P rzegląd. płacowo-kadrowy. Pracownik w delegacji świadczenia, rozliczanie i czas pracy

Transkrypt

1 P rzegląd zus podatki prawo pracy dokumentacja płacowo-kadrowy Numer specjalny nr 21 Stan prawny na 1 kwietnia 2015 r. ISSN W numerze m.in.: Granice podróży służbowej W zawodach stacjonarnych wskazuje się jeden punkt... 2 Dla pracownika mobilnego określa się obszar... 4 Podróż służbowa a oddelegowanie... 6 Podróż służbowa a czas pracy Pracownik w delegacji świadczenia, rozliczanie i czas pracy Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należą do nich przede wszystkim diety, stanowiące ekwiwalent za zwiększone koszty utrzymania poza stałym miejscem pobytu pracownika. Podwładnemu może być przyznany również zwrot kosztów noclegu i należności z tytułu przejazdu na miejsce delegacji. Warunki wypłacania takich należności pracodawcy prywatni mogą określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Musi być jednak spełniony warunek, że pokryją koszty podróży służbowej pracowników i nie wprowadzą stawki diety niższej niż przewidziana w rozporządzeniu delegacyjnym. W publikacji wyjaśniamy m.in.: czy polecenie odbycia podróży służbowej powinno zostać wydane na piśmie, w jaki sposób określenie miejsca pracy decyduje o granicach delegacji, na jakich zasadach czas spędzony w podróży służbowej musi być wliczony do czasu pracy, w jaki sposób przeliczać zaliczkę wypłaconą na pokrycie kosztów zagranicznej delegacji. Odpoczynek nocny po delegacji co najmniej 8 godzin... 8 Odpoczynek dobowy 11 godzin od chwili powrotu... 9 Polecenie wyjazdu Uprawnieni do odmowy wyjazdu w delegację Elementy polecenia wyjazdu Forma polecenia podróży Należności z tytułu podróży służbowych Zapewnienie posiłku zmniejsza dietę Świadczenia w delegacji zagranicznej Zaliczka na poczet wydatków Przeliczenie zaliczki na koszty zagraniczne Ryczałt za przejazdy lokalne Przekroczenie limitu na hotel Regulaminowy termin na rozliczenie kosztów Delegacje odpowiedzi na pytania Czytelników Orzecznictwo sądowe Dla Czytelników pełne archiwum wydań na:

2 zus podatki prawo pracy dokumentacja P rzegląd płacowo-kadrowy Od redakcji Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor naczelny: Leszek Skupski Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Projekt graficzny publikacji: Ewa Jakacka-Chachaj Zdjęcie: Fotolia Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Drukarnia: MDruk Warszawa, ul. Jagiellońska 82 ISSN Nakład: 1400 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., ul. Łotewska 9a Warszawa Tel.: , faks: PrzegladPlacowy@wip.pl KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: zł Przegląd Płacowo-Kadrowy chroniony jest prawem autorskim. Przedruk i sprzedaż materiałów, bez zgody wydawcy, są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w Przeglądzie Płacowo- -Kadrowym wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Łotewska 9a, w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów lub usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażania sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom. Drogi Czytelniku, powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące rozliczania podróży służbowych nie wiążą w równym stopniu wszystkich pracodawców. Firmy prywatne mogą (z pewnymi ograniczeniami) wprowadzić w tym zakresie własne regulacje w regulaminie wynagradzania. Dzięki temu można nie tylko ograniczyć koszty delegacji, ale też doprecyzować niektóre kwestie związane z ich rozliczaniem. Pracodawcy ze sfery budżetowej mają w tym zakresie mniej swobody. Mogą jednak np. w regulaminie wynagradzania pewne kwestie doprecyzować, co ułatwi im zacznie współpracę z pracownikami. Na przykład mogą zobowiązać pracowników do składania oświadczeń co do godzin przekroczenia granicy delegacji czy zapewnionych bezpłatnych przejazdów i posiłków. Obowiązujące przepisy o rozliczaniu podróży służbowych, mimo wyeliminowania pewnych niejasności, nadal jeszcze w praktyce budzą wiele wątpliwości. Dlatego też przygotowaliśmy numer specjalny, który kompleksowo przedstawia tematykę delegacji od granic podróży służbowej, przez czas pracy i polecenie wyjazdu, a kończąc na rozliczeniu wyjazdu. Pozdrawiam serdecznie prawnik, redaktor prowadzący Przeglądu Płacowo-Kadrowego Zapraszam do kontaktu: PrzegladPlacowy@wip.pl Korzyści dla Czytelników: Elektroniczny Przegląd ZUS i Płace 3 w tygodniu otrzymasz na skrzynkę ową najnowsze wiadomości, porady i orzeczenia z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych Bezpłatne porady eksperta Dyżur telefoniczny eksperta prawa pracy, we wtorki w godz , numer telefonu w marcu 2015 roku: Dostęp do serwisu Tu sprawdzisz niezbędne wskaźniki i stawki kadrowo-płacowe Archiwum wszystkich wydań Baza numerów archiwalnych dostępna na

3 Spis treści Jak rozliczać podróże służbowe 2 Określanie granic delegacji 2 W zawodach stacjonarnych wskazuje się jeden punkt 3 Dla pracownika mobilnego określa się obszar 4 Czasowym powierzeniem nie zmienia się miejsca pracy 5 Delegacja kierowcy na odrębnych zasadach 5 Podróż służbowa a oddelegowanie 6 Podróż służbowa a czas pracy 7 Stała podróż służbowa 8 Odpoczynek nocny po delegacji co najmniej 8 godzin 8 Odpoczynek dobowy 11 godzin od chwili powrotu 9 Polecenie wyjazdu służbowego 10 Uprawnieni do odmowy wyjazdu w delegację 10 Elementy polecenia wyjazdu 12 Forma polecenia podróży najlepiej pisemna 15 Należności z tytułu podróży służbowych 16 Zapewnienie posiłku zmniejsza dietę 16 Wyjazd w rodzinne strony pozbawia diety 17 W delegacji zagranicznej należności są wyższe 17 Nadpłatę trudno odzyskać 17 Państw docelowych można określić kilka 18 Zaliczka na poczet wydatków 18 Przeliczenie zaliczki na koszty zagraniczne 19 Za przejazdy lokalne należy się ryczałt 19 Inne nieplanowane wydatki 20 Za nocleg w delegacji zwrot kosztów albo ryczałt 20 Przekroczenie limitu na hotel tylko wyjątkowo 21 Regulaminowy termin na rozliczenie kosztów 22 Przechowywanie w dokumentacji księgowej 22 Odpowiedzi na pytania Czytelników 23 Odrębne zasady dotyczące delegacji w przepisach zakładowych lub umowie o pracę 23 Czas pracy a delegacja pracownika niepełnoetatowego na szkolenie 23 Miejsce rozpoczęcia podróży wskazuje pracodawca 26 Delegacja w jednym miejscu pracy w drugim trzeba wziąć urlop 27 Podróż do miejsca delegacji z wyższą normą dobową 29 Uczestnictwo w szkoleniu nie stanowi delegacji 30 Krótka delegacja nie wpływa na wysokość ryczałtu 31 Rozliczanie zagranicznej podróży służbowej 31 W delegacji zagranicznej zaliczka może być w różnych walutach 32 Ryczałt i dieta dla pracownika samorządowego w podróży zagranicznej 35 Orzecznictwo 36 PrzegladPlacowy@wip.pl 1

