KODEKS ETYKI HANDLOWEJ FIRMY Danone dla pracowników mających kontakt z klientami

Transkrypt

1 KODEKS ETYKI HANDLOWEJ FIRMY Danone dla pracowników mających kontakt z klientami Wprowadzenie Zgodność z wytycznymi Grupy, przepisami prawa i innymi regulacjami Zasady i wytyczne obowiązujące w Grupie Przepisy prawa i inne regulacje Dobre praktyki handlowe i uczciwa postawa wobec klientów Uczciwa postawa wobec klientów Odrzucenie nieodpowiednich praktyk handlowych Zobowiązania i konflikty interesów Adekwatne zobowiązania i wykorzystywanie zasobów lub środków finansowych firmy Danone Zapobieganie konfliktom interesów Wynagrodzenia, specjalne korzyści, prezenty i zaproszenia Prezenty Zaproszenia Ochrona dobrego imienia firmy Danone... 6 Wersja luty 2011 r. - wersja 1.0 Odbiorcy Pracownicy mający kontakt z klientami Współautorzy Dział ryzyka, kontroli i audytu Dział prawny Zatwierdzone przez James Mayer i Laurent Cintrat Historia (to jest pierwsza wersja) Powiązane dokumenty Kodeks Etyki firmy Danone, PCDIS (Konflikt interesów) Łączna liczba stron 6 Języki angielski (język oryginału), polski (tłumaczenie) Stopień poufności Poziom 2 wyłącznie do użytku wewnętrznego Kodeks Etyki biznesowej wersja 1.0 luty 2011 r. Strona 1 z 6

2 Wprowadzenie Niniejszy Kodeks Etyki Handlowej jest wyrazem znaczenia, jakie przywiązuje firma DANONE do kilku wiążących zasad regulujących stosunki pomiędzy pracownikami mającymi kontakt z klientem w działach sprzedaży, marketingu lub łańcucha dostaw (dalej zwanych pracownikami ) firmy DANONE i jej spółek zależnych (dalej zwanych Grupą", a w odniesieniu do poszczególnych spółek zależnych Grupy CBU ) oraz ich klientami (w tym hurtownikami, pośrednikami, dystrybutorami i sprzedawcami detalicznymi). Te podstawowe zasady należy bezwzględnie stosować w Grupie oraz w każdej spółce, w której Grupa posiada udział większościowy. Jednakże w miarę konieczności każda CBU może je uzupełnić zgodnie z lokalnymi wymogami. Niniejszy dokument formalizuje zasady, które wiążą każdego pracownika, nie stanowi jednak dokumentu wyczerpującego całość zagadnienia. Dokument ten uzupełnia wszystkie wewnętrzne dokumenty stosowane w Grupie, takie jak Kodeks Etyki firmy Danone (wersja z 2009 r.), Oświadczenie o potencjalnym konflikcie interesów oraz inne dodatkowe dokumenty przeznaczone do użytku wewnętrznego, ale ich nie zastępuje. 1. Zgodność z wytycznymi Grupy, przepisami prawa i innymi regulacjami 1.1. Zasady i wytyczne obowiązujące w Grupie Każdy pracownik zobowiązany jest do przestrzegania wszystkich zasad obowiązujących w Grupie, a w szczególności Kodeksu Etyki DANONE dostępnego w formie broszury oraz w formie elektronicznej w bazie Lotus Notes HR dla każdego. Grupa oczekuje od swoich pracowników uczciwego, odpowiedzialnego i profesjonalnego zachowania w celu zapewnienia w szczególności: - zadowolenia klientów - uczciwych relacji z dostawcami i klientami - uczciwej postawy w relacjach z osobami trzecimi - bezpieczeństwa działalności Grupy i każdej z jej spółek zależnych - działań motywowanych pragnieniem doprowadzenia do zrównoważonego rozwoju firmy Danone Przepisy prawa i inne regulacje Pracownicy zobowiązują się do utrzymywania relacji z klientami w sposób zgodny z przepisami prawa i innymi regulacjami obowiązującymi w kraju, w którym dana działalność jest prowadzona, przy wsparciu działu prawnego Grupy oraz/lub prawnika odpowiedniego CBU. W szczególności pracownicy są zobowiązani do dołożenia wszelkich starań w celu przestrzegania krajowych i europejskich zasad prawa konkurencji. Celem tych przepisów jest zapewnienie, że siły rynkowe działają w obszarze wolnej konkurencji, z korzyścią dla klientów, i uniemożliwiają spółkom dominującym nadużycie ich pozycji. Prawo konkurencji zabrania: - zawierania jakichkolwiek umów lub uzgadniania praktyk pomiędzy konkurentami lub spółkami działającymi na różnych poziomach łańcucha gospodarczego (jak np. umowy pomiędzy dostawcą a dystrybutorem), których celem lub skutkiem jest wyeliminowanie, ograniczenie lub naruszenie w inny sposób konkurencji na danym rynku, jak na przykład umowa pomiędzy konkurentami, której celem lub skutkiem jest bezpośrednie Kodeks Etyki biznesowej wersja 1.0 luty 2011 r. Strona 2 z 6

