Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika w ramach projektu Beneficjent: Urząd Miasta Krakowa Wersja: 1.00 Data wersji: Autor (rzy): Zespół Pentacomp Nazwa pliku: MJUP_Instrukcja użytkownika_v100_ docx Klauzula poufności: Pentacomp ZASTRZEŻONE Monitorowanie, jakości usług publicznych, jako element zintegrowanego systemu zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

2 Metryka dokumentu Tytuł dokumentu: Instrukcja użytkownika Nazwa Projektu: Monitorowanie Jakości Usług Publicznych Autor (rzy): Zespół Pentacomp Zespół UMK Numer wersji dokumentu: 1.00 Klauzula poufności: Pentacomp ZASTRZEŻONE Data stworzenia dokumentu: Sprawdził (a): Sprawdził(a) Data sprawdzenia wersji: rrrr-mm-dd Zatwierdził (a) Zatwierdził(a) Data zatwierdzenia wersji: rrrr-mm-dd Historia zmian dokumentu Nr Data wersji Autor zmiany Komentarz/Uwagi/Zakres zmian wersji Zespół Pentacomp Wersja pełna Dystrybucja dokumentu Nr wersji Data dostarcz. Adresat Funkcja/Stanowisko Akceptacja dokumentu Nr wersji Data akceptacji Akceptujący Zakres Podpis Dokument ten stanowi tajemnicę handlową a jego treść dotyczy prac realizowanych przez Pentacomp Systemy Informatyczne S.A. w ramach zobowiązań kontraktowych. Copyright, Pentacomp Systemy Informatyczne S.A.,

3 Spis treści 1. Wstęp Definicje Planowanie strategiczne Dziedziny zarządzania Usługi publiczne Wskaźniki kontekstowe i strategiczne Wieloletni Plan Finansowy/Wieloletnia Prognoza Finansowa Przedsięwzięcia Raporty dla dziedzin i przedsięwzięć wieloletnich Słowniki Formułowanie Programów Definiowanie programu Cele szczegółowe programu Ryzyka programu Standardowe raporty dla Programów Tworzenie scenariuszy WPF różne warianty inwestycyjne Przegląd zdań typu P i dołączanie ich do scenariuszy Projektowanie wariantów i dodawanie nowych zadań Tworzenie wariantów WPF Porównywanie wariantów WPF Planowanie zadań typu B Przygotowanie danych do planowania zadań B Limity wydatków i etatów Definiowanie zadań typu B Uzupełnienie danych dla Działań w Zadaniach typu B Plan rzeczowo - finansowy zadania typu B Planowanie zadań budżetowych typu P Definiowanie zadań typu P Uzupełnienie danych dla etapów w zadaniach typu P Kamienie milowe dla etapów w zadaniach typu P Plan finansowo rzeczowy zadania typu P Wydrukowanie planu zadania Przygotowanie formatu Eksport raportu do Excela i przygotowanie wydruku Kończenie planowania zadania Wskaźniki zadania

4 8.1 Wskaźniki standardowe zadania Wybór pozostałych wskaźników dla zadania Dodawanie mierników Dodawanie wskaźników Wprowadzanie wartości mierników Wybór wskaźników dla monitorowania celów szczegółowych Ryzyka dla zadań Definiowanie ryzyka dla zadań Weryfikacja i scalanie ryzyk Zarządzanie ryzykiem od strony Właściciela ryzyka Zarządzanie ryzykiem w zadaniach typu B Zakres odpowiedzialności koordynatora zadania (typu b) oraz środowisko pracy Rejestracja ryzyka w zadaniu typu B Ocena ryzyka w zadaniu typu B: Scalanie ryzyk Weryfikowanie ryzyk Przegląd historii ryzyk Anulowanie ryzyk Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Zarządzanie ryzykiem w zadaniach typu P Zakres odpowiedzialności w zakresie zarządzania ryzykami dla zadań typu p oraz środowisko pracy: Rejestracja ryzyka w zadaniu typu P Ocena ryzyka w zadaniu typu p: Scalanie ryzyk Weryfikowanie ryzyk Przegląd historii ryzyk Anulowanie ryzyk Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Zarządzanie ryzykiem przez właściciela zasobu Zakres odpowiedzialności właściciela zasobu oraz środowisko pracy Rejestracja ryzyka w obszarze bezpieczeństwa zasobów: Ocena ryzyka dla kategorii / podkategorii zasobu Postępowanie z ryzykami w obszarze bezpieczeństwa informacji Scalanie ryzyk Weryfikowanie ryzyk Anulowanie ryzyk Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Przeglądanie wyników badań:

5 10.4 Zarządzanie ryzykiem przez koordynatora programu Zakres odpowiedzialności koordynatora programów oraz środowisko pracy Rejestracja ryzyka właściwego dla celu szczegółowego programu: Ocena ryzyka w programie: Scalanie ryzyk Weryfikowanie ryzyk Przegląd historii ryzyk programu Przegląd historii ryzyk zadań objętych programem Anulowanie ryzyk Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Zarządzanie ryzykami właściwymi dla celów długoterminowych jednostki Obszar zarządzania Zakres odpowiedzialności w zakresie zarządzania ryzykami długoterminowymi Rejestracja ryzyka właściwego dla celów długoterminowych: Weryfikowanie ryzyk właściwych dla celów długoterminowych Przegląd historii ryzyk Anulowanie ryzyk Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Zarządzanie funkcją audytu i kontroli Planowanie badań (zadań) audytowych i kontrolnych Zatwierdzanie planów badań Anulowanie zadań audytowych / kontrolnych Wprowadzanie wyników badań audytowych / kontrolnych Metoda pełna Metoda skrócona Zakończenie zadania audytowego / kontrolnego Wprowadzanie wyników czynności sprawdzających Wprowadzanie niezależnej oceny (poza kontekstem badań)

6 1. Wstęp Niniejszy dokument opisuje sposób obsługi system BI STRADOM stworzonego w ramach projektu Monitorowanie jakości usług publicznych. Dokument opisuje wszystkie obszary funkcjonalne systemu: 1. Planowanie strategiczne 2. Planowanie zadań budżetowych.. 3. Zarządzanie ryzykiem. 4. Monitorowanie i raporty. 2. Definicje Dziedzina - Jeden z obszarów działalności JST, na które umownie podzielono uniwersum pozostające w zakresie jej działalności (np. oświata i wychowanie, ochrona i kształtowanie środowiska). Program - Zespół działań, przewidzianych do wykonania w ciągu kilku lat, podejmowany dla realizacji strategii. Celem programu jest uzyskanie oczekiwanych zmian wybranych wskaźników strategicznych. Realizacja programu następuje poprzez wykonywanie należących do niego zadań budżetowych. Projekt - Projekt jest to jedno lub więcej zadań budżetowych typu P, które mogą być uzupełnione działaniami z innych zadań (np. dotyczących terenu inwestycji), realizującymi łącznie wspólny cel. Projekt może mieć charakter inwestycyjny lub organizacyjny. Usługa publiczna - Usługa publiczna to działanie lub zespół działań wykonywanych na rzecz wspólnoty przez podmiot publiczny lub z udziałem środków publicznych w celu wytworzenia pewnego dobra publicznego lub społecznego. Usługi publiczne są udostępniane lub wytwarzane w sposób i w stopniu określonym zazwyczaj w przepisach prawa lub / i w politykach jednostek samorządu terytorialnego. Usługi publiczne wytwarzane są w ramach dziedzin zarządzania i dotyczą jednego lub wielu zadań. Przedsięwzięcie - Przedsięwzięcie wieloletnie to zadanie, działanie lub etap ze statusem WPF zawierające jedną lub wiele umów, na które zaciągane są zobowiązania na okres dłuższy niż rok budżetowy. Przedsięwzięcie wieloletnie może być jednym zadaniem budżetowym, jednym lub wieloma działaniami lub etapami w ramach jednego zadania. Przyjęte w budżecie przedsięwzięcia wieloletnie ujmowane są w wieloletniej prognozie finansowej. Zadanie budżetowe - Zadanie budżetowe jest podstawową jednostką rozliczeniową w budżecie rocznym i ukierunkowane jest na realizację celów organizacji oraz poprawę jakości usług publicznych świadczonych na rzecz mieszkańców. Posiada określony cel, wymagania jakościowe, zaplanowanych do wykorzystania zasobach (środki finansowe, etaty) oraz realizowanych/dostarczanych produktach. W zadaniu zdefiniowane są działania lub etapy, mierniki i wskaźniki operacyjne pozwalające ocenić jego wykonanie. Jedno Zadanie budżetowe może zawierać wydatki majątkowe, bieżące lub jedne i drugie. Zadania budżetowe planowane są przez komórki organizacyjne urzędu oraz miejskie jednostki organizacyjne. Zadanie budżetowe typu B - Zadanie budżetowe realizowane w sposób powtarzalny, zwykle zgodnie z ustalonymi procedurami i/lub wg zdefiniowanych w organizacji 6

7 procesów, którego efektem mogą być podobne produkty. Plan Zadania typu B składa się z Działań. Zadanie budżetowe typu P - Zadanie budżetowe realizowane jednorazowo, którego rezultatem jest unikalny produkt, zwykle zadanie takie trwa więcej niż rok, podzielone jest na etapy i ma określony harmonogram oraz termin zakończenia. Plan Zadania typu P składa się z Etapów. Działanie Czynność (lub zbiór czynności) podejmowana przez pracowników urzędu lub miejskiej jednostki w celu realizacji zadania. Etap działanie niezbędne dla realizacji produktu projektu, które powiązane z innymi etapami składa się na całość projektu (zadania typu P). Faza zbiór wydzielonych etapów (działań) wyznaczających cykl życia projektu z punktu widzenia zarządzania. Dla zadań inwestycyjnych wyróżnia się fazy: P- planowanie, B budowa, P+B przygotowanie i budowa, RF - rozliczenia finansowe, T odszkodowania / wykupy. Dla projektów bieżących wyróżnia się fazy: I- inicjowania, P planowania, RM realizacji i monitorowania, Z zamykania. Kamień Milowy ważne, jednorazowe, możliwe do określenia zdarzenie w harmonogramie, które podsumowuje zestaw działań, etap lub fazę projektu. Jednostka Realizująca jednostka organizacyjna, jej komórka organizacyjna lub miejska jednostka organizacyjna odpowiedzialna za realizację zadań budżetowych, które sama realizuje. Jednostka Koordynująca jednostka organizacyjna, jej komórka organizacyjna lub miejska jednostka organizacyjna odpowiedzialna za zadania budżetowe, które realizują inne jednostki realizujące. Dysponent jednostka organizacyjna, która pełni rolę faktycznego wykonawcy części budżetu JST oraz prowadzi kontrolę wykonania budżetu w toku i na koniec roku budżetowego. Dla Urzędu Miasta Krakowa oraz części instytucji kultury, dysponentem jest Wydział Finansowy, dla samodzielnych miejskich jednostek organizacyjnych, dysponentem są same te jednostki, dla części jednostek oświatowych Zespół Ekonomiki Oświaty. Koordynator Programu wyznaczony pracownik Urzędu Miasta lub Miejskiej Jednostki Organizacyjnej, która zarządza programem, w tym odpowiada za jego opracowanie lub aktualizacje, planowanie środków w perspektywie rocznej i wieloletniej, realizację oraz opracowanie sprawozdań z wykonania programu. Koordynator Zadania Koordynator Zadania - Wyznaczony pracownik Urzędu Miasta lub Miejskiej Jednostki Organizacyjnej, który planuje zadania budżetowe, dokonuje zmian w planie zadań budżetowych, wnioskuje o zmianę w planie zadania, realizuje zadania i opracowuje sprawozdanie z realizacji. Miernik zadania - wielkość otrzymywana w wyniku pomiaru bezpośredniego, której znajomość jest konieczna dla obliczenia wartości wskaźnika dziedziny lub wskaźnika zadania Wskaźnik zadania wielkość służąca charakterystyce produktów realizowanych w ramach zadań budżetowych. Wskaźniki zadania służą do planowania, monitorowania i ocen stopnia realizacji celów zadań oraz ich planów rzeczowo finansowych. (wskaźniki skuteczności, efektywności, satysfakcji klienta, realizacji planu i inne których zmiana w określonym kierunku jest pożądana). 7

8 8

9 3. Planowanie strategiczne 3.1 Dziedziny zarządzania Uniwersum, jakim zajmuje się JST dzielimy (umownie) na rozłączne części nazywane dziedzinami zarządzania. Każda dziedzina ma swojego koordynatora, który przygotowuje w swoim obszarze dane i zapewnia ekspertyzę dla najwyższego kierownictwa służąc doradztwem przy podejmowaniu decyzji w sprawach strategii, polityk oraz wyboru działań dla realizacji celów w obszarze swojej specjalizacji. Rejestr dziedzin zarządzania został zaprezentowany na rysunku poniżej (Rysunek 1 Dziedziny zarządzania). Rysunek 1 Dziedziny zarządzania Dane do niej wprowadzają koordynatorzy używając przycisku + DODAJ w lewym górnym rogu tabelki. Po kliknięciu otwierają się pola do wprowadzania danych. Tę samą treść możemy wyświetlić klikając na ikonę ołówka w drugiej od lewej strony kolumnie tabeli. Wtedy możemy edytować dane zawarte wcześniej w uruchomionym wierszu. Klikając prawym klawiszem myszy możemy wyświetlić widoczne na rysunku menu kontekstowe, które umożliwia dostęp do kolejnych formatek. 9

10 3.2 Usługi publiczne Gdy zdefiniowano dziedziny i wskazano osobę odpowiedzialną (koordynatora, któremu powierzono odpowiedzialność za zarządzanie danymi) koordynator winien zaproponować definicje usług, które samorząd dostarcza w obszarze danej dziedziny. Aby zapisać je w systemie z menu kontekstowego należy wybrać zakładkę Usługi publiczne, co powoduje wyświetlenie formatki przedstawionej na rysunku poniżej (Rysunek 2 Usługi publiczne). Rysunek 2 Usługi publiczne Usługi w systemie można definiować w sposób analogiczny, jak umieszcza się tam Dziedziny Zarządzania. Kody dziedzin i definiowanych dla nich usług mogą być nadawane dowolnie, ale można też przyjąć pewne reguły. Usługi obejmują całość działalności jaką w danej dziedzinie JST wykonuje (lub kontraktuje) na rzecz mieszkańców i innych klientów wyłączając programy rozwojowe. Propozycja definiowania usług powinna wyjść od koordynatora dziedziny, który po zaakceptowaniu rozwiązań przez odpowiednich kierowników pionów wprowadza je do systemu. 3.3 Wskaźniki kontekstowe i strategiczne Kolejnym krokiem po zdefiniowaniu dziedzin i usług winna być próba skonkretyzowania zapisów strategii i polityk tak, aby można zaplanować możliwie najskuteczniejsze sposoby i działania, które pozwolą osiągnąć postulowane przez strategię cele i kierunki zmian. Na podstawie zapisów strategii i polityk (dokumenty wyznaczające cele i kierunki 10

11 zmian w długiej perspektywie), które zazwyczaj nie są formułowane w sposób rozliczalny (zawierający miary, pozwalające ocenić rezultat) należy zaproponować zapisy tak konkretyzujące cele, aby po wykonaniu działań można dokonać zobiektywizowanej oceny stopnia, w jakim cel długofalowy został osiągnięty. Dlatego w ramach dziedzin odpowiednio do celów formułowane są wskaźniki kontekstowe oraz strategiczne. Wskaźniki kontekstowe (informacyjne, śledzimy ich zmiany, bo są istotne dla podejmowania decyzji, ale mamy zbyt mały wpływ, aby istotnie na ich zmiany oddziaływać) np.: Demografia (ilość ludzi, dzieci, rozkład wiekowy) Dane klimatyczne, dane o rynku pracy, działalności gospodarczej Wskaźniki strategiczne (formułowane dla celów, które wyznaczyliśmy; chcemy mieć na nie wpływ i dla ich zmiany przygotowujemy programy i podejmujemy działania) np.: Przepustowość sieci dróg miejskich w głównych ciągach komunikacyjnych Osiągane standardy w transporcie publicznym (lub innych usługach) Ponadto można rozróżnić dwie grupy wskaźników dziedzinowych: Obiektywne pochodzące z pomiarów Subiektywne pochodzące z badań opinii Wybór wskaźników dla dziedzin także powinien zaproponować koordynator, jednak propozycja ta winna być poprzedzona solidną analizą danych i badaniami społecznymi. Zespół wskaźników kontekstowych oraz mierników i wskaźników strategicznych dla poszczególnych dziedzin wraz z formułami ich obliczenia zapisują koordynatorzy dziedzin. Każdy koordynator w swojej dziedzinie definiuje mierniki. W tym celu z MENU GŁÓWNEGO wybiera DZIEDZINY ZARZĄDZANIA, powtarza ten wybór na kolejnym poziomie, ustawia kursor na swojej dziedzinie i pod prawym klawiszem myszy z menu kontekstowego wybiera teraz MIERNIKI otwierając formatkę widoczną na rysunku poniżej (Rysunek 3 Mierniki dla dziedziny zarządzania). 11

12 Rysunek 3 Mierniki dla dziedziny zarządzania Następnie korzystając z przycisku +Dodaj nowy miernik otwiera formatkę dodawania nowego miernika. Wprowadzając kolejno do systemu wszystkie mierniki, jakie są istotne dla jego dziedziny. Każdy nowy wprowadzony miernik wymaga zatwierdzenia przyciskiem w lewym dolnym rogu formatki. Po zapisaniu mierników korzystając z przycisku Powrót wracamy do listy dziedzin i z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy wybieramy teraz wskaźniki, otwiera się formatka widoczna na rysunku poniżej (Rysunek 4 Wskaźniki dla dziedziny zarządzania). 12

13 Rysunek 4 Wskaźniki dla dziedziny zarządzania Korzystając z umieszczonego w lewym górnym rogu przycisku +Dodaj nowy wskaźnik otwieramy formatkę otwieramy formatkę dodawania nowego wskaźnika. Rozwinięta formatka dla wybranej dziedziny. Mierników tych możemy użyć do zdefiniowania formuły, wg której system obliczy wartość wskaźnika. Wpisujemy kolejno: symbol i nazwę wskaźnika oraz zapisujemy formułę dla jego obliczenia. Każdy zdefiniowany wskaźnik zapisujemy przyciskiem. Dla każdego wskaźnika możemy także określić tutaj oczekiwania dotyczące jego przyszłej wartości. W polu WYNIK wybieramy spośród możliwości: Wartość (liczba) wtedy podajemy wartość oczekiwaną i datę jej osiągnięcia Wzrost lub Spadek (kierunek zmian) wtedy podajemy wartość bazową oraz wartość tzw. znakomitą (taką, którą uznamy za sukces - ocena maksymalna) Wartość bazowa wtedy podajemy wartość bazową i przedział tolerancji oraz datę pomiaru. System wymaga także podania wagi jaką wskaźnikowi w dziedzinie przypisano waga to liczba z przedziału od 0 do 1. Podajemy ją, aby w przypadku programu dla którego wyznaczamy kilka celów wskazać priorytety. Aktualizacja wartości mierników dziedzinowych w systemie następuje zazwyczaj w odstępach rocznych. Dla dokonania aktualizacji wracamy do tabelki Mierniki strategiczne dla dziedziny. System czerwoną czcionką nad tabelą przypomina nam o konieczności uzupełnienia wartości mierników (Rysunek 3 Mierniki dla dziedziny zarządzania). Korzystając z przycisku Aktualizuj wartości mierników otwieramy formatkę, na której możemy za kolejne okresy wprowadzić odpowiednie wartości mierników rysunek poniżej (Rysunek 5 Wartości mierników dziedzinowych). 13

14 Rysunek 5 Wartości mierników dziedzinowych Aby zarejestrować systemie dane historyczne powinniśmy w tabelce na rys. 3.1 ustawić kursor na wierszu miernika, dla którego chcemy uzupełnić dane i pod prawym klawiszem myszy znajdziemy Wartości miernika. Uruchomienie tego okienka spowoduje także wyświetlenie formatki, na której możemy teraz wpisać wartości, których system oczekuje, ale gdy naciśniemy przycisk Dodaj w lewym górnym rogu tabelki zostanie w niej dodany nowy wiersz i w wierszu tym możemy wybrać daty od do oraz wprowadzić odpowiednią wartość miernika. Wskaźniki dziedzinowe zostały zdefiniowane, wartości mierników wprowadzone, teraz można zacząć z nich korzystać, formułując przy ich pomocy cele Programów. Jeśli w systemie umieszczono już programy wieloletnie możemy zobaczyć, które z nich są już podpięte do DZIEDZINY. W tym celu wracamy do rejestru dziedzin zarządzania i z MENU KONTEKSTOWEGO wybieramy teraz Programy. System wyświetla formatkę z listą Programów należących do Dziedziny. Aby uzupełnić tę listę w tabeli DZIEDZINY ZARZĄDZANIA ustawiamy kursor na naszej DZIEDZINIE i z menu kontekstowego wybieramy PROGRAMY. Widzimy teraz listę Programów przypisanych wcześniej do dziedziny i możemy też przypisać następne, wybierając z listy po naciśnięciu przycisku +Przypisz - rysunek poniżej (Rysunek 6 Rejestr programów należących do dziedziny). 14

15 Rysunek 6 Rejestr programów należących do dziedziny 3.4 Wieloletni Plan Finansowy/Wieloletnia Prognoza Finansowa Po przyjęciu systematyki w zakresie dziedzin, usług oraz miar, które pozwolą na zobiektywizowaną prezentację celów długoterminowych konieczne jest określenie możliwości finansowych JST. W tym celu najpierw trzeba zdefiniować strukturę i szczegółowość Wieloletniej Prognozy Finansowej (dalej: WPF) - prócz wymagań dotyczących. Formatkę, która pozwala zdefiniować kilkupoziomową strukturę Wieloletniej Prognozy Finansowej w szczegółowości oczekiwanej dla celów zarządczych przedstawia rysunek poniżej (Rysunek 7 WPF definicja). 15

16 Rysunek 7 WPF definicja Niezależnie od uzupełnień, które wynikają z potrzeb JST system będzie generował dla systemu Ministerstwa Finansów raport WPF w układzie tam wymaganym. Wypełnienie w/w planu danymi może nastąpić przez wpisanie danych z klawiatury na formatce Planowanie Wieloletniej Prognozy Finansowej (Rysunek 8 WPF planowanie) lub przy wykorzystaniu przycisku Import z odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego. 16

17 Rysunek 8 WPF planowanie 3.5 Przedsięwzięcia Prezentacja Wieloletniej Prognozy Finansowej dla MF (poprzez umieszczenie jej w systemie BESTIA) wymaga załącznika w postaci listy przedsięwzięć wieloletnich. Jednym z celów sporządzania tego załącznika jest udzielenie przez organ stanowiący upoważnienia do zaciągania zobowiązań przekraczających rok budżetowy kierownikom jednostek realizujących. W systemie STRADOM przyjęto, że przedsięwzięciem będzie każde całe zadanie budżetowe lub jego wybrane DZIAŁANIE albo ETAP, które ma charakter wieloletni, czyli dla którego w systemie zaznaczono status WPF. Aby tę listę przedsięwzięć automatycznie wygenerować z systemu należy właściwie (tj. zgodnie z instrukcją zawartą w punkcie. poniżej) zaplanować zadania budżetowe. Plan ten prócz szczegółowych wydatków roku bieżącego musi zawierać przewidywane limity wydatków w kolejnych latach do zakończenia zadania (ew. DZIAŁANIA lub ETAPU) oraz kwotę będącą limitem, do którego kierownik jednostki realizującej może zaciągać zobowiązania. 3.6 Raporty dla dziedzin i przedsięwzięć wieloletnich Raport Charakterystyka Dziedziny zarządzania Koordynator Dziedziny w swoim środowisku pracy może przeglądać i weryfikować dane dotyczące Programów, Zadań i wskaźników korzystając z Raportu przedstawionego na rysunku poniżej (Rysunek 9 Raport kontekstowy dla dziedziny zarządzania). 17

18 Rysunek 9 Raport kontekstowy dla dziedziny zarządzania W tym celu z menu kontekstowego należy wybrać Raport dla Dziedziny W raporcie system prezentuje dwie tabelki. Pierwsza przedstawia komplet wskaźników kontekstowych i strategicznych zdefiniowanych w Dziedzinie wraz z ich poprzednimi i aktualnymi wartościami. Druga tabelka to lista wszystkich Zadań realizowanych w Dziedzinie. Górna część tabeli zawiera zadania uporządkowane wg Programów, do 18

19 których należą, a poniżej umieszczone są pozostałe Zadania, przypisane do Dziedziny, które nie należą do Programów. Raport Przekrój finansowy Zadań WPF System STRADOM na podstawie danych wprowadzanych w procesie planowania automatycznie generuje Wykaz przedsięwzięć wieloletnich w postaci pliku zawierającego wszystkie informacje potrzebne do sporządzenia załącznika do Wieloletniej Prognozy Finansowej. Zestawienie, które jest podstawą sporządzenia Wykazu dostępne jest z MENU GŁÓWNEGO po wybraniu WPF i dalej Przedsięwzięcia wieloletnie oraz Przekrój finansowy (zadania WPF). System wyświetla Raport przedstawiony na rysunku poniżej (Rysunek 10 Raport przekrój zadań WPF). Rysunek 10 Raport przekrój zadań WPF Raport ten zawiera listę wszystkich Zadań lub i Działań, których horyzont czasowy przekracza rok budżetowy i przewidywane jest upoważnienie dla kierownika jednostki realizującej do zaciągnięcia zobowiązań przekraczających kwoty zapisane w budżecie rocznym. Raport ten podobnie jak inne raporty dynamiczne jest podłączony bieżąco do hurtowni i jego zawartość, układ oraz szczegółowość można kształtować. Prócz wartości planowanych wydatków na poszczególne lata przedsięwzięcia można także obserwować aktualną realizację oraz limity zobowiązań jakie w roku budżetowym są dopuszczalne. 19

20 3.7 Słowniki Prócz zdefiniowania dziedzin, wskaźników kontekstowych i strategicznych, oraz usług publicznych, zanim przystąpimy do planowania, trzeba przygotować zawartość licznych słowników, dzięki którym można będzie później wykonywać raporty, potrzebne analizy i zestawienia. Najważniejsze słowniki to: a. Jednostki organizacyjne b. Klasyfikacja budżetowa c. Źródła finansowania, d. Typ zadania budżetowego e. Rodzaj zadania typu B f. Sposób realizacji działania w zadaniu budżetowym g. Programy EU h. Etapy pozyskiwania środków EU i. Fazy etapu projektu j. Fazy zadań typu P k. Typ audytu l. Typ przedsięwzięcia m. Typ wskaźnika n. Kategorie produktów i produkty o. Kategorie i nazwy podatności dla zasobów SI p. Ocena skuteczności zabezpieczenia q. Kategorie ryzyk i ryzyka r. Ocena ryzyka s. Ocena stopnia materializacji ryzyka t. Ocena wdrożenia rekomendacji 3.8 Formułowanie Programów Definiowanie programu Program to podstawowe narzędzie, przy pomocy którego JST realizuje cele zapisane w strategii oraz dokonuje zmian przewidzianych w politykach i innych dokumentach kierunkowych. Program to także jednostka rozliczeniowa w perspektywie wieloletniej - zespół zaplanowanych co najmniej na kilka lat działań, przygotowanych i wykonywanych w celu zmiany jednego lub kilku wskaźników strategicznych. Program obejmuje zadania i/lub projekty oraz posiada finansowanie zapewnione w WPF. Aby zdefiniować program w systemie i zapisać dla niego komplet danych wybieramy z MENU GŁÓWNEGO Programy zostaje wyświetlona formatka prezentująca rejestr programów (Rysunek 11 Rejestr programów). W tabeli widzimy wszystkie programy wprowadzone do systemu, a po kliknięciu przycisku + Dodaj możemy sformułować nowy program, wypełniając dane na wyświetlonej formatce dodawania nowego Programu. W rejestrze Programów jest dostępne również menu kontekstowe pozwalające na wprowadzenie w systemie kolejnych danych dotyczących programu (Rysunek 11 Rejestr programów). 20

