Opis zmian w programie Ekspert szkolny w wersji 1.49 z dnia r.

Transkrypt

1 Opis zmian w programie Ekspert szkolny w wersji 1.49 z dnia r. Z uwagi na zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych, od bieżącej wersji uległ zmianie sposób wykonywania automatycznej kopii danych. Obecnie kopie danych wykonywane są także przed uruchomieniem programu!! Kopie te sporządzane są automatycznie i umieszczane w folderach, utworzonych specjalnie do tego celu. Podczas pierwszego uruchomienia programu Ekspert szkolny w określonym dniu tygodnia, tworzona jest kopia o nazwie będącej oznaczeniem tego kolejnego dnia tygodnia. Oczywiście podczas zamykania programu także wykonywana jest kopia danych, z tą jednak różnicą, że podczas każdorazowego zamykania programu tworzona jest kopia zawierająca najświeższe dane. O uruchomieniu funkcji wykonywania kopii danych świadczy ikona zmieniająca się w czasie procesu kopiowania danych (patrz ilustracja poniżej) Uwaga! Od obecnej wersji tworzone automatycznie pliki kopii danych zarówno przy uruchomieniu jak i zamknięciu Eksperta szkolnego, pozbawione są tzw. rozszerzeń (pliki posiadają wyłącznie nazwę będącą oznaczeniem kolejnego dnia tygodnia patrz przykład poniżej), a utworzonym w ten sposób plikom dodatkowo nadawany jest atrybut TYLKO DO ODCZYTU! Te zmiany zostały wprowadzone w celu zabezpieczenia tych plików przed ich ewentualnym szyfrowaniem, które w ostatnim czasie dotknęło wielu z Państwa po złapaniu wyjątkowo złośliwego wirusa, który szyfruje pliki będące dokumentami Word a, arkuszmi kalkulacyjnymi Excel a, bazami danych, czy też kopiami z rozszerzeniem *.bak (backup) oraz innymi ważnymi plikami. (wirus szyfrował pliki ze znanymi i polularnymi rozszerzeniami) W razie potrzeby odtworzenia danych z tak utworzonych kopii, proszę się zwrócić po pomoc do producenta programu, po szczegółową instrukcję.

2 Zmiany w module PRACOWNICY 1) W module PRACOWNICY, została rozbudowana ewidencja czasu pracy (ECP). W bieżącej wersji został wprowadzony tzw. rozszerzony tryb ECP. Ewidencja czasu pracy działająca w tym trybie, umożliwia rejestrację dwóch kategorii obecności/nieobecności w jednym dniu. Przykład: Tryb rozszerzony umożliwia zarejestrowanie w wybranym dniu obecności w wymiarze np. 6 godzin oraz urlopu wypoczynkowego (lub opieki nad dzieckiem) w wymiarze np. 2 godzin. Można też zarejestrować 12-godzinny pobyt w pracy: na przykład - 8 godzin jako praca w porze nocnej i 4 godziny jako zwykła obecność. Jeżeli Państwo przyzwyczailiście się do dotychczasowego sposobu rejestracji obecności/nieobecności w ECP program nadal będzie pracował w tym trybie. Jeżeli natomiast zechcecie Państwo używać trybu rozszerzonego, to w tym celu należy w panelu startowym otworzyć okno USTAWIENIA i w zakładce Inne zaznaczyć (włączyć) funkcję trybu rozszerzonego (patrz przykład na ilustracjach) W zawiązku z tym, że do rejestracji dwóch kategorii obecności/nieobecności niezbędne było utworzenie dodatkowych pól w diagramie ECP, wygląd okna nieznacznie się zmienił. Pola zawierające oznaczenia kategorii, ilości godzin i godzin nadliczbowych zostały wydłużone tak, aby zmieściły się także dodatkowe dane. W celu zapewnienia wyświetlania okna ECP na ekranie w całości, zostało ono pozbawione panelu zawierającego informację o pracowniku.

3 Informacja pracowniku o której wspomniałem wyżej, jest teraz dostępna po kliknięciu w przycisk Info (patrz przykład na ilustracji poniżej) Po kliknięciu we wskazany przycisk otwierane jest okno zawierające podstawowe informacje o pracowniku. (patrz przykład na ilustracji poniżej) Powyższe ilustracje przedstawiają okno diagramu ECP w trybie rozszerzonym. Tryb zwykły nie posiada pól do zapisu dodatkowej kategorii obecności/nieobecności. (patrz przykład poniżej)

4 Rejestracja obecności/niebecności w trybie roszerzonym, nie różni się niczym od dotychczasowego sposobu zapisu tych danych. Zapis dodatkowej kategorii obecności /niebecności w wybranym dniu, jest możliwa po wybraniu w tym dniu kategorii głównej. Dodatkowe pola w trybie rozszerzonym zawierają: 1) kategorię obecności/nieobecności do wyboru z tzw. listy rozwijalnej, 2) pole do zapisu ilości godzin dla wybranej kategorii. (patrz przykład poniżej) Zawartość list rozwijalnych zawierających kategorie obecności/nieobecności, można ustalać w zakładce Ustawienia. Uwaga! Dotychczasowy (zwykły) tryb w ewidencji czasu pracy, nie umożliwiał zapisu w jednym dniu zarówno obecności jak i nieobecności. W związku z tym, okresy zwolnień z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14-tu (tzw. art. 188 KP) - w przypadku wykorzystania tego urlopu w godzinach musiały być rejestrowane w REJESTRZE ABSENCJI! Program pobierał zapisane w tym rejestrze dane, zliczał godziny zwolnienia i wyświetlał sumę w oknie diagramu ECP. Także w zakładce PODSUMOWANIA, był możliwy podgląd tego rejestru. Po włączeniu trybu rozszerzonego użytkownik POWIENIEN zwolnienia z tytułu art. 188 odnotowywać bezpośrednio w diagramie ECP, ponieważ głównie w tym celu utworzono dodatkowe pola. W trybie rozszerzonym, do obliczenia sumy godzin wykorzystanego zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem wykorzystywane są WYŁĄCZNIE zapisy wprowadzone do diagramu ewidencji czasu pracy. Wpisywanie tej kategorii nieobecności do rejestru absencji nie jest wymagane, chociaż oczywiście użytkownik może zapisywać w tym rejestrze co tylko zechce. Praktyka wskazuje, że niektórzy z Państwa korzystają wyłącznie z ewidencji czau pracy, a niektórzy rejestrują absencję tylko w rejestrze absencji. Program po tym względem daje pełną swobodę użtkownikom i nie narzuca dodatkowej pracy. Ważne! Jeżeli ktoś z Państwa użytkowników, zechce korzystać z trybu rozszerzonego jeszcze w tym roku kalendarzowym, to po włączeniu tego trybu musi uzupełnić w diagramie ECP (przepisać je z rejestru absencji) informacje o wykorzystanym zwolnieniu z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 z powodu opisanego wyżej. (do obliczeń sumy wykorzystanych godzin zwolnienia z tyt. art. 188 KP dane pobierane są wyłącznie z diagramu, a nie z rejestru absencji). To pewna niedogodność i dodatkowa praca, ale takie działanie spowoduje, że program prawidłowo zsumuje okresy tego zwolnienia!

5 Wydruk miesięcznego zestawienia czasu pracy Po włączeniu trybu rozszerzonego ECP, miesięczne zestawienie czasu pracy jest także rozszerzone o pola do zapisu drugiej kategorii obecności/nieobecności. (patrz przykład wydruku zestawienia na ilustracji poniżej) Podsumowanie: 1) jeżeli chcesz korzystać w rozszerzonego trybu ewidencji czasu pracy, włącz ten tryb w panelu startowym w oknie Ustawienia/zakładka Inne; 2) jeżeli wcześniej zostały zarejestrowane w rejestrze absencji zwolnienia z tytułu art. 188 KP, przepisz je do diagramu ECP, ponieważ w trybie rozszerzonym dane z rejestru absencji nie są uwzględniane; 3) jeżeli nadal chcesz korzystać ze zwykłego trybu ewidencji czasu pracy, to program nie wymaga od użytkownika jakiejkolwiek interwencji; 4) jeżeli prowadzisz tylko rejestr absencji, żadne działania także nie są wymagane.

6 2) W rejestrze umów o pracę został dodany REJESTR ZMIAN W OKRESIE TRWANIA UMOWY. Po zarejestrowaniu dowolnej umowy zawartej z pracownikiem (na okres próbny, czas określony lub nieokreślony, innej), dla każdej z zarejestrowanych umów można stworzyć rejestr zmian w okresie jej trwania. Ilość zapisanych zmian w tym rejestrze jest całkowicie dowolna. Można w ten sposób rejestrować na przykład często zmieniający się wymiar czasu pracy lub inne ważne elementy dotyczące konkretnej umowy o pracę. Okno służące do zapisu i późniejszej edycji danych dotyczących umowy, zostało zaopatrzone w zakładki na których oprócz danych podstawowych znalazł się rejestr zmian. (patrz ilustracja poniżej) Do dodawania do rejestru wpisów dotyczących zmian w umowie o pracę, służy okno zatytułowane SZCZEGÓŁY ZMIANY UMOWY O PRACĘ. W tym oknie użytkownik ma możliwość opisania czego dotyczy zmiana i kiedy była przeprowadzona oraz dodania szczegółowego opisu. Pole Rodzaj zmiany, zostało zaprojektowane jako lista rozwijalna, ze stałym zestawem wartości: zmiana wymiaru czasu pracy, zmiana wysokości wynagrodzenia za pracę, zmiana stanowiska pracy i zmiana miejsca pracy. Oprócz wskazanych przyczyn zmian wskazanych na liście, użytkownik może w tym polu wpisać dowolny tekst o długości nie przekraczającej 255 znaków. Uwaga! Podczas dodawania nowej umowy o pracę, zakładka z rejestrem Zmiany w okresie trwania umowy, nie jest widoczna, aż do czasu zapisu rekordu. (np. za pomocą przycisku Zapisz)