4 Granice podróży służbowych Jak rozliczać podróże służbowe Jeśli pracownik wykonuje swoje obowiązki służbowe w innym miejscu niż określone w umowie o pracę, oznacza to, że odbywa podróż służbową czyli przebywa w delegacji (art Kodeksu pracy). Taki podwładny uzyskuje prawo do dodatkowych świadczeń, które mają zrekompensować mu wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy. Pracodawca i pracownik sami decydują o granicach delegacji przez odpowiednie wskazanie miejsca pracy w umowie o pracę. Nie mają tu jednak pełnej dowolności. W zawodach mobilnych Określanie granic delegacji Pracownik powinien wykonywać pracę w miejscu pracy wskazanym w jego umowie o pracę. Poza tak określone miejsce może zostać delegowany tylko na zasadach podróży służbowej. Delegacja zaistnieje wówczas, gdy łącznie spełnione są następujące warunki: pracownik wykonuje zadania służbowe (niezależnie od tego, czy w harmonogramowych godzinach pracy, czy poza tymi godzinami) i jednocześnie odbywa się to poza miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę. Natomiast jazdy lokalne w granicach miejscowości, w której znajduje się miejsce pracy pracownika, to wyjazdy czy wyjścia służbowe, które nie są podróżami służbowymi, a co się z tym wiąże pracownik z tytułu ich odbywania nie nabywa prawa do diet. Jak wskazuje Główny Inspektorat Pracy, zgodnie z art Kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. W praktyce oznacza to, że pracownik, który w zawartej z pracodawcą umowie o pracę jako miejsce pracy wpisany ma obszar np. województwa mazowieckiego, w podróży służbowej znajduje miejsce to określa się jako pewien obszar, w pozostałych konkretny adres. Poza tym odrębne zasady dotyczą kierowców dla nich delegacją będzie każdy wyjazd poza siedzibę firmy. się dopiero po przekroczeniu granicy tego województwa (stanowisko GIP z 2 lutego 2009 r., GPP /09/PE/RP). Także wyjazd służbowy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika może być uznany za delegację jeśli pracownik mieszka w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się jego miejsce pracy. Pracownik nie ma jednak prawa do diet w przypadku takiej podróży. Natomiast przysługuje mu zwrot kosztów, chyba że pracownik ich nie poniósł (gdyż np. ma bilet miesięczny na dojazd do swojej miejscowości). Przykład 1. Pracownik mieszka w Pruszkowie, jest zameldowany w Łodzi, a pracuje w Warszawie. Wszelkie zadania służbowe wykonywane na terenie Warszawy nie są delegacjami. Jeśli zaś pracodawca poleca wykonanie takich zadań w Pruszkowie, to jest to podróż służbowa, ale niedająca prawa do diety, lecz jedynie do zwrotu kosztów. Z art Kodeksu pracy wynika, że w umowie należy obowiązkowo wskazać miejsce pracy. Jednak w razie braku jego określenia miejscem pracy będzie siedziba pracodawcy. 2 Numer specjalny

5 Granice podróży służbowych W tym przypadku bowiem odpowiednie zastosowanie ma art Kodeksu cywilnego, według którego o miejscu wykonywania zobowiązania mającego związek z przedsiębiorstwem (zakładem pracy) rozstrzyga miejsce, w którym znajduje się siedziba przedsiębiorstwa. Skoro o miejscu pracy decydują strony w umowie, to w praktyce same wyznaczają tym samym granice delegacji. Nie mają jednak pełnej dowolności. Miejsce pracy należy bowiem wskazać w taki sposób, aby w pełni odzwierciedlić punkt lub rejon, w którym pracownik będzie zwykle wykonywał polecone mu obowiązki. Wiele zależy tu od zajmowanego przez pracownika stanowiska czy wykonywanej przez niego pracy. Inaczej należy wskazać miejsce pracy pracownika biurowego, który pracuje stale w tym samym punkcie, np. w siedzibie pracodawcy, a inaczej pracownika zatrudnionego na stanowisku np. serwisanta, wykonującego naprawy gwarancyjne w domach klientów. W zawodach stacjonarnych wskazuje się jeden punkt Dla większości stanowisk pracy da się wskazać jedno konkretne miejsce wykonywania obowiązków. W takich przypadkach należy je zapisać w umowie, podając konkretny adres, np. siedziby pracodawcy lub oddziału firmy (zakładu, biura, sklepu, magazynu, budowy), w którym zatrudniony jest dany pracownik (przykład 2). Przykład 2. W umowie o pracę pracownicy zatrudnionej na stanowisku sekretarki w biurze w Warszawie trzeba określić miejsce pracy, wskazując na to biuro, czyli np.: Siedziba pracodawcy, Bydgoszcz, ul. Baśniowa 7. W niektórych przypadkach miejsce pracy w zawodach stacjonarnych można również wskazać opisowo, bez podania dokładnego adresu. Musi być jednak jasno sprecyzowane, gdzie pracownik wykonuje swoją pracę. Przykładowo, miejsce pracy pracownika zatrudnionego na stanowisku audytora może być określone w następujący sposób: siedziba AMAR Polska sp. z o.o.. Miejscem pracy pracowników stacjonarnych nie musi być koniecznie siedziba pracodawcy (przykład 3). Przykład 3. Pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. logistyki wykonuje swoje obowiązki w filii firmy należącej do pracodawcy, mieszczącej się we Wrocławiu. Siedziba firmy zaś znajduje się w Krakowie. Określając miejsce pracy tego pracownika, należy podać adres, pod którym mieści się wrocławska filia pracodawcy, albo określić je jako filia we Wrocławiu. Miejsce pracy pracownika może być również, w niektórych przypadkach, określone np. przez wskazanie dwóch punktów (przykład 4, str. 4). Jest to dopuszczalne w sytuacji, gdy pracownik faktycznie wykonuje stale pracę w obu tych miejscach (nawet jeśli np. w jednym wykonuje aż 70% swoich zadań, a w innym tylko 30%). Możliwość określenia podwójnego miejsca pracy istnieje zatem przede wszystkim w następujących przypadkach gdy pracownik: stale pracuje przez część miesiąca w miejscu A i część miesiąca w miejscu B (np. od 1 7 w miejscu A i od 8 do końca miesiąca w miejscu B), pracuje przez część miesiąca w miejscu A i część miesiąca w miejscu B w zależności od potrzeb pracodawcy (w tym przypadku ważne jest, że zarówno w jednym, jak i w drugim miejscu pracownik pojawia się stale, nie zaś sporadycznie), tylko 2 dni w miesiącu pracuje w A, a resztę w B, ale są to stałe 2 dni w miesiącu. PrzegladPlacowy@wip.pl 3

