Kodeks etyki zakupów GRUPY DANONE

Transkrypt

1 Poufne Strona 1 z 9 Kodeks etyki zakupów GRUPY DANONE 1. Wstęp 2. Przestrzeganie zasad GRUPY DANONE 3. Przestrzeganie prawa ustawowego i administracyjnego 4. Uczciwe traktowanie dostawców 5. Zobowiązania podejmowane w imieniu Grupy DANONE i spółek kontrolowanych 6. Konflikt interesu 7. Odrzucenie nieprawidłowych praktyk handlowych 8. Korzyści pieniężne i specjalne, prezenty i zaproszenia 9. Ochrona wizerunku Grupy DANONE i jej spółek kontrolowanych 10. Załączniki A. Podstawowe zasady społeczne Grupy DANONE B. Wytyczne Grupy DANONE w zakresie zrównoważonych zakupów

2 Poufne Strona 2 z 9 1. Wstęp Niniejszy Kodeks etyki zakupów odzwierciedla pragnienie GRUPY DANONE sformalizowania zasad rządzących relacjami między nabywcami a dostawcami. Zasadami tymi są: dyscyplina, przejrzystość oraz przestrzeganie przepisów ustawowych i administracyjnych. Ich fundamentem są wartości GRUPY DANONE i duch tzw. stylu Danone. Kodeks etyki znajduje również zastosowanie do wszystkich pracowników GRUPY DANONE, którzy uczestniczą w procesach zakupowych. Poprzez zakupy należy rozumieć wszelkie zamówienia, także podlegające ewentualnym wezwaniom do składania ofert i procedurze wyboru dostawcy. Niniejszy dokument został uzupełniony o wszystkie pozostałe dokumenty dystrybuowane przez GRUPĘ DANONE, takie jak Zasady prowadzenia działalności gospodarczej, Podstawowe zasady społeczne, Ogólne warunki zakupu i inne dokumenty przeznaczone do użytku wewnętrznego. 2. Przestrzeganie zasad GRUPY DANONE Każdy pracownik powinien przestrzegać wszystkich zasad i reguł postępowania obowiązujących w Grupie DANONE, a w szczególności Polityki prowadzenia działalności gospodarczej Grupy DANONE. Grupa DANONE od swoich pracowników oczekuje uczciwego i odpowiedzialnego zachowania oraz w pełni profesjonalnej postawy, zapewniającej w szczególności: - zadowolenie klientów - uczciwe relacje z dostawcami i klientami - zakaz jakichkolwiek praktyk dyskryminacyjnych w stosunku do osób trzecich - bezpieczeństwo i przejrzystość operacji gospodarczych spółki - prowadzenie operacji gospodarczych w sposób prowadzący do utrzymania trwałości i rozwoju firmy jako całości (spółki kontrolowane i Grupa). 3. Przestrzeganie prawa ustawowego i administracyjnego Pracownik wyraża zgodę na utrzymywanie relacji z dostawcami z zachowaniem zgodności z przepisami prawa obowiązującymi w kraju, w którym relacja taka występuje, z pomocą i wsparciem ze strony Działu Prawnego lub odnośnej spółki kontrolowanej. Pracownik powinien upewnić się czy dostawca, zgodnie z wytycznymi Grupy DANONE w zakresie zrównoważonych zakupów: - przestrzega podstawowe zasady społeczne Grupy DANONE, - stosuje się do krajowych przepisów z zakresu ochrony środowiska, - stosuje krajowe i europejskie przepisy o konkurencji, w szczególności w zakresie wykorzystywania uzależnienia ekonomicznego i umów cenowych. 4. Uczciwe traktowanie dostawców Grupa DANONE i spółki przez nią kontrolowane rozwijają relacje ze swoimi dostawcami w ramach układu partnerskiego, opartego na wzajemnym zaufaniu i poszanowaniu, z przestrzeganiem zobowiązań zapisanych w kontrakcie. Strategia zakupów, jaką przyjęła Grupa DANONE i spółki przez nią kontrolowane, ukierunkowana jest długotrwałe tworzenie wartości dodanej. W tych ramach, istotnym etapem jest konkurencyjność ofert: wybór dostawcy opiera się na obiektywnych kryteriach. W tym duchu odpowiedzialne postępowanie nabywcy polega na zagwarantowaniu przejrzystości wezwania spółki do składania ofert i uczciwego traktowania wszystkich dostawców, a w szczególności: - przekazywaniu tych samych informacji i instrukcji wszystkim dostawcom składającym oferty w ramach danego wezwania;

3 Poufne Strona 3 z 9 - zagwarantowaniu jednakowego traktowania wszystkich konkurujących dostawców w czasie trwania całej procedury; - wybieraniu dostawców w oparciu o jasno sprecyzowane i obiektywne kryteria. Po złożeniu zamówienia i zrealizowaniu danej usługi zakupowej odpowiadający za zakup pracownik powinien sprawdzić, czy świadczenie dostawcy zostało zrealizowane zgodnie z obiektywnymi kryteriami, które zostały ustalone jeszcze przed wezwaniem do składania ofert i sformalizowane w zawartej umowie. 5. Zobowiązania podejmowane w imieniu Grupy DANONE i spółek kontrolowanych Nabywcy, podobnie jak każdemu pracownikowi Grupy DANONE, nie wolno w imieniu spółki podejmować zobowiązań, które : - wychodzą poza zakres kompetencji wynikających z zajmowanego miejsca w hierarchii zakładowej i pełnionego stanowiska; - narażają spółkę na działania sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa, lub stawiają ją w sytuacji, w której podejmuje ona nieproporcjonalnie wysokie zobowiązania w stosunku do spodziewanej korzyści z relacji handlowej z danym dostawcą. W tym celu właściwym rozwiązaniem jest stosowanie we wszystkich przypadkach procedury zatwierdzania umów, którą dystrybuuje Dział Prawny lub odnośnej spółki kontrolowanej, zatrudniającej danego pracownika. Przy tej okazji należy przypomnieć, że niniejszej procedurze podlega każda operacja w wyniku której powstaje roczne zobowiązanie finansowe powyżej EUR kwoty, którą zgodnie z obowiązującymi procedurami należy sprawdzić w departamencie prawnym spółki oraz której czas trwania przekracza 1 rok. Każdy pracownik we własnym zakresie odpowiada za postępowanie zgodne z niniejszą procedurą, oraz o ile dotyczy za postępowanie innych pracowników, którzy są z nim powiązani. Ponadto, w zakresie odpowiedzialności nabywców leży rozpoznanie i przekazanie swoim przełożonym informacji o zagrożeniach jakie podejmowane zobowiązanie generuje w związku z nieprzewidywalnością rynku artykułów masowych. Wszelkie decyzje asekuracyjne muszą być podejmowane w ścisłych ramach zatwierdzonych zasad, zgodnie z zakreśloną polityką asekuracji. Poza tym nie mogą one być przedmiotem działania o charakterze spekulacyjnym. Wszelkie odstępstwa od tych zasad wymagają uzyskania formalnej, pisemnej zgody kierownictwa. 6. Konflikt interesu Osobisty interes pracownika Grupy DANONE w żadnym wypadku nie może wpływać na proces wyboru dostawcy lub sposób prowadzenia negocjacji. W sytuacji prawdopodobnego wystąpienia konfliktu interesu, tzn. w sytuacji, w której na proces podejmowania przez pracownika decyzji lub ocenę przez niego ryzyka może mieć wpływ interes wynikający z bezpośredniego (osobistego) lub pośredniego (dotyczącego członków rodziny lub sąsiadów pracownika) powiązania z dostawcą (lub stroną trzecią, która zamierza zostać dostawcą), zainteresowany pracownik powinien o tym fakcie natychmiast powiadomić swojego bezpośredniego przełożonego lub dział personalny Typowe sytuacje, w których istnieje wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktu interesu i o których dany pracownik powinien poinformować swoich przełożonych, są następujące: - posiadanie przez pracownika bezpośrednio (tzn. osobiście) lub pośrednio (tzn. poprzez współmałżonka lub członka rodziny) istotnych interesów finansowych w firmie, która jest (lub zamierza zostać) dostawcą; - pełnienie przez pracownika (bezpośrednio lub pośrednio) funkcji zarządcy. menedżera, dyrektora lub konsultanta w spółce handlowej lub przemysłowej, która jest (lub zamierza zostać) dostawcą. 7. Odrzucenie nieprawidłowych praktyk handlowych Pracownik wyraża zgodę na : - korzystanie w prowadzeniu relacji handlowych wyłącznie z metod i środków uznanych za absolutnie nieskazitelne; - odrzucanie wszelkich nieprawidłowych praktyk handlowych.