21 Rysunek 11 Rejestr programów Program można wprowadzić do systemu zarówno gdy: 1. jest on w całości zaplanowany (nadajemy mu status aktualny ) i wówczas na kolejnych formatkach zobaczymy: zadania typu B lub działania należące do programu zadania typu P w programie dziedzinę (lub dziedziny), na które program oddziałuje na formatce tej możemy także przypisać PROGRAM do jednej lub kilku DZIEDZIN. wskaźniki właściwe dla programu tutaj możemy spośród wskaźników dziedzinowych wybrać właściwe wskaźniki kontekstowe cele szczegółowe i odpowiednie dla nich wskaźniki strategiczne ryzyka, zidentyfikowane przez właściciela wraz z ocenami 2. jest zatwierdzony jako idea, zarezerwowano dla niego środki, ale prace nad skonkretyzowaniem go jeszcze nie są zakończone i nie posiada jeszcze wszystkich danych - wówczas otrzymuje status w przygotowaniu i korzystając z zakładki Planowanie wydatków można dla kolejnych lat zapisać przewidywane środki, jakie chcielibyśmy zapewnić w WPF na jego finansowanie. Gdy program zostanie zaplanowany zgodnie z wymaganiami dane zostaną poprawione, a plany wydatków na Program w poszczególnych latach będą sumą wydatków zadań (lub/i działań) wchodzących w skład programu. Zmianie też ulegnie status Programu status w przygotowaniu zostanie zmieniony na aktualny Prócz możliwości obejrzenia i edycji jakie dają możliwości wyboru z MENU KONTEKSTOWEGO informacje o programie prezentuje Raport dla Programu, który możemy obejrzeć na ekranie po wybraniu z menu kontekstowego Raport dla programu. Raport został zaprezentowany na rysunku poniżej (Rysunek 12 Raport kontekstowy dla programu). 21

22 Rysunek 12 Raport kontekstowy dla programu Więcej informacji dotyczących celów szczegółowych Programu, wartości wskaźników oraz planowanych i wykonanych wydatków znajdziemy w drugim raporcie dostępnym z tego samego menu wybierając ostatni wiersz nazwany Przekrój. Raport ten zawiera dwuczęściową tabelkę górną, prezentującą zakres rzeczowy, cele szczegółowe i wskaźniki, przy czym obie części tabelki mogą być powiększane i zmniejszane. Dolna tabelka to tzw. raport dynamiczny przedstawiający dane finansowe wszystkich zadań i działań wchodzących do programu. Raport ten pokazano na rysunku poniżej (Rysunek 13 Raport przekrojowy dla programu). 22

23 Rysunek 13 Raport przekrojowy dla programu Cele szczegółowe programu Formatkę prezentującą cele szczegółowe można wyświetlić z menu kontekstowego w rejestrze programów. Na formatce tej korzystając z przycisku + Dodaj definiujemy w postaci deklaracji wyniku cele szczegółowe w formie zdania podrzędnego zaczynającego się od słów tak, aby. Po zapisaniu celu jeśli to możliwe wybieramy z listy wskaźników dziedzinowych wskaźnik odpowiedni do monitorowania danego celu szczegółowego. Dla każdego wskaźnika możemy zapisać oczekiwania dotyczące zmian w analogiczny sposób jak uczyniliśmy to na poziomie DZIEDZIN, wskazując kierunek zmian oraz wartość znakomitą lub przedział, w którym chcielibyśmy się utrzymać. Następnie poprzez określenie wagi ustalamy jak ważny wśród pozostałych celów szczegółowych zdefiniowanych dla tego programu jest wybrany obecnie. Waga to liczba z przedziału (0,1) - należy ją tak dobrać, aby suma wag w programie była równa 1. Dla każdego programu możemy zapisać kilka celów szczegółowych, dla każdego z nich dobierając wskaźniki i przypisując im odpowiednie wagi. Rejestr celów szczegółowych programu został przedstawiony na rysunku poniżej (Rysunek 14 Cele szczegółowe programu). 23

24 Rysunek 14 Cele szczegółowe programu Ryzyka programu Definiując program możemy także zarejestrować wyniki analizy ryzyka umieszczając w systemie zidentyfikowane na tym etapie ryzyka. W tym celu z MENU KONTEKSTOWEGO przedstawionego w rejestrze programów wybieramy Ryzyka. Wyświetla się formatka z listą ryzyk jakie dla tego programu zdefiniowano (Rysunek 15 Ryzyka programów). Rysunek 15 Ryzyka programów Zawiera ona nazwę ryzyka, jaką nadał jej właściciel (lub zgłaszający) oraz wybraną ze słownika nazwę słownikową, oceny wg ustalonej w organizacji skali. Dalej możemy także ze słownika wybrać reakcję jaką przewidujemy oraz wskazać osobę odpowiedzialną. Jeśli ryzyko było badane przez audytorów jest tez widoczny wynik badania oraz ID zadania audytowego, którego raport zawiera więcej informacji. Gdy na 24

25 formatce klikniemy przycisk + Dodaj zostanie wyświetlona formatka dodawanie nowego celu szczegółowego, gdzie właściciel koordynator programu może wszystkie dane o ryzyku wprowadzić (Rysunek 16 Dodawanie celu szczegółowego dla programu). Rysunek 16 Dodawanie celu szczegółowego dla programu Właściciel ryzyka powinien zawsze, gdy zachodzi potrzeba aktualizować rejestr. Niezależnie od przypadków wynikających z zachodzących zdarzeń ocena ryzyk winna być okresowo aktualizowana. Decyzja o częstotliwości należy do roli Risk manager a. Na tydzień przed wymaganym terminem nazwa ryzyka wymagającego weryfikacji zostanie wyświetlona czerwoną czcionką. Wtedy koordynator zadania obowiązany jest zweryfikować ryzyko może wówczas zmienić ocenę lub podtrzymać dotychczasową. Jeśli dokona zmiany czarna czcionka zostanie automatycznie przywrócona. Jeśli nie zamierza dokonywać zmiany wystarczy, gdy w linijce danego ryzyka oznaczy checkbox w czwartej kolumnie dla odpowiednich ryzyk i naciśnie w lewym górnym rogu tabeli przycisk Zweryfikuj ryzyko. Raz zdefiniowane i ocenione ryzyko nie może już przez właściciela zostać usunięte, natomiast jego status może zostać zmieniony na ryzyko anulowane, ale czynność tę na wniosek właściciela może wykonać operator posiadający rolę Risk managera. Właściciel może natomiast dokonać scalenia ryzyk. W tym celu w rejestrze ryzyk programu należy zaznaczyć co najmniej dwa ryzyka (wiersze), które zamierzamy scalić, a następnie w lewym górnym rogu tabeli nacisnąć przycisk Scal ryzyka. Wówczas pojawi się formatka dodawania nowego ryzyka dla programu, a w polu Uwagi pojawi się tekst Ryzyko scalone. Do formatki należy wprowadzić wszystkie dane dla nowego ryzyka. 25

26 System w uwagach zapisze ryzyko scalone, a po jego zapisaniu będzie na formatce podglądu wyświetlał informację z jakich poprzednich ryzyk nowe zostało scalone Standardowe raporty dla Programów Koordynator Programu w środowisku, w którym pracuje ma do dyspozycji dwa raporty. Obydwa dostępne są w menu kontekstowym dostępnym z rejestru programów. Wybierając z menu Raport dla Programu zostanie wyświetlony raport jak na rysunku poniżej (Rysunek 17 Raport kontekstowy programu). Rysunek 17 Raport kontekstowy programu 26

27 Raport prezentuje kolejno: nazwę, okres obowiązywania oraz cel Programu, a poniżej w tabelce prezentowane są wskaźniki kontekstowe, które w ramach programu są obserwowane orz wskaźniki strategiczne, których zmiana jest celem Programu i które monitorujemy dla oceny powodzenia Programu. W Raporcie widać poprzednie i aktualne wartości wskaźników. Dolna tabelka raportu przedstawia listę Zadań budżetowych i ewentualnie Działań, które zostały do Programu przypisane. Gdy wybierzemy z menu kontekstowego Przekrój na ekranie pojawi się raport dynamiczny pokazany na rysunku poniżej (Rysunek 18 Raport przekrojowy dla programu). Rysunek 18 Raport przekrojowy dla programu W raporcie tym widzimy trzy tabelki, których wielkość można zmieniać. Najpierw warto kliknąć pineskę na pasku MENU GŁÓWNEGO ukrywając je. Następnie w zależności, które informacje chcemy oglądać możemy regulować wielkość każdego z trzech okientabelek ustawiając kursor na liniach rozgraniczających i gdy kursor zmieni kształt na strzałkę dwustronną przeciągając granicę zmieniamy wielkość okien. W pierwszym górnym oknie widzimy zapis ogólnego celu Programu oraz działań jakie są przewidziane dla realizacji. Po prawej stronie widzimy końcową część Deklaracji wyniku w postaci wyliczonych kolejno celów szczegółowych, przypisanych do nich wag i dalej wskaźników, które mierzą postęp w ich realizacji oraz oczekiwanych i aktualnych wartości. 27

28 Dolna tabelka dla wszystkich zadań należących do Programu prezentuje kolejno dane o planowanych wydatkach na dany rok i kwoty już wydatkowane. 3.9 Tworzenie scenariuszy WPF różne warianty inwestycyjne Proces planowania, przed podjęciem decyzji o ostatecznym kształcie budżetu na kolejny rok i związanej z nim wieloletniej prognozy finansowej wymaga przeanalizowania pewnej ilości wariantów. Aby wspomóc użytkownika w przeprowadzeniu takiej analizy planu system oferuje funkcjonalność nazwaną SCENARIUSZE WPF. Gdy wszystkie zadania na dany rok budżetowy zostały wprowadzone do systemu wraz z harmonogramem wydatków na kolejne lata skoordynowanym z możliwościami prognozy finansowej i projekt budżetu został przygotowany warto przed podjęciem ostatecznej decyzji o jego kształcie sporządzić i przeanalizować alternatywne interesujące decydentów warianty WPF. Pierwszą czynnością do wykonania tego zadania jest zgromadzenie w tzw. wariancie 0 wszystkich zadań typu P, które przygotowano jako kandydatów do otrzymania finansowania w ramach możliwości finansowych JST Przegląd zdań typu P i dołączanie ich do scenariuszy Pracę rozpocząć należy od wyboru z MENU GŁÓWNEGO zakładki WPF i dalej SCENARIUSZE WPF i kolejno WYBÓR ZADAŃ z OBSZARU PLANOWANIE. Widzimy listę wszystkich zadań typu P, które w systemie zostały zdefiniowane. W tym miejscu możemy dokonać szybkiego przeglądu zadań typu P. Przegląd ułatwia możliwość filtrowania zbioru po wszystkich kolumnach tabeli dolnej (Rysunek 19 Scenariusze WPF wybór zadań do wariantu 0). Rysunek 19 Scenariusze WPF wybór zadań do wariantu 0 28

29 Po ustawieniu kursora na wybranym zadaniu i zaznaczeniu w prawym górnym rogu zakładki POKAŻ SZCZEGÓŁY (lupa) nad tabelką z zadaniami system prezentuje po lewej stronie podstawowe dane o zadaniu, a po prawej syntezę jego planu finansowego (Rysunek 20 Scenariusze WPF informacje o zadaniu). Rysunek 20 Scenariusze WPF informacje o zadaniu Aby obejrzeć szczegóły następnego zadania wystarczy przesunąć kursor i kliknąć, a zawartość tabeli zmieni się. Zaczniemy od sporządzenia wariantu podstawowego nazwanego Wariant 0. Do niego powinny należeć wszystkie zadania typu P, dla których w trakcie planowania oznaczono status WPF. Status ten jest prezentowany w jednej z kolumn tabeli zadaniami. Zaznaczmy więc w tabeli wszystkie zadania, dla których status WPF jest oznaczony, a następnie przyciskiem +DOŁĄCZ ZAZNACZONE znajdującym się nad przyciskiem POKAŻ SZCZEGÓŁY dołączamy je do planu. W ten sposób został zapisany wariant 0, który odzwierciedla zapisy w systemie STRADOM w obszarze PLANOWANIE. Ponownie z MENU GŁÓWNEGO wybieramy zakładkę WPF i dalej SCENARIUSZE WPF, a następnie WARIANTY ZADAŃ teraz widzimy na monitorze listę zadań, które wcześniej dołączyliśmy, przy czym każde z nich w kolumnie nazwa wariantu ma zapisane WARIANT 0 (Rysunek 21 Scenariusze WPF warianty zadań). 29

30 Rysunek 21 Scenariusze WPF warianty zadań Projektowanie wariantów i dodawanie nowych zadań Teraz możemy utworzyć nowy wariant zadania, w tym celu zaznaczamy zadanie, dla którego zamierzamy utworzyć nowy wariant i w tabelce w prawym górnym rogu naciskamy przycisk SKOPIUJ WARIANT. Zostanie wyświetlona tabelka Edycja wariantu (kopiowanie), widoczna na rysunku poniżej (Rysunek 22 Scenariusze WPF tworzenie wariantu zadania). 30

31 Rysunek 22 Scenariusze WPF tworzenie wariantu zadania W górnej części ekranu widzimy dane ogólne zadania, a dwie tabelki dolne pozwalają nam dodawać nowe etapy oraz edytować istniejące. Możemy także dodawać i edytować kwoty wydatków. Dla edycji etapu należy kliknąć ikonę ołówka znajdującą się z lewej strony wiersza każdego etapu. Otwarte zostaną pola do zmiany. Aby zmienić (lub dodać) kwoty wydatków ustawiamy kursor w odpowiednim polu dolnej tabelki i po kliknięciu system prezentuje tabelkę pojawiającą się na tle wcześniejszych danych w środku ekranu. W tabelce możemy wybrać źródło finansowania oraz wpisać planowaną kwotę wydatków. Po zakończeniu klawiszem Zapisz (prawy górny róg ekranu) dokonujemy zapisu wprowadzonych danych o finansowaniu. Aby zapisać kompletny nowy wariant edytowanego zadania należy kliknąć przycisk Zapisz w górnym prawym rogu formatki Gdy ponownie otworzymy tabelkę WARIANTY ZADAŃ zapisany przed chwila wariant będzie widoczny na liście wraz z podsumowaniem planu finansowego. Gdy zamiast edytować zadanie istniejące zdecydujemy się dodać nowe możemy nacisnąć +Dodaj w tabelce WARIANTY ZADAŃ prezentującej zadania dołączone. Zostaje wyświetlona formatka dodawania nowego zadania, gdzie możemy dodawać etapy oraz kwoty analogicznie jak w przypadku edycji powyżej. Na zakończenie zapisujemy zadanie przyciskiem Zapisz w górnym prawym rogu (Rysunek 23 Scenariusze WPF dodawanie nowego zadania). 31

32 Rysunek 23 Scenariusze WPF dodawanie nowego zadania Po zapisaniu zadanie to uzupełnia listę zadań, które zostały dołączone wcześniej Tworzenie wariantów WPF Teraz, gdy już utworzyliśmy wszystkie interesujące nas warianty zadań pochodzących z obszaru planowanie oraz zarysowaliśmy potencjalne nowe zadania możemy przejść do przygotowania wariantów WPF. Jeśli chcemy sporządzić nowy wariant WPF z MENU GŁÓWNEGO wybieramy SCENARIUSZE WPF i dalej WARIANTY ZADAŃ, a następnie w prawym górnym rogu w małej tabelce klikamy dwukrotnie trzecią w kolejności zakładkę WARIANTY WPF. Na tle tabeli prezentującej warianty zadań pojawia się rozwinięta tabelka WARIANTY WPF, widzimy wariant 0 (i inne, jeśli zostały już uprzednio zdefiniowane). Teraz w tabelce zaznaczamy kliknięciem jeden z wariantów (zwykle zaczynamy pracę od wariantu 0), rekord zostaje podświetlony. Wówczas w nagłówku tabelki WARIANTY WPF klikamy drugi przycisk SKOPIUJ. Na ekranie pojawia się formatka, w której możemy zapisać nazwę nowego wariantu, do którego zostaną skopiowane wszystkie zadania z zaznaczonego przez nas wcześniej wariantu. Możemy także zaznaczyć checkbox wtedy skopiowanym wariantom zadań zostaną nadane nazwy nowego wariantu WPF, w przeciwnym przypadku zadania skopiowane będą dalej oznaczone jako wariant 0 (Rysunek 24 Scenariusze WPF - lista wariantów). Rysunek 24 Scenariusze WPF - lista wariantów 32

33 3.9.4 Porównywanie wariantów WPF Gdy zdefiniowaliśmy interesujące nas warianty WPF możemy z MENU GŁÓWNEGO wybrać WPF, dalej SCENARIUSZE WPF kolejno PORÓWNANIE WERSJI. Po prawej stronie ekranu widzimy tabelkę z wszystkimi zdefiniowanymi wcześniej wersjami WPF. Zaznaczamy w niej wariant, do którego będziemy porównywać (zwykle zaczynamy od wariantu 0 ). Następnie trzymając wciśnięty klawisz CTRL zaznaczamy drugi wariant do porównania. Po lewej stronie zostanie wyświetlone podsumowanie obu wariantów. Możemy je oglądać jako wartości, różnice lub porównanie w poszczególnych latach. Wyboru dokonujemy wybierając odpowiednie przyciski pod tabelką z wariantami po prawej stronie ekranu. Po wybraniu przycisku Porównanie widzimy ekran jak na rysunku poniżej (Rysunek 25 Scenariusze WPF - porównanie wersji). Rysunek 25 Scenariusze WPF - porównanie wersji Uwaga: Funkcjonalność SCENARIUSZE WPF służy tylko do tworzenia oraz analizowania wariantów i dokonane w jej ramach zmiany w istniejących zadaniach jak i nowo zdefiniowane zadania nie są przenoszone do planów jednostek organizacyjnych, ani do tabel WPF obszarze planowanie czy też do listy przedsięwzięć. Jeśli w wyniku analizy operator dojdzie do wniosku, ze niektóre z zadań wymagają zmiany - musi wprowadzić je w odpowiedniej szczegółowości planu w obszarze planowanie. 33

34 4. Planowanie zadań typu B 4.1 Przygotowanie danych do planowania zadań B Przygotowanie danych do planowania - kwoty, etaty i koszt roboczogodziny (wykonuje OR-6 i MJO, korzystając z ról PRWB lub PROR) Z MENU GŁÓWNEGO należy wybrać PLANOWANIE i dalej LIMITY WYDATKÓW DLA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH. Dla kolejnych JEDNOSTEK korzystając z ikony edycji należy rozwinąć formatkę (Rysunek 26 Limity wydatków dla jednostek - menu) i wprowadzić dla każdej z jednostek limit wydatków oraz limit etatów, można także wprowadzić planowany koszt godziny roboczej. Wprowadzone dane zapisujemy używając przycisku Zapisz. Gdy dla danej jednostki limity kwot wydatków i ilości etatów zostały wprowadzone należy pod prawym klawiszem myszy otworzyć MENU KONTEKSTOWE i wybrać z niego zakładkę BLOKADA WIERSZA wówczas ikona ołówka przestaje być aktywna. Rysunek 26 Limity wydatków dla jednostek - menu 4.2 Limity wydatków i etatów Limity wydatków i etatów dla zadań typu B (wykonuje kierownik JR korzystając z roli KIKO lub KMJO) Po ustaleniu wielkości zasobów dla jednostek kierownik każdej z Jednostek Realizujących przydziela zasoby dla poszczególnych zadań typu B. 34

35 W tym celu z MENU GŁÓWNEGO wybieramy PLANOWANIE i dalej LIMIT WYDATKÓW DLA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH. Ustawiamy kursor na wierszu naszej komórki/jednostki organizacyjnej i z MENU KONTEKSTOWEGO umieszczonego pod prawym klawiszem myszy należy wybrać zakładkę LIMITY WYDATKÓW DLA ZADAŃ. Z pojawiającej się listy zadań typu B wybrać kolejno zadania i klikając dla każdego z nich ikonę ołówka otworzyć formatkę pozwalającą wprowadzić limity dla kolejnych zadań. Po wprowadzeniu limitów dla każdego z zadań należy zapisać nowe dane przyciskiem Zapisz. Uwaga: Mimo, że: - W MENU GŁÓWNYM znajduje się wiersz Planowanie oraz - po wejściu dalej w Limity wydatków dla jednostek organizacyjnych w menu kontekstowym znajduje się ponownie wiersz Planowanie proszę tego skrótu nie używać. Planowanie zadań i wszelkie zmiany należy rozpoczynać od wyboru w MENU GŁÓWNYM wiersza ZADANIA lub MOJE ZADANIA, zgodnie z instrukcją w rozdziale Plan rzeczowo - finansowy zadania typu B. 4.3 Definiowanie zadań typu B Jeśli zadanie jest nowe należy wprowadzić je do systemu STRADOM, w tym celu należy z MENU GŁÓWNEGO wybrać ZADANIA i dalej TYPU B, i wybrać przycisk dodaj znajdujący się z lewej strony na górnej belce rejestru zadań (Rysunek 27 Zadania bieżące - rejestr). Rysunek 27 Zadania bieżące - rejestr Wprowadzając nowe zadanie wybieramy odpowiednio: Rodzaj zadania: - pełne lub proste 35

36 Typ zadania budżetowego: - należy wybrać M lub W - w zależności od charakteru zadania Data od: pole obowiązkowe należy wpisać datę rozpoczęcia zadania (zwykle początek roku) Data do: dla zadań ciągłych (TYPU B) należy pozostawić puste pole Rysunek 28 Zadania bieżące - formatka dodawania Dziedzina zarządzania: Należy wybrać odpowiednią do zadania dziedzinę ze słownika, jeśli całe zadanie mieści się w jednej dziedzinie. Jeśli jakieś działanie należy do innej dziedziny, powiązania z dziedzinami definiujemy dopiero na poziomie działań. 36

37 Usługa publiczna: Należy wybrać odpowiednią do zadania usługę ze słownika. Jeśli nasze zadanie należy do dziedziny Administracja i finanse - dotyczy to zwłaszcza zadań należących do podtypu W - pole można pozostawić puste. Cel strategiczny: dokonać wyboru., wybierając odpowiedni cel operacyjny cel strategiczny przypisze się automatycznie. Program: jeśli całe zadanie należy do Programu zdefiniowanego na dostępnej liście należy wybrać ten program, w przeciwnym razie pozostawić pole puste. Status: wybrać odpowiedni ( na początek zwykle w przygotowaniu ) Status WPF: jeśli całe zadanie ma charakter wieloletni (umowy na kilka lat, działania rozpoczęte w roku bieżącym muszą być finansowane w roku przyszłym itp.*) należy oznaczyć checkbox, w innych przypadkach pozostawić pole puste. Kategoria przedsięwzięcia: (wybieramy tylko w przypadku pozytywnego statusu WPF) wybrać właściwą. Typ Przedsięwzięcia: (tylko gdy status WPF oznaczony) wybrać z listy rozwijanej odpowiedni typ przedsięwzięcia. Rezultat: Należy wpisać pierwszy element deklaracji wyniku podobnie jak obecnie brzmi początek Celu w Charakterystyce Zadania w formularzu P-1 określenie celu ogólnego. Poprzez: Należy wyliczyć krótko, w punktach działania jakie zamierza się podjąć dla realizacji deklaracji wyniku. Po uzupełnieniu danych, należy zapisać nowe dane przyciskiem Zapisz. 4.4 Uzupełnienie danych dla Działań w Zadaniach typu B Po uzupełnieniu i aktualizacji danych na poziomie Zadania z MENU GŁÓWNEGO należy wybrać ZADANIA i dalej TYPU B, kolejno wpisać w pole filtra kolumny zatytułowanej NR ZADANIA początek symbolu naszego zadania, odszukać odpowiedni wiersz, ustawić na nim kursor. Wtedy pod prawym klawiszem myszy z menu kontekstowego (Rysunek 29 Zadania bieżące). Rysunek 29 Zadania bieżące menu kontekstowe 37

38 należy wybrać zakładkę DZIAŁANIA i otwiera się formatka (Rysunek 30 Zadania bieżące - działania). Powiązania, które zostały zaznaczone na poziomie zadania system umieszcza automatycznie, pozostałe należy zaznaczyć obecnie. Rysunek 30 Zadania bieżące - działania Dziedzina zarządzania: Należy wybrać odpowiednią do działania dziedzinę ze słownika Usługa publiczna: Należy wybrać odpowiednią do działania usługę ze słownika, jeśli całego zadania nie można przyporządkować do usługi (dotyczy zadań M). Cel strategiczny: Trzeba dokonać wyboru. na poziomie celu operacyjnego (rozwinąć drzewko celów strategicznych za pomocą +). Program: Można dokonać wyboru Status: wybrać odpowiedni ( na początek zwykle w przygotowaniu ) Status WPF: jeśli Działanie ma charakter wieloletni (umowy na kilka lat, działania rozpoczęte w roku bieżącym muszą być finansowane w roku przyszłym itp.*) należy oznaczyć checkbox, w innych przypadkach pozostawić pole puste. Kategoria przedsięwzięcia: (wypełniamy tylko w przypadku pozytywnego statusu WPF) wybrać właściwą. Typ Przedsięwzięcia: (tylko gdy status WPF oznaczony) wybrać z listy rozwijanej odpowiedni typ. Data od: wybrać, gdy nie całe zadanie ma status WPF, a to działanie tak. Data do: wybrać, gdy nie całe zadanie ma status WPF, a to działanie tak. Po uzupełnieniu danych, należy zapisać nowe dane przyciskiem Zapisz. 4.5 Plan rzeczowo - finansowy zadania typu B PLANOWANIE ZADANIA TYPU B (wykonuje koordynator Zadania korzystając z roli KOZA) 38