6 Granice podróży służbowych Przykład 4. Pracownik zatrudniony na stanowisku konserwatora wykonuje swoje obowiązki w dwóch magazynach firmy jeden znajduje się w Warszawie, drugi zaś w Łomiankach. Pracownik pojawia się w określonym miejscu w zależności od tego, gdzie jest w danym dniu potrzeba wykonania prac konserwacyjnych. Pracodawca określił zatem jego miejsce pracy jako ul. Konwaliowa 7 w Warszawie oraz ul. Tęczowa 3 w Łomiankach. Praca w tych dwóch miejscach (i przejazd między nimi) nie stanowi zatem podróży służbowej. Nie jest możliwe określenie miejsca pracy przez wskazanie dwóch punktów, w sytuacji gdy pracownik w rzeczywistości pracuje w jednym z nich, w drugim zaś pojawia się sporadycznie, jeśli jest taka potrzeba (przykład 5). Przykład 5. Pracodawca ma dwa zakłady pracy jeden z Warszawie, drugi w Łomiankach. Pracownik wykonuje pracę w warszawskim zakładzie, ale w okresie urlopowym lub w okresie dużej absencji pracowników kierowany jest do wykonywania zadań pracowniczych w Łomiankach. Miejsce pracy pracownika powinno być określone jako zakład pracy w Warszawie. Ewentualne polecenie wykonywania pracy w Łomiankach powinno stanowić podróż służbową. Dla pracownika mobilnego określa się obszar Cechą charakterystyczną niektórych stanowisk pracy jest przemieszczanie się pracownika w celu wykonywania powierzonych mu przez pracodawcę zadań. Dotyczy to m.in. handlowców, serwisantów. Ci pracownicy, podobnie jak pracownicy stacjonarni, powinni mieć określone miejsce pracy w taki sposób, aby faktycznie odzwierciedlić miejsce wykonywania poleconych im zadań. Jeśli zatem handlowiec z reguły wykonuje swoją pracę na terenie np. Warszawy czy na terenie określonych dzielnic lub ulic Warszawy, to miejscem jego pracy powinny być odpowiednio: Warszawa, konkretne dzielnice bądź ulice Warszawy. W niektórych przypadkach wystarczy, gdy określając w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy, strony odwołają się do konkretnego aktu, np. zarządzenia, regulaminu organizacyjnego. Praktykują to np. firmy kurierskie, które bardzo często określają miejsce pracy kurierów przez wskazanie konkretnego regionu wynikającego z zarządzenia pracodawcy (przykład 6). Przykład 6. Pracodawca prowadzący firmę kurierską wykonującą przewozy na terenie województwa mazowieckiego w wydanym przez siebie zarządzeniu podzielił teren województwa na osiem części każdy kurier obsługuje jedną. Poszczególne części oznaczył literami od A do H. Takie określenie miejsca pracy przyjął również w umowach o pracę pracowników, np.: miejscem wykonywania pracy jest rejon A, o którym mowa w zarządzeniu z dnia. Określając miejsce pracy w ten sposób, należy jednak pamiętać, że jeśli zmiana aktu, w którym pracodawca konkretyzuje miejsce pracy pracowników lub na mocy którego taka konkretyzacja jest możliwa, pociąga za sobą zmianę miejsca pracy danego pracownika, to każdorazowo wymaga naniesienia tej zmiany również w jego umowie o pracę. Dokument wprowadzający podział terytorialny powinien bowiem stanowić załącznik do umowy o pracę lub też umowa powinna do niego tylko odsyłać. W przypadku zmiany takiego dokumentu pracodawca przekazać pracownikowi informację, że zmianie ulega załącznik X do umowy z dnia, określający obszar będący miejscem pracy pracownika. Nowy załącznik dotyczący ww. miejsca pracy stanowi załącznik do niniejszego aneksu. 4 Numer specjalny

7 Granice podróży służbowych Jeśli nie jest możliwe precyzyjne określenie miejsca pracy za pomocą nazw województw czy gmin, można załączyć do umowy o pracę mapę, która będzie precyzyjnie określała miejsce pracy. Wówczas wystarczy, gdy w rubryce miejsce pracy strony wpiszą: według załącznika stanowiącego integralną część umowy o pracę. Wówczas zmiana danych na tej mapie w załączniku zawsze oznaczać będzie zmianę umowy o pracę. Czasowym powierzeniem nie zmienia się miejsca pracy Ponieważ miejsce pracy jest jednym z koniecznych elementów umowy o pracę, każda jego zmiana wymaga również zmiany umowy o pracę. Ta zaś może być dokonana wyłącznie: poprzez porozumienie stron, czyli aneks do umowy, lub w ramach wypowiedzenia zmieniającego. Wielu pracodawców myli się, uważając, że może zmienić pracownikowi miejsce pracy w ramach jednostronnego powierzenia obowiązków (tzw. czasowego oddelegowania). Zgodnie z Kodeksem pracy (art Kodeksu pracy) pracodawca nie musi wręczać pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego, gdy ze względu na potrzeby zakładu pracy uzasadnione jest polecenie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę, jeżeli nie będzie trwać to dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym, nie spowoduje obniżenia wynagrodzenia pracownika i będzie odpowiadać jego kwalifikacjom. Chodzi tu o zmianę tylko rodzaju pracy, a więc stanowiska lub charakteru wykonywanej pracy, nie zaś miejsca pracy. Nie ma więc możliwości, aby na 3 miesiące w roku kalendarzowym zmienić miejsce pracy pracownika bez zmiany umowy o pracę. Polecenie takiej pracy bez zmiany umowy będzie oznaczało zawsze podróż służbową. Delegacja kierowcy na odrębnych zasadach Przepisy zawierają obecnie odrębną definicję podróży służbowej kierowców. Nie ma w niej odniesienia do stałego miejsca pracy jako wyznacznika zaliczania danego wyjazdu jako delegacji. Mianowicie, podróżą służbową kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy: przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w art. 2 pkt 4 lit. a ustawy o czasie pracy kierowców (czyli poza siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział), lub wyjazdu poza tę miejscowość w celu wykonania przewozu drogowego. Nie ma zatem znaczenia to, czy kierowca regularnie pracuje na pewnym obszarze (np. powiatu) zawsze wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, stanowić będzie delegację. Odrębną definicję podróży służbowej stosuje się tylko do tego pracownika, który zgodnie z umową o pracę pracuje na stanowisku kierowcy. Nie można obchodzić przepisów, wpisując w umowie inne stanowisko pracownikowi, którego praca polega głównie na prowadzeniu pojazdu (przykład 7). Przykład 7. W umowie o pracę wskazano, że pracownik jest zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego i określono jego miejsce pracy jako obszar województwa, na którym działa pracodawca. Jego praca polega jednak tylko na dowożeniu towaru do sklepów. Pracownik może więc żądać przed sądem uznania, że jest (był) zatrudniony jako kierowca, i domagać się należności z tytułu delegacji za wszelkie wyjazdy poza miejscowość siedziby pracodawcy. Jak wskazuje GIP, inspektor pracy dokonujący czynności nadzorczo-kontrolnych w zakresie przepisów o czasie pracy weryfikuje zgodność PrzegladPlacowy@wip.pl 5