4 Poufne Strona 4 z 9 W szczególności pracownik może wchodzić w imieniu Grupy DANONE lub jej spółek kontrolowanych w relacje handlowe ze stroną trzecią wyłącznie w ramach normalnej działalności operacyjnej (tzn. takiej, która prowadzi do realizacji celów operacyjnych spółki), w oparciu o przejrzyste relacje kontraktowe. Do oceny, czy dana operacja ze stroną trzecią ma normalny charakter, przydatna będzie analiza następujących kryteriów: - rzeczywiste dostawy i usługi - ceny odpowiadające warunkom rynkowym i przyjętej praktyce - przejrzystość transakcji finansowej: płatność musi zostać zrealizowana bezpośrednio i w pełnej wysokości bezpośrednio na wykonawcę, z pominięciem jakichkolwiek pośredników. 8. Korzyści pieniężne i specjalne, prezenty i zaproszenia Żaden pracownik i pod żadnym pozorem nie może podejmować żadnych działań sprzeniewierzających czy korupcyjnych. Dlatego nie wolno mu żądać ani przyjmować (zarówno osobiście, jak poprzez współmałżonka lub członków rodziny) żadnych korzyści pieniężnych, specjalnych, prezentów czy zaproszeń, które by naruszały niżej wyszczególnione zasady : Korzyści pieniężne i specjalne Pracownikom nie wolno: - przyjmować osobiście żadnych korzyści pieniężnych, niezależnie od rodzaju (rabaty, prowizje i inne formy wynagrodzenia pieniężnego) od dostawcy lub strony trzeciej, zamierzającej wejść w relacje handlowe z Grupą DANONE lub spółkami kontrolowanymi przez nią; - przyjmować lub powodować przyjęcie przez inną osobę zaoferowanego przez dostawcę wkładu pieniężnego w postaci rabatu, bonusu lub jakichkolwiek innej korzyści pieniężnej, przy okazji zakupu towarów i usług w imieniu Grupy DANONE lub spółek kontrolowanych przez nią; - przyjmować od jakiejkolwiek osoby lub firmy będącej lub zamierzającej zostać dostawcą, osobiście lub na rzecz współmałżonka lub członka rodziny, jakichkolwiek dóbr materialnych, urządzeń, usług, napraw i modernizacji, nieodpłatnie lub po cenie, która nie jest normalną ceną rynkową; - przyjmować pożyczek i zaliczek od dostawców w postaci innej niż uzgodniona przez instytucję kredytową, na normalnych warunkach rynkowych. Prezenty Przyjmowany prezent w żadnym wypadku nie może zobowiązywać pracownika wobec ofiarodawcy, działającego jako dostawca, lub zamierzającego zostać dostawcą. Z tego powodu pracownik powinien: - przyjmować jedynie niewielkie prezenty, o symbolicznej wartości, które stanowią wyłącznie wyraz grzeczności; - grzecznie ale stanowczo odmawiać przyjęcia jakichkolwiek prezentów, których wartość w oczywisty sposób jest zbyt wysoka, by prezent uznać za wyraz grzeczności, chyba że lokalne obyczaje odmowę przyjęcia prezentu uznają za niegrzeczność. W każdym jednak przypadku przyjęcie prezentu nie może zobowiązywać pracownika do niczego w zamian. W konkretnych przypadkach, w których pracownik nie wie, jak postąpić, powinien się skontaktować ze swoim przełożonym lub działem personalnym. Zaproszenia Spotkania w restauracji służą do zacieśnienia stosunków. Zaproszenia na obiad, w ramach codziennych relacji handlowych można przyjmować, o ile nie są to spotkania zbyt wystawne i odbywają się z rozsądną częstotliwością. Można akceptować zaproszenia od dostawców na imprezy kulturalne, sportowe lub przyjęcia organizowane w ramach działalności reklamowej lub public relations, otwarte dla szerokiej publiczności. Należy jednak odmawiać przyjmowania zaproszeń na imprezy o charakterze osobistym lub zastrzeżone do bardzo ograniczonego grona osób. W razie wątpliwości co do prawidłowego postępowania należy zwrócić się do swojego przełożonego. Podróże informacyjne Uczestniczenie w wizycie w zakładzie przemysłowym, w audycie technicznym u dostawcy lub w organizowanej przez dostawcę podróży informacyjnej jest możliwe tylko jeśli operacje te mają niewątpliwy profesjonalny charakter i bezpośrednio wiążą się z pełnioną przez pracownika funkcją. Niezależnie od powyższego, jeśli dana impreza wiąże się z daleką podróżą lub długotrwałym wyjazdem, pracownik powinien zwrócić się do swojego przełożonego. Kosztów takiej imprezy dostawcy ponosić nie wolno.

