Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Poniższy szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) dotyczy organizacji dwudniowego spotkania dla trenerów i kadry szkół ćwiczeń w ramach projektu Wspieranie tworzenia szkół ćwiczeń, zwanego dalej Spotkaniem, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja i Rozwój (PO WER). I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwudniowego spotkania dla grupy 120 osób, obejmująca w szczególności usługi: a) przygotowanie i obsługę Spotkania, b) restauracyjną, c) hotelową, d) transportową. Termin realizacji zamówienia listopada 2017 roku. II. LICZBA UCZESTNIKÓW, MIEJSCE I CZAS ORGANIZACJI SPOTKANIA Wykonawca będzie odpowiedzialny za organizację dwudniowego Spotkania w terminie listopada 2017 r. Harmonogram Spotkania stanowi załącznik nr 1 do niniejszego OPZ. Przez organizację dwudniowego spotkania Zamawiający rozumie: zapewnienie obiektu według określonego przez Zamawiającego standardu; zapewnienie pokojów w obiekcie hotelarskim według wymagań Zamawiającego; zapewnienie sal szkoleniowych z działającym wyposażeniem oraz obsługi technicznej dla 120 uczestników szkolenia przez dwa dni spotkania; zapewnienie noclegu z 16 na 17 listopada dla 120 uczestników szkolenia według konfiguracji pokojów określonej w punkcie V. WYMOGI DOTYCZĄCE USŁUGI HOTELOWEJ. Zamawiający wymaga, aby obiekt, w którym będą odbywały się zajęcia, zlokalizowany był

2 w odległości drogowej nie większej niż 50 km od Dworca Warszawa Centralna. Odległość drogowa jest rozumiana jako odległość wytyczona wzdłuż najkrótszej drogi przejezdnej dla min. 40-osobowego autokaru. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że Wykonawca w ramach wykonywanej usługi zobowiązany będzie do zapewnienia transportu dla grupy stanowiącej 75% planowanej liczy uczestników, w przypadku gdy wyżej opisana odległość drogowa jest większa niż 5 km. Liczba pojazdów musi być dostosowana do jednoczesnego transportu 75% planowanej liczby uczestników z bagażami. Środki transportu (autokary lub busy) muszą zapewniać komfort uczestnikom spotkania. Zamawiający wymaga, aby liczba miejsc siedzących w autokarach/ busach wynosiła 75% planowanej liczby uczestników. Zamawiający wymaga również, aby przewóz bagaży odbywał się w bagażniku/luku bagażowym środka transportu. III. WYMOGI CO DO USŁUGI SZKOLENIOWEJ Zamawiający wymaga, aby sale plenarne/sale warsztatowe znajdowały się w obiekcie o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, lub innym obiekcie i muszą spełniać podane niżej wymagania Sale plenarne/sale warsztatowe A. Wykonawca w szczególności zobowiązany jest zapewnić sale: odpowiednie do planowanej liczby uczestników, zapewniające komfortowe prowadzenie spotkania. W szczególności liczba krzeseł musi być dostosowana do ilości uczestników spotkania, a ich ustawienie powinno gwarantować możliwość poruszania się między nimi w rzędach; posiadające oświetlenie naturalne lub sztuczne; posiadające sprawną klimatyzację; spełniające wymogi bezpieczeństwa (BHP I PPOŻ) i akustyczne; posiadające zaplecze sanitarne, w tym toalety w bezpośrednim sąsiedztwie;

