System CDN OPT!MA v. 14.0

Transkrypt

1 System CDN OPT!MA v Moduł Handel Moduł Handel Plus Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) , fax (12) Dział Wsparcia Klienta i Partnera: (12) info.cdn@comarch.pl Pomyśl o środowisku zanim zdecydujesz się wydrukować ten dokument!

2 UWAGA Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy. W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia r. Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych. Gwarancja na oprogramowanie umożliwia: uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia) zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego* W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem. *Nie dotyczy pakietu CDN OPT!MA Start Mikrofirma.

3 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 3 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI INFORMACJE OGÓLNE PRZEPŁYW INFORMACJI W SYSTEMIE CDN OPT!MA ZASADY DZIAŁANIA PROGRAMU ZASADY OBSŁUGI PROGRAMU ZANIM ZACZNIEMY WYSTAWIAĆ DOKUMENTY JAK ROZPOCZĄĆ PRACĘ - KROK PO KROKU CO ZROBIĆ, ABY NA FAKTURZE POJAWIŁY SIĘ DANE BANKOWE DOKUMENTY OBSŁUGA LIST Z DOKUMENTAMI LISTY DOKUMENTÓW: ZAKŁADKA WG NUMERU LISTY DOKUMENTÓW: ZAKŁADKA ZA OKRES LISTY DOKUMENTÓW: ZAKŁADKA Z KONTRAHENTEM LISTY DOKUMENTÓW: ZAKŁADKA ZNAJDŹ FAKTURY SPRZEDAŻY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH LISTA FAKTUR FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA DOKUMENTY WPISYWANIE POZYCJI NA FAKTURĘ FORMULARZ POZYCJI NA FAKTURZE ZAPIS Z WYDRUKIEM WYDRUK FAKTURY WYDRUKI TEKSTOWE DEFINIOWALNY WYDRUK FAKTURY FAKTURY VAT MARŻA PARAGONY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O PARAGONACH LISTA PARAGONÓW FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA DOKUMENTY WPISYWANIE POZYCJI NA PARAGON PRZEKSZTAŁCENIE PARAGONU DO FAKTURY TAX FREE FORMULARZ DOKUMENTU TAX FREE ZASADY PRZEKSZTAŁCANIA PARAGONÓW DO TAX FREE REZERWACJE ODBIORCY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O REZERWACJACH LISTA REZERWACJI ODBIORCY FORMULARZ REZERWACJI REZERWACJE TOWARU A ZASOBY ŁATWA SPRZEDAŻ KROK 1 - TOWARY KROK 2 - DOKUMENT KROK 3 - KONTRAHENT FAKTURY PRO-FORMA CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH PRO-FORMA? LISTA FAKTUR PRO-FORMA FORMULARZ FAKTURY PF: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ FAKTURY PF - ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ FAKTURY PF - ZAKŁADKA DOKUMENTY FORMULARZ FAKTURY PF DOPISYWANIE POZYCJI FAKTURY ZALICZKOWE FAKTURA ZALICZKOWA KOREKTA FAKTURY ZALICZKOWEJ FAKTURA FINALNA FISKALIZACJA FAKTUR ZALICZKOWYCH FAKTURY ZALICZKOWE W WALUTACH OBCYCH...51

4 Str. 4 Moduł Handel v SPRZEDAŻ DEDYKOWANA INFORMACJE O KONTRAHENCIE SPRZEDAŻ ZA OSTATNIE TRZY MIESIĄCE DOKUMENTY SPRZEDAŻY ZADANIA I KONTAKTY CRM FAKTURY ZAKUPU CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH ZAKUPU LISTA FAKTUR ZAKUPU FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY WPISYWANIE POZYCJI NA FZ EDYCJA TABELI VAT NA DOKUMENTACH ZAKUPU ZAMÓWIENIE U DOSTAWCY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O ZAMÓWIENIACH U DOSTAWCY LISTA ZAMÓWIEŃ U DOSTAWCÓW FORMULARZ ZAMÓWIENIA FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA KONTRAHENT ŁATWE ZAKUPY KROK 1 - TOWARY KROK 2 - DOKUMENT KROK 3 - KONTRAHENT FAKTURY WEWNĘTRZNE SPRZEDAŻY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FWS LISTA FAKTUR WEWNĘTRZNYCH SPRZEDAŻY FORMULARZ FAKTURY WEWNĘTRZNEJ SPRZEDAŻY FAKTURY RR LISTA FAKTUR RR FORMULARZ FAKTURY RR ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ FAKTURY RR ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ FAKTURY RR ZAKŁADKA TABELKA VAT FORMULARZ FAKTURY RR ZAKŁADKA DOKUMENTY ZASADY PRZEKSZTAŁCENIA FRR DO FZ/ PZ ZASADY TWORZENIA FRR NA PODSTAWIE FZ ANULOWANIE FRR I DOKUMENTÓW SKOJARZONYCH ZASOBY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O ZASOBACH LISTA ZASOBÓW FORMULARZ ZASOBU FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA DODATKOWE FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ATRYBUTY FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZASOBY FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA REZERWACJE FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZAMÓWIENIA FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA RECEPTURY FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA GRUPY FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZAMIENNIKI WYDANIA ZEWNĘTRZNE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O WYDANIACH ZEWNĘTRZNYCH LISTA WYDAŃ ZEWNĘTRZNYCH FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY PRZYJĘCIE ZEWNĘTRZNE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH PZ LISTA PRZYJĘĆ ZEWNĘTRZNYCH FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY ROZCHODY WEWNĘTRZNE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH RW LISTA DOKUMENTÓW RW FORMULARZ RW: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ RW: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ RW: ZAKŁADKA DOKUMENTY PRZYJĘCIA WEWNĘTRZNE...84

