Instrukcja Obiegu Dokumentów Finansowo Księgowych w Zarządzie Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu

Transkrypt

1

2 2

3 Spis treści Rozdział I Postanowienia ogólne... 4 Rozdział II Dowody księgowe... 4 Rozdział III Gospodarka finansowa w jednostce... 6 Rozdział IV Kontrola dokumentów... 7 Rozdział V Obrót gotówkowy w kasach Zarządu Rozdział VI Wynagrodzenia pracowników Rozdział VII Podróże służbowe Rozdział VIII Pozostałe dowody księgowe Rozdział IX Dokumenty dotyczące majątku trwałego Rozdział X Operacje na rachunkach bankowych Rozdział XI Zasady finansowania i współfinansowania wydatku Rozdział XII Obieg dokumentów

4 Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w Zarządzie Obsługi Jednostek Miejskich, radach osiedli oraz w miejskich jednostkach oświaty będących w obsłudze Zarządu. 2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o: 1) Zarządzie należy przez to rozumieć: Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu 2) Dyrektorze Zarządu należy przez to rozumieć: Dyrektora Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu, 3) Radzie Osiedla należy przez to rozumieć jednostkę pomocniczą Miasta Wrocławia, 4) Przewodniczącym Zarządu - należy przez to rozumieć: Przewodniczącego Zarządu Osiedla, 5) Jednostce oświaty należy przez to rozumieć miejską jednostkę oświaty będącą w obsłudze Zarządu. 6) Kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć: Kierownika miejskiej jednostki oświaty będącej w obsłudze Zarządu. 3. Instrukcję opracowano z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawnych, a w szczególności : 1) Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), 2) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.), 3) Ustawy z dnia 17 grudnia 2004r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013r., poz.168 ze zm.), 4) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 289), 5) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010r., Nr 38, poz.207, ze zm.), 4. Szczegółowe zasady obiegu dokumentów, nieobjęte niniejszą instrukcją w poszczególnych zakresach, oraz stosowane formularze druków określone są odrębnymi instrukcjami. Rozdział II Dowody księgowe 1. Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dokumentów (dowodów księgowych), odzwierciedlających w skróconej formie treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać określonym wymaganiom wynikającym z ustawy o rachunkowości, a w przypadku opodatkowania dostawy lub usługi podatkiem od towarów i usług z ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisów wykonawczych do tejże ustawy. 2. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał następujące dane: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 4

5 2) określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczych, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim lub w języku obcym, jeżeli dotyczy realizacji operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym ( w takim wypadku na żądanie organów kontroli należy zapewnić tłumaczenie na język polski). Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej lub, gdy nie jest możliwe uwzględnienie kursu faktycznego, według średniego kursu NBP obowiązującego w dniu roboczym poprzedzającym przeprowadzenie operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia umieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. 4. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 5. Wystawiane dokumenty (dowody księgowe) podlegają wypełnieniu z zachowaniem następujących warunków: 1) wszystkie rubryki w dokumencie wypełniane są zgodnie z ich przeznaczeniem piórem, długopisem lub pismem maszynowym; niektóre informacje, takie jak: nazwa jednostki, nazwa komórki organizacyjnej, data, nr porządkowy dowodu mogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorem, 2) podpisy osób uczestniczących w dokonywaniu operacji muszą być autentyczne i składane na dokumencie atramentem lub długopisem. 6. Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. 7. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Zasady te mają zastosowanie wyłącznie dla dowodów, dla których nie został ustalony przepisami szczegółowymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek. 8. W przypadku realizacji projektów współfinansowanych ze środków pomocowych dowody księgowe opatrzone są dodatkowymi pieczęciami i adnotacjami wynikającymi z umów finansowania i wytycznych obowiązujących przy realizacji tych projektów. 5

6 9. Podział dowodów księgowych: Dowody Księgowe Dowody księgowe źródłowe Dowody księgowe wtórne zewnętrzne obce zewnętrzne własne wewnętrzne zbiorcze polecenie księgowania zastępcze dowody rozliczeniowe Nota księgowa wyciąg bankowy z rachunku bankowego dokumenty otrzymane od kontrahentów (np. faktury, faktury korygujące, noty korygujące), przekazywane w oryginale kontrahentom, dotyczące operacji wewnątrz jednostki, służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych, sporządzane dla udokumentowania niektórych operacji i zdarzeń gospodarczych oraz korygujące poprzednie zapisy, wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego księgowego dowodu źródłowego, ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, (obciążeniowa, uznaniowa) wystawiana dla dokumentowania operacji związanej z rozrachunkami z kontrahentem, ujmuje dokonane wydatki z rachunku bankowego. Rozdział III Gospodarka finansowa w jednostce 1. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za właściwe dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym jednostki. 2. W imieniu Zarządu oraz jednostek oświaty obowiązki w zakresie: 1) prowadzenia rachunkowości jednostki, 2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, 3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, 4) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych sprawuje Główny Księgowy Zarządu na podstawie pisemnych upoważnień. 3. Dowodem dokonania przez Głównego Księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dotyczących danej operacji dokumentach lub ich zbiorczym zestawieniu. Złożenie podpisu przez Głównego Księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika 6

