SPRAWOZDANIE z działalności KZB za okres styczeń 2014 r. grudzień 2014 r. SPRAWOZDANIE

Transkrypt

1 SPRAWOZDANIE Posiedzenie Komitetu Sterującego odbyło się 4 marca 2014 r. Rada Dyrektorów KZB w pełnym składzie spotkała się dwa razy w styczniu i w maju 2014 r. 24 czerwca odbyło się spotkanie dyrektorów bibliotek: UEK i Bazy Wspólnej, natomiast we wrześniu dyrektorów Bazy Wspólnej. Ponadto dyrektorzy na bieżąco byli informowani o pracach KZB za pośrednictwem poczty elektronicznej. W roku sprawozdawczym zajmowano się następującymi pracami, wynikającymi z planu pracy: 1. Administrowanie bazami KZB. Poza standardową obsługą przeprowadzono szereg modyfikacji w portalach bibliotek, a także zmian w bazach na życzenie poszczególnych jednostek, np. zmiana adresów URL w rekordach bibliograficznych, co było związane ze zmianą adresu serwera UEK, modyfikacje w rekordach egzemplarzy oraz ustawień podsystemu Udostępniania w związku z reorganizacją Biblioteki ASP i zmianami w Bibliotece UR czy AMuz, uaktualnianie ustawień w rekordach czytelników AGH, UP i Bazy Wspólnej, itp. Na przełomie kwietnia i maja 2014 wykonano analizę stopnia wykorzystania limitu liczby równoczesnych połączeń do katalogu UEK (clas03) niezbędnych do podjęcia decyzji o ew. obniżeniu licencji. W listopadzie przeprowadzono coroczne porównanie spójności baz lokalnych z katalogiem centralnym NUKAT. Dzięki wdrożonym własnym mechanizmom kontrolującym biblioteki KZB osiągnęły świetne rezultaty. 2. Migracja baz danych systemu Virtua do wersji W styczniu 2014 r. VTLS Inc. wystosował oficjalne pismo o całkowitym zakończeniu rozwijania aplikacji dla użytkowników Vectors Portal, który zastąpiony został przez aplikację Chamo. Wobec faktu, iż nie wszystkie instytucje KZB zakupiły nową aplikację, Rada Dyrektorów podjęła decyzję o przeprowadzeniu migracji systemu bibliotecznego do wersji x, ostatniej dla której można było otrzymać aplikacje Vectors iportal. W kwietniu zainstalowano oprogramowanie w wersji i wykonano migrację baz testowych oraz upgrade modułu Chamo (1.136) a następnie prowadzono testy. Właściwa migracja przeprowadzona została z początkiem 1