5 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH PW LISTA PRZYJĘĆ WEWNĘTRZNYCH FORMULARZ PW: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ PW: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ PW: ZAKŁADKA DOKUMENTY PRZESUNIĘCIA MIĘDZYMAGAZYNOWE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O PRZESUNIĘCIACH MM LISTA MAGAZYNÓW LISTA PRZESUNIĘĆ MIĘDZYMAGAZYNOWYCH FORMULARZ MM: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ MM: ZAKŁADKA DOKUMENTY PRZESYŁANIE DOKUMENTÓW MM POMIĘDZY MAGAZYNAMI ODLEGŁYMI INWENTARYZACJA JAK PRZEPROWADZIĆ INWENTARYZACJĘ? LISTA ARKUSZY INWENTARYZACYJNYCH ARKUSZ INWENTARYZACYJNY WYPEŁNIONY FORMULARZ AI: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ AI: ZAKŁADKA DOKUMENTY OPERACJE NA PRZEKSZTAŁCONYM AI BILANS OTWARCIA CO NALEŻY WIEDZIEĆ O BILANSIE OTWARCIA BOM CO NALEŻY WIEDZIEĆ O BILANSIE ZAMKNIĘCIA BZM LISTA DOKUMENTÓW BOM I BZM FORMULARZ DOKUMENTU BOM FORMULARZ DOKUMENTU BZM WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM KSIĘGA PODATKOWA KOMPLETACJA JAK PRZEPROWADZIĆ KOMPLETACJĘ? LISTA RECEPTUR FORMULARZ RECEPTURY PRZYJĘCIE WEWNĘTRZNE PRODUKTU ROZCHÓD WEWNĘTRZNY SKŁADNIKÓW KOREKTY DO PWP WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW INFORMACJE DODATKOWE DOPISYWANIE POZYCJI NA DOKUMENT KOD I NAZWA NA DOKUMENTACH WSPÓŁPRACA Z KOLEKTORAMI DANYCH WYKORZYSTANIE CZYTNIKA KODÓW KRESKOWYCH KODY WAGOWE SORTOWANIE POZYCJI NA DOKUMENTACH HISTORIA TOWARU HISTORIA KONTRAHENTA AGREGOWANIE POZYCJI NA DOKUMENTACH ATRYBUTY ATRYBUTY W MODULE CDN OPT!MA HANDEL ATRYBUTY TOWARU ATRYBUTY KONTRAHENTA ATRYBUTY DOKUMENTU ATRYBUTY NA DOKUMENTACH HANDLOWYCH I MAGAZYNOWYCH PRZENOSZENIE ATRYBUTÓW NA DOKUMENTY SKOJARZONE I KORYGUJĄCE ZESTAWIENIE WG ATRYBUTÓW TOWARÓW TERMINY PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH KOPIOWANIE DOKUMENTU KOPIOWANIE PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH OPERACJE SERYJNE SERYJNE KOPIOWANIE FAKTUR I PARAGONÓW SERYJNE ZATWIERDZANIE DOKUMENTÓW SERYJNE USUWANIE DOKUMENTÓW SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH EKSPORT/ IMPORT CENNIKA EKSPORT CENNIKA IMPORT CENNIKA EKSPORT/ IMPORT RECEPTUR ROZLICZANIE ZALICZEK ROZLICZANIE ZALICZEK OD/ DLA KONTRAHENTA ROZLICZANIE ZALICZEK PRACOWNIKA MARŻA NA DOKUMENTACH MARŻA METODĄ W STU I OD STU...121

6 Str. 6 Moduł Handel v KOSZT WŁASNY TOWARU ZYSK Z TRANSAKCJI KONTROLA MARŻY NA FAKTURZE SPRZEDAŻ PONIŻEJ CENY ZAKUPU GRANICA CENY SPRZEDAŻY AKTUALIZACJA CEN SPRZEDAŻY BLOKADA DOSTĘPU DO CEN ZAKUPU KONTROLA LIMITU PŁATNOŚCI KONTRAHENTA UPRAWNIENIA OPERATORÓW LIMIT KREDYTU KONTRAHENTA LIMIT PRZETERMINOWANYCH PŁATNOŚCI BLOKADA WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW ROZCHODOWYCH UDZIELANIE RABATÓW ZESTAWIENIE RABATÓW KONTRAHENTA OBSŁUGA RABATÓW NA DOKUMENCIE RABATY NA DOKUMENTACH SKOJARZONYCH MAGAZYN DOMYŚLNY DLA OPERATORA/ STANOWISKA ZAKAZY DO MAGAZYNÓW KONFIGURACJA UPRAWNIEŃ OPERATORA RAPORT BRAKÓW I AUTOMATYCZNE TWORZENIE ZAMÓWIEŃ SPECYFIKACJA ZAŁADUNKU ANULOWANIE DOKUMENTU DOKUMENTY W BUFORZE NAJWAŻNIEJSZE ZASADY (I KONSEKWENCJE) UMIESZCZANIA DOKUMENTÓW W BUFORZE DOKUMENTY W BUFORZE A ILOŚĆ TOWARU ROZLICZANIE MAGAZYNU METODĄ AVCO KONTROLA CHRONOLOGII EKSPORT I IMPORT DOKUMENTÓW PRZEZ PLIKI XML EKSPORT DANYCH Z CDN OPT!MA DO CDN KLASYKA URZĄDZENIA FISKALNE WSPÓŁPRACA Z DRUKARKAMI FISKALNYMI KONFIGURACJA PROGRAMU PRZYGOTOWANIE BAZY DANYCH USTAWIENIA PORTÓW COM FISKALIZACJA DOKUMENTU IDENTYFIKACJA OPERATORA ORAZ STANOWISKA FORMY PŁATNOŚCI DLA DRUKARKI FISKALNEJ WYDRUK NUMERU NA PARAGONIE FISKALNYM INNE PARAMETRY WSPÓŁPRACY SZUFLADA KASOWA WYDRUK RAPORTÓW FISKALNYCH WYDRUKI FISKALNE PRZEZ TERMINAL WSPÓŁPRACA Z KASAMI FISKALNYMI WSPÓŁPRACA Z CDN E-SKLEP WYMAGANIA SYSTEMOWE KONFIGURACJA WSPÓŁPRACY Z E-SKLEPEM PRZYGOTOWANIE BAZY TOWAROWEJ DLA E-SKLEPU GRUPY TOWARÓW WYSYŁANE DO E-SKLEPU TOWARY WYSYŁANE DO E-SKLEPU ZDJĘCIE TOWARU ODBIÓR ZAMÓWIEŃ Z E-SKLEPU POTWIERDZANIE ZAMÓWIENIA REALIZACJA ZAMÓWIENIA KOMUNIKACJA Z E-SKLEPEM SYNCHRONIZACJA RĘCZNA SYNCHRONIZACJA AUTOMATYCZNA DOKUMENTY SKOJARZONE FAKTURA ZAKUPU I PRZYJĘCIE ZEWNĘTRZNE FZ I PZ WYSTAWIANE RAZEM OD FAKTURY ZAKUPU DO PZ SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW PZ OD PZ DO FAKTURY ZAKUPU FAKTURY SPRZEDAŻY (PARAGONY) I WYDANIA ZEWNĘTRZNE FA (PA) I WZ WYSTAWIANE RAZEM OD FAKTURY (PARAGONU) DO WZ SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW WZ OD WZ DO FAKTURY (PARAGONU)...151

