Zarządzenie nr Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 56 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 14 kwietnia 2015 roku w sprawie zasad wnoszenia wkładu własnego w projektach finansowanych ze środków krajowych i zagranicznych Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity: Dz. U. z 2012, poz. 572, z późn. zm.), art.18 ust. 1 pkt. 1 oraz art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (tekst jednolity: Dz. U. z 2014, poz. 1620) oraz rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 11 stycznia 2011 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie współpracy naukowej z zagranicą (Dz. U. Nr 20, poz. 103), zarządzam co następuje: 1. Postanowienia ogólne 1. Niniejsze zarządzenie reguluje zasady wnoszenia wkładu własnego w projektach krajowych oraz współfinansowanych ze środków krajowych i zagranicznych, na pokrycie kosztów kwalifikowalnych w realizowanym projekcie. 2. Pod pojęciem Kierownika projektu należy rozumieć osoby, które zarządzają projektem w imieniu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach (zwany dalej: UŚ ), a także osoby wyznaczone do objęcia takiej funkcji przez władze UŚ, jeszcze nie powołane. 3. Pod pojęciem jednostki organizacyjnej należy rozumieć wydział, jednostkę organizacyjną niebędącą wydziałem, ogólnouczelniane, międzywydziałowe i pozawydziałowe jednostki organizacyjne a także jednostki organizacyjne administracji Uniwersytetu. 4. Pod pojęciem jednostki naukowej należy rozumieć wydział lub inną podstawową jednostkę organizacyjną UŚ niebędącą wydziałem, prowadzącą w sposób ciągły badania naukowe lub prace rozwojowe. 2. Wkład własny 1. Wkład własny do projektu może być wnoszony w formie: 1) finansowej (pieniężnej); 2) rzeczowej (niepieniężnej); 3) niematerialnej (np. praca wolontariuszy, wartości niematerialne i prawne nabyte od osób trzecich). 2. Przez wkład własny w formie finansowej należy rozumieć środki pieniężne, którymi finansowane będą wydatki związane z realizacją danego projektu. 3. Pochodzenie środków na wkład własny finansowy: 1) środki własne jednostki organizacyjnej realizującej projekt; 2) dotacja na działalność statutową na utrzymanie potencjału badawczego jednostki naukowej w okresie realizacji projektu, z wyłączeniem możliwości finansowania wkładu własnego w projektach inwestycyjnych; Str. 1 z 6

2 3) wynagrodzenia pracownika UŚ zatrudnionego z dotacji podstawowej, który w ramach części etatu pracuje na rzecz projektu; 4) środki jednostki organizacyjnej z kosztów pośrednich, pozostających do dyspozycji jednostki organizacyjnej. 4. Wkład własny rzeczowy (niepieniężny) oznacza wniesienie do projektu określonych własnych aktywów rzeczowych: tj. urządzeń, towarów i materiałów nabytych przed terminem realizacji projektu i potwierdzonych odpowiednim dokumentem np. dokumentem RW, umową darowizny, wewnętrzną notą księgową, w wartości wykazywanej dotychczas w ewidencji księgowej. 5. Wkład własny niematerialny oznacza wniesienie do projektu wartości: 1) odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego, w takim zakresie, w jakim jest on wykorzystywany na rzecz projektu, zakupionego ze środków własnych UŚ (tzn. bez udziału dotacji z krajowych źródeł finansowania lub dofinansowania z innego projektu); 2) nieodpłatnej pracy wolontariuszy, wyliczonej na podstawie czasu pracy i stawki godzinowej udokumentowanej zawartym porozumieniem lub umową; 3) nieodpłatnego udostępnienia pomieszczeń i obiektów, innych niż pozostające w posiadaniu jednostki organizacyjnej, wyliczonego na podstawie kalkulacji kosztów; 4) całkowicie zamortyzowanych środków trwałych, przy czym wartość wkładu w tej formie określa jednostka organizacyjna realizująca projekt na podstawie przeprowadzonej wyceny, według stawek UŚ lub według wartości rynkowej - obowiązującej na rynku stawki dzierżawy, wynajmu, wypożyczenia dla tego typu urządzeń; 5) wartości niematerialnych i prawnych nabytych od osób trzecich, na warunkach rynkowych tj. patenty, licencje, know-how, prototypy itp., chyba, że zasady programu stanowią inaczej. 6. Wkład własny do projektu może mieć charakter mieszany. 7. Kierownik projektu jest zobowiązany do formalnego udokumentowania wartości wniesionego wkładu własnego rzeczowego (niepieniężnego) oraz wkładu niematerialnego wycenionego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 8. Wartość wkładu własnego rzeczowego (niepieniężnego) powinna zostać potwierdzona: 1) dowodem RW i/lub PZ; 2) wewnętrzną notą księgową; 3) umową darowizny, umową użyczenia. 9. Wartość wkładu własnego niematerialnego powinna zostać potwierdzona: 1) w przypadku odpisów amortyzacyjnych, dokumentem PK potwierdzającym naliczenie amortyzacji środka trwałego, stanowiącego wkład własny na podstawie tabeli amortyzacyjnej; 2) w przypadku nieodpłatnej pracy wolontariuszy na podstawie porozumienia lub umowy, wycena pracy wolontariusza powinna uwzględniać standardową stawkę godzinową lub dzienną za wykonanie określonej czynności, zgodnie z obowiązującymi stawkami o pracę o podobnym charakterze lub na podobnym stanowisku; Str. 2 z 6