3 ogrzewane (temp. w salach powinna wynosić st. C., z możliwością regulacji). B. Sale powinny znajdować się w obiektach, w których zakwaterowana jest grupa uczestników Spotkania lub w bezpośrednim sąsiedztwie takiego obiektu (do 300 m odległości drogowej). Jeśli odległość ta będzie wynosiła powyżej 300 m, Wykonawca musi zapewnić transport dla osób zakwaterowanych w ww. oddaleniu. Wymogi dotyczące transportu zostały opisane w rozdziale LICZBA UCZESTNIKÓW, MIEJSCEI CZAS ORGANIZACJI SPOTKANIA, przy czym w przypadku transportu do sal Zamawiający nie wymaga spełnienia warunku dotyczącego przewozu bagażu. C. W czasie obu dni Spotkania muszą być zapewnione: sala plenarna przeznaczona dla 120 uczestników oraz 4 sale warsztatowe. Wymagania ogólne dotyczące sal Zamawiający opisał w rozdziale III. Wymogi co do usługi szkoleniowej, pkt. 3.1 pkkt. A. W szczególności Zamawiający wymaga jednak: W każdej sali musi znajdować się: odpowiednia liczba jednakowych stołów i krzeseł z możliwością wymaganej przez Zamawiającego aranżacji ich ustawienia dla uczestników spotkań (m.in. ustawienie w podkowę, ustawienie do pracy grupowej, ustawienie kinowe). Sala plenarna musi być wyposażona w aparaturę nagłaśniającą, mikrofony, (co najmniej 3), laptop oraz projektor multimedialny, ekran, flipchart z papierem i markerami. Obraz z projektora/rzutnika musi być widoczny dla wszystkich uczestników Spotkania. Laptop musi być wyposażony w podstawowe oprogramowanie biurowe, wraz z programem do odtwarzania prezentacji multimedialnych, prezenter slajdów oraz sprawne połączenie z internetem przez cały czas trwania Spotkania (minimalna szybkość łącza powinna pozwolić na płynne odtworzenie online filmu, jakości HD 720p minimum 256KB/s, czyli około 2Mb/s). W każdej sali warsztatowej muszą znajdować się: projektor multimedialny z obsługującym go laptopem, aparatura nagłaśniająca, ekran, prezenter slajdów, wskaźnik laserowy. Obraz z rzutnika, projektora musi być widoczny

4 dla wszystkich uczestników Spotkania. Laptop musi być wyposażony w prezenter slajdów, podstawowe oprogramowanie biurowe, wraz z programem do odtwarzania prezentacji multimedialnych, oraz sprawne połączenie z internetem przez cały czas trwania Spotkania (minimalna szybkość łącza powinna pozwolić na płynne odtworzenie online filmu jakości HD 720p minimum 256KB/s czyli około 2Mb/s). Sale warsztatowe powinny być wyposażone w materiały potrzebne do pracy uczestników Spotkania, tj.: a) bloczki kolorowych karteczek samoprzylepnych o minimalnych wymiarach 75x75 mm (20 karteczek na osobę w różnych kolorach w każdej z sal); b) papier A4 biały kserograficzny (1 ryza papieru w każdej z sal); c) taśma klejąca papierowa (min. szerokość 3 cm, 1 sztuka w każdej sali warsztatowej); d) 10 flamastrów typu marker różnokolorowych w każdej sali warsztatowej; e) flichpart z papierem i markerami (min. 1 paczka papieru typu flipchart w każdej sali w każdym dniu pracy warsztatowej). Podane wyżej ilości oraz rodzaje materiałów są ilościami i rodzajami minimalnymi. Jeśli Zamawiający nie zdecyduje inaczej, każda sala wyposażona powinna być (oprócz stolików i krzeseł dla uczestników zajęć) w stół prezydialny odpowiednio udekorowany z miejscami do siedzenia dla co najmniej 2 prelegentów. Dodatkowo w sali plenarnej Wykonawca zapewni tabliczki z nazwiskami prelegentów, butelki z wodą gazowaną i niegazowaną (pojemność butelki 500 ml, min. dwie butelki wody na osobę każdego dnia). Sale powinny być każdego dnia spotkania odpowiednio przygotowane do zajęć, w szczególności Wykonawca ma zadbać o czystość sal, poprawne ustawienia krzeseł i stolików przed rozpoczęciem zajęć itp Inne wymogi dotyczące usługi szkoleniowej

5 A. W ramach budżetu Spotkania Wykonawca jest zobowiązany zapewnić Koordynatora Wydarzenia, tj. osobę, która będzie do stałej dyspozycji Zamawiającego oraz uczestników w miejscu Spotkania przez cały czas jego trwania i w szczególności odpowiedzialną za: przygotowanie sal, zakwaterowanie uczestników, współpracę z obsługą obiektu i przedstawicielami Zamawiającego, obsługę techniczną i organizacyjną. Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z pobytem (nocleg i wyżywienie) Koordynatora podczas Spotkania. B. W ramach budżetu Spotkania Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania przekazanych przez Zamawiającego gotowych materiałów informacyjnoszkoleniowych, tj. wydruki materiałów dla uczestników Spotkania, ścianki typu rollup, publikacje itp. Zamawiający udostępni wskazane przez siebie materiały nie później niż 3 dni kalendarzowe przed dniem rozpoczęcia Spotkania. Format materiałów przekazanych przez Zamawiającego: nie większy niż A3, waga: nie więcej niż 1 kg na osobę. Wykonawca odbierze je, przewiezie na miejsce Spotkania oraz zapewni konfekcjonowanie materiałów dla uczestników. Wykonawca w ramach budżetu zapewni także wydruk programu Spotkania i umieści go w widocznych miejscach (np. przed salami, przy recepcji itp.). Program będzie także rozdawany każdemu uczestnikowi w czasie rejestracji w dniu pierwszym spotkania. C. Wykonawca zapewni także wydruk materiałów szkoleniowych dla każdego uczestnika. Wydruk zostanie zapewniony na papierze białym offsetowym, o gramaturze min. 80/m2, w kolorze, format A4, dwustronnie. Odpowiednie pliki w formacie.pdf zostaną przekazane Wykonawcy (na płycie CD/DVD lub poprzez wiadomość ) najpóźniej na 4 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia Spotkania. Liczba dwustronnych kartek druku nie przekroczy 10 sztuk dla każdego uczestnika. Wymienione wydruki będą przez Wykonawcę konfekcjonowane i rozdawane na recepcji Spotkania. D. Niewykorzystane materiały zostaną zwrócone Zamawiającemu po zakończonym Spotkaniu, jednak nie później niż przed podpisaniem protokołu odbioru. Wykonawca dostarczy niewykorzystane materiały do siedziby Zamawiającego.

6 E. W ramach budżetu Spotkania Wykonawca zapewni identyfikatory papierowe dla każdego uczestnika, w kolorze, laminowane na zimno z dziurką na klips lub smycz (przód folia poliestrowa 175 mic, tył PCV 100 mic). Minimalne wymiary laminowanego dokumentu: 105x75mm. Identyfikatory w ilości odpowiadającej liczbie uczestników plus 10%, smycz materiałowa w liczbie równej liczbie identyfikatorów. Smycz: materiał tkanina poliestrowa. Wykończenie: metalowy karabińczyk i plastikowa złączka: wymiary długość: min. 50 cm, szerokość: min. 0,7 cm. Na identyfikatorze umieszczone będą min.: imię i nazwisko uczestnika, nazwa Wydarzenia, data Wydarzenia, logotypy zgodne z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO WER. Identyfikatory będą przekazywane zgodnie z instrukcją przekazaną przez Zamawiającego. F. W ramach budżetu Spotkania Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania recepcji Spotkania odpowiednio dużego stołu recepcyjnego oraz osoby (min. dwie osoby w czasie Spotkania) do obsługi. Obsługa będzie polegała na: przygotowaniu i prowadzeniu recepcji, przygotowaniu oraz prowadzeniu stolika z materiałami informacyjnymi, prowadzeniu rejestracji uczestników Spotkania obejmującej zbieranie podpisów na liście obecności każdego dnia, wydawaniu zaświadczeń z udziału w Spotkaniu oraz zbieraniu podpisów na liście odbioru zaświadczeń, wydawaniu identyfikatorów oraz przygotowanych materiałów szkoleniowych, udzielaniu informacji organizacyjnych uczestnikom Spotkania, potwierdzaniu obecności poprzez stawianie pieczątki Wykonawcy lub hotelu na druku delegacji. Minimalny wymiar pracy osób obsługujących recepcję: przez cały czas trwania spotkania. G. Personel Wykonawcy przez cały czas trwania Spotkania obowiązuje strój galowy. Dla mężczyzny: garnitur, elegancka koszula, krawat i obuwie. Dla kobiety: żakiet, spódnica/sukienka długości minimum do kolan lub długie eleganckie spodnie, elegancka koszula i obuwie. Kolory: czarny, szary lub granatowy. H. Wykonawca zapewni nieodpłatną szatnię dla wszystkich uczestników Spotkania przez cały czas trwania Spotkania w przypadku, gdy sale szkoleniowe będą w innym