8 Granice podróży służbowych organizacji czasu pracy ze szczególnymi rozwiązaniami z ustawy o czasie pracy kierowców tylko wtedy, jeżeli strony stosunku pracy wspólnie uzgodniły taki właśnie charakter zatrudnienia. Inspektor pracy nie ma przy tym uprawnień do wyręczania stron stosunku pracy w tym zakresie. Jeżeli zatem strony stosunku pracy ustalą, że pracownik będzie wykonywał pracę w charakterze magazyniera, w rzeczywistości jednak w ocenie pracownika charakter jego zatrudnienia bardziej mu przypomina kierowcę, ewentualne roszczenia pracownika mogą być dochodzone wyłącznie przed sądem pracy np. w drodze powództwa o ustalenie charakteru zatrudnienia (pismo Departamentu Prawnego GIP z 11 sierpnia 2008 r., GPP /08/PE). Podróż służbowa a oddelegowanie Delegację (czyli odbywanie podróży służbowej) trzeba odróżnić od tzw. oddelegowania pracownika. Definicja pracownika delegowanego zawarta jest w dyrektywie 96/71/WE. To osoba, która przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż to, w którym zwyczajowo pracuje, czyli w którym jest aktualnie zatrudniona. Dyrektywę 96/71/WE stosuje się do przedsiębiorstw prowadzących działalność w państwie członkowskim, które wysyłają swych pracowników do pracy na terytorium innego państwa w celu świadczenia tam usług, w jednej z następujących form: delegują pracowników na własny rachunek i pod własnym kierownictwem na terytorium innego państwa członkowskiego, w ramach umowy zawartej z odbiorcą usług, działającym w danym państwie członkowskim, jeśli tylko istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania, delegują pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium państwa członkowskiego, jeśli tylko istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania, lub jako przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel wynajmują pracownika przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium państwa członkowskiego, jeśli przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą a pracownikiem. Osoba, która: wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim UE w imieniu pracodawcy, który normalnie tam prowadzi swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną osobę. W związku z tym pracownik wysłany przez polskiego pracodawcę do pracy w innym państwie członkowskim może nadal podlegać polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego (a w konsekwencji podlegać ubezpieczeniom społecznym w Polsce), pod warunkiem że czas pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy i że pracownik nie jest wysyłany, by zastąpić innego pracownika. Podstawową różnicą pomiędzy delegowaniem pracownika do innego państwa celem świadczenia usług a podróżą służbową jest to, że delegowanie związane jest ze zmianą miejsca świadczenia pracy. Przy podróżach służbowych zaś jednym z głównych wyznaczników jest wyjazd poza stałe miejsce pracy. Nie 6 Numer specjalny

9 Czas pracy w podróży służbowej ulega ono zmianie, a pracownikowi polecane jest krótkotrwałe świadczenie pracy w innym miejscu. W przypadku delegowania miejsce pracy pracownika będzie zaś zmienione na odpowiednią miejscowość (lub obszar) w państwie przyjmującym. W konsekwencji pracownik nie nabywa za czas delegowania świadczeń z tytułu podróży służbowych. Delegowania nie można bowiem traktować jako zagranicznej podróży służbowej. Nie podlega oskładkowaniu ta część wynagrodzenia pracownika zatrudnionego za granicą Podróż służbowa a czas pracy Czas wyjazdu w delegację lub powrotu z niej jeśli przypada poza godzinami pracy nie jest traktowany jako czas pracy. Jednak po powrocie z delegacji trzeba pracownikowi zapewnić co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego i zagwarantować 8-godzinny tzw. odpoczynek nocny. Sam przejazd nie jest wliczany do czasu pracy pracownika i to niezależnie od tego, jak często odbywają się podróże służbowe. Będzie on jednak zaliczony do czasu pracy, jeśli przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika (wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04). Oznacza to, że do czasu pracy należy wliczyć: wszystkie harmonogramowe godziny pracy pracownika (np ), niezależnie od tego, czy wykonywał wówczas pracę, jechał w delegację albo np. dopiero oczekiwał na wyjazd, a także godziny rzeczywistego wykonywania pracy w delegacji poza harmonogramowymi godzinami pracy. Pracodawca nie musi więc rekompensować (w formie dodatkowego wynagrodzenia lub czasu wolnego od pracy) czasu spędzonego na samą podróż na miejsce wykonywania obowiązków w delegacji, a także podróż powrotną u polskiego pracodawcy, która jest równa wysokości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju (zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym podróży służbowych) za każdy dzień pobytu. Z tym jednak zastrzeżeniem, że miesięczny przychód takiej osoby, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (określonego w ustawie budżetowej, ewentualnie w ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone). chyba że przypada on w harmonogramowych godzinach pracy pracownika (przykład 8). Przykład 8. Pracownik jest zatrudniony w godzinach Pracodawca poleca mu o 8.00 udać się w podróż służbową. Pracownik o godz jest na miejscu i wykonuje zadania w delegacji do godziny Od godziny do wraca z delegacji. Do czasu pracy należy więc wliczyć tylko godziny Gdyby zaś ten pracownik otrzymał polecenie wyjazdu w delegację o godz prosto z domu (bez wstępowania do pracy), to godziny również zaliczają się do czasu pracy, ponieważ pracownik harmonogramowo pracuje od 8.00, więc już od tej godziny pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Jeśli jednak pracownik prowadził samochód służbowy, przewożąc innych pracowników (np. w delegację, na szkolenie) na polecenie pracodawcy, to czas prowadzenia pojazdu będzie dla niego czasem pracy. W takim przypadku pracownikowi oprócz diety przysługiwać będzie wynagrodzenie za cały czas podróży służbowej. Zdaniem Sądu Najwyższego, jeżeli jedynym celem podróży jest przewóz PrzegladPlacowy@wip.pl 7

