Z A R Z Ą D Z E N I E NR 29/01/2014 Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 16 stycznia 2014 r.

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E NR 29/01/2014 Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie dokumentacji, przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji. Na podstawie art. 4 ust. 1, 3 pkt 3, ust. 5, art. 10, art.26, art. 27, art. 28 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu (z natury) składników majątku i źródeł ich pochodzenia (aktywów, pasywów, składników objętych tylko ewidencją ilościową, składników obcych), a następnie: 1) weryfikacja ksiąg rachunkowych i doprowadzenie ich danych do zgodności ze stanem faktycznym wynikającym ze spisu z natury, 2) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i rozliczeń osób odpowiedzialnych za powierzony im majątek, 3) dokonanie oceny stanu zabezpieczenia mienia przed niszczeniem, kradzieżą z włamaniem, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi, 4) dokonanie oceny gospodarczej przydatności posiadanych składników majątkowych pod względem ilości i jakości, 5) podjęcie działań skierowanych na zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem Gminy Miejskiej Starogard Gdański, zwłaszcza: a) gromadzeniu zapasów zbędnych, nadmiernych i niepełnowartościowych (uszkodzonych, zepsutych, przeterminowanych, itp.), b) powstawaniu różnic inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza niedoborów i szkód. 1. Inwentaryzację, czyli ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz innych składników dokonuje się w drodze: 2 1) spisu z natury, 2) uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami Gminy Miejskiej Starogard Gdański, 3) porównania i ustalenia stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosowanych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych. 2. W drodze spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów: 1) aktywów pieniężnych ( z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych ), 2) akcji, obligacji, czeków, weksli, bonów i innych papierów wartościowych oraz druków ścisłego zarachowania, 1

2 3) środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji, w zapasie, z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi (eksploatowanych za granicą, zainstalowanych pod ziemią, itp.), o których mowa w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie sposobu gospodarowania środkami rzeczowymi, 4) maszyn i urządzeń stanowiących elementy inwestycji rozpoczętych, 5) pozostałych środków trwałych, objętych ewidencją ilościowo-wartościową, o których mowa w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie sposobu gospodarowania środkami rzeczowymi, 6) pozostałych środków trwałych, objętych ewidencją ilościową, o której mowa w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie sposobu gospodarowania środkami rzeczowymi, 7) niezużytych materiałów i towarów odpisywanych w koszty w momencie zakupu (na przykład paliwo w samochodach Urzędu Miasta Starogard Gdański, środki czystości, materiały biurowe, upominki, artykuły promocyjne, materiały konsumpcyjne), 8) składników aktywów będących własnością innych jednostek ( powiadamiając te jednostki o wynikach spisu ). 3. Spisu z natury dokonują zespoły spisowe pod nadzorem komisji inwentaryzacyjnej. 4. Uzgadnianie stanów składników majątkowych (aktywów), źródeł ich pochodzenia (pasywów) oraz pozostałych sald, w formie uzyskania od banków i kontrahentów (dostawców, odbiorców) potwierdzeń poprawności wykazanych w księgach rachunkowych danych na określony dzień, odnosi się do: 1) środków pieniężnych wyrażonych w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokat pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych, jak również stanów kredytów i pożyczek zaciągniętych w bankach, 2) należności oraz pożyczek, z wyłączeniem należności publicznoprawnych, należności od pracowników oraz należności spornych i wątpliwych, 3) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych oraz innych znajdujących się poza Gminą Miejską Starogard Gdański, 5. W drodze porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald (stanów) wynikających z ewidencji księgowej inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa: 1) grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe, 2) wartości niematerialne i prawne, 3) udziały w obcych jednostkach, 4) należności sporne i wątpliwe, 5) należności o charakterze publicznoprawnym, 6) należności od pracowników, 7) rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, 8) kapitały i fundusze, 9) rezerwy i przychody przyszłych okresów, 10) inwestycje rozpoczęte, z wyjątkiem stanowiących ich element maszyn i urządzeń, 11) inwestycje w obcych środkach trwałych, 12) fundusze specjalne, 13) należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, 14) wszystkie inne nie wymienione aktywa i pasywa ( w tym zobowiązania). 2

3 6. Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją oraz weryfikacji podlegają również stany aktywów i pasywów, których nie udało się zinwentaryzować lub gdy w danym roku nie przypadał termin przeprowadzenia inwentaryzacji za pomocą spisu z natury (np. w stosunku do środków trwałych inwentaryzowanych co 2 lub 4 lata albo, gdy kontrahent będący dłużnikiem nie reaguje na wielokrotne propozycje uzgodnienia sald, co może oznaczać, że wierzytelność taka jest wątpliwa lub sporna). 7. Uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami oraz porównania z właściwą dokumentacją i weryfikacji stanów wynikających z ewidencji księgowej dokonują pracownicy Wydziału Podatków i Ewidencji Dochodów w zakresie podatków i pracownicy Wydziału Finansowego w pozostałym zakresie, prowadzący ewidencję księgową poszczególnych rachunków bankowych. 8. Weryfikację pozostałych środków trwałych objętych ewidencją ilościową dokonują pracownicy Wydziału Organizacyjnego. 1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona: 1) w formie: a) okresowej (np. rocznej, wymóg ustawy o rachunkowości), b) doraźnej (okolicznościowej), na ogół w drodze spisu z natury, 2) metodą: a) pełną, b) ciągłą, c) uproszczoną Inwentaryzacja okresowa pełna to roczna inwentaryzacja aktywów i pasywów stanowiąca spełnienie wymogu ustawy o rachunkowości, polega na ustaleniu rzeczywistego stanu na określony dzień wszystkich aktywów i pasywów. 3. Inwentaryzacja doraźna (okolicznościowa) przeprowadzana jest w przypadku zaistnienia określonych okoliczności, głównie w drodze spisu z natury. Okolicznościami wymagającymi dokonania tego typu inwentaryzacji mogą być: 1) wypadki losowe (pożar, powódź, zalanie, kradzież z włamaniem itp.), 2) potrzeba kontroli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych (spis z natury przeprowadzony w terminie niezapowiedzianym), 3) zmiana osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im składniki majątkowe, 4. W przypadku zmiany Prezydenta Miasta Starogard Gdański wszystkie składniki majątkowe, za które Prezydent Miasta jest osobą materialnie odpowiedzialną ( zgodnie z aktualnym zarządzeniem Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie odpowiedzialności pracowników Urzędu Miasta Starogard Gdański za stan wyposażenia w składniki majątkowe pomieszczeń Urzędu), inwentaryzuje się według faktycznego stanu księgowego i przekazuje nowemu Prezydentowi Miasta protokołem zdawczoodbiorczym na dzień zaprzysiężenia. 3

