instalowania serwera MS SQL dołączonego do instalatora systemu BeSTi@. W takim przypadku należy zainstalować program wybierając drugą opcję instalacyjną: Zainstaluj aplikację (przy uruchomieniu aplikacji definiujemy parametry połączenia do istniejącego serwera MS SQL). Przy pierwszym uruchomieniu program poprosi o skonfigurowanie połączenia do istniejącego serwera MS SQL. 16. Jak postępować w przypadku reinstalacji programu i utworzenia nowej bazy? 1. W momencie pierwszej komunikacji z serwerem zewnętrznym (odebranie wiadomości) dla każdej bazy wygenerowany zostaje bilet komunikacyjny. Każda baza może posiadać tylko jeden taki bilet i tylko jeden bilet może zostać przypisany do jednego klucza licencyjnego. 2. W przypadku przeinstalowania programu (wraz z bazą) administrator systemu BeSTi@ powinien skontaktować się ze stroną w celu usunięcia z serwera komunikacyjnego informacji o wcześniej wygenerowanym bilecie. 3. Po zainstalowaniu programu należy podać klucz licencyjny i stworzyć nową bazę. W momencie pierwszej komunikacji zostanie ponownie wygenerowany bilet komunikacyjny. 17. Z których portów i serwerów korzysta program do komunikacji zewnętrznej? Program łączy się z serwerami komunikacyjnymi na portach zewnętrznych 25 i 80, natomiast serwery komunikacyjne są następujące: sk2.budzetjst.pl oraz liveupdate.budzetjst.pl 18. Jaka wersja serwera MS SQL jest wymagana do pracy z programem? Minimalna wersja to MS SQL 2000 (wersja 8) z Service Pack 4. Pakiet instalacyjny tego serwera jest dołączony do płyty instalacyjnej. 99

100 19. Dlaczego nie ma w programie żadnych sprawozdań? Sprawozdania zostaną wygenerowane w systemie dopiero po odebraniu paczki komunikacyjnej wysłanej przez MF, która dodaje odpowiednie kwartały do modułu sprawozdań. Jeśli pomimo odebrania takiej przesyłki w danym kwartale nie ma sprawozdań, to należy je uzupełnić ręcznie. 20. Czy trzeba mieć dostęp do Internetu aby pracować z programem? Tak. Wszelkie wiadomości oraz cała komunikacja opiera się na przesyłaniu danych drogą elektroniczną. 21. Dlaczego użytkownik sysadmin ma dostęp tylko do modułu Administracja? Konto sysadmin jest kontem administracyjnym służącym do tworzenia kont użytkowników programu i nadawania im praw do pracy z programem. Konto sysadmin nie służy do pracy z programem. 22. Postępowanie w przypadku zerwania połączenia z serwerem komunikacyjnym W przypadku zerwania łączności z serwerem komunikacyjnym w trakcie połączenia (wysyłanie i odbieranie danych) należy ponowić operację. Jeśli błąd się powtórzy, należy sprawdzić stan podłączenia do internetu. Jeśli podłączenie jest prawidłowe, trzeba sprawdzić ustawienie firewalla w lokalnej sieci, ustawienia proxy w programie Internet Explorer oraz ustawienia programu antywirusowego. Jeśli te ustawienia są zgodne z zaleceniami, należy zgłosić problem do działu wsparcia technicznego. 23. Postępowanie w przypadku zerwania połączenia z serwerem bazy danych. W przypadku zerwania połączenia z lokalnym serwerem bazy danych należy ponowić połączenie, a następnie sprawdzić, czy ostatnio wykonywane operacje zostały zapisane na tym serwerze. Jeśli komputer nie chce się podłączyć do serwera przez dłuższy czas, trzeba sprawdzić połączenie z serwerem (parametry podłączenia oraz stan okablowania sieci LAN) oraz zgłosić problem u administratora serwera lokalnego. 100

101 Aneks A Przewodnik administratora Obsługa techniczna aplikacji Czynności Instalacja programu Wymagania sprzętowe i programowe, procedura instalacji systemu, pierwszy start, pierwszy użytkownik, sytuacje awaryjne. Wyjątki i awarie Sytuacje szczególne w trakcie konfiguracji programu Aktualizacja programu Ściąganie i instalowanie uaktualnień. Obsługa bazy danych Konserwacja i archiwizacja bazy danych, przywracanie bazy z kopii bezpieczeństwa. Rozdział Konfigurowanie programu Role Tworzenie i edycja roli, definiowanie uprawnień. Użytkownicy Tworzenie i edycja użytkownika, przypisywanie do roli. Opcje użytkownika Personalizacja interfejsu, opcje zapisywania

102 Środowisko pracy Jednostki Przeglądanie i edycja jednostek organizacyjnych. Cechy jednostek Wprowadzanie dodatkowych informacji o jednostkach. Grupowania Tworzenie i edycja grupowań widocznych w prawym oknie Opcje dodatkowe. Klasyfikacja Przeglądanie paragrafów systemowych, żądania korekty słownika. Podgląd dziennika zdarzeń Przeglądanie czynności użytkowników systemu Zaawansowane konfiguracja systemu Dane kontrolne Przeglądnie parametrów porównawczych. Reguły kontrolne Przeglądanie procedur służących do weryfikacji danych, żądania korekty słownika reguł kontrolnych. Układy dokumentów planistycznych Przeglądanie układu załączników dla dokumentów planistycznych