PISMO OKÓLNE NR 12/2015 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia

Transkrypt

1 Or PISMO OKÓLNE NR 12/2015 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Kowalewie Pomorskim i jednostkach organizacyjnych gminy Kowalewo Pomorskie Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938, 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626, 1877, z 2015 r. poz. 238, 532) oraz 27 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego nadanego Zarządzeniem Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie nr 2/2014 z dnia 3 sierpnia 2014 r. z późn. zm. ustalam, co następuje: 1 Określa się zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Kowalewie Pomorskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Kowalewo Pomorskie, stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego pisma okólnego. 2 Wykonanie pisma okólnego powierza się Sekretarzowi Gminy. 3 Traci moc Pismo Okólne nr 3/2010 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Kowalewie Pomorskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Kowalewo Pomorskie oraz zasad jej koordynacji. 4 Pismo okólne wchodzi w życie z dniem podjęcia. M. Sitniewska BURMISTRZ /-/ Andrzej Grabowski Załącznik nr 1 do Pisma Okólnego nr 12/2015

2 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia ZASADY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W KOWALEWIE POMORSKIM I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY KOWALEWO POMORSKIE I Postanowienia ogólne 1 1. Kontrolę zarządczą w Urzędzie Miejskim w Kowalewie Pomorskim stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy Ilekroć w piśmie okólnym jest mowa o: a) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Kowalewie Pomorskim, b) Gminie należy przez to rozumieć Gminę Kowalewo Pomorskie, c) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie, d) Kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierownika referatu Urzędu Miejskiego w Kowalewie Pomorskim, e) Komórkach organizacyjnych należy przez to rozumieć referaty oraz samodzielne stanowiska, f) Pracowniku należy przez to rozumieć pracownika samorządowego, pracownika na stanowisku pomocniczym, zatrudnionego w ramach stosunku pracy, na podstawie wyboru, powołania lub umowy o pracę, g) Jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną podległą Gminie Kowalewo Pomorskie, h) Kierowniku jednostki organizacyjnej należy przez to rozumieć kierownika jednostki podległej Gminie Kowalewo Pomorskie. II Cele i zadania kontroli zarządczej 3 1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) skuteczności i efektywności działania, c) wiarygodności sprawozdań, d) ochrony zasobów, e) przestrzeganiu i promowaniu zasad etycznego postępowania, e) efektywności i skuteczności przepływu informacji, f) zarządzania ryzykiem Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej, na podstawie następujących kryteriów: a) zgodności z prawem w ramach którego pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, b) rzetelności która wymaga, by pracownicy wykonywali obowiązki z należytą starannością, sumiennie i terminowo, dokumentując określone działania zgodnie z rzeczywistością, z uwzględnieniem towarzyszących im okoliczności, c) celowości w ramach którego pracownicy badają, czy działalność Urzędu jest zgodna z celami i zadaniami wskazanymi w Statucie Gminy i z przyjętymi planami, 1

