Instrukcja obsługi IHD 2.0

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi Lublin 2010

2 Strona 2 Spis treści 1. WSTĘP WPROWADZENIE LOGOWANIE STRONA STARTOWA OPIS FUNKCJONALNY DOPISANIE ZGŁOSZENIA REJESTR ZGŁOSZEŃ PROFIL UŻYTKOWNIKA Dane kontaktowe Konfiguracja powiadomień...14 Instrukcja

3 Strona 3 1. Wstęp 1.1. Wprowadzenie Aplikacja ihd 2.0 jest rozwiązaniem służącym do wspierania i dokumentowania komunikacji z klientami Podobnie jak w poprzedniej wersji aplikacji podstawowym pojęciem jest zgłoszenie, które obejmuje pojedynczy temat poruszany przez klienta. Etapy realizacji zgłoszenia opisywane są przez poszczególne statusy. W momencie zarejestrowania, zgłoszenie posiada status Nowe. Na tym etapie użytkownik ma możliwość anulowania zgłoszenia naciskając ikonę - zgłoszenie zmieni status na Anulowane. W momencie przyjęcia zgłoszenia przez obsługującego, status zgłoszenia przyjmuje nazwę Przyjęte. Rozpoczęcie pracy nad zgłoszeniem powoduje zmianę statusu zgłoszenia na W toku. W przypadku konieczności doprecyzowania treści zawartych w zgłoszeniu lub przeprowadzenia testów przez zgłaszającego, obsługujący wprowadzi stosowny komentarz i zgłoszenie zmieni status na Oczekuje na informacje. Wprowadzenie informacji zwrotnej w postaci komentarza i naciśnięcie ikony spowoduje przywrócenie zgłoszenia do realizacji i nadanie statusu Ponownie otwarty. Jeśli otrzymane informacje umożliwiają dalszą realizację przez obsługującego, zgłoszenie ponownie zmienia status na W toku. W sytuacji, gdy na tym etapie kończy się realizacja zgłoszenia, obsługujący zamyka zgłoszenie, a status zmienia się na Zamknięty. W przypadku zgłoszeń podlegających wycenie, dopisanie wyceny przez obsługującego powoduje zmianę statusu na Oczekuje na akceptację wyceny. Akceptacja wyceny (ikona Ponownie otwarty, odrzucenie wyceny (ikona ) również ustawia taki status. ) zmienia status na Dopisywanie komentarzy (ikona ) oraz dodawanie załączników (ikona ) nie powoduje zmiany statusu zgłoszenia. Wykonywanie tych operacji jest dostępne dla aktywnych zgłoszeń tj. wszystkich oprócz zgłoszeń w statusie Zamknięte, Anulowane Logowanie Logowanie do aplikacji ihd odbywa się z poziomu strony Instrukcja

4 Strona 4 Na ekranie pojawi się formularz autoryzacji z polami Login i Hasło. W polach tych należy wpisać odpowiednio swój nowy login oraz hasło, a następnie kliknąć przycisk. Jeżeli podane dane są prawidłowe, użytkownik zostanie zalogowany do aplikacji, w przeciwnym wypadku pojawi się komunikat Operację należy powtórzyć podając ponownie poprawione dane. Po trzykrotnej, nieudanej próbie logowania konto użytkownika jest blokowane. Konto zostanie automatycznie odylowane po czasie 30 minut. Gdy konto zostanie odblokowane, należy zamknąć przeglądarkę i ponownie przejść proces logowania od początku. Przy dłuższym okresie bezczynności, rozpoczęcie pracy w aplikacji ihd wymaga ponownego zalogowania do systemu. System zakomunikuje potrzebę ponownego logowania wyświetlając komunikat 1.3. Strona startowa Po zalogowaniu do systemu wyświetla się strona powitalna zawierająca następujące informacje: Zalogowany użytkownik imię, nazwisko oraz login do aplikacji Firma nazwa firmy Ostatnie udane logowanie data i godzina poprzedniego logowania do systemu ihd Ostatnie nieudane logowanie data i godzina wykonania nieudanej próby logowania do systemu ihd Struktura okna składa się z powyżej opisanych informacji o użytkowniku, paska wyboru opcji systemu, wyszukiwarki oraz ikon do zmiany języka. Pasek wyboru opcji systemu składa się z poszczególnych elementów: Nowe zgłoszenie wywołanie formularza edycji zgłoszenia Zgłoszenia wyświetlenie listy zgłoszeń zgodnie z ustawionymi preferencjami, możliwość filtrowania i sortowania danych w sekcji Profil opcja ustawiania konfiguracji dla zalogowanego użytkownika, uzupełnianie danych kontaktowych, zmiana hasła do aplikacji, konfiguracja systemu powiadomień Preferencje ustawienie domyślnego języka aplikacji, domyślny język polski, możliwość zmiany na angielski i rosyjski Dodatki -> Strona powitalna konfiguracja strony powitalnej, możliwość ustawienia wyglądu okna parametrami użytkownika, które wyświetlają się po zalogowaniu do ihd. Instrukcja

