POWIATOWY BANK SPÓŁDZIELCZY W ZAMOŚCIU POLITYKA DOBORU I OCENY KWALIFIKACJI CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ

Transkrypt

1 POWIATOWY BANK SPÓŁDZIELCZY W ZAMOŚCIU POLITYKA DOBORU I OCENY KWALIFIKACJI CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ Zamość

2 I. Postanowienia ogólne 1 1. Zasady określone w Polityce doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej zwanej dalej Polityką, Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu stosuje w przypadku dokonywania doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej Banku. 2. Celem oceny jest stwierdzenie, czy kandydaci na członków Rady Nadzorczej oraz czy członkowie Rady Nadzorczej w czasie sprawowania swoich funkcji, dają rękojmię sprawowania tych funkcji w sposób określony przepisami prawa, czy posiadają wiedzę i umiejętności niezbędne do realizacji swoich funkcji oraz czy ich reputacja osobista nie stwarza zagrożenia dla utraty reputacji Banku. 2 Przyjęte w niniejszej Polityce określenia oznaczają: 1) Bank Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu, 2) członek Rady Nadzorczej członek Rady Nadzorczej Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu, 3) kwalifikacje odpowiednie wymogi, które powinien spełnić członek Rady Nadzorczej, obejmujące: a) kwalifikacje zawodowe kwalifikacje teoretyczne, w tym wykształcenie, oraz kwalifikacje nabyte w trakcie sprawowania określonych funkcji, wykonywania pracy, kwalifikacje nabyte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym rolniczą (prowadzenie gospodarstwa rolnego), b) reputację tj. nieposzlakowaną opinię wynikającą z postępowania w życiu zawodowym i osobistym oraz z odpowiedzialności karnej, administracyjnej i cywilnej, c) zarządzanie czas poświęcany zajmowanemu stanowisku, konflikt interesów. 3 W Regulaminie Zebrania Grupy Członkowskiej, która dokonuje wyboru członków Rady Nadzorczej i w Regulaminie obrad Zebrania Przedstawicieli, które dokonuje indywidualnej oceny kwalifikacji poszczególnych członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji oraz dokonuje oceny odpowiedniości Rady Nadzorczej jako organu nadzoru, powinny zostać zawarte postanowienia wynikające z niniejszej Polityki Ocena kwalifikacji kandydatów na członków Rady Nadzorczej dokonywana jest przez Zebranie Grypy Członkowskiej przed dokonaniem wyboru członka. 2. Zebranie Przedstawicieli dokonuje oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji członka Rady Nadzorczej oraz dokonuje oceny funkcjonowania Rady Nadzorczej jako organu nadzoru. 3. W każdym przypadku członkowie Rady Nadzorczej powinni cieszyć się nieposzlakowaną reputacją przed wyborem jak i podczas sprawowania funkcji. 4. Uznaje się, że kandydat ma nieposzlakowaną opinię o ile nie ujawniono informacji temu zaprzeczających. 2