3 d) gospodarności w ramach którego pracownicy optymalizują metody i sposoby oszczędnego i efektywnego wydatkowania oraz gospodarowania majątkiem Gminy, a ponadto stosują działania zapobiegające wystąpieniu szkód lub powodujące ich ograniczanie, e) przejrzystości według którego dochody i wydatki publiczne mają być klasyfikowane, sprawozdania finansowe sporządzane, a zasady rachunkowości stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w formie zorganizowanego ładu dokumentacyjnego, a ponadto sprawdza się, czy dokumenty (dowody księgowe) będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania, f) jawności w ramach którego Urząd prowadzi Biuletyn Informacji Publicznej w formie strony internetowej i udostępnia materiały zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej Burmistrz zapewnia funkcjonowanie kontroli zarządczej w Urzędzie, która powinna być: a) adekwatna zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz regulacjami wewnętrznymi Urzędu, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej, b) skuteczna postępowanie kontrolne zakończyć się powinno wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych; kontrola zarządcza musi zabezpieczać Urząd przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka, c) efektywna kontrola zarządcza powinna powodować osiągnięcie założonych celów (m.in. usprawnić pracę Urzędu, eliminować ryzyko wystąpienia błędu) Do podstawowych funkcji i zadań kontroli zarządczej należy w szczególności: a) sprawdzenie, czy wydatki publiczne są dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, b) kontrola terminowości realizowanych zadań, c) sprawdzanie czy wydatki ponoszone są w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, d) porównanie stopnia realizacji podjętych celów i zadań z przyjętymi założeniami, a w przypadku stwierdzenia niezgodności wydawanie wniosków bądź zaleceń o charakterze zarządczym, e) nadzór nad terminowym składaniem sprawozdań, f) nadzór nad terminowym zwrotem środków publicznych, g) wspomaganie Burmistrza w procesie zarządczym, h) ocenianie prawidłowości pracy. 7 Kontrola zarządcza w Urzędzie funkcjonuje na dwóch poziomach: a) I poziom - jest to kontrola wykonywana: w komórce organizacyjnej przez kierownika tej komórki oraz system kontroli zarządczej w poszczególnych jednostkach organizacyjnych: - w komórce organizacyjnej przez kierownika tej komórki, - w jednostkach organizacyjnych gminy przez kierowników tych jednostek, którzy są odpowiedzialni za stworzenie I poziomu kontroli w swoich jednostkach, b) poziom II - jest to kontrola jednostek organizacyjnych realizowana przez Burmistrza. Tę kontrolę mogą przeprowadzać, na podstawie pisemnego upoważnienia Burmistrza, pracownicy Urzędu, zgodnie z zakresem wykonywanych zadań Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Gminy, zwany dalej koordynatorem kontroli zarządczej. 2. Do zadań koordynatora kontroli zarządczej należy w szczególności: 2

4 a) dokonanie przeglądu i analizy opracowanych ryzyk przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu oraz oświadczeń o stanie kontroli zarządczej składanych przez kierowników jednostek organizacyjnych, b) przygotowywanie i przedłożenie Burmistrzowi, w terminie do końca lutego każdego roku, zbiorczego raportu dotyczącego istotnych ryzyk oraz wniosków dotyczących słabości kontroli zarządczej i proponowanie jej usprawnień. III System kontroli zarządczej 9 1. System kontroli zarządczej funkcjonujący w Urzędzie jest to zintegrowany zbiór: a) udokumentowanych procedur wewnętrznych, instrukcji, wytycznych, zakresów obowiązków oraz innych dokumentów wewnętrznych, b) elementów i czynności kontrolnych obejmujących samokontrolę, kontrolę funkcjonalną oraz kontrolę instytucjonalną Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 2. Samokontrola polega na bieżącej kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, regulacje wewnętrzne i obowiązki wynikające z zakresu obowiązków z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu i realizowana jest w toku codziennego wykonywania zadań. 3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany: a) podjąć działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, b) niezwłocznie przekazać informacje o ujawnionych nieprawidłowościach przełożonemu. 4. Przełożony, który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez kierowników komórek organizacyjnych oraz przez osoby na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., którym obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie przepisów prawa. IV Standardy kontroli zarządczej Sprawowanie kontroli zarządczej w Urzędzie zawarte jest w pięciu obszarach standardów i odpowiada poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, 5) monitorowanie i ocena. Środowisko wewnętrzne 13 3

5 1. Właściwe środowisko wewnętrzne w jednostce jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli zarządczej. 2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce, posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracowników, istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki oraz we właściwym powierzaniu (delegowaniu) obowiązków. 3. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. 4. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających poprzez szkolenia i właściwy dobór pracowników do poszczególnych stanowisk pracy. 5. Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do celów i zadań, które aktualnie stoją przed jednostką do zrealizowania. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników określa się w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. 6. Należy precyzyjnie określać zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. 7. Przyjęcie tych obowiązków powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Cele i zarządzanie ryzykiem 14 1.W celu realizacji i monitorowania wykonywania zadań kierownicy komórek organizacyjnych, pracownicy samodzielnych stanowisk oraz kierownicy jednostek organizacyjnych sporządzają, w terminie do końca stycznia, Roczny plan działalności, obejmujący dany rok kalendarzowy. 2.Roczny plan działalności obejmuje: zestawienie nie więcej niż 5 najważniejszych celów przyjętych do realizacji dla danej komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej gminy, przypisanie im mierników określających stopień realizacji celów wraz z ich planowanymi wartościami, a także najważniejszych zadań służących realizacji tych celów wraz z odniesieniem tych celów do dokumentów o charakterze strategicznym. 3. Przy opracowywaniu Rocznego planu działalności należy uwzględnić przede wszystkim: a) określone przepisami prawa gminne zadania publiczne, b) zadania zlecone z zakresu administracji rządowej, c) uchwały Rady Miejskiej w Kowalewie Pomorskim, d) zakresy działań komórek organizacyjnych Urzędu, e) inicjatywy służące poprawie obsługi klienta oraz doskonalenie organizacji i funkcjonowania Urzędu. 4. Roczny plan działalności, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego pisma okólnego należy sporządzić do końca stycznia danego roku. 5. W terminie do końca grudnia danego roku kierownicy komórek organizacyjnych, pracownicy samodzielnych stanowisk oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy zobowiązani są przedstawić informację na temat realizacji Rocznego planu działalności. 6. Wzór informacji, o której mowa w ust. 5 stanowi załącznik nr 3 do niniejszego pisma okólnego. 15 4