5 Strona 5 Wyszukiwarka: Opcja wyszukiwania zgłoszeń po numerze identyfikacyjnym. Akceptacja wprowadzonego numeru i rozpoczęcie wyszukiwania rozpoczyna się po naciśnięciu klawisza [ENTER] lub ikony. Jeśli żadne ze zgłoszeń nie spełnia warunków filtra, pojawi się komunikat: Wybór języka aplikacji: Opcja przełączania pomiędzy dostępnymi językami aplikacji. Zmiana języka następuje po naciśnięciu ikony z flagą reprezentującą język danego kraju. Instrukcja

6 Strona 6 2. Opis funkcjonalny 2.1. Dopisanie zgłoszenia W celu dopisania nowego zgłoszenia należy wybrać opcję Nowe zgłoszenie w przedstawionym poniżej rysunku: Rejestracja zgłoszenia składa się z trzech etapów, gdzie na każdym poziomie należy uzupełnić odpowiednie pola formularza: Pierwszy etap edycji zgłoszenia polega na wyborze pozycji z listy pola System, której dotyczy opisywane zagadnienie. Dostępna lista wartości składa się z informacji o produkcie i poszczególnych jej aplikacjach. Do kolejnego formularza przechodzimy naciskając opcję Dalej. W kolejnym kroku należy wprowadzić treść zgłoszenia. Edycja tego formularza polega na uzupełnieniu następujących pól: Temat podsumowanie treści zgłoszenia Opis zgłoszenia opis zagadnienia, którego dotyczy zgłoszenie Typ zgłoszenie lista wyboru, w której należy zaznaczyć kategorię odpowiadającą treści zgłoszenia Instrukcja

7 Strona 7 Na tym etapie edycji można powrócić do poprzedniego kroku wybierając opcję Wróć, jednakże wycofanie do poprzedniej fazy powoduje utratę wprowadzonych danych. Przejście do ostatniego formularza edycji zgłoszenia następuje po naciśnięciu opcji Dalej. W wyświetlonym oknie można załącznik pliki. W celu dopisania załącznika naciskamy ikonę, a następnie określamy ścieżkę dostępu do pliku w oknie dialogowym. Plik wskazany w ścieżce można wycofać wybierając przycisk Cancel lub zaakceptować wybór ikoną Zakończenie edycji zgłoszenia następuje po naciśnięciu opcji. Poprawnie zarejestrowane zgłoszenie trafi do właściwej komórki organizacyjnej po stronie ABS, zajmującej się danym produktem/aplikacją. W trakcie realizacji zgłoszenia osoba rejestrująca będzie informowana o dopisywanych komentarzach, zmianach statusu itd. zgodnie z ustawionymi indywidualnie parametrami powiadomień. Informacje o zarejestrowanym zgłoszeniu prezentowane są w poniższych układzie: Dane identyfikujące zgłoszenie: Id numer identyfikacyjny zgłoszenia Status status zgłoszenia, informacja o etapie realizacji zgłoszenia Typ kategoria opisująca zagadnienie ze głoszenia Droga kontaktu idesk, informacja o zarejestrowaniu i wymianie informacji podczas realizacji zgłoszenia za pomocą ihd Utworzone data i godzina zarejestrowania zgłoszenia Aktualizowane data i godzina ostatniej operacji wykonanej na danym zgłoszeniu Twórca imię i nazwisko osoby dopisującej zgłoszenie Instrukcja