4 5. Inwentaryzację ciągłą można przeprowadzić pod warunkiem zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości i w niniejszym zarządzeniu, objęcia inwentaryzacją składników danego rodzaju. 6. Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Uproszczenia powyższe mogą dotyczyć: 1) należności od kontrahentów nieprowadzących ksiąg rachunkowych, 2) należności i zobowiązań objętych powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym. 7. Inwentaryzację przeprowadzić należy według stanu na dzień kończący miesiąc. 1. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach: 4 1) 31 grudnia każdego roku obrotowego - spis z natury (lub potwierdzenie stanów przez bank) środków pieniężnych, papierów wartościowych, druków ścisłego zarachowania, o których mowa w 2 ust. 2, pkt 1 i 2 niniejszego zarządzenia, 2) 31 grudnia każdego roku obrotowego - spis z natury niezużytych materiałów (biurowych, środków czystości, paliwa, upominków, artykułów promocyjnych) zaliczonych w koszty w momencie zakupu, o których mowa w 2 ust. 2, pkt 7, niniejszego zarządzenia, 3) raz na cztery lata spis z natury środków trwałych (z wyjątkiem gruntów oraz składników trudno dostępnych oglądowi), a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład inwestycji rozpoczętych w przypadku, kiedy składniki te znajdują się na terenie strzeżonym, o których mowa w 2 ust. 2, pkt 3 i pkt 4 niniejszego zarządzenia, 4) w okresie od 1 października każdego roku obrotowego do 15 stycznia następnego roku obrotowego spis z natury raz na dwa lata: a) pozostałych środków trwałych, o których mowa w 2, ust. 2, pkt 5 niniejszego zarządzenia (ewidencja ilościowo-wartościowa), b)pozostałych środków trwałych, o których mowa w 2, ust. 2, pkt 6 niniejszego zarządzenia (ewidencja ilościowa), 5) w okresie od 1 października każdego roku obrotowego do 15 stycznia następnego roku obrotowego: a) składników aktywów będących własnością innych jednostek, o których mowa w 2, ust. 2, pkt 8 niniejszego zarządzenia, b) kredytów i pożyczek zaciągniętych w bankach, o których mowa w 2, ust. 4, pkt 1 niniejszego zarządzenia, c) należności oraz pożyczek, o których mowa w 2, ust. 4, pkt 2 niniejszego zarządzenia, d) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych, o których mowa w 2, ust. 4, pkt 3 niniejszego zarządzenia, 4

5 6) na dzień 31 grudnia każdego roku obrotowego przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych - metodą weryfikacji - pozostałych składników aktywów i pasywów, o których mowa w 2, ust. 5 niniejszego zarządzenia. 2. Stan składników określonych w ust. 1 pkt 4 ustalony w drodze inwentaryzacji podlega wycenie i porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej w Wydziale Finansowym z dnia na jaki przypada data spisu ( oprócz składników objętych ewidencją ilościową, które podlegają porównaniu tylko z ewidencją ilościową w Wydziale Organizacyjnym). 3. Inwentaryzację dokonuje się na oddzielnych arkuszach spisu, uwzględniając podział składników majątkowych tak, jak w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie sposobu gospodarowania środkami rzeczowymi: 1) środki trwałe, 2) pozostałe środki trwałe ujęte w ewidencji ilościowo-wartościowej, 3) aktywa pieniężne, 4) papiery wartościowe ( m.in. czeki, weksle, druki ścisłego zarachowania), 5) środki trwałe będące własnością innych jednostek, 6) inne. 4. Rozliczenie ewidencji ilościowej dokonuje się w Wydziale Organizacyjnym przez porównanie ilości spisanych w arkuszach spisu do ilości zaewidencjonowanej w księgach ilościowych oraz sporządzenie zestawienia ilościowych różnic inwentaryzacyjnych. 5. Harmonogram inwentaryzacji powinien być ustalony w taki sposób, aby wyniki inwentaryzacji mogły być dostarczone do Wydziału Finansowego z miesięcznym wyprzedzeniem przed terminem bilansu rocznego. 6. Harmonogram inwentaryzacji ustala Prezydent Miasta Starogard Gdański na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez Skarbnika Miasta. 5 Inwentaryzacja obejmuje następujące czynności: 1) powołanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (ustala Prezydent Miasta Starogard Gdański na wniosek Skarbnika Miasta wzór nr 1), 2) opracowanie harmonogramu inwentaryzacji (ustala Prezydent Miasta Starogard Gdański na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wzór nr 10), 3) powołanie pozostałych członków komisji inwentaryzacyjnej (ustala Prezydent Miasta Starogard Gdański na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wzór nr 2), 4) powołanie zespołów spisowych (powołuje Prezydent Miasta Starogard Gdański na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wzór nr 3), 5) sporządzenie wewnętrznego zarządzenia Prezydenta Miasta o przeprowadzeniu inwentaryzacji (wzór nr 4), 6) dokonanie likwidacji składników zniszczonych łącznie ze sporządzeniem dokumentacji dotyczącej zdjęcia z ewidencji wycofanych z użytkowania (komisja kasacyjna na wniosek osób materialnie odpowiedzialnych), 5