7 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str REZERWACJE ODBIORCÓW PRZEKSZTAŁCANIE RO DO FA/PA/WZ KONWERSJA WIELU RO RO I ZAMÓWIENIA U DOSTAWCY RO I PRZYJĘCIE WEWNĘTRZNE PRODUKTÓW FAKTURY PRO-FORMA FAKTURA PF I REZERWACJE ODBIORCY FAKTURA PF I FAKTURA SPRZEDAŻY FAKTURA PF I DOKUMENTY WZ FAKTURA PF I ZAMÓWIENIE U DOSTAWCY ZAMÓWIENIA U DOSTAWCY PRZEKSZTAŁCANIE ZD DO FZ,PZ KONWERSJA WIELU ZD DO DOKUMENTU ZAKUPOWEGO USŁUGI NA DOKUMENTACH DOKUMENTY KORYGUJĄCE KOREKTY ILOŚCI KOREKTY WARTOŚCI / CENY KOREKTY PODATKU VAT NOTA KORYGUJĄCA ZWROTY DO PARAGONÓW KOREKTY DOKUMENTÓW FWS I FWZ KOREKTA DOKUMENTU WZ KOREKTY PRZYJĘĆ ZEWNĘTRZNYCH KOREKTA ROZCHODU WEWNĘTRZNEGO KOREKTA PRZYJĘCIA WEWNĘTRZNEGO KOREKTA PRZESUNIĘCIA MM KOREKTY BILANSU OTWARCIA KOREKTY A DOKUMENTY SKOJARZONE KOREKTA ILOŚCI KOREKTA WARTOŚCI KOREKTY DO DOKUMENTÓW NIE ISTNIEJĄCYCH W SYSTEMIE DOKUMENT PIERWOTNY KOREKTA DOKUMENTU PIERWOTNEGO DOKUMENTY RW/PW DO KOREKT DOKUMENTÓW PIERWOTNYCH OPAKOWANIA KAUCJONOWANE FORMULARZ OPAKOWANIA KAUCJONOWANEGO SCHEMATY OPAKOWAŃ KAUCJONOWANYCH POWIĄZANIE SCHEMATÓW OPAKOWAŃ Z TOWARAMI LISTA DOKUMENTÓW WKA I PKA FORMULARZ DOKUMENTU WKA/ PKA ZAKŁADKA KAUCJE NA DOKUMENTACH HANDLOWYCH PRZELICZANIE OPAKOWAŃ NA TRANSAKCJI AUTOMATYCZNE PRZELICZANIE KAUCJI KOPIOWANIE TRANSAKCJI TWORZENIE WKA/ PKA DO DOKUMENTÓW HANDLOWYCH TWORZENIE RÓWNOCZEŚNIE WKA I WZ (PKA I PZ) DEGENEROWANIE DOKUMENTU WKA/PKA Z LISTY WYDRUK OPAKOWAŃ KAUCJONOWANYCH NA PARAGONIE FISKALNYM DOKUMENTY WZ/PZ A OPAKOWANIA KAUCJONOWANE KOREKTY DOKUMENTÓW KAUCYJNYCH FAKTUROWANIE NIEZWRÓCONYCH OPAKOWAŃ WSPÓŁPRACA Z INNYMI MODUŁAMI SYSTEMU CDN OPT!MA WSPÓŁPRACA Z MODUŁAMI KSIĘGOWYMI ZAPIS W REJESTRACH VAT KSIĘGOWANIE DO KSIĘGOWOŚCI KONTOWEJ WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM KASA/BANK PŁATNOŚCI DO DOKUMENTÓW W WALUTACH PŁATNOŚĆ GOTÓWKĄ PŁATNOŚĆ KARTĄ KREDYTOWĄ PŁATNOŚCI ODROCZONE PRZELEW, KREDYT PŁATNOŚCI A DOKUMENTY W BUFORZE PŁATNOŚCI A DOKUMENTY ANULOWANE PŁATNOŚCI A DOKUMENTY KORYGUJĄCE AUTOMATYCZNE KOMPENSATY PODGLĄD ROZLICZEŃ Z POZIOMU DOKUMENTU WIELOWALUTOWOŚĆ