8 Strona 8 Szczegóły zgłoszenia Temat zgłoszenia System informacja o przypisaniu zgłoszenia do danego systemu/produktu/aplikacji Opis zgłoszenia treść zgłoszenia Załączniki lista załączników podpiętych do zgłoszenia Komentarze lista komentarzy do zgłoszenia z informacją o użytkowniku i dacie dopisania Historia lista operacji (dopisanie komentarzy, zmiana statusów) wykonywanych na danym zgłoszeniu z informacją o użytkowniku i dacie wprowadzenia zmian, wyświetlanie według kolejności dopisywania Wyceny zakładka zawierające informacje o wycenach dopisanych do danego zgłoszeia, opcja dostępna dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia Ikony akcji na zgłoszeniu ikona przejścia do rejestru zgłoszeń dodanie komentarza, opcja dostępna na etapie realizacji zgłoszenia dodanie załącznika, możliwość dopisywania załączników do aktywnych zgłoszeń (wszystkich oprócz anulowanych i zakończonych) anulowanie zgłoszenia, ikona dostępna dla nowych zgłoszeń, które nie zostały jeszcze przyjęte do realizacji powiadomienie opiekuna projektu, ikona wywołuje okno z polem tekstowym w którym można zarejestrować komentarz skierowany do kierownika danego projektu odświeżanie danych w oknie akceptacja wyceny, potwierdzenie wyceny realizacji zgłoszenia, ikona dostępna dla osób uprawnionych do funkcjonalności wyceny Załączniki: odrzucenie wyceny, wywołanie opcji braku akceptacji wyceny zgłoszenia, ikona dostępna dla osób uprawnionych do funkcjonalności wycen W celu otwarcia i/lub zapisania załącznika należy kliknąć w link z nazwą załącznika. Obsługa załącznika odbywa za pośrednictwem okna dialogowego. Instrukcja

9 Strona 9 Komentarze: Zakładka zawiera listę komentarzy dopisanych do zgłoszenia z uwzględnieniem daty dopisania i wskazaniem użytkownika autora komentarza. Komentarze wyświetlane są według kolejności dopisywania tj. w układzie chronologicznym. Dopisanie komentarza odbywa się za pośrednictwem ikony wywołującej poniższe okno edycji Historia: Zakładka zawiera wykaz operacji zmiany statusów wykonywanych na danym zgłoszeniu. Informacje te zaprezentowane są w układzie chronologicznym ze wskazaniem użytkownika i daty wykonania operacji. Wyceny: Interfejs z wycenami zawiera informacje o pracochłonności prac objętych wyceną, datę dopisania i status wyceny, a także opis wyceny i nazwa użytkownika dopisującego wycenę Akceptacja wyceny odbywa się za pomocą ikony wywołującej okno edycji, w którym można opcjonalnie wprowadzić komentarz. W przypadku braku akceptacji przedstawionej wyceny należy nacisnąć ikonę. W przypadku istnienia wyceny do akceptacji, zgłoszenie posiada status Oczekuje na akceptację wyceny. Po zaakceptowaniu lub odrzuceniu wyceny status przyjmuje nazwę Ponownie otwarty Rejestr zgłoszeń Lista zgłoszeń zarejestrowanych przez danego użytkownika wyświetlana jest po wybraniu opcji Zgłoszenia. W zależności od uprawnień użytkownika w liście zgłoszeń mogą się również pojawić zgłoszenia zarejestrowane przez inne osoby. Układ kolumn w których wyświetlane są informacje jest następujący: Instrukcja

10 Strona 10 Id numer identyfikacyjny zgłoszenia Podsumowanie temat zgłoszenia Status status realizacji zgłoszenia Typ kategoria opisująca rodzaj zgłoszenia Droga kontaktu informacja o sposobie rejestracji i prowadzenia kontaktów w trakcie realizacji zgłoszenia, opcja idesk informuje o zarejestrowaniu i obsłudze zgłoszenia za pomocą aplikacji ihd Twórca imię i nazwisko osoby rejestrującej zgłoszenie Utworzone data i godzina dopisania zgłoszenia Aktualizowane data i godzina ostatniej operacji wykonanej w danym zgłoszeniu (zmiana statusu, dopisanie komentarza itd.) SLA termin realizacji zgłoszenia wynikający z parametrów SLA określonych w umowie Opóźnienie kolumna informująca czy występuje opóźnienie realizacji zgłoszenia względem terminu wynikającego z parametrów SLA System informacja jakiego systemu -> produktu -> aplikacji dotyczy zgłoszenie. Przejście do szczegółów zgłoszenia z poziomu rejestru następuje po kliknięciu w link z tytułem lub numerem zgłoszenia. Konfiguracja układu prezentacji listy zgłoszeń Układ danych w opcji Zgłoszenia może być dostosowywany do indywidualnych potrzeb użytkownika. Dostępne opcje konfiguracyjne umożliwiające zmianę sposobu wyświetlania rejestru zgłoszeń: Sterowanie widocznością kolumn za pomocą listy wyświetlanej w menu każdej kolumny (ikona przy prawej krawędzi nagłówka kolumny widoczna po ustawieniu kursora). Wyłączenie widoczności kolumny polega na odznaczeniu wskaźnika w poniższej liście wyboru Ustawianie kolejności tj. przenoszenie kolumn poprzez przeciąganie ich nagłówków. Operacja przeciągania polega na: o naciśnięciu i przytrzymaniu lewego klawisza myszy na elemencie, który ma zostać przeciągnięty o przesunięciu kursora w pożądane miejsce o zwolnienie lewego klawisza myszy Zmiana szerokości kolumn poprzez przeciągnięcie krawędzi między dwoma kolumnami; przywrócenie domyślnych szerokości kolumn następuje poprzez dwukrotne kliknięcie w dowolną krawędź między kolumnami Zmiana aktualnie wyświetlanej strony oraz liczby zgłoszeń wyświetlanych na stronie za pomocą panelu sterującego: o określenie liczby zgłoszeń wyświetlanych na jednej stronie Instrukcja

11 Strona 11 o o o o o przejście do pierwszej strony ze zgłoszeniami przejście do poprzedniej strony ze zgłoszeniami wybór strony z listy przejście do następnej strony ze zgłoszeniami przejście do ostatniej strony ze zgłoszeniami Filtrowanie: Filtrowanie zgłoszeń jest dostępne w kolumnach oznaczonych w nagłówku etykietą Filtr. Po kliknięciu w taki nagłówek kolumny wyświetla się okno do zakładania filtru, które w zależności od specyfiki danych zawiera listę wyboru, pole tekstowe lub warunki na zakresy dat/wartości. Dodatkowo w każdym oknie filtrowania jest dostępny wskaźnik Negacja zaznaczenie powoduje założenie warunku ograniczającego/pomijającego zgłoszenia spełniające warunki filtra. Przy odznaczonym wskaźniku negacji, wyświetlają się zgłoszenia spełniające warunki filtra. Po założeniu warunków filtrowania, przy lewej krawędzi nagłówka filtrowanej kolumny pojawia się ikona, która usuwa filtr w danej kolumnie. W przypadku założenia filtrów na kilku kolumnach, usunięcie wszystkich warunków filtrowania można wykonać jednorazowo, wybierając ikonę Sortowanie: Sortowanie listy zgłoszeń odbywa się poprzez kliknięcie w etykietę nagłówka kolumny. Zmiana porządku sortowania następuje w kolejności: rosnący, malejący, niezdefiniowany. Kierunek strzałki przy prawej krawędzi nagłówka kolumny informuje o porządku sortowania. Zmiana porządku sortowania polega na klikaniu w nagłówek kolumny. Istnieje możliwość sortowania po wielu kolumnach, przy czym jest ono realizowane według kolejności od lewej do prawej. Usunięcie wprowadzonych opcji sortowania i przywrócenie domyślnej kolejności wyświetlania zgłoszeń realizowane jest za pomocą ikony. Zapisywanie domyślnych ustawień: Indywidualne ustawienia widoczności i szerokości kolumn, a także zaznaczone warunki filtrowania i opcje sortowania można zapisać wybierając ikonę Zapisz bieżący układ.. W wyświetlonym oknie należy wybrać opcję Instrukcja

12 Strona 12 Pojawi się wówczas poniższe okno w którym należy podać nazwę układu oraz określić czy dany układ ma być domyślnym dla danego użytkownika tj. czy układ ma być automatycznie wczytywany na wejściu do rejestru zgłoszeń. Oprócz zapisywania nowych warunków ustawień, menadżer układu pozwala na wykonywanie następujących operacji na dostępnych układach: wczytanie zapisanego układu po zaznaczeniu opcji Wczytaj zapisany układ należy wybrać przycisk Dalej i w wyświetlonym oknie zaznaczyć odpowiedni układ a następnie nacisnąć opcję Wczytaj usunięcie układu po zaznaczeniu opcji Usuń zapisany układ należy wybrać przycisk Dalej i w wyświetlonym oknie zaznaczyć odpowiedni układ i potwierdzić operację przyciskiem Usuń Instrukcja

13 Strona 13 edycja zapisanego układu w celu wprowadzania zmian w zapisanym układzie należy wybrać opcje Edytuj zapisany układ i nacisnąć ikonę Dalej, w wyświetlonym oknie można zmodyfikować nazwę układu oraz zmienić jego domyślność 2.3. Profil użytkownika Konfiguracja ustawień użytkownika wykonywana jest w opcji Profil. Struktura okna składa się z informacji o: danych użytkownika, login, nazwa firmy informacje niepodlegające edycji dane kontaktowe adresy , telefony panel do konfiguracji powiadomień Dane kontaktowe W celu wprowadzenia adresu mail owego należy nacisnąć ikonę. W wyświetlonym oknie należy wpisać pełny adres. Istnieje możliwość dopisywania kilku adresów poczty elektronicznej. Instrukcja

14 Strona 14 Dopisanie numeru telefonu kontaktowego rozpoczyna się od naciśnięcia ikony. Numer telefonu należy wprowadzić w formacie określonym w oknie edycji Modyfikacja zarejestrowanego adresu /numeru telefonu wykonywana jest po naciśnięciu ikony, usuwanie adresu/telefonu odbywa się za pośrednictwem ikony Oprócz ustawiania danych kontaktowych, z poziomu panelu Profil, użytkownik może zmienić swoje hasło logowania do aplikacji. Po naciśnięciu ikony wyświetli się poniższe okno w którym należy wprowadzić aktualne hasło oraz dwukrotnie wpisać nowe hasło. Hasło do logowania musi spełniać określone warunki tj. powinno zawierać minimum 8 znaków oraz zawierać dużą literę, cyfrę i/lub znak specjalny Konfiguracja powiadomień Ustawienie opcji powiadomień umożliwia określenie parametrów komunikacji pomiędzy aplikacją a użytkownikiem. Istnieje możliwość konfigurowania wielu schematów powiadomień, gdzie informacje będą wysyłane na różne adresy W obecnej wersji systemu istnieje możliwość ustawiania powiadomień . Wraz z rozwojem aplikacji planowane jest rozszerzenie obsługi o wysyłanie powiadomień na telefon komórkowy z postaci SMS a. W celu zarejestrowania schematu powiadomień należy wybrać opcję. W wyświetlonym oknie edycji należy wybrać z listy adres na jaki powiadomienia mają być wysyłane Instrukcja

15 Strona 15 Po lewej stronie okna znajduje się lista parametrów wyznaczających kryteria do wysyłania powiadomień. Aby otrzymywać powiadomienia na wszystkie operacje wykonywane na zgłoszeniu należy wskazać adres i zapisać schemat. Jeżeli użytkownik chce ograniczyć zakres otrzymywanych powiadomień i wskazać tylko te operacje o których chce być informowany, dodatkowo musi wprowadzić następujące ustawienia: przenieść na prawą stronę parametry ograniczające tj. wskazanie operacji przy których powiadomienie będzie wysyłane. przenoszenie parametrów pomiędzy prawą i lewą stroną okna odbywa się za pomocą ikon: o Copy all przeniesienie wszystkich wartości na prawą stronę o Copy przeniesienie zaznaczonej wartości na prawą stronę okna o Remove przywrócenie zaznaczonej wartości na lewą stronę okna o Remove all przywrócenie wszystkich wartości na lewą stronę okna w przykładzie konfiguracji powiadomień na powyższym zrzucie ekranowym zaznaczono opcje powiadomień: o w bloku Akcja ustawiono otrzymywanie powiadomień na dodanie komentarza do zgłoszenia i zmianę statusu o uszczegółowienie (ograniczenie) listy statusów przy których powiadomienie ma być wysyłane poprzez wybranie pozycji w bloku Status o W bloku Twórca nie wybierano danych co oznacza że powiadomienia będą wysyłane bez sprawdzania użytkownika, który dopisał zgłoszenie Instrukcja