39 W systemie STRADOM - z MENU GŁÓWNEGO - wybrać ZADANIA i dalej MOJE ZADANIA, wybrać zadanie do planowania, ustawić na nim kursor, a następnie z MENU KONTEKSTOWEGO wybrać Plan zadania. Można też z MENU GŁÓWNEGO wybrać ZADANIA i dalej TYPU B, kolejno wpisać w pole filtra kolumny zatytułowanej NR ZADANIA początek symbolu planowanego zadania. Rysunek 31 Planowanie zadania Następnie trzeba ponownie odszukać odpowiedni wiersz, ustawić na nim kursor. Gdy kursor znajduje się na wierszu z naszym zadaniem pod prawym klawiszem myszy widzimy menu kontekstowe (Rysunek 29 Zadania bieżące). Teraz wybieramy PLANOWANIE i otwiera się formatka (Rysunek 31 Planowanie zadania). Zawiera ona dwie tabelki oraz raport Podsumowanie zadania. Górna przedstawia dane do planowania, tj. limit etatów oraz limit wydatków bieżących dla komórki lub jednostki realizującej, a poniżej odpowiednie limity wyznaczone przez kierownika komórki dla danego zadania. W kolejnych dwóch wierszach aktualizują się wartości dla naszego zadania w miarę postępu planowania. Dolna tabelka zawiera formatkę do planowania stanowiącą - odpowiednik dotychczasowego formularza P-2. Widzimy w niej wszystkie Działania zdefiniowane wcześniej w ramach zadania i dla każdego z nich możemy dodać potrzebną ilość wierszy planu. Ze względu na to, że System STRADOM umożliwia zaplanowanie zadań na więcej niż jeden rok pierwszą czynnością winien być wybór roku, dla którego chcemy przygotować plan. W polu umożliwiającym taki wybór między tabelkami wybieramy rok(np. 2015). Na monitorze widzimy pustą tabelkę przygotowaną do planowania na rok 2015 (Rysunek 32 Planowanie zadania - edycja zadania). 39

40 Rysunek 32 Planowanie zadania - edycja zadania Jeśli zadanie jest kontynuowane i struktura działań została zachowana NALEŻY kliknąć na ikonie edycji ołówka w pierwszym wierszu w tabeli (Rysunek 32 Planowanie zadania - edycja zadania). zawierającym Symbol i Nazwę Zadania. Otwiera się formatka (Rysunek 33 Planowanie zadania - kopiowanie planu z porzedniego roku), na której po prawej stronie widać przycisk Skopiuj plan z poprzedniego okresu. Naciśnięcie spowoduje, że plan roku poprzedniego (np. 2014) zostanie automatycznie zapisany na rok, który planujemy (np.2015). Teraz korzystając z funkcji opisanych poniżej możemy edytując ukształtować plan zgodnie z potrzebami. Uwaga: Ponieważ mierniki i wskaźniki ustalone dla zadania w roku poprzednim, są związane bezpośrednio z nazwami produktów, każda (nawet drobna dodatkowa litera, kropka, spacja itp.) zmiana w nazwie produktu z roku na rok spowoduje, że: - utracona zostanie ciągłość danych - wszystkie mierniki i wskaźniki będą musiały zostać ponownie zdefiniowane dla nowej nazwy produktu, dlatego treść planu NALEŻY skopiować z roku poprzedniego i zmiany nazw produktów dokonywać tylko w przypadkach koniecznych biorąc pod uwagę w/w skutki. W roku bieżącym, ponieważ zmieniły się reguły nazywania produktów w większości przypadków ich nazwy oraz przypisane wskaźniki i mierniki uległy zmianie, więc muszą zostać na nowo zdefiniowane. 40

41 Rysunek 33 Planowanie zadania - kopiowanie planu z porzedniego roku Jeśli zadanie jest nowe cały plan należy wprowadzić. Dane możemy wprowadzać wyłącznie w wierszach, w których na Rysunek 32 Planowanie zadania - edycja zadania znak + ma kolor niebieski. Jeśli dane chcemy wprowadzić bezpośrednio dla Działania (gdy ma ono charakter jednorodny tj. ma wyłącznie sposób realizacji SW) używamy ikony ołówka na poziomie Działania. Rysunek 34 Planowanie zadani - formatka dodawania pozycji 41

42 Jeśli w DZIAŁANIU mamy różne sposoby realizacji lub wydatki w różnej klasyfikacji budżetowej wprowadzamy kolejno odpowiednie dane do formatki (Rysunek 34 Planowanie zadani - formatka dodawania pozycji). Zaczynamy od nazwy poddziałania, wybieramy sposób realizacji (SW oznacza siły własne, Z zakup, ZZ zlecenie zewnętrzne itp.), określamy nazwę produktu wpisując ją w kolumnie Produkt. Uwaga: Nadawana przez koordynatora nazwa produktu musi być unikalna w skali organizacji i być tak dobrana, aby wyróżniała ten produkt spośród innych, jakie dostarcza JST oraz aby dla najwyższego kierownictwa była wystarczająca dla zidentyfikowania produktu. Dlatego zalecamy koordynatorom zadań dodawanie do nazwy produktu symbolu jednostki realizującej zadanie lub symbolu zadania budżetowego jeśli w jednostce są podobne produkty. Uwaga: Definiowanie produktu ma sens tylko tam, gdzie jesteśmy zainteresowani monitorowaniem wskaźników ilościowych, skuteczności czy efektywności. W przypadku, gdy dla danego wiersza planu nie ma takiej potrzeby pole produkt i kategoria produktu pozostawiamy puste. Natomiast na poziomie (w wierszu) DZIAŁANIA obowiązkowe jest zdefiniowanie produktu głównego (nazwanego z perspektywy klienta np. decyzja, świadczenie, porada itp.). Dla łatwego odróżnienia wszystkie produkty (a dokładniej ich indywidualne nazwy) na poziomie DZIAŁANIA piszemy dużymi literami i kończymy znakiem +. Na poziomie poddziałań produkty definiujemy najczęściej gdy sposób realizacji + SW. Dla poddziałań typu Z, ZZ lub SPN w zasadzie nie zapisujemy produktu, ani nie wybieramy kategorii. W takim przypadku informacja jakiego produktu cząstkowego dotyczy wydatek znajduje się tylko w Nazwie poddziałania. Dla monitorowania ważne jest, aby każdemu nazwanemu indywidualnie Produktowi przyporządkować odpowiednią Kategorię wybierając ze słownika najpierw grupę i w jej ramach kategorię produktu. Tu nie ma ograniczeń i możemy kilku produktom w jednym zadaniu przypisać tę samą kategorię. Następnie dla każdego wiersza planu określamy ilość produktów (często będzie to po prostu oszacowanie wielkości popytu na podstawie doświadczeń lat poprzednich), jaką przewidujemy wykonać/dostarczyć (w wielu wierszach planu pole produkt będzie puste, ale nazwa poddziałania będzie wystarczającą informacją czego dotyczy wydatek). Prócz ilości określamy pracochłonność lub koszt jednostkowy oraz wybieramy status. Dalsza część tabelki wraz z otwartym słownikiem kategorii produktów pokazana jest na Rysunek 34 Planowanie zadani - formatka dodawania pozycji. Po zakończeniu planowania dolna tabelka prezentuje plan finansowo-rzeczowy zadania wraz z elementami kalkulacji kosztów oraz wszystkimi produktami zadania, dla których będziemy chcieli monitorować wskaźniki. W miarę zapisu kolejnych wydatków lub godzin w tabelce górnej (Rysunek 31 Planowanie zadania) możemy obserwować zużycie dostępnych zasobów, a w tabelce umieszczonej w górnym prawym roku system prezentuje podsumowanie zaplanowanych wydatków w ZADANIU. 42

43 Rysunek 35 Planowanie zadania - formatka dodawania pozycji Jeśli na etapie definiowania Zadania lub Działania oznaczono Status WPF, wówczas: dla zadań w ostatnim wierszu menu kontekstowego (Rysunek 29 Zadania bieżące) pojawi się zakładka LIMITY WPF. dla działań zakładka LIMITY WPF widoczna jest na końcu menu kontekstowego po umieszczeniu kursora na wybranym wierszu na liście Działań. W obu przypadkach po naciśnięciu zakładki LIMITY WPF mamy możliwość wprowadzenia limitu wydatków na kolejne lata w podziale na środki własne na realizację, własne dotyczące terenu oraz bezzwrotne, a także limitu zobowiązań. Wprowadzone tu dane pozwolą bez szczegółowego planowania lat następnych sporządzić wykaz przedsięwzięć wieloletnich, zawierający upoważnienie do zaciągania zobowiązań przekraczających rok budżetowy. Uwaga: Jeśli Status WPF oznaczono dla całego zadania limity należy wprowadzić dla całego zadania, bez podziału na działania, a jeśli dla zadania nie oznaczono Statusu WPF lecz oznaczono go dla wybranych (lub nawet wszystkich) Działań limity WPF należy wprowadzić dla każdego Działania odrębnie, ponieważ każde z nich będzie w wykazie oddzielnym przedsięwzięciem. 43

44 5. Planowanie zadań budżetowych typu P 5.1 Definiowanie zadań typu P Definiowanie zadań typu P w STRADOM (wykonuje koordynator Zadania korzystając z roli KOZA) Definiowanie zadań typu B przebiega analogicznie do czynności opisanych wyżej dla Zadań typu B. Jeśli zadanie jest kontynuowane i od roku ubiegłego w jego definicji nie zaszły żadne zmiany nie należy ponownie go edytować. Jeśli zadanie jest nowe lub w jego definicji zaszła zmiana należy wprowadzić ją do systemu STRADOM, w tym celu należy z MENU GŁÓWNEGO wybrać ZADANIA i dalej TYPU P, kolejno wpisać w pole filtra kolumny zatytułowanej NR ZADANIA początek symbolu zadania i uruchomić filtrowanie naciskając na klawiaturze klawisz ENTER. Teraz trzeba odszukać wiersz z naszym zadaniem i w tym wierszu kliknąć ołówek, uruchamiając formatkę edycji. Uzupełniamy dane wybierając odpowiednio: Rodzaj zadania: - pełne lub proste. Typ zadania budżetowego: - należy wybrać jedną z możliwości w zależności od charakteru zadania Koordynator zadania należy wybrać z listy odpowiednią osobę Data od: pole obowiązkowe należy wpisać datę rozpoczęcia zadania (zwykle początek roku) Data do: należy wpisać przewidywaną (planowaną) datę zakończenia Dziedzina zarządzania: Należy wybrać odpowiednią do zadania dziedzinę ze słownika Usługa publiczna: Nie dotyczy pozostawić puste Cel strategiczny: dokonać wyboru. Program: jeśli całe zadanie należy do Programu zdefiniowanego na dostępnej liście należy wybrać ten program, w przeciwnym razie pozostawić pole puste. Lokalizacja: można wybrać odpowiednią dzielnicę Status: wybrać odpowiedni ( na początek zwykle w przygotowaniu ) Status WPF: jeśli data zakończenia zadania przekracza koniec roku daty rozpoczęcia należy oznaczyć checkbox. Kategoria przedsięwzięcia: (wybieramy tylko w przypadku pozytywnego statusu WPF) wybrać właściwą. Typ Przedsięwzięcia: (tylko gdy status WPF oznaczony) wybrać z listy rozwijanej odpowiedni typ Współfinansowanie: wybrać z listy rozwijanej źródło, jeśli planowane jest współfinansowanie Deklaracja wyniku: Należy wpisać deklarację (jest to ogólne sformułowanie celu zadania Poprzez: Można wyliczyć krótko, w punktach działania jakie zamierza się podjąć dla realizacji deklaracji wyniku. Po aktualizacji i uzupełnieniu definicji zapisujemy dane przyciskiem zapisz. 5.2 Uzupełnienie danych dla etapów w zadaniach typu P Po uzupełnieniu i aktualizacji danych na poziomie Zadania z MENU GŁÓWNEGO należy wybrać ZADANIA i dalej TYPU P, kolejno wpisać w pole filtra kolumny zatytułowanej 44

45 NR ZADANIA początek symbolu naszego zadania, odszukać odpowiedni wiersz, ustawić na nim kursor i pod prawym klawiszem myszy z menu kontekstowego (RYS 13). wybieramy zakładkę ETAPY i otwiera się formatka (RYS 14). Rysunek 36 - Zadania projektowe - menu kontekstowe Powiązania, które zostały zaznaczone na poziomie zadania system umieszcza automatycznie, pozostałe można zaznaczyć obecnie. Dziedzina zarządzania: Należy wybrać odpowiednią do zadania dziedzinę ze słownika Usługa publiczna: Nie dotyczy pozostawić puste Cel strategiczny: Jeśli nie wpisano na poziomie zadania trzeba dokonać wyboru. Program: Można dokonać wyboru, gdy ETAP wchodzi do PROGRAMU Proces: Jeśli ETAP jest wykonywany zgodnie z procesem należy go zaznaczyć (np. Zarządzanie projektami). Faza: wybrać odpowiednią ze słownika Status WPF: status jak w zadaniu. Kategoria przedsięwzięcia: (wybieramy tylko w przypadku pozytywnego statusu WPF) wybrać właściwą. Typ Przedsięwzięcia: (tylko gdy status WPF dla ETAP-u został oznaczony) wybrać z listy rozwijanej odpowiedni typ. Data od: wybrać, gdy tylko ETAP ma charakter przedsięwzięcia. Data do: jak wyżej. jeśli Produkt dostarczany jest na końcu etapu oznaczamy checkbox. Jeśli na etapie definiowania Zadania lub Etapu oznaczono Status WPF, wówczas: dla Zadań w ostatnim wierszu menu kontekstowego (Rysunek 36 - Zadania projektowe - menu kontekstowe) pojawi się zakładka LIMITY WPF. 45

46 dla Etapów zakładka LIMITY WPF widoczna jest na końcu menu kontekstowego po umieszczeniu kursora na wybranym wierszu na liście Działań. W obu przypadkach po naciśnięciu zakładki LIMITY WPF mamy możliwość wprowadzenia limitu wydatków na kolejne lata w podziale na środki własne na realizację, własne dotyczące terenu oraz bezzwrotne, a także limitu zobowiązań. Rysunek 37 Zadania projektowe - dodawanie etapu Wprowadzone tu dane pozwolą bez szczegółowego planowania lat następnych sporządzić wykaz przedsięwzięć wieloletnich, zawierający upoważnienie do zaciągania zobowiązań przekraczających rok budżetowy. UWAGA: W zadaniach typu P status WPF oznaczany będzie z reguły na poziomie zadania. Jednak w niektórych zadaniach np. GS/OID etapy mogą być częścią różnych projektów i mogą stanowić samodzielne przedsięwzięcia. Jeśli Status WPF oznaczono dla całego zadania limity należy wprowadzić dla całego zadania, bez podziału na etapy, a jeśli dla zadania nie oznaczono Statusu WPF lecz oznaczono go dla wybranych (lub nawet wszystkich) ETAPÓW limity WPF należy wprowadzić dla każdego ETAPU odrębnie, ponieważ każdy z nich będzie w wykazie oddzielnym przedsięwzięciem. 5.3 Kamienie milowe dla etapów w zadaniach typu P Aby w Zadaniu typu P można było w systemie STRADOM zanotować i monitorować harmonogram realizacji Kamieni Milowych Zadanie musi posiadać zdefiniowany przynajmniej jeden ETAP. Po uzupełnieniu danych dla ETAPÓW (Krok 1 i Krok 2) możemy w systemie STRADOM zdefiniować tzw. Kamienie milowe. W tym celu należy 46

47 ustawić kursor na wierszu ETAPU, dla którego zamierzamy definiować Kamienie i pod prawym klawiszem myszy nacisnąć KAMIENIE MILOWE, a następnie korzystając z przycisku +Dodaj otworzyć formatkę, w której możemy umieścić kolejno dane (Rysunek 38 Kamienie milowe dla etapu): Rysunek 38 Kamienie milowe dla etapu Nazwa: Należy wpisać nazwę Kamienia milowego Opis wymagań: najważniejsze wymagania dla Kamienia milowego, tzw. plan jakości Data planowana: należy określić datę, kiedy rezultat winien być osiągnięty Data realizacji: na etapie planowania pozostaje pusta Produkt: tu należy zapisać co ma zostać osiągnięte w terminie Data planowana Czy produkt ETAPU: jeśli Produkt dostarczany jest na końcu etapu oznaczamy checkbox. Czy produkt PROJEKTU: jeśli Produkt dostarczany jest na końcu zadania oznaczamy checkbox. Wydatki: na etapie planowania pozostaje pusta. Dane dla każdego kamienia milowego zapisujemy po przez kliknięcie na ikonę zapisu. 5.4 Plan finansowo rzeczowy zadania typu P PLANOWANIE ZADANIA TYPU P (wykonuje koordynator Zadania) Gdy struktura zadania (ETAPY) i harmonogram realizacji (KAMIENIE MILOWE) zostały określone musimy opracować plan rzeczowo finansowy. W systemie STRADOM należy z MENU GŁÓWNEGO wybrać ZADANIA i dalej TYPU P, kolejno wpisać w pole filtra kolumny zatytułowanej NR ZADANIA początek symbolu planowanego zadania. 47

48 Rysunek 39 Zadania projektowe - przejście do planowania Następnie trzeba odszukać wiersz z naszym zadaniem, ustawić na nim kursor i pod prawym klawiszem myszy widzimy menu kontekstowe (Rysunek 39 Zadania projektowe - przejście do planowania). Wybieramy PLANOWANIE i otwiera się formatka (Rysunek 40 Zadania projektowe - planowanie zadania). Zawiera ona dwie tabelki oraz raport Podsumowanie zadania. Górna przedstawia dane do planowania, tj. limit etatów oraz limit wydatków bieżących dla komórki lub jednostki realizującej (które dla planowania zadań typu P są istotne tylko, gdy zadanie jest finansowane w ramach wydatków bieżących). 48

49 Dolna tabelka zawiera formatkę do planowania. Widzimy w niej wszystkie ETAPY zdefiniowane wcześniej i dla każdego z nich możemy dodać potrzebną ilość wierszy planu. Rysunek 40 Zadania projektowe - planowanie zadania Pierwszą czynnością winien być wybór roku. W polu umożliwiającym taki wybór między tabelkami wybieramy rok 2015 podobnie jak na dla zadań typu B. 49

50 Rysunek 41 Planowanie zadania - kopiowanie planu zadania Plan możemy definiować od zera lub możemy skopiować plan z poprzedniego okresu i korzystając z możliwości edycji nadać mu odpowiedni kształt. Aby plan skopiować należy kliknąć na ikonie ołówka w pierwszym wierszu w tabeli zawierającym symbol i nazwę zadania. Uwaga: Ponieważ mierniki i wskaźniki ustalone dla zadania w roku poprzednim, są związane bezpośrednio z nazwami produktów, każda (nawet drobna dodatkowa litera, kropka, spacja itp.) zmiana w nazwie produktu z roku na rok spowoduje, że: - utracona zostanie ciągłość danych - wszystkie mierniki i wskaźniki będą musiały zostać ponownie zdefiniowane dla nowej nazwy produktu, dlatego treść planu bezpieczniej jest skopiować z roku poprzedniego i zmiany nazw produktów dokonywać tylko w przypadkach koniecznych, biorąc pod uwagę w/w skutki. Otwiera się formatka (Rysunek 41 Planowanie zadania - kopiowanie planu zadania), na której po prawej stronie widać przycisk Skopiuj plan z poprzedniego okresu. Naciśnięcie spowoduje, że plan roku 2014 zostanie automatycznie zapisany na rok Teraz korzystając z funkcji opisanych poniżej możemy edytując ukształtować plan zgodnie z potrzebami. Aby wprowadzić plan od zera lub edytować plan skopiowany dane możemy wprowadzać w wierszach, w których znak + ma kolor niebieski (Rysunek 42 Planowanie zadania). Jeśli dane chcemy wprowadzić bezpośrednio dla ETAPU (gdy ma on charakter jednorodny tj. ma wyłącznie wydatek w jednej klasyfikacji budżetowej) używamy ołówka na poziomie ETAPU. Jeśli w ramach działania są różne sposoby realizacji i/lub wydatki o różnej klasyfikacji planowanie musi odbywać się przez dodawanie podetapów. Wtedy dla ETAPU, który planujemy należy nacisnąć znak +, powodujący otwarcie formatki w której należy umieścić dane planistyczne (Rysunek 43 Planowanie zadania - dodawanie 50

51 pozycji). W ten sam sposób planujemy w ramach danego ETAPU kolejne podetapy. W miarę zapisu kolejnych wydatków lub godzin w tabelce górnej (Rysunek 40 Zadania projektowe - planowanie zadania) możemy obserwować zużycie dostępnych zasobów, a w tabelce umieszczonej w górnym prawym roku system prezentuje podsumowanie zaplanowanych wydatków w ZADANIU. Rysunek 42 Planowanie zadania 51

52 Rysunek 43 Planowanie zadania - dodawanie pozycji 52

53 6. Wydrukowanie planu zadania 6.1 Przygotowanie formatu Wydrukowanie planu finansowego zadania (wykonuje koordynator Zadania) Gdy plan zadania typu B lub typu P został opracowany należy sporządzić i wydrukować jego plan finansowy. Do przygotowania takiego planu służy raport dynamiczny, którego ostateczna formę może ukształtować operator. Formatka do przygotowania raportu znajduje się na ekranie, na którym planujemy zadanie w prawym górnym rogu (Rysunek 44 Planowanie zadania - eksport podsumowania zadania). W celu rozwinięcia raportu należy kliknąć myszką na symbol pinezki na górnym pasku raportu (Rysunek 44 Planowanie zadania - eksport podsumowania zadania). Rysunek 44 Planowanie zadania - eksport podsumowania zadania Po kliknięciu przycisku Raport przemieści się w lewe okno ekranu. Należy wtedy ująć myszką ramkę raportu i rozciągnąć ją do szerokości i długości potrzebnej dla użytkownika (Rysunek 45 Planowanie zadania - podsumowanie zadania). 53

54 Rysunek 45 Planowanie zadania - podsumowanie zadania Następnie z niebieskiego paska przeciągamy myszką etykiety wymiarów raportu potrzebnych do zbudowania raportu odpowiadającego zakresowi danych dla Wydziału Budżetu (P-3). W tym celu chwytamy myszką etykietę Zadanie i przeciągamy je do poziomu poniżej etykiety Wydatki (Rysunek 46 Podsumowanie zadania - zmiana widoku). Element zostanie przeniesiony, jeśli nad jego górną i dolną ramką pojawią się białe strzałki (góra - dół). W ten sposób przenosimy następujące etykiety układając je w następującej kolejności: Zadanie, Kategoria zadania, Dział Rozdział, Paragraf, Sp. realizacji. Etykiety: Liczba Etatów, Koszty pracy umieszczamy na tym samym poziomie, co etykieta Wydatki. Rysunek 46 Podsumowanie zadania - zmiana widoku Etykietę Źródło finansowania chwytamy myszką i przenosimy na niebieski pasek. Jeśli na niebieskim pasku brakuje ww. etykiet, ustawimy przycisk myszki na białym polu pod niebieskim paskiem i klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy polecenie Pokaż listę pól (Rysunek 47 Podsumowanie zadania - dodawanie atrybutów). 54

55 Rysunek 47 Podsumowanie zadania - dodawanie atrybutów Po wybraniu tego polecenia rozwinie nam się schowek z etykietami, z którego możemy wybrać etykiety, które chcemy dodać do raportu i w którym możemy ukryć etykiety niepotrzebne. Ze schowka dodajemy do raportu etykiety: Dział Rozdział, Paragraf i umieszczamy je na poziomie poniżej etykiety Wydatki pozycje te wyświetlą się w wierszach tabeli raportu. Etykiety Liczba Etatów i Koszty pracy umieszczamy o jeden wiersz wyżej obok etykiety Wydatki. Pozycje te wyświetlą się w kolumnach raportu (Rysunek 49 Podsumowanie zadania - zmieniony układ). Pozostałe niepotrzebne nam etykiety chowamy w schowku (Rysunek 48 Podsumowanie zadania - dodawanie atrybutów). Rysunek 48 Podsumowanie zadania - dodawanie atrybutów 55

56 Rysunek 49 Podsumowanie zadania - zmieniony układ 6.2 Eksport raportu do Excela i przygotowanie wydruku Kiedy mamy już pełen zakres danych w raporcie, możemy wyeksportować raport do Excela i wydrukować go w celu zebrania wymaganych podpisów i przekazania go do BM. W tym celu rozwijamy raport na całą długość poprzez kliknięcie ikonki z trzema kropkami na dolnym pasku raportu (Rysunek 50 Podsumowanie zadania - rozwijanie wszystkich stron). Rysunek 50 Podsumowanie zadania - rozwijanie wszystkich stron Następnie stając myszką na białym polu nad etykietami wierszy raportu rozwijamy menu kontekstowe (klikając prawym przyciskiem myszy), wybieramy pozycję Eksport a następnie format pliku, do którego ma być wyeksportowany raport (Rysunek 51 Podsumowanie zadania - eksport). 56

57 Rysunek 51 Podsumowanie zadania - eksport Po kliknięciu nazwy Excel, niezwłocznie wygeneruje się plik Excela (Rysunek 52 Podsumowanie zadania - eksport do Excela). Plik możemy sformatować do wydruku, by mieścił się na 1 stronie (lub więcej, w zależności od wielkości zadania Układ strony -> Ustawienia strony-> Orientacja pozioma, Wpasuj do 1 (2, 3..) strony). Plik zapisujemy na dysku i drukujemy. Rysunek 52 Podsumowanie zadania - eksport do Excela 57

58 7. Kończenie planowania zadania Kończąc planowanie zadania należy sprawdzić, czy: w jego ramach zostały zdefiniowane wszystkie produkty, których realizację chcemy monitorować. czy dla każdego Działania produkt został określony. Jeśli w planie zadania są Działania, dla których niema produktu należy brak ten uzupełnić. Musimy przy tym pamiętać, że indywidualna nazwa produktu MUSI być unikalna nie tylko w zadaniu, ale nie może się powtarzać w całej organizacji. Jako dobrą praktykę przyjęto, że nazwy produktów dla Działań zapisujemy dużymi literami i kończymy znakiem +. Gdy produkty zostały uzupełnione należy sprawdzić, czy dla każdego z nich dokonano wyboru Kategorii produktu. 8. Wskaźniki zadania 8.1 Wskaźniki standardowe zadania Tabela wskaźników standardowych dostępna jest po wejściu z MENU GŁÓWNGO w ZADANIA TYPU B. Dla wybranego zadania należ otworzyć MENU KONTEKSTOWE (pod prawym klawiszem myszy) i wybrać z niego Wskaźniki standardowe (). System STRADOM dla każdego zdefiniowanego w procesie planowania produktu wymaga w okresach miesięcznych podania ilości wykonanych produktów, a następnie na formatce Wskaźniki Standardowe (Rys. 31) prezentuje zestaw mierników i wskaźników standardowych. W tabelkach znajdują się symbole, ale w prawym górnym rogu w zakładce LEGENDA dostępne są nazwy mierników i wskaźników oraz formuły obliczeń. Wskaźniki standardowe dotyczą: Stopnia wykonania planu rzeczowego (ilości produktów) Poziomu wykonania wydatków w stosunku do planu Zużycia czasu pracy w stosunku do planu Dodatkowo w ramach wskaźników standardowych tabelka przedstawia zestawienie wartości planowanego i wykonanego czasu jednostkowego. Wskaźniki standardowe obliczane są przy pomocy następujących mierników rejestrowanych dla wszystkich produktów: MIP = M1 ilość produktów planowana - automatycznie z planu zadania MCW = M2 czas wykonania zarejestrowany - z hurtowni danych MIW = M3 ilość produktów zrealizowana - wprowadzana przez koordynatora MCP czas wykonania planowany - automatycznie z planu zadania MWP plan wydatków - automatycznie z planu zadania MWW wykonanie wydatków - z hurtowni danych 58

