Zakres regulacji. 2 Ogólne zasady udzielania zamówień

Transkrypt

1 Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej kwoty14000 euro w Zespole Szkół Transportowo-Elektrycznych Centrum Kształcenia Ustawicznego w Ostrowie Wielkopolskim z dnia 1 września 2008 roku. 1 Zakres regulacji 1. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień publicznych dla Zespołu Szkół Transportowo-Elektrycznych CKU w Ostrowie Wielkopolskim, do których nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 roku, Nr 164, poz z późn. zm.). zgodnie art. 4 pkt 8 tej ustawy, to jest euro. 2 Ogólne zasady udzielania zamówień 1. Dokonywanie zamówień, do których nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 roku, Nr 164, poz z późn. zm, powinno się odbywać w sposób zapewniający zachowanie wymogów art. 35 ust. 3 pkt 1-3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm. ), to jest celowo i oszczędnie, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 2. Ustalając wartość prognozowanych rocznych potrzeb sumuje się wartości prognozowanych zamówień w ramach usług i dostaw udzielanych w częściach oraz powtarzających się okresowo tego samego rodzaju, stosując następujące zasady: a) Jeżeli zgłoszono usługi lub dostawy, które mimo możliwości zamówienia ich jednorazowo z przyczyn dotyczących zamawiającego będą realizowane w częściach wynikających z planu, ich suma za cały rok budżetowy stanowi podstawę do ustalenia wartości zamówienia na te usługi i dostawy bez względu na wartość cząstkowego zamówienia, b) Jeżeli zgłoszono usługi lub dostawy powtarzające się okresowo i tego samego rodzaju, podstawą ustalenia wartości zamówienia na te usługi lub dostawy bez względu na wartość jednostkowego zamówienia jest ich łączna wartość w całym roku budżetowym. 1

2 c) Nie stosuje się długoterminowych zamówień na dostawy realizowane w częściach, jeśli oferenci dostawcy nie gwarantują utrzymania satysfakcjonującej zamawiającego ceny przez cały okres trwania ewentualnej umowy lub jeżeli z analizy rynku wynika, że w terminach kolejnych dostaw ceny towarów mogą być niższe. d) Nie stosuje się długoterminowych zamówień na dostawy realizowane w częściach, jeśli potrzeb zamawiającego nie można precyzyjnie oszacować. 1. Przed wszczęciem postępowania dyrektor określa zamówienie, ustala szacunkową wartość zamówienia i termin realizacji oraz upewnia się czy są zabezpieczone środki finansowe. Wartości zamówień publicznych przelicza się na euro uwzględniając obowiązujący kurs euro określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych 3. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. 4. Zamawiający może powierzyć przygotowanie lub przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia osobie trzeciej. 5. Podmiot, o którym mowa w pkt. 5 działa jako pełnomocnik zamawiającego. 6. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzaniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą zostać wyłączone z tego postępowania jeżeli: a) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia; b) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; c) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 2

3 d) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób; e) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 7. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia na życzenie kierownika zamawiającego dyrektora szkoły składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności o których mowa w pkt Kierownik zamawiającego może powołać komisję do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, która jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powoływanym do przygotowania postępowania oraz oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. 9. Członków komisji powołuje i odwołuje kierownik zamawiającego. 10. W dokumentacji zamówienia przedmiot zamówienia powinien być opisany w sposób uwzględniający okoliczności, które mogą mieć istotny wpływ na sporządzenie oferty za pomocą obiektywnych cech technicznych, jakościowych i funkcjonalnych, a w razie potrzeby również za pomocą kosztorysów, planów, rysunków lub projektów, z wyszczególnieniem wszelkich dostaw i usług, które mają być wykonane w ramach zamówienia. 11. W zaproszeniu do składania ofert lub ogłoszeniu o zamówieniu przedmiotu zamówienia nie wolno określić w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Przy czym nie stanowi powyższego utrudnienia określenie przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaku towarowego, patentu, lub pochodzenia, co wynika z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. 13. Zamawiający może żądać wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 14. Wykonawca może się zwrócić do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w formie przewidzianej przez zamawiającego w specyfikacji, a zamawiający niezwłocznie udziela wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie specyfikacji istotnych 3

