Zapytanie Ofertowe. Astellas Pharma Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Zapytanie Ofertowe Przetarg na usługi dystrybucji w Polsce

2 Zachowanie poufności Astellas Pharma Sp. z o.o ( Astellas ) będzie traktować wszelkie informacje dotyczące niniejszego postępowania, przekazane lub ujawnione w jakiejkolwiek formie, jako informacje poufne. Podobnie, Astellas oczekuje, że podmioty, które otrzymają niniejszy dokument, będą traktować wszelkie informacje przekazane lub ujawnione przez Astellas lub omawiane z Astellas, jako informacje poufne i będą stosować się do postanowień podpisanej z Astellas umowy o zachowanie poufności. Cel niniejszego Zapytania Ofertowego ( ZO ) Obecny model dystrybucji Astellas Astellas korzysta obecnie z usług pewnej liczby dystrybutorów prowadzących hurtownie, w celu magazynowania i dystrybucji swoich produktów leczniczych do aptek, szpitali i innych grup klientów w Polsce. Dotychczas Astellas sprzedawał swoje produkty lecznicze pewnej liczbie dystrybutorów prowadzących hurtownie w celu dalszej dystrybucji dla głównych grup klientów. Na podstawie modeli sprawdzonych w innych krajach Astellas wyraża przekonanie, że współdziałanie z mniejszą liczbą agentów w miejsce dotychczasowych dystrybutorów, w odniesieniu do wybranych produktów leczniczych przyczyni się do podniesienia poziomu usług na kolejnych szczeblach obrotu i na rzecz pacjentów, zwiększy efektywność działania Astellas i w perspektywie długoterminowej przyniesie istotne korzyści handlowe dla wszystkich stron. Nowy, planowany model dystrybucji Astellas Astellas zamierza zmniejszyć liczbę podmiotów, z którymi współpracuje w związku z dystrybucją na rynku polskim wybranych produktów leczniczych (określonych w dalszej części ZO) ( Wybrane Produkty ). Niniejsze Zapytanie Ofertowe jest zaproszeniem skierowanym do potencjalnych kontrahentów do złożenia oferty przetargowej: na prawo do działania w charakterze agenta w odniesieniu do Wybranych Produktów, (Astellas zachowa prawo własności produktów do czasu ich sprzedaży końcowym klientom w Polsce). na świadczenie usług, od przyjęcia zamówienia do inkasa należności, dla klientów w odniesieniu do Wybranych Produktów. na świadczenie usług zarządzania należnościami dotyczących Wybranych Produktów. Celem partnerskiej współpracy z jednym lub większą liczbą agentów na podstawie umów dystrybucyjnych ( Nowe Umowy ) jest dla wypracowanie trwałych i obustronnie korzystnych relacji biznesowych. Oczekuje się, że nowy model dystrybucji zapewni Astellas większą wydajność i przejrzystość łańcucha dostaw, a współpracującemu agentowi (agentom) okazję do maksymalnego rozwój własnych usług handlowych. Wybranemu agentowi (agentom) zostanie przedstawiony projekt Nowej Umowy, która określi całość zasad i warunków współpracy, które agent (agenci) stosować będą zamiast własnych zasad i warunków dystrybucji.

