Kwestionariusz samooceny AEO

Transkrypt

1 Kwestionariusz samooceny AEO 1. Cel kwestionariusza 1. Zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) Nr 648/ oraz przepisami rozporządzenia (EWG) Nr 1875/ (zwanego dalej RWKC) przedsiębiorcy ubiegający się o otrzymanie statusu upowaŝnionego przedsiębiorcy (ang. Authorised economic operator -AEO) powinni spełniać kryteria : a) przestrzegania wymogów celnych, b) prowadzenia ewidencji w sposób umoŝliwiający właściwą kontrolę celną, c) wypłacalności, d) posiadania odpowiednich standardów bezpieczeństwa i ochrony. (Kryterium posiadania odpowiednich standardów bezpieczeństwa i ochrony (lit. d) nie dotyczy wniosków o wydanie Świadectwa AEO - Uproszczenia celne). 2. ZłoŜenie kwestionariusza nie jest obowiązkowe, tym niemniej zachęca się wnioskodawców do jego przedłoŝenia. Wypełnienie kwestionariusza ułatwić wnioskodawcy dokonanie samooceny, dającej przeświadczenie (jeszcze przed złoŝeniem wniosku o wydanie świadectwa AEO), iŝ kryteria wymagane do przyznania statusu AEO są spełnione. 3. Wypełniony kwestionariusz ułatwi i przyśpieszy prowadzoną przez organ celny weryfikację spełnienia powyŝszych kryteriów. 2. Struktura kwestionariusza: 1. Kwestionariusz podzielony jest na pięć sekcji : 1 Rozporządzenie nr 648/2005 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 kwietnia 2005r. zmieniające rozporządzenie Rady (EWG) nr 2913/92 ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Celny (Dz. Urz. UE L117 z , s. 13) 2 Rozporządzenie Komisji (EWG) nr 1875/2006 z dnia 18 grudnia 2006 r. zmieniające rozporządzenie (EWG) 2454/93 ustanawiające przepisy w celu wykonania rozporządzenia Rady (EWG) nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny (Dz. Urz. WE L 360 z str. 64) 1

2 a) Sekcja I zawiera informacje określone w załączniku 1C do RWKC - Wyjaśnienia pkt 19, pytania dotyczące wielkości działalności przedsiębiorstwa oraz skali i charakterystyki obrotu towarowego. Uwaga!!! Wypełnienie podsekcji 1.00 kwestionariusza stanowi alternatywę do obowiązku dołączenia do wniosku załączników wymienionych w pkt 19 Wyjaśnień do załącznika 1C do RWKC. Dostarczenie organowi celnemu informacji określonych w podsekcji 1.00 w formie wypełnionej tabeli lub załączników jest obligatoryjne!!! Brak tych załączników lub informacji, które powinny zawierać skutkuje nieprzyjęciem wniosku przez organ celny. b) Sekcja II - zawiera pytania dotyczące przestrzegania przez wnioskodawcę wymogów celnych, c) Sekcja III - zawiera pytania dotyczące systemu zarządzania ewidencjami handlowymi oraz ewidencjami transportowymi. d) Sekcja IV - zawiera : - pytanie dotyczące wypłacalności finansowej wnioskodawcy (tj. dobrej sytuacji finansowej, umoŝliwiającej regulowanie zobowiązań stosownie do rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej) w okresie ostatnich trzech lat, - wniosek o przygotowanie na potrzeby postępowania celnego dokumentów, które mogą potwierdzić deklarowaną wypłacalność finansową. e) Sekcja V - zawiera pytania dotyczące stosowania przez wnioskodawcę odpowiednich standardów bezpieczeństwa i ochrony. 3. Wskazówki dotyczące wypełniania Kwestionariusza 1. Wskazanym jest aby Kwestionariusz był wypełniony komputerowo lub pismem odręcznym, duŝymi drukowanymi literami. 2. W kolumnie Odpowiedzi naleŝy : 1) Podać informacje zgodnie z treścią pytania lub wpisać - TAK, NIE, ewentualnie NIE DOTYCZY. W przypadku odpowiedzi NIE DOTYCZY przyjmuje się, iŝ dana kwestia w ocenie wnioskodawcy nie dotyczy jego specyfiki i zakresu działania/profilu działalności. W szczególności w przypadku odpowiedzi NIE DOTYCZY wskazanym jest dopisanie dodatkowej informacji (np. rodzaj działalności) precyzującej przyczynę takiego zapisu, pozwoli to na ograniczenie dodatkowych pytań w trakcie procesu weryfikacji spełnienia kryteriów AEO. Odpowiedzi NIE są wyłącznie informacjami i nie warunkują pozytywnej lub negatywnej oceny wniosku. MoŜliwym jest uzupełnienie odpowiedzi NIE dodatkowym objaśnieniem, wskazującym na specyfikę wnioskodawcy. 2

3 Wpisać wszelkie informacje związane z danym pytaniem, które wnioskodawca uwaŝa za istotne dla przyznania statusu AEO. W szczególności informacje określające nazwę, numer, datę dokumentu odnoszącego się do pytania np.: regulamin...nr...z dnia... Poszczególne dokumenty lub ich punkty/części/rozdziały mogą być wskazywane wielokrotnie w kwestionariuszu, gdyŝ niektóre kryteria oceniane w kwestionariuszu dotyczą podobnych wzajemnie powiązanych problemów. Ponadto zakres treściowy powoływanych dokumentów moŝe odnosić się do wielu pytań kwestionariusza. 2) W przypadku, gdy pytanie dotyczy posiadania procedur, natomiast wnioskodawca nie posiada spisanych wewnętrznych norm/ regulacji/zakresów obowiązków i wpisuje odpowiedź NIE, jednak w jego ocenie w przedsiębiorstwie funkcjonują niepisane zasady postępowania dotyczące określonej kwestii powoływanej w kwestionariuszu, naleŝy po odpowiedzi NIE dodać - FUNKCJONUJĄ NIEPISANE ZASADY POSTĘPOWANIA. 3) Wskazać numer akt sprawy prowadzonej przez administrację celną (w przypadku gdy zdaniem wnioskodawcy określone kryteria były juŝ weryfikowane przez organ celny przy okazji prowadzenia innych postępowań dotyczących np. : udzielenia pozwoleń na stosowanie procedur uproszczonych; zwalniania z obowiązku złoŝenia zabezpieczenia akcyzowego lub zabezpieczenia przy wykonywaniu procedury tranzytu zewnętrznego; udzielania ułatwień płatniczych) wpisując kryterium było weryfikowane sprawa nr..., (ewentualnie dodatkowo zapis - w sprawie złoŝono - nazwa dokumentu). 4. Certyfikaty / świadectwa wystawiane przez zewnętrzne instytucje / ekspertów. 1. W przypadku posiadania przez wnioskodawcę certyfikatów ISO - Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (International Organization for Standardization), certyfikatu wydawanego przez TAPA - Związek Ochrony Aktywów Technologicznych (Technology Asset Protection Association) lub innych międzynarodowych świadectw, będą one uznawane w zakresie w jakim kryteria ich wydania są identyczne lub równorzędne z kryteriami przyznawania świadectw AEO - (art. 14 k (4) RWKC). 2. Zgodnie z art. 14 n (2) RWKC - organ celny wydający świadectwo moŝe przyjąć wnioski przedstawione przez specjalistę w odpowiednich dziedzinach, o których mowa w art. 14i, 14j i 14k, w odniesieniu do warunków i kryteriów określonych w tych artykułach. Specjalista ten nie moŝe mieć powiązań z wnioskodawcą. 5. Postępowanie z kwestionariuszem po jego wypełnieniu : 1. Kwestionariusz powinien być złoŝony wraz z wnioskiem o wydanie świadectwa AEO. 2. Zaleca się, aby wnioskodawca przedstawił wraz kwestionariuszem wykaz dokumentów, obejmujący : 3