6 1. Najistotniejszym elementem kontroli zarządczej obok systemu wyznaczania celów i zadań dla jednostki i monitorowania ich realizacji, jest wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem. 2. Ustalenie hierarchii celów i zadań oraz efektywne zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. 3. Proces zarządzania ryzykiem musi być pisemnie dokumentowany. 4. Ryzyko to prawdopodobieństwa zaistnienia zdarzeń, które mogą mieć negatywny wpływ na realizację założonych celów, planów i zadań realizowanych w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych. 5. Celem wprowadzenia procesu zarządzania ryzykiem jest: a) podniesienie poziomu jakości kontroli zarządczej, b) poprawa we wszystkich obszarach zarządzania, c) zwiększenie prawdopodobieństwa osiąganych celów i realizacji zadań, d) efektywne zarządzanie zasobami, e) zapewnienie ochrony majątku i efektywności finansowej, f) ograniczenie negatywnych skutków zdarzeń do akceptowanego poziomu Kierownicy komórek organizacyjnych, pracownicy samodzielnych stanowisk oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy są zobowiązani do przeprowadzenia udokumentowanej, pisemnej analizy ryzyka na poziomie komórki organizacyjnej, za którą odpowiadają. 2. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych urzędu, pracowników samodzielnych stanowisk oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy do: a) wskazania osób odpowiedzialnych za wykonanie celów i zadań wskazanych w Rocznym planie działalności, b) identyfikacji i oceny ryzyk występujących w komórkach w odniesieniu do realizowanych zadań, c) przeprowadzania analizy zidentyfikowanych ryzyk, d) określenia rodzaju wymaganych reakcji, rodzaju działań, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka, e) wprowadzenia mechanizmów kontrolnych, monitorowanie realizacji zadań i celów w komórce. 3. Wszystkie informacje wskazane w ust. 2 zostaną wprowadzone do tzw. Rejestru ryzyk, który jest prowadzony przez koordynatora kontroli zarządczej. 4. Wzór Rejestru ryzyk, o którym mowa w ust. 3 stanowi załącznik nr 4 do niniejszego pisma okólnego. 5. Analizę ryzyka na dany rok przedkłada się Burmistrzowi za pośrednictwem koordynatora kontroli zarządczej w terminach do końca kwietnia każdego roku Każde zidentyfikowane ryzyko należy przeanalizować w celu oszacowania: a) prawdopodobieństwa (P) wystąpienia ryzyka, w skali punktowej od 1 do 5, b) siły (S) wypływu (wielkość skutku, straty), jaki będzie miało wystąpienie tego zdarzenia, w skali punktowej od 1 do Istotność ryzyka obliczana jest jako iloczyn tych dwu wartości, tj.: Istotność Ryzyka = P x S 3. Aby określić prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka należy posłużyć się następującymi kryteriami: Prawdopodobieństwo Ilość punktów Co oznacza, że: rzadkie 0-20% Ryzyko wystąpi w nadchodzącym roku, o ile nie zostanie zmniejszone; jego przypadki będą pojedyncze 5

