Integracja systemu ELOprofessional z systemem Symfonia Forte w oparciu o wdrożenie w Centrum Nauki Kopernik

Transkrypt

1 Integracja systemu ELOprofessional z systemem Symfonia Forte w oparciu o wdrożenie w Centrum Nauki Kopernik Wojciech Kulis P.H.U. IDEE SP. J. Specjalista ds. wdrożeń systemów IT w.kulis@idee.com.pl

2 Centrum Nauki Kopernik Centrum Nauki Kopernik jest nowoczesną instytucją kultury, która zachęca do osobistego zaangażowania w poznanie i zrozumienie świata oraz do wzięcia odpowiedzialności za zmiany zachodzące wokół nas. Centrum to przede wszystkim interaktywne wystawy i planetarium Niebo Kopernika, ale także wiele wydarzeń z dziedziny edukacji i komunikacji naukowej. 2

3 Centrum Nauki Kopernik Rys historyczny 2005 Podpisanie umowy o utworzeniu Centrum 2010 Inauguracja działalności Centrum w nowej siedzibie 2011 Otwarcie wielu nowych instalacji 2012 Dwa miliony zwiedzających w niespełna dwa lata Drugie urodziny CNK 3

4 Zakres wdrożenia Zamodelowanie w systemie ELOprofessional obiegu wniosków zakupowych Zamodelowanie obiegu dokumentów finansowych oraz ich rozliczanie na poszczególne wnioski Wspomaganie księgowania wniosków oraz dokumentów finansowych w systemie Symfonia Forte Finanse i Księgowość 4

5 Analiza przedwdrożeniowa Struktura organizacyjna W skład Centrum wchodzi 16 działów zarządzanych przez Kierowników, które rozdzielone są na 3 piony podlegające Zastępcom Dyrektora. Wyjątkiem jest Dział Prawno Organizacyjny, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi CNK. 5

6 Analiza przedwdrożeniowa Dokumenty Wniosek poniżej Wniosek powyżej Korekta wniosku Dokument zatwierdzenia merytorycznego 6

7 Analiza przedwdrożeniowa Obieg dokumentów - wnioski Przygotowanie wniosku Zatwierdzenie przez Kierownika Działu Weryfikacja prawna Weryfikacja finansowa Zatwierdzenie przez Główną Księgową i właściwego Dyrektora Zaksięgowanie wniosku 7

8 Analiza przedwdrożeniowa Obieg dokumentów dokument finansowy Przyjęcie dokumentu finansowego Opisanie dokumentu finansowego we właściwych działach Zatwierdzenie merytoryczne dokumentu Weryfikacja zgodności z wnioskiem Sprawdzenie pod względem rachunkowym Zatwierdzenie przez Główną Księgową i właściwego Dyrektora Zaksięgowanie dokumentu finansowego 8

9 Wdrożenie Główne wymagania i problemy Informowanie na bieżąco o kwocie wniosku (uwzględnienie korekt) oraz o kwocie dostępnej do wykorzystania (uwzględnienie dokumentów finansowych) Umożliwienie szybkiego zatwierdzenia merytorycznego dokumentów finansowych przez wiele działów jednocześnie Raporty i rejestry Wspomaganie księgowania wniosków i dokumentów w systemie Symfonia Forte 9

10 Oparte na kliencie ELO Java Client Dostosowana listwa narzędziowa Obiegi dokumentów oparte na formularzach WWW Skrypty automatyzujące Autorskie aplikacje do raportowania Prawa do dokumentów i obiegów oparte na grupach odwzorowujących strukturę CNK 10

11 Dostosowana listwa narzędziowa Tworzenie nowych wniosków/korekt oraz uruchamianie obiegów Przyjmowanie nowych dokumentów finansowych Otwieranie aplikacji raportów i rejestru Dostosowanie listwy do uprawnień poszczególnych użytkowników 11

12 Obiegi wniosków oparte na formularzach WWW Możliwość dodawania wielu pól CPV 12

13 Obiegi wniosków oparte na formularzach WWW Możliwość dodawania wielu pól CPV 13

14 Obiegi wniosków oparte na formularzach WWW Podpowiadanie kodów CPV 14

15 Obiegi wniosków oparte na formularzach WWW Podpowiadanie kodów CPV 15

16 Obiegi wniosków oparte na formularzach WWW Walidacja pól 16

17 Obiegi wniosków oparte na formularzach WWW c.d. Pola zależne 17

18 Obiegi wniosków oparte na formularzach WWW c.d. Pola zależne 18

19 Obiegi wniosków oparte na formularzach WWW c.d. Komentarze 19

20 Obiegi dokumentów finansowych oparte na formularzach WWW Wysyłanie dokumentu finansowego do kilku działów jednocześnie 20

21 Obiegi dokumentów finansowych oparte na formularzach WWW c.d. Formularz działu merytorycznego (Dział IT) Możliwość rozbicia dokumentu finansowego na wiele wniosków Wyświetlanie listy wniosków dla bieżącego działu 21

22 Obiegi dokumentów finansowych oparte na formularzach WWW c.d. Formularz działu merytorycznego (Dział IT) Automatyczne wypełnianie pól na podstawie danych wniosku 22

23 Obiegi dokumentów finansowych oparte na formularzach WWW c.d. Formularz działu merytorycznego (Dział DKI) Jednoczesna praca wielu działów na dokumencie 23

24 Połączenie wniosków z dokumentami finansowymi Po przypisaniu przez dział merytoryczny pozycji do konkretnego wniosku, informacja o wykorzystaniu wniosku jest na bieżąco uaktualniania przez serwis automatyzacji. 24

25 Połączenie wniosków z dokumentami finansowymi Zatwierdzenie dokumentu finansowego wiąże się z utworzeniem powiązania w systemie ELOprofessional między dokumentem finansowym a wnioskami, do których został przypisany. 25

26 Połączenie wniosków z dokumentami finansowymi Dokument finansowy jest zatwierdzany niezależnie przez Dyrektorów wszystkich pionów, zgodnie z działami, które zatwierdziły merytorycznie koszt. 26

27 Raporty Autorska aplikacja uruchamiana z listwy klienta Java lub jako samodzielna aplikacja. Prezentuje dodatkowe dane dotyczące wniosków zakupowych (m.in. czasy przetrzymywania wniosków przez poszczególnych użytkowników). Umożliwia wyeksportowanie danych do plików Excel. 27

28 Rejestr Wyświetla rejestr wniosków (pełny lub zgodny z zadanymi parametrami). Umożliwia wyeksportowanie rejestru do plików Excel oraz wyeksportowanie dokumentów wniosków i korekt do plików Word. Także uruchamiany z listwy klienta Java lub jako samodzielna aplikacja. 28

29 Integracja z Symfonią Podczas obiegu wniosku wypełniane są informacje niezbędne do zaksięgowania wniosku np. kwoty i nr konta. Kwota: ,00 zł 29

30 Integracja z Symfonią Podczas obiegu wniosku wypełniane są informacje niezbędne do zaksięgowania wniosku np. kwoty i nr konta. Kwota: ,00 zł Nr konta:

31 Integracja z Symfonią Podczas obiegu wniosku wypełniane są informacje niezbędne do zaksięgowania wniosku np. kwoty i nr konta. Kwota: ,00 zł Nr konta:

32 Integracja z Symfonią Podczas obiegu wniosku wypełniane są informacje niezbędne do zaksięgowania wniosku np. kwoty i nr konta. Kwota: ,00 zł Nr konta:

33 Integracja z Symfonią Integracja z Symfonią Forte została przeprowadzona przez utworzenie w systemie ELOprofessional plików eksportu dla wniosków i dokumentów finansowych. Pliki zawierające wszystkie niezbędne do zaksięgowania dane są następnie ręcznie importowane do systemu księgowego przy pomocy skryptów importu. 33

34 Dalszy rozwój Zwiększenie liczby użytkowników Wprowadzenie rocznego planu finansowego Dodatkowe funkcjonalności formularzy WWW (m.in. podpowiadanie danych na podstawie nazwy lub numeru NIP kontrahenta na podstawie bazy danych Symfonii Forte) 34

35 Idee Dane Kontaktowe IDEE Sp. J. ul. Welecka 22e Szczecin tel faks: idee@idee.com.pl 35

36 Dziękuję za uwagę Czy mają Państwo pytania?