ZASADY REALIZACJI PROJEKTÓW BADAWCZYCH W UNIWERSYTECIE SWPS. PROJEKTY NCN rozpoczynające się w 2016 r.

Transkrypt

1 1

2 ZASADY REALIZACJI PROJEKTÓW BADAWCZYCH W UNIWERSYTECIE SWPS PROJEKTY NCN rozpoczynające się w 2016 r. 2

3 Kiedy można rozpocząć realizować projekt? Decyzja o przyznaniu finansowania nie jest wystarczająca aby rozpocząć realizację projektu. Realizacja projektu rozpoczyna się w dniu podpisania umowy o finansowanie realizacji projektu z instytucją finansującą. Wydatki poniesione przed datą podpisania umowy o realizację projektu nie mogą stanowić kosztów projektu. 3

4 PROCEDURA ROZPOCZĘCIA PROJEKTU Decyzja instytucji finansującej Umowa z instytucją finansującą Szkolenie z zasad realizacji projektów w Uniwersytecie SWPS Wewnętrzne dokumenty realizacji projektów Realizacja projektu 4

5 Czym są zasady realizacji projektów badawczych w Uniwersytecie SWPS? Zasady zbiór regulacji dotyczący poszczególnych elementów realizacji projektu, określone w załączniku do Zarządzenia Rektora nr 11/2012 z dnia r. Komplet dokumentów opisuje: szczegółowe procedury dotyczące realizacji projektów badawczych w Uniwersytecie SWPS, zasady sprawozdawczości w projektach, obszary odpowiedzialności kierownika projektu, obszary odpowiedzialności jednostek administracyjnych Uniwersytetu SWPS podczas realizacji projektów badawczych. 5

6 Co zawierają zasady realizacji projektów badawczych w Uniwersytecie SWPS? 1. Zasady ogólne realizacji projektów badawczych. 2. Zasady rozliczania oraz opisywania faktur, rachunków oraz zaliczek. w jaki sposób opisywać faktury 3. Zasady zakupu aparatury, sprzętu komputerowego i oprogramowania. w jaki sposób dokonać zakupu sprzętu 4. Zasady zakupu książek i materiałów audiowizualnych. w jaki sposób dokonać zakupu książek 5. Zasady realizacji oraz rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych. jakie procedury obowiązują przy wyjeździe w podróż służbową 6. Zasady przygotowania oraz realizacji umów cywilno-prawnych. co należy zrobić aby zatrudnić pracownika w projekcie 7. Regulamin dodatkowych wynagrodzeń w projektach badawczych. jak zatrudniać etatowego pracownika Uniwersytetu SWPS 8. Zasady obowiązujące przy wykorzystaniu przez Kierownika kosztów pośrednich. na co oraz w jaki sposób może być wykorzystane 30% kosztów pośrednich przekazywanych przez Uniwersytet SWPS do dyspozycji Kierownika Projektu 6

7 Zasady ogólne realizacji projektów badawczych w Uniwersytecie SWPS Wydatki mogą być ponoszone jedynie w trakcie trwania projektu Ponoszone wydatki muszą być zgodne z planem przygotowa nym we wniosku Zmiany warunków umowy projektu badawczego (wyłącznie za zgodą Prorektora ds. nauki) Kierownik składa do BdBN wewnętrzne sprawozdanie z wydatków poniesionych dla realizacji projektu 7

8 UMOWA Z NCN Wraz z podpisanym egzemplarzem umowy kierownik projektu dostarcza do Biura ds. Badań Naukowych zgodę wydziałowej komisji etycznej na realizację zaplanowanych we wniosku badań, o ile nie złożył jej na etapie składania wniosku. 8