10 Czas pracy w podróży służbowej pracowników i pracownikowi umysłowemu zlecono poza godzinami normalnej pracy dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy (wyrok SN z 4 kwietnia 1979 r., I PKN 30/79, OSNCP 1979/10/202). Pracodawca delegując pracownika musi rozliczać jego czas pracy na takich samych zasadach jak czas pracy innych pracowników świadczących pracę w firmie. Pomimo że pracownik wykonuje zadania służbowe poza stałym miejscem pracy lub poza siedzibą firmy, pracodawca ma obowiązek ewidencjonować wszystkie faktycznie przepracowane przez niego godziny (z wyjątkiem przypadków, gdy prawo pozwala ewidencjonować same nieobecności jak np. w systemie zadaniowym). Rzeczywisty czas pracy w trakcie przebywania pracownika w delegacji powinien być rozpisany w taki sam sposób jak czas zwykłej pracy. W razie problemów z ustaleniem faktycznego czasu poświęconego na pracę pracodawca może zażądać od pracownika złożenia stosownego oświadczenia. Jeżeli zatem w trakcie podróży służbowej pracownik faktycznie wykonywał pracę w wymiarze wyższym niż obowiązująca go dobowa norma czasu pracy i pracę tę wykaże w swoim oświadczeniu, praca ta stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Pracodawca będzie musiał zrekompensować ją pracownikowi wynagrodzeniem powiększonym o stosowny dodatek lub czasem wolnym od pracy. Do czasu pracy pracodawca zawsze musi zaliczyć tę część delegacji, która przypada podczas zwykłych godzin pracy danej osoby, nawet jeżeli w tych godzinach nie świadczyła ona pracy (nie wykonywała zadań służbowych), a np. jechała na miejsce delegacji, czekała na pociąg. Stała podróż służbowa Niekiedy podróż służbowa polega w decydującej mierze na permanentnym przemieszczaniu się z jednego do innego miejsca (miejscowości) wykonywania zajęć stanowiących przedmiot pracowniczego zobowiązania (np. przy pracy przedstawiciela handlowego). Zdarza się więc, że delegacja stanowi integralny element sposobu wykonywania pracy w ramach ruchomego miejsca pracy czy stanowiska. Wówczas powinna ona być konsekwentnie, w całości kwalifikowana jako czas pracy, nawet jeśli pracownik ma równocześnie prawo do świadczeń wyrównawczych z tytułu podróży służbowej. Zdaniem NSA Definiując podróż służbową, trzeba wskazać, iż pracownicy mobilni są grupą osób pracujących w warunkach stałego przemieszczania się (podróży). Podróż nie stanowi u nich zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, a podróż służbowa ma charakter incydentalny. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach. Wyrok NSA w Warszawie z 14 września 2010 r. (II FSK 648/09) W takich przypadkach warto jednak szerzej określić miejsce pracy (np. jako kilka punktów albo określony obszar) i w ten sposób wykluczyć pozostawanie takiego pracownika stale w delegacji. Odpoczynek nocny po delegacji co najmniej 8 godzin Po powrocie z podróży służbowej pracownikowi przysługuje co najmniej 8 godzin tzw. odpoczynku nocnego (nie można mylić go z odpoczynkiem dobowym). Powinien on przypadać pomiędzy zakończeniem przez pracownika podróży służbowej a rozpoczęciem pracy. Nie można go przesunąć na inny termin. Skutek naruszenia odpoczynku nocnego jest taki, że pracownik ma prawo ale nie obowiązek nie przyjść następnego dnia do pracy. 8 Numer specjalny

11 Czas pracy w podróży służbowej Pracownik może po prostu opuścić dzień pracy albo przyjść do pracy o kilka godzin później i nie można z tego tytułu wyciągać wobec niego żadnych konsekwencji (przykład 9). Należy przyjąć, że odpoczynek nocny jest zapewniony w sytuacji, gdy pracownik podróżował środkami komunikacji wyposażonymi w miejsce do spania, np. pociągiem w przedziale sypialnym. Jeśli pracownik zdecyduje się na godziny wolne z powodu późnego zakończenia podróży służbowej, należy uznać, że nie przysługuje mu za nie wynagrodzenie (gdyż żaden przepis nie nakazuje jego wypłaty). Warto w regulaminie pracy ustalić szczegółowe zasady korzystania z odpoczynku nocnego. Można w nim również dobrowolnie przyznać wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy. Przykład 9. Pracownik mający harmonogramowe godziny pracy zakończył podróż służbową o godzinie Wracał pociągiem, ale bez wagonu sypialnego. Następnego dnia ma prawo nie przyjść do pracy (lub przyjść do pracy później), gdyż do rozpoczęcia dniówki roboczej pozostało mu mniej niż 8 godzin. Sam decyduje o tym, czy skorzysta z tego prawa, czy nie. Wzór 1. Przykładowy zapis w regulaminie pracy dotyczący odpoczynku nocnego 1 Pracownik, który potwierdzi odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, ma prawo do dnia wolnego od pracy bez prawa do wynagrodzenia. 2 W celu skorzystania z dnia wolnego od pracy pracownik ma obowiązek złożyć pracodawcy oświadczenie na temat okoliczności odbywania podróży służbowej, a przede wszystkim godziny jej zakończenia i okoliczności potwierdzających, że nie miał możliwości skorzystania z odpoczynku nocnego. 3 Odpoczynek nocny należy uznać za zapewniony, jeżeli pracownik odbywał podróż służbową środkiem komunikacji wyposażonym w miejsce do spania. Odpoczynek dobowy 11 godzin od chwili powrotu Niezależnie od dobrowolnego odpoczynku nocnego pracownikowi obowiązkowo trzeba zagwarantować w każdej dobie pracowniczej prawo do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku (tzw. dobowego). Jest jedynie dyskusyjne, od kiedy liczyć te 11 godzin. Sąd Najwyższy (w wyroku z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04) uznał, że od godziny powrotu z delegacji. SN stwierdził, że naruszenie prawa pracownika do 11-godzinnego odpoczynku dobowego lub 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego wskutek podróży służbowej powoduje konieczność udzielenia mu równoważnego odpoczynku lub wypłaty dodatkowego wynagrodzenia. Udzielenie równoważnego odpoczynku może zaś polegać wyłącznie na obniżeniu czasu pracy, a nie na przesuwaniu godzin pracy (przykład 10). Przykład 10. Pracownik wykonuje pracę od poniedziałku do piątku od 8.00 do Powrócił z delegacji w środę o Zgodnie z interpretacją Sądu Najwyższego (w wyroku z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04) w czwartek powinien pracować od (po upływie co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego) do Nie można mu jednak obniżyć wynagrodzenia za ten dzień. Wspomniany niekorzystny dla pracodawców wyrok SN był jednak kwestionowany PrzegladPlacowy@wip.pl 9

