Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Regulamin udzielania zamówień w Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Spółka Akcyjna w Wałbrzychu 1 Postanowienia ogólne Regulamin określa zasady, formy i tryb udzielania zamówień przez Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Spółka Akcyjna w Wałbrzychu na dostawy, usługi i roboty budowlane. 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 2 Definicje a) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (jt. Dz.U ) z późniejszymi zmianami, b) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Spółka Akcyjna w Wałbrzychu, c) Wykonawcy - należy przez to rozumieć dostawców i wykonawców w rozumieniu ustawy, d) dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, najmu, dzierżawy oraz leasingu, e) robotach budowlanych należy przez to rozumieć roboty opisane w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia ( DZ.U ) w sprawie wykazu robót budowlanych f) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, g) ch - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, h) Komisji - należy przez to rozumieć Komisję Przetargową powołaną przez Zamawiającego Uchwałą Nr 1/3/2004 z dnia 5 kwietnia 2004r., i) średnim kursie złotego - należy przez to rozumieć średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości publicznego w myśl rozporządzenia prezesa rady ministrów, j) oferta najkorzystniejsza należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu. k) pozasektorowe - należy przez to rozumieć na dostawy, usługi o równowartości wyrażonej w złotych równej lub powyżej euro lecz mniejszej niż wyrażoną w złotych kwotę euro oraz na roboty budowlane o równowartości wyrażonej w złotych równej lub powyżej euro lecz mniejszej niż wyrażoną w złotych kwotę euro. 1

2 2. Pozostałe terminy użyte w niniejszym regulaminie należy interpretować zgodnie z postanowieniami ustawy oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie Wszyscy wykonawcy i dostawcy uczestniczą w postępowaniu o udzielenie na równych prawach oraz zasadach określonych w niniejszym Regulaminie W postępowaniu o udzielenie nie mogą uczestniczyć przedsiębiorcy: a) którym udowodniono, że przynajmniej jednego z poprzednio udzielonych przez Zamawiającego zamówień nie wykonali z własnej winy lub wykonali je w sposób niewłaściwy, b) w odniesieniu do których wszczęte jest postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, albo których likwidację lub upadłość ogłoszono, c) którzy zalegają z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne, chyba że uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, d) którzy udzielili Zamawiającemu nieprawdziwych informacji w toku aktualnego lub poprzednich postępowań o udzielenie zamówień. 3. W przypadku, gdy Zamawiający wymaga od wykonawcy lub dostawcy przedstawienia dowodów na to, że żaden z przypadków wymienionych w ust. 2 nie ma do niego zastosowania, za wystarczający dowód uznaje się: 3.1. dla ust.2 pkt. b) - przedstawienie aktualnego wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego lub - w odniesieniu do niektórych rodzajów działalności prowadzonej przez osoby fizyczne odpowiedni dokument wydany przez Gminę, 3.2. dla ust.2 pkt. c) - przedstawienie aktualnych zaświadczeń wystawionych przez właściwy urząd skarbowy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 4. W przypadku zaistnienia powodów, o których mowa w ust.2, pkt. a) d), Oferent zostaje wykluczony z postępowania o udzielenie. 5. Wykluczenie Oferenta z powodów wymienionych w ust.2 pkt. a) d) może nastąpić we wszystkich fazach postępowania bez względu na jego zawansowanie. 2

3 6. Zamawiający może domagać się od firm ubiegających się o udzielenie udokumentowania wiarygodności ekonomicznej i technicznej, z zastrzeżeniem praw własności intelektualnej oraz tajemnicy handlowej Przedmiot Zamawiający określa za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych, przy przestrzeganiu polskich lub międzynarodowych norm i standardów uznanych za obowiązujące w danej dziedzinie na terenie kraju. 2. Przedmiot i warunki Zamawiający określa w sposób nie utrudniający uczciwej konkurencji. 3. Nie stanowi utrudnienia uczciwej konkurencji określenie przedmiotu przez wskazanie jego charakterystycznych cech lub pochodzenia, jeżeli ze względów technologicznych, ekonomicznych lub organizacyjnych zachodzi konieczność zachowania norm, parametrów lub standardów, jakimi charakteryzują się posiadane przez Zamawiającego urządzenia Wykonawca lub dostawca który chce wziąć udział w postępowaniu o udzielenie, ma obowiązek zapoznania się z Instrukcją dla oferentów. 2. W Instrukcji dla oferentów Zamawiający zawiera wszystkie informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania przetargowego, a w szczególności: 1) określenie przedmiotu (w razie potrzeby również za pomocą planów, rysunków, projektów lub specyfikacji określającej jednoznacznie cechy techniczne i jakościowe), 2) pożądany lub wymagany termin wykonania umowy, 3) opis wszelkich innych niż cena kryteriów (np. jakość, serwis, gwarancja, upusty, naprawy pogwarancyjne itp.), którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów, 4) opis sposobu przygotowywania ofert, 5) informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków, 6) wszelkie wymagania, a w szczególności kwoty dotyczące wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 7) wskazanie miejsca i terminu składania ofert, 3

4 8) termin, do którego dostawca lub wykonawca będzie związany złożoną ofertą, 9) wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert, 10) informacje o trybie otwarcia i oceny ofert, 11) pouczenie o środkach odwoławczych przysługujących dostawcy lub wykonawcy w toku postępowania o udzielenie, 12) informację o wszelkich formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po zakończeniu przetargu w celu zawarcia umowy, 6 Wartości i wynikające z nich obowiązki L.p. Wartość w euro 1. poniżej poniżej poniżej Rodzaj Tryb Wadium wszystkie zakupy bieżące jeśli właściwe do 3% wartości usługi i dostawy roboty budowlane Zakupy pozasektorowe Zakupy pozasektorowe do 3 % wartości do 3 % wartości Instrukcja Przetargowa 1 Jeśli właściwe Jeśli właściwe, Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu Jeśli właściwe wg załącznika nr 3 Jeśli właściwe wg załącznika nr 3 Minimalny czas na składanie ofert Do 2 tygodni Do 2 tygodni j.w. j.w. Do 3 tygodni 4. równej lub powyżej równej lub powyżej usługi i dostawy roboty budowlane wg prawa zamówień publicznych wg prawa zamówień publicznych wg ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia r. (jt Dz.U ) 7 1. Ze względu na charakter oraz możliwość uzyskania dostawy/usługi od jednego podmiotu wyłącza się z postępowań przetargowych n/w rodzaje zamówień : dostawy wody i odprowadzania ścieków, dostawy energii elektrycznej dostawy gazu opłaty administracyjne i urzędowe, usługi transportu kolejowego i samochodowego wywóz i składowanie odpadów komunalnych, 4

5 dostawy opału 2.Dopuszcza się możliwość odstąpienia od przeprowadzenia pełnego postępowania przetargowego poprzedzając złożenie rozpoznaniem cenowym wśród usługodawców/dostawców kwalifikowanych a w przypadku braku minimum 2 konkurencyjnych ofert od firm znajdujących się w katalogu dostawców/usługodawców kwalifikowanych również od innych firm działających na rynku po dokonaniu uprzednio oceny oferenta na podstawie dostępnych informacji. 8 Komisja przetargowa 1. Komisja przetargowa w PEC S.A. Wałbrzych powołana jest uchwałą Zarządu. 2. Komisja może rozszerzyć skład komisji o ekspertów w razie wystąpienia takiej konieczności. 3. Zarząd PEC S.A. Wałbrzych, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych. 4. Wyniki prac komisji przetargowej zostają przedstawione zarządowi PEC S.A. Wałbrzych w celu zatwierdzenia. 9 Kolejność zadań 1. Zaplanowanie danego z odpowiednim wyprzedzeniem dla przeprowadzenia procedury zgodnie z wymogami niniejszego regulaminu, z wykorzystaniem planów inwestycyjnych, planów remontów systemem własnym i planów remontów systemem zleconym, rocznych planów zakupów przygotowywanych przez kierowników komórek organizacyjnych PEC S.A. Wałbrzych. 2. Określenie przedmiotu : a) podstawą ustalenia wartości jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, b) wartość na roboty budowlane ustala się na podstawie: kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych, planowanych kosztów prac projektowych, przy obliczaniu wartości na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez PEC S.A. Wałbrzych do dyspozycji Wykonawcy, podstawę przeliczania wartości stanowi średni kurs złotego w stosunku do euro zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów 3. Przygotowanie Instrukcji dla Oferentów. 4. Przygotowanie ogłoszenia o przetargu. 5. Organizowanie spotkań z Wykonawcami, udzielanie wyjaśnień, przedłużanie terminu składania ofert. 5