7 mało prawdopodobne 21-40% Ryzyko może wystąpić okazjonalnie, bądź w wyniku zbiegów niezwykłych okoliczności średnie 41-60% Ryzyko będzie pojawiać się w miarę często, bądź w wyniku równoczesnego występowania różnych problemów i okoliczności prawdopodobne 61-80% Ryzyko będzie systematycznie narastać prawie pewne % Prawie pewne, że wystąpi w najbliższym roku budżetowym 4. Do określenia wpływu (oddziaływania, skutku) ryzyka na realizację zadań stosuje się następujące kryteria: Oddziaływanie Ilość punktów Co oznacza, że: Nieznaczne 1 Rozwiązanie tego problemu będzie wymagało nieznacznego nakładu zasobów bądź czasu, lecz nie spowoduje trwałej szkody i wywrze mały wpływ na wyniki finansowe. Może spowodować krótkotrwałe lub niewielkie zakłócenia w działalności. Małe 2 Rozwiązanie tego problemu będzie wymagało pewnego nakładu zasobów bądź czasu, a usunięcie skutków (powstałych strat) będzie wymagało czasu. Może mieć wpływ na wyniki finansowe, a także może spowodować zakłócenia w działalności. Średnie 3 Rozwiązanie tego problemu będzie wymagało umiarkowanego nakładu zasobów bądź czasu w tym kierownictwa wyższego szczebla. Usunięcie skutków (strat) będzie trudne. Wywrze wpływ na wyniki finansowe i może stać się ważnym wydarzeniem publicznym. Może doprowadzić do niezrealizowania kluczowego zadania. Poważne 4 Rozwiązanie tego problemu będzie wymagało dużego nakładu zasobów bądź czasu w tym kierownictwa wyższego szczebla. Usunięcie skutków (strat) będzie bardzo trudne lub nieraz wręcz niemożliwe. Wywrze istotny wpływ na wyniki finansowe i stanie się istotnym wydarzeniem publicznym. Prawdopodobnie doprowadzi do niezrealizowania kluczowego zadania. Katastrofalne 5 Rozwiązanie tego problemu będzie wymagało bardzo dużego nakładu zasobów bądź czasu w tym kierownictwa wyższego szczebla. Usunięcie skutków (strat) będzie bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Wywrze istotny wpływ na wyniki finansowe i stanie się ważnym wydarzeniem publicznym. Doprowadzi do niezrealizowania kluczowego zadania. 5. Istotność ryzyka oceniana jest w następujący sposób: Oddziaływanie Katastrofalne Poważne Średnie Małe

8 Nieznaczne Rzadkie Mało prawdopodobne Średnie Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka 18 Uzyskane wyniki punktowej oceny ryzyka należy interpretować następująco: Prawdopodobne Prawie pewne Ryzyko wysokie kolor czerwony (15-25) Ryzyko średnie kolor żółty (5-12) Ryzyko niskie kolor zielony (1-4) Ryzyko o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim prawdopodobieństwie. Ryzyko o średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie Ryzyko o wysokim wpływie oraz niskim prawdopodobieństwie. Ryzyko o średnim wpływie oraz o średnim lub niskim prawdopodobieństwie. Ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie. Ryzyko o niskim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie W Urzędzie przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem: a) przeniesienie ryzyka na inną instytucję, np. poprzez ubezpieczenie, b) tolerowanie ryzyka - w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzykom, a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści, c) przeciwdziałanie - działania pozwalające na ograniczenie ryzyka do akceptowalnego poziomu, np. dzięki wzmocnieniu mechanizmów kontroli zarządczej wbudowanych w realizowane procesy (poprzez procedury, wytyczne, zasady, nadzór, itd.), d) przesunięcie w czasie (wycofanie się) - zawieszenie działań rodzących zbyt duże ryzyko. 2. Ustala się, że akceptowanym poziomem ryzyka w Urzędzie jest ryzyko niskie. 3. Przyjęto następujące podstawowe zasady akceptowalności poziomów ryzyka: a) ryzyko niskie ryzyko akceptowalne, ale należy je monitorować i w miarę potrzeby sprawdzać, czy ryzyko jest prawidłowo kontrolowane. Decyzję o sposobie postępowania podejmuje odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub samodzielne stanowisko oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy, b) ryzyko średnie - może wywierać poważny wpływ na kluczową działalność, należy monitorować i rozważyć potrzebę działań zaradczych i wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontroli, mając na uwadze koszty wprowadzenia kontroli. Można tolerować średni poziom, gdy koszty zapobiegania ryzyku są zbyt wysokie, ale należy na bieżąco sprawdzać poziom ryzyka. Za monitoring ryzyka i ewentualne zaprojektowanie mechanizmów kontrolnych odpowiedzialny jest właściciel ryzyka. Decyzję o tolerowaniu (akceptacji) ryzyka może podjąć, w formie adnotacji akceptuję, tylko Burmistrz, c) ryzyko wysokie - stanowi poważne zagrożenie dla kluczowej działalności jednostki lub osiągnięcia przez nią celów działania. Potrzebne jest natychmiastowe działanie, poprzez wprowadzenie silnych mechanizmów kontroli. Podlega ciągłemu monitoringowi, nie może być tolerowane. Kierownicy komórek organizacyjnych lub samodzielne stanowisko oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy, zobowiązani są do zaprojektowania mechanizmów ograniczających poziom ryzyka wysokiego, natomiast Burmistrz do ich akceptacji. 4. Burmistrz ma prawo podjąć decyzję o akceptacji każdego poziomu ryzyka i nie podejmowaniu działań zaradczych. 20 7

9 1. Kierownicy komórek organizacyjnych, pracownicy samodzielnych stanowisk oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy mają obowiązek dokonywania ciągłego przeglądu ryzyk. 2. Przeglądu ryzyk dokonuje się w celu uzyskania informacji, czy: a) ryzyko nadal występuje, b) pojawiło się nowe ryzyko, c) prawdopodobieństwo i wpływ ryzyka zmieniło się, d) stosowane mechanizmy kontrolne są efektywne. 3. Przeglądy ryzyk odbywają się w formie spotkania kierownika komórki organizacyjnej urzędu lub kierownika jednostki organizacyjnej gminy z pracownikami, natomiast w przypadku samodzielnych stanowisk polegają na indywidualnej analizie. 4. Z dokonanego przeglądu ryzyk winny znaleźć się stosowne zapisy w formie notatki służbowej. Mechanizmy kontroli Mechanizmy kontrolne aby były skuteczne powinny być: a) na czas wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń, b) oszczędnie kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników z uwzględnieniem analizy kosztów korzyści, c) dobrze umiejscowione punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia od celów organizacji, d) elastycznie kontrole powinny uwzględniać zmiany operacyjne, e) odpowiednie powinny odpowiadać potrzebom najwyższego kierownictwa i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej, muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia, do pomiaru, których zostały zaprojektowane, f) spójne z odpowiedzialnością ustanawiają odpowiedzialność za wyniki, g) zdolne identyfikować przyczyny działanie korygujące/ zapobiegawcze jest bardziej prawdopodobne, jeśli zostało zaplanowane, jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny Dokumentacja systemu kontroli zarządczej obejmuje w szczególności przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz: a) dokumenty potrzebne do skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów w szczególności procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, b) zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, c) akty prawne wewnętrzne wydawane przez Burmistrza, d) zapisy ustalone w Urzędzie w zakresie potrzebnym do skutecznego planowania i wykonania zadań. 2. System wewnętrznych uregulowań nie jest zamkniętym katalogiem, systematycznie jest dostosowywany do potrzeb Urzędu W Urzędzie prowadzony jest właściwy nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich skutecznej i efektywnej realizacji, który obejmuje w szczególności: a) jasne komunikowanie obowiązków, zadań i odpowiedzialności każdego z pracowników i system oceny ich pracy w niezbędnym zakresie, b) zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach, w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega on zgodnie z zamierzeniami, c) zapewnienie pracownikom dostępu do odpowiednich informacji, przepisów prawnych, procedur, instrukcji niezbędnych do realizacji powierzonych zadań, d) właściwe oznaczanie statusu spraw, właściwe przechowywanie dokumentów. 8