4 warunków zamówienia wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 3 dni robocze przed terminem składania ofert, umieszczając je na stronie internetowej, na której zamieścił ogłoszenie o zamówieniu bez ujawniania źródła zapytania. 15. Zamawiający może zwołać zebranie wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 16. Zamawiający może dokonać modyfikacji istotnych warunków zamówienia przed upływem terminu składania ofert. Dokonaną modyfikację umieszcza na stronie internetowej, na której zamieścił ogłoszenie o zamówieniu. Modyfikacja nie może dotyczyć kryteriów oceny ofert. 17. Zamawiający przedłuża termin składania ofert jeżeli w wyniku modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach. Informację o przedłużeniu terminu składania ofert zamawiający zamieszcza na stronie internetowej, na której zamieścił ogłoszenie o zamówieniu. 18. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami regulaminu. 19. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 20. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, faksem lub w innej postaci elektronicznej. Korespondencja elektroniczna jest archiwizowana w formie wydruków. 21. Jeżeli strony porozumiewają się za pomocą faksu lub poczty elektronicznej, każda ze stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji w sprawie zamówienia. 22. Realizator zamówienia potwierdza na dowodzie zamówienia (fakturze) prawidłowość zastosowania art. 4 ust. 8 ustawy. 23. Zamawiający może udzielić zamówienia w drodze negocjacji z jednym oferentem- wykonawcą tylko z następujących przyczyn i powodów: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, 4

5 b) z przyczyn związanych z ochrona praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej, d) ze względu na wyjątkową sytuację, której zamawiający nie mógł przewidzieć, polegającą na tym, że wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielania zamówienia, e) z uwagi na polecenie służbowe organu prowadzącego, a analiza opłacalności i wybór dokonany został przez organ prowadzący. 24. Gdy zamawiający udziela zamówienia w drodze negocjacji z jednym oferentem- wykonawcą z przyczyn wymienionych w ustępie 23 sporządzana jest stosowna notatka, w której dokumentuję się zaistniałą okoliczność. 25. Za najkorzystniejszą ofertę uznaje się ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący ofertę która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 26. Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli: a) jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia; b) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia; c) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 27. Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli: a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. 5

6 28 O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający zawiadamia poprzez umieszczenie tej informacji na stronie internetowej, jeśli uprzednio zamieścił tam ogłoszenie o zamówieniu. 29. Wszystkie umowy podpisuje dyrektor jednostki lub osoba przez niego upoważniona. 30. Nie wymaga się zawarcia umowy na wykonanie: a) dostawy, jeżeli wszelkie przyszłe zobowiązania wykonawcy związane z wykonaną dostawą zawarte są w warunkach gwarancji lub regulują je przepisy Kodeksu Cywilnego b) usługi, jeśli ma ona charakter krótkotrwały lub jednorazowy. 3 Tryb i procedury udzielania zamówień 1. W przypadku, gdy wartość netto zamówienia przekracza kwotę ,00 PLN, a z rozeznania rynku wynika, że zamówienie może być zrealizowane przez co najmniej dwóch wykonawców, obowiązują następujące zasady postępowania: a) Zamawiający dokonuje określenia specyfiki zamówienia (sprecyzowania przedmiotu zamówienia, jego wartości i sposobu wykonania, terminu jego realizacji, kryteriów wyboru wykonawcy, procedurę zamówienia), b) Zamawiający dokonuje analizy rynku i publikuje ogłoszenie (np. na stronie internetowej szkół) lub zwraca się do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców pisemnie, faksem lub elektronicznie z jednobrzmiącym zaproszeniem do składania ofert. Dokumenty te powinny zawierać adres i nazwę zamawiającego, adres poczty elektronicznej, jeżeli zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą elektroniczną, adres strony internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu, tryb udzielania zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, opis części zamówienia (jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych); termin wykonania zamówienia, opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków; warunki udziału w postępowaniu, wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazania osób uprawnionych do 6