4 1) dokumenty wnioskowane w sekcji IV kwestionariusza, 2) pozostałe dokumenty wymieniane w kwestionariuszu, których kopie (o ile to moŝliwe w formie elektronicznej) wnioskodawca moŝe przekazać organowi celnemu prowadzącemu postępowanie, 3) dokumenty wymienione w kwestionariuszu, które z uwagi na wraŝliwość danych w nich zawartych wnioskodawca udostępni organowi celnemu w swojej siedzibie, 4) Po otrzymaniu wezwania ze strony organu celnego, dokumenty wskazane w wykazie (oraz ewentualne inne dokumenty wnioskowane przez organ celny) powinny być przekazane (o ile to moŝliwe w formie elektronicznej) do izby celnej właściwej dla siedziby wnioskodawcy, która zweryfikuje spełnianie kryteriów AEO przez wnioskodawcę. 3. Rekomendowanym jest (jeszcze przed formalnym złoŝeniem wniosku) dokonanie przeglądu wypełnionego kwestionariusza wraz z koordynatorem AEO funkcjonującym w Izbie Celnej właściwej miejscowo dla siedziby wnioskodawcy. 6. Inne zalecane działania z zakresu samooceny. 1. Zaleca się aby wnioskodawca: 1). Zapoznał się z dokumentem TAXUD/2006/1452 UpowaŜnione podmioty gospodarcze Model AEO COMPACT, opublikowanym na stronie internetowej SłuŜby Celnej) i zgodnie z pkt tego dokumentu opracował profil procesów prowadzonej działalności gospodarczej, w szczególności aspektów związanych z łańcuchem dostaw oraz oszacował obszary ryzyka związane z tymi procesami, przekazał dokumenty dotyczące szacowania obszarów ryzyka, jako załączniki do wniosku i kwestionariusza samooceny. Dokumenty TAXUD/2006/1450 oraz TAXUD/2006/1452 nie mają mocy wiąŝącej. Tym niemniej ich wykorzystanie ułatwi i ujednolici postępowanie. 2) Wskazanie obszarów ryzyka, w szczególności związanych z łańcuchem dostaw, ułatwi SłuŜbie Celnej dokonanie wspólnej oceny ryzyka wraz z przedsiębiorcą oraz przyśpieszy proces weryfikacji spełnienia kryteriów AEO. 3) Deklaracji Bezpieczeństwa dla UpowaŜnionego Przedsiębiorcy AEO moŝe być wykorzystywana przez przedsiębiorców w celu realizacji i udowodnienia spełnienia wymagań do uzyskania statusu AEO, o których mowa w art. 14k ust. 1e Rozporządzenia Wykonawczego. Jego zastosowanie naleŝy traktować jako alternatywę dla wszelkich innych dostępnych sposobów realizacji tego kryterium do uzyskania świadectwa AEO. Dopuszczalna jest modyfikacje zapisów Deklaracji (...) (np. wynikająca z rodzaju prowadzonej działalności przez wnioskodawcę). Zachęca się podmioty do składania deklaracji. Deklaracja moŝe stanowić część umowy zawartej z partnerem handlowym lub być odrębnym dokumentem podpisywanym przez kontrahenta wydawanym dla wnioskującego o status AEO. 4

5 SEKCJA I - INFORMACJE O PRZEDSIĘBIORSTWIE PODSEKCJA 1.00 INFORMACJE OGÓLNE O PRZEDSIĘBIORCY WYNIKAJĄCE Z PKT 19 Wyjaśnień do wniosku stanowiącego załącznik 1 do RWKC Lp. Pytania Odpowiedzi Uwagi/wyjaśnienia 1. NajwaŜniejsi właściciele/udziałowcy przedsiębiorstwa: Wskazać udziały procentowe najwaŝniejszych właścicieli/udziałowców. Wymienić właścicieli/udziałowców: - w przypadku spółek akcyjnych powyŝej 5% akcji - w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialności powyŝej 10% udziałów Wypełnić w sytuacji, gdy brak jest aktualnej informacji w KRS. 2. Kto jest odpowiedzialny w ramach administracji za sprawy celne? Proszę podać imię i nazwisko osoby/osób i umiejscowienie w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. 3. Jaki jest sektor działalności gospodarczej w przedsiębiorstwie? 4. Czy przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczych w miejscu innym niŝ siedziba przedsiębiorcy? producent eksporter spedytor prowadzący skład celny przedstawiciel w sprawach celnych przewoźnik importer inne 5. Proszę podać adresy miejsc prowadzenia działalności gospodarczej, ze wskazaniem rodzaju działalności w kaŝdym miejscu. Wskazać rodzaj działalności w kaŝdym miejscu zgodnie z pkt 3 niniejszej podsekcji 6. Czy przedsiębiorca oraz kaŝde miejsce prowadzenia działalności gospodarczej włączone jest do łańcucha dostaw działa: we własnym imieniu oraz na własną rzecz we własnym imieniu na rzecz innej osoby w imieniu i na rzecz innej osoby Kryterium nie jest zawęŝone wyłącznie do przedstawicielstwa w sprawach celnych, dotyczy takŝe przewoźników i spedytorów. 7. Czy towary, materiały, produkty gotowe są zakupione od i/lub dostarczone do przedsiębiorstw Ocena powiązania przedsiębiorcy z wnioskodawcą odbywa się na podst. struktury organizacyjnej wnioskodawcy i przedsiębiorstwa, np. przedsiębiorstwo - matka i 5

6 powiązanych z wnioskodawcą? dotyczy przedsiębiorstwo córka oraz/lub powiązań handlowych, np. długoterminowe kontrakty handlowe. 8. Załączniki: a) schemat organizacyjny przedsiębiorstwa, ze wskazaniem liczby pracowników ogółem i w kaŝdym dziale oraz nazwiska osób kierujących poszczególnymi komórkami przedsiębiorstwa, b) nazwiska osób uprawnionych do wykonywania czynności celnych, c) jeśli istnieje, dokumentacja dotycząca funkcji/kompetencji kaŝdego działu i/lub stanowiska. 9. Czy wnioskodawca posiada procedury związane z tymczasową lub stałą nieobecnością w pracy pracownika na stanowisku kierowniczym? 10. Czy osoby odpowiedzialne w przedsiębiorstwie za sprawy celne posiadają odpowiedni poziom wiedzy z zakresu zastosowania technologii informatycznej w sprawach celnych, procesach handlowych oraz ogólnych sprawach handlowych? a) schemat organizacyjny przedsiębiorstwa moŝe mieć formę diagramu, c) zaznaczyć czy istnieje dokumentacja dotycząca funkcji/kompetencji kaŝdego działu i/lub stanowiska. W momencie złoŝenia wniosku nie trzeba załączać przedmiotowej dokumentacji. Będzie ona poddana ewentualnej weryfikacji w trakcie badania spełniania przez wnioskodawcę warunków i kryteriów do uzyskania statusu AEO, po formalnym przyjęciu wniosku. W momencie złoŝenia wniosku nie trzeba załączać dokumentacji dotyczącej stosowanych procedur. Będą one poddane ewentualnej weryfikacji w trakcie badania spełniania przez wnioskodawcę warunków i kryteriów do uzyskania statusu AEO, po formalnym przyjęciu wniosku. WyraŜam zgodę na umieszczenie danych ze świadectwa AEO w wykazie upowaŝnionych przedsiębiorców, o którym mowa w art. 14x ust. 4 Rozporządzenia Wykonawczego podpis wnioskodawcy 6