3 3) w przypadku nieodpłatnego udostępnienia pomieszczeń i obiektów innych niż pozostające w posiadaniu jednostki organizacyjnej, na podstawie kalkulacji kosztów wewnętrzną notą księgową lub w załączniku nr 1; 4) w przypadku zamortyzowanych środków trwałych najkorzystniejszą ofertą z rozeznania rynku dla dzierżawy, wynajmu, wypożyczenia dla tego typu urządzeń; 5) w przypadku wartości niematerialnych i prawnych nabytych od osób trzecich kserokopia dokumentu zakupu /faktura/. 10. Weryfikacja wkładu własnego rzeczowego (niepieniężnego) podlega ocenie na etapie aplikowania. 11. Wkład własny (finansowy, rzeczowy i niematerialny) podlega weryfikacji pod kątem zasadności wniesienia do projektu, a także pod względem prawidłowości, rzetelności i wiarygodności wyceny jego wartości. Oryginały dokumentacji dotyczącej wkładu własnego przechowuje się zgodnie z zasadami i w terminach określonych w umowie projektowej oraz wytycznych programowych. 3. Dopuszczalność źródeł finansowania wkładu własnego, zasady ewidencji i rozliczania 1. W zależności od źródła finansowania wkładu własnego, należy stosować odpowiednio poniższe zasady: 1) w sytuacji, w której wkładem własnym jest praca osoby zatrudnionej w UŚ i opłacanej z dotacji podstawowej należy wskazać jej imię i nazwisko. W tym przypadku czas pracy sprawozdawany w projekcie winien uwzględniać godziny przepracowane na rzecz projektu w ramach podstawowego etatu w UŚ. - wniesienie takiego wkładu podlega księgowaniu w wyodrębnionej ewidencji księgowej bilansowej danego projektu na podstawie złożonych kart czasu pracy lub innego dokumentu ewidencjonującego zaangażowanie w działania projektowe; 2) wkład własny może pochodzić z dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego jednostki naukowej, wyłącznie pod warunkiem, że zadania objęte finansowaniem zostały ujęte w planie zadaniowo-finansowym jednostki naukowej oraz mieszczą się w katalogu zadań statutowych wymienionych w art. 18 ust. 1 pkt. 1 lit. a-f ustawy o zasadach finansowania nauki, z zastrzeżeniem, że nie będą przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń pracowników naukowodydaktycznych prowadzących zajęcia dydaktyczne; 3) koszty i wydatki poniesione z dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego jednostki naukowej podlegają księgowaniu w wyodrębnionej ewidencji księgowej dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego oraz będą ewidencjonowane na koncie pozabilansowym do projektu w celu wykazania wkładu własnego; 4) wkład własny pochodzący z dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego jednostki naukowej, o którym mowa w pkt. 2 może być wniesiony wyłącznie do projektów badawczych, pod warunkiem, że Instytucja Finansująca programem/projektem nie zastrzegła możliwości wniesienia wkładu własnego ze środków innych dotacji; Str. 3 z 6

4 5) wkład własny w formie odpisów amortyzacyjnych środka trwałego może być wnoszony do projektu przy spełnieniu warunków: sprzęt jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i jest bezpośrednio wykorzystywany do jego realizacji, zakup finansowany był ze środków własnych Uczelni tzn. nie był wcześniej finansowany ze środków wspólnotowych lub krajowych. Wartość wkładu własnego w postaci odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu, wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.); 6) wniesienie wkładu własnego w formie odpisów amortyzacyjnych podlega księgowaniu w wyodrębnionej ewidencji księgowej bilansowej danego projektu; 7) wkład własny niematerialny może być wniesiony w formie pracy wolontariuszy zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 2014, poz z późn. zm.) oraz uregulowaniami wewnętrznymi UŚ, ewidencjonowanie odpowiednio wycenionego i udokumentowanego wkładu własnego w postaci pracy wolontariuszy odbywa się na kontach pozabilansowych; 8) wkład własny rzeczowy (niepieniężny) w formie wartości niematerialnych i prawnych (m.in. patenty, licencje, know-how, prototypy itp.) nabytych od osób trzecich, podlega księgowaniu na koncie bilansowym danego projektu w wartości ewidencyjnej (księgowej) np. na kontach księgowych środków trwałych w budowie; 9) wkład własny rzeczowy np. w formie przekazania na rzecz realizowanego projektu określonych składników własnych aktywów rzeczowych podlega księgowaniu w wyodrębnionej ewidencji księgowej bilansowej danego projektu, na podstawie dokumentu RW, umowy darowizny, wewnętrznej noty księgowej. 10) wkład własny niematerialny w formie nieodpłatnego udostępnienia pomieszczeń, podlega księgowaniu na podstawie wewnętrznej noty księgowej na koncie bilansowym lub pozabilansowym na podstawie wyceny. Ewidencja bilansowa i pozabilansowa wkładu własnego jest prowadzona zgodnie ze specyficznymi zasadami określonymi w umowie projektowej, wytycznych programowych oraz w wewnętrznych aktach prawnych UŚ; 11) wniosek o ujęcie w ewidencji pozabilansowej wkładu własnego w projekcie krajowym lub zagranicznym, stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia; 12) wniosek o przeksięgowanie wkładu własnego w ewidencji bilansowej w projekcie krajowym lub zagranicznym, stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 2. W przypadku projektów w których wkład własny jest wymagany, wnioskodawca zobowiązany jest do złożenia Oświadczenia o pochodzeniu środków na finansowanie wkładu własnego do projektu zgodnie z załącznikiem nr 1. Załącznik nr 1 należy złożyć wraz z formularzem zgłoszeniowym projektu na etapie składania wniosku aplikacyjnego odpowiednio w Dziale Projektów lub w Centrum ds. Badań Naukowych i Współpracy z Gospodarką. Str. 4 z 6

5 3. Załącznik nr 1 należy aktualizować każdorazowo, jeśli zaistnieje potrzeba lub konieczność zmiany źródła finansowania wkładu własnego w realizowanym lub składanym projekcie. 4. W przypadku wnoszenia wkładu własnego z dotacji na działalność statutową na utrzymanie potencjału badawczego jednostki naukowej Wnioskodawca zobowiązany jest do podania na załączniku nr 1 pełnego tytułu zadania badawczego, który potwierdza kierownik zadania badawczego 5. Dziekan Wydziału w ramach którego realizowany jest projekt potwierdza, że zadanie badawcze dotyczące dotacji statutowej jest tożsame z tematyką projektu. 6. Na wszystkich dokumentach finansowo-księgowych, jak również wnioskach W, G, delegacjach krajowych etc. należy, zamieścić dodatkowy opis, że wydatek (lub jego cześć) stanowi wkład własny w projekcie wraz z tytułem projektu. 7. Wniesienie wkładu własnego podlega ewidencji księgowej na wyodrębnionych kontach syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych w zależności od kategorii wkładu. Dopuszcza się prowadzenie dodatkowych rejestrów dokumentów pozwalających na identyfikację wszystkich operacji związanych z danym projektem oraz uzyskanie informacji w zakresie sprawozdawczości finansowej projektu a także wniesienia wkładu własnego. 4. Finansowanie wkładu ze środków będących w dyspozycji ministra właściwego do spraw nauki 1. Przy realizacji projektów badawczych finansowanych ze środków zagranicznych, których budżet przewiduje wniesienie wkładu własnego ze strony UŚ, Wnioskodawca winien ubiegać się o sfinansowanie części wkładu własnego ze środków finansowych w ramach projektu międzynarodowego współfinansowanego (zwany dalej PMW ), a którymi dysponuje minister właściwy do spraw nauki (zwany dalej Ministrem ). 2. Wnioskodawca ma obowiązek wystąpić do Ministra o sfinansowanie części wkładu własnego niezwłocznie po otrzymaniu umowy o dofinansowanie. 3. Wnioski o przyznanie środków finansowych sporządza się wedle wzoru wskazanego w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie współpracy naukowej z zagranicą. 4. Wniosek do Ministra o pokrycie części wkładu własnego w PMW podpisuje Rektor lub właściwy Prorektor. 5. Obowiązki Kierownika projektu w zakresie pozyskiwania oraz rozliczania środków finansowych w ramach projektów międzynarodowych współfinansowanych 1. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za realizację i rozliczenie PMW zgodnie z planowanym kosztorysem i harmonogramem projektu. 2. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za wszelkie zadania Wnioskodawcy wynikające z ustanowionych prawnie procedur pozyskiwania środków, w szczególności za zadania przewidziane w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie Str. 5 z 6

6 kryteriów i trybu przyznawania oraz rozliczania środków finansowych na naukę przeznaczonych na finansowanie współpracy naukowej z zagranicą lub każdego rozporządzenia, które je zastąpi. W odniesieniu do zadań, w których Kierownik projektu nie jest uprawniony do działania, będzie on odpowiedzialny za terminową ich koordynację. Kierownik projektu jest odpowiedzialny w szczególności za: 1) dochowanie procedur wskazanych w niniejszym zarządzeniu; 2) składanie wymaganych raportów i końcowe rozliczenie projektu. 6. Postanowienia końcowe 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 2. W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy o zasadach finansowania nauki oraz jej aktów wykonawczych. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś Str. 6 z 6