ABC archiwum cyfrowego Czyli jak zapanować nad dokumentami w firmie. Dawid Żądłowski 2017

Transkrypt

1 ABC archiwum cyfrowego Czyli jak zapanować nad dokumentami w firmie Dawid Żądłowski 2017

2 Cyfrowe Archiwum - definicja Pod pojęciem archiwum cyfrowe (repozytorium) należy rozumieć system złożony z osób oraz przyjętych rozwiązań organizacyjnych i technicznych, powołany w celu zgromadzenia, przechowania oraz zapewnienia długoterminowego dostępu i użyteczności cyfrowego materiału. System teleinformatyczny to zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne.

3 Cechy Cyfrowego Archiwum Brak ograniczeń co do czasu i miejsca Umożliwia tworzenia i stosowania nowych formatów przedstawiania danych, informacji i wiedzy Wpiera nowe formy pracy grupowej w zakresie tworzenia i wykorzystania informacji Personalizuje informację np. reaguje na problem nadmiaru informacji Umożliwia dostęp do całości lub części zarchiwizowanych materiałów

4 Główne założenia Cyfrowego Archiwum Otwarta architektura łatwość integracji z rozwiązaniami zewnętrznymi Wiarygodność (ISO 16363:2012) Dostępność przechowywanych i zarządzanych w nim dokumentów elektronicznych teraz i w przyszłości Podlega okresowej kontroli. Posiada jasną politykę sporządzania i kontroli kopii zapasowych archiwizowanych obiektów Posiada narzędzia do wykrywania i odzysku utraconych lub uszkodzonych dokumentów

5 Prawo i normy (1) Dz.U nr 38 poz. 173; Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dz.U poz. 1743; Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej Dz.U nr 14 poz. 67; Rozporządzenie Prezesa rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U nr 144 poz. 1204; Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

6 Prawo i normy (2) Dz.U. nr 206, poz. 1517; Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych Dz.U. nr 206, poz. 1518; Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi Dz.U nr 128 poz. 1402; Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych. Dz.U nr 133 poz. 883; Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Dz.U poz. 262; Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Dz.U poz. 243; Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.

7 Organizacja i utrzymanie Założenia organizacyjne (zasób bieżący i depozytowy pliki archiwalne razem czy oddzielne, ilość serwerów, ilość kopii zapasowych) Założenia techniczne (problem ochrony danych przed skutkami degradacji sprzętu i nośników, ochronę danych przed osobami nieupoważnionymi, ochronę danych przed wpływem niekorzystnych warunków mikroklimatycznych) Założenia prawne (np. brakuje regulacji prawnych nt. migracji danych) Założenia ekonomiczne (podstawy/źródła finansowania)

8 Cyfrowe Archiwum - standardy Model referencyjny Open Archival Information System (OAIS - norma postępowania w zakresie długoterminowej archiwizacji danych cyfrowych). Model ten jest uznany za uniwersalny model organizowania i funkcjonowania archiwów elektronicznych i stosowany do gromadzenia, przechowywania i udostępniania różnych typów publikacji elektronicznych. Standard ten jest oznaczony normą ISO14721:2012. W archiwach zgodnych z modelem OAIS istotne jest rozróżnienie pomiędzy danymi cyfrowymi (Data Object) a obiektami informacyjnymi (Information Object).

9 Archiwum Cyfrowego w modelu referencyjnym OIAS

10 Cyfrowe Archiwum - co możemy zarchiwizować Dokumenty papierowe Dokumenty audiowizualne

11 Cyfrowe Archiwum - archiwizacja Archiwizacja dokumentów polega na gromadzeniu dokumentów danej instytucji, danego przedsiębiorstwa, a następnie ich klasyfikacji i zabezpieczeniu w celu przechowywania ich przez określony przez przepisy państwowe czas. W momencie, gdy minie okres obowiązkowej archiwizacji, przedsiębiorcy mają możliwość zniszczenia zbiorów dokumentów. Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną.

12 Klasyfikacja dokumentów Symbol A dokumentacja archiwalna, która ma wartość historyczną, przechowuje się wieczyście. Symbol B dokumentacja niearchiwalna. Symbol Bc tzw. dokumentacja manipulacyjna, którą można zniszczyć po jej wykorzystaniu. Symbol B + cyfra arabska tak oznaczana jest dokumentacja, którą trzeba przetrzymywać przez określony czas. Cyfra po Symbolu B oznacza liczbę lat, przez jaką muszą być przetrzymywane. Symbol BE + cyfra arabska tak oznaczane są dokumenty, które po ilości lat oznaczonych cyfrą po symbolu, wymagają ponownej ekspertyzy ich ze względu na ich treść i charakter. Po przeprowadzeniu przejrzenia dokumentów, podejmuje się decyzję o ich zniszczeniu lub zmianie symbolu klasyfikacji.

13 Cyfrowe Archiwum na czym archiwizować Macierze dyskowe Biblioteki taśmowe Cloud Computing