System obsługi ubezpieczeń FORT

Transkrypt

1 KOMPLEKSOWY SYSTEM Usługi Informatyczne Artur Cypryś Kraków, ul. Tyniecka 10a tel. (12) , (0501) OBSŁUGI UBEZPIECZEŃ System obsługi ubezpieczeń FORT wersja 3.0 Pro Dokumentacja użytkownika Konserwacja systemu i archiwizacja danych Kraków, Luty 2012

2 KOMPLEKSOWY SYSTEM... 1 OBSŁUGI UBEZPIECZEŃ... 1 Usługi Informatyczne Artur Cypryś... 1 Konserwacja systemu i archiwizacja danych... 3 Konserwacja... 3 Naprawa uszkodzonej bazy danych... 3 Konserwacja bazy danych przez ODBC... 4 Archiwizacja... 6 Archiwizacja MS SQL Server 2005 Express Edition... 8 Archiwizacja poprzez Forta... 8 Archiwizacja przy pomocy narzędzi zewnętrznych... 9 Archiwizacja okresowa Archiwizacja dokumentów Odtwarzanie kopii danych Odtwarzanie kopii na bazach MS Access Odtwarzanie kopii na bazach MS SQL Server Odtwarzanie kopii na bazie MS SQL Server

3 Konserwacja systemu i archiwizacja danych Konserwacja Konserwacja dużych systemów baz danych należy do dobrych i pożytecznych zwyczajów operatorów komputerów i konserwatorów tych systemów. W czasie pracy systemu mogą się zdarzyć nieprzewidywalne uszkodzenia sprzętu, skoki napięcia powodujące błędny zapis na nośnikach: dyskach czy dyskietkach, czy inne wypadki. FORT w czasie rozpoczynania pracy sprawdza czy poprzednia sesja zakończyła się prawidłowo a w przypadku wykrytych błędów dokonuje samo naprawy. Ponieważ wykrywalne są tylko poważne błędy od czasu do czasu jednak należy wymusić konserwację. Przed uruchomieniem każdej funkcji konserwatora należy upewnić się, że - w instalacji sieciowej - żaden z operatorów nie pracuje na programie. Jeżeli FORT będzie gdziekolwiek uruchomiony to pokaże się komunikat: Dostępne z: Archiwizacja \ Administracja bazy danych Problemy z programem mogą wyniknąć też jeżeli została zachwiana praca systemu Windows. W takiej sytuacji należy puścić funcje systemowe (kiedy jesteśmy pewni że nikt nie pracuje na programie Fort): - Oczyszczanie dysku - Defragmentator dysku Dostępne pod: Start / Programy / Akcesoria / Narzędzia systemowe Naprawa uszkodzonej bazy danych Funkcje te można porównać do wykonania programu Norton Disk Doctor z pakietu Norton Ulility. W innych systemach baz danych podobne zadania spełniają funkcje "indeksacyjne". 3

4 Po ciśnięciu Napraw pojawi się okienko: Należy przez wskazanie wybrać w okienku dialogowym bazę danych do przetworzenia. Struktura zawierająca dane nazywa się "F3Dat.MDB". Dostępne pod: Administracja bazy \ Konserwacja bazy danych Konserwacja bazy danych przez ODBC W sytuacji kiedy nie możemy uruchomić programu Fort3 możemy przeprowadzić konserwację bazy danych przez źródła danych (ODBC). W menu start wybieramy Ustawienia/Panel sterowania/narzędzia administracyjne/źródła danych (ODBC) W administratorze źródeł danych ODBC klikamy f3crb/konfiguruj 4

5 Następnie w oknie ODBC-ustawienia dla programu Microsoft Access wybieramy funkcję Napraw... Kolejnym krokiem jest sprawdzenie czy w nazwie bazy danych jest wybrane ta funkcja, którą wcześniej zaznaczyliśmy ( w tym wypadku f3crb). Jeżeli nie to wybieramy odpowiednią z listy, która znajduje się pod spodem i klikamy OK. 5