7 obiekcie, niż miejsce zakwaterowania w budynku, w którym będą się odbywały zajęcia. I. Wykonawca zapewni uczestnikom skorzystanie nieodpłatnie z komputera wraz z bezpłatnym dostępem do internetu, znajdującego się w ogólnie dostępnym miejscu obiektu, w którym będą się odbywać zajęcia. J. W ramach budżetu Spotkania Wykonawca zobowiązuje się do prawidłowego oznaczenia miejsca, w którym odbywa się Spotkanie, a w szczególności: oznaczenia dojścia do sal co najmniej nazwy Zamawiającego; logotypy i opisy, zgodne z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO WER; nazwa projektu, w ramach którego jest organizowane Spotkania; nazwa Spotkania oraz oznaczenie miejsca spotkania (nazwa sali, piętro); postawienia w bezpośredniej bliskości recepcji odebranej przez Wykonawcę ścianki typu roll-up; oznaczenia sal, w których odbywają się spotkania, informacją z nazwą i datą Spotkania oraz logotypami i opisami wymaganymi zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO WER; Wykonawca zapewni Zamawiającemu w trakcie Spotkania dostęp do ksero, drukarki, faksu przy czym wydruk do 300 stron jest zapewniony w ramach budżetu Wydarzenia (niezależnie od punktu, dotyczącego zapewnienia wydruku materiałów szkoleniowych). K. W ramach budżetu Spotkania Wykonawca zapewni zestaw konferencyjny dla każdego uczestnika: Notes: format A4, papier biały offsetowy o gramaturze min. 80 g/m 2, nadruk jednostronny czarno-biały w tym minimum logotypy i opisy, wymagane zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO WER, logotyp ORE, nazwa projektu. Liczba kartek: minimum 30. Notes będzie w typie kołonotatnika lub klejony na górze, z podkładką tekturową (min. 350 g/m 2 ).

8 Długopis metalowy - kolor złoty, z logotypami i opisami, wymaganymi zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO WER i logotypem ORE nadruk lub grawer. Wkład wymienny z ostro zakończoną cienko piszącą końcówką, z tuszem olejnym czarnym lub niebieskim. Teczka tekturowa wiązana lub z gumką, formatu A4, z białego lub szarego kartonu o gramaturze minimum 350 g/m2, z logotypami i opisami, wymaganymi zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO WER i logotypem ORE nadruk w kolorze, z grzbietem szerokości min. 5 mm, zgodnie ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego. IV. WYMOGI DOTYCZĄCE USŁUGI RESTAURACYJNEJ Zamawiający wymaga, aby śniadanie i kolacja serwowane były w obiekcie, w którym odbywa się Spotkanie (tj. w miejscu zakwaterowania lub prowadzenia spotkania), w wydzielonej, osobnej sali, przystosowanej do spożywania posiłków. Obiad i przerwa kawowa zorganizowana zostanie w obiekcie, w którym będą odbywać się spotkania. Wyżywienie musi być zapewnione zgodnie z przepisami krajowymi w tym zakresie, w szczególności zgodnie z Ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. Obiady i kolacje odbywają się w formie zasiadanej. Nie dopuszcza się: organizowania posiłków i przerw kawowych w salach szkoleniowych; korzystania z zastawy stołowej jednokrotnego użytku (np. papierowej czy plastikowej); dowozu zewnętrznego cateringu na miejsce realizacji Spotkania; podawania produktów spożywczych w pierwotnych opakowaniach producenta (np. ciastka w pudełkach, soki w kartonach). Podczas Spotkania Wykonawca zapewni uczestnikom: pierwszego dnia Spotkania: obiad, kolację, przerwę kawową całodniową, w tym powitalną;