6 7) przygotowanie pól spisowych oraz znajdujących w nich składników do inwentaryzacji (uzupełnienie wywieszek identyfikacyjnych - osoby materialnie odpowiedzialne łącznie z pracownikiem Wydziału Organizacyjnego, który jest odpowiedzialny za ewidencję wszystkich składników majątkowych), 8) zapewnienie terminowej ewidencji ilościowo - wartościowej i ilościowej, 9) przedinwentaryzacyjne przeszkolenie członków zespołów spisowych, osób materialnie odpowiedzialnych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, przy udziale Skarbnika Miasta z udziałem członków komisji, pracowników Wydziału Finansowego prowadzących ewidencję inwentaryzowanych aktywów i pasywów. 10) wydanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych (Wydział Finansowy wzór nr 12), 11) zebranie wstępnych i końcowych oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych (wzór nr 5 i 6 - przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej), 12) przeprowadzenie zgodnie z harmonogramem oraz prawidłowo i rzetelnie spisów z natury (zespoły spisowe), 13) przeprowadzenie odpowiedniej kontroli czynności spisywania składników z natury ( komisja inwentaryzacyjna), 14) prawidłowe opracowywanie i ewentualne poprawianie arkuszy spisów z natury (zespoły spisowe), 15) wysyłanie do banków i kontrahentów specyfikacji sald stanów środków pieniężnych oraz rozrachunków (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych oraz należności publicznoprawnych i z pracownikami pracownicy Wydziału Finansowego oraz Wydziału Podatków i Ewidencji Dochodów), 16) dokonanie - w odniesieniu do składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisów z natury lub uzgodnień sald porównania danych ewidencji księgowej z odpowiednią dokumentacją merytoryczną oraz wyjaśnienie i weryfikacja niezgodności (pracownicy Wydziału Finansowego oraz pracownicy merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Starogard Gdański), 17) opracowanie sprawozdania zespołów spisowych dotyczącego przygotowania i przebiegu inwentaryzacji, zabezpieczenia inwentaryzowanych składników i pomieszczeń, ich stanu jakościowego (zespoły spisowe), 18) przekazanie arkuszy spisowych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej (zespoły spisowe), 19) sprawdzenie poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej (komisja inwentaryzacyjna), 20) pisemne zestawienie poprawek na arkuszach spisu, dokonanych przez zespoły spisowe (komisja inwentaryzacyjna - wzór nr 14), 21) przekazanie przez komisję inwentaryzacyjną arkuszy spisu dotyczących inwentaryzacji składników majątkowych objętych ewidencją ilościowo-wartościową do Skarbnika Miasta, 22) ustalenie różnic inwentaryzacyjnych - dla składników majątku zaewidencjonowanych ilościowo (pracownik Wydziału Organizacyjnego), 23) przekazanie przez komisję inwentaryzacyjną arkuszy spisu dotyczących inwentaryzacji składników majątkowych objętych ewidencją ilościową do Sekretarza Miasta, 24) rozliczenie się z pobranych arkuszy z Wydziałem Finansowym (wzór nr 12,13), 25) wycena inwentaryzowanych składników oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych- dla składników majątku zaewidencjonowanych ilościowo-wartościowo (pracownik Wydziału Finansowego), 26) wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz innych okoliczności przez komisję inwentaryzacyjną z osobami materialnie odpowiedzialnymi, 6

7 27) przeprowadzenie ewentualnie inwentaryzacji uzupełniającej przez zespoły spisowe, komisję inwentaryzacyjną, 28) analiza, weryfikacja i wyjaśnienie przyczyn powstania różnic ilościowych i wartościowych (przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej), 29) opracowanie i przedstawienie Prezydentowi Miasta Starogard Gdański propozycji sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, dokonuje tego komisja inwentaryzacyjna, po zaopiniowaniu przez radcę prawnego, 30) podjecie decyzji przez Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych (co do różnic ilościowo-wartościowych i ilościowych), 31) wycena różnic inwentaryzacyjnych objętych ewidencją ilościową, 32) ujęcie w księgach różnic inwentaryzacyjnych zgodnie z powyższą decyzją w roku, na który przypadał termin inwentaryzacji, 33) sporządzenie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wniosków na przyszłość związanych z doskonaleniem kierowania jednostką, poprawą gospodarności, doborem właściwych osób na stanowiska związane z odpowiedzialnością materialną Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, spośród pracowników Urzędu Miasta, powołuje Prezydent Miasta Starogard Gdański na wniosek Skarbnika Miasta. Nie może nim być Skarbnik Miasta ani osoba z podległego mu personelu. 2. Pozostałych członków komisji powołuje Prezydent Miasta Starogard Gdański na wniosek jej przewodniczącego. Komisja łącznie z przewodniczącym może liczyć nie mniej niż trzy osoby. 3. Zespoły spisowe w składzie co najmniej dwóch osób na każde pole spisowe powołuje, Prezydent Miasta Starogard Gdański na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. 4. W skład zespołów spisowych nie mogą wchodzić pracownicy odpowiedzialni materialnie w danym polu spisowym. 5. Inwentaryzacji składników inwentaryzowanych w drodze uzgadniania sald z bankami i kontrahentami oraz porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacji dokonują odpowiedni pracownicy z Wydziału Finansowego i Wydziału Podatków i Ewidencji Dochodów. 6. Kontrolę czynności przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji sprawuje przewodniczący i członkowie komisji inwentaryzacyjnej. 7. W czasie kontroli spisu rzeczowych składników majątku kontrolujący wnoszą odpowiednie adnotacje w stosownych pozycjach arkuszy spisowych i opatrują je datą i podpisami 7

8 7 1. Przed rozpoczęciem spisu z natury zespół spisowy pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, a także o uzgodnieniu tej ewidencji z Wydziałem Finansowym. 2. Inwentaryzowane składniki majątkowe powinny być ujęte w arkuszach spisowych, od momentu uwzględnienia ich w stosownej ewidencji i pobrania przez zespoły spisowe jako druki objęte ilościową kontrolą zużycia. 3. Ponumerowanie i oznaczenie arkuszy w sposób uniemożliwiający podmianę (np. przez złożenie podpisu) powinno być dokonane przed wydaniem ich zespołom spisowym za pokwitowaniem w stosownej ewidencji. Za zorganizowanie przygotowania, wydania i stosownego rozliczenia tych arkuszy za pomocą odpowiedniego formularza odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. 4. Arkusze spisu z natury generowane z programu STOCK stają się drukami ścisłego zarachowania w momencie nadania numeru druku ścisłego zarachowania przez osoby do tego uprawnione. Numery powinny być nadawane każdego dnia po wygenerowaniu arkusza spisu z natury. 5. Arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej: 1) pieczęć Urzędu Miasta Starogard Gdański, 2) określenie pola spisowego, 3) numer arkusza i oznaczenie uniemożliwiające zamianę, 4) termin oraz rodzaj inwentaryzacji, 5) datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spisu na każdym arkuszu, 6) nazwę spisywanego składnika oraz symbole pozwalające na jego identyfikację, 7) jednostkę miary inwentaryzowanej pozycji składnika, 8) ilość stwierdzoną w czasie spisu, 9) imiona, nazwiska i podpisy osób dokonujących spisu i uczestniczących w nim, 10) imiona, nazwiska i podpisy osób odpowiedzialnych materialnie. 6. Dane w arkuszach spisu wpisuje się w sposób trwały, a materiały pomocnicze powstałe w czasie spisu, a także oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych, stanowią dowody księgowe. 7. Błędy w arkuszach spisowych mogą być korygowane wyłącznie przez skreślenie, w sposób umożliwiający odczytanie błędnego zapisu i wpisanie zapisu poprawnego. Poprawka taka powinna być opatrzona datą oraz podpisami osób materialnie odpowiedzialnych i przewodniczącego zespołu spisowego. Nie można poprawiać części wyrazu lub pojedynczych cyfr w liczbach. 8. Ustalenie rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników dokonuje się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, należy zapewnić możliwość uczestniczenia zarówno osobie przekazującej, jak i przyjmującej składniki oraz odpowiedzialność za nie. 8