3 II. Ocena kwalifikacji na etapie wyboru członka Rady Nadzorczej przez Zebranie Grupy Członkowskiej 5 1. Szczegółowy tryb postępowania przy ocenie kwalifikacji kandydatów na członków Rady Nadzorczej na etapie wyboru zawiera Regulamin Zebrania Grupy Członkowskiej. 2. Ocenie podlega zaangażowanie kandydata jako członka Banku zarówno jeśli chodzi o działalność społeczną w organach Banku jak również aktywność jako klienta Banku (rachunki, kredyty, depozyty). 3. Przed zgłoszeniem kandydata należy uwzględnić poniższe warunki, które powinny zostać bezwzględnie spełnione: 1) kandydat na członka Rady Nadzorczej musi być członkiem banku, 2) kandydat na członka Rady Nadzorczej nie może być powiązany w linii prostej i do drugiego pokolenia w liniach bocznych z członkiem Zarządu Banku. 4. Ocena kryteriów kwalifikacji dokonana będzie na podstawie oświadczeń podpisanych przez kandydatów na członków Rady Nadzorczej. 5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 stanowią Załączniki nr 1,2,3 do niniejszej Polityki a kandydat na członka Rady Nadzorczej musi je złożyć pracownikowi, o którym mowa w ust. 6, podczas Zebrania Grupy Członkowskiej, po zgłoszeniu jego kandydatury. 6. Oceny odpowiedniości kandydatów na członków Rady Nadzorczej, na podstawie złożonych oświadczeń, dokonuje pracownik Banku prowadzący dokumentację Rady Nadzorczej lub podczas jego nieobecności pracownik Zespołu organizacyjno administracyjnego. 7. Ocena kandydatów na członków Rady Nadzorczej wykonywana jest metodą punktową, co oznacza, że za każde kryterium określone w złożonych oświadczeniach kandydat otrzymuje punkty zgodnie z metodyką określoną w niniejszej Polityce Rozdział VI. 8. Wyniki oceny punktowej osób kandydatów na członków Rady Nadzorczej przedkładane są Przewodniczącemu Zabrania Grupy Członkowskiej, który przedstawia je przed ogłoszeniem głosowania na członków Rady Nadzorczej. III. Ocena kwalifikacji członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji dokonana przez Zebranie Przedstawicieli 6 1. Szczegółowy tryb postępowania przy ocenie kwalifikacji członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji zawiera Regulamin Zebrania Przedstawicieli. 2. Oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej, na podstawie złożonych oświadczeń (Załączniki nr 1,2,3 do niniejszej Polityki) dokonuje raz w roku Zwyczajne Zebranie Przedstawicieli po zapoznaniu się z informacją sporządzoną przez pracownika Banku prowadzącego dokumentację Rady Nadzorczej a przedstawioną przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej w ramach sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej. 3. W oświadczeniach, o których mowa w ust. 2, członek Rady informuje o okolicznościach, które mogą wpływać na utratę lub obniżenie kwalifikacji zawodowych lub reputacji. 4. W roku wyborczym, gdy członkiem Rady Nadzorczej zostaje wybrana osoba, która nie pełniła obowiązków członka Rady Nadzorczej w poprzedniej kadencji, oceny kwalifikacji tego członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji Zebranie Przedstawicieli 3

4 dokonuje w roku następnym, ocenie podlegają natomiast ustępujący członkowie Rady Nadzorczej. 5. W przypadku uzyskania oceny punktowej niższej niż za poprzedni okres Rada Nadzorcza powinna podjąć działania, jeśli jest to możliwe ze względu na rodzaj kryterium naruszenia nieodpowiedniości, nakazujące członkowi Rady Nadzorczej zneutralizowanie przyczyny takiej oceny. Jeżeli podjęte działania nie doprowadzą do uzyskania oceny punktowej na poziomie roku ubiegłego, Rada Nadzorcza może zawiesić członka Rady lub rozważyć wystąpienie do Grupy Członkowskiej o odwołanie go. IV. Sposób dokonywania oceny kwalifikacji zawodowych kandydata na członka Rady Nadzorczej i członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji. 1. Ocenę kwalifikacji zawodowych dokonuje się biorąc pod uwagę: 1) przygotowanie teoretyczne, 2) przygotowanie praktyczne Oceniając przygotowanie teoretyczne bierze się pod uwagę wykształcenie, ukończone szkoły, ukończone szkolenia, inne posiadane kwalifikacje. 3. Oceniając przygotowanie praktyczne bierze się pod uwagę umiejętności i doświadczenie nabyte w związku ze sprawowanymi funkcjami, w tym w organach zarządzających, dotychczasowym zatrudnieniem, wykonywaniem zawodu lub prowadzeniem działalności gospodarczej w tym rolniczej. 4. Nabycie doświadczenia i wiedzy może następować poprzez wcześniejszą pracę w Radzie Nadzorczej Banku. 5. W sposób szczególny dokonuje się oceny Przewodniczącego Rady Nadzorczej biorąc pod uwagę w szczególności umiejętności w kierowaniu zespołami ludzkimi nabyte podczas prac w Radzie Nadzorczej Banku lub innych przedsiębiorstwach. V. Sposób dokonywania oceny zarządzania kandydata na członka Rady Nadzorczej i członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji. Oceny zarządzania kandydata na członka Rady Nadzorczej i Członka Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji dokonuje się na podstawie złożonego oświadczenia o sprawowanych stanowiskach i funkcjach w firmach lub instytucjach. 8 4