3 lub pośrednie ustalenie cen zakupu lub sprzedaży bądź innych warunków handlowych, czy też umowa pomiędzy dostawcą a dystrybutorem dotycząca ceny sprzedaży stosowanej wobec klientów; oraz - nadużywania przez spółkę swojej pozycji dominującej na rynku właściwym, w szczególności poprzez bezpośrednie lub pośrednie narzucanie warunków handlowych lub uniemożliwianie potencjalnym konkurentom wejście na rynek właściwy. W rezultacie pracownikom w szczególności zabrania się stosowania następujących praktyk: - wymiany cenników z konkurentami Grupy (nawet, jeśli cenniki te są powszechnie dostępne) oraz wymiany informacji tj. struktura kosztowa, wielkość sprzedaży i wskaźniki finansowe; oraz - prowadzenia dyskusji lub zawierania umów ograniczających zdolność klienta do określenia własnej ceny sprzedaży. Jednakże możliwe jest sugerowanie maksymalnej ceny sprzedaży lub zalecanej ceny detalicznej, chociaż zawsze należy podkreślać, że klient ma wolny wybór w ustalaniu własnych cen sprzedaży. - w umowach z dystrybutorami nie wolno zawierać postanowień o rabatach w zamian za uzyskanie udziału w rynku.. W celu zapewnienia jawności pracownicy ci zobowiązani są do: - unikania stosowania słownictwa związanego z używaniem siły i pozycji dominującej (np. Praktycznie wyeliminowaliśmy konkurencję ). W zasadzie należy zwrócić się do prawnika Grupy (lub prawnika odpowiedniego CBU) przed publikacją jakichkolwiek wrażliwych informacji; oraz - niszczenia wszelkich niechcianych informacji wrażliwych uzyskanych od konkurentów w celu zapewnienia, że nie dostaną się do obiegu i nie będą wykorzystywane w Grupie, jak również odpisania nadawcy z wyjaśnieniem braku chęci otrzymywania tego rodzaju informacji oraz zapewnieniem, że nie zostaną one użyte w żadnym celu (milczenie może być uznane za uczestniczenie w zakazanych praktykach). Należy wyraźnie wskazywać źródła wszelkich posiadanych informacji (aby nie wywołać nieprawdziwego wrażenia, że pochodzą one od konkurencji). 2. Dobre praktyki handlowe i uczciwa postawa wobec klientów 2.1. Uczciwa postawa wobec klientów Grupa nawiązuje długoterminowe relacje z klientami i promuje stosowanie przez nich zasad opisanych w niniejszym dokumencie. Relacje te powinny opierać się na partnerstwie, wzajemnym szacunku i zaufaniu oraz wypełnianiu zobowiązań wynikających z zawartych umów. Ogólne warunki sprzedaży Celem Grupy powinno być nadanie prawnego charakteru i egzekwowanie ogólnych warunków sprzedaży obowiązujących wszystkich klientów w jednakowy sposób, zgodnie z punktem DANgo (Proces Zarządzaj polityką handlową i negocjuj ). Umowy z klientami W każdym kraju pracownicy zobowiązani są do dołożenia wszelkich starań, aby relacje z klientami były utrzymywane w sposób zgodny z prawem. Podstawą rabatów dla klientów oraz zakupów usług muszą być oficjalne umowy sporządzane na piśmie. Pracownicy zobowiązani są do zasięgania opinii prawnych w tej kwestii. W każdym przypadku należy dokumentować wszystkie płatności i powiązywać je z odpowiednimi usługami. W umowach z klientami nie wolno zamieszczać postanowień odnośnie ustaleń co do dystrybucji, kwestii finansowych i podatkowych, które mogą być sprzeczne z regulacjami lub zasadami obowiązującymi w Grupie. Z zasady umowy należy przekazywać do zatwierdzenia przez ich datą obowiązywania. Muszą być one podpisane przez osoby upoważnione w Grupie pełniące odpowiednie stanowiska. Dlatego też w każdej CBU należy zapewnić, że przynajmniej jeden z jej pracowników dysponuje upoważnieniem do zatwierdzania i podpisywania umów z klientami. Pracownicy powinni dołożyć wszelkich starań, aby postanowienia umów zawieranych z klientami nie naruszały lokalnych wymogów prawnych, zgodnie z punktem SA0003 DANgo (Proces Zarządzaj polityką handlową i negocjuj ). Kodeks Etyki biznesowej wersja 1.0 luty 2011 r. Strona 3 z 6

