Regulamin świadczenia usług obsługi mediowej przez Codemedia SA

Transkrypt

1 Regulamin świadczenia usług obsługi mediowej przez Codemedia SA 1 1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają: a) Agencja Codemedia SA ul. Rolna 175B, Warszawa, b) Klient podmiot na rzecz którego Agencja świadczy usługi obsługi mediowej, c) usługi obsługi mediowej usługi obejmujące planowanie i realizacje kampanii reklamowych Klienta w mediach, d) media - prasa, radio, internet, telewizja, outdoor, e) mediaplan szczegółowy plan kampanii reklamowej, przygotowany przez Agencję i zatwierdzony przez Klienta, f) Regulamin niniejszy regulamin Regulamin określa zasady świadczenia przez Agencję na rzecz Klienta usługi obsługi mediowej. 2. Regulamin stosuje się do usług obsługi mediowej realizowanych w oparciu o mediaplan jak również na podstawie innych umów W ramach usług obsługi mediowej Agencja w imieniu Klienta realizować będzie następujące zadania: a) stworzenie strategii mediowej dla określonej przez Klienta kampanii reklamowej (dalej: kampania reklamowa ); b) planowanie szczegółowe kampanii reklamowej; c) zakup czasu i powierzchni reklamowej w mediach (dalej : zakup mediów ) d) kontrola i rozliczenie emisji reklam w mediach; e) optymalizacja mediowa; f) analiza dokonanych przez Klienta wydatków na media ( zwanych dalej inwestycjami mediowymi ); 2. Agencja dołoży wszelkich starań, aby cele zdefiniowane w mediaplanie zostały osiągnięte. Jednocześnie częściowa realizacja celów nie jest podstawą do zwolnienia z płatności za zrealizowaną część kampanii. 3. Klient obowiązany jest informować Agencję o wszelkich niezgodnościach prowadzonej kampanii reklamowej z planem, o którym mowa w 4 pkt.1 lit. a). niezwłocznie po ich stwierdzeniu, nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych. Nieprawidłowości zgłoszone po tym terminie nie mogą stanowić podstawy do obniżenia należności Agencji naliczanych w oparciu o mediaplan i postanowienia Regulaminu W ramach wykonywania obowiązków określonych w 3 pkt 1. Regulaminu Agencja będzie w szczególności zobowiązana do: a) opracowania mediaplanu kampanii reklamowej, zwierającego kosztorys zakupu mediów, podlegającego zatwierdzeniu przez Klienta;

2 b) informowania Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem o wymaganiach technicznych poszczególnych mediów dotyczących dostarczanych materiałów oraz o terminach dostarczania tych materiałów do Agencji w celu ich dalszego przekazania do mediów, przy czym Strony ustalają, że informacje te będą przekazywane Klientowi nie później niż na 14 dni przed upływem wymaganego terminu; c) dokonywania rezerwacji czasu i powierzchni reklamowej, które będzie dokonywane w oparciu o zatwierdzony przez Klienta na piśmie media plan kampanii reklamowej, zwierający kosztorys zakupu mediów; d) przekazywania Klientowi materiałów lub informacji potwierdzających prawidłowe wykonanie zleconych usług. 2 W celu umożliwienia Agencji świadczenia usług obsługi mediowej Klient zobowiązany będzie: a) zapewnić przekazanie Agencji następujących informacji : - przed rozpoczęciem planowania inwestycji mediowej: informacji dotyczących specyfiki działalności oraz marketingowych aspektów produktów Klienta (tzw. brief); - po realizacji inwestycji mediowej: informacji dotyczących wyników działań marketingowych; b) zatwierdzać, w uzgodnionych z Agencją terminach, przedstawiane przez Agencję dokumenty wymagające akceptacji Klienta; c) przekazywać Agencji na własny koszt gotowe materiały do emisji reklam, z zastrzeżeniem 9pkt Z tytułu świadczenia usług obsługi mediowej Klient będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Agencji następujących należności: a) ceny zakupu mediów ustalonej zgodnie z zaakceptowanym wcześniej kosztorysem (w postaci mediaplanu lub Media Buying Brief); b) prowizji Agencji, liczonej jako określony procent, wskazany w mediaplanie, liczony od kwot, o których mowa jest w pkt 1. a) na zakup miejsca i czasu we wszystkich mediach; c) kosztów technologicznych za obsługę kampanii internetowych w wysokości określonej w mediaplanie, za pojedyncze kliknięcie 2. Ostateczne rozliczenie z Klientem z tytułu kwot wymienionych w pkt. 1, nastąpi na podstawie przedstawionego Klientowi podsumowania (analiza Post Buy) wraz z finalnym rozliczeniem według parametrów gwarantowanych w mediaplanie lub Media Buying Brief. 3. Agencja będzie wystawiać Klientowi faktury zawierające każdorazowo wyszczególnienie kwot, o których mowa w pkt Termin płatności faktur wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury przez Agencję. 6

