Tips & Tricks. Czy wiesz że. wersja Aktualizacja dokumentu: Copyright COMARCH S.A.

Transkrypt

1 Tips & Tricks Czy wiesz że wersja Aktualizacja dokumentu: Copyright COMARCH S.A.

2 Czy znasz przykłady zastosowania modelowania procesów? W ERP XL wprowadzono mechanizm definiowania i obsługiwania procesów. Umożliwia on zaprogramowanie następujących po sobie czynności (tworzących proces), mających na celu osiągnięcie celu założonego przez Użytkownika. Czynności, jakie będą wykonywane w trakcie procesu, mogą być czynnościami, jakie wynikają z funkcjonalności systemu ERP XL, np. wygenerowanie zamówienia sprzedaży lub też będące czynnościami zewnętrznymi - np. wysłanie wiadomości , albo uruchomienie programu zewnętrznego, po spełnieniu określonego warunku, itp. Za pomocą procesów możliwe jest również regulowanie obiegu dokumentów, wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację wyznaczonych zadań oraz monitoring czynności wykonywanych przez podległych pracowników. Poniżej omówionych zostanie kilka przykładów zastosowania modelowania procesów. 1. Kontrola składanych zamówień powyżej zł. Wymagane jest zatwierdzenie dokumentu przez przełożonego. Rysunek 1 Plan procesu ZS Dla nowo dodanych zamówień do bufora sprawdzana jest całkowita wartość wystawianego dokumentu. Jeżeli jego wartość przekroczy zł dokument przejdzie do zadania ZATWIERDZENIE, gdzie opiekunem mogą być tylko np. kierownicy wydziału. Dopiero po przejściu tego kroku i weryfikacji, można zatwierdzić dokument. Kluczowym momentem jest zadanie SPRAWDZENIE, gdzie znajduje się weryfikacja wartości dokumentu. W wyniku określonego zapytania proces przekazuje zamówienie do potwierdzenia przez przełożonego w przypadku, gdy wartość zamówienia przekroczy zł. W przeciwnym przypadku, zamówienie może zatwierdzić operator wystawiający zamówienie. Tips & Tricks 2

3 Rysunek 2 Zapytanie warunkujące przekazanie procesu do innego zadania 2. Automatyczne wysłanie wiadomości po zatwierdzeniu faktury. Rysunek 3 Plan procesu FS MAIL Tips & Tricks 3

4 Po potwierdzeniu dokumentu faktury sprzedaży zostanie wygenerowany automatyczny o wcześniej zdefiniowanej treści wraz z załączonym domyślnym wydrukiem faktury. W parametrach wysłania wiadomości został wykorzystany który pobiera odpowiedni adres mailowy z zakładki Ogólne karty kontrahenta. W tagu <DO> można również wykorzystać zapytanie SQL pobierające odpowiedni adres z innego miejsca w bazie danych, np.: <DO>!@SQL('Select KNT_ From cdn.kntkarty (NOLOCK) join CDN.ZAMNAG (NOLOCK) on ZaN_KntNumer = Knt_GIDNumer where ZaN_GIDNumer='&@OBINUMER)</DO> (więcej w podręczniku Administrator, rozdział Procesy) Do a można dołączyć załącznik w trzech formach: - wydruku domyślnego - wskazanego wydruku - pliku z dysku Rysunek 4 Parametryzacja wysłania wiadomości Efekt końcowy to wiadomość do kontrahenta na którego wystawiona jest faktura: Rysunek 5 Wiadomość wysłana z procesu Tips & Tricks 4

5 3. Automatyczne przeliczanie Bilansu Stanu Towarów i generowanie Zamówienia Zakupu. Rysunek 6 Plan procesu Bilansu stanu towarów Po dodaniu Bilansu Stanu Towarów. Opiekun automatyczny z odpowiednim opóźnieniem realizacji na zadaniu przeliczy bilans, zatwierdzi i wygeneruje dokument zamówienia zakupu. Rodzaj generowanego dokumentu wskazuje się na zakładce Parametry akcji kluczowej Generowania dokumentu z bilansu stanu towarów poprzez wskazanie jego symbolu, tutaj ZZ. Rysunek 7 Wskazanie jaki dokument ma być generowany z bilansu Tips & Tricks 5

6 4. Przekazywanie dokumentu w obiegu do kolejnych operatorów. Rysunek 7 Wskazanie jaki dokument ma być generowany z bilansu W tym przykładowym procesie operator dodaje dokument w obiegu, który jest przekazywany do kolejnych operatorów odpowiedzialnych za Opisanie, Obieg i Zatwierdzenie wskazanego obiektu. Dodatkowo w każdym zadaniu operator ma możliwość cofnięcia dokumentu do poprzedniego operatora poprzez akcję Do poprawy. Jest to pusta akcja (bez akcji kluczowej) dodana i zdefiniowana na zakładce Akcje. Zmiany poszczególnych etapów obiegu wprowadzamy za pomocą akcji kluczowej Zmiana etapu dokumentu w obiegu i wprowadzenie odpowiedniego parametru. Wartości parametru powinny być takie jak w Słownik Statusów w Obiegu dokumentów. Rysunek 8 Poszczególne zmiany etapów i ich parametryzacja Tips & Tricks 6