8 Str. 8 Moduł Handel v WYSTAWIAMY DOKUMENT W WALUCIE OBCEJ ZASADY WYLICZANIA CEN NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH ZMIANA WALUTY NA ISTNIEJĄCYM DOKUMENCIE ZMIANA KURSU NA ISTNIEJĄCYM DOKUMENCIE ZASADY WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW W WALUCIE PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH PODATEK VAT NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH FORMULARZ POZYCJI NA DOKUMENTACH W WALUCIE INFORMACJE DODATKOWE KOREKTY DO DOKUMENTÓW W WALUCIE AGREGOWANIE DOKUMENTÓW WZ/ PZ W WALUCIE SYMULACJA WARTOŚCI ZAKUPU AKTUALIZACJA CEN SPRZEDAŻY OBRÓT Z KRAJAMI SPOZA UNII EUROPEJSKIEJ KOREKTA GRANICZNA DO FZ (FZKG) JAK WPROWADZIĆ FAKTURĘ IMPORTOWĄ? FAKTURY SPRZEDAŻY EKSPORTOWE NABYCIE WEWNĄTRZUNIJNE FAKTURY ZAKUPU (FZ) KOREKTA GRANICZNA (FZKG) FAKTURY WEWNĘTRZNE SPRZEDAŻY (FWS) KONWERSJA FAKTURY ZAKUPU DO FWS FAKTURY WEWNĘTRZNE ZAKUPU (FWZ) KONWERSJA FAKTURY WEWNĘTRZNEJ SPRZEDAŻY DO FAKTURY WEWNĘTRZNEJ ZAKUPU TRANSAKCJE WEWNĄTRZUNIJNE TRÓJSTRONNE WYDRUK FAKTUR VAT DLA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH DEKLARACJA INTRASTAT KONFIGURACJA KODY CN TOWARY KONTRAHENCI MAGAZYNY DOKUMENTY DLA INTRASTAT DEKLARACJE INTRASTAT LISTA DEKLARACJI INTRASTAT FORMULARZ DEKLARACJI INTRASTAT WYLICZANIE DEKLARACJI INTRASTAT MODUŁ HANDEL PLUS CECHY DOSTAW FORMULARZ ATRYBUTU LISTA ATRYBUTÓW KARTA TOWARU ZAKŁADKA ATRYBUTY DOSTAWY TOWARÓW FORMULARZ DOKUMENTU PRZYCHODOWEGO (FZ/ PZ/ PW) OKNO PARTII TOWARU FORMULARZ POZYCJI ZAPIS TRANSAKCJI PZ/PW/FZ PRZYJĘCIE INWENTARYZACYJNE WYDAWANIE DOSTAW WYŚWIETLANIE ZASOBÓW NA TOWARZE WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW WG ZASOBÓW ZAKŁADKA ZASOBY NA FORMULARZU POZYCJI EDYCJA DOKUMENTU ZAPISANEGO DO BUFORA ZATWIERDZANIE DOKUMENTU (BUFOR, NA STAŁE) AGREGACJA POZYCJI DOKUMENTU PRZESUWANIE WSKAZANYCH ZASOBÓW NA INNY MAGAZYN - MM PRZEKSZTAŁCANIE FAKTUR PROFORMA (FPF) DO WYDAŃ ZEWNĘTRZNYCH (WZ) ZE WSKAZANIEM NA DOSTAWY KOREKTY DO DOKUMENTÓW KOREKTA ILOŚCI KOREKTA WARTOŚCI I VAT ANULOWANIE DOKUMENTÓW KOPIOWANIE DOKUMENTÓW SCENARIUSZE I PRZYKŁADY KILKA RACHUNKÓW BANKOWYCH W FIRMIE OD FAKTURY DO ROZLICZENIA PŁATNOŚCI...215

9 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str SCENARIUSZ: FAKTURA PŁATNA GOTÓWKĄ, KLIENT PŁACI CAŁĄ KWOTĘ SCENARIUSZ: FAKTURA PŁATNA GOTÓWKĄ, KLIENTOWI ZABRAKŁO PIENIĘDZY SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY Z ODROCZONĄ PŁATNOŚCIĄ (NP. PRZELEW) SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY CZĘŚCIOWO PŁATNA GOTÓWKĄ I PRZELEWEM SCENARIUSZ: KLIENT PŁACI KARTĄ PŁATNICZĄ SCENARIUSZ: ROZLICZANIE FAKTUR KORYGUJĄCYCH Z ODROCZONĄ PŁATNOŚCIĄ SCENARIUSZ: ROZLICZANIE FAKTUR KORYGUJĄCYCH DO FAKTUR ZAPŁACONYCH CZĘŚCIOWO OD REZERWACJI ODBIORCY DO WYDANIA TOWARU KILKA WZ PODSTAWĄ DLA FAKTURY SPRZEDAŻY OD ZAMÓWIENIA TOWARU DO FAKTURY ZAKUPU ZAMAWIANY TOWAR OTRZYMUJEMY W DWÓCH DOSTAWACH WPROWADZAMY FAKTURĘ OD DOSTAWCY ZAGRANICZNEGO WPROWADZAMY FAKTURĘ OD DOSTAWCY ZAGRANICZNEGO KOD TOWARU U DOSTAWCY NA ZAMÓWIENIU PRZYKŁADOWE WYDRUKI RAPORTÓW ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAKUPU (RKZ) RAPORT SPRZEDAŻY DLA KONTRAHENTÓW RAPORT SPRZEDAŻY TOWARÓW LISTA ZASOBÓW...221