9 drugiego dnia Spotkania: śniadanie, obiad, przerwę kawową całodniową. Śniadanie: przekąski, potrawy mięsne i bezmięsne, co najmniej dwa dania ciepłe, napoje gorące i zimne: kawa, herbata (wraz z dodatkami, tj. cukier, mleko/śmietanka, cytryna), woda mineralna gazowana i niegazowana, minimum dwa rodzaje soków owocowych, minimum dwa rodzaje owoców. Obiad: w formie stołu szwedzkiego (tzw. bufet) wraz z obsługą kelnerską lub serwowanego do stolików, z przekąskami, z co najmniej dwoma rodzajami zup i dwoma rodzajami drugiego dania (w tym jedno wegańskie), deserem, kawą, herbatą (wraz z dodatkami, tj. cukier, mleko/śmietanka, cytryna) wodą mineralną gazowaną i niegazowaną, minimum dwoma rodzajami soków owocowych. Kolacja: przekąski, potrawy mięsne i bezmięsne, co najmniej dwa dania ciepłe (w tym jedno wegańskie), napoje gorące i zimne: kawa, herbata (wraz z dodatkami, tj. cukier, mleko/ śmietanka, cytryna), woda mineralna gazowana i niegazowana. Przerwa kawowa: gorąca kawa i herbata, cukier, mleko/śmietanka, cytryna, woda (gazowana i niegazowana), soki owocowe minimum dwa rodzaje, świeże ciasto (minimum dwa rodzaje) lub owoce (minimum dwa rodzaje) oraz drobne lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską oraz bieżące uzupełnianie serwisu kawowego. Gramatura wyżywienia Gramatura poszczególnych składników menu określonych w punkcie III zawierających n/w składnik nie może być mniejsza od gramatur określonych w tabeli. Wykonawca zobowiązany jest każdego dnia Spotkania zapewnić minimalną gramaturę wyżywienia dla każdego uczestnika: Lp. Nazwa Jednostka Minimalna gramatura na osobę 1. Zupa litr 0,25 2. Porcja mięsa, ryby, dania mięsnego gram Ziemniaki pieczone gram Ryż, ziemniaki, kasza, kluski, makaron gram Przystawki zimne gram 50

10 6. Surówki gram Sałatki gram Warzywa gotowane gram Kanapki (tartinki) gram Desery gram Ciasta gram Owoce gram Sok, kompot, woda w dzbankach litr 0,3 14. Kawa, herbata litr 0,2 15. Woda mineralna litr 0,5 16. Zimne przekąski gram Gorące przekąski gram V. WYMOGI DOTYCZĄCE USŁUGI HOTELOWEJ Usługi hotelowe muszą być realizowane w standardzie odpowiadającym standardowi świadczenia usług gastronomicznych przez obiekt co najmniej trzygwiazdkowy w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, przy czym hotel musi być dostosowany dla potrzeb osób poruszających na wózkach inwalidzkich. W szczególności: a) Usługi hotelowe powinny być świadczone w obiektach, których pokoje spełniają wymogi hotelu co najmniej trzygwiazdkowego oraz które mają możliwość w ramach prowadzonej działalności, zapewnić gościom całodniowe wyżywienie. b) Wyposażenie pokoi musi spełniać wszystkie warunki obiektu co najmniej trzygwiazdkowego, w rozumieniu przepisów 2 ust 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. nr 22 poz. 169). c) Świadczenie ww. usług hotelowych obejmuje noclegi w pokojach dwuosobowych lub jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, przy założeniu, że 110 uczestników spotkania korzysta z pokoi 2 osobowych, a 10 uczestników z pokoi jednoosobowych. d) W pokojach jest działający dostęp do bezpłatnego Internetu przez cały czas trwania

