Zmiany w prowadzeniu akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej od 2019 roku. Iwona Wołkiewicz doświadczony specjalista z zakresu prawa pracy

Transkrypt

1 Zmiany w prowadzeniu akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej od 2019 roku Iwona Wołkiewicz doświadczony specjalista z zakresu prawa pracy

2 Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza zmiany do: Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Wprowadza: Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów

3 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 w sprawie dokumentacji pracowniczej Których pracowników obowiązuje rozporządzenie 1. Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 w całości stosuje się przepisy nowego rozporządzenia 2. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 i w dniu wejścia ustawy pozostający w zatrudnieniu do dnia 31 grudnia 2019 dokumentację pracowniczą prowadzą według starych zasad a od 1 stycznia 2019 prowadzą według nowego rozporządzenia (lub mają możliwość poukładać całe akta osobowe według nowego rozporządzenia) Sukcesywnie z chwilą pojawienia się nowych dokumentów w aktach osobowych będziemy je już gromadzić po nowemu. Rozporządzenie mówi bowiem, że do dokumentacji gromadzonej od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia. 3. Pracownicy, którzy w dniu ustawy już nie pracowali akta zostają w niezmienionej budowie (poukładane według starego rozporządzenia)

4 Czym jest dokumentacja pracownicza i co wchodzi w jej skład podział wskazany w nowym Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej Akta osobowe pracowników Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - ewidencja czasu pracy - dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego - kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych - kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

5 Składowe akt osobowych według nowego Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej Ogólne zasady prowadzenia akt osobowych: Podział akt osobowych na cztery części A,B,C,D Obowiązek tworzenia wykazu dokumentów Zachowanie zasad numeracji, porządku chronologicznego w poszczególnych częściach akt Możliwość tworzenia podgrup w części A, B, C, D dla dokumentów powiązanych tematycznie, a w części D obowiązek zrobienia podgrup Obowiązek poświadczania na kopii dokumentu za zgodność z przedłożonym dokumentem

6 Część A W części A powinny znaleźć się: Składowe akt osobowych - oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie - skierowanie i orzeczenie wstępnych, okresowych czy kontrolnych badań lekarskich aktualnych po przerwie w zatrudnieniu nie większej niż 30 dni ponownie zatrudniamy u siebie tego samego pracownika - skierowanie i orzeczenie wstępnych, okresowych czy kontrolnych badań lekarskich przyniesionych od poprzedniego pracodawcy po przerwie w zatrudnieniu nie większej niż 30 dni od zakończenia pracy, gdy nowy pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom na danym stanowisku u niego - świadectwa szkolne, świadectwa pracy, dyplomy dotyczące ukończenia kursów potwierdzające posiadane kwalifikacje, inne dokumenty, które niezbędne są do wyliczenia stażu do urlopu wypoczynkowego

7 Część B części B oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków c) zakres czynności, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę, d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych

8 e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: - z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia - z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy - z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, f) potwierdzenie poinformowania pracownika: - o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia - o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia (w przypadku skierowania do pracy za granicą) - o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu - o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami

9 g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

10 l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem r) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego

11 s) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: wstępnych badań lekarskich okresowych i kontrolnych badań lekarskich t) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy u) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy w) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania, z) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

12 Część C w części C oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy d) kopię wydanego świadectwa pracy, e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających

13 Część D odpis zawiadomienia o ukaraniu inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Dokumenty kar w części D przechowuje się w częściach D1, D2 każda część powinna mieć swój wykaz, dokumenty przechowuje się w porządku chronologicznym opisując je numerami. W przypadku usunięcia po roku nienagannej pracy kary z części D1 pozostałym częściom zmieniamy numery i wykazy

14 Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy według projektu rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika 1. Ewidencję czasu pracy a) kartę ewidencji czasu pracy, zawierającą informacje o: liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

15 b) wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy c) dokumenty związane: - ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, - z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, - z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