7 właściwego rzeczowo, oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. 4. Główny Księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, celem dokonania odpowiednich poprawek lub zmian. 5. Ostatecznego zatwierdzenia dokumentu do wypłaty dokonuje odpowiednio Dyrektor Zarządu lub Kierownik jednostki. Dokumenty dotyczące wypłaty z rachunku depozytowego, np. nie pobranych w terminie poborów i innych należności, które były wcześniej zatwierdzone przez Kierownika jednostki oraz wypłaty środków z funduszu zdrowotnego akceptuje Dyrektor Zarządu. Rozdział IV Kontrola dokumentów 1. Każdy dokument finansowo-księgowy, który jest odzwierciedleniem wpływu środków do jednostki lub dokonanego przez jednostkę wydatku winien być poddany kontroli, tj. sprawdzeniu legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tym dokumencie. 2. Dowody księgowe podlegają kontroli pod względem: 1) merytorycznym, 2) formalno-rachunkowym. 3. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa oraz czy została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. Kontrola merytoryczna dokonywana jest w oparciu o następujące kryteria: 1) legalności: zbadanie zgodności danych zawartych w dokumencie z rzeczywistym zdarzeniem gospodarczym oraz z obowiązującym prawem, a także z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami, 2) celowości: stwierdzenie czy określona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, tzn. czy poniesienie wydatku było uzasadnione, 3) rzetelności: potwierdzenie zgodności operacji ze stanem faktycznym (np. czy wielkości ilościowe zgadzają się ze stanem faktycznym), 4) gospodarności: zapewnienie oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków oraz uzyskanie właściwej relacji poniesionych nakładów do uzyskanych efektów. 5. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega w szczególności na sprawdzeniu czy: 1) dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, 2) operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione, 3) planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowo-gospodarczego, 4) dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. była zaplanowana do realizacji prawidłowego funkcjonowania jednostki, 5) dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tj. operacja gospodarcza została wykonana w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami, 7

8 6) została zawarta umowa na operację, która jest dokumentowana tym dowodem księgowym, 7) zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, 8) zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem. 6. Kontroli merytorycznej dokonuje odpowiednio Dyrektor Zarządu, Przewodniczący Zarządu Osiedla, Kierownik jednostki lub osoba przez nich wyznaczona. 7. Kontrola merytoryczna obejmuje również sprawdzenie, czy dokonywanie wydatków jest zgodne z ustawą o finansach publicznych oraz czy realizacja zadań jest objęta zatwierdzonym planem finansowym. Na dowodzie księgowym winno być podane źródło finansowania zgodnie z planem wydatków danej jednostki, tzn. dział, rozdział, paragraf, zadanie. 8. Do zadań kontroli merytorycznej należy zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej; upoważniony pracownik opisuje szczegółowo cel dokonania zakupu i miejsce przeznaczenia z powołaniem się na zamówienie lub umowę, które załącza do dokumentu oraz trybu zamówienia zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. 9. W przypadku gdy z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego to niezbędne jest jego uzupełnienie na odwrocie dokumentu. 10. Dokumenty potwierdzające zakup środków rzeczowych powinny odpowiednio zawierać adnotację: wyposażenie wymienione w fakturze wpisano do księgi inwentarzowej dz.. poz., nr inwentarzowy i przyjęto do użytkowania w dniu.. lub wpisano do ewidencji dodatkowej/ilościowej. 11. Do dokumentów potwierdzających usługę zleconą powinna być załączona umowa, natomiast w przypadku obciążenia za remont potwierdzenie inspektora nadzoru lub stwierdzenie, że usługa została wykonana i dołączony protokół odbioru prac. 12. Pracownik jednostki, który nie przygotuje dowodów do realizacji w sposób właściwy co powoduje zwrot dokumentów celem ich uzupełnienia, ponosi konsekwencje za wynikłe z tego tytułu odsetki. 13. Fakt dokonania zakupu za gotówkę musi być uwidoczniony na dokumencie w formie stwierdzenia zapłacono gotówką lub potwierdzony dokumentem KP wystawionym przez sprzedawcę. 14. Potwierdzenie dokonania kontroli merytorycznej następuje w momencie umieszczenia na dokumentach odpowiednich zapisów: 1) sprawdzono pod względem merytorycznym, 2) sprawdzono pod względem celowości, legalności i gospodarności wraz z podpisem osoby upoważnionej oraz datą. 15. Kontrola formalno rachunkowa polega na ustaleniu czy dokument zawiera wszystkie wymagane dla niego elementy, a w szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę dokonania operacji, podpisy stron, itp. oraz czy podane w dokumentach dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych, a zwłaszcza czy: 1) wskazane zostały podmioty uczestniczące w operacji gospodarczej, 2) posiada datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu; 3) określa przedmiot operacji oraz jej wartości i ilości, 4) jest wystawiony w sposób czytelny i trwały, 5) posiada w odpowiednich miejscach pieczęcie, daty i podpisy upoważnionych osób, 6) działania arytmetyczne w nim zawarte zostały prawidłowo wykonane, 7) dokonano w sposób prawidłowy przeliczenia dowodu wystawionego w walucie obcej na 8

9 walutę polską (jeżeli takiego przeliczenia brak, to osoba kontrolująca pod względem formalno-rachunkowym dokonuje takiego przeliczenia). 16. Kontroli formalno rachunkowej wszystkich dokumentów dokonują pracownicy Zarządu. 17. Potwierdzenie dokonania kontroli formalno rachunkowej następuje w momencie umieszczenia na dokumentach lub ich zbiorczym zestawieniu zapisu: sprawdzono pod względem formalno rachunkowym. 18. Wszystkie dowody księgowe lub ich zbiorcze zestawienia podlegają kontroli zgodnie z poniższą tabelą: Zarząd Rada Osiedla Jednostka oświaty Zadania zlecone Kontrola merytoryczna upoważniony pracownik Zarządu Przewodniczący Zarządu Osiedla Kierownik jednostki (lub osoba upoważniona) Upoważniona osoba (np. pracownik Departamentu Edukacji UMW) Kontrola formalno - rachunkowa pracownik Zarządu pracownik Zarządu pracownik Zarządu pracownik Zarządu Wstępna kontrola Główny Księgowy (lub osoba upoważniona) Główny Księgowy (lub osoba upoważniona) Główny Księgowy (lub osoba upoważniona) Główny Księgowy (lub osoba upoważniona) Zatwierdzenie do wypłaty Dyrektor Zarządu (lub osoba upoważniona) Dyrektor Zarządu (lub osoba upoważniona) Kierownik jednostki (lub osoba upoważniona) Dyrektor Departamentu Edukacji UMW/Kierownik jednostki/dyrektor Zarządu/ inna osoba upoważniona) 19. Zrealizowane (zapłacone przelewem) dowody podlegają kasacji, która uniemożliwia powtórne zrealizowanie tego samego dowodu, tzn. umieszcza się na nich klauzulę: zapłacono przelewem, dnia., podpis pracownika Zarządu. W przypadku niezrealizowania zatwierdzonego dokumentu (np. z powodu braku środków na rachunku bankowym), ponowna realizacja możliwa jest na podstawie sporządzonego przez upoważnionego pracownika Zarządu wydruku z systemu bankowości elektronicznej, potwierdzającego niezrealizowanie płatności. 20. Wydatki strukturalne - kwalifikowania wydatków do wydatków strukturalnych, stosując odpowiednią pieczęć, na której wskazuje kwotę zakwalifikowaną do wydatku strukturalnego, obszar tematyczny, kod, podpis, datę, dokonuje osoba upoważniona. Szczegółowe zasady w zakresie wydatków strukturalnych zawiera odpowiednio Zarządzenie Dyrektora Zarządu oraz Zarządzenia Kierowników jednostek. 9