4 Warunki handlowe Zgodnie ze standardem DANgo (Sub-proces: Define Commercial Strategy ) rabaty dla klientów i zakupy usług muszą mieć na celu osiągnięcie jak najbardziej skutecznego poziomu wzrostu spółek zależnych oraz być stosowane w sposób konsekwentny i słuszny w stosunku do wszystkich klientów (w tym uwzględniając zróżnicowanie klientów, bez stosowania praktyk dyskryminujących, we współpracy z poszczególnymi kontrahentami, uwzględniając globalną strategiczną orientację, perspektywy rozwoju itp.) Odrzucenie nieodpowiednich praktyk handlowych Pracownicy zobowiązują się do: - stosowania WYŁĄCZNIE metod i środków uznanych za nienaganne w utrzymywaniu stosunków biznesowych w ramach prowadzonej działalności; oraz - niestosowania żadnych nieodpowiednich praktyk handlowych, tj. korupcja lub łapówkarstwo. W szczególności pracownikom nie wolno nawiązywać stosunków w imieniu Danone lub CBU z osobą trzecią w innych okolicznościach niż w ramach zwykłej działalności biznesowej (czyli prowadzącej do realizacji celów operacyjnych Grupy lub CBU) oraz regulowanej przez jawne stosunki wynikające z umowy. 3. Zobowiązania i konflikty interesów 3.1. Adekwatne zobowiązania i wykorzystywanie zasobów lub środków finansowych firmy Danone Pracownicy zobowiązują się do niepodejmowania zobowiązań w imieniu firmy Danone, które: - przekraczają zakres obowiązków wyznaczonych im w strukturze firmy i określonych na ich stanowisku; oraz - mogą doprowadzić Grupę lub CBU do sytuacji naruszenia obowiązujących regulacji lub sytuacji, w której Grupa lub CBU są zmuszone do podjęcia obowiązków niewspółmiernych do korzyści uzyskiwanych z relacji z klientami. Pracownikom nie wolno wykorzystywać środków finansowych i innych zasobów Grupy lub CBU w innym celu niż dla prowadzenia działalności i realizacji celów Grupy lub CBU, jak również pracownicy zobowiązani są do ich wykorzystywania zgodnie z następującymi zasadami: - transakcje muszą odpowiadać wartości usług lub dostarczanych towarów; oraz - ceny nie zostały świadomie zafałszowane w odniesieniu do warunków rynkowych lub standardowych praktyk Zapobieganie konfliktom interesów W żadnym przypadku nie wolno doprowadzać do sytuacji, w której osobisty interes pracowników koliduje z procesem współpracy z klientami lub prowadzenia negocjacji. W sytuacji, w której może dojść do powstania konfliktu interesów, tj. sytuacji, w której uprawnienia pracownika, co do podejmowania decyzji lub dokonywania oceny mogą pozostawać pod wpływem interesów wynikających z bezpośrednich (osobistych) lub pośrednich (dotyczących członków rodziny lub sąsiadów pracownika) powiązań z klientem (lub osobą trzecią będącą potencjalnym klientem), pracownik ten powinien niezwłocznie poinformować o tym swojego przełożonego, dział kadr lub odpowiednie CBU. Dokument stosowany w tym celu (Oświadczenie o potencjalnym konflikcie interesów) jest dostępny w dziale kadr oraz w bazie Lotus Notes HR dla każdego.należy go wypełnić i przechowywać, jako informację poufną w aktach pracownika w dziale kadr. Ujawnienie takiego konfliktu jest pierwszym krokiem na drodze ograniczania jego potencjalnych konsekwencji i niekoniecznie zobowiązuje Cię do zakończenia tych relacji. Sytuacje, które mogą wywołać konflikty interesów, i które wymagają od pracownika zgłoszenia przełożonemu, obejmują w szczególności: Kodeks Etyki biznesowej wersja 1.0 luty 2011 r. Strona 4 z 6