7 Zmiany w module UCZNIOWIE 1) Dodano dokument o nazwie Decyzja w sprawie nauczania indywidualnego. Po zaznaczeniu właściwego ucznia w tabeli w głównym oknie i wybraniu w oknie Opcji wydruku danych tabeli (patrz ilustracja powyżej), zostanie otwarte okno do łatwego sporządzenia Decyzji w sprawie organizacji nauczania indywidualnego.

8 Okno do tworzenia dokumentu Decyzji w sprawie nauczania... zawiera dane pobrane z bazy danych uczniów. Wszystkie pola zawierające dane niezbędne do utworzenia dokumentu można dowolnie edytować. Uwaga! Ważną zmianą jest umieszczenie dodatkowego przycisku otwierającego okno zawierające dodatkowe informacje, które można umieścić we wszystkich decyzjach tworzonych za pomocą programu Ekspert szkolny. Po kliknięciu w przycisk Pokaż informacje dodatkowe, zostanie otwarte okno w którym znajdują się dodatkowe informacje, które można umieścić w dokumencie decyzji. Domyślnie są to informacje o przysługującemu prawu do odwołania od wydanej decyzji, oraz informacje dotyczące udostępnienia dokumentów (Do wiadomości:). Te informacje można dowolnie załączać po zaznaczeniu pól wyboru, które znajdują się z lewej strony pól informacyjnych. Oczywiście można także umieścić w tych polach dowolny tekst według potrzeb użytkownika. Powtórne kliknięcie przycisku zamyka to okno. Przypomnienie! 1) Dokumenty decyzji mogą być adresowane np. do rodziców ucznia, przy czym dane rodziców są pobierane z bazy danych o uczniu. Jeżeli w programie brak tych danych, można je wpisać przed wydrukiem decyzji. Jeżeli użytkownicy zechcą używać form grzecznościowych (Pan/Pani) należy je także dopisać ręcznie wstawiając kursor w pole zawierające imię i nazwisko rodzica.

9 2) Wszystkie pola zawierające niezbędne dane do utworzenia dokumentów mogą być częściowo formatowane. Do formatowania wybranego pola zawierającego dane, służy tzw. menu podręczne (menu otwierane PRAWYM PRZYCISKIEM MYSZY patrz ilustracja poniżej) Po wybraniu pola i właściwej opcji formatowania (np. pogrubienia czcionki) program automatycznie zapamiętuje przyjęty format dla każdego pola oddzielnie. (przykład decyzji)

10 Zmiany w module INWENTARZ 1) W podgrupach inwentarzowych została dodana podgrupa Wartości niematerialne i prawne. Po kliknięciu we wskazaną wyżej gąłąź, w tabeli okna głównego zostaną wyświetlone składniki inwentarza, które zostały zakwalifikowane jako wartości niematerialne i prawne. Klasyfikacja składnika jako wartość niematerialna i prawna jest możliwa w oknie edycji składnika inwentarza. (patrz ilustracja poniżej)

11 Przypomnienie! W celu zakwalifikowania większej ilości składników inwentarza jako wartości niematerialne i prawne, należy w tabeli okna głównego zaznaczyć te składniki, a następnie użyć przycisku Opcji i wybraniu funkcji Zapis/przeniesienie/oznaczenie składników inwentarza. (patrz przykład na ilustracjach poniżej) Po otwarciu okna OZNACZENIE WYBRANYCH SKŁADNIKÓW INWENTARZA, należy wybrać opcję: Oznaczenie wybranych składników inwentarza/ jako składnik wartości niematerialnych i prawnych Po kliknięciu przycisku Zapisz, wybrane w tabeli składniki inwentarza zostaną oznaczone jako wartości niematerialne i prawne i będą dostępne w opisywanej podgrupie inwentarzowej.