Pytanie 1 : Odpowiedź do pytania 1. Toruń, dnia kwietnia 2016r. WYJAŚNIENIA NR 1. Sąd Okręgowy w Toruniu, ul. Piekary 51 ZAMAWIAJĄCY:

Transkrypt

1 Toruń, dnia kwietnia 2016r. WYJAŚNIENIA NR 1 ZAMAWIAJĄCY: Dotyczy: Sąd Okręgowy w Toruniu, ul. Piekary 51 Postępowanie prowadzone w trybie Przetargu nieograniczonego na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych, faksów i kserokopiarek. Pytanie 1 : Zamawiający $3 SIWZ dopuszcza możliwość złożenia ofert na materiały eksploatacyjne jakościowo równoważne, spełniające parametry materiałów eksploatacyjnych producenta sprzętu, nie precyzując wymogów co do równoważności materiałów zamiennych. Naszym zdaniem rzetelna ocena zaoferowanych materiałów pod kątem spełnienia zapisów zawartych w SIWZ jest możliwa tylko na podstawie raportów zawierających wiarygodne oraz obiektywne dane. Z uwagi na powyższe zaleca się, aby raporty z testów wystawione były przez niezależną jednostkę uprawnioną do kontroli jakości, posiadającą certyfikat akredytacji wydany przez Polskie Centrum Akredytacji aktualny na datę składania ofert, potwierdzający, że podmiot uprawniony do kontroli jakości posiada laboratorium badawcze akredytowane w oparciu o normę PN- EN ISO/IEC Tylko raporty, wystawione przez takie jednostki zawierają dokładne i niekwestionowane dane. Biorąc powyższe pod uwagę zwracamy się z wnioskiem o zmianę zapisów SIWZ w taki sposób, by w przypadku zaoferowania materiałów' równoważnych wymagane było dołączenie raportów z testów wydajności przeprowadzonych zgodnie z normami ISO/ICE dla tonerów monochromatycznych, ISO/ICE dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/ICE oraz dla materiałów do drukarek atramentowych przez niezależną jednostkę uprawnioną do kontroli jakości, posiadającą certyfikat akredytacji wydany przez Polskie Centrum Akredytacji aktualny na datę składania ofert, potwierdzający, że podmiot uprawniony do kontroli jakości posiada laboratorium badawcze akredytowane w oparciu o normę PN-EN ISO/IEC Odpowiedź do pytania 1 Zamawiający mając na uwadze powyższe zmienia treść SIWZ poprzez zmianę zapisu 3, który otrzymuje nowe brzmienie: 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa fabrycznie nowych materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów, urządzeń wielofunkcyjnych i kserokopiarek dla Sądu Okręgowego w Toruniu ul. Piekary 51, Sądu Rejonowego w Chełmnie ul. Toruńska 3, Sądu Rejonowego w Golubiu- Dobrzyniu ul. Kościelna 23/25 oraz Sądu Rejonowego w Wąbrzeźnie ul. Wolności Szczegółowy opis potrzeb Zamawiającego, zawierający typy urządzeń, jakimi dysponuje Zamawiający i rodzaj materiału eksploatacyjnego zalecanego przez producenta urządzenia oraz orientacyjne ilości dostaw w okresie objętym zamówieniem, został zawarty w załączniku nr 1 do niniejszej specyfikacji. 1

