ZAPYTANIE OFERTOWE NR: 1/B/2014 W RAMACH PROCEDURY EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI

Transkrypt

1 Katowice dn. 18 lutego 2014r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR: 1/B/2014 W RAMACH PROCEDURY EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI Nazwa zamawiającego: Instytut Współpracy i Partnerstwa Lokalnego Adres zamawiającego: Katowice, ul. Kościuszki 44/4 Dotyczy: Nr projektu: Tytuł projektu: Organizacja i przeprowadzenie szkoleń zawodowych dla 18 Uczestników Projektu POKL /12 Od bezdomności do samodzielności asystowanie osobie bezdomnej w reintegracji społecznej i zawodowej I. ZAMAWIAJĄCY: Instytut Współpracy i Partnerstwa Lokalnego z siedzibą w Katowice, ul. Kościuszki 44/4. Osoba do kontaktów roboczych: Anna Leszek Kierownik Projektu pn.: Od bezdomności do samodzielności asystowanie osobie bezdomnej w reintegracji społecznej i zawodowej nr tel.: anialeszek@partnerstwo.org.pl II. OPIS ZAMÓWIENIA: Organizacja i realizacja 8 szkoleń zawodowych dla 18 Uczestników Projektu pn.: Od bezdomności do samodzielności asystowanie osobie bezdomnej w reintegracji społecznej i zawodowej na przestrzeni maksymalnie 8 tygodni tj. w terminie od: 03 marca 2014r. do: 25 kwietnia 2014r.

2 III. WARUNKI UDZIAŁU: O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci którzy: Posiadają odpowiednie uprawnienia do wykonania ww. zamówienia; Posiadają niezbędne zaplecze techniczne (pomieszczenia); Posiadają personel merytoryczny wykazujący się odpowiednią wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do realizacji przedmiotu zamówienia; Jako podmiot, posiadają doświadczenie w realizacji przedmiotu zamówienia min. 2 lata przed datą złożenia oferty Zamawiającemu i są w stanie je udokumentować. Wymogi szczegółowe zostały zamieszczone w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: W związku z zakończeniem udziału Uczestników Projektu pn.: Od bezdomności do samodzielności asystowanie osobie bezdomnej w reintegracji społecznej i zawodowej w sesjach indywidualnych z doradcą zawodowym oraz wypracowaniem przez nich Indywidualnych Planów Wychodzenia z Bezdomności, Zamawiający jest zobowiązany do skierowania 18 Uczestników Projektu do udziału w szkoleniach i kursach zawodowych. W związku z powyższym, Zamawiający przeprowadza niniejsze postępowanie w ramach procedury efektywnego zarządzania finansami mające na celu wyłonienie Realizatora/Realizatorów 8 szkoleń zawodowych. Na dzień: 18 lutego 2014r., oferta wsparcia jest skierowana jest do 18 Uczestników Projektu, jednak liczba ta może ulec zmniejszeniu. Uczestnicy Projektu zostali skierowani przez doradców zawodowych na następujące szkolenia zawodowe: Kurs budowlany wykańczanie wnętrz 6 osób; Pracownik ochrony fizycznej i mienia (I stopnia) 3 osoby; Pomoc kuchenna 2 osoby; Pracownik gospodarczy 2 osoby; Pracownik utrzymania czystości 2 osoby; Opiekunka osób starszych 1 osoba; Kurs magazyniera z kasą fiskalną 1 osoba; Kurs operatora wózka widłowego 1 osoba. Czas trwania każdego z powyższych szkoleń zawodowych został ustalony na godzin dydaktycznych na każdego Uczestnika Projektu. Przedmiot zamówienia należy zrealizować maksymalnie na przestrzeni 8 tygodni w terminie od: 03 marca 2014r. do: 25 kwietnia 2014r. Czas trwania jednego spotkania w ramach organizowanego szkolenia zawodowego nie może przekroczyć 8 godzin dydaktycznych. Wymogi szczegółowe zostały zamieszczone w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Czas trwania umowy szacowany jest na ok. 9 tygodni tj. od dnia: 03 marca 2014r. do: 30 kwietnia 2014r.

