Instrukcja administratora Systemu SJO

Transkrypt

1 System powstał w ramach projektu Transition Facility 2006/ System zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego sprawozdawczość jednostek organizacyjnych

2 SPIS TREŚCI 1. WPROWADZENIE DO PROGRAMU Wstęp Wytyczne dla administratora w zakresie bezpiecznej eksploatacji systemu Wytyczne z zakresu fizycznego dostępu do danych Wytyczne dotyczące zarządzania użytkownikami Wytyczne dotyczące bezpieczeństwa danych przekazywanych do JST INSTALACJA I KONFIGURACJA PROGRAMU Minimalne wymagania Instalator programu Instalacja programu wraz z serwerem MS SQL Instalacja programu z podłączeniem do już istniejącego serwera Instalacja serwera MS SQL bez programu Pierwsze uruchomienie programu Czynności w przypadku wystąpienia błędu w połączeniu do bazy Brak zainicjowanej bazy Połączenia blokowane przez firewall Pierwszy użytkownik Zmiana parametrów połączenia z bazą danych Aktualizowanie programu Zdalna asysta techniczna PRZYGOTOWANIE I ODTWARZANIE KOPII BEZPIECZEŃSTWA Tworzenie kopii bazy danych Przywracanie bazy danych z kopii zapasowej Porządkowanie bazy danych MS SQL Optymalizacja bazy danych MS SQL ADMINISTRACJA SYSTEMEM SJO BESTI@ Funkcje modułu Administracja Zasady pracy w ramach modułu Administracja Role Spis ról systemowych Użytkownicy Jednostki Dodawanie jednostki Usuwanie jednostki Strona 2 z

3 4.6. Klasyfikacja Reguły kontrolne Układy dokumentów planistycznych Paczki wykonawcy Opcje Dziennik zdarzeń Blokady Komunikacja MODUŁ RAPORTY Funkcje modułu Raporty Zasady pracy w ramach modułu Operacje na raportach Operacje na grupach raportów Operacje na pojedynczym raporcie Generowanie raportu Tworzenie nowego szablonu raportu (na przykładzie dokumentu) Otwieranie edytora raportu Ustawianie kontrolek Edycja właściwości kontrolki Przykładowe dane Tworzenie zapytania SQL Definiowanie układu raportu Pasek narzędzi w oknie budowy raportu Kontrolki w oknie definicji raportu Panele właściwości w oknie definicji raportu Główne okno budowy raportu Podgląd i zapisywanie raportu Raporty arkusz kalkulacyjny Raporty kostka OLAP WSPÓŁPRACA Z SYSTEMEM BESTI@ ORAZ INNYMI SYSTEMAMI ZAŁĄCZNIKI... Strona 3 z

4 1. Wprowadzenie do programu 1.1. Wstęp Program służy do poprawy zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego na poziomie jej jednostek organizacyjnych. Ma na celu wspomożenie służb finansowych JST i JO JST w realizacji zadań w zakresie: planowania budżetu począwszy od etapu przygotowania projektu budżetu, poprzez wszystkie jego zmiany, sporządzania sprawozdań jednostkowych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych, sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budżetu JST oraz bilansu skonsolidowanego, wymiany danych między jednostkami organizacyjnymi a jednostką samorządu terytorialnego. jest przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników i nie opisuje wszystkich modułów i funkcjonalności programu. Skupia się na opisaniu tych elementów, które dotyczą zarządzania użytkownikami, instalacji, konfigurowania i innych technicznych spraw związanych z systemem SJO Besti@. Szczegółowe informacje o budowie okien programu, obsłudze list i tabel oraz funkcjach związanych z podglądem wydruku można znaleźć w instrukcji dla użytkownika (rozdz.2) Wytyczne dla administratora w zakresie bezpiecznej eksploatacji systemu W punkcie tym zostały zawarte najważniejsze zasady dotyczące bezpieczeństwa systemu z punktu widzenia administratora Systemu. Całość wytycznych dotyczących polityki bezpieczeństwa systemu stanowi załącznik do Instrukcji Administratora Wytyczne z zakresu fizycznego dostępu do danych Stosowanie niżej wymienionych wytycznych pomoże zapobiec sytuacjom przypadkowej utraty danych, niepowołanego dostępu oraz przypadkowej modyfikacji danych: 1. Dostęp do serwera bazy danych powinien zostać ograniczony tylko do niezbędnego minimum. Jedyną osobą mającą do niego dostęp może być Strona 4 z

5 Administrator 2. Dostęp do danych przetwarzanych przez serwer bazy danych powinien odbywać się wyłącznie przez osoby uprawnione 3. Dane powinny być modyfikowane tylko za pomocą systemu 4. Dostęp do serwera bazy danych powinien być zabezpieczony bezpiecznym hasłem 5. Zaleca się stosowanie bezpiecznych haseł, składających się z minimum 8 znaków, w tym małych i wielkich liter, cyfr, oraz znaków specjalnych. 6. Login i hasło to dane poufne, które nie powinny być przekazywane innym osobom Wytyczne dotyczące zarządzania użytkownikami Stosowanie niżej wymienionych wytycznych pomoże zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa aplikacji oraz odpowiednio ustalić prawa dostępu do danych przetwarzanych w systemie: 1. Zarządzanie użytkownikami powinno odbywać się przez wyznaczoną do tego celu osobę Administratora, posiadającego odpowiednią wiedzę zakresu zagadnień związanych z bezpieczeństwem. 2. Nadawanie uprawnień systemowych powinno być zgodne z zasadą ograniczonego zaufania do użytkowników, tzn. użytkownik powinien otrzymać minimalny zakres niezbędnych praw, który w uzasadnionych przypadkach powinien zostać rozszerzony. 3. Pracownik, który zaczyna pracę z Oprogramowaniem, powinien zwrócić się o utworzenia konta systemowego do Administratora systemu. 4. Użytkownik powinien otrzymać unikalny login oraz tymczasowe hasło, które samodzielnie zmieni po pierwszym zalogowaniu do systemu. 5. Zaleca się wymuszenie stosowania bezpiecznych haseł, składających się z minimum 8 znaków, w tym małych i wielkich liter, cyfr, oraz znaków specjalnych. 6. Hasła powinny być okresowo zmieniane, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. 7. Login i hasło użytkownika to dane poufne, które nie powinny być przekazywane innym osobom. 8. W przypadku zakończenia zatrudnienia użytkownika, jego konto powinno zostać natychmiast zablokowane przez Administratora. 9. W przypadku gdy użytkownik nie potrzebuje dostępu do systemu (np. po zmianie stanowiska lub zakresu obowiązków), jego konto powinno zostać natychmiast zablokowane przez Administratora. 10. W celu ułatwienia analizy danych historycznych, konta użytkowników powinny być blokowane a nie usuwane. 11. W przypadku stwierdzenia, że użytkownik posiada nadmierne uprawnienia, Administrator powinien natychmiast zredukować je do minimalnych uprawnień wynikających z obowiązków pełnionych przez użytkownika Strona 5 z

6 Wytyczne dotyczące bezpieczeństwa danych przekazywanych do JST 1. W celu zwiększenia bezpieczeństwa przesyłanych danych wskazane jest wyposażenie użytkownika systemu w podpis elektroniczny. Strona 6 z

7 2. Instalacja i konfiguracja programu 2.1. Minimalne wymagania System pracuje w środowisku Microsoft Windows Vista SP2, Windows 7/8/8.1. System jest instalowany na serwerze lokalnym oraz stacjach roboczych. Komputery powinny posiadać następujące parametry: Serwer lokalny: Procesor 1 gigaherc (GHz) 32-bitowy (x86) lub 1 GHz 64-bitowy (x64) lub szybszy (zalecane 2,4 GHz), 1 GB pamięci RAM (zalecane 4 GB), 2,2 GB wolnej przestrzeni na dysku twardym, karta graficzna obsługująca rozdzielczość 800x600 w 256 kolorach (zalecane 1024x768 16bit), w zależności od ilości wprowadzonych dokumentów pliki bazy mogą zwiększyć swój rozmiar o ok % tj. o około MB. Stacja robocza: Procesor 1 gigaherc (GHz) 32-bitowy (x86) lub 1 GHz 64-bitowy (x64) pamięć RAM 1 GB (zalecane 2 GB), wolne miejsce na dysku 1 GB, karta grafiki pracująca w trybie 800x600/16 bit (zalecane 1024x768 16bit), kolorowy monitor, klawiatura, mysz, system operacyjny: minimum MS Vista (ServicePack 2 i framework 4.5). Podane parametry sprzętowe powinny być odpowiednio wyższe, jeśli na komputerze zainstalowane są programy rezydentne lub gdy komputer pełni inne funkcje angażujące znacząco zasoby procesora i pamięci operacyjnej. Uwaga! Systemy operacyjne MS Windows 95, MS Windows 98, MS Windows ME, MS Windows 2000, MS Windows 2003 oraz MS Windows XP nie są wspierane przez wykonawcę systemu. Strona 7 z

8 2.2. Instalator programu Przed rozpoczęciem instalacji należy zapisać otwarte dokumenty oraz pliki, a następnie zamknąć wszystkie uruchomione aplikacje. Instalator posiada trzy opcje instalacji: domyślna i zalecana instalacja systemu + instalacja serwera bazodanowego. Najczęściej będzie to opcja wybierana przy instalacji jednostanowiskowej (komputer pełni jednocześnie rolę serwera bazodanowego i stacji roboczej). Wybór tej opcji nie blokuje doinstalowania do systemu kolejnych stacji roboczych. Opcja ta może zostać rozszerzona o inicjację nowej bazy danych na instalowanym serwerze. instalacja systemu. Opcja wykorzystywana przy instalacji wielostanowiskowej. Założeniem jest istnienie serwera bazodanowego z zainstalowaną bazą danych systemu. instalacja serwera bazodanowego. Opcja wykorzystywana przy instalacji wielostanowiskowej. Domyślnie opcja powinna być wykorzystywana przy założeniu istnienia komputera pełniącego jedynie rolę serwera bazodanowego. Wybór tej opcji nie wyklucza doinstalowania na tym komputerze systemu. Wszystkie trzy opcje zostały opisane w dalszych podpunktach instrukcji. System może korzystać zarówno z serwera dostępnego w pakiecie instalacyjnym, jak i z już istniejącego serwera MS SQL w wersji 2000 lub wyższej. W przypadku korzystania z istniejącego serwera, parametry połączenia z bazą danych podaje się przy pierwszym uruchomieniu programu. Uwaga! W przypadku korzystania z istniejącego serwera MS SQL serwer ten powinien być zainstalowany w trybie CASE INSENSITIVE. Jeśli nie mamy zainstalowanego MS SQL wówczas na komputerze pełniącym funkcję serwera lokalnego należy zainstalować program oraz serwer MS SQL albo sam serwer MS SQL. Na stacjach roboczych należy instalować wyłącznie program. Stacje robocze muszą być połączone z serwerem poprzez sieć wewnętrzna Instalacja programu wraz z serwerem MS SQL Instalacja programu wraz z serwerem MS SQL powinna być przeprowadzona na jednym komputerze, pełniącym rolę serwera lokalnego. Jeśli system ma być dostępny również dla innych komputerów danej jednostki, to stacja Strona 8 z

9 pełniąca rolę serwera musi być połączona z komputerami roboczymi za pomocą sieci wewnętrznej. Instalacja przebiega w następujący sposób: Po umieszczeniu dostarczonej płyty w napędzie CD pojawi się menu, w którym należy wybrać opcję Instaluj program. Po wybraniu tej opcji zostanie uruchomiony instalator programu (rys. 1). Aby przejść do następnego etapu należy użyć przycisku Dalej. Rysunek 1. Okno instalatora Na kolejnym etapie instalacji należy zapoznać się z Umową licencyjną (rys. 2). Po zaakceptowaniu warunków Umowy i kliknięciu na przycisk Dalej instalator będzie kontynuował proces instalacji. Strona 9 z