9 9. Jeżeli w spisie nie mogą uczestniczyć osoby odpowiedzialne materialnie, upoważniają do tego swoich przedstawicieli. 10. W przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie ( np. zgon), a najbliższe jej osoby ( np. z rodziny) nie wyznaczyły innej osoby, wówczas zespół spisowy musi być co najmniej trzyosobowy. 11. Przy inwentaryzacji składników majątku przy stanie zerowym należy również wypełnić arkusz spisowy przy czym w rubryce ilość należy wpisać Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy, należy umieścić klauzulę: Spis zakończono na pozycji nr..., str nr Na arkuszach spisowych generowanych z programu STOCK klauzulę: Spis zakończono na pozycji nr..., str nr... zastępuje automatycznie podliczona ilość pozycji W ramach przygotowań do inwentaryzacji należy doprowadzić, aby działalność Urzędu Miasta nie była zakłócona, oraz nie powinno być żadnych ruchów składników majątku w czasie spisu. O ile zdarzy się, że ma miejsce niezbędny ruch składników majątkowych, należy wnieść stosowne adnotacje we właściwych pozycjach spisu. 2. Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości, które wpisuje w czasie wyceny odpowiedni pracownik Wydziału Finansowego( za wyjątkiem arkuszy spisowych generowanych z programu STOCK, które zawierają automatyczną wycenę). 3. Arkusze spisowe sporządza się w dwóch a w razie spisów zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach, z których kopie otrzymują osoby materialnie odpowiedzialne, a oryginał księgowość. W przypadku inwentaryzacji ilościowej kopie otrzymują osoby materialnie odpowiedzialne, a oryginał Wydział Organizacyjny. 4. W arkuszach spisowych należy posługiwać się nazwami stosowanymi w księgach inwentarzowych, gdyż upraszcza to i ułatwia ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. Na oddzielnych arkuszach inwentaryzuje się składniki, o ile wystąpią niepełnowartościowe i uszkodzone (nadające się do kasacji). 5. Inwentaryzacja czeków, weksli, akcji, obligacji, bonów, innych papierów wartościowych, waluty obcej i druków ścisłego zarachowania podlega ujęciu w protokole inwentaryzacji (wzór nr 7). 6. Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe opracowują i składają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie (wzór nr 8), zawierające informacje o : 1) przebiegu spisu, 2) zabezpieczeniu pomieszczeń i inwentaryzowanych składników, 3) przygotowaniu pól spisowych do inwentaryzacji, 9

10 4) ruchu składników w czasie inwentaryzacji, 5) arkuszach spisowych z naniesionym rzeczywistym stanem składników, 6) rozliczeniu z pobranych arkuszy spisowych, 7) oświadczeniach wstępnych i końcowych osób odpowiedzialnych materialnie. 1. Salda środków pieniężnych na rachunkach bankowych uzgadniane są na bieżąco, na podstawie wyciągów bankowych (przeprowadzają na bieżąco pracownicy Wydziału Finansowego oraz Wydziału Podatków i Ewidencji Dochodów prowadzący urządzenia księgowe). Na koniec każdego roku banki przysyłają potwierdzenia sald Ewidencyjne stany wszelkich należności (z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, należności publicznoprawnych oraz z pracownikami), pracownicy Wydziału Finansowego i Wydziału Podatków i Ewidencji Dochodów uzgadniają w drodze wysłania wierzycielom specyfikacji sald. 3. Obowiązek uzgodnienia z kontrahentami stanu należności nie dotyczy: 1) sald zerowych, 2) należności skierowanych do dnia sporządzenia na drogę postępowania sądowego (należności te potwierdza radca prawny podając numer sprawy), 3) sald należności z osobami fizycznymi oraz jednostkami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych. Za stan faktyczny tych sald uważa się stan wynikający z ksiąg rachunkowych. 4. Salda należności niepotwierdzone przez kontrahentów podlegają weryfikacji przez porównanie stanów ewidencyjnych z dokumentami. 5. Aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji w drodze spisów z natury lub uzgodnienia sald (a także te, które podlegają inwentaryzacji tymi metodami, lecz niezależnie od Urzędu Miasta nie zostały zinwentaryzowane za ich pomocą), należy zinwentaryzować przez porównanie odpowiednich dokumentów ze stanami ksiąg rachunkowych metodą weryfikacji. 6. Weryfikację stanów ewidencyjnych w porównaniu z dokumentami przeprowadzają pracownicy prowadzący podlegające weryfikacji konta syntetyczne i pomocnicze zgodnie z zakresem czynności przy udziale naczelników i kierowników komórek merytorycznych, bądź wskazanych przez nie osób. Rezultaty weryfikacji sald powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie poprzez dokonanie adnotacji i podpisu w protokołach weryfikacji przez osoby dokonujące tego porównania ( Wydział Finansowy ewidencja syntetyczna, Wydział merytoryczny ewidencja szczegółowa). 7. Poszczególne aktywa i pasywa inwentaryzuje się w sposób następujący: 1) wartości niematerialne i prawne - przez sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami ( wzór nr 16), 2) grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe poprzez weryfikację ( wzór nr 15), 3) środki pieniężne w drodze - przez stwierdzenie ich wpływu w okresie późniejszym lub prawidłowości dowodu źródłowego, 10

