Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej euro

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Starachowicach URZĄD PRACY Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej euro 1 Regulamin określa wewnętrzne zasady udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej euro /wyłączenie ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 / Ilekroć w regulaminie jest mowa o : 2 1. Zamawiającym oznacza to Powiatowy Urząd Pracy w Starachowicach 2. Kierowniku Zamawiającego oznacza to Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy lub inną osobę przez niego upoważnioną 3. Zamówieniu publicznym oznacza to przedmiot zamówienia dotyczący usług, dostaw lub robót budowlanych 4. Wniosku należy przez to rozumieć dokument wewnętrzny zawierający między innymi opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, uzasadnienie merytoryczne, szacunkową wartość przedmiotu zamówienia 5. Najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy stosunek ceny do innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia lub ofertę z najniższą ceną 6. Wartość zamówienia oznacza to całkowitą szacunkową wartość zamówienia bez podatku od towarów i usług w skali roku budżetowego ustaloną z należytą starannością zgodnie z art ustawy Prawo zamówień publicznych 8. Wykonawcy oznacza to osobę fizyczną, prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego 9. Kwotach podanych w euro należy przez to rozumieć kurs euro, wg aktualnego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych 3 1.Udzielanie zamówień przez Powiatowy Urząd Pracy dopuszczalne jest jedynie w granicach wydatków przewidzianych planem finansowym. 2. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych mają zapewnić Zamawiającemu dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty, przestrzegając zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych. 3. Zamówienia, o których mowa w 3 pkt. 2 winny być wykonane z należytą starannością i udokumentowane w postaci umów, rachunków lub faktur VAT odpowiednio opisanych.

2 PUP Przed wszczęciem postępowania należy każdorazowo oszacować wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia, czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Do ustalenia wartości zamówienia stosuje się przepisy art ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Pracownik ds. zamówień publicznych ustala wartość zamówienia i sporządza protokół z ustalenia wartości zamówienia. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 3. Pracownik ds. zamówień publicznych realizuje wydatki na podstawie jednostkowych pisemnych zamówień kierowników komórek organizacyjnych, z określeniem opisu przedmiotu zamówienia. 5 Zasady udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej euro 1.Zasady udzielania zamówień publicznych regulowane są w układzie : 1. zamówienia o wartości przekraczającej zł netto, a nie przekraczającej euro. 2. zamówienia o wartości przekraczającej euro a nie przekraczającej euro. 2. Niniejszego regulaminu nie stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa netto nie przekracza zł oraz indywidualnych szkoleń pracowniczych. 6 1.Procedurę udzielania zamówień publicznych prowadzi pracownik ds. zamówień publicznych, w przypadku usług dla osób bezrobotnych pracownik merytorycznie odpowiedzialny. Kierownik zamawiającego może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia osobie trzeciej. 2.Dokumentem stwierdzającym udzielenie zamówienia jest w szczególności umowa, faktura, rachunek. 7 1.Do zawarcia umowy przepisy art Kodeksu cywilnego stosuje się 2. Zamawiający może udzielić zamówienia : 1) zapraszając do składania ofert w zamówieniach publicznych, o których mowa w 5 ust.1 pkt 1. 2) w drodze przetargu publicznego w zamówieniach publicznych, o których mowa w 5 ust. 1 pkt 2 8 Zaproszenie do składania ofert 1. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania ofertowego, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 3, chyba że ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia lub ważny interes zamawiającego lub interes publiczny liczba wykonawców mogących je wykonać jest mniejsza.

3 PUP 3 2. Podstawę dokonania zakupu dostaw, usług i wykonywania robót budowlanych w tym trybie stanowi Wniosek pracownika ds. zamówień publicznych. Wzór Wniosku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 3. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przygotowania oferty, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty. Wzór Oferty stanowi załącznik nr 3 i 3a. 4. Z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny. Zamawiający udziela Zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. 5. Jeżeli kryteriami oceny ofert są cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości wykonawcy, zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, którego oferta przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów. 6. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej ofert z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. 7. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, a zamawiający wezwał wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych i zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie, zamawiający w celu wyboru oferty może prowadzić negocjacje dotyczące ceny. 8. Z zapytania ofertowego pracownik ds. zamówień publicznych, z zastrzeżeniem 6, sporządza protokół. Wzór Protokołu stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu. 9 Przetarg publiczny 1.Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu publicznego zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej lub w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. Wzór Ogłoszenia o przetargu publicznym stanowi załącznik nr 4 do regulaminu. 2.Przepis 8 ust. 2 7 stosuje się odpowiednio. 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający unieważnia postępowanie, jeżeli: 1) nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu 2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty 3) jeżeli zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie 4) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć

4 PUP 4 5) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy. 2. Niezwłocznie po unieważnieniu postępowania zamawiający zamieszcza informacje o unieważnieniu na swojej stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej lub w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie albo zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy : 1) Ubiegali się o udzielenie zamówienia- w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, 2) Złożyli oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert- podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 3.Udzielanie zamówień, do których regulaminu nie stosuje się następuje na podstawie zgody kierownika zamawiającego. Kierownik zamawiającego może uzależnić wyrażenie zgody, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, od otrzymania pisemnej informacji głównego księgowego, że zobowiązanie dotyczące zamówienia mieści się w planie finansowym zamawiającego, a na rachunku bankowym zamawiającego zgromadzone są środki, które zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie tego zamówienia. 4.Do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie regulaminu można stosować przepisy dotychczasowe. 5.W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego. 6.Regulamin wchodzi w życie z dniem 01 czerwca 2014 roku. Regulamin zatwierdzam :.

5 PUP 5 Oznaczenie sprawy : Załącznik Nr 1 do Regulaminu Data sporządzenia protokołu:.. Protokół z ustalenia wartości zamówienia 1.Opis przedmiotu zamówienia :. 2.Wartość zamówienia została ustalona na kwotę.zł, co stanowi równowartość..euro. 3.Wartośc zamówienia została ustalona w dniu r. na podstawie (wskazać odpowiedni dokument, np. planowane koszty, kosztorys inwestorski, wydruk ze strony internetowej, ceny rynkowe przedmiotu zamówienia, itp.) 4.Imię i nazwisko osoby, która ustaliła wartość zamówienia :.. Podpis osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia

6 PUP 6 Oznaczenie sprawy :... Załącznik nr 2 do Regulaminu WNIOSEK o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego o wartości powyżej zł a poniżej euro netto 1. Cel udzielenia zamówienia :. 2. Komórka organizacyjna, której przedmiot zamówienia dotyczy: 3. Opis przedmiotu zamówienia : Wartość zamówienia oraz imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia :.. 5. Dokumenty, na podstawie których dokonano ustalenia wartości zamówienia 6. Termin wszczęcia postępowania:.. 7. Opis sposobu obliczenia ceny : 8. Warunki płatności :.. 9. Termin wykonania zamówienia : 10. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert :. 11. Warunki, jaki muszą spełnić wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków : Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków : Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu : 14. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach.... /data i podpis pracownika ds. zamówień publicznych/ Oświadczenie Głównego Księgowego o posiadaniu bądź nie środków na realizację zamówienia.. /data i podpis Głównego Księgowego/ Wyrażam/ nie wyrażam zgody na wszczęcie postępowania /Data i podpis Kierownika Zamawiającego/

7 PUP 7 Oznaczenie sprawy:... /nazwa podmiotu, do którego kierowane jest zaproszenie/ Załącznik Nr 3 do Regulaminu Starachowice, dnia. /pełna nazwa zamawiającego/ ZAPRASZA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA : 1. Opis przedmiotu zamienia:. 2. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:.. 3. Przy wyborze oferty do realizacji, zamawiający będzie kierował się kryterium : /cena 100%, jeżeli będą miały zastosowanie inne kryteria, to należy je podać/ 4. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty: 1. Formularz oferty wg załączonego wzoru 2. Oświadczenie Wykonawcy, że spełnia warunki udziału w postępowaniu wg załączonego wzoru 3. Zaparafowany wzór umowy * 5.Opis sposobu obliczenia ceny w składanej ofercie : Cena powinna zawierać : 1. wartość dostawy * /usługi * /roboty budowlanej * określoną w oparciu o przedmiot zamówienia, 2. obowiązujący podatek od towarów i usług VAT, 3. cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę, dostawę, robotę budowlaną * jest obowiązująca przez okres ważności umowy * i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania. 6.Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, oraz spełniającą wszystkie wymagane warunki. 7.Opis sposobu przygotowania oferty : Ofertę z dopiskiem Zapytanie ofertowe dot.../nazwa przedmiotu zamówienia/ należy przekazać w formie listownej/fax-em/ em * na adres : /fax-em na nr./pocztą elektroniczną Na adres mailowy osoby prowadzącej postępowanie 8.Miejsce i termin złożenia oferty : Ofertę należy złożyć najpóźniej do dnia..do godz... 9.Osoba upoważniona ze strony zamawiającego do bezpośredniego kontaktowania się i udzielania wyjaśnień:., tel Wybór oferty : 1.O wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający powiadomi Wykonawcę telefonicznie oraz określi termin podpisania umowy. 2.Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia ofert i nie podpisania umowy z oferentem i nie uzasadnia dlaczego oferta nie została wybrana. W załączeniu: 1/.np. Wzór formularza oferty.. /podpis Kierownika Zamawiającego/ *niepotrzebne skreślić