59 Mierników tych nie należy osobno definiować, ale można używać ich w formułach wskaźników, używając symboli M1_XX; : M3_XX, gdzie XX oznacza kod kategorii produktu. Rysunek 53 Zadania - menu wskaźniki standardowe Formaka Rys. 31 przedstawia dwie tabelki. Tabelka dolna, w której kolejne wiersze odpowiadaja produktom zawiera wartości mierników prezentowane dla miesiąca, który wybieramy w małym okienku między tabelkami. W kolmnach po prawej stronie system prezentuje bieżące wartości mierników oraz ich wartości narastajaco od początku roku. W środkowej kolumnie różowe pole system oczekuje wprowadzenia bieżącej wartości miernika WIL, czyli ilości produktów w danym miesiącu. Po wprowadzeniu wszystkich danych za dany miesiąc należy je zapisać naciskając przycisk Zapisz zmiany znajdujacy się w lewym górnym rogu tabeli. Zapisanie danych spowoduje automatyczne przeliczenie odpoweidnich wskaźników standardowych. Pozostałe wartości mierników dal obliczenia wskaźników standardowych system pobiera automatycznie z systemów finasnowow- księgowych i dla UMK z systemu SZKZ. 59

60 Rysunek 54 Wskaźniki standardowe Górna tabelka to raport dynamiczny przedstawiający wartości wskaźników. Jego aktualny widok możemy kształtować analogicznie jak dla raportu. Aby otworzyć widok Legendy należy na ikonie przy tekście Legenda dwukrotnie kliknąć. Wielkość i położenie okna legendy możemy kształtować. 8.2 Wybór pozostałych wskaźników dla zadania Dla niektórych produktów wskaźniki standardowe wystarczą, ale tam, gdzie chcemy mierzyć cechy jakościowe produktu jak terminowość, dotrzymanie wymagań itp. musimy zdefiniować wskaźniki dodatkowe. W tym celu wracamy ponownie do rejestru zadań i wybieramy z menu kontekstowego Produkty (Rysunek 55 Zadania - menu produkty). 60

61 Rysunek 55 Zadania - menu produkty Widzimy teraz na otworzonej listę wszystkich produktów, które w ramach zadania budżetowego zostały zdefiniowane w planowaniu zadania (Rysunek 56 Produkty zadania). Lista ta w większości przypadków będzie się istotnie różnić od tej, którą obserwowaliśmy w roku ubiegłym ze względu na: rozwój systemu (automatyczne tworzenie zbioru wskaźników standardowych dodatkowe wymagania i wskazówki dotyczące określania i nazywania produktów opisane szczegółowo we wstępie w części A instrukcji. Pracę definiowania wskaźników należy wiec wykonać od początku biorąc za podstawę zapisy w KMW przygotowane na rok

62 Rysunek 56 Produkty zadania Wskazówka: do dalszej pracy warto mieć wydrukowane arkusze KMW zawierające dotychczas monitorowane mierniki i wskaźniki w naszym zadaniu. Przed wydrukowaniem można listę wskaźników skopiować do zwykłego arkusza (nie zabezpieczonego). Po skopiowaniu obok wskaźnika warto dodać kolumnę i zapisać w niej odpowiednią, nadaną przez nas w systemie nazwę produktu z jakim związany jest wskaźnik. Po dopisaniu nazw produktów warto kolejność wierszy posortować wg dopisanych produktów tak samo w arkuszu EXCEL, jak i w systemie. W systemie STRADOM, aby uruchomić sortowanie należy kursor ustawić na tekście opisującym zawartość kolumny (wtedy kursor przyjmuje formę rączki ) i kliknąć lewym klawiszem myszy. Powtórne kliknięcie spowoduje sortowanie malejące. Uwaga: 1. Pamiętajmy, aby nie popełnić błędu powtarzając definiowanie wskaźników standardowych. Dlatego najlepiej zacząć od wykreślenia z KMW takich wskaźników. 2. Analizując oferowane przez system wskaźniki procesowe zwróćmy uwagę na formuły obliczania, a nie nazwy częstym przypadkiem będzie, że system oferuje do wyboru wskaźnik, który ma nieco inną (lub całkiem inną) nazwę niż używaliśmy dotychczas, ale jego formuła i mierniki są identyczne z używanym przez nas. W takim przypadku nie definiujmy indywidualnego wskaźnika ale zaakceptujmy nową wspólną dla organizacji nazwę. Jeśli na liście produktów wygenerowanej na podstawie planu zadania brak produktu, dla którego (jak wynika z KMW) potrzebujemy gromadzić dane i obliczać wskaźniki możemy dodać produkt do listy (pamiętajmy o unikalności nazwy), korzystając z przycisku + Dodaj i wówczas należy także dla niego wybrać dla niego ze słownika 62

63 Kategorię produktu i podać ilość. Gdy wszystkie produkty przyporządkowane są do odpowiednich Kategorii, ustalając kursor na wybranym wierszu (produkcie) pod prawym klawiszem myszy znajdujemy 2 zakładki Mierniki i Wskaźniki (Rysunek 56 Produkty zadania). Wybieramy Wskaźniki i wyświetla się formatka na której przedstawione są wszystkie oferowane przez system wskaźniki, czyli Symbole i nazwy jakie dla wybranego przez nas produktu oferuje system. Oferta ta jest związana z przypisaną przez nas wcześniej Kategorią produktu (Rysunek 57 Wskaźniki dla produktu zadania). Rysunek 57 Wskaźniki dla produktu zadania Kolejno odczytujemy pierwszy wskaźnik na wydrukowanej karcie KMW i próbujemy wśród proponowanych w Ofercie odszukać wskaźnik mierzący to samo lub dostatecznie podobny, który może zostać przez nas zaakceptowany jako zamiennik. Wyświetlona lista w trzeciej kolumnie zawiera pole wyboru (ang. checkbox), którego zaznaczenie powoduje, że wskaźnik, będzie monitorowany dla danego produktu i system będzie rejestrował dane dla jego obliczenia, czyli Mierniki. Aby lepiej poznać merytoryczny sens wskaźnika zanim dokonamy wyboru warto, korzystając z lupy (ikonka w pierwszej kolumnie tabeli) i zobaczyć wszystkie Mierniki (Rysunek 56 Produkty zadania), które można wykorzystać dla danego produktu oraz formułę obliczenia wartości danego wskaźnika. Podobnie postępujemy dla kolejnych wskaźników w KMW, które dotyczą tego produktu. Wskaźniki, które zostały odnalezione w systemie STRADOM wykreślamy z KMW. Te, dla których nie znaleziono odpowiedników pozostają. Czynności powyższe powtarzamy dla wszystkich zawartych w KMW wskaźników. Wskazówka: Po zakończeniu pracy z KMW zobaczymy, że dla niektórych produktów (czasem dla wielu) z listy wyświetlonej na ekranie nie mamy wybranych wskaźników procesowych to sytuacja prawidłowa, dla tych produktów obliczone zostaną tylko 63

64 wskaźniki standardowe nie ma obowiązku przypisywania wskaźników procesowych do wszystkich produktów wymienionych w planie, podobnie jak nie ma obowiązku używania wszystkich oferowanych przez system wskaźników. Dobór wskaźników powinien uwzględniać potrzeby informacyjne związane z monitorowaniem wymagań jakościowych kluczowych produktów oraz usług publicznych (np. liczba uczestników wydarzeń, odbiorców usług, powierzchnia utrzymanych lub remontowanych dróg, etc.). Teraz należy rozstrzygnąć, czy pozostałe w KMW wskaźniki są dla nas nadal istotne. Jeśli nie jesteśmy pewni warto zrezygnować (zawsze później możemy brak uzupełnić), ale gdy jesteśmy przekonani, że wskaźnik jest potrzebny - musimy w systemie zdefiniować miernik lub mierniki potrzebne do jego obliczenia. W tym celu wracamy do listy produktów i z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy wybieramy zakładkę Mierniki (Rysunek 55 Zadania - menu produkty). 8.3 Dodawanie mierników Na monitorze widzimy wszystkie mierniki jakie dla produktu oferuje system (Rysunek 58 Mierniki dla produktu zadania). Zauważamy, że mierniki, które używane są do obliczenia wybranych przez nas w poprzedniej czynności wskaźników są już automatycznie zaznaczone (checkbox) jako wybrane do monitorowania. Możemy jednak dodatkowo w tej tabelce oznaczyć mierniki, dla których dane chcemy zbierać. Rysunek 58 Mierniki dla produktu zadania W górnym lewym rogu (w pozycji drugiej) mamy możliwość wyboru jednego z mierników zdefiniowanych dla innej kategorii (Dodaj istniejący miernik) niż wybrana dla naszego produktu lub w ostateczności!!!!! zdefiniowania (w pozycji pierwszej) nowego miernika Dodaj nowy miernik. Wybierając z innych kategorii dokonujemy wyboru ze słowników najpierw wybieramy kategorię produktu z której chcemy skorzystać, a następnie wybieramy z oferty konkretny miernik, jak pokazano na formatce (Rysunek 59 Dodawanie miernika z innej kategorii produktu). 64

65 Dla każdego z mierników należy oznaczyć także, sposób użycia wprowadzonych co miesiąc wartości. Standardowo wartości te są obliczane narastająco od początku roku. Dodając nowy miernik definiujemy jego symbol, nazwę, jednostkę miary. Wskazówka: Definiowanie nowych mierników to ostateczność, powinniśmy z niej korzystać dopiero, gdy jesteśmy przekonani, że w systemie brak odpowiednich. Jeśli nasz produkt jest na pograniczu dwóch kategorii i jedną z nich wybraliśmy to warto poszukać w tej drugiej, czy tam nie ma wskaźników i mierników, które byłyby dla niego odpowiednim uzupełnieniem Rysunek 59 Dodawanie miernika z innej kategorii produktu 8.4 Dodawanie wskaźników Gdy dodaliśmy istniejące (z innej kategorii) lub nowe mierniki możemy podobnie zdefiniować wskaźniki, które na ich podstawie będą wyliczane. W tym celu wracamy do zakładki Wskaźniki i tam w górnym lewym rogu tabeli, możemy bezpośrednio wybrać któryś ze wskaźników procesowych zdefiniowanych dla innych kategorii produktów (analogicznie jak w przypadku mierników) - klikamy wtedy Dodaj istniejący wskaźnik lub jeśli zdefiniowaliśmy nowy miernik i chcemy przy jego pomocy utworzyć nowy wskaźnik - klikamy Dodawanie nowego wskaźnika (Rysunek 60 Wskaźniki produktu zadania dodawanie). Po kliknięciu pojawia się formatka, na której widzimy listę mierników. Aby wskaźnik został dodany musimy wprowadzić jego symbol (Symbol dodatkowego wskaźnika zaczynamy od litery W_ i dalej umieszczamy akronim zadania budżetowego i ew. kolejny numer), nazwę oraz formułę wyrażoną za pomocą mierników, które system podpowiada. Jeśli wcześniej zdefiniowaliśmy nowy miernik może on skutecznie zostać użyty w formule nawet jeżeli system nie wyświetlił go jeszcze na liście. Po zdefiniowaniu nowego wskaźnika należy zaznaczyć w odpowiednim wierszu na Liście wskaźników checkbox oznaczający wybór wskaźnika do monitorowania (Rysunek 60 Wskaźniki produktu zadania dodawanie). Zaznaczenie wskaźników do monitorowania powoduje, że system automatycznie oznacza do monitorowania wszystkie Mierniki, które są potrzebne do ich obliczenia. 65

66 Rysunek 60 Wskaźniki produktu zadania dodawanie 8.5 Wprowadzanie wartości mierników. Wartości Mierników zadaniowych wprowadzane są do systemu dla kolejnych miesięcy. Po zdefiniowaniu i oznaczeniu do monitorowania mierników system oczekiwał będzie wprowadzenia odpowiednich wartości dla każdego miesiąca. Wartości wszystkich mierników procesowych i zdefiniowanych indywidualnie wprowadzamy podobnie jak dane o ilości wykonanych produktów wprowadzamy na formatce Wskaźniki standardowe, do której koordynator najszybciej dociera wybierając z MENU GŁOWNEGO Zadania, i kolejno Moje Zadania. Wtedy w MENU KONTEKSTOWYM pojawia się możliwość wyboru Wskaźniki Standardowe. Formatka oglądana już w punkcie 2 powyżej pozwala na otwarcie pól do wprowadzania wymaganych wartości mierników dla każdego z produktów. Aby je otworzyć należy: na górze tabelki wybrać odpowiedni miesiąc, następnie wybrać odpowiedni wiersz (w którym znajduje się produkt, dla którego chcemy wprowadzić wartości mierników) kliknąć w tym wierszu niewielki ciemny trójkącik w skrajnej lewej kolumnie tabeli. 66

67 Rysunek 61 Wskaźniki standardowe Po kliknięciu trójkącika rozwija się lista mierników procesowych właściwa dla kategorii produktu, do której produkt należy (Rysunek 62 Wskaźniki standardowe mierniki). Lista ta w ostatniej kolumnie po prawej stronie zatytułowanej Wartość umożliwia wprowadzenie aktualnej wartości mierników dla odpowiedniego miesiąca. Liczbę zrealizowanych produktów wprowadzamy w kolumnie MIW Liczba produktów wykonanych w tabeli głównej, a wartości dla pozostałych mierników wprowadzamy na rozwiniętej teraz liście. W celu wprowadzenia wartości mierników dokonujemy wyboru miesiąca. Pole wyboru miesiąca znajduje się nad górnym lewym rogiem tej tabeli. Po umieszczeniu kursora na polu w, w którym powinna pojawić się wartość otwiera się tam białe pole w którym wpisujemy dane. Po wpisaniu do tabeli nowych wartości należy je zatwierdzić przyciskiem Zapisz zmiany, umieszczonym w lewym górnym rogu tabelki. Po zapisaniu danych, wartości obliczonych wskaźników możemy zobaczyć w raporcie kontekstowym. W tym celu na liście wskaźników ustawiamy kursor na wierszu z wybranym wskaźnikiem i klikając prawym klawiszem myszy wybieramy z MENU KONTESTOWEGO Raport wskaźnika. Zostaje wyświetlony raport wskaźnika (Rysunek 63 Raport kontekstowy wskaźnika). 67

68 Rysunek 62 Wskaźniki standardowe mierniki Rysunek 63 Raport kontekstowy wskaźnika 68

69 8.6 Wybór wskaźników dla monitorowania celów szczegółowych Po zdefiniowaniu wskaźników dla produktów zadania wracamy do listy zadań, ustawiamy kursor na naszym zadaniu i z menu pod prawym klawiszem myszy wybieramy teraz Cele szczegółowe widzimy formatkę, na której teraz przywołujemy produkt i spośród wskaźników wybranych do monitorowania dla danego zadania wybieramy wskaźniki odpowiednie do zapisanych celów, przypisując im odpowiednie wagi (liczba od 0 do 1, tak aby suma wag wskaźników w zadaniu była równa 1) (Rysunek 68 Przeglądanie historii ryzyk dla zadań typu B). W prawym dolnym rogu tabelki system wyświetla aktualną sumę wag wskaźników zdefiniowanych w danym zadaniu. Na formatce tej umieszczamy także dane do monitorowania. Możemy wybrać WYNIK jakiego dla danego wskaźnika oczekujemy ( wartość, wzrost, spadek lub utrzymanie wartości bazowej). Określenie wartości spowoduje, że gdy ją osiągniemy ocena jest maksymalnie pozytywna, a gdy nie ocena negatywna. Gdy określimy kierunek zmian musimy podać wartość bazową oraz tzw. wartość znakomitą. Wtedy uzyskaniu wartości bazowej towarzyszy ocena neutralna, a każde zbliżenie do wartości znakomitej daje ocenę pozytywną proporcjonalnie do postępu. Gdy w wyniku oczekiwanym zaznaczymy wartość bazowa musimy prócz niej podać także przedział tolerancji. Jeśli zmieścimy się w przedziale- ocena jest pozytywna. Rysunek 64 Cele szczegółowe zadania - wskaźniki 69

70 9. Ryzyka dla zadań 9.1 Definiowanie ryzyka dla zadań Gdy, wskaźniki dla zadań budżetowych zostały zdefiniowane oraz cele są mierzalnie (przy pomocy wskaźników) określone - należy w systemie STRADOM umieścić dane dotyczące identyfikacji, oceny i postępowania z ryzykiem. W tym celu także powinniśmy skorzystać z zapisów w obecnej KMW. Należy więc wrócić do MENU GŁÓWNEGO, wybrać odpowiednie zadanie budżetowe, a następnie pod prawym klawiszem myszy wybrać zakładkę Ryzyka System wyświetli listę ryzyk zdefiniowanych dla tego zadania (Rysunek 65 Ryzyka dla zadania). Naciśnięcie przycisku Dodaj w górnym lewym rogu tabeli spowoduje otwarcie pola do edycji, gdzie wprowadzamy dane dla kojonego identyfikowanego ryzyka (Rysunek 66 Ryzyka dla zadania - dodawanie). Jeśli ryzyko dotyczy konkretnego Działania w Zadaniu na formatce należy dokonać odpowiedniego wyboru, jeśli dotyczy całego zadania pole Działanie pozostawiamy puste. Ryzyko trzeba nazwać nazwą własną (decyzja właściciela) oraz należy dla niego także wybrać nazwę ze słownika. Następnie ryzyko należy ocenić w skali od 1 do 7. Rysunek 65 Ryzyka dla zadania 70

71 Rysunek 66 Ryzyka dla zadania - dodawanie Kolejną informacją, którą w systemie zamieszczamy jest reakcja na ryzyko wybieramy ją za słownika 1. Pole Status postępowania z ryzykiem zawiera możliwości wyboru: Status Monitorowanie (ryzyka): w przypadku gdy nie podejmujemy działań, ale chcemy je obserwować (np. poprzez zdefiniowane wskaźniki dla działania). Status Przeciwdziałanie / ograniczanie (ryzyka): w przypadku gdy podejmujemy aktywne przeciwdziałanie ryzyku, Status Przeniesienie (ryzyka): w przypadku gdy decydujemy o jego przeniesieniu na stronę trzecią (np. poprzez ubezpieczenie mienia -> transfer na ubezpieczyciela, lub poprzez wprowadzenie adekwatnych zapisów umownych -> transfer ryzyka na kontrahenta), tak zaliczymy też eskalację na poziom wyższy informujemy o istnieniu i ocenie oraz, że nie mamy wystarczających kompetencji do reakcji Status Akceptacja (ryzyka): w przypadku gdy uznajemy, że ani nie potrzeba działań, ani nawet monitorowania. Status Zaniechanie (działania): w przypadku gdy w wyniku oceny uznajemy, że najlepiej będzie zrezygnować z działań ze względu na zagrożenia. 2. Pole Opis reakcji na ryzyko należy przyjąć za dobrą praktykę, że w tym polu - dla dowolnego statusu poza statusem Akceptacja, powinien zostać zmieszczony klarowny opis reakcji na ryzyko. 3. Pole Odpowiedzialność za reakcję w tym polu proszę zamieścić imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za podjęcie reakcji lub funkcję ww. pracownika, 71

72 wtedy gdy jednoznacznie identyfikuje ona danego pracownika (np. Kierownik Referatu XZ-01). 4. Pole Data planowanego działania proszę wpisać z klawiatury lub skorzystać z kalendarza ułatwiającego wprowadzenie daty w prawidłowym formacie, 5. Pole Wskaźnik jeżeli dla danego zadania zdefiniowano cele szczegółowe powiązane z określonymi wskaźnikami, z których jeden koresponduje z rejestrowanym ryzykiem, wtedy należy przywołać ww. wskaźnik, 6. Pole Wycena działania zaradczego w polu można wpisać wysokość wydatku na zakup towarów lub usług obcych. W polu nie wpisujemy wydatków na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w proces zarządzania ryzykiem, 7. Pole Uwagi w tym polu zachęcamy Państwa do zamieszczenia wszelkich innych informacji, które uznacie Państwo za pomocne w skutecznym zarządzaniu ryzykiem. Dalej w przypadku, gdy decyzja w sprawie postępowania wymaga reakcji wpisujemy osobę odpowiedzialną oraz datę planowanego działania. Jeśli ryzyko, które zdefiniowaliśmy można przyporządkować do konkretnego produktu i monitorować przy pomocy, któregoś ze wskaźników zdefiniowanych dla zadania zarówno produkt jak i wskaźnik wybieramy z odpowiednich słowników dołączonych do pól. Możemy także w polu uwagi zanotować inne informacje istotne dla zagrożenia. Dane jak zwykle zapisujemy ikoną w lewym dolnym rogu pola edycji. 9.2 Weryfikacja i scalanie ryzyk Właściciel ryzyka ma obowiązek zawsze, gdy zachodzi potrzeba aktualizować rejestr. Niezależnie od przypadków wynikających z zachodzących zdarzeń ocena ryzyk winna być okresowo (obecnie co najmniej raz na pół roku) aktualizowana. Decyzja o częstotliwości należy do roli Risk manager a. Na tydzień przed wymaganym terminem nazwa ryzyka wymagającego weryfikacji zostanie wyświetlona czerwoną czcionką. Wtedy koordynator zadania obowiązany jest zweryfikować ryzyko może wówczas zmienić ocenę lub podtrzymać dotychczasową. Jeśli dokona zmiany czarna czcionka zostanie automatycznie przywrócona. Jeśli nie zamierza dokonywać zmiany wystarczy, gdy w linijce danego ryzyka oznaczy checkbox w czwartej kolumnie dla odpowiednich ryzyk i naciśnie przycisk Zweryfikuj ryzyko. W przypadku potrzeby właściciel ryzyka może także dokonać scalenia ryzyk w tym celu powinien zaznaczyć kandydatów do scalenia podobnie jak wyżej do weryfikacji i nacisnąć przycisk Scal ryzyka, wówczas ryzyka scalane znikną z tabeli, a właściciel na wyświetlonej formatce będzie mógł zdefiniować nowe ryzyko, które będzie zawierać informację, że jest efektem scalenia przedstawionych na formatce ryzyk są dwa inne ryzyka. W rejestrze ryzyk zadania Koordynator zadania może także zapoznać się z niezależną oceną istotności ryzyka dokonaną przez audytorów, a także z wynikami badań, jeśli któraś ze służb odpowiedzialnych za zapewnienie prowadziła badania w jego obszarze. 72

73 10. Zarządzanie ryzykiem od strony Właściciela ryzyka 10.1 Zarządzanie ryzykiem w zadaniach typu B Zakres odpowiedzialności koordynatora zadania (typu b) oraz środowisko pracy Zakres odpowiedzialności koordynatorów zadań typu B (w zakresie zarządzania ryzykiem) obejmuje następujące działania: Rejestrowanie ryzyk, ocenianie istotności zarejestrowanych ryzyk oraz planowanie adekwatnych reakcji na ryzyko, Okresowe weryfikowanie ryzyk (zgodnie z harmonogramem ustanowionym przez Risk Managera), przez co rozumie się obowiązek dokonania przeglądu ryzyk w Rejestrze Ryzyka dla danego zadania, Usuwanie ryzyk, które zostały pomyłkowo zarejestrowane w Rejestrze Ryzyka dla danego zadania, Scalanie ryzyk, w przypadku gdy zdaniem Koordynatora zadania, dotychczas zarejestrowane ryzyka cząstkowe powinny zostać zagregowane w nowe ryzyko, Przegląd historii ryzyk (w perspektywie trzech lat wstecz). Podstawowym środowiskiem pracy koordynatora zadania jest Rejestr ryzyk właściwych dla danego zadania (lub działania i produktu w zadaniu). Rejestr ryzyk dla danego zadania jest dostępny poprzez wybór menu: Zadania\Typu B, a następnie menu Ryzyka, które jest dostępne pod prawym klawiszem myszy w kontekście wybranego zadania (Rysunek 67 Koordynacja ryzyk w zadaniu typu B). Rysunek 67 Koordynacja ryzyk w zadaniu typu B Przeglądanie kilkuletniej historii pracy z danym ryzykiem jest realizowane poprzez wybór menu (Rysunek 68 Przeglądanie historii ryzyk dla zadań typu B). 73

74 Rysunek 68 Przeglądanie historii ryzyk dla zadań typu B Rejestracja ryzyka w zadaniu typu B Po zalogowaniu do aplikacji MJUP, należy wybrać następującą pozycję menu: Zadania\Typu B (Rysunek 69 Menu aplikacji MJUP). Rysunek 69 Menu aplikacji MJUP W pierwszej kolejności należy wybrać to zadanie budżetowe, którego jest się koordynatorem. Należy wpisać numer zadania (w edytowalnym polu filtra dla kolumny pt. Nr zadania ) lub wpisać fragment nazwy zadania (w edytowalnym polu filtra dla kolumny pt. Nazwa ), a następnie nacisnąć klawisz ENTER. Następnie należy podjąć decyzję, czy ryzyko jest przynależne (tj. właściwe) dla całości zadania, czy też ryzyko można jednoznacznie przypisać do działania oraz produktu w danym zadaniu: Ryzyko przypisane do zadania: proszę kliknąć na wyszukanym zadaniu, a następnie pod prawym klawiszem myszy wyszukać opcję Ryzyka. Proszę odszukać i przycisnąć przycisk pn. Dodaj znajdujący się z w lewym górnym rogu formatki (Rysunek 70 Dodawanie ryzyk). Rysunek 70 Dodawanie ryzyk 74

