SPIS TREŚCI. 1. Wprowadzenie... str. 4

Transkrypt

1 3 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie... str Instrukcja kancelaryjna... str. 6 Załączniki... str Jednolity rzeczowy wykaz akt... str Instrukcja archiwizacyjna... str. 88 Wprowadzenie... str. 89 Zasady szczegółowe... str. 93 Załączniki... str Materiały uzupełniające... str. 110 Wyciąg z instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych... str. 110 Tryb postępowania przy brakowaniu dokumentacji nierachiwalnej... str. 111 Wyciąg z rozporządzenia z dn. 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych... str. 112 Wyciąg z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach... str. 118 Wyciąg z Kodeksu postępowania administracyjnego... str. 120 Ochrona danych osobowych... str. 122 Uprawnienia kontrolne inspektorów PIP... str. 129 Przykładowe powiązania klasyfikacji akt... str. 132

2 4 WPROWADZENIE Niniejsze opracowanie powstało na bazie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112/98 poz z późn. zm.). Załączona do w/w rozporządzenia instrukcja kancelaryjna wraz z rzeczowym wykazem akt jest merytorycznie zgodna z opublikowanymi wcześniej instrukcjami stanowiącymi załączniki do rozporządzeń Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160/98 poz z późn. zm.) oraz z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160/98 poz z późn. zm.). Wszystkie trzy instrukcje zawierają w części ogólnej ( 2) delegację umożliwiającą jej stosowanie w podległych jednostkach organizacyjnych, stąd naszą publikację, będącą wyciągiem w/w instrukcji kancelaryjnej, można wykorzystać zarówno w jednostkach oświatowych podległych gminom jak również funkcjonujących w ramach samorządowych struktur powiatowych i wojewódzkich. Tworząc rzeczowy wykaz akt pod potrzeby jednostek oświatowych, kierowaliśmy się zasadą, by zgodnie z cytowanym rozporządzeniem znajdujące się w nich akta jednorodne tematycznie posiadały to samo, bądź zbliżone hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła, co akta w organach samorządowych ( 13.6 instrukcji). W efekcie poszczególne pozycje tematyczne przyjęte w proponowanym przez nas rzeczowym wykazie akt, odpowiadają zarówno pod względem sformułowań, jak i symboli klasyfikacyjnych wykazom prowadzonym przez organy gmin, powiatów i województw. Ułatwi to identyfikację dokumentów i spraw, przy okazji usprawniając kontakty służbowe między jednostkami oświatowymi a ich organami prowadzącymi. Działając w oparciu o ust. 7 w/w 13 paragrafu, a także kierując się delegacją zawartą w 14, opracowaliśmy własną koncepcję rozszerzeń niektórych haseł klasyfikacyjnych. W instrukcjach będących załącznikami do wspomnianych wcześniej rozporządzeń, hasła klasyfikacyjne w dziale 43 OŚWIATA obejmują jedynie zagadnienia związane z zarządzaniem strukturami oświatowymi, nie uwzględniają natomiast problematyki dydaktyczno wychowawczej realizowanej przez szkoły, przedszkola i inne placówki oświatowe. Rozbudowując wspomniany dział 43 uwzględnialiśmy w szerokim zakresie tematykę oświatową, która została zawarta w nieaktualnym już rzeczowym wykazie akt, będącym załącznikiem do Zarządzenia Nr 27 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 listopada 1991 r. (Dz. Urz. MEN Nr 7, poz. 33 z r.). Wśród dokonanych rozszerzeń umieściliśmy m.in. zagadnienia dotyczące zbiorowego żywienia związane z systemem HACCP. Nasza propozycja rzeczowego wykazu akt nie zamyka ostatecznego jego kształtu, jak również nie ogranicza inwencji dyrektorów jednostek w tym względzie. Tym bardziej, iż każda indywidualna instrukcja kancelaryjna winna odzwierciedlać merytoryczny zakres prowadzonych spraw oraz uwzględniać wielkość i specyfikę danej jednostki. Pomocą w tym zakresie może być wersja elektroniczna przykładowego rzeczowego wykazu akt, zamieszczona na załączonej płycie CD. Wdrażając nową instrukcję kancelaryjną musimy pamiętać, że o jej wprowadzeniu do stosowania w jednostkach organizacyjnych rozstrzyga właściwy organ prowadzący na podstawie art. 5 ust. 7 ustawy o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.). Sądzimy, że oferowane opracowanie pomoże w wydaniu takiej decyzji. Uwagi dotyczące archiwizacji: w proponowanym przez nas rzeczowym wykazie akt przyjęto założenie, że w zdecydowanej większości jednostek oświatowych nie tworzy się narodowego zasobu archiwalnego i nie występują w nich archiwa zakładowe a jedynie składnice akt (do utworzenia archiwum zakładowego wymagana jest decyzja dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego). Ponieważ w składnicach akt nie przechowuje się dokumentacji archiwalnej (kat. A), stąd w proponowanym wykazie akt kategorie archiwalną A zamieniono na kategorię niearchiwalną B- 25. Z tych samych powodów nie występuje również kategoria BE.