9 Zasady ogólne realizacji projektów badawczych w Uniwersytecie SWPS Wzór pełnomocnictwa dla kierownika projektu Rektor Uniwersytetu SWPS udziela kierownikowi projektu pełnomocnictwo do reprezentowania Uniwersytetu SWPS w zakresie zawierania umów cywilno-prawnych związanych z realizacją projektu, oraz umów o przyznanie stypendium, do wysokości sumy takich umów zaplanowanych we wniosku. Pełnomocnictwo obowiązuje dla określonego projektu w czasie trwania tego projektu. k/realizacja-projektu#pełnomocnictwa i upoważnienia 9

10 Zasady ogólne realizacji projektów badawczych w Uniwersytecie SWPS Kierownik projektu może ustanowić pełnomocnika, który w jego imieniu będzie dysponował środkami w projekcie, w tym opisywał i podpisywał dokumenty finansowe. Udzielenie pełnomocnictwa nie zwalnia kierownika projektu z odpowiedzialności za prawidłowość wykonania projektu i kontrolę budżetu. Wzór pełnomocnictwa dysponowania środkami projektu 10

11 SPRAWOZDANIE WEWNĘTRZNE 11

12 WPROWADZANIE ZMIAN DO PROJEKTU Zmiany w realizacji projektu: zmiany wydatkowania środków finansowych zmiany harmonogramu zmiany w zespole projektowym zmiany okresu realizacji zmiany merytoryczne Procedura zmiany warunków umowy: konsultacje z Biurem ds. Badań Naukowych złożenie przez Kierownika Projektu pisemnego wniosku do Prorektora ds. nauki o zgodę na zmianę warunków realizacji projektu podpisanie stosownego aneksu do umowy z Instytucją Finansującą, jeżeli zapisy umowy tego wymagają otrzymanie zgody Prorektora i/lub Instytucji Finansującej na zmianę 12

13 RODZAJE ZMIAN MOŻLIWE ZA ZGODĄ PROREKTORA DS. NAUKI Przesunięcia pomiędzy kategoriami do indywidualnie dla każdego projektu określonej kwoty limitu (kwota określona w umowie). Rezygnacja z aparatury do kwoty ,00 zł. Wydłużenie projektu do 6 miesięcy, najpóźniej miesiąc przed planowanym zakończeniem. UWAGA! NCN weryfikuje zasadność zmian w projekcie wyłącznie na etapie RAPORTU KOŃCOWEGO. Wszelkie zmiany merytoryczne dokonywane są za zgodą kierownika jednostki na odpowiedzialność kierownika projektu. 13

14 REALIZACJA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH/FAKTUR Wszystkie dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w ramach projektu powinny być opisane na odwrocie lub na oddzielnej kartce dołączonej do rachunku/faktury, wg wzoru. Do opisu dokumentów służy komórka kosztowa ciąg znaków indywidualny dla każdego grantu, oraz dla różnych kategorii budżetu. 14

15 REALIZACJA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH/FAKTUR 15

16 ZAKUP SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO i OPROGRAMOWANIA Zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania jest realizowany przez Dział IT w Warszawie Zamówienia należy składać na adres: zamowienia.it@swps.edu.pl Sprzęt komputerowy, oprogramowanie zostaje wydane do użytkowania po zinwentaryzowaniu na podstawie protokołu przekazania sprzętu komputerowego. W ciągu 30 dni od zakończenia projektu zakupiony w ramach projektu sprzęt komputerowy należy przekazać do Działu IT. Kontynuowanie użytkowania sprzętu zakupionego w ramach projektu badawczego możliwe jest po uzyskaniu pisemnej zgodny Prorektora ds. nauki. Zgoda wydawana jest na podstawie wniosku złożonego za pośrednictwem Biura ds. Badań Naukowych. komputerowy i oprogramowanie sprzęt 16

17 ZAKUP SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO i OPROGRAMOWANIA Wypełniony kompletnie formularz zamówienia należy przesyłać na określony w procedurze mail. Ważne jest uzupełnienie wszystkich pól. Dopuszczalne jest samodzielne dokonanie zakupu, po wcześniejszym ustaleniu tego z działem IT. Każdorazowo faktura za sprzęt musi zostać odpowiednio opisana przez Dział IT (numer inwentarzowy) nim będzie mogła być skierowana do Kwestury. Sprzęt jest przekazywany do użytkowania na czas trwania projektu badawczego, po podpisaniu Protokołu przekazania oraz odpowiednim oznakowaniu sprzętu. 17