3 Klient zobowiązuje się dokonać płatności z góry kwot stanowiących całość lub część określonej w mediaplanie ceny zakupu mediów, jeżeli taka płatność będzie wymagana przez właścicieli mediów i/lub kontrahentów mediów. 7 Podstawą wszystkich rozliczeń dotyczących zakupu czasu i przestrzeni reklamowej są: mediaplan lub Media Buying Brief podpisane przez Klienta i Agencję. Ostatecznie Klient zostanie obciążony przez Agencje jedynie za tą część kampanii mediowej, która wynikać będzie z realizacji założonych celów. Agencja okaże Klientowi, na jego żądanie, dokumenty potwierdzające ostateczną realizację kampanii wynikającej z mediaplanu lub Media Buying Brief oraz analizy Post Buy Na każdym etapie prac nad kampanią reklamową lub podczas trwania kampanii reklamowej Klient może zwrócić się do Agencji na piśmie z żądaniem: a) zakończenia albo wstrzymania takich prac lub trwającej kampanii; b) modyfikacji zakresu prac lub modyfikacji trwającej kampanii, w szczególności jej ograniczenia. 2. W przypadku, o którym mowa w pkt 1. a) Agencja zobowiązana będzie nie zaciągać dalszych zobowiązań związanych z kampanią oraz dążyć w miarę możliwości do wycofania złożonych w mediach zleceń w celu minimalizacji kosztów obciążających Klienta. 3. W przypadku, o którym mowa w pkt 1. b) Agencja zobowiązana będzie nie zaciągać dalszych zobowiązań związanych z elementami kampanii, które mają ulec modyfikacji oraz dążyć w miarę możliwości do wycofania złożonych w mediach zleceń, w ich części dotyczącej elementów kampanii, które mają ulec modyfikacji, w celu minimalizacji kosztów obciążających Klienta. 4. W przypadku, o którym mowa w pkt 2. Klient będzie zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów zewnętrznych poniesionych przez Agencje w związku z przygotowaniem lub realizacją kampanii reklamowej do czasu jej wstrzymania albo zakończenia oraz do pokrycia wszelkich zobowiązań, które Agencja zaciągnęła w ramach świadczenia usług obsługi mediowej przed powzięciem wiadomości o wstrzymaniu albo zakończeniu kampanii i nie miała możliwości wycofania się z tych zobowiązań bez konieczności uiszczenia należności. 5. W przypadku, o którym mowa w pkt 3. Klient będzie zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów zewnętrznych poniesionych przez Agencję w związku z przygotowaniem lub realizacją kampanii reklamowej do czasu zgłoszenia przez Klienta żądania jej modyfikacji oraz do pokrycia wszelkich zobowiązań, które Agencja zaciągnęła w ramach świadczenia usług obsługi mediowej przed otrzymaniem takiego żądania i nie miała możliwości wycofania się z tych zobowiązań bez konieczności uiszczenia należności. 6. W przypadku, o którym mowa w pkt 1.a) Klient zobowiązany będzie ponadto do zapłaty na rzecz Agencji wynagrodzenia za prace związaną z opracowaniem projektu dotyczącego danej kampanii reklamowej, którego realizacja została wstrzymana albo zakończona na żądanie Klienta, przy czym wysokość tego wynagrodzenia będzie ustalona w sposób następujący: jeżeli Klient poinformował Agencję o wstrzymaniu albo zakończeniu prac po zatwierdzeniu przez siebie planu kampanii reklamowej, ale przed rozpoczęciem przez Agencje zakupu mediów, zapłaci na rzecz Agencji kwotę