5 Poufne Strona 5 z 9 W każdym razie wszelkie zaproszenia powinny zostać zaaprobowane przez kierownictwo, dzięki czemu udział pracownika w danej imprezie nabierze charakteru oficjalnego, a ewentualna odmowa powinna być grzeczna i wskazywać na konieczność zastosowania się do wewnętrznych zasad w spółce. 9. Ochrona wizerunku Grupy DANONE i jej spółek kontrolowanych W relacjach ze stronami trzecimi pracownik reprezentuje Grupę DANONE lub jej spółkę kontrolowaną i powinien mieć świadomość że jego zachowanie i słowa kształtują wizerunek samej spółki jak i całej Grupy DANONE. W tym zakresie pracownik powinien zachować daleko idącą ostrożność, a w szczególności w kontaktach z dostawcami powstrzymywać się od wyrażania wszelkich opinii pomniejszających spółkę w której pracuje lub Grupę DANONE. Ponadto pracownik powinien przyjmować przedstawicieli dostawców z należytą uprzejmością, nawet jeśli Grupa DANONE lub spółka zależna mają uzasadnione zastrzeżenia co do ich produktów lub usług. 10. Załączniki A: Podstawowe zasady społeczne Grupy DANONE B: Wytyczne Grupy DANONE w zakresie zrównoważonych zakupów

6 Poufne Strona 6 z 9 DANONE Podstawowe zasady społeczne 1. PRACA DZIECI Przedsiębiorstwo nie zatrudnia dzieci w wieku poniżej 15 lat. Jeżeli ustawodawstwo danego kraju przewiduje wyższy minimalny wiek zatrudnianej osoby, albo ustanawia obowiązek szkolny do wyższego wieku, wówczas obowiązuje tak określony wiek minimalny osoby. Ograniczenie to nie obejmuje programów edukacyjnych ani szkoleniowych. 2. PRACA PRZYMUSOWA Przedsiębiorstwo nie korzysta z pracowników przymusowych, tzn. osób które świadczą pracę lub usługi pod groźbą lub wbrew własnej woli. 3. DYSKRYMINACJA Uwzględniając wszelkie obowiązujące przepisy przedsiębiorstwo nie prowadzi żadnych praktyk dyskryminacyjnych. Dyskryminacja oznacza wyróżnianie, wykluczenie lub preferowanie osób z naruszeniem równych szans lub równego traktowania. Dyskryminacja dotyczy rasy, koloru skóry, płci, orientacji seksualnej, wyznania, poglądów politycznych, wieku, obywatelstwa, obowiązków względem rodziny oraz innych względów. 4. WOLNOŚĆ STOWARZYSZANIA SIĘ I PRAWO NEGOCJOWANIA UMÓW ZBIOROWYCH O PRACĘ Przedsiębiorstwo uznaje i przestrzega wolności pracowników w zakresie stowarzyszania się i swobodnego wyboru własnych przedstawicieli. Przedsiębiorstwo uznaje także prawo pracowników do negocjowania umów zbiorowych o pracę. Przedsiębiorstwo wyklucza praktyki dyskryminacyjne wobec przedstawicieli pracowniczych. 