75 Dla zadań prostych, nie będzie pod prawym klawiszem myszy dostępnej opcji Ryzyka. Dla zadań zamkniętych, dostępna pod prawym klawiszem opcja Ryzyka pozwoli na zapoznanie się z ryzykami zidentyfikowanymi dla tego zadania (działań w zadaniu) lecz bez możliwości dalszej rejestracji. Ryzyko przypisane do działania w zadaniu: proszę kliknąć wyszukanym zadaniu, a następnie pod prawym klawiszem myszy wyszukać opcję Działania. Właściwe działanie należy wyszukać w sposób analogiczny jak zostało wyszukane właściwe zadanie. Następnie klikamy na odnalezionym działaniu i pod prawym klawiszem myszy pojawi się opcja pn. Ryzyka. Należy wypełnić podstawowe informacje nt. ryzyka (zgodnie z układem formatki), tj.: Pole Działanie (S / O / T) pole używane wtedy gdy operator rozpoczął rejestrację ryzyka dla zadania, lecz zadecydował, że ostatecznie ryzyko będzie przynależne do działania w zadaniu. Pole Nazwa ryzyka (U / T / W) pole służące do jednoznacznego opisu ryzyka, Pole Nazwa ryzyka według słownika (S / W / T). Należy dokonać wyboru jednej z pozycji słownikowych na najniższym poziomie struktury słownika. Wypełnienie ww. pól pozwala na dokonanie zapisu ryzyka (niebieski przycisk Akceptacja w lewej dolnej części ekranu), a zarejestrowane ryzyko uzyskuje status Rejestracja ryzyka, Pole Produkt (S /O / T). Należy dokonać wyboru jednej z pozycji słownikowych (tj. z listy produktów zarejestrowanych dla danego działania) Ocena ryzyka w zadaniu typu B: Ocenę koordynowanego ryzyka można przeprowadzić: 1. bezpośrednio po zarejestrowaniu podstawowych, ww. informacji na temat danego ryzyka (czyli niejako kontynuując proces rozpoczęty poprzez zarejestrowanie podstawowych danych o ryzyku), lub 2. może mieć również miejsce sytuacja, w której przystępujemy do oceny ryzyka po pewnym okresie od jego zarejestrowania. W takiej sytuacji, po zalogowaniu się należy przede wszystkim odszukać dane ryzyko wg schematu poniżej (Rysunek 71 Schemat postępowania). Rysunek 71 Schemat postępowania W pierwszej kolejności należy uruchomić edycję ryzyka, które uprzednio zostało zarejestrowane poprzez kliknięcie na ikonę ołówka znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko. Następnie wprowadzamy informacje na temat ryzyka: 1. Pole Ocena istotności ryzyka (S / W / N) pole słownikowe zawierające wartości w skali od 1 do 7, gdzie: Ocena 7 oznacza ryzyko krytyczne, Ocena w przedziale 5-6: oznacza ryzyko poważne, 75

76 Ocena w przedziale 3-4: oznacza ryzyko umiarkowane, Ocena w przedziale 1-2: oznacza ryzyko niskie, Po uzupełnieniu tego pola i zapisaniu danych, ryzyko otrzymuje status Ryzyko ocenione 2. Pole Status postępowania z ryzykiem (S / W / T) pole słownikowe zawierające następujące możliwe wartości: Status Monitorowanie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest jego dalsza obserwacja (np. poprzez zdefiniowane wskaźniki dla działania). Status Przeciwdziałanie / ograniczanie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest aktywne przeciwdziałanie ryzyku, Status Przeniesienie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest: jego transfer na stronę trzecią (np. poprzez ubezpieczenie mienia -> transfer na ubezpieczyciela, lub poprzez wprowadzenie adekwatnych zapisów umownych -> transfer ryzyka na kontrahenta), eskalacja ryzyka na wyższy poziom zarządzania w organizacji w przypadku gdy wybór innej reakcji na ryzyko przekracza zakres uprawnień / kompetencji Koordynatora zadania. Przeniesienie tego rodzaju ryzyka następuje poprzez jego eskalację na poziom wyższy poziom zarządzania (np. Kierownika komórki organizacyjnej, Kierownika Pionu, etc.). Informacja na temat daty i miejsca przeniesienia ryzyka powinna zostać zamieszczona w polu Uwagi. Decyzja zwierzchnika co do działań zaradczych lub korygujących powinna zostać umieszczona w polu Opis reakcji na ryzyko. Status Akceptacja (ryzyka): w przypadku gdy ryzyko może zostać zaakceptowane przez organizację (tzn. nie jest wymagana aktywna postawa ze strony koordynatora zadania). Zgodnie z zasadami zarządzania ryzykiem, w Urzędzie Miasta Krakowa wszystkie ryzyka, których istotność oceniono powyżej 4 punktów nie powinny być akceptowane, Status Zaniechanie (działania): w przypadku gdy ryzyko może zostać wyeliminowane / w istotny sposób ograniczone wyłącznie poprzez zaniechania działań, które eksponują organizację na ww. ryzyko, 3. Pole Opis reakcji na ryzyko (U / O / T) należy przyjąć za dobrą praktykę, że w tym polu - dla dowolnego statusu poza statusem Akceptacja, powinien zostać zmieszczony klarowny opis Państwa reakcji na ryzyko. Ww. opis powinien pozwolić dowolnej, niezaznajomionej z specyfiką zadania osobie, zorientować się na czym będą polegały projektowane działania zaradcze (korygujące lub prewencyjne), 4. Pole Odpowiedzialność za reakcję (U / W / T) w tym polu proszę zamieścić imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za podjęcie reakcji lub funkcję ww. pracownika, wtedy gdy jednoznacznie identyfikuje ona danego pracownika (np. Kierownik Referatu XZ-01). 5. Pole Data planowanego działania (U / W / D) proszę wpisać z klawiatury lub skorzystać z kalendarza ułatwiającego wprowadzenie daty w prawidłowym formacie, 6. Pole Wskaźnik (S / O/ T) jeżeli dla danego zadania zdefiniowano cele szczegółowe powiązane z określonymi wskaźnikami, z których jeden koresponduje z rejestrowanym ryzykiem, wtedy można przywołać ww. wskaźnik, 76

77 7. Pole Wycena działania zaradczego (U / O/ N) w polu można wpisać wysokość wydatku na zakup towarów lub usług obcych. W polu nie wpisujemy wydatków na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w proces zarządzania ryzykiem, 8. Pole Uwagi (U / O / T) w tym polu zachęcamy Państwa do zamieszczenia wszelkich innych informacji, które uznacie Państwo za pomocne w skutecznym zarządzaniu ryzykiem, Operację oceny ryzyka należy zatwierdzić klikając na ikonę zapisu znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Po dokonaniu oceny ryzyka, jego status przybiera wartość zgodną ze statusem wybranego sposobu postępowania z ryzykiem Scalanie ryzyk Operacja scalania ryzyk może mieć miejsce w przypadku, gdy zdaniem Koordynatora zadania ryzyka cząstkowe (tj. ryzyka scalane, często o niskiej istotności) konstytuują wspólnie nowe ryzyko (często o wyższym poziomie istotności), które powinno być obserwowane w zadaniu budżetowym, Ryzyka cząstkowe, które zostały przewidziane do scalenia, powinny spełniać poniższe warunki: Ryzyka cząstkowe powinny być zarejestrowane w kontekście tego samego zadania (aczkolwiek mogą przynależeć do różnych działań w tym samym zadaniu), Ryzyka cząstkowe nie mogą posiadać statusu Anulowane ani Anulowane scalone, Operację scalania ryzyk należy przeprowadzić w formatce Rejestr ryzyk (dla danego zadania), poprzez: zaznaczenie pierwszego ryzyka, równoczesne zaznaczenie lewym klawiszem myszy drugiego (oraz ewentualnie kolejnych) ryzyk przy naciśniętym klawiszu CTRL. Efektem tej czynności jest kilka zaznaczonych (podświetlonych) ryzyk. Następnie należy wybrać opcję Scal dostępną w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. W rezultacie wyboru opcji Scal : Pojawia się formatka umożliwiająca wprowadzanie danych nt. nowego ryzyka, Ryzyka cząstkowe otrzymują status Anulowane scalone Operacja scalania ryzyk jest nieodwracalna, Weryfikowanie ryzyk Weryfikacja ryzyk to czynność wykonywana przez Koordynatorów zadań, dzięki której organizacja otrzymuje zapewnienie, że dane nr. ryzyk zgromadzone w aplikacji są adekwatne i aktualne. Weryfikacja ryzyk jest realizowana w formatce Ryzyka / Rejestr ryzyk zadań typu B (Rysunek 72. Weryfikacja ryzyk). 77

78 Rysunek 72. Weryfikacja ryzyk W procesie weryfikacji ryzyk: 1. Risk Manager ustanawia kolejne terminy (dokładność co do 1 dnia) weryfikacji ryzyk przez Koordynatorów zadań, 2. Przed upływem wyznaczonego terminu Koordynatorzy zadań, mają obowiązek dokonać weryfikacji ryzyk poprzez: Zaznaczenie checkbox u w pojedynczym wierszu właściwym dla danego ryzyka (możliwe jest również jednoczesne zaznaczenie wielu lub wszystkich wierszy = ryzyk dla danego zadania). Aplikacja wspomaga ustalenie, które z ryzyk wymagają weryfikacji poprzez wyróżnienie kolorem czerwonym tych ryzyk, które wymagają weryfikacji. Wyróżnienie pojawia się na 1 dzień wcześniej przed terminem weryfikacji, Wykonanie weryfikacji (za pomocą przycisku Zweryfikuj ), co jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Koordynatora zadania, że informacje zawarte w Rejestrze ryzyk są aktualne i adekwatne. Może mieć miejsce sytuacja, w której niektóre z ryzyk nie zostaną zaznaczone kolorem czerwonym na jeden dzień przed upływem wyznaczonego terminu. Powyższa sytuacja jest prawidłowa, bowiem wynika z dwóch potencjalnych przyczyn: Koordynator zadania już dokonał weryfikacji ryzyk w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, Koordynator zadania, dokonał zmiany oceny istotności danego ryzyka w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, Przegląd historii ryzyk Aplikacja wspomaga przegląd kilkuletniej historii pracy z danym ryzykiem poprzez menu Ryzyka / Mapa ryzyka (Rysunek 73 Mapa ryzyka historia ocen). 78

79 Rysunek 73 Mapa ryzyka historia ocen W tej formatce pojawiają się nowa możliwość pozwalająca Koordynatorom zadań na analizę, jak kształtowała się praca nad danym ryzykiem w układzie kilkuletnim (3 lata poprzedzające rok bieżący), gdzie w kontekście każdego roku kalendarzowego: 1. Pole Ocena istotności właściciela ryzyka (S / W/ N) - zawiera ostatnią, punktową ocenę istotności ryzyka dokonaną przez Koordynatora zadania, 2. Pole Niezależna ocena istotności ryzyka (S / W / N) zawiera ostatnią, punktową ocenę istotności ryzyka wprowadzoną: Na podstawie subiektywnej oceny dokonanej przez właściciela procesu Zarządzanie ryzykiem bez przeprowadzonych badań. W takim wypadku pozostałe pola (tj. ID zadania oraz Wynik badań ) pozostaną puste, Na podstawie subiektywnej oceny dokonanej przez właściciela procesu Zarządzanie ryzykiem na podstawie przeprowadzonych badań. W takim wypadku pozostałe pola (tj. ID zadania oraz Wynik badań ) będą wypełnione, 3. Pole Ocena stopnia materializacji ryzyka / Wynik badań (S / O / T) zawiera ocenę skuteczności systemu kontroli w zadaniu, przy czym: Litera C na tle czerwonym oznacza, że ryzyko się zmaterializowało (system kontroli nie zapobiegł materializacji ryzyka), Litera Y na tle żółtym oznacza, że ryzyko się zmaterializowało częściowo (system kontroli jest częściowo skuteczny), Litera Z na tle zielonym oznacza, że ryzyko się nie zmaterializowało (system kontroli zapobiegł materializacji ryzyka), Litera N na tle niebieskim oznacza, że przeprowadzone badania nie pozwalają na ocenę czy ryzyko się zmaterializowało, 4. Pole ID zadania (S / O / T+N) zawiera unikalny identyfikator badania, na podstawie którego została wprowadzona niezależna ocena istotności ryzyka, Anulowanie ryzyk Operacja anulowania ryzyka może mieć np. miejsce w przypadku zaniechania realizacji danego działania w zadaniu. W takiej sytuacji Koordynator zadania może nie chcieć usuwać historii pracy z powiązanymi ryzykami, lecz jedynie wyeliminować ww. ryzyka z określonych ekranów i raportów aplikacji. Operacja anulowania ryzyka może zostać wykonana w stosunku do ryzyk znajdujących się na dowolnym etapie zarządzania (statusy Rejestracja ryzyka, Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja ), Po wykonaniu operacji anulowania ryzyka, otrzyma ono automatycznie status Anulowane. W celu anulowania danego ryzyka proszę skontaktować się z osobą, która w organizacji pełni rolę Risk Managera (Koordynatorzy Zadań nie posiadają uprawnień pozwalających na wykonanie ww. operacji). 79

80 Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Operacja usuwania ryzyka skutkuje wyczyszczeniem aplikacji z wszelkich informacji o zarejestrowanym ryzyku. Koordynator zadania może wykonać operację usunięcia zarejestrowanego ryzyka (tj. znajdującego się w statusie Rejestracja ryzyka ) za pomocą ikonki kosza znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko: Ryzyka znajdujące się na kolejnych etapach zarządzania ryzykiem (statusy Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja, Anulowane, Anulowane scalone ) mogą zostać usunięte wyłącznie przez osobę posiadającą uprawnienia dla roli Risk Managera Zarządzanie ryzykiem w zadaniach typu P Zakres odpowiedzialności w zakresie zarządzania ryzykami dla zadań typu p oraz środowisko pracy: Podstawowy zakres odpowiedzialności w zakresie zarządzania ryzykami projektowymi (dla zadań typu P) obejmuje następujące działania: Rejestrowanie ryzyk. Ocenianie istotności zarejestrowanych ryzyk. Planowanie adekwatnych reakcji na ryzyko. Usuwanie ryzyk (np. tych, które zostały pomyłkowo zarejestrowane w Rejestrze Ryzyka dla danego projektu). Scalanie ryzyk, w przypadku gdy zdaniem osoby odpowiedzialnej, dotychczas zarejestrowane ryzyka cząstkowe powinny zostać zagregowane w nowe ryzyko, Przegląd historii ryzyk (maksymalnie w perspektywie kilku lat wstecz), Podstawowym środowiskiem pracy (w zakresie zarządzania ryzykami dla zadań typu P) jest Rejestr ryzyk dla zadań typu P, który jest dostępny poprzez wybór menu: Zadania\Typu P, a następnie menu Ryzyka pod prawym klawiszem myszy w kontekście wyselekcjonowanego zadania (Rysunek 74 Koordynacja ryzyk w zadaniu typu P). Rysunek 74 Koordynacja ryzyk w zadaniu typu P 80

81 Przeglądanie historii pracy z danym ryzykiem jest realizowane poprzez wybór z menu głównego RYZYK a następnie Rejestr ryzyk zadań typu P Rejestracja ryzyka w zadaniu typu P Po zalogowaniu do aplikacji MJUP, należy wybrać następującą pozycję menu: Zadania\Typu P W pierwszej kolejności należy wyszukać projekt (zadanie typu P), dla którego będą rejestrowane ryzyka projektowe. Należy wpisać numer projektu (w edytowalnym polu filtra dla kolumny pt. Nr zadania ) lub wpisać fragment nazwy zadania (w edytowalnym polu filtra dla kolumny pt. Nazwa ), a następnie nacisnąć klawisz ENTER: Następnie, należy kliknąć na wyszukanym zadaniu, a następnie pod prawym klawiszem myszy wyszukać opcję Ryzyka. Proszę odszukać i przycisnąć przycisk pn. Dodaj znajdujący się z w lewym górnym rogu formatki. Ryzyka można zarejestrować jedynie dla zadań projektowych posiadających status Projekt (tzn. zadanie na etapie inicjowania) lub status W realizacji. Dla projektów posiadających status Zakończone lub Zamknięte brak możliwości rejestrowania nowych ryzyk. Nie oznacza to braku możliwości zapoznania się z historią zarządzania poszczególnymi ryzykami (ta funkcjonalność jest dostępna w menu: Ryzyka / Rejestr ryzyk zadań typu P). Należy wypełnić podstawowe informacje nt. ryzyka (zgodnie z układem formatki), tj.: Pole Nazwa ryzyka (U / T / W) pole służące do jednoznacznego opisu ryzyka, Pole Nazwa ryzyka według słownika (S / W/ T). Należy dokonać wyboru jednej z pozycji słownikowych na najniższym poziomie struktury słownika. Wypełnienie ww. pól pozwala na dokonanie zapisu ryzyka (niebieski przycisk Akceptacja w lewej dolnej części ekranu), a zarejestrowane ryzyko uzyskuje status Rejestracja ryzyka, Ocena ryzyka w zadaniu typu p: Ocenę ryzyka w zadaniu typu P można przeprowadzić: bezpośrednio po zarejestrowaniu podstawowych, ww. informacji na temat danego ryzyka (czyli niejako kontynuując proces rozpoczęty poprzez zarejestrowanie podstawowych danych o ryzyku), lub może mieć również miejsce sytuacja, w której przystępuje się do oceny ryzyka po pewnym okresie od jego zarejestrowania. W takiej sytuacji, po zalogowaniu się należy przede wszystkim odszukać dane ryzyko wg schematu (Rysunek 75 Schemat postępowania). Rysunek 75 Schemat postępowania 81

82 W pierwszej kolejności należy uruchomić edycję ryzyka, które uprzednio zostało zarejestrowane poprzez kliknięcie na ikonę ołówka znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko. Następnie wprowadzamy informacje na temat ryzyka: 1. Pole Ocena istotności ryzyka (S / W / N) pole słownikowe zawierające wartości w skali od 1 do 7, gdzie: Ocena 7 oznacza ryzyko krytyczne, Ocena w przedziale 5-6: oznacza ryzyko poważne, Ocena w przedziale 3-4: oznacza ryzyko umiarkowane, Ocena w przedziale 1-2: oznacza ryzyko niskie, Po uzupełnieniu tego pola i zapisaniu danych, ryzyko otrzymuje status Ryzyko ocenione 2. Pole Status postępowania z ryzykiem (S / W / T) pole słownikowe zawierające następujące możliwe wartości: Status Monitorowanie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest jego dalsza obserwacja (np. poprzez zdefiniowane wskaźniki dla działania). Status Przeciwdziałanie / ograniczanie : w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest aktywne przeciwdziałanie ryzyku, Status Przeniesienie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest: transfer ryzyka na stronę trzecią (np. poprzez ubezpieczenie mienia -> transfer na ubezpieczyciela, lub poprzez wprowadzenie adekwatnych zapisów umownych -> transfer ryzyka na kontrahenta),eskalacja ryzyka na wyższy poziom zarządzania w organizacji w przypadku gdy wybór innej reakcji na ryzyko przekracza zakres uprawnień, kompetencji Kierownika Projektu. Przeniesienie tego rodzaju ryzyka następuje poprzez jego eskalację na poziom Komitetu Sterującego. Informacja na temat daty i miejsca posiedzenia Komitetu Sterującego powinna zostać zamieszczona w polu Uwagi. Decyzja Komitetu Sterującego co do działań zaradczych lub korygujących powinna zostać umieszczona w polu Opis reakcji na ryzyko. Status Akceptacja (ryzyka): w przypadku gdy ryzyko może zostać zaakceptowane przez organizację. Zgodnie z zasadami zarządzania ryzykiem, w Urzędzie Miasta Krakowa wszystkie ryzyka, których istotność oceniono powyżej 4 punktów nie powinny być akceptowane. Status Zaniechanie : w przypadku gdy ryzyko może zostać wyeliminowane (lub w istotny sposób ograniczone) wyłącznie poprzez zaniechania działań, które eksponują organizację na ww. ryzyko. 3. Pole Opis reakcji na ryzyko (U / O / T) należy przyjąć za dobrą praktykę, że w tym polu - dla dowolnego statusu poza statusem Akceptacja, powinien zostać zmieszczony klarowny opis reakcji na ryzyko. Opis powinien pozwolić dowolnej, niezaznajomionej z specyfiką projektu osobie, zorientować się na czym będą polegały projektowane działania zaradcze (korygujące lub prewencyjne), 4. Pole Odpowiedzialność za reakcję (U / W / T) w tym polu proszę zamieścić imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za podjęcie reakcji lub funkcję ww. pracownika, wtedy gdy jednoznacznie identyfikuje ona danego pracownika (np. Kierownik Zespołu Roboczego, Administrator Techniczny aplikacji XYZ). 82

83 5. Pole Data planowanego działania (U / W / D) proszę wpisać z klawiatury lub skorzystać z kalendarza ułatwiającego wprowadzenie daty w prawidłowym formacie, 6. Pole Wskaźnik (S / O/ T) jeżeli dla danego projektu zdefiniowano cele szczegółowe powiązane z określonymi wskaźnikami, z których jeden koresponduje z rejestrowanym ryzykiem, wtedy można przywołać ww. wskaźnik, 7. Pole Wycena działania zaradczego (U / O/ N) w polu można wpisać wysokość wydatku na zakup towarów lub usług obcych. W polu nie wpisujemy wydatków na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w proces zarządzania ryzykiem, 8. Pole Etap (U / O / T) w tym polu można wpisać opis lub numer etapu zadania typu P, 9. Pole Uwagi (U / O / T) w tym polu zachęcamy Państwa do zamieszczenia wszelkich innych informacji, które uznacie Państwo za pomocne w skutecznym zarządzaniu ryzykiem, Operację oceny ryzyka należy zatwierdzić klikając na ikonę zapisu znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Po dokonaniu oceny ryzyka, jego status przybiera wartość zgodną z wybranym statusem postępowania z ryzykiem Scalanie ryzyk Operacja scalania ryzyk może mieć miejsce w przypadku, gdy ryzyka cząstkowe (tj. ryzyka scalane, często o niskiej istotności) konstytuują wspólnie nowe ryzyko (często o wyższym poziomie istotności), które powinno być obserwowane w projekcie, Ryzyka cząstkowe, które zostały przewidziane do scalenia, powinny spełniać poniższe warunki: Ryzyka cząstkowe powinny być zarejestrowane w kontekście tego samego zadania typu P (aczkolwiek mogą przynależeć do różnych etapów), Ryzyka cząstkowe nie mogą posiadać statusu Anulowane ani Anulowane scalone, Operację scalania ryzyk należy przeprowadzić w formatce Rejestr ryzyk (dla danego zadania), poprzez: zaznaczenie pierwszego ryzyka, równoczesne zaznaczenie lewym klawiszem myszy drugiego (oraz ewentualnie kolejnych) ryzyk przy naciśniętym klawiszu CTRL. Efektem tej czynności jest kilka zaznaczonych (podświetlonych) ryzyk. Następnie należy wybrać opcję Scal dostępną w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. W rezultacie wyboru opcji Scal : Pojawia się formatka umożliwiająca wprowadzanie danych nt. nowego ryzyka, Ryzyka cząstkowe otrzymują status Anulowane scalone Operacja scalania ryzyk jest nieodwracalna, 83

84 Weryfikowanie ryzyk Weryfikacja ryzyk to czynność, dzięki której organizacja otrzymuje zapewnienie, że dane nr. ryzyk zgromadzone w aplikacji są adekwatne i aktualne. Weryfikacja ryzyk jest realizowana w formatce Ryzyka / Rejestr ryzyk zadań typu P (Rysunek 76. Weryfikacja ryzyk w zadaniach typu P). Rysunek 76. Weryfikacja ryzyk w zadaniach typu P W procesie weryfikacji ryzyk: 1. Risk Manager ustanawia kolejne terminy (dokładność co do 1 dnia) weryfikacji ryzyk przez Koordynatorów zadań, 2. Przed upływem wyznaczonego terminu Koordynatorzy zadań, mają obowiązek dokonać weryfikacji ryzyk poprzez: Zaznaczenie checkbox u w pojedynczym wierszu właściwym dla danego ryzyka (możliwe jest również jednoczesne zaznaczenie wielu lub wszystkich wierszy = ryzyk dla danego zadania). Aplikacja wspomaga ustalenie, które z ryzyk wymagają weryfikacji poprzez wyróżnienie kolorem czerwonym tych ryzyk, które wymagają weryfikacji. Wyróżnienie pojawia się na 1 dzień wcześniej przed terminem weryfikacji, Wykonanie weryfikacji (za pomocą przycisku Zweryfikuj ), co jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Koordynatora zadania, że informacje zawarte w Rejestrze ryzyk są aktualne i adekwatne. Może mieć miejsce sytuacja, w której niektóre z ryzyk nie zostaną zaznaczone kolorem czerwonym na jeden dzień przed upływem wyznaczonego terminu. Powyższa sytuacja jest prawidłowa, bowiem wynika z dwóch potencjalnych przyczyn: Koordynator zadania już dokonał weryfikacji ryzyk w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, Koordynator zadania, dokonał zmiany oceny istotności danego ryzyka w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, 84

85 Przegląd historii ryzyk Aplikacja wspomaga przegląd kilkuletniej historii pracy z danym ryzykiem poprzez menu Ryzyka / Mapa ryzyka (Rysunek 77 Mapa ryzyka historia ocen). Rysunek 77 Mapa ryzyka historia ocen W tej formatce pojawiają się nowa możliwość pozwalająca Koordynatorom zadań na analizę, jak kształtowała się praca nad danym ryzykiem w układzie kilkuletnim (3 lata poprzedzające rok bieżący), gdzie w kontekście każdego roku kalendarzowego: 1. Pole Ocena istotności właściciela ryzyka (S / W/ N) - zawiera ostatnią, punktową ocenę istotności ryzyka dokonaną przez Koordynatora zadania, 2. Pole Niezależna ocena istotności ryzyka (S / W / N) zawiera ostatnią, punktową ocenę istotności ryzyka wprowadzoną: Na podstawie subiektywnej oceny dokonanej przez właściciela procesu Zarządzanie ryzykiem bez przeprowadzonych badań. W takim wypadku pozostałe pola (tj. ID zadania oraz Wynik badań ) pozostaną puste, Na podstawie subiektywnej oceny dokonanej przez właściciela procesu Zarządzanie ryzykiem na podstawie przeprowadzonych badań. W takim wypadku pozostałe pola (tj. ID zadania oraz Wynik badań ) będą wypełnione, 3. Pole Ocena stopnia materializacji ryzyka / Wynik badań (S / O / T) zawiera ocenę skuteczności systemu kontroli w zadaniu, przy czym: Litera C na tle czerwonym oznacza, że ryzyko się zmaterializowało (system kontroli nie zapobiegł materializacji ryzyka), Litera Y na tle żółtym oznacza, że ryzyko się zmaterializowało częściowo (system kontroli jest częściowo skuteczny), Litera Z na tle zielonym oznacza, że ryzyko się nie zmaterializowało (system kontroli zapobiegł materializacji ryzyka), Litera N na tle niebieskim oznacza, że przeprowadzone badania nie pozwalają na ocenę czy ryzyko się zmaterializowało, 4. Pole ID zadania (S / O / T+N) zawiera unikalny identyfikator badania, na podstawie którego została wprowadzona niezależna ocena istotności ryzyka, Anulowanie ryzyk Operacja anulowania ryzyka może mieć np. miejsce w przypadku zaniechania realizacji danego działania w zadaniu. W takiej sytuacji Koordynator zadania może nie chcieć usuwać historii pracy z powiązanymi ryzykami, lecz jedynie wyeliminować ww. ryzyka z określonych ekranów i raportów aplikacji. Operacja anulowania ryzyka może zostać wykonana w stosunku do ryzyk znajdujących się na dowolnym etapie zarządzania (statusy Rejestracja ryzyka, Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja ), Po wykonaniu operacji anulowania ryzyka, otrzyma ono automatycznie status Anulowane. 85