10 Str. 10 Moduł Handel v Informacje ogólne System CDN OPT!MA pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwa ściśle ze sobą współpracujące części dotyczące fakturowania oraz prowadzenie gospodarki magazynowej. Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi: wystawianie faktur sprzedaży dla podmiotów gospodarczych wystawianie faktur sprzedaży i zakupu w walutach obcych faktury sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji współpraca z drukarkami fiskalnymi firm Posnet i Elzab. faktury korygujące (ilość, wartość, podatek VAT) pełna współpraca z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, preliminarz płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika elastyczne możliwości numeracji dokumentów listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe obsługę kodów kreskowych zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii Część dotycząca gospodarki magazynowej pozwala zarządzać zasobami towarów w magazynie. Podstawowe funkcje to: obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ przyjęć zewnętrznych, WZ rozchodów zewnętrznych). w zależności od przyjętego w firmy schematu obiegu dokumentów możemy wybrać jeden z trzech dostępnych sposobów pracy: - wystawiamy PZ/WZ, a następnie przekształcamy dokument do faktury zakupu/ sprzedaży - z kilku dokumentów PZ/WZ generujemy jedną fakturę zakupu/ sprzedaży - wystawiamy dokument FA/FZ, a następnie na jego podstawie wystawiamy dokumenty magazynowe WZ/PZ obsługa dokumentów wewnętrznych (PW - przyjęć wewnętrznych, RW - rozchodów wewnętrznych, MM przesunięć międzymagazynowych). Są to samodzielne dokumenty, które odzwierciedlają ruch towarów w firmie. Nie powodują naliczania podatku VAT i płatności. W momencie rozpoczynania pracy z systemem wprowadzany jest bilans otwarcia BO (możliwość korygowania wartości poszczególnych pozycji). inwentaryzacja dotyczy wybranego magazynu. Cały proces inwentaryzacji przebiega w 3 etapach: stworzeniu podkładek, policzeniu towaru i uzupełnieniu informacji o ilości i zamknięciu inwentaryzacji. Uzgodnienie ilości wykonywane jest za pomocą dokumentów PW i RW. kompletacja umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury. Produkt wprowadzany jest na podstawie dokumentu PWP przyjęcia wewnętrznego produktu, składniki rozchodowane są na dokumencie RWS rozchód wewnętrzny składników. wielomagazynowość. w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów. Na każdym wystawionym w programie dokumencie konieczne jest określenie magazynu, którego on dotyczy. możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z trzech metod: - FIFO - LIFO - AVCO (średnie ważone) - W programie istnieje możliwość okresowego naliczania kosztu własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą (QUAN). - Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw faktury Pro-Forma. Funkcja dostępna jest w menu Faktury. Wystawienie faktury PF może wiązać się z rezerwacją towaru. rezerwacje odbiorcy. Funkcja dostępna jest z poziomu części związanej z fakturowaniem, ale związana jest ona z obsługą magazynu. Dokumenty RO powodują zarezerwowanie (zablokowanie) towaru dla wybranego klienta. Okres obowiązywania danej rezerwacji określają: data wystawienia i data ważności. Po tej dacie towar jest odblokowany i można go wydać z magazynu. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić paragon lub fakturę sprzedaży zamówienia u dostawcy w programie istnieją dwa sposoby tworzenia zamówień. Pierwszy polega na ręcznym utworzeniu zamówienia, drugi wykonywany jest z poziomu raportu braków. Tworząc zamówienie możemy odwołać się do brakującej ilości, stanu minimalnego i maksymalnego towaru określonego na formularzu towaru. Zatwierdzone zamówienie można przekształcić w przyjęcie zewnętrzne.

11 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 11 sprzedaż dedykowana. Okno zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta. Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży oraz rejestrację kontaktów CRM. Jako informację pomocniczą okno zawiera wykres przedstawiający sprzedaż dla kontrahenta za ostatnie 3 miesiące. łatwa sprzedaż. Podobnie jak Rezerwacje Odbiorcy dostępna jest w module Faktury. Pozwala ona na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków: - zaznaczenie zasobów i określenie ich ilości - wybór dokumentu (faktura, paragon) - wyboru kontrahenta łatwe zakupy. Funkcja dostępna jest w menu Faktury. Pozwala na skrócenie procesu wprowadzenia towaru do magazynu. zintegrowana współpraca z modułami księgowymi systemu elastyczne możliwości numeracji dokumentów 2.1 Przepływ informacji w systemie CDN OPT!MA Centralną częścią systemu CDN OPT!MA jest moduł Kasa/Bank. w nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z: zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module informacji pochodzących z innych części systemu. z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami, z modułu Płace i Kadry listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy. FAKTURY MAGAZYN Rejestry VAT Zapłaty gotówkowe Odroczone płatności Kalendarz płatności Księgowość Podatki KASA/BANK Banki Rachunki bankowe Kasy gotówkowe Raporty kasowo/bankowe Dłużnicy i wierzyciele Rozliczenia i Rozrachunki Preliminarz płatności Homebanking Płace i Kadry Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank: każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej) każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub preliminarz płatności wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank (pomimo, że zapewne większość z nich będzie powiązana z wystawionymi fakturami). W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu CDN OPT!MA, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT i za pomocą zdefiniowanych schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowa zapisywane są również informacje zawarte na dokumentach wystawionych w module Magazyn. 2.2 Zasady działania programu Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność handlowa jest oddzielona od funkcjonalności magazynowej. Dokumenty handlowe to Faktury Sprzedaży, Paragony i Faktury Zakupu, jak również Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne oraz Rozchody Wewnętrzne, Przychody Wewnętrzne i Przesunięcia Międzymagazynowe. Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FA, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych.

12 Str. 12 Moduł Handel v Dlatego z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy. z Fakturą Sprzedaży dokument WZ, z Fakturą Zakupu dokument PZ. Dopiero dokumenty magazynowe powodują ruch towaru w magazynie. w programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy: model 1:1 wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FA/FZ (np. przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje faktura zakupu.) model n:1 dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np. wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna faktura sprzedaży) model FZ/FA PZ/WZ - najpierw wystawiany jest dokument handlowy, a następnie dla każdego z nich tworzony jest dokument magazynowy (np. najpierw wystawiana jest faktura sprzedaży, a dopiero potem tworzony jest dokument magazynowy WZ potwierdzający wyjście towaru z magazynu). W programie mamy również możliwość rejestracji Zamówień u Dostawców (ZD) oraz Rezerwacji Odbiorców (RO). W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje: Ilość towaru ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie Ilość zarezerwowana ilość zablokowana do sprzedaży Ilość dostępna ilość dostępna do sprzedaży uwzględniająca wszystkie rezerwacje towaru. Warto wiedzieć, że w systemie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do tzw. bufora, gdzie są zapamiętane, ale nie ostatecznie zatwierdzone (można je modyfikować). Dokumenty przychodowe (FZ, PW, PZ) w buforze mają wpływ na ilość zamówioną. Dokumenty rozchodowe magazynowe (RW, WZ) zdejmują towar z magazynu, natomiast dokumenty handlowe (FA, PA) niepowiązane jeszcze z dokumentem WZ w zależności od ustawień systemu mogą rezerwować towar lub od razu zdejmować go z magazynu. Magazyn składa się z kartotek towarowych. z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość towaru pochodzącego z jednego elementu dokumentu źródłowego, który go wykreował ( dostarczył ). Zasób magazynowy jest kreowany przez uprawnione dokumenty magazynowe (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Dla każdego zasobu pamiętane są ilość i wartość. Zasoby nie są łączone. Jeśli nowy dokument źródłowy (PZ) ma ten sam towar w tej samej cenie, to nie jest on dodawany do poprzednio utworzonego zasobu, ale tworzy nowy. Rozliczenie magazynu jedną z wybranych metod: FIFO, LIFO, AVCO. Możliwe jest również okresowe naliczanie kosztów (QUAN), a w module Handel Plus wskazanie na konkretne dostawy podczas wydawania towaru z magazynu.

13 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str Zasady obsługi programu 3.1 Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty Podczas pierwszego uruchamiania bazy pojawia się kreator, który ułatwi Państwu podstawową konfigurację systemu. Pojawiające się kolejno okna są uzależnione od zainstalowanych modułów. Szczegółowe informacje dotyczące znaczenia poszczególnych części kreatora znajdą Państwo w Pomocy, dostępnej pod przyciskiem F1 z poziomu okien. Uwaga! Nawet jeśli zrezygnują Państwo z korzystania z kreatora - po instalacji systemu CDN OPT!MA każda nowa, pusta baza danych jest wstępnie skonfigurowana, tak, aby bez wchodzenia do konfiguracji dało się wystawiać podstawowe dokumenty i transakcje. Oczywiście wypełnienie danych o firmie leży w Państwa rękach. Warto jednak przeglądnąć proponowane przez nas ustawienia i dokonać modyfikacji zgodnych z własnymi potrzebami Jak rozpocząć pracę - krok po kroku Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty, musimy przygotować bazę danych tak, aby nie przysparzało nam to żadnych problemów. w tym rozdziale umieściliśmy jedynie wypunktowane informacje, jakie należy kolejno uzupełnić (sprawdzić) w systemie. Dokładny opis poszczególnych funkcji znajduje się: dotyczący informacji ogólnych w podręczniku do Konfiguracji systemu dotyczący modułu Kasa/Bank w podręczniku dla użytkownika modułu dotyczący modułu Handel w większości w podręczniku do Konfiguracji systemu Podczas pierwszego uruchamiania bazy danych pojawia się kreator, który pomaga Użytkownikowi w skonfigurowaniu podstawowych informacji o firmie. Pojawiające się kolejne okna są związane z zainstalowanymi modułami. Opis poszczególnych okien znajduje się w Pomocy dostępnej pod przyciskiem F1 w trakcie konfigurowania. Jeśli Użytkownik zrezygnuje z konfigurowania bazy za pomocą kreatora może dokonać zmian konfiguracyjnych bezpośrednio z poziomu programu Informacje ogólne 1. Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych) 2. Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) 3. Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) 4. Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników. Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. 5. Uzupełnienie listy banków (Słowniki/ Lista banków) przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki. 6. Uzupełnienie list: cennik (Słowniki/ Cennik) kontrahentów (Słowniki/ Lista kontrahentów) urzędów (Słowniki/ Lista urzędów) wspólników (Słowniki/ Lista wspólników) pracowników (Słowniki/ Lista pracowników) Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. Uwaga! Wszystkie słowniki, w tym cennik i lista kontrahentów zostały szczegółowo opisane w podręczniku Konfiguracja programu CDN OPT!MA Moduł Kasa/Bank 1. Uzupełnienie listy banków (Słowniki/ Banki) przede wszystkim o banki, w których założone są rachunki firmowe 2. Założenie rejestrów bankowych (Kasa/Bank: Rejestry kasowe/ bankowe) każdy rejestr powinien odpowiadać jednej kasie gotówkowej/ rachunkowi bankowemu/ firmowej karcie płatniczej w firmie 3. Otwarcie raportów bankowych dla utworzonych rejestrów (Kasa/Bank: Raporty kasowe/ bankowe) 4. zdefiniowanie form płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności) każdy rejestr kasowy/ bankowy powinien być skojarzony z odrębną formą płatności.

14 Str. 14 Moduł Handel v Moduł Handel Część fakturująca: 1. Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych podczas sprzedaży (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT) 2. Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty) 3. Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług) 4. Zdefiniowanie grup towarowych (Słowniki/ Grupy towarowe) 5. Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Jednostki miary). 6. Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry) 7. Ustalenie sposobu numeracji dokumentów: utworzenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel) ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/handel/ Serie) niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur i korekt (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty) Rys. 1 Konfiguracja firmy - Handel 8. Podpięcie drukarki fiskalnej: wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja stanowiska/ Drukarka fiskalna) wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne) przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT) Część magazynowa: 1. Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry): zasady rozliczania magazynu zasady kontroli ilości na dokumentach rozchodowych sposób wybierania pozycji z listy zasobów 2. Ustalenie sposobu numeracji dokumentów: ustalenie schematów numeracji dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/magazyn) ustalenie serii dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Serie) określenie domyślnych schematów numeracji dla poszczególnych rodzajów dokumentów (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Dokumenty) Rys. 2 Konfiguracja firmy - Magazyn Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane bankowe 1. Wpisujemy bank na listę w menu Słowniki/Lista banków 2. Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem 3. Określamy sposób numeracji raportów (Konfiguracja firmy/ Definicja dokumentów/ Kasa i Bank/ Raport) 4. Otwieramy raporty kasowo/ bankowe (Kasa Bank / Raporty kasowe/ bankowe). 5. Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności na fakturze pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością

15 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 15 Np. mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.

