Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Pełnienie funkcji koordynatora do spraw ewaluacji procesu realizacji zadań inwestycyjnych pn. Projektu Program Centrum etap I i etap II I. Cel i zakres zamówienia 1. Realizacja przedmiotowej usługi ma na celu wczesną identyfikację oraz wyeliminowanie ryzyk występujących zazwyczaj w trakcie złożonych projektów infrastrukturalnych w obszarze intensywnej zabudowy śródmiejskiej, gdzie na ograniczonej powierzchni współwystępują kluczowe dla funkcjonowania miasta funkcje mieszkalne, kulturalne, gospodarcze i infrastrukturalne. 2. Praca koordynatora do spraw ewaluacji będzie polegać na systematycznym zbieraniu, przetwarzaniu i prezentowaniu wszechstronnych informacji o przebiegu procesu realizacji przedmiotowego Projektu (etap projektowy i wykonawczy inwestycji), w celu ulepszenia współpracy Zamawiającego z podmiotami realizującymi świadczenia w ramach Projektu. Ewaluacja jako proces zbierania danych i ich interpretacja w celu podejmowania decyzji, powinna wspomagać wszystkie strony procesu inwestycyjnego w celu minimalizacji ryzyk oraz uciążliwości inwestycji dla mieszkańców Poznania. Wykonawca będzie systematycznie i precyzyjnie pozyskiwał dane o przebiegu procesu inwestycyjnego, analizował zebrane informacje, wspomagał konstruktywny dialog stron i interesariuszy oraz formułował rekomendacje do podejmowania decyzji, jakie powinny być podjęte przez Inwestora, jak i prezentował w możliwie najczytelniejszej formie wizualnej postęp prac i etapy inwestycji. Zadaniem Wykonawcy będzie koordynacja działań podmiotów realizujących na rzecz Zamawiającego usługi w ramach przygotowania i realizacji Projektu Program Centrum etap I oraz przygotowania Projektu Program Centrum etap II, z uwzględnieniem jednostek miejskich oraz wydziałów Urzędu Miasta Poznania, pod względem bieżącej i terminowej wymiany informacji, postępu prac oraz spójności działań w kontekście celów strategicznych. 3. Wszystkie działania Wykonawcy winny zapewnić osiągnięcie celu, jakim jest realizacja przez Zamawiającego w założonym terminie i budżecie zadań inwestycyjnych pn. Projekt Program Centrum etap I przebudowa tras tramwajowych wraz z uspokojeniem ruchu samochodowego w ulicach Św. Marcin, Fredry, Mielżyńskiego, 27 Grudnia, pl. Wolności, Towarowa (wartość 100 mln złotych) oraz Projekt Program Centrum etap II - budowa trasy tramwajowej na ul. Ratajczaka (130 mln złotych), zwanych dalej łącznie lub odpowiednio Projektem lub zadaniem inwestycyjnym. 1

2 II. Wymóg wykorzystywania, udostępniania i administrowania cyfrową platformą zarządzania dokumentacją projektu. 1. W celu zapewnienia wysokiej efektywności i integracji zarządzania informacjami oraz dokumentami na etapie planowania, projektowania, udzielania zamówień, realizacji, odbiorów oraz dla należytej staranności w zakresie dokumentowania przebiegu inwestycji, zamawiający oczekuje w ramach przedmiotu niniejszego zamówienia wykorzystywania platformy informatycznej posiadającej niżej wyspecyfikowane cechy funkcjonalne. 2. Wykonawca będzie zobowiązany w ramach swojego wynagrodzenia efektywnie wykorzystywać i udostępnić wskazanym przez Zamawiającego osobom w/w platformę cyfrową oraz ją administrować w celu należytego dokumentowania i optymalizacji procesu inwestycyjnego. Administracja projektu z użyciem w/w platformy cyfrowej powinna umożliwiać Zamawiającemu również skompletowanie dokumentacji i korespondencji procesu inwestycyjnego, w sposób umożliwiający bezpieczne przechowywanie i szybki dostęp do dokumentów. 3. Okres użytkowania i udostępniania cyfrowej platformy zarządzania w ramach wynagrodzenia wykonawcy obejmuje okres realizacji przedmiotowego zamówienia. 4. Wymagania dotyczące platformy: Platforma ma: a) zapewniać bezpieczne przechowywanie oraz szybki dostęp do całej korespondencji związanej z projektem pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu inwestycyjnego, rysunków CAD, modeli BIM w otwartym formacie IFC oraz wszelkich innych dokumentów we wszelkich formatach plików bez ograniczeń; b) być usługą chmurową (SaaS - software as a service), z dostępną z każdego miejsca na świecie poprzez dostęp do Internetu, wyłącznie za pomocą popularnych, darmowych przeglądarek internetowych i nie wymagać instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania na urządzeniach użytkowników, czy specjalnego sprzętu komputerowego ponad ogólnie przyjęte średnie standardy komputerów biurowych pracujących pod systemami operacyjnymi Windows i ios; c) posiadać darmowe aplikacje mobilne przynajmniej dla systemów ios i Android, d) umożliwiać efektywne i transparentne prowadzenie korespondencji pomiędzy uczestnikami projektu przy zapewnieniu jej poufności i bezpieczeństwa danych, jak i intuicyjne i łatwe śledzenie komunikacji przez Koordynatora projektu i Zamawiającego, e) prowadzić automatyczny rejestr całej komunikacji, edycji dokumentów oraz kontrolę wersji (aktualności) dotyczących projektu oraz takie same indywidualne rejestry dla każdego konta użytkownika, przy jednoczesnej kontroli i ograniczeniu uprawnień do określonych edycji, 2

