2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 2.1 Faza przygotowawcza (we współpracy z przedstawicielem Projektu SFoP):

Transkrypt

1 Warszawa, 29 stycznia 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/SFOP/2014 [NINIEJSZE ZAPYTANIE MA FORMĘ ZAPYTANIA OFERTOWEGO W RAMACH ZASADY KONKURENCYJNOŚCI.] I. ZAMAWIAJĄCY Nazwa firmy: AKADEMIA LEONA KOŹMIŃSKIEGO ul. Jagiellońska 59, Warszawa NIP: , REGON: II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest produkcja 48 odrębnych filmów informacyjno-promocyjnych (wraz z przygotowaniem scenariuszy) przedstawiających dobre praktyki dostosowujące MŚP do zarządzania firmą w warunkach zmiany gospodarczej. Materiał winien stanowić spójną całość oraz być w zgodzie z założeniami Projektu Stołeczne Forum Przedsiębiorczości. Opracowanie, promocja i pilotażowe wdrożenie nowych metod współpracy warszawskiego samorządu i przedsiębiorstw dla skutecznego zarządzania zmianą gospodarczą (SFoP). Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Program Operacyjny Kapitał Ludzki, działanie nr 8.1.2, nr umowy: UDA-POKL / Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 2.1 Faza przygotowawcza (we współpracy z przedstawicielem Projektu SFoP): opracowanie koncepcji 48 filmów o długości 6-10 minut, stworzenie scenariuszy, storyboard (graficzna prezentacja scenariusza filmu lub animacji). 2.2 Nagranie (wymagania techniczne): materiały w jakości telewizyjnej HD z użyciem - minimum - kompresorów XDCAMHD 422 HQ lub PRORES 422 HQ, realizacja w terenie na minimum 3 kamery z użyciem STEADYCAMu oraz KRANU (minimum 3 metry) w celu pokazania większej dynamiki obrazka, czołówka oraz grafika 3D winna być wykonana z wykorzystaniem specyfiki osi/płaszczyzn XYZ w celu stworzenia obiektu przestrzennego, połączenie animacja z żywymi obrazami w spójną całość. Strona 1 z 13

2 2.3 Nagranie (elementy składowe): dedykowana czołówka i grafika (w tym zawierająca infografiki UE zgodne z wytycznymi), panorama Warszawy (z lotu ptaka 360 stopni), zdjęcia (setki) z użyciem wirtualnego studia (minimum 5 ruchomych teł), profesjonalne nagrania lektorskie, zdjęcia dokumentujące spotkania sieciujące (konferencje) Projektu SFoP, wywiady z przedsiębiorcami w terenie, elementy instruktażowe (fabularne, animacyjne, graficzne), oryginalna, skomponowana i nagrana na potrzeby Projektu SFoP muzyka. 2.4 Materiał (faza odbioru): przekazanie zamawiającemu 48 odrębnych filmów w formacie: FullHD, przekazanie zamawiającemu 48 odrębnych filmów w formacie: QTmov H.244 o strumieniu nie mniejszym niż 5000 kb/sek. 2.5 Rekrutacja uczestników filmów leży po stronie Zamawiającego. 2.6 Zamówienie obejmuje następujące usługi wg. Wspólnego Słownika Zamówień (CPV); produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych i taśm wideo [kod CPV ], produkcja filmów informacyjnych [kod CPV ] 2.7 Przedmiot zamówienia obejmuje produkcję 48 filmów informacyjno promocyjnych w roku 2014 (luty-wrzesień). 2.8 Dostarczenie filmów na nośnikach elektronicznych do siedziby Zamawiającego. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części zamówienia podwykonawcom. III. WYMAGANIA KONIECZNE DO ZŁOŻENIA PRAWIDŁOWEJ OFERTY 1. Wymagania obligatoryjne: 1.1 Minimum 3 letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności gospodarczej obejmującej produkcję filmową w tym produkcję krótkich form informacyjno szkoleniowych i promocyjnych, 1.2 Portfolio (wykaz przykładowych realizacji). Strona 2 z 13

3 2. Wymagania dodatkowe (pożądane): 2.1 Doświadczenie związane z wykonywaniem pracy na rzecz mediów elektronicznych (produkcja), 2.2 Doświadczenie w realizacji filmów/materiałów multimedialnych dla biznesu (znajomość specyfiki przedsiębiorczości i zarządzania oraz marketingu). IV. INFORMACJA NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA OFERENTÓW 1. W celu potwierdzenia braku powiązań kapitałowych lub osobowych, Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku występowania w/w powiązań (załącznik nr 1. zapytania ofertowego). 2. Wystarczającym powodem do wykluczenia Wykonawcy może być brak w ofercie wymaganych oświadczeń i dokumentów. Informujemy, że skontaktujemy się jedynie z wybranymi Oferentami. V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna zawierać kompletnie wypełniony Formularz Oferty przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 zapytania ofertowego. 2. Oferta cenowa powinna być złożona w polskiej walucie (PLN) wartość brutto. 3. W przypadku ofert składanych za pomocą poczty elektronicznej dokumenty należy zeskanować (przesłać w formacie pdf.). VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana: 1.1 za pośrednictwem poczty elektronicznej (w postaci zeskanowanego dokumentu w formacie pdf.) na adres: sfop@kozminski.edu.pl lub 1.2 poczty poleconej (decyduje data wpływu) lub 1.3 za pośrednictwem kuriera (decyduje data wpływu) lub 1.4 dostarczona osobiście (decyduje data wpływu). Na adres: Stołeczne Forum Przedsiębiorczości, Akademia Leona Koźmińskiego, ul. Jagiellońska 59, Warszawa, pokój B/15; do dnia 13 lutego (czwartek) 2014 roku, do godziny 12:00. Strona 3 z 13

4 2. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 3. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej Partnera Projektu: w zakładce Aktualności na: 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane, w przypadku ofert nadsyłanych pocztą decydować będzie termin otrzymania oferty przez Zamawiającego (data rejestracji korespondencji przez Kancelarię Akademii Leona Koźmińskiego). VII. OCENA OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1.1 Kryterium: Cena (KC) maksymalnie 40 punktów. Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium: LLLLLLLLLLLL ppppppppppóww = cccccccc nnnnnnnnnnżssssssss oooooooooooo cccccccc bbbbbbbbbbbbbb oooooooooooo Kryterium: Doświadczenie (KD) maksymalnie 30 punktów. Metodyka wyliczania punktów za to kryterium: LLLLLLLLLLLL ppppppppppóww = pppppppppppp pppppppppppppppppp oooooooooooooooooooo nnaaaaaaaażssssss pprrrrrrrrrrrrrrrr ppuuuuuuuuuuuuuuuu Kryterium: Ocena portfolio (OP) - maksymalnie 30 punktów. Metodyka wyliczania punktów za to kryterium: LLLLLLLLLLLL ppppppppppóww = 1.4 Ocena końcowa = KC + KD + OP pppppppppppp pppppppppppppppppp oooooooooooooooooooo nnaaaaaaaażssssss pprrrrrrrrrrrrrrrr ppuuuuuuuuuuuuuuuu 30 Strona 4 z 13

5 2. Łącznie badana oferta może otrzymać maksymalnie 100 pkt, na którą będzie składała się suma punktów uzyskanych z kryteriów: 2.1 Ceny. 2.2 Doświadczenia: do 4 lat - 10 punktów, do 6 lat - 20 punktów, lat i więcej - 30 punktów. 2.3 Oceny portfolio: minimum 10 realizacji filmowych według dedykowanych scenariuszy - 10 punktów, doświadczenie związane z wykonywaniem pracy na rzecz mediów elektronicznych, do 3 lat - 5 punktów, powyżej 4 lat - 10 punktów Udokumentowana realizacja filmów z obszaru przedsiębiorczości, zarządzania czy marketingu, do 3 lat - 5 punktów, powyżej 4 lat - 10 punktów. 3. Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o wszystkie kryteria. 4. Wybrane zostaną te oferty, które uzyskają największą ilość punktów. IX. PROCEDURA WYBORU OFERT 1. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 14 lutego 2014, o godzinie 10: Z Oferentem, który uzyska najwyższy wynik punktowy zostaną przeprowadzone konsultacje potwierdzające gotowość Stron do realizacji niniejszego zadania. 3. W przypadku, gdy konsultacje, o których mowa w pkt. 2 nie doprowadzą do podpisania umowy zostanie zaproszony Oferent zajmujący kolejne miejsce na liście rankingowej. 4. Oferta niespełniająca wymogów formalnych określonych w niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona. 5. W przypadku, gdy wszystkie oferty będą przewyższać zaplanowany budżet Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem z pierwszego miejsca listy rankingowej. 6. Jeżeli nie będzie możliwe dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na fakt, że złożone oferty otrzymały taką samą ilość punktów, Zamawiający wezwie Oferentów, do złożenia ofert dodatkowych. Oferenci składając dodatkowe propozycje nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w ofercie bazowej. Strona 5 z 13

6 7. Przed zawarciem umowy Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z kilkoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej w szczególności, jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Oferent zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 3 dni roboczych od dnia zakończenia negocjacji. Przebieg negocjacji jest odnotowywany stosowną informacją w protokole. 8. Zamawiający w każdej chwili zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. 9. Zawarcie umowy z wybranymi Wykonawcami nastąpi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż do 1 marca 2014 roku. Wzór umowy: załącznik nr 3. zapytania ofertowego. X. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Asystentka ds. sieciowanie przedsiębiorców: Aleksandra Pucek- Mioduszewska pod numerem telefonu: oraz adresem sfop@kozminski.edu.pl Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. XI. ZAŁĄCZNIKI Strona 6 z 13

7 Załącznik nr 1 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH Ja niżej podpisany (podpisana)* oświadczam, że nie jestem powiązany (powiązana)* osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 1. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Miejsce i data Podpis *niepotrzebne skreślić Strona 7 z 13

8 Załącznik 2 Imię i Nazwisko Formularz Oferty Ja, niżej podpisany (podpisana)* upoważniony (upoważniona)* do reprezentowania firmy w odpowiedzi na przekazane Zapytanie Ofertowe składam ofertę na produkcję 48 odrębnych filmów informacyjnopromocyjnych (wraz z przygotowaniem scenariuszy) przedstawiających dobre praktyki dostosowujące MŚP do zarządzania firmą w warunkach zmiany gospodarczej. Materiał będzie stanowił spójną całość a jego składowe będą w zgodzie z założeniami Projektu Stołeczne Forum Przedsiębiorczości. Opracowanie, promocja i pilotażowe wdrożenie nowych metod współpracy warszawskiego samorządu i przedsiębiorstw dla skutecznego zarządzania zmianą gospodarczą (SFoP) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Program Operacyjny Kapitał Ludzki, działanie nr 8.1.2, nr umowy: UDA-POKL /11. Oświadczam, że zapoznałem (zapoznałam)* się z warunkami Zapytania Ofertowego i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. Oczekiwane wynagrodzenie Ofertę składam na (PLN) brutto. ponumerowanych stronach. Załączniki: 1. Szczegółowa kalkulacja kosztów; 2. Doświadczenie; 3. Portfolio Inne: ; ; Miejsce i data Podpis *niepotrzebne skreślić Strona 8 z 13

9 Załącznik nr 3 UMOWA (projekt) NR../SFoP/2014 zawarta w dniu roku pomiędzy: AKADEMIĄ LEONA KOŹMIŃSKIEGO ul. Jagiellońska 59, Warszawa, zwaną dalej Zamawiającym reprezentowaną przez: a 1 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na: produkcji 48 odrębnych filmów informacyjno-promocyjnych (wraz z przygotowaniem scenariuszy) przedstawiających dobre praktyki dostosowujące MŚP do zarządzania firmą w warunkach zmiany gospodarczej. Materiał należy przygotować tak, aby stanowił spójną całość a jego składowe były w zgodzie z założeniami Projektu Stołeczne Forum Przedsiębiorczości. Opracowanie, promocja i pilotażowe wdrożenie nowych metod współpracy warszawskiego samorządu i przedsiębiorstw dla skutecznego zarządzania zmianą gospodarczą (SFoP) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Program Operacyjny Kapitał Ludzki, działanie nr 8.1.2, nr umowy: UDA-POKL / Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 2014 roku. do dnia 30 września 2014r. 3. W zakres usługi wchodzi: 1) Faza przygotowawcza (we współpracy z przedstawicielem Projektu SFoP): a. opracowanie koncepcji 48 filmów o długości 6-10 minut, b. stworzenie scenariuszy, c. storyboard (graficzna prezentacja scenariusza filmu lub animacji). 2) Nagranie (wymagania techniczne): a. materiały w jakości telewizyjnej HD z użyciem - minimum - kompresorów XDCAMHD 422 HQ lub PRORES 422 HQ, b. realizacja w terenie na minimum 3 kamery z użyciem STEADYCAMu oraz KRANU (minimum 3 metry) w celu pokazania większej dynamiki obrazka, Strona 9 z 13

10 c. czołówka oraz grafika 3D winna być wykonana z wykorzystaniem specyfiki osi/płaszczyzn XYZ w celu stworzenia obiektu przestrzennego, połączenie animacja z żywymi obrazami w spójną całość. 3) Nagranie (elementy składowe): a. dedykowana czołówka i grafika, b. panorama Warszawy (z lotu ptaka 360 stopni), c. zdjęcia (setki) z użyciem wirtualnego studia (minimum 5 ruchomych teł), d. profesjonalne nagrania lektorskie, e. zdjęcia dokumentujące spotkania sieciujące (konferencje) Projektu SFoP, f. wywiady z przedsiębiorcami w terenie, g. elementy instruktażowe (fabularne, animacyjne, graficzne), h. oryginalna, skomponowana i nagrana na potrzeby Projektu SFoP muzyka. 4) Materiał (faza odbioru): a. przekazanie zamawiającemu 48 odrębnych filmów w formacie: FullHD, b. przekazanie zamawiającemu 48 odrębnych filmów w formacie: QTmov H.244 o strumieniu nie mniejszym niż 5000 kb/sek. 5) Przedmiot zamówienia obejmuje produkcję 48 filmów informacyjno promocyjnych w roku 2014: a. 12 filmów do b. 12 filmów do c. 12 filmów do d. 12 filmów do 6) Dostarczenie filmów na nośnikach elektronicznych do siedziby Zamawiającego. 2 Umowa obejmuje następujące usługi wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 1) produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych i taśm wideo [kod CPV ], 2) produkcja filmów informacyjnych [kod CPV ] Wykonawca zobowiązuje się wykonać pracę, o której mowa w 1 ust.3 pkt 1) w terminie do 20 dni roboczych od czasu podpisania umowy. Strona 10 z 13

11 2. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu przedmiot umowy w wersji edytowalnej. 3. Odbiór wykonanej pracy lub jej etapów dokonuje się komisyjnie z udziałem upoważnionych przedstawicieli Stron. Z odbioru pracy sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy. 4. Zamawiający niezwłocznie informuje Wykonawcę o zastrzeżeniach, co do otrzymanego produktu. Jeżeli Zamawiający nie poinformuje Wykonawcy o zastrzeżeniach w terminie 14 dni od dnia otrzymania Materiałów, uznaje się, że przedmiot umowy został wykonany bez zastrzeżeń Treść niniejszej umowy ma charakter poufny i nie może być udostępniana osobom trzecim w jakiejkolwiek formie. Przez czas trwania niniejszej umowy i po jej rozwiązaniu Wykonawca będzie traktował, jako poufne warunki współpracy i bez wcześniejszej pisemnej zgody Zamawiającego nie wyjawi jakiejkolwiek trzeciej stronie informacji wynikających z niniejszej współpracy. 2. Postanowień ust. 1 nie stosuje się tylko do sytuacji, gdy o informacje takie wystąpi upoważniony organ państwowy, którego kompetencje do takich działań wynikają z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. 5 Żadne prawa niniejszej umowy nie mogą być przeniesione w całości ani w części na osobę trzecią bez zgody stron. 6 Jeśli Zamawiający nie odebrał wyników pracy lub jej etapu w terminie 21 dni od ustalonego dnia odbioru, Wykonawca ma prawo sporządzić jednostronny protokół przekazania wyników pracy, który stanowić będzie podstawę do dokonania rozliczeń Wykonawca zobowiązuje się przenieść na Zamawiającego całość praw autorskich związanych z przedmiotem umowy, bez żadnych ograniczeń czasowych i terytorialnych, na wszelkich polach eksploatacji, a w szczególności: 1) w zakresie utrwalenia i zwielokrotnienia filmów wytwarzanie dowolną techniką, w tym drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, 2) w zakresie obrotu oryginałem wprowadzenie do obrotu, użyczenia, 3) wprowadzania do obrotu nośników zapisów wszelkiego rodzaju, w tym np. CD, DVD, Blue-ray, a także publikacji wydawniczych z ich wykorzystaniem, 4) wszelkie rozpowszechnianie, w tym wprowadzania filmów do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych, w tym ogólnie dostępnych (Internet) i udostępniania ich użytkownikom takich sieci, 5) przekazywania lub przesyłania zapisów filmów pomiędzy komputerami, serwerami i użytkownikami (korzystającymi), innymi odbiorcami, przy pomocy wszelkiego rodzaju środków i technik, Strona 11 z 13

12 6) publiczne udostępnianie filmów, w tym w trakcie prezentacji i konferencji oraz w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym także w sieciach telekomunikacyjnych i komputerowych lub w związku ze świadczeniem usług telekomunikacyjnych, w tym również - z zastosowaniem w tym celu usług interaktywnych. 2. Wykonawca upoważnia Zamawiającego do rozporządzania oraz korzystania z przygotowanych materiałów multimedialnych (filmów), w zakresie wskazanym w ust. 1. Wskazane upoważnienie może być przenoszone na osoby trzecie bez konieczności uzyskiwania odrębnej zgody. 3. Przejście praw autorskich do przedmiotu umowy nastąpi z momentem przekazania go Zamawiającemu. 8 Jako swoich przedstawicieli, upoważnionych do kontroli i przyjęcia przedmiotu umowy, Strony wyznaczają: 1) Zamawiający: Koordynator Projektu - Mariusz Łopaciński, 2) Wykonawca: 9 1. Strony ustalają, iż z tytułu wykonania pracy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości 2. Wynagrodzenie będzie płatne 1) do 2) do 3) do 4) do 3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust 1. będzie realizowane przez Zamawiającego na podstawie faktury przelewem na konto Wykonawcy nr, w terminie 14 dni od przyjęcia przedmiotu umowy przez Zamawiającego W razie niewypełnienia lub nienależytego wypełnienia postanowień umowy przez jedną ze Stron, drugiej Stronie przysługuje kara umowna w wysokości przewidzianej w ust. 2 i 3 bez względu na wysokość szkody. 2. W wypadku odstąpienia od umowy na skutek okoliczności obciążających jedną ze Stron, drugiej Stronie przysługuje kara umowna w wysokości 20% wartości przedmiotu umowy. 3. W razie nieterminowego wykonania przez Wykonawcę we właściwy sposób obowiązków wynikających z umowy, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 0,7% za każdy dzień zwłoki. Strona 12 z 13

13 4. Ogólna suma kar umownych ze wszystkich tytułów nie może przewyższać 20% wynagrodzenia za pracę W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie właściwe przepisy kodeksu cywilnego. 2. Wszelkie spory, które mogą wyniknąć z niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 12 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 13 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Wykonawca Zamawiający Strona 13 z 13