3 Uczestnicy Projektu, którzy rozpoczną u Realizatora/Realizatorów szkolenia zawodowe zakończą swój udział w danym szkoleniu zawodowym najpóźniej w dniu: 25 kwietnia 2014r. Przedłużenie okresu realizacji usługi wymaga aneksowania umowy pomiędzy Zamawiającym, a Realizatorem, co może się odbyć na pisemny wniosek Realizatora w którym to zostanie podana przyczyna chęci przedłużenia okresu trwania umowy. Ostateczna decyzja w tej sprawie należy do Zamawiającego. Realizator ma obowiązek przekazania wszelkich dokumentów poświadczających realizację zamówienia oraz poprawnie wystawionego dokumentu księgowego w ciągu tygodnia po ukończeniu zamówienia tj. najpóźniej do dnia: 07 maja 2014r. VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: Oferta powinna spełniać następujące kryteria: Zawierać ofertę cenową (wg. zał. nr 2) tj. całkowity koszt brutto za realizację danego szkolenia zawodowego w PLN na 1 Uczestnika Projektu, która będzie obejmowała wszelkie koszty powiązane z realizacją ww. zamówienia uwzględniając przy tym pod 1 komponent obowiązkowy: Bilety komunikacji miejskiej (dopuszcza się bilety: 5-dniowy/7-dniowy/14-dniowy/miesięczny) dla każdego Uczestnika Projektu uczestniczącego w szkoleniu zawodowym organizowanym przez Realizatora/ Realizatorów. Koszty związane z dojazdem Uczestników na szkolenie zawodowe są pokrywane przez Realizatora/Realizatorów szkoleń; Być opatrzona pieczęcią firmową; Posiadać datę sporządzenia; Zawierać wszelkie dane Oferenta: adres, nr NIP, nr telefonu, adres , nr konta bankowego oraz informacji o banku w którym Oferent prowadzi rachunek; Być sporządzona w formie papierowej w języku polskim (wg. zał. nr 2); Zawierać następujące załączniki: Wypełniony i podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta zał. nr 3 (oświadczenia) niniejszej oferty; Dołączone do zał. nr 3 życiorysy zawodowe osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu zamówienia, poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie posiadanego przez Oferenta doświadczenia w realizacji przedmiotu zamówienia (min. 2 lata przed złożeniem oferty Zamawiającemu). Zawierać wstępny harmonogram (załącznik nr 4) szkolenia z którego będzie wynikała kalkulacja przejazdów zakupionych przez Realizatora/Realizatorów biletów komunikacji miejskiej dla Uczestników Projektu; Zawierać rozpisany na godziny program szkolenia zawodowego.

4 VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERTY: 1. Ofertę należy złożyć w wersji papierowej, osobiście do dnia: 25 lutego 2014r. do godz. 15:00 w siedzibie Zamawiającego tj. Instytut Współpracy i Partnerstwa Lokalnego ul. Kościuszki 44/4, Katowice. Oferty złożone po czasie nie będą rozpatrywane; 2. Dopuszcza się możliwość złożenia oferty częściowej; 3. Ocena ofert będzie miała miejsce w siedzibie Zamawiającego; 4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę; 5. W toku oceny Zamawiający może żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących złożonej przez niego Oferty; 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia wszystkich ofert, bez dokonania wyboru którejkolwiek z nich, gdy żadna ze złożonych ofert nie będzie odpowiadać warunkom określonym przez Zamawiającego. VIII. OCENA OFERT: 1. Cena za szkolenie zawodowe brutto PLN w przeliczeniu na 1 Uczestnika szkolenia (uwzględniająca wszelkie koszty realizacji zamówienia w tym poczęstunek oraz zakup biletów komunikacji miejskiej dla Uczestników) liczona jako stosunek ceny najniższej do zaproponowanej przez danego Oferenta x 100 punktów; 2. Oferent który uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu o przedstawione powyżej kryteria wyboru oferty zostanie: Wybrany do realizacji zamówienia; Zaproszony do przystąpienia do negocjacji. IX. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: O przyjęciu lub odrzuceniu oferty Zamawiający powiadomi Oferentów em. X. UWAGI: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia z ważnych powodów od realizacji zamówienia; 2. Przedstawiając ofertę, Wykonawca wyraża zgodę aby płatność za wykonanie usługi została dokonana przelewem na konto Wykonawcy; 3. W razie pytań prosimy o kontakt z panią Anną Leszek Kierownik Projektu; 4. Wersje elektroniczne załączników dostępne są u Kierownik Projektu. ZAŁĄCZNIKI: 1. Wymogi szczegółowe 2. Wzór formularza oferty 3. Wzór oświadczeń 4. Wzór harmonogramu realizacji szkolenia