18 ZAKUP KSIĄŻEK Zakup książek oraz materiałów audiowizualnych jest realizowany przez Bibliotekę Uniwersytetu SWPS w Warszawie lub biblioteki wydziałów zamiejscowych. W przypadku zakupu książek oraz materiałów audiowizualnych w inny sposób należy dostarczyć je do bibliotek wraz z fakturą potwierdzającą ich zakup w celu wprowadzenia do ewidencji biblioteki. Kwestura księguje jedynie dokumenty, na których widnieje potwierdzenie wprowadzenia do ewidencji biblioteki. W przypadku zakupu książek w formie e-booków nie obowiązuje procedura jak przy zakupie książek. Kierownik projektu kupuje je samodzielnie, a procedura realizacji faktury wygląda jak dla innych faktur. Zakup książek stanowiących podarunek dla osób badanych jest możliwy po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora Generalnego Uniwersytetu SWPS. i materiały audiowizualne 18

19 WYJAZDY SŁUŻBOWE POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO Delegacje krajowe i zagraniczne realizowane są na podstawie polecenia wyjazdu służbowego składanego składanego w Kwesturze, u pani Marleny Świerczyńskiej (pokój N006). KTO MOŻE ZLECIĆ WYJAZD? Do zlecenia wyjazdu służbowego upoważniony jest: Kierownik projektu dla Wykonawcy projektu, Dziekan Wydziału lub Dyrektor Biura ds. Badań Naukowych dla Kierownika projektu. Delegacja zagraniczna wymaga dodatkowo każdorazowego zatwierdzenia przez Dyrektora Biura ds. Badań Naukowych w imieniu Rektora. krajowe i zagraniczne 19

20 Wzór polecenia krajowego wyjazdu służbowego WYJAZDY SŁUŻBOWE Wzór polecenia zagranicznego wyjazdu służbowego 20

21 WYJAZDY SŁUŻBOWE Podróże służbowe osób nie będących pracownikami etatowymi Uniwersytetu SWPS realizowane są na podstawie Umowy w sprawie odbycia podróży krajowej / poza granicami kraju przez osobę nie będącą pracownikiem Uniwersytetu SWPS. Załącznikiem do umowy jest polecenie wyjazdu / druk delegacji obowiązujące dla pracowników Uniwersytetu SWPS. 21

22 WYJAZDY SŁUŻBOWE ZALICZKI NA POCZET WYJAZDU Wniosek o zaliczkę na wyjazd służbowy należy złożyć w Kwesturze osobiście lub mailowo kasa@swps.edu.pl lub za pośrednictwem BdBN (w treści maila lub załączniku wiadomości) w terminie 7 dni roboczych w przypadku zaliczki w PLN, i w terminie 10 dni w przypadku zaliczki w walutach obcych przed planowanym terminem wyjazdu Proszę o wypłatę Panu /Pani... [imię i nazwisko] zaliczki w kwocie... PLN/waluta na poczet... zakupu/wyjazdu [informacja na jaki cel zaliczka będzie przeznaczona] w ramach realizacji projektu badawczego nr..., komórka kosztowa..., kierowanego przez...[imię i nazwisko Kierownika Projektu] pt.... [tytuł projektu] finansowanego przez...[nazwa instytucji finansującej] Zobowiązuję się do rozliczenia zaliczki w terminie do 14 dni od daty zakończenia delegacji/dokonania zakupu. W przypadku nie rozliczenia zaliczki w ww. terminie upoważniam Kwesturę do rozliczenia zaliczki w ramach wypłacanego mi przez Uniwersytet SWPS wynagrodzenia. Zaliczkę proszę wypłacić w formie (przelew na konto [nr konta bankowego].wypłata w kasie w dniu [planowana data odebrania zaliczki.] ). 22

23 WYJAZDY SŁUŻBOWE W CZASIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO OBOWIĄZUJĄ USTALONE ZASADY: Dla podróży krajowych określone w procedurze podróży dla pracowników Uniwersytetu SWPS. Dla podróży zagranicznych j.w., uzupełnione limitami dla diet oraz noclegów za granicą określonymi przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia r. Dokumenty dotyczące delegacji służbowych do pobrania na Wirtualnej Uczelni, w zakładce Nauka >> Biuro ds. Badań Naukowych >> Do pobrania Od wyżej wymienionych zasad, w uzasadnionych przypadkach, za zgodą Dyrektora Biura ds. Badań Naukowych, istnieją odstępstwa. 23

24 ROZLICZENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO WYJAZDY SŁUŻBOWE Poprawnie opisane dokumenty, wymagane do rozliczenia delegacji, należy złożyć w Kwestrze, u pani Marleny Świerczyńskiej (pokój N006), w ciągu 14 dni roboczych od zakończenia delegacji. Wszystkie przedstawiane do rozliczenia dokumenty muszą w polu nabywca mieć dane Uniwersytetu SWPS: Uniwersytet SWPS ul. Chodakowska 19/31; Warszawa NIP: Dokumenty potwierdzające wyjazd oraz poniesione koszty - przykłady: Zaproszenie na konferencję Potwierdzenie udziału w konferencji przez organizatora Bilety lotnicze, karty pokładowe Faktura za nocleg Wyciąg z konta/karty potwierdzający poniesione wydatki 24

25 ZATRUDNIENIE W PROJEKCIE Kierownik projektu badawczego musi być zatrudniony przez jednostkę, w której realizuje projekt przez cały czas trwania projektu. Forma zatrudnienia (umowa cywilno-prawna, umowa o pracę) oraz wymiar czasu pracy są dowolne. Zatrudnienie w ramach projektu badawczego pracownika, niezależnie od wymiaru oraz formy zatrudnienia musi być zaplanowane w projekcie i realizowane zgodnie z przyjętymi założeniami. Na zatrudnienie w ramach projektu badawczego pracownika na podstawie umowy o pracę powinien każdorazowo wyrazić zgodę Dziekan Wydziału. 25

26 ZATRUDNIENIE W PROJEKCIE KIEROWNIK PROJEKTU Możliwe formy zatrudnienia Kierownika projektu badawczego: umowa o pracę jeśli Kierownik nie był wcześniej zatrudniony w jednostce lub jeśli na rzecz projektu przeznacza część swojego etatu, umowa zlecenie dla nieetatowego pracownika, dodatkowe wynagrodzenie do umowy o pracę z tytułu dodatkowych zadań w projekcie, dla etatowych pracowników Uniwersytetu SWPS. 26

27 ZATRUDNIENIE W PROJEKCIE WYKONAWCA w PROJEKCIE Możliwe formy zatrudnienia Wykonawcy w projekcie badawczym: umowa o pracę jeśli Wykonawca nie był wcześniej zatrudniony w jednostce lub jeśli na rzecz projektu przeznacza część swojego etatu. Konieczne zatrudnienie na podstawie postępowania konkursowego. Konieczność zamieszczenia ogłoszenia na stronie NCN, umowa zlecenie lub umowa o dzieło dla nieetatowego pracownika, dodatkowe wynagrodzenie do umowy o pracę z tytułu dodatkowych zadań w projekcie, dla etatowych pracowników Uniwersytetu SWPS. 27

28 ZATRUDNIENIE W PROJEKCIE WYKONAWCY w PROJEKCIE Umowy cywilno-prawne zawierane w ramach projektów przygotowuje Dział Personalny, na podstawie wniosku złożonego przez Kierownika Projektu. Podstawą wypłaty należności, z tytułu umów cywilno-prawnych jest złożenie do Działu Personalnego poprawnie wypełnionej oraz podpisanej umowy, wraz z rachunkiem, w nieprzekraczalnym terminie do 2-go dnia roboczego każdego miesiąca. Przelewy z tytułu umów cywilno-prawnych, realizowane są raz miesiącu: do 10-tego dnia każdego miesiąca. 28