12 Polecenie wyjazdu w doktrynie. Ponadto dowiedzieliśmy się, że również inspekcja pracy nie egzekwuje bezwzględnie zachowywania 11-godzinnego odpoczynku po powrocie z delegacji (jeśli oczywiście w czasie powrotu pracownik nie wykonywał pracy, np. wioząc innych pracowników). Wynika to z faktu, że sam czas dojazdu i powrotu, jeśli nie przypada w godzinach pracy i pracownik nie wykonuje w nim pracy, nie zalicza się do czasu pracy. Dlatego nie narusza zdaniem PIP odpoczynku dobowego. Z tego samego powodu za powrót z podróży służbowej w wolną sobotę czy niedzielę nie przysługuje dodatkowy dzień wolny. Mimo tego korzystnego dla pracodawców stanowiska inspekcji pracy nie można całkiem wykluczyć, że gdyby doszło do sporu przed sądem pracy, ten ostatni mógłby zastosować niekorzystny wyrok SN. Polecenie wyjazdu służbowego Nawet jeśli z ostrożności pracodawca będzie przestrzegał zasady 11-godzinnego odpoczynku dobowego od chwili powrotu z delegacji, ma prawo niekiedy przesunąć jego wykorzystanie. Może to zrobić w wyjątkowych sytuacjach ( ) zarówno z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, jak i pracownika (pismo MPiPS, DPR-III /TW/07) patrz: przykład 11. Przykład 11. Pracownik wracając z delegacji, miał skrócony o 2 godziny odpoczynek dobowy. Należy więc polecić mu przyjście następnego dnia do pracy o 2 godziny później albo ewentualnie zwolnić go o 2 godziny wcześniej. Jeżeli jednak z powodu szczególnych potrzeb zakładu (np. awarii) nie można tego zrobić, można skrócić wymiar czasu pracy w najbliższym możliwym terminie. Nawiązując stosunek pracy, pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Przez kierownictwo pracodawcy (cechę odróżniającą stosunek pracy np. od umowy zlecenia czy umowy o dzieło) należy rozumieć możliwość wydawania pracownikowi wiążących czyli koniecznych do zrealizowania poleceń w zakresie wykonywania pracy. Pracownik musi więc podporządkować się poleceniom przełożonych, jeśli spełniają one 3 warunki: dotyczą pracy, nie są sprzeczne z przepisami prawa, nie są sprzeczne z umową o pracę. To dotyczy również wydawania poleceń związanych z wysyłaniem pracownika w podróż służbową. Polecenie udania się w delegację, która spełnia wyżej wskazane wymogi, musi zostać wykonane przez pracownika. Nie ma przy tym znaczenia to, czy i na ile polecenie to dezorganizuje pracownikowi np. życie prywatne, czy też utrudnia wykonywanie innych zajęć (np. zobowiązań wobec innej firmy związanych z dodatkowym zatrudnieniem). Uprawnieni do odmowy wyjazdu w delegację Nie każdego pracownika można wysłać w podróż służbową. Przepisy prawa wprowadzają bowiem względny zakaz wysyłania w delegację: kobiety w ciąży oraz pracownika (kobiety lub mężczyzny) opiekującego się dzieckiem do lat 4. Wyjazd służbowy tych osób możliwy jest tylko za ich uprzednią zgodą. Ochrona pracownicy w ciąży w zakresie wysyłania jej w podróże służbowe rozpoczyna się z chwilą dostarczenia pracodawcy zaświadczenia o ciąży. Przy czym, stopień zaawansowania ciąży nie ma żadnego znaczenia. Odmowa wyjazdu nie może powodować dla pracownicy jakichkolwiek sankcji ze strony pracodawcy. 10 Numer specjalny

13 Polecenie wyjazdu Przepisy nie wprowadzają wymogu stosowania określonej formy dla oświadczenia pracownicy w ciąży dotyczącego zgody na wyjazd służbowy. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego oświadczenie takie może więc być złożone przez każde zachowanie, z którego jasno wynika jego treść. A zatem już sam wyjazd w podróż służbową pracownicy może świadczyć o tym, że wyraziła zgodę w sposób dorozumiany. Do celów dowodowych warto jednak stosować formę pisemną takiego oświadczenia, choć nie ma takiego obowiązku. Nawet jeśli pracownica podpisała z góry jednorazową zgodę na wszelkie delegacje, to i tak będzie mogła w każdym momencie złożyć oświadczenie o odmowie wyjazdu. Nie można także polecić delegacji osobie zatrudnionej (a wiec zarówno pracownikowi, jak i pracownicy), która opiekuje się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia bez jej pisemnej zgody. Dlatego pracownikowi opiekującemu się dzieckiem do lat 4 warto przedłożyć oświadczenie, w którym wyrazi zgodę lub odmówi zgody na wyjazdy w delegację (oświadczenie takie przechowuje się w części B akt osobowych). Tego typu ogólna zgoda pracownika może jednak w każdej chwili zostać odwołana. Złożenie przez niego jednorazowego pisemnego oświadczenia ma jedynie ułatwić pracodawcy polecanie wyjazdów służbowych. Nie może jednak ograniczać gwarantowanej przez przepisy możliwości odmowy wyjazdu (przykład 12). Przykład 12. Pracownica opiekująca się dzieckiem do lat 4 złożyła pracodawcy jednorazowe oświadczenie, że wyraża zgodę na wysyłanie jej w podróże służbowe. Jednak po pewnym czasie okazało się, że w jednym miesiącu pracownica nie ma zapewnionej opieki nad dzieckiem w godzinach popołudniowych i w tym czasie nie będzie mogła wyjeżdżać w podróże służbowe powodujące jej nieobecność w domu poza normalnymi godzinami pracy (czyli poza godz ). Pracownica poinformowała o tym pracodawcę z odpowiednim wyprzedzeniem. W takich okolicznościach pracodawca nie powinien wydawać jej polecenia wyjazdu służbowego we wskazanym okresie powodującego jej nieobecność w domu w godzinach popołudniowych, mimo że wcześniej wyraziła ogólnie zgodę na wyjazdy służbowe. Z prawa do odmowy wyjazdu w podróż służbową może skorzystać tylko jedno z rodziców dziecka do lat 4. Nie ma znaczenia to, czy obydwoje rodzice pracują w tym samym, czy też w różnych zakładach pracy. W oświadczeniu o zgodzie lub braku zgody na wyjazdy należy zaznaczyć, czy drugi z rodziców (opiekunów) dziecka będzie korzystał z tego prawa, czy też nie. Oprócz prawa do odmowy wyjazdu w delegację rodzic zaznacza także, czy będzie korzystał z dodatkowych dni wolnych na opiekę nad dzieckiem oraz z ograniczenia dobowego wymiaru czasu pracy do 8 godzin. Tylko na podstawie oświadczenia pracownika pracodawca może ustalić, który z rodziców (opiekunów) dziecka będzie korzystać z uprawnień rodzicielskich takich jak odmowa wyjazdu w delegację. Wysłanie pracownicy ciężarnej czy też pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 w delegację bez ich zgody może zostać uznane przez inspektora pracy za naruszenie przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem. Pracodawcy grozi za to kara grzywny. Są też przypadki, gdy przepisy wprost nie dają pracownikowi prawa odmowy wyjazdu w delegację, ale takie prawo powinno im przysługiwać ze względu na zasady współżycia społecznego. Artykuł 8 Kodeksu pracy stanowi bowiem, że nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno- -gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Są więc PrzegladPlacowy@wip.pl 11

14 Polecenie wyjazdu sytuacje, gdy pracodawca mógłby nadużyć swojego prawa do nakazania pracownikowi wyjazdu w podróż służbową (przykład 13). Przykład 13. Pracownica jest samotną matką wychowującą 11-letnie dziecko o znacznym stopniu niepełnosprawności, wymagające całodobowej opieki. Pracodawca polecił pracownicy wyjazd w dwutygodniową delegację. Za niezgodne z zasadami współżycia społecznego może zostać uznane wyciąganie konsekwencji dyscyplinarnych wobec tej pracownicy w razie odmowy wyjazdu. Odmowa ta opierała się w tym przypadku na szczególnej sytuacji rodzinnej tej osoby. Podobnie może być w przypadku wydania polecenia wyjazdu w delegację niektórym osobom niepełnosprawnym Przepisy nie zabraniają ich delegowania. Jednak wydanie polecenia wyjazdu osobie, która ze względu na swoją niepełnosprawność jest znacznie ograniczona w możliwości samodzielnego przemieszczania się (niezależnie od stopnia niepełnosprawności), może być niezgodne z zasadami współżycia społecznego. Taki pracownik mógłby więc odmówić wykonania polecenia wyjazdu bez narażania się na konsekwencje dyscyplinarne. Elementy polecenia wyjazdu Powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania, takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja). W poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się wszystkie informacje niezbędne zarówno pracownikowi jak cel i miejsce wyjazdu, środki komunikacji itp., jak i pracodawcy do celów rozliczeniowych. Stosowany najczęściej druk delegacji jest z jednej strony poleceniem służbowym, z drugiej zaś dokumentem, na podstawie którego (wraz z załączonymi do niego dowodami poniesienia przez pracownika określonych kosztów) pracodawca dokonuje późniejszego rozliczenia kosztów delegacji. Dlatego właśnie rozliczenie zamieszcza się często na odwrocie dokumentu polecającego wyjazd. Polecenie udania się w delegację, poza oznaczeniem danych pracownika, powinno zawierać podstawowe informacje związane z wyjazdem, czyli wskazanie: celu wyjazdu, miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, terminu wyjazdu, czasu, przez który ma trwać delegacja, środka transportu, czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży, w jakim terminie osoba delegowana ma się rozliczyć z delegacji. Polecenie wyjazdy służbowego objaśnienia do formularza 1 cel wyjazdu W druku polecenia wyjazdu służbowego należy określić zarówno miejsce (miejsca), do którego delegowany pracownik ma się udać, jak i rodzaj zadania, jakie ma w tej podróży do wykonania (np. udział w naradzie, szkoleniu, przeprowadzenie negocjacji handlowych, odbiór towaru). Cel wyjazdu służbowego powinien mieć związek z rodzajem pracy pracownika określonym w umowie o pracę lub co najmniej z działalnością firmy. Należy przy tym pamiętać, że art Kodeksu pracy pozwala pracodawcy, w razie uzasadnionej potrzeby, na czasowe polecanie pracownikom innej pracy niż wynikająca z umowy o pracę, jeżeli jest to zgodne z kwalifikacjami pracownika i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia. A zatem, zgodnie z tym przepisem, w przypadku wysyłania pra- 12 Numer specjalny

15 Polecenie wyjazdu Wzór 2. Polecenie wyjazdu służbowego Pieczątka pracodawcy STWIERDZENIE POBYTU SŁUŻBOWEGO 5 POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO nr 101/2015 z 12 marca 2015 r. dla pani Ireny Tomaszewskiej (imię i nazwisko pracownika) główna księgowa (stanowisko służbowe) do Warszawy, ul. Mickiewicza 17 (adres miejsca wykonania zadania w ramach podróży służbowej). na czas 3 od 17 marca 2015 r., godz do 19 marca 2015 r., godz w celu 1 wzięcia udziału w negocjacjach w sprawie nowego projektu realizowanego przez pracodawcę (wskazanie zadań do wykonania w trakcie podróży służbowej) Wyjazd nastąpi z Wrocławia (wskazanie miejscowości rozpoczęcia podróży) zakończy się we Wrocławiu 2 (wskazanie miejscowości zakończenia podróży) 17 marca 2015 r. (data przyjazdu pracownika do miejsca oddelegowania) 19 marca 2015 r. (data wyjazdu pracownika z miejsca oddelegowania) 19 marca 2015 r., (pieczątka, data i podpis osoby stwierdzającej pobyt służbowy oddelegowanego pracownika) środki lokomocji* 4 PKP ExIC II kl. 12 marca 2015 r. Jacek Markowski (data i podpis zlecającego wyjazd) Proszę o wypłacenie zaliczki 6 w kwocie 800 zł, słownie: osiemset zł, na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego nr 101/2015 Irena Tomaszewska (podpis delegowanego pracownika) Zatwierdzono na 800 zł, słownie: osiemset zł 12 marca 2015 r. Jacek Markowski (data i podpis zatwierdzającego) Zaliczkę w kwocie 800 zł, słownie: osiemset zł, otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć z niej w terminie 14 dni po zakończeniu podróży służbowej 7, upoważniając równocześnie zakład pracy do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia. 12 marca 2015 r. Irena Tomaszewska (data i podpis delegowanego) PrzegladPlacowy@wip.pl 13