3 Astellas Pharma Inc. Informacje ogólne o Astellas W wyniku połączenia Yamanouchi i Fujisawa, w 20015r. Astellas Pharma Inc. ( API ) stała się jedną z 20 największych firm farmaceutycznych na świecie, zatrudniającą w skali całego świata osób. Głównym celem API jest opracowywanie najnowocześniejszych i najlepszych w swojej klasie produktów w kluczowych obszarach terapeutycznych, takich jak: transplantologia, urologia, dermatologia i środki przeciwzakaźne. API łączy znakomitą działalność badawczo-rozwojową z dużymi możliwościami w zakresie marketingu i jej udział w światowym rynku farmaceutycznym systematycznie wzrasta. API dąży do zwiększania posiadanych możliwości jako firma farmaceutyczna z bogatym zapleczem badawczym, odrywająca niezwykle ważną rolę w zakresie udostępniania innowacyjnych terapii pacjentom na całym świecie i stale budująca sieci relacji opartych na zaufaniu kontaktów z lekarzami i współpracującymi partnerami. W kwietniu 2008 r. API otworzyła w Deerfield Illinois, w Stanach Zjednoczonych, światowe centrum badawczo-rozwojowe - Astellas Pharma Global Development Inc. (APGD). APGD posiada ponadto placówki w Japonii i Europie. Na całym świecie API posiada 30 dużych projektów w fazie 3. lub w trakcie procedury dopuszczenia do obrotu oraz ponad 50 projektów we wczesnej fazie badań klinicznych. Astellas Europe posiada 20 podmiotów zależnych i 9 biur handlowych w całej Europie, na Bliskim Wschodzie i w Afryce. W Astellas skupiamy się głównie na urologii, immunologii i chorobach zakaźnych, prowadząc prace badawczo rozwojowe w dziedzinie diabetologii/nefrologii, chorób centralnego układu nerwowego / zwalczania bólu i nowotworów. Astellas Pharma Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ( Astellas ) Astellas jest polskim podmiotem zależnym API z siedzibą w Warszawie (ul. Osmańska 14, Warszawa).

4 Harmonogram Postępowanie na podstawie Zapytania Ofertowego Działanie Data/Termin Data publikacji Zapytania Ofertowego: 18 maja 2015 Termin zgłaszania przez potencjalnych kontrahentów zapytań do Astellas o dodatkowe informacje, wskazówki lub wyjaśnienia dotyczące Zapytania Ofertowego: do 25 maja 2015 Termin na złożenie odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe: do 8 czerwca 2015 Termin, do którego Astellas może prosić o dalsze informacje lub wyjaśniania w sprawie złożonej odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe. Rozmowy w siedzibie Astellas między Astellas a wybranymi potencjalnymi kontrahentami, do 30 czerwca lipca 2015 Podpisanie Nowej Umowy (Nowych Umów) do 31 października 2015 Data rozpoczęcia obowiązywania Nowej Umowy (Nowych Umów) 1 stycznia 2016 Astellas zastrzega sobie prawo do zmiany powyższego harmonogramu bez uprzedzenia.. Zapytania o dodatkowe informacje, wskazówki lub wyjaśnienia Przewiduje się, iż informacje zamieszczone w niniejszym dokumencie będą wystarczające, aby umożliwić potencjalnym kontrahentom udzielenie pełnej odpowiedzi na pytania w nim zawarte. Mogą oni jednak potrzebować dodatkowych informacji, wskazówek lub wyjaśnień. W takim wypadku wnioski o udzielenie wszelkich dodatkowych informacji, wskazówek lub wyjaśnienień muszą zostać dostarczone wyłącznie pocztą elektroniczną na adres: tomasz.stachurski@astellas.com, do godz. 17:00 w dniu 25 maja W tytule nagłówka prosimy zaznaczyć Prośba o informacje dot. Zapytania Ofertowego. Astellas odpowie na takie zapytanie w rozsądnym terminie, gdy uzna udzielenie odnośnej odpowiedzi za właściwe. Zastrzega sobie jednak przy tym prawo pozostawienia zapytania bez odpowiedzi, bez podania przyczyn. Odpowiedzi Astellas udzielane w związku z prośbami o dodatkowe informacje lub o wyjaśnienia zostaną przesłane wszystkim potencjalnym kontrahentom, którzy otrzymali niniejsze Zapytania Ofertowe, bez identyfikowania podmiotu występującego z zapytaniem. Ilość i rodzaj produktów leczniczych Produkty lecznicze objęte niniejszym ZO: Prograf Advagraf Xtandi Eligard

5 Poniżej podano przewidywaną liczbę opakowań do dystrybucji na rynku na podstawie Nowej Umowy: 2015 r z czego będzie przechowywane w warunkach chłodniczych 2016 r z czego będzie przechowywane w warunkach chłodniczych 2017 r z czego będzie przechowywane w warunkach chłodniczych. Rodzaj produktów i ich ilości mogą podlegać zmianom w okresie obowiązywania Nowej Umowy i potencjalni kontrahenci powinni założyć takie ilości, proponując swoją wycenę. Astellas wprowadza na rynek także inne produkty, w odniesieniu do których przewiduje się, iż będą nadal rozprowadzane na dotychczasowych zasadach hurtowej dystrybucji, w związku z tym nie wchodzą w zakres niniejszego postępowania. Należą do nich min.: Duomox Protopic Vesicare Betmiga Omnic/Omnic Ocas Mycamine Dificlir Składanie propozycji Wszystkie propozycje muszą zawierać nazwiska i dane kontaktowe (tj. numer telefonu, adres pocztowy i adres ) zarówno głównej, jak i dodatkowej osoby do kontaktu dla celów niniejszego postępowania. Propozycje należy składać w sposób określony w niniejszym ZO, korzystając w tym celu z załączonego wzoru: (i) (ii) Pocztą elektroniczną do tomasz.stachurski@astellas.com Dwa wydruki oferty muszą zostać wysłane pocztą (za potwierdzeniem doręczenia) do dnia: 8 czerwca 2015, do godz. 12:00 Jeśli potencjalni kontrahenci, którzy otrzymali niniejsze Zapytanie Ofertowe, nie zamierzają składać oferty, Astellas uprzejmie prosi o możliwie jak najszybszą pisemną informację.

6 Prezentacje kontrahentów Astellas oceni potencjalnych kontrahentów na podstawie odpowiedzi udzielonych na pytania zawarte w Zapytaniu Ofertowym. Wybrani potencjalni kontrahenci zostaną następnie zaproszeni do przedstawienia swoich propozycji w siedzibie Astellas w terminie od 1 lipca 2015 Zasady procedury wyboru (i) Dla uniknięcia wątpliwości, niedostarczenie pisemnej propozycji w przewidzianych terminach spowoduje wykluczenie potencjalnego kontrahenta z dalszego udziału w procedurze wyboru, który będzie jednak związany warunkami umowy o zachowanie poufności, podpisanej w celu otrzymania niniejszego Zapytania Ofertowego. (ii) Astellas nie przyjmuje propozycji nadesłanych telefaksem. (iii) Astellas zobowiązuje się wykorzystywać wszystkie materiały i informacje dostarczone przez oferentów w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe wyłącznie dla celów niniejszego postępowania i będzie traktować je jako poufne. (iv) Astellas nie będzie ujawniać materiałów i informacji dostarczonych w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe, bez wcześniejszej, pisemnej zgody podmiotu, którego dotyczą, z tym że Astellas zastrzega sobie prawo do przekazywania tych materiałów i informacji innym przedsiębiorcom w ramach grupy kapitałowej Astellas, konsultantom zewnętrznym i audytorom dla celów związanych z dokonaniem oceny propozycji. (v) Prawa autorskie do całości informacji zawartych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym przysługują wyłączenie Astellas a informacje te nie mogą być powielane, używane ani przekazywane innym stronom bez uprzedniej, pisemnej zgody Astellas. (vi) Niniejsze Zapytanie Ofertowe (lub wszelkie inne informacje przekazywane przez pracowników, zewnętrznych konsultantów lub innych przedstawicieli Astellas w tracie postępowania) nie stanowią oferty zawarcia umowy ani zobowiązania, chyba że wyraźnie stwierdzono inaczej. (vii) Astellas zastrzega sobie prawo do zakończenia procedury wyboru w dowolnym czasie bez podania przyczyn. (viii) Wszystkie informacje podane przez Astellas w niniejszym dokumencie i w trakcie procedury wyboru należy traktować jako informacje orientacyjne, które mogą podlegać zmianom. Astellas zastrzega sobie prawo zmiany Zapytania Ofertowego, w szczególności co do zakresu potencjalnej współpracy. (ix) Potencjalni kontrahenci ponoszą wyłączną odpowiedzialność za przeprowadzenie kontroli (due diligence) dla stwierdzenia prawidłowości informacji zawartych w niniejszym dokumencie. (x) Astellas zastrzega sobie prawo kontaktowania się z wybranymi oferentami, wedle swojego uznania. (xi) Astellas nie gwarantuje minimalnych ani maksymalnych ilości produktów objętych Nową Umową.

7 (xii) Astellas nie jest zobowiązany do przyjęcia jakiejkolwiek oferty spełniającej wszystkie lub część kryteriów określonych w ZO, ani do akceptowania jakichkolwiek alternatywnych propozycji, ani też do zawarcia umowy w wyniku niniejszej procedury wyboru. (xiii) Potencjalni kontrahenci ponoszą całość kosztów związanych ze złożeniem oferty w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie Ofertowe, uzyskaniem dodatkowych informacji lub spotkaniami w siedzibie Astellas w związku z procedurą wyboru. (xiv) Wybrani potencjalni kontrahenci muszą być gotowi na spotkanie w siedzibie Astellas w celu przedstawienia swoich propozycji (xv) Projekt umowy z wybranym kontrahentem/kontrahentami zostanie przygotowany przez Astellas. (xvi) Złożenie propozycji na podstawie niniejszego Zapytania Ofertowego będzie traktowane jako akceptacja powyższych warunków. Wytyczne dotyczące przygotowania propozycji i wymaganych informacji Wytyczne dotyczące przygotowania propozycji Status podmiotu udzielającego odpowiedzi na ZO (i) Jeśli potencjalny kontrahent wchodzi w skład grupy kapitałowej, odpowiedzi powinny dotyczyć konkretnego podmiotu zależnego składającego ofertę, a nie całej grupy (chyba, że w pytaniu konkretnie się tego wymaga). (ii) Jeśli potencjalni kontrahenci zamierzają świadczyć wymagane usługi we współpracy z innym przedsiębiorstwem lub podwykonawcą, w odpowiedziach należy wyraźnie to stwierdzić i wszystkich odpowiedzi na niniejsze ZO należy udzielać w imieniu przedsiębiorstwa składającego ofertę i proponowanego współpracującego podmiotu. Szczególne wytyczne przygotowania propozycji (i) (ii) Dla ułatwienia odpowiedzi potencjalni kontrahenci powinni skorzystać z przykładowego formularza załączonego do niniejszego ZO. Należy przedstawić wyjaśnienia będące podstawą każdej odpowiedzi. (iii) Potencjalni kontrahenci powinni udzielić możliwie najpełniejszej odpowiedzi na każde z pytań, włącznie z wszelkimi założeniami. Ogólne informacje o przedsiębiorstwie Wymagane Informacje Od potencjalnych kontrahentów wymaga się dostarczenia ogólnych informacji o strukturze organizacyjnej i załączenia danych kontaktowych głównej, jak i dodatkowej osoby wyznaczonej do kontaktu dla celów procedury wyboru. Zarządzanie relacjami z klientem

8 Astellas oczekuje, że wybrani potencjalni kontrahenci będą posiadać dedykowany zespół ds. zarządzania relacjami z klientem dla potrzeb współpracy. Podmiot prowadzący działalność hurtową powinien wykazać dotychczasowe udokumentowane osiągnięcia takiego zespołu w zakresie współpracy z producentami produktów leczniczych oraz że posiada potencjał do nawiązania efektywnych, bieżących relacji z Astellas. Informacje finansowe Aby upewnić się co do możliwości nawiązania długofalowych partnerskich relacji, Astellas musi mieć pewność co do sytuacji finansowej wybranego partnera (partnerów). Od potencjalnych kontrahentów wymaga się zatem wykazania, że ich przedsiębiorstwo jest stabilne finansowo oraz podania szczegółowych informacji dotyczących struktury własnościowej Pozwolenia/uprawnienia Od potencjalnych kontrahentów wymagać się będzie posiadania i utrzymania właściwych pozwoleń i uprawnień do prowadzenia obrotu produktami leczniczymi, obejmujących prowadzenia hurtowni farmaceutycznej przez cały okres obowiązywania umowy. Kopie wszystkich odnośnych dokumentacji potwierdzającej powyższe mogą być wymagane od potencjalnych kontrahentów przed zawarciem Nowej Umowy (Nowych Umów). Polisy ubezpieczeniowe Astellas oczekuje od potencjalnego kontrahenta posiadania niezbędnych i odpowiednich polis ubezpieczeniowych dotyczących przechowywania i przewozu, odpowiadających wymaganiom określonym w niniejszym ZO. Magazynowanie Potencjalni kontrahenci muszą wykazać się zdolnością do dokonywania odbioru, składowania i wysyłki produktów do i z posiadanych obiektów magazynowych, zgodnie z prawidłowymi procedurami i przy zachowaniu właściwych warunków jakościowych. Dodatkowych informacji na ten temat wymagać się będzie na późniejszym etapie postępowania a przed zawarciem Nowej Umowy. Doświadczenie w realizacji kontraktów i referencje od klientów Astellas może wymagać odpowiednich referencji od kilku innych producentów produktów leczniczych, w celu zweryfikowania możliwości potencjalnych kontrahentów. Należy wskazać 2 producentów produktów leczniczych, z którymi zawarli umowy na świadczenie usług dystrybucyjnych lub pokrewnych. Proponowana struktura cenowa Od potencjalnego kontrahenta wymaga się dostarczenia struktury cenowej poprzez wypełnienie dołączonego formularza. Opłata za opakowanie powinna zostać podana w PLN ( Opłata za opakowanie ). Jeśli potencjalny kontrahent może świadczyć jedynie usługi lokalne, należy to wyraźnie stwierdzić w kolumnie przeznaczonej na uwagi. W przeciwnym wypadku Astellas założy, że usługa będzie świadczona na terenie całego kraju, za oferowane wynagrodzenie. Opłata za opakowania powinna zostać podana dla klientów każdego z rodzajów określonych w niniejszym ZO, dla których potencjalny kontrahent chce być rozpatrywany. Astellas będzie akceptować propozycje potencjalnych kontrahentów dotyczące kilku różnych możliwych kombinacji Opłaty za Opakowanie, na przykład różne Opłaty za Opakowanie dla

9 różnych grup klientów. Dla uniknięcia wątpliwości, Astellas nie oczekuje ani nie wymaga od potencjalnego kontrahenta dostarczania propozycji dotyczących wszystkich możliwych kombinacji opisanych powyżej, lecz tylko tych, w odniesieniu do których potencjalny dostawca chce być rozpatrzony, np. dostawca może zaproponować cenę tylko dla klientów szpitalnych. Potencjalny kontrahent może również zaproponować alternatywne rozwiązania w zakresie dystrybucji dla produktów objętych niniejszym ZO, pod warunkiem, że zamieści także warunki finansowe proponowanego modelu. Potencjalny kontrahent może złożyć więcej niż jedną ofertę w zależności od podanych założeń. Oprócz przedstawienia kosztów za usługi Magazynowania/Dystrybucji oraz usługi od zamówienia do faktury świadczone w charakterze agenta, Astellas oczekuje również, aby propozycja zawierała opłatę za zarządzanie należnościami od klientów po dostarczeniu towarów Astellas, w ramach którego agent przyjmie na siebie odpowiedzialność za wystawianie faktur / ściąganie należności. Wszystkie ceny powinny zawierać wszystkie koszty, w tym opłaty w związku ze zmianami w systemach informatycznych wymagane dla przyjmowania zamówień / wystawiania faktur dla klientów w imieniu Astellas, jako agent Astellas. W przypadku konieczności zmodyfikowania swojego systemu w tym celu, prosimy wyraźnie określić w swojej odpowiedzi koszt usług informatycznych, w którym Astellas miałaby partycypować dla dokonania takich zmian. Jeśli potencjalny kontrahent posiada aktualne doświadczenie / systemy informatyczne dla świadczenia usług jako agent, prosimy określić takie posiadane możliwości w swojej odpowiedzi.