5 - posiadanie przez pracowników bezpośrednio (tj. osobiście) lub pośrednio (tj. przez małżonka, członka rodziny lub podmiot prawa) znaczących udziałów finansowych w spółce, która jest jego klientem lub może stać się jego potencjalnym klientem; lub - wykonywanie przez pracowników (bezpośrednio lub pośrednio) funkcji administratora, kierownika, dyrektora lub konsultanta w spółce, która jest jego klientem lub może stać się jego potencjalnym klientem. 4. Wynagrodzenia, specjalne korzyści, prezenty i zaproszenia W żadnym wypadku pracownikom nie wolno dokonywać kompromitujących lub korupcyjnych czynności. W rezultacie nie wolno im żądać ani przyjmować (zarówno dla siebie, jak i dla swoich małżonków, członków rodziny lub bliskich krewnych) jakichkolwiek wynagrodzeń, specjalnych korzyści, prezentów lub zaproszeń, które mogą spowodować naruszenie przez nich postanowień zawartych w tym punkcie Wynagrodzenia i specjalne korzyści Pracownikom nie wolno: - przyjmować wynagrodzeń w jakiejkolwiek formie (rabatów, prowizji lub innego rodzaju zapłaty) w zamian za osobistą korzyść uzyskaną od klienta lub osoby trzeciej, która zamierza nawiązać stosunki biznesowe z Grupą lub CBU; - uzyskiwać korzyści lub sprawiać, że inna osoba uzyska korzyści ze świadczeń oferowanych przez klientów w formie rabatów, bonusów lub korzyści innego rodzaju podczas sprzedaży dóbr i usług w imieniu Grupy lub CBU; oraz - przyjmować osobistych pożyczek lub przedpłat od klientów, innych niż te uzgodnione z instytucjami kredytowymi na warunkach rynkowych Prezenty Oferowanie prezentów W żadnym wypadku prezenty oferowane przez pracowników firmy Danone nie mogą sprawiać, że klient stanie się zobowiązany wobec darczyńcy. Dlatego też pracownicy mogą oferować wyłącznie: - prezenty o umiarkowanej wartości, które należy uznawać za zwykły wyraz grzeczności - lub prezenty, które są w pełni zgodne z lokalnymi zwyczajami i są uznawane za akceptowalne przez klienta. W każdej sytuacji prezenty te nie mogą zobowiązywać klienta do jakiegokolwiek świadczenia wzajemnego. Otrzymywanie prezentów Podobnie prezenty ofiarowywane przez klientów pracownikom muszą być niewielkie i o umiarkowanej wartości. Nie mogą sprawiać, że pracownicy będą zobowiązani do jakiegokolwiek świadczenia względem klienta. W szczególnych przypadkach i w sytuacji braku świadomości, co do możliwości przyjęcia prezentu pracownicy zobowiązani są do skontaktowania się z przełożonym, działem kadr lub prawnikiem odpowiedniego CBU Zaproszenia Zaproszenia dla klientów Posiłki spożywane w celach biznesowych mają za zadanie wzmocnienie relacji. Można wystosowywać zaproszenia w ramach zwykłej działalności biznesowej, jeżeli nie są kosztowne, a spotkania odbywają się z rozsądną częstotliwością. Odpowiednie CBU może wprowadzić bardziej szczegółowe rozwiązania w tym zakresie. Zaproszenia na wydarzenia kulturalne lub sportowe bądź przyjęcia można wystosowywać, jeśli są związane z działaniami publicznymi lub prowadzonymi w ramach public relations i są otwarte dla szerszej publiczności. Zaproszenie powinno być z korzyścią dla Grupy lub CBU raczej niż dla uczestnika. Kodeks Etyki biznesowej wersja 1.0 luty 2011 r. Strona 5 z 6

6 Zaproszenia od klientów W tym zakresie zaproszenia otrzymywane od klientów powinno się akceptować wyłącznie, jeśli nie są sprzeczne z zasadami zawartymi w punkcie 4.3. W szczególnych przypadkach i w sytuacji braku świadomości, co do możliwości przyjęcia zaproszenia pracownicy zobowiązani są do skontaktowania się z przełożonym, działem kadr lub prawnikiem odpowiedniego CBU. 5. Ochrona dobrego imienia firmy Danone Pracownicy reprezentują Grupę w stosunkach z osobami trzecimi i muszą być świadomi, że ich zachowanie i słowa odzwierciedlają wizerunek CBU oraz Grupy. Podczas kontaktów z klientami pracownicy muszą powstrzymać się od wszelkich działań uwłaczających dobremu imieniu Grupy lub CBU bądź konkurencji. Ponadto pracownicy zobowiązują się do utrzymywania stosunków z klientami w atmosferze uprzejmości w każdych okolicznościach, w tym również w sytuacji, gdy Grupa lub CBU ma zastrzeżenia, co do zachowania klientów lub świadczonych przez nich usług. Powiązane dokumenty: Kodeks Etyki w wersji oryginalnej umieszczony na intranetowej stronie Kontroli Wewnętrznej IC Quickplace: w wersji polskiej dostępny.. Oświadczenie o potencjalnym konflikcie interesów w wersji oryginalnej umieszczony j/w W wersji polskiej dostępny. Memorandum o konkurencji (Competition law memo) tylko w wersji oryginalnej umieszczony j/w Kodeks Etyki biznesowej wersja 1.0 luty 2011 r. Strona 6 z 6