10 Rozdział V Obrót gotówkowy w kasach Zarządu 1. Wpłaty gotówki są dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów wpłaty KP. 2. Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę do których należą m. in.: 1) bankowy dowód wpłaty, 2) rachunki, faktury, 3) listy wypłat wynagrodzeń, diet, 4) własne źródłowe dowody kasowe (np. wnioski o zaliczkę, rozliczenie delegacji służbowej), 5) dowody dotyczące środków ZFŚS (np. umowy pożyczek mieszkaniowych, listy wypłat, faktury, rachunki itp.), 6) dowody dotyczące środków PKZP. 3. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego, wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu. 4. Przy wypłacie gotówki na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie winno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. Osoba upoważniona zobowiązana jest posiadać dokument potwierdzający tożsamość osoby wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym w celu stwierdzenia przez kasjera własnoręczności podpisu złożonego na upoważnieniu. Gotówkowa wypłata świadczeń z funduszu socjalnego oraz zdrowotnego na podstawie upoważnienia nie może przekroczyć kwoty 1500zł. 5. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą wypłata została wpisana do raportu kasowego. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłaty i wpłaty gotówki, dokonywane w danym dniu, należy ująć w raporcie kasowym z danego dnia. 6. Dowód wpłaty KP kasa przyjmie - jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania, stanowi dokument potwierdzający wszystkie wpłaty do kasy oraz wpływ do kasy gotówki pobranej z banku na podstawie czeku. Dowód wpłaty powinien zawierać: datę wpłaty, imię i nazwisko wpłacającego, adres wpłacającego, określenie rodzaju wpłacanej należności, kwotę wpłaty ogółem cyframi i słownie, podpis wystawcy dowodu. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w dwóch egzemplarzach: oryginał stanowi pokwitowanie dla wpłacającego, a kopię podpina się do raportu kasowego. Do przyjęcia gotówki upoważniony jest kasjer lub upoważniony pracownik w przypadku zastępstwa na czas choroby, urlopu. 7. Dowód wypłaty KW kasa wypłaci - jest to dokument zastępczy przy wypłacie gotówki z kasy, w przypadku gdy wypłata jest dokonywana na podstawie źródłowych dowodów kasowych. 8. Raport kasowy - służy do udokumentowania operacji kasowych. Do raportu wprowadza się wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki w danym dniu. Oryginał raportu kasowego wraz z kompletem dowodów kasjer przekazuje do Działu Rozliczeń Finansowych Zarządu celem przeprowadzenia kontroli formalno rachunkowej. Raport kasowy zostaje następnie przedstawiony Głównemu Księgowemu, który na znak kontroli składa na nim podpis i przekazuje do księgowania. 10

11 9. Bankowy dowód wpłaty - stosowany przy wpłatach gotówki na rachunki własne lub obce w banku. W raporcie kasowym ujmowany jest jako rozchód gotówki. 10. Czek gotówkowy/dyspozycja wypłaty dokument, w którym wystawca zawiera polecenie do banku wypłacenia kwoty osobie wskazanej lub okazicielowi. Dokument wypełnia kasjer w jednym egzemplarzu. Treści nie wolno przerabiać, wycierać ani usuwać w inny sposób. Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, w razie pomyłki w jego wypisywaniu, czek anuluje się przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji anulowano wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała. Prawidłowo wypełniony czek/dyspozycja wypłaty podpisywane są przez osoby do tego upoważnione, zgodnie z kartą wzorów podpisów złożoną w banku, który prowadzi obsługę rachunku. Rozdział VI Wynagrodzenia pracowników 1. Lista płac - jest dokumentem na podstawie, którego następuje wypłata wynagrodzeń, a także innych świadczeń jednorazowych, nagród, zasiłków. 2. Dokumentami stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń są: 1) umowa o pracę, która stanowi podstawę zatrudnienia i naliczenia wynagrodzenia (umowę sporządza się w 3 egzemplarzach, z przeznaczeniem dla zatrudnionego pracownika, Działu Płac oraz a/a), 2) umowa zlecenia lub umowa o dzieło (zawierane są z własnymi pracownikami lub osobami z zewnątrz na prace, które nie wchodzą do zakresu pracy pracowników etatowych), 3) rachunek za wykonane prace zlecone (załącznik nr 8 do niniejszej instrukcji) oraz oświadczenie zleceniobiorcy (załącznik nr 9 do niniejszej instrukcji), 4) wnioski premiowe, nagrodowe, 5) inne dokumenty stanowiące podstawę do wypłaty należności zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminami wewnętrznymi (np. wypłata nagród jubileuszowych, odprawy emerytalne, zwolnienia lekarskie). 3. Sprawdzone pod względem merytorycznym przez Kierownika Jednostki lub osobę przez niego upoważnioną dokumenty stanowiące podstawę naliczenia wynagrodzeń należy przekazywać do Działu Płac w terminach: 1) dokumenty dotyczące wypłat wynagrodzeń do 5 dnia roboczego każdego miesiąca, 2) dokumenty dotyczące wypłat z tytułu godzin ponadwymiarowych zgodnie z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w Terminarzu wypłat wynagrodzeń w roku 2014 dla nauczycieli i pracowników niebędących nauczycielami jednostek oświaty będących w obsłudze finansowo-księgowej Zarządu Obsługi Jednostek Miejskich we Wrocławiu", 3) umowy zlecenia i umowy o dzieło oraz oświadczenia do tych umów w ciągu 3 dni roboczych od daty zawarcia umowy, a rachunki do tych umów w ciągu 3 dni od ich wystawienia, 4) wykazy osób uprawnionych do wypłaty świadczenia urlopowego w terminie do dnia 5 czerwca, 5) wykazy osób uprawnionych do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za poprzedni rok kalendarzowy w terminie do dnia 7 stycznia, 6) dane do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe w terminie do dnia 10 stycznia. 4. Osoba prowadząca kadry, na bieżąco informuje pracownika sporządzającego listy o wszelkich zmianach skutkujących zmianą wynagrodzenia. Ostateczne zamknięcie list płac następuje w terminie 5 dni roboczych przed ustalonym terminem wypłaty. 11