11 4) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - przez sprawdzenie, czy saldo wynika z niewypłaconych list płac, 5) rozrachunki publiczno - prawne - przez sprawdzenie prawidłowości salda, 6) pozostałe rozrachunki - przez sprawdzenie prawidłowości salda, 7) roszczenia z tytułu niedoborów i szkód, rozliczenia nadwyżek i roszczenia sporneprzez sprawdzenie zasadności ich wykazania i wyceny, 8) rozpoczęte inwestycje - przez szczegółowe sprawdzenie zapisów na kontach analitycznych i uzgodnienie ich wysokości nakładów oraz ich realności z Wydziałem merytorycznym, 9) inne niewymienione aktywa i pasywa - przez szczegółowe sprawdzenie ewidencji i wysokości salda. 8. Wyniki weryfikacji ujmuje się w protokole ( wzór nr 9), sporządzonym przez osobę, sprawdzającą czy weryfikacja miała miejsce. 9. Inwentaryzacja realizowana tą metodą polega na ustaleniu realności aktywów i pasywów przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. W przypadku rozbieżności koryguje się odpowiednio zapisy. 10 Potwierdzanie sald przy przeprowadzaniu inwentaryzacji rocznej odbywa się następującymi metodami: 1) wysłaniem pocztą listu do potwierdzenia, 2) drogą , 3) sporządzeniem notatki służbowej z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej, 4) metodą weryfikacji Po odebraniu od przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych: 1) Skarbnik Miasta zarządza wycenę zinwentaryzowanych składników majątkowych na arkuszach spisowych (arkusze spisu, które obejmują ewidencję składników majątkowych ilościowo-wartościową). Składniki majątkowe, o których mowa w 2, ust. 2, pkt 7, wycenia się według cen rynkowych. 2) Sekretarz Miasta zarządza porównanie ilościowe składników ujętych na arkuszach spisu z ewidenją w księgach obejmujących ewidencję ilościową ( porównaniem objęte są składniki ujęte w księgach tylko ewidencją ilościową). 2. Wyceny dokonuje się przez przemnożenie spisanych na arkuszach ilości przez cenę ewidencyjną. 3. Po dokonaniu wyceny zinwentaryzowanych składników ustala się różnice inwentaryzacyjne w drodze porównania stanów z natury ze stanami ewidencyjnymi ( oprócz arkuszy spisu składników objętych tylko ewidencją ilościową). 4. Po dokonaniu porównania składników objętych ewidencją ilościową, Sekretarz Miasta sporządza ilościowe zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, następnie przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 11

12 12 1. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych, które powinny zapewnić możliwość: 1) powiązania poszczególnych pozycji arkuszy spisowych z odpowiednimi pozycjami zestawień różnic inwentaryzacyjnych, 2) ustalenie łącznej wartości niedoborów i nadwyżek z podziałem na pola spisowe, 3) w przypadku wystąpienia różnic ilościowych, wycena ich następuje po zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Starogard Gdański. 2. Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć postać: 1) nadwyżek gdy stan rzeczywisty jest wyższy od ewidencyjnego, 2) niedoborów gdy stan rzeczywisty jest niższy od ewidencyjnego. 3. W zależności od przyczyn powstania i innych okoliczności wynikających z wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych oraz stwierdzeń zespołów spisowych, komisji inwentaryzacyjnej niedobory mogą być zakwalifikowane jako ubytki naturalne, a niedobory i szkody jako: 1) zawinione, 2) niezawinione. 4. Do niedoborów niezawinionych oraz ubytków naturalnych zalicza się utratę ilości lub użyteczności (wartości) składników powstałą z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych materialnie, którym na ogół nie mogły one zapobiec. 5. Ubytki naturalne oraz niezawinione niedobory i szkody odnoszone są zgodnie z planem kont obowiązującym w Urzędzie Miasta Starogard Gdański w ciężar kosztów, a nadwyżki majątku na dobro przychodów. 6. Powyższe księgowania dokonywane są na podstawie decyzji Prezydenta Miasta Starogard Gdański podjętej na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowanej przez radcę prawnego w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadł obowiązek inwentaryzacji. 7. Niedobory i szkody zawinione powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych, w wyniku działania lub zaniechania działania ze strony tych osób, a zwłaszcza naruszenia przepisów Urzędu Miasta dotyczących gospodarowania środkami rzeczowymi lub braku troski o zabezpieczenie mienia. 8. Po dokonaniu wyceny oraz ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych: 1) Skarbnik Miasta (na podstawie arkuszy spisu z natury objętych ewidencją ilościowo wartościową), 2) Sekretarz Miasta ( na podstawie arkuszy spisu z natury objętych ewidencją ilościową -ustala różnice ilościowe), 12

13 przekazują komplet dokumentacji inwentaryzacyjnej pn.: zestawienie różnic inwentaryzacyjnych wraz z arkuszami spisu z natury i inne ponownie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, który zarządza weryfikację całej dokumentacji pod kątem różnic inwentaryzacyjnych. W tym celu przede wszystkim zbiera stosowne wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych dotyczące przyczyn powstania różnic, a także we własnym zakresie dokonuje weryfikacji wszystkich materiałów W wyniku przeprowadzonej weryfikacji komisja inwentaryzacyjna (na specjalnym posiedzeniu) dokonuje weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych oraz szkód do zawinionych i niezawinionych, a także mieszczących się w granicach norm ubytków naturalnych. Komisja formułuje wnioski pod adresem Prezydenta Miasta Starogard Gdański do jego decyzji umotywowane co do sposobu rozliczenia różnic, w tym między innymi: 1) odniesienia nadwyżek składników na dobro majątku Gminy Miejskiej Starogard Gdański, zaś niedoborów mieszczących się w normach ubytków naturalnych i innych niezawinionych w ciężar kosztów, 2) obciążenia osób materialnie odpowiedzialnych za powstałe zawinione przez nich niedobory i szkody. 2. W przypadku szkód losowych różnice inwentaryzacyjne, zgodnie z planem kont obowiązującym w Urzędzie Miasta Starogard Gdański, odnosi się w koszty Z przeprowadzonych czynności dotyczących rozliczenia i weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, komisja sporządza protokół, który po zaopiniowaniu przez radcę prawnego jest przekazany do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta Starogard Gdański. 2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej sporządza sprawozdanie (wzór nr 11) zawierające ocenę przygotowania i przeprowadzenia inwentaryzacji (w tym pól spisowych, dokumentacji, ewidencji, zabezpieczenia majątku, pomieszczeń itp.). 3. Wnioski komisji inwentaryzacyjnej zawarte w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Starogard Gdański, stanowią podstawę do: 1) zaksięgowania rozliczonych różnic, 2) urealnienia stanów ewidencyjnych, 3) windykacji należności z tytułu niedoborów i szkód zawinionych od osób materialnie odpowiedzialnych. 4. Zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Starogard Gdański różnice inwentaryzacyjne wynikające ze spisów objętych ewidencją ilościową, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje Skarbnikowi Miasta w celu dokonania wyceny i prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych. 5. Skutki inwentaryzacji rozlicza się i ujmuje w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. 13