3 5 Pełne wdrożenie proponowanej instrukcji będzie wymagało podjęcia przez szefów placówek oświatowych wielu działań o charakterze organizacyjnym, zarówno w obrębie kancelarii, jak i obszarów strukturalnych jednostek. W razie wystąpienia wątpliwości co do treści oferowanej instrukcji, bądź pojawienia się problemów w trakcie jej wdrożenia prosimy o kontakt drogą pocztową lub faxem. Redakcja

4 6 Spis treści Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Rozdział X Rozdział XI Rozdział XII Rozdział XIII Rozdział XIV Rozdział XV Rozdział XVI Załączniki Postanowienia ogólne Przyjmowanie i obieg korespondencji Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym Czynności kancelaryjne sekretariatu Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Wewnętrzny obieg akt System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Załatwianie spraw Wysyłanie i doręczanie pism Przechowywanie akt Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Opłaty skarbowe Powielanie i publikowanie Zbiory wspomagające Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Rozdział I Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w samorządowych oświatowych jednostkach organizacyjnych. 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentów w jednostkach oświatowych.

5 7 II Stopn ia podzi ału SYMBOLE KLASYFIKACYJNE III Stopn ia podzi ału IV Stopni a podzia łu V Stopn ia podzi ału HASŁA KLASYFIKACYJNE KATEGOR IA ARCHIWA LNA W komórce macierzystej W innych komórkach UWAGI ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE 007 Zjazdy, narady, konferencje 0070 Plany i programy zjazdów, narad i konferencji B-25 Bc własnych. Organizacja zjazdów, narad i konferencji własnych. Narady pracowników własnej jednostki. B-5 Bc 0074 Konferencje. B-25 Bc 0075 Udział w obcych zjazdach, naradach i konferencjach. 01 ORGANIZACJA - WPROWADZENIE Obsługa administracyjno finansowa. B-25 Bc Protokoły, informacje. Programy, referaty, listy uczestników, uchwały, protokoły. B-3 Bc Wystąpienia własne (referaty) kat.a. Podstaw prawnych wymienionego w tytule dokumentu należy szukać w ustawie z dnia r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. Nr 171 z 2002 r., poz z późn. zm.). Ustawa już w pierwszym artykule podaje definicję materiałów archiwalnych, którą powtórzono następnie w 2 ust. 2 omawianej instrukcji. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych, a także działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych powstała w

6 8 przeszłości i powstająca współcześnie. Dziś definicję tę można uzupełnić o dokumentację zapisaną na elektronicznych nośnikach informatycznych, takich jak dyskietka, czy płyta CD, dlatego też w instrukcji rozszerzono ją właśnie o te nośniki informacji. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (art. 4. ustawy). Ustawa w art. 6 zobowiązuje także oświatowe jednostki organizacyjne gmin do ewidencjonowania, przechowywania i ochrony w/w materiałów archiwalnych oraz do zatwierdzania instrukcji u Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych stwierdzając, iż: Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą: a) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, b) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

7 9 UPRAWNIENIA KONTROLNE INSPEKTORÓW PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI PRACY Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do nadzoru przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. i kontroli i zasad Zakres działania Państwowej Inspekcji Pracy obejmuje m.in.: nadzór i kontrolę przestrzegania przez pracodawców prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, ochrony pracy kobiet, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych, ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonych w Kodeksie pracy nadzór i kontrolę zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom fizycznym, wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę Pracownicy PIP uprawnieni są do prowadzenia bez uprzedzenia kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, o każdej porze dnia i nocy. KONTROLA Kontrola ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania przez podmiot kontrolowany prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. W celu przeprowadzenia kontroli, inspektor pracy ma prawo: - swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotów kontrolowanych, - przeprowadzania oględzin obiektów, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy,