PROGRAM CERTYFIKACJI WYROBÓW PCW-OCZ

Transkrypt

1 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 1/13 Opracował: Jakub Dering Zatwierdził: Przemysław Gałka 1. INFORMACJE OGÓLNE Biuro Certyfikacji Wyrobów (CW) jest samodzielną komórką organizacyjną wydzieloną w strukturze Polskiego Rejestru Statków S.A. w celu prowadzenia, jako wiodąca komórka organizacyjna, procesów certyfikacji wyrobów na podstawie uzyskanej akredytacji nr AC 114 nadanej przez Polskie Centrum Akredytacji. Szczegółowy zakres akredytacji jednostki certyfikującej wyroby nr AC 114 przedstawiono na stronie jak również jest on dostępny w siedzibie jednostki. Program certyfikacji wyrobów PCW-OCZ Biura Certyfikacji Wyrobów (CW) obejmuje dobrowolną certyfikację wyrobów na zgodność z wymaganiami określonymi w normach lub innych dokumentach normatywnych. Dla wszystkich wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji wydawane są certyfikaty zgodności. W przypadku ubiegania się o certyfikację wyboru niniejszego programu certyfikacji dokonuje Wnioskodawca. 2. CEL I ZAKRES PROGRAMU Celem programu jest określenie zasad przebiegu procesu certyfikacji wyrobów stosowane w Biurze Certyfikacji Wyrobów Polskiego Rejestru Statków S.A.. Program ten obejmuje działania związane z udzieleniem certyfikacji, nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu, zmiany w wymaganiach certyfikacyjnych oraz zasady dotyczące zawieszenia i cofnięcia certyfikacji. Niniejszy program oferuje prowadzenie procesów certyfikacji w oparciu o opisany typ certyfikacji 1a według PN-EN ISO/IEC Obejmuje on badanie typu jednej lub więcej próbek dostarczonych do badań. Kolejne wyprodukowane egzemplarze wyrobów nie są objęte udzieloną certyfikacją. Program ma zastosowanie w stosunku do certyfikacji wyrobów z wymaganiami norm polskich, europejskich i międzynarodowych oraz z wymaganiami specyficznych przepisów, np. morskich przepisów PRS S.A. Program składa się z następujących elementów: a) wybór, b) określenie właściwości przez badanie, c) przegląd poprzez określenie, czy wyniki początkowej oceny oraz badania początkowe spełniają wyspecyfikowane wymagania, d) decyzję dotyczącą certyfikacji, e) wydanie certyfikatu. Wyroby objęte programem certyfikacji nr PCW-OCZ wraz z wymaganiami zgodności wymienione są w zakresie akredytacji jednostki certyfikującej wyroby nr AC 114 stanowiącą integralną cześć niniejszego programu. Powiązania programu certyfikacji PCW-OCZ z grupami wyrobów i normami lub dokumentami kryterialnymi, stanowiącymi podstawę badań i procesu certyfikacji można znaleźć w załączniku 3/PCW-OCZ oraz na stronie (zakres akredytacji jednostki certyfikującej wyroby nr AC 114). 3. OKREŚLENIA

2 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 2/13 Certyfikacja wyrobu proces, prowadzony na podstawie akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji (PCA), mający na celu potwierdzenie spełnienia wymagań norm i innych dokumentów odniesienia określonych w zakresie akredytacji i wystawienie certyfikatu zgodności. Odwołanie zwrócenie się Producenta/Wnioskodawcy (zwanych również zamawiającym) nie akceptującego decyzji lub działań podjętych przez PRS o ponowne rozpatrzenie sprawy i zmianę lub uchylenie wydanej decyzji lub dokumentu. Skarga informacja zgłoszona przez klienta zewnętrznego (lub zastrzeżenie zgłoszone przez klienta np. odnośnie przeprowadzenia oceny, ceny oferowanych usług) dotycząca usługi realizowanej przez Biuro Certyfikacji Wyrobów, nie będąca odwołaniem. Reklamacja informacja zgłoszona Producentowi certyfikowanego wyrobu przez klienta wyrażająca jego niezadowolenie z jakości wyrobu. 4. PODSTAWY PRAWNE I DOKUMENTY ZWIĄZANE Biuro Certyfikacji Wyrobów Polskiego Rejestru Statków S.A. prowadzi certyfikację wyrobów objętych zakresem niniejszego programu certyfikacji na zasadach oceny wyrobów prowadzanej przez stronę trzecią w oparciu o wymagania ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. o systemie oceny zgodności (tekst jednolity Dz. U r. nr 138 poz. 935 z późn. zm.) oraz poniższych dokumentów normatywnych: normę PN-EN ISO/IEC 17065: Ocena zgodności -- Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi; normę PN-EN ISO/IEC 17067: Ocena zgodności -- Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów. PN-EN ISO/IEC 17025: Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących. 5. PRZEBIEG PROCESU CERTYFIKACJI WYROBÓW 5.1 Wnioskowanie o certyfikację Wszyscy zainteresowani uzyskaniem certyfikatów, w trakcie rozmów z pracownikami Biura Certyfikacji Wyrobów otrzymują informacje na temat wymagań prawnych, zasad certyfikacji i trybu postępowania. Na zapytanie o certyfikacje, Kierownik CW przekazuje Wnioskodawcy Form. 1/PCW-OCZ/OCN Wniosek o certyfikację wyrobu oraz ogólne informacje dotyczące warunków certyfikacji. Niezależnie od ww. zapisów Kierownik CW może przekazać zapytanie do właściwego eksperta, co potwierdzane jest dekretacją. Wniosek nie jest zobowiązaniem do skorzystania z usług PRS S.A., stanowi jedynie podstawę do przygotowania oferty. Podstawowe formularze związane z procesem certyfikacji są również dostępne na stronie Wypełniony Wniosek jest podstawą opracowania kompleksowej oferty certyfikacji. Wniosek zawiera wnioskowany zakres certyfikacji oraz informacje niezbędne do oceny wyrobów, które mają być certyfikowane. Wnioskodawca podaje również nazwę, adres i status prawny, jak również określa wyroby, które mają być certyfikowane, normy, na zgodność z którymi każdy z wyrobów ma być certyfikowany.

3 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 3/ Wypełniony Wniosek jest przekazywany przez Wnioskodawcę do Kierownika CW w celu jego zarejestrowania i przeglądu, tj. sprawdzenia: kompletności informacji dla opracowania oferty, czy PRS posiada akredytację na wnioskowany zakres certyfikacji, czy wymagania dotyczące certyfikacji są jasno zdefiniowane, zrozumiałe, czy PRS ma możliwość przeprowadzenia certyfikacji w odniesieniu do zakresu, miejsca, środków i innych warunków, czy PRS posiada kompetentny personel do przeprowadzenia procesu certyfikacji, czy PRS podpisał stosowne umowy z podwykonawcami zewnętrznymi (laboratoriami), wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy jednostką certyfikującą i klientem, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm lub innych dokumentów normatywnych, zostały rozwiązane. Następnie Wniosek jest przekazywany do właściwego eksperta w celu opracowania oferty/umowy W przypadku trudności w otrzymaniu wypełnionego Wniosku o certyfikację wyrobu, istnieje możliwość przygotowania oferty bez otrzymania Wniosku. Fakt ten powinien zostać odnotowany na Form. 5/PCW-OCZ/OCN - Formularzu przeglądu i realizacji zlecenia certyfikacji wyrobu W przypadku zidentyfikowania przypadku w którym wniosek o certyfikację zawiera: typ wyrobu, lub dokument normatywny, lub program certyfikacji, z którym jednostka Biuro Certyfikacji Wyrobów nie miało wcześniejszych doświadczeń, podejmowana jest analiza możliwości przeprowadzenia procesu certyfikacji pod kątem zapewnienia kompetencji i możliwości do podjęcia wszystkich wymaganych działalności certyfikacyjnych. W przypadku podjęcia się takiego procesu utrzymywane są zapisy uzasadnienia decyzji dotyczącej podjęcia się certyfikacji. O fakcie takim informowany jest Wnioskodawca W przypadku gdy proces certyfikacji wyrobów opiera się na certyfikacjach udzielonych wcześniej Wnioskodawcy, wówczas jednostka certyfikująca powinna, w swoich zapisach, odnieść się do istniejącej(-ych) certyfikacji i wówczas, istnieje możliwość pominięcia części elementów procesu certyfikacji. Na życzenie klienta, należy Zamawiającemu dostarczyć uzasadnienie pominięcia działań W przypadku braku możliwości przeprowadzenia procesu certyfikacji z jakiegokolwiek powodu (np. brak kompetencji), Kierownik CW po akceptacji Dyrektora DC, powiadamia wnioskodawcę o odmowie, podając przyczyny odmowy. 5.2 Przygotowanie oferty i umowy Jeżeli istnieją możliwości przeprowadzenia certyfikacji, wyznaczony ekspert po analizie Wniosku i uzgodnieniach z klientem przygotowuje Ofertę i Umowę o certyfikację wyrobu. W przypadku gdy wymagane jest przeprowadzenie badań wyrobu przez podwykonawców zewnętrznych (laboratoria), z którymi podpisane są odpowiednie porozumienia o współpracy, wyznaczony ekspert przygotowując ofertę każdorazowo

4 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 4/13 sprawdza gotowość podwykonawcy do poprawnego wykonania zlecenia (sprawdza czy zakres zlecenia pokrywa się z zakresem świadczonych usług, czy podwykonawca posiada akredytację). Ofertę i Umowę o certyfikację wyrobu przekazuje do Kierownika CW. Kierownik CW dokonuje przeglądu oferty, umowy i po zatwierdzeniu przez Dyrektora DC wysyła je do Wnioskodawcy W przypadku, gdy do realizacji zadania został wyznaczony ekspert zewnętrzny, to po analizie Wniosku przesłanego przez klienta i po uzgodnieniach z nim opracowuje on ofertę i przekazuje do Kierownika CW. Ofertę i Umowę o certyfikację wyrobu sporządza Kierownik CW, który po zatwierdzeniu przez Dyrektora DC, wysyła je do wnioskodawcy. Wysokość opłaty oparta jest o aktualną taryfę opłat i wycenę kosztów badań przez podwykonawcę Po zaakceptowaniu Oferty przez wnioskodawcę i przesłaniu przez niego Umowy o certyfikację wyrobu, jest ona rejestrowana przez Kierownika CW. Następnie Kierownik CW przeprowadza przegląd zlecenia i wystawia Form. 5/PCW-OCZ/OCN - Formularz Przeglądu i realizacji Zlecenia Certyfikacji Wyrobów i wyznacza ekspertów. Podczas przeglądu zlecenia Kierownik CW określa czy: wykonano właściwą identyfikację zleceniodawcy i czy otrzymano podpisaną umowę? odpowiednio zdefiniowano przedmiot zlecenia? zidentyfikowano normy odniesienia, czy normy znajdują się w zakresie akredytacji AC 114? biuro dysponuje posiadającym kompetencje ekspertem? (patrz Zał. 2 do PCW-OCZ/OCN) określono