6 To samo robimy wybierając w administratorze źródeł danych ODBC f3dat. Archiwizacja Archiwizację danych należy prowadzić równie często jak konserwację programu. Zaleca się robienie archiwizacji na dysku twardym raz na tydzień, zaś na dyskietkach nie rzadziej niż raz na miesiąc. Szybką archiwizację należy wykonać również przed zainstalowaniem nowej wersji programu. Jeżeli kopie robimy na dyskietkach należy robić je w dwóch egzemplarzach, ze względu na to że mogą być zawodne. Ze względów bezpieczeństwa (np. kradzież), nie należy pozostawiać ich w firmie. Archiwizacja programu powinna być uruchamiana w momencie, kiedy wszyscy użytkownicy opuszczą program. Każdorazowo archiwizowane są wszystkie dane od początku istnienia firmy. Nazwa archiwum tworzona jest wg daty: FORT3 kopia danych z dnia, rok na dwóch znakach, miesiąc na dwóch znakach i dzień na. Z każdego dnia możemy zrobić tylko jedną archiwizację. Jeżeli np. zrobimy ją rano i ponownie po skończonej pracy, to archiwum z rana zostanie nadpisane. Należy wykonywać kontrolę poprawności wykonania archiwizacji po każdej ingerencji w komputer (np. przeinstalowanie Windowsów, przeniesienie programu itp.) Ogólne zasady szybkiej archiwizacji: - jeżeli dysk jest podzielony na partycje, archiwizację robimy na innej partycji - jeżeli mamy kilka dysków, archiwizację robimy na innym dysku - jeżeli mamy sieć komputerów, to archiwizację robimy na innym komputerze - jeżeli mamy komputery w kilku pomieszczeniach, to archiwizację robimy na komputerze stojącym w innym pomieszczeniu Archiwizator kopiuje tylko pliki, które mają rozszerzenie mdb, a więc: - F3Crb.mdb - F3Dat.mdb 6

7 Do wykonania archiwizacji należy użyć własnych narzędzi zewnętrznych np. Zip, Arj, Rar itp. Program Fort nie sprawdza poprawności archiwizacji wykonanej przez zewnętrzne archiwizatory. HDD - dysk twardy FDD dyskietka Wciśnięcie przycisku Ustawienia domyślne spowoduje powrót do ustawień domyślnych zapisanych w systemie. Dostępne pod: Archiwizacja \ Administracja archiwizatora Archiwizację danych operator programu rozpoczyna od wybrania rodzaju archiwizacji - szybkiej na dysku lub standartowej na dyskietce. Po określeniu należy nacisnąć przycisk "Uruchom". Pojawi się ekran, w którym możemy śledzić postęp archiwizacji. 7

8 Po zakończeniu pokazuje się komunikat, który kończy archiwizację. Dostępne pod: Archiwizacja \ Proces archiwizacji Archiwizacja MS SQL Server 2005 Express Edition Archiwizacja poprzez Forta Aby dokonać archiwizacji bazy danych w MS SQL Server 2005 należy wykonać następujące kroki: 1. Uruchomić Forta 2. Wejść do Administracji bazy/administracja archiwizacji aby ustalić katalogi. 3. Za końcu należy kliknąć zapisz i zamknij 8

9 Następnie wejść do Administracja bazy/proces archiwizacji i kliknąć Archiwizuj Pojawi się komunikat o następującej treści (należy kliknąć OK. ): Program rozpocznie proces archiwizacji: Na końcu pokaże się komunikat o zakończonym procesie: Archiwizacja przy pomocy narzędzi zewnętrznych Aby wykonać backup bazy danych w MS SQL Server 2005 należy wykonać następujące kroki: 1. Otworzyć SQL Server Management Studio. 2. Połączyć się z serwerem baz danych. 3. Prawym przyciskiem myszy kliknąć na bazę, która ma zostać zarchiwizowana, i wybrać Tasks, a następnie Back Up. 9

