Polityka zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu

Transkrypt

1 Załącznik nr do zarządzenia nr 156 Rektora UMK z 15 listopada 011r. Polityka zarządzania ryzykiem w Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu 1 1. Polityka zarządzania ryzykiem, zwana dalej Polityką, określa narzędzia i czynności realizacji Systemu zarządzania ryzykiem.. W ramach Polityki właściciel zobowiązany jest do: 1) identyfikacji, istotnego dla osiągnięcia celów w odniesieniu do zdefiniowanych obszarów, ) analizy i oceny, 3) określania sposobu postępowania wobec, 4) monitorowania, 5) stosowania mechanizmów kontrolnych w sposób adekwatny i efektywny, 6) zapewnienia wiarygodności sprawozdawczości wewnętrznej i zewnętrznej, 7) zapewnienia szkolenia i komunikacji, dotyczącej zagadnień związanych z Systemem zarządzania ryzykiem, 8) dokumentowania procesu zarządzania ryzykiem. Delegowanie 1. Właściciel może powołać co najmniej jednego subwłaściciela. Powołanie wymaga formy pisemnej.. Właściciel wyznacza subwłaścicielowi zakres zadań w taki sposób, aby istniała możliwość skutecznej realizacji obowiązków dot. kontroli zarządczej w jednostce, ze szczególnym uwzględnieniem zadań, wynikających z funkcjonowania Systemu zarządzania ryzykiem. 3. Akt powołania subwłaściciela oraz zakres jego obowiązków przekazywany jest do Działu Organizacji UMK. 4. Właściciel zobowiązany jest zapoznać podległych pracowników z zasadami Systemu zarządzania ryzykiem oraz zobowiązać do ich przestrzegania. Identyfikacja 3 1. Identyfikacji dokonuje się na każdym poziomie struktury organizacyjnej w odniesieniu do celów jednostki.. Identyfikacja dla projektu jest dokonywana na etapie wniosku o akceptację projektu oraz w trakcie realizacji projektu. 3. Proces identyfikacji powinien obejmować zarówno ryzyko istniejące, jak i ryzyko potencjalne, wynikające z perspektywicznego myślenia o realizowanych celach i zadaniach. 4. W procesie identyfikacji uczestniczą wszyscy pracownicy. 5. Proces identyfikacji podlega dokumentowaniu w rejestrze. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 1 do Polityki zarządzania ryzykiem. 6. Określenie akceptowalnego na poszczególnych poziomach zarządzania należy do wyłącznej kompetencji właściciela. 7. Poziom akceptowalnego powinien być ustalany z uwzględnieniem przepisów prawa, standardów kontroli zarządczej, najlepszych praktyk zarządczych i oczekiwań społeczności akademickiej. 1

2 Analiza i ocena 4 Analiza i ocena obejmuje następujące etapy: 1. kategoryzację przypisanie do jednej z kategorii: strategiczne, finansowe, operacyjne, reputacji,. ocenę istotności poprzez ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu na realizowane zadania, 3. uszeregowanie malejąco, w poszczególnych kategoriach, 4. określenie średniej wielkości dla każdej kategorii, 5. sporządzenie mapy dla jednostki wg. kategorii, 6. zdefiniowanie poziomu akceptowalnego dla poszczególnych kategorii Ocena wpływu polega na określeniu jego siły oddziaływania w sytuacji, jeśli takie ryzyko by wystąpiło. W ocenie należy zastosować skalę punktową od 1 do 4, gdzie: 1 oznacza oddziaływanie najmniejsze a 4 największe (1 niskie, średnie, 3 - wysokie, 4 - bardzo wysokie). Przy określaniu siły oddziaływania należy uwzględniać potencjalne skutki materializacji zarówno skutki finansowe, jak i niefinansowe, np. utrata reputacji, konsekwencje prawne, opóźnienia, naruszenie dyscypliny finansów publicznych.. Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia jest dokonywana również w skali czteropunktowej, gdzie 1 oznacza najniższe prawdopodobieństwo wystąpienia, a 4 najwyższe, graniczące z pewnością (1 mało prawdopodobne, możliwe, 3 prawdopodobne, 4 prawie pewne). 3. Przy ocenie należy brać pod uwagę istniejące mechanizmy kontrolne, ich skuteczność oraz aktualny stan wdrożenia Iloczyn punktowej oceny wpływu i punktowej oceny prawdopodobieństwa wystąpienia daje w wyniku ocenę istotności, która zawiera się w przedziale od 1 do.. Przyjmuje się następującą skalę istotności : 1) ryzyko niskie istotność zawierająca się przedziale od 1 do 4, ) ryzyko średnie istotność zawierająca się w przedziale od 4 do 8, 3) ryzyko wysokie istotność zawierająca się w przedziale od 8 do 1, 4) ryzyko bardzo wysokie istotność zawierająca się w przedziale od 1 do. 3. Wizualizacji dokonanej oceny istotności służy mapa. Mapa jest odzwierciedleniem istotności w jednostce lub całym UMK w stosunku do obszarów działalności, funkcji lub procesów, wykonywanych zadań lub kategorii. Postępowanie z ryzykiem 7 W stosunku do każdego, przekraczającego poziom akceptowalny podejmowane są następujące działania zaradcze: 1. przeciwdziałanie podjęcie działań ograniczających ryzyko do poziomu akceptowalnego, np. poprzez zastosowanie nowych mechanizmów kontrolnych lub wzmocnienie już istniejących zabezpieczeń,. transfer przeniesienie na inny podmiot, np. poprzez ubezpieczenie, 3. przesunięcie w czasie zaniechanie w danym momencie działań, rodzących zbyt wysokie ryzyko,