termin realizacji? zleceniodawca zalega z płatnościami powyżej 60 dni? Kierownik CW dokonuje odpowiednich zapisów na Form. 5/PCW-OCZ/OCN - Formularzu przeglądu i realizacji zlecenia. W przypadku gdy nie jest spełnione jedno z ww. kryteriów i Biuro Certyfikacji wyrobów nie jest w stanie wykonać zlecenia, wysyłana jest do wnioskodawcy adekwatna informacja, fakt ten jest również odnotowywany w Form. 5/PCW- OCZ/OCN. Jako eksperci nie mogą być wyznaczeni pracownicy, którzy byli związani z jednostką lub zatrudnieni przez jednostkę zaangażowaną w projektowanie, dostarczanie, instalowanie lub konserwację tego rodzaju wyrobów w taki sposób lub w takim czasie, że mogłoby to zagrozić ich bezstronności. W procesie certyfikacji podczas którego badania wyrobów wykonywane są przez PRS, przyjęto zasadę niezależności tzn. próby prowadzi i/lub nadzoruje ekspert inny niż ekspert przeprowadzający proces certyfikacji. Do przeprowadzenia procesu certyfikacji, Kierownik CW może zaangażować eksperta zewnętrznego (zgodnie z procedurą PCW-02). W przypadku decyzji wnioskodawcy o zamówieniu usługi certyfikacji wyrobu, powinien on: poczynić odpowiednie przygotowania do przeprowadzenia oceny, w tym zapewnić możliwość sprawdzenia dokumentacji oraz dostęp do wszystkich obszarów, zapisów, reklamacji i personelu, spełnić wymagania PRS przedstawione w umowie o certyfikację wyrobu.

5 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 5/ Realizacja zlecenia Proces certyfikacji jest prowadzony w sposób bezstronny, w terminach uzgodnionych z wnioskodawcą Do przeprowadzenia konkretnej oceny Kierownik Biura Certyfikacji Wyrobów wyznacza pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Nie mogą być wyznaczeni pracownicy, którzy byli związani z wnioskodawcą/ producentem lub zatrudnieni przez jednostkę zaangażowaną w projektowanie, dostarczanie, instalowanie lub konserwację tego rodzaju wyrobów w taki sposób lub w takim czasie, że mogłoby to zagrozić bezstronności prowadzonej oceny. Zlecenia są realizowane przez ekspertów określonych w Rejestrze ekspertów uczestniczących w certyfikacji wyrobów Przed rozpoczęciem procesu ekspert przygotowuje Plan oceny na form.8/pc-ocz/ocn. Przy planowaniu oceny uwzględnia wyniki oceny przeglądu nadesłanej dokumentacji. Plan zawiera informację o wyznaczonym do przeprowadzania każdego działania związanego z oceną personelu oraz poszczególne elementy oceny, takie jak: przegląd dokumentacji, pobieranie próbek, badania, ocena procesu, przegląd procesu i decyzja Tam, gdzie jest to wymagane, przeprowadzane są badania wyrobu przez własne laboratoria PRS lub podwykonawców, z którymi podpisane są odpowiednie porozumienia o współpracy. Tam, gdzie ma to zastosowanie, wyrób powinien zostać przygotowany do badań zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, właściwe przygotowanie wyrobu powinno zostać potwierdzone przez Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej. Próbki wyrobów powinny być dostarczone przez Wnioskodawcę (Producenta lub Przedstawiciela) z bieżącej produkcji w ilości wynikającej ze stosowanej normy lub specyfikacji technicznej Zlecenie przeprowadzenia prób na zewnętrz jest opracowane przez eksperta, akceptuje je Kierownik CW i zatwierdza Dyrektor DC. Uwaga: 1. Kierownik CW lub wyznaczona przez niego osoba prowadzi nadzór podwykonawców, mający na celu potwierdzenie posiadanej akredytacji i zdolności do poprawnego wykonywania badań. Podwykonawcy są oceniani okresowo, raz na rok, przez Kierownika CW lub wyznaczone przez niego osoby wg kryteriów podanych na Form. 3/PCW-OCZ/OCN Arkusz oceny podwykonawcy. Prowadzony jest rejestr podwykonawców. 2. Zasady pobierania próbek do badań, w tym wielkość próbki, określa PRS S.A. Pobór próbek do badań z przedstawionej do weryfikacji jednorodnej partii wyrobów ekspert wybiera losowo. Liczność próbki określa się według odpowiedniej normy (ISO 2859). 3. Badania przeprowadzają akredytowane przez PCA lub uznane przez Polski Rejestr Statków laboratoria badawcze, których kompetencje zostały ocenione wg wymagań normy PN-EN ISO/IEC Polski Rejestr Statków w zawartej z podwykonawcami umowie określa zasady współpracy, w tym zasady pobierania i identyfikacji próbek oraz zasady poufności. Uznawanie ważności raportów z badań PRS S.A. określa każdorazowo w zależności od wyrobu, jak i specyfiki badań.

6 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 6/ Ocena Ocena przeprowadzana jest poprzez określenie, czy wyniki początkowej oceny procesu produkcji lub systemu jakości oraz badania początkowe oraz materiały zebrane podczas procesu certyfikacji dot. wyrobu spełniają wyspecyfikowane wymagania Proces certyfikacji wyrobów odbywa się według norm i/lub przepisów, obejmujących zakres podany we wniosku PRS S.A. deklaruje przeprowadzenie procesu certyfikacji w sposób bezstronny, w terminach uzgodnionych z dostawcą lub jego upoważnionym przedstawicielem. Niezgodności stwierdzone podczas oceny są dokumentowane, a przedstawiciel producenta (dostawcy) potwierdza podpisem, że zrozumiał niezgodności i je przyjmuje Działania korygujące związane z niezgodnościami w procesie certyfikacji wyrobów powinny być przeprowadzone przez producenta (dostawcę) i przyjęte do akceptacji przez Biuro Certyfikacji Wyrobów, przed podjęciem decyzji o wydaniu certyfikatu. 5.5 Raport z oceny Ekspert przeprowadzający ocenę danych wyrobów przygotowuje raport z wnioskami, co do zgodności tych wyrobów ze wszystkimi wymaganiami stawianymi przy certyfikacji. W raporcie uwzględnione jest sprawozdanie z badań, jeśli ma to zastosowanie Pełny raport zawiera wyniki oceny, identyfikuje każdą niezgodność (jeżeli mato zastosowanie), którą należy usunąć w celu spełnienia wszystkich wymagań stawianych przy certyfikacji oraz określa wymagany zakres dodatkowej oceny lub badań jeżeli Wnioskodawca wyraża zainteresowanie kontynuowaniem procesu certyfikacji. Jeżeli Wnioskodawca decyduje się na przeprowadzenie dodatkowych działań związanych z oceną i może wykazać, że zostały podjęte działania zaradcze w celu spełnienia w określonym czasie wszystkich wymagań, powtarzane są tylko niezbędne fragmenty pierwotnej procedury oceny. 5.6 Dokonanie przeglądu i decyzja o certyfikacji Raport z przeprowadzonej oceny wraz z załączoną dokumentacją przekazywany jest przez eksperta/audytora prowadzącego ocenę, ekspertowi/audytorowi niezaangażowanemu w proces oceny i wyznaczonemu do dokonania przeglądu i/lub podejęcia decyzji dotyczących certyfikacji Po przeprowadzeniu przeglądu przez wyznaczonego eksperta/audytora, Kierownik CW podejmuje decyzję o wydaniu bądź nie wydaniu certyfikatu, który podpisuje Dyrektor DC. W przypadku: braku kompetencji Kierownika CW w danym procesie lub w przypadku gdy Kierownik CW dokonywał oceny w danym procesie, decyzję o wydaniu bądź nie wydaniu certyfikatu podejmuje wyznaczony ekspert posiadający odpowiednie kwalifikacje (patrz Zał. 2/PCW-OCZ/OCN) Kierownik CW w porozumieniu z ekspertem/audtorem sporządza certyfikat lub informuje wnioskodawcę o odmowie jego wydania. Decyzja w sprawie wydania, odmowy wydania,

7 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 7/13 unieważnienia, zawieszenia, ograniczenia, rozszerzenia, przeniesienia prawa, odnowienia, wznowienia ważności certyfikatu, wydawana jest przez Kierownika CW. Zapisy o decyzji wystawienia certyfikatu są dokonywane na Form. 4/PCW-OCZ/OCN. Każdy wydany certyfikat zawiera przynajmniej: - nazwę i adres jednostki certyfikującej, - datę wydania i okres ważności certyfikatu, - identyfikację Producenta, certyfikowanego wyrobu, - identyfikację mającego zastosowanie programu certyfikacji oraz norm lub dokumentów normatywnych Decyzję wnioskodawca otrzymuje na piśmie. Decyzja o odmowie wydania certyfikatu jest odpowiednio uzasadniona Certyfikat podpisywany jest przez Dyrektora DC i jest przekazywany do Kierownika CW. Certyfikat wydany w programie, stwierdzający zgodność wyrobu z właściwymi dokumentami odniesienia, wydawane jest na okres trzech lat Pismo przewodnie, bądź pismo informujące o nie wydaniu certyfikatu jest