8 PUP 8. /pieczątka wykonawcy, nazwa, adres/ tel..fax.. ul.... Załącznik Nr 3A do zapytania ofertowego Starachowice, dnia... FORMULARZ OFERTY Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty cenowej na zadanie pn, : 1. Oferuję wykonanie usługi/dostawy/roboty budowlanej* będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości : netto.,/słownie:../, podatek Vat %, tj.zł,/słownie:./ brutto : zł, /słownie :../ 2. Termin realizacji r. 3. Oświadczamy, że zawarte w Zaproszeniu do złożenia oferty cenowej warunki umowy akceptuję i zobowiązuje się w przypadku przyjęcia mojej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach * /jeśli przygotowany był projekt umowy/. 4. Oświadczam, że spełniam warunki określone przez Zamawiającego. 5. Załącznikami do oferty są: *niepotrzebne skreślić,/jeśli dotyczy.. /data, podpis i pieczęć Wykonawcy/

9 PUP 9 Załącznik nr 3B do zapytania ofertowego OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM Ja (imię i nazwisko). zamieszkały/a. reprezentując firmę (nazwa firmy) jako upoważniony/a na piśmie lub wpisany/a w rejestrze.. w imieniu reprezentowanej przeze mnie firmy oświadczam, że spełniamy warunki dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2. posiadania wiedzy i doświadczenia; 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej. Ponadto oświadczam, że znana mi jest treść z art kodeksu karnego...dnia. ( miejscowość) Pieczęć i podpis Wykonawcy lub osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy

10 PUP 10 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU PUBLICZNYM KTÓREGO WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO Załącznik nr 4 do Regulaminu 1)opis przedmiotu zamówienia:. 2) termin wykonania zamówienia :. 3) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków :. 4) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwier - dzenia spełniania warunków udziału w postepowaniu :. 5) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami:.. 6) wymagania dotyczące wadium, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia wadium :.. 7) termin związania z ofertą :.. 8) opis sposobu przygotowania ofert :.. 9) miejsce i termin składania i otwarcia ofert:.. 10) opis sposobu obliczenia ceny:. 11) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert :.. 12) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu Zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego:. 13) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia zabezpieczenia :.. 14) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach:. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone zgodnie z postanowieniami Regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości euro, udostępnionego na stronie internetowej..oraz przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.). Data i podpis Kierownika Zamawiającego

11 PUP 11 Załącznik nr 5 do Regulaminu Protokół z przeprowadzonych czynności dotyczący wyboru najkorzystniejszej oferty na zadanie pn.. o wartości powyżej zł netto a nieprzekraczającej równowartość euro 1. Nazwa Zamawiającego:... /nazwa komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę/ 2. Opis przedmiotu zamówienia.. /wpisać przedmiot zamówienia/ 3. Wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na kwotę...co zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia., w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych daje równowartość..euro. 4. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu.(w załączeniu protokół z ustalenia wartości zamówienia) 5. Osoba dokonująca wartości zamówienia /imię i nazwisko/. 6. W dniu.r. zwrócono się telefonicznie/pisemnie * do Wykonawców o złożenie oferty wzór wykazu stanowi załącznik do niniejszego protokołu. 7. Wykaz Wykonawców, którzy złożyli oferty : Nr propozycji Nazwa firmy Adres firmy Cena brutto 8. Opis kryteriów : Nr kryterium Opis kryterium Znaczenie w % 9. Wskazanie wybranej oferty : W wyniku przeprowadzonego postępowania wybrano ofertę nr.., nazwa firmy...siedziba firmy... Za cenę netto..zł, cenę brutto/w tym podatek VAT/.zł 10. Uzasadnienie wyboru i inne istotne z punktu przeprowadzonego postępowania informacje:. 11. Postępowanie prowadził /imię i nazwisko/ Starachowice, dnia (podpis i pieczątka) Akceptuję :. (kierownik Referatu OA) Zatwierdzam, / nie zatwierdzam* (data i podpis Kierownika Zamawiającego)

12 PUP 12 Załącznik do protokołu z przeprowadzonych czynności postępowania WYKAZ wydanych/wysłanych zaproszeń do złożenia oferty cenowej Lp itd Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Data wydania/wysłania Potwierdzenie wydania/wysłania Uwagi.. (data, podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzone postępowanie) *niepotrzebne skreślić