5 ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR: 1/B/2014 I. WYMOGI SZCZEGÓŁOWE ZAPYTANIA: Organizacja i realizacja 8 szkoleń zawodowych dla 18 Uczestników Projektu pn.: Od bezdomności do samodzielności asystowanie osobie bezdomnej w reintegracji społecznej i zawodowej na przestrzeni maksymalnie 8 tygodni tj. w terminie od: 03 marca 2014r. do: 25 kwietnia 2014r. II. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWENIA: 1. Przez szkolenie zawodowe organizowane i realizowane dla 18 Uczestników Projektu pn.: Od bezdomności do samodzielności asystowanie osobie bezdomnej w reintegracji społecznej i zawodowej rozumie się cykl merytorycznych spotkań z grupą odbiorców szkolenia zawodowego w trakcie których Uczestnicy uzyskają nowe umiejętności i kompetencje zawodowe; 2. Każde spotkanie organizowane w ramach szkolenia zawodowego nie będzie trwało dłużej niż 8 godzin dydaktycznych w ciągu dnia i będzie zawierało odpowiednio długie przerwy regeneracyjne; 3. Spotkania będą podlegały pod ogólnie przyjęty przez Realizatora/Realizatorów program szkoleniowy, stanowiący załącznik do złożonej przez Realizatora oferty, którego syntetycznym ujęciem będzie prowadzony przez wykładowców zaangażowanych w realizację zamówienia dziennik zajęć; 4. Standard merytoryczny realizacji usługi zapewni wysoko wykwalifikowany personel zatrudniony przez Realizatora oraz min. 2 letnie doświadczenie Realizatora w przeprowadzaniu przedmiotu zamówienia; 5. Realizator szkolenia zawodowe zapewnia: Pomieszczenia, w których odbędą się szkolenia zawodowe. Pomieszczenia te znajdują się na terenie miasta Katowice. Pomieszczenia te zapewniają wysokie standardy realizacji usługi (wielkość sal, stan techniczny, wyposażenie) ; Drobny poczęstunek w trakcie trwania zajęć (kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy, przynajmniej 3 rodzaje ciasteczek); Bilety komunikacji miejskiej (dopuszcza się bilety: 5-dniowy/7-dniowy/14-dniowy/miesięczny); Wszelkiego rodzaju materiały dydaktyczne oraz asortyment niezbędny do realizacji szkolenia zawodowego; Realizator zobowiązuje się do przeprowadzenia przedmiotu zamówienia zgodnie z ustalonym z Zamawiającym harmonogramem. Zajęcia odbędą się na przestrzeni maksymalnie 8 tygodni tj. w terminie od: 03 marca 2014r. do: 25 kwietnia 2014r.; Realizator usługi zobowiązuje się do prowadzenia: List obecności; List korzystania z poczęstunku; List odbioru biletów komunikacji miejskiej, których typ znajdzie się na liście (dopuszcza się bilety: 5-dniowy/7-dniowy/14-dniowy/miesięczny);