10 4. W polu Backup type wybrać opcję Full. 5. W polu Backup to podana jest ścieżka dostępu wraz z nazwą pliku, do którego będą archiwizowane dane. Jeśli pole to nie zawiera żadnej wartości należy wybrać przycisk Add a następnie podać nazwę pliku wraz z pełną ścieżką dostępu. 6. W lewym górnym rogu okna wybieramy pozycje Options. 7. Jeśli kolejne backup y mają być dodawane do tego samego pliku należy wybrać Append to the existing backup set. Natomiast, jeśli aby w pliku znajdował się tylko ostatni backup należy wybrać opcję Overwrite all existing backup sets. 10

11 Należy pamiętać aby tworzyć kopie zapasowe pliku(plików) z backup ami w celeach bezpieczeństwa!!! Archiwizacja okresowa W wersji programu FORT 3 istnieje możliwość ustawienia wymuszania archiwizacji okresowej. W praktyce oznacza to, że po ustawieniu dokładnych dni, kiedy chcemy wykonywać archiwizację danych, program automatycznie będzie przypominał o wykonaniu tej czynności. Aby można było skorzystać z tej funkcji należy w pierwszej kolejności uaktywnić moduł przypominania o archiwizacji. Dostępne pod: Administracja / Aktywne moduły Następnie ustalamy dni kiedy chcemy wykonywać kopie danych. Mamy do wyboru kilka możliwości przypominania użytkownikowi systemu o wykonaniu archiwizacji. Może to być przypominanie: - podczas uruchamiania programu - zamykania programu - codziennie (w dni powszednie, lub co kilka dni) - cotygodniowo (co kilka tygodni, w określone dni od poniedziałku do niedzieli) 11

12 - comiesięcznie (konkretnego dnia miesiąca, w określony dzień tygodnia) Dostępne pod: Administracja bazy / Administracja przypominania o archiwizacji. Jeżeli wybraliśmy opcję przypominania o archiwizacji np. na piątek, każdego tygodnia, podczas uruchomienia programu, to pracownik firmy, który jako pierwszy uruchomi program zobaczy odpowiedni komunikat: Naciśnięcie klawisza: TAK spowoduje rozpoczęcie wykonywania archiwizacji, NIE program nie wykona archiwizacji, ale co jakiś czas będzie powtarzał komunikat, ANULUJ program nie wykona archiwizacji i jednocześnie zakończy przypominanie o wykonaniu kopii. Wybranie którejkolwiek z opcji zostanie zapisane w rejestratorze zdarzeń. Archiwizacja dokumentów Program Fort3 umożliwia archiwizację dokumentów wciągniętych do programu Fort3. Proces dostępny pod: Admin. bazy/ Kopiuj (archiwizuj) dokumenty. Przed wykonaniem archiwizacji należy ustalić ścieżkę do Katalogu kopii dokumentów. Ścieżka jest dostępna z poziomu: Ubezpieczenia/Majatkowe i Komunikacyjne/ Administracja/ Zarządzanie dokumentami. 12

13 Odtwarzanie kopii danych Odtwarzanie kopii na bazach MS Access Fort umożliwia każdemu operatorowi rozpakowanie archiwizatora. Należy wpisać datę utworzenia archiwum (program samoczynnie wstawi nazwę archiwum) i nacisnąć przycisk "Dearchiwizuj". Dostępne pod: Archiwizacja \ Proces Dearchiwizacji Odtwarzanie kopii na bazach MS SQL Server Odtwarzanie kopii danych MS SQL Server należy wykonać za pomocą zewnętrznymi narzędziami do zadządzania serwerami

14 Odtwarzanie kopii na bazie MS SQL Server 2005 Po wybraniu należy paramerty odzyskiwania ustawić zgodnie z parametrami backupu np. nr tak jak na rysunku poniżej. 14