oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem

Transkrypt

1 Jak prowadzić i jak przechowywać akta osobowe pracownika. Pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów. Akta osobowe pracownika. Dokumenty tworzące akta osobowe pracownika grupowane są w 3 odrębnych częściach (zbiorach). Każda z części akt osobowych powinna zawierać odrębną kartę zawierającą aktualny, pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. W części A gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w szczególności: kwestionariusz osobowy z fotografią, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (świadectwa, zaświadczenia kwalifikacyjne), orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym(ch) stanowisku(ach) pracy, inne dokumenty potwierdzające umiejętności lub osiągnięcia zawodowe, np. certyfikaty ukończonych kursów lub szkoleń, dyplomy, a także dokumenty stanowiące podstawę korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, uprawnienia kombatanckie. W części B gromadzone są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w szczególności: umowa(y) o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacja o: obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, prawie do urlopu wypoczynkowego i wymiarze tego urlopu oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy dodatkowo o godzinach pory nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, odpowiednio oświadczenia pracownika oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia wstępnego (ogólnego, stanowiskowego) oraz szkoleń okresowych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenie pracownika, będącego rodzicem lub opiekunem dziecka w wieku do ukończenia 4 lat, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z ochrony w zakresie: możliwości zatrudniania w wymiarze ponad 8 godzin na dobę, w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, możliwości delegowania poza stałe miejsce pracy, oświadczenie pracownika wychowującego przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania ze zwolnienia od pracy na 2 dni w ciągu roku kalendarzowego, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

2 oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, wnioski pracownika oraz pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego na czas nie dłuższy niż okres, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy (weekendowego), w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy, kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna, informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. Dokumenty składane przez pracownika pracodawca przechowuje w odpisach lub kopiach potwierdzonych przez siebie za zgodność z oryginałem. Przechowywanie w aktach osobowych pracownika oryginalnych dokumentów, do złożenia których jest on obowiązany, jest niedopuszczalne. W części C gromadzone są dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w szczególności: oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę; oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę (np. z upływem okresu wypowiedzenia, z upływem terminu, na jaki została zawarta, przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, przez pracownika bez wypowiedzenia: gdy pracodawca w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim nie przeniesie go do innej odpowiedniej pracy; gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika); dotyczące żądania wydania świadectwa w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pomimo nawiązania z tym samym pracodawcą kolejnej umowy o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy oraz związane z odmową wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w przypadku zawarcia bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub czas nieokreślony; kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy; potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym. W razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca, jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Przesłanie zawiadomienia komornikowi ma skutki zajęcia

3 należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia do niego zawiadomienia. Niezależnie od przesłania zawiadomienia dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy. W aktach osobowych pracownika mogą być złożone dokumenty sporządzone przez pracownika, dostarczone przez pracownika (bez względu na to, kto taki dokument sporządził), sporządzone przez pracodawcę, jeżeli pracownik z treścią takiego dokumentu został zapoznany. Na każde żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek udostępnić do wglądu jego akta osobowe. Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników objęte jest katalogiem wykroczeń przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.). Przechowywanie dokumentacji Dokumentacje osobowa i płacowa powinny być przechowywane w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. Wobec braku innych uregulowań określających warunki przechowywania dokumentacji wskazane jest zapewnienie analogicznych warunków w pomieszczeniach jak określone przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 98, poz. 901) dla podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji. Pomieszczenia nie mogą być urządzone w obiektach posadowionych na gruntach zalewowych pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych, grożących osunięciem, lub zawilgoconych, nie mogą znajdować się też w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja: wytworzona na nośniku papierowym należy utrzymywać warunki wilgotności względnej w przedziale proc., przy czym wahania w ciągu 24 godzin nie powinny przekraczać +/ 5 proc. i temperaturę C, przy czym wahania w ciągu 24 godzin nie powinny być większe niż +/ 2 C; jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV; maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów; należy eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV; należy założyć instalację sygnalizacyjno-alarmową. Zasady przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej są zróżnicowane, w szczególności ze względu na formę własności pracodawcy. Dokumentacje powstające w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych powinny być przechowywane przez te organy i jednostki organizacyjne przez 25 lat, a następnie przekazane do archiwów państwowych. W przypadku ustania działalności wymienionych organów i jednostek organizacyjnych materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce. Dokumentacje powstające u innych pracodawców powinny być przez nich przechowywane przez okres co najmniej 50 lat, licząc od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

4 dla dokumentacji osobowej; oraz od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca jest obowiązany wskazać podmiot prowadzący działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja (odpowiednio uporządkowana) do dalszego przechowywania, oraz zapewnić środki na pokrycie kosztów przechowywania. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe. W sytuacji określonej w art k.p. albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika. Podstawa prawna: ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.), ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz z późn.zm.), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn.zm.), rozporządzenie Ministra Kultury z 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 98, poz. 901).

5 AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ A Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie Imię i nazwisko:... Dział /Funkcja:... Liczba Kolejna Określenie Aktu Kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii Świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy Świadectwo ukończenia szkoły podstawowej osoba niepełnoletnia ubiegająca się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku Inne dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy W przypadku wzmianki w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia: zawiadomienie komornika prowadzącego postępowanie oraz pracodawcę, który wydał świadectwo pracy (art KPC) Dodatkowe dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy Data załączenia

6 AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ B Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia Imię i nazwisko:... Dział /Funkcja:... Liczba Kolejna Określenie Aktu Umowa o pracę, zakres czynności Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy oraz przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem, o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w art. 129 pkt. 3 art i art. 188 KP Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków i innym trybie Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi Umowa o zakazie konkurencji jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania stosunku pracy Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony Wystawienie legitymacje służbowe i przepustki Data załączenia

7 AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ C Dokumenty związane ustaniem zatrudnienia Imię i nazwisko:... Dział /Funkcja:... Liczba Kolejna Określenie Aktu Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art KPC) Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy Data załączenia