2 3. Zamawiający wymaga, aby przedmiot dostawy był produkowany jako fabrycznie nowy, wolny od wad technicznych i prawnych, dopuszczony do obrotu, dobrej jakości, gatunku I-go oraz spełniający normy ISO (dla tonerów czarnych), normy ISO (dla tonerów kolorowych) ISO (dla wydajności kartridży czarnych), normy ISO (dla wydajności kartridży kolorowych) oraz certyfikat bezpieczeństwa CE - oznakowany znakiem CE, w przypadku gdy dostarczane materiały zawierają układy elektroniczne i podlegają pod dyrektywę EMC. 4. Materiały nie mogą powodować ograniczeń funkcji i możliwości sprzętu oraz jakości wydruku wyspecyfikowanych w warunkach technicznych producenta sprzętu. W związku z tym Wykonawca gwarantuje, że oferowany towar charakteryzuje się pełną kompatybilnością z urządzeniami, w których ma on być użytkowany jako materiał eksploatacyjny do urządzeń drukujących. Przez powyższe Zamawiający rozumie w szczególności w odniesieniu do pojęcia jakość cechy zapewniające wierne odwzorowanie na wydruku pliku skierowanego do urządzenia drukującego, czyli zachowanie geometrii oraz kolorystyki (rozkładu szarości przy druku czarnobiałym) nie odbiegających wizualnie od obrazu na monitorze komputera (z uwzględnieniem różnic percepcji dla barw oraz rozbieżności wynikających z zastosowanych profili kolorystycznych i metod kalibracji monitora). Przez wierne odwzorowanie Zamawiający rozumie taki wydruk, który zawiera wszystkie skierowane do drukarki elementy pliku graficznego, zachowujące zadaną geometrię oraz kolorystykę, z zarazem nie zawiera jakichkolwiek dodatkowych elementów (np. zabrudzenia, ślady pracy urządzeń drukujących pozostawione przez elementy nie biorące bezpośrednio udziału w nanoszeniu obrazu na papier, powstające zazwyczaj w wyniku niedostatecznej szczelności pojemnika z tonerem). Dla jednoznacznego stwierdzenia niedotrzymania parametrów jakościowych wystarczające jest porównanie obrazu przygotowanego do wydruku na ekranie monitora z gotowym wydrukiem, a następnie (w razie różnicy zdań co do przyczyny nieprawidłowości) - opinia producenta urządzenia bądź jego autoryzowanego serwisu lub test porównawczy przeprowadzony z udziałem innych materiałów eksploatacyjnych - wg uznania Zamawiającego. Ponadto materiały eksploatacyjne muszą zapewniać pod względem technicznym i jakościowym właściwą i pełna eksploatację, bezawaryjność i żywotność urządzeń. 5. Materiały nie mogą ograniczać pełnej współpracy z programem nadzorującym pracę urządzenia m.in. monitorującym stan materiałów eksploatacyjnych. 6. Na opakowaniach materiałów eksploatacyjnych nie pochodzących od producenta sprzętu powinny być wypisane wszystkie typy urządzeń, z którymi tusze i tonery są kompatybilne 7. Wykonawca posiada prawo zaoferowania asortymentu równoważnego. Przez produkty równoważne rozumie się produkty charakteryzujące się pełną kompatybilnością z urządzeniami w których mają być użytkowane jako materiały eksploatacyjne, porównywalną tzn. taką samą lub lepszą jakością wydruku, szybkością schnięcia, kolorystyką, pojemnością, wydajnością oraz posiada analogiczne funkcje np. informacje o stanie zużycia wkładu. 8. Materiały muszą być dostarczone w oryginalnych opakowaniach oraz posiadać zabezpieczenia pozwalające na prawidłowe przechowywanie oraz bezpieczny transport. Winny posiadać na produkcie logo producenta umożliwiające jednoznaczną identyfikację producenta, nazwę (typ, symbol) materiału, numer katalogowy, termin przydatności do użytku. 9. Jako materiały eksploatacyjne jakościowo równoważne Zamawiający rozumie materiał nieregenerowany, fabrycznie nowy tzn. wytworzony w fabryce lub innym podobnym przedsiębiorstwie jako nowy i spełniający wymagania określone w 3 pkt 3 SIWZ. 2

3 10. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty dla wszystkich oferowanych materiałów eksploatacyjnych jakościowo równoważnych tonerów czarnych i kolorowych do drukarek laserowych potwierdzenie zgodności parametrów technicznych, w tym wydajności określonych na podstawie normy ISO (dla tonerów czarnych) i normy ISO (dla tonerów kolorowych) wystawione i podpisane przez producenta zamienników oraz certyfikat bezpieczeństwa CE - oznakowany znakiem CE, w przypadku gdy dostarczane materiały zawierają układy elektroniczne i podlegają pod dyrektywę EMC - wystawione i podpisane przez producenta materiałów równoważnych. Oświadczenie producenta może zostać wystawione na grupę lub kilka rodzajów tonerów. 11. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty dla wszystkich oferowanych materiałów eksploatacyjnych jakościowo równoważnych kartridży czarnych i kolorowych do drukarek atramentowych potwierdzenie zgodności parametrów technicznych, w tym wydajności określonych na podstawie normy ISO (dla kartridży czarnych), i normy ISO (dla kartridży kolorowych) wystawione i podpisane przez producenta zamienników oraz certyfikat bezpieczeństwa CE - oznakowany znakiem CE, w przypadku gdy dostarczane materiały zawierają układy elektroniczne i podlegają pod dyrektywę EMC - wystawione i podpisane przez producenta materiałów równoważnych. Oświadczenie producenta może zostać wystawione na grupę lub kilka rodzajów kartridży. 12. Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty dla oferowanych równoważnych bębnów potwierdzenie zgodności parametrów technicznych, oraz certyfikat bezpieczeństwa CE - oznakowany znakiem CE, w przypadku gdy dostarczane materiały zawierają układy elektroniczne i podlegają pod dyrektywę EMC - wystawione i podpisane przez producenta materiałów równoważnych. Oświadczenie producenta może zostać wystawione na grupę lub kilka rodzajów tonerów. 13. Jednocześnie Wykonawca ma dołączyć certyfikat potwierdzający że wskazany producent materiałów eksploatacyjnych do drukarek spełnia wymogi normy ISO 9001:2000 lub normy równoważnej w zakresie produkcji i dystrybucji komputerowych materiałów eksploatacyjnych, aktualny w terminie składania ofert, wystawione przez certyfikowaną jednostkę akredytacyjną. 14. Wykonawca gwarantuje, że dostarczone materiały eksploatacyjne będą wysokiej jakości oraz zapewniają kompatybilność pracy z urządzeniami zamawiającego, zapewniają należyte bezpieczeństwo oraz posiadają właściwe opakowanie i oznakowanie. 15. Wykonawca gwarantuje, że zamontowanie i używanie dostarczonych przez niego materiałów eksploatacyjnych nie spowoduje utraty praw gwarancji producenta urządzenia, do którego są przeznaczone. 16. Jeżeli w trakcie umowy Zamawiający stwierdzi, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych materiałów eksploatacyjnych niekorzystnie odbiega od wymagań producenta urządzeń, Wykonawca zobowiązuje się do gwarancyjnej wymiany produktu na nowy, wolny od wad w terminie 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia (mailem lub faksem) przez Zamawiającego o wadliwym produkcie. Wymiana nastąpi w siedzibie Zamawiającego na koszt i ryzyko Wykonawcy w razie stwierdzenia wad produktu. 17. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów naprawy urządzenia, gdy uszkodzenie urządzenia powstało w wyniku stosowania materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę. Za podstawę żądania przez Zamawiającego naprawy urządzenia (włączając w to wymianę bębna czy głowicy) uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta urządzenia. Naprawa urządzenia wykonana zostanie w autoryzowanym serwisie producenta 3

4 drukarek/ faksów/ kserokopiarek itp. W ciągu 3 dni od momentu zgłoszenia (mailem lub faksem) Wykonawcy przez Zamawiającego konieczności wykonania naprawy. Koszty związane z naprawą ponosi Wykonawca. 18. Wymaga się, aby oferowane materiały eksploatacyjne posiadały gwarancję na minimum 12 miesięcy od dnia dostawy. 19. Ilości wskazane w załączniku nr 1 do specyfikacji są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę nie przysługuje roszczenie o realizację dostawy w wielkościach podanych w tabeli. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje, iż minimalna kwota, która zostanie zapłacona z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia wyniesie 90% ceny podanej w formularzu ofertowym. 20. Materiały eksploatacyjne będą dostarczane partiami, stosownie do potrzeb Zamawiającego, przez okres obowiązywania do siedziby : - Sądu Okręgowego w Toruniu, ul. Piekary 51, - Sądu Rejonowego w Chełmnie, ul. Toruńska 3, - Sądu Rejonowego w Golubiu-Dobrzyniu, ul. Kościelna 23/25, - Sądu Rejonowego w Wąbrzeźnie, ul. Wolności 19, przy czym dostawy do Sądu Okręgowego w Toruniu dostarczane będą sukcesywnie co najmniej raz w miesiącu, zaś do Sądów Rejonowych raz na dwa miesiące. 21. Wykonawca dostarczy do siedziby Sądu Okręgowego w Toruniu lub wskazanego przez Zamawiającego Sądu Rejonowego zamówione materiały eksploatacyjne, swoim transportem na własny koszt, w ciągu 1-6 dni roboczych od dnia przesłania zamówienia, w godzinach 8:00 do 14:30 (od poniedziałku do piątku). 1) Wielkość każdej dostarczonej partii materiałów eksploatacyjnych będzie wynikać z jednostronnej dyspozycji osób odpowiedzialnych za realizację umowy. 2) Składanie zamówień na materiały eksploatacyjne będzie możliwe za pośrednictwem poczty elektronicznej ( ) bądź faksu. 3) W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do odbioru do utylizacji pojemników po zużytych materiałach eksploatacyjnych przekazanych przez Zamawiającego, potwierdzając odbiór pojemników przeznaczonych do utylizacji. 22. Nazwy i kody dotyczące przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych (CPV): tonery do drukarek toner do drukarek laserowych i faksów taśmy do drukarek W związku z powyższym Zamawiający zmienia także treść zapisów 7 - Wykaz niezbędnych oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu poprzez dodanie pkt 7 o treści: 7. W przypadku złożenia przez Wykonawcę oferty z materiałami równoważnymi do oryginalnych, Wykonawca: a) załączy do oferty dla oferowanych równoważnych tonerów czarnych i kolorowych do drukarek laserowych potwierdzenie zgodności parametrów technicznych, w tym wydajności określonych na podstawie normy ISO (dla tonerów czarnych) oraz normy ISO (dla tonerów kolorowych) oraz certyfikat bezpieczeństwa CE - oznakowany znakiem CE, w przypadku gdy dostarczane materiały zawierają układy 4

5 elektroniczne i podlegają pod dyrektywę EMC - wystawione i podpisane przez producenta materiałów równoważnych. Oświadczenie producenta może zostać wystawione na grupę lub kilka rodzajów tonerów. b) załączy do oferty dla oferowanych równoważnych kartridży czarnych i kolorowych do drukarek atramentowych potwierdzenie zgodności parametrów technicznych, w tym wydajności określonych na podstawie normy ISO (dla kartridży czarnych), i normy ISO (dla kartridży kolorowych) oraz certyfikat bezpieczeństwa CE - oznakowany znakiem CE, w przypadku gdy dostarczane materiały zawierają układy elektroniczne i podlegają pod dyrektywę EMC - wystawione i podpisane przez producenta materiałów równoważnych. Oświadczenie producenta może zostać wystawione na grupę lub kilka rodzajów kartridży. c) załączy do oferty dla oferowanych równoważnych bębnów potwierdzenie zgodności parametrów technicznych, oraz certyfikat bezpieczeństwa CE - oznakowany znakiem CE, w przypadku gdy dostarczane materiały zawierają układy elektroniczne i podlegają pod dyrektywę EMC - wystawione i podpisane przez producenta materiałów równoważnych. Oświadczenie producenta może zostać wystawione na grupę lub kilka rodzajów tonerów. e) załączy do oferty dokument lub dokumenty każdego z producentów materiałów równoważnych wskazanych w załączniku nr 2 do SIWZ wystawione przez uprawnioną jednostkę certyfikującą potwierdzające że wskazany producent materiałów równoważnych spełnia wymogi normy ISO 9001:2000 lub normy równoważnej w zakresie produkcji i dystrybucji komputerowych materiałów eksploatacyjnych, aktualny w terminie składania ofert; Pytanie 2 Zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia Zamawiający dopuszcza oferowanie materiałów równoważnych i precyzyjnie określił jakie parametry muszą posiadać oferowane materiały. Jednak wśród wymogów SIWZ brak jest warunku udowodnienia równoważności oferowanych zamienników w stosunku do oryginałów. Producenci oryginalnych materiały eksploatacyjnych określają wydajność swoich materiałów na podstawie testów zgodnie z normami ISO/IEC dla materiałów do urządzeń monochromatycznych, ISO/IEC dla materiałów do urządzeń kolorowych, ISO/IEC dla wkładów atramentowych oraz ISO/IEC Większość producentów materiałów równoważnych również określa wydajność swoich produktów zgodnie z przywołanymi normami. Dlatego też zwracamy się z pytaniem czy Zamawiający wyrazi zgodę na wprowadzenie wymogu dołączenia do oferty dokumentów potwierdzających wydajność oferowanych materiałów równoważnych, ti.: - Raportów z testów wydajności zgodnych z normami ISO/IEC dia materiałów do urządzeń monochromatycznych, ISO/IEC dla materiałów do urządzeń kolorowych, ISO/IEC dla wkładów atramentowych oraz ISO/IEC wykonanych przez jednostkę niezależną od producenta, importera, wykonawcy. Istnieje duże ryzyko, że materiały nieposiadające takich dokumentów nie będą spełniały wymagań ilości wydruku. Powyższe dokumenty, w przypadku zgody na wymóg ich złożenia, pozwalają Zamawiającemu ocenić wydajność w porównaniu z materiałami oryginalnymi, a także ich kompatybilność, a tym samym zabezpieczyć interes Zamawiającego w postaci oferowania produktów odpowiedniej jakości oraz zgodność zaoferowanych materiałów z wymaganiami zawartymi w SIWZ. 5