10 Rysunek 2. Okno Umowy licencyjnej Kolejne okno (rys. 3) poinformuje o lokalizacji na dysku twardym, w której zostanie zainstalowany program. Istnieje możliwość zmiany lokalizacji za pomocą przycisku Przeglądaj. Po dokonaniu wyboru lokalizacji należy kliknąć Dalej. Rysunek 3. Ścieżka do programu Następnie należy wskazać folder w Menu Start, w którym będzie znajdował się skrót do programu (rys. 4). Po wykonaniu tej czynności należy kliknąć na przycisk Dalej. Strona 10 z

11 Rysunek 4. Folder w menu Start Na kolejnym etapie instalacji należy wybrać opcję Zainstaluj aplikację oraz serwer MS SQL 2008R2(rys. 5). Przy wyborze tej opcji domyślnie zaznaczona jest również opcja Inicjuj tworzenie nowej bazy danych, która spowoduje utworzenie nowej, pustej bazy danych. Instalator nie tworzy nowej bazy danych w trakcie instalacji. Opcja Inicjuj tworzenie nowej bazy danych instaluje program z żądaniem (parametrem) automatycznego stworzenia nowej bazy danych przy pierwszym uruchomieniu programu. W przypadku, gdy użytkownik wybierze tylko opcję Zainstaluj aplikację oraz serwer MS SQL bez inicjacji tworzenia nowej bazy danych utworzenie bazy systemu będzie możliwe w trybie ręcznym przy pierwszym uruchomieniu systemu (patrz pkt Brak zainicjowanej bazy). Po kliknięciu na przycisk Dalej instalator przejdzie do kolejnego etapu konfigurowania programu. Strona 11 z

12 Rysunek 5. Wybór trybu instalacji W kolejnym etapie instalator przedstawi domyślne parametry połączenia z bazą (rys. 6). W tym oknie użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego hasła i nazwy instancji serwera. Dane te trzeba zapamiętać, ponieważ będą one potrzebne podczas konfigurowania dostępu innych komputerów do serwera lokalnego. Domyślne hasło dostępu do serwera to sjobestia. Hasło jest tworzone dla konta administratora, którego login to sa. Po ustaleniu parametrów należy kliknąć na przycisk Dalej. Strona 12 z

13 Rysunek 6. Wprowadzanie danych dla serwera W następny oknie będą widoczne wszystkie ustawienia instalacji (rys. 7). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Rysunek 7. Podsumowanie parametrów Program rozpocznie instalowanie programu wraz z serwerem bazy danych (rys. 8). Strona 13 z

14 Rysunek 8. Postęp instalacji Po zakończeniu kopiowania plików, instalator poprosi o ponowne uruchomienie komputera (rys. 9). W tym celu należy kliknąć na przycisk Zakończ. Po ponownym uruchomieniu systemu Windows, program będzie dostępny w menu Start w folderze wskazanym trakcie instalacji (patrz rys.3). Rysunek 9. Zakończenie instalacji systemu Strona 14 z

15 2.4. Instalacja programu z podłączeniem do już istniejącego serwera Instalacja programu z podłączeniem do już istniejącego serwera powinna być przeprowadzana na komputerach roboczych połączonych z lokalnym serwerem za pomocą sieci wewnętrznej. Serwer powinien posiadać bazę danych skonfigurowaną pod kątem pracy z programem. Uwaga! W przypadku korzystania z istniejącego serwera MS SQL serwer ten powinien być zainstalowany w trybie CASE INSENSITIVE. Instalacja do chwili wyboru typu instalacji przebiega analogicznie jak to zostało opisane w rozdziale 2.3. Przy instalowaniu programu na komputerze roboczym należy wybrać Zainstaluj aplikację (rys. 10). Podłączenie do serwera bazy danych będzie wymagało skonfigurowania przy pierwszym uruchomieniu programu. Rysunek 10. Wybór trybu instalacji Po wykonaniu powyższych czynności instalator przedstawi ustawione parametry i zgłosi gotowość do rozpoczęcia instalacji (rys. 11). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Strona 15 z

16 Rysunek 11. Podsumowanie parametrów Dalej instalacja przebiega zgodnie z opisem z rozdziału Instalacja serwera MS SQL bez programu Instalacja serwera bazy danych MS SQL powinna być przeprowadzana na serwerze lokalnym połączonym z komputerami roboczymi za pomocą sieci komputerowej. Na serwerze lokalnym nie trzeba instalować programu. Instalacja serwera MS SQL przebiega analogicznie, jak to opisano w poprzednich podrozdziałach, z tą różnicą, że przy wyborze typu instalacji należy zaznaczyć opcję Zainstaluj serwer MS SQL 2008R2 (rys. 12). Strona 16 z

17 Rysunek 12. Wybór trybu instalacji Na kolejnym etapie instalator przedstawi domyślne parametry połączenia z bazą (rys. 13). W tym oknie użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego hasła i nazwy instancji serwera. Dane te trzeba zapamiętać, ponieważ będą one potrzebne podczas konfigurowania dostępu innych komputerów do serwera lokalnego. Domyślne hasło dostępu do serwera to sjobestia. Hasło jest tworzone dla konta administratora, którego login to sa. W szczególnych przypadkach domyślne hasło dostępu do serwera musi zostać zmienione przez administratora z uwagi na przyjętą politykę haseł (np. hasło musi zawierać duże i małe litery, znaki specjalne). Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku instalacji systemu na Windows Server Po ustaleniu parametrów należy kliknąć na przycisk Dalej. Strona 17 z

18 Rysunek 13. Konfigurowanie serwera W następny oknie będą widoczne wszystkie ustawienia instalacji (rys. 14). Jeśli ustawienia są prawidłowe, należy kliknąć na przycisk Instaluj. Program rozpocznie instalowanie serwera bazy danych. Po zakończeniu instalacji użytkownik zostanie poproszony o ponowne uruchomienie systemu Windows. Rysunek 14. Podsumowanie parametrów Strona 18 z

19 2.6. Pierwsze uruchomienie programu Jeżeli instalacja była wykonywana z opcją Inicjuj tworzenie nowej bazy danych podczas pierwszego uruchomienia program automatycznie stworzy pustą bazę danych (o nazwie sjobestia). Następnie użytkownik zostanie zapytany czy program ma wstępnie zainicjować nową bazę danych (rys. 15). Po kliknięciu na Tak program dokona wstępnej inicjacji bazy danych. Rysunek 15. Okno komunikatu Jeżeli instalacja była wykonana bez opcji Inicjuj tworzenie nowej bazy danych to należy zgodnie z opisem w rozdziale dokonać ręcznego stworzenia nowej bazy danych. Dalszy przebieg pierwszego uruchomienia dla obydwu przypadków jest już identyczny. Zanim program przystąpi do zasadniczej inicjacji bazy danych konieczne jest zaimportowanie danych o jednostce organizacyjnej, która będzie obsługiwana przez program. Plik z danymi jednostki powinien zostać przygotowany w systemie BeSTi@ w macierzystej JST (rys. 16). Rysunek 16. Okno komunikatu Po wskazaniu pliku z danymi jednostki organizacyjnej zostanie wyświetlony ekran z informacją o jego zawartości - rys. 17 (jednostka macierzysta właściwa jednostka samorządu terytorialnego i Jednostka organizacyjna nazwa jednostki organizacyjnej, dla której ma zostać zainstalowany program ). Strona 19 z

20 Rysunek 17. Okno komunikatu Po sprawdzeniu i zaakceptowaniu danych znajdujących się w pliku należy kliknąć TAK. Po zasadniczej części inicjowania nowej bazy zostanie wyświetlony ekran logowania (rys. 18). System domyślnie posiada jednego użytkownika o loginie sysadmin z hasłem adm. W polach logowania należy wpisać dane tego użytkownika i kliknąć OK. Rysunek 18. Ekran logowania Po pierwszym zalogowaniu się do systemu należy zaakceptować Licencję systemu (rys. 19). Strona 20 z

21 Rysunek 19. Ekran akceptacji Licencji 2.7. Czynności w przypadku wystąpienia błędu w połączeniu do bazy Jeśli podczas próby połączenia z bazą wystąpi błąd albo nie podano wcześniej parametrów bazy danych, wtedy zostanie wyświetlone okno ustawienia komunikacji z serwerem MS SQL (rys. 20). W oknie należy wpisać właściwe parametry bazy i kliknąć na przycisk Sprawdź połączenie. Jeśli wprowadzone ustawienia są poprawne, należy zapisać je klikając na przycisk OK. Parametry podłączenia do bazy zostały ustalone w trakcie instalacji serwera MS SQL. Rysunek 20. Okno konfigurowania połączenia z bazą Strona 21 z

22 Brak zainicjowanej bazy W przypadku, gdy: instalowano osobno serwer SQL i program, albo instalowano tylko program przy istniejącej instancji serwera, przy pierwszym uruchomieniu systemu należy utworzyć nową bazę danych. Po uruchomieniu systemu zostanie wyświetlony komunikat z prośbą o zdefiniowanie parametrów połączenia z bazą danych systemu (rys. 21). Rysunek 21. Okno komunikatu Po wybraniu przycisku OK wyświetlone zostanie okno konfiguracji połączenia z bazą, w którym należy podać nazwę, użytkownika i hasło serwera, a w polu Baza wybrać opcję < nowa baza > (rys. 22). Rysunek 22. Okno konfigurowania bazy danych Wtedy pojawi się okienko z pytaniem o nazwę dla nowej bazy (np. sjobestia - rys. 23). Po kliknięciu na OK użytkownik zostanie poinformowany o konieczności zainicjowania nowej bazy (patrz pkt 2.6. Pierwsze uruchomienie programu). Strona 22 z

23 Rysunek 23. Okno wprowadzania nazwy nowej bazy danych Połączenia blokowane przez firewall Jeśli na serwerze zainstalowany jest firewall, system antywirusowy z funkcją firewalla lub zapora systemu Windows jest aktywna, należy odblokować dwa porty na komputerze z zainstalowanym serwerem SQL. W przypadku zapory systemu Windows można zrobić to wybierając Panel sterowania > Zapora systemu Windows > Wyjątki -> Dodaj port. Przy zaawansowanych instalacjach niezbędna jest wiedza administratora z zakresu sieci i serwera MS SQL Pierwszy użytkownik Po zainstalowaniu programu, dostępny jest jeden domyślny użytkownik. Posiada on login sysadmin i hasło adm, które należy podać w oknie logowania. Hasło użytkownika sysadmin można zmienić wybierając z menu Narzędzia opcję Zmiana hasła. Użytkownik sysadmin ma ograniczone prawa do pracy z programem. Może on jedynie wejść do systemu w celu zdefiniowania kolejnych użytkowników i ról. Poza tym nie może wykonywać żadnych innych czynności. Konta sysadmin nie można usunąć z programu. Proces konfiguracji ról oraz użytkowników został przedstawiony w instrukcji (zob. rozdział opisujący moduł Administracja i podrozdziały Role i Użytkownicy). W momencie pierwszego logowania do systemu na użytkownika systemowego sysadmin, administrator systemu powinien utworzyć nowego użytkownika z przypisaną rolą Admin, by móc w pełni zarządzać Zmiana parametrów połączenia z bazą danych Zmiana parametrów dostępu do serwera i bazy jest możliwa po wybraniu w menu Plik opcji Baza danych. Wtedy pojawi się okienko, w którym można zmienić ustawienia połączenia (rys. 24). Poprawność parametrów trzeba zweryfikować przyciskiem Sprawdź połączenie. Jeśli program wyświetli komunikat o udanym Strona 23 z

24 połączeniu testowym, wtedy trzeba zapisać ustawienia przyciskiem OK i uruchomić ponownie program Aktualizowanie programu Rysunek 24. Okno konfigurowania połączenia z bazą Aktualizacja programu odbywa się poprzez internet za pomocą specjalnego narzędzia wbudowanego w program. Program podczas uruchamiania sprawdza dostępność nowych wersji. Jeśli są dostępne, wtedy pojawia się okienko z powiadomieniem. W celu wykonania aktualizacji należy wybrać z górnego menu Narzędzia pozycję Pobierz aktualizacje (rys. 25). Rysunek 25. Wybór opcji Pobierz aktualizacje W kolejnym kroku wyświetli się okno z informacjami o wersji oprogramowania zainstalowanego na komputerze oraz o wersji dostępnej do pobrania. Informacje o numerach wersji znajdują się w polach Zainstalowana wersja oraz Dostępna wersja (rys. 26). Strona 24 z