11 Wydarzenia. e) Wykonawca zapewni gościom możliwość korzystania z pokoi do godziny po zakończeniu Spotkania. W przypadku gdy w związku z godzinami zakwaterowania, określonymi w regulaminie obiektu, korzystanie z pokoi w dniu pierwszym i ostatnim będzie czasowo niemożliwe, Wykonawca zapewni dla wszystkich osób, obecnych na Spotkaniu, bezpłatną szatnię oraz strzeżoną przechowalnię bagażu. f) Wykonawca zapewni do 5 miejsc parkingowych dla Zamawiającego na własny koszt, a także dostęp do miejsc parkingowych w bezpośredniej bliskości obiektu dla uczestników Spotkania. g) Wykonawca ma prawo najpóźniej na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Spotkania zgłosić zapotrzebowanie na usługę typu przednocleg maksymalnie 8 pokojów dwuosobowych. Osoby korzystające z tej usługi będą też miały zapewnione śniadanie. Standard przednoclegu oraz związanego z nim wyżywienia będzie nie niższy, a koszt nie wyższy niż w czasie Spotkania. VI. WYMOGI CO DO USŁUGI TRANSPORTOWEJ Wykonawca zapewni w przypadku, o którym mowa w pkt II OPZ Zamawiającemu przewóz osób na trasie pomiędzy Dworcem Centralnym PKP a miejscem realizacji Wydarzenia, pojazdem lub pojazdami dostosowanymi do ilości osób wskazanej przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do zorganizowania przewozu dla 75% uczestników Spotkania w czasie wskazanym przez Zamawiającego. Zamawiający ma obowiązek wskazać czas transportu wraz z informacją na temat liczby osób najpóźniej 4 dni kalendarzowe przed organizowanym Spotkaniem. Pojazd powinien spełniać następujące wymagania: a) rok produkcji pojazd nie starszy niż z 2008 r.; b) wyposażenie duże luki bagażowe, sprawna klimatyzacja; c) stan techniczny musi spełniać warunki dopuszczenia do ruchu drogowego zgodnie

12 z powszechnie obowiązującymi przepisami; d) oznakowanie zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO WER, jak również nazwa Zamawiającego, data i nazwa Wydarzenia; Do 3 dni kalendarzowych przed Spotkaniem Zamawiający ma prawo zmniejszyć lub zwiększyć zamówienie dotyczące transportu o 25%. VII. WARUNKI OGÓLNE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zamawiający w ciągu 3 dni od podpisania umowy przekaże Wykonawcy harmonogram Spotkania wraz z informacjami dotyczącymi liczby osób, sal i usług dodatkowych. Do 10 dni przed terminem Spotkania Zamawiającemu przysługuje prawo z rezygnacji bądź zmiany terminu Spotkania. W takim przypadku Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów za odwołane Spotkanie. Do 3 dni przed terminem Spotkania Zamawiającemu przysługuje prawo do zmniejszenia liczby uczestników (oraz zapotrzebowania na nocleg i wyżywienie) o 25% liczby wyszczególnionej w Harmonogramie, oraz do zmniejszenia liczby zamówionych sal warsztatowych o jedną. Wynagrodzenie Wykonawcy zostanie stosownie zmienione (wg stawek za poszczególne elementy wynagrodzenia). Obiekt, w którym odbywać się będzie Spotkanie, powinien być przygotowany nie później niż na 1 godzinę przed rozpoczęciem Spotkania w szczególności sale, recepcja, szatnia i inne miejsca istotne dla realizacji Spotkania. Wszelkie materiały wytwarzane przez Wykonawcę posiadają opisy i logotypy zgodne z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO WER, a ich kompozycja ma na celu oszczędność papieru. Wykonawca będzie realizował wszystkie działania zgodnie z zasadą równości płci. Wykonawca w momencie organizacji Spotkania będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu realizacji usług ze środków własnych. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie usług zostanie obliczone zgodnie z treścią umowy i kosztorysem powykonawczym.

13 VIII. WARUNKI FINANSOWE REALIZACJI ZADANIA Zgodnie z zaleceniami Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój, Zamawiający określa następujące maksymalne limity kosztów na poszczególne wydatki związane z opisanym zadaniem: a) przerwa kawowa 15 zł na osobę na dzień szkoleniowy; b) obiad 35 zł na osobę; c) kolacja 35 zł na osobę; d) nocleg wraz ze śniadaniem (pokój dwuosobowy) 360 zł za 2 osoby; e) nocleg wraz ze śniadaniem (pokój jednoosobowy) 250 zł za 1 osobę. Jednocześnie Zamawiający informuje, że Łączny koszt sali plenarnej oraz sal warsztatowych Spotkania nie może przekroczyć 20% ceny za organizację Spotkania. Obsługa Spotkania nie może przekroczyć 1% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy.