WOJEWODA MAŁOPOLSKI. Pani Barbara Romanczyk Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raciechowicach

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-XI Kraków, 1 października 2014 roku Pani Barbara Romanczyk Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raciechowicach Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), art. 175 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przeprowadził w dniach kwietnia 2014 r. kontrolę kompleksową w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej (GOPS) w Raciechowicach. Zakres kontroli obejmował: strukturę organizacyjną Ośrodka oraz kwalifikacje kadr, realizację zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej, realizację programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, jak również pracę socjalną z klientem Ośrodka. Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o wyniki przeglądu dokumentacji, a także wyjaśnienia złożone przez Panią Kierownik i pracowników Ośrodka. Ustalenia zawarte zostały w protokole, podpisanym przez Panią 4 sierpnia 2014 roku. W trakcie kontroli oceniano pracę Jednostki, zarówno pod kątem sposobu realizacji poszczególnych zadań, jak i pod względem prowadzonej dokumentacji, przyznając ogólnie ocenę pozytywną z uchybieniami. Uchybienia dotyczyły kwestii związanych z organizacją jednostki oraz błędów formalnych w prowadzonych postępowaniach oraz nie stosowania, w niektórych przypadkach, przepisów ustawy o pomocy społecznej. Działając w oparciu o art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), proszę Panią Kierownik o podjęcie działań zmierzających do usunięcia uchybień opisanych poniżej: 1. Ustalono, że Gmina Raciechowice nie posiada uchwały w sprawie zasad zwrotu wydatków na świadczenia z pomocy społecznej, o której mowa w art. 96 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej. Zgodnie z treścią art. 96 ust. 2-4 ustawy: 2. Wydatki na usługi, pomoc rzeczową, zasiłki na ekonomiczne usamodzielnienie, zasiłki okresowe i zasiłki celowe przyznane pod warunkiem zwrotu podlegają zwrotowi w części lub całości, jeżeli dochód na osobę w rodzinie osoby zobowiązanej do zwrotu wydatków przekracza kwotę kryterium dochodowego. 3. W przypadku pokrycia kosztów pogrzebu przez gminę poniesione wydatki podlegają zwrotowi z masy spadkowej, jeżeli po osobie zmarłej nie przysługuje zasiłek pogrzebowy. 4. Rada gminy określa, w drodze uchwały, zasady Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 zwrotu wydatków za świadczenia z pomocy społecznej, o których mowa w ust. 2, będących w zakresie zadań własnych.. Przedłożenie Wójtowi projektu Uchwały Rady Gminy Raciechowice w sprawie zasad zwrotu wydatków za świadczenia z pomocy społecznej, o których mowa w art. 96 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, będących w zakresie zadań własnych. Powyższe zalecenie należy realizować niezwłocznie, po otrzymaniu niniejszego 2. Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych została przyjęta uchwałą nr XIX/113/2008 z dnia 23 września 2008 r. w sprawie przyjęcia Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Raciechowice na lata Zmiany, dotyczącej zapisów w ww. Strategii, dokonano w 2010 roku (uchwała XXXIII/216/210 z 30 marca) w zakresie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania. Strategia ta nie zawiera wszystkich wymaganych ustawą elementów, tj. ram finansowych dotyczących przyjętych zadań (działań) oraz wskaźników realizacji działań (mierzalne i obserwowalne). Ramy finansowe strategii rozumiane jako wskazanie planowanych kwot wydatków przeznaczonych na realizację poszczególnych działań. Strategia powinna pokazywać nie tylko obszary finansowania (źródła), ale również wskazywać granice finansowania (limity, progi, przedziały). Określenie granic finansowych ma na celu zapewnienie dokonywania wydatków w sposób usystematyzowany i w granicach wskazanych obszarów finansowania, czyli posiadanych zasobów własnych i pozyskanych z innych źródeł. Zgodnie z uzyskaną od Kierownika informacją, nie monitorowano przebiegu realizacji celów i zadań zawartych w Strategii, ani nie sporządzano oceny stopnia osiągania celów operacyjnych. Tymczasem, jak określono w treści Strategii: Przeglądy strategiczne powinny być realizowane cyklicznie, np. we wrześniu każdego roku (pierwszy we wrześniu 2009 r.). Na tych corocznych spotkaniach członków Zespołu następować będzie priorytetyzacja zadań (według określonych kryteriów) do realizacji na rok kolejny. Ponadto w części dotyczącej monitoringu Strategii określono: Wskazane byłoby, aby corocznie w okresie wiosennym (pierwsze spotkanie 2009 r.), Zespół spotykał się w celu monitorowania przebiegu realizacji zadań (wyznaczonych do realizacji w roku poprzednim) i osiągania celów operacyjnych. Na spotkania te poszczególne instytucje koordynujące powinny przygotować sprawozdania z realizacji wyznaczonych dla nich zadań i przekazywać je do Ośrodka Pomocy Społecznej. Otrzymano następujące wyjaśnienie: GOPS Raciechowice nie prowadził monitoringu Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Raciechowice ze względu na brak możliwości kadrowych. W GOPS zatrudnionych jest 3 ch pracowników socjalnych na etat. Ponadto w okresie od sierpnia 2012 roku do września 2013 roku jeden pracownik socjalny przebywał na zwolnieniu lekarskim oraz urlopie macierzyńskim a pozostali pracownicy socjalni pracowali w zastępstwie. Podjęcie działań, zmierzających do opracowania i przedłożenia Wójtowi Gminy projektu zmian Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych zawierającej wszystkie elementy, o których mowa w art. 16b ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, a w szczególności prognozy zmian w okresie objętym Strategią, wskaźników działań oraz ramy finansowe strategii, wskazujące kwoty wydatków przeznaczonych na realizację planowanych działań. 2

3 3. Zgodnie z ustawą o pomocy społecznej, do zadań własnych Gminy o charakterze obowiązkowym należy m.in. prowadzenie i zapewnienie miejsc w mieszkaniach chronionych. Jak wynika z przygotowanej informacji, Gmina Raciechowice nie dysponuje mieszkaniem chronionym. Nie podejmowano uchwały w powyższym zakresie. Art. 97 ust. 5 określa, iż Rada Gminy w drodze uchwały ustala, w zakresie zadań własnych, szczegółowe zasady ponoszenia odpłatności za pobyt w ośrodkach wsparcia i mieszkaniach chronionych. Brak mieszkania chronionego oznacza, iż ograniczone są możliwości udzielania pomocy zapewniającej osobom przygotowanie do prowadzenia samodzielnego życia w społeczeństwie lub/i mogącej zastąpić pobyt w placówce zapewniającą całodobową opiekę. Jest to pomoc dla osób, które ze względu na trudną sytuację życiową, wiek niepełnosprawności lub chorobę potrzebują wsparcia w funkcjonowaniu w codziennym życiu, a nie wymagają usług w zakresie świadczonym przez jednostkę całodobowej opieki. Mieszkanie chronione ma zapewniać nie tylko schronienie, ale określone formy wsparcia. Mieszkanie chronione ma spełniać standardy określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2012 r. w sprawie mieszkań chronionych (Dz. U. poz. 305). Mieszkanie chronione to nie mieszkanie socjalne/komunalne, ograniczające się jedynie do zapewnienia schronienia. Z uwagi na specyfikę mieszkania chronionego nie może być ono zastąpione pomocą w formie przyznania mieszkania socjalnego/komunalnego, w którym pobyt ma charakter interwencyjny i przeznaczony jest dla innego typu klienta. Dlatego też zapewnienie osobie potrzebującej świadczenia w formie mieszkania chronionego, pomocy jedynie poprzez zapewnienie schronienia i/lub przydział innych świadczeń typu pomoc specjalisty lub asystenta rodziny nie jest tożsame z spełnieniem wymogów prawnych oraz nie zapewnia realizacji celów wsparcia. Zgodnie z art. 53 ust. 3 ww. ustawy mieszkanie tego typu może być prowadzone przez każdą jednostkę organizacyjną pomocy społecznej lub organizację pożytku publicznego. Należy dodać, że ustawa z dnia 8 grudnia 2006 r. o finansowym wsparciu tworzenia lokali socjalnych, mieszkań chronionych, noclegowni i domów dla bezdomnych (Dz. U. Nr 251, poz z późn. zm.) umożliwia udzielanie finansowego wsparcia gminie, powiatowi albo organizacji pożytku publicznego, jeżeli pozyskane w ten sposób lokale mieszkalne będą służyć wykonywaniu zadań z zakresu pomocy społecznej w formie mieszkań chronionych. W przypadku trudności z utworzeniem mieszkania chronionego, można rozważyć podjęcie realizacji zadania wspólnie z sąsiednią gminą. Należy również dodać, że zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.) prowadzenie i zapewnienie miejsc w mieszkaniach chronionych jest zadaniem własnym gminy o charakterze obowiązkowym. Jak pisze I. Sierpowska w: Ustawa o pomocy społecznej. Komentarz. (Wydawnictwo ABC, 2009) cyt.: ( ) W ramach zadań własnych gminy z zakresu pomocy społecznej ustawodawca wyróżnia zadania obowiązkowe, co nawiązuje do podziału zadań na obligatoryjne i fakultatywne. O tym, którym zadaniom należy przypisać przymiot obowiązkowych, a którym dobrowolnych, za każdym razem rozstrzygają przepisy prawa materialnego. Różne są następstwa zakwalifikowania zadań do jednej bądź drugiej grupy. Zaklasyfikowanie zadania publicznego jako dobrowolnego daje jednostce samorządowej możliwość podjęcia rozstrzygnięcia w sprawie przystąpienia do jego realizacji. Obligatoryjny charakter 3