14 15 Uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność poszczególnych osób w związku z wykonywaniem czynności inwentaryzacyjnych: 1. Prezydent Miasta: 1) powołuje: a) na wniosek Skarbnika Miasta - przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej b) na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej: skład: - komisji inwentaryzacyjnej, która wraz z przewodniczącym, pełni jednocześnie funkcję kontrolerów spisowych, - zespołów spisowych. 2) częściowo lub całkowicie unieważnia na wniosek Skarbnika Miasta określone spisy z natury i zarządza ich ponowne przeprowadzenie. 3) zatwierdza protokół komisji inwentaryzacyjnej, który zawiera zaopiniowane przez radcę prawnego wnioski w zakresie weryfikacji i sposobu rozliczenia stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych. 2. Skarbnik Miasta: 1) przedstawia Prezydentowi Miasta Starogard Gdański wniosek: a) w sprawie powołania przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, b) częściowego lub całkowitego unieważnienia spisów z natury oraz zarządzenia ponownych spisów, jak również dodatkowych i uzupełniających, 2) uzgadnia z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarz realizacji poszczególnych etapów czynności inwentaryzacyjnych objętych harmonogramem, w celu zabezpieczenia możliwości spełnienia wymogów wynikających z ustawy o rachunkowości, 3) zapewnia: a) możliwość uzgodnienia stanów ilościowych wykazanych w polach spisowych ( dla składników objętych ewidencją ilościowo wartościową) z ewidencją księgową, b) dokonanie inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury, c) ustalenie łącznej wartości wszystkich składników majątkowych objętych inwentaryzacją, d) porównanie stanów wynikających z inwentaryzacji ze stanami ewidencyjnymi oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich wycenę (dotyczy składników objętych ewidencją ilościowo-wartościową), e) wycenę zatwierdzonych ilościowych różnic inwentaryzacyjnych, 14

15 3. Sekretarz Miasta: f) wykonania decyzji Prezydenta Miasta Starogard Gdański dotyczącej rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zwłaszcza w zakresie ujęcia ich w księgach rachunkowych roku obrotowego. 1) porównuje stany zaewidencjonowanych składników majątkowych wynikających ze spisu ze stanami ewidencyjnymi (dotyczy tylko składników objętych ewidencją ilościową), 2) sporządza ilościowe zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, 3) przekazuje ustalone różnice inwentaryzacyjne wraz z pełną dokumentacją inwentaryzacyjną komisji inwentaryzacyjnej. 4. Komisja inwentaryzacyjna: 1) czuwa nad całością przygotowania, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji, 2) przegląda pola spisowe przed inwentaryzacją dla stwierdzenia prawidłowości ich przygotowania do inwentaryzacji, 3) organizuje spisy z natury oraz pełni nadzór i kontrolę nad ich przebiegiem, 4) dokonuje - przy udziale kompetentnych pracowników wyceny stwierdzonych nadwyżek składników, stanowiących nowe pozycje ewidencyjne w Urzędzie Miasta, przy uwzględnieniu stopnia ich przydatności i dotychczasowego zużycia, 5) dokonuje weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych w drodze zebrania wyjaśnień osób odpowiedzialnych materialnie, a także innych informacji na temat przyczyn ich powstania, 6) przygotowuje i sformułuje wnioski w zakresie: a) uznania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i szkód za mieszczące się w granicach ubytków naturalnych i innych niezawinionych), b) uznania niedoborów i szkód za zawinione, c) sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich księgowego ujęcia, d) zagospodarowania zapasów zbędnych, nadmiernych, uszkodzonych, zniszczonych, zepsutych, przestarzałych itp., e) usprawnienia organizacji w zakresie ich przechowywania, zabezpieczenia przed marnotrawstwem, niszczeniem, zaginięciem itp., f) przygotowania spisów z natury i innych czynności inwentaryzacyjnych, 7) bierze udział w instruktażu przedinwentaryzacyjnym. 5. Przewodniczący Komisji inwentaryzacyjnej: 1) przedkłada Prezydentowi Miasta Starogard Gdański wnioski w sprawach: a) harmonogramów inwentaryzacji, b) powołania członków komisji inwentaryzacyjnej, zespołów i kontrolerów spisowych, c) zastosowania uproszczonych metod inwentaryzacji, d) ustalenia pól spisowych, sposobów przeprowadzenia inwentaryzacji, składów zespołów spisowych, 15