25 Rysunek 26. Okno LiveUpdate Jeśli będzie dostępna nowsza wersja programu, wtedy uaktywni się przycisk Pobierz aktualizacje, który umożliwi pobranie uaktualnień. W trakcie pobierania aktualizacji z serwera, w dole okna będzie wyświetlany postęp pobierania danych (rys. 27). Rysunek 27. Okno LiveUpdate Po pobraniu aktualizacji może pojawić się komunikat o konieczności zamknięcia programu. Po kliknięciu na Tak aplikacja zostanie zamknięta. Ponowne uruchomienie programu nastąpi już w nowej wersji. Jeśli zaktualizowany program będzie wymagał uzupełnienia bazy danych, wtedy pojawi się odpowiedni komunikat. Po zatwierdzeniu komunikatu przyciskiem Tak, program zaktualizuje strukturę bazy. Strona 25 z

26 Jeżeli program jest zainstalowany sieciowo, wtedy aktualizację wystarczy przeprowadzić na jednym komputerze. Na pozostałych stanowiskach pojawi się komunikat, że baza jest w nowszej wersji niż oprogramowanie, oraz propozycja zaktualizowania programu Zdalna asysta techniczna System BeSTi@ umożliwia uzyskanie zdalnej asysty technicznej. W tym celu z menu Pomoc należy wybrać opcję Zdalna asysta techniczna (rys. 28). Rysunek 28. Okno wywołania zdalnej asysty technicznej Następnie należy skontaktować się telefonicznie z Działem Wsparcia Technicznego i przekazać widoczne w oknie Pomocy Zdalnej informacje ID i Password (rys. 29). Umożliwi to pracownikom Działu Wsparcia Technicznego połączenie się z komputerem użytkownika. Rysunek 29. Okno Pomocy Zdalnej Strona 26 z

27 3. Przygotowanie i odtwarzanie kopii bezpieczeństwa Dla zwiększenia poziomu bezpieczeństwa należy systematycznie tworzyć kopie zapasowe bazy danych, aby w razie utraty informacji w programie, przywrócić je z wcześniej wykonanej kopii. Program posiada wbudowane narzędzie do archiwizowania bazy danych z serwera MS SQL. Opcja Archiwizacja danych znajduje się w górnym menu Plik. Po wybraniu tej opcji otworzy się okno archiwizacji (rys. 30). Okno archiwizacji podzielone jest na sekcje Rodzaj akcji, Plik kopii bazy danych oraz Informacje o kopiach bazy danych. Poszczególne operacje związane z obsługą bazy danych zostały opisane w dalszych podrozdziałach. Rysunek 30. Okno archiwizacji bazy danych 3.1. Tworzenie kopii bazy danych Kopia bazy danych systemu może być wykonana tylko przez użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienia do systemu. Kopia bazy może być wykonana w trakcie pracy pozostałych użytkowników, jednakże zaleca się aby w trakcie wykonywania kopii wszyscy użytkownicy byli wylogowani z systemu (z wyjątkiem użytkownika z prawem tworzenia kopii bazy). Aby zarchiwizować bazę danych, należy zaznaczyć opcję Kopia zapasowa bazy danych, a następnie wprowadzić nazwę i opis kopii. Kolejną czynnością jest Strona 27 z

28 wskazanie docelowego foldera przyciskiem [...], znajdującym się w sekcji Plik kopii bazy danych. Kliknięcie na przycisku otwiera okienko nawigacyjne (rys. 31). Rysunek 31. Okienko nawigacyjne Po wskazaniu docelowego katalogu należy kliknąć na przycisk Wybierz. Należy pamiętać, iż kopia bazy danych robiona jest na komputerze pełniącym rolę serwera, a nie na komputerze użytkownika, który jest podłączony do bazy znajdującej się na innym komputerze. W przypadku, gdy komputer użytkownika pełni również rolę serwera to kopia bazy danych wykonywana jest na dysku lokalnym. Nazwa pliku kopii bazy danych może zawierać wyłącznie litery i/lub cyfr (z wyjątkiem polskich znaków (ą, ę, ć, ś, ł, ó, ż, ź, ń) spacji i znaków typu $,@,_,-,itp.). Należy też dodac rozszerzenie pliku.bak (np. KopiaBazyddmmrr.bak gdzie dd, mm, rr oznaczają dzień, miesiąc, rok). Ostatnią czynnością jest wybranie przycisku Wykonaj w dolnej części okna archiwizacji. Wtedy program rozpocznie archiwizowanie bazy danych. Po zakończeniu operacji zarchiwizowany plik pojawi się w sekcji Informacje o kopiach bazy danych. Jeśli przy wyborze docelowego archiwum został wskazany plik już istniejący (poprzez wybór w sekcji Informacje o kopiach bazy danych albo wskazanie go w sekcji Plik kopii bazy danych), wtedy program wyświetli okno z pytaniem, czy wybrany plik ma zostać nadpisany nowym (rys. 32). Kliknięcie na przycisku Tak spowoduje nadpisanie starego archiwum nowym. Rysunek 32. Okno komunikatu Strona 28 z

29 3.2. Przywracanie bazy danych z kopii zapasowej W przypadku awarii serwera, na którym znajduje się baza danych lub konieczności wymiany sprzętu pełniącego rolę serwera koniecznym będzie ponowne zainstalowanie serwera SQL oraz odtworzenie bazy danych z kopii zapasowej. Aby przywrócić wcześniej zarchiwizowaną bazę danych, należy zaznaczyć opcję Przywrócenie bazy danych z kopii zapasowej, a następnie wskazać plik archiwum w sekcji Informacje o kopiach bazy danych (albo wskazać plik w sekcji Plik kopii bazy danych). Należy pamiętać o konieczności odłączenia wszystkich użytkowników zalogowanych do bazy. W przeciwnym wypadku aktualizacja może się nie powieść. Po kliknięciu na Wykonaj program przystąpi do przywracania bazy danych. Pojawi się komunikat o konieczności zamknięcia aplikacji (rys. 33). Po ponownym uruchomieniu, program będzie korzystał z odtworzonej bazy danych. Rysunek 33. Okno komunikatu Aby przywrócić bazę danych z kopii różnicowej należy najpierw odtworzyć bazę z kopi całościowej a następnie z poszczególnych kopii różnicowych Porządkowanie bazy danych MS SQL Porządkowanie bazy polega na zmniejszeniu rozmiaru bazy oraz pliku logu. Aby uporządkować bazę danych, należy wybrać z menu Plik opcję Archiwizacja danych i w oknie środkowym zaznaczyć opcję Uporządkuj aktualną bazę danych. Przycisk Wykonaj rozpoczyna porządkowanie zawartości bazy. Po zakończeniu operacji program przedstawi odpowiedni komunikat Optymalizacja bazy danych MS SQL Optymalizacja polega na przebudowaniu indeksów i statystyk bazy danych. W wyniku operacji następuje przyspieszenie działania niektórych elementów programu, jednak sam proces optymalizacji może zająć dużo czasu. Aby zoptymalizować bazę danych, należy wybrać z menu Plik opcję Archiwizacja danych i w oknie środkowym zaznaczyć opcję Optymalizuj bazę danych. Przycisk Strona 29 z

30 Wykonaj rozpoczyna optymalizację bazy. Po zakończeniu operacji program przedstawi odpowiedni komunikat. Strona 30 z

31 4. Administracja systemem 4.1. Funkcje modułu Administracja Moduł jest przeznaczony dla administratorów systemu w jednostkach organizacyjnych. Służy on do zarządzania: użytkownikami systemu, prawami i rolami, które są przypisywane poszczególnym użytkownikom, jednostkami, słownikiem klasyfikacji budżetowej, listą reguł kontrolnych, układem dokumentów planistycznych, parametrami systemu, a także do monitorowania pracy użytkowników w systemie. Praca w ramach modułu odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. Wprowadzenie do programu w instrukcji użytkownika). W momencie pierwszego logowania do systemu na użytkownika systemowego sysadmin, administrator systemu powinien utworzyć nowego użytkownika z przypisaną rolą Admin, by móc w pełni zarządzać Zasady pracy w ramach modułu Administracja W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na belkę z napisem Administracja znajdującą się w oknie modułów w lewej dolnej części ekranu. Wówczas w górnej części lewego okna zostanie wyświetlone drzewo zawierające dostępne funkcje (rys. 34). Strona 31 z

32 Rysunek 34. Drzewo Administracja 4.3. Role Rola to zbiór uprawnień przyznanych użytkownikom systemu. Celem tworzenia ról jest ułatwienie kontroli nad użytkownikami. Dzięki grupom uprawnień administrator systemu nie musi nadawać uprawnień do poszczególnych funkcji programu każdemu użytkownikowi osobno, lecz wystarczy nadać mu rolę, która zawiera już poszczególne uprawnienia. W razie zmiany zakresu praw grupy użytkowników, nie będzie konieczne edytowanie konta każdego użytkownika. Wtedy wystarczy edytować tylko wspólną dla tych użytkowników rolę. Należy przy tym pamiętać, że zmiany dotyczyć będą każdego użytkownika, któremu nadano tę rolę. Natomiast, aby dodać lub odebrać uprawnienia tylko kilku użytkownikom, nie trzeba zmieniać ról, lecz wystarczy edytować konto tych użytkowników i dodać lub odebrać określone prawo. Domyślnie w programie jest ustawionych kilka typów ról, niemniej administrator może skonfigurować role dla specyficznych potrzeb jednostki. Tworzenie nowej roli Aby utworzyć rolę, należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części okna Lista ról. W obszarze roboczym (okno środkowe) pojawi się formularz do wprowadzania danych o tworzonej roli (rys. 35). Strona 32 z

33 Rysunek 35. Dodawanie nowej roli W pole Nazwa należy wpisać nazwę, która kojarzy się np. ze stanowiskiem pracy (Kierownik, Księgowy, Skarbnik, Administrator, Referent), natomiast do pola Opis dodatkowe informacje mogące ułatwić odnalezienie roli. Kolejnym krokiem jest nadanie określonych praw. Służy do tego rozwijane menu pod przyciskiem Prawa (w górnym pasku narzędzi lub w dole okna). W tym menu dostępne są następujące pozycje: Prawa pozwala na zdefiniowanie praw do poszczególnych modułów programu, a także zakresu czynności (np. dodawanie, czytanie, edytowanie, usuwanie) w obrębie modułów, Prawa do jednostek pozwala określić prawa użytkownika do obsługi typu jednostki organizacyjnej (jednostki budżetowej, zakładu budżetowego, gospodarstwa pomocniczego oraz rachunku dochodów własnych), Prawa do statusów pozwala określić, jakie statusy dokumentów (planistycznych i sprawozdawczych) będzie mógł określić dany użytkownik (np. zmiana statusu z Roboczy na Zamknięty bądź Zatwierdzony), Prawa do grup raportów pozwala określić prawa do grup raportów zdefiniowanych w module Raporty (możliwe prawa to czytanie, edycja, usuwanie), Prawa do raportów pozwala określić prawa użytkownika do konkretnego raportu zdefiniowanego w module Raporty. Wybór jednej z pozycji menu spowoduje otworzenie okna Prawa z uprawnieniami do pracy z elementami programu (rys. 36). Strona 33 z