3 f) zachowywać i umożliwiać łatwy dostęp do wszystkich wersji/ edycji dokumentów aktualnych i archiwalnych, g) oprogramowanie Platformy, jak i wszelkie dane związane z projektem i korespondencja powinny być przechowywane wyłącznie bezpiecznych serwerowniach wyłącznie na terenie Unii Europejskiej, h) zabezpieczenia platformy powinny zapewniać przydzielanie przez administratora indywidualnych uprawnień w zakresie edycji i dostępu do pojedynczych dokumentów jak i zdefiniowanych grup plików indywidualnie dla każdego konta użytkownika, i) być łatwa, ergonomiczna i intuicyjna w użytkowaniu, każdy użytkownik, nawet nie posiadający kompetencji teleinformatycznych, powinien móc umieć efektywnie używać platformy po co najwyżej 2 godzinnym szkoleniu, j) posiadać udostępniać co najmniej jedno szkolenie online bogate zasoby darmowych wideo-kursów w serwisach on-line dla umożliwienia samodzielnego zdobycia i doskonalenia umiejętności obsługi, k) zapewniać bezpieczeństwo i integralność danych poświadczone aktualnym w momencie składania oferty jak i przez cały okres użytkowania międzynarodowym certyfikatem ISO (ISO Data Integrity and Security Certified), l) posiadać zabezpieczenia przed celowym, bądź przypadkowym usunięciem jakichkolwiek danych. Żadne informacje, dokumenty czy inne pliki nie mogą podlegać trwałemu usunięciu, a jedynie łatwej do odnalezienia archiwizacji. Wszelkie dane powinny umożliwiać pełen audyt wszystkich dokumentów i korespondencji w dowolnym czasie i miejscu, m) generować raporty graficzne na ekranie oraz dodatkowo umożliwiać ich eksport oraz lokalny zapis w formacie XLS lub PDF, n) umożliwiać konfigurowanie szablonów korespondencji, o) umożliwiać masowy upload/download wielu dokumentów jednocześnie, p) umożliwiać łatwe wyszukiwanie dokumentów z użyciem atrybutów metadanych oraz dat ich powstania i/lub edycji, q) zapewniać repozytorium danych (przestrzeń dyskową serwera danych) łącznie nie mniej niż 100TB oraz dodatkowo repozytorium zapasowe (backup) o wielkości niezbędnej dla bezpiecznego przechowywania dokumentów i korespondencji we wszystkich wersjach archiwalnych oraz aktualnych, r) umożliwiać przechowywanie plików komputerowych bez względu na ich wielkość i format, s) umożliwiać nieograniczony ilościowo transfer danych przez cały okres użytkowania, t) zapewniać przeglądanie w czasie rzeczywistym, za pomocą wyłącznie przeglądarki internetowej, dokumentów i plików rysunkowych CAD i BIM (IFC) bez potrzeby instalowania jakiegokolwiek dodatkowego oprogramowania, 3

4 u) zapewniać logiczne połączenie ID elementów modelu BIM z właściwymi danymi i korespondencją, v) posiadać moduł do mobilnego prowadzenia odbiorów technicznych i oznaczania usterek z wykorzystaniem tabletu na placu budowy, w) zapewnić jednoznaczną i zabezpieczoną indywidualnym hasłem logowania autoryzację użytkownika, wraz z automatycznym nadawaniem uprawnień edycyjnych i dostępu do wydzielonych zasobów danych, x) oferować nieograniczoną ilość kont użytkowników, y) gwarantować niezawodność nieograniczonego dostępu na poziomie 99,9% okresu użytkowania, z) gwarantować pełne przywrócenie wszystkich danych z repozytorium zapasowego w ciągu maksymalnie 12 godzin. 5. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania licencji, umożliwiającej legalne korzystanie dostęp do platformy / programu również przez wskazanych pracowników Urzędu Miasta Poznania lub osoby trzecie zaangażowane w realizację projektu. Wszelka odpowiedzialność za działania zgodnie z licencją w tym zakresie leży po stronie Wykonawcy. 6. Po zakończeniu realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do zarchiwizowania i przekazania zarchiwizowanych danych z platformy na wskazane przez Zamawiającego miejsce na jego serwerze. III. Przy uwzględnieniu wyżej określonego celu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do: 1. działania w sposób pozwalający na realizację zadania inwestycyjnego przy uwzględnieniu założonych kosztów i standardów jakościowych, zgodnie z przepisami prawa, otrzymaną od Zamawiającego dokumentacją, zmianami podjętymi w trakcie realizacji prac uzgodnionymi z Zamawiającym, a także przy zachowaniu należytej staranności uwzględniającej profesjonalny charakter prowadzonej działalności, 2. koordynacji działań wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji zadania inwestycyjnego, w szczególności w zakresie przyjętego przez Zamawiającego harmonogramu realizacji zadania inwestycyjnego, 3. nadzoru nad realizacją przyjętego przez Zamawiającego harmonogramu realizacji prac projektowych, 4. określenia ryzyk wynikających z przyjętego harmonogramu realizacji, 5. wskazania rozwiązań mających na celu wyeliminowanie oraz zmniejszenie ryzyka przekroczenia harmonogramu finansowo - rzeczowego zadania inwestycyjnego, 6. opiniowania sporządzonych przez projektantów koncepcji oraz dokumentacji projektowej, 4

