Zarządzenie Nr 42/2006/2007 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 27 lutego 2007 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 42/2006/2007 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 27 lutego 2007 roku w sprawie podróży służbowych i używania przez pracowników UKW prywatnych samochodów osobowych do tych celów Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz z późn. zm. ), ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), art. 18 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o warunkach dokonywania krajowego przewozu osób (Dz.U Nr 141, poz. 942 i Dz.U. Nr 158, poz. 1045) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2006 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 227, poz. 1661) co następuje: zarządzam, 1 1. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) zawiera definicję podróży służbowej i tak: 1) podróżą służbową jest polecenie pracodawcy (w tym przypadku UKW) wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba uczelni; 2) siedzibą uczelni jest miasto Bydgoszcz ( 1 ust. 2 Statutu UKW); 3) celem podróży służbowej powinno być wykonanie zadania służbowego wyraźnie zleconego przez uczelnię, a miejsce wykonania musi się znajdować poza siedzibą UKW. 2. Z przepisów wymienionych wyżej w ust. 1 wynika, że definicji podróży służbowej nie odpowiadają przejazdy służbowe pracowników w granicach siedziby uczelni jak i dojazdy do pracy w UKW. 2 Koszty podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami będą rozliczane wg niżej określonych zasad: 1. W komunikacji krajowej wszystkimi rodzajami pociągów w klasie drugiej lub, w razie potrzeby, liniami komunikacji autobusowej. 2. Przy przejazdach w porze nocnej¹, trwających powyżej 5 (pięciu) godzin, zezwala się na rozliczenie kosztów przejazdu klasą pierwszą. 3. W przypadku podróży poza granice kraju, podróży związanej z realizacją grantu lub udziałem w KRASP, Państwowej Komisji Akredytacyjnej, Rady Głównej Szkolnictwa Wyższego², Centralnej Komisji ds. Stopni Naukowych i Tytułu Naukowego³ oraz organów wybieralnych PAN o wyborze środka komunikacji decyduje Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą. 1

2 4. Do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 5. Zwrot kosztów za noclegi w hotelach następuje na podstawie przedłożonych faktur VAT, przy czym należy dokonywać wyboru możliwie najtańszego miejsca hotelowego. 6. Diety, ryczałty (w przypadku braku faktury VAT za hotel lub braku biletów komunikacji miejskiej z miasta celu podróży służbowej) i inne należności będą wypłacane w wysokości określonej odpowiednimi rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W przypadku przejazdu w porze nocnej, pracownikowi nie przysługuje zwrot ryczałtu za nocleg. 7. Na wniosek pracownika uczelnia przyznaje zaliczkę pieniężną na niezbędne koszty podróży. 8. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. 9. Zasady rozliczeń określone wyżej w ust. 1 do ust. 8 stosuje się również do studentów członków Prezydium Samorządu Studenckiego oraz studentów wybranych do organów kolegialnych UKW w czasie trwania kadencji. 3 Pracownicy UKW mogą używać do celów podróży służbowych samochodów osobowych niebędących własnością UKW na zasadach określonych w niniejszym zarządzeniu. 1. Dopuszcza się ewentualność refundowania kosztów przejazdu samochodem prywatnym na podstawie złożonego przez pracownika wniosku, o którym mowa niżej w ust.3, w następujących przypadkach: 1) nie istnieje możliwość dotarcia do celu podróży komunikacją publiczną; 2) środki na refundację pochodzą z innych źródeł niż dotacja MNiSW przeznaczona na finansowanie dydaktyki i badań własnych; 3) istnieje konieczność przewozu aparatury lub innych materiałów; 4) podróż jednym samochodem odbywa kilku pracowników i spowoduje to umniejszenie ogólnych kosztów podróży. 2. Jeśli nie są spełnione warunki określone wyżej w ust. 1, wykorzystanie samochodu prywatnego do przejazdu służbowego jest możliwe z zastrzeżeniem, że stawka za 1 km określona zostanie przez dysponenta środków finansowych w taki sposób, aby koszt przejazdu nie przekroczył ceny biletu komunikacji publicznej. 3. Wniosek pracownika o używanie samochodu osobowego niebędącego własnością UKW do celów podróży służbowej rozpatruje odpowiednio: 1) w przypadku delegacji związanej z badaniami naukowymi, konferencjami etc. Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą; 2) w przypadku delegacji związanej ze studiami niestacjonarnymi, odpowiednio Prorektor ds. Dydaktycznych lub właściwy Dziekan; 3) w przypadkach niewymienionych w pkt. 1 i 2 Prorektor ds. Organizacji i Rozwoju lub Rektor. 4. Z pracownikiem, który uzyskał zgodę, o której mowa wyżej w ust.1 lub korzysta z samochodu w trybie określonym w 2 ust.3 obowiązuje zawarcie umowy wg wzoru 2

3 stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, którą podpisuje właściwy Prorektor oraz Kwestor. 5. Zwrot kosztów używania samochodu przez pracownika następuje po złożeniu polecenia wyjazdu służbowego do rozliczenia oraz Zeszytu nr 19 n ewidencji przebiegu pojazduª nabywanego indywidualnie przez zainteresowanego pracownika w Urzędzie Skarbowym. 6. Rejestr umów prowadzi Dział Techniczno-Eksploatacyjny, który ponadto udostępnia wzór umowy, o której mowa wyżej, w 3 ust. 4 niniejszego zarządzenia 4 Decyzję o wykorzystaniu samochodu będącego własnością UKW do podróży służbowej podejmuje Kanclerz lub Rektor. 5 Kosztami podróży służbowej obciąża się dysponenta środków finansowych delegującego danego pracownika. 6 Traci moc obowiązującą zarządzenie Nr 34/2003/2004 Rektora z dnia 30 marca 2004 roku w sprawie podróży służbowych i używania w tym celu przez pracowników AB prywatnych samochodów osobowych. 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 marca 2007 roku. R e k t o r prof. dr hab. inż. Józef Kubik ¹ - określa Regulamin Pracy wprowadzony zarządzeniem Rektora Nr 31/2001/2002 z dnia 25 stycznia 2002 roku (zm. zarz. Nr 29/2005/2006 Rektora z dnia r.) ² - szczegółowe określenia i umocowania prawne określa ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz z późn. zm.) ³ - szczegółowe określenia i uprawnienia zawiera ustawa z dnia 14 marca 2003 roku o stopniach i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki (Dz.U. Nr 65, poz. 595 z późn. zm. ª - określa ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz.U. z 2000r. Nr 17, poz. 176 z późn. zm.) 3

4 Załącznik nr 1 do zarz. Nr 42/2006/2007 Rektora z dnia r. U M O W A o używanie pojazdu pracownika do celów podróży służbowej zawarta dnia... w Bydgoszczy pomiędzy: 1. Uniwersytetem Kazimierza Wielkiego z siedzibą w Bydgoszczy przy ul. Chodkiewicza 30 reprezentowanym przez: 1) Prorektora ds.... 2) Kwestora... zwanych dalej w treści umowy Pracodawcą, a zamieszkałym w... przy ul...legitymującym się dowodem osobistym serii...nr... zatrudnionym w charakterze......zwanym dalej w treści umowy Pracownikiem. 1 Pracownik oświadcza, iż jest właścicielem/użytkownikiem* samochodu osobowego marki... nr rej... rok produkcji...nr silnika... nr podwozia... o pojemności skokowej silnika...ccm nr dowodu rejestracyjnego... 2 Pracownik zobowiązuje się do używania samochodu wymienionego w 1 do podróży służbowej (jazdy zamiejscowej) w okresie od... do... przy limicie km... 3 Pracodawca zobowiązuje się do zwrotu pracownikowi kosztów podróży służbowej na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów 4

5 przez obowiązującą stawkę za 1 km określoną na podstawie przepisów, o których mowa w 4. 4 Stawka za 1 km przebiegu w dniu zawarcia umowy wynosi... zł i została określona na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.Nr 27, poz. 271 z późn.zm.) Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności z zastrzeżeniem ust Nie wymaga zmiany umowy zmiana stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu, o którym mowa w 4. 6 W sprawach, których umowa nie reguluje, zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego oraz rozporządzenia, o którym mowa w 4. 7 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracodawca a drugi pracownik. Pracodawca Pracownik * - niepotrzebne skreślić 5