2 sierpnia. W trakcie prac wykonano także niezbędne prace systemowe na serwerze, które wymagają wyłącznego dostępu do maszyny, upgrade systemu operacyjnego głównego serwera bibliotecznego do wersji Red Hat 6 oraz uzupełnienie poprawek bezpieczeństwa, a także na serwerach wirtualnych AGH i UP, na których są posadowione aplikacje CHAMO tych bibliotek. 3. Dalsze testy i pełna implementacja CHAMO w bibliotekach UJ, UPJPII, UP i AGH, które w 2014 r. zakupiły oprogramowanie. Na początku 2014 r. moduł CHAMO został uruchomiony w katalogu Biblioteki UPJPII. W lipcu zakończono testy w UP i AGH, a po migracji systemu Virtua w ich bazach katalogowych zainstalowano najnowszą wersję modułu i dostosowano interfejs do potrzeb użytkowników ww. bibliotek. Natomiast w wersji oprogramowania dla Biblioteki Jagiellońskiej pojawiły się błędy, stąd do czasu ich usunięcia BJ nie może CHAMO w pełni zaimplementować. Po podjęciu przez KS KZB decyzji o zakupie CHAMO dla pozostałych dwóch baz: UEK i Bazy Wspólnej podjęto działania w kierunku zakupu oprogramowania dla tychże jednostek. Komplet pisemnych oświadczeń upoważniających do podjęcia przygotowań w tym zakresie spłynął do dyrektora KZB dopiero po upływie kilku miesięcy, w związku z czym nastąpiło znaczne opóźnienie prac. Niemniej udało się przesłać do firmy formalne zamówienia na CHAMO przed końcem roku czyli przed końcem obowiązywania specjalnej dla KZB oferty. Zakłada się, że umowy zostaną podpisane na początku 2015 r. 4. Podjęcie dyskusji i decyzji co do dalszych losów ABC-KRAKÓW. W wyniku dyskusji zdecydowano, że docelowo zasoby ABC-KRAKÓW zostaną rozdzielone i włączone odpowiednio do repozytoriów instytucjonalnych UEK i AGH. 5. Wypracowanie ostatecznego rozwiązania ujednolicającego zasady zapisywania studentów z poszczególnych krakowskich uczelni do bibliotek KZB i rozliczania ich w świetle e-indeksów. W 2014 r. kontynuowano prace dotyczące ujednolicenia zasad zapisywania studentów z poszczególnych krakowskich uczelni do bibliotek KZB i rozliczania ich w świetle e-indeksów. Z uwagi na dochodzące od dyrektorów bibliotek sygnały, że nie mają środków na finansowanie przedstawionego przez zespół roboczy rozwiązania, w dn r. odbyło się spotkanie przedstawicieli bibliotek: AGH, BJ i PK. Zebrani uznali, że de facto nie ma potrzeby tworzenia specjalnej bazy i systemu kontroli wypożyczeń dokonywanych przez studentów. Zdaniem zebranych wystarczającą podstawą zapisu studenta do biblioteki jest, oprócz dowodu tożsamości, aktualna ELS. W razie zalegania ze zwrotami biblioteki powinny korzystać z zapisów regulaminowych (jeśli takich zapisów w regulaminach nie ma, to winny zostać wprowadzone), pozwalających na wysyłanie upomnień, a w razie ich nieskuteczności pozywanie do sądu. Rozważano też możliwość zgłaszania osób zalegających ze zwrotami do odpowiedniego rejestru dłużników. Zaprezentowane na posiedzeniu KS KZB w dn r. rozwiązanie zostało zaaprobowane za wyjątkiem propozycji 2

3 umieszczania dłużników na krajowej liście. Członkowie KS KZB uznali to rozwiązanie za kosztowne i kłopotliwe. 6. Dalsze testy i prace wdrożeniowe oprogramowania KoHa w bibliotekach PK i KAAFM. W 2014 r. w bibliotekach PK i KAAFM realizowany był II etap projektu implementacji oprogramowania KoHa. Etap ten obejmował wdrożenie dostosowanego oprogramowania, kontrolę poprawności działania systemu, identyfikację i korektę błędów. W Krakowskiej Akademii wdrożone zostały wszystkie moduły (od gromadzenia do udostępniania). Obecnie dopracowywane są funkcjonalności związane z inwentarzem i ubytkowaniem. Wypracowany został także pakiet generowania bieżących statystyk. W Bibliotece PK jednymi z najbardziej istotnych i zarazem żmudnych okazały się prace nad korektą i przygotowaniem danych w systemie TINLIB do konwersji do systemu KOHA. Ostatecznie nowy system uruchomiony został 1 września 2014 r. W pierwszym miesiącu trwały jeszcze drobne poprawki ustawień systemu, wynikające z bieżącego monitorowania jego pracy w warunkach użytkowych (nie testowych). Od października system pracuje pod normalnym obciążeniem i nie wykazuje większych zakłóceń. Elementem dodatkowym realizacji projektu było przystąpienie obu bibliotek do współpracy z Centrum NUKAT (na mocy podpisanych z Centrum NUKAT umów KAAFM we wrześniu 2013 r, PK w grudniu 2014 r.). Wg statystyk NUKAT z dnia r. w Bibliotece KAAFM utworzono rekordów khw oraz rekordów bibliograficznych (wydawnictwa ciągłe i zwarte), a skopiowano rek. bibl. W listopadzie partnerzy projektu zorganizowali wspólnie konferencję naukową Koha - narzędzie open source do obsługi biblioteki naukowej, która stanowiła podsumowanie projektu. 7. Przygotowania i udział przedstawicieli KZB w dorocznym spotkaniu polskich użytkowników systemu VTLS/Virtua oraz międzynarodowym spotkaniu EMEA VTLS Users Group. W czerwcu (4-5.06) przedstawiciele bibliotek KZB uczestniczyli w spotkaniu polskich użytkowników systemu VTLS/Virtua. Spotkanie odbyło się w Bibliotece Głównej Uniwersytetu Gdańskiego. W dniach września w Szwajcarskiej Bibliotece Narodowej w Bernie (Szwajcaria) odbyło się 28. spotkanie Grupy Użytkowników VTLS dla Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki (EMEA VTLS Users Group), w którym udział wzięła Bogusława Macheta, reprezentując środowisko bibliotek polskich z ramienia Zespołu Koordynacyjnego VTLS. 3

