rzegląd PŁACOWO-KADROWY rozliczanie czasu pracy i listy płac Temat numeru odpowiedzi na pytania Czytelników Aktualizacja nr 68 czerwiec 2014

Transkrypt

1 P 14 Aktualizacja nr 68 czerwiec 2014 rzegląd PŁACOWO-KADROWY ZUS PODATKI Indywidualnym wnioskiem można zmienić rozkład, ale nie system czasu pracy 22 Zasad wynagradzania nie należy różnicować w zależności od wydziału Na zmniejszenie ekwiwalentu za używanie prywatnego pojazdu konieczna jest zgoda pracownika 33 Wynagrodzenie w przerywanym systemie czasu pracy należy wliczyć do podstawy zasiłku 37 Oddelegowanie pracownika do pracy w związkach bez wpływu na podstawę zasiłku 38 AMF 68 PRACY DOKUMENTACJA Temat numeru odpowiedzi na pytania Czytelników Czas prowadzenia pojazdu poza harmonogramowymi godzinami stanowi pracę nadliczbową PRAWO ŁĄCZENIE UPRAWNIEŃ RODZICIELSKICH Z ZATRUDNIENIEM NIE WPŁYWA NA WYMIAR PRZYSŁUGUJĄCEGO PRACOWNIKOWI URLOPU W razie łączenia dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego takiego urlopu w wymiarze nie wyższym niż 1/2 etatu pracownik może korzystać z urlopu wypoczynkowego. Sytuacja taka nie wpływa na wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku. Pracownik wykonuje pracę na część etatu, a na pozostałą część udziela mu się urlopu na opiekę nad dzieckiem (macierzyńskiego lub rodzicielskiego). 7 rozliczanie czasu pracy i listy płac JAK ROZLICZAĆ NADGODZINY I DYŻURY PEŁNIONE PRZEZ KIEROWNIKA DZIAŁU Zatrudnienie na kierowniczym stanowisku nie wyłącza stosowania wobec pracownika zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W efekcie, niezależnie od zajmowanego przez pracownika stanowiska, pracodawca musi podjąć starania w celu przywrócenia przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, udzielając mu innego dnia wolnego. 11 JAK USTALAĆ WYNAGRODZENIE ZA CZAS URLOPU PRACOWNIKA, KTÓREGO WYMIAR CZASU PRACY I WARUNKI WYNAGRADZANIA ULEGŁY ZMIANIE W razie zmiany wysokości składników wynagrodzenia uwzględnianych w podstawie wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę tę ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. 16 ZADAJ P YTANIE EKSPERTOM, P R Z E Ś L I J J E N A A D R E S P R Z E G L A D P L A C O W W I P. P L

2 Szanowny Czytelniku, Niezbędnik kadrowego 2014 absencje chorobowe pracowników często mogą wywoływać dezorganizację pracy w firmie. Jeżeli są sporadyczne, komplikacje związane z organizacją zatrudnienia nie są tak dotkliwe. Sytuacja zmienia się, gdy ubezpieczeni korzystają ze zwolnień lekarskich nagminnie. W takiej sytuacji pracodawca, jeżeli ma wątpliwości co do prawidłowości wykorzystania przez pracownika zwolnienia lekarskiego, może go skontrolować lub zlecić w tym celu kontrolę ZUS. W kontekście wspomnianych kontroli warto zwrócić uwagę na stanowisko ministerstwa pracy zaprezentowane w niedawnej odpowiedzi na interpelację poselską (nr 24650). MPiPS wskazało w nim, że pracodawca, który chciałby zweryfikować prawidłowość wykorzystywania zwolnienia lekarskiego pracownika, uprawniony jest do powierzenia przeprowadzenia kontroli firmie zewnętrznej. Ważne jednak, aby zawarł z nią umowę, w której określone zostaną m.in. zakres i cel przetwarzania powierzonych temu podmiotowi danych osobowych pracownika. Więcej na ten temat na wstępie aktualnego wydania (Aktualności, str. 4). Zachęcam do lektury odpowiedzi na pytania nadesłane do naszej redakcji. Zapraszam również do przesyłania kolejnych - wyjaśnienia przesyłamy na adres owy, a także publikujemy w następnych wydaniach miesięcznika. Pozdrawiam serdecznie redaktor Dodatkowo dla Czytelników Cotygodniowy dyżur eksperta: w czwartki, godz , numer telefonu w czerwcu: P rzegląd PŁACOWO-KADROWY Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Redaktor prowadzący: Leszek Skupski Wydawca: Agnieszka Gorczyca Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Projekt graficzny publikacji: Dominika Raczkowska Skład i łamanie: Triograf Drukarnia: MDruk Warszawa, ul. Jagiellońska 82 ISSN Nakład: 2000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., ul. Łotewska 9a Warszawa Tel.: , faks: PrzegladPlacowy@wip.pl KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: zł Przegląd Płacowo-Kadrowy chroniony jest prawem autorskim. Przedruk i sprzedaż materiałów, bez zgody wydawcy, są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w Przeglądzie Płacowo-Kadrowym wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Łotewska 9a, w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów lub usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażania sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

3 Spis treści AKTUALNOŚCI Samochód służbowy wykorzystywany na cele prywatne z ryczałtem 2 Po urlopie rodzicielskim zwolnienie składkowe tylko dla jednego pracodawcy 2 Kontrolę chorującego pracownika można powierzyć zewnętrznej firmie 4 Nadwyżka kosztów noclegu w delegacji bez podatku 5 TEMAT MIESIĄCA Łączenie uprawnień rodzicielskich z zatrudnieniem nie wpływa na wymiar przysługującego pracownikowi urlopu 7 ROZLICZANIE CZASU PRACY Jak rozliczać nadgodziny i dyżury pełnione przez kierownika działu 11 LISTA PŁAC Jak wyliczać wynagrodzenie za czas urlopu pracownika, którego wymiar czasu pracy i warunki wynagradzania uległy zmianie 16 PYTANIA CZYTELNIKÓW Indywidualnym wnioskiem można zmienić rozkład, ale nie system czasu pracy 22 Zatrudniając cudzoziemca z powiązanej spółki, pracodawca nie musi wymagać kwestionariusza osobowego 23 Zasad wynagradzania nie należy różnicować w zależności od wydziału 25 Czas prowadzenia pojazdu poza harmonogramowymi godzinami stanowi pracę nadliczbową 28 Zaliczkę na zagraniczną delegację można wypłacić w kilku walutach 28 Odwołanemu członkowi zarządu może przysługiwać odprawa 29 Sposób rozliczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia zależy od terminów jej wypłaty i płatności pensji 30 Obowiązku pokrycia kosztów nie można zastępować wypłatą premii 32 Na zmniejszenie ekwiwalentu z a używanie prywatnego pojazdu konieczna jest zgoda pracownika 33 Zasady pokrycia kosztów badań zleceniobiorcy warto określić umownie 34 Pracownikowi należy wypłacić nagrodę jubileuszową niezwłocznie po nabyciu do niej prawa 35 Uczestnictwo w komisji wyborczej pozbawia prawa do świadczenia 36 Oddelegowanie pracownika do pracy w związkach bez wpływu na podstawę zasiłku 38 Zapisy regulaminu ZFŚS powinny precyzyjnie określać warunki przyznania dofinansowania 39 1 Przegląd płacowo-kadrowy czerwiec 2014

4 Aktualności Samochód służbowy wykorzystywany na cele prywatne z ryczałtem Od 2015 roku używanie samochodu służbowego do celów prywatnych ma być opodatkowane ryczałtowo. Pracodawca doliczy pracownikowi zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości zależnej od pojemności silnika samochodu, bez względu na liczbę kilometrów rzeczywiście przejechanych w danym miesiącu. Taką propozycję zakłada projekt ustawy o ułatwieniu warunków wykonywania działalności (tzw. czwartej ustawy deregulacyjnej), nad którym pracuje obecnie ministerstwo gospodarki. Zgodnie z projektem wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustalona będzie w wysokości: 250 zł miesięcznie, dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm 3, 400 zł miesięcznie, dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm 3. Obecnie obowiązujący sposób opodatkowania przychodu z tytułu korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych nie jest jednoznaczny. Przyjmuje się, że przychód taki należy ustalać na podstawie cen rynkowych wynajmu takiego samego pojazdu w wypożyczalniach samochodów. Ryczałt nie będzie obejmować sytuacji uregulowanych umownie (np. w zakresie umowy użyczenia bądź najmu pojazdu). Marcin Dawidziuk specjalista w zakresie prawa pracy PODSTAWA PRAWNA: Art. 12 ust. 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Po urlopie rodzicielskim zwolnienie składkowe tylko dla jednego pracodawcy 36 miesięcy to maksymalny okres zwolnienia ze składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za pracownika powracającego z urlopu z tytułu rodzicielstwa. O ile jednak zatrudnieni rodzice mogą dzielić się tymi urlopami, o tyle wspomniane zwolnienie ze składek przysługuje tylko jednemu pracodawcy. Jak podkreślił Jacek Męcina, sekretarz stanu w ministerstwie pracy i polityki społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską nr 25087, fakt skorzystania przez pracowników (matkę i ojca lub opiekunów dziecka) z przewidzianych w Kodeksie pracy urlopów przysługujących w związku z urodzeniem dziecka lub przyjęciem dziecka na wychowanie nie oznacza automatycznego nabycia przez pracodawców tych pracowników uprawnienia do Przegląd płacowo-kadrowy 2 czerwiec 2014

5 36-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP. Urodzenie kolejnego dziecka nowe uprawnienie Jak wyjaśnia MPiPS, 36 miesięcy to maksymalny okres zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP przysługujący pracodawcy po powrocie pracownika z urlopu udzielonego z tytułu urodzenia dziecka lub dzieci przy jednym porodzie albo przyjęcia dziecka lub dzieci na wychowanie w jednym czasie. Oznacza to, że urodzenie kolejnego dziecka lub dzieci przy kolejnym porodzie albo przyjęcie kolejnego dziecka lub dzieci na wychowanie powoduje, iż jeśli w związku z tym faktem pracodawca udzieli pracownikowi urlopu związanego z rodzicielstwem, nabywa nowe uprawnienie do zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP przez kolejne 36 miesięcy. Zdaniem resortu pracy wykładnia przepisów art. 104a ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz art. 9a ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy nie daje podstaw do uznania, że w sytuacji gdy z urlopów związanych z rodzicielstwem, udzielonych na to samo dziecko (dzieci), korzystają oboje rodzice (opiekunowie) dziecka, 36-miesięczny okres zwolnienia z opłacania składek na te fundusze będzie przysługiwać pracodawcom obojga rodziców (opiekunów) dziecka. Ponadto, jak podkreśla resort pracy, z powyższych przepisów nie wynika również, że okres zwolnienia może być dzielony pomiędzy wskazanych pracodawców. Zdaniem MPiPS ( ) uprawnienie do 36-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przysługuje wyłącznie jednemu pracodawcy (zatrudniającemu jedno z rodziców lub opiekunów). Prawo do takiego zwolnienia nabywa ten pracodawca, który jako pierwszy udzielił pracownikowi (opiekunowi) jednego z wymienionych wyżej urlopów i kontynuuje zatrudnienie tego pracownika po jego powrocie z urlopu. Fragment odpowiedzi MPiPS na interpelację poselską nr Możliwy wyjątek Jak wyjaśnia MPiPS, możliwa jest jednak sytuacja, w której zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP przechodzi na pracodawcę drugiego rodzica lub opiekuna dziecka. Dzieje się tak, gdy rodzic (lub opiekun), któremu pracodawca jako pierwszemu udzielił jednego z wymienionych wyżej urlopów, zmarł lub utracił możliwość sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, a którego obowiązki przejął drugi z rodziców (opiekunów) dziecka. Emilia Wawrzyszczuk specjalista w zakresie prawa pracy PODSTAWA PRAWNA: art. 104a ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.). art. 9a ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 272 ze zm.). Przegląd płacowo-kadrowy 3 czerwiec 2014