16 d) zgoda: - pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy, - pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy, 2. Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego - wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego - wnioski o udzielenie urlopu na żądanie - wnioski o przesunięcie urlopu wypoczynkowego, - dokumenty związane z odwołaniem pracownika z urlopu 3. karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych; 4. karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację;

17 Skrócenie przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwość elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania, przenoszenia dokumentacji w postaci elektronicznej W przypadku zatrudniania pracowników od 1 stycznia 2019 r, obowiązywać będzie 10 letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. 10 letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł pracodawca będzie przesyłać do ZUS miesięczne imienne raporty dotyczące wysokości przychodu. dane te będą zapisywane na koncie dedykowanym ubezpieczonemu. pracodawcy nie będą musieli wystawiać zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach pracownik będzie miał możliwość bieżącego dostępu do danych zapisanych na koncie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS oraz ich weryfikacji

18 W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018, zasadą jest 50 letni okres przechowywania akt. Pracodawca może skorzystać z możliwości przejścia na 10 okres przechowywania akt osobowych, jednak tylko wtedy gdy prześle do ZUS raport RIA, który zawierać będzie informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty. Raport powinien zawierać: - dane dotyczące wypłaconego przychodu za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany - dodatkowe dane w przypadku nauczycieli, wychowawców lub innego pracownika pedagogicznego, pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze, a także wykazać czy pracownikowi w okresie zatrudnienia przysługiwał deputat węglowy Pracodawca będzie obowiązany złożyć do ZUS jednorazowe oświadczenie OSW o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych raportów informacyjnych, a następnie rzeczywiście je złożyć Okres 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej od końca roku kalendarzowego od złożenia raportu informacyjnego do ZUS W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca w dalszym ciągu jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat. od ustania stosunku pracy.

19 Obowiązek wydania akt osobowych po upływie okresu przechowywania Pracownik będzie miał możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej tj. po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Obowiązek zniszczenia dokumentów po upływie okresu przechowywania i okresu możliwości odbioru przez pracownika Pracodawca ma obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracownik nie odbierze swoich akt osobowych do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, będzie miał możliwość dokonania tej czynności po tym terminie pod warunkiem, że pracodawca nie zniszczył tej dokumentacji.

20 Wraz ze świadectwem pracy pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi na piśmie lub w postaci elektronicznej informacji o: - okresie przechowywania akt osobowych - wskazaniu terminu odbioru akt osobowych - terminie zniszczenia akt osobowych w przypadku nieodebrania ich od pracodawcy W informacji konieczne będzie wskazanie konkretnych dat.

21 Którzy pracownicy powinni otrzymać taką informację - Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku otrzymają taką informację w chwili odejścia wraz ze świadectwem pracy, kopią RIA, Stanowisko MRPiPS w tej sprawie: Obowiązki informacyjne pracodawcy z zakresu przechowywania dokumentacji pracowniczej określone w art.94 6 k.p. odnoszą się do wszystkich pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 r., tj. począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r., wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obowiązki te nie dotyczą natomiast pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., co wynika z art.7 ustawy z 10 stycznia o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Co z pracownikami? - Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 będący w zatrudnieniu w chwili wejścia ustawy - Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia ustawy i został wysłany za nich raport informacyjny RIA również powinni otrzymać taką informację

22 Jak doręczamy informację o 10 letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości odbioru jej przez byłego pracownika? Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć ją - osobiście - za pomocą operatora pocztowego za potwierdzeniem odbioru - za pomocą osoby upoważnionej przez pracodawcę - za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ale tylko pod warunkiem otrzymania potwierdzenia doręczenia Dokument przekazywany jest za pokwitowaniem Nieodebraną Informację lub zawiadomienie archiwizujemy w aktach byłego pracownika w części C