34 Rysunek 36. Nadawanie uprawnień Tabela Prawa składa się z szeregu kolumn pozwalających dokładnie ustalić uprawnienia do pracy w różnych częściach programu. Pierwsza kolumna o nazwie Moduł wyszczególnia listę modułów; kolumna Domena wskazuje na obiekty modułu, na których można wykonywać czynności; zaś kolumna Czynność wymienia działania, jakie można przeprowadzać na obiektach. Na przykład moduł Uchwały zawiera obiekty takie jak Dokument Planistyczny i Zadanie. Każdy z tych obiektów może być edytowany, usuwany czy dodawany. Zezwolenia do wykonywania każdego z tych działań z osobna przydziela się poprzez nadanie użytkownikowi odpowiednich praw. Prawa przydziela się poprzez kliknięcie odpowiedniego wiersza w kolumnie Nadaj/odbierz i wybranie z rozwijanego menu jednego z wariantów (rys. 37). Rysunek 37. Nadawanie praw Dostępne są trzy możliwości ustalenia uprawnień: + nadaje użytkownikowi prawo, o pozostawia prawa domyślne dla danej roli, które wynikają z praw z ról nadrzędnych (dla roli, która nie ma ról nadrzędnych opcja ta pozostawia takie prawa jakie tej roli zostały nadane), - odbiera użytkownikowi prawo. Strona 34 z

35 Po ustaleniu uprawnień, w kolumnie Prawa pojawią się wynikowe informacje o tym, jakie prawa posiada dana rola. Jeśli w kolumnie Nadaj/odbierz została zaznaczona opcja Nie zmieniaj, wówczas w kolumnie Prawa pojawi się wartość domyślna. Po dokonaniu wyboru wszystkich żądanych praw i typów jednostek, do których użytkownik mam mieć dostęp należy potwierdzić wybór klikając przycisk Zapisz i zamknij. Wówczas program wróci do widoku podstawowej konfiguracji roli. Jeśli wszystkie dane są wprowadzone poprawnie, należy ponownie użyć przycisku Zapisz i zamknij. Edycja roli W celu zmiany ustawień istniejącej roli należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Po podświetleniu wybranej (żądanej) roli na liście trzeba wybrać przycisk Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy pojawi się okno ze szczegółowymi danymi roli. Zamiana danych przebiega w taki sam sposób, jak tworzenie nowej roli. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy je zapisać przyciskiem Zapisz i zamknij. Usuwanie roli Aby usunąć rolę, należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie należy podświetlić właściwą pozycję i kliknąć na Usuń z paska narzędzi albo z dolnej części Listy ról. Przypisanie roli Możliwe jest przypisanie danej roli do konkretnego użytkownika bezpośrednio z gałęzi. W tym celu należy kliknąć na kategorię Role znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista ról, która zawiera wszystkie istniejące role. Następnie wybieramy rolę, którą chcemy przypisać określonemu użytkownikowi i klikamy przycisk Otwórz w dolnej części ekranu. Zostanie wyświetlona lista użytkowników, którzy są przypisani do danej roli (przy loginie danego użytkownika znajduje się haczyk). Możemy odebrać bądź też nadać rolę konkretnym użytkownikom poprzez zaznaczenie (usunięcie) haczyka przy loginie danej osoby. Po nadaniu roli określonym użytkownikom należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij w dolnej części ekranu Spis ról systemowych Admin rola dająca użytkownikowi prawa do pracy w module Administracja (m.in. zarządzanie systemem, dodawanie użytkowników itp.). Strona 35 z

36 Admin Raportów prawo to daje użytkownikowi dostęp do modułu Raporty oraz do dodawania, edycji, usuwania oraz czytania wszystkich raportów znajdujących się w systemie. Budżet prawo do pełnej pracy w module Uchwały (tworzenie i edycja dokumentów planistycznych). Przegląd budżetu prawo do modułu Uchwały (ograniczone tylko do czytania dokumentów bez możliwości ich edycji). Przegląd sprawozdań prawo do czytania sprawozdań w module Sprawozdania. Sprawozdania Pełne prawo do pracy w module Sprawozdania. Użytkownik raportów Prawo do przeglądania raportów w module Raporty. Wszystkie funkcje Prawo do wszystkich funkcji w programie oprócz nadawania statusów w dokumentach (uchwały i sprawozdania). Wszystkie jednostki Prawo do pracy w kontekście wszystkich jednostek wprowadzonych do systemu. Wszystkie raporty Prawo do pracy raportami dostępnymi w module Raporty (czytanie, edycja, dodawanie). Wszystkie statusy Prawo do nadawania wszystkich statusów w systemie (w modułach Sprawozdania i Uchwały) Użytkownicy Dodawanie użytkownika W celu dodania nowego użytkownika programu należy kliknąć na gałąź Użytkownicy znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, która zawiera wszystkie istniejące profile użytkowników (rys. 38). Strona 36 z

37 Rysunek 38. Lista użytkowników Następnie należy wybrać przycisk Nowy z paska narzędzi albo z dolnej części Listy użytkowników. Pojawi się formularz do wprowadzania danych nowo tworzonego profilu (rys. 39). Rysunek 39. Dodawanie użytkownika W wyświetlonym formularzu należy uzupełnić wszystkie dane w sekcji Użytkownik. Następnie trzeba przypisać użytkownika do roli. Role wskazuje się poprzez zaznaczenie pól w kolumnie Zaznacz. Jeden użytkownik może mieć przydzielone kilka ról. Należy jednak pamiętać o zasadzie dziedziczenia praw z innych ról. Kiedy zaznaczone zostaną dwie role, z Strona 37 z

38 których tylko jedna przyznaje dane prawo, to nowo tworzony użytkownik otrzyma wyższy poziom uprawnień. Jeśli jednak zachodzi potrzeba ustawienia wyższego poziomu uprawnień albo nadania indywidualnych praw, wtedy administrator musi dokonać odpowiednich zmian przechodząc do okna edycji praw. Służy do tego przycisk Prawa, który znajduje się w dolnej części okna środkowego. Zmiana uprawnień odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. podrozdział Tworzenie nowej roli). Po wypełnieniu formularza należy zapisać ustawienia przyciskiem Zapisz i zamknij. Program powróci do okna z Listą użytkowników. Efektem wyżej opisanych czynności będzie pojawienie się wprowadzonego użytkownika na drzewie Administracja w kategorii Użytkownicy. Edycja profilu użytkownika W celu zmiany ustawień istniejącego użytkownika należy kliknąć na kategorię Użytkownicy znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, która zawiera wszystkie istniejące profile użytkowników. Po podświetleniu wybranego użytkownika na liście trzeba wybrać przycisk Otwórz z paska narzędzi albo z dolnej części okna środkowego. Wtedy zostanie wyświetlone okno ze szczegółowymi danymi profilu. Zmiana danych przebiega podobnie jak dodawanie nowego użytkownika z wyjątkiem pola login, które jest nieedytowalne. Po wprowadzeniu wszystkich zmian należy dokonać zapisu przyciskiem Zapisz i zamknij. Usuwanie/blokowanie użytkownika Ze względu na rejestrowanie przez system czynności wykonywanych przez użytkownika, nie jest możliwe jego usunięcie z systemu. Za to konto użytkownika może zostać zablokowane. Aby zablokować użytkownika należy kliknąć na kategorię Użytkownicy znajdującą się na drzewie modułu Administracja w lewym oknie programu. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista użytkowników, zawierająca wszystkie istniejące profile użytkowników. Następnie należy wybrać z listy użytkownika, który ma zostać zablokowany, kliknąć Otwórz w dolnej części okna i w nowo otwartym oknie zaznaczyć opcję Zablokowany (rys. 40, który jest górną częścią rys. 39). Strona 38 z

39 Rysunek 40. Blokowanie użytkownika W dowolnym momencie użytkownik pełniący rolą administratora systemu może odblokować użytkownika zablokowanego. W tym celu należy w oknie z danymi dotyczącymi użytkownika odznaczyć pole Zablokowany Jednostki Kategoria ta umożliwia zarządzanie listą jednostek organizacyjnych obsługiwanych w systemie. Dane jednostek organizacyjnych są importowane do programu z pliku wygenerowanego w systemie BeSTi@ w macierzystej jednostce samorządu terytorialnego. Zaimportowane dane będą widoczne na Liście jednostek w prawym oknie programu. Wprowadzony słownik jednostek jest też przydatny w pracy w module Uchwały w chwili tworzenia planów finansowych, oraz w module Sprawozdania przy generowaniu wykazu sprawozdań (w szczególności listy sprawozdań Rb-3x) oraz bilansów w danym okresie sprawozdawczym Dodawanie jednostki W celu zaimportowania listy jednostek należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Następnie z górnego menu Plik należy wybrać opcję Import z pliku XML. W kolejnym kroku należy wskazać plik wygenerowany w JST. System wyświetli ekran z informacją o macierzystej jednostce samorządu i importowanej jednostce organizacyjnej (rys. 41) Rysunek 41. Okno komunikatu Aby przeglądać listę jednostek należy kliknąć na kategorię Jednostki znajdującą się na drzewku Administracja w lewym oknie. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona Lista jednostek (rys. 42). Strona 39 z

40 Rysunek 42. Lista jednostek Niektóre jednostki na liście posiadają rozwijalne podlisty. Jeśli w kolumnie obok nazwy jednostki znajduje się znak + znaczy to, że dana jednostka zawiera dodatkowe informacje. Po rozwinięciu drzewa wyświetla się dodatkowa podlista zawierająca historyczne dane o jednostce. Aby sprawdzić zakres czasowy informacji dotyczących jednostce, należy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście, a następnie kliknąć przycisk Otwórz. Wtedy wyświetli się okno ze szczegółowymi datami przedziału czasowego, w którym obowiązywała ważność danych jednostki. Informują o tym pola Dane ważne od do (rys. 43) Usuwanie jednostki Rysunek 43. Pola daty ważności jednostki Podobnie jak w przypadku usuwania użytkowników, program nie pozwala na usunięcie jednostki. Poprzez usunięcie jednostki należy rozumieć jej dezaktywację poprzez ustawienie daty zakończenia działalności jednostki. Dezaktywacja jednostki organizacyjnej dokonywana jest w macierzystej JST w systemie BeSTi@ a następnie przekazywana do właściwej JO za pomocą pliku XML. Przekazany z jednostki samorządu terytorialnego plik XML należy wczytać do systemu w sposób opisany w punkcie Dodawanie jednostki. Usunięte jednostki zostaną przeniesione do kategorii Nieistniejące na Liście jednostek Klasyfikacja Klasyfikacja stanowi jeden z ważniejszych słowników znajdujących się w programie. Słownik ten wykorzystywany jest w podczas wprowadzania do systemu danych Strona 40 z

41 planistycznych w module Uchwały, a także podczas sporządzania niektórych sprawozdań (w szczególności Rb-27S, Rb-28S i Rb-3x) w module Sprawozdania. Słownik ten obejmuje: Działy, Rozdziały, Paragrafy dochodów, Paragrafy wydatków, Paragrafy przychodów, Paragrafy rozchodów, Finansowanie paragrafów. Słownik klasyfikacji budżetowej zarządzany jest centralnie przez Ministerstwo Finansów, nie ma możliwości jego edycji na poziomie jednostek organizacyjnych i jednostek samorządu terytorialnego. Każda pozycja słownika opisana jest zakresem dat obowiązywania oraz informacją dotyczącą źródła jej pochodzenia, czyli odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów. Dodatkowo pozycje słownika paragrafów opisane są informacjami określającymi możliwość ich wykorzystania przez poszczególne typy jednostek organizacyjnych (jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze) oraz możliwość wykorzystania w sprawozdaniach typu Rb-3x. Aktualizacja słownika klasyfikacji Aktualizacja słownika klasyfikacji budżetowej w systemie możliwa jest poprzez zaimportowanie pliku XML wygenerowanego w systemie BeSTi@ w macierzystej JST. Aby wczytać plik przygotowany przez macierzystą JST należy w oknie modułu Administracja wybrać kategorię Klasyfikacja a następnie z menu Plik opcję Import z pliku XML (rys. 44). Strona 41 z

42 Rysunek 44. Wybór Importu z pliku XML słownika Klasyfikacji Następnie należy wskazać plik przekazany z JST aby system mógł zaimportować aktualną listę słownika klasyfikacji budżetowej. Po zakończonej operacji zostanie wyświetlony stosowny komunikat (rys. 45). Rysunek 45. Okno Importu słownika Klasyfikacji Aktualizacja słownika klasyfikacji za pomocą serwera dystrybucyjnego Aby wczytać plik przygotowany przez macierzystą JST należy w oknie modułu Administracja wybrać kategorię Klasyfikacja a następnie z menu Plik opcję Import z serwera dystrybucyjnego (rys. 46). Rysunek 46. Import słownika klasyfikacji budżetowej Strona 42 z