podpisywane przez Kierownika CW i wysyłane do wnioskodawcy. Kopie dokumentów wraz z kopiami pism przewodnich są przekazywane do Kierownika CW Nie później niż w ciągu 30 dni od wystawienia certyfikatu wyznaczony pracownik CW uzupełnia wykaz certyfikatów na stronie internetowej PRS. Wykaz zawiera przynajmniej: - identyfikację Producenta, certyfikowanego wyrobu, - datę wydania i okres ważności certyfikatu, - identyfikację mającego zastosowanie programu certyfikacji oraz norm lub dokumentów normatywnych Kierownikowi CW przysługuje prawo wyznaczania osoby mającej uprawnienia do podejmowania decyzji w procesach certyfikacji w zastępstwie podczas jego nieobecności. Dyrektorowi DC przysługuje prawo wyznaczania osoby mającej uprawnienia do podpisywania certyfikatów. UWAGI: 1. PRS S.A. uznaje raporty z badań wykonane w akredytowanych przez PCA lub uznanych przez PRS S.A., w wyniku przeprowadzonych ocen, laboratoriach będących podwykonawcami Polskiego Rejestru Statków S.A.. Informacje dotyczące laboratoriów badawczych, których raporty PRS S.A. uznaje w procesach certyfikacji, są udostępniane na życzenie klienta. Próbki do badań pobierają i identyfikują laboratoria będące podwykonawcami PRS S.A., w zakresie posiadanej akredytacji, własnych procedur oraz uzgodnień z Biurem Certyfikacji Wyrobów PRS S.A. Dopuszcza się możliwość pobierania próbek przez wytwórcę na zasadzie protokołu z komisyjnego pobierania próbek, na warunkach uzgodnionych z PRS S.A.. Pobieranie próbek obejmuje całą populację wyrobów.

8 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 8/13 2. PRS S.A. dopuszcza również możliwość uznania raportu z badań wykonanego przez zagraniczne, akredytowane laboratorium na zasadzie wzajemności uznawania raportów, w ramach UE, po sprawdzeniu zakresu badań i ważności akredytacji. Uznawanie ważności raportów z badań jednostka określa każdorazowo w zależności od wyrobu, jak i specyfiki badań. 3. PRS S.A. uznaje laboratoria, które wykonują badania, pomiary lub próby wykorzystywane przez Biuro Certyfikacji Wyrobów (CW) w procesach certyfikacji na zgodność z IC-01 - Instrukcją Uznawania Laboratoriów. Utrzymuję listę i prowadzi nadzór laboratoriów, którym podzleca badania. W przypadku podzlecania badań w procesie certyfikacji, Zamawiający jest o tym fakcie informowany w ofercie certyfikacji. 4. Certyfikaty w systemie 1a wydawane jest na okres 5 lat dla każdego wyrobu reprezentowanego przez próbkę. Umowa zawierana z klientem określa warunki stosowania certyfikatów lub znaków, w tym zobowiązania klienta do informowania o jakichkolwiek zmianach w wyrobie, systemie wytwarzania czy zmianach własnościowych. 5. PRS S.A. prowadzi nadzór nad wykorzystaniem wydanych certyfikatów poprzez śledzenie strony internetowej klienta, nadzoru rynku, jak i skarg oraz reklamacji na dostawcę, itp. 6. W przypadku stwierdzenia naruszenia przez klienta warunków określonych w umowie PRS S.A. podejmuje działania zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie 4.9 niniejszego programu. 7. Jeżeli wymagania związane z wyrobami zostaną zmodyfikowane, to Biuro Certyfikacji Wyrobów PRS S.A. powiadomi o tym fakcie Zamawiającego, podając datę wejścia w życie nowych wymagań oraz zalecając dalsze kroki dotyczące dodatkowego sprawdzenia wyrobów objętych certyfikacją. 