86 W celu anulowania danego ryzyka proszę skontaktować się z osobą, która w organizacji pełni rolę Risk Managera (Koordynatorzy Zadań nie posiadają uprawnień pozwalających na wykonanie ww. operacji) Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Operacja usuwania ryzyka skutkuje wyczyszczeniem aplikacji z wszelkich informacji o zarejestrowanym ryzyku. Kierownik Projektu może wykonać operację usunięcia zarejestrowanego ryzyka (tj. znajdującego się w statusie Rejestracja ryzyka ) za pomocą ikonki usuwania znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko: Ryzyka znajdujące się na kolejnych etapach zarządzania ryzykiem (statusy Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja, Anulowane, Anulowane scalone ) mogą zostać usunięte wyłącznie przez osobę posiadającą uprawnienia właściwe dla roli Risk Managera Zarządzanie ryzykiem przez właściciela zasobu Zakres odpowiedzialności właściciela zasobu oraz środowisko pracy Zakres odpowiedzialności właściciela zasobu w zakresie zarządzania ryzykiem obejmuje następujące działania: Rejestrowanie ryzyk w kontekście predefiniowanych kategorii i podkategorii zasobów, Ocenianie istotności zarejestrowanych ryzyk oraz planowanie adekwatnych reakcji na ryzyko, Okresowe weryfikowanie ryzyk (zgodnie z harmonogramem ustanowionym przez Risk Managera), przez co rozumie się obowiązek dokonania przeglądu ryzyk w Rejestrze Ryzyk właściwym dla danej kategorii i podkategorii zasobu, Usuwanie ryzyk, które zostały pomyłkowo zarejestrowane w Rejestrze Ryzyka dla danego zasobu, Scalanie ryzyk, w przypadku gdy zdaniem właściciela zasobu, dotychczas zarejestrowane ryzyka cząstkowe powinny zostać zagregowane w nowe ryzyko, Przeglądanie wyników badań (audytowych, kontrolnych, etc.). W obszarze zarządzania ryzykiem związanym z bezpieczeństwem zasobów brak możliwości przeglądu historii ryzyk (w perspektywie kilku lat wstecz). Przyjęto bowiem założenie, że ze względu na dynamikę zmian (technologia, podatności, zabezpieczenia, okresowa wymiana zasobów) kluczową perspektywą w tym obszarze jest stan na dany moment procesu zarządzania ryzykiem. Podstawowym środowiskiem pracy właściciela zasobu jest rejestr ryzyk właściwych dla danej kategorii zasobu, który jest dostępny poprzez wybór z menu głównego: Ryzyka, a następnie menu Rejestr ryzyk zasobów: Rejestracja ryzyka w obszarze bezpieczeństwa zasobów: Po wejściu w formatkę, należy i kliknąć na przycisk Dodaj znajdujący się z w lewym górnym rogu formatki. Następnie, należy wypełnić podstawowe informacje nt. ryzyka (zgodnie z układem formatki): 86

87 Pole Obszar ryzyka (S/W/T) pole jest automatycznie wypełnione wartością pn. Zasoby. Pole Kategoria zasobów (S/T/W) w polu należy wybrać najpierw kategorię zasobu, a następnie podkategorię zasobu, dla której będzie rejestrowane ryzyko. Pole Nazwa ryzyka (U/T/W) w polu należy wpisać jednoznaczny opis ryzyka. Pole Nazwa ryzyka według słownika (S/T/W) w tym polu należy dokonać wyboru jednej z kategorii ryzyk (na najniższym poziomie struktury słownika). Pole Właściciel zasobu (S/T/W) w tym polu należy wybrać komórkę organizacyjną, której zgodnie z treścią Zasad Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, przypisano właścicielską odpowiedzialność za daną kategorię lub podkategorię zasobów. Pole Zagrożenie (S/T/W) w tym polu należy opisać (poprzez wybór odpowiedniej pozycji słownikowej) potencjalną przyczynę incydentu, który może wywołać szkodę w systemie informatycznym lub w organizacji, Pole Podatność (S/T/W) - w tym polu należy opisać (poprzez wybór odpowiedniej pozycji słownikowej) potencjalną słabość kategorii zasobu, która może zostać wykorzystana przez zagrożenie, Skala Wpływ na ciągłość działania (S/S/W) w tym polu należy ocenić wartość danej kategorii zasobu poprzez ocenę jej wpływu na ciągłość działania zgodnie z poniższymi zasadami: o Zaznaczenie pojedynczej gwiazdki oznacza wpływ danej kategorii zasobu na ciągłość działania pojedynczego stanowiska, o Zaznaczenie dwóch gwiazdek oznacza wpływ danej kategorii zasobu na ciągłość działania budynku (lub pojedynczej lokalizacji), o Zaznaczenie trzech gwiazdek oznacza wpływ danej kategorii zasobu na ciągłość działania całej organizacji, Skala Rodzaj przetwarzanej informacji (S/S/W) w tym polu należy ocenić wartość danej kategorii zasobu poprzez ocenę rodzaju przetwarzanej informacji. Ocenę należy przeprowadzić zgodnie z poniższymi zasadami: o Zaznaczenie pojedynczej gwiazdki jest właściwe dla informacji o poziomach ochrony z przedziału [3, 5], o Zaznaczenie dwóch gwiazdek jest właściwe dla informacji o poziomach ochrony z przedziału [6, 8], o Zaznaczenie trzech gwiazdek jest właściwe dla informacji o poziomie ochrony równym 9, Skala Koszt odtworzenia zasobu (S/S/W) - w tym polu należy ocenić wartość danej kategorii zasobu poprzez ocenę kosztu odtworzenia. Ocenę należy przeprowadzić zgodnie z poniższymi zasadami: o Zaznaczenie pojedynczej gwiazdki jest właściwe dla zasobów o koszcie odtworzenia poniżej 5000PLN, o Zaznaczenie dwóch gwiazdek jest właściwe dla zasobów o koszcie odtworzenia z przedziału od 5000PLN do PLN, o Zaznaczenie trzech gwiazdek jest właściwe dla zasobów o koszcie odtworzenia powyżej PLN, Na podstawie wypełnionych pól pn. Wpływ na ciągłość działania, Rodzaj przetwarzanej informacji, Koszt odtworzenia zasobu, aplikacja automatycznie wylicza wartość pola pn. Wartość zasobu, będącego sumą wartości składowych. 87

88 Wypełnienie pól od i) do x) pozwala na dokonanie zapisu ryzyka (niebieski Akceptacja w lewej dolnej części ekranu), a zarejestrowane ryzyko uzyskuje status Rejestracja ryzyka, Ocena ryzyka dla kategorii / podkategorii zasobu Ocenę zarejestrowanego ryzyka można przeprowadzić: bezpośrednio po zarejestrowaniu podstawowych, ww. informacji na temat danego ryzyka (czyli niejako kontynuując proces rozpoczęty poprzez zarejestrowanie podstawowych danych o ryzyku), lub może mieć również miejsce sytuacja, w której przystępujemy do oceny ryzyka po pewnym okresie od jego zarejestrowania. W takiej sytuacji, po zalogowaniu się należy przede wszystkim odszukać dane ryzyko, W pierwszej kolejności należy uruchomić edycję ryzyka, które uprzednio zostało zarejestrowane poprzez kliknięcie na ikonę ołówka znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko. Następnie wprowadzamy informacje na temat ryzyka: Pole Zabezpieczenie (U/T/O) pole zawiera informację nt. wdrożonego mechanizmu kontrolnego służącego zarządzaniu zidentyfikowanym ryzykiem. Zabezpieczenia mogą mieć charakter organizacyjny (np. okresowe szkolenie pracowników lub procedura wykonywania określonych działań) lub techniczny (np. elektroniczny zamek w drzwiach do pomieszczenia). Pole Ocena podatności (S/S/W) - w tym polu należy ocenić daną podatność przez pryzmat zidentyfikowanego, odpowiadającego jej zabezpieczenia (im słabiej oceniamy zabezpieczenia tym większa podatność aktywa). Ocenę należy przeprowadzić zgodnie z poniższymi zasadami: o Zaznaczenie pojedynczego punktu (w skali) oznacza niskie znaczenie zidentyfikowanych podatności w kontekście zastosowanego zabezpieczenia, o Zaznaczenie dwóch punktów (w skali) oznacza średnie znaczenie zidentyfikowanych podatności w kontekście zastosowanego zabezpieczenia, o Zaznaczenie trzech punktów (w skali) oznacza wysokie znaczenie zidentyfikowanych podatności w kontekście zastosowanego zabezpieczenia, Pole Ocena zagrożenia (S/S/W) - w tym polu należy ocenić wpływ zidentyfikowanego zagrożenia. Ocenę należy przeprowadzić zgodnie z poniższymi zasadami: o Zaznaczenie pojedynczego punktu (w skali) oznacza ocenę wpływu zagrożenia na poziomie niskim, o Zaznaczenie dwóch punktów (w skali) oznacza ocenę wpływu zagrożenia na poziomie średnim, o Zaznaczenie trzech punktów (w skali) oznacza ocenę wpływu zagrożenia na poziomie wysokim, Pole Prawdopodobieństwo wystąpienia incydentu (S/S/W) - w tym polu należy ocenić prawdopodobieństwo wystąpienia incydentu zagrażającego bezpieczeństwu informacji w kontekście zidentyfikowanych podatności oraz zagrożeń. Ocenę należy przeprowadzić zgodnie z poniższymi zasadami: o Zaznaczenie pojedynczego punktu (w skali) oznacza, że zagrożenie jest mało realne, aby mógł się zdarzyć incydent (przewidywalna liczba wystąpień w roku: < 1 raz) 88

89 o Zaznaczenie dwóch punktów (w skali) oznacza, że incydent może wystąpić (przewidywalna liczba wystąpień w roku 1-4), o Zaznaczenie trzech punktów (w skali) oznacza, że incydent jest bardzo realny i może wystąpić w każdej chwili (przewidywalna liczba wystąpień w roku: >4) Pole Wartość ryzyka rezydualnego jest wyliczane w sposób automatyczny na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, wg następującego schematu: 1. Wartość zasobu 2. Ocena podatności 3. Ocena zagrożenia Prawdopodobieństwo wystąpienia 4. incydentu Wartość ryzyka rezydualnego (5 = 1 * 2 5. * 3) Pole Ocena ryzyka w skali jest wyliczane w sposób automatyczny na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, wg następującego schematu: 1 - dla wartości ryzyka dla wartości ryzyka dla wartości ryzyka dla wartości ryzyka dla wartości ryzyka dla wartości ryzyka dla wartości ryzyka powyżej 121 Wypełnienie pól od i) do ix) pozwala na dokonanie zapisu ryzyka (niebieski Akceptacja w lewej dolnej części ekranu), a samo ryzyko uzyskuje status Ryzyko ocenione, Postępowanie z ryzykami w obszarze bezpieczeństwa informacji Pole Status postępowania z ryzykiem (S / W / T) pole słownikowe zawierające następujące możliwe wartości: 1. Status Monitorowanie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest jego dalsza obserwacja (np. poprzez zdefiniowane wskaźniki dla działania). 2. Status Przeciwdziałanie / ograniczanie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest aktywne przeciwdziałanie ryzyku, 3. Status Przeniesienie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest: jego transfer na stronę trzecią (np. poprzez ubezpieczenie mienia -> transfer na ubezpieczyciela, lub poprzez wprowadzenie adekwatnych zapisów umownych -> transfer ryzyka na kontrahenta), eskalacja ryzyka na wyższy poziom zarządzania w organizacji w przypadku gdy wybór innej reakcji na ryzyko przekracza zakres uprawnień / kompetencji Koordynatora zadania. Przeniesienie tego rodzaju ryzyka następuje poprzez jego eskalację na poziom wyższy poziom zarządzania (np. Kierownika komórki 89

90 organizacyjnej, Kierownika Pionu, etc.). Informacja na temat daty i miejsca przeniesienia ryzyka powinna zostać zamieszczona w polu Uwagi. Decyzja zwierzchnika co do działań zaradczych lub korygujących powinna zostać umieszczona w polu Opis reakcji na ryzyko. 4. Status Akceptacja (ryzyka): w przypadku gdy ryzyko może zostać zaakceptowane przez organizację (tzn. nie jest wymagana aktywna postawa ze strony koordynatora zadania). Zgodnie z zasadami zarządzania ryzykiem, w Urzędzie Miasta Krakowa wszystkie ryzyka, których istotność oceniono powyżej 4 punktów nie powinny być akceptowane, 5. Status Zaniechanie (działania): w przypadku gdy ryzyko może zostać wyeliminowane / w istotny sposób ograniczone wyłącznie poprzez zaniechania działań, które eksponują organizację na ww. ryzyko, Pole Opis reakcji na ryzyko (U / O / T) należy przyjąć za dobrą praktykę, że w tym polu - dla dowolnego statusu poza statusem Akceptacja, powinien zostać zmieszczony klarowny opis Państwa reakcję na ryzyko. Ww. opis powinien pozwolić dowolnej, niezaznajomionej z specyfiką zadania osobie, zorientować się na czym będą polegały projektowane działania zaradcze (korygujące lub prewencyjne), Pole Odpowiedzialność za reakcję (U / W / T) w tym polu proszę zamieścić imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za podjęcie reakcji lub funkcję ww. pracownika, wtedy gdy jednoznacznie identyfikuje ona danego pracownika (np. Kierownik Referatu XZ-01). Pole Data planowanego działania (U / W / D) proszę wpisać z klawiatury lub skorzystać z kalendarza ułatwiającego wprowadzenie daty w prawidłowym formacie, Pole Wycena działania zaradczego (U / O/ N) w polu można wpisać wysokość wydatku na zakup towarów lub usług obcych. W polu nie wpisujemy wydatków na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w proces zarządzania ryzykiem, Pole Uwagi (U / O / T) w tym polu zachęcamy Państwa do zamieszczenia wszelkich innych informacji, które uznacie Państwo za pomocne w skutecznym zarządzaniu ryzykiem, Operację oceny ryzyka należy zatwierdzić klikając na ikonę zapisu znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Po dokonaniu oceny ryzyka, jego status przybiera wartość zgodną ze statusem wybranego sposobu postępowania z ryzykiem Scalanie ryzyk Operacja scalania ryzyk może mieć miejsce w przypadku, gdy zdaniem właściciela zasobu, ryzyka cząstkowe (tj. ryzyka scalane, często o niskiej istotności) konstytuują wspólnie nowe ryzyko (często o wyższym poziomie istotności), Ryzyka cząstkowe, które zostały przewidziane do scalenia nie mogą posiadać statusu Anulowane ani Anulowane scalone, 90

91 Operację scalania ryzyk należy przeprowadzić w formatce Rejestr ryzyk zasobów, poprzez: zaznaczenie pierwszego ryzyka, równoczesne zaznaczenie lewym klawiszem myszy drugiego (oraz ewentualnie kolejnych) ryzyk przy naciśniętym klawiszu CTRL. Efektem tej czynności jest kilka zaznaczonych (podświetlonych) ryzyk. Następnie należy wybrać opcję Scal dostępną w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. W rezultacie wyboru opcji Scal : Pojawia się formatka umożliwiająca wprowadzanie danych nt. nowego ryzyka, Ryzyka cząstkowe otrzymują status Anulowane scalone Operacja scalania ryzyk jest nieodwracalna, Weryfikowanie ryzyk Weryfikacja ryzyk to czynność wykonywana przez właścicieli zasobów, dzięki której organizacja otrzymuje zapewnienie, że zgromadzone w aplikacji dane nr. ryzyk są adekwatne i aktualne. Weryfikacja ryzyk jest realizowana w formatce Ryzyka / Rejestr ryzyk zasobów (Rysunek 78 Weryfikacja ryzyk z obszaru bezpieczeństwa zasobów). Rysunek 78 Weryfikacja ryzyk z obszaru bezpieczeństwa zasobów W procesie weryfikacji ryzyk: 1. Risk Manager ustanawia kolejne terminy (dokładność co do 1 dnia) weryfikacji ryzyk przez Koordynatorów zadań, 2. Przed upływem wyznaczonego terminu Koordynatorzy zadań, mają obowiązek dokonać weryfikacji ryzyk poprzez: Zaznaczenie checkbox u w pojedynczym wierszu właściwym dla danego ryzyka (możliwe jest również jednoczesne zaznaczenie wielu lub wszystkich wierszy = ryzyk dla danego zadania). Aplikacja wspomaga ustalenie, które z ryzyk wymagają weryfikacji poprzez wyróżnienie kolorem czerwonym tych ryzyk, które wymagają 91

92 weryfikacji. Wyróżnienie pojawia się na 1 dzień wcześniej przed terminem weryfikacji, Wykonanie weryfikacji (za pomocą przycisku Zweryfikuj ), co jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Koordynatora zadania, że informacje zawarte w Rejestrze ryzyk są aktualne i adekwatne. Może mieć miejsce sytuacja, w której niektóre z ryzyk nie zostaną zaznaczone kolorem czerwonym na jeden dzień przed upływem wyznaczonego terminu. Powyższa sytuacja jest prawidłowa, bowiem wynika z dwóch potencjalnych przyczyn: Koordynator zadania już dokonał weryfikacji ryzyk w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, Koordynator zadania, dokonał zmiany oceny istotności danego ryzyka w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, Anulowanie ryzyk Operacja anulowania ryzyka może mieć np. miejsce w przypadku zaniechania realizacji danego działania w zadaniu. W takiej sytuacji Właściciel zasobu może nie chcieć usuwać historii pracy z powiązanymi ryzykami, lecz jedynie wyeliminować ww. ryzyka z określonych ekranów i raportów aplikacji. Operacja anulowania ryzyka może zostać wykonana w stosunku do ryzyk znajdujących się na dowolnym etapie zarządzania (statusy Rejestracja ryzyka, Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja ), Po wykonaniu operacji anulowania ryzyka, otrzyma ono automatycznie status Anulowane. W celu anulowania danego ryzyka proszę skontaktować się z osobą, która w organizacji pełni rolę Risk Managera (Właściciele zasobów nie posiadają uprawnień pozwalających na wykonanie ww. operacji) Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Operacja usuwania ryzyka skutkuje wyczyszczeniem aplikacji z wszelkich informacji o zarejestrowanym ryzyku. Właściciel zasobu może wykonać operację usunięcia zarejestrowanego ryzyka (tj. znajdującego się w statusie Rejestracja ryzyka ) za pomocą ikonki usuwania znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko. Ryzyka znajdujące się na kolejnych etapach zarządzania ryzykiem (statusy Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja, Anulowane, Anulowane scalone ) mogą zostać usunięte wyłącznie przez osobę posiadającą uprawnienia dla roli Risk Managera Przeglądanie wyników badań: Wyniki badań mogą pochodzić z raportów wykonanych w ramach auditów zgodności z normą badań audytu wewnętrznego lub zakupionych usług zewnętrznych. Właściciel może oglądać wyniki badań zasobów własnych, a Risk manager ma dostęp do wszystkich wyników. Aby zapoznać się z wynikami należy z MENU GŁÓWNEGO wybrać w pierwszej kolejności opcję RYZYKA, następnie opcję RYZYKA DLA ZASOBÓW, w której znajduje się rejestr ryzyk dla zasobów UMK. Po wyszukaniu konkretnego ryzyka można uzyskać informacje nt. wyników badań (audytowych lub kontrolnych) poprzez kliknięcie na ww. 92

93 ryzyku prawym klawiszem myszy i wybór opcji OCENY ZASOBÓW (Rysunek 79 Oceny zasobów). Rysunek 79 Oceny zasobów Aplikacja wyświetla tabelę widoczną na powyższym rysunku. W tabeli widzimy kategorię / podkategorię zasobu, opis konkretnego zasobu będącego przedmiotem badań, właściciela zasobu oraz informację, czy weryfikacja obecności zabezpieczenia została wykonana oraz, czy w wyniku badań uznano zabezpieczenie za skuteczne Zarządzanie ryzykiem przez koordynatora programu Zakres odpowiedzialności koordynatora programów oraz środowisko pracy Zakres odpowiedzialności Koordynatorów programów (w zakresie zarządzania ryzykiem) obejmuje następujące działania: 1. Analizę rejestrów ryzyk właściwych dla zadań (typu B oraz typu P) wchodzących w skład danego programu, 2. Rejestrowanie ryzyk dla szczegółowych celów programów, ocenianie istotności zarejestrowanych ryzyk oraz planowanie adekwatnych reakcji na ryzyko, 3. Okresowe weryfikowanie ryzyk (zgodnie z harmonogramem ustanowionym przez Risk Managera), przez co rozumie się obowiązek dokonania przeglądu ryzyk w Rejestrze Ryzyka dla danego programu, 4. Usuwanie ryzyk, które zostały pomyłkowo zarejestrowane w Rejestrze Ryzyka dla danego programu, 5. Scalanie ryzyk, w przypadku gdy zdaniem Koordynatora programu, dotychczas zarejestrowane ryzyka cząstkowe powinny zostać zagregowane w nowe ryzyko, 6. Przegląd historii ryzyk (w perspektywie trzech lat wstecz), Podstawowym środowiskiem pracy Koordynatora programu jest Rejestr ryzyk właściwych dla danego programu, który jest dostępny poprzez wybór menu Programy, a następnie 93

94 menu Ryzyka, które jest dostępne w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy ( Przeglądanie kilkuletniej historii pracy z ryzykiem (właściwym dla danego programu) jest realizowane poprzez wybór menu głównego Ryzyka / Rejestr ryzyka programów Rejestracja ryzyka właściwego dla celu szczegółowego programu: W pierwszej kolejności należy wybrać program, którego jest się koordynatorem. W tym celu można np. wpisać fragment nazwy programu (w edytowalnym polu filtra dla kolumny pt. Nazwa ) lub rozpocząć wyszukiwanie po dowolnej innej kolumnie (np. przydatną może być kolumna Koordynator programu, Status, etc.), a następnie nacisnąć klawisz ENTER. Następnie, klikając prawym klawiszem myszy na wyszukanym programie, proszę wyszukać opcję Ryzyka. Po uruchomieniu nowej formatki, proszę odszukać i przycisnąć przycisk Dodaj znajdujący się z w lewym górnym rogu formatki. Należy wypełnić podstawowe informacje nt. ryzyka (zgodnie z układem formatki), tj.: Pole Cel szczegółowy (S/O/T) wybór jednego z celów szczegółowych programu pozwala zarejestrować ryzyko w jego kontekście, Pole Nazwa ryzyka (U/T/W) pole służące do jednoznacznego opisu ryzyka, Pole Nazwa ryzyka według słownika (S/W/T). Należy dokonać wyboru jednej z pozycji słownikowych na najniższym poziomie struktury słownika. Wypełnienie ww. pól pozwala na dokonanie zapisu ryzyka (niebieski Akceptacja w lewej dolnej części ekranu), a zarejestrowane ryzyko uzyskuje status Rejestracja ryzyka, Ocena ryzyka w programie: Ocenę koordynowanego ryzyka można przeprowadzić: bezpośrednio po zarejestrowaniu podstawowych, ww. informacji na temat danego ryzyka (czyli niejako kontynuując proces rozpoczęty poprzez zarejestrowanie podstawowych danych o ryzyku), lub może mieć również miejsce sytuacja, w której przystępujemy do oceny ryzyka po pewnym okresie od jego zarejestrowania. W pierwszej kolejności należy uruchomić edycję ryzyka, które uprzednio zostało zarejestrowane poprzez kliknięcie na ikonę ołówka znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko. Następnie wprowadzamy informacje na temat ryzyka: 10. Pole Ocena istotności ryzyka (S / W / N) pole słownikowe zawierające wartości w skali od 1 do 7, gdzie: Ocena 7 oznacza ryzyko krytyczne, Ocena w przedziale 5-6: oznacza ryzyko poważne, Ocena w przedziale 3-4: oznacza ryzyko umiarkowane, Ocena w przedziale 1-2: oznacza ryzyko niskie, Po uzupełnieniu tego pola i zapisaniu danych, ryzyko otrzymuje status Ryzyko ocenione 11. Pole Status postępowania z ryzykiem (S / W / T) pole słownikowe zawierające następujące możliwe wartości: Status Monitorowanie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest jego dalsza obserwacja (np. poprzez zdefiniowane wskaźniki dla działania). Status Przeciwdziałanie / ograniczanie : w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest aktywne przeciwdziałanie ryzyku, 94

95 Status Przeniesienie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest: transfer ryzyka na stronę trzecią (np. poprzez ubezpieczenie mienia -> transfer na ubezpieczyciela, lub poprzez wprowadzenie adekwatnych zapisów umownych -> transfer ryzyka na kontrahenta),eskalacja ryzyka na wyższy poziom zarządzania w organizacji w przypadku gdy wybór innej reakcji na ryzyko przekracza zakres uprawnień, kompetencji Kierownika Projektu. Przeniesienie tego rodzaju ryzyka następuje poprzez jego eskalację na poziom Komitetu Sterującego. Informacja na temat daty i miejsca posiedzenia Komitetu Sterującego powinna zostać zamieszczona w polu Uwagi. Decyzja Komitetu Sterującego co do działań zaradczych lub korygujących powinna zostać umieszczona w polu Opis reakcji na ryzyko. Status Akceptacja (ryzyka): w przypadku gdy ryzyko może zostać zaakceptowane przez organizację. Zgodnie z zasadami zarządzania ryzykiem, w Urzędzie Miasta Krakowa wszystkie ryzyka, których istotność oceniono powyżej 4 punktów nie powinny być akceptowane. Status Zaniechanie : w przypadku gdy ryzyko może zostać wyeliminowane (lub w istotny sposób ograniczone) wyłącznie poprzez zaniechania działań, które eksponują organizację na ww. ryzyko. 1. Pole Opis reakcji na ryzyko (U / O / T) należy przyjąć za dobrą praktykę, że w tym polu - dla dowolnego statusu poza statusem Akceptacja, powinien zostać zmieszczony klarowny opis reakcji na ryzyko. Opis powinien pozwolić dowolnej, niezaznajomionej z specyfiką projektu osobie, zorientować się na czym będą polegały projektowane działania zaradcze (korygujące lub prewencyjne), 12. Pole Odpowiedzialność za reakcję (U / W / T) w tym polu proszę zamieścić imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za podjęcie reakcji lub funkcję ww. pracownika, wtedy gdy jednoznacznie identyfikuje ona danego pracownika (np. Kierownik Zespołu Roboczego, Administrator Techniczny aplikacji XYZ). 13. Pole Data planowanego działania (U / W / D) proszę wpisać z klawiatury lub skorzystać z kalendarza ułatwiającego wprowadzenie daty w prawidłowym formacie, 14. Pole Wskaźnik (S / O/ T) jeżeli dla danego projektu zdefiniowano cele szczegółowe powiązane z określonymi wskaźnikami, z których jeden koresponduje z rejestrowanym ryzykiem, wtedy można przywołać ww. wskaźnik, 15. Pole Wycena działania zaradczego (U / O/ N) w polu można wpisać wysokość wydatku na zakup towarów lub usług obcych. W polu nie wpisujemy wydatków na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w proces zarządzania ryzykiem, 16. Pole Etap (U / O / T) w tym polu można wpisać opis lub numer etapu zadania typu P, 17. Pole Uwagi (U / O / T) w tym polu zachęcamy Państwa do zamieszczenia wszelkich innych informacji, które uznacie Państwo za pomocne w skutecznym zarządzaniu ryzykiem, 95