7 PODSEKCJA WIELKOŚĆ DZIAŁALNOŚCI PRZEDSIĘBIORSTWA 1 patrz przypis końcowy Lp. Wskaźnik Pytania Odpowiedzi 1. Roczny obrót Jaka jest wielkość rocznego obrotu (ogółem) z ostatnich 3 lat? (w przypadku nowych przedsiębiorstw proszę podać dane, które są dostępne). 2. Zatrudnienie średnioroczne Jaka jest wielkość zatrudnienia średniorocznego w przedsiębiorstwie za ostatnie 3 lata? Mniej niŝ 10 pracowników w roku - w roku - w roku - 3. Zyski i straty Jaka jest wielkość (ogółem) zysków i strat przedsiębiorstwa z okresu ostatnich 3 lat? (w przypadku nowych przedsiębiorstw proszę podać dane, które są dostępne). Mniej niŝ Mniej niŝ Mniej niŝ PowyŜej równowartość w równowartość w równowartość równowartości złotych 2 mln złotych 10 mln w złotych 50 w złotych 50 euro euro mln euro mln euro obrót w roku - zł zł zł zł obrót w roku - zł zł zł zł obrót w roku - zł zł zł zł Mniej niŝ 50 pracowników Mniej niŝ 250 pracowników PowyŜej 250 pracowników zyski w roku - zł straty w roku - zł zyski w roku - zł straty w roku - zł zyski w roku - zł straty w roku - zł 4. Zdolność magazynowa Jaka jest własna zdolność magazynowa przedsiębiorstwa? Jaki procent własnej zdolności magazynowej jest wykorzystywany? Czy przedsiębiorstwo korzysta z magazynu /magazynów naleŝących do osoby trzeciej lub ze składów celnych prowadzonych przez osoby trzecie? JeŜeli tak, jaką przeciętną powierzchnię lub pojemność magazynu /magazynów wykorzystuje przedsiębiorstwo? Powierzchnia lub pojemność magazynu (magazynów) naleŝących do przedsiębiorcy. m 2 lub m 3 Wykorzystanie powierzchni magazynowej dla przechowywania wszystkich towarów będących w dyspozycji wnioskodawcy. % Przeciętna wielkość powierzchni lub pojemności magazynu (magazynów) w m2 lub m3 m 2 lub m 3 7

8 5. Dotychczasowy obrót towarowy z zagranicą, (dotyczy obrotu z krajami nie naleŝącymi do Unii Europejskiej). Proszę podać przybliŝone dane dotyczące wartości statystycznej (w zł) towarów będących przedmiotem obrotu towarowego z zagranicą - według zgłoszeń celnych złoŝonych w ostatnich 3 latach. (W przypadku gdy profil działalności gospodarczej uniemoŝliwia podanie danych, proszę poniŝej tabeli wpisać - nie dotyczy z uwagi na profil działalności- np. agent celny, przewoźnik) w roku - w roku - w roku - Obrót towarowy z zagranicą do zł zł zł powyŝej zł 6. Skala naleŝności w obrocie towarowym z zagranicą (dotyczy obrotu z krajami nie naleŝącymi do Unii Europejskiej). 7. Przewidywana skala obrotu towarowego z zagranicą (dotyczy obrotu z krajami nie naleŝącymi do Unii Europejskiej). Jaka jest ogólna kwota naleŝności celnych, podatku akcyzowego i podatku VAT, zapłacona w ostatnich 3 latach. (w przypadku nowych przedsiębiorstw proszę podać dane, które są dostępne), w zaokrągleniu do zł. (W przypadku gdy profil działalności gospodarczej uniemoŝliwia podanie danych, proszę poniŝej tabeli wpisać - nie dotyczy z uwagi na profil działalności- np. agent celny, przewoźnik). Proszę podać szacunki dotyczące wartości statystycznej (w zł) towarów, które będą przedmiotem obrotu towarowego z zagranicą w najbliŝszych 2 latach. (W przypadku gdy profil działalności gospodarczej uniemoŝliwia podanie danych, proszę poniŝej tabeli wpisać - nie dotyczy z uwagi na profil działalności - np. agent celny, przewoźnik) rok w roku - w roku - cło akcyza VAT Szacowany obrót towarowy z zagranicą do zł zł zł powyŝej zł 8

9 PODSEKCJA STATYSTYKA CELNA Lp. Wskaźnik Pytania Odpowiedzi Proszę wymienić główne pięć państw spoza Wspólnoty, z którymi przedsiębiorstwo dokonuje obrotu. 1. Klasyfikacja towarów zgłaszanych do odpraw celnych według kodu taryfy celnej i pochodzenia towarów Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury wykorzystywane do klasyfikowania towarów według kodu taryfy celnej i określania pochodzenia towarów (wykaz pomocy stosowanych przez wnioskodawcę przy dokonywaniu klasyfikacji do kodu taryfy celnej i określenia pochodzenia towarów, np. podręcznik, wewnętrzne zestawienia dotyczące importowanych towarów zawierające kod CN, stawkę cła i podatku; decyzje WIT i WIP, certyfikaty producenta określające skład surowcowy produktu)? 2. Środki preferencyjne Czy w odniesieniu do towarów lub jego części, którymi przedsiębiorstwo dokonuje obrotu, stosowane są preferencje taryfowe (autonomiczne lub preferencyjne stawki celne)? Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury dotyczące ubiegania się o autonomiczne lub/i preferencyjne stawki celne (w imporcie) lub wnioskowania o wydanie świadectw pochodzenia? Czy przedsiębiorstwo posiada procedury wystawiania certyfikatów/ faktur/ deklaracji dotyczących wywozu lub powrotnego wywozu? 3. Cło antydumpingowe Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami (materiałami, produktami gotowymi) objętymi cłem antydumpingowym lub cłem wyrównawczym? JeŜeli tak, proszę wymienić producenta/ producentów towarów (materiałów, produktów gotowych) oraz kraj produkcji spoza UE - (dane z ostatniego roku przed złoŝeniem wniosku). 9

10 4. Towary podwójnego zastosowania Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami (materiałami, produktami gotowymi) podwójnego zastosowania (towary wymienione w Rozporządzeniu Rady (WE) z 18 września 2007 r., D.U. L 278 z z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Gospodarki w sprawie wykazu uzbrojenia D. U. z 2006 r. Nr 188, poz z późn. zm.)? JeŜeli tak, proszę wymienić te towary (materiały, produkty gotowe). 5. Towary akcyzowe Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami (w tym materiałami i produktami gotowymi) akcyzowymi? JeŜeli tak, proszę wymienić te towary (materiały, produkty gotowe). 6. Własność intelektualna Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami (materiałami, produktami gotowymi) podlegającymi ochronie praw własności intelektualnej? 7. Ustalanie wartości celnej towarów oraz określanie wysokości podatku VAT w imporcie i akcyzy w imporcie. JeŜeli tak, proszę wymienić te towary (materiały, produkty gotowe). Czy przedsiębiorstwo posiada procedury określania prawidłowej wartości celnej towaru (materiału, produktu gotowego) w zgłoszeniach celnych? (procedury określania kosztów uwzględnianych przy ustalaniu wartości celnej np. frachtu, ubezpieczenia, prowizji, kosztów pakowania, opłat licencyjnych, deklarowania prawidłowego kodu Incoterms dotyczącego warunków dostawy towaru, itd) 10