6 6. Otwarcie ofert z podaniem nazwy Oferenta, ceny oferty i pozostałych kryteriów oceny ofert. 7. Sprawdzenie ofert pod względem warunków określonych w Instrukcji i niniejszym regulaminie. 8. Analiza, porównanie i ocena ofert wyłącznie na podstawie kryteriów podanych w Instrukcji. 9. Wybór oferty najkorzystniejszej. 10. Sporządzenie przez Komisję przetargową protokołu z przeprowadzonego wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do regulaminu. 11. Informacja i ogłoszenie o wyborze oferty. 12. Rozpatrzenie ewentualnych protestów. 10 Zapytania Zamawiającego i Oferentów 1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z zapytaniem dotyczącym treści Instrukcji dla Oferentów w terminie do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 11 Protesty 1. Oferentom przysługuje prawo wniesienia protestu w terminie nie później niż 3 dni po dacie ogłoszenia wyniku postępowania przetargowego. 2. Wniesienie protestu wstrzymuje postępowanie. Do chwili ostatecznego rozstrzygnięcia protestu nie wolno zawrzeć umowy. 3. Protest jest rozpatrywany przez Zarząd PEC S.A. w Wałbrzychu. 4. Zamawiający rozstrzyga protest nie później niż w terminie 5 dni od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia protestu w tym terminie uznaje się za jego oddalenie. 5. Wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu w imieniu Zamawiającego zobowiązane są, na wezwanie Zarządu PEC S.A. w Wałbrzychu, udzielić pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla rozstrzygnięcia protestu. 12 Jawność Oferty nie będą ujawniane innym oferentom oraz osobom trzecim. 13 Kryteria wyboru 1. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje się w oparciu o kryteria oceny ofert, zdefiniowane w Instrukcji. 6

7 2. Kryteria oceny ofert i oferentów nie podlegają zmianie w toku postępowania. 3. Przy analizie ofert pod względem spełnienia wymogów określonych w dokumentacji przetargowej i Regulaminie... Komisja stosuje zasadę: spełnia nie spełnia. Stwierdzenie choćby jednego przypadku nie spełnia powinno skutkować odrzuceniem oferty przez Komisję zgodnie z ustaleniami Regulamin udzielania zamówień... oraz dokumentacji przetargowej. 4. Komisja dokonuje oceny i wyboru oferty najkorzystniejszej wyłącznie na podstawie kryteriów ustalonych przez Zamawiającego w Instrukcji dla oferentów 5. Ocena końcowa ofert, dokonywana przez Komisję na podstawie poszczególnych kryteriów oceny, wyrażana jest poprzez przyznanie odpowiedniej liczby punktów rankingowych. 6. Ocena wyrażona w punktach rankingowych wynosi maksymalnie 1 pkt. 7. Dla kryteriów, takich jak cena ofertowa oraz kryteriów czasowych (np.: termin realizacji, czas reakcji na zgłoszenie, itp. ) Komisja stosuje metodę rachunkową, z wykorzystaniem następującego algorytmu: C C 0 C 1 Z c gdzie: C - wskaźnik oceny punktowej według kryterium C [ pkt ], C 0 - najniższa wartość parametru spośród zaproponowanych we wszystkich ofertach podlegających ocenie, C 1 - wartość parametru w ocenianej ofercie, Z C - znaczenie przypisane kryterium C [%] W przypadku oceny ofert według kryterium C obowiązuje zasada, że oceniany parametr oferty jest tym korzystniejszy dla Zamawiającego, im jego wartość jest większa. 8. Dla pozostałych kryteriów wymiernych, takich jak np. okres gwarancji, pojemność twardego dysku do komputera, czas otwarcia banku lub innej instytucji, w której zamawiamy usługi, itp. - stosuje się algorytm w następującej postaci: 7