5.7 Odwołania, skargi Wnioskodawcy przysługuje prawo do złożenia odwołania od decyzji o wydaniu certyfikatu. Odwołanie może dotyczyć sformułowania zakresu lub decyzji o nie wydaniu bądź cofnięciu certyfikatu. Odwołania oraz skargi powinny zawierać: nazwę wnioskodawcy lub posiadacza certyfikatu wraz z adresem, opis przedmiotu odwołania, skargi uzasadnienie odwołania, skargi. Wszystkie odwołania od decyzji, jak i skargi Wnioskodawców i posiadaczy wydanych certyfikatów na działalność, rozpatrywane są przez PRS S.A. bezstronnie, z zachowaniem zasad ochrony interesów dostawców, przez osoby, które nie uczestniczyły w procesie certyfikacji Odwołanie/skarga złożone przez Producenta/Wnioskodawcę jest rejestrowane przez Dyrektora DC lub wyznaczonego pracownika i dalej przekazywane do Kierownika CW w celu jego wstępnego przeglądu. Kierownik CW formalnie informuje składającego skargę lub odwołanie o ich przyjęciu w ciągu 10 dni od otrzymania Za przekazanie pisemnej informacji zwrotnej (o wyniku i zakończeniu procesu postepowania z odwołaniem/skargą) Producentowi/Wnioskodawcy w sprawie odwołania odpowiada

9 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 9/13 Dyrektor DC (podejmuje decyzję). Informacja ta przekazywana jest w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od daty otrzymania zgłoszenia Pisma zewnętrzne zawierające zastrzeżenia strony zewnętrznej co do wyników lub sposobu wykonania usługi przez PRS przekazywane są do Kierownika CW, który dokonuje jej odnotowania w Rejestrze skarg. Kierownik CW jest odpowiedzialny za zebranie i zweryfikowanie wszystkich niezbędnych informacji (w stopniu, jaki jest możliwy) Następnie Kierownik CW rozpatruje sprawę i podejmuje niezbędne działania w celu wyjaśnienia sprawy. Po zakończeniu analizy przygotowuje projekt pisemnej odpowiedzi dla klienta. Projekt pisma przedstawia Dyrektorowi DC, który nie później niż w ciągu 30 dni od daty wpłynięcia pisma do Biura Certyfikacji Wyrobów podejmuję decyzję w sprawie zgłoszenia i powiadamia pisemnie klienta o sposobie załatwienia skargi. Kopię odpowiedzi przechowuje Dyrektor DC. W przypadku gdy personel (w tym działający na stanowiskach kierowniczych) świadczył konsultacje Wnioskodawcy lub był zatrudniony przez Niego, nie może być wykorzystywany do przeglądu lub zatwierdzenia rozstrzygnięcia skargi lub odwołania tego Wnioskodawcy przez okres dwu lat po zakończeniu konsultacji lub zatrudnienia Klient zgłaszający odwołanie/skargę może zakwestionować wynik jej rozpatrzenia przez Biuro Certyfikacji Wyrobów. W takim przypadku pismo klienta przekazywane jest do Zarządu PRS S.A. celem rozpatrzenia. Uwagi: W przypadku, gdy załatwienie skargi lub odwołania może przekroczyć 30 dni, przed upływem tego czasu Kierownik CW informuje pisemnie klienta o spodziewanym terminie udzielenia odpowiedzi. 5.8 Odnowienie certyfikacji Jeżeli przed datą upływu ważności certyfikatu, dostawca zgłasza gotowość odnowienia certyfikatu, Biuro Certyfikacji Wyrobów organizuje ponowny proces certyfikacji wyrobu. Ocena przeprowadzana jest w terminie umożliwiającym zachowanie ciągłości ważności certyfikatu. Jeżeli umowa nie była podpisana na czas nieokreślony, podpisywana jest nowa umowa na kolejny okres ważności certyfikatu i wydawane są nowe dokumenty certyfikacyjne. 5.9 Wykorzystywanie certyfikatu PRS S.A. nadzoruje wykorzystywanie certyfikatow podczas oceny prowadzonej w nadzorze, poprzez śledzenie informacji organów nadzoru rynku i innych wpływających do Biura Certyfikacji Wyrobów, wyrywkową kontrolę informacji zawartych w dokumentach reklamowych oraz w internecie. W przypadku natrafienia na przypadek niewłaściwego powoływania się na system certyfikacji lub wprowadzające w błąd wykorzystywanie certyfikatów, PRS podejmuje odpowiednie działania, np. działania korygujące, cofnięcie certyfikatu, podanie do publicznej wiadomości informacji o wykroczeniu oraz jeśli byłoby to konieczne, podjęcie działań prawnych W przypadku udostępniania stronom trzecim kopii dokumentów certyfikacyjnych otrzymanych w wyniku realizacji niniejszej umowy, zobowiązuje się Dostawcę do kopiowania dokumentów w całości.