5 VI. Metodyka przeprowadzania oceny odpowiedniości kandydatów na członków Rady Nadzorczej i członków Rady Nadzorczej w czasie sprawowania funkcji metoda punktowa 1. Załącznik nr 1 Ocena reputacji 1) Wskazując odpowiedzi zgodnie ze stanem faktycznym kandydat/członek RN może uzyskać maksymalnie 7 pkt. 2) Jeden punkt za każdą negatywną odpowiedź. Każda odpowiedź pozytywna to 0 pkt. 3) Sumę punktów należy przemnożyć przez wagę 20%. 4) Maksymalna możliwa ocena to 1,4 pkt. 2. Załącznik nr 2 Ocena doświadczenia 1) Wskazując odpowiedzi zgodnie ze stanem faktycznym kandydat/członek RN może uzyskać maksymalnie 3 pkt. 2) Jeden punkt za każdą pozytywną odpowiedź. Każda odpowiedź negatywna to 0 pkt. 3) Sumę punktów należy przemnożyć przez wagę 60%. 4) Maksymalna możliwa ocena to 1,8 pkt. 3. Załącznik nr 3 Ocena zarządzania Im więcej stanowisk / funkcji kandydat na członka Rady Nadzorczej/członek Rady wskaże tym niższą ocenę otrzyma. Spowodowane to jest obawą o możliwy brak czasu, który powinien poświęcić zajmowanemu stanowisku. Zgodnie z Rozporządzeniem CRR dopuszcza się aby poza bankiem kandydat/członek RN pełnił tylko jedną funkcję / zajmował stanowisko. 9 1) Jeżeli kandydat/członek RN nie pełni funkcji / nie zajmuje stanowisk w żadnej firmie otrzymuje 5 pkt. 2) Jeżeli kandydat/członek RN wskazał, że pełni funkcje / zajmuje stanowiska w innych firmach / instytucjach odejmujemy jeden punkt za każdą firmę / instytucję. 3) Jeżeli kandydat/członek RN wskaże, więcej niż pięć firm / instytucji nie otrzymuje żadnego punktu. 4) Otrzymaną ilość punktów przemnażamy przez wagę 20%. 5) Maksymalna możliwa ocena to 1,0 4. Ocena odpowiedniości kandydata/członka Rady Nadzorczej wg metody punktowej to ocena, która znajduje się w zakresie od 0,00 do 4,2. Im wyższa ocena kandydata/członka Rady tym kandydat/członek bardziej odpowiedni do pełnienia funkcji członka Rady Nadzorczej. 5. Pracownik Banku dokonujący oceny odpowiedniości kandydatów/ członków Rady Nadzorczej zobowiązany jest, aby przy przedstawianiu oceny odpowiedniości kandydatów na członków Rady Nadzorczej lub członków Rady w czasie pełnienia przez nich funkcji przedstawiać tylko uzyskane wartości punktowe, ponieważ informacje zbierane do dokonania oceny objęte są ochroną danych osobowych. VII. Ocena kolektywna członków Rady Nadzorczej jako organu nadzoru Kompetencje członków Rady Nadzorczej powinny dopełniać się, aby umożliwić odpowiedni poziom kolegialnego wykonywania zadań tego organu. 5