4 stanowiącą 75 % utraconej prowizji (jaka przysługiwałaby Agencji zgodnie z 5 pkt 1. b.) liczonej od wartości nie zrealizowanej części inwestycji mediowej, albo jeżeli Klient poinformował Agencję o wstrzymaniu albo zakończeniu prac po zatwierdzeniu przez siebie planu kampanii reklamowej, ale po rozpoczęciu przez Agencję zakupu mediów, zapłaci na rzecz Agencji kwotę stanowiącą całość utraconej prowizji (jaka przysługiwałaby Agencji zgodnie z 5 pkt 1. b.) liczonej od wartości nie zrealizowanej części inwestycji mediowej. 7. W przypadku, o którym mowa w pkt 1.b) Klient zobowiązany będzie ponadto do zapłaty na rzecz Agencji wynagrodzenia za prace związaną z opracowaniem projektu dotyczącego danej kampanii reklamowej, którego realizacja została zmodyfikowana na żądanie Klienta, przy czym wysokość tego wynagrodzenia będzie ustalona w sposób następujący: jeżeli Klient poinformował Agencję o modyfikacji zakresu prac po zatwierdzeniu przez siebie planu kampanii reklamowej, ale przed rozpoczęciem przez Agencje zakupu mediów, zapłaci na rzecz Agencji kwotę stanowiącą 75 % utraconej prowizji (jaka przysługiwałaby Agencji zgodnie z 5 pkt 1. b.) liczonej od wartości nie zrealizowanej części inwestycji mediowej, albo jeżeli Klient poinformował Agencję o modyfikacji zakresu prac po zatwierdzeniu przez siebie planu kampanii reklamowej, ale po rozpoczęciu przez Agencję zakupu mediów, zapłaci na rzecz Agencji kwotę stanowiącą całość utraconej prowizji (jaka przysługiwałaby Agencji zgodnie z 5 pkt 1. b.) liczonej od wartości nie zrealizowanej części inwestycji mediowej. 8. Klient będzie także zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów lub szkód poniesionych przez Agencję, jeżeli w związku z anulowaniem, wstrzymaniem lub zmianą emisji zadeklarowanych już przez Agencję reklam nastąpi utrata prawa do udzielonych wcześniej Agencji zniżek, rabatów lub prowizji na emisje reklam Klienta Klient zobowiązuje się do zapoznania się z dostarczonymi mu przez Agencję wymogami mediów dotyczącymi materiałów do emisji reklam oraz zasadami ich publikowania/emisji. Strony ustalają, że o ile Klient nie wniesie niezwłocznie tj. nie później niż w terminie 2 dni roboczych, pisemnie lub drogą elektroniczną w formie wiadomości , swoich zastrzeżeń co do przedstawionych mu wymogów dotyczących materiałów do emisji oraz zasad ich publikowania/emisji domniemywa się, że zapoznał się z nimi i akceptuje je. 2. W każdym przypadku, gdy zgodnie z Regulaminem wymagane jest zatwierdzenie przez Klienta przedstawianych mu przez Agencję planów, strategii mediowych, harmonogramów i kwestionariuszy, dotyczących wszelkich kampanii reklamowych realizowanych w mediach, zatwierdzenia takie powinny być dokonane na piśmie. 10 Każda ze Stron będzie traktowała wszystkie informacje i materiały udostępnione jej przez drugą Stronę w związku ze świadczeniem usług obsługi mediowej, jako tajemnice handlowe oraz będzie przestrzegać w stosunku do nich postanowienia o poufności, za wyjątkiem informacji ujawnionych wcześniej publicznie przez Stronę, której dotyczą. Żadna ze Stron nie ujawni takich informacji lub materiałów jakiejkolwiek osobie fizycznej lub prawnej, z wyjątkiem osób, które muszą posiadać takie informacje w celu efektywnego świadczenia usługi obsługi mediowej. 11

5 1. Klient ponosi pełną odpowiedzialność wobec Agencji w każdym przypadku, gdy Agencja poniesie jakąkolwiek szkodę lub gdy powstanie jakiekolwiek zobowiązanie Agencji wobec jakichkolwiek osób trzecich z powodu niedostarczenia przez Klienta do Agencji materiałów, o których mowa w 4 pkt 2.c., we wskazanym przez Agencję terminie, lub gdy dostarczone do mediów materiały, nie będą spełniały wymogów technicznych określonych przez Agencję. 2. Klient ponosi wobec Agencji odpowiedzialność majątkową także w każdym przypadku, gdy Agencja poniesie jakąkolwiek szkodę lub gdy powstanie jakiekolwiek zobowiązanie Agencji wobec jakichkolwiek osób trzecich na skutek opóźnienia w dokonaniu zapłaty kosztów, o których mowa w 5 pkt 1 a) lub w przypadku gdy Klient nie dokona w terminie płatności, o których mowa w 6 Regulaminu. 3 Klient ponosi wobec Agencji odpowiedzialność majątkową także w każdym przypadku, gdy Agencja poniesie jakąkolwiek szkodę lub gdy powstanie jakiekolwiek zobowiązanie Agencji wobec jakichkolwiek osób trzecich w związku z rozpowszechnianiem materiałów reklamowych dostarczonych przez Klienta i przekazanych przez Agencję do rozpowszechnienia mediom lub w inny sposób opublikowanych przez Agencję w ramach świadczenia usługi obsługi mediowej. 12 W przypadku wytoczenia przeciwko Agencji postępowania sądowego, administracyjnego lub innego postępowania, związanego z nieprawdziwością lub nierzetelnością informacji bądź niezgodnością z prawem materiałów reklamowych, przekazanych przez Agencję do rozpowszechnienia mediom lub w inny sposób opublikowanych przez Agencję, Klient - na żądanie Agencji - wstąpi do takiego postępowania oraz pokryje wszelkie koszty poniesione przez Agencję w związku z takim postępowaniem, w tym koszty zastępstwa procesowego, jeżeli zakwestionowane w postępowaniu informacje lub materiały reklamowe zostały dostarczone Agencji przez Klienta w celu ich publikacji. 13 We wszystkich sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie przepisy polskiego kodeksu cywilnego.