12 5. Lista płac powinna zawierać: 1) okres, za który naliczane jest wynagrodzenie, 2) nazwisko i imię pracownika, któremu naliczane jest wynagrodzenie, 3) wynagrodzenie brutto z uwzględnieniem elementów składowych tego wynagrodzenia, 4) kwoty odliczonych z wynagrodzenia składek na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe, 5) kwoty należnego zasiłku chorobowego finansowanego ze środków pracodawcy, 6) kwotę potrąconej z wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, 7) kwotę odliczonej od podatku dochodowego składki na ubezpieczenie zdrowotne, 8) kwotę zaliczki na podatek dochodowy, 9) wynagrodzenie netto, 10) kwoty pozostałych potrąceń (np. składki kas zapomogowo-pożyczkowych, przelewy środków na ROR), 11) kwotę wynagrodzenia do wypłaty, 12) miejsce na pokwitowanie odbioru wynagrodzenia, 13) podsumowanie zbiorcze wszystkich elementów listy płac. 6. Lista płac powinna być podpisana przez: 1) osobę sporządzającą, 2) osobę dokonującą kontroli merytorycznej, 3) osobę dokonującą kontroli formalno rachunkowej, 4) głównego księgowego, 5) pracodawcę. 7. Sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty listy płac są podstawą zrealizowania wypłaty w kasie Zarządu lub dokonania przelewów na konta bankowe pracowników oraz innych wierzycieli w zakresie potrąceń. 8. Z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, dopuszczalne jest potrącanie następujących należności: 1) egzekwowanych na podstawie tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych ( do wysokości 3/5 wynagrodzenia), 2) egzekwowanych na mocy innych tytułów wykonawczych, 3) z tytułu zaliczek pieniężnych udzielanych pracownikowi oraz wypłat dokonanych przy użyciu służbowej karty płatniczej, 4) kar pieniężnych wymierzanych przez pracodawcę. Potrącenia wymienione w punktach 2) i 3) nie mogą przekraczać łącznie połowy wynagrodzenia, a wraz z potrąceniem wymienionym w punkcie a) 3/5 wynagrodzenia. Nagroda z zakładowego funduszu nagród podlega potrąceniu do pełnej wysokości. 9. Naliczenie wypłat z funduszu bezosobowego dokonywane jest na podstawie rachunku wystawionego przez wykonawcę i podpisanego przez pracownika, który rzeczowo odbierał pracę. 10. Do podstawowych dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń należą: 1) zgłoszenie do ubezpieczeń/ zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej ZUS ZUA, 2) zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZZA, 3) zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej ZUS ZIUA, 4) zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZCNA, 5) wyrejestrowanie z ubezpieczeń ZUS ZWUA. 11. Wypełnione przez pracownika lub zleceniobiorcę dokumenty zgłoszeniowe dostarczane są do Działu Płac celem wprowadzenia i przesłania drogą elektroniczną do ZUS. Za terminowe dostarczenie do Zarządu dokumentów pracowników jednostki oświaty odpowiada Kierownik 12

13 jednostki. Dokumenty zgłoszeniowe z Rad Osiedli dostarczane są do Zarządu w komplecie z zawartą umową cywilnoprawną. 12. Do podstawowych dokumentów związanych z rozliczeniem pracodawcy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne należą: 1) deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA, 2) imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS RCA, 3) imienny raport o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne ZUS RZA, 4) imienny raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA. 13. Dokumenty rozliczeniowe sporządzane są przez pracowników Działu Płac na podstawie naliczonych wynagrodzeń i przekazywane do ZUS w terminach określonych przepisami. 14. Przekazywanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odbywa się przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego (tzw. podpis elektroniczny). 15. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków, ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowanie zawarte są w odrębnych przepisach prawnych. Rozdział VII Podróże służbowe 1. Podróż służbowa jest wykonywaniem zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. 2. Rozliczenie wyjazdu służbowego - pracodawca wydając polecenie wyjazdu służbowego, (tzw. delegację) określa w niej pracownikowi czas trwania podróży i środek transportu, a także jego rodzaj i klasę. Dla Dyrektora Zarządu, Kierownika jednostki polecenie wyjazdu służbowego wystawia jego pracodawca. Pracownik wypełnia oświadczenie (załącznik nr 11 do niniejszej instrukcji), w którym wskazuje czy miał zapewniony przez organizatora nocleg, wyżywienie, przejazd. 3. Z tytułu podróży służbowej krajowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety oraz zwrot kosztów z tytułu: 1) przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem, 2) noclegów bądź ryczałtów za nocleg, 3) dojazdu środkami komunikacji miejscowej w formie ryczałtu, 4) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe. 4. W przypadku podróży krajowej kwota diety pomniejszana jest o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przy założeniu, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie 25% diety; 2) obiad 50% diety; 3) kolacja 25% diety. Pomniejszenie diety ma również zastosowanie w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. 5. Z tytułu podróży służbowej zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę przysługują diety w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa, oraz zwrot kosztów: 1) przejazdów, dojazdów, 13

14 2) noclegów, 3) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe. 6. Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych art.212 ust.1 pkt 16, zwolnione od podatku są m. in. diety za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży na obszarze kraju lub poza jego granicami. Nadwyżka diety ponad limit będzie stanowiła dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu oraz podstawę naliczenia składek ZUS. 7. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży służbowej odbywanej środkami komunikacji: 1) lądowej od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju, 2) lotniczej od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwsze lotnisko w kraju, 3) morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. 8. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa w podróży służbowej. Przy jej obliczaniu stosuje się następujące zasady: 1) za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) za niepełną dobę: a) do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin 1/2 diety, c) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety obliczonej wg powyższych zasad. 9. Rozliczenie kosztów podróży powinno nastąpić nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Osoba delegowana jest zobowiązana do potwierdzenia pobytu w miejscu delegowania. W przypadku braku możliwości uzyskania takiego potwierdzenia należy w rubryce stwierdzenie pobytu służbowego złożyć wyjaśnienie o powodzie jego braku, które potwierdza swoim podpisem osoba wydająca polecenie wyjazdu służbowego. W przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu (rachunku) potwierdzającego inne wydatki związane z podróżą służbową, pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 10. Szczegółowe zasady w zakresie podróży służbowych krajowych i zagranicznych zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 poz. 167). 14

15 Rozdział VIII Pozostałe dowody księgowe 1. Rachunki, faktury, noty zewnętrzne - sporządzane są za zakupione rzeczowe składniki majątkowe, roboty, usługi i materiały oraz towary i usługi. Opisane oraz sprawdzone pod względem merytorycznym rachunki, faktury i noty są dostarczane do Zarządu nie później niż na dwa dni robocze przed terminem płatności. Za nieterminowe dostarczenie dokumentów do Zarządu oraz za wynikłe z tego tytułu odsetki odpowiada Kierownik jednostki lub Przewodniczący Zarządu. Dokumenty dostarczane po terminie płatności są obowiązkowo datowane w Kancelarii Zarządu. Do udokumentowania operacji zakupu i sprzedaży towarów i usług służą: np.: faktury, faktury korygujące (wystawiane zawsze przez sprzedającego), noty księgowe, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach np. zaginięcia faktury lub jej zniszczenia, do udokumentowania operacji sprzedaży dopuszcza się duplikat faktury, który sporządza wystawca. 2. Faktury własne, ich korekty i duplikaty sporządzają upoważnieni pracownicy jednostki na ogólnie dostępnych drukach, z zachowaniem terminów i zgodnie z treścią umowy. Dokumenty sporządza się w trzech egzemplarzach: oryginał dla odbiorcy, kopia dla komórki księgowości, kopia a/a. Egzemplarze przeznaczone dla Zarządu należy przekazać najpóźniej do 5 dnia następnego miesiąca. 3. Nota korygująca - przesyłana jest wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej zgadza się z treścią noty korygującej, potwierdza jej treść podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej i odsyła jej kopię (oryginał pozostaje u wystawcy). Nota korygująca powinna być opatrzona napisem Nota korygująca. 4. Nota księgowa - stanowi szczególną odmianą dowodu księgowego, jest dowodem zewnętrznym własnym w jednostce wystawiającej ją dla kontrahenta lub dowodem zewnętrznym obcym w jednostce otrzymującej ją od kontrahenta. Nota księgowa może być wystawiona m.in. w celu: obciążenia między jednostkami, obciążenia dłużnika lub uznania wierzyciela odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań, obciążenia kontrahenta karą umowną, obciążenia pracowników kosztami za prywatne rozmowy telefoniczne w przypadku gdy pracodawca jest zwolniony od podatku VAT, obciążenia pracowników równowartością przypisanych im do zwrotu niedoborów/ szkód. Zamiast nazwy nota księgowa można stosować zamiennie określenia nota obciążeniowa lub nota uznaniowa. 5. Wniosek o zaliczkę - służy do udokumentowania wypłaty zaliczki, np. na potrzeby administracyjno - gospodarcze, przewidywane koszty podróży służbowych, zakup materiałów. Wniosek o zaliczkę sporządzany jest w jednym egzemplarzu. Zaliczki mogą być udzielane jako okresowe, stałe lub jednorazowe. 6. Rozliczenie zaliczki - służy do udokumentowania rozliczenia gotówki pobranej w kasie Zarządu. Rozliczenie zaliczki sporządza osoba, która zaliczkę pobrała. Do druku załącza się dowody (rachunki lub faktury) stwierdzające wydatkowanie gotówki. Jeżeli przedstawione dokumenty wykazują wydatkowanie kwoty wyższej niż kwota pobranej zaliczki, wówczas różnica wypłacana jest pracownikowi w kasie Zarządu, w przeciwnym wypadku różnica podlega zwrotowi do kasy Zarządu. Zaliczki należy rozliczyć: 1) po upływie okresu na jaki zostały udzielone, 2) w terminie 30 dni od daty pobrania środków (Rady Osiedla), 15