10 24 1. Dostęp do zasobów Urzędu mają wyłącznie upoważnione osoby. W celu zapewnienia ochrony zasobów Urzędu pracownicy zobowiązują się do: a) przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy Urzędu zasad porządku i dyscypliny pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, b) dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do dokumentów i informacji niejawnych, informacji publicznej, ochrony danych osobowych, c) ochrony powierzonego mienia i jego wykorzystania zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki, d) przestrzegania instrukcji inwentaryzacji. Informacja i komunikacja W jednostce zapewnienia się wszystkim pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. 2. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym. 3. Osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. 4. Komunikacja wewnętrzna polega na: a) przekazywaniu odpowiednich dokumentów zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i kompetencjami komórek organizacyjnych, b) prowadzeniu indywidualnych rozmów z pracownikami, c) przekazywanie komunikatów i informacji w formie pisemnej lub drogą ową, d) organizowaniu szkoleń wewnętrznych, e) wydawaniu własnych dokumentów wewnętrznych zawierających wytyczne do realizowanych zadań, f) powoływaniu zespołów problemowych. 5. Komunikacja zewnętrzna polega na: a) zamieszczaniu informacji na stronie internetowej Urzędu oraz na tablicach ogłoszeń, b) przekazywaniu informacji za pośrednictwem mediów, c) sporządzaniu informacji, sprawozdań, analiz, biuletynów, broszur, d) prowadzeniu bezpośrednich spotkań z mieszkańcami. 5. Burmistrz zobowiązał wszystkich pracowników do bieżącego informowania bezpośrednich przełożonych o występowaniu zdarzeń mających wpływ na zagrożenie niewykonania lub niewykonanie ustalonych zadań. Monitorowanie i ocena Kierownik jednostki odpowiedzialny jest za dokonywanie oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej upoważnia się kierowników komórek organizacyjnych, pracowników samodzielnych stanowisk i kierowników jednostek organizacyjnych, w zakresie realizacji ich zadań oraz koordynatora kontroli zarządczej. 2. Ocena systemu kontroli zarządczej może być dokonywana także w drodze odrębnych ocen dokonywanych przez pracowników jednostki (samoocena). Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana. 3. Burmistrz oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy corocznie, do końca stycznia, przedstawiają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. Oświadczenie publikowane jest w BIP. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do niniejszego pisma okólnego. 9

11 Załącznik nr 2 do Pisma Okólnego nr 12/215 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia Plan działalności na rok... dla komórki organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Kowalewie Pomorskim/ jednostki podległej gminy nadzorowanej przez... Nazwa komórki organizacyjnej/jednostki podległej... L.p. Cel Mierniki określające stopień realizacji celu Najważniejsze zadania służące Nazwa Planowana wartość do realizacji celu osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy plan Odniesienie do dokumentu o charakterze strategicznym 10

12 ... (podpis kierownika) Załącznik nr 3 do Pisma Okólnego nr 12/2015 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia Informacja o realizacji planu działalności na rok... przez... (nazwa komórki organizacyjnej/jednostki podległej) L.p. Cel ogólny Cele/zadania szczegółowe Nazwa Miernik Wartość w roku sprawozdawczym UWAGI wyznaczona osiągnięta 11

13 ... (podpis kierownika) Załącznik nr 4 do Pisma Okólnego nr 12/2015 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia REJESTR RYZYK DLA... (nazwa komórki organizacyjnej/jednostki podległej) L.p. Określenie celu, nazwa zadania Zidentyfikowan e ryzyko Istotność ryzyka (PxS) Przyczyny ryzyka Skutki ryzyka Proponowane mechanizmy kontrole Osoba odpowiedzialna 12

14 ... (podpis kierownika) Załącznik nr 5 do Pisma Okólnego nr 12/2015 Burmistrza Miasta Kowalewo Pomorskie z dnia Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Ja, niżej podpisany (imię i nazwisko) jako kierownik jednostki... (podać nazwę) oświadczam, iż: zasoby przydzielone do realizacji zadań jednostki w roku zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego, w jednostce dokonano identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań na rok, w jednostce są ustanowione procedury wewnętrzne zapewniające realizacje operacji gospodarczych zgodnie z prawem, w sposób oszczędny, efektywny, skuteczny, terminowy oraz w zgodzie z zasadami etycznego postępowania. Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z: samooceny/ pracy audytu wewnętrznego/ instytucjonalnej kontroli wewnętrznej/ wyników kontroli zewnętrznych. Oświadczam, iż nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniu, a które mogłoby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki. 13

15 14... podpis kierownika jednostki