Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 43/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r.

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 43/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r. w sprawie trybu postępowania przy przygotowywaniu projektów uchwał, zarządzeń oraz umów, zleceń i zamówień Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 Ustalam następujący tryb postępowania przy przygotowywaniu projektów uchwał Rady Miasta Józefowa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu: 1) komórki organizacyjne, merytorycznie właściwe dla sprawy będącej przedmiotem regulacji uchwały, w oparciu o założenia przekazane przez Burmistrza Miasta i przepisy prawa, przygotowują projekt uchwały wraz z uzasadnieniem. Jeżeli z treści uchwały wynika potrzeba sporządzenia załącznika przygotowanie projektu obejmuje również przygotowanie załącznika, 2) projekt, o którym mowa w pkt. 1 parafuje pod treścią uzasadnienia kierownik komórki organizacyjnej, jako osoba odpowiedzialna za sporządzenie zarówno projektu uchwały, uzasadnienia oraz w miarę potrzeby również załącznika, 3) projekt uchwały wraz z uzasadnieniem kierownik komórki przekazuje Radcy Prawnemu celem zaopiniowania pod względem zgodności z prawem, 4) kierownik komórki przekazuje zaopiniowany przez Radcę Prawnego projekt Burmistrzowi Miasta, celem akceptacji jego treści, 5) po podpisaniu uzasadnienia do projektu przez Burmistrza Miasta kierownik komórki powoduje sporządzenie 20 kompletów kopii uchwały wraz z uzasadnieniem i ewentualnie innymi załącznikami w wersji papierowej i przekazuje je Sekretarzowi Miasta. Oprócz wersji papierowej należy przekazać do Biura Rady za pośrednictwem wskazanych katalogów systemowych wersję elektroniczną danego projektu z uzasadnieniem i ewentualnymi załącznikami. 6) termin przekazania materiałów, o którym mowa w pkt. 5 upływa o godz. 12-tej na 7 dni przed terminem sesji Rady Miasta. Przy obliczaniu terminu nie liczy się dnia przekazania materiałów oraz dnia odbywania sesji. 7) Sekretarz Miasta w oparciu o złożone materiały sporządza wniosek o zwołanie sesji, adresowany do Przewodniczącego Rady Miasta, który podpisuje Burmistrz Miasta. 8) Sekretarz Miasta przekazuje wniosek wraz z kompletami projektów uchwał wymienionych we wniosku (w wersji papierowej) do Biura Rady, najpóźniej w terminie 7 dni przed dniem sesji. Sposób liczenia terminu określony w pkt. 6 stosuje się odpowiednio. 9) pracownik Biura Rady przygotowuje komplet materiałów i organizuje wysłanie zawiadomień o terminie zwołania sesji każdemu radnemu w terminie, o którym mowa w pkt. 8, 10) uchwały podjęte przez Radę Miasta Burmistrz Miasta przesyła do Wojewody w terminie 7 dni od daty odbycia sesji (komplet materiałów do wysłania przygotowuje pracownik Biura Rady), 11) na zasadach określonych w pkt. 10 Burmistrz Miasta przedkłada Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwały objęte zakresem nadzoru RIO, m.in. uchwałę budżetową, uchwałę w sprawie absolutorium, itp.,

2 12) uchwały podjęte przez Radę Miasta publikowane są na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta przez pracownika Biura Rady w terminie 7 dni od daty podpisania uchwał przez Przewodniczącego Rady, 13) uchwały podjęte przez Radę Miasta, będące aktami prawa miejscowego, ogłaszane są w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego w terminie 7 dni od daty sporządzenia aktu w formie dokumentu elektronicznego, 14) podstawą do ogłoszenia aktu, o którym mowa w pkt. 13, jest akt w formie dokumentu elektronicznego, opatrzony przez Przewodniczącego Rady bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, który przesyłany jest do publikacji za pośrednictwem Urzędowej Poczty Elektronicznej, 15) pracownik Biura Rady przekazuje uchwały podjęte przez Radę Miasta Sekretarzowi Miasta (wszystkie) oraz komórkom organizacyjnym (w zależności od rodzaju sprawy będącej przedmiotem regulacji uchwały). 2 Ustalam następujący tryb postępowania przy przygotowywaniu projektów zarządzeń Burmistrza Miasta Józefowa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu: 1) komórka organizacyjna, merytorycznie zajmująca się danym zagadnieniem przygotowuje projekt zarządzenia w sprawie wraz z załącznikami, stanowiącymi integralną część zarządzenia (o ile potrzeba sporządzenia takich załączników wynika z treści projektu zarządzenia). Do projektu zarządzenia należy dołączyć uzasadnienie, mówiące o potrzebie jego wydania, podpisane przez kierownika komórki, sporządzającej projekt. 2) kierownik komórki przedstawia komplet materiałów, o których mowa w pkt. 1, Radcy Prawnemu, celem zaopiniowania zgodności zawartych w nim uregulowań z obowiązującymi przepisami prawa, 3) po wykonaniu czynności, o których mowa w pkt. 1 i pkt. 2 kierownik komórki przedstawia Burmistrzowi Miasta co najmniej dwa komplety projektu zarządzenia do podpisu, 4) po podpisaniu zarządzenia przez Burmistrza Miasta kierownik komórki uzyskuje numer zarządzenia z centralnego rejestru zarządzeń Burmistrza Miasta, prowadzonego przez Sekretariat Burmistrza, 5) po uzyskaniu numeru zarządzenia jeden jego egzemplarz pozostaje w centralnym rejestrze zarządzeń Burmistrza Miasta, 6) zarządzenia Burmistrza Miasta publikowane są na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta przez pracownika Sekretariatu Burmistrza w terminie 7 dni od daty podpisania zarządzenia przez Burmistrza Miasta Przy opracowywaniu projektów uchwał i zarządzeń, o których mowa w 1 i 2 należy wziąć pod uwagę aktualny stan prawny oraz skutki wywołane nowym projektem, tak aby nie dopuścić do sytuacji, że w danej sprawie obowiązuje kilka aktualnych aktów (uchwał, czy zarządzeń). 2. W przypadku, gdy opracowywany projekt zmienia lub uchyla dotychczas obowiązującą uchwałę lub zarządzenie do projektu należy dołączyć kopię aktu uchylanego lub zmienianego, co najmniej na etapie uzyskania opinii Radcy Prawnego, o której mowa w 1 pkt. 3 i w 2 pkt W przypadku, gdy podjęty akt zmienia lub uchyla dotychczas obowiązującą uchwałę lub zarządzenie pracownicy dokonujący publikacji aktu w Biuletynie Informacji Publicznej zamieszczają stosowną adnotację przy aktach, których zmiana lub uchylenie dotyczy, np. uchwała uchylona uchwałą Nr. z dnia.; zarządzenie zmienione zarządzeniem Nr z dnia 2