4 W związku z wykupieniem Firmy VTLS Inc. przez Innovative Interfaces Inc. w czerwcu 2014, było to ostatnie spotkanie w dotychczasowym kształcie. Obecni na nim przedstawiciele Innovative zaprezentowali w ogólnym zarysie politykę firmy w stosunku do oprogramowania VTLS na najbliższe lata. Zakłada ono wspieranie Virtui i dalszy rozwój Chamo oraz oprogramowania do obsługi repozytoriów Vital. W części merytorycznej przedstawiony został, zapowiadany od kilku lat, interfejs WWW do obsługi modułu wypożyczeń w Virtua ILS całkowicie niezależny istniejącego oprogramowania klienckiego. Prezentacja pokazała, iż interfejs obsługuje już większość funkcji dostępnych przez klienta Virtui. 8. Utrzymanie oprogramowania StatuS. Koordynator projektu BPK nie otrzymał żadnych uwag odnośnie do funkcjonowania programu. Na bieżąco wykonywana jest archiwizacja danych w bazie. Nie planuje się istotnych zmian w systemie. 9. Aktualizacja strony domowej KZB. Na bieżąco dokonywano zmian na stronie domowej oraz aktualizowano kalendarium. 10. Koordynacja w zakresie umów w sprawie powierzenia AGH przetwarzania danych osobowych. W latach z AGH umowy sprawie powierzenia AGH przetwarzania danych osobowych zawarły następujące instytucje: UEK, UP, UR, ASP, PWST, AMuz., AWF. Z pozostałymi instytucjami, posiadającymi swoją bazę w ACK Cyfronet AGH nie ma potrzeby zawierania umowy, bowiem jednostki te na serwerze w Cyfronecie nie przechowują danych osobowych. Brak jest umowy UPJPII z UJ. 11. Organizacja i udział w szkoleniach, warsztatach, spotkaniach dla środowiska. W marcu (27.03) Biblioteka Jagiellońska zorganizowała konferencję Eeksplozja: narzędzia metody - użytkownicy. W czerwcu (4-5.06) przedstawiciele bibliotek KZB uczestniczyli w spotkaniu polskich użytkowników systemu VTLS/Virtua. Spotkanie odbyło się w Bibliotece Głównej Uniwersytetu Gdańskiego. We wrześniu (11.09) w BG AGH dla środowiska krakowskiego zorganizowany został pokaz systemu bibliotecznego ALMA. We wrześniu ( ) dyrektorzy bibliotek KZB wzięli udział w dorocznym zjeździe Konferencji Dyrektorów Bibliotek Akademickich Szkół Polskich, który w tym roku odbył się w Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technicznym w Szczecinie. W listopadzie ( ) biblioteki PK i KAAFM wspólnie zorganizowały konferencję pt.: KOHA narzędzie open source do obsługi biblioteki naukowej. 4