6 2. Ocena funkcjonowania Rady Nadzorczej jako organu nadzoru dokonywana jest przez Zebranie Przedstawicieli poprzez głosowanie nad uchwałą o zatwierdzeniu Sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej z uwzględnieniem wyników oceny poszczególnych członków Rady Nadzorczej przez Zebranie Przedstawicieli. VIII. Przechowywanie dokumentacji związanej z oceną kwalifikacji Dokumentacja związana z oceną odpowiedniości dokonywanej przez Zebranie Grupy Członkowskiej i Zebranie Przedstawicieli przechowywana jest przez pracownika Banku prowadzącego sprawy Rady Nadzorczej, w sposób uniemożliwiający dostęp do niej osób nieuprawnionych. 11 IX. Postanowienia końcowe 12 Zasady Polityki w sprawie doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej w Powiatowym Banku Spółdzielczym w Zamościu, zostały opracowane w oparciu o następujące regulacje prawne i zalecenia organów nadzorujących sektor bankowy w Polsce: 1) ustawę z dnia r. Prawo bankowe (Dz.U. z 2012 r. poz z późn.zm.); 2) ustawę z dnia r. o funkcjonowaniu Banków Spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i Bankach Zrzeszających (tekst jednolity Dz.U. z 2014 r., poz. 109 z późn.zm.); 3) Wytyczne Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego z dnia r. wydane w sprawie oceny kwalifikacji członków organów zarządzających w Banku ; 4) zalecania przedstawione przez Komisję Nadzoru Finansowego wskazane w wystąpieniu Zastępcy Przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego, skierowanym do Banków działających w sektorze bankowym w Polsce z dnia r. 5) Zasady Ładu Korporacyjnego wydane r. przez Komisje Nadzoru Finansowego dla instytucji nadzorowanych Uchwałą Nr 218/2014 (Dz.Urz. KNF z 2014 roku poz.17). 1. Polityka doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej dla swojej ważności wymaga zatwierdzenia przez Zebranie Przedstawicieli Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu Polityka doboru i oceny kwalifikacji członków Rady Nadzorczej musi być dostępna publicznie, co oznacza, że każdy członek Banku może zapoznać się ze sposobem oceny każdego kandydata na członka Rady Nadzorczej. Niniejsza Politykę Bank udostępnia na stronie internetowej Banku 6

7 Załącznik nr 1 - Ocena reputacji Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu ul. Partyzantów 3a Zamość (Imię i nazwisko kandydata/członka RN ) (Adres kandydata/członka RN) (Seria i numer dowodu osobistego) (PESEL) Oświadczenie Ja niżej podpisany, pouczony o odpowiedzialności karnej przewidzianej w art ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88 poz. 553 ze zm.) za składanie fałszywych oświadczeń, oświadczam, że: 1. byłem /nie byłem (odpowiednie skreślić) karany za przestępstwa gospodarcze, 2. jest / nie jest (odpowiednie skreślić) prowadzone przeciwko mnie dochodzenie służące egzekwowaniu prawa, 3. odmówiono / nigdy nie odmówiono (odpowiednie skreślić) mi rejestracji firmy lub działalności gospodarczej, 4. odwołano / nie odwołano (odpowiednie skreślić) mnie ze stanowiska wymagającego zaufania, 5. orzeczono / nie orzeczono (odpowiednie skreślić) wobec mnie zakazu pełnienia funkcji kierowniczych, 6. jestem / nie jestem (odpowiednie skreślić) wpisany na listę nierzetelnych dłużników, 7. ogłosiłem / nie ogłosiłem upadłość / ci konsumencką /-ckiej (Podpis kandydata/członka RN) 7

8 Załącznik nr 2 Ocena doświadczenia Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu ul. Partyzantów 3a Zamość (Imię i nazwisko kandydata/członka RN) (Adres kandydata/członka RN) (Seria i numer dowodu osobistego) (PESEL) Oświadczenie Oświadczam, że: 1. posiadam / nie posiadam (odpowiednie skreślić) wykształcenia z zakresu bankowości, usług finansowych, ekonomii, prawa, administracji, oraz metod ilościowych, 2. uczestniczyłem / nie uczestniczyłem (odpowiednie skreślić) w szkoleniach z zakresu bankowości, usług finansowych, ekonomii, prawa, administracji, oraz metod ilościowych, 3. posiadam / nie posiadam (odpowiednie skreślić) doświadczenia praktycznego w zakresie bankowości, usług finansowych, ekonomii, prawa, administracji, oraz metod ilościowych. (Podpis kandydata/członka RN) Załączniki: Do niniejszego oświadczenia załączam: 1. świadectwo szkolne / dyplom z uczelni, 2. certyfikaty / zaświadczenia z odbytych szkoleń

9 Załącznik nr 3 Ocena zarządzania Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu ul. Partyzantów 3a Zamość (Imię i nazwisko kandydata/członka RN) (Adres kandydata/członka RN) (Seria i numer dowodu osobistego) (PESEL) Wykaz stanowisk, które kandydat na członka Rady Nadzorczej lub członek Rady nadzorczej sprawuje Nazwa firmy / instytucji Stanowisko / funkcja (Podpis kandydata/członka RN) 9