5. OPIEKA ZDROWOTNA I BEZPIECZEŃSTWO PRACY Przedsiębiorstwo zapewnia bezpieczne miejsce i otoczenie pracy, nie stwarzające zagrożeń dla życia i zdrowia pracowników. Przedsiębiorstwo prowadzi programy działań ukierunkowanych na ograniczenie przyczyn wypadków i polepszenie warunków pracy. Przedsiębiorstwo posiada i utrzymuje zgodnie z obowiązującymi przepisami urządzenia sanitarne, stołówki i pomieszczenia dla załogi. Przedsiębiorstwo zapewnia co najmniej wodę do picia, czyste toalety w odpowiedniej ilości, dostateczną wentylację pomieszczeń, drogi ewakuacyjne, właściwe oświetlenie oraz dostęp do pomocy medycznej. 6. GODZINY PRACY Przedsiębiorstwo przestrzega wszystkie obowiązujące przepisy, które ograniczają liczbę roboczogodzin, w tym również nadgodzin wypracowanych przez pracowników. Oprócz wyjątkowych okoliczności i przez krótkie okresy czasu pracownicy dysponują co najmniej jednym dniem wolnym od pracy w tygodniu. 7. WYNAGRODZENIE Przedsiębiorstwo zapewnia: - wypłaty nie niższe od obowiązującego minimum; - wszyscy pracownicy otrzymują tzw. pasek z wypłaty; - pracownicy otrzymują godziwe wynagrodzenie, uwzględniające warunki w danym kraju; - stawki za nadgodziny w każdym przypadku są wyższe niż za normalne godziny pracy. PODSTAWOWE ZASADY SPOŁECZNE ustanawiają minimalny standard obowiązujący we wszystkich krajach świata, a celem, jaki postawił sobie DANONE jest promowanie ich wdrożenia nie tylko we własnych spółkach zależnych, ale również w spółkach partnerskich i u głównych dostawców. Ambicje Grupy DANONE w zakresie spółek kontrolowanych idą nawet dalej, a swoją politykę socjalną określiła w dokumencie o nazwie Sześć zasad polityki zasobów ludzkich w Grupie DANONE. Opierając się na jednoczesnym zaangażowaniu w sukces gospodarczy i odpowiedzialność społeczną DANONE wierzy, że działalność gospodarcza ściśle wiąże się z ideą postępu społecznego. Fundamentem polityki społecznej

7 Poufne Strona 7 z 9 spółki jest aspirowanie do jak najlepszej pracy opartej na motywacji i rozwoju zawodowym wszystkich jej pracowników. Grupa DANONE od samego początku zaangażowała się w proces negocjacji z pracownikami, ich przedstawicielami i związkami zawodowymi, na szczeblu lokalnym i międzynarodowym. Wymiana doświadczeń w ramach spotkań jakie od r Grupa DANONE prowadzi z Międzynarodowym Związkiem Pracowników Przemysłu Spożywczego (IUF) zaowocowała szeregiem konwencji dotyczących zagadnień socjalnych. Ambitna polityka socjalna tylko wtedy ma wartość, gdy jest skutecznie wprowadzana w życie. Globalny program rozwojowy pod nazwą styl Danone (Danone Way) umożliwia udostępnianie i zaprowadzanie polityki socjalnej w każdej spółce kontrolowanej przez Grupę. Program ten w sposób trwały łączy niezbędny pragmatyzm lokalnego środowiska socjalnego z rzeczywistą ambicją zmaterializowania najważniejszych wartości Grupy DANONE: humanizmu, otwartości, bliskości i entuzjazmu.

