Problem polega na tym, że używanie pojazdów służbowych do celów prywatnych nie jest uregulowane prawnie.

Transkrypt

1 Problem polega na tym, że używanie pojazdów służbowych do celów prywatnych nie jest uregulowane prawnie. Pytania Spółka z o.o. zawarła z zatrudnionym na podstawie umowy o pracę Prezesem Zarządu umowę o świadczeniu usługi polegającej na odpłatnym używaniu przez Prezesa samochodu służbowego do celów prywatnych, a Prezes jest zobligowany do prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów w tych właśnie celach. W każdym miesiącu spółka obciąży Prezesa opłatą za używanie samochodu do tych celów, wystawiając fakturę VAT. Podstawą do wystawienia tej faktury będzie liczba kilometrów przejechanych w danym miesiącu w celach prywatnych pomnożona przez aktualną stawkę za 1 km przebiegu. Spółka ponosi wszystkie koszty związane z eksploatacją samochodu służbowego (ubezpieczenia, przeglądów, napraw, paliwa). 1. Czy ustalając cenę usługi polegającej na udostępnieniu samochodu służbowego dla celów prywatnych, spółka może posłużyć się iloczynem faktycznie przejechanych kilometrów do celów prywatnych i stawką za 1 km przebiegu samochodu osobowego? 2. Czy niezbędne jest opracowanie regulaminu wewnętrznego używania samochodów, określającego zasady wyliczenia należności za korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych? Czy takie odpłatne udostępnianie samochodu winno być obwarowane limitem kilometrów do przejechania w danym miesiącu? 3. Czy niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu samochodu będącego własnością spółki (karty drogowej) zarówno do jazd służbowych, jak i jazd prywatnych, czy tylko do jazd prywatnych? 4. Czy dokumentem właściwym do wystawienia faktury może być wyłącznie oświadczenie (po zakończeniu miesiąca) złożone przez Prezesa o ilości przejechanych kilometrów do celów prywatnych, czy przebieg ten powinien wynikać wyłącznie z pełnej dokumentacji (karty drogowe)? Czy taki sposób rozliczania może zostać potraktowany jako przychód pracownika ze stosunku pracy? Co należy rozumieć pod słowem pełna dokumentacja" (proszę tę dokumentację wymienić enumeratywnie)? 1 / 7

2 5. Czy w ogóle dla samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych spółki dla celów dowodowych związanych z wykazaniem kosztów uzyskania przychodów, należy (czy ustawa tak stanowi) prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu do celów służbowych, w tym rozliczać pojazd (miesięcznie) z zużycia paliwa i obciążać za przekroczenie osoby, którym przekazano pojazd do użytkowania (w przeciwnym razie można przecież na fakturę VAT - na koszt spółki - tankować bez ograniczeń (nielegalnie!) i wszystko zaliczać do kosztów uzyskania przychodów? Ponieważ spółka obciąży pracownika za przejazd samochodem służbowym w celach prywatnych wg jego oświadczenia dotyczącego liczby przejechanych kilometrów, a podstawą takiego działania będzie umowa cywilnoprawna zawarta z tym pracownikiem, to na jakiej podstawie urząd skarbowy miałby ustalać za przychód różnicę między wartością świadczenia ustaloną przez siebie a odpłatnością ponoszoną przez Prezesa? Odpowiedź Przy rozliczaniu używania pojazdów służbowych do celów prywatnych jest ten problem, że niestety przepisy milczą na ten temat. Skoro jednak Prezes używa pojazdu odpłatnie - teoretycznie nie powstaje u niego przychód z tego tytułu. Rodzi się tylko pytanie, czy odpłatność ponoszona przez prezesa ma charakter ekwiwalentny do uzyskanego świadczenia. Brak regulacji powoduje, iż nie sposób odpowiedzieć w sposób definitywny na postawione pytania. W tej materii obowiązuje bowiem zasada, zgodnie z którą należy postępować tak, jak chce kontrolujący (pytanie tylko, co zrobić jak jest ich kilku i mają różne zdania na ten temat). 2 / 7