5 Była to już trzecia Krakowska Konferencja Bibliotek Naukowych. Organizatorem poprzednich dwóch była Biblioteka KAAFM. W konferencji i towarzyszących im warsztatach udział wzięli managerowie baz KZB. W grudniu (5.12) przedstawiciele bibliotek KZB uczestniczyli w Spotkaniu Dyrektorów i Bibliotekarzy Systemowych Bibliotek Współpracujących NUKAT. Spotkanie odbyło się w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie. 13. Inne. W czerwcu 2014 r. firma VTLS Inc. została włączona do firmy Innovative. W wyniku ww. zmian w Innovative trwają uzgodnienia dotyczące podziału kompetencji. W efekcie w ciągu kolejnych miesięcy zaznaczyły się kłopoty w zakresie uzgodnień kolejnych umów (zakup CHAMO dla UEK i Bazy Wspólnej), w szczególności wydłużenie procesu uzgodnień. Z uwagi na niewykorzystywanie przez UEK w pełni licencji systemu VTLS/Virtua wystąpiono do firmy VTLS Inc. z propozycją obniżenia licencji ze 128 użytkowników do 80. Dzięki temu od 2015 r. UEK ponosić będzie niższe koszty serwisu. Umowa, w formie aneksu do umowy zasadniczej, zostanie podpisana w 2015 r. Załączniki: 1. Wielkość baz katalogowych poszczególnych bibliotek KZB. 2. ABC-KRAKÓW statystyka z bazy. 3. Statystyka wykorzystania baz StatuS. Oprac.: Ewa Dobrzyńska-Lankosz Dane do sprawozdania dostarczyli: Marek Górski (BPK), Aneta Januszko-Szakiel (Bibl. KAAFM), Bogusława Macheta (BG AGH) i Katarzyna Sokołowska (BJ) r. 5

6 Załącznik 1 Wielkość baz katalogowych poszczególnych bibliotek KZB (stan na r.) w systemie VTLS/Virtua INFO-3 Biblioteka rek. bibliogr. rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czyt. egz. wyp. AGH UEK UP Baza Wspólna razem: UR (24027) * PAU (29857) * PAU / Polska Biblioteka w Paryżu (3860) * PWST (7791)* ASP ( 7325) * AMuz (6305) * MCK (9944) * AWF (9994) * ISiEZ PAN 717 (5) *

7 JADWIGA biblioteka rek. bibliograficzne rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czytelnika egz. wyp. UJ - razem *** BJ+Inst.UJ (572810)* ** BM UJ-CM (22325)* (37111)** **** 5940 UPJPII * liczba rekordów bibliograficznych wykorzystywanych przez poszczególne biblioteki (część z nich jest wspólna dla kilku), w nawiasie podano liczbę rekordów utworzonych przez daną bibliotekę. ** liczba rekordów kartoteki haseł wzorcowych utworzonych przez daną bibliotekę (w przypadku BM CMUJ w nawiasie podano liczbę rek. MeSH) *** w tym rekordy bibliograficzne autorstwa innego niż UJ **** tylko z legitymacjami BM CMUJ, obecnie obowiązują również ELS jako karty biblioteczne 7

8 Z wykorzystaniem oprogramowania KoHa biblioteka rek. bibliogr. rek. khw rek. egz. rek. zasobu rek. czyt. egz. wyp. PK * (tinlib) (koha) Suma KAAFM w KoHa od września 2014 r. 8

9 Załącznik 2 ABC-KRAKÓW statystyka z bazy (stan na r.) Rodzaj dokumentu l. rekordów w tym tytułów TEKSTY WSPÓŁCZESNE (od 1946 r.) w tym rozdziałów, referatów, artykułów uczelniane czasopisma naukowe materiały konferencyjne multimedialne katalogi wystaw rozprawy doktorskie skrypty uczelniane monografie i raporty naukowe opisy patentowe TEKSTY (do 1945 r.) [stare] czasopisma druki XIX i XX-wieczne rękopisy i starodruki [stare] opisy patentowe RAZEM Publikacje planowane 20 9

10 Załącznik 3a StatuS Aktywność w bazie w 2014 roku (wg stanu na ) SUMA: BPK BGAGH BGUE BGUP BGAWF BGUR BGAM BGASP BUJPII BMCK BMCMUJ BPWST TEST BJ Załącznik 3b Aktywność w bazie StatuS w latach (wg stanu na ) RAZEM: BPK BGAGH BGUE BGUP BGAWF BGUR BGAM BGASP BUJPII BMCK BMCMUJ BPWST BJ RAZEM: Łącznie operacji na serwerze:

11 Załącznik 3c Aktywność w bazie StatuS w latach (wg stanu na 10/01/2015) BPK BGAGH BGUE BGUP BGAW BGU BGAM BGASP BUJPII BMCK BMCMUJ BPWS BJ