96 Operację oceny ryzyka należy zatwierdzić klikając na ikonę zapisu znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Po dokonaniu oceny ryzyka, jego status przybiera wartość zgodną ze statusem wybranego sposobu postępowania z ryzykiem Scalanie ryzyk Operacja scalania ryzyk może mieć miejsce w przypadku, gdy ryzyka cząstkowe (tj. ryzyka scalane, często o niskiej istotności) konstytuują wspólnie nowe ryzyko (często o wyższym poziomie istotności), które powinno być obserwowane w projekcie, Ryzyka cząstkowe, które zostały przewidziane do scalenia, powinny spełniać poniższe warunki: Ryzyka cząstkowe powinny być zarejestrowane w kontekście tego samego zadania typu P (aczkolwiek mogą przynależeć do różnych etapów), Ryzyka cząstkowe nie mogą posiadać statusu Anulowane ani Anulowane scalone, Operację scalania ryzyk należy przeprowadzić w formatce Rejestr ryzyk (dla danego zadania), poprzez: zaznaczenie pierwszego ryzyka, równoczesne zaznaczenie lewym klawiszem myszy drugiego (oraz ewentualnie kolejnych) ryzyk przy naciśniętym klawiszu CTRL. Efektem tej czynności jest kilka zaznaczonych (podświetlonych) ryzyk. Następnie należy wybrać opcję Scal dostępną w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. W rezultacie wyboru opcji Scal : Pojawia się formatka umożliwiająca wprowadzanie danych nt. nowego ryzyka, Ryzyka cząstkowe otrzymują status Anulowane scalone Operacja scalania ryzyk jest nieodwracalna, Weryfikowanie ryzyk Weryfikacja ryzyk to czynność wykonywana przez Koordynatorów programów, dzięki której organizacja otrzymuje zapewnienie, że dane nr. ryzyk zgromadzone w aplikacji są adekwatne i aktualne. Weryfikacja ryzyk jest realizowana w analogiczny sposób: w formatce Programy należy wybrać z menu kontekstowego Ryzyka dostępnego pod prawym klawiszem myszy (Rysunek 80. Weryfikacja ryzyk w programach, cz. 1). 96

97 Rysunek 80. Weryfikacja ryzyk w programach, cz. 1 albo poprzez formatkę Ryzyka \ Rejestr ryzyk programów (Rysunek 81. Weryfikacja ryzyk w programach, cz. 2). Rysunek 81. Weryfikacja ryzyk w programach, cz. 2 W procesie weryfikacji ryzyk: 1. Risk Manager ustanawia kolejne terminy (dokładność co do 1 dnia) weryfikacji ryzyk przez Koordynatorów zadań, 2. Przed upływem wyznaczonego terminu Koordynatorzy zadań, mają obowiązek dokonać weryfikacji ryzyk poprzez: Zaznaczenie checkbox u w pojedynczym wierszu właściwym dla danego ryzyka (możliwe jest również jednoczesne zaznaczenie wielu lub wszystkich wierszy = ryzyk dla danego zadania). Aplikacja wspomaga ustalenie, które z ryzyk wymagają 97

98 weryfikacji poprzez wyróżnienie kolorem czerwonym tych ryzyk, które wymagają weryfikacji. Wyróżnienie pojawia się na 1 dzień wcześniej przed terminem weryfikacji, Wykonanie weryfikacji (za pomocą przycisku Zweryfikuj ), co jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Koordynatora zadania, że informacje zawarte w Rejestrze ryzyk są aktualne i adekwatne. Może mieć miejsce sytuacja, w której niektóre z ryzyk nie zostaną zaznaczone kolorem czerwonym na jeden dzień przed upływem wyznaczonego terminu. Powyższa sytuacja jest prawidłowa, bowiem wynika z dwóch potencjalnych przyczyn: Koordynator zadania już dokonał weryfikacji ryzyk w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, Koordynator zadania, dokonał zmiany oceny istotności danego ryzyka w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, Przegląd historii ryzyk programu Aplikacja wspomaga przegląd kilkuletniej historii pracy z danym ryzykiem poprzez menu Ryzyka / Mapa ryzyka (Rysunek 82. Mapa ryzyka). Rysunek 82. Mapa ryzyka Po wyborze opcji Programy (w słowniku pn. Obszar ryzyka ) oraz wskazaniu analizowanego programu (w słowniku pn. Program ) pojawi się nowa perspektywa, która pozwala Koordynatorom programów na analizę, jak kształtowała się praca nad danym ryzykiem w układzie kilkuletnim (3 lata poprzedzające rok bieżący), gdzie w kontekście każdego roku kalendarzowego (Rysunek 83. Mapa ryzyka przegląd historii ryzyk). 98

99 Rysunek 83. Mapa ryzyka przegląd historii ryzyk 1. Pole Ocena istotności właściciela ryzyka (S / W/ N) - zawiera ostatnią, punktową ocenę istotności ryzyka dokonaną przez Koordynatora programu, 2. Pole Niezależna ocena istotności ryzyka (S / W / N) zawiera ostatnią, punktową ocenę istotności ryzyka wprowadzoną: Na podstawie subiektywnej oceny dokonanej przez właściciela procesu Zarządzanie ryzykiem bez przeprowadzonych badań. W takim wypadku pozostałe pola (tj. ID zadania oraz Wynik badań ) pozostaną puste, Na podstawie subiektywnej oceny dokonanej przez właściciela procesu Zarządzanie ryzykiem na podstawie przeprowadzonych badań. W takim wypadku pozostałe pola (tj. ID zadania oraz Wynik badań ) będą wypełnione, 3. Pole Ocena stopnia materializacji ryzyka / Wynik badań (S / O / T) zawiera ocenę skuteczności systemu kontroli w programie, przy czym: Litera C na tle czerwonym oznacza, że ryzyko się zmaterializowało (system kontroli nie zapobiegł materializacji ryzyka), Litera Y na tle żółtym oznacza, że ryzyko się zmaterializowało częściowo (system kontroli jest częściowo skuteczny), Litera Z na tle zielonym oznacza, że ryzyko się nie zmaterializowało (system kontroli zapobiegł materializacji ryzyka), Litera N na tle niebieskim oznacza, że przeprowadzone badania nie pozwalają na ocenę czy ryzyko się zmaterializowało, 4. Pole ID zadania (S / O / T+N) zawiera unikalny identyfikator badania, na podstawie którego została wprowadzona niezależna ocena istotności ryzyka, Przegląd historii ryzyk zadań objętych programem Aplikacja wspomaga przegląd ryzyk w zadaniach powiązanych z danym programem poprzez menu Ryzyka / Mapa ryzyka (Rysunek 84. Mapa ryzyka przegląd historii ryzyk dla zadań w programie). Rysunek 84. Mapa ryzyka przegląd historii ryzyk dla zadań w programie Po wyborze opcji Programy z zadaniami (w słowniku pn. Obszar ryzyka ) oraz wskazaniu analizowanego programu (w słowniku pn. Program ) pojawi się nowa perspektywa, która pozwala Koordynatorom programów na analizę, jak kształtowała się praca nad ryzykami w powiązanych z programem zadaniach typu B oraz zadaniach typu P w układzie kilkuletnim (3 lata poprzedzające rok bieżący). Aplikacja wspomaga przegląd ryzyk w zadaniach powiązanych z danym programem poprzez menu Ryzyka / Mapa ryzyka: 99

100 Anulowanie ryzyk Operacja anulowania ryzyka może mieć miejsce w hipotetycznej sytuacji zaniechania realizacji działań (zadań) oraz danego celu szczegółowego w programie. W takiej sytuacji Koordynator programu może nie chcieć usuwać historii pracy z powiązanymi ryzykami, lecz jedynie wyeliminować ww. ryzyka z określonych ekranów i raportów aplikacji. Operacja anulowania ryzyka może zostać wykonana w stosunku do ryzyk znajdujących się na dowolnym etapie zarządzania (statusy Rejestracja ryzyka, Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja ), Po wykonaniu operacji anulowania ryzyka, otrzyma ono automatycznie status Anulowane. W celu anulowania danego ryzyka proszę skontaktować się z osobą, która w organizacji pełni rolę Risk Managera (Koordynatorzy programów nie posiadają uprawnień pozwalających na wykonanie ww. operacji) Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Operacja usuwania ryzyka skutkuje wyczyszczeniem aplikacji z wszelkich informacji o zarejestrowanym ryzyku. Koordynator programu może wykonać operację usunięcia zarejestrowanego ryzyka (tj. znajdującego się w statusie Rejestracja ryzyka ) za pomocą ikonki usuwania znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko. Ryzyka znajdujące się na kolejnych etapach zarządzania ryzykiem (statusy Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja, Anulowane, Anulowane scalone ) mogą zostać usunięte wyłącznie przez osobę posiadającą uprawnienia dla roli Risk Managera Zarządzanie ryzykami właściwymi dla celów długoterminowych jednostki Obszar zarządzania Ryzyka właściwe dla celów długoterminowych Gminy mogą (ale nie muszą) dotyczyć jednego lub kilku ustanowionych celów strategicznych Gminy. Hipotetycznym przykładem ryzyka strategicznego, które może mieć wpływ na funkcjonowanie Gminy (jako całości) jest niewłaściwa wieloletnia polityka finansowa Gminy. Dlatego też przyjęto w aplikacji założenie, że ryzyka właściwe dla celów długoterminowych nie będą rejestrowane w kontekście poszczególnych celów strategicznych, ale bardziej jako ryzyka wolnostojące, tj. mające wpływ na całą Gminę Zakres odpowiedzialności w zakresie zarządzania ryzykami długoterminowymi Zakres odpowiedzialności Risk Managera w zakresie zarządzania ryzykami właściwymi dla celów długoterminowych jednostki obejmuje przede wszystkim prowadzenie dialogu z najwyższym kierownictwem Gminy nt. zidentyfikowanych ryzyk strategicznych oraz sposobów im przeciwdziałania. W powyższym zakresie aplikacja wspiera działania Risk Managera w następującym zakresie: a. Rejestrowanie ryzyk (w wyniku tej czynności powstaje rejestr ryzyk powiązanych z celami długoterminowymi, który może być przedmiotem dyskusji z najwyższym kierownictwem). 100

101 b. Ocenianie istotności zarejestrowanych ryzyk na podstawie przeprowadzonej dyskusji z najwyższym kierownictwem Gminy. c. Wprowadzanie adekwatnych reakcji na ryzyko, na podstawie przeprowadzonej dyskusji z najwyższym kierownictwem Gminy. d. Okresowy przegląd, tj. weryfikowanie ryzyk (zgodnie z oczekiwaniami najwyższego kierownictwa Gminy oraz ustanowionym harmonogramem), przez co rozumie się obowiązek dokonania przeglądu ryzyk w Rejestrze ryzyk dla celów długoterminowych, e. Przegląd historii ryzyk dla celów długoterminowych (w perspektywie trzech lat wstecz), Podstawowym środowiskiem pracy Risk Managera jest formatka pn. Rejestr ryzyk celów długoterminowych, który jest dostępny poprzez wybór z menu głównego: Ryzyka, a następnie menu Rejestr ryzyk długoterminowych: Przeglądanie kilkuletniej historii pracy z danym ryzykiem jest realizowane poprzez wybór z menu głównego Ryzyka a następnie Mapa ryzyka. (i ustawieniu parametru Obszar zarządzania na wartość Cele ) Rejestracja ryzyka właściwego dla celów długoterminowych: Aby zarejestrować nowe ryzyko właściwe dla celów długoterminowych Gminy, należy w pierwszej kolejności odszukać i przycisnąć przycisk pn. Dodaj znajdujący się z w lewym górnym rogu formatki. Następnie, należy wypełnić podstawowe informacje nt. ryzyka (zgodnie z układem formatki), tj.: Pole Nazwa ryzyka (U / T / W) pole służące do jednoznacznego opisu ryzyka, Pole Nazwa ryzyka według słownika (S / W/ T). Należy dokonać wyboru jednej z pozycji słownikowych na najniższym poziomie struktury słownika. Wypełnienie ww. pól pozwala na dokonanie zapisu ryzyka (niebieski Akceptacja w lewej dolnej części ekranu), a zarejestrowane ryzyko uzyskuje status Rejestracja ryzyka, Ocena ryzyka właściwego dla celów długoterminowych: Ocenę ryzyka właściwego dla celów długoterminowych można przeprowadzić wyłącznie po przeprowadzeniu dyskusji z odpowiedzialnymi członkami najwyższego kierownictwa Gminy. Wprowadzona ocena stanowi odzwierciedlenie poglądu ww. gremium nt. istotności danego ryzyka. W tym celu należy wprowadzić ww. ocenę: bezpośrednio po zarejestrowaniu podstawowych, ww. informacji na temat danego ryzyka (czyli niejako kontynuując proces rozpoczęty poprzez zarejestrowanie podstawowych danych o ryzyku), lub też.. może mieć również miejsce sytuacja, w której przystępujemy do oceny ryzyka po pewnym okresie od jego zarejestrowania. W takiej sytuacji, po zalogowaniu się należy przede wszystkim odszukać dane ryzyko w formatce pn. Rejestr ryzyk celów długoterminowych. W pierwszej kolejności należy uruchomić edycję ryzyka, które uprzednio zostało zarejestrowane poprzez kliknięcie na ikonę ołówka znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko. Następnie wprowadzamy informacje na temat ryzyka: 1. Pole Ocena istotności ryzyka (S / W / N) pole słownikowe zawierające wartości w skali od 1 do 7, gdzie: 101

102 2. Ocena 7 oznacza ryzyko krytyczne, 3. Ocena w przedziale 5-6: oznacza ryzyko poważne, 4. Ocena w przedziale 3-4: oznacza ryzyko umiarkowane, 5. Ocena w przedziale 1-2: oznacza ryzyko niskie, Po uzupełnieniu tego pola i zapisaniu danych, ryzyko otrzymuje status Ryzyko ocenione 6. Pole Status postępowania z ryzykiem (S / W / T) pole słownikowe zawierające następujące możliwe wartości: Status Monitorowanie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest jego dalsza obserwacja (np. poprzez zdefiniowane wskaźniki dla działania). Status Przeciwdziałanie / ograniczanie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest aktywne przeciwdziałanie ryzyku. Status Przeniesienie (ryzyka): w przypadku gdy optymalną reakcją na ryzyko jest jego transfer na stronę trzecią (np. poprzez ubezpieczenie mienia -> transfer na ubezpieczyciela, lub poprzez wprowadzenie adekwatnych zapisów umownych -> transfer ryzyka na kontrahenta). Status Akceptacja (ryzyka): w przypadku gdy ryzyko może zostać zaakceptowane przez organizację (tzn. nie jest wymagana aktywna postawa ze strony koordynatora zadania). Zgodnie z zasadami zarządzania ryzykiem, w Urzędzie Miasta Krakowa wszystkie ryzyka, których istotność oceniono powyżej 4 punktów nie powinny być akceptowane. Status Zaniechanie (działania): w przypadku gdy ryzyko może zostać wyeliminowane / w istotny sposób ograniczone wyłącznie poprzez zaniechania działań, które eksponują organizację na ww. ryzyko. 7. Pole Opis reakcji na ryzyko (U / O / T) należy przyjąć za dobrą praktykę, że w tym polu - dla dowolnego statusu poza statusem Akceptacja, powinien zostać zmieszczony klarowny opis reakcji na ryzyko. Ww. opis powinien pozwolić dowolnej, niezaznajomionej z specyfiką zadania osobie, zorientować się na czym będą polegały projektowane działania zaradcze (korygujące lub prewencyjne). 8. Pole Odpowiedzialność za reakcję (U / W / T) w tym polu proszę zamieścić imię i nazwisko pracownika /-ów odpowiedzialnych za podjęcie reakcji lub funkcje ww. pracowników (np. Dyrektor Wydziału ). 9. Pole Data planowanego działania (U / W / D) proszę wpisać z klawiatury lub skorzystać z kalendarza ułatwiającego wprowadzenie daty w prawidłowym formacie, 10. Pole Uwagi (U / O / T) w tym polu zachęcamy Państwa do zamieszczenia wszelkich innych informacji, które uznacie Państwo za pomocne w skutecznym zarządzaniu ryzykiem, Operację oceny ryzyka należy zatwierdzić klikając na ikonę zapisu lewym dolnym rogu ekranu. Po dokonaniu oceny ryzyka, jego status przybiera wartość zgodną ze statusem wybranego sposobu postępowania z ryzykiem. znajdującą się w Weryfikowanie ryzyk właściwych dla celów długoterminowych Weryfikacja ryzyk to czynność wykonywana przez Risk Managera, dzięki której organizacja otrzymuje zapewnienie, że dane nr. ryzyk zgromadzone w aplikacji są adekwatne i aktualne. Weryfikacja ryzyk jest realizowana w formatce Ryzyka / Rejestr 102

103 ryzyk celów długoterminowych (Rysunek 85. Weryfikacja ryzyk właściwych dla celów długoterminowych). Rysunek 85. Weryfikacja ryzyk właściwych dla celów długoterminowych W procesie weryfikacji ryzyk: 1. Risk Manager ustanawia kolejne terminy (dokładność co do 1 dnia) weryfikacji ryzyk przez Koordynatorów zadań, 2. Przed upływem wyznaczonego terminu Koordynatorzy zadań, mają obowiązek dokonać weryfikacji ryzyk poprzez: Zaznaczenie checkbox u w pojedynczym wierszu właściwym dla danego ryzyka (możliwe jest również jednoczesne zaznaczenie wielu lub wszystkich wierszy = ryzyk dla danego zadania). Aplikacja wspomaga ustalenie, które z ryzyk wymagają weryfikacji poprzez wyróżnienie kolorem czerwonym tych ryzyk, które wymagają weryfikacji. Wyróżnienie pojawia się na 1 dzień wcześniej przed terminem weryfikacji, Wykonanie weryfikacji (za pomocą przycisku Zweryfikuj ), co jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Koordynatora zadania, że informacje zawarte w Rejestrze ryzyk są aktualne i adekwatne. Może mieć miejsce sytuacja, w której niektóre z ryzyk nie zostaną zaznaczone kolorem czerwonym na jeden dzień przed upływem wyznaczonego terminu. Powyższa sytuacja jest prawidłowa, bowiem wynika z dwóch potencjalnych przyczyn: Koordynator zadania już dokonał weryfikacji ryzyk w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji, Koordynator zadania, dokonał zmiany oceny istotności danego ryzyka w okresie pomiędzy poprzednim terminem a najbliższym wyznaczonym terminem weryfikacji Przegląd historii ryzyk Aplikacja wspomaga przegląd kilkuletniej historii pracy z danym ryzykiem poprzez menu Ryzyka / Mapa ryzyka (Rysunek 86. Mapa ryzyka przegląd historii ryzyk). 103

104 Rysunek 86. Mapa ryzyka przegląd historii ryzyk W tej formatce pojawiają się nowa perspektywa, która pozwala na analizę, jak kształtowała się praca nad danym ryzykiem w układzie kilkuletnim (3 lata poprzedzające rok bieżący), gdzie w kontekście każdego roku kalendarzowego: 1. Pole Ocena istotności właściciela ryzyka (S / W/ N) - zawiera ostatnią, punktową ocenę istotności ryzyka dokonaną przez Koordynatora programu, 2. Pole Niezależna ocena istotności ryzyka (S / W / N) zawiera ostatnią, punktową ocenę istotności ryzyka wprowadzoną: Na podstawie subiektywnej oceny dokonanej przez właściciela procesu Zarządzanie ryzykiem bez przeprowadzonych badań. W takim wypadku pozostałe pola (tj. ID zadania oraz Wynik badań ) pozostaną puste, Na podstawie subiektywnej oceny dokonanej przez właściciela procesu Zarządzanie ryzykiem na podstawie przeprowadzonych badań. W takim wypadku pozostałe pola (tj. ID zadania oraz Wynik badań ) będą wypełnione, 3. Pole Ocena stopnia materializacji ryzyka / Wynik badań (S / O / T) zawiera ocenę skuteczności systemu kontroli w programie, przy czym: Litera C na tle czerwonym oznacza, że ryzyko się zmaterializowało (system kontroli nie zapobiegł materializacji ryzyka), Litera Y na tle żółtym oznacza, że ryzyko się zmaterializowało częściowo (system kontroli jest częściowo skuteczny), Litera Z na tle zielonym oznacza, że ryzyko się nie zmaterializowało (system kontroli zapobiegł materializacji ryzyka), Litera N na tle niebieskim oznacza, że przeprowadzone badania nie pozwalają na ocenę czy ryzyko się zmaterializowało, 4. Pole ID zadania (S / O / T+N) zawiera unikalny identyfikator badania, na podstawie którego została wprowadzona niezależna ocena istotności ryzyka, Anulowanie ryzyk Operacja anulowania ryzyka może mieć np. miejsce w przypadku istotnych zmian w otoczeniu jednostki (np. zmiana istotnych zapisów w akcie kierowania mającym wpływ na funkcjonowanie jednostki). W takiej sytuacji Risk Manager może nie chcieć usuwać historii pracy z powiązanymi ryzykami, lecz jedynie wyeliminować ww. ryzyka z określonych ekranów i raportów aplikacji. Operacja anulowania ryzyka może zostać wykonana w stosunku do ryzyk znajdujących się na dowolnym etapie zarządzania (statusy Rejestracja ryzyka, Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja ), Po wykonaniu operacji anulowania ryzyka, otrzyma ono automatycznie status Anulowane. Więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcji Instrukcji pn. Zarządzanie ryzykami przez Risk Managera ). 104

105 Usuwanie zarejestrowanego ryzyka: Operacja usuwania ryzyka skutkuje wyczyszczeniem aplikacji z wszelkich informacji o zarejestrowanym ryzyku. Risk Manager może wykonać operację usunięcia zarejestrowanego ryzyka (tj. znajdującego się w statusie Rejestracja ryzyka ) za pomocą ikonki usuwania znajdującą się na początku wiersza, w którym jest dane ryzyko. Ryzyka znajdujące się na kolejnych etapach zarządzania ryzykiem (statusy Ryzyko ocenione, Monitorowanie, Przeciwdziałanie, Przeniesienie, Zaniechanie, Akceptacja, Anulowane, Anulowane scalone ) mogą zostać usunięte wyłącznie przez osobę posiadającą uprawnienia dla roli Risk Managera (więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcji Instrukcji pn. Zarządzanie ryzykami przez Risk Managera ). 11. Zarządzanie funkcją audytu i kontroli Cechą charakterystyczną aplikacji jest zintegrowane (w skali organizacji) podejście do zarządzania planami badań kontrolnych oraz / lub audytowych oparte na ryzykach. Oznacza to, że: Na etapie planowania wszystkie zadania kontrolne / audytowe muszą być połączone z ryzykami pochodzącymi z Mapy Ryzyka danej organizacji, Na etapie informowania o wynikach, należy zamieścić informację dotyczącą stopnia materializacji, oceny istotności bądź skuteczności mechanizmów kontrolnych dla zaplanowanych w zadaniu ryzyk, 11.1 Planowanie badań (zadań) audytowych i kontrolnych Przygotowanie aplikacji do wspomagania funkcji audytu i kontroli należy rozpocząć od ustanowienia właściwych dla danej organizacji typów badań kontrolnych oraz / lub audytowych. Należy rozważyć następujące typy badań: Typ Kontrola wewnętrzna w tej grupie badań będą tworzone kolejne, roczne plany badań kontrolerów wewnętrznych. Typ Audyt wewnętrzny - w tej grupie badań będą tworzone kolejne, roczne plany badań audytów wewnętrznych. Typ Audyt Systemu Zarządzania Jakością - w tej grupie badań będą tworzone kolejne, roczne plany badań audytów dotyczących zgodności z normą ISO. Typ Badania zewnętrzne - w tej grupie badań będą tworzone kolejne, roczne plany badań nienależące do żadnej z wcześniejszych kategorii (np. realizowane przez biegłych rewidentów lub innych usługodawców zewnętrznych). Typy badań kontrolnych i audytowych należy zdefiniować poprzez wybór pozycji menu pn. Słowniki, a następnie pozycja menu Pozostałe, a następnie w Polu Słowniki wartość Typ audytu (Rysunek 87 Definiowanie typów badań). 105

106 Rysunek 87 Definiowanie typów badań Zdefiniowany typ badań audytowych pozwala na przystąpienie do definiowania planów badań; każdy plan badań posiada trzy określające go parametry, tj.: Typ badań (np. Kontrola wewnętrzna ), Opis (np. Roczny plan badań na 2015r. ), Rok (np ) - pole Rok jest polem słownikowym. Aplikacja kontroluje na jego podstawie (oraz na podstawie przewidywanej daty realizacji poszczególnych zadań audytowych / kontrolnych), czy dane zadanie może zostać podpięte pod dany plan (Rysunek 88 Dodawanie nowego planu badań). Rysunek 88 Dodawanie nowego planu badań Definiowanie planów badań kontrolnych / audytowych (w danym typie) można przeprowadzić w dowolnym momencie, tj. np. w ostatnim kwartale (miesiącu) roku poprzedzającego, a więc tuż przed przystąpieniem do definiowania planów badań na rok kolejny. Warto również rozważyć opcję zdefiniowania planów (w danym typie) również na najbliższe lata kalendarzowe. Definiowanie planów badań kontrolnych / audytowych odbywa się poprzez wybór pozycji menu Ryzyka, a następnie Rejestr planów badań oraz kliknięcie przycisku Dodaj (Rysunek 89 Definiowanie planów badań (w określonym typie)). 106

107 Rysunek 89 Definiowanie planów badań (w określonym typie) Po zatwierdzeniu informacji zamieszczonych w ww. trzech polach opisujących dany plan badań kontrolnych / audytowych, ww. plan otrzymuje status W przygotowaniu. Kolejną czynnością jest wstępne zidentyfikowanie zadań audytowych / kontrolnych i podpięcie ich pod plan badań audytowych / kontrolnych będący w statusie W przygotowaniu. W tym celu należy kliknąć na wybranym planie badań audytowych / kontrolnych oraz uruchomić (pod prawym klawiszem myszy) opcję Zadania audytowe (Rysunek 90 Dodawanie zadań do planu badań będącego w statusie W przygotowaniu cz.1). Rysunek 90 Dodawanie zadań do planu badań będącego w statusie W przygotowaniu cz.1 Zadaniem poniższej formatki aplikacji jest prezentacja wstępnie zdefiniowanych zadań kontrolnych / audytowych - jeżeli w danym planie badań kontrolnych / audytowych zostały one już ustanowione. W przeciwnym wypadku (taką sytuację prezentuje poniższy rysunek), należy kliknąć przycisk Dodaj, tak aby uruchomić procedurę wstępnego zidentyfikowania nowego zadania (Rysunek 91 Dodawanie zadań do planu badań będącego w statusie W przygotowaniu cz. 2). Rysunek 91 Dodawanie zadań do planu badań będącego w statusie W przygotowaniu cz. 2 Proszę zwrócić uwagę, że w proponowanym trybie wstępnego definiowania zadania, wprowadzone wcześniej informacje, takie jak Typ badania oraz Plan badania są przenoszone z wcześniejszych formatek. Aby wstępnie zidentyfikować zadanie kontrolne 107