11 SEKCJA II - DOTYCHCZASOWE PRZESTRZEGANIE WYMOGÓW CELNYCH PODSEKCJA DOTYCHCZASOWE PRZESTRZEGANIE WYMOGÓW CELNYCH W ODNIESIENIU DO ORGANÓW CELNYCH I INNYCH ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ ISTOTNYCH DLA SPRAW DOTYCZĄCYCH OBROTU TOWAROWEGO Z ZAGRANICĄ Art. 14h (1) RWKC :Przestrzeganie wymogów celnych, o których mowa w art. 5a ust. 2 Kodeksu, uznaje się za odpowiednie, jeŝeli w ciągu ostatnich trzech lat poprzedzających złoŝenie wniosku nie doszło do powaŝnego naruszenia przepisów lub do powtarzających się naruszeń przepisów celnych przez którąkolwiek z niŝej wymienionych osób: a) wnioskodawcę; b) osoby kierujące przedsiębiorstwem wnioskodawcy lub nadzorujące takie kierownictwo; c) w stosownych przypadkach, przedstawiciela prawnego reprezentującego wnioskodawcę w sprawach celnych; d) osobę odpowiedzialną w przedsiębiorstwie wnioskodawcy za sprawy celne. Przestrzeganie wymogów celnych moŝna jednak uznać za odpowiednie, jeŝeli właściwy organ celny uzna naruszenie za nieistotne w stosunku do liczby lub wielkości operacji celnych, do których się ono odnosi, oraz jeŝeli nie budzi ono wątpliwości co do dobrej wiary wnioskodawcy. Lp. Wskaźnik Pytania Odpowiedzi 1. Transakcje celne Wymień urzędy celne w ramach UE, w których są składane zgłoszenia celne - (dane z ostatniego roku) WskaŜ zaangaŝowanych przedstawicieli (nazwy osób prawnych i numery REGON, lub w przypadku niemoŝności wskazania osób prawnych - imiona i nazwiska z wskazaniem czy osoba jest agentem celnym, pracownikiem przedsiębiorstwa) - (dane z ostatniego roku) Podaj obowiązujące w dacie złoŝenia wniosku o przyznanie statusu AEO numery i daty pozwoleń na stosowanie procedur uproszczonych i/lub gospodarczych procedur celnych. 2. Kontrola przestrzegania wymogów celnych 3. Wcześniejsze wnioski o pozwolenia Proszę wskazać jakie były wyniki kontroli prowadzonych w okresie ostatnich 3 lat przez organy celne lub organy podatkowe, dotyczących przestrzegania wymogów celnych - pozytywne czy negatywne - (wydano decyzję)? JeŜeli wynik kontroli był negatywny, jakie środki zostały podjęte przez przedsiębiorstwo aby uniknąć zachowania niezgodnego z wymogami? Proszę podać, czy w okresie ostatnich 3 lat cofnięto lub zawieszono pozwolenia wydawane przedsiębiorstwu przez administrację celną lub czy wniosek o takie pozwolenie został odrzucony, a jeśli tak, jakie było uzasadnienie administracji celnej? Nazwa organu - Wyniki kontroli - (np. pozytywny / negatywny - wydano decyzję, toczy się postępowanie odwoławcze) 11

12 4. Zgodność z przepisami Prawa celnego Czy wnioskodawca, bądź odpowiednio: - osoby kierujące przedsiębiorstwem wnioskodawcy lub nadzorujące kierownictwo, - przedstawiciel prawny reprezentujący wnioskodawcę w sprawach celnych, - osoba odpowiedzialna w przedsiębiorstwie wnioskodawcy za sprawy celne, w okresie ostatnich 3 lat poprzedzających złoŝenie wniosku dopuściły się powaŝnego lub powtarzającego się naruszenia przepisów celnych? SEKCJA III - SYSTEM KSIĘGOWY I LOGISTYCZNY PRZEDSIĘBIORSTWA PODSEKCJA ŚCIEśKA AUDYTU NA POTRZEBY KONTROLI CELNEJ I PODATKOWEJ Art. 14i (a) RWKC : utrzymuje system księgowy, który jest zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości stosowanymi przez państwo członkowskie, w którym prowadzona jest księgowość oraz który ułatwia kontrolę celną opartą na audycie; Art. 14i ( b) RWKC : umoŝliwia organowi celnemu fizyczny i elektroniczny dostęp do swoich ewidencji celnych i, w stosownych przypadkach, ewidencji transportowych; 1. Istnienie ścieŝki audytu umoŝliwiającej porównanie poszczególnych wpisów księgowych z ich źródłami. Czy system/systemy księgowe i system/systemy logistyczne przedsiębiorstwa pozwalają na śledzenie cyklu realizacji działań dotyczących : 1) przepływu towarów będących przedmiotem obrotu towarowego z zagranicą - (zamówienia, zakup, składowanie, wytwarzanie, sprzedaŝ, dokonywanie zgłoszeń celnych, spedycja, transport, płatność za towar)? 2) realizacji usług związanych z obrotem towarowym z zagranicą - (spedycyjnych, transportowych i innych) PODSEKCJA SYSTEM RACHUNKOWOŚCI 1. Skomputeryzowane środowisko Jaki system wspomagający logistykę i księgowość wykorzystuje przedsiębiorstwo? Proszę wskazać miejsce/a, w których system ten funkcjonuje. 12

13 Jaki pakiet oprogramowania w zakresie księgowości i logistyki stosuje przedsiębiorstwo: 1) Czy jest to oprogramowanie tworzone na indywidualne potrzeby czy pakiet standardowy? 2) Kto jest producentem/dostawcą oprogramowania? 3) Czy wprowadzano zmiany w pakiecie standardowym? Jeśli tak, jakie zmiany wprowadzono i z jakich względów? Czy funkcjonujący w firmie system komputerowy posiada certyfikowane systemy zabezpieczeń np. ISO? (JeŜeli tak, proszę wskazać nazwę certyfikatu) 2. Zintegrowany system rachunkowości Czy rachunki księgowe i logistyczne stanowią część jednego zintegrowanego systemu księgowego? JeŜeli tak, czy wynika to z dokumentacji przedsiębiorstwa opisującej zasady rachunkowości? PODSEKCJA PRZEPŁYW TOWARÓW Art. 14i (c) RWKC : posiada system logistyczny rozróŝniający towary wspólnotowe i niewspólnotowe; Wnioskodawca zwracający się o świadectwo AEO, o którym mowa w art. 14a ust. 1 lit. b), [Świadectwo AEO- bezpieczeństwo i ochrona] nie jest zobowiązany do spełnienia wymogu ustanowionego w akapicie pierwszym lit. c) niniejszego artykułu. 1. Kwestie ogólne Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące zakupu i odbioru towarów niewspólnotowych - (w szczególności - zamawiania towaru, potwierdzania zamówień, dokonywania zgłoszeń celnych, transportu towaru z granicy do odbiorcy, regulowania płatności, ewidencjonowania towarów kierowanych do magazynu, inwentaryzacji, zwracania towaru, korygowania zapisów w ewidencji magazynowej, identyfikowania towarów niewspólnotowych w systemie księgowym i logistycznym)? (JeŜeli nie, proszę wymienić, dla jakich elementów brak jest udokumentowanych procedur) 2. Napływ towarów Czy istnieją udokumentowane procedury kontroli ruchu towarów? (np. czy kontrolowana jest zgodność miedzy towarami zamówionymi i otrzymanymi oraz zaewidencjonowanymi w księgach rachunkowych). 13