3 Uzasadnienie W przypadku używania pojazdów służbowych do celów prywatnych coraz częściej można spotkać się ze stanowiskiem organów podatkowych, zgodnie z którym przychód z tytułu używania samochodu służbowego do tych celów należy ustalać według opłat pobieranych przez wypożyczalnie samochodów - co powoduje, że przy samochodzie lepszej klasy (ale bez przesady) przychód miesięczny z tytułu używania auta do celów prywatnych mógłby wynieść np zł (200 zł za dzień) co zaczyna graniczyć z absurdem, bo w takim przypadku suma miesięcznych przychodów w skali roku mogłaby odpowiadać wartości pojazdu. Zamiast tego stosuje się czasem ryczałt (np. 300 zł czy 500 zł) ale ma on tę wadę, że nie bardzo wiadomo, dlaczego zastosowano taką, a nie inną kwotę. Lepszym pomysłem wydaje się więc kilometrówka (naliczanie przychodu na podstawie ewidencji przebiegu) lecz w praktyce oznacza to tworzenie kolejnej fikcji - większość pracowników tak wypełnia kilometrówkę, żeby było dobrze". Można w końcu zastosować metodę procentową, zgodnie z którą bierzemy pod uwagę wartość pojazdu i mnożymy miesięcznie przez określoną stawkę procentową - może to być np. stawka wynikająca z amortyzacji. Samochody amortyzujemy według stawki 20% w skali roku, co miesięcznie daje 1,67% wartości pojazdu (przy aucie wartym zł oznacza to 1670 zł miesięcznego przychodu). Od kilku lat jak bumerang wraca pomysł uregulowania omawianej kwestii. W projektach ustawodawca stwierdzał, że miesięczny przychód z tytułu używania pojazdu do celów prywatnych miał wynosić 0,5% wartości pojazdu. Mimo że kolejne projekty upadły, sporo firm zaczęło stosować tę właśnie metodę. Kiedy doczekamy się ustawowej 3 / 7

4 regulacji? - czas pokaże. Na razie musimy wybrać jedną z metod i mieć nadzieję, że nikt jej nie podważy. Przy wybraniu metody rozliczania na kilometrówkę" jak najbardziej można posłużyć się iloczynem faktycznie przejechanych kilometrów do celów prywatnych i stawką za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego, ogłaszaną na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). Regulamin wewnętrzny używania samochodów nie jest w tym przypadku konieczny, ale niewątpliwie użyteczny. Odpłatne udostępnianie samochodu nie musi być obwarowane limitem kilometrów do przejechania w danym miesiącu. Skoro Prezes ewidencjonuje przejazdy prywatne, to oczywiste jest, że pozostałe przejazdy są służbowe - nie ma więc potrzeby ewidencjonowania jednych i drugich. Dokumentem właściwym do wystawienia faktury może być wyłącznie oświadczenie (po zakończeniu miesiąca) złożone przez Prezesa o liczbie przejechanych kilometrów do celów prywatnych, ale przebieg ten powinien wynikać wyłącznie z pełnej dokumentacji. Kilometrówka jest zdecydowanie bardziej wiarygodna niż samo oświadczenie. Omawiany sposób rozliczenia nie może być potraktowany jako przychód (tak od strony formalnej). Możliwe jest jednak, że urząd skarbowy uzna za przychód różnicę między wartością świadczenia ustaloną przez siebie a odpłatnością ponoszoną przez Prezesa. Jak zauważyłem w odpowiedzi, używanie pojazdów służbowych do celów prywatnych nie jest uregulowane prawnie, wobec czego każda odpowiedź na ten temat przypomina trochę wróżenie z fusów - czy w przypadku kontroli ktoś będzie podważał przyjętą metodę, czy też nie? Na dodatek w praktyce można spotkać kilka różnych wariantów, które zostały przedstawione w odpowiedzi - zwrot pełna dokumentacja" oznacza zatem co innego, w 4 / 7