43 4.7. Reguły kontrolne Reguły kontrolne to zbiór procedur (funkcji, algorytmów) służących do weryfikacji danych planistycznych wprowadzonych w module Uchwały oraz danych sprawozdawczych (w tym także bilansów) wprowadzonych w module Sprawozdania. Reguły można podzielić na rachunkowe i merytoryczne. Efektem działania reguł jest raport błędów, który jest wyświetlany po każdorazowej weryfikacji wprowadzonych danych. Użytkownicy na poziomie jednostki organizacyjnej mogą jedynie przeglądać poszczególne reguły. Przeglądanie reguł kontrolnych Aby móc przeglądać reguły kontrolne należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Reguły kontrolne (rys. 47). Rysunek 47. Otwieranie listy reguł kontrolnych W oknie środkowym wyświetlona zostanie lista reguł zaimplementowanych w systemie (rys. 48). Strona 43 z

44 Rysunek 48. Lista reguł kontrolnych Aby przejrzeć szczegółowe informacje o danej regule kontrolnej, należy wybrać na liście żądaną regułę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz w dolnej części okna środkowego lub na górnym pasku narzędzi. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlony formularz zawierający podstawowe dane o regule (rys. 49). Rysunek 49. Formularz reguły kontrolnej Na dane o regule składa się nazwa, kategorie reguły, ramy czasowe jej obowiązywania, zakres obowiązywania (tzn. dokument planistyczny, sprawozdanie, bilans) oraz rodzaj wyniku, jaki ma być zwrócony po jej zadziałaniu (błąd lub Strona 44 z

45 ostrzeżenie). W drugiej sekcji okna określone są Atrybuty reguły tzn. informacja o tym, czy dana reguła może być uruchamiana podczas weryfikacji danych w trybie rzeczywistym oraz czy wymagany jest pozytywny wynik działania reguły, aby zatwierdzić dany dokument. W kolejnej sekcji są określone typy jednostek, dla których dana reguła się odnosi. Czwarta sekcja formularza to algorytm reguły, czyli określenie czynności, jakie wykonywane są podczas działania reguły zapisane w języku programowania C#. W ostatniej sekcji formularza jest widoczna podstawa prawna dla danej reguły. Aktualizacja reguł kontrolnych Aktualizacja słownika reguł kontrolnych możliwa jest poprzez zaimportowanie pliku XML przekazanego przez macierzystą JST. Aby zaimportować plik XML należy w lewym oknie systemy wybrać kategorię Reguły kontrolne a następnie z górnego menu Plik opcję Importuj z pliku XML (rys. 50). Rysunek 50. Import słownika reguł kontrolnych W kolejnym kroku należy wskazać plik zawierający aktualizację reguł kontrolnych. Na zakończenie system wyświetli komunikat z informacją czy import pliku został wykonany prawidłowo. Strona 45 z

46 Aktualizacja reguł kontrolnych za pomocą serwera dystrybucyjnego Aby zaimportować plik XML należy w lewym oknie systemy wybrać kategorię Reguły kontrolne a następnie z górnego menu Plik opcję Importuj z serwera dystrybucyjnego (rys. 51).. Rysunek 51. Import słownika reguł kontrolnych 4.8. Układy dokumentów planistycznych Kategoria ta jest ściśle powiązana z modułem Uchwały. W momencie przekazania przez macierzystą JST pliku XML zawierającego inicjację nowego roku budżetowego zostaje również przekazany układ dokumentów planistycznych czyli szczegółowość załączników do Planów finansowych jednostki organizacyjnej. Układ załączników w planie finansowym jest definiowany na dany rok budżetowy. Inicjacja nowego roku budżetowego odbywa się w module Uchwały, gdzie w oknie modułu należy wybrać kategorię Budżet, a następnie z menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy opcję Importuj rok z pliku XML. Aby przeglądać dane, należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Układy dokumentów planistycznych (rys. 52). Rysunek 52. Otwieranie układów dokumentów planistycznych W oknie środkowym wyświetli się lista układów (rys. 53). Strona 46 z

47 Rysunek 53. Lista układów dokumentów planistycznych Należy zaznaczyć rok, dla którego chcemy przeglądać układ załączników, a następnie wybrać przycisk Otwórz z górnego paska narzędzi. Wtedy w oknie środkowym pojawi się szczegółowy podgląd Paczki wykonawcy Paczki wykonawcy jest kategorią, która umożliwia wyświetlenie listy już przetworzonych paczek wykonawcy. Przycisk 'Pokaż' umożliwia podgląd zawartości paczki. Przycisk "Odbierz paczki z SD" umożliwia ponowne sprawdzenia czy są dostępne nowe paczki wykonawcy. Jeśli są to je importuje (rys. 54) Opcje Rysunek 54. Okno paczek wykonawcy Opcje jest to kategoria służąca do zarządzania parametrami systemu. W momencie instalacji systemu wszystkie parametry systemu są ustawione na wartości domyślne. Administrator systemu lub użytkownik może zmienić wartości parametrów. Strona 47 z

48 Aby wejść do okna ustawień, należy na drzewie Administracja kliknąć kategorię Opcje (rys. 55). Rysunek 55. Wybór kategorii Opcje W oknie środkowym pojawi się formularz edycji ustawień (rys. 56). Rysunek 56. Opcje domyślne Parametry systemu to elementy mające wpływ na sposób funkcjonowania programu. Za pomocą parametrów administrator systemu może określić specyficzne dla danego obszaru programu działanie. Każdy parametr jest ściśle związany z logiką działania programu, w związku z czym jest możliwe tylko edytowanie wartości danego parametru, natomiast nie można parametrów dodawać ani usuwać. Parametry systemu zostały podzielone na systemowe, domyślne i użytkownika. Strona 48 z

49 Parametry systemowe (rys. 57) są bezpośrednio związane z pracą systemu. Określone są w nich takie własności programu jak: ścieżka do pliku z kopią bazy danych (C:\SJOBestiaKopiaBazyDanych.bak), ścieżka do pliku z kopią bazy danych wykonywaną za pomocą harmonogramu (C:\SJOBestiaKopiaBazyDanych.bak), automatyczny backup przy otwieraniu okresów sprawozdawczych (True, False) oraz ścieżka do plików archiwum wykonywanego poprzez automatyczny backup (C:\). Rysunek 57. Opcje systemowe Parametry domyślne to podstawowe parametry ustawień programu. Parametry użytkownika (rys. 58) określają sposób zachowania się programu dla konkretnego zalogowanego użytkownika. Każdy użytkownik może na swój własny sposób spersonalizować ustawienia systemu. Może m.in. ustawić: moduł startowy, jaki pojawi się na ekranie po uruchomieniu programu (Uchwały, Sprawozdania, Raporty, Administracja), zdefiniować czy system ma żądać potwierdzenia wyjścia z programu podczas jego zamykania (True, False), szerokość okna kontekstowego i nawigacyjnego, czy do plików eksportu sprawozdań ma być dołączany plik XSD i XSLT (True, False) kolory pozycji wprowadzanych do systemu, czy podczas wprowadzania danych program ma powtarzać klasyfikację budżetową (True, False), Strona 49 z

50 czy w momencie tworzenia nowego dokumentu mają być pokazywane wartości z poprzednich układów (True, False), oraz w jaki sposób ma zachować się system przy wprowadzaniu istniejącej już podziałki klasyfikacji budżetowej (Blokuj, Zezwalaj, Zastępuj). Rysunek 58. Opcje Użytkownika Aby zachować wprowadzone zmiany, należy kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij w dolnej części okna Dziennik zdarzeń Program pozwala administratorowi na podgląd akcji wykonywanych przez użytkowników systemu. Dzięki tej opcji administrator ma wgląd do dziennika zdarzeń, gdzie zapisywane są informacje o ważniejszych czynnościach wykonywanych przez użytkowników systemu m.in. o usuwaniu dokumentów, zmianie statusów dokumentów itd. Aby przejrzeć dzienniki zdarzeń, należy na drzewie Administracja zaznaczyć kategorię Dziennik zdarzeń. W dolnej części okna należy ustalić zakres czasowy, którego mają dotyczyć przeglądane zdarzenia oraz dziedzinę (moduł), w którym wystąpiły. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlona odpowiednia lista zdarzeń (rys. 59). Strona 50 z

51 Rysunek 59. Dziennik zdarzeń Blokady System pozwala administratorowi na podgląd sprawozdań/planów finansowych aktualnie zablokowanych (tzn. aktualnie używanych) przez poszczególnych użytkowników systemu. W momencie otwarcia sprawozdania i/lub planu finansowego przez jednego użytkownika system automatycznie blokuje dostęp do tego sprawozdania i/lub planu finansowego pozostałym użytkownikom systemu. Blokady mają na celu zabezpieczenie danego dokumentu przed modyfikacją przez innych użytkowników w tym samym czasie. W momencie otwarcia zablokowanego dokumentu przez drugiego użytkownika system wyświetli komunikat o założonej blokadzie (rys. 60). Rysunek 60. Okno komunikatu Aby przejrzeć aktualne blokady, należy na drzewie Administracja zaznaczyć kategorię Blokady (rys. 61). Strona 51 z

52 Rysunek 61. Wybór kategorii Blokady W oknie środkowym zostanie wyświetlona lista aktualnych blokad (rys. 62). Rysunek 62. Okno Listy aktualnych blokad Administrator systemu ma możliwość usunięcia blokad. W tym celu należy zaznaczyć blokadę na liście blokad i wybrać opcję Usuń w górnym pasku narzędzi Komunikacja W menu Narzędzia znajduje się opcja 'Komunikacja ustawienia' (rys. 63). Rysunek 63. Menu Narzędzia Strona 52 z

53 Po wybraniu opcji pojawia się okno z parametrami komunikacji z serwerem dystrybucyjnym (rys. 64). Rysunek 64. Okno konfiguracji komunikacji z serwerem dystrybucyjnym Na zakładce Serwer dystrybucyjny' przycisk 'Testuj' testuje prawidłowość podłączenia do serwisu dystrybucyjnego. Przycisk 'Sprawdź stan' służy do sprawdzenia czy serwis jest włączony, a przycisk 'Odśwież' odświeża listę aktualnych paczek dostępnych na serwerze dystrybucyjnym. Pola w grupie Czas ostatniego odbierania zawierają datę ostatniego odebrania paczek w podziale na rodzaje paczek. Opcja Aktywna komunikacja umożliwia wyłączenie automatycznego pobierania paczek ze słownikami z serwisu dystrybucyjnego przy starcie aplikacji. Strona 53 z

54 5. Moduł Raporty 5.1. Funkcje modułu Raporty Moduł Raporty służy do prezentowania danych zebranych w systemie w zdefiniowanym uprzednio układzie graficznym. Pozwala również na samodzielne modyfikacje raportów poprzez zmiany szablonu, jak i tworzenie nowych, wzorcowych układów danych. Raporty mogą być przedstawione w formie tabeli, dokumentu pozwalającego na wstawianie nagłówków czy też grup, kostki OLAP oraz zwykłego dokumentu, w którym znajdą się tylko wybrane informacje. Formę raportu należy dobrać w zależności od typu raportu oraz rodzaju danych, które mają się na nim znaleźć. Raporty można importować i eksportować w postaci pliku o rozszerzeniu RML Zasady pracy w ramach modułu Aby uruchomić moduł, należy kliknąć na belkę Raporty w lewym oknie programu. W górnej części okna wyświetli się układ raportów w postaci drzewa (rys. 65). Rysunek 65. Drzewo Raporty w lewym oknie programu Praca w module przebiega w nieco odmienny sposób, aniżeli w pozostałych modułach programu. Edycja danych odbywa się w graficznym oknie edycji raportu oraz w edytorze danych SQL. Wygenerowane dane są przedstawiane w oknie Raport-prezentacja, skąd mogą zostać wydrukowane, albo wyeksportowane do pliku tekstowego (TXT, PDF, HTML, RTF), graficznego lub arkusza kalkulacyjnego. Strona 54 z

55 Budowa okna prezentacji raportu jest podobna do okna Podgląd wydruku (zob. podrozdział Podgląd wydruku). Raporty systemowe są to inaczej podglądy wydruku i nie mogą być uruchamiane z poziomu modułu Raporty, ponieważ wymagają dodatkowych parametrów, które są pobierane podczas wydruku z poziomu sprawozdań lub planów finansowych Operacje na raportach Na drzewie nawigacyjnym z listą raportów dostępne jest menu kontekstowe, pozwalające na dokonywanie operacji na raportach. Zawartość menu jest różna w zależności od tego, czy menu zostało otwarte po zaznaczeniu całej gałęzi raportów czy pojedynczego raportu Operacje na grupach raportów Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na gałęzi raportu w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe z dodatkowymi opcjami (rys. 66): Dodaj grupę tworzy na zaznaczonej gałęzi nową gałąź - grupę raportów, Zmień nazwę zmienia nazwę zaznaczonej gałęzi drzewa nawigacyjnego, Usuń grupę usuwa wskazaną gałąź drzewa, Dodaj raport przechodzi do tworzenia nowego raportu za pomocą specjalnego edytora, Wczytaj raport z pliku umożliwia zaimportowanie pliku raportu w formacie RML; jeżeli w grupie istnieje raport o tej samej nazwie, co importowany, to zostanie on nadpisany, Wczytaj raport z pliku jako nowy umożliwia zaimportowanie pliku raportu w formacie RML; niezależnie od tego, czy w grupie istnieje raport o tej samej nazwie, co importowany, utworzony zostanie nowy raport, Rysunek 66. Okno menu kontekstowego grupy raportów Strona 55 z

56 Operacje na pojedynczym raporcie Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na raporcie na drzewie w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe zawierające dodatkowe opcje (rys. 67): Pokaż rozwija menu z wyborem utworzonych wersji raportu; otwiera okno raportu z wygenerowanymi danymi, Edytuj pozwala przejść do edycji bieżącego raportu lub jednej z jego kolejnych wersji; edycja raportu przebiega w sposób analogiczny, jak tworzenie nowego raportu, Edytuj bieżący pozwala przejść do edycji bieżącego raportu; edycja raportu przebiega w sposób analogiczny, jak tworzenie nowego raportu, Usuń usuwa wskazany raport, Usuń wersję usuwa wybraną wersję raportu, Status raportu umożliwia określenie statusu wskazanego raportu, Zapisz do pliku zapisuje raport do wskazanego pliku w formacie RML, Kopiuj raport otwiera okno edytora ze skopiowanymi wartościami ze wskazanego raportu, Uprawnienia otwiera w oknie środkowym listę użytkowników, dla których można zdefiniować osobne uprawnienia do pracy z raportem Rysunek 67. Okno menu kontekstowego pojedynczego raportu Strona 56 z

57 5.4. Generowanie raportu Raporty systemowe są to inaczej podglądy wydruku i nie mogą być uruchamiane z poziomu modułu Raporty, ponieważ wymagają dodatkowych parametrów, które są pobierane podczas wydruku z poziomu sprawozdań lub uchwał. Aby wygenerować raport w oparciu o gotowy szablon raportu, należy kliknąć dwukrotnie myszką na jednym z raportów, znajdujących się na drzewie nawigacyjnym w module Raporty. W oknie środkowym pojawi się formularz wpisywania parametrów, które są pomocne w tworzeniu raportu (rys. 68). Parametrami mogą być daty, rodzaje sprawozdań, szczegółowość, tytuł, opis itd. Rysunek 68. Definiowanie parametrów dla raportu Wykaz sprawozdań Po wpisaniu parametrów do formularza należy kliknąć na przycisk OK, który znajduje się w dolnej części okna. Wtedy program wygeneruje raport w oparciu o wskazany szablon (rys. 69). Wygenerowane dane można następne wydrukować albo wyeksportować do pliku graficznego, tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego. Okno podglądu raportu posiada pasek narzędzi z szeregiem dodatkowych opcji, które zostały opisane w podrozdziale Podgląd wydruku. Rysunek 69. Wygenerowany raport Wykaz sprawozdań Szablony z grupy Raporty systemowe nie powinny być uruchamiane z poziomu modułu Raporty bowiem wymagają dodatkowych systemowych parametrów pobieranych bezpośrednio z konkretnych okien w modułach Sprawozdania lub Uchwały. Strona 57 z

58 5.5. Tworzenie nowego szablonu raportu (na przykładzie dokumentu) W poniższych podrozdziałach został opisany proces tworzenia raportu w oparciu o przykładowe dane. Poszczególne podrozdziały przedstawiają kolejne etapy edycji szablonu oraz budowę okna edytora raportu. Instrukcja tworzenia nowego szablonu raportu jest przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników programu. Przy projektowaniu raportu niezbędna jest znajomość języka programowania C# i SQL, podstaw języka angielskiego oraz umiejętność pracy z aplikacjami do obsługi bazy danych MS SQL Otwieranie edytora raportu Dodawanie raportu możliwe jest na dwa sposoby. Pierwszym jest zaznaczenie na drzewie Raporty gałęzi, do której ma zostać dodany raport, a następnie kliknięcie na opcję Dodaj raport w menu kontekstowym spod prawego klawisza myszki albo z menu pod drzewem (rys. 70). Rysunek 70. Menu kontekstowe Dodaj raport W głównym oknie wyświetlony zostanie moduł edycji raportu (rys. 71). Strona 58 z

59 Rysunek 71. Moduł edycji raportu. Na pierwszej stronie możliwe jest ustawienie formularza, który pozwala na przekazanie wartości do raportu. Formularz można wykorzystać np. jako filtr definiujący okres, za który ma zostać sporządzony raport Ustawianie kontrolek Aby dodać formularz z filtrem, należy utworzyć w formularzu nową sekcję (klikając w prawej górnej części okna na opcję Dodaj sekcję - rys. 72). Rysunek 72. Opcja Dodaj sekcję Pod gałęzią Formularz pojawi się kategoria Sekcja_001, którą należy zaznaczyć lewym klawiszem myszki. Następnie w położonej niżej grupie Ogólne należy określić takie własności sekcji, jak Tytuł oraz wskazać, czy sekcja ma być widoczna w podglądzie raportu w układzie rozwiniętym lub zwiniętym (rys. 73). W omawianym przykładzie jako Tytuł sekcji należy podać nazwę Filtr. Strona 59 z

60 Rysunek 73. Grupa Ogólne w edytorze raportu Po zaznaczeniu nowo dodanej sekcji w prawej górnej części edytora, w oknie edycji możliwe będzie dodanie elementów filtru. Do wyboru są cztery podstawowe i dwie zaawansowane kontrolki. Rysunek 74. Grupa kontrolek podstawowych. Do podstawowych kontrolek (rys. 74) należą: Pole tekstowe służy do przekazania tekstu do raportu. Można wpisać tam np. tytuł raportu lub tekst, na podstawie którego będą wyświetlane elementy z bazy, np. tylko pozycje zawierające dane słowo lub wyrażenie. Lista wyboru pozwala na wybranie jednego elementu z rozwijanej listy, która jest uzupełniana na podstawie danych zawartych w bazie. Kontrolkę tę można wykorzystać np. jako wybór roku oraz kwartału, którego dotyczyć będzie raport. Pole wielokrotnego wyboru pozwala na wybranie kilku opcji jednocześnie. Opcje te są tworzone na podstawie zapytania SQL. Należy ją stosować w przypadku, gdy zwracanych przez zapytanie pozycji jest tylko kilka i są to pozycje słownikowe (np. rodzaj finansowania). Pole wyboru kontrolka ta ma zastosowanie takie, jak Pole wielokrotnego wyboru, z tą różnicą, że można wybrać tylko jedną pozycję. Strona 60 z

61 Rysunek 75. Grupa zaawansowanych kontrolek Do zaawansowanych kontrolek (rys. 75) należą: Lista wielokrotnego wyboru pozwala na wybranie jednocześnie kilku pozycji, które są pobierane z bazy danych. W tej kontrolce (w przeciwieństwie do pól wyboru) może znaleźć się kilka kolumn z danymi, np. symbol i opis pozycji z klasyfikacji budżetowej. Pole daty pozwala na wybranie daty z kalendarza. Do stworzenia przykładowego filtru potrzebne będą trzy kontrolki: dwie Listy wyboru oraz Pole daty. Aby umieścić kontrolkę na formularzu, należy przeciągnąć ją na odpowiednie pole formularza. Jako pierwsza dodana zostanie Lista wyboru, za pomocą której możliwe będzie określenie roku. Należy ją przeciągnąć z menu z kontrolkami na lewe górne pole formularza (rys. 76). Czynność należy powtórzyć dla kolejnej kontrolki Lista wielokrotnego wyboru oraz Pole Daty Edycja właściwości kontrolki Rysunek 76. Formularz kontrolek. Po zaznaczeniu kontrolki, po prawej stronie pojawią się właściwości Listy wyboru (rys. 77). Strona 61 z

62 Rysunek 77. Okno właściwości listy wyboru W zależności od kontrolki, opcja Właściwości będzie zawierała różne pola, np.: Możliwy brak wartości pole to określa, czy akceptowany będzie brak wartości dla tej kontrolki. Jeśli zaznaczona zostanie opcja Tak, to do elementów listy dodany zostanie kolejny, którego opis można wpisać w polu Treść braku wyboru. Pole wartości wartość pobierana z bazy danych, która będzie przekazywana do raportu. Wpisana nazwa musi odpowiadać kolumnie w tabeli, którą zdefiniowano w zapytaniu w polu Zapytanie wypełniające. Pole wyświetlane wartość odpowiadająca polu wartości, która będzie widoczna na formularzu nie musi to być ta sama wartość, co w Polu wartości. Wpisana nazwa musi odpowiadać kolumnie w tabeli. Treść braku wyboru pozwala określić tekst, który będzie widoczny w przypadku, kiedy z listy nie zostanie wybrany żaden element. Element ma znaczenie tylko wtedy, gdy w polu Możliwy brak wartości podano Tak. Zapytanie wypełniające zapytanie SQL do bazy danych, które zwróci pożądane wartości. Po kliknięciu na to pole pojawi się przycisk [..]. Wybranie przycisku otworzy okno wbudowanego edytora SQL, gdzie możliwe jest zbudowanie zapytania. Zapytanie można wpisać ręcznie lub wybierając odpowiednie pola tabeli, która ma zostać użyta w filtrze. Nazwa filtru pod tą nazwą zostanie stworzona tymczasowa tabela (#nazwafiltru), w której za pomocą Zapytania definiującego filtr umieszczona zostanie wybrana przez użytkownika wartość. Zapytanie definiujące filtr tworzy tabelę (#nazwafiltru), gdzie jest przechowywana wartość wybrana przez użytkownika. Wartość użytkownika oznaczona jest i w poniższym przykładzie zostaje umieszczona w kolumnie o nazwie wartosc w tabelach nazwanych odpowiednio #rok, Strona 62 z

63 #kwartal, #data. Wartości te będzie można odczytać w zapytaniu SQL, które zostanie określone na kolejnej stronie edytora raportu. Opis pola tekst opisujący kontrolkę. Numer kolumny, Wiersz wielkości określające pozycję kontrolki na formularzu. Szerokość, Wysokość liczby określają rozmiar kontrolki Przykładowe dane Aby stworzyć poprawny formularz, na którym znajdzie się filtr dla roku oraz kwartału, a także pole z datą, należy zaznaczyć kontrolkę na liście oraz podać następujące dane: 1. Dla filtru, z którego wybierany będzie rok (pierwsza kontrolka na liście): Możliwy brak wartości: Pole wartości: Pole wyświetlane: Treść braku wyboru: Zapytanie wypełniające (rys. 78): Nazwa filtru: Zapytanie definiujące filtr: Opis pola: Nie oks_rok oks_rok [brak] wybrać tabelę sb_okressprawozdawczy a w zapytaniu SQL należy wpisać: SELECT DISTINCT oks_rok FROM sb_okressprawozdawczy ORDER BY oks_rok rok w zapytaniu SQL należy wpisać: AS wartosc Wybierz rok: Pozostałe pola należy pozostawić domyślne. Strona 63 z

64 Rysunek 78. Wpisywanie zapytania SQL. 2. Dla filtru, z którego wybierany będzie kwartał (druga kontrolka na liście): Możliwy brak wartości: Pole wartości: Pole wyświetlane: Treść braku wyboru: Zapytanie wypełniające: Nazwa filtru Zapytanie definiujące filtr: Nie slo_id slo_nazwa [brak] wybrać tabelę sb_okressprawozdawczy, a w zapytaniu SQL wpisać: SELECT slo_id, slo_nazwa FROM ad_slownik WHERE (slo_mslo_id = '{98F150F9- FC34-413F EA2673AFD7}') ORDER BY slo_kolejnosc kwartal w zapytaniu SQL należy wpisać: SELECT CAST(@value AS uniqueidentifier) AS wartosc Opis pola: Wybierz kwartał: Pozostałe pola należy pozostawić domyślne. 3. Dla kontrolki z wyborem daty (trzecia kontrolka na liście): Możliwy brak wartości: Nie Strona 64 z

65 Typ pola daty: Nazwa filtru: Zapytanie definiujące filtr: Rozwijane data SELECT AS datetime) AS wartosc Opis pola: Pozostałe pola należy pozostawić domyślne Tworzenie zapytania SQL Stan bazy na dzień Po stworzeniu filtru, należy kliknąć na Następna strona w dolnej części okna. Program przejdzie do kolejnego etapu edycji raportu (rys. 79). Rysunek 79. Okno edycji raportu W oknie edycji raportu znajdować się będzie puste pole, gdzie można wpisać zapytanie SQL. Każde zapytanie powinno zwracać jakieś wartości, na podstawie których zostanie stworzone źródło danych. Możliwe jest stworzenie kilku źródeł danych, które zostaną wykorzystane w raporcie. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na zakładce Tabela znajdującej się w dolnej części okna i wybrać z menu pozycję Dodaj źródło danych (rys. 80). Rysunek 80. Wybieranie opcji Dodaj źródło danych Strona 65 z

66 Zostanie dodana kolejna zakładka Tabela1, gdzie możliwe będzie wprowadzenie kolejnego zapytania SQL. Za pomocą tego samego menu można również zmienić nazwę źródła danych oraz je usunąć. Zapytania SQL można tworzyć w dowolnym zewnętrznym narzędziu lub w oparciu o wbudowany w program Edytor SQL. Aby przejść do okna edytora, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na edytowanej pozycji w zakładce Tabela i wybrać opcję Pokaż w edytorze SQL (rys. 81). Inną metodą jest kliknięcie na przycisku Pokaż w edytorze SQL. Sąsiedni przycisk Pokaż wynik pozwala przełączać okno między widokiem składni SQL a danymi wynikowymi. Rysunek 81. Włączanie edytora SQL W wyniku wyboru opcji Pokaż w edytorze SQL otworzy się nowe okno definiowania składni SQL (rys. 82). Rysunek 82. Wbudowany edytor SQL Strona 66 z

67 Okno edytora można podzielić na część z zapytaniem SQL oraz część z przeglądarką baz danych. Pierwszą część można z kolei podzielić na tabele, pola oraz zapytanie SQL. Elementy te można włączać i wyłączać za pomocą przycisków znajdujących się w górnej części okna. Okienko przeglądarki baz danych jest bezpośrednio powiązane z tabelami, gdyż możliwe jest przeciągnięcie do niego wybranej tabeli z przeglądarki. Zapytanie SQL można wpisać ręcznie, niemniej jednak edytor posiada opcję automatycznego budowania zapytań na podstawie wybranych tabel i pól. Edytor posiada dodatkowe funkcje, które dostępne są pod ikonami w części z zapytaniem. Po kliknięciu na przycisk OK program zamknie okno Edytora SQL i powróci do głównego okna z zapytaniem Definiowanie układu raportu Po uzupełnieniu zapytań SQL, należy kliknąć na Następna strona w dolnej części okna. Program przejdzie do kolejnego etapu edycji raportu (rys. 83). Rysunek 83. Okno wyboru rodzaju raportu w edytorze raportu Spośród dostępnych raportów należy zaznaczyć Dokument i kliknąć na Następna strona w dolnej części okna. Program przejdzie do kolejnego etapu edycji raportu (rys. 84). Strona 67 z

68 Rysunek 84. Graficzne przedstawienia raportu w edytorze Na kolejnej stronie edycji znajduje się graficzne przedstawienie raportu. Za pomocą odpowiednich narzędzi można wstawiać nagłówki, stopki, pola tekstowe i przede wszystkim dane źródłowe, będące wynikiem zapytań SQL. Na stronie można wyróżnić cztery główne elementy okna: część z widokiem raportu, część z narzędziami nad widokiem raportu, część z kontrolkami z lewej strony raportu, część z właściwościami elementów raportu z prawej strony raportu. Poszczególne elementy zostały opisane w kolejnych podrozdziałach instrukcji Pasek narzędzi w oknie budowy raportu W górnej części okna edycyjnego znajduje się poziomy pasek, zawierający narzędzia pozwalające na dopasowanie ustawień edytora oraz wpływające na elementy raportu. Strona 68 z

69 Opcje wytnij, skopiuj, wklej i usuń, pozwalające na (odpowiednio) wycinanie, kopiowanie, wklejanie oraz usuwanie. Opcje cofnij i powtórz, pozwalając na cofanie i ponawianie bieżąco wykonywanych operacji. Kolejne opcje pozwalają na wskazywanie elementów, przeciąganie oraz skalowanie raportu. Kolejna grupa narzędzi pozwala na ustawienie opcji dotyczących wyświetlania raportu i elementów, np. pokazywanie i ukrywanie siatki, linijki, przełączanie dopasowywania do siatki. Dalej są opcje kontrolujące kolejność elementów na raporcie, które pozwalają na schowanie ich pod inny element, czy też na przesunięcie ich na wierzch. Kolejna grupa narzędzi od prawej to opcje dodające i usuwające strony z raportu. Kolejna grupa to opcje przełączające pomiędzy właściwościami dokumentu i właściwościami strony, które wyświetlane są w części z właściwościami. Ostatnia grupa pozwala na sprawdzenie poprawności skryptów wpisywanych w oknie właściwości oraz na podgląd raportu Kontrolki w oknie definicji raportu W tej części znajdują się wszystkie kontrolki, z których budowany będzie raport. Aby dodać nowy element do raportu, należy wybrać go z menu z kontrolkami i zaznaczyć na raporcie miejsce, w którym ma zostać osadzony. Do najważniejszych funkcji należą: pole tekstowe pozwalające na umieszczenie w raporcie dowolnego tekstu, do którego można dodatkowo podpiąć źródło danych. Strona 69 z

70 pole tekstowe, do które umożliwia dodatkowo użycie znaczników html. wstawia nagłówek strony, który będzie kopiowany na każdą kolejną stronę raportu. DataBand, jedna z najistotniejszych kontrolek, ponieważ w niej pośrednio zostają zawarte elementy ze źródła danych. nagłówek, który może być wstawiany do kontrolki DataBand, opisanej powyżej; nagłówek ten jest umieszczony tylko jeden raz w obrębie raportu. element, do którego podpinane jest źródło danych; będzie on duplikowany w raporcie tyle razy, ile wierszy zawiera źródło danych. Do tego elementu wstawiane będą pola tekstowe przeciągane bezpośrednio ze źródła danych. stopka wstawiana do kontrolki DataBand. stopka strony, umieszczana na każdej kolejnej stronie raportu Panele właściwości w oknie definicji raportu Część z właściwościami znajduje się w prawej stronie okna. Składa się z trzech paneli, pomiędzy którymi można przemieszczać się za pomocą zakładek w dolnej części okna. Są to odpowiednio Drzewo dokumentu (lewa zakładka), Właściwości (zakładka środkowa) oraz Źródła danych (prawa zakładka) (rys. ). W panelu Drzewo dokumentu widnieją wszystkie elementy (kontrolki) zawarte na stronach raportu. Wybór którejkolwiek pozycji z drzewa spowoduje automatyczne zaznaczenie tego elementu na raporcie. W panelu Właściwości widoczne są właściwości aktualnie wybranego elementu. Wybór innej kontrolki spowoduje również zmianę listy właściwości. Panel Źródło danych dzieli się na dwie części: Grupy i Źródła danych. Przełączanie widoku odbywa się za pomocą przycisków w górnej części okna. W Grupach znajdują się pola z danymi przypisanymi do kontrolki DataBand (głównego elementu, do którego wstawiane są dane z bazy), a w Źródłach danych są elementy odpowiadające danym z tabel tworzonych za pomocą zapytań SQL. Strona 70 z

71 Główne okno budowy raportu Rysunek. Okno właściwości składające się z trzech paneli Część z raportem jest to główna część edytora, w której buduje się raport z kontrolek (rys. 86). Ustawienia raportu można dowolnie definiować korzystając z części z właściwościami. Można ustalić rozmiar marginesów, orientację strony, jej format, czy nazwę. Rysunek 86. Okno edytora budowy raportu Tworzenie raportu polega na umieszczaniu kontrolek na stronie oraz nadawaniu im określonych właściwości. Dodawanie polega na wskazaniu w lewym menu Strona 71 z

72 odpowiedniej kontrolki, a następnie na zaznaczeniu jej obszaru na raporcie. Odbywa się to poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na raporcie i rozciągnięcie kontrolki do odpowiednich rozmiarów. Rozmiar danego elementu można później zmienić zaznaczając go, klikając na którymś z białych lub niebieskich punktów na krawędziach obramowania i rozciągając lub zwężając do odpowiedniego rozmiaru. Zmiana pozycji kontrolki odbywa się poprzez jej zaznaczenie i przeciągnięcie w dowolne miejsce na raporcie. Aby stworzyć prosty raport, do którego podstawiane będą dane, należy użyć kontrolki DataBand. W niej umieszczane będą kolejne kontrolki zawierające dane. W pierwszej kolejności należy umieścić kontrolkę DataBand w polu edycji, a następnie trzeba określić źródło danych dla danej kontrolki. Można to zrobić w zakładce Właściwości poprzez odpowiedni wybór w polu DataSource. Dodatkowo w tej zakładce należy zmienić wartość CanGrow na True, co pozwoli na rozszerzanie elementu celem dopasowania do wielkości źródła danych (rys. 87). Rysunek 87. Ustawianie parametrów kontrolki DataBand w zakładce Właściwości Następnie można dodać nagłówek Header, w którym będzie można umieścić np. nazwy poszczególnych kolumn. Nagłówek należy umieścić wewnątrz kontrolki DataBand. Z kolei tytuł raportu (kontrolka TextBox) należy umieścić wewnątrz nagłówka (rys. 88). Zawartość pola tekstowego wprowadza się również w zakładce Właściwości. Strona 72 z

73 Rysunek 88. Okno edytora budowy raportu Nagłówki kolumn należy również potraktować jako pola tekstowe, dla których należy określić właściwość Border (rys. 89). Rysunek 89. Okno edytora budowy raportu Kolejnym elementem (najważniejszym) jest kontrolka Details zawierająca powielane dane ze źródła. Należy umieścić ją tuż pod nagłówkiem (rys. 90). Strona 73 z

74 Rysunek 90. Okno edytora budowy raportu Do kontrolki należy przeciągnąć odpowiednie wartości ze źródła danych, a następnie za pomocą części z właściwościami określić jej cechy (ramka, wielkość i rodzaj czcionki, pogrubienie, wyrównanie w komórce, itd.). Dodatkowo właściwości CanGrow oraz Grow ToBottom należy zmienić na True, co pozwoli na rozszerzenie pola w celu dopasowania do tekstu pochodzącego ze źródła danych. Dodatkowo w dolnej części strony można zamieścić kontrolkę PageFooter, a w niej numer strony ze źródła danych. Dzięki temu każda strona zostanie opatrzona stopką, w której znajdować się będzie numer strony (rys. 91). Rysunek 91. Okno edytora budowy raportu Strona 74 z