3 4. tolerowanie w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzyku a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści W zależności od poziomu proponuje się następujące zasady postępowania: 1) ryzyko niskie może być akceptowane, ) ryzyko średnie, mogące wywierać wpływ na działalność, należy monitorować i rozważyć potrzebę wprowadzenia dodatkowych mechanizmów kontrolnych, mając na uwadze koszty ich wprowadzenia, 3) ryzyko wysokie, które może wpłynąć na realizowane działania, wymaga wzmocnienia kontroli wewnętrznej i procesu jego monitorowania, 4) ryzyko krytyczne stanowi poważne zagrożenie dla kluczowej działalności jednostki/projektu i osiągnięcia założonych celów; nie może być akceptowane, potrzebne jest natychmiastowe działanie poprzez wprowadzenie silnych mechanizmów kontrolnych i ciągły monitoring.. Przed podjęciem działań zaradczych należy rozważyć: 1) istotność nieakceptowalnego, ) istotność możliwą do osiągnięcia po podjęciu działań zaradczych, 3) możliwość i celowość zastosowania jednego lub kilku działań zaradczych. 3. Podejmując przeciwdziałanie jako metodę postępowania z ryzykiem należy: 1) ocenić skuteczność istniejących mechanizmów kontrolnych, ) rozważyć możliwość i koszty wprowadzenia dodatkowych mechanizmów kontrolnych, ograniczających ryzyko, 3) monitorować skuteczność podjętych działań i reagować adekwatnie do pozyskiwanych informacji. 4) w odniesieniu do wynikającego z odstępstw od zasad i procedur, działania zaradcze podejmowane są na bieżąco. 4. Spektrum podejmowanych działań zaradczych zależy od apetytu na ryzyko. Monitorowanie 9 1. Proces monitorowania jest procesem ciągłym, realizowanym na każdym poziomie zarządzania. Proces monitorowania pozwala na podejmowanie optymalnych decyzji z uwzględnieniem czynników.. Ryzyka zidentyfikowane lub ujawnione w procesie monitorowania podlegają analizie przyczyn ich powstania oraz ich istotności dla realizowanych celów i zadań. 3. Proces monitorowania Systemu zarządzania ryzykiem powinien być poddawany regularnym przeglądom przynajmniej raz w roku. 4. Proces monitorowania Systemu zarządzania ryzykiem może być dokonywany w trybie samooceny. Skuteczność i kształt Systemu zarządzania ryzykiem jest przedmiotem oceny przez audytora wewnętrznego. Wykaz załączników: Nr 1 Rejestr Nr Mapa (przykład) Nr 3 Wykaz obszarów 3

4 Załącznik nr 1 do Polityki zarządzania ryzykiem Rejestr (wzór) Jednostka/projekt Obszar Zidentyfikowane ryzyko Kategoria 1 Prawdopodobieństwo (P) Wpływ (W) Istotność (PxW) Właściciel Mechanizmy ograniczające ryzyko 1 Kategorie : 1/ strategiczne, / finansowe, 3/ operacyjne/ 4 reputacji 4

5 Wzór mapy (przykład dla Wydziałów) Załącznik nr do Polityki zarządzania ryzykiem Wydział H Mapa Wydział A Wydział B Wydział G Wydział C 6 Wydział F Wydział D Wydział E 1 5