16 2) formułuje program prac przygotowawczych do inwentaryzacji i ustala zakres czynności inwentaryzacyjnych dla poszczególnych członków komisji inwentaryzacyjnej oraz dopilnuje ich wykonania we właściwym terminie, 3) przygotowuje dokumentację inwentaryzacyjną, a zwłaszcza arkusze spisowe protokołów inwentaryzacyjnych, tekstów oświadczeń wstępnych pracowników materialnie odpowiedzialnych, 4) przedkłada wszystkim zainteresowanym osobom zaangażowanym do wykonania czynności inwentaryzacyjnych instrukcji inwentaryzacyjnej (do zapoznania się), zarządzeń wewnętrznych, wzorów dokumentów itp., 5) przeprowadza dla wszystkich zainteresowanych (członków komisji i zespołów spisowych, kontrolerów, osób odpowiedzialnych materialnie), wspólnie ze Skarbnikiem Miasta i z udziałem pracowników księgowości, instruktażu przedinwentaryzacyjnego, 6) kontroluje przygotowania do spisów, jak i przebieg samych spisów, czy odbywają się zgodnie z wydanym zarządzeniem i dołączonym harmonogramem, oraz podejmuje interwencję w przypadkach zakłóceń założonego toku, 7) wydaje zespołom spisowym arkusze spisowe odpowiednio ponumerowane i zaparafowane za pokwitowaniem do rozliczenia, 8) otrzymuje wygenerowane arkusze spisu z programu STOCK celem nadania numeru druku ścisłego zarachowania, 9) odbiera od zespołów spisowych po zakończeniu inwentaryzacji arkusze inwentaryzacyjne wraz z innymi dokumentami (oświadczenia, materiały pomocnicze) oraz rozlicza ich z pobranych formularzy, 10) kontroluje pod względem formalnym i rachunkowym wypełnione przez zespoły spisowe arkusze spisu z natury i inne dokumenty z inwentaryzacji, 11) sporządza pisemne zestawienie poprawek z arkuszy spisowych dokonanych przez zespoły spisowe, 12) przekazuje dokumentację inwentaryzacyjną Skarbnikowi Miasta do opracowania w zakresie wyceny oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych, (dla składników objętych ewidencją ilościowo -wartościową), 13) przekazuje dokumentację inwentaryzacyją Sekretarzowi Miasta do opracowania w zakresie porównania ilości składników (dla składników objętych ewidencją ilościową) celem sporządzenia zestawienia ilościowych różnic inwentaryzacyjnych, 14) przekazuje, po otrzymaniu od Skarbnika Miasta oraz od Sekretarza Miasta, osobom materialnie odpowiedzialnym zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, z żądaniem złożenia przez nich wyjaśnienia na piśmie przyczyn powstania tych różnic, 15) pilnuje terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, 16) weryfikuje, wraz z całą komisją inwentaryzacyjną, zebrane informacje oraz ustalenia przyczyn powstania różnic, 17) sporządza wraz z pozostałymi członkami komisji protokół z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zawierający opinię radcy prawnego, oraz wnioski dla Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie rozliczenia różnic, 18) opracowuje sprawozdanie z przygotowania, przebiegu i rozliczenia prac inwentaryzacyjnych. 6. Zespół spisowy: 1) uczestniczy w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym organizowanym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz Skarbnika Miasta, 16

17 2) pobiera od przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej stosowną liczbę odpowiednio oznaczonych arkuszy spisowych za pokwitowaniem (do rozliczenia), 3) przeprowadza prace inwentaryzacyjne w przydzielonych polach spisowych, zgodnie (co do zasad i terminów) z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych oraz niniejszym zarządzeniem, 4) uczestniczy w czynnościach otwierania, zamykania i plombowania pomieszczeń pól spisowych w przypadku przerw w czasie trwania inwentaryzacji, 5) pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia wstępne i końcowe według wzorów, 6) dokonuje oceny przydatności inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczenia składników i pomieszczeń przed wpływami atmosferycznymi, psuciem się, pożarem, zalaniem, kradzieżą z włamaniem itp., 7) terminowo przekazuje materiały z inwentaryzacji po jej zakończeniu przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej oraz opracowuje i składa sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji. 7. Kontrolerzy spisowi: 1) przeprowadzają kontrolę w zakresie: a) zgodności działania zespołów spisowych z postanowieniami instrukcji niniejszego zarządzenia, b) informacji przekazanych podczas instruktażu i w treści zarządzenia Prezydenta Miasta Starogard Gdański, c) złożenia przez osoby materialnie odpowiedzialne oświadczeń wstępnych i końcowych, d) poprawności dokonania spisów (kontrola na arkuszu spisu data i podpis), e) poprawności sporządzenia arkuszy spisowych, 2) sprawdzają czy: a) pola spisowe i znajdujące się w nich przedmioty inwentaryzacji, a także dokumentacja i ewidencja zostały poprawnie przygotowane do inwentaryzacji, b) została uzgodniona wcześniej z księgowością ewidencja w polu spisowym. 8. Osoba materialnie odpowiedzialna: 1) uczestniczy w instruktażu, 2) składa na ręce przedstawiciela zespołu spisowego oświadczenie wstępne i końcowe, 3) stale uczestniczy w pracach inwentaryzacyjnych oraz pilnuje: a) prawidłowości liczenia, ustalenia na tej podstawie ilości spisywanych z natury składników i ujęcia w arkuszu spisowym, b) wpisania do arkusza wszystkich składników, c) ujmowania na odrębnych arkuszach składników majątkowych z uwzględnieniem podziału składników majątkowych tak jak w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie sposobu gospodarowania środkami rzeczowymi, 4) wyznacza osoby upoważnione do jej reprezentowania w razie niemożności uczestniczenia jej w inwentaryzacji, 5) podpisuje arkusze spisowe oraz dopilnowuje ich poprawnego sporządzenia, 17

18 6) udziela zespołom spisowym i kontrolerom spisowym wszelkich niezbędnych wyjaśnień, 7) ustosunkowuje się do różnic inwentaryzacyjnych przez wyjaśnienie i wskazanie na piśmie przyczyn powstania i proponowanego sposobu ich rozliczania. 9. Zespół prawny opiniuje wnioski komisji inwentaryzacyjnej co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 10. Wydział Organizacyjny: 1) porządkuje pola spisowe inwentaryzowanych składników, 2) porządkuje dokumentację i ewidencję inwentaryzowanych składników, 3) uaktualnia wywieszki, uzupełnia oznakowania, z konsekwencją stosowania jednolitego nazewnictwa, 4) uzgadnia ewidencję z ewidencją księgową, 5) dopilnuje aby zgłoszone składniki do kasacji zostały skasowane, odpowiednio udokumentowane a następnie dowody księgowe przekazane do Wydziału Finansowego, tak jak przyjęto to w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie sposobu gospodarowania środkami rzeczowymi. 6) służy doraźną pomocą w czasie spisu z natury zespołom spisowym oraz przestrzega, aby składniki majątkowe były odpowiednio ujmowane na odrębnych arkuszach spisu z uwzględnieniem podziału składników majątkowych tak jak w aktualnym Zarządzeniu Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie sposobu gospodarowania środkami rzeczowymi. 16 Ilekroć jest mowa w niniejszym zarządzeniu o osobie materialnej odpowiedzialnej, chodzi o osobę, która jest gospodarzem składnika majątkowego zgodnie z aktualnym zarządzeniem Prezydenta Miasta Starogard Gdański w sprawie odpowiedzialności pracowników Urzędu Miasta Starogard Gdański za stan wyposażenia w składniki majątkowe pomieszczeń Urzędu Upoważniam Skarbnika Miasta oraz podczas jego nieobecności Zastępcę Skarbnika Miasta do podpisywania dokumentu pn. potwierdzenie sald wysyłanego do kontrahentów w ramach inwentaryzacji rocznej. 2. Dokument pn. potwierdzenie sald przed przekazaniem osobie, o której mowa w ust. 1 musi być zaparafowany przez naczelnika wydziału merytorycznego. 18 Traci moc Zarządzenie nr 174/07/2007 Prezydenta Miasta Starogardu Gdańskiego z dnia 24 lipca 2007 roku w sprawie: dokumentacji, przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji. 19 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 18