6 List odbioru materiałów dydaktycznych (przez co rozumie się również udostępnienie Uczestnikom asortymentów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia); Dzienników zajęć; Wzory ww. dokumentów zostaną przekazane Realizatorowi przez Zamawiającego. 6. Realizator jest zobowiązany do informowania Zamawiającego o nieobecnościach Uczestników na szkoleniu zawodowym w następnym dniu roboczym o godzinie 09:00; 7. Realizator jest uprawniony do weryfikacji wiedzy zdobytej przez Uczestników na szkoleniu zawodowym. O fakcie i formie weryfikacji oraz jej wynikach Realizator poinformuje Zamawiającego na piśmie w terminie 7 dni od tejże weryfikacji; 8. Na koniec realizacji usługi, pod warunkiem utrzymania frekwencji na poziomie przynajmniej 80% oraz ewentualnej weryfikacji zdobytej wiedzy, Realizator jest zobowiązany do wręczenia każdemu Uczestnikowi, dyplomu/certyfikatu zakończenia szkolenia zawodowego wraz z suplementem godzinowym; 9. Realizator szkolenia zawodowego zobowiązany jest do właściwej archiwizacji dokumentacji szkoleniowej; 10. Realizator szkolenia zobowiązany jest do przestrzegania równości szans obu płci; 11. Realizator szkolenia zobowiązany jest do zachowania wymogów unijnych dotyczących szerokiego informowania Uczestników o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz zamieszczania tychże informacji w salach i wszelkich materiałach związanych z realizacją przedmiotu zamówienia; 12. Realizator jest zobowiązany do udostępnienia dokumentacji dotyczącej realizacji szkolenia zewnętrznym oraz wewnętrznym jednostkom kontrolnym. III. PŁATNOŚĆ ZA REALIZACJĘ SZKOLENIA ZAWODOWEGO: 1. Podstawą zapłaty przez Zamawiającego będzie przekazanie kompletnie wypełnionej dokumentacji szkolenia na koniec jego realizacji oraz przedstawienie przez Realizatora prawidłowo wystawionej faktury VAT; 2. Zapłata za prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpi przelewem na konto Realizatora w terminie do 90 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionych faktur VAT, po otrzymaniu środków od instytucji finansującej Projekt.

7 ZAŁĄCZNIK NR 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR: 1/B/2014 W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr: 1/B/2014 z dn r. Nazwa Oferenta:. Adres Oferenta: NIP Oferenta:. Nr telefonu oraz adres Oferenta:... Nr rachunku Oferenta oraz nazwa banku prowadzącego: Składa ofertę cenową na przeprowadzenie: (1) (nazwa szkolenia zawodowe którego dot. oferta) (2).. (3).. (1) Ilość godzin dydaktycznych szkolenia zawodowego (2). (3). Lp.: Ilość Uczestników szkolenia: Cena brutto za 1 Uczestnika szkolenia: Cena brutto w sumie: W tym bilety komunikacji miejskiej: W sumie cena oferty brutto: Data, pieczęć i podpis Oferenta

8 ZAŁĄCZNIK NR 3 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR: 1/B/2014 OŚWIADCZENIE Składając Ofertę na zapytania ofertowe nr: 1/B/2014 z dnia: r. oświadczam, iż: 1. Posiadam odpowiednie uprawnienia do wykonania przedmiotu zamówienia opisanego w ww. zapytaniu ofertowym; 2. Posiadam niezbędne zaplecze techniczne (pomieszczenia) niezbędne do należytego przeprowadzenia przedmiotu zamówienia opisanego w ww. zapytaniu ofertowym; 3. Posiadam personel merytoryczny wykazujący się wiedzą i doświadczeniem zawodowym niezbędnym do realizacji przedmiotu zamówienia opisanego w ww. zapytaniu ofertowym, którego udokumentowanie dołączam do niniejszego oświadczenia (CV personelu merytorycznego odpowiedzialnego za przeprowadzenie szkolenia); 4. Jako podmiot, posiadam doświadczenie w realizacji przedmiotu zamówienia min. 2 lata przed datą złożenia niniejszej oferty Zamawiającemu, którego udokumentowanie dołączam do niniejszego oświadczenia. A ponadto, oświadczam, iż jako Oferent nie jestem powiązany/a osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem projektu, czyli Stowarzyszeniem Instytut Współpracy i Partnerstwa Lokalnego. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 1. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. Pozostawieniu z związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Data, pieczęć i podpis Oferenta

9 ZAŁĄCZNIK NR 4 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR: 1/B/2014 HARMONOGRAM ZAJĘĆ Lp.: Tydzień: Miesiąc i rok: Ilość spotkań: III 2014 Ilość godzin: Miejsce realizacji szkolenia: III III III III 2014/IV IV IV IV 2014 Data, pieczęć i podpis Oferenta