16 Str. 16 Moduł Handel v Dokumenty 4.1 Obsługa list z dokumentami Listy dokumentów dostępnych w module Faktury i Magazyn wyglądają bardzo podobnie. w podobny sposób są również obsługiwane. Dlatego w podręczniku opisane będą tylko raz. w dalszej części, podczas omawiania konkretnych list, pojawi się jedynie opis funkcji charakterystycznych dla danej listy. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr: Ilości na listach: liczba miejsc po przecinku. Pozwala on określić format liczb (maksymalnie cztery miejsca po przecinku), na listach, na których występują ilości związane z magazynem. Należy jednak pamiętać, że format dotyczy jedynie wyświetlania nieznaczących zer jeśli ilość towaru przekracza określony format zostanie on wyświetlony poprawnie (niezależnie od ustalonego formatu). Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów: zielony oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe) czarny oznacza dokument zapisany na trwałe niebieski oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych). Dokument taki nie może być anulowany. czerwony oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach. Na większości list istnieje możliwość zdefiniowania, które spośród kolumn powinny być wyświetlane na liście. Definiowanie zawartości poszczególnych list odbywa się przez zaznaczanie i odznaczanie odpowiednich opcji w menu zawierającym zestaw dostępnych kolumn. Aby wyświetlić takie menu należy ustawić kursor w nagłówku kolumny i wcisnąć prawy przycisk myszy. Pojawia się wtedy opcja Kolumny i po jej rozwinięciu możliwe jest zaznaczenie/ odznaczenie kolumn, które mają być wyświetlone (przez kliknięcie na odpowiedniej pozycji w menu). Kolumny, które będą wyświetlane na liście są w menu widoczne jako zaznaczone. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: - dodanie nowej faktury. - edycja dokumentu podgląd wystawionego wcześniej dokumentu. Dla dokumentów w buforze (zielony kolor pozycji) jest to również możliwość wprowadzania zmian. - usunięcie faktury jest możliwe tylko w przypadku dokumentów w buforze. i - umożliwiają filtrowanie listy faktur wg warunków zadanych przez Użytkownika włączanie i wyłączanie podsumowania listy faktur. Podsumowania pojawiają się w nagłówku kolumn netto i brutto. Sumowane są te pozycje, które w danej chwili wyświetlane są na ekranie z uwzględnieniem wszelkich używanych filtrów. Na wszystkich listach (z wyjątkiem listy WZ) istnieje możliwość sumowania zaznaczonych pozycji. Opcja jest dostępna w menu wyświetlanym obok przycisku sumy. Jeśli na liście aktywna jest opcja sumowania pozycji zaznaczonych przycisk zmienia nieco wygląd na. wystawianie dokumentów korygujących. Standardowo naciśnięcie opisywanej ikony zaproponuje całkowity zwrot do wskazanego kursorem dokumentu (korekta ilościowa). Jeśli dla danego typu dokumentu możliwy jest również inny rodzaj korekty (wartość, VAT) obok przycisku pojawia się strzałka. Jeśli korekta ma dotyczyć wartości (zmiany ceny) lub stawki podatku należy myszką nacisnąć strzałkę obok przycisku i wybrać odpowiedni rodzaj korekty. Zasady wystawiania korekt zostały opisane w odrębnym rozdziale Dokumenty korygujące. Uwaga! Funkcje, które dostępne są na opisanych przyciskach, można również wywołać z menu kontekstowego, które pojawi się na ekranie po naciśnięciu prawego klawisza myszki na liście faktur. Dodatkowo w pasku zadań znajdują się przyciski: - wydruk listy faktur. Menu dostępnych wydruków otwiera się po wciśnięciu przycisku strzałki obok.

17 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str wywołanie funkcji analizy (wykresów). Analiza danych jest dostępna tylko, jeśli użytkownik posiada moduł Analizy. w innym przypadku działa w wersji startowej (tzn. dopóki zakres wpisów w module Kasa/Bank nie przekroczy 60 dni.) - eksport listy do arkusza MS Excel. - zestawienie wszystkich rabatów, przyznanych kontrahentowi Porządek i zawartość listy zależy między innymi od zakładki, z poziomu której ją wyświetlamy Listy dokumentów: zakładka Wg numeru. Lista uporządkowana jest wg numerów dokumentów. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty. Listę można zawęzić tylko do faktur wystawionych wg jednego schematu numeracji. w lewym dolnym rogu okna znajduje się pole Ciąg numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę faktur. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy na liście schematów numeracji wybieramy pierwszą, pustą pozycję. Listę dokumentów można zawęzić jeszcze bardziej, wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pojawią się: dokumenty zgodne ze wskazanym wcześniej schematem numeracji, ale tylko te, których numery kolejne mieszczą się w zadanym przedziale jeśli nie został wybrany żaden schemat numeracji na liście pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale, bez względu na stosowany schemat. Przykład: Jeśli stosujemy dwa schematy numeracji: symbol/numer/rok/rejestr i symbol/numer/rok/miesiąc/rejestr, nie wybierzemy do filtrowania żadnego z nich i ustalimy zakres numerów kolejnych od 1 do 3, to w przypadku gdy dla obu schematów wystawionych jest po więcej niż po trzy faktury, na ekranie pojawi się sześć pozycji: trzy pierwsze wg schematu 1 i trzy pierwsze wg schematu Listy dokumentów: zakładka Za okres Na tej zakładce można przeglądać dokumenty wystawione w podanym okresie czasu. Zakres dat podajemy w lewym dolnym rogu okna. Przypominamy, że na polach z datą można się posługiwać kalendarzem, dostępnym pod prawym klawiszem myszki Listy dokumentów: zakładka z kontrahentem Zakładka z kontrahentem to możliwość wyświetlenia wszystkich dokumentów wystawionych dla wskazanego podmiotu. Rodzaj podmiotu czy jest to kontrahent, pracownik, urząd, bank czy wspólnik określamy w lewym dolnym rogu okna (naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent). w polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Z poziomu zakładki z kontrahentem możliwe jest dopisywanie nowej pozycji w takim przypadku na dokumencie jako kontrahent proponuje się automatycznie podmiot wybrany na zakładce Listy dokumentów: zakładka Znajdź Zakładka Znajdź pozwala wyszukać dokumenty spełniające zadane warunki. Dla każdego typu dokumentu zestaw warunków jest trochę inny, ale zasady wyszukiwania dokumentów takie same. Znajdź - po określeniu warunków wyszukiwania należy określić ile spełniających je pozycji powinno zostać wyszukanych (maksymalnie). Należy jednak pamiętać, że po wyszukaniu określonej liczby pozycji program przerywa operację, niezależnie od tego czy są jeszcze inne zapisy spełniające warunki. Uwaga! Podczas określania warunków wyszukiwania dokumentów brane są pod uwagę wszystkie określone parametry. Jeśli określimy np. kod kontrahenta i zakres dat wystawienia wyszukane zostaną wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w podanym okresie dla danego kontrahenta. Na zakładce Znajdź dostępne przyciski obsługujące listę: - rozpocznij poszukiwanie według ustalonych kryteriów. Zielony pytajnik oznacza, że zostały zmienione kryteria i należy ponownie przeszukać listę. Klawisz bez pytajnika informuje, że aktualnie wyświetlana lista spełnia określone przez nas warunki. - Zmień pozwala na podgląd i edycję znalezionego dokumentu - Zamknij okno