10 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 10/ Po zawieszeniu, cofnięciu lub zakończeniu certyfikacji, zobowiązuje się dostawcę do zaprzestania stosowania działań reklamowych, które zawierają jakiekolwiek odniesienie do certyfikacji 5.10 Rozszerzanie, ograniczanie i zawieszanie certyfikacji Rozszerzanie zakresu certyfikacji odbywa się na postawie dodatkowego wniosku Form.1/PCW-OCZ/OCN Wniosek o certyfikację wyrobu, Przy rozszerzeniu zakresu certyfikacji i występujących zmianach w wyrobach wpływających na certyfikację, obejmujących, jeżeli jest to wymagane: ocenę, przegląd, decyzję, wydanie zmienionych, formalnych dokumentów certyfikacyjnych, wydanie dokumentów certyfikacyjnych po przeprowadzeniu zmienionych działań związanych z nadzorem Ograniczania zakresu certyfikacji nie przewiduje się Zawieszenie ważności certyfikatu może nastąpić w związku ze skargą dotyczącą certyfikowanego wyrobu, która wpłynęła do PRS. Następuje ona na czas określony do wyjaśnienia przyczyny skargi i przeprowadzenia działań korygujących. Informację o zawieszonym certyfikacie podaje do publicznej wiadomości na stronie internetowej PRS S.A. Ponadto, ww. informacja wraz z pisemnym uzasadnieniem przekazywana jest odpowiednim organom nadzoru. Osobą odpowiedzialną do sformułowania i zakomunikowania klientowi o: działaniach potrzebnych do zakończenia zawieszenia i przywrócenia certyfikacji dotyczącej wyrobu(-ów) zgodnie z programem certyfikacji; wszystkich innych działaniach wymaganych przez program certyfikacji, jest Kierownik CW. W przypadku zakończenia działań korygujących związanych z reklamacją z wynikiem pozytywnym ważność certyfikatu jest przywracana. W przypadku braku działań korygujących w uzgodnionym terminie certyfikat unieważnia się Zasady unieważnienia (wycofania) certyfikatów Unieważnienie certyfikatu może nastąpić w przypadku stwierdzenia postępowania dostawcy niezgodnego z zawartą umową o certyfikację, a w szczególności, gdy certyfikowany dostawca: zaprzestał wytwarzania wyrobów, dla których otrzymał certyfikat; nie spełnia zobowiązań finansowych wobec PRS S.A.; nie podjął w uzgodnionym terminie działań wynikających ze zmiany wymagań zawartych w odnośnikach stanowiących podstawę certyfikacji; nie przeprowadził w uzgodnionym terminie działań związanych z reklamacją dotyczącą certyfikowanego wyrobu, która wpłynęła do PRS SA, potwierdzono niezgodność wyrobu z wymaganiami certyfikacyjnymi, lub w inny sposób.

11 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 11/ Unieważnienie certyfikatu jest poprzedzone pisemnym zawiadomieniem dostawcy o okolicznościach uzasadniających unieważnienie. Decyzję o unieważnieniu certyfikatu podejmuje Dyrektor DC. Unieważnienie certyfikatu może być poprzedzone zawieszeniem jego ważności PRS S.A. rozwiązuje umowę o certyfikację. Dostawca zostaje o tym fakcie poinformowany na piśmie, w którym podana jest data unieważnienia certyfikatu. Dostawca może odwołać się od decyzji o cofnięciu certyfikatu zgodnie z p Na oficjalnej stronie internetowej PRS S.A. podaje do publicznej wiadomości informację o unieważnionym certyfikacie. Ponadto ww. informacja wraz z pisemnym uzasadnieniem przekazywana jest odpowiednim organom nadzoru Reklamacje składane producentom PRS wymaga od producenta certyfikowanych wyrobów: przechowywania zapisów odnoszących się do wszelkich znanych mu reklamacji dotyczących zgodności wyrobu z wymaganiami właściwej normy i udostępniania tych zapisów na życzenie PRS, podejmowania odpowiednich działań w związku z tymi reklamacjami i wszelkimi usterkami wykrytymi w wyrobach, które mają wpływ na ich zgodność z wymaganiami stawianymi przy Certyfikacji Skargi dotyczące certyfikowanego wyrobu wpływające do PRS W przypadku wpłynięcia do PRS skargi dotyczącej certyfikowanego wyrobu PRS żąda od producenta wyjaśnień oraz propozycji działań korygujących. Po akceptacji przez PRS działań korygujących ustala się termin ich zakończenia. Na czas działań korygujących może nastąpić zawieszenie ważności certyfikatu. W przypadku nie przeprowadzenia w terminie skutecznych działań korygujących certyfikatu unieważnia się Bezstronność Polski Rejestr Statków S.A. jest jednostką prowadzącą certyfikacje jako strona trzecia (jednostka typau A). Bezstronność i prawidłowość przebiegu procesu certyfikacji wyrobów monitorowana jest przez Komitet Chroniący Bezstronność, który działa w oparciu o własny regulamin. Komitet jest strukturą niezależną od kierownictwa PRS S.A., jego skład zapewnia równowagę stron istotnie zainteresowanych. Zadania komitetu obejmują: - udział w opracowywaniu polityki dotyczącej bezstronności działalności certyfikacyjnej, - przeciwdziałanie ewentualnym tendencjom Biura Certyfikacji Wyrobów do tego, aby jakiekolwiek czynniki komercyjne, finansowe lub inne zagrażały obiektywnemu prowadzeniu działalności certyfikacyjnej, - doradzanie w sprawach wpływających na zaufanie do certyfikacji, łącznie z otwartością i postrzeganiem przez opinię publiczną, - prowadzenie przeglądu, co najmniej raz w roku, bezstronności procesów auditowania, certyfikacji i podejmowania decyzji przez Biuro Certyfikacji Wyrobów, - podejmowania działań w odpowiedzi na każde znane ryzyko dla bezstronności wynikające z działalności innych osób, jednostek lub organizacji, podawania do wiadomości publicznej poprzez stronę wszystkich przypadków naruszenia bezstronności,