108 / audytowe należy wprowadzić podstawowe informacje, widoczne na rysunku poniżej (Rysunek 92 Dodawanie zadań do planu badań będącego w statusie W przygotowaniu cz. 3). Rysunek 92 Dodawanie zadań do planu badań będącego w statusie W przygotowaniu cz. 3 Aby wstępnie zidentyfikować zadanie należy uzupełnić następujące pola: Pole Numer zadania (U/T,N/W) należy wpisać unikalny numer zadania (najlepiej zgodnie z maską numeracji przyjętą w organizacji, np. 1/AW/2014), Pole Planowana data zakończenia audytu (S/D/W) należy wybrać za pomocą kalendarza planowany termin realizacji zadania audytowego / kontrolnego, Na obecnym etapie definiowania zadań, sugeruje się aby nie uzupełniać pozostałych pól dostępnych na formularzu ponieważ: Pola Cel zadania (U/T,N/W) oraz Wskazówki do realizacji zadania (U/T,N/W) pola są ściśle powiązane z ryzykami, które zostaną owiązane z danym zadaniem. Zostaną one wiec uzupełnione, w trakcie lub tuz po powiązaniu zadania audytowego / kontrolnego z ryzykami, Pole Data zakończenia audytu (S/D/W) pole zostanie uzupełnione po zakończeniu danego zadania. W kolejnym kroku należy przystąpić do powiązania uprzednio zarejestrowanych ryzyk na Mapie Ryzyka danej organizacji z wstępnie zdefiniowanymi zadaniami audytowymi oraz / lub kontrolnymi. W tym celu na formatce pn. Rejestr zadań audytowych należy kliknąć na przycisk Powrót, dzięki czemu będzie można obserwować wszystkie zadania podpięte od dany plan badań (Rysunek 93 Przejście z niższego poziomu definiowania zadań na wyższy poziom zadań w planie badań). 108

109 Rysunek 93 Przejście z niższego poziomu definiowania zadań na wyższy poziom zadań w planie badań Klikając prawym przyciskiem myszy na dowolnym zadaniu podpiętym pod dany plan badań, można dokonać wyboru jednej z dwóch opcji: Opcja Ryzyka wybór tej opcji pozwala na ogląd dotychczas podpiętych ryzyk pod dane zadanie audytowe / kontrolne (Rysunek 94 Przeglądanie ryzyk podpiętych pod zadania audytowe i kontrolne cz.1 i Rysunek 95 Przeglądanie ryzyk podpiętych pod zadania audytowe i kontrolne cz.2). Rysunek 94 Przeglądanie ryzyk podpiętych pod zadania audytowe i kontrolne cz.1 109

110 Rysunek 95 Przeglądanie ryzyk podpiętych pod zadania audytowe i kontrolne cz.2 Opcja Planowanie i monitorowanie badań wybór tej opcji pozwala na rozpoczęcie procedury dołączania nowych ryzyk do danego zadania w planie badań (Rysunek 96 Podpinanie ryzyk pod zadania audytowe i kontrolne, cz. 1). Rysunek 96 Podpinanie ryzyk pod zadania audytowe i kontrolne, cz. 1 Wybór opcji Planowanie i monitorowanie badań pozwala przystąpić do wyszukiwania i przypisywania ryzyk właściwych dla zadania będącego przedmiotem planowania (Rysunek 97 Podpinanie ryzyk pod zadania audytowe i kontrolne, cz. 2). 110

111 Rysunek 97 Podpinanie ryzyk pod zadania audytowe i kontrolne, cz. 2 Pole Plan badań (S/T/O) w opisywanym trybie postępowania (tj. Rejestr planów audytowych > Rejestr zadań > Planowanie i monitorowania badań) wartość pola jest wypełniona automatycznie (tzn. jest już uzupełniony plan badań, dla którego zadania będą alokowane ryzyka). Pole Zadanie audytowe (S/T/O) - w opisywanym trybie postępowania (tj. Rejestr planów audytowych > Rejestr zadań > Planowanie i monitorowania badań) wartość pola jest wypełniona automatycznie (tzn. jest już uzupełniony identyfikator zadania audytowego / kontrolnego, dla którego będą alokowane ryzyka). Pole Obszar ryzyka (S/T/O) niezależnie od trybu postępowania pole ma ustawioną domyślną wartość na obszar zarządzania ryzykiem Cele strategiczne. Pole Cel zadania (U/T,N/W) w polu należy opisać (adekwatny do przypisanych ryzyk) cel zadania audytowego / kontrolnego. Pole Wskazówki do realizacji zadania (U/T,N/O) w polu należy opcjonalnie zamieścić (adekwatne do celu oraz przypisanych ryzyk) wskazówki do realizacji zadania audytowego / kontrolnego. Przycisk Dołącz do zadania audytowego po wyborze właściwego obszaru zarządzania ryzykiem, należy: Odszukać ryzyko, które zostanie podpięte pod dane zadanie audytowe / kontrolne. W tym celu należy wykorzystać dostępne filtry. Należy zwrócić uwagę na ilość dostępnych opcji wyszukiwania dostępnych pod przyciskiem Lejek obok edytowalnego pola filtru. Kliknięcie na poszukiwanym ryzyku powoduje zaznaczenie check-box u przy danym ryzyku. Naciśnięcie przycisku Dołącz do zadania audytowego powoduje przypisanie danego ryzyka do zadania audytowego / kontrolnego oraz wyświetlenie numer zadania w ostatniej kolumnie formatki (Rysunek 98 Identyfikator zadania przy ryzyku). 111

112 Rysunek 98 Identyfikator zadania przy ryzyku Opcja Odłącz od zadania audytowego przycisk należy wykorzystać w analogiczny sposób (tj. kliknięcie i zaznaczenie ryzyka podpiętego do zadania) w przypadku gdy zachodzi potrzeba zmiany ryzyk uprzednio podpiętych do danego zadania Zatwierdzanie planów badań Dotychczas wykonane operacje (takie jak dodawanie zadań audytowych / kontrolnych oraz parowanie zadań z wybranymi ryzykami) były realizowane w kontekście danego planu badań będącego w statusie W przygotowaniu. W celu zapobieżenia niekontrolowanym zmianom wprowadzanym do planu (zarówno w kontekście zadań audytowych / kontrolnych jak również przypisanych im ryzyk), aplikacja umożliwia zamrożenie danego planu badań poprzez wykonanie operacji jego zatwierdzenia. Plan można zatwierdzić z Rejestru planów badań (Rysunek 99 Zatwierdzanie planu badań / cofanie zatwierdzenia planu badań). Rysunek 99 Zatwierdzanie planu badań / cofanie zatwierdzenia planu badań Wybór konkretnego planu badań oraz naciśnięcie przycisku Zatwierdź powoduje, że: Plan otrzymuje status Zatwierdzony, Wszystkie zadania umieszczone w danym planie otrzymują status Zatwierdzone, Operacja zatwierdzania planów badań jest wielokrotnie odwracalna. Naciśnięcie przycisku Anuluj zatwierdzenie powoduje, że: 112

113 Plan badania otrzyma status W przygotowaniu, Niezrealizowane zadania w planie otrzymają status W przygotowaniu, Zadania zrealizowane utrzymają status Zatwierdzone zrealizowane, Zadania anulowane utrzymają status Anulowane Anulowanie zadań audytowych / kontrolnych W praktyce spotyka się sytuacje, w których realizacja zaplanowanego zadania audytowego / kontrolnego staje się z obiektywnych przyczyn nieuzasadniona. Aplikacja przewiduje możliwość anulowania zadań audytowych / kontrolnych, które nie zostały jeszcze zrealizowane, poprzez wybór menu Rejestr planów badań, a następnie: Należy wybrać plan badań, w którym znajduje się zadanie przeznaczone do anulowania, Należy kliknąć na wybranym planie badań, a następnie uruchomić formatkę z zadaniami audytowymi w tym planie (formatka jest dostępna pod prawym klawiszem myszy), Należy zaznaczyć zadanie, które jest przeznaczone do anulowania, a następnie nacisnąć przycisk Anuluj zadanie (Rysunek 100 Anulowanie zadań audytowych / kontrolnych). Rysunek 100 Anulowanie zadań audytowych / kontrolnych W wyniku powyższej operacji zadanie audytowe / kontrolne otrzymuje status Anulowane. Operacja anulowania zadań audytowych / kontrolnych jest nieodwracalna. 113

114 11.4 Wprowadzanie wyników badań audytowych / kontrolnych Metoda pełna Aktualizację Mapy Ryzyka o wyniki przeprowadzonych badań audytowych / kontrolnych należy rozpocząć od odszukania konkretnego zadania audytowego / kontrolnego w formatce pn. Rejestr zadań audytowych dostępnego z menu głównego Ryzyka. Po odszukaniu danego zadania audytowego / kontrolnego, kliknąć prawym klawiszem myszy na ww. zadaniu i dokonać wyboru opcji Ryzyka w celu zapoznania się z ryzykami, które zostały podpięte pod ww. zadanie audytowe / kontrolne na etapie planowania (Rysunek 101 Przegląd ryzyk podpiętych pod zadanie audytowe / kontrolne cz.1). Rysunek 101 Przegląd ryzyk podpiętych pod zadanie audytowe / kontrolne cz.1 Należy zwrócić szczególną uwagę na następujące informacje widoczne liście ryzyk dołączonych do zadania audytowego: Ilość oraz nazwy ryzyk podpiętych pod dane zadanie audytowe, oraz obszary zarządzania ryzykiem, do których przynależą powyższe ryzyka, Po dokonaniu przeglądu ryzyk podpiętych pod dane zadanie, sugeruje się powrót na poziom danego zadania audytowego / kontrolnego (w tym celu należy skorzystać z zaznaczonego na powyższym rysunku przycisku Powrót ) i uruchomienie formatki Planowanie i monitorowanie badań, która jest dostępna klikając prawym przyciskiem myszy na wybranym zadaniu audytowym / kontrolnym. Zgodnie z sugerowanym trybem postępowania, pola Plan badań oraz Zadanie audytowe zostaną (w poniższej formatce) wypełnione automatycznie. Należy zwrócić uwagę, że wypełnione przez aplikację ww. pola nie zawężają w sposób automatyczny listy ryzyk widocznych w dolnej części ekranu (Rysunek 102 Przegląd ryzyk podpiętych pod zadanie audytowe / kontrolne cz. 3). 114

115 Rysunek 102 Przegląd ryzyk podpiętych pod zadanie audytowe / kontrolne cz. 3 Aby wyszukać ryzyko przypisane do zadania i pochodzące z właściwego obszaru zarządzania ryzykiem należy wykonać następujące czynności: dokonać wyboru właściwego obszaru zarządzania ryzykiem, wprowadzić filtr w polu Id zadania, którego wartością będzie numer zadania audytowego / kontrolnego, dla którego wprowadzane są wyniki badań (oraz nacisnąć przycisk ENTER): W efekcie zastosowania ww. filtrów aplikacja wyświetli na ekranie wyłącznie te ryzyka, które przynależąc do danego obszaru zarządzania ryzykiem zostały (na etapie planowania) podpięte pod konkretne zadanie audytowe. Dalszy tryb postępowania będzie uzależniony od tego do którego obszaru zarządzania ryzykiem przynależy dane ryzyko. Dla ryzyk z obszarów zadań budżetowych, projektów, programów operacyjnych oraz celów długoterminowych: Należy zaznaczyć wyszukane zadanie audytowe / kontrolne, a następnie kliknąć opcję Wyniki i rekomendacje, która jest dostępna pod prawym klawiszem myszy (Rysunek 103 Wprowadzanie wyników badań oraz rekomendacji cz. 1). 115

116 Rysunek 103 Wprowadzanie wyników badań oraz rekomendacji cz. 1 W pierwszym kroku należy wprowadzić wyniki przeprowadzonych badań audytowych / kontrolnych, tj.; 1. Wyniki badań (tj. ocenę stopnia materializacji ryzyka) wg. skali: Kolor czerwony ryzyko się zmaterializowało, system kontroli nie jest skuteczny. Kolor żółty ryzyko się częściowo zmaterializowało, system kontroli jest częściowo skuteczny. Kolor zielony - ryzyko się nie zmaterializowało, system kontroli jest skuteczny Kolor niebieski- badania nie pozwalają na ocenę ryzyka i systemu kontroli. 2. Niezależną ocenę istotności ryzyka, wg. skali: Ocena 7 jest mapowana na ryzyko krytyczne. Ocena 5-6: jest mapowana na ryzyko poważne. Ocena 3-4: jest mapowana na ryzyko umiarkowane. Ocena 1-2: jest mapowana na ryzyko niskie. Rysunek 104 Wprowadzanie wyników badań oraz rekomendacji cz

117 W kolejnym kroku należy wprowadzić rekomendację (zalecenie pokontrolne) wydane w kontekście danego ryzyka. W tym celu należy wybrać opcję pn. Rekomendacje, która po zaznaczeniu wprowadzonych wyników badań jest dostępna pod prawym klawiszem myszy (Rysunek 105 Wprowadzanie wyników badań oraz rekomendacji, cz. 3). Rysunek 105 Wprowadzanie wyników badań oraz rekomendacji, cz. 3 Zgodnie z zakresem informacyjnym formatki Rekomendacje należy wypełnić następujące pola: Pole Rekomendacja (U/T,N/O) w polu należy wprowadzić zwięzły nagłówek pozwalający zidentyfikować rekomendację (np. numer i nazwę obiektu audytu, etc.) Pole Opis rekomendacji (U/T,N/O) w polu należy wprowadzić opis rekomendacji wynikającej z przeprowadzonego zadania audytowego / kontrolnego, Pole Data wdrożenia (U/D/O) - w polu należy wprowadzić zadeklarowany przez jednostkę audytowaną termin wdrożenia danej rekomendacji (Rysunek 106 Wprowadzanie wyników badań oraz rekomendacji, cz. 4). 117

118 Rysunek 106 Wprowadzanie wyników badań oraz rekomendacji, cz. 4 W związku z przyjętym założeniem, że dla danego ryzyka można podpinać dowolną ilość rekomendacji aplikacja umożliwia przeglądanie zarejestrowanych rekomendacji. W tym celu należy: Wybrać formatkę Rejestr zadań audytowych. Odszukać (np. za pomocą filtrów) konkretne zadanie audytowe /kontrolne, Wybrać opcję Ryzyka klikając prawym klawiszem myszy na danym ryzyku, Wybrać opcję Rekomendacje klikając prawym klawiszem myszy na danym ryzyku (Rysunek 107 Przegląd rekomendacji w zadaniu). Rysunek 107 Przegląd rekomendacji w zadaniu 118

119 Dla ryzyk z obszaru bezpieczeństwa informacji: Rejestr ryzyk z obszaru bezpieczeństwa informacji zawiera ryzyka przypisane do poszczególnych kategorii (np. kategoria Urządzenia sieciowe ) i podkategorii zasobów (np. Urządzenia sieciowe warstwy dostępowej). Ww. rejestr nie przetwarza informacji nt. konkretnych zasobów (np. Switch model 1826 ) W aplikacji przyjęto natomiast założenie, że badania audytowe / kontrolne będą niosły ustalenia dla identyfikowalnych zasobów (tj. serwerów, procedur, pracowników, urządzeń sieciowych, etc.). Typowy ( pełny ) proces nanoszenia wyników badań audytowych / kontrolnych rozpoczyna się (analogicznie jak dla pozostałych obszarów) od: Wyszukania konkretnego zadania w formatce pn. Rejestr zadań audytowych, Uruchomienia opcji pn. Planowanie i monitorowanie badań, która jest dostępna po kliknięciu prawym klawiszem myszy na wybranym zadaniu Wyborze obszaru zarządzania ryzykiem pn. Zasoby, Wyszukania ryzyka podpiętych pod konkretne zadania najlepiej wyszukać po ID zadania audytowego ID zadania (Rysunek 108 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk z obszaru bezpieczeństwa informacji, cz. 1). Rysunek 108 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk z obszaru bezpieczeństwa informacji, cz. 1 Po zidentyfikowaniu ryzyka widzimy (ewentualne) wcześniejsze oceny dla zasobów w tej podkategorii zasobów oraz danego ryzyka (Rysunek 109 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk z obszaru bezpieczeństwa informacji, cz. 2). 119

120 Rysunek 109 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk z obszaru bezpieczeństwa informacji, cz. 2 W kolejnym kroku należy wprowadzić informacje nt. kolejnych wyników badań zasobów (w danej kategorii zasobów) zgodnie z poniższym zakresem formatki pn. Ocena zasobów (Rysunek 110 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk z obszaru bezpieczeństwa informacji, cz. 3). Rysunek 110 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk z obszaru bezpieczeństwa informacji, cz Pole Kategoria zasobu pole wypełnione automatycznie przez aplikację (wyniki badań są nanoszone dla konkretnego ryzyka konkretnego zasobu, który przynależy do określonej kategorii ryzyka), 120

121 2. Pole Właściciel zasobu w zależności od konfiguracji: pole wypełnione automatycznie przez aplikację na podstawie słownika pn. Typy zasobów informatycznych lub należy je wypełnić ręcznie (poprzez wybór z listy odpowiedniej komórki organizacyjnej), 3. Pole Opiekun zasobu (U/T/O) w polu należy zidentyfikować osobę (lub funkcję), której powierzono obowiązki w zakresie sprawowania nadzoru nad wdrożeniem zasad bezpieczeństwa określonych przez właściciela danej kategorii zasobu, 4. Pole Opis zasobu (U/T/O) - w polu należy w sposób jednoznaczny zidentyfikować dany zasób, np. poprzez powołanie się na nazwę aplikacji, numer dokumentu (procedury, planu), numer seryjny urządzenia, stanowisko zajmowane przez pracownika, etc. 5. Pole Weryfikacja obecności zabezpieczenia (S/T/O) pole przyjmuje jedną z możliwych wartości: Tak w przypadku gdy wynik badań wskazuje na fakt, że oczekiwane zabezpieczenie zostało wdrożone, Nie - w przypadku gdy wynik badań wskazuje na brak oczekiwanego zabezpieczenia, Brak danych - w przypadku gdy wyniki badań nie pozwalają na stwierdzenie czy oczekiwane zabezpieczenie zostało wdrożone, Istnieją przypadki odstępstw w przypadku gdy zidentyfikowano okazjonalne odstępstwa od ustanowionych zasad. 6. Pole Ocena skuteczności zabezpieczenia (S/T/O) - pole przyjmuje jedną z możliwych wartości: Tak w przypadku gdy wynik badań wskazuje na fakt, że oczekiwane zabezpieczenie zostało wdrożone skutecznie, Częściowo - w przypadku gdy wynik badań wskazuje na fakt, że oczekiwane zabezpieczenie zostało częściowo wdrożone skutecznie, Nie - w przypadku gdy wynik badań wskazuje na brak skuteczności zabezpieczenia, Brak danych - w przypadku gdy wyniki badań nie pozwalają na stwierdzenie czy oczekiwane zabezpieczenie zostało wdrożone skutecznie, Metoda skrócona Istnieje metoda szybkiego wprowadzania wyników badań audytowych / kontrolnych poprzez wykorzystanie formatki Mapa ryzyka. Minusem tej metody jest brak podglądu nt. jakie ryzyka z poszczególnych obszarów zarządzania ryzykiem zostały podpięte pod dane zadanie audytowe. Ograniczenie być szczególnie istotne w przypadku gdy dane zadanie posiada ryzyka z różnych obszarów zarządzania ryzykiem, a z treści sprawozdania / raportu nie wynika jasno jakie ryzyka miały zostać przebadane. Proces nanoszenia wyników badań audytowych / kontrolnych wg tej metody rozpoczyna się od: Wyszukania konkretnego ryzyka w formatce pn. Mapa ryzyka, na podstawie filtra zbudowanego na wartości pola Id zadania w konkretnym roku objętym planem badań oraz w konkretnym obszarze zarządzania ryzykiem, Dla obszaru bezpieczeństwa informacji: uruchomienia opcji pn. Ocena zasobów, która jest dostępna po kliknięciu prawym klawiszem myszy na 121

122 wybranym zadaniu (dalszy tryb postępowania jest analogiczny jak dla metody pełnej ) (Rysunek 111 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk (metoda skrócona), cz. 1). Rysunek 111 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk (metoda skrócona), cz. 1 Dla pozostałych obszarów: uruchomienia opcji pn. Wyniki i rekomendacje, która jest dostępna po kliknięciu prawym klawiszem myszy na wybranym ryzyku (dalszy tryb postępowania jest analogiczny jak dla metody pełnej ) (Rysunek 112 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk (metoda skrócona), cz. 2). Rysunek 112 Wprowadzanie wyników badań dla ryzyk (metoda skrócona), cz

123 Praktyka badań audytowych / kontrolnych wskazuje, że w trakcie badań mogą zostać przebadane ryzyka, które pierwotnie znajdowały się poza zakresem badania. W takim przypadku procedurę nanoszenia wyników należy rozpocząć od zarejestrowania nowego ryzyka, cofnięcia zatwierdzenia planu badań oraz podpięcia nowego ryzyka pod dane zadanie Zakończenie zadania audytowego / kontrolnego Aplikacja wspomaga nadzór nad terminowością realizacji zadań audytowych / kontrolnych poprzez analizę porównawczą: 1. Daty umieszczonej w polu pn. Planowana data zakończenia audytu sugeruje się wprowadzenie ww. daty do opisów zadań (w formatce Rejestr zadań audytowych ), po zatwierdzeniu rocznego planu badań audytowych / kontrolnych oraz po operacyjnym rozplanowaniu terminów realizacji poszczególnych zadań. 2. Daty umieszczonej w polu pn. Data zakończenia audytu w zależności od konfiguracji: ww. data może zostać wprowadzona ręcznie do opisów zadań (w formatce Rejestr zadań audytowych ), po zrealizowaniu badania audytowego / kontrolnego, lub ww. data może zostać automatycznie ustalona przez aplikację w momencie wprowadzenie wyników badań dla danego badania (Rysunek 113 Zadanie audytowe / kontrolne wprowadzanie daty zakończenia zadania) Rysunek 113 Zadanie audytowe / kontrolne wprowadzanie daty zakończenia zadania Wprowadzenie daty zakończenia zadania audytowego / kontrolnego powoduje zmianę statusu zadania z Zatwierdzone na Zatwierdzone zrealizowane Wprowadzanie wyników czynności sprawdzających W rezultacie przeprowadzonych czynności sprawdzających należy wprowadzić do aplikacji ich wyniki przez co rozumie się następujące informacje: 123

124 Pole Ocena wdrożenia (S/T/O) należy dokonać wyboru jednej ze słownikowych wartości: o Wdrożono w przypadku gdy istnieją dowody potwierdzające skuteczne i efektywne wdrożenie rekomendacji, o Częściowo wdrożono w przypadkach gdy: istnieją dowody potwierdzające wdrożenie rekomendacji lecz brak możliwości udzielenia zapewnienia o skuteczności i efektywności, Istnieją dowody potwierdzające skuteczne i efektywne wdrożenie rekomendacji lecz nie w pełnym zakresie (przedmiotowym lub podmiotowym), o Nie wdrożono w przypadkach gdy jednostka audytowana / kontrolowana nie podjęła działań w kierunku wdrożenia rekomendacji / zaleceń pokontrolnych. Pole Data oceny wdrożenia (U/D/O) sugeruje się aby data wprowadzona w tym polu była interpretowana jako planowana data przeprowadzenia czynności sprawdzających w takim przypadku należy ją wprowadzić już w momencie zakończenia zadania audytowego / kontrolnego. W celu wprowadzenia powyższych danych, należy uruchomić edycję rekomendacji / zaleceń pokontrolnych wydanych dla konkretnych ryzyk w poszczególnych zadaniach, tj.: Wybrać formatkę Rejestr zadań audytowych. Odszukać (np. za pomocą filtrów) konkretne zadanie audytowe /kontrolne, Wybrać opcję Ryzyka klikając prawym klawiszem myszy na danym ryzyku, Wybrać opcję Rekomendacje klikając prawym klawiszem myszy na danym ryzyku, Wprowadzić informacje w polach Data oceny wdrożenia oraz Ocena wdrożenia. (Rysunek 114 Rekomendacje / zalecenia pokontrolne ocena wdrożenia) 124

125 Rysunek 114 Rekomendacje / zalecenia pokontrolne ocena wdrożenia 11.7 Wprowadzanie niezależnej oceny (poza kontekstem badań) Ocena ryzyk przez osobę niezależną (w stosunku do właściciela ryzyk) stwarza pole do uzgodnień / dialogu nt. oceny danego ryzyka pomiędzy podmiotami znacząco zaangażowanymi w proces zarządzania ryzykiem. W poprzedniej sekcji instrukcji opisano przypadek, w którym niezależna (od właścicielskiej) ocena ryzyka została dokonana na podstawie przeprowadzonych badań (kontrolnych lub audytowych). Może mieć miejsce sytuacja, że w danym roku pozostała pewna grupa ryzyk nieprzebadanych w toku żadnych badań kontrolnych lub audytowych. Dla tych ryzyk, aplikacja przewiduje możliwość dokonania niezależnej oceny rozumianej jako: niezależna w stosunku do oceny właściciela jak również niezależnej, niepopartej żadnymi badaniami kontrolnymi czy audytowymi. Tego rodzaju funkcjonalność została przewidziana w formatce pn. Mapa ryzyka, ponieważ jest to jedyna formatka, która udostępnia spojrzenie na dane ryzyko z perspektywy wieloletniej pracy nad danym ryzykiem. Tego rodzaju perspektywa ułatwia podjęcie wysoce subiektywnej decyzji co do wyznaczenia poziomu istotności danego ryzyka. Po wejściu do formatki Mapa ryzyka oraz wyselekcjonowaniu danego ryzyka (w szczególności poprzez wybór odpowiednich wartości dla filtrów pn. Obszar ryzyka oraz / lub Jednostka ) można przeanalizować historię ocen istotności ryzyka dokonanych przez właściciela danego ryzyka, które będą widoczne w polu pn. Ocena istotności właściciela 125

126 ryzyka (Rysunek 115 Mapa Ryzyka - wprowadzanie wyników badań kontrolnych i audytowych, cz. 1). Rysunek 115 Mapa Ryzyka - wprowadzanie wyników badań kontrolnych i audytowych, cz. 1 Wartości wykazane w tym polu są tożsame z poziomem istotności ryzyka, które dla danego ryzyka wprowadził jego właściciel z formatce Zadania / Typu B. Jeżeli ryzyko nigdy nie było badane w toku badań kontrolnych lub audytowych, wtedy osoba upoważniona wprowadzi (w odpowiednim momencie) dla danego ryzyka swoją subiektywną, niezależną ocenę istotności ryzyka poprzez wypełnienie pola Niezależna ocena istotności ryzyka (Rysunek 116 Mapa Ryzyka wprowadzanie wyników badań kontrolnych i audytowych, cz. 2). Rysunek 116 Mapa Ryzyka wprowadzanie wyników badań kontrolnych i audytowych, cz