18 Str. 18 Moduł Handel v Uwaga: Z poziomu zakładki Znajdź istnieje jednie możliwość podglądu/ zmiany formularza. Nie można dopisać nowego formularza ani usunąć już istniejącego. Zasady obsługi zakładki: 1. dla niektórych parametrów (anulowany, bufor itp.) można określić trzy kombinacje: Tak wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek Nie wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku Tak i Nie warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania Przykład: w zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę należy zaznaczyć oba pola. Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie. 2. dla parametrów typu Data sprzedaży od do, Data wystawienia od do itp. należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od do. 3. w polach tekstowych (Numer, Kontrahent, Adres ) można wpisać dowolny ciąg znaków, które następnie zostaną wyszukane przez program w określonym polu (grupach pól) w bazie. 4. wyszukiwanie dokumentów na podstawie kwot minimalnych i maksymalnych: program wyszukuje dokumenty na podstawie kwot netto poprawiono wyszukiwanie dokumentów z kwotami ujemnymi warto pamiętać, że jeśli obie kwoty (min. i maks.) są ustawione na 0 program nie będzie uwzględniał kwot podczas wyszukiwania (traktuje parametr jako nie aktywny) jeśli przynajmniej jedna z kwot jest określona program uwzględnia kwoty dokumentów podczas wyszukiwania. Wyszukuje dokumenty zawarte w przedziale od do 4.2 Faktury sprzedaży Co należy wiedzieć o fakturach. Faktura sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. w zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: rezerwacje faktura sprzedaży nie pomniejsza stanu. Faktura, ta zatwierdzona na stałe lub zatwierdzona do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Dopiero skojarzony dokument wydania zewnętrznego jest pełnym procesem sprzedaży i wydania towaru z magazynu. pobranie po zaznaczeniu tego parametru faktura pomniejsza ilość i ilość dostępną. Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie. pozwalaj na zmianę jest to zgoda na zmianę sposobu pobierania towaru z magazynu. Po zaznaczeniu tego parametru w nagłówku faktury widoczne są dwa dodatkowa parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek, po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczająca ilość towaru. Dodatkowo jeśli deklarujemy pobranie towaru na fakturze/ paragonie w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry mamy możliwość ustalenia, w którym momencie program ma sprawdzać dostępną ilość towaru (parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych): w edycji przed zapisem ilość sprawdzana jest dopiero przy zatwierdzaniu całego dokumentu. przy akceptacji pozycji (przez bufor) ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Pamiętajmy, że parametry kontroli ilości dotyczą tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru parametry te nie są wykorzystywane Lista faktur Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Faktury Faktury sprzedaży. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży. Standardowo każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji Status pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości: Puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument.

19 Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 19 PA oznacza, że faktura sprzedaży została utworzona z paragonu WZ informuje o powiązaniu FA z wydaniem zewnętrznym V oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT. Jest on niezależny od znaczników dotyczących powiązania faktury sprzedaży z wydaniem zewnętrznym F wskazuje na zafiskalizowanie faktury sprzedaży Datę wystawienia data wystawienia faktury Magazyn lista wystawionych w programie faktur sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Kwotę netto wartość netto faktury Kwotę brutto wartość brutto faktury Rys. 3 Lista faktur Oprócz standardowych przycisków (opisanych w rozdziale Obsługa list z dokumentami) w oknie znajdują się: - program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Zasady księgowania opisane są w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu CDN OPT!MA. - utworzenie wydania zewnętrznego oraz wydania kaucji na podstawie faktury sprzedaży. księgowanie do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się księgowane dokumenty. Zasady księgowania do rejestrów VAT opisane są w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu CDN OPT!MA. - z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu ECOD. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej ulotce. Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza Dodaj lub <Ins> podzielony jest na cztery zakładki: Ogólne, Kontrahent, Płatności i Dokumenty Formularz faktury: zakładka Ogólne Zawiera podstawowe dane, które musimy wypełnić, aby wystawić fakturę. w przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np. specjalnych ustaleń dotyczących płatności czy sprawdzania danych kontrahenta wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby dokonać sprzedaży. Kolejne pola zakładki Ogólne to: Dokument typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w podręczniku do Konfiguracji. Numer to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). w zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez

20 Str. 20 Moduł Handel v użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej. W chwili wystawiania faktury (<Ins>) w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (pełnego lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. w przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem. Kontrahent to miejsce na wpisanie lub wybór z listy kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Kategoria kategoria skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody). Nazwę kategorii można oczywiście wpisać z klawiatury. Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. w chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane. Magazyn symbol i nazwa magazynu z którego sprzedajemy. Po dopisaniu pierwszej pozycji blokowana jest możliwość zmiany magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Data wystawienia data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa. Data sprzedaży data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa. z tą datą tworzony jest dokument WZ. Faktura liczona od netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od: netto najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT. brutto najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT Algorytm liczenia można ustalić jeśli na fakturę nie są jeszcze wpisane żadne pozycje. w momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi możliwość zmiany jest blokowana. Rabat rabat %, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji. Zasady obsługi pola Rabat zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów. Rys. 4 Formularz faktury sprzedaży Płatność proponowany typ płatności jest zgodny z deklaracją na karcie ewidencyjnej kontrahenta. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury. Uwaga! Jeśli zadeklarowana forma płatności jest powiązana z rejestrem nieaktywnym program poinformuje o tym i nie pozwoli zatwierdzić dokumentu. Termin termin płatności jest zgodny z terminem związanym z daną formą płatności i ustalonym w konfiguracji programu. Jeśli na karcie kontrahenta określono jego indywidualny termin płatności, program automatycznie uwzględni go przy