23 Komu możemy wydać dokumentację pracowniczą po upływie 10 letniego okresu przechowywania? - byłemu pracownikowi - członkom rodziny (w razie śmierci byłego pracownika): współmałżonek, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka lub przysposobione, przyjęte na wychowanie wnuki, rodzice zmarłego pracownika udokumentowanie uprawnienia do odbioru dokumentacji - osobie upoważnionej przez byłego pracownika lub członka rodziny upoważnienie na piśmie, udokumentowanie uprawnienia do odbioru dokumentacji Wydanie dokumentacji Prowadzonej w postaci papierowej wydajemy w tej postaci, osobiście i za pokwitowaniem odbioru Prowadzonej elektronicznie - na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem - na pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba której dokumentacja pracownicza ma być wydana będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji ma być potwierdzone dowodem doręczenia

24 Ponowne zatrudnienie pracownika a tworzenie akt osobowych Jeśli dojdzie do ponownego nawiązania stosunku pracy pomiędzy tym samy pracownikiem a pracodawcą w okresie 10 letniego przechowywania dokumentacji pracowniczej, akta osobowe (teczkę pracowniczą) należy kontynuować, a 10 letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał ostatni stosunek pracy Przepis ten dotyczy pracowników: - Zatrudnionych po 31 grudnia Zatrudnionych między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 jeśli za tych pracowników został złożony raport informacyjny RIA Przepis nie dotyczy pracowników, za których nie został złożony raport informacyjny RIA im zakładamy nową teczkę osobową

25 Możliwość przejścia na inną postać przechowywania dokumentacji pracowniczej Pracodawca będzie mógł dokonać wyboru w jaki sposób chce przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej dołączając do niej inne dokumenty, które do tej pory przechowywał elektronicznie, opatrzone podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę. w postaci elektronicznej sporządzenie odwzorowania cyfrowego np. scan dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Czy pracodawca będzie mógł prowadzić akta osobowe w wersji papierowej, a dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy tj. ewidencję czasu pracy, ewidencję urlopów wypoczynkowych, ewidencję odzieży i obuwia roboczego, listy wynagrodzeń w postaci elektronicznej czekamy na stanowisko MRPiPS

26 Obowiązki informacyjne pracodawcy w przypadku zmiany postaci archiwizacji dokumentów Jeżeli pracodawca podejmie decyzję o zmianie zasad archiwizacji dokumentacji pracowniczej, będzie miał obowiązek poinformować pracownika (w sposób przyjęty u pracodawcy) o: - zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej - możliwości odbioru przez nich poprzedniej wersji dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej Nieodebraną Informację archiwizujemy w aktach byłego pracownika w części B byłych pracowników - zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej - o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od zawiadomienia

27 Jak doręczamy informację o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentacji do byłego pracownika? Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć ją - osobiście - za pomocą operatora pocztowego za potwierdzeniem odbioru - za pomocą osoby upoważnionej przez pracodawcę - za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ale tylko pod warunkiem otrzymania potwierdzenia doręczenia Dokument przekazywany jest za pokwitowaniem Nieodebraną Informację lub zawiadomienie archiwizujemy w aktach byłego pracownika w części C

28 Zanim poinformujesz pracowników o odbiorze dokumentacji a) Podjęcie decyzji o zmianie postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej b) Przeprowadzenie całego procesu np. przygotowania scan dokumentów i ich odpowiednia archiwizacja (dla wszystkich pracowników obecnych i byłych) c) Wysłanie do pracowników, byłych pracowników lub rodziny byłych pracowników informacji o przejściu na inną postać dokumentacji pracowniczej d) Stworzenie pracownikom warunków aby odebrali poprzednią wersję dokumentacji pracowniczej w przeciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia e) Przekazanie pracownikowi poprzedniej wersji dokumentacji za potwierdzeniem odbioru f) Podjęcie decyzji o skorzystaniu lub nie korzystaniu z możliwości niszczenia nieodebranej, poprzedniej wersji dokumentacji pracowniczej g) Dokonanie procesu zniszczenia poprzedniej wersji dokumentacji pracowniczej