16 3) w terminie 14 dni od wykonania zadania, nie później niż w ostatnim dniu miesiąca (Zarząd oraz jednostki oświaty), 4) nie później niż w ostatnim dniu kwartału w przypadku zaliczek pobranych ze środków RDSJO, 5) przed końcem roku budżetowego (najpóźniej do dnia 27 grudnia danego roku), 6) przed ustaniem stosunku pracy. Warunkiem otrzymania kolejnej zaliczki jest rozliczenie zaliczki poprzednio pobranej. Nierozliczenie zaliczki w określonym terminie skutkuje potrąceniem nierozliczonej kwoty zaliczki z najbliższego wynagrodzenia pracownika (pracownicy, którym udzielane są zaliczki składają pisemną zgodę na potrącanie nierozliczonych zaliczek z ich wynagrodzenia). Zaliczki powinny być wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem. 7. Rozliczenie wydatków w walutach obcych: 1) pobranie zaliczki w walucie obcej pobranie i rozliczenie zaliczki przeliczane jest wg kursu faktycznego, który obowiązywał w banku w dniu pobrania środków, Wpłata niewykorzystanych środków (po uprzednim uzgodnieniu kwoty z pracownikiem Zarządu) może nastąpić: a) w walucie obcej wyłącznie bezpośrednio w banku i przeliczana jest wg kursu banku w danym dniu (bank nie przyjmuje wpłat w bilonie), b) w walucie polskiej do banku lub do kasy Zarządu, wg kursu obowiązującego w dniu pobrania zaliczki. 2) pobranie zaliczki w walucie polskiej - rozliczenie zaliczki następuje po średnim ogłoszonym dla danej waluty kursie NBP obowiązującym w dniu roboczym poprzedzającym dzień dokonania transakcji (data faktury), 3) pobranie zaliczki w walucie obcej na zagraniczną podróż służbową w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów i rozliczenie wydatków dokonanych w tej walucie następuje wg kursu faktycznego, który obowiązywał w banku w dniu pobrania środków. Wpłata niewykorzystanych środków (po uprzednim uzgodnieniu kwoty z pracownikiem Zarządu) może nastąpić: a) w walucie obcej wyłącznie bezpośrednio w banku i przeliczana jest wg kursu banku w danym dniu (bank nie przyjmuje wpłat w bilonie), b) w walucie polskiej do banku lub do kasy Zarządu, wg kursu obowiązującego w dniu pobrania zaliczki. 4) pobranie zaliczki w walucie polskiej na zagraniczną podróż służbową następuje w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej, wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów, wg średniego kursu określonego przez NBP z dnia jej wypłacenia; delegacja wraz z załącznikami rozliczana jest wg średniego kursu NBP z dnia pobrania kwoty zaliczki z rachunku bankowego jednostki, 5) rozliczenie zagranicznej podróży służbowej w przypadku gdy pracownik nie pobrał zaliczki na podróż następuje w złotówkach, a przeliczenia kosztów podróży dokonuje się wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży; za dzień rozliczenia podróży przyjmuje się datę przedłożenia rachunku kosztów podróży. 8. Rozliczenie gotówki wypłaconej z bankomatu - następuje na podstawie druku Zestawienie wydatków dokonywanych przy użyciu karty (załącznik nr 1 i 2 do niniejszej instrukcji). Sporządza je pracownik jednostki oświaty, który pobrał gotówkę. Do druku załącza się dowody (rachunki lub faktury) stwierdzające wydatkowanie gotówki. Jeżeli przedstawione dokumenty wykazują wydatkowanie kwoty niższej niż kwota pobranej gotówki, wówczas 16

17 różnica przechodzi saldem na następne rozliczenie. Ostateczne rozliczenie gotówki wypłaconej z bankomatu oraz zwrot na rachunek bankowy niewykorzystanej kwoty, następuje w terminach: 1) do 14 dni od wykonania zadania, nie później niż w ostatnim dniu miesiąca, 2) przed końcem roku budżetowego (najpóźniej do dnia 27 grudnia danego roku), 3) przed ustaniem stosunku pracy. Dostarczanie dokumentów do Zarządu następuje w miarę dokonywania wydatków, nie rzadziej niż dwa razy w miesiącu, najpóźniej w 3 dniu następnego miesiąca. Sporządzenie Zestawienia wydatków dokonywanych przy użyciu karty jest warunkiem pobrania kolejnej gotówki. W dokumencie Zestawienie wydatków dokonywanych przy użyciu karty z dnia. należy wpisać datę sporządzenia zestawienia, nie później niż ostatni dzień miesiąca którego zestawienie dotyczy, natomiast w miejscu za okres od do należy wpisać krańcowe daty wystawienia załączonych dokumentów. Ewidencja księgowa regulowania zobowiązań za pomocą karty płatniczej odbywa się na podstawie wyciągu z rachunku bankowego, który potwierdza dokonanie płatności i stanowi podstawę do obciążenia posiadacza karty. Szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu użytkowania kart płatniczych oraz dokonywania wydatków przy ich użyciu określa Zarządzenie Nr 8348/09 Prezydenta Wrocławia z dnia 31 grudnia 2009r w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych. 9. Dokumenty potwierdzające zapłatę za towary lub usługi przy użyciu karty płatniczej należy dostarczyć do Zarządu w terminie do 3 dnia następnego miesiąca, i nie później niż do dnia 22 grudnia. 10. Obrót kasowy w jednostce oświaty (stosowany do czasu ostatecznego wdrożenia Systemu rejestracji wpłat za żywienie i pobyt w jednostce, tzw. tabeli żywieniowej ): 1) Kwitariusz przychodowy - druk stosowany w jednostkach oświaty do przyjmowania gotówkowych wpłat za świadczone przez jednostkę usługi (opłata stała, żywienie). Kwitariusz przychodowy jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania, ewidencja druków prowadzona jest w jednostce oświaty. Przyjmowania gotówki dokonuje upoważniony pracownik jednostki. Przyjmowanie wpłat gotówkowych na podstawie innych dowodów niż kwitariusz oraz przez osoby nieupoważnione jest zabronione. Kwit wpłaty wypełnia się w trzech egzemplarzach: oryginał dla komórki finansowej, pierwsza kopia dla wpłacającego, druga kopia dla jednostki. Anulowane formularze dowodów kwitariusza przychodowego nie mogą być niszczone, oryginał z pierwszą kopią dołączany jest do dokumentów przekazywanych do komórki finansowej (z adnotacją anulowano oraz datą i podpisem osoby, która go anulowała), druga kopia pozostaje w bloczku formularza. Do zaewidencjonowania naliczonych przez upoważnionego pracownika jednostki odsetek z tytułu nieterminowych wpłat dokonywanych przez rodziców lub opiekunów oraz przyjęcia gotówki, należy wystawić dodatkowy kwitariusz. W kolumnie opłata bieżąca należy wpisać kwotę wyliczonych odsetek. 2) Raport kasowy - dokonane w danym dniu operacje gotówkowe ( wpłaty dokonywane przez rodziców za świadczone przez jednostkę usługi odpłatność za wyżywienie oraz pobyt dziecka w jednostce, rozchód zgromadzonych środków przekazanych na rachunek bankowy dochodów budżetowych jednostki, zwrot rodzicom zaistniałych nadpłat i odpisów) podlegają ujęciu w raporcie kasowym. Raport kasowy prowadzi pracownik jednostki przyjmujący gotówkę. Obroty gotówkowe podlegają ujęciu w raporcie 17

18 kasowym w dniu rzeczywistego przychodu lub rozchodu gotówki. Przychód i rozchód gotówki z kwitariusza w danym dniu można ujmować w raporcie kasowym sumą dnia. Kwitariusze przychodowe należy dostarczyć do Zarządu do 20 dnia danego miesiąca, a ewentualne operacje dokonane po tym terminie należy ująć w raporcie kasowym w danym okresie rozliczeniowym. Raport kasowy wraz z kwitariuszami za II połowę miesiąca oraz potwierdzeniami wpłat gotówki do banku należy dostarczyć do Zarządu wraz ze zbiorczym zestawieniem wpłat za świadczone usługi w terminie do 3 dnia następnego miesiąca. Raporty kasowe sporządzane są za pełne miesiące kalendarzowe. Celem zachowania ciągłości numeracji w miesiącu, w którym nie wystąpią żadne operacje gotówkowe, należy sporządzić raport zerowy. 3) Nieobjęte niniejszą instrukcją zasady dotyczące gospodarki kasowej w jednostkach oświaty zawierają odrębne procedury obowiązujące w danej jednostce. 11. Lista wpłat bezgotówkowych (załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji) - stanowi dokument, w którym upoważniony pracownik jednostki oświaty ujmuje wnoszone, bezpośrednio na rachunek bankowy jednostki oświaty, opłaty za świadczone usługi (opłata stała, żywienie) dokonywane przez opiekunów, inne osoby lub instytucje. Termin dostarczenia listy do Zarządu to 3 dzień następnego miesiąca. Elektronicznym odpowiednikiem listy wpłat bezgotówkowych jest System rejestracji wpłat za żywienie i pobyt w jednostce, tzw. tabela żywieniowa arkusz Exel. Pracownik jednostki oświaty po wprowadzeniu i zweryfikowaniu wszystkich danych sporządza końcowy wydruk Listy wpłat bezgotówkowych (załącznik nr 3a do niniejszej instrukcji) oraz Zbiorcze zestawienie wpłat za świadczone usługi (załącznik nr 4a do niniejszej instrukcji). Z chwilą wykonania polecenia wydruku następuje automatyczne zatwierdzenie i zablokowanie wprowadzonych danych, czego potwierdzeniem będzie widoczny na wydruku Zbiorczego zestawienia wpłat za świadczone usługi kod literowocyfrowy. W terminie do 3 dnia następnego miesiąca należy do Zarządu dostarczyć podpisane wydruki i umieścić wersję elektroniczną na serwerze. 12. Zbiorcze zestawienie wpłat za świadczone usługi (załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji) - to zbiorcze zestawienie wpłat dokonanych na kwitariusz oraz na rachunek bankowy jednostki oświaty ewidencjonowanych bez użycia elektronicznego Systemu rejestracji wpłat za żywienie i pobyt w jednostce, tzw. tabeli żywieniowej i stanowi podstawę do zbiorczego zaksięgowania wnoszonych opłat. Zestawienie należy dostarczyć do Zarządu wraz z listą wpłat bezgotówkowych. 13. Wykaz osobodni - dokument stosowany w jednostkach oświaty prowadzących magazyn artykułów spożywczych. Jest to sporządzany na bieżąco dokument potwierdzający rozchód ilościowo - wartościowy towaru z magazynu. W ostatnim dniu miesiąca pracownik jednostki oświaty sporządza dokument zbiorczy, który zobowiązany jest dostarczyć do Zarządu do 5 dnia następnego miesiąca. 14. Arkusz spisu z natury - arkusz spisu z natury jest drukiem ścisłego zarachowania, w którym ujmuje się rzeczywistą ilość poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie i zmierzenie. Spis z natury dotyczy: 1) stanu zapasów artykułów żywnościowych - jednostki oświaty przeprowadzają spis z natury we własnym zakresie, minimum dwa razy w roku ( na 30 czerwca i na 31 grudnia) lub w razie zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie, kradzieży, pożaru lub innego uzasadnionego zdarzenia. Spisu z natury dokonuje komisja powołana przez Kierownika jednostki. Arkusz spisu z natury zawiera wycenę spisanych ilości. Celem Inwentaryzacji stanu zapasów artykułów żywnościowych jest stwierdzenie zgodności ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym, 18