14 3. Magazynowanie Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące kontroli przepływu towarów w magazynie (kontroli stanów magazynowych) zawierające np. zasady przeprowadzania inwentaryzacji, kontroli jakości, identyfikacji towarów wspólnotowych i niewspólnotowych? 4. Produkcja Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące kontroli procesów wytwórczych/produkcyjnych (zamawiania surowców i ich dostawy z magazynu, określenia procedury wytwarzania, norm produkcyjnych, ewidencji wykorzystania surowców w procesie produkcyjnym, ewidencjonowania gotowego produktu, wprowadzania gotowego produktu do magazynu)? 5. Wyprowadzenie towarów dostawa z magazynu oraz wysyłka i przewóz towarów Czy istnieją udokumentowane procedury kontroli dostarczania towarów z magazynów do klientów w Polsce lub Unii albo wyprowadzania z magazynów w celu (re)eksportu? PODSEKCJA SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Art. 14 i (d) RWKC: posiada strukturę administracyjną, która jest zgodna z rodzajem i wielkością prowadzonej działalności oraz która jest odpowiednia do zarządzania przepływem towarów oraz posiada system kontroli wewnętrznej zdolny do wykrywania transakcji nielegalnych lub nieprawidłowych; Art. 14 i (e) RWKC: w stosownych przypadkach, posiada odpowiednie procedury obsługi licencji i pozwoleń związanych ze środkami polityki handlowej lub z handlem produktami rolnymi; 1. Procedury kontroli wewnętrznej Czy w firmie zostały wydane wytyczne/procedury, do których powinni się stosować pracownicy z pionów : 1) zakupów, magazynowania, produkcji i sprzedaŝy, 2) spedycji, transportu i innych usług świadczonych na rzecz podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą? (Jeśli tak, proszę wskazać, którego z powyŝszych pionów dotyczą wytyczne i czy zostały zarejestrowane?) 14

15 Czy przedmiotem wewnętrznego lub zewnętrznego audytu były istniejące procedury dotyczące : 1) zakupów, magazynowania, produkcji i sprzedaŝy, 2) realizacji usług na rzecz podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą? (JeŜeli tak, proszę wskazać, czego dotyczył audyt, kto go przeprowadził i kiedy) Czy przedsiębiorstwo posiada certyfikaty wydane przez niezaleŝne instytucje zewnętrzne odnoszące się do : 1) zakupów, magazynowania, produkcji lub sprzedaŝy towarów, 2) realizacji usług na rzecz podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą? (JeŜeli tak, proszę podać nazwy certyfikatów i określić czego dotyczą) Czy przedsiębiorstwo posiada udokumentowane procedury dotyczące aktualizacji i przechowywania danych stałych mających znaczenie dla słuŝb celnychnp. kluczowych informacji na temat nazwisk i adresów klientów, dostawców, wierzycieli oraz informacji dotyczących opisu towarów, kodów i pochodzenia. 2. Podział kompetencji między stanowiskami Czy istnieje wyraźny podział kompetencji między działami/stanowiskami dotyczącymi: 1) produkcji, zakupów i sprzedaŝy towarów, 2) realizacji usług na rzecz podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą? PODSEKCJA PROCEDURY DOTYCZĄCE TWORZENIA KOPII ZAPASOWYCH, ODZYSKIWANIA INFORMACJI, ARCHIWIZACJI I OPCJI REZERWOWYCH Art. 14 i (f) RWKC : posiada odpowiednie procedury archiwizacji ewidencji przedsiębiorstwa i informacji oraz procedury ochrony przed utratą danych; 1. Wymogi dotyczące zachowania/ archiwizacji danych Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące bezpieczeństwa informatycznego, tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania informacji, zabezpieczania przed celowym uszkodzeniem lub utratą waŝnych informacji dotyczących obrotu towarowego? 15

16 PODSEKCJA STANDARDOWE PROCEDURY CELNE Art. 14i (g) RWKC : zapewnia, Ŝe pracownicy mają świadomość konieczności powiadamiania organów celnych, w kaŝdym przypadku gdy zostają wykryte trudności związane z przestrzeganiem przepisów, oraz ustanawia odpowiednie osoby kontaktowe mające informować organy celne o wystąpieniu takich zjawisk; 1. Kwestie ogólne Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury słuŝące weryfikacji prawidłowości zgłoszeń celnych dokonywanych na rzecz przedsiębiorstwa przez reprezentujące je osoby trzecie np.: agentów celnych, spedytorów itp.? (W skład procedur mogą wchodzić : informowanie administracji celnej z własnej inicjatywy o stwierdzonych błędach oraz inne działania podejmowane w przypadkach stwierdzenia błędów w dokonanych zgłoszeniach; umowy określające zakres przedstawicielstwa pośrednie, bezpośrednie; wymogi dotyczące kompletności i terminowości zgłoszeń; przeglądy prawidłowości zgłoszeń przez pion kierowniczy; wymogi dotyczące przekazywania dokumentacji uzupełniającej zgłoszenia; zakres działań podejmowanych przez przedstawiciela w sytuacji gdy instrukcja zleceniodawcy jest niejasna lub dane przez niego otrzymane są nieprawidłowe) 2. Procedury zgłaszania nieprawidłowości; osoby kontaktowe Czy przedsiębiorstwo wdroŝyło procedury zgłaszania nieprawidłowości odpowiednim organom celnym lub innym organom administracji rządowej? PODSEKCJA 3.07 BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI - OCHRONA SYSTEMÓW KOMPUTEROWYCH Art. 14 i (h) RWKC : posiada odpowiednie środki technologii informacyjnej zabezpieczające system teleinformatyczny wnioskodawcy przed nieuprawnionym dostępem oraz zabezpieczające dokumentację wnioskodawcy. 1. Normy dotyczące certyfikacji bezpieczeństwa środowiska komputerowego 1. Czy zaobserwowano próby zewnętrznej ingerencji w system komputerowy? 2. Czy zlecono specjalistycznemu podmiotowi przeprowadzenie symulowanego włamania do systemu? 16

17 Czy przedsiębiorstwo posiada certyfikaty potwierdzające zabezpieczenie informacji w systemach komputerowych, wykorzystywanych w przedsiębiorstwie? (JeŜeli tak, proszę je wymienić). Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące zabezpieczenia systemu komputerowego przed włamaniem /dostępem osób nieuprawnionych? (np.: dostęp do informacji szczególnie chronionych jest ograniczony do członków personelu upowaŝnionych do wprowadzania zmian i uzupełniania informacji; istnieje procedura odbierania uprawnień do korzystania z systemu komputerowego w momencie rezygnacji lub zwolnienia pracownika). 2. Standardowe procedury w przypadku awarii 3. Procedury na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń Czy na wypadek awarii systemów komputerowych przedsiębiorstwo posiada standardowe procedury tworzenia kopii zapasowych i wprowadzenia informacji do systemów komputerowych po ich ponownym uruchomieniu? Czy przedsiębiorstwo posiada plan działania na wypadek zdarzeń losowych (np. poŝaru, zalania pomieszczeń) skutkujących zaprzestaniem funkcjonowania systemów komputerowych? PODSEKCJA BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI - BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTACJI 1. Procedury kontroli wewnętrznej Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące zabezpieczenia posiadanej dokumentacji przed dostępem osób nieuprawnionych? 17