5 zależności od przyjętego wariantu. Jeżeli rozliczenie byłoby dokonywane na podstawie kilometrówki - byłaby to kilometrówka (zresztą jest to powiedziane w kolejnym zdaniu po pełnej dokumentacji"). Jeżeli na podstawie ryczałtu (kwotowego lub wynikającego z wartości pojazdu) byłaby to umowa. Jeżeli byłby stworzony regulamin używania pojazdu - także stanowiłby dokumentację, o której mówiłem. Trudno jest jednak wymienić enumeratywnie coś, co ma charakter wewnętrzny i nie jest regulowane prawnie. Dla samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych spółki dla celów dowodowych związanych z wykazaniem kosztów uzyskania przychodów nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu do celów służbowych. Jest to bowiem środek trwały, a co do zasady wszystkie nakłady na środek trwały stanowią koszty uzyskania przychodów. W pytaniu nie jest jednak mowa o używaniu pojazdu do celów służbowych, tylko do celów prywatnych przez Prezesa. Kilometrówka nie jest zatem prowadzona w celu rozliczenia kosztów spółki, tylko w celu rozliczenia ewentualnego przychodu u Prezesa z tego tytułu. Są to dwie różne rzeczy i nie należy ich mylić. Co do tankowania pojazdów służbowych, to w większości przypadków w koszty właściciela (spółki) wchodzi paliwo wlewane do baków tych pojazdów, bez względu na to, czy pojazdy używane były do celów służbowych czy prywatnych. Bardzo często jest wręcz nie do rozróżnienia - przykładowo, jeżeli jadąc służbowo dysponent pojazdu zboczył" o około 20 km w celu załatwienia sprawy prywatnej (np. odwoził dziecko do przedszkola, czy szkoły). W praktyce zatem mamy do czynienia z hipokryzją: z jednej strony podatnicy udają", że całość paliwa wlewanego do baku służyło do celów służbowych, a z drugiej strony organy podatkowe udają", że nie wiedzą, iż było inaczej (oczywiście możliwe jest, że rzeczywiście pojazdy byłyby używane WYŁĄCZNIE do celów służbowych, ale jeśli mam być szczery, to jak dla mnie jest to mało prawdopodobne). Spółka może obciążyć pracownika za przejazd samochodem służbowym w celach prywatnych 5 / 7

6 na podstawie jego oświadczenia wg liczby przejechanych kilometrów w tych właśnie celach, a podstawą takiego działania może być umowa cywilnoprawna zawarta z tym pracownikiem, na podstawie której strony umowy mogą PRAWIE dowolnie kształtować warunki sprzedaży usługi, w tym cenę za 1 km przebiegu dla celów prywatnych. Swoboda umów oznacza bowiem, że strony mogą wprowadzać dowolne regulacje, ale nie mogą one być sprzeczne z prawem, zasadami współżycia społecznego i społeczno-gospodarczym przeznaczeniem rzeczy. (...). Mimo cywilnoprawnej legalności stawki za kilometr i zasad rozliczania używania pojazdu służbowego do celów prywatnych, skutki podatkowe mogą być zupełnie inne. Zgodnie bowiem z art. 11 ust. 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307) wartość pieniężna innych nieodpłatnych świadczeń (w tym usług polegających na udostępnieniu samochodu) jest niezależna od woli stron. Gdyby było inaczej, wystarczyłoby odpowiednio umówić się" z pracownikiem, aby nie powstał przychód np. z tytułu usług świadczonych nieodpłatnie). Wartość omawianych świadczeń ustala się: 1. jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców, 2. jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu, 3. jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku, 4. w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń ustaloną według powyższych zasad, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika. 6 / 7

7 Powyższe oznacza, że strony mogą umówić się dowolnie - np. 1 grosz za 1 km - ale przychód i tak powstaje na zasadach ogólnych niezależnie od woli stron. W efekcie, jeżeli organ podatkowy stwierdzi, że odpłatność ponoszona przez pracownika jest nieekwiwalentna, to może wydać decyzję, w której ustali przychód w kwocie stanowiącej różnicę między wartością rynkową świadczenia (ustaloną przez organ podatkowy, według przyjętych przez niego zasad) a odpłatnością ponoszoną przez podatnika. Oczywiście z decyzją tą podatnik może się nie zgodzić - w takim przypadku sprawę rozstrzygnie sąd, co oznacza stratę czasu, a w konsekwencji i pieniędzy. Należy przy tym zauważyć, iż wartość świadczenia ustalona przez strony może być także podważona przez organ podatkowy w zakresie VAT - zob. art. 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.). Na zakończenie pragnę jeszcze raz podkreślić, iż brak regulacji powoduje, że nie wiadomo, jak rozliczać omawiane pojazdy. Moją rolą było udzielenie Państwu odpowiedzi ze wskazaniem poszczególnych możliwości i wynikających z tego zagrożeń. Udzielona przeze mnie odpowiedź oparta została o obowiązujące przepisy (nie tyle regulujące omawiane zagadnienie, co dotykające jedynie tej tematyki), wiedzę i doświadczenie. W efekcie zakreśliłem przed Państwem dość czarny scenariusz, który, mam nadzieję, nigdy się sprawdzi, tzn. prawdopodobnie nikt nie podważy przyjętej w Państwa spółce procedury, czego zresztą szczerze Państwu życzę. Sugeruję jednak zwracać uwagę na zmiany wprowadzane do u.p.d.o.f. - wcześniej, czy później ustawodawca wprowadzi stosowną regulację (przynajmniej mam taką nadzieję). 7 / 7