3 4. W przypadku aktów prawa miejscowego pracownicy dokonujący publikacji tych aktów w Biuletynie Informacji Publicznej zamieszczają stosowną informację, że jest to akt prawa miejscowego, a po opublikowaniu tego aktu w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego uzupełniają dane, wpisując rok i pozycję, pod którą dany akt został opublikowany. 4 Ustalam następujący tryb postępowania przy przygotowywaniu projektów umów dla zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.): 1) kierownik komórki organizacyjnej Urzędu Miasta odpowiada za realizację planu finansowego ustalonego dla poszczególnych komórek na dany rok budżetowy, 2) realizując plan, o którym mowa w pkt. 1 kierownik komórki przygotowuje projekt umowy dot. określonego zadania i przedstawia go Radcy Prawnemu celem zaopiniowania pod względem legalności, 3) przygotowany projekt umowy kierownik komórki przedstawia Kierownikowi Referatu Zamówień Publicznych i Ochrony Środowiska celem zaopiniowania i oceny pod względem konieczności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, 4) po wykonaniu czynności, o których mowa w pkt. pkt. 2 i 3 kierownik komórki przedstawia projekt Skarbnikowi Miasta do kontrasygnaty, podając informację o zabezpieczeniu środków finansowych w budżecie komórki, ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf), 5) po wykonaniu czynności, o których mowa w pkt. pkt. 2, 3 i 4 kierownik komórki przedkłada projekt do podpisu Burmistrzowi Miasta i wykonawcy umowy. W przypadku umowy sporządzanej przez komórkę merytoryczną Urzędu Burmistrz Miasta podpisuje umowę na ostatniej stronie, pod tekstem umowy po prawej stronie. 6) kierownik komórki czuwa nad prawidłowym oznakowaniem umowy, zgodnie z zasadami określonymi dla załatwiania spraw w Urzędzie, a mianowicie: każdą stronę umowy numeruje się na dole strony, w lewym górnym rogu umowy wpisuje się symbol komórki organizacyjnej (zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu), numer teczki (zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt), kolejny numer sprawy (z danej teczki) oraz rok. 7) umowę sporządza się w 2 egzemplarzach i po wykonaniu czynności opisanych w pkt. 2 6 kierownik komórki uzyskuje na umowie kolejny numer z centralnego rejestru umów, zleceń i zamówień a następnie przekazuje jeden egzemplarz umowy wykonawcy a drugi pozostawia w centralnym rejestrze umów, zleceń i zamówień, 8) zawarcie umowy zlecenia z osobą fizyczną, nie będącą pracownikiem Urzędu Miasta, wiąże się z koniecznością wypełnienia przez tę osobę druku zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego osoby wykonującej umowę zlecenie, stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia i przedłożenia go w Referacie Realizacji Budżetu Tryb postępowania określony w 4 ma zastosowanie również do zleceń i zamówień sporządzanych w formie pisemnej, z zastrzeżeniem ust. 2 i Tryb postępowania określony w 4 nie jest wymagany przy udzielaniu zleceń cząstkowych, których stosowanie dopuszczają postanowienia wcześniej zawartej umowy. Zlecenia cząstkowe wydają pracownicy komórek merytorycznych, odpowiedzialni za realizację wcześniej zawartej umowy. 3. Opinia Radcy Prawnego, o której mowa w 4 pkt. 2 nie jest wymagana w przypadku zleceń i zamówień o wartości nie przekraczającej Euro. 3

4 4. Zasady numeracji umów i rejestrowania ich w centralnym rejestrze umów, zleceń i zamówień, określone w 4 pkt. 6 i 7 stosuje się odpowiednio do umów zawieranych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. 5. Każda komórka organizacyjna dysponuje tylko własnym planem finansowym, o którym mowa w 4 pkt. 1, zaś dokonywanie wydatków przekraczających zakres tego planu jest możliwe po wyrażeniu akceptacji przez dysponenta planu, z którego ma być realizowany wydatek. 6 Ustalenia niniejszego zarządzenia mają zastosowanie również do pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy. 7 Za realizację niniejszego zarządzenia odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Józefowa oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy. 8 Traci moc zarządzenie Nr 3/2005 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 6 stycznia 2005r. w sprawie trybu postępowania przy przygotowywaniu projektów uchwał i zarządzeń oraz prowadzenia niektórych rejestrów. 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Miasta /-/ inż. Stanisław Kruszewski 4

5 Załącznik do zarządzenia Nr 43/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r. Z G Ł O S Z E N I E do ubezpieczenia osoby wykonującej umowę zlecenia Proszę wypełnić drukowanymi literami I. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY 1. Nazwisko i imię Nazwisko rodowe Imię matki, ojca Data i miejsce urodzenia PESEL 6. Miejsce zameldowania: a) województwo b) powiat c) gmina d) miejscowość e) ulica nr domu nr lokalu f) kod pocztowy i poczta Seria i numer dowodu osobistego Wykształcenie Adres do korespondencji Telefon kontaktowy/ Nazwa i adres Urzędu Skarbowego Oddział NFZ Nazwa i adres Oddziału ZUS II. POZOSTAŁE DANE Oświadczam, że: (wpisać x tylko w odpowiedniej kratce) Jestem zatrudniony w innym zakładzie pracy i otrzymuję wynagrodzenie niższe niż minimalne. Nazwa i adres zakładu pracy Jestem zatrudniony w innym zakładzie pracy i otrzymuję wynagrodzenie wyższe/równe niż minimalne. Nazwa i adres zakładu pracy Prowadzę pozarolniczą działalność gospodarczą (opłacam składki) Prowadzę pozarolniczą działalność gospodarczą (nie opłacam składki) Jestem emerytem/rencistą. Nr świadczenia

6 Jestem emerytem/rencistą zatrudnionym na umowę o pracę/zlecenia z innym pracodawcą. Nr świadczenia Jestem bezrobotnym Przebywam na urlopie macierzyńskim Przebywam na urlopie wychowawczym Przebywam na urlopie bezpłatnym Jestem rolnikiem i jest to moje jedyne źródło utrzymania Jestem uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem (do ukończenia 26 lat) Pozostaję w stosunku służby policyjnej, wojskowej, więziennej (z wyłączeniem celników) III. DANE DODATKOWE DO ZGŁOSZENIA DO UBEZPIECZENIA 1. Pomimo nie podlegania ubezpieczeniu obowiązkowemu wnoszę o objęcie mnie dobrowolnym ubezpieczeniem społecznym Tak Nie 2. Pomimo podlegania obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu wnoszę o objęcie mnie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym Tak Nie 3. Czy ma Pan(i) ustalone prawo do emerytury lub renty? Czy posiada Pan(i) orzeczenie o niepełnosprawności i w jakim stopniu Oświadczam, że dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem faktycznym i prawnym. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla celów realizacji umowy data wypełnienia podpis 6

7 U z a s a d n i e n i e Zarządzeniem Nr 3/2005 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 6 stycznia 2005r. uporządkowano tryb postępowania przy przygotowywaniu projektów uchwał Rady Miasta oraz zarządzeń Burmistrza Miasta Józefowa. Ujednolicono postępowanie przy wykonywaniu czynności związanych z rejestracją umów, zleceń i zamówień oraz z rejestracją faktur i rachunków, a także uregulowano sposób prowadzenia w systemie elektronicznym rejestrów pism przychodzących i wychodzących. W związku ze zmianą przepisów dotyczących czynności kancelaryjnych, odrębnym zarządzeniem uregulowano sprawy wykonywania tych czynności, których nie regulują przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 64 z późn. zm.). W zarządzeniu tym uregulowano m.in. zasady przyjmowania i wysyłania przesyłek oraz rodzaje rejestrów centralnych prowadzonych w Urzędzie Miasta i dlatego dalsze pozostawienie tych przepisów w zarządzeniu Nr 3/2005 stało się bezprzedmiotowe. W przedkładanym zarządzeniu zmieniono tryb postępowania przy ogłaszaniu aktów prawa miejscowego, co jest związane ze zmianą ustawy z dnia 20 lipca 2000r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011r. Nr 197, poz z późn. zm.). Opracowano również druk zgłoszenia do ubezpieczenia osoby wykonującej umowę zlecenia, który - w przypadku zawarcia umowy zlecenia - będą zobowiązane wypełniać osoby nie będące pracownikami Urzędu Miasta. 7