12 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 12/13 - podejmowanie niezależnych działań (np. poinformowanie organów władzy państwowej, jednostek akredytujących, interesariuszy) w przypadku braku reakcji najwyższego kierownictwa na otrzymywane dane ze strony Komitetu. Biuro Certyfikacji Wyrobów jest całkowicie samo dzielną i niezależną jednostką zapewniającą pełną bezstronność i wiarygodność. Nie prowadzi działalności projektowej, konsultacyjnej lub produkcyjnej i sprzedaży wyrobów będących przedmiotem certyfikacji. Zgodnie z pkt. 10 Artykułu R17 załącznika Nr 1 do Decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady Nr 768/2008/WE z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie wspólnych ram dotyczących wprowadzania produktów do obrotu, uchylający decyzję Rady 93/465/EWG: pracownicy oceniający zgodność są zobowiązani dochować tajemnicy zawodowej w odniesieniu do wszystkich informacji które uzyskają w trakcie wykonywania swoich zadań zgodnie z przepisami prawa krajowego w danym zakresie (z wyjątkiem dochowania tajemnicy wobec właściwych organów państwa członkowskiego, w którym realizowane są zadania). Prawa własności podlegają ochronie. Zagrożenia dla bezstronności są na bieżąco identyfikowane i określone w ramach instrukcji oceny ryzyka IC-01 wraz z określonymi środkami je ograniczającymi lub eliminującymi Poufność Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji związanych z procesem certyfikacji. Wszelkie informacje przekazane przez naszych klientów podczas procesu certyfikacji mają charakter poufny i nie są ujawniane stronie trzeciej bez ich pisemnej zgody. Jeśli prawo wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji, wnioskodawca jest powiadamiany o treści ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym przez odpowiednie dokumenty normatywne lub przepisy prawne. Zapewnienie poufności realizowane jest również poprzez: ograniczony dostęp do dokumentacji wnioskodawcy od momentu zgłoszenia wyrobu do certyfikacji aż do etapu archiwizacji, ewidencję dokumentacji powstałej w procesie certyfikacji i nadzoru (umowy, protokoły z kontroli, sprawozdania z badań), archiwizowanie dowodów certyfikacji oraz wszelkiej dokumentacji wnioskodawcy przekazanej podczas procesu certyfikacji. Zobowiązanie do przestrzegania zasad konkurencji i poufności zawarte są w deklaracji, zgodnie z którą pracownicy zobowiązują się do: przestrzegania ustalonych zasad, łącznie z zasadami dotyczącymi poufności i niezależności od handlowych lub innych interesów, zachowania w tajemnicy wszelkich okoliczności i informacji, przekazanych im w związku z wykonywaniem powierzonych obowiązków a w stosunku, do których podjęli niezbędne działania w celu zachowania ich poufności i których ujawnienie mogłoby narazić PRS S.A. na szkodę Odpowiedzialność prawna Uzyskany certyfikat nie zwalnia z odpowiedzialności posiadacza certyfikatu za wyrób oraz skutki wynikające z użytkowania wyrobu niewłaściwej jakości.

13 Indeks: PCW-OCZ Edycja: Strona: 13/13 Proces certyfikacji nie obejmuje analizy dokumentacji przedmiotu oceny w świetle obowiązujących ustaw o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz o prawie własności przemysłowej Informacje dodatkowe Informacje dodatkowe można uzyskać w Sekretariacie Pionu Certyfikacji Polskiego Rejestru Statków S.A., tel. +48 (058) , fax.: +48 (058) , dc@prs.pl. 6 FORMULARZE Formularze przywołane: Nr formularza Nazwa formularza Data wydania Form. 1/PCW-OCZ/OCN Wniosek o certyfikację wyrobu/(en) Application form Form. 2/PCW- OCZ/OCN Umowa o certyfikację wyrobu (normy)/ (EN) Contract for product certification (standards) Form. 3/PCW- OCZ/OCN Arkusz oceny podwykonawcy Form. 4/PCW- OCZ/OCN Ocena procesu certyfikacji wyrobu Form. 5/PCW-OCZ/OCN Formularz Przeglądu i realizacji Zlecenia Certyfikacji Wyrobów Form. 6/PCW- OCZ/OCN Certyfikatu zgodności Form.8/PCW- OCZ/OCN Plan procesu certyfikacji wyrobu Form.11/PCW-OCN/OCZ Sprawozdanie z oceny Wszystkie zapisy i dokumenty związane z certyfikowanym wyrobem przechowywane są przez okres 10 lat po wyprodukowaniu ostatniego wyrobu. 7 ZAŁĄCZNIKI Wprowadzone załączniki: Zał. 1/PCW-OCZ Schemat procesu certyfikacji wyrobów. Zał. 2/PCW- OCZ Wykaz personelu upoważnionego do podejmowania działań w procesach certyfikacji. Zał. 3/PCW-OCZ Wykaz wyrobów i dokumentów kryterialnych.