29 DODATKOWE WYNAGRODZENIE ZA PRACĘ NA RZECZ PROJEKTÓW Dodatkowe wynagrodzenie wypłacane jest comiesięcznie, 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu pracy, na podstawie aneksu do umowy. UWAGA! Nie ma już konieczności wypełniania kart czasu pracy w projektach NCN. W pozostałych typach projektów nadal wypełniane są karty czasu pracy. 30

30 STYPENDIA O ile we wniosku zaplanowane było wypłacanie stypendium, przyznaje się je na drodze konkursu. Oferta powinna być ogłoszona na stronie Uniwersytetu SWPS (prosimy o kontakt z BdBN w tej sprawie) oraz na stronie NCN. Kierownik projektu powołuje wyłania stypendystę. trzyosobową komisję, która Stypendysta w projekcie NCN nie może pobierać innego wynagrodzenia z jakiegokolwiek projektu finansowanego przez NCN (również z tego w którym jest stypendystą). 31

31 KATEGORIA WYNAGRODZENIA W projektach NCN brak jest możliwości łączenia różnych form wynagradzania (etat, dodatkowe wynagrodzenie, umowa cywilno-prawna, stypendium). W projektach finansowanych przez NCN brak jest możliwości wprowadzania zmian w kategorii WYNAGRODZENIA (zmiana formy wynagradzania, zmiana wysokości wypłat). Nie dotyczy to wynagrodzeń dla wykonawców zbiorowych lub badanych zaplanowanych w kategorii INNE KOSZTY BEZPOŚREDNIE. 32

32 EFEKTY PROJEKTU Zgodnie z zapisami umowy z NCN istnieje konieczność uzyskania efektów projektu w postaci publikacji o zasięgu międzynarodowym. Konieczne jest umieszczanie w publikacjach informacji o źródle finansowania badań. Publikacje bez takiego zapisu nie mogą być rozliczone jako efekt projektu. 33

33 KOSZTY POŚREDNIE W DYSPOZYCJI KIEROWNIKA Zgodnie z Zasadami wykorzystania środków w ramach 30% kosztów pośrednich przekazanych do dyspozycji kierownika projektu, kierownik może generować koszty na rzecz pracy naukowej, niebędące kosztami bezpośrednimi projektu badawczego. Sposób wykorzystania tej części kosztów Kierownik ustala mailowo z Dziekanem Wydziału oraz Dyrektorem Biura ds. Badań. W wyniku ustaleń podpisywany jest Plan wydatków, na podstawie którego można rozpocząć dysponowanie tymi środkami. Zmiany planu wydatków wymagają zgody wszystkich osób zatwierdzających plan. Wszystkie dokumenty finansowe realizowane z tego budżetu powinny być złożone w Biurze ds. Badań Naukowych, a wydatki zatwierdzone przez Dyrektora Biura. 34

34 KOSZTY POŚREDNIE DO DYSPOZYCJI KIEROWNIKA Przykładowy katalog wydatków związanych z realizacją projektu, które mogą być ponoszone w ramach 30% kosztów pośrednich przekazanych do dyspozycji kierownika projektu: zakup materiałów - materiały biurowe, materiały eksploatacyjne, indywidualne składki członkowskie w organizacjach, stowarzyszeniach itp., (za okres w jakim realizowany jest projekt badawczy), koszty subskrypcji, prenumerat, koszty organizacji konferencji, spotkań roboczych, zaproszenia współpracowników, koszty uczestnictwa w dodatkowych konferencjach (nie zaplanowanych pierwotnie w projekcie), koszty szkoleń, koszty usług badawczych, doradczych, dodatkowych badań nie zaplanowanych w projekcie, koszty dodatkowej aparatury lub wyposażenia miejsca pracy, koszty wynagrodzeń dodatkowych pracowników administracyjnych, technicznych i pomocniczych wykonujących pracę przy projekcie (UWAGA: nie ma możliwości finansowania dodatkowych wynagrodzeń zespołu badawczego!). 35

35 ZAKOŃCZENIE PROJEKTU Brak możliwości wydatkowania środków po terminie zakończenia projektu zapisanym w umowie. W ciągu 30 dni od zakończenia projektu sprzęt należy przekazać do Działu IT. - Kontynuowanie użytkowania sprzętu zakupionego w ramach projektu badawczego możliwe jest po uzyskaniu pisemnej zgodny Prorektora ds. Nauki. Zgoda wydawana jest na podstawie wniosku złożonego do Biura ds. Badań Naukowych. Podsumowanie projektu oraz przygotowanie danych do raportu końcowego. 36

36 RAPORT KOŃCOWY Kierownik Projektu składa do BdBN raport końcowy z realizacji projektu zgodnie z obowiązującym w danym konkursie wzorem minimum 30 dni przed terminem złożenia raportu do Instytucji Finansującej. BdBN, po sprawdzeniu kompletności oraz prawidłowości sporządzenia raportu, przedstawia raport do podpisu osób upoważnionych oraz składa raport do instytucji finansującej, zgodnie z umową projektu. Raport końcowy, oprócz opisu rezultatów, zawiera popularnonaukowy opis wyników projektu, który zostanie opublikowany przez NCN. 37

37 NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY różne instytucje finansujące różnie określają sposób rozliczania wydatków (data księgowania vs. data zapłaty) przesyłanie dokumentów do Kwestury, Działu Personalnego, itd. bez informacji o konieczności niestandardowej procedury w ich przypadku dokonywanie zmian w wydatkowaniu bez uzyskania zgód nie uzgodnienie z Działem IT czy podawana kwota jest kwotą zawierającą VAT oraz inne podatki 38

38 WIRTUALNA UCZELNIA Szczegółowe informacje dotyczące: zasad realizacji projektów badawczych w Uniwersytecie SWPS, szczegółowych procedur związanych z realizacją projektu badawczego, przebiegu poszczególnych etapów realizacji projektu, dokumentów do pobrania, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, materiałów informacyjnych ze szkoleń/warsztatów, aktualnych konkursów, szkoleń i warsztatów znajdują się na Wirtualnej Uczelni, w zakładce NAUKA. 39

39 KONTAKT Z PRACOWNIKAMI BIURA badania@swps.edu.pl Agnieszka Pietrzak agnieszka.pietrzak@swps.edu.pl Magdalena Freyer magdalena.freyer@swps.edu.pl Magdalena Mazurek magdalena.mazurek@swps.edu.pl Renata Łagowska renata.lagowska@swps.edu.pl Alicja Skrzypek alicja.skrzypek@swps.edu.pl Monika Mikołajczak monika.mikolajczak@swps.edu.pl Maria Szczepaniak mszczepaniak@swps.edu.pl 40

40 Z KIM SIĘ KONTAKTOWAĆ? ZAKUPY NA RZECZ PROJEKTU, FAKTURY Kwestura Marlena Świerczyńska Nr pokoju: N006 Tel: (22) PODRÓŻE SŁUZBOWE Kwestura Marlena Świerczyńska Nr pokoju: N006 Tel: (22) ZAKUPY KSIĄŻEK Biblioteka Uniwersytetu SWPS Agata Bruszewska Kierownik Nr pokoju: 19 Tel: (22) lub kierownicy w Wydziałach Zamiejscowych UMOWY CYWILNO-PRAWNE Dział personalny Grażyna Malewska Nr pokoju: N011 Tel: (22) gmalewska@swps.edu.pl ZAKUPY SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO Dział IT-Warszawa zamowienia.it@swps.edu.pl 41

41 Dziękuję za uwagę. 42