7 porozumiewania się z wykonawcami, termin związania ofertą, opis sposobu przygotowania i złożenia oferty; opis sposobu obliczenia ceny; miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert; a także istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia na takich warunkach. c) Oferty muszą być składane w formie pisemnej (adresowane do zamawiającego), faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (oferta potwierdzona podpisem elektronicznym, skanem lub zwrotnym faksem do oferenta) d) Po upływie wyznaczonego terminu złożenia ofert zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę spośród co najmniej dwóch złożonych, przy zastosowaniu przyjętych w danym postępowaniu kryteriów. Kryteriami mogą być cena, jakość, cechy użytkowe, funkcjonalność, parametry techniczne, termin wykonania, warunki serwisu, gwarancji, itd. e) W sytuacji niespełnienia przez oferty wszystkich założonych warunków zamówienia dopuszczalna jest procedura negocjacji, to znaczy kolejna tura rozmów z oferentami w celu uzyskania i wybrania najkorzystniejszej oferty spośród składanych, przy zastosowaniu przyjętych w danym postępowaniu kryteriów. O takiej sytuacji zamawiający informuje oferentów jednobrzmiącym powiadomieniem, które zawiera sprecyzowane oczekiwania co do nowych ofert oraz warunki i termin złożenia ofert. f) Po wyborze najkorzystniejszej oferty lub zakończeniu negocjacji zamawiający powiadamia oferentów o treści dokonanego wyboru. g) Udzielenie zamówienia o wartości powyżej kwoty netto ,00 PLN wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej, o ile przedmiotem zamówienia nie jest zakup prosty przedmiotów z możliwością natychmiastowego wydania, a o tym zakupie i danej rękojmi lub gwarancji świadczą osobne dokumenty wydane przez wykonawcę zamówienia (ustęp 29 zasad ogólnych). h) Po dokonanym wyborze wykonawcy zamawiający sporządza notatkę z postępowania o udzielenie zamówienia zawierający opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia, informacje o wykonawcach, cenę i inne istotne elementy ofert, wskazanie wybranej oferty lub ofert, informację o przyczynach wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia bądź odrzucenia oferty. Wzór notatki stanowi załącznik nr 1 i) Załącznikami do notatki są opis zamówienia złożonego (kosztorys, obmiar robót), ogłoszenie zamawiającego, zaproszenie do składania ofert, a złożone oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania z 7

8 wykonawcami, korespondencję i pisma sporządzone w toku postępowania, umowy zawarte w wyniku postępowania. j) Protokół komisji lub notatka wraz z załącznikami są jawne. Oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia dla wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu. 2. W przypadku, gdy wartość netto zamówienia jest w zakresie od 6.000,00 PLN do ,00 PLN, a z rozeznania rynku wynika, że zamówienie może być zrealizowane przez co najmniej dwóch wykonawców, obowiązują następujące zasady postępowania: a) Zamawiający, po określeniu zamówienia, przeprowadza analizę rynku, zwraca się do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców lub analizuje publicznie dostępne oferty (katalogi, cenniki) i uzyskuje co najmniej dwie oferty od potencjalnych wykonawców, które mogą mieć formę pisemnej oferty, katalogu z cennikiem, oferty elektronicznej, faksu, cennika, odręcznej notatki oferenta, odręcznej notatki zamawiającego z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej za zgodą oferenta i niezbędne informacje o trybie realizacji zamówienia. Nie stosuje się ogłoszenia o zamówieniu. b) Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę składa się zamówienie. Gdy istotą zamówienia jest usługa złożona lub zakup wymagający długiego oczekiwania na dostawę lub gdy wymagana jest zaliczka, składa się zamówienie pisemne. Gdy zamówienie polega na wykonaniu usługi prostej z możliwością szybkiego wykonania lub zakupie prostym z możliwością natychmiastowego wydania towaru dopuszcza się złożenie zamówienia ustnego. c) W przypadku gdy przedmiotem zamówienia jest usługa złożona, okresowa lub skomplikowana celowym jest spisanie umowy z wykonawcą, potwierdzenie warunków odpowiedzialności wykonawcy z tytułu niewłaściwego wykonania umowy, w szczególności gwarancji lub rękojmi (ustęp 29 zasad ogólnych). d) Działania dotyczące zamówienia dokumentuje się notatką, do której załącznikami są, opis przedmiotu zamówienia złożonego (kosztorys robót, obmiar), oferty, zamówienie, ewentualne umowy, dowody zakupu, faktury, gwarancje. W przypadku zamówień złożonych lub skomplikowanych załącznikiem do notatki stają się umowa, dana rękojmia lub gwarancja. Wzór notatki stanowi załącznik nr 1 3. W przypadku, gdy wartość netto zamówienia jest niższa niż 6.000,00 PLN stosuje się procedurę uproszczoną. a) Obowiązuje określenie zamówienia, analiza rynku prowadząca do wyboru wykonawcy spośród co najmniej dwóch ofert. 8