75 Podgląd i zapisywanie raportu Wygląd raportu można obejrzeć przy pomocy opcji Podglądu wydruku. Jeśli wygląd raportu jest odpowiedni, należy kliknąć na Następna strona w dolnej części okna. Program przejdzie do ostatniego etapu edycji raportu (rys. 92). Rysunek 92. Okno zakończenia edycji raportu Na ostatniej stronie raportu należy nadać nazwę oraz określić wersję. Aby zachować raport, należy kliknąć na Zapisz. Okno edycji zostanie zamknięte, a raport zostanie dodany do listy w lewym oknie programu Raporty arkusz kalkulacyjny Na podstawie utworzonego wcześniej źródła danych, można stworzyć raport, którego wynikiem będzie arkusz kalkulacyjny z wartościami ze źródła danych. Dodatkowo raport ten może w pełni wykorzystywać funkcje oferowane przez arkusz kalkulacyjny (operacje na wartościach, formatowanie liczb, komórek, itd.). Aby utworzyć raport w arkuszu, należy wcześniej przygotować przynajmniej jedno źródło danych. Wraz z nowym typem raportu powstała funkcja znacznie ułatwiająca definiowanie źródeł danych. Funkcja ta może zostać wykorzystana również do innych typów prezentacji np. do kostki Olap. W opisywanym przykładzie funkcja ma następującą postać: bit,@pk bit,@gk bit,@gt bit,@pt bit,@kodgus bit,@kodmswia bit,@typjst bit,@rozdzialdominujacy bit,@sprawozdanie nvarchar(30),@warunek nvarchar(1000),@uwzglednijzaznaczenie Strona 75 z

76 nvarchar(1000) = Wartosc from [#rok] = convert(int,slo_kod) from [#kwartal] inner join ad_slownik on slo_id = wartosc = Wartosc from [#data] = convert(bit,wartosc) from [#Zazn] = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 0 = 'rb27s' = 'PL > DW' = 'G,M,P,W' = 'FinPar,NA,NO,NP,NZ,OT,PO,SD,SO,SU,UZ' = 'PL-DW as PRZEKROCZENIE' execute Strona 76 z

77 JST execute RT_WstawParametr Pierwsza linijka kodu deklaruje zmienne wykorzystywane w funkcji. Kolejne cztery wiersze pobierają wartości z filtra (rok, kwartał, stan bazy na dzień oraz czy raport ma być generowany na podstawie danych wszystkich jednostek, czy tylko zaznaczonych w oknie kontekstowym systemu ). Wszystkie pozycje poprzedzone słowem kluczowym SET definiują parametry wykorzystane w funkcji (parametry te są opisane w poniższej tabeli). Dwie ostatnie linie kodu, rozpoczynające się od słowa kluczowego EXECUTE, powodują wykonanie funkcji zdefiniowanych w systemie. Funkcja PobierzDaneZeSprawozdan jest główną funkcją, dzięki której tworzone jest źródło danych. Druga RT_WstawParametr pozwala na przekazanie do arkusza pewnych zmiennych (np. roku i kwartału, za który tworzony jest raport) i nie jest wymagana. Zapis pierwszej funkcji nie powinien być zmieniany, natomiast funkcja RT_WstawParametr przyjmuje dwa argumenty: pierwszym jest nazwa zmiennej, pod jaką widoczna będzie ona w arkuszu kalkulacyjnym, drugim jest sam parametr, który wcześniej musi być określony w definicji źródła danych Parametry zapytania SQL WK PK GK GT Parametry - przełączniki (dostępne wartości to 0-nieaktywny lub 1-aktywny) (dla wartości 1 do źródła dodana zostanie dodatkowa kolumna o nazwie tego parametru) Parametr Opis Sumuje wartości wg województw Sumuje wartości wg powiatów Sumuje wartości wg gmin Sumuje wartości wg typu gminy Strona 77 z

78 PT KODGUS KOSMSWIA TYPJST rozdzialdominujacy sprawozdanie warunek typyjednostek Parametr ignorujkolumny kolumnywynikowe Sumuje wartości wg typu powiatów Sumuje wartości wg kodu GUS Sumuje wartości wg kodu MSWiA Sumuje wartości wg typu JST Sumuje wartości wg rozdziału dominującego (do wykorzystania w sprawozdaniach Rb3x) Parametry - warunki Opis Należy podać nazwę sprawozdania, dla którego ma zostać wykonany raport (dostępne sprawozdania w tabeli 'Dostępne sprawozdania' w aneksie do dokumentacji). Można określić warunki logiczne, pozwalające na wykluczenie pozycji, które nie spełniają podanego warunku. Np. warunek 'DO>PL' spowoduje wyświetlenie tylko tych pozycji, dla których Dochód przekroczył Plan; 'DO> ' - wyświetli pozycje, dla których Dochód przekroczył wartość Dostępne wartości to: 'G' - gminy, 'M' - miasta, 'P' - powiaty, 'W' - województwa, 'Z' - związki. Wypisane po przecinku symbole pozwolą na uwzględnianie na raporcie tylko tych jednostek, których typ odpowiada wybranym symbolom. Można wypisać po przecinku nazwy kolumn danej tabeli, które nie mają być wyświetlane. Struktura tabel sprawozdań znajduje się w aneksie 'Dostępne sprawozdania'. Można zdefiniować własne kolumny, które będą wynikiem działań na kolumnach danej tabeli. Np. 'DO+DW as SUMA1' doda kolumnę o nazwie SUMA1, w której znajdą się wartości będące sumą wartości z kolumn DO i DW. Można dodac więcej kolumn, umieszczając kolejne wartości po przecinku. Po poprawnym zdefiniowaniu źródła danych należy określić typ raportu Arkusz kalkulacyjny. Na kolejnej stronie do wyboru są trzy przyciski: Nowy umożliwia stworzenie nowego arkusza w programie Microsoft Excel, a następnie wykorzystanie go jako raportu. Z pliku - pozwala na utworzenie raportu na podstawie istniejącego już arkusza kalkulacyjnego. Edytuj umożliwia edycję wcześniej stworzonego raportu. Kliknięcie na Nowy spowoduje uruchomienie programu Microsoft Excel z pustym arkuszem. W pozostałych dwóch przypadkach arkusz będzie zawierał wcześniej wprowadzone dane. Podczas otwierania, system uzbraja arkusz w funkcje pozwalające na wstawienie danych ze źródła danych. Wszystkie funkcje dostępne będą w funkcjach użytkownika. Należą do nich: 1. RT_nazwaŹródłaDanych_Licz pozwala na zliczenie ilości wierszy danej kolumny przy zadanym warunku. Przyjmuje następujące parametry: a. Kolumna określa, która kolumna ma być uwzględniona przy wyliczeniu (można podać tylko jedną kolumnę). b. Warunek pozwala na określenie warunku, na podstawie którego funkcja będzie zliczać pozycje, np. warunek w postaci PL>WW zliczy przypadki, dla których wykonanie wydatków przekroczyło plan (oczywiście aby można Strona 78 z

79 było użyć tego warunku, źródło musi być pobrane z odpowiedniego sprawozdania i musi zawierać te kolumny). 2. RT_nazwaŹródłaDanych_Suma pozwala na zsumowanie wartości z wierszy danej kolumny przy zadanym warunku. Przyjmuje następujące parametry: a. Kolumna określa, z której kolumny funkcja ma sumować wartości (można podać tylko jedną kolumnę). b. Warunek pozwala na określenie warunku, na podstawie którego funkcja zsumuje wartości z określonej kolumny, np. warunek w postaci Paragraf=292 pozwoli na ograniczenie sumy tylko do wartości z paragrafu RT_nazwaŹródłaDanych_WstawTabele umożliwia wstawienie tabeli o zmiennej ilości wierszy. Przyjmuje następujące parametry: a. Kolumny określa, które kolumny mają zostać uwzględnione podczas tworzenia tabeli. Kolumny powinny być oddzielone przecinkiem, np.: Dzial, Rodzial, Paragraf, PL, WW. b. SortujWgKolumny wypisanie kolumn po przecinku pozwoli na posortowanie ich rosnąco wg kolejności, w której zostały wypisane. c. GrupujWgKolumny pozwala na automatyczne pogrupowanie danych wg wypisanych po przecinku kolumn (wykorzystuje wbudowaną funkcję Excela Sumy częściowe ). d. SumujKolumny określa, które kolumny zawierają sumy (tylko przy wykorzystaniu funkcji grupowania). 4. RT_WstawParametr_nazwaParametru funkcja dostępna będzie tylko wtedy, gdy w źródle danych wykonano funkcję RT_WstawParametr. Wstawia wartość przekazanej zmiennej. Funkcje od 1 do 3 będą powielone tyle razy, ile będzie określonych źródeł danych, a nazwa ŹródłaDanych w nazwie funkcji będzie taka, jak nazwa źródła danych (dlatego ważne jest, aby nazwy tych źródeł można było łatwo rozróżnić najlepiej stosować nazwy sprawozdań, z których pobierane są dane, np. rb27, rbztd, rbnds). Wszystkie zmiany dokonane w arkuszu kalkulacyjnym są zapisywane podczas zamykania, dlatego aby zapisać raport wystarczy zamknąć program Microsoft Excel i przejść do kolejnej strony raportu w celu zapisania go w module raportowym. Przy kolejnym otwarciu tego raportu w trybie edycji nie należy już korzystać z przycisków Nowy lub Z pliku, tylko Edytuj. Pierwsze dwa spowodują utratę dotychczasowego raportu i nadpisanie go pustym lub tym z pliku Raporty kostka OLAP Innym typem prezentacji, jaki można wybrać na etapie Definiowanie układu raportu jest Kostka OLAP. Różni się ona od innych prezentacji tym, że w trybie podglądu pozwala na zmianę grupowania, na przestawianie, dodawanie i usuwanie kolumn zdefiniowanych w źródle, a nawet na zmianę kolumny w grupę. Strona 79 z

80 Po przejściu na stronę edycji kostki OLAP (rys. 93), w górnej części okna znajdą się wszystkie kolumny zdefiniowane w źródle danych. Przeciągnięcie niebieskiego paska reprezentującego określone kolumny nad tabelę pozwoli na dodanie kolumny (stałej lub dynamicznej), a przeciągnięcie na prawą stronę na dodanie grupy i podgrupy. Rysunek 93. Okno edycji raportu typu Kostka OLAP Każdej z kolumn można nadać inną nazwę, podając ją w polu Nazwa wymiaru. Kolumna może być dynamiczna lub statyczna w zależności od tego, czy w sekcji Ustawienia wymiaru zaznaczona jest opcja Pokaż podsumowanie, czy opcja Jest faktem typu. W pierwszym przypadku kolumna będzie dynamiczna, czyli na poglądzie raportu można będzie ją usunąć lub zamienić na grupę (przeciągając na prawą stronę tabeli). Przy zaznaczonej opcji Jest faktem typu kolumna ta będzie na stałe włączona do prezentacji, bez możliwości jej usunięcia. Kolumna statyczna powinna być określana dla kolumn z wartościami, a kolumna dynamiczna dla kolumn zawierających dane pozwalające na grupowanie wartości (np. dział, rozdział, paragraf). Na podglądzie kostki olap dostępne jest następujące menu kontekstowe (dostępne pod prawym przyciskiem myszy) rys. 94: Strona 80 z

81 Rysunek 94. Menu kontekstowe w kostce OLAP Menu kontekstowe umożliwia dostęp do następujących funkcji: Descending sortuj malejąco, Totals on/off podsumowania włącz/wyłącz, Collapse dimension zwiń wymiar, Expand dimension rozwiń wymiar, Move horizontal przesuń wymiar do kolumn, Move outside przesuń wymiar poza obszar, Search szukaj. Strona 81 z