19 2) środków trwałych i pozostałych środków trwałych spis przeprowadza Dział Inwentaryzacji Zarządu. Wycena spisanych składników majątkowych znajduje się na zestawieniu zbiorczym spisu z natury w rubryce stan faktyczny w dniu spisu, 3) składników majątkowych ujętych w ewidencji ilościowej oraz obcych składników majątkowych jednostki oświaty oraz Rady Osiedli przeprowadzają spis z natury we własnym zakresie nie rzadziej niż raz na cztery lata. Arkusz spisu z natury należy sporządzić na piśmie w sposób czytelny i trwały. Dopuszcza się możliwość wygenerowania arkusza spisu z natury z systemu komputerowego pod warunkiem, że arkusz ten nie będzie zawierał ilości poszczególnych składników podlegających inwentaryzacji. Może natomiast zawierać numery inwentarzowe oraz nazwy składników. 15. Rozliczenie ryczałtu za używanie samochodu - miesięczny ryczałt na jazdy lokalne wypłacany jest na podstawie oświadczenia Właściciela pojazdu o rzeczywistym używaniu samochodu do celów służbowych. Oświadczenie za dany miesiąc przedkładane jest w terminie określonym umową, do 3 dnia następnego miesiąca. Rozliczenia złożone po tym terminie skutkować będą wypłatą należności z miesięcznym opóźnieniem. Wypłata za miesiąc grudzień jest dokonywana ze środków budżetowych roku następnego. Ryczałt za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych nie przysługuje w następujących przypadkach: 1) korzystania z samochodu służbowego, 2) pobytu w delegacji służbowej, w tym samochodem prywatnym, 3) zwolnienia lekarskiego, 4) innej nieobecności w pracy, 5) nieużywania samochodu z powodu jego remontu. Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień, za który ryczałt nie przysługuje. 16. Polecenie przelewu (załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji) - podstawą wystawienia polecenia przelewu powinien być oryginał dokumentu podlegającego zapłacie, np. faktura, faktura proforma, lub inny dowód księgowy. W przypadku regulowania zobowiązań finansowych jednostki z tytułu realizacji programów dotyczących wypłaty, np.: stypendiów uczniowskich, wyprawek szkolnych stosuje się polecenie przelewu/wypłaty w kasie (załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji). Sporządzony przez pracownika Zarządu druk podlega akceptacji Kierownika Działu lub Głównego Księgowego, a w przypadku realizacji z rachunku bankowego Zarządu świadczeń na rzecz uczniów w ramach zadań zleconych Zarządowi przez Gminę Wrocław również Dyrektora Zarządu. 17. Lista wypłat - stosuje się w przypadku gotówkowego regulowania zobowiązań finansowych wobec osób prawnych i osób fizycznych (m. in. wypłata z depozytu, wypłata diet, ekwiwalentów). 18. Oprócz wyżej scharakteryzowanych dokumentów, będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych, za dowód księgowy uważa się także: 1) polecenie księgowania sporządzone dla udokumentowania operacji i zdarzeń gospodarczych, 2) zestawienie dowodów księgowych sporządzone w celu dokonania w księgach rachunkowych księgowania zbiorczym zapisem operacji gospodarczych o jednakowym charakterze, 3) zestawienia przeksięgowań, 4) sprawozdanie z dochodów i wydatków jednostki. 19. Wyciąg z rachunku bankowego - wyciąg z rachunku bankowego odzwierciedla stan środków pieniężnych jednostki, służy do udokumentowania realizowanych płatności oraz otrzymanych środków na rachunkach bankowych jednostki. Wydruk wyciągu bankowego wraz z 19

20 załącznikami będącymi odzwierciedleniem dokonanych operacji na rachunku bankowym, stanowi podstawę zapisów księgowych. 20. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, możliwe jest udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dokumentów zastępczych w formie oświadczeń sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Dowody te powinny zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, miesiąc i datę wystawienia dokumentu, przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, a także określać: 1) przy zakupie rodzaj nabytych składników majątkowych, ich ilość, cenę jednostkową, 2) w pozostałych przypadkach cel dokonania wydatku. Rozdział IX Dokumenty dotyczące majątku trwałego 1. Ewidencja składników majątku trwałego prowadzona jest oddzielnie dla: 1) środków trwałych z podziałem na: a) podstawowe środki trwałe - o wartości wyższej od kwoty granicznej określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, b) pozostałe środki trwałe - o wartości początkowej nie wyższej od kwoty granicznej określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, a także: środki dydaktyczne, odzież (o normatywnym okresie używania dłuższym niż rok), meble i dywany bez względu na wartość, 2) wartości niematerialnych i prawnych z podziałem na: a) podstawowe wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej 3 500,00zł, b) pozostałe wartości niematerialne i prawne o wartości do 3 500,00zł. 2. Składniki majątku trwałego spełniające wszystkie kryteria zaliczenia do środków trwałych przyjmuje się do ewidencji księgowej środków trwałych, rozróżniając ich grupy i rodzaje zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych (KŚT). 3. Ewidencja składników majątku trwałego prowadzona jest w księgach inwentarzowych. W celu naliczenia amortyzacji w programie komputerowym Inwentarz OPTIVUM firmy Vulcan, prowadzona jest pomocniczo ewidencja podstawowych środków trwałych oraz podstawowych wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja prowadzona jest na podstawie otrzymanych dokumentów dotyczących ruchu majątku, tj. zakupu, sprzedaży, likwidacji, przyjęcia środka trwałego z inwestycji, nieodpłatnego przyjęcia lub przekazania środka trwałego, itd. 4. Bezpośredni użytkownik ma obowiązek: 1) prowadzić ewidencję analityczną środków trwałych i wyposażenia w książce inwentarzowej odrębnie dla podstawowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych, 2) bezzwłocznie dostarczać do Zarządu dokumenty związane z ruchem środków trwałych, 3) na dokumentach potwierdzających zakup lub nieodpłatne otrzymanie wskazać datę wprowadzenia środka trwałego do użytkowania. 5. Odpowiedzialność materialna za gospodarkę i ewidencję środków trwałych spoczywa odpowiednio na: Dyrektorze Zarządu, Przewodniczącym Zarządu, Kierowniku jednostki. 6. Znajdujące się w jednostce środki trwałe muszą być oznaczone inicjałem jednostki i odpowiednio nacechowane, tzn. muszą zawierać nr działu oraz pozycję w księdze inwentarzowej. Obowiązek prawidłowego cechowania ciąży na osobie, której powierzono odpowiedzialność za majątek. Osoba ta jest również odpowiedzialna za sporządzanie 20