5 7. współpracy przy prowadzeniu postępowań administracyjnych i przetargowych oraz innych czynności niezbędnych do realizacji zadania inwestycyjnego, 8. pomocy merytorycznej przy przygotowywaniu umów, wniosków i innych dokumentów niezbędnych dla realizacji zadania inwestycyjnego, 9. kontroli uzyskanych opinii, uzgodnień i pozwoleń wymaganych w procesie realizacji zadania inwestycyjnego, 10. doradztwa, opiniowania i prowadzenia nadzoru nad dokumentacją projektu oraz przygotowywania opracowań niezbędnych do realizacji zadania inwestycyjnego, 11. udziału w spotkaniach zespołu ds. projektu i sprawozdawczości w trakcie ich trwania, spotkaniach wewnętrznych i z podmiotami uczestniczącymi w realizacji zadania inwestycyjnego oraz ich organizacji i prowadzenia na wniosek Zamawiającego; 12. zabezpieczenia interesów Zamawiającego poprzez ustanowienie zasad efektywnej współpracy oraz podział obowiązków pomiędzy podmioty zaangażowane w realizację projektu oraz monitorowanie przestrzegania przez te podmioty stosowania wszystkich uzgodnień i wymagań wynikających z przepisów prawa i wewnętrznych regulacji, postanowień umownych i bieżących ustaleń; 13. rekomendowania Zamawiającemu wszelkich zmian dokumentacji projektowej, które mogą okazać się niezbędne lub pożądane podczas, lub w następstwie wykonywania robót budowlanych, koordynacja zlecania lub wykonywania projektów w ramach nadzorów autorskich, niezbędnych dla realizacji inwestycji; 14. udziału w pracach koncepcyjnych dotyczących zmian projektowych; 15. monitorowania działań nadzoru inwestorskiego, nadzoru autorskiego oraz obsługi prawnej, w kontekście zdefiniowania konsekwencji technicznych, czasowych, finansowych i formalno prawnych wynikających ze zmian projektowych; 16. koordynowanie i monitorowanie działań nadzoru inwestorskiego i nadzoru autorskiego, w zakresie rozwiązywania bieżących problemów technicznych w trakcie realizacji zadania inwestycyjnego; 17. pomocy przy utrzymywaniu łączności i sprawozdawczości między wszystkimi uczestnikami procesu realizacji inwestycji, przekazywania bez zbędnej zwłoki spraw bieżących (w tym korespondencji) wszystkim zainteresowanym uczestnikom zaangażowanym w realizację inwestycji za pomocą platformy cyfrowej; 18. pomocy przy weryfikowaniu wniosków z tytułu zamówień dodatkowych i robót zamiennych oraz weryfikacji kompletności dokumentów, umożliwiających procedowanie zmiany umów lub udzielania zamówień; 19. udziału w radach budowy oraz innych spotkaniach dotyczących postępu robót wg potrzeb Zamawiającego; 20. identyfikowania potencjalnych ryzyk skutkujących ewentualnymi roszczeniami wraz z rekomendacją sposobów eliminacji tych ryzyk; 5

6 21. analizowania wniosków i roszczeń mieszkańców oraz uczestników procesu budowlanego, w tym dokonywania oceny zasadności tych roszczeń i przedstawiania stanowiska Zamawiającemu; 22. wyjaśniania wątpliwości dotyczących wszelkich spraw związanych z realizacją zadania inwestycyjnego, 23. nadzoru nad wykonywaniem usług inwentaryzacji geodezyjnej i architektonicznej dla zadania inwestycyjnego. IV. W celu zapewnienia realizacji w/w obowiązków Wykonawca winien jest zapewnić zaplecze administracyjne i personel w liczbie potrzebnej do ich realizacji. 6