SYSTEM WDRAŻANIA XIV I XV OSI PRIORYTETOWEJ (POMOC TECHNICZNA) W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO

Transkrypt

1 MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY I ROZWOJU Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko Departament Programów Infrastrukturalnych SYSTEM WDRAŻANIA XIV I XV OSI PRIORYTETOWEJ (POMOC TECHNICZNA) W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO P O D RĘCZNI K D L A B E N E F I C J E N T Ó W (ZATWIERDZAM) Warszawa, 29 września 2014 r.

2 SPIS TREŚCI 1. HISTORIA ZMIAN DOKUMENTU WSTĘP PODSTAWY PRAWNE WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE ZAKRES WSPARCIA WZORY DOKUMENTÓW DOŚWIADCZENIA Z LAT OGÓLNE ZAŁOŻENIA PRZYGOTOWANIE I ZATWIERDZENIE ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ REALIZACJA ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ NA LATA oraz 2009 r Zasady wnioskowania i rozliczania środków w latach Zakres informacji zawartych w RPD na lata oraz 2009 r Szczegółowe zasady dotyczące zatwierdzenia Rocznych Planów Działań na lata oraz 2009 r Zmiany w Rocznych Planach Działań na lata i Wykorzystanie rezerwy wykonania Dokonywanie przesunięć środków w ramach RPD i REALIZACJA PROJEKTÓW W ROKU 2010 I KOLEJNYCH LATACH Zakres informacji zawartych w RPD na rok 2010 i lata kolejne Szczegółowe zasady dotyczące zatwierdzenia Rocznych Planów Działań na rok 2010 i lata kolejne Zmiany w Rocznych Planach Działań na rok 2010 i lata kolejne Wykorzystanie rezerwy wykonania Dokonywanie przesunięć środków w ramach sektorowego RPD PRZEPŁYWY FINANSOWE I ODZYSKIWANIE KWOT NIEPRAWIDŁOWO WYDATKOWANYCH SPRAWOZDAWCZOŚĆ I WNIOSKI O PŁATNOŚĆ KONTROLA, NIEPRAWIDŁOWOŚCI USZCZEGÓŁOWIENIE ZASAD DOKUMENTOWANIA I ROZLICZANIA WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH Podstawowe informacje Wydatki osobowe Podnoszenie kwalifikacji Działania ewaluacyjne Metodologia wyliczania wydatków kwalifikowalnych (etatomiesiąc) Definicje Zasady ogólne Przykłady zastosowania w praktyce liczby etatomiesięcy do obliczania kwalifikowalnej części poniesionego wydatku Obliczanie kwalifikowalnej części wydatku dotyczącego tworzenia /eksploatacji Lokalnego Systemu Informatycznego (liczba etatomiesięcy nie ma zastosowania PROMOCJA PROJEKTÓW POMOCY TECHNICZNEJ ZAŁĄCZNIK

3 1. HISTORIA ZMIAN DOKUMENTU Data zatwierdzenia Dotyczy naboru Opis zmian 25 sierpnia 2008 r. RPD PT na rok oraz grudnia 2009 r. RPD PT na rok 2010 Wprowadzono odpowiednie zapisy dot. realizacji projektów PT POIiŚ od 2010 r. w związku z wynikami ewaluacji systemu wdrażania PT POIiŚ na lata grudnia 2010 r. RPD PT na rok zaktualizowano informacje nt. innych niż System wdrażania dokumentów regulujących kwestie wdrażania PT POIiŚ; - dostosowano informacje w odniesieniu do Wieloletnich Planów Działań do zmiany wprowadzonej uchwałą KM POIiŚ; n/d - dostosowano zapisy dokumentu System wdrażania do postanowień umowy o dofinansowanie; - zastąpiono w części dot. dokumentów w zakresie Rocznych Planów Działań na 2010 r. i lata kolejne ogólną informację nt. dodatkowej sprawozdawczości przez informację nt. wzorów dla sprawozdania półrocznego z realizacji Projektu oraz sprawozdania rocznego z realizacji Projektu. 16 sierpnia 2011 r. RPD PT na rok we wprowadzeniu do dokumentu dodano akapit mówiący, że w załączniku nr 1 do Systemu wdrażania, przedstawiono instytucje korzystające ze wsparcia w ramach projektów PT POIiŚ, zgodnie ze stanem na dzień ogłoszenia naboru wniosków o dofinansowanie RPD PT POIiŚ, odpowiednia adnotacja została również ujęta w ww. załączniku nr 1; - wprowadzono odniesienie do Zaleceń w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ. 19 lipca 2012 r. RPD PT na rok wprowadzono zmiany aktualizujące w związku z powierzeniem NCBR (Narodowemu Centrum Badań i Rozwoju) funkcji IP POIiŚ; - zaktualizowano nazwy i definicje dokumentów, do których odwołuje się System wdrażania - doprecyzowano zapis mówiący o finansowaniu wynagrodzeń pracowników IZ/IP/IP-II POIiŚ oraz wyliczaniu etatomiesięcy; - uaktualniono zapis, zgodnie z którym procentowy poziom zaangażowania w zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ określony jest na przyjęty przez danego beneficjenta dzień każdego miesiąca, zamiast na ostatni dzień danego miesiąca; 3

4 - uzupełniono dokument o informację nt. finansowania w ramach PT POIiŚ wydatków związanych z nową perspektywą finansową: ; - w załączniku nr 1 do Systemu wdrażania, uaktualniono nazwy odpowiednich beneficjentów PT POIiŚ (tj. NCBR oraz MTBiGM). styczeń 2013 r. wrzesień 2014 RPD PT na lata Wprowadzono zapisy odnoszące się do ostatniego RPD PT, tj. RPD PT na lata oraz zapisy aktualizujące w zakresie nazw dokumentów regulujących System wdrażania PT. RPD PT na lata Wprowadzono modyfikacje związane ze zniesieniem MTBiGM oraz powołaniem MIiR, a także przejęciem zadań IP związanych z realizacją RPD sektora transportu na lata przez IW CUPT. Dodatkowo w dokumencie zaktualizowano nazwy dokumentów programowych. W punkcie 15.1 dodano interpretację postanowień Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej w odniesieniu do finansowania wydatków związanych z nową perspektywą w ramach PT POIiŚ Dokonano również drobnych zmian redakcyjnych i uzupełnień. Załącznik nr 1 został zaktualizowany zgodnie ze stanem na wrzesień WSTĘP Niniejszy opis powstał w celu określenia systemu wdrażania Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata , wskazania podmiotów współuczestniczących w systemie, jak również w celu określenia najważniejszych cech systemu i kluczowych procesów zachodzących podczas realizacji pomocy technicznej. Ma on na celu uszczegółowienie zapisów PO Infrastruktura i Środowisko oraz Szczegółowego Opisu Priorytetów POIiŚ, a także przedstawienie odniesień do pozostałych dokumentów, w których regulowane są kwestie w zakresie wdrażania osi priorytetowych POIiŚ. Instytucje w poszczególnych sektorach, które korzystają ze wsparcia w ramach projektów PT POIiŚ (przedstawione w załączniku nr 1 do niniejszego dokumentu) - zostały przedstawione zgodnie ze stanem na miesiąc wrzesień 2014 roku. W przypadku jakichkolwiek zmian w tym zakresie - wprowadzone zostaną odpowiednie zmiany do zapisów niniejszego załącznika. 3. PODSTAWY PRAWNE Proces wdrażania pomocy technicznej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności regulowany jest następującymi aktami prawnymi i dokumentami: rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 4

5 Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 1, rozporządzeniem Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym Fundusz Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1164/1994 2, rozporządzeniem (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 3, rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dn. 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 4, ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju 5 ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 6, zaakceptowanym przez Radę Ministrów i KE Programem Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko, zatwierdzonym Szczegółowym Opisem Priorytetów POIiŚ wydanym przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata , wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej, wytycznymi w zakresie informacji i promocji, wytycznymi w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata , wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ, wytycznymi w zakresie sprawozdawczości POIiŚ, wytycznymi w zakresie kontroli realizacji POIiŚ, wytycznymi w zakresie sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko porozumieniami pomiędzy IP/IW-CUPT a IZ dot. wdrażania POIiŚ, porozumieniami/umowami pomiędzy IP a IPII/IW, decyzjami/umowami o dofinansowanie Rocznych Planów Działań PT POIiŚ, zawartymi między odpowiednimi instytucjami (w tym również kwalifikującymi się Beneficjentami) w systemie wdrażania POIiŚ, 1 Dz. Urz. UE L 210 z r., str. 25 z poźn. zm. 2 Dz. Urz. UE L 210 z r., str Dz. Urz. UE L 210 z r., str. 1. z późn. zm. 4 Dz. Urz. UE L 371 z r., str. 1. z późn. zm. 5 Dz. U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712, z późn. zm 6 Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm 5

6 Planem działań na rzecz zwiększenia potencjału administracyjnego jednostek zaangażowanych w realizację Programów Operacyjnych w Polsce w latach , Strategią komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata , Zaleceniami w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko zatwierdzonymi przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ. 4. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE 1) Wykaz skrótów stosowanych w dokumencie: CUPT Centrum Unijnych Projektów Transportowych EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego FS Fundusz Spójności GDDKiA Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad, IP II/IW Instytucja Pośrednicząca II stopnia/instytucja Wdrażająca, IP - Instytucja Pośrednicząca, IZ Instytucja Zarządzająca POIiŚ, KE Komisja Europejska, KM - Komitet Monitorujący; LSI lokalny system informatyczny, MIiR Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, NCBR Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, NSRO Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, PKP PLK S.A. PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., PO Program Operacyjny, POIG Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, POIiŚ Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, POPT Program Operacyjny Pomoc Techniczna , PT Pomoc Techniczna, PT POIiŚ Pomoc Techniczna Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, PWW Podstawy Wsparcia Wspólnoty, RPD Roczny Plan Działań, WPD Wieloletni Plan Działań, x.1, x.2, x.3 - skróty zastosowano ze względu na fakt, że w ramach POIiŚ istnieją dwie osie priorytetowe PT, a w ramach analogicznych działań poszczególnych osi można finansować te same rodzaje wydatków. W związku z powyższym poprzez skrót x.1 należy rozumieć działanie 14.1 lub 15.1, poprzez skrót x.2 należy rozumieć działanie 14.2 oraz 15.2, a poprzez skrót x.3 analogicznie działanie 14.3 oraz

7 2) Najważniejsze pojęcia użyte w dokumencie: Beneficjent - podmiot, o którym mowa w art. 5 pkt 1 ustawy z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Decyzja o dofinansowaniu dokument stanowiący podstawę dofinansowania projektu, którego beneficjentem jest IZ, o którym mowa w art. 28 ust. 2 ustawy z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Decyzja stanowi jednocześnie porozumienie, o którym mowa w art. 206 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Etatomiesiąc - średniomiesięczny wymiar czasu pracy poświęcany przez pracownika na wykonywanie zadań kwalifikowalnych do dofinansowania w ramach POIiŚ i określony w opisie stanowiska pracy Kategoria wydatku w ramach Rocznych Planów Działań za lata przewidziano 5 kategorii wydatków: - wydatki osobowe - wydatki na wdrażanie - podnoszenie kwalifikacji - informacja i promocja - działania ewaluacyjne Kategorie wydatków począwszy od 2010 r. zostały określone bezpośrednio we wzorze wniosku o dofinansowanie. Kryteria wyboru projektu kryteria określone w załączniku nr 1 do Szczegółowego Opisu Priorytetów POIiŚ, na podstawie których dokonywana jest ocena projektów. Ocena projektów pomocy technicznej odbywa się na podstawie kryteriów formalnych i merytorycznych. Plan komunikacji POIiŚ dokument, który określa zasady prowadzenia działań informacyjnych oraz promocyjnych na potrzeby Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata Dokument ten jest opracowywany przez IZ we współpracy z odpowiednimi IP oraz IP II/IW na podstawie Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata oraz na podstawie Wytycznych w zakresie informacji i promocji. Dokumentami operacyjnymi w stosunku do Planu Komunikacji są roczne plany działań informacyjno-promocyjnych. Podkategoria wydatku elementy składowe poszczególnych kategorii wydatków wskazanych w RPD na lata oraz 2009 r. (np. kategoria wydatki na wdrażanie składa się z podkategorii takich jak: zakup sprzętu, zakup oprogramowania i licencji, i innych wskazanych w RPD). We wnioskach o dofinansowanie składanych począwszy od 2010 r. występują wyłącznie kategorie wydatków. Projekt systemowy w rozumieniu art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju 7. 7 Zgodnie z wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej projekty pomocy technicznej to projekty systemowe bądź, w przypadku POPT , projekty wyłonione w drodze konkursu. W ramach pomocy technicznej POIiŚ przewiduje się realizację wyłącznie projektów systemowych. 7

8 Roczny Plan Działań (RPD) - projekt systemowy finansowany ze środków pomocy technicznej POIiŚ, podlegający ocenie oraz zatwierdzeniu przez IZ. W ramach poszczególnych sektorów RPD przygotowywane są przez Instytucje Pośredniczące a w odniesieniu do RPD sektora transportu na lata Instytucję Wdrażającą - CUPT i obejmują działania planowane do realizacji przez IP (z wyjątkiem RPD sektora transportu na lata ) i Instytucje Pośredniczące II stopnia/instytucje Wdrażające w ramach danego sektora (w przypadku sektora transportu również przez GDDKiA oraz PKP PLK S.A.) w okresie jednego roku budżetowego (za wyjątkiem wydatków osobowych oraz pierwszego RPD, który obejmował lata , a także ostatniego RPD obejmującego lata ). W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody IZ możliwe jest przedłużenie terminu realizacji RPD (z zastrzeżeniem, że nie jest możliwe przedłużenie terminu realizacji RPD poza okres kwalifikowania wydatków określony w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ, tj. końcowa data kwalifikowania wydatków dla projektu nie może wykraczać poza 31 grudnia 2015 r.) Instytucja Zarządzająca przygotowuje, a następnie realizuje Roczny Plan Działań pomocy technicznej dla Instytucji Zarządzającej. Roczny Plan Ewaluacji - przygotowywany zgodnie z Wytycznymi w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata Roczny Plan Ewaluacji przygotowany jest przez Instytucje Pośredniczące oraz Instytucję Zarządzającą i podlega zatwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą. Umowa o dofinansowanie - umowa zawarta pomiędzy IZ a IP/IW-CUPT w danym sektorze lub pomiędzy IP/IW-CUPT a pozostałymi beneficjentami PT w danym sektorze, na podstawie której realizowany jest projekt współfinansowany z pomocy technicznej. W przypadku gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa, umowa stanowi jednocześnie porozumienie, o którym mowa w art. 206 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Wieloletni Plan Działań (WPD) dokument przedstawiający (w latach ) indykatywny podział alokacji dostępnej dla danego sektora na lata w podziale na kategorie wydatków oraz instytucje beneficjentów PT w sektorze, wzór WPD został określony przez IZ. W zakresie kryterium zgodności RPD na lata oraz 2009 r. z założeniami WPD IZ POIiŚ uzna dane RPD za prawidłowe jeżeli wykazane w nim wydatki będą na poziomie mniejszym niż kwoty określone w WPD lub jeżeli nie będą większe o więcej niż 5% w stosunku do kwot określonych w WPD. W przypadku projektów na rok 2010 kryterium zgodności RPD z WPD w związku ze zmianą struktury RPD (ilość kategorii wydatków, likwidacja podkategorii) rozpatrywane będzie w następujący sposób: - zgodność kwoty w kategorii wydatki na zatrudnienie (działanie x.1 oraz 15.4) z kwotą w WPD na kategorię wydatki osobowe (działanie x.1 oraz 15.4); - zgodność kwoty w kategorii wydatki na podnoszenie kwalifikacji (działanie x.1 oraz 15.4) z kwotą w WPD na kategorię wydatki na podnoszenie kwalifikacji (działanie x.1 oraz 15.4); - zgodność kwoty w kategorii informacja i promocja (działanie x.2) z kwotą w WPD na kategorię informacja i promocja; - zgodność kwoty w kategorii działania ewaluacyjne (działanie x.3) z kwotą w WPD na kategorię wydatki na ewaluację; 8

9 - zgodność kwot w pozostałych kategoriach wydatku (działanie x.1 oraz 15.4) z kwotą w WPD na kategorię wydatki na wdrażanie (działanie x.1 oraz 15.4); - zgodność kwot dla poszczególnych instytucji przyznanych na poszczególne działania (x.1, x.2, x.3, 15.4) z kwotami przypadającymi dla poszczególnych instytucji w ramach WPD (kwota przypadająca na instytucję w ramach działania x.1 oraz 15.4 stanowi sumę kwot w kategorii wydatki osobowe, wydatki na wdrażanie, wydatki na podnoszenie kwalifikacji). Dla wniosków o dofinansowanie realizowanych począwszy od 2011 r. kryterium zgodności projektu z założeniami WPD nie ma zastosowania, zgodnie z uchwałą nr 10/2010 Komitetu Monitorującego PO Infrastruktura i Środowisko z dnia 23 listopada 2010 r. w sprawie usunięcia kryterium merytorycznego Zgodność projektu z założeniami Wieloletniego Planu Działań dla XIV i XV priorytetu PO Infrastruktura i Środowisko na lata W związku z decyzją KE z dnia 21 grudnia 2011 w zakresie zmniejszenia alokacji w priorytecie XIV POIiŚ, wzór WPD został zmodyfikowany i począwszy od 2012 r. przedstawia podział alokacji dostępnej dla sektora na lata oraz działania. Wydatek kwalifikowalny wydatek lub koszt poniesiony zgodnie z zasadami obowiązującymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ, który kwalifikuje się do refundacji ze środków pomocy technicznej; Wydatek niekwalifikowalny wydatek nie kwalifikujący się do refundacji ze środków przeznaczonych na pomoc techniczną. 5. ZAKRES WSPARCIA Pomoc techniczna dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata realizowana będzie w ramach dwóch priorytetów: Priorytet XIV: Pomoc techniczna Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Priorytet XV: Pomoc techniczna Fundusz Spójności Podstawowym celem priorytetów pomocy technicznej jest zapewnienie właściwego sprawnego i efektywnego wykorzystania środków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko poprzez zapewnienie wsparcia dla zarządzania, wdrażania oraz promocji Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności. W ramach komponentów pomocy technicznej POIiŚ finansowane będą wydatki niezbędne dla prawidłowego wdrażania POIiŚ, z wyłączeniem kosztów wynagrodzeń w określonych jednostkach administracji rządowej oraz NCBR pełniących w ramach POIiŚ funkcje IZ, IP oraz IP II/IW oraz wydatków dotyczących wynajmu i remontu pomieszczeń dla Instytucji Zarządzającej. Powyższe wydatki będą finansowane w ramach POPT Ponadto od 2014 r. wynagrodzenia pracowników IP II/IW w sektorze szkolnictwo wyższe oraz zdrowie są finansowane w ramach POPT Szczegółowe informacje na temat zakresu finansowania poszczególnych instytucji w ramach PT POIiŚ oraz POPT przedstawione są w załączniku nr 1 do niniejszego dokumentu. 8 Kwestie te zostały uregulowane w POPT oraz w Planie działań na rzecz zwiększenia potencjału administracyjnego jednostek zaangażowanych w realizację Programów Operacyjnych z Polsce w latach

10 Wsparcie w ramach priorytetu XIV udzielane będzie instytucjom uczestniczącym w realizacji programu, niezależnie od tego, czy realizują one zadania w zakresie priorytetów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, czy priorytetów współfinansowanych z Funduszu Spójności. Beneficjentami w ramach tego priorytetu będą: IZ, IP oraz IP II/IW. Natomiast wsparcie w ramach priorytetu XV będzie udzielane instytucjom uczestniczącym w realizacji programu, z wyłączeniem instytucji w tych sektorach, które nie mogą być kwalifikowalne z Funduszu Spójności, tj. w sektorze kultury, ochrony zdrowia i szkolnictwa wyższego. Działania instytucji uczestniczących w realizacji programu, skierowane do beneficjentów wyłącznie w sektorach: - kultury, - ochrony zdrowia, - szkolnictwa wyższego, oraz działania dotyczące badań, analiz, studiów, a także badań ewaluacyjnych, w odniesieniu wyłącznie do sektorów kultury, ochrony zdrowia i szkolnictwa wyższego nie będą finansowane w ramach priorytetu XV. Beneficjentami w ramach priorytetu XV będą: Instytucja Zarządzająca, instytucje pośredniczące z sektorów energetyki, środowiska oraz transportu, instytucje pośredniczące II stopnia z sektorów energetyki, środowiska oraz transportu, jak również beneficjenci realizujący projekty kolejowe i drogowe o łącznej wartości dofinansowania ze środków EFRR i/lub FS co najmniej 2 mld euro: Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad oraz PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Maksymalny udział środków Unii Europejskiej w wydatkach kwalifikowalnych ponoszonych w ramach projektu pomocy technicznej POIiŚ wynosi 85%. 6. WZORY DOKUMENTÓW Dokumenty dotyczące pomocy technicznej POIiŚ, o których mowa w niniejszym dokumencie, zostały opracowane przez Instytucję Zarządzającą i są dostępne dla beneficjentów PT POIiŚ na stronie internetowej bądź w Bazie Wiedzy na temat funduszy europejskich, do której dostęp mają upoważnieni przedstawiciele instytucji - beneficjentów pomocy technicznej POIiŚ. Do dokumentów tych należą: 1) wzór Wieloletniego Planu Działań pierwsza wersja obowiązująca od 22 lutego 2008 r. druga wersja obowiązująca od 10 maja 2012 r. 2) dokumenty dotyczące Rocznych Planów Działań na lata oraz na 2009 r. Wzór Rocznego Planu Działań na lata Wzór Rocznego Planu Działań na 2009 rok Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie Rocznego Planu Działań pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko WERSJA I z sierpnia 2008 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych w latach ), Załączniki do wniosków o dofinansowanie RPD na lata oraz na 2009 r.: Załącznik nr 1 - wzór oświadczenia beneficjenta 10

11 Załącznik nr 2 - wzór zestawienia etatomiesięcy wykonujących zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ Katalog wskaźników dla projektów pomocy technicznej realizowanych w ramach PO Infrastruktura i Środowisko - WERSJA I z sierpnia 2008 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych w latach ) Sprawozdanie końcowe z realizacji Rocznego Planu Działań Informacja nt. wymaganych elementów opisu stanowiska pracy Przykładowy wzór zestawienia stanowisk finansowanych z PT POIiŚ (służący do rozliczania wynagrodzeń) Wzór zestawienia etatomiesięcy (na potrzeby rozliczania wydatków kwalifikowalnych innych niż wynagrodzenia) WERSJA I (obowiązująca dla projektów realizowanych do 2010 r.), Wzór oświadczenia o zgodności studiów z zakresem obowiązków wykonywanych w ramach wdrażania POIiŚ. 3) dokumenty dotyczące Rocznych Planów Działań na 2010 r. i lata kolejne Wzór Rocznego Planu Działań od 2010 rok włącznie do 2013 roku ze zm. Wzór Rocznego Planu Działań na lata Załączniki do wniosków o dofinansowanie RPD na 2010 r. i lata kolejne: Załącznik nr 1 - wzór oświadczenia beneficjenta Załącznik nr 2 Informacja na temat systemu premiowania efektywności Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie Rocznego Planu Działań pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko WERSJA II z grudnia 2009 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych w 2010 r.), WERSJA III z grudnia 2010 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych począwszy od 2011 r. ze zm.) Katalog wskaźników dla projektów pomocy technicznej realizowanych w ramach PO Infrastruktura i Środowisko - WERSJA II z grudnia 2009 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych począwszy od 2010 r. ze. zm.) Informacja nt. wymaganych elementów opisu stanowiska pracy Przykładowy wzór zestawienia stanowisk finansowanych z PT POIiŚ (służący do rozliczania wynagrodzeń) Wzór zestawienia etatomiesięcy (na potrzeby rozliczania wydatków kwalifikowalnych innych niż wynagrodzenia) ) WERSJA I (obowiązująca dla projektów realizowanych do 2010 r.); WERSJA II z grudnia 2010 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych począwszy od 2011 r.) Wzór oświadczenia o zgodności studiów z zakresem obowiązków wykonywanych w ramach wdrażania POIiŚ Wzór sprawozdania rocznego/półrocznego z realizacji projektu (za I oraz II półrocze danego roku) ze zm. Wzór sprawozdania końcowego z realizacji projektu ze zm. 11

12 7. DOŚWIADCZENIA Z LAT Przyjęcie w większości programów perspektywy finansowej sposobu wdrażania pomocy technicznej poprzez pojedyncze projekty ze ściśle określonym zakresem interwencji oraz ramami finansowymi i czasowymi wykazało liczne słabości. Ten model pomocy technicznej pozwalał wprawdzie na prostsze monitorowanie postępu realizacji poszczególnych projektów i dawał wymierne efekty w postaci liczby zrealizowanych projektów, jednakże z drugiej strony nakładał znaczące ograniczenia na beneficjentów. Do głównych wad tego systemu należały między innymi konieczność częstego składania wniosków o dofinansowanie nowych projektów oraz duża ilość sprawozdań z ich realizacji. Ponadto Beneficjent nie mając możliwości realizacji danego zadania w ramach prowadzonego projektu, uruchamiał kolejny projekt o podobnym charakterze wzbogacony o możliwość realizacji danego zadania. Konieczność taka powodowała opóźnienia w realizacji zadań danej instytucji oraz prowadziła do równoległej realizacji podobnych projektów, co mogło skutkować bałaganem organizacyjnym, ryzykiem podziału zamówień publicznych, czy niewłaściwym księgowaniem wydatków w poszczególnych projektach i w efekcie mogło doprowadzić do powstania nieprawidłowości. System ten powodował również nadmierny wzrost liczby realizowanych projektów, co znacząco zwiększało obciążenie administracyjne realizujących je jednostek oraz nie sprzyjało właściwej koordynacji działań z zakresu pomocy technicznej. Głównym wnioskiem płynącym z doświadczeń okresu była konieczność opracowania systemu wdrażania pomocy technicznej ograniczającego do minimum ilość projektów realizowanych przez poszczególnych Beneficjentów oraz pozwalającego na większą swobodę w dostosowaniu możliwych interwencji (tj. wydatków kwalifikujących się do refundacji w ramach danego projektu) do bieżących potrzeb. 8. OGÓLNE ZAŁOŻENIA Beneficjentami upoważnionymi do otrzymywania środków w ramach pomocy technicznej są: IZ, IP, IP II/IW, PKP PLK S.A. oraz GDDKiA. Wydatki w ramach priorytetów PT POIiŚ są realizowane w oparciu o tzw. sektorowe Roczne Plany Działań (RPD), które w systemie wyboru projektów są traktowane jako projekty systemowe. Pierwszy Roczny Plan Działań obejmował lata , ostatni Roczny Plan Działań obejmuje lata Planowanie środków w ramach PT POIiŚ jest powiązane z procesem planowania budżetowego. Oszacowanie przez IP potrzeb dla sektora na kolejny (n+1) rok (wstępnych zapotrzebowań IP na PT) oraz ich przekazanie do IZ dokonywane jest w ramach opracowywania formularzy planistycznych do ustawy budżetowej, w trybach i terminach obowiązujących dla ich sporządzania. W Rocznym Planie Działań powinny zostać ujęte wydatki, które beneficjenci planują ponieść w danym roku, w ramach środków zaplanowanych w projekcie ustawy budżetowej, jak również ze środków, o które będą chcieli wnioskować do rezerwy celowej na dany rok w związku z pojawieniem się wydatków, których nie można było przewidzieć na etapie sporządzania projektu budżetu. Roczny Plan Działań powinien zatem obejmować wszystkie planowane na dany rok wydatki niezależnie od źródła ich sfinansowania oraz od tego, czy środki te są dostępne w chwili opracowywania Planu (dot. środków z rezerwy celowej). 12

13 Okres kwalifikowania wydatków w ramach RPD rozpoczyna się 1 stycznia roku n i kończy się w dniu: o dla kategorii wydatki osobowe/wydatki na zatrudnienie - 21stycznia roku n+1 (w odniesieniu do należności za rok n, np. pochodnych od wynagrodzeń). W uzasadnionych przypadkach, jeżeli rozliczenie należności za rok n odbywa się w innym terminie (np. w lutym roku n+1), termin może zostać odpowiednio dostosowany, o dla pozostałych kategorii wydatków - 31 grudnia roku n. Wyjątkiem od powyższej reguły był pierwszy RPD, który obejmował wydatki poniesione w latach oraz ostatni RPD obejmujący wydatki ponoszone w latach , w ramach którego końcowa data kwalifikowania wydatków nie może wykraczać poza r. Wydatki realizowane w roku n+1 powinny zostać ujęte w RPD na rok n+1 (niezależnie od tego, czy będą finansowane ze środków zapisanych w budżecie na rok n+1 czy środków pochodzących z budżetu na rok n, które zostały przeniesione na rok n+1 jako wydatki niewygasające z upływem roku budżetowego). W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody IZ możliwe jest przedłużenie terminu realizacji projektu. Uzyskanie takiej zgody wymaga ustalenia pomiędzy IZ a IP zakresu projektów, które miałyby być realizowane w tym samym okresie oraz zasad dotyczących rozliczania wydatków ponoszonych w ramach obydwu projektów. Należy podkreślić, iż sam fakt poniesienia wydatków w okresie ich kwalifikowania nie oznacza (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ), że wydatki poniesione przed podpisaniem umowy należy uznać jako kwalifikowalne. Podobnie ocena, że dany projekt kwalifikuje się do wsparcia w ramach POIiŚ nie oznacza jeszcze, że wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowalne. Bieżąca weryfikacja merytoryczna ww. wydatków nastąpi podczas weryfikacji wniosków o płatność. Również w trakcie kontroli RPD, o których mowa w Wytycznych w zakresie kontroli realizacji POIiŚ, będzie weryfikowana poprawność merytoryczna wydatków. IZ dokonała indykatywnego podziału środków PT pomiędzy poszczególne sektory, zgodnie z zasadami opisanymi w załączniku do Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej. IP właściwa dla każdego sektora w porozumieniu z poszczególnymi instytucjami beneficjentami PT POIiŚ opracowała Wieloletni Plan Działań na lata , zawierający ogólną informację na temat planowanego podziału środków PT dostępnych dla sektora pomiędzy poszczególne instytucje. IZ również sporządziła WPD. Wzór WPD został opracowany przez Instytucję Zarządzającą. Aktualizacja WPD związana jest przede wszystkim z koniecznością uaktualnienia danych dotyczących zrealizowanych projektów. Instytucja Zarządzająca monitoruje wykorzystanie alokacji przyznanej dla poszczególnych sektorów. W uzasadnionych przypadkach (po uwzględnieniu m.in. zgłoszonego zapotrzebowania, zadań przewidzianych do realizacji oraz dotychczasowego stopnia wykorzystania środków pomocy technicznej) Instytucja Zarządzająca może dokonać (w uzgodnieniu z IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata ) modyfikacji wysokości alokacji przyznanej dla poszczególnych sektorów. 13

14 Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, instytucje z sektora kultury, ochrony zdrowia i szkolnictwa wyższego mogą korzystać ze środków dostępnych w ramach Priorytetu XIV. Instytucje z sektora środowiska, transportu i energetyki w pierwszym okresie wdrażania POIiŚ będą korzystały ze środków w ramach Priorytetu XV. Beneficjenci PT POIiŚ na mocy postanowień umowy o dofinansowanie realizują RPD w oparciu o procedury znajdujące się w poszczególnych instrukcjach wykonawczych. GDDKiA oraz PKP PLK S.A., jako beneficjenci POIiŚ, nie podlegają obowiązkowi sporządzania instrukcji wykonawczych, niemniej jednak w zakresie, w jakim korzystają ze środków pomocy technicznej POIiŚ, sporządzają opis procedur realizacji projektów pomocy technicznej i przedstawiają IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata łącznie z zapotrzebowaniem do RPD. Opis procedur podlega zatwierdzeniu przez IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych RPD, IZ przekazuje do IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata pisemną informację o jego zatwierdzeniu. Informacja taka stanowi podstawę do podpisania umów o dofinansowanie, na podstawie których są realizowane Roczne Plany Działań poszczególnych sektorów. Roczne Plany Działań Instytucji Zarządzającej są realizowane w oparciu o decyzję o przyznaniu dofinansowania wydaną przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi środki na wydatki w ramach PT są zarezerwowane w budżecie tych jednostek. W przypadku pozostałych beneficjentów PT będą oni otrzymywali środki na realizację działań od IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata w formie dotacji celowej (do dnia 31 grudnia 2009 r. beneficjenci Ci otrzymywali środki w formie dotacji rozwojowej). Szczegółowe zasady wydatkowania środków w związku z wprowadzeniem systemu pozwalającego na powiązanie dostępności części środków w ramach pomocy technicznej POIiŚ z postępami we wdrażaniu przez poszczególne instytucje priorytetów/działań/projektów w ramach Programu (tzw. system premiowania efektywności) będą stanowiły załączniki do umów o dofinansowanie poszczególnych RPD. 14

15 9. PRZYGOTOWANIE I ZATWIERDZENIE ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ SCHEMAT IP II/IW dla odpowiednich osi w ramach sektora IP II/IW, a w sektorze transportu także GDDKiA oraz PKP PLK S.A., zgłaszają do IP/IW-CUPT w odniesieniu do RPD sektora transportu na lata swoje zapotrzebowanie na środki pomocy technicznej na dany rok. IP/IW- CUPT analizuje to zapotrzebowanie przede wszystkim pod kątem dostępnej alokacji oraz działań planowanych w sektorze w danym roku IP/IW-CUPT w odniesieniu do RPD sektora transportu na lata składa do IZ wniosek o dofinansowanie RPD przedstawiając w nim zapotrzebowanie na środki pomocy technicznej wszystkich beneficjentów PT w danym sektorze. IZ także składa RPD. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA W RAMACH INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA POIiŚ GDDKiA, PKP PLK S.A. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA POIiŚ RPD są oceniane przez IZ zgodnie z kryteriami formalnymi i merytorycznymi. RPD dla danego sektora będą realizowane w oparciu o umowy o dofinansowanie. Decyzję o przyznaniu dofinansowania na realizację RPD IZ wydaje minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego. Wszyscy beneficjenci PT w danym sektorze INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA POIiŚ Komentarz: Strzałki pogrubione przedstawiają schemat przygotowania i zatwierdzania sektorowych RPD w ramach pomocy technicznej, za wyjątkiem RPD sektora transportu na lata Schemat przygotowania i zatwierdzania RPD sektora transportu na lata przedstawiają strzałki zwykłe. 15

16 10. REALIZACJA ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ NA LATA oraz 2009 r Zasady wnioskowania i rozliczania środków w latach W związku z faktem, że PO Infrastruktura i Środowisko został zatwierdzony przez KE w ostatnim miesiącu 2007 r. oraz w związku z faktem, iż środki na realizację projektów PT w ramach XIV i XV priorytetu nie zostały zaplanowane w budżetach poszczególnych instytucji w roku 2007, zasady wnioskowania/wydatkowania środków w ramach ww. priorytetów PT w latach musiały być odmienne od standardowych. Ponadto, zarówno w roku 2007, jak i 2008 instytucje wskazane w niniejszym dokumencie jako beneficjenci PT, mogły ponosić wydatki na działania PT w miarę posiadanych środków we własnych budżetach. Podobnie jak środki na realizację pozostałych priorytetów, środki na PT w roku 2007 pochodziły z rezerwy celowej budżetu państwa na rok 2007 (część 83, poz. 8). Analogiczna rezerwa została utworzona w roku 2008, jednakże w tym roku odpowiednie środki znalazły się także w budżetach właściwych dysponentów i środki rezerwy celowej mogły być wykorzystane w sytuacjach opisanych w odpowiedniej procedurze. Wszystkie wydatki (w tym również już poniesione do momentu zawarcia stosownych umów o dofinansowanie) mogły zostać włączone do Planu Działań na lata pod warunkiem spełnienia ogólnych zasad kwalifikowania wydatków określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ. W przypadku beneficjentów PT POIiŚ nie będących państwowymi jednostkami budżetowymi wydatki poniesione w 2007 i 2008 r. z własnych środków mogły być zrefundowane w ramach dotacji rozwojowych, które zostały przekazane na podstawie właściwej umowy o dofinansowanie, pod warunkiem ich ujęcia w ww. Planie Działań, który został zaakceptowany przez IZ Zakres informacji zawartych w RPD na lata oraz 2009 r. We wnioskach o dofinansowanie RPD i 2009 (projektach systemowych w ramach PT POIiŚ) zawarte zostały informacje na temat zadań planowanych do sfinansowania ze środków PT POIiŚ w ramach danego sektora w podziale na poszczególne kategorie i podkategorie wydatków. Wzory wniosków o dofinansowanie RPD na lata oraz RPD na 2009 r. zostały określone przez IZ. Roczne Plany Działań przygotowane przez IP uwzględniały informacje nt. planowanych do realizacji działań (kategorii wydatków) dotyczących całego sektora (tzw. sektorowe Roczne Plany Działań). W związku z powyższym Instytucja Pośrednicząca, przed przygotowaniem RPD dla danego sektora, zwracała się do właściwych Instytucji Wdrażających (a w sektorze transportu również do GDDKIA i PKP PLK S.A.) o przekazanie danych dotyczących planowanych przez te instytucje działań. Plany Działań dot. danego sektora powinny były zostać przekazane przez IP do IZ w określonych terminach wyznaczonych przez IZ zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej. Natomiast forma oraz termin, do którego IP II/IW (a w sektorze transportu również GDDKiA i PKP PLK S.A.) powinny przesłać ww. informacje do IP, zostały uzgodnione pomiędzy tymi instytucjami. Każdy RPD zawierał podział na pięć kategorii wydatków: wydatki osobowe, wydatki na wdrażanie, podnoszenie kwalifikacji, informacja i promocja, działania ewaluacyjne. Poszczególne kategorie wydatków zostały podzielone na odpowiednie podkategorie wydatków. Informacje dot. zakresu rzeczowego RPD (tj. np. zakładanych do osiągnięcia 16

17 wskaźników, kwot zaplanowanych na wydatki w ramach poszczególnych podkategorii wydatków) były przedstawiane zbiorczo dla całego sektora. Informacje finansowe dotyczące kwot zaplanowanych do wydatkowania w ramach poszczególnych działań osi PT POIiŚ były przedstawiane odrębnie dla każdej instytucji - beneficjenta RPD. Do każdego wniosku o dofinansowanie RPD dołączane były załączniki, określone w instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie Szczegółowe zasady dotyczące zatwierdzenia Rocznych Planów Działań na lata oraz 2009 r. Przygotowane przez IP oraz IZ Roczne Plany Działań zostały ocenione przez IZ zgodnie z kryteriami wyboru projektów w ramach osi priorytetowych dot. PT zatwierdzonymi przez KM POIiŚ. W przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą błędów lub konieczności uzupełnienia brakujących informacji w przekazanym wniosku o dofinansowanie RPD, Instytucja Zarządzająca zwracała się do Instytucji Pośredniczącej z prośbą o dokonanie zmian, uzupełnień lub o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień związanych z przedłożonym RPD. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana była do dokonania stosownych zmian, uzupełnień lub przesłania dodatkowych wyjaśnień. W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych RPD (z wyjątkiem RPD przygotowywanych przez Instytucję Zarządzającą), IZ zatwierdzała dany projekt do dofinansowania i przekazywała informację o tym fakcie do właściwej Instytucji Pośredniczącej. Informacja taka stanowiła podstawę do podpisania umów o dofinansowanie, na podstawie których są realizowane Roczne Plany Działań poszczególnych sektorów. RPD Instytucji Zarządzającej są realizowane w oparciu o decyzje o przyznaniu dofinansowania wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego Zmiany w Rocznych Planach Działań na lata i Wykorzystanie rezerwy wykonania W ramach przedkładanych RPD i 2009, IP miały możliwość ustanawiania dla kategorii wydatków (za wyjątkiem kategorii wydatki osobowe) rezerwy wykonania w wysokości 10% łącznej sumy wydatków w ramach danej kategorii, wskazanych we wniosku o dofinansowanie. W przypadku konieczności wydatkowania większej ilości środków niż ujęte w podkategoriach danej kategorii wydatków należało najpierw wykorzystać środki z rezerwy, a dopiero następnie przesuwać środki pomiędzy kategoriami wydatków zgodnie z określoną poniżej procedurą Dokonywanie przesunięć środków w ramach RPD i 2009 Przesuwanie środków pomiędzy podkategoriami w ramach jednej kategorii wydatków 9 jest możliwe bez konieczności uzyskiwania zgody IZ, pod warunkiem, że przesunięcia nie mają wpływu na realizację celów projektu. IZ powinna być poinformowana o dokonywanych zmianach w terminach zgodnych z terminami sprawozdawczości dla 9 Uwaga: w przypadku sektora transportu nazwy trzech kategorii wydatków są takie same dla działań x.1 i 15.4, jednak przesuwanie środków pomiędzy np. podkategoriami wydatków w ramach kategorii wydatki na wdrażanie przeznaczonej dla IP i IP II/IW a podkategoriami wydatków w ramach wydatków na wdrażanie GDDKiA i PKP PLK S.A. nie jest przesuwaniem środków w ramach jednej kategorii wydatków, lecz jest to przesunięcie pomiędzy działaniami Programu Operacyjnego. 17

18 projektu. Również wykorzystywanie środków w ramach ustanowionej w Planie Działań rezerwy wykonania nie wymaga konieczności uzyskiwania zgody IZ, jednak powinna być ona informowana o sposobie wykorzystania środków z ww. rezerwy w terminach zgodnych z terminami sprawozdawczości dla projektu. W przypadku konieczności dokonania przesunięć wydatków określonych w Rocznym Planie Działań w danym roku możliwe jest ich dokonanie po uzyskaniu przez IP dla sektora pisemnej zgody IZ POIiŚ, jeżeli zmiana dotyczy przesunięcia środków pomiędzy wydatkami ponoszonymi w ramach poszczególnych kategorii wydatków działania 14.1, 15.1 bądź 15.4 określonych w RPD (tj. wydatki osobowe, podnoszenie kwalifikacji, wydatki na wdrażanie) 10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pisemnej zgody IZ, możliwe jest przesunięcie środków pomiędzy poszczególnymi działaniami. Formalnym potwierdzeniem uzyskania takiej zgody jest zawarcie aneksu do umowy o przyznaniu dofinansowania. W przypadku braku takiego aneksu, wydatki przekraczające kwotę odpowiedniego działania stanowią wydatki niekwalifikowalne i nie mogą być uwzględnione we wniosku o płatność. Instytucje mające status jednostek budżetowych przy dokonywaniu powyższych zmian powinny zwrócić uwagę na odpowiednią klasyfikację budżetową. 11. REALIZACJA PROJEKTÓW W ROKU 2010 I KOLEJNYCH LATACH 11.1 Zakres informacji zawartych w RPD na rok 2010 i lata kolejne We wnioskach o dofinansowanie RPD (projektów systemowych w ramach PT POIiŚ) będą zawarte informacje na temat zadań planowanych do sfinansowania ze środków PT POIiŚ w ramach danego sektora w podziale na poszczególne kategorie wydatków. Roczne Plany Działań przygotowane przez IP będą uwzględniały informacje nt. planowanych do realizacji działań (kategorii wydatków) dotyczących danego sektora (tzw. sektorowe Roczne Plany Działań), przy czym ostatni RPD będzie wyjątkowo obejmował lata W związku z powyższym Instytucja Pośrednicząca, przed przygotowaniem RPD dla danego sektora, zwraca się do właściwych Instytucji Wdrażających (a w sektorze transportu również do GDDKIA i PKP PLK S.A.) o przekazanie danych dotyczących planowanych przez te instytucje działań. Plany Działań dot. danego sektora powinny zostać przekazane przez IP do IZ w określonych terminach wyznaczonych przez IZ zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej. Natomiast forma oraz termin, do którego IP II/IW (a w sektorze transportu również GDDKiA i PKP PLK S.A.) powinna przesłać ww. informacje do IP, powinna zostać uzgodniona pomiędzy tymi instytucjami. W odniesieniu do RPD sektora transportu na lata w związku ze zniesieniem w listopadzie 2013 r. Ministerstwa Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej, na podstawie zawartego porozumienia pomiędzy Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Centrum Unijnych Projektów Transportowych IW CUPT biorąc pod uwagę swoje zapotrzebowanie oraz zapotrzebowanie GDDKiA i PKP PLK S.A. przekazała do IZ sektorowy Plan Działań na lata Uwaga: w przypadku sektora transportu nazwy trzech kategorii wydatków są takie same dla działań x.1 i 15.4, jednak przesuwanie środków pomiędzy np. kategorią wydatki na wdrażanie przeznaczoną dla IP i IP II/IW a wydatkami na podnoszenie kwalifikacji pracowników GDDKiA i PKP nie jest przesuwaniem środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków, lecz jest to przesunięcie pomiędzy działaniami Programu Operacyjnego 18

19 Wydatki w RPD planowane będą w podziale na określone we wzorze wniosku o dofinansowanie kategorie wydatków. Część informacji we wniosku o dofinansowanie RPD będzie przedstawiana zbiorczo dla całego sektora, a część odrębnie dla każdej instytucji - beneficjenta RPD. Do każdego wniosku o dofinansowanie RPD dołączane będą załączniki, określone w instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie Szczegółowe zasady dotyczące zatwierdzenia Rocznych Planów Działań na rok 2010 i lata kolejne Przygotowane przez IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata oraz IZ Roczne Plany Działań są oceniane przez IZ zgodnie z kryteriami wyboru projektów (załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Priorytetów POIiŚ) w ramach priorytetów dot. PT zatwierdzonymi przez KM POIiŚ oraz z informacją zawartą w dokumencie Organizacja systemu oceny i wyboru projektów w ramach POIiŚ (załącznik nr 2 do Szczegółowego Opisu Priorytetów POIiŚ). W przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą błędów lub konieczności uzupełnienia brakujących informacji w przekazanym wniosku o dofinansowanie RPD, Instytucja Zarządzająca zwraca się do Instytucji Pośredniczącej/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata z prośbą o dokonanie zmian, uzupełnień lub o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień związanych z przedłożonym RPD. Instytucja Pośrednicząca/IW- CUPT dla RPD sektora transportu na lata zobowiązana jest do dokonania stosownych zmian, uzupełnień lub przesłania dodatkowych wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą. W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych RPD (z wyjątkiem RPD przygotowywanych przez Instytucję Zarządzającą), IZ zatwierdza dany projekt do dofinansowania i przekazuje informację o tym fakcie do właściwej Instytucji Pośredniczącej/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata Informacja taka stanowi podstawę do podpisania umów o dofinansowanie, na podstawie których będą realizowane Roczne Plany Działań poszczególnych sektorów. RPD Instytucji Zarządzającej będzie realizowany w oparciu o decyzję o przyznaniu dofinansowania wydaną przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego Zmiany w Rocznych Planach Działań na rok 2010 i lata kolejne Wykorzystanie rezerwy wykonania W ramach przedkładanych RPD, IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata mają możliwość ustanawiania dla każdego działania rezerwy wykonania w wysokości 10% łącznej sumy wydatków w ramach danego działania, wskazanych we wniosku o dofinansowanie. Wykorzystanie rezerwy wykonania w ramach poszczególnych działań nie wymaga zgody IZ ani aneksu do umowy o dofinansowanie, z wyjątkiem sytuacji, w której rezerwa wykonania zaplanowana w kategoriach w ramach działania x.1 oraz 15.4 miałaby być wykorzystywana na zwiększenie kwoty w ramach kategorii wydatki na zatrudnienie Dokonywanie przesunięć środków w ramach sektorowego RPD O ile postanowienia umowy o dofinansowanie nie stanowią inaczej: W przypadku konieczności dokonania przesunięć wydatków określonych w Rocznym Planie Działań w danym roku (lub w okresie dwóch lat w przypadku RPD na lata ) możliwe 19

20 będzie ich dokonanie bez konieczności uzyskania pisemnej zgody IZ POIiŚ, jeżeli zmiana dotyczy przesunięcia środków pomiędzy kategoriami wydatków (z wyjątkiem kategorii wydatki na zatrudnienie) w ramach działań 14.1, 15.1 bądź 15.4 określonych w RPD (bez konieczności podpisywania aneksu do umowy o dofinansowanie RPD zawartej pomiędzy IZ a IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata ) 11. Wyjątkiem mogą być przesunięcia dotyczące dofinansowania przyznanego IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata mające wpływ na postanowienia umowy IZ-IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata W przypadku konieczności dokonania przesunięć w ramach działania x.1 bądź 15.4 powodujących zwiększenie środków w kategorii wydatki na zatrudnienie możliwe będzie ich dokonanie po uzyskaniu pisemnej zgody IZ POIiŚ. Formalnym potwierdzeniem uzyskania zgody na przesunięcia pomiędzy działaniami będzie zawarcie aneksu do umowy o dofinansowanie RPD. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pisemnej zgody IZ POIŚ, możliwe będzie przesunięcie środków pomiędzy poszczególnymi działaniami. Formalnym potwierdzeniem uzyskania zgody na przesunięcia pomiędzy działaniami będzie zawarcie aneksu do umowy o dofinansowanie RPD. W przypadku braku takiego aneksu, wydatki przekraczające kwotę odpowiedniego działania stanowić będą wydatki niekwalifikowalne i nie będą mogły zostać uwzględnione we wniosku o płatność. Instytucje mające status jednostek budżetowych przy dokonywaniu powyższych zmian powinny zwrócić uwagę na odpowiednią klasyfikację budżetową. 12. PRZEPŁYWY FINANSOWE I ODZYSKIWANIE KWOT NIEPRAWIDŁOWO WYDATKOWANYCH Szczegółowe zasady w zakresie przepływów finansowych oraz odzyskiwania kwot nieprawidłowo wydatkowanych dla środków wydatkowanych w ramach PT POIiŚ są określone zarówno w umowach o dofinansowanie, jak również w Wytycznych w zakresie sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz w Zaleceniach w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko opracowywanych przez IZ POIiŚ i zatwierdzanych przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. 13. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I WNIOSKI O PŁATNOŚĆ Sprawozdawczość wydatkowania środków PT oraz wnioskowanie o płatność przez beneficjenta będą się odbywać w oparciu o zasady określone w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości POIiŚ oraz w Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ. Dodatkowo zasady dot. sprawozdawczości wydatkowania środków PT są określone w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu. 11 Uwaga: w przypadku sektora transportu nazwy niektórych kategorii wydatków są takie same dla działań x.1 i 15.4, jednak przesuwanie środków pomiędzy np. kategorią wydatki na wsparcie merytoryczne przeznaczoną dla IP i IP II/IW a wydatkami na podnoszenie kwalifikacji pracowników GDDKiA i PKP nie jest przesuwaniem środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków, lecz jest to przesunięcie pomiędzy działaniami Programu Operacyjnego 20