18 2. Plan na wypadek zaistnienia nieprzewidzianych zdarzeń 3. Wymogi dotyczące bezpieczeństwa i ochrony nakładane na inne osoby Czy w ciągu ubiegłego roku wystąpiły niepoŝądane zdarzenia, skutkujące utratą waŝnych/ej informacji/dokumentacji lub powaŝnym zakłóceniem ciągłości łańcucha dostaw wynikającym z niewłaściwego wykorzystania systemu informatycznego? (JeŜeli tak, to jakiego rodzaju środki poprawy bezpieczeństwa informacji/dokumentacji zostały w związku z tym wdroŝone?). Czy przedsiębiorstwo nałoŝyło na swoich partnerów handlowych i inne osoby mające dostęp do informacji, które w ocenie wnioskodawcy powinny być szczególnie chronione, dodatkowe wymogi dotyczące ochrony tych informacji? 18

19 SEKCJA IV. WYPŁACALNOŚĆ Art. 14j (1) RWKC : Uznaje się, Ŝe warunek dotyczący wypłacalności finansowej wnioskodawcy, o którym mowa w art. 5a ust. 2 tiret trzecie Kodeksu, został spełniony, jeŝeli wypłacalność moŝna udowodnić w odniesieniu do ostatnich trzech lat. Do celów niniejszego artykułu wypłacalność finansowa oznacza dobrą sytuację finansową, która umoŝliwia wnioskodawcy regulowanie jego zobowiązań stosownie do rodzaju prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. (2) JeŜeli przedsiębiorstwo wnioskodawcy istnieje krócej niŝ trzy lata, jego wypłacalność finansową sprawdza się na podstawie dostępnej ewidencji i informacji. PODSEKCJA WYPŁACALNOŚĆ Lp. Wskaźnik Pytania Odpowiedzi 1. Wypłacalność Czy w ocenie wnioskodawcy na podstawie posiadanych dokumentów moŝna udowodnić wypłacalność przedsiębiorstwa w odniesieniu do ostatnich trzech lat? Proszę przygotować na potrzeby postępowania celnego dotyczącego wydania świadectwa AEO poniŝsze dokumenty : 1) zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu - o niezaleganiu przez podmiot w okresie ostatnich 3 lat w podatkach stanowiących dochód budŝetu państwa, 2) zaświadczenie oddziału ZUS właściwego dla siedziby podmiotu o niezaleganiu przez podmiot ze składkami na ubezpieczenie społeczne, 3) pozytywną opinię o sytuacji finansowej podmiotu w okresie ostatnich 3 lat, wydaną przez bank prowadzący rachunek rozliczeniowy, wskazującą, iŝ bank nie odmówił przedsiębiorcy kredytu długoterminowego / inwestycyjnego, 4) sprawozdania finansowe oraz raporty/opinie biegłego rewidenta za ostatnie 3 lata (w przypadku podmiotów, w których są one wymagane prawem), 5) odpis z rejestru dłuŝników niewypłacalnych prowadzonego przez właściwy miejscowo sąd rejonowy - potwierdzający, iŝ wnioskodawca nie jest zarejestrowany, 6) informacje o tytule/łach prawnym/ych do uŝytkowanego majątku trwałego (budynków, linii produkcyjnych), (środków przewozowych - w przypadku przewoźników) 7) informacje o zawieraniu umów uŝyczenia własnego majątku, 8) inne dokumenty, które wnioskodawca uwaŝa za istotne. 19

20 SEKCJA V. WYMOGI DOTYCZĄCE BEZPIECZEŃSTWA I OCHRONY Sekcja V nie jest wypełniana w przypadku składania wniosków o wydanie Świadectwa AEO-Uproszczenia celne - art. 14 a 1 (a) RWKC PODSEKCJA PODSTAWOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE OCENY BEZPIECZEŃSTWA 1. Stwierdzone rodzaje ryzyka i zagroŝeń Czy przedsiębiorstwo posiada dokumentację określającą ryzyka i zagroŝenia w zakresie bezpieczeństwa i ochrony (rozumianego jako zespół zagadnień wskazywanych w podsekcjach sekcji V: ochrona fizyczna; środki transportu; przyjmowanie, przechowywanie, produkcja, załadunek towarów; partnerzy handlowi, bezpieczeństwo personelu)? 2. Organizacja wewnętrzna 3. System kontroli wewnętrznej 4. Zdarzenia naruszające bezpieczeństwo Czy działania dotyczące bezpieczeństwa i ochrony są koordynowane w przedsiębiorstwie? Proszę wskazać osobę i/lub jednostkę w przedsiębiorstwie odpowiedzialną za taką koordynację. Czy istnieją udokumentowane procedury określające zasady informowania o wypadkach naruszenia bezpieczeństwa i rejestrowania takich zdarzeń? (JeŜeli tak, w jaki sposób są one przekazywane personelowi oraz osobom odwiedzającym przedsiębiorstwo?) Czy w ciągu ostatniego roku wystąpiły zdarzenia naruszające bezpieczeństwo i ochronę? W szczególności czy odnotowano nieuprawniony dostęp lub włamania na teren posesji (w tym miejsc magazynowania i/ lub produkcji towarów)? JeŜeli wystąpiły zdarzenia naruszające bezpieczeństwo i ochronę, jaki rodzaj środków zaradczych podjęto? 20

21 5. Certyfikacja przez inne podmioty w zakresie bezpieczeństwa i ochrony 6. Szczególne wymogi dotyczące bezpieczeństwa i ochrony towarów 7. Umowa z agencją ochrony 8. Wymogi dotyczące bezpieczeństwa nałoŝone przez inne podmioty Czy w zakresie bezpieczeństwa przedsiębiorstwo posiada certyfikaty wystawione przez niezaleŝne instytucje? (JeŜeli tak, to jakie?) Czy istnieją szczególne wymogi dotyczące bezpieczeństwa przywoŝonych /wywoŝonych przez przedsiębiorstwo towarów? (Jeśli tak, jakie to wymogi?) Czy przedsiębiorstwo korzysta z usług agencji ochrony? (JeŜeli tak, czy dokonała ona oceny zagroŝeń w przedsiębiorstwie?) Czy towarzystwo ubezpieczeniowe nakłada na przedsiębiorstwo w umowie ubezpieczenia wymogi związane z bezpieczeństwem? Czy klienci w zawieranych umowach nakładają na przedsiębiorstwo wymogi związane z bezpieczeństwem? PODSEKCJA OCHRONA FIZYCZNA Art. 14k 1 (a) RWKC : budynki uŝytkowane w związku z prowadzoną działalnością objętą świadectwem zbudowano z materiałów, które utrudniają bezprawne wejście i zapewniają ochronę przed bezprawnym wtargnięciem; Art. 14k 1 (b) RWKC : stosowane są odpowiednie środki kontroli dostępu uniemoŝliwiające nieuprawniony wstęp na tereny wysyłki, doków załadunkowych oraz na tereny cargo; 1. Zewnętrzne granice posesji Czy zewnętrzne granice posesji (w tym miejsc magazynowania i/ lub produkcji towarów) są chronione w sposób zapewniający, iŝ dostęp na teren przedsiębiorstwa będą miały jedynie właściwie zidentyfikowane i upowaŝnione osoby, pojazdy i towary? Czy przedsiębiorstwo posiada udokumentowane procedury weryfikacji prawidłowości funkcjonowania ochrony zewnętrznych granic posesji? 2. Bramy i wejścia Czy bramy lub wejścia do obiektów (w tym miejsc magazynowania i/ lub produkcji towarów) są zamykane, chronione przez straŝnika lub stosowane są alternatywne metody monitoringu? 21

22 3. Zamknięcia i procedury dostępu do kluczy Czy istnieją udokumentowane procedury zapewniające, iŝ tylko uprawnieni /wyznaczeni pracownicy lub osoby właściwie zidentyfikowane i upowaŝnione mają dostęp do wewnętrznych części posesji (w tym miejsc magazynowania i/ lub produkcji towarów)? Czy istnieją udokumentowane procedury przechowywania i dostępu do kluczy (w tym rejestracja osób, które korzystały z kluczy oraz rejestracja czasu zabrania i oddania kluczy)? 4. Parkowanie pojazdów Czy przedsiębiorstwo posiada udokumentowane procedury monitoringu zabezpieczające przed nieuprawnionym dostępem prywatnych pojazdów w pobliŝe chronionych obszarów posesji - (miejsc magazynowania i/ lub produkcji towarów)? 5. Standardowe procedury operacyjne w razie nieuprawnionego dostępu lub włamania Czy przedsiębiorstwo posiada udokumentowane procedury postępowania pracowników na wypadek nieuprawnionego dostępu lub włamania na teren posesji (np. podjęcie czynności przez pracowników ochrony, informowanie o zdarzeniu Policji/ pracownika wyznaczonego przez kierownictwo/ przedstawiciela kierownictwa)? PODSEKCJA ŚRODKI TRANSPORTU Art. 14 k (1) (c) RWKC : środki dotyczące postępowania z towarami obejmują zabezpieczenia przed wprowadzeniem, wymianą lub utratą jakiegokolwiek materiału oraz dokonywaniem nieuprawnionych zmian w jednostkach cargo; 1. Procedury dostępu do środków transportu Czy istnieją procedury dostępu do środków transportu? (dotyczy posiadaczy środków transportu) 2. Procedury zapewnienia nienaruszalności ładunku 3. Procedury kontroli konstrukcji środka transportu Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury kontrolne dotyczące stałego monitoringu środków transportu? (dotyczy posiadaczy środków transportu) Czy w związku z przewozem towarów istnieje procedura rewizji środków transportu - zapobiegająca moŝliwości ukrycia w ich elementach konstrukcyjnych przemytu? (dotyczy posiadaczy środków transportu oraz podmiotów mających moŝliwość nadzorowania załadunku/wyładunku towaru, w którego obrót są zaangaŝowane) 22

23 4. Standardowe procedury operacyjne w razie włamania i/lub manipulacji przy środkach transportu 5. Konserwacja środków transportu 6. Własność środków transportu (Zabezpieczenie łańcucha dostaw w przypadku zlecania transportu towaru innym podmiotom) Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury postępowania w przypadku stwierdzenia niedozwolonego dostępu lub manipulacji przy środkach transportu? (dotyczy posiadaczy środków transportu oraz podmiotów mających moŝliwość nadzorowania załadunku/wyładunku towaru, w którego obrót są zaangaŝowane) Czy konserwacja środków transportu odbywa się na terenie przedsiębiorstwa czy poza nim? Jeśli konserwacja jest przeprowadzana poza przedsiębiorstwem lub bez nadzoru personelu, czy istnieje procedura kontroli środka transportu po jego powrocie do przedsiębiorstwa, pod kątem moŝliwości ukrycia w jego elementach konstrukcyjnych przemytu? ( dotyczy posiadaczy środków transportu) Czy w przypadku, gdy przedsiębiorstwo korzysta z usług transportowych odbywa się to na zasadach umów długoterminowych ze spedytorami / przewoźnikami? Czy w przypadku zawarcia umów długoterminowych dotyczących transportu, zawierają one zapisy dotyczące zapewnienia nienaruszalności przewoŝonych towarów na całej trasie transportu? Czy spedytorzy/przewoźnicy, z których usług przedsiębiorstwo korzysta, posiadają certyfikaty dotyczące bezpieczeństwa transportu? (JeŜeli tak, proszę wymienić nazwę certyfikatu) Czy w przypadkach, gdy nie moŝna skorzystać z usług stałego, wiarygodnego spedytora /przewoźnika, przedsiębiorstwo korzysta z usług innych uprzednio wybranych podmiotów, o których wie, iŝ spełniają podobne standardy bezpieczeństwa? JeŜeli brak jest umów długoterminowych wskazujących na korzystanie z usług zweryfikowanych spedytorów /przewoźników, w jaki sposób zapewniane jest bezpieczeństwo transportu towarów? 23

24 PODSEKCJA PRZYJMOWANIE TOWARÓW 1. Procedury standardowe Nadzór odbioru towarów Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury zapewniające przyjmowanie towarów w obszarze nadzorowanym, umoŝliwiające nadzór nad towarami przed ich zaewidencjonowaniem w systemie logistycznym? 2. Procedury weryfikacji środków bezpieczeństwa nałoŝonych na inne podmioty 3. Poziom wiedzy personelu na temat bezpieczeństwa i ochrony 4. Stan plomb na odbieranych towarach 5. Jednolite oznaczanie towarów 6. WaŜenie i liczenie towarów 7. Procedury kontroli wewnętrznej Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury reagowania w sytuacji stwierdzenia naruszenia ustalonych z dostawcami wymogów zabezpieczenia towarów? (w szczególności wymogów dotyczących towarów wartościowych lub o podwyŝszonym ryzyku w transporcie) Procedury powinny obejmować : informowanie pracowników o uzgodnionych z dostawcą dodatkowych formach zabezpieczenia towaru; reagowanie pracowników w sytuacjach podejrzenia naruszenia zabezpieczeń; nadzór kierownictwa nad realizacją procedury przez pracowników. Czy przedsiębiorstwo posiada udokumentowane procedury zapewniające informowanie załogi/personelu o środkach bezpieczeństwa i ochrony? Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury dotyczące sprawdzania nienaruszalności plomb? Czy odbierane towary są oznaczane w sposób jednolity i przechowywane w wyznaczonych miejscach? Czy przedsiębiorstwo ma opracowane procedury waŝenia i liczenia towarów? Czy w przedsiębiorstwie istnieją procedury kontroli wewnętrznej dotyczące przyjmowania towarów ułatwiające stwierdzenie rozbieŝności i/lub nieprawidłowości i podjęcie działań naprawczych? 24