4 zadania publicznego eliminuje możliwość decydowania przez samorząd o jego wykonaniu. ( ). Podjęcie działań, pozwalających na umożliwienie udzielania pomocy w formie mieszkania chronionego, osobom wymienionym w art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej, będącym mieszkańcami państwa Gminy. 4. W części porozumień zawartych z podmiotami gospodarczymi, realizującymi dożywianie dzieci i młodzieży w ramach Programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, brak zapisów odnoszących się do celów realizowanego programu rządowego, tj. upowszechniania zdrowego stylu żywienia oraz długofalowego działania w zakresie poprawy stanu zdrowia dzieci i młodzieży. Posiłki powinny być urozmaicone, o odpowiedniej wartości odżywczej oraz przygotowane zgodnie z zasadami żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży i winny spełniać normy określone przez Instytut Żywności i Żywienia. Stwierdzono również, że w niektórych porozumieniach, nie wskazano konkretnych placówek oświatowych, w których realizowane było dostarczanie gorącego posiłku dla uczniów. Ani z zawartych porozumień, ani z treści protokołów kontroli przeprowadzonych przez OPS nie wynikało czy dzieci korzystające z pomocy w ramach Programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania spożywają ten sam posiłek pod względem ilościowym i jakościowym, co pozostałe dzieci, tj. czy nie występuje stygmatyzacja dzieci korzystających z posiłków w ramach Programu. Zamieszczenie w porozumieniach zapisów odnoszących się do celów realizowanego Programu, tj. upowszechniania zdrowego stylu żywienia oraz długofalowego działania w zakresie poprawy stanu zdrowia dzieci i młodzieży oraz konieczności zapobiegania stygmatyzacji osób objętych pomocą społeczną. 5. Decyzją nr GOPS 5023/23/R/1/2013 z 2 września 2013 roku przyznano pomoc w formie wyżywienia w przedszkolu od 1 września, tj. za okres wcześniejszy niż została wydana decyzja. Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku decyzji nr GOPS 5023/4/G/2013 z 3 stycznia 2013 roku oraz GOPS 5023/14/1/G/2013 z 4 września 2013 roku, GOPS 5023/C/3/2013 z 2 stycznia 2013 roku. Kierownik Ośrodka przedstawiła następujące wyjaśnienie w tej sprawie: Niektóre decyzje dot. świadczeń niepieniężnych wydawane były z datą późniejszą niż rozpoczęcie realizacji pomocy z uwagi na słuszny interes strony ( posiłki dla dzieci i młodzieży w szkole, usługi opiekuńcze, usługi świadczone w ŚDS). Przyłożymy starań aby takie sytuacje nie miały miejsca. Wydawanie decyzji przyznających świadczenia w zakresie dożywiania przed ich rozpoczęciem, zgodnie z art. 110 kodeksu postępowania administracyjnego. 5. W aktach do decyzji nr GOPS 5011/25/1/2013 z 19 września 2013 r. rodzina ubiegała 4

5 się o pomoc na żywność i opał, a otrzymała zasiłek celowy w wysokości 120 zł na zakup posiłku lub żywności oraz zasiłek okresowy 36,95zł od września do grudnia. Nie odniesiono się do prośby strony na zakup opału. Otrzymano następujące wyjaśnienie: Zasiłek celowy przyznano dla dziecka w związku z opisanymi w piśmie wydatkami na zakup żywności dziecka, przyznano również zasiłek okresowy dla rodziny. W piśmie omyłkowo nie dopatrzono się prośby na zakup opału, Klientka nie wnosiła zastrzeżeń do przyznanej pomocy, oraz nie złożyła ponownego wniosku na zakup opału. Przy rozpatrywaniu wniosków klientów odnoszenie się do wszystkich potrzeb (problemów) przez nich zgłaszanych. W przypadku, gdy pomoc nie zostanie przyznana wydawanie decyzji odmownych. 6. W aktach do decyzji nr GOPS 5012/37/1/2013 nie przeprowadzono wywiadu alimentacyjnego u osób zobowiązanych do pomocy. Określono, iż od stycznia 2013 roku rodzina prowadzi odrębne gospodarstwo domowe. W wywiadach nie opisano dokładnie sytuacji rodziny, brak informacji na czym polega odrębne gospodarstwo domowe, nie określono kto reguluje opłaty mieszkaniowe. Ponadto nie przeprowadzono wywiadu alimentacyjnego w związku z wydaniem decyzji nr GOPS 5011/29/2013 z 8 lipca 2013 r. i nr GOPS 5011/16/1/2013 z 12 lipca 2013 roku nie podając powodu odstąpienia od niego. Ustalanie sytuacji dochodowej i możliwości udzielenia pomocy przez osoby, o których mowa w art. 103 ustawy o pomocy społecznej, zobowiązane do alimentacji na mocy art. 128 i art. 129 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy, na rzecz osoby ubiegającej się o świadczenie oraz dokumentowanie podjętych działań w aktach sprawy w przypadkach, gdy z innej dokumentacji znajdującej się w posiadaniu ośrodka nie wynika, iż osoby te nie będą w stanie udzielić pomocy klientowi pomocy społecznej. 8. W miesiącu grudniu 2012 r. przeprowadzono wywiad, na mocy którego decyzją nr GOPS 5023/4/G/2013 z 3 stycznia 2013 roku przyznano posiłki dla dzieci w szkole. Dochód rodziny obliczono następująco: dochód z gospodarstwa rolnego (2,55ha przeliczeniowych) 637,75zł i świadczenia rodzinne 443zł, ponadto odjęto kwotę 244 zł, tj. opłacone składki w KRUS. Łącznie obliczono dochód w wysokości 836,75zł, przy kryterium 3420zł. Do akt nie dołączono zaświadczenia z urzędu gminy o powierzchni posiadanego gospodarstwa rolnego. Natomiast w wywiadzie z 12 grudnia 2012 roku znajdowała się adnotacja inspektora ds. księgowości podatkowej o wielkości gospodarstwa rolnego tj. 2,55 ha przeliczeniowych. Ponadto, w wywiadzie z 28 sierpnia 2013 roku wliczono dochód z dołączonych nakazów płatniczych, dot. gospodarstwa o pow. 2,69 ha przeliczeniowych. We wcześniejszych wywiadach znajdowały się nakazy płatnicze z których wynika, iż rodzina posiada gospodarstwo rolne o powierzchni 2,6865 ha przeliczeniowych (wywiad z 30 sierpnia 2012 roku) oraz 2,537 ha przeliczeniowych (wywiad z stycznia 2012 roku). W związku z rozbieżnością pomiędzy wielkością posiadanego gospodarstwa rolnego 5

6 wskazaną przez pracownika UG, a wielkością wskazaną w nakazach płatniczych, otrzymano następujące wyjaśnienie: Wyjaśnienie dotyczy zmiany w nakazie płatniczym od 2012 roku w gospodarstwie Pani ( ). Zostały wprowadzone aktualizacje użytków z geodezji, poprzednie grunty sklasyfikowane jako LZ (zadrzewione nie były liczone do użytków rolnych) obecnie jeżeli są zadrzewione na klasie rolnej liczy się jako gospodarstwo rolne. Nakazy płatnicze z 2012 roku podają nową przeliczoną faktyczną powierzchnię gospodarstwa rolnego. Obszar gospodarstwa rolnego nie został powiększony przez dokupienie czy otrzymanie spadku tylko przez zmiany geodezyjne. Podana w wywiadach z 2012 roku ilość ha przeliczeniowych była wpisana pomyłkowo z pozycji innego gospodarstwa rolnego (zbieżność nazwisk przypadkowa). Dochód z gospodarstwa rolnego w 2013 roku jest liczony z powierzchni 2,69 ha przel. Jak wynika z nakazów płatniczych. Powyższych informacji nie ujęto w przeprowadzanych wywiadach. Ponadto, zaokrąglano wielkość gospodarstwa rolnego, natomiast z przepisów ustawy nie wynika iż można dokonywać zaokrągleń do dwóch miejsc po przecinku. Dołączanie do akt sprawy zaświadczenia urzędu gminy albo oświadczenia o powierzchni gospodarstwa rolnego w hektarach przeliczeniowych, zgodnie z art. 107 ust. 5b pkt 11 ustawy o pomocy społecznej. Ponadto obliczanie dochodu z gospodarstwa rolnego bez zaokrąglenia powierzchni posiadanego przez stronę gospodarstwa rolnego. 9. Dochód rodziny został obliczony z uwzględnieniem dochodu z gospodarstwa rolnego o powierzchni poniżej 1 ha przeliczeniowego tj. 194,25 zł (decyzja nr GOPS 5023/11/R/2013 z 2 września 2013 r.). Prawidłowo obliczony dochód rodziny nie miał wpływu na ustalenie prawa do przyznanej pomocy. Zgodnie z nowelizacją ustawy o pomocy społecznej obowiązującej od 11 maja 2013 r. art. 8 ust. 4 pkt 6 stanowi, iż do dochodu rodziny nie wlicza się dochodu z powierzchni użytków rolnych poniżej 1 ha przeliczeniowego. Nie wliczanie do dochodu osoby/rodziny dochodu z powierzchni użytków rolnych poniżej 1 ha przeliczeniowego, zgodnie z art. 8 ust. 4 pkt 6 ustawy o pomocy społecznej. 10. Na mocy decyzji nr GOPS 5011/10/2/2013 z 4 lipca 2013 roku przyznano zasiłek okresowy od lipca do września. Decyzji nadano rygor natychmiastowej wykonalności, natomiast w sentencji decyzji określono, iż odbiór świadczenia nastąpi 20-go każdego miesiąca. Podobnie, decyzji nr GOPS5012/18/1/2013 z 4 lipca 2013 roku nadano rygor natychmiastowej wykonalności - przyznając zasiłek celowy od lipca do sierpnia z zaznaczeniem, że odbiór świadczenia będzie miał miejsce 20-go każdego miesiąca. Analogicznie postąpiono w aktach do decyzji nr GOPS 5011/10/1/2013 z 29 kwietnia 2013 roku, GOPS 5012/29/2/2013 z 6 sierpnia 2013 roku, GOPS 5012/39/4/2013 z 6 listopada 2013 roku, GOPS 5010/21/2013 z 31 października 2013 roku. Nadawanie rygoru natychmiastowej wykonalności wydawanym decyzjom jedynie w uzasadnionych przypadkach, określonych w art Kodeksu postępowania administracyjnego. 6

7 11. W sentencji decyzji nr GOPS 5025/14/2013 z 30 września 2013 roku w pkt 2 określono, iż: Odpłatność za usługi opiekuńcze wymienione w pkt 1 wynosi 3,20zł za godzinę i będzie płacona przez usługobiorcę do 5-go każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Brak informacji gdzie strona ma regulować odpłatność. Takiej informacji nie ma także w innych sprawdzonych decyzjach. Otrzymano następujące wyjaśnienie: Odpłatność jest regulowana przez stronę w siedzibie OPS o czym jest informowana strona podczas wywiadu środowiskowego. Zamieszczanie w decyzji przyznających usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania, zapisów dotyczących miejsca regulowanie odpłatności. 12. Na mocy decyzji nr GOPS 5025/5/2013 z 8 stycznia 2013 roku oraz GOPS 5025/7/2013 z 16 stycznia 2013 roku przyznano usługi opiekuńcze od 1 stycznia 2013 roku, tj. za okres wcześniejszy, niż została wydana decyzja. W związku z powyższym należy stwierdzić, iż zgodnie z art. 110 kodeksu postępowania administracyjnego, organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest z nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej. Żaden z obowiązujących przepisów nie przewiduje wykonywania decyzji z terminem wcześniejszym niż natychmiastowy, tj. z chwilą jej wydania. Należy zauważyć, że nie ma możliwości wykonania decyzji nieistniejącej. Prawo do korzystania ze świadczeń winno zostać ustalone w trakcie postępowania w sprawie wydania przedmiotowej decyzji. Zgodnie z art. 110 kodeksu postępowania administracyjnego uruchomienie świadczeń nie wcześniej niż w dniu wydania decyzji przyznającej to świadczenie. Powyższe zalecenie należy zrealizować niezwłocznie, od dnia otrzymania niniejszego 13. Odbiór decyzji nr GOPS 5025/5/2013 z 8 stycznia 2013 roku potwierdziła opiekunka, bez wskazania daty jej odbioru. Podobna sytuacja miała miejsce w aktach do decyzji nr: GOPS 5027/65/2013 z 19 lutego 2013 roku, GOPS 5027/65/1/2013 z 2 maja 2013 roku, GOPS 5027/75/1/2013 z 18 października 2013 roku, GOPS 5027/75//2013 z 23 lipca 2013 roku, GOPS 5027/79/2013 z 1 października 2013 roku GOPS 5027/71/2013 z 2 kwietnia 2013 roku GOPS 5027/47/2013 z 29 kwietnia 2013 roku, GOPS 5027/64/1/2013 z 4 lipca 2013 roku. Ponadto, brak w aktach do decyzji nr GOPS 5025/5/2013 z 8 stycznia 2013 roku upoważnienia do odbioru decyzji przez opiekunkę. Zapewnienie, by decyzje były odbierane przez strony stosownie do zasad określonych w art k.p.a., a więc ze wskazaniem daty jej doręczenia, a także osobom uprawnionym, w myśl art k.p.a, zgodnie z którym Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela temu przedstawicielowi.. 7

8 14. Na mocy decyzji nr GOPS 5025/5/2013 z 8 stycznia 2013 roku odstąpiono od pobierania odpłatności za świadczone usługi, jak określono w decyzji, ze względu na trudną sytuacje finansową spowodowaną chorobą i dużymi wydatkami na leki. Brak w aktach potwierdzenia wydatków na leki i leczenie, a także opisu wydatków. W przypadku odstępowania od pobierania odpłatności za świadczone usługi opiekuńcze, dokumentowanie faktu stanowiącego uzasadniającego ww. postępowanie. 15. W wywiadach kontrolnych (w kwietniu i październiku) do decyzji nr GOPS 5025/5/2013 z 8 stycznia 2013 roku, część V formularza wywiadu Plan pomocy zatwierdzony przez Kierownika Jednostki Organizacyjnej Pomocy Społecznej nie została uzupełniana przez Kierownika Ośrodka Rzetelne wypełnianie wszystkich rubryk kwestionariusza rodzinnego wywiadu środowiskowego, zgodnie z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712). Powyższe zalecenie należy realizować niezwłocznie, od dnia otrzymania niniejszego 16. Z analizy kart pracy opiekunki (do decyzji nr GOPS 5025/5/2013 z 8 stycznia 2013 roku przyznającej 2 godziny dziennie, z wyłączeniem sobót,niedziel i dni wolnych od pracy) wynika, iż nie sprawowała ona usług w okresie od 20 maja do 31 maja 2013 roku w karcie określono Chorobowe oraz od 19 sierpnia do 23 sierpnia brak dodatkowej adnotacji. W wywiadach nie określono kto sprawuje opiekę nad klientką w tym czasie. Podobna sytuacja miała miejsce w przypadku decyzji nr GOPS 5025/7/2013 z 16 stycznia 2013 roku przyznającej 1 godzinę dziennie, z wyłączeniem sobót,niedziel i dni wolnych od pracy. Z analizy kart pracy opiekunki wynika, iż w dniach od 25 marca do 29 marca brak potwierdzenia wykonania pracy przez stronę. Analogicznie od 21 maja do 31 maja oraz od 21 lipca do 30 lipca i 25 września do 30 września, 7 października do 16 października. Należy zauważyć, iż z ustawy o pomocy społecznej, a w szczególności art. 50 nie wynika, iż strona której przyznano świadczenie w postaci usług opiekuńczych w określonym zakresie, ma je otrzymywać w wymiarze mniejszym z uwagi na urlop opiekuna. Sposób zatrudniania opiekunek i organizowanie ich pracy zależy od decyzji organu w sytuacji, gdy osoba wykonująca usługi ma urlop, Ośrodek w tym czasie powinien zapewnić realizację usług (wykonanie decyzji administracyjnej) poprzez skierowanie do wykonania usług innego pracownika lub osoby zatrudnionej na umowę cywilnoprawną w zastępstwie za nieobecnego pracownika. Określanie, w decyzjach przyznających świadczenia w formie usług opiekuńczych, dokładnego czasokresu trwania udzielanej pomocy poprzez wskazanie ilości przydzielonych godzin faktycznie wykonywanych. Przeprowadzanie wywiadu kontrolnego, w celu weryfikacji dokonanych ustaleń i rozważenie dokonania ewentualnej korekty decyzji, w przypadku stwierdzenia powtarzających się rozbieżności pomiędzy ilością godzin usług przyznanych decyzją, a ilością godzin faktycznie 8

9 wykonanych na rzecz klienta. Wdrożenie systemu nadzoru nad sposobem realizacji usług opiekuńczych, który umożliwi: ciągłość świadczenia usług w przypadku nieobecności w pracy jednego z opiekunów (z uwagi np. na urlop lub przebywanie na zwolnieniu chorobowym), weryfikację faktycznego czasu pracy opiekunów, terminów oraz godzin, w których realizowane są przez nich usługi na rzecz klientów Ośrodka, a także zakresu świadczonych usług. Powyższe zalecenie należy realizować niezwłocznie, od dnia otrzymania niniejszego 17. Decyzje o odpłatności mieszkańca za pobyt w DPS, z reguły ustalały płatność z uwzględnieniem okresów sprzed wydania decyzji. Decyzją z 19 kwietnia 2012 roku nr GOPS 5026/2/2012, ustalono, że odpłatność mieszkańca za pobyt w DPS w Harbutowicach od 1 kwietnia 2012 roku będzie wynosić 525,16 zł miesięcznie. W 2013 r. odpłatność klienta nie uległa zmianie. Ponadto, w trakcie kontroli ustalono, że: Decyzją z 19 kwietnia 2012 roku nr GOPS 5026/2/2012, ustalono odpłatność za pobyt w DPS od 1 kwietnia 2012 roku; Decyzją z 19 kwietnia 2012 roku nr GOPS 5026/1/2012, ustalono odpłatność za pobyt w DPS od 1 kwietnia 2012 roku; Decyzją z 11 października 2012 roku nr GOPS 5026/3/2012, ustalono odpłatność za pobyt w DPS od 1 października 2012 roku; Decyzją z 19 kwietnia 2012 roku nr GOPS 5026/4/2012, ustalono odpłatność za pobyt w DPS od 1 kwietnia 2012 roku; Decyzją z 11 października 2012 roku nr GOPS 5026/5/2012, ustalono odpłatność za pobyt w DPS od 1 października 2012 roku. Powyższa praktyka jest sprzeczna z ustaloną linią orzecznictwa sądów administracyjnych. Przykładowo, w wyroku WSA w Krakowie sygn. akt. III SA/Kr 1158/12 z 4 grudnia 2012 r. stwierdzono: W konsekwencji poczynionych rozważań należy uznać, że termin, z którym została zmieniona decyzja w sprawie ponoszenia przez skarżącego zwiększonej odpłatności za pobyt w Domu Pomocy Społecznej został ustalony z naruszeniem prawa. Poczynione przez organ ustalenia, dotyczące zmiany sytuacji materialnej strony skarżącej mogą powodować zmianę wysokości jego odpłatności za pobyt w tej placówce, ale wyłącznie na przyszłość, tj. po dniu 21 maja 2012 roku, jako daty doręczenia skarżącemu decyzji, a nie z mocą wsteczną tj. od dnia 1 kwietnia 2012 r., czy może od dnia 1 marca 2012 r.. Wydawanie decyzji o zmianie wysokości odpłatności za pobyt w domu pomocy społecznej, najwcześniej od dnia następującego po dniu doręczenia decyzji mieszkańcowi DPS, a nie z mocą wsteczną. Powyższe zalecenie należy realizować niezwłocznie, od dnia otrzymania niniejszego 18. Wywiady aktualizacyjne przeprowadzane były rzadziej niż co 6 miesięcy, co ustalono na podstawie akt do decyzji nr GOPS 5026/3/2012 z 11 października 2012 r., nr GOPS 5026/1/2012 z 19 kwietnia 2012 r., nr GOPS 5026/2/2012 z 19 kwietnia 2012 r., nr GOPS 5026/4/2012 z 18 kwietnia 2012 r., nr GOPS 5026/5/2012 z 11 października 2012 r. Zgodnie z art. 107 ust. 4 zdanie drugie ustawy o pomocy społecznej cyt.: W przypadku osób korzystających ze stałych form pomocy aktualizację sporządza się nie rzadziej niż co 6 miesięcy, mimo braku zmiany danych. 9

10 W przypadku korzystania ze świadczeń o charakterze stałym, sporządzanie aktualizacji wywiadów środowiskowych nie rzadziej niż co 6 miesięcy, czyli zgodnie z normą zawartą w art. 107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej. Powyższe zalecenie należy realizować niezwłocznie, po otrzymaniu niniejszego 19. Wymagane sprawozdania Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Raciechowicach przekazywał terminowo, za wyjątkiem półrocznego sprawozdania MPiPS-03. Terminowe sporządzanie sprawozdań. 20. W sentencji decyzji (GOPS 5010/5/2012 z 18 czerwca 2012 r., GOPS 5010/21/2013 z 31 października 2013 r.) przyznających zasiłek stały zapisano, iż Kierownik GOPS postanawia: Przyznać Pani opłacanie składki na ubezpieczenie zdrowotne Informacja o odprowadzaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne winna zostać umieszczona pod pouczeniem decyzji, gdyż wpis o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu nie jest częścią rozstrzygnięcia decyzji przyznającej zasiłek stały i ma wyłącznie charakter informacyjny lub powinna być przekazywana stronie odrębnym pismem. Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych przewiduje możliwość wydawania decyzji przez wójta lub przez upoważnionego przez niego kierownika ośrodka pomocy społecznej, ale możliwość ta odnosi się wyłącznie do świadczeniobiorców innych niż ubezpieczeni, spełniających kryterium dochodowe, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, w przypadku których nie zachodzi okoliczność, o której mowa w art. 12 tej ustawy. W przypadku decyzji przyznających zasiłek stały wraz z opłacaniem składki zdrowotnej, nie umieszczanie w ich sentencji zapisów o przyznaniu ww. składki, gdyż nie jest ona częścią rozstrzygnięcia decyzji przyznającej zasiłek stały i ma wyłącznie charakter informacyjny. 21. Na mocy decyzji nr GOPS 5027/65/2013 z 19 lutego 2013 roku skierowano klientkę do ŚDS od miesiąca lutego do kwietnia 2013 roku. Ponownie wydano decyzję nr GOPS 5027/65/2013 z 2 maja 2013 roku i skierowano ww. od maja do grudnia (Odstąpiono od odpłatności). Natomiast do akt dołączono zaświadczenie lekarza internisty z 19 lipca 2013 roku i lekarza psychiatry z 22 maja 2013 roku. Otrzymano następujące wyjaśnienie: Pani ( ) zapewniała pracownika socjalnego, podczas wywiadu środowiskowego, że konieczne wizyty lekarskie odbyła, a jedynie zawieruszyło się zaświadczenie, ze względu na dobro strony i duże korzyści dla jej funkcjonowania w środowisku wydano decyzję przed dostarczeniem zaświadczeń lekarskich. Podobna sytuacja miała miejsce w kolejnych kontrolowanych przypadkach: Na mocy decyzji nr GOPS5027/66/2013 z 4 kwietnia 2013 roku skierowano klientkę do ŚDS od miesiąca kwietnia do czerwca 2013 roku. Ponownie wydano decyzję nr 10