19 wzór nr 1 Na podstawie 15 ust. 1 pkt 1 litera a Zarządzenia Prezydenta Miasta Starogard Gdański Nr. z dnia.. w sprawie dokumentacji, przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, w n i o s k u j ę o powołanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Na podstawie wniosku Skarbnika Miasta o powołanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej p o w o ł u j ę do odwołania: Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 19

20 wzór 2 Wykaz członków komisji inwentaryzacyjnej powołanych na okres od dnia...do odwołania. L.p. Imię i nazwisko stanowisko funkcja w komisji 1. przewodniczący 2. z-ca przewodniczącego 3. członek 20

21 wzór nr 3 Wykaz członków zespołów spisowych L.p. Pole spisowe Spis na dzień Terminy Skład zespołu spisowego przewodniczący... członek... przewodniczący... członek... przewodniczący... członek... przewodniczący... członek... przewodniczący... członek... przewodniczący... członek... 21

22 wzór nr 4 Z a r z ą d z e n i e nr w sprawie: inwentaryzacji rocznej Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia Na podstawie art. 4 ust. 1, 3 pkt 3 i ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) oraz Zarządzenia Prezydenta Miasta Starogard Gdański Nr z dnia w sprawie: dokumentacji, przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji ustalam zasady i techniki inwentaryzacji na rok kalendarzowy... Skład komisji inwentaryzacyjnej został określony w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia Skład zespołów spisowych został określony w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia Terminarz czynności inwentaryzacyjnych, oraz dzień do kiedy należy rozliczyć inwentaryzację, określa harmonogram podany w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia. 4 Zobowiązuje się Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej przy udziale Skarbnika Miasta do przeprowadzenia instruktażu członków komisji i zespołów spisowych, a także osób materialnie odpowiedzialnych oraz pracowników księgowości, o sposobie przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Starogard Gdański Nr z dnia w sprawie dokumentacji, przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji. 5 Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, zobowiązuje się Wydział Organizacyjny do odpowiedniego uporządkowania składników majątkowych i ewidencji, w tym przede wszystkim: a) oznaczenia wywieszkami identyfikacyjnymi, b) przeprowadzenia protokolarnej kasacji wycofanych z użytkowania lub zlikwidowanych fizycznie składników majątkowych, oraz opracowania wymaganej dokumentacji, 22

23 c) uporządkowania ewidencji ilościowej składników majątkowych. Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej złoży niezwłocznie sprawozdanie końcowe z przebiegu inwentaryzacji. 6 7 Wyniki inwentaryzacji (rozpatrzone oraz rozliczone nadwyżki i niedobory zatwierdzone przez Prezydenta Miasta ) powinny być ujęte w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Dokumenty rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych spisów rocznych powinny być dostarczone do Skarbnika Miasta w terminach ustalonych w harmonogramie. 8 9 Za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Ostateczne rozliczenie wyników inwentaryzacji powinno nastąpić nie później niż do 15 stycznia roku. 10 Zarządzenie obowiązuje od dnia 11 23

24 wzór nr 5 Starogard Gdański, dnia... Pole spisowe... O ś w i a d c z e n i e w s t ę p n e Oświadczam, że wszystkie operacje dotyczące przychodu i rozchodu (materiałów, towarów, środków trwałych ) za które odpowiadam zostały do chwili rozpoczęcia spisu prawidłowo udokumentowane i wykazane w obowiązującej dokumentacji przekazanej do księgowości.... podpis osoby materialnie odpowiedzialnej 24

25 wzór nr 6 Starogard Gdański, dnia... Pole spisowe... O ś w i a d c z e n i e k o ń c o w e Niniejszym oświadczam, że spisy z natury składników majątkowych, za które ponoszę odpowiedzialność materialną, zostały dokonane w mojej obecności i nie wnoszę zastrzeżeń co do kompletności spisów i pracy zespołu spisowego. Wszystkie składniki powierzone mojej pieczy zostały objęte spisem.... podpis osoby materialnie odpowiedzialnej 25

26 wzór nr 7 Protokół inwentaryzacji /kontroli... (doraźnej, zdawczo-odbiorczej,) przeprowadzonej w Urzędu Miasta Starogard Gdański w dniu..., przez zespół spisowy w składzie: Przewodniczący... Członek... Członek... w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej... dokonał komisyjnego przeliczenia czeków, weksli, innych wartości pieniężnych oraz druków ścisłego zarachowania 1. Czeki Weksle Inne wartości pieniężne Druki ścisłego zarachowania Wyjaśnienie przyczyn powstania nadwyżki lub niedoboru Uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia Protokół niniejszy sporządzono w... jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie. 26

27 wzór nr 8 Sprawozdanie zespołu spisowego... dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w polu spisowym dokonanego w okresie... Skład zespołu spisowego Przewodniczący... Członek... Członek Rozliczenie pobranych arkuszy spisowych: pobrano w dniu... arkusze od numeru... do numeru... wykorzystano arkuszy... o numerach... zwraca się arkusze czyste... o numerach... zwraca się arkusze anulowane... o numerach Uwagi do przygotowania inwentaryzacji: 3. Uwagi do przebiegu inwentaryzacji: 4. Składniki zniszczone, uszkodzone, nieprzydatne 5. Zabezpieczenie składników przed psuciem, kradzieżą z włamaniem, pożarem, zalaniem 27