8 W W 1 W 0 Z w Zał.do Uchwały nr 1 gdzie: W - wskaźnik oceny punktowej według kryterium W [ pkt ] W 1 - wartość parametru w ocenianej ofercie W 0 - najmniejsza wartość parametru spośród zaproponowanych we wszystkich ofertach, Z w - znaczenie przypisane kryterium W [%] W przypadku oceny według kryterium W obowiązuje zasada, że oceniany parametr oferty jest tym korzystniejszy dla Zamawiającego, im jego wartość jest większa. 9. Dla kryteriów niewymiernych zawierających elementy podlegające indywidualnej ocenie przez członków Komisji Przetargowej, takich jak np.: wiarygodność, doświadczenie, ocena zaproponowanego rozwiązania, itp. - stosuje się metodę dwustopniową: I o Ocena indywidualna dokonywana przez członków Komisji posiadających prawo głosu, polega na przyznaniu ocen cząstkowych (w skali 0-1 pkt.) za poszczególne elementy oferty w ramach danego kryterium. Oceny indywidualne sporządzane są przez każdego z oceniających oddzielnie dla każdej oferty na Karcie indywidualnej oceny oferty załącznik nr 3, zawierającej wyszczególnienie kryteriów głównych oraz elementów pomocniczych, dla których Zamawiający ustalił w dokumentacji przetargowej znaczenie ( % ). II o Ocena ostateczna według danego kryterium dokonywana jest przez członków Komisji posiadających prawo głosu, z zastosowaniem algorytmu analogicznego jak w pkt : gdzie: B B 1 B 0 Z B B - wskaźnik oceny punktowej według kryterium B [ pkt ] B 1 - liczba punktów przyznanych w ramach kryterium B ofercie aktualnie badanej [ pkt] 8

9 B 0 Zał.do Uchwały nr 1 - najwyższa punktacja w ramach kryterium B spośród ofert zakwalifikowanych do oceny [pkt ] Z B - znaczenie przypisane kryterium B [%] 10. Oceny ostateczne dla poszczególnych oferentów ustala się poprzez zsumowanie wszystkich wskaźników oceny punktowej, odpowiadających kryteriom oceny ofert ustalonym dla danego przetargu. 14 Wzory i zasady ogłaszania o wszczęciu postępowania przetargowego Zamawiający może opublikować ogłoszenie o zamówieniu poprzez zamieszczenie ogłoszenia w miejscu publicznym dostępnym w swojej siedzibie, w środkach masowego przekazu lub skierować zaproszenia do wybranych firm do składania ofert. 15 Załączniki do regulaminu Integralną część niniejszego regulaminu stanowią załączniki: 1. Załącznik Nr 1 do regulaminu udzielania zamówień w PEC S.A. Wałbrzych - dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu o wartości szacunkowej poniżej euro. 2. Załącznik Nr 2 do regulaminu udzielania zamówień w PEC S.A. Wałbrzych Protokół z postępowania o udzielenie w trybie przetargowym. 3. Załącznik nr 3 do protokołu z postępowania o udzielenie w trybie przetargowym karta indywidualnej oceny oferty. 4. Załącznik nr 4 do protokołu z postępowania o udzielenie w trybie przetargowym zestawienie ocen końcowych. 9