11 GOPS 5027/66/1/2013 z 9 lipca 2013 roku i skierowano ww. do ŚDS od lipca (Odstąpiono od odpłatności). Natomiast do akt dołączono zaświadczenie lekarza psychiatry z 23 maja 2013 roku, a zaświadczenie lekarza rodzinnego z 19 lipca 2013 roku. Otrzymano następujące wyjaśnienie: Pani ( ) i Pan ( ) zapewniali pracownika socjalnego, podczas wywiadu środowiskowego, że konieczne wizyty lekarskie odbyli, a jedynie zawieruszyło się zaświadczenie, ze względu na dobro strony i duże korzyści dla ich funkcjonowania w środowisku wydano decyzję przed dostarczeniem zaświadczeń lekarskich ; Na mocy decyzji nr GOPS 5027/70/2013 z 4 kwietnia 2013 roku skierowano klientkę do ŚDS od miesiąca kwietnia do czerwca 2013 roku. Natomiast w aktach zalegało zaświadczenie lekarza psychiatry z 26 czerwca 2013 roku, a lekarza internisty z dnia 19 lipca 2013 roku. Otrzymano wyjaśnienie takie jak w powyższym przypadku; W aktach do decyzji nr GOPS 5027/71/2013 z 2 kwietnia 2013 roku kierującej do ŚDS stwierdzono brak zaświadczenia lekarskiego (lekarza pierwszego kontaktu). Kierownik Ośrodka uzupełniła dokumentację, jednak zaświadczenia były opatrzone datą późniejszą, niż została wydana decyzja z 21 maja 2013 roku. W przypadku prowadzenia postępowania w sprawie skierowania do ŚDS wydawanie decyzji po skompletowaniu całości dokumentacji, a w szczególności po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego wydanego przez lekarza psychiatrę lub lekarza neurologa o występujących zaburzeniach psychicznych. 22. Brak daty wpływu na wywiadzie do decyzji nr GOPS 5027/64/1/2013, który został przesłany z GOPS w Wiśniowej. W trakcie trwania kontroli uzupełniono brakującą pieczęć określając, iż dokumentacja wpłynęła 8 lipca 2013 roku. Poproszono o wyjaśnienie, ponieważ decyzja, którą wydał GOPS w Raciechowicach, była wydana z datą 4 lipca 2013 roku. Otrzymano następujące wyjaśnienie: Na decyzji nr GOPS 5027/64/1/2013 widnieje błędna data sporządzenia decyzji prawidłowa data to r. Wywiad z GOPS Wiśniowa wpłynął do tut. Ośrodka w dniu r. (zgodnie z dziennikiem korespondencyjnym). Także w przypadku akt do decyzji nr GOPS 5027/2/2/2012 z 20 października 2012 roku, dołączono wywiad kontrolny przeprowadzony przez pracownika GOPS Dobczyce, na którym także nie było określonej daty wpływu. Potwierdzanie wpływu dokumentacji do Ośrodka poprzez stosowanie pieczęci z datą dzienną wpływu. 23. W aktach do decyzji nr GOPS 5027/64/1/2013 z 4 lipca 2013 roku kierującej do ŚDS stwierdzono, iż wywiady kontrolne z miesiąca lipca i października dołączono do akt, jednakże do wywiadu z października nie dołączono żadnych dokumentów. Klient mieszka z żoną i utrzymują się ze świadczeń emerytalnych. Jednakże sytuacja uległa zmianie ponieważ z wyliczeń dochodu na pierwszej stronie wywiadu wynika, iż strona pracuje, co nie zostało opisane w ocenie sytuacji osoby rodziny w części III formularza wywiadu. W powyższej ocenie sytuacji określono, iż ww. mieszka z żoną w drewnianym domu w skromnych warunkach. Brak opisu sytuacji rodziny oraz brak wniosków pracownika socjalnego. 11

12 Dołączanie do akt sprawy dokumentów określających sytuację rodziny, zgodnie z art. 107 ustawy o pomocy społecznej, a w przypadku otrzymania wywiadu kontrolnego z innego ośrodka z niekompletną dokumentacją występowanie o jej uzupełnienie. 24. Numer na decyzji GOPS 5027/70/2013 z 4 kwietnia 2013 roku został poprawiony długopisem, natomiast na decyzji nr GOPS 5027/71/2013 z 2 kwietnia 2013 roku poprawiono adres zamieszkania klientki. W przypadku wystąpienia oczywistego błędu pisarskiego, dokonywanie poprawek w decyzjach w formie prawem przewidzianej, tj. poprzez wydanie postanowienia o sprostowaniu błędu na podstawie z art kodeksu postępowania administracyjnego, a nie w formie odręcznych zmian na dokumencie. 25. Na podstawie skontrolowanej dokumentacji można stwierdzić, iż rodzaj przyznawanej pomocy odpowiadał oczekiwaniom klientów, niemniej jednak brakuje pracy socjalnej nakierowanej na wykorzystanie własnych zasobów do przezwyciężenia trudnej sytuacji życiowej. Pracę socjalną opisywano szablonowo np. Rozmowa na temat aktualnych problemów w rodzinie, nie monitorowano sytuacji klientów po ustaniu realizowania bezpośredniej pomocy. Stwierdzono również, iż nie zobowiązywano osób bezrobotnych do poszukiwania pracy i dokumentowania aktywności w tym zakresie, ograniczając się tylko do krótkich zapisów w wywiadach: Rozmowa motywująca do poszukiwania pracy, Rozmowa na temat aktualnych problemów w rodzinie. Zintensyfikowanie pracy socjalnej oraz jej rzetelne dokumentowanie, przede wszystkim w kwestionariuszach wywiadów środowiskowych, w sposób pozwalający ocenić rezultaty pracy wykonywanej na rzecz klientów i ich rodzin oraz dokumentowanie wszelkich podejmowanych działań ustaleń, mających wpływ na rodzaj i zakres udzielanej pomocy. Powyższe zalecenie należy zrealizować niezwłocznie, od otrzymania niniejszego 26. Wniesiono następujące zastrzeżenia do zawieranych kontraktów socjalnych: - kontrakt socjalny zawarto z klientem 2 września 2013 roku (akta do decyzji nr GOPS 5025/14/2013 z 30 września 2013 roku), którego cel główny określono następująco: Uzyskanie pomocy w miejscu zamieszkania, usługi opiekuńcze w miejscu zamieszkania, a cele szczegółowe: przeprowadzenia wywiadu środowiskowego i zawnioskowanie o usługi opiekuńcze, wydanie decyzji przyznającej usługi opiekuńcze przez 5 dni w tygodniu z wyjątkiem niedziel, sobót oraz Świąt, wprowadzenie w środowisko klienta opiekuna osób starszych. Dla osiągnięcia celów ujęto następujące działania: Zgłoszenie się w GOPS o pomoc w formie usług opiekuńczych (14 dni) ; zobowiązuję się skompletowania dokumentów potrzebnych mu do przyznania tej formy pomocy Ponadto określono działania dla pracownika socjalnego: Przyjęcie zgłoszenia i ustalenie terminu wywiadu środowiskowego 12

13 w miejscu zamieszkania oraz Przeprowadzenie wywiadu środowiskowego i zawnioskowanie o pomoc w formie usług opiekuńczych od r. oraz wizyta w środowisku wyznaczona na Nie określono daty sporządzenia oceny kontraktu. Także ocena została sporządzona bez określenia daty. W dniu zawarcia kontraktu klient złożył wniosek o pomoc w formie usług, więc nie wiadomo w jakim celu był on zawierany i jakie dokumenty miałby klient dostarczyć do Ośrodka (w aktach klienta zaświadczenie lekarskie z 20 sierpnia 2013 roku). Otrzymano wyjaśnienie o następującej treści: Klient telefonicznie chciał zasięgnąć informacji dotyczącej możliwości ubiegania się o pomoc w formie usług opiekuńczych. Pracownik socjalny udał się do miejsca zamieszkania klienta, spisał kontrakt socjalny, którego celem było uzyskanie pomocy w formie usług opiekuńczych, a także poinformował klienta o skompletowaniu dokumentów niezbędnych do uzyskania tej formy pomocy (zaświadczenie lekarskie oraz dokumentu potwierdzającego wysokość dochodu klienta). - akta do decyzji nr GOPS 5025/15/2013 z 29 listopada 2013 roku. Kontrakt socjalny zawarto z klientką 27 listopada 2013 roku, którego celem głównym było: Uzyskanie pomocy, objęcie pomocą w formie usług opiekuńczych, a celami szczegółowymi: przeprowadzenia wywiadu środowiskowego w miejscu zamieszkania ; wydanie decyzji o objęcie pomocy w formie usług opiekuńczych 1 godzinę dziennie. Działania określono następująco: Zgłoszenie się w GOPS w celu uzyskania pomocy w formie usług opiekuńczych (14 dni). Po stronie klientki określono, iż w terminie do 17 listopada 2013 roku, czyli przed zawarciem kontraktu zobowiązuje się do skompletowania dokumentów tj. zaświadczenia lekarskiego oraz odcinków rent w terminie 14 dni oraz zobowiązuję się uiszczać opłat za wykonywane usługi do 5-go każdego miesiąca. Ocena została sporządzona bez określenia daty a także podpisów pracownika i klientki. Z akt kontroli wynika, iż wniosek o pomoc w formie usług został złożony w dniu 19 listopada, tj. kilka dni przed sporządzeniem kontraktu. Natomiast wywiad ze stroną sporządzono w dniu spisania kontraktu. Także zaświadczenie lekarskie, które znajduje się w aktach, jest wystawione z datą 25 listopada. Wobec powyższego poproszono o wyjaśnienia w jakim celu sporządzono ww. kontrakt. Otrzymano następujące wyjaśnienie: Po zgłoszeniu telefonicznym przez Panią (..) o objęcie pomocą w formie usług opiekuńczych pracownik spisał kontrakt z rodziną w celu rozwiązania problemu opieki nad przewlekle chorą Panią ( ). Kontakt został spisany wcześniej, data została uzupełniona w późniejszym okresie i stąd wynika błąd. Wzmożenie nadzoru nad prawidłowością przeprowadzonych kontraktów socjalnych. Nie zawieranie kontraktów w sytuacji, gdy po analizie stanu faktycznego zasadność przyznania świadczenia nie budzi wątpliwości i/lub przyznanie świadczenia jest obligatoryjne. A także prawidłowe wypełnianie wszystkich rubryk zawartego kontraktu socjalnego, zgodnie z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 listopada 2010 r. w sprawie wzoru kontraktu socjalnego (Dz. U. Nr 218, poz. 1439). Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, koniecznym jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za ich powstanie. Jako osoba kierująca jednostką organizacyjną pomocy 13

14 społecznej ośrodkiem pomocy społecznej, który zgodnie z art. 110 ustawy o pomocy społecznej jest powołany do realizacji zadań pomocy społecznej, jest Pani osobą odpowiedzialną za ewentualne nieprawidłowości w jego działaniu. Informuję, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, przysługuje Pani uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie na gruncie art. 128 ust. 4 i 5 ustawy o pomocy społecznej jest Pani zobowiązana: w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków; w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z ich uwzględnienia. Niezależnie od powyższego, proszę o zawiadomienie mnie o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań w ciągu 30 dni od otrzymania niniejszego Proszę o powiadomienie mnie o wykonaniu poszczególnych zaleceń pokontrolnych w terminie 14 dni od momentu wykonania każdego z nich, jeżeli informacja o ich wykonaniu nie zostanie zawarta w zawiadomieniu o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, a także jeśli wskazano inny termin wykonania zaleceń pokontrolnych. Do wiadomości: Wójt Raciechowic Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Renata Grochal Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej 14