29 Dokumentację pracowniczą wydajemy Prowadzoną w postaci papierowej wydajemy w tej postaci, osobiście i za pokwitowaniem odbioru Prowadzoną elektronicznie wydajemy jeśli takowa jest - na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem - za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba której dokumentacja pracownicza ma być wydana będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji ma być potwierdzone dowodem doręczenia Wydanie dokumentacji pracowniczej i termin odbioru przez pracownika Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi byłemu pracownikowi rodzinie zmarłego pracownika dokumentację pracowniczą w przypadku zmiany postaci archiwizacji dokumentacji w terminie 30 dni od zawiadomienia go o zmianie sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej Niszczenie dokumentacji pracowniczej w przypadku przejścia na inną postać Pracodawca ma możliwość zniszczenia poprzedniej postaci dokumentacji, w przypadku przejścia na inną postać archiwizacji dokumentacji pracowniczej

30 Obowiązek wydania kopii dokumentacji pracowniczej Na wniosek (złożony elektronicznie lub papierowo) - pracownika - byłego pracownika - rodziny nieżyjącego pracownika, pracodawca będzie miał obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej. Pracodawca wydaje kopię dokumentacji pracowniczej w przeciągu 30 dni od daty złożenia wniosku przez pracownika, byłego pracownika lub rodziny nieżyjącego pracownika Prawo do żądania wydania kopii dokumentacji pracowniczej mają wszyscy pracownicy, niezależnie od tego w jakim okresie byli zatrudnieni, czy są obecnie w stosunku pracy czy też nie. Po której stronie leżą koszty przygotowania kopii dokumentacji pracowniczej?

31 W jaki sposób przekazujemy pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej Jeśli prowadzimy ją w postaci papierowej przekazujemy: - w postaci papierowej, opatrzonej własnoręcznym podpisem pracodawcy lub osobę upoważnioną przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą - w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Jeśli prowadzimy ją w postaci elektronicznej przekazujemy: - w postaci elektronicznej - w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej wraz z metadanymi oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją elektroniczną

32 Pracodawca ma zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą - W postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą lub dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej wilgotności, temperatury. - W postaci elektronicznej prowadzona jest w systemie teleinformatycznym zapewniającym: a) zabezpieczenie jej przed utratą, uszkodzeniem, nieuprawnionym dostępem b) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian c) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionych d) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie wprowadzanych przez nich zmian e) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych f) możliwość wydania dokumentacji w całości lub części, także przez eksport w postaci elektronicznej g) funkcjonalność wydruku dokumentacji

33 Dokumentację w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną - dostępna jest tylko osobom upoważnionym - jest chroniona przez zniszczeniem - prowadzona jest i przechowywana z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji - pracodawca dokonuje analizy zagrożeń, opracowuje procedury zabezpieczające dokumentację, stosuje środki bezpieczeństwa adekwatne do zagrożeń - w przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca sporządza odwzorowanie cyfrowe dokumentu i opatruje go podpisem elektronicznym podpisem pracodawcy (postać papierową pracownik odbiera od pracodawcy w terminie uzgodnionym) - odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością umożliwiające zapoznanie się z dokumentem bez potrzeby weryfikacji wersji papierowej

34 Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi - Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu - Każdy dokument powinien być zapisany w odrębnym pliku dokumenty stanowiące odwzorowanie dokumentacji papierowej w zapisuje się pdf, dokumenty przechowywane w innym formacie niż pdf przechowuje się w formacie w jakim były przechowywane, dane zapisane w innym formacie a przechowywane elektronicznie przechowuje się formacie txt. - Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw metadanych zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi: identyfikator dokumentu, identyfikator dokumentacji, rodzaj dokumentu, datę powstania dokumentu, datę opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną podpisem elektronicznym, numer pesel pracownika, imię i nazwisko pracownika, nazwę pracodawcy, datę utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów. - Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę jaką ma pełna nazwa pliku - Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczony do przekazania przekazuje się w jednym pliku, zapisanym w jednym z formatów i ostatecznie opatruje się go podpisem elektronicznym lub pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy

35 Dziękuję za uwagę, zapraszam do zadawania pytań