8 Poufne Strona 8 z 9 Przedsłowie Podobnie jak coraz większa liczba międzynarodowych spółek Grupa DANONE w swojej działalności coraz większą uwagę zwraca na odpowiedzialny stosunek do zagadnień społecznych, a w szczególności na przestrzeganie w miejscu pracy podstawowych praw człowieka. Grupa DANONE prowadzi odpowiedzialną politykę zakupów, zgodną z przyjętymi przez nią standardami etycznymi i z uwzględnieniem ram obowiązującego prawa. Przestrzeganie fundamentalnych praw pracowniczych, jakość i bezpieczeństwo żywności, polityka prowadzenia działalności oraz uznane standardy ochrony środowiska to kluczowe warunki relacji handlowych z Grupą DANONE. Te najważniejsze zasady Grupa DANONE stosuje wobec wszystkich swoich dostawców, czyli do każdej firmy, która znalazła się w relacji kontraktowej z Grupą DANONE i jej spółkami zależnymi na całym świecie, w tym wykonawców, dostawców surowców i materiałów opakowaniowych, towarów i usług, firm pakujących i partnerów joint-venture. Zasady te opierają się na następujących umowach międzynarodowych: Powszechna deklaracja praw człowieka, konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy, wytyczne OECD dotyczące zasad funkcjonowania korporacji międzynarodowych. Grupa DANONE przyjęła także zobowiązania inicjatywy Global Compact (globalne zacieśnienie) Organizacji Narodów Zjednoczonych, które określają dziesięć najważniejszych zasad dotyczących praw człowieka, praw pracowniczych, ochrony środowiska i walki z korupcją. NASZE ZASADY Swoje relacje z dostawcami Grupa DANONE opiera na doskonaleniu partnerstwa, które wspiera się na pięciu osiach: jakość, poziom usługi, innowacyjność, konkurencyjność kosztowa oraz bezpieczeństwo globalnego biznesu (obejmujące zagadnienia społeczne, ochrony środowiska i prowadzenia działalności gospodarczej). Wszystkich spółkom kontrolowanym Grupy DANONE i ich dostawcom postawiono wymóg wdrożenia w działalności praktycznej zasad wynikających obowiązujących międzynarodowych i lokalnych przepisów prawa i innych regulacji prawnych. Podstawowe zasady społeczne WYTYCZNE ZRÓWNOWAŻONYCH ZAKUPÓW Jako minimum wszyscy dostawcy muszą zapewnić zgodność z podstawowymi zasadami społecznymi, które Grupa DANONE zdefiniowała w oparciu o konwencje ILO. Firmy powinny gwarantować wdrożenie tych zasad we własnych organizacjach oraz promowanie ich u własnych poddostawców, firm pakujących i podwykonawców. Polityka ochrony środowiska zakres odpowiedzialności Wszyscy dostawcy powinni wdrożyć przestrzeganie wszelkich lokalnie obowiązujących przepisów z zakresu ochrony środowiska (przy wyborze surowców, źródeł energii, materiałów opakowaniowych i usług).

9 Poufne Strona 9 z 9 O ile dotyczy i stosownie do sytuacji w danym kraju, Grupa DANONE gorąco zachęca dostawców do opracowania własnej zrównoważonej polityki ochrony środowiska, zmierzającej w kierunku ograniczenia ilości odpadów i zminimalizowanie wpływu prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej na środowisko naturalne. Polityka prowadzenia działalności gospodarczej Każda transakcja handlowa z dostawcami opiera się na rzetelności i uczciwości, pod każdym względem, tak w działaniach wewnętrznych jak zewnętrznych. Wszystkie transakcje powinny być zgodne z obowiązującym prawem i opierać się na przejrzystości, ścisłym stosowaniu uznanych praktyk handlowych, zaufaniu i wolności konkurencji. Jakość i bezpieczeństwo żywności Nieustanne wysiłki Grupy DANONE w zakresie ciągłej poprawy jakości produktów stanowią podstawę rozwijania długofalowych stosunków partnerskich z dostawcami i podwykonawcami. Grupa DANONE jest w szczególnym stopniu zainteresowana jakością surowców, opakowań oraz usług świadczonych przez jej dostawców i podwykonawców. Oczekiwania wobec dostawców Aby upewnić się co do zgodności dostawców w zakresie tych wymogów, Grupa DANONE może prowadzić działania oceniające i kontrolne, w tym również inspekcje w terenie. Od dostawców wymaga się promowania zasad niniejszej Karty u własnych poddostawców i podwykonawców. W przypadku uzyskania informacji przez Grupę DANONE o przypadku niezgodności lub niedotrzymania wymogów określonych w niniejszych Wytycznych zrównoważonych zakupów, niezgodności te należy starannie przeanalizować i w ramach dyskusji przez wszystkie zainteresowane strony uzgodnić, a następnie wdrożyć właściwe działania korygujące. W przypadku definitywnej odmowy zrealizowania planu działań, Grupa DANONE zastrzega sobie prawo do zrezygnowania ze współpracy z takim dostawcą.