16 Polecenie wyjazdu cownika w delegację w innym celu niż wynikający bezpośrednio z jego rodzaju pracy cel delegacji (zadanie, jakie pracownik ma wykonać) musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika. 2 początek i koniec podróży Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Nie musi to być automatycznie ta miejscowość, w której pracownik pracuje. Pracodawca może bowiem uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży tę miejscowość, w której znajduje się miejsce pobytu stałego lub czasowego pracownika. Daje to możliwość rozliczenia kosztów podróży już od faktycznego miejsca zamieszkania pracownika. Podróż służbowa rozpoczyna się po opuszczeniu miejscowości określonej w poleceniu wyjazdu jako miejscowość początkowa. Dojazd np. na dworzec (w obrębie tej miejscowości) z mieszkania pracownika nie jest jeszcze delegacją, a zatem nie można rozliczyć kosztów tego dojazdu jako świadczeń z tytułu podróży służbowej. 3 godziny podróży Pracodawca precyzuje, kiedy pracownik ma udać się w podróż i z niej wrócić. W piśmie polecającym wyjazd należy więc wskazać zarówno daty, jak i godziny jego rozpoczęcia i zakończenia. Oczywiście godziny podaje się w przybliżeniu pracodawca nie jest bowiem najczęściej w stanie z góry ich określić (zwłaszcza gdy chodzi o powrót). Dokładne oznaczenie czasu delegacji jest ważne, ponieważ: wpływa na wysokość diety należnej pracownikowi z tego tytułu, może odnosić skutki w zakresie czasu pracy (jest to szczególnie istotne w stosunku do delegacji kierowców, przy których czas przejazdu jako czas prowadzenia pojazdu zaliczany jest do ich czasu pracy). 4 środki lokomocji Każdorazowo środek transportu właściwy do odbycia podróży wskazuje pracodawca. To on organizuje bowiem pracę zakładu pracy i zatrudnionych osób, a także decyduje o wysokości ponoszonych kosztów działalności firmy. Przy wyznaczaniu środka transportu powinien oczywiście brać pod uwagę specyfikę danego wyjazdu. Może to być transport, np.: środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy (nie musi on także być własnością pracownika). Nie można jednak nakazać pracownikowi wykorzystania samochodu, który nie stanowi własności pracodawcy. Ten ostatni może co najwyżej wyrazić na to zgodę na prośbę pracownika. Strony mogą natomiast ustalić z góry, że np. wszystkie wyjazdy służbowe wykonywane będą przy użyciu prywatnego samochodu pracownika. W razie przejazdu samochodem (z zastrzeżeniem, że to delegowana osoba ma nim kierować) trzeba pamiętać o kilku kwestiach: polecenie odbycia podróży służbowej samochodem (służbowym) może zostać wydane tylko osobie posiadającej uprawnienia niezbędne do kierowania danym typem pojazdów (odpowiednia kategoria prawa jazdy), w niektórych przypadkach polecenie takie może być uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (np. pracownik co prawda formalnie posiada prawo jazdy, ale od lat nie prowadził samochodu), kierowanie pojazdem na dłuższych trasach może spowodować duże zmęczenie pracownika. 5 potwierdzenie pobytu Przepisy nie narzucają konieczności potwierdzenia pobytu w miejscowości docelowej, jed- 14 Numer specjalny

17 Polecenie wyjazdu nak taki obowiązek może wynikać z regulacji zakładowych. Potwierdzenia dokonać może kontrahent pracodawcy, firma szkoleniowa, jednostka nadrzędna czyli instytucja, jednostka, do której pracownik jedzie. W jego treści powinno się znaleźć: potwierdzenie faktu dotarcia do miejsca docelowego podróży (np. pieczątka instytucji), określenie daty przyjazdu i wyjazdu pracownika, dane osoby potwierdzającej pobyt pracownika w miejscu docelowym. Nie można jednak uznać, że brak potwierdzenia pobytu w podróży służbowej automatycznie dyskwalifikuje przedstawione przez pracownika rozliczenie kosztów delegacji. Koszty te trzeba rozliczyć, nawet w przypadku gdy przepisy wewnętrzne nakazują potwierdzenie pobytu, a pracownik go nie dokonał (chyba że pracodawca miałby niezbite dowody, że pracownik nie odbył podróży). Pracownik może natomiast w takim przypadku ponosić odpowiedzialność porządkową, jeżeli nie uzasadni, jakie obiektywne przeszkody uniemożliwiły mu uzyskanie wymaganego przez przepisy wewnątrzzakładowe potwierdzenia. 6 zaliczka Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Skoro pracodawca zobowiązany jest wyraźnie do ustalenia jej wysokości po dokonaniu kalkulacji kosztów wyjazdu, to powinna ona pokrywać co najmniej możliwe do określenia w chwili jej wypłaty koszty, które w związku z podróżą służbową poniesie pracownik (przejazd, noclegi, diety). Zaliczki pieniężne udzielane pracownikom niekoniecznie muszą mieć formę gotówkową. Można ich udzielać także w postaci przelewu bankowego lub przez umożliwienie pracownikowi korzystania z karty kredytowej pracodawcy. 7 rozliczenie delegacji Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od jej zakończenia. Pracownik załącza do niego dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające konkretne wydatki, z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W przypadku nierozliczenia się pracownika z zaliczki we wskazanym powyżej terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży pracodawca może potrącić ją z wynagrodzenia. Ma do tego prawo także wówczas, gdy pracownik nie wyrazi na to pisemnej zgody (art. 87 Kodeksu pracy). Warto już w samym druku polecenia wyjazdu służbowego zastrzec wyraźnie przy kwitowaniu pobranej przez pracownika zaliczki, że brak jej prawidłowego rozliczenia w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej będzie się wiązać z dokonywaniem przez pracodawcę potrąceń z przysługującej pracownikowi pensji, co pracownik poświadcza podpisem. Forma polecenia podróży najlepiej pisemna Przepisy nie nakazują pisemnego polecania odbycia podróży służbowej. Często stosowane jest jednak w praktyce polecenie pisemne, co pomaga rozliczyć wyjazd. W przypadku częstych podróży służbowych możliwe jest wystawienie zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego, w którym ujęte byłyby wszystkie delegacje planowane na dany okres. Niekiedy jednak pracodawca PrzegladPlacowy@wip.pl 15