25 PODSEKCJA PRZECHOWYWANIE ( MAGAZYNOWANIE) TOWARÓW 1. Standardowe procedury składowania towarów Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury słuŝące zapewnieniu bezpieczeństwa i ochrony składowanych towarów, zawierające przykładowo: zasady inwentaryzacji towarów; postępowanie w przypadku stwierdzenia rozbieŝności lub nieprawidłowości; zasady dostępu osób nieupowaŝnionych na teren magazynu? PODSEKCJA PRODUKCJA TOWARÓW 1. Standardowe procedury produkcji towarów Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury słuŝące zapewnieniu bezpieczeństwa i ochrony procesów produkcyjnych zawierające przykładowo: zasady wyznaczania obszaru na potrzeby produkcji; reguły dotyczące zapewnienia nienaruszalności towarów w przypadku, gdy produkcja odbywa się poza przedsiębiorstwem; zasady zapewniające dostęp do miejsca produkcji wyłącznie osobom uprawnionym; zasady nadzorowania i monitorowania procesów produkcji przez systemy lub personel? PODSEKCJA ZAŁADUNEK TOWARÓW 1. Standardowe procedury załadunku towarów Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury kontroli załadunku towarów zawierające przykładowo : zasady weryfikacji towarów pod kątem zgodności z towarzyszącą im dokumentacją celną i transportową; zasady wyznaczania osób nadzorujących załadunek; zasady zapobiegania pozostawieniu towaru bez nadzoru, postępowania z plombami, postępowania w przypadku stwierdzenia rozbieŝności itp.? Czy przedsiębiorstwo posiada udokumentowane środki bezpieczeństwa i ochrony wymagane przez klientów przedsiębiorstwa na czas załadunku? 25

26 2. Procedury kontroli wewnętrznej (załadunek towarów) Czy przedsiębiorstwo posiada procedury kontroli wewnętrznej dotyczące załadunku towarów ułatwiające stwierdzenie rozbieŝności i/lub nieprawidłowości i podjęcie działań naprawczych? PODSEKCJA POZWOLENIA DOTYCZĄCE IMPORTU I/ LUB EKSPORTU Art. 14 k 1 (d) RWKC : w stosownych przypadkach wdroŝono procedury obsługi licencji przywozowych i/lub wywozowych związanych z zakazami i ograniczeniami oraz mające na celu rozróŝnianie tych towarów od innych; Lp. Wskaźnik Pytania Odpowiedzi 1. Obrót z zagranicą towarami, które są przedmiotem licencji, pozwoleń, certyfikatów lub ograniczeń Czy przedsiębiorstwo importuje, (re) eksportuje towary będące przedmiotem licencji, pozwoleń, certyfikatów lub ograniczeń? Czy przedsiębiorstwo posiada udokumentowane procedury administrowania licencjami/pozwoleniami? 2. Obrót z zagranicą towarami WPR Czy przedsiębiorstwo importuje, (re) eksportuje towary będące przedmiotem WPR? 3. Obrót towarami wysokiego ryzyka Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami wysokiego ryzyka (takimi jak broń, towary podwójnego zastosowania, towary niebezpieczne, towary podlegające embargo) lub towarami akcyzowymi? (JeŜeli tak, proszę je wymienić). 4. Aspekty niefiskalne W przypadku obrotu towarami wysokiego ryzyka lub towarami akcyzowymi, czy istnieją procedury zapewniające nadzór nad obiegiem dokumentacji dotyczącej ww. towarów oraz weryfikowanie ich przepływu w systemie ewidencyjnym?. PODSEKCJA WYMOGI BEZPIECZEŃSTWA DOTYCZĄCE PARTNERÓW HANDLOWYCH Art. 14 k (1) ( e) RWKC : wnioskodawca wdroŝył środki umoŝliwiające jednoznaczną identyfikację jego partnerów handlowych, w celu zabezpieczenia międzynarodowego łańcucha dostaw; 1. Wymogi dotyczące bezpieczeństwa nałoŝone na inne Czy przedsiębiorstwo stosuje procedury sprawdzania wiarygodności swoich potencjalnych nowych dostawców? 26

27 podmioty 2. Procedury kontroli zewnętrznej 1) Czy przedsiębiorstwo dokonało ze swoimi dotychczasowymi dostawcami uzgodnień dotyczących wdroŝenia środków bezpieczeństwa i ochrony? 2) Czy przedsiębiorstwo wykorzystuje w uzgodnieniach Deklarację Bezpieczeństwa dla UpowaŜnionego Przedsiębiorcy AEO - (stanowiącą jeden z moŝliwych dokumentów wskazujących podjęcie działań celem spełnienia warunku określonego w Art. 14 k ust. 1 e RWKC) Czy w ciągu ostatniego roku miały miejsce zdarzenia wskazujące na naruszenie uzgodnionych środków bezpieczeństwa i ochrony? (Jeśli tak, jakie środki podjęto w wyniku zaistniałych zdarzeń?) PODSEKCJA BEZPIECZEŃSTWO PERSONELU Art.14 k (1) (f) RWKC : w zakresie dopuszczonym przepisami, wnioskodawca prowadzi kontrolę przyszłych pracowników zatrudnionych na stanowiskach wraŝliwych pod względem bezpieczeństwa oraz dokonuje okresowych kontroli pracowników; 1. Polityka zatrudnienia Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury zapewniające, Ŝe polityka zatrudnienia gwarantuje bezpieczeństwo przedsiębiorstwa? 2. Wymogi bezpieczeństwa i ochrony dla pracowników tymczasowych Czy przedsiębiorstwo stawia wymagania bezpieczeństwa pracownikom zatrudnianym czasowo (np. wymaga przedstawienia informacji dotyczącej zatrudnienia w poprzednim miejscu pracy, ogranicza dostęp tymczasowych pracowników do części pomieszczeń)? PODSEKCJA USŁUGI ZEWNĘTRZNE 1. Usługi zewnętrzne Czy przedsiębiorstwo stawia wymagania bezpieczeństwa w zawieranych umowach z dostawcami zewnętrznymi, dotyczących świadczenia na zasadzie outsourcingu, usług dotyczących ochrony, sprzątania, konserwacji, transportu? 27

28 PODSEKCJA SZKOLENIA PERSONELU W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA Art.14 k (1) (g) RWKC : wnioskodawca zapewnia aktywny udział odpowiedniego personelu w programach podnoszących poziom świadomości w dziedzinie bezpieczeństwa. 1. Szkolenia dotyczące bezpieczeństwa i ochrony Czy przedsiębiorstwo zapewnia szkolenia załogi dotyczące wymogów bezpieczeństwa i ochrony np. z zakresu wykrywania/ujawniania włamania/manipulacji przy towarze oraz zgłaszania zdarzeń i ryzyka związanego z międzynarodowymi łańcuchami dostaw? Czy istnieje wyznaczona osoba lub jednostka (w ramach przedsiębiorstwa lub zewnętrzna) odpowiedzialna za prowadzenie szkoleń pracowników z zakresu przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony? 1 Podsekcje : nie udzielenie odpowiedzi jest równoznaczne z brakiem zysków lub brakiem strat; nie udzielenie odpowiedzi oznacza, Ŝe kwestie zdolności magazynowej nie dotyczą wnioskodawcy; i pozostawienie części pustych rubryk oznacza, iŝ obrót towarowy w danym zakresie nie był realizowany (1.01.4) lub wnioskodawca nie zamierza prowadzić obrotu towarowego - ( ); pozostawienie części pustych rubryk oznacza, iŝ przedsiębiorca nie ponosił kosztów z tytułu - odpowiednio cła, akcyzy lub VAT. 1. Nr nadany sprawie w dokumentacji przedsiębiorcy - 2. Data - (wypełnienia kwestionariusza) 3. Imię, nazwisko i stanowisko - (osoby/ osób wypełniającej/ych kwestionariusz) 4. Adres Nr telefonu - 6. Nr faksu - 28

29 Załącznik : wykaz dokumentów, o którym mowa w pkt 5.2 (1-3) wstępu do kwestionariusza samooceny AEO Lp. Nazwa dokumentu ( z wskazaniem w jakiej formie zostanie on udostępniony elektronicznej / papierowej) 1. Ilość kart