9 b) W szczególnych przypadkach (np. pobyt pracownika poza siedzibą jednostki, w sklepie, u wykonawcy) uzgodnienia z zamawiającym dotyczące wyboru wykonawcy mogą się odbywać telefonicznie. c) Nie ma obowiązku pisemnego zamówienia kierowanego do wykonawcy, archiwizowania korespondencji z oferentem, archiwizowania ofert, sporządzania umowy z wykonawcą w przypadku usługi prostej lub zakupu prostego (ustęp 29 zasad ogólnych). Stosowanie zasady zawartej w 2 ustępie 20 nie jest obligatoryjne. d) Działania dotyczące zamówienia dokumentuje się opisem na fakturze z adnotacją: Zamówienia dokonano zgodnie z 3 ustęp 3 Regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty euro w ZST-E CKU. e) notatkę można stosować w sytuacjach nieoczywistych, problematycznych, wymagających udokumentowania z uwagi na wykluczenie oferenta, zamówienia złożone, skomplikowane wymagające zabezpieczenia w formie umowy (Wzór notatki stanowi załącznik nr 1). 13 Postanowienia końcowe 2. Regulamin obowiązuje od dnia 1 września 2008 roku. 3. Za przestrzeganie niniejszego regulaminu oraz zapoznanie z jego postanowieniami pracowników odpowiedzialny jest dyrektor szkoły. 4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy ustawy Kodeks Cywilny. 5. Spory interpretacyjne w zakresie regulaminu rozstrzyga dyrektor szkoły. Załącznik nr 1 do Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej kwoty euro w Zespole Szkół Transportowo-Elektrycznych CKU w Ostrowie Wlkp 9

10 Notatka służbowa dotycząca zamówienia ZST-E CKU, którego udzielenie wyłączone jest z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych 1. Opis przedmiotu zamówienia Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia została określona na kwotę netto...pln, co uwzględniając obowiązujący kurs euro (....) określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych daje równowartość... euro (podać wartość w euro w przypadku, gdy wartość zamówienia przekracza ,00 PLN). W związku z powyższym uznaje się, że zamówienie powinno być realizowane zgodnie z Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej kwoty euro w Zespole Szkół Transportowo-Elektrycznych CKU w Ostrowie Wielkopolskim 3. Zastosowany tryb zamówienia wynikający z Regulaminu udzielania zamówień ZST-E CKU (właściwy ustęp podkreślić): 2 ustęp 23 (w drodze negocjacji z jednym oferentem / wykonawcą ), 3 ustęp 1 (gdy wartość zamówienia netto przekracza kwotę ,00 PLN) 3 ustęp 2 (gdy wartość zamówienia netto jest w zakresie od 6.000,00 do ,00 PLN), 3 ustęp 3 (gdy wartość zamówienia netto jest niższa niż 6.000,00 PLN). 4. Wykaz dostawców / wykonawców, których oferty rozpatrywano Nr Nazwa firmy i adres Zaoferowana cena netto/brutto Porównanie cen nastąpiło w dniu... 10

11 6. Wybrany dostawca/wykonawca Uzasadnienie wyboru: (najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego: cena, cechy techniczne, jakościowe, spełnianie wymagań edukacyjnych, funkcjonalność, możliwości serwisowania, terminu dostawy). W przypadku, gdy wyboru dokonała komisja wpisać adnotację o załączniku do notatki będącym protokołem komisji. W przypadku, gdy udzielono zamówienia w drodze negocjacji z jednym oferentem / wykonawcą należy sprecyzować okoliczności i powody, o których mowa w 2 ustęp 23 Regulaminu udzielania zamówień ZST-E CKU Zamówienie zrealizowanego zgodnie z wewnętrznym Regulaminem udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej kwoty euro w Zespole Szkół Transportowo-Elektrycznych Centrum Kształcenia Ustawicznego w Ostrowie Wielkopolskim oraz zgodnie art. 4 pkt 8 ustawy z Prawo zamówień publicznych, a także z zachowaniem wymogów art. 35 ust. 3 pkt 1-3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm. ), to jest celowo i oszczędnie, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Uwagi Notatkę sporządził (imię i nazwisko prowadzącego sprawę)... Zatwierdzam (podpis dyrektora szkoły)... 11