6 Producentom materiałów równoważnych zależy, żeby wydajność własnych produktów była jak najwyższa przez co często nie dopełniają wszystkich procedur opisanych przez normy ISO co rzutuje na wyniki badań. Raporty jednostki niezależnej dadzą pewność bezstronności wykonania i określenia wydajności badanych materiałów. Odpowiedź do pytania 2 Odpowiedź na pytanie została zawarta w odpowiedzi do pytania 1 do wyjaśnień. Pytań ie3 dot. Par. 7, pkt. 1 wzoru umowy Zwracamy się z prośbą o zmianę zapisów dotyczących wysokości kar umownych. Obecnie obowiązujący zapis- tj. 300 złotych jest niewspółmierny do przedmiotu umowy i sposobu realizacji umowy- dostaw sukcesywnych. W przypadku dostaw sukcesywnych wartość poszczególnych zamówień składanych przez Zamawiającego może być bardzo różna, kara umowna może więc dotyczyć zarówno dużego zamówienia jaki pojedynczej sztuki. Warto podkreślić, że w tym drugim przypadku obecna wysokość kary umownej znacznie przekracza wartość takiego zamówienia. W związku z powyższym wnosimy o zmianę zapisu i ustanowienie kary umownej w wysokości 0,02% od wartości danego zamówienia. Odpowiedź na pytanie 3 Zamawiający zmienia treść SIWZ poprzez zmianę zapisu 7 ust 1 wzoru umowy - stanowiącego załącznik nr 6 do specyfikacji, który otrzymuje brzmienie:,,w przypadku zwłoki w dostarczeniu zamówionego asortymentu zgodnie z 5 ust. 2 i 5 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 100 zł (słownie: sto złotych) za każdy dzień zwłoki nieterminowej dostawy bez względu na wartość zamówienia. Pytanie 4,.W związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych, faksów i kserokopiarek dla Sądu Okręgowego w Toruniu, nasza Firma zwraca się z prośbą o wyjaśnienie pozycji nr 61 HP PRO M 1536 DN czarny o wydajności 4,2 tyś. Toner ten figuruje jedynie w wydajności 2,1 tyś. A w największej wydajności 2,6tyś. Ponadto w pozycji 71 HP 1200 czarny o wydajności 25 tyś. Figuruje on jedynie w wydajności 2,5 tyś. Odpowiedź na pytanie 4 Zamawiający zmienia treść zapisów SIWZ dot. poz. 61 oraz poz. 71 załącznika nr 1 do SIWZ tj. Opis przedmiotu zamówienia oraz treść zestawienia szczegółowego do formularza ofertowego - zał nr 2 do SIWZ, który otrzymuje brzmienie 6

7 L.p. Nazwa urządzenia Kolor wydajność Ilość* Rodzaj i ilość materiału eksploatacyjnego Rodź. materiału eksploat. zalecany przez producenta urządzenia A B C D E F HP PRO M DN czarny 2,1 tys. 6 CE278A 71. HP 1200 czarny 2,5 tys. 2 C7115A Pytanie 5 W związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych, faksów i kserokopiarek dla Sądu Okręgowego w Toruniu, nasza Firma zwraca się z prośbą o wyjaśnienie pozycji nr 85: SKK ETYKIETY E (2780 szt.), rozm. 80x50mm oraz 86: SKK TAŚMA, rozm. 85mm x 150 m Odpowiedź na pytanie 5 Zamawiający zmienia treść zapisów SIWZ dot. poz. 85 oraz poz. 86 załącznika nr 1 do SIWZ tj. Opis przedmiotu zamówienia oraz treść zestawienia szczegółowego do formularza ofertowego - zał nr 2 do SIWZ, która otrzymuje nowe brzmienie: L.p. Nazwa urządzenia Kolor wydajność Ilość* Rodzaj i ilość materiału eksploatacyjnego Rodź. materiału eksploat. zalecany przez producenta urządzenia A B C D E F SKK ETYKIETY SKK TAŚMA XX X XXX 5 XX X XXX 5 E (2780szt.) rozm.80x50mm - Etykiety (rolka) samoprzylepne ze specjalizowanego tworzywa PP do drukarki Intermec EasyCoder PD41 w rozmiarze 80x50mm, liczba sztuk na rolce 2780szt rozm. 85mmxl50m - Taśma barwiąca (rolka) do drukarki Intermec EasyCoder PD41 o szerokości 85mm, długość rolki - 150m W związku z wpłynięciem pytań do Zamawiającego oraz koniecznością modyfikacji SIWZ oraz zmiany ogłoszenia o zamówieniu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, działając na podstawie art. 12a ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający ustala: nowy termin składania ofert na dzień 21 kwietnia 2016r. Godz. 10:00 nowy termin otwarcia ofert na dzień 21 kwietnia 2016r. godz.: 10:30 7

8 Miejsce składania i otwarcia ofert pozostaje bez zmian. Pozostałe warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia pozostają bez zmian. Powyższe informacje należy traktować jako integralną część specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